Archivos Electronicos Web PDF

Seminario Internacional
ARCHIVOS Y DOCUMENTOS
ELECTRONICOS
Bogot D.C., 11 al 13 de marzo de 2009
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memorias
Seminario Internacional
ARCHIVOS Y DOCUMENTOS
ELECTRONICOS
Bogot D.C., 11 al 13 de marzo de 2009
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CLARA EUGENIA LPEZ OBREGN

Alcaldesa Mayor de Bogot D.C. Designada
Hno. CARLOS GMEZ RESTREPO

Rector Universidad de La Salle
YURI CHILLN REYES

Secretario General
Alcalda Mayor de Bogot D.C.
CARLOS ALBERTO ZAPATA

Compilador
FRANCISCO JAVIER OSUNA CURREA

Director Archivo de Bogot
GERMAN YANCES PEA
Coordinador editorial
JUAN SEBASTIN GUERRERO OTERO
Diagramacin y armada electrnica
RUTH HELENA VALLEJO SIERRA

Directora Programa de Sistemas de Informacin
y Documentacin
ISBN. 978-958-717-079-5
Primera edicin
300 ejemplares
Alcalda Mayor de Bogot D.C.
MNICA LILIANA REYES DUARTE

Diseo de cartula
Universidad de La Salle.
SUBDIRECCIN IMPRENTA DISTRITAL D.D.D.I.

Impresin
Impreso en Colombia
2011
Documento elaborado en el marco del Convenio de Cooperacin

nmero 524 de 2008, suscrito entre la Secretara General de Alcalda
Mayor de Bogot D.C. y la Universidad de la Salle, siendo rector el
Hermano Carlos Gabriel Gmez Restrepo y Coordinadora la Doctora
Ruth Helena Vallejo Sierra, Directora del Programa de Sistemas de
Informacin y Documentacin.
Tabla de Contenido
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PRESENTACIN
Documentos textuales y electrnicos, retos de la coexistencia
INSTALACIN
Yuri Chilln Reyes, Secretario General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C.
Hno. Carlos Gmez Restrepo, Rector Universidad de La Salle
11
21
27
ARTCULOS
ALCANCE Y DESARROLLO FUTURO DE LA NORMATIVA DE
GESTIN DE DOCUMENTOS ISO 15489
Manuela Moro Cabrero
33
LA GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS EN LA

E-ADMINISTRACIN
Pilar Snchez Vicente
55
COMPARTIENDO LA CARGA: ESTNDARES DE METADATOS Y

DESCRIPCIN ARCHIVSTICA
John Roberts
77
ESTABLECIMIENTO DE POLTICAS PARA EL ACCESO AL

CONTENIDO DE REGISTROS ELECTRNICOS
Jim Suderman
95
ESTADO DEL PROGRAMA DEL ARCHIVO DE REGISTROS

ELECTRNICOS (ARE)
Rita M. Cacas
113
SERVICIO AL CLIENTE 311: APLICACIN DE LOS REGISTROS

ELECTRNICOS Y LOS PRINCIPIOS DE GESTIN DE LA
INFORMACIN EN LAS INICIATIVAS DE SERVICIO PBLICO EN
TORONTO (UN ESTUDIO DE CASO)
Martha Blandn
129
CONTINUIDAD Y TRANSFORMACIN EN EL PAPEL DEL

ARCHIVISTA: LOS HALLAZGOS DEL PROYECTO INTERPARES
Luciana Duranti
153
LOS METADATOS EN LA RECUPERACIN DE DOCUMENTOS

DIGITALES
Vicent Gimnez Chornet
165
LA DESCRIPCIN ARCHIVSTICA EN SISTEMAS AUTOMATIZADOS:

LA VISUALIZACIN DE LA INFORMACIN
Jos Luis Bonal
195
LOS LINEAMIENTOS PARA LA PRESERVACIN DE ARCHIVOS

DIGITALES, PROPUESTA DEL PROYECTO INTERPARES
Alicia Barnard-Amozorrutia
225
GESTIN DIGITAL DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS

Hugo Carrin Gordn
239
LA GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS EN EL MODELO

ESTNDAR DE CONTROL INTERNO Y LA NORMA DE CALIDAD
NCT-GP 1000
Carlos Alberto Zapata
243
LOS SERVICIOS DIGITALES DE ARCHIVO COMO MEDIOS DE

DIFUSIN DE LA INFORMACIN
Luis Fernando Jan
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PRESENTACION
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Documentos textuales y electrnicos,

retos de la coexistencia
Por: Francisco Javier Osuna Currea
Director Archivo de Bogot

Desde los tiempos mesopotmicos, los archivos como instrumentos
de gobernabilidad, administracin, vigilancia y, naturalmente, memoria- han
tenido un papel fundamental en la historia. En 1490, slo unos aos antes de
que Coln descubriera el Nuevo Mundo, la palabra archivo entr al idioma
castellano de la mano de Antonio de Lebrija, autor de la primera gramtica
castellana. Durante el reinado de los Reyes Catlicos surgieron las primeras
ordenanzas acerca de la importancia de conservar la documentacin, asegurar
su consulta e impedir su manipulacin.
La conquista y colonizacin de Amrica gener una enorme documentacin
de corte gubernamental (actas, ordenanzas, nombramientos, mandamientos,
etc.), administrativo (informes, registros, licencias), judicial (autos, procesos,
sentencias) y econmico (cuentas, patrones, repartimientos, mayorazgos) que
requiri de complicados procesos de registro y gestin. La poltica indiana de
emitir originales mltiples gener un nmero exagerado de ejemplares que
fueron guardados en audiencias y cabildos, el Consejo de Indias y, a partir de
1785, en el recin creado Archivo General de Indias.
En todo caso, y contrario a lo que se piensa, los archivos nunca estuvieron al
alcance de los ciudadanos del comn. El lugar tradicionalmente otorgado a
los archivos como repositorios sagrados de la conservacin documental, que
11
Memorias Seminario Internacional
durante un largo periodo de la historia hicieron parte de los tesoros reales,

fue por primera vez cuestionado en los albores del nacimiento del Estado
moderno, cuando los hombres y mujeres que condujeron la Revolucin
Francesa, a finales del siglo XVIII, abrieron las compuertas de las bibliotecas y
archivos reales que luego se convertiran en las primeras bibliotecas y archivos
nacionales.
De esta forma, se sentaron las bases de la concepcin moderna de los archivos
pblicos donde los ciudadanos, ahora reconocidos como sujetos de derecho
consagrados en una Constitucin escrita, podan acceder, aun con ciertas
restricciones, a la informacin oficial que hubiera producido el poder y la que
viniera en camino de producirse.
Por supuesto, este camino no fue fcil ya que si desde lo formal se lleg a
formular, en la prctica necesit de un lento proceso entre las partes
(custodios de la informacin versus usuarios de la misma) que motiv,
por un lado, la creacin de una cultura donde para el individuo primara la
necesidad de acceder a la informacin y hacer un buen uso de ella, y por el
otro que la informacin consignada en los documentos de archivo contara
con los instrumentos necesarios para su ubicacin y consulta. Esta necesidad
de crear los principios y definir un modelo universalmente aceptado para la
organizacin de archivos, gener el escenario para el surgimiento y desarrollo
de la archivstica moderna.
Por lo tanto, con la apertura y creacin de los archivos pblicos hablamos de un
momento definitorio en la historia de la organizacin y custodia de los archivo
de tal fuerza, que traz los derroteros con los cuales la archivstica encontr
los principios para constituirse en disciplina: el principio de procedencia y el
principio de orden original. Con estos elementos, sumados a la creacin de los
instrumentos de consulta y descripcin de los documentos se seal la senda
hacia la normalizacin de la gestin documental y la administracin de los
archivos.
Ahora bien, con la llegada de los ordenadores o mquinas electrnicas se
produjo una revolucin en el conocimiento. Es evidente su influjo en la
administracin pblica a partir de los aos setenta; en la aplicacin de bases
de datos sistematizados en los aos ochenta y en la irrupcin de la gran red
12
Archivos y Documentos Electrnicos
interconectada de informacin mundial, que supuso la Internet desde los

aos noventa.
El reto ahora es cmo lograr que coexistan el documento en soportes
tradicionales y el electrnico en el contexto de la denominada era de la
informacin. Justamente, el tema fue objeto de reflexin y estudio durante
las jornadas llevadas a cabo en el Primer Seminario Internacional de Archivos y
Documentos Electrnicos, celebrado en la cuidad de Bogot D.C., durante los
das del 11 al 13 de marzo de 2009, gracias al convenio interinstitucional entre
la Universidad de la Salle, a travs de la Facultad de Sistemas de Informacin
y Documentacin, y la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, a
travs de la Direccin del Archivo de Bogot.
En este escenario, y antes de presentar brevemente el contenido que integra
este documento y trazar sus alcances, es importante contextualizar el
panorama que convoc la realizacin de este evento, y que en ltimas refuerza
la idea previamente esbozada, principalmente alrededor de la gestin del
documento electrnico como el nuevo desafo de la archivstica. En primer
lugar, desde la creacin en 2003 del Archivo de Bogot, la Administracin
Distrital viene trabajando en el desarrollo del sistema de archivos de la
ciudad, con el propsito de asegurar la adecuada proteccin de su patrimonio
documental y mejorar el funcionamiento de los archivos de las entidades
distritales.
Desde entonces tambin avanza en el proceso de normalizacin de los
procesos de la gestin archivstica, en el cumplimiento de las normas expedidas
por el Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, junto con la
consolidacin de una cultura abierta y una poltica dinmica orientada a la
promocin y difusin de archivos modernos, organizados bajo los estndares
nacionales e internacionales, siendo eficientes para la transparencia de la
administracin pblica y el libre acceso a la informacin de inters general.
En este escenario es fundamental entender la visin de la gestin de la
informacin en el Distrito Capital, que no slo parte de un cambio normativo
que requiere, entre otras cosas, adoptar el Modelo Estndar de Control Interno
(MECI), sino que busca consolidar un concepto sobre el uso de la informacin
pblica, responsable de una estrategia pedaggica de apropiacin social de
13
la memoria de la ciudad, lo que nos lleva necesariamente a la implementacin

de una Gestin Documental por procesos, cuyo dilogo con la Gestin de
Calidad mejore la gestin administrativa en toda la institucionalidad del
Distrito Capital.
En segundo lugar, el ya mencionado cambio paradigmtico que presupone la
incorporacin y aplicacin de las nuevas tecnologas (TIC), est generando un
incremento en el volumen de produccin documental de informacin digital
y electrnica. El problema es que se sigue guardando el soporte tradicional
en papel, como nico garante de autenticidad, certificacin, validez y
fuerza probatoria; en todo caso, se busca que la legislacin tambin asigne
al documento electrnico tales caractersticas. Sin embargo, adems de la
legislacin, se necesita un cambio en el modo de pensar, enfocado sobre todo
en el modelo de gestin documental por procesos.
Lo anterior se logra entender mejor cuando se observa que con el desarrollo
de las tecnologas de la informacin y la comunicacin ha cambiado el
entorno de la gestin de informacin de las organizaciones y empresas, en
tpicos relacionados con la gestin documental misma, desde la produccin
del documento, pasando por su distribucin, control, almacenamiento,
conservacin, disposicin final e incluso el acceso a la informacin
sistematizada en formato electrnico. Ello ha requerido que las empresas,
entidades y organizaciones en general inviertan cuantiosos recursos en
el desarrollo de proyectos que permitan el acceso adecuado y eficaz a la
informacin, garantizando su recuperacin en cualquier momento.
Sin embargo, y a pesar de los avances de la tecnologa y de las aplicaciones
que esta ofrece, no ha sido posible que el mundo electrnico, relacionado con
la gestin de la informacin que producen las entidades, se desarrolle bajo
parmetros estandarizados que propicien el uso y administracin adecuada
de la informacin. As mismo, no son pocas las instituciones que han perdido
grandes cantidades de informacin, como consecuencia del desconocimiento
de las normas internacionales sobre documentos y archivos electrnicos,
acompaado de la desatencin de las buenas prcticas que sugiere aplicar la
normatividad sobre archivos, como la Norma ISO 15489, objeto de una aguda
reflexin en el Seminario.
14
En tercer lugar, la necesaria definicin de una poltica pblica de gestin de la

informacin digital y electrnica, adems de continuar con el Archivo como
el lugar ms idneo para salvaguardar la memoria y ponerla al servicio de
las funciones administrativas, jurdicas, acadmicas, financieras, entre otras
competencias propias del Estado, ahora requiere entender el archivo como
una herramienta de gobierno y un dispositivo de memoria de la ciudad.
En la primera acepcin, la historia institucional juega un papel fundamental ya
que permite comprender que la memoria administrativa, junto con la gestin
documental, posibilita la toma de decisiones con fundamento, y facilita
identificar los planes, programas y proyectos ejecutados con anterioridad y
medir sus resultados, potenciando lo que se hizo bien y cambiando lo que se
hizo mal para no volverlo a repetir.
En la segunda acepcin se busca crear las condiciones para garantizar que
la estrategia adoptada y ejecutada por el Archivo de Bogot en los ltimos
aos sea permanente, entendiendo que la memoria es un elemento de la
cultura que contribuye a la consolidacin de la identidad de la ciudad y de la
nacionalidad.
De lo anterior se desprende el cuarto y ltimo referente de reflexin, el cual
parte de presentar al archivo tanto en su funcin archivstica como en sus
dimensiones de investigacin acadmica y cultural. Para que estas dos caras de
la moneda se encuentren en una dinmica compartida, la prctica archivstica
general del Archivo de Bogot, ha girado alrededor de tres tesis, a saber:
1. La implementacin de una gestin documental eficiente y enmarcada
dentro de los criterios de la gerencia pblica moderna (la memoria como
funcin de gobierno y como fenmeno de apropiacin social).
2. La consolidacin del Archivo (no slo como repositorio de documentos)
como insumo para la toma de decisiones administrativas transparentes y
democrticas, lo que supone unos desafos ticos en la gestin eficiente
de la administracin de archivos, con el reto de servir a la academia en el
marco de una funcin social.
3. La apropiacin social de la memoria, como una poltica ineludible de
gestin pblica.
15
Con estos elementos, que contextualizan la necesidad de realizar el seminario

en el marco de un proyecto de cooperacin entre el Archivo de Bogot y la
Universidad de la Salle, iniciado justamente con el Seminario Internacional de
Archivos Electrnicos, se estableci una lnea base para abordar un paradigma
distinto de gestin de lo pblico, desde los archivos y documentos electrnicos.
Para el desarrollo del mismo se cont con unos talleres preparatorios
(relacionados con los ejes temticos del seminario), dirigidos a los lderes de la
gestin documental del Sistema Distrital de Archivos, los cuales se llevaron a
cabo entre octubre de 2008 y febrero de 2009.
Cada taller abord los siguientes temas, respectivamente:

MECI, GP 1000 y gestin de calidad.

ISO 15489.
Gestin archivstica por procesos.
Descripcin de documentos.
EAD.
Teniendo en cuenta los antecedentes de preparacin, al seminario se lleg

con una nutrida agenda temtica que se recoge en este libro a travs de
las distintas ponencias elaboradas por expertos, internacionales en su gran
mayora, cuyas hojas de vida y experticia profesional son prenda de garanta
respecto a la calidad y profundidad de las reflexiones presentadas, y que en
este libro se compilan, invitando a ampliar los horizontes de comprensin,
sobre un asunto que en ltimas conlleva a la gestin del conocimiento del
futuro.
Los temas fundamentales sobre los cuales gir el seminario fueron:

16
Desarrollo de proyectos de archivos y documentos electrnicos.

Estndares para la gestin de archivos y documentos electrnicos.
Metadatos en la recuperacin de documentos digitales.
Descripcin archivstica de documentos electrnicos en sistemas
automatizados.
El Proyecto Internares: conservacin del patrimonio digital.
Nuevas tecnologas y participacin ciudadana.
Integracin de plataformas tecnolgicas para la gestin de

informacin.
Desarrollo de software para la gestin de archivos y documentos
electrnicos.
Medios digitales para el almacenamiento de informacin.
Servicios Web en archivos.
Estrategias de gestin de documentos en la toma de decisiones.
Adems, el escenario fue aprovechado para impulsar la imagen internacional

del Archivo de Bogot, como lder en la aplicacin de nuevas tecnologas
de informacin en la gestin de documentos y archivos electrnicos y,
especialmente, como promotor de los avances de las polticas de gobierno
electrnico apoyadas en las mejores prcticas de la administracin de
archivos. Todo lo anterior acerca al ciudadano a la informacin y contribuye
a la transparencia de la gestin pblica. Fue as como se familiariz a los
asistentes con modelos tcnicos apropiados para el manejo de informacin
electrnico y, entre otros presupuestos, los actualiz en las normas y estndares
internacionales promovidos por la Unesco y el Consejo Internacional de
Archivos.
De esta forma, con la presente publicacin se espera contribuir a la definicin
de los nuevos desafos a los que tienen que hacer frente los archivos, los cuales
son de igual o mayor impacto que en la poca de la Ilustracin y su cambio
de paradigma orientado hacia lo pblico, como lo fue a finales del siglo XVIII.
Ahora en el siglo XXI:
Los archivos tienen que hacer frente a nuevos desafos. Ahora
estn sumidos de nuevo en un proceso de cambio. El objetivo
de los archivos tiene que abandonar el tranquilo estanque de la
conservacin de las pruebas trasladndose a las aguas bravas de
su creacin y valoracin. En un mundo globalizado, con cambios
vertiginosos, con complejas organizaciones, con instrumentos
virtuales, las instituciones archivsticas ya no pueden conservar
los documentos siguiendo las pautas tradicionales. Los
materiales han dejado de ser el tema esencial y en un proceso
inverso el contexto ha pasado de ser irrelevante a convertirse en
17
fundamental. En un momento tan agitado y convulso es necesario

detenerse para reflexionar sobre la situacin, para saber dnde
estamos y para analizar los desafos que todas las innovaciones
estn provocando y provocarn en los archivos*.
Calidad y gestin, disponibilidad e integridad, veracidad y autenticacin, son,
entre otros, los atributos que se deben formalizar e incorporar a los documentos
electrnicos para que las instituciones archivsticas nuestras asuman de
una vez el reto de gestionar los documentos electrnicos de conservacin
permanente, enfrentando los desafos que las nuevas tecnologas le imponen
a la salvaguarda de la memoria, la proteccin del patrimonio y la garanta al
acceso libre y confiable de la informacin*.
Con el desarrollo de este seminario hemos pretendido sentar la lnea de base
para el establecimiento de un proceso a largo plazo de gestin y guarda de los
archivos electrnicos de la Administracin. En los tiempos del presente estos
desafos ya no significan mirar al futuro; ms bien, responder a las preguntas
de una ciudad moderna que urge de herramientas eficientes para un gobierno
en lnea y en tiempo real.
En cierto modo, abrimos la discusin de la gestin documental del maana,
que tiene que hacer posible para cada ciudadano y cada ciudadana, en el
momento que lo requiera y en el sitio donde se encuentre, el documento que
le haga posible hacer efectivos sus derechos y satisfacer sus necesidades. Ese
tiene que ser el compromiso para el presente.
* http://www.acal.es/Publicaciones/Tabula/tabid/155/Default.aspx?PageContentMode=1
Consultado: 2011-07-16
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INSTALACION
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Yuri Chilln Reyes
Secretario General, Alcalda Mayor de Bogot, D.C.

Universidad de La Salle, 11 de marzo de 2009

A finales del siglo XIX, a la reina Victoria le tom diecisis horas y media
mandar un saludo en clave Morse, hasta el otro lado del Atlntico, al presidente
estadounidense James Buchanan, en lo que para entonces representaba un
hito tecnolgico sin precedentes: comunicar a Europa y Amrica a travs de
un cable que cruzaba el Ocano y permita transmitir los impulsos elctricos.
El telgrafo rompa el paradigma del barco atravesando los mares durante
meses para llevar el correo.
Hoy nos convoca a la reflexin acadmica la revolucin tecnolgica del
presente, que nos hace sorprender y hasta cuestionar, porque los avances
disponibles en las nuevas tecnologas de la informacin y las comunicaciones
nos enfrentan a desafos nunca antes imaginados: el mundo ya no tarda
diecisis horas y media en intercambiar informacin, con un click, en la aldea
global una persona puede consultar en Google las fotos satelitales de su casa.
Y este motor de bsqueda, que alberga cerca de 850 Terabytes de informacin,
est habilitado para recibir 10.000 consultas por segundo.
Slo en la Internet, la capacidad de almacenamiento y disposicin de
informacin rebasa fcilmente los lmites de clculo de la mente humana. 600
millardos de documentos electrnicos disponibles, algo as como 100 pginas
de internet por cada persona que hay en el mundo. 50 millones de nuevos sitios
web abiertos slo en 2007. La previsin de que para 2011 el almacenamiento de
datos a nivel mundial alcanzar 1,80 zettabytes (una unidad de medida creada
para poder sealar semejante magnitud) y una tendencia de crecimiento
que privilegia la comunicacin interactiva a travs de los blogs, que implica,
21
entre otras cosas, que el volumen de datos almacenados es 10 veces el de

hace dos aos. En la era digital los conceptos de espacio y tiempo tienen otra
perspectiva, en el mundo de los no lugares, en el que todo es ahora y todo
queda aqu, de modo que el intercambio econmico o cultural es instantneo.
Este nuevo orden de la informacin es el que nos ha convocado hoy, en el
marco de nuestra responsabilidad por la gestin de la informacin y por la
memoria documental en la ciudad. Realizamos este Seminario Internacional de
Archivos y Documentos Electrnicos conscientes de la trascendencia del tema
para el futuro del Distrito Capital, de lo incipiente de nuestra aproximacin al
mismo y de la importancia de afrontarlo. Hoy da, todava no sabemos cunta
informacin acumulan los computadores y servidores de las entidades;
sabemos, eso s, que hay 54.000 estaciones de trabajo, 1.300 servidores, bases
de datos en al menos 4 plataformas distintas, en trminos de sistemas de
informacin, 628 aplicaciones diferentes y una inversin gigantesca, cercana a
los $600.000 millones, slo entre 2004 y 2007, la cual requiere ser mucho ms
eficiente. Entonces, nos urge plantear y desarrollar una poltica y una estrategia
de gestin de la informacin, conservacin de los archivos y consolidacin del
patrimonio digital de la ciudad.
Adicionalmente, el avance tecnolgico nos formula estos desafos cuando
an no hemos consolidado una cultura verdaderamente responsable por
nuestros archivos fsicos y nuestros documentos en papel. Para dar otro
dato, slo en las entidades del Distrito Capital y segn el diagnstico global
que recientemente hemos terminado, tenemos 110 kilmetros lineales por
organizar. Ambos temas, el manejo del papel y la gestin del documento
electrnico son prioritarios, y nos plantean entonces el reto de utilizacin de
las nuevas tecnologas en la gestin documental y en los Archivos.
Al tiempo con la decisin de establecer un Sistema Distrital de Archivos Fsicos
y la obligacin de organizar los Fondos Acumulados en el Distrito Capital,
tenemos que abordar cuestiones tcnicas de fondo relativas a la produccin,
organizacin, conservacin, valor legal y autenticidad de los documentos
electrnicos; o al acceso y la seguridad de estos archivos. Y surgen tambin
posibilidades nuevas de eficiencia por la capacidad de informacin, interaccin
y respuesta en tiempo real que nos da la tecnologa, o las oportunidades
de ahorro de recursos y respeto ambiental que ella representa para una
22
humanidad habituada a talar 100.000 millones de rboles al ao para producir

papel.
Nos preguntamos entonces cules son las razones para promover la
realizacin de este Seminario y cules los motivos para hacer partcipes de
l a los responsables de las instancias de gestin documental, archivo y reas
de informtica de las entidades distritales, as como a los miembros de la
Comisin Distrital de Sistemas. Hay tres razones a mi juicio.
Primero, nuestra preocupacin por fortalecer con conocimiento y
entrenamiento de punta a nuestros equipos. La calificacin de quienes
trabajan en nuestros centros de documentacin y archivo es un paso
indispensable hacia la constitucin de un verdadero Sistema de Archivos en el
Distrito Capital. Estamos aportando herramientas valiosas que de otro modo
no estaran disponibles.
Segundo, procuramos superar el aislamiento de los Archivos, porque creemos
que nuestra cultura institucional todava requiere avanzar enormemente para
dar valor a la gestin de la informacin y a la conservacin de la memoria,
tareas cuya promocin y desarrollo, son realmente prioritarias para la ciudad,
a las que destinamos esfuerzos y recursos, y lo hacemos en serio. Por eso existe
el Archivo de Bogot. Entonces, abrimos este dilogo para abordar el tema de
informacin electrnica y archivos electrnicos en una perspectiva integral.
Tercero y ms importante, puesto que es la razn de fondo, el Plan de Desarrollo
Bogot Positiva para Vivir Mejor concibe a la Capital de la Repblica como
una Ciudad de Derechos. Una ciudad en la cual se garantizan los derechos de
los ciudadanos de manera no retrica, sino real y concreta, lo que supone un
Gobierno capaz de hacer una gestin pblica efectiva - es decir con resultadosy transparente, es decir una gestin limpia, clara.
En ese contexto, una gestin documental de calidad, integral, capaz de servir
rpido y bien al ciudadano desde la administracin, y capaz de guardar la
memoria y ponerla al servicio de la ciudad es absolutamente indispensable
porque opera como un requisito sine qua non de esa Gestin Pblica efectiva
y transparente.
23
Dicho de otro modo, nuestro trabajo se convierte en la instancia inmediata de

garanta del derecho fundamental a la informacin y del acceso ciudadano a
los servicios del Estado. Entonces, desde nuestro lado, somos un instrumento
clave para materializar los principios de eficiencia, eficacia y transparencia que
animan el servicio pblico y constituyen el sentido de la gestin pblica. Sin
ellos, no tiene sentido el Estado.
As, en este marco de advenimiento de la era digital y la convergencia
tecnolgica, es por los ciudadanos y por la ciudad que estamos aqu para
aprender de estos temas de punta como la gestin de documentos electrnicos
en las organizaciones, los metadatos en la descripcin de documentos
digitales, la seguridad informtica aplicada a la gestin del documento
electrnico, la preservacin de archivos electrnicos o la aplicacin de las
normas internacionales relacionadas.
Estamos aqu porque Bogot es una ciudad que mira al porvenir, y eso nos obliga
a sentar las lneas de base para la estructuracin de Centros Documentales
con capacidad humana y tcnica en cada una de las 91 instancias de la ciudad
y porque tenemos la obligacin de consolidar un verdadero Sistema Distrital
de Gestin Documental y Archivo. Y debemos hacerlo de cara nuestra realidad
presente y mirando al futuro si no queremos que nos sorprenda el maana sin
estar listos.
En este punto, en nombre de la Alcalda Mayor de Bogot quiero expresar
nuestro reconocimiento a la Universidad de La Salle que hoy nos acoge y es
nuestro aliado acadmico en la materia, particularmente al Hermano Rector
Carlos Gabriel Gmez y al equipo de trabajo del Programa de Ciencias de la
Informacin, liderado por los profesores Ruth Helena Vallejo, Carlos Alberto
Zapata y Julio Parra. Su esfuerzo ha permitido concretar este resultado y
proveernos temas verdaderamente nuevos para ir ms all de la frontera de
lo conocido en el pas. Junto a ellos, a nuestro equipo del Archivo de Bogot:
a John Cuervo, Margoth Guerrero, Mara Paola Surez, Annabella Otero y su
Director, Francisco Osuna, gracias por su esfuerzo, ha valido la pena.
Estamos especialmente complacidos de contar con un grupo de expertos
internacionales de tantas calidades. En nombre del Alcalde Mayor Samuel
Moreno Rojas y en el mo propio quiero darles la ms calurosa bienvenida a
24
Bogot y expresarles nuestro reconocimiento por su colaboracin generosa,

que la ciudad agradece.
Muchas gracias a las doctoras Manuela Moro de la Universidad de Salamanca,
Rita M. Cacas, del Archivo Nacional de los Estados Unidos, Martha Blandn, del
Gobierno de la ciudad de Toronto, Luciana Duranti, de la Universidad de British
Columbia, Alicia Barnard, miembro del Proyecto Interpares, Pilar Snchez
directora del Servicio de Archivos Administrativos y Documentacin del
Principado de Asturias y a los Profesores Vicent Gimnez Chornet, Historiador
y Archivero Espaol, Luis Fernando Jan, de la Universidad de Costa Rica,
Jos Luis Bonal Zazo, de la Universidad de Extremadura, John Roberts, de la
Asociacin Australiana de Archivistas, Jim Suderman, de la Universidad de
British Columbia, Jeimy Cano, de la de la Universidad de los Andes y Hugo
Carrin, consultor del Instituto Internacional para la Comunicacin y el
Desarrollo.
Apreciados participantes: este auditorio est compuesto principalmente por los
equipos de trabajo de las entidades de todos los sectores de la Administracin
del Distrito Capital. Para ustedes hemos preparado cuidadosamente este
Seminario y hemos desarrollado un trabajo previo de cuatro talleres hasta
llegar hoy aqu. Como muchos sabrn, soy buen aficionado del ftbol e
hincha leal del mejor equipo del mundo, por supuesto, el Santafecito lindo.
En el lenguaje del ftbol les digo que tienen ante ustedes una alineacin de
lujo en esta materia. Les motivo a que aprovechen al mximo el instrumento
valiossimo para nuestro trabajo que es este Seminario y cada una de las
actividades y talleres de estos das.
En esta ciudad, llena de necesidades, de urgencias y de requerimientos, ustedes
son un instrumento fundamental para que la accin del Estado llegue a las
personas y cumpla su misin; y son tambin una pieza clave en el engranaje
que construye la memoria. Muchas veces lo he dicho: sin memoria no hay
futuro por hacer. Hay que prepararnos para el presente y para el maana,
teniendo presente nuestro compromiso de sentido, la razn de ser de nuestro
trabajo. Por eso estamos aqu y en ello, les deseo los mejores xitos.
25
Hno. CARLOS GMEZ RESTREPO

Rector Univresidad de La Salle
Muy apreciados amigos,

Quiero darles a ustedes una especial y calurosa bienvenida a la Universidad
de La Salle.
Cada ciencia es un pequeo mundo con historia y cambios revolucionarios.
Sabemos que en la poca clsica aparecieron los primeros depsitos de
archivos. Fue en ese perodo, al instaurarse los primeros Estados y tras ellos
las primeras burocracias, cuando la necesidad de preservar la memoria y con
ella la legalidad de los gobernantes se hizo imperante. Teniendo como hogar
los palacios antiguos, desde el Archeion griego y el Tabularium romano, los
archivos crecieron en importancia y tomaron un lugar capital en la sociedad,
a veces como instrumentos jurdico-administrativos, a veces como cuerpos
representativos de autoridad.
De aquellas pocas antiguas de inscripciones en piedra, papiros y pergaminos,
en donde se documentaban las tradiciones, relatos y leyes, tenemos hoy
a un panorama diferente, trasformado radicalmente por la sociedad de la
informacin; una sociedad descentralizada y de mltiples fuentes.
La evolucin histrica de la archivstica, tal como la evolucin del conocimiento
mismo, ha fluctuado entre pocas oscuras y grandes avances tcnicos, pero
siempre jugando un rol imprescindible en las sociedades. Los archivos hoy
en da estn ligados ntimamente a los procesos democrticos de una nacin.
Desde memorias constitucionales, hasta los testimonios de reconciliacin
27
en los procesos de paz, la archivstica ha asumido la responsabilidad de la

preservacin y el libre y democrtico acceso a la informacin en cualquier
orden. Sin embargo nuevos retos se dibujan en la actualidad para esta
disciplina a partir del advenimiento de las recientes tecnologas.
Somos hoy testigos de la desmaterializacin*1del documento; el papel ha
dado el salto a su equivalente digital. Los actuales recursos nos han puesto
en el escenario de lo electrnico. Un cambio que cada vez ms se integra
en los procesos empresariales y pblicos, reclamando una mejor y ms
oportuna forma de gestionar y tratar la informacin. De esta manera nuevas
estrategias de organizacin se estn abriendo paso, y con ellas nuevas formas
de conocimiento y conservacin de la memoria histrica.
Es un deber y un llamado que compromete el trabajo de los profesionales
del rea, no slo en tanto modifica sus formas e instrumentos, sino cuando
los vincula con nuevos roles ticos y procesos sociales que semejantes
transformaciones implican.
La Universidad de La Salle se coloca as, a la vanguardia las nuevas tendencias
y responsabilidades, con la instalacin de este, el I Seminario Internacional
de Archivos y Documentos Electrnicos. Y desde la fructfera sociedad con la
ilustre institucin del Archivo Nacional, pretende forjar nuevas ideas, polticas
y espacios donde fortalecer, acrecentar y aplicar los nuevos conocimientos y
procedimientos del mundo de la archivstica.
Agradezco su presencia, y auguro el mejor de los xitos en este espacio.
* En, Gestin de archivos electrnicos: Situacin en la administracin central Archivo General de

la Nacin.
28
ARTICULOS
1011010010110010111001000100010001011001011000101010111010001000011110101000100011001001111
Manuela Moro Cabrero
Vicent Gimnez Chornet
Jos Luis Bonal
Jonh Roberts
Alicia Barnard
Jim Suderman
Hugo Carrin Gordn
Rita M. Cacas
Carlos Alberto Zapata
Martha Blandn
Luis Fernando Jan
Luciana Duranti
ALCANCE Y DESARROLLO FUTURO

de la normativa de gestin de documentos
ISO 15489
Por. Manuela Moro Cabrero
Universidad de Salamanca (Espaa)
Presciencia era el conocimiento de las

cosas futuras o el saber previo de los
acontecimientos a ciencia cierta. No s
si eso existe, pero a veces, tambin se
nombra lo que no existe, y entonces nace la
incertidumbre. 1
Javier Maras, 2008
El archivo ha sido siempre un aval
y como todo aval, un aval de porvenir2
Jacques. Derrida; 1994

Parafraseando a Javier Maras y muy lejos de su buen oficio de escritor,
en una tierra como la presente, madre de grandes escritores, responsable de
habernos transportado desde nuestras ciudades al paisaje de Aracataca o al
ms sugerente de Cartagena de Indias, de hacernos desear oler la guayaba
en la asptica, escptica, desgastada y lejana Europa, venimos a hablarles a
Ustedes sobre lo que existe y, posiblemente tambin, sobre lo que no existe. A
diferencia de Ustedes, no nos caracterizamos por poseer facultades de orador
o cuentista, quiz, porque nuestra condicin de europeos, a nuestro entender,
nos incapacita, pese a que nos apasione, para el realismo mgico; aunque hoy
intentaremos emular a otro significativo escritor: F. Kafka, por tratarse de un
1 MARAS: Tu rostro maana. I Fiebre y lanza. Barcelona: Debolsillo, 2008; p. 357
2 Jacques Derrida: Mal de archivo. Una impresin freudiana, Conferencias pronunciadas en 1994.
Edicin digital de Derrida en Castel ano. Editado en Londres, 1996. [.Accesible en lnea]
33
cercano presdigitador europeo, ofrecindoles un pequeo juego de magia

sobre una familia tan singular como es la familia ISO 15489 y con el objetivo
de aportarles slidas razones para demostrarles que a esta familia no le ocurrir
lo mismo que a Gregorio Samsa, quin como de todos es conocido qued
paralizado una buena maana. No en vano nos enseaba M. Proust3 que un
hombre que duerme est rodeado por el hilo de las horas, el orden de los aos y
de los mundos mostrndonos la relatividad de su desorden y sus efectos
cuando sealaba el desorden en los mundos desorbitados ser completo. Lejos
de nuestra intencin est el generarles desordenes e incertidumbres al tratar el
futuro de la normativa ISO 15489, aunque no podemos evitar reflexionar sobre
sus posibles presciencias y para ello ser obligado desordenar el orbe de este
universo normativo. El mejor modo que se me ocurre al presentarles a Ustedes
el alcance y devenir de esta normativa, es el de considerarla un autntico aval de
porvenir en una organizacin. Con esta presentacin, otorgamos a este modelo,
siendo fieles a Derrida, idntica singularidad a la que l concedi al concepto de
archivo, y es que, aunque slo sea por la cantidad de trabajo que ha representado
su concrecin y representa en nuestros das, por el esfuerzo comn que ha
supuesto su difusin e implantacin en la comunidad internacional y por el
grado de motivacin e inters que despierta, merecera tal caracterizacin. Al fin
y al cabo, estamos, de algn modo, deconstruyendo la esencia de la normativa
con el nimo de predecirle un futuro.
Este cdigo de buenas prcticas de gestin de documentos, de alcance
internacional y uso facultativo, detalla los principios, fundamentos y metodologa
bsica para asegurar una adecuada gestin del record tradicional, digital o
electrnico-desde su nacimiento hasta su conservacin, eliminacin o borrado
y lo hace con la seguridad de ser de utilidad a todo tipo de organizaciones, con
independencia de su volumen, naturaleza jurdica, econmica o territorial. Por
articularse en un estndar ISO4, dicho cdigo puede coordinarse para afrontar
los requisitos informativos subyacentes en otros cdigos de gestin adoptados
en las organizaciones y es, precisamente, su capacidad de armonizacin la que
nos permite considerarlo, en un contexto de cambio acelerado marcado por
incertidumbres, un AVAL del porvenir; en suma, se ordena su universo para
hacer factible la planificacin, diseo, implantacin y evaluacin de un sistema
3 Marcel Proust: En busca del tiempo perdido. 1. Por la parte de Swann. Barcelona
4 Cdigos cuya elaboracin se caracteriza por la confluencia del trabajo de representantes de
diversos profesionales provenientes de mltiples sectores, contribuyendo a la concrecin de
contenidos ampliamente consensuados.
34
eficiente de gestin de documentos en una organizacin; se trata de un universo

operativo basado en programas de gestin y desplegado mediante un conjunto
normativo conformado por normas e informes tcnicos que se articulan bajo
un consensuado y comn paraguas terminolgico, a fin de eliminar los retos
impuestos por su mundializacin5 con objeto de demostrar estas aseveraciones
hemos definido los objetivos siguientes:

Reflexionar sobre aquellas realidades y cambios acaecidos en las

organizaciones que justifiquen la importancia de la informacin en las
mismas, de tal modo que seamos capaces de vislumbrar el valor que esta
ltima adquiere;
Analizar los aspectos crticos qu dotan al modelo normalizado de su
capacidad armonizadora y ventajosa; e
Identificar y mostrar algunas de las principales analogas y sinergias de los
cdigos de buenas prcticas de gestin, imperantes en las organizaciones,
aunque, esto s, debern perdonar nuestro atrevimiento, lo haremos
basndonos en sus posibles presciencias.
El logro de los objetivos nos permitir verificar las premisas que a continuacin
se enuncian: a) Las organizaciones estn supeditadas a mltiples requisitos
informativos en su gestin; b) La gestin de documentos supone un valor
estratgico aadido en las organizaciones; c) La gestin normalizada de
documentos contribuye a asegurar los requisitos de gestin de otros cdigos de
buenas prcticas adoptados por las organizaciones.
Para el logro de los objetivos trazados y la verificacin de las hiptesis hemos
adoptado la estructura expositiva que seguidamente detallamos. En primer
trmino, afrontamos los requisitos y realidades de informacin que son visibles en
las organizaciones para pasar, a continuacin, a estudiar el modo en que el modelo
normalizado de gestin contribuye a dar respuesta a las necesidades de gestin
de los documentos en las organizaciones. Finalmente, se estudiar la capacidad
armonizadora de la nueva propuesta de gestin normalizada, mediante el anlisis
de las analogas subyacentes en los siguientes cdigos de buenas prcticas:
5 El lector interesado puede consultar sobre la problemtica de la terminologa el artculo de
A. Delgado, donde precisamente se sealan algunos de los problemas de traduccin de
naturaleza terminolgica planteados ante un contexto de universalizacin de conceptos en
el que los contextos difieren. Vase Alejandro Delgado La indeterminacin de la traduccin
archivstica. El profesional de la informacin, vol. 16, n 1, 2007, pgs. 39-46 lectores, 200S, pg.
13.
35
ISO 27000, ISO 9000 e ISO 14000. A modo de conclusin, reflexionamos sobre las
sinergias establecidas entre el modelo normalizado y las realidades de gestin de
la informacin existentes en las organizaciones.
u REALIDADES Y REQUISITOS DE INFORMACIN EN UN CONTEXTO DE

CAMBIO ORGANIZACIONAL
La importancia que la informacin adquiere en las organizaciones es observable
al considerar aspectos tales como cantidad, calidad, seguridad o, incluso, la
naturaleza de realidades especficas en las que se imbrican dichas organizaciones.
Al tomar como referente la cantidad de informacin, es posible destacar que el
volumen de informacin generado y consultado durante la toma de decisiones es
cada vez mayor, adquiriendo vital trascendencia en la gestin de negocios.
En este sentido, diariamente circulan 35.000 millones de correos electrnicos a
nivel mundial6. Slo en nuestra Universidad cada jornada y me imagino que
en la presente de La Salle habr un comportamiento proporcionado y similarse gestionan un milln diario de correos, transformadores del espacio pblico y
privado de la comunidad universitaria y en suma, desde una perspectiva global, de
la humanidad; cantidades que deben ser analizadas como turbulencias radicales e
interminables () de lo accesible y de lo inaccesible.7
Ciertamente! Buena parte de la informacin que se produce, registrada tanto en
papel (en descenso) como en formato electrnico (en aumento), est relacionada
con la gestin de negocios y se circunscribe al mbito de oficina. Exponemos un
ejemplo significativo:
La contratacin de un Airbus comercial A320, similar al que ameriz con xito
recientemente en el ro Hubson, representa en Francia 120.000 pginas de
originales, 8.000 Kg de papel, 2.000 casetes y 100.000 cartas y sobres de ventana.8
6 Jim Davis, Gloria J. Millar y Allan Russell: La Revolucin de la Informacin. Cmo utilizar el
modelo de evolucin de la informacin para que su empresa crezca. Barcelona: Bresca Profit,
200S, pg. 21.
7 Jacques Derrida: Mal de Archivo ... ; opus cit., pg. 11. cita textual en itlica. Adaptada al uso de
la comunidad universitaria.
8 Ofreciendo datos de una conferencia de P. Gravier citados en Michel Cattan: La empresa y sus
datos tcnicos. Mtodos para una documentacin controlada. Madrid: AENOR; 2005, pg. 5
36
De acuerdo al grado de burocratizacin en cada pas el volumen variar, si bien

conviene sealar que slo de este modelo existan a fecha de julio del 2008,
3.572 ejemplares.
Se comprende, desde esta perspectiva del volumen e importancia de la informacin,
que los procesos de control, actualizacin y servicio de los documentos que
se generan en las organizaciones lleven asociados tanto determinados costes
adicionales como cuantificables beneficios; considerando costes y beneficios,
afirmamos que el clima empresarial penaliza ms que nunca la ineficiencia y la
lentitud en las decisiones. En esta tesitura, muchas organizaciones no han sabido
adaptar sus modelos de gestin de la informacin a su exponencial crecimiento
as como a las nuevas demandas de almacenamiento y recuperacin, por lo que
las viejas frmulas utilizadas para gestionar la informacin no les funcionan en el
presente; hecho que las obliga a orientarse a auditar la calidad de sus mtodos y
a buscar soluciones de mejora de los mismos.
La relevancia de la informacin excede a los compromisos de crecimiento
exponencial de la mismas; hechos tan significativos como los experimentados
por grandes compaas como Enron, Arthur Andersen o como otros tantos casos
que acontecen a nivel nacional y son pasto del ms duro periodismo, (permisos
de vuelos camino de Guantnamo), desvelan la importancia de la gestin de
los documentos como avales de determinadas aptitudes ante los hechos y para
verificar la ausencia o existencia de comportamientos altamente reprobables.
En definitiva, como garantes de transparencia, tica social o buen gobierno o
como testigos de su ausencia. Pero, adems, las administraciones no slo deben
centrarse en los usuarios sino que, adems, y con la finalidad de facilitarles el
acceso a los documentos, deben de disponer de una excelente organizacin
interna9.
Esta tendencia es observable si consideramos que en los entornos de trabajo
empresarial inciden mltiples realidades sobre las que una gestin de la
informacin eficiente repercutira de modo estratgico. Como ejemplo sealamos
una realidad cambiante en cualquier organizacin: los ciclos de negocio se
9 En este sentido se expresaba en el 2003 C. Bustelo cuando, analizando perspectivas, sealaba que
Hasta ahora en Espaa, en la concepcin de un sistema global, se ha dado ms importancia a
la parte que afecta a la relacin con los usuarios o front office, que a la organizacin interna que
da soporte al sistema o back-office. Vase al respecto: C. Bustelo Ruesta: Gestin documental
y gestin de contenidos en las empresas: estado del arte 2002 y perspectiva para el 2003 en El
profesional de la Informacin, vol. 12, n 2, 2003, pg. 119.
37
acortan de tal forma que los plazos entre la idea y la comercializacin de un

producto/servicio se miden en semanas; en nuestros das, los ciclos de gestin
se reducen debido a que los competidores entran en escena10. En estos ciclos
se exige la redefinicin del modelo y de su dinmica informativa basada en el
movimiento de datos que tanto se almacenan como fluyen en la organizacin. De
este modo, la informacin no se considera un subproducto sino que adquiere un
valor primordial porque favorece la gestin rpida e inteligente, permitiendo la
innovacin. Se tratara de lograr ms beneficios con menos recursos. Recordemos
que de una naranja no se puede extraer ms zumo del que la naranja contiene,
por tanto, resulta imprescindible olvidarse de la misma sin insistir en obtener
unas gotas de ms a la par que se busca otra naranja que exprimir y sobre la
que obtener mayores beneficios. La gestin de los documentos favorece el
acceso a la informacin que afecta a las decisiones permitiendo una perspectiva
comparativa lo ms amplia posible. En suma, la informacin propia sobre clientes,
proveedores, estrategias y ventas es considerada por estas organizaciones como
el fundamento del xito; esto es, y retomando el ejemplo utilizado para explicar
su rentabilidad, es examinada como otra posible naranja que exprimir una vez
superados los efectos de rentabilidad sobre otros recursos tangibles.
Por otro lado es conveniente sealar que las organizaciones, insertas y
caracterizadas por mltiples realidades de su sistema o sistemas informativos
presentan, en nuestros das, heterogneos niveles de gestin de su informacin.
Mientras que algunas de ellas, todava se cien al mero nivel operativo de manejo
de datos, centrando su gestin en la tarea o conjunto de tareas asignadas a
un puesto de trabajo, administrando puntualmente los problemas diarios,
una gran mayora de las organizaciones, a nuestro juicio, han consolidado un
modelo de gestin de datos, de medidas y de registros o estndares especficos
reconocibles en la funcin o departamento, gestionando dicha informacin en
el ciclo de la funcin o/y mbito departamental. Otras, en un nmero menor, sin
embargo, tienden a integrar la informacin respetando un modelo corporativo y
asumiendo otros requisitos informativos funcionales o necesidades afines a otros
departamentos o/y procesos en su conjunto, para hacer factible ciclos anuales
de gestin corporativa. Un nmero muy reducido tiende a generar modelos de
optimizacin de la informacin en las corporaciones y el mercado exterior. En esta
10 En esta lnea se expresa A. D Als-Moner cuando seala que la virtualidad y dinmica de
Internet harn que muchas empresas aparezcan y desaparezcan con gran rapidez, hacindose
y deshacindose nos recuerda la autora utilizando el smil de una pelcula. Vase: Adela D
Als-Moner: El profesional del siglo XXI al servicio de la sociedad y de las organizaciones. El
profesional de la Informacin, vol. 1 O, n 12, 2001, pg. 26.
38
lnea, J. Davis, G. Millar y A. Russell enuncian que un 70% de las organizaciones

no sobrepasan el nivel informativo de actuacin departamental11.
En las organizaciones, adems, se adoptan modelos de gestin que requieren
requisitos especficos de informacin para su viabilidad. Esta tendencia es
claramente perceptible en lo referente a la adopcin de otros cdigos de
buenas prcticas. Buena muestra de ello es el modelo normalizado de diseo e
implantacin de un sistema de calidad, donde la informacin es considerada un
recurso esencial para alcanzar calidad; tal y como se especifica en el enunciado
6.1.2 de la normativa ISO 9004, o en el 6.5 cuando se articula las obligaciones de
la direccin sealando lo siguiente:
La direccin debera tratar los datos como un recurso fundamental para su
conversin en informacin y para el desarrollo continuo del conocimiento de
una organizacin, el cual es esencial para la toma de decisiones basada en
hechos y adems puede estimular la innovacin12.
Sin lugar a dudas, damos la razn a A. DAls Moner cuando al reflexionar sobre
el profesional del siglo XXI destaca que ya no es suficiente gestionar de manera
ms o menos eficaz un servicio de informacin, sino que hay que ser capaz de
situarse en el corazn de la organizacin, ser un elemento central que incide
en su crecimiento. Este modo de entender la actuacin del profesional ante
la informacin en las organizaciones caracteriza a un modelo de servicio (y se
entiende que de tratamiento tcnico) integrador y corporativo.13
u ESTRATEGIAS DE GESTIN DE DOCUMENTOS EN LA TOMA DE

DECISIONES
La necesidad de redefinir y ensanchar el concepto de documento surge
en las postrimeras del siglo XX ante el impacto provocado por los entornos
electrnicos y otros cambios acaecidos, tanto en la oficina, tal y como seala
11 J. Davis, G. Millar y A. Russel : La Revolucin ... ; 2008, pg. 28. Estos autores establecen una
escala de 5 niveles en ascenso por su alcance y consistencia (de menor a mayor: accin
puntual, accin departamental, nivel integrador, nivel de optimizacin y nivel innovador)
ubicando a la mayora de las organizaciones en el segundo nivel.
12 UNE-ISO 9004: 2000. Sistemas de gestin de la calidad. Directrices para la mejora del
desempeo. Madrid: AENOR; 2000.
39
Rondinelli14 citando a Wendy Duff, como en el modelo archivstico imperante.

La gestin de los documentos, en la que stos ltimos son considerados como
testimonios de informacin de actividades que son susceptibles de ser trabajados
en las organizaciones desde su creacin, ha venido siendo defendida en los
diferentes modelos de gestin de documentos de la comunidad internacional. A
modo de ejemplo citamos lneas de estudio representadas por publicaciones del
tipo The Information Management Journal de ARMA hasta manuales tan conocidos
del Canad, como hemos podido observar, de la mano de M. Roberge. Este
ltimo autor entiende la gestin documental como la gestin de un sistema de
informacin (o microsistema donde es posible identificar subsistemas) orientado a
hacer factible la toma de decisiones15.
En Espaa, durante el siglo XX, la labor de defensa del documento administrativo
ha venido realizndose por mltiples y respetados/as archiveros/as de reconocido
prestigio, tales como D Antonia Heredia o D M Luisa Conde Villaverde entre
otras. Esta ponente, en el 97, defenda, mediante un estudio especfico sobre la
gestin de la informacin en la empresa, un modelo de gestin de la informacin
en las organizaciones basado en la calidad16 donde se subrayaba el valor de la
informacin como recurso estratgico. Las tendencias en gestin de la informacin
y documentacin en las organizaciones sealadas por C. Bustelo y E. Garca-Morales,
para sustentar precisamente este valor estratgico, desvelan la importancia de la
gestin de contenidos, del back-office, la aceptacin del documento electrnico
que permite mantener una oficina con menos papeles17, aunque obliga a gestionar
14 Adela DAls-Moner; El profesional del S. XX!. .. Opus cit. P. 28. Rosely Curi Rondinelly:
Gerenciamento Arquivstico de Documentos Eletrnicos. Uma abordagem terica da diplomtica
arquivstica contempornea. 3a ed. Ro de Janeiro: Editora FGV; 2005, pp. 50.
15 Michel Roberge: La gestion de linformation administrative: application globate, systemique et
systmatique. Qubec: Documentor; 1992, informacin actualizada en Lessentiel de la gestion
documentaire. Qubec: ed. Gestar; 2002. Este autor, actualiza su ltimo manual con objeto de
compatibilizado con la normativa ISO 15489 Y de actualizar contenidos, orientndolo hacia la
integracin de la gestin para hacer calidad y dar respuesta a otros factores bsicos de gestin
organizacional.
16 Manuela Moro Cabero: El archivo de empresa: un recurso a considerar desde la perspectiva
TQM (Total Quality Management). Revista General de Informacin y documentacin. Vol. 7, n 2.
Universidad Complutense. Madrid. 1997, pgs. 257-275.
17 A este respecto sealamos para esa misma poca un estudio elaborado por el equipo de
investigacin dirigido por Hal Varian de la Escuela de Gestin y Sistemas de Informacin de la
Universidad de California- Berkeley en el que se distingue que es el 43% de la documentacin
producida en papel, documentacin de oficina. Esto es, conocimiento explicitado. Documento
accesible en red <www.sims. Berkeley.edu/research/projects/how-much-info/> (fecha de consulta:
10-02-2008)
40
dos sistemas de archivo; Precisamente por ello, se ampla la necesidad de procesar

la informacin no estructurada (los records), cuya importancia favorece que no
sean los informticos precisamente, los encargados de su gestin, asumiendo las
tecnologas como herramientas y no como panacea de todo tipo de soluciones de
gestin; se presupone en esta idea una manifiesta incapacidad del informtico para
asumir funciones informativas, para favorecer la accesibilidad a la informacin,
as como para posibilitar su tratamiento tcnico considerando su ciclo de vida
completo.18
En esta lnea de pensamiento, Theo Thomassen, define el objeto de trabajo
archivstico como informacin vinculada a un proceso, siendo su unidad el
documento de archivo y su objetivo conseguir informacin de alta calidad. Dicha
informacin se conseguir mediante el uso de mtodos tales como el principio de
procedencia como recurso informativo de alta calidad. Theo Thomassen entiende
este modelo de postcustodia del documento19 como un nuevo paradigma que
responde a cambios tales que no son posibles resolver dando mayor complejidad
al paradigma existente en el siglo XX. Arquetipo conceptual, en el que, tal y
como hemos subrayado, los conceptos de informacin y de sistemas de gestin
de la informacin haban sido trabajados, pero en el que el desarrollo de las
TIC20, los nuevos modelos de gestin extendidos en las organizaciones21, cierta
18 Carlota Bustelo Ruesta y Elisa Garca-Morales Huidobro: Tendencias en la gestin de la
informacin, la documentacin y el conocimiento en las organizaciones El profesional de la
informacin, vol. 10, n 12, 2001, pgs. 4-7.
19 The development of archival Science and its European dimensin. Citado en: A. DELGADO: El
paradigma postmoderno en teora archivistica, y sus repercusiones conceptuales y prcticas, en
TRIA, 2006-2007. pp. 24 Y ss.
20 Que permiten una dualidad de sistemas y en la que en esas oficinas con menos papeles se generan
a la vez objetos (documentos) sobre los que no es posible aplicar los mtodos tradicionales (nos
referimos a los principios, ya que dichos objetos son carentes de estructura fsica, tienen un
carcter distribuido y estn dotados de cierta multifinalidad. Ejemplo de ello puede ser una base
de datos alimentada desde varias unidades Quin es el productor? Otro ejemplo evidente nos
lo ofrece el documento que no es generado de modo secuencial sino mediante combinacin no
lineal de componentes digitales. Cul es el orden original? Otros problemas de los documentos
surgen si evaluamos aspectos tales como: cuestiones ticas y legales, problemas en asegurar
la autenticacin del documento o en armonizar el derecho internacional sobre digitalizacin.
Vase al respecto a Terry Cook: What is Past is Prologue: A History of Archival Ideas Since 1898,
and the Future Paradigm Shift en Archivaria n 43, 1997, Archival Science and Psotmodernism:
New formulations for old concepts en Archival Science, vol. 1 n 1, 2001 (version en espaol en
Tbula n 10, 2007)
21 Una cultura corporativa en la que predomina la desburocratizacin de las burocracias con
desestructuracin de las jerarquas y la externa/izacin de servicios y requisitos de gestin ms
amplios (gestin distribuida de responsabilidades funcionales).
41
desconfianza hacia el poder22 que lleva asociados determinados requisitos

de conservar la evidencia pero tambin de transparencia de los sistemas de
informacin, as como el valor que se concede al capital humano, dotado de
competencias y autntico generador-transmisor de conocimiento tcito y
explcito, presuponen nuevos requisitos de gestin de la documentacin que
no parecen haber sido resueltos bajo aadidos a los arquetipos conocidos. En
este sentido damos la razn a J. Derrida cuando confirma que el archivo trabaja
siempre y a priori contra s mismo, aunque matizando la idea: el archivo trabaja
contra lo que conoce Es posible interpretarlo de otro modo? La respuesta es
No, ya que el archivo responde a las necesidades de realidades cambiantes, de
incertidumbres, de lo que existe, pero tambin de lo que no existe (este desorden
del orden desordenado que nos enunciaba Proust).
En otro foro de carcter internacional23, hace unos aos presentbamos una idea
en la que venamos trabajando, centrada en la gestin del documento de archivo,
caracterizando a aquella con la aplicacin de un concepto econmico social
ligado a los comportamientos empresariales de bsqueda de rentabilidad: su
deslocalizacin24; esto es, se propona analizar al archivo ms all de su potencial
fsico, considerndolo armonizado con otros modelos de gestin; destacando
su capacidad de generar valor aadido mediante una gestin distribuida de sus
responsabilidades en toda la organizacin y asumiendo los nuevos requisitos de
gestin. Desde esta perspectiva, damos la razn a J. Derrida cuando afirma:
No hay archivo sin un lugar de consignacin, sin una tcnica de repeticin y sin
una cierta exterioridad. Ningn archivo sin afuera;
Y es que existe esa exterioridad, a la que de algn modo durante aos hemos puesto
puertas en nuestra condicin de cancerberos, de guardianes (recordemos el ttulo
de la revista Janus y el significante de esta deidad como guardin del lar familiar
as como su consiguiente ubicacin); Se trata de un afuera que nos reclama y nos
predispone hacia un significativo porvenir. Ya que en ese afuera existen un conjunto
22 Justificando asi la necesidad de mantener la evidencia a efectos de responsabilidad y memoria,
de transparencia y gobernanza as como de rendicin de cuentas.
23 ICA.Seminario Internacional de Arquivos de Tradicao Ibrica, M. Moro Cabero: Diseo de un
mapa estratgico de procesos para un archivo sostenible. Octubre. 2005. Lisboa. Ed. CD-Rom.
24 Debe entenderse como el cambio de lugar del centro de funcionamiento y de produccin
motivado por la bsqueda de mayor rentabilidad sobre los recursos y, por lo tanto, sobre los
resultados econmicos o de inversin.
42
de necesidades debido al aumento exponencial de la informacin, tal y como ha

sido consignado con anterioridad; a la importancia de la evaluacin cientfica de
dicha informacin (uso, soporte y lugar de almacenamiento-conservacin); a la
primaca de asegurar evidencias que permitan testimoniar mediante registros las
actividades de negocio en el presente pero tambin desde amplias retrospectivas
con objeto de subrayar el patrimonio institucional o la memoria social de un
territorio; a la rapidez exigida en la recuperacin de la informacin estratgica y
operativa con objeto de minimizar riesgos econmicos por prdida de tiempo, de
precisin o ajuste de informacin corporativa, prdida de clientes o insatisfaccin
ante un servicio inadecuado; a la aplicacin de mltiples leyes y reglamentos,
locales, federales o autonmicos nacionales e internacionales que rigen la
creacin, almacenamiento, acceso y disposicin de la informacin que testimonia
las actividades de negocio resultado de operaciones, a su vez, locales, nacionales,
internacionales; a la existencia, tal y como se ha indicado previamente de una
organizacin que vive mltiples realidades y en la que incide la informacin desde
heterogneas dimensiones (la infraestructura tecnolgica que es herramienta de
procesamiento, almacenamiento y conservacin; la cultura corporativa, la gestin
del conocimiento: polticas y arquitectura de procesos, el capital humano) y en
una multiplicidad de niveles en funcin de los ajustes de estas dimensiones.
En esta tesitura en la que existen estas necesidades a las que no se les ha sabido
dar la adecuada cobertura archivstica, el modelo del continuo ofrece respuestas
ms o menos armonizadas. De este modo, cuando en el 96 Frank Upward25 publica
el modelo del continuo de los documentos en el que se sealan las 4 dimensiones
que interactan unas con otras: crear, capturar, organizar y pluralizar, responde
asumiendo las dimensiones delimitadoras de la informacin: infraestructura,
conocimiento, capital humano, cultura corporativa, en los 2 ejes representativos
de las 4 dimensiones de trabajo sobre la informacin: creacin de datos, captura
de los mismos, organizacin corporativa y socializacin con el exterior a posibles
niveles de necesidades en la organizacin. Esta propuesta la realiza desde una
perspectiva creativa e innovadora, asumiendo la importancia de apartarse
de cnones nicos y leyes universales, sealando que la custodia puede ser
explorada como un aspecto de la identificacin, control y accesibilidad pero bajo
un pensamiento ms amplio del utilizado, porque cree que la ciencia archivstica
debe de ser revisable como cualquier ciencia de conocimiento. En esta lnea se
25 Franck Upward: Estructurar el Continuo de los Registros- Primera parte: principios y propiedades
Postcustodiales. Traduccin de A. Delgado Grnez. (edicin original en Archives and Manuscripts,
vol. 24, n 2, 1996). Archivo Municipal de Cartagena. Materiales. Textos (Consulta: 10:02:2009). <
http: archivocartagena. es/ jopac/ materiales/ textos?action2 - actionlistadotextos>
43
expresa el gur Eliyahu M. Goldrat cuando seala Siempre que creemos haber
llegado a respuestas definitivas, se detiene el progreso la ciencia y el mejor
entendimiento de lo que nos rodea.
Retomando el diagrama multidimensional defendido por Upward, sealamos
que la dimensin de crear datos est estrechamente relacionada con las
exigencias de un puesto de trabajo en el que predomina la ejecucin de la tarea
y donde el dato es vital en la accin cotidiana. La dimensin de captura de los
mismos ensancha la gestin de la informacin hasta el lmite departamental,
siendo datos y documentos el centro de su gestin en pos de responder a
las necesidades de una funcin o de una actividad compleja. La dimensin
organizadora, permite dar respuesta a las exigencias informativas de un nivel
de actuacin integrador y corporativo. La informacin sujeta a un proceso
o mapa de procesos debe fluir en la organizacin para evitar obstculos y
ausencias informativas que limiten la toma de decisiones (casi siempre de
carcter estratgico e incidiendo sobre lo operativo) y debe hacerlo subrayando
la importancia de optimizacin de recursos, ventajas y competencia. Por
otro lado, la dimensin de pluralizacin asegura el patrimonio social. Esta
dimensin puede tener correlaciones diversas con niveles de necesidades
de gestin informativa relacionados con la innovacin, ya que no es posible
alcanzar estos niveles en las organizaciones, si no se considera a las mismas,
como autnticos sistemas abiertos que inciden en otras organizaciones a la
vez que son modificadas por la accin del entorno. Estas 4 dimensiones que
responden a varios niveles de exigencia de gestin de la informacin en las
organizaciones confluyen y son multidimensionales, ya que el dato que se crea
es a la vez capturado, integrado en un sistema corporativo y a priori puede
estar caracterizado por una dimensin de patrimonio social, al menos para la
empresa (informacin externa) en un primer momento o con posterioridad
para la sociedad.
Mediante la observacin de los principios defendidos en el nuevo modelo
normalizado, trazados a partir de los objetivos a alcanzar en el Subcomit
11 del CT46 de ISO, podemos constatar esta tendencia sobre el alcance de la
normativa ISO en los siguientes:

44
aseguramiento de que la gestin de documentos alcance un valor

estratgico para los negocios de una organizacin;
integracin de la gestin documental con los procesos de negocio de
una organizacin;
creacin, incorporacin de documentos de forma fiable desde el punto

de vista de la evidencia;
aseguramiento del almacenamiento de los documentos de forma
segura;
aseguramiento de alcanzar una recuperacin adecuada en funcin de
las necesidades existentes a largo plazo;
armonizacin de la gestin de documentos con otras reas con
intereses en el carcter probatorio;
cumplimiento de los requisitos externos de terceras partes e
interesados;
gestin de los documentos histricos. (retrospectiva y memoria social).
Creemos que la enumeracin de los mismos es suficientemente explicativa

de su alcance y armonizacin respecto a los intereses que una organizacin
pueda/deba tener sobre su modelo de gestin de la informacin. Por otro lado,
el conjunto de principios, que caracterizan un modelo de gestin basado en el
modelo del continuo, est dirigido a hacer factibles estos objetivos en la medida
en que se orientan a asegurar la evidencia de los documentos mediante una
perspectiva sistmica y sistemtica. A este tenor, resulta muy interesante, con
objeto de desvelar este valor aadido que implica el modelo, sealar la relacin
de beneficios que son expuestos en la normativa ISO 15489-1, donde se indica
de modo expreso que:
un sistema de gestin de documentos de archivo se convierte en fuente de
informacin sobre las actividades de la organizacin que puede servir de
apoyo a posteriores actividades y toma de decisiones al tiempo que garantiza
la asuncin de responsabilidades frente a las partes interesadas presentes y
futuras.
Se sealan en el enunciado 4 de la norma de Fundamentos diversas utilidades de
los documentos de archivo destacando las siguientes26:

contribuyen y facilitan la ejecucin de las acciones de forma, ordenada,

eficaz y responsable;
26 Enunciado 4 de la norma. Vanse Beneficios de la gestin de documentos de archivo. ISO 15489

Parte 1. Se enumeran en su totalidad. Estos beneficios se recogen igualmente en el borrador
actual de trabajo de la 2a revisin de la normativa bajo el enunciado 2.1 Rationale [or a Records
Management 5ystem. En Records Management 5ystems- Fundamentals and vocabulary; 2008.
(proyecto de borrador de la norma ISO 1548900.
45
contribuyen a la prestacin de ser vicios de manera coherente y justa;

apoyan y documentan la creacin de polticas y la toma de decisiones
de gestin;
cumplen con los requisitos legales, reglamentarios, fiscales, auditores
e incluso archivsticos;
proporcionan coherencia, continuidad y productividad a la gestin y
a la administracin;
apoyan el desarrollo efectivo de las actividades de negocio en toda
la organizacin;
sirven de apoyo en los litigios y en los programas de gestin de
riesgos proporcionando evidencias o sealando las ausencias (con
su inexistencia) de las actividades de negocio;
protegen los intereses de la organizacin, de los clientes en su
sentido ms amplio (clientes y plantilla) y de terceras partes o partes
interesadas presentes y futuros;
proporcionan las evidencias de las acciones personales, culturales y
de las organizaciones;
garantizan la continuidad en caso de catstrofe;
sirven de apoyo y de documentacin para las actividades de I+D+i
convirtindose en evidencias bsicas para determinar hallazgos de
auditora;
sirven de apoyo y documentan las actividades e identidades
culturales, personales o corporativas; y
apoyan y documentan la investigacin archivstica y mantienen en su
conjunto una memoria corporativa, personal o colectiva.
La enumeracin de estos beneficios nos permite comprender su potencial

y porvenir. Nos acerca a su presciencia ya que inciden directamente
sobre la organizacin y el modelo de gestin existente, contribuyendo
a mantener organizaciones cuyo sistema informativo sea capaz de aportar
un valor aadido a pilares estratgicos tales como el conocimiento, la
innovacin, la calidad, la gestin sostenible y la propia satisfaccin del cliente,
percibido ste, en el sentido ms amplio del concepto (usuarios internos,
externos, reales y potenciales, terceras partes, plantilla, etc.).
46
u LA CAPACIDAD DE ARMONIZACIN DE LA FAMILIA ISO 15489

Desde la propuesta normativa australiana AS 4390:1996 sobre gestin de
documentos, fuente original de las primeras normas ISO 15489:200127, a las
nuevas propuestas de reconocimiento de una familia de normas de gestin de
documentos -al modo de la familia ISO 27000 e ISO 9000-, han transcurrido un
reducido nmero de aos. Si bien, la trayectoria de transformacin de las normas,
dado el grado de complejidad adquirido por el conjunto normativo y su nivel
de difusin geogrfica y aceptacin por los representantes de los gobiernos
nacionales en materia de archivos, nos permite afirmar que su mayora de edad
si no ha sido alcanzada con el modelo vigente, se alcanzar de modo definitivo
y convincente con la nueva propuesta: estamos hablando de una estructura de
normas del sistema de gestin de documentos, reconocida bajo las siglas RMS.
Frente a la arquitectura que presentaba la familia australiana de normas AS 4390
centrada en responder mediante una estructura de 6 normas, a los fundamentos,
principios, responsabilidades, requisitos y mtodos, la normativa vigente
orquestada por el Organismo Internacional de Normalizacin bajo el referente
conocido como ISO 15489 Gestin de documentos, adems de responder en la
parte 1 (ISO 15489-1: 20012828) y 2 (ISO TR15489-2:200129) al porqu (razones y
beneficios), al quin (responsabilidades y polticas), al qu (principios y requisitos
del sistema de gestin) y al cmo (fases arquitectura de procesos e instrumentos),
desarrolla nueva normativa complementaria y producida para hacer viable
requisitos y mtodos.
Con la primera parte se pretende informar a ejecutivos y responsables de
direcciones adems de profesionales de gestin de documentos. La intencin
es la de mostrarla como herramienta esencial para facilitar la incorporacin
de los requisitos normativos, as como de los principios bsicos de gestin
documental en los procesos de trabajo, en la arquitectura de procesos y en los
sistemas de informacin de la organizacin. Buena muestra de su contenido
27 La relacin de normas UNE sobre 15489 es accesible mediante la publicacin que se referencia
seguidamente. Gestin de documentos y evidencias electrnicas. CDROM, Madrid: AENOR,
2008.
28 Norma UNE ISO 15489:2006 Informacin y Documentacin. Gestin de documentos de archivo.
Parte 1 Generalidades. Madrid: AENOR, 2006. (ISO 154891 :2001)
29 Norma UNE-ISO 154892: 2006 Informacin y documentacin. Gestin de documentos. Parte 2.
Directrices (ISO/TR 15489-2: 2001)
47
son los beneficios citados en el enunciado antecedente. La segunda parte,

editada en la categora de informe tcnico, est planteada para ser utilizada
por los gestores de documentos de archivo como referencia bsica para disear
polticas, procedimientos, procesos e instrumentos resultantes de los mismos.
Explicita directrices orientadas a generar las bases para una eficiente gestin de
documentos, de tal modo que permita una gestin distribuida donde se asignen
y deleguen responsabilidades entre las personas que generan, manipulan y
consultan documentos.
La aplicacin de la norma ha precisado generar otros cdigos o informes tcnicos
de apoyo para el diseo e implementacin del modelo. Dichas especificaciones
deben ser consideradas complementarias aunque de vital importancia para
un correcto despliegue del sistema de gestin de documentos conforme a los
requisitos regulados. En este contexto de apoyo surgen nuevos estndares
metodolgicos y conceptuales que permiten, tanto el anlisis comparado del
sistema de informacin imperante en una organizacin considerando sus metas,
objetivos, funciones y procesos, como los fundamentos y mtodos necesarios
para dar factibilidad al diseo y despliegue de los esquemas de metadatos (ISO
23081-1:2006 e ISO 23081-2: 200730).
A su vez, estrechamente relacionadas con el modelo, aunque sin formar parte
del mismo, han germinado otros proyectos normativos que completan los
requisitos para una adecuada gestin de los documentos producidos en un
entorno electrnico. De este modo, la preservacin de documentos a largo
plazo, la digitalizacin, los formatos PDF, son otras tantas especificaciones que
es preciso considerar; algunas de ellas se vienen realizando de modo conjunto,
tanto por el SC11 del CT46 como por el SC3 del Comit Tcnico 17131.
30 UNEISO:23081-1 :2008 Informacin y documentacin. Procesos de gestin de documentos.

Metadatos para la gestin de documentos. Parte 1. Principios. Madrid: AENOR, 2008. UNE-ISO
23081.2 Informacin y documentacin. Procesos de gestin de documentos. Metadatos para
la gestin de documentos. Parte 2 Elementos de implementacin y conceptuales. Madrid:
AENOR, 2008. La tercera parte se encuentra como borrador y est destinada a la evaluacin del
cumplimiento del set de metadatos. En la ltima reunin -mayo 2008- del SC11 internacional
esta tercera parte de la norma se dejo suspendida a la espera de los cambios acaecidos en la
familia.
31 UNEISO 19005-1 :2008 Gestin de documentos. Formato de fichero de documentos
electrnico para la conservacin a largo plazo. Parte 1: Uso del PDF 1.4 (PDF / A-1). UNE-ISO/
TR 15801 :2008 Conservacin a largo plazo de la informacin basada en documentos.
48
En la normativa han aflorado varios productos de autoevaluacin, pero todos

ellos han alcanzado nicamente el formato de borrador, ms o menos perfilados,
aunque aparcados a la espera de crear una especificacin que responda a los
controles normalizados en la nueva revisin32.
La revisin de este conjunto normativo ha supuesto un cambio en su concepcin
y alcance. En este marco de revisin, y ante una reflexin sobre la estructura que
debe adoptar el conjunto de normas, surgen y se perfilan nuevas propuestas
orientadas a conformar este conjunto de especificaciones como una familia
especfica de normas de gestin ISO, al modo de la familia ISO 9000 Gestin de
calidad-ISO 14000 Gestin de la sostenibilidad medioambiental-o de la familia
ISO 27000 Gestin de la seguridad de la informacin. Estas normas mantienen
una estructura comn, adems de un inters evidente en las organizaciones.
De este modo, y al igual que en los otros cdigos se diferencian: fundamentos
y terminologa, definicin de requisitos esenciales del modelo de gestin,
determinacin de la metodologa para su diseo, implantacin, procedimientos
de evaluacin y normativa o especificaciones complementarias o de apoyo que
faciliten el despliegue del cdigo de buenas prcticas o en suma el modelo de
gestin de calidad, de sostenibilidad, de seguridad de la informacin o de gestin
de la informacin. El reconocimiento por parte de ISO de esta familia conlleva
no slo la actualizacin de contenidos en el modelo sino la renovacin en su
estructura, la redistribucin, ampliacin o adaptacin de contenidos.
Una de las caractersticas de las familias de normas ISO y dada su singularidad es
el reconocimiento inmediato de las mismas por su estructura y codificacin. Estas
familias estn basadas en un sistema de normas similar, hecho que favorece su
uso y asimilacin. En la tabla n 1 se incluye la correlacin con otros cdigos de
buenas prcticas como es el caso de la familia ISO 9000 e ISO 2700033.
Sealamos adems, que en el borrador de Requisitos34 se incluye un anexo en
el que se seala la afinidad de requisitos documentales entre estos cdigos a
partir de una doble perspectiva: una visin general de la actividad de gestionar
documentos y una percepcin especfica sobre el control de la documentacin
32 Los borradores de la norma se presentan bajo las diferentes propuestas de los grupos de trabajo
de cada nacin. La literatura producida slo es accesible a los mismos: Revisin ot 15015489:
Scoping Papero.
33 No ha sido incluida la familia ISO 14000 aunque en el a se percibe una correlacin similar.
34 150 TC46/SC11. Records Management System-Requeriments; WD, 2008. Anexo B.
49
en los modelos de gestin regulados por dichos cdigos. En este anexo son
sealadas las secciones de la normativa de gestin de documentos donde se
desarrolla la correlacin con mayor profusin. Estas son las siguientes: entorno
normativo, incorporacin de los documentos al sistema, acceso, almacenamiento
y preservacin, recuperacin y uso, conservacin y metadatos. De igual modo
se detallan los enunciados y articulados correspondientes a las normas ISO
9001, ISO14001 e ISO 27001, tomadas como referencia de la comparacin35.
Tabla n 1: Comparacin de familias ISO basadas en sistemas de normas
Las analogas en estos cdigos son mltiples. Todos ellos tienen un origen comn
bajo un organismo normalizador de alcance internacional, conformndose
como normas genricas susceptibles de ser aplicadas en cualquier organizacin.
Adems, todos ellos, tal y como hemos sealado mediante tabla, guardan una
estructura similar y se basan en una metodologa idntica para su desarrollo,
despliegue y control.
En cada uno de los modelos, el ciclo PDCA de E. Deming-J.Juran es esencial,
articulndose en las 4 etapas del ciclo: planificacin y diseo, implementacin,
control y mejora de un sistema de gestin de calidad, de un sistema de gestin
35 Debe considerarse que en el conjunto de normas de estas familias aparecen mltiples
correlaciones respecto a la necesidad de crear, gestionar, conservar y asegurar los documentos
como evidencia de lo normalizado en las mismas. La confluencia es muy amplia.
50
de la seguridad de la informacin, de un sistema de gestin de la sostenibilidad

o de un sistema de gestin documental36. De igual forma, el anlisis de riesgos
adquiere esencial protagonismo en cada uno de los cdigos; de tal modo
que en la familia ISO 27000 ser un futuro estndar con entidad propia. En los
entornos archivsticos el anlisis y gestin de riesgos ha sido desarrollado desde
la perspectiva de asegurar la conservacin del documento y la continuidad de
negocio. As, en este contexto, se ha trabajado una metodologa en la que se
asegure la existencia de programas de prevencin de desastres y de gestin
de documentos esenciales. Lgicamente, la gestin del riesgo en el entorno
de una organizacin adquiere mayor relevancia en la medida en que aumenta
la generacin-recepcin de documentacin; aunque son muchos los factores
analizados en este ensayo que inciden y cuya combinacin resulta reveladora,
destacamos: el valor o peso que adquiere la informacin en la toma de
decisiones, la pervivencia de sistemas hbridos electrnicos, tradicionalesde gestin de documentos, la vulnerabilidad de las tecnologas, la rpida
obsolescencia del software y de los sistemas de comunicacin, el aumento de los
requisitos informativos, el surgimiento y aplicacin de otros cdigos de buenas
prcticas que exigen un control estricto de los documentos, la diversificacin
de una cultura de la evaluacin basada en evidencias, la orientacin de las
organizaciones hacia sus clientes, etc.
Otro elemento de correspondencia a destacar es el enfoque a procesos que
predomina en cada uno de estos cdigos de buenas prcticas, incluida la
gestin de documentos, donde se adopta el enfoque sistmico y de procesos,
llegndose a enumerar y definir de modo expreso aquellos de tipo tcnico, que
necesariamente han de ser documentados. De hecho, la importancia dada a la
necesidad de documentar los procesos es tal que en la normativa ISO 15489-2
se incluye un enunciado especfico para recordar la necesidad de documentar
y obtener el mximo de evidencias de la planificacin, diseo, implantacin,
control y mejora del programa de gestin de documentos. Esta llamada
especfica de atencin es similar a la informacin que podemos encontrar sobre
la actividad de archivar en cada cdigo de buenas prcticas. La importancia de
documentar adquirida en estos cdigos se refleja, no slo mediante anexo en la
nueva revisin de la norma, sino que aparece, por ejemplo, en los modelos de
36 El ciclo PDCA no se recoga de modo expreso en la normativa del 2001, si bien, de modo
implcito era observable en el seguimiento de las etapas para la planificacin, diseo,
implantacin, control y mejora. En el borrador de revisin de la norma aparece representado
mediante Anexo detal ando la incidencia de las etapas en cada fase del ciclo. Vese borrador
ISO 1548901 Records Management System Requiremets, Anexo B, 2008, pg. 23.
51
calidad como estndar especfico, mientras que en otros modelos adquiere notoria
representatividad, mediante un enunciado concreto y diferentes referencias o
alusiones en su despliegue37.
u ALGUNAS REFLEXIONES A MODO DE CONCLUSIN:

El momento significante de la escencia ISO 15489
Se ha destacado la importancia que la informacin ha adquirido en las
organizaciones al analizar la realidad cambiante de las mismas as como
sus heterogneos niveles de gestin de la informacin. Se han sealado las
aportaciones en materia de gestin de la informacin que la normativa ISO 15489
incluye en sus fundamentos, principios y beneficios a alcanzar. Se han expuesto
las analogas que dicha normativa presenta respecto a otros cdigos de buenas
prcticas de gestin activos en las organizaciones. Precisamente, es esta relacin
de analogas de los cdigos la que mejor demuestra la capacidad armonizadora de
la familia ISO 15489, asegurando, de este modo, su utilidad, mediante un alcance
que calificamos de asimtrico38 de la evidencia de las actividades de negocio de las
organizaciones. Mediante este estudio hemos pretendido significar cmo, stas
ltimas, se orientan hacia una gestin de contenidos que les asegure documentos
autnticos, fiables, ntegros y disponibles para su uso en el tiempo, tal y como se
demuestra por la importancia que en los cdigos se otorga a las dimensiones
de confidencialidad, disponibilidad, integridad y autenticidad, fiabilidad y no
repudio. Esta asimetra viene definida por los mltiples requisitos informativos a
los que responde. Observando estas sinergias, pensamos que hemos sido capaces
de llegar a ver ese momento significante que, mediante manifiesta sensibilidad,
V. Harris39 considera imprescindible para captar la esencia de los fenmenos.
37 En la normativa ISO 27000 se normaliza la gestin de documentos en el enunciado 4.3 Requisitos
de la documentacin pero adems, se establecen referencias clara, por ejemplo en los controles
UNE-ISO/lEC 27001 Tecnologa de la informacin. Tcnicas de Seguridad. Sistemas de Gestin
de la Seguridad de la Informacin (SGI). Requisitos. Madrid: AENOR; 2007. Pgs. 13 y 14 Y ss.
De igual modo, en ISO 14001, el enunciado 4.4 de implementacin y operacin, y el 4.5 de
verificacin en el contexto de normalizacin de requisitos de gestin, detal an los requisitos de
gestin documental y de evidencia en cualquier soporte. Vase ISO 14001.
38 El concepto de asimetra est retomado de Salvador Pniker, utilizado para destacar la
multiperspectiva ante visiones absolutas. Vase su ltima obra: Asimetras.
39 Verne Harris: Un haz de oscuridad: Derrida en el archive TbuLa, n 10, 2007, pgs. 123-135
Para comprender el concepto citamos literalmente: Tienes que absorber la atmsfera del lugar
y de la gente, deca siempre. Sentir su ritmo, su energa, dejarte, a cambio, absorber por el a,
hasta que t y tu cmaras seis invisibles, pg. 129.
52
Preconizamos, por tanto, el valor de la gestin de documentos como un activo

de futuro; tal y como seala J. Timothy Sprehe40; de igual modo hemos expuesto
mltiples factores que presuponen un cambio en las tendencias de gestin de la
informacin en las organizaciones, as como mltiples oportunidades que dichos
cambios implican para la gestin de la informacin41. Las organizaciones han
encontrado una nueva naranja y la tendencia es extraer todo su zumo.
Los archiveros, ocupados, en definir las asimetras de la ciencia archivstica
han sido capaces de identificar (o sera mas apropiado utilizar el Katelaariano42
Archivalizar?), reiteramos, han sido capaces, en el aparente desorden de sus
deconstrucciones y reconstrucciones de significados con mltiples capas, facetas
y significantes, de archivalizar la informacin como un recurso, como un activo,
con valor estratgico y de normalizar el trabajo de su gestin. De establecer un
orden, tal y como Brien Brothman nos recuerda, aunque no olvidemos que es el
mismo autor el que seala Los muchos efectos que el orden archivstico produce en
realidad alimentan el propio fantasma del desorden archivstico43. Lo cierto es, que
al observar el resultado de esta fotografa sobre la familia ISO 15489, reconocido
ese momento significante que la hace posible, que la destaca y subraya en el
encuadre como protagonista, la despojamos con su visualizacin de su condicin
de presciencia, de inexistencia, desvelando con su presencia un enorme futuro. A
este respecto, D Grange44, al referirse a la disciplina Archivstica pero igualmente
40 J. Timothy Sprehe: Exploring the information Management Side of RIM. The Information
Management Journal. Mayo-Junio, 2008, pgs. 62-67.
41 En esta misma lnea de marcado de tendencias se expresa B. Dearstyne. Vase Bruce W. Deartyne:
Wel springs of Change for RIM The Information Managemet Journal. Enero-Febrero; 2008;
pgs. 43-50. Se especifica concretamente que: las organizaciones necesitan disponer de polticas
de informacin definidas orientadas a la pluralizacin corporativa, directrices que faciliten la
disposicin de la informacin para una rpida y eficiente toma de decisiones, para asegurar la
operatividad de las operaciones o actividades diversas ante problemas heterogneos, complejos
y cambiantes, para asegurar la conformidad y el cumplimiento del marco legal pero tambin del
normalizador -cdigos de buenas prcticas implementados-, en suma, para poder aproximarse
al cambio desde una perspectiva de optimizacin de los recursos informativos y de innovacin
general desde un nivel de gestin de la informacin corporativa integrador, de optimizacin e
innovacin.
42 Eric Katelaar: Tacit Narratives: the Meanigns of Archives Archival Science, vol. 1, n 2,2001,
pgs. 131-141.
43 Brien Brothman: rdenes de valores: cuestionando los trminos tericos de la prctica
archivlstica rbula, n 10, 2007, pgs. 25-57, pg. 38. Traduccin del original Archivaria, n 32,
1991.
44 Didier Grange: Archivistique et mondialisation: deux constats, un dbat. Archives, vol. 40, n1 1
2008-2009, pgs. 71-89. pg. 81.
53
vlido para la normativa en estudio, expresa que una coherencia mayor entre
las prcticas profesionales a nivel global sera quiz una ventaja, un triunfo en
la mano para el futuro. Considerando las aportaciones de Grange, y aquellas
de V. Harris cuando afirma que todo el olvido del pasado es tambin el olvido
del futuro, nos interrogamos sobre si Todas las incertidumbres del pasado son
tambin incertidumbres del futuro? Respondemos de modo afirmativo, porque
las incertidumbres nos obligan a no creer en absolutos, a investigar nuevas
respuestas, asegurndonos de este modo que no se detenga el progreso.
Muchas Gracias!
54
LA GESTIN
DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS
en la E-administracin
Por. Pilar Snchez Vicente
Gobierno del Principado de Asturias

Apenas a unos meses de la entrada en vigor de la Ley 11/2007 de
Administracin Electrnica, todas las administraciones hacen esfuerzos para
conseguir canales de comunicacin telemtica con la ciudadana a travs de sus
portales corporativos, es decir, sus sedes electrnicas.
El espritu de la ley pasa por la modernizacin de las administraciones de
modo que el ciudadano pueda acceder a diversos trmites cmodamente,
desde consultar una ley hasta solicitar una subvencin, sin moverse de su casa.
Se supera la idea del ciudadano simple receptor de la informacin pasando al
ciudadano interactivo ya que actualmente los ciudadanos estn acostumbrados
a interactuar con distintas empresas tanto para la consulta de informacin como
para la adquisicin de bienes y servicios.
La gestin de documentos electrnicos en el Gobierno del Principado de Asturias
est centralizada en el Servicio de Publicaciones, Archivos Administrativos y
Documentacin, adscrito a la Consejera de Administraciones Pblicas y Portavoz
del Gobierno, Direccin General de Modernizacin, Telecomunicaciones y
Sociedad de la Informacin. En este Servicio trabajan ms de cincuenta personas,
entre ellas hay siete Archiveros y siete Documentalistas que se ocupan del diseo,
seguimiento, implantacin y mantenimiento de sistemas de informacin y
documentacin.
55
A travs de la sede electrnica del Gobierno www.asturias.es el Servicio de

Publicaciones, Archivos Administrativos y Documentacin gestiona la informacin
y documentacin corporativa y ofrece a la ciudadana acceso telemtico a
los servicios que presta la Administracin. Todo ello, mediante los sistemas de
informacin integrados que se presentarn a continuacin. En concreto se ocupa
de:

Boletn Oficial del Principado Asturias (BOPA)

Catlogo de Servicios y Trmites
Contenidos web
Sistema de Informacin Documental en Red de Asturias (SIDRA)
Repositorio institucional de Asturias (RIA y buscaRIA)
Memoria Digital de Asturias
Archivos administrativos (SIGIA)
Bases de datos legislativas
Base de datos organizativa
u BOLETN OFICIAL DEL PRINCIPADO DE ASTURIAS - El BOPA

El BOPA es el Diario Oficial de la Comunidad Autnoma. Se publican diariamente
entre 100 y 200 disposiciones y anuncios emanados del Gobierno, de la
Administracin Autonmica, la del Estado, la Local y la de Justicia.
Existen otras, pero la fuente principal de informacin para los servicios que
presta nuestra Administracin es el BOPA. El BOPA, paralelamente a todos los
cambios habidos en el portal, afronta su propio salto de gigante abandonando
el tradicional soporte papel para convertirse en un diario totalmente digital,
ofreciendo adems servicios de suscripcin ad hoc, el DSI del siglo XXI, pero
manteniendo, obviamente, las mismas garantas y fiabilidad de siempre, razn de
existencia fundamental de un boletn oficial.
No slo es su aspecto externo el que debe afrontar los cambios, toda su gestin y
proceso de edicin sufren grandes modificaciones, comenzando por el registro. Se
trat de unificar las formas de acceso a una solicitud de publicacin, estableciendo
un nico canal telemtico accesible desde la intranet del Principado para todos
aquellos usuarios con autorizacin, canalizando todo el flujo de informacin a
travs de las Secretaras Generales Tcnicas (a partir de ahora SGT) responsables
ltimas de los envos de anuncios al BOPA.
Paralelamente se pone a disposicin de cada Servicio un mdulo de consultas

que le permite en cada momento conocer el estado de los anuncios de su inters,
cundo han sido enviados por su SGT y cundo se van a publicar. Se garantiz la
autora de los envos a travs de un sistema de certificado digital, emitido por la
propia Administracin del Principado grabado en dispositivo USB que no permite
la exportacin de datos. Dicho lpiz, se entreg a cada responsable de SGT.
Este canal de solicitud es una aplicacin desarrollada en el Framework (Framework
libre de desarrollo J2EE para Administracin Electrnica del Principado de
Asturias) del Principado y denominada PubliBOPA, y su planificacin, desarrollo e
implantacin nos proporcion la oportunidad de integracin y coordinacin tan
necesarias para la gestin del catlogo.
El mayor problema del mantenimiento del catlogo radica en la deteccin de los
servicios con la suficiente antelacin como para ser publicados en el portal de
forma simultnea a su plazo de solicitud, que por regla general comienza al da
siguiente a su publicacin en BOPA. El hecho de controlar la informacin prxima
a publicarse nos proporciona la materia prima para la construccin del catlogo,
cada registro de publiBOPA pasar a convertirse en:

Un anuncio publicado en BOPA.

Un registro en la base de datos legislativa tambin gestionada en el centro
de documentacin.
En su caso, un registro en el Catlogo de Servicios.
u CATLOGO DE SERVICIOS Y TRMITES

Uno de los productos comunes a todas las webs institucionales es el catlogo
de servicios, conjunto de registros editados en un formato normalizado en el
que destacan los datos imprescindibles para que el ciudadano discrimine de
forma rpida y sencilla si el servicio es de su inters. Cada uno de estos registros
es conocido dentro de la administracin como ficha de servicio. El Catlogo de
Servicios est destinado a:
1. La propia Administracin que lo utiliza en dos sentidos, como cuadro de
mandos para evaluar futuras actuaciones sobre servicios y como servicio
de referencia en la atencin al ciudadano a travs del SAC (Servicio de
Atencin al Ciudadano).
57
2. Los ciudadanos, usuarios finales del Portal Corporativo a travs de la

web institucional asturias.es
En el mbito de la Administracin del Principado el acceso a todas los servicios
electrnicos se realiza desde la ficha de servicio que se convierte, por lo tanto,
en el nico canal telemtico a disposicin de los ciudadanos, ya no slo para
informarse acerca de todos los servicios que le ofrecemos sino para realizar
cualquier tipo de solicitud por medios electrnicos.
Este salto, entre la mera difusin de la informacin y la posibilidad de su gestin
por parte de terceros implica una gran adaptacin, que conlleva en primer
lugar la integracin con todos los agentes responsables en la generacin, tanto
de los servicios, como de las aplicaciones necesarias para el acceso a los mismos
de modo telemtico.
Este nuevo paradigma nos obliga, como profesionales de la documentacin,
a intervenir en la gestin de la informacin de una forma planificada y
estructurada desde la generacin de misma. Ya no podemos limitarnos a la
conversin de documentos primarios. Hay que llegar ms all, actuando an
antes de la existencia de estos documentos, interviniendo en los procesos que
deciden la forma y los medios con que van a ser generados.
En cada ficha se adjunta toda la normativa de inters, tanto la disposicin
publicada en BOPA que recoge el servicio, como la normativa autonmica,
estatal y europea de aplicacin. Los organismos que tramitan y resuelven se
obtienen mediante una integracin con la Base de datos organizativa. Se ofrecen
tambin enlaces de inters o ficheros explicativos. Y se proporciona tanto el
formulario de solicitud en formato Word para poder ser cumplimentado, como
el acceso a la aplicacin que permite la tramitacin del servicio por medios
telemticos.
Para la generacin de los formularios de solicitud se emplea el back office de la
base de datos del catlogo de servicios. En colaboracin con los responsables del
Servicio de Procesos Administrativos se ha diseado un formato normalizado
de formulario que evita la mencin de organismos responsables susceptibles
de cambio, se incluye un cdigo de barras que identifica el formulario con la
ficha de servicio y se obtiene la informacin actualizada de la unidad de gestin
que lo gener y otra serie de metadatos que facilitan la labor de registro.
58
Por ltimo, se incluyen tambin en el catlogo aquellos servicios de simple

informacin, asesoramiento u orientacin, recogindolos en un tipo de ficha
denominada informativa que no conlleva el inicio de una solicitud sino la mera
informacin al ciudadano sobre un tema dado o la orientacin sobre los lugares
de referencia.
u EL PORTAL CORPORATIVO WWW.ASTURIAS.ES

Fundamentalmente los objetivos pretenden:

Plantear una Arquitectura de la Informacin ms sencilla y coherente,

realizando una ordenacin ptima de los contenidos del portal.
Fomentar un Diseo Centrado en el Usuario, estableciendo un equilibrio
entre los diferentes elementos que componen el entorno del portal.
Para ello, se utiliza un lenguaje sencillo y un diseo clido. Se pretende acercar

la Administracin al ciudadano y romper con su imagen fra y distante. Se le
trata de t y se huye del lenguaje administrativo que le puede resultar confuso.
Se ha organizado la informacin en una jerarqua clara y de fcil entendimiento
para el ciudadano. Se han aplicado nuevas polticas de navegacin comunes,
adems de aumentar el espacio para sus contenidos. Se ha optado para una
navegacin a travs de los contenidos. Se utilizan elementos de ayuda al
usuario como el rastro de migas que acta de forma orientativa de donde estas
y como has llegado. Se plantea tambin una sntesis en cuanto a la informacin,
limitando el peso de los contenidos en los primeros niveles para facilitar una
navegacin rpida. Adems, se eliminan las ventanas pop-ups innecesarias.
Con el fin de ayudar y facilitar el acceso a la informacin, las pginas Web deben
cumplir una serie de pautas y recomendaciones indicadas por el grupo de
trabajo WAI (Web Accessibility Initiative), que forma parte del consorcio de W3C
(World Wide Web Consortium). Tales pautas conforman un estndar de hecho en
materia de accesibilidad a las interfaces Web. Las pautas WAI (Web Accesibility
Initiative) definen 14 normas de accesibilidad que se deben conseguir para que
un sitio sea accesible, entre las que destacamos:
1. Cumplir con un derecho ciudadano a la participacin y no discriminacin
por razn de discapacidad.
59
2. Cumplir las disposiciones legislativas al respecto, tanto por la Administracin

Pblica, obligada a ello ante la ciudadana, como por las redes privadas que
aspiren a participar en contratos con la Administracin o financiacin pblica.
3. Maximizacin de los usuarios potenciales, mayor alcance de la comunicacin,
servicios o mercado. Recordemos que segn los datos del INE (1999), el 9% de
la poblacin en Espaa tiene alguna discapacidad.
4. Al disear conforme a estndares de accesibilidad, garantizamos la
equivalencia de los contenidos entre distintos navegadores y dispositivos.
5. Mejor indexacin en los motores de bsqueda. El cumplimiento de las pautas,
tanto en cdigo como en contenidos semnticos (por ejemplo, vnculos con
sentido) permite a los motores de bsqueda una mejor identificacin de los
contenidos, y en consecuencia, mayores posibilidades de posicionamiento en
los buscadores.
6. Aunque no son equivalentes, la accesibilidad cursa una estrecha relacin
con la Usabilidad de un sitio. Al cumplir requisitos de accesibilidad bsicos
en los elementos tcnicos de una web (estructura de contenidos, vnculos,
contraste de color, efectos y movimientos, formularios, tablas, etc.), mejoran
las condiciones de uso para la mayor parte de las personas.
El usuario busca la claridad, el orden y la fiabilidad en las fuentes de informacin,
ya sea en los tradicionales documentos en papel o en las pginas web. Un diseo
efectivo de pginas web debe proporcionar esta confianza. La organizacin
espacial de los textos y los grficos en las pginas web puede captar al usuario
con el impacto grfico, dirigir su atencin, priorizar la informacin que ve y hacer
sus interacciones con la pgina web ms divertidas y eficientes.
El diseo grfico consiste fundamentalmente en gestionar la informacin visual,
mediante la distribucin de los elementos dentro de una pgina, el balance
visual, la tipografa empleada, las imgenes, etc..., para as guiar al usuario a
travs de la misma. El diseo grfico debe crear lgica visual y buscar el equilibrio
entre la sensacin visual y la informacin grfica: Sin el impacto visual del color,
las formas y los contrastes, las pginas son grficamente poco interesantes y no
motivarn al lector. Documentos con textos muy densos y sin ningn contraste
o alivio visual resultan tambin difciles de leer, especialmente en la pantalla de
un ordenador. Pero sin la complejidad del texto, las pginas meramente grficas,
60
pueden decepcionar al usuario al ofrecer una pobre combinacin de sensacin

visual, informacin textual y enlaces interactivos a contenidos multimedia.
61
u SISTEMA DE INFORMACIN DOCUMENTAL EN RED DE ASTURIAS

(SIDRA)
Este sistema de informacin obtuvo el Premio Adolfo Posada 2005 a las Iniciativas
Innovadoras en el marco de la Administracin. En el SIDRA participan actualmente
ms de 25 centros de documentacin y unidades gestoras.

ACADEMIA DE LA LLINGUA ASTURIANA

AGENCIA DE SALUD AMBIENTAL Y CONSUMO
AUTORIDAD PORTUARIA DE GIJN
COORDINADORA DE ONGDs DE ASTURIAS
CONSEJERA DE ECONOMA Y ADMINISTRACIN PBLICA
CONSEJO ECONMICO Y SOCIAL (CES)
CONSEYU DE LA MOCEDA DEL PRINCIPU DASTURIES
DIRECCIN GENERAL DE INFORMTICA
DIRECCIN GENERAL DE TRANSPORTES
ENTE TRIBUTARIO
GABINETES DE LOS CONSEJEROS
INSTITUTO ASTURIANO DE ADMINISTRACIN PUBLICA ADOLFO
POSADA
INSTITUTO ASTURIANO DE LA JUVENTUD
INSTITUTO ASTURIANO DE LA MUJER
INSTITUTO ASTURIANO PREVENCIN RIESGOS LABORALES
INSTITUTO DE DESARROLLO ECONMICO DEL PRINCIPADO DE
ASTURIAS (IDEPA)
RED DE OFICINAS DE INFORMACIN JUVENIL
DIRECCIN GENERAL DE RELACIONES EXTERIORES Y ASUNTOS
EUROPEOS
REAL INSTITUTO DE ESTUDIOS ASTURIANOS (RIDEA)
SERVICIO REGIONAL DE INVESTIGACIN Y DESARROLLO
AGROALIMENTARIO (SERIDA)
SOCIEDAD ASTURIANA DE ESTUDIOS ECONMICOS E
INDUSTRIALES, S. A. (SADEI)
UNIDAD DE COORDINACIN PLAN SOBRE DROGAS
SERVICIO JURDICO DEL PRINCIPADO DE ASTURIAS
Hablar de SIDRA significa hablar de trabajo en red. Las redes deben entenderse
como un proceso de transformacin en las formas de relacin, ya que salvan las
62
distancias fsicas, transforman la concepcin del tiempo, maximizan los recursos,

posibilitan una participacin horizontal y permiten equiparar las unidades de la red.
Las redes son uno de los instrumentos relacionales ms interesantes actualmente.
Para desarrollar este aspecto se ha creado una Comunidad de Prcticas, articulada
en una Comisin Coordinadora de Centros de Documentacin y una lista de
distribucin (sidra@princast.es)
La Red de centros de documentacin fue la primera experiencia de gestin
del conocimiento en el Gobierno del Principado, pues todos los miembros
participaron, en mayor o menor medida, tanto en la elaboracin del modelo de
datos como en la adecuacin del sistema a las necesidades especficas de cada
centro, compartiendo su experiencia y sentando las bases para un modelo de
gestin permanente.
SIDRA naci con un objetivo claro e ineludible para cualquier organizacin en
pleno siglo XXI: la gestin del conocimiento. La gestin del conocimiento se basa
en cuatro pilares fundamentales: las tecnologas, la gestin de la informacin y
las personas. O lo que es lo mismo, infraestructura, infoestructura y cultura de la
informacin, entendida esta ltima como factor multiplicador de las tecnologas
de la informacin. Estos elementos nos permiten agrupar, generar y difundir el
conocimiento de la organizacin, tanto el explcito (datos, documentos, procesos)
como el tcito (ideas, experiencia, formacin). Y para qu? Para evitar las islas
de informacin, para evitar que reinventemos la rueda, para conocer quin
sabe qu y saber dnde encontrar, para potenciar y apoyar la creatividad y la
innovacin.
Gestionar el conocimiento implica gestionar a los conocedores. En una primera
fase, se trabaj con los responsables de los centros implicados en el proyecto.
Posteriormente, se ampli a distintos departamentos de la Administracin,
mediante la realizacin de Auditoras de informacin y formacin para la
utilizacin y explotacin de las posibilidades que SIDRA ofrece en el puesto de
trabajo.
Otra novedad del SIDRA es la posibilidad de hacer usos de la herramienta de forma
reservada, permitiendo el tratamiento de la informacin con mximos niveles de
seguridad y la explotacin conjunta de la informacin pblica y restringida por los
grupos de usuarios que se determinen. Esta posibilidad se ofrece como ideal para el
trabajo de los Gabinetes (actas de reuniones, elaboracin de informes, versionado
de los mismos, etc) y resuelve los problemas de organizacin documental de
63
determinados servicios que generan de forma continua documentos especficos

y, carentes de sistema de organizacin, pueden adaptar el modelo de datos a sus
necesidades.
El SIDRA se articula en tres niveles::
Gestin documental restringida/ Gabinetes, directivos
Actas e informes, proyectos, noticias de prensa, notas de prensa,
intervenciones parlamentarias
Dossieres (temticos, cronolgicos, de prensa)
Gestin documental especfica/ Gestores, colectivos
Catlogos de salud (Servicio Sanitario de atencin Ciudadana)
Sentencias (Servicios Jurdicos)
Difusin Selectiva (Relaciones exteriores y Asuntos europeos)
Convocatorias (Red Asturiana de Informacin Juvenil)
Materiales de formacin (IAAP Adolfo Posada)
Gestin documental bsica/ Centros de documentacin, Bibliotecas
especializadas
Monografas
Publicaciones seriadas
Informes, proyectos y dictmenes
Normas y patentes
Artculos de revista y noticias de prensa
Recursos electrnicos
Materiales grficos y audiovisuales
u EL REPOSITORIO INSTITUCIONAL DEL PRINCIPADO DE ASTURIAS (RIA

y buscaRIA)
El movimiento internacional conocido como Open Access Initiative (OAI) o
Iniciativa para el Acceso Abierto, ha intentado promover durante los ltimos aos
el acceso libre y sin restricciones a la literatura cientfica y acadmica, favoreciendo
el aumento del impacto del trabajo desarrollado por los investigadores y las
instituciones cientficas, y contribuyendo a la reforma del sistema de comunicacin
cientfica tradicional. Este movimiento tiene como finalidad la interoperabilidad o
64
compatibilidad entre archivos, la preservacin a largo plazo y el acceso universal

a la informacin.
Podemos definir el Acceso Abierto como la disponibilidad de un determinado
contenido de forma gratuita y pblica en la red, permitiendo la lectura, la descarga,
copia, distribucin, impresin, bsqueda o enlace de los textos completos,
sin barreras econmicas, legales o tcnicas. La nica condicin es mantener la
integridad de los textos y el reconocimiento de la autora al ser citados.
La iniciativa de Budapest para el Acceso Abierto del ao 2001, intent acelerar el
progreso del esfuerzo internacional para hacer que los artculos de investigacin
en todas las reas acadmicas estuvieran disponibles de forma gratuita en la
Internet. La declaracin surgida de la esta reunin, recomienda dos estrategias
para promover el acceso abierto al conocimiento cientfico, generalmente se
consideran dos vas paralelas y no antagnicas: la publicacin en revistas de acceso
abierto o ruta dorada, donde los artculos quedan disponibles sin restricciones
desde su publicacin, y el autoarchivo o ruta verde por parte de los autores de
sus trabajos de investigacin en repositorios institucionales de libre acceso.
En esta segunda va se inscribe la iniciativa del Repositorio Institucional del
Principado de Asturias (RIA), impulsado por la Consejera de Administraciones
Pblicas y Portavoz del Gobierno, con el que se pretende contribuir al desarrollo
del movimiento por el acceso abierto a travs del autoarchivo y situar a la
Comunidad Autnoma en el mapa de los recursos de acceso abierto a la literatura
cientfica y acadmica. El RIA tiene como finalidad recoger los contenidos digitales
generados por la actividad investigadora de la organizacin, y facilitar la gestin y
difusin de dichos contenidos incluyendo su preservacin, organizacin, acceso
y distribucin.
Adems de la creacin del repositorio mediante norma legislativa, es preciso
adoptar algunas medidas concretas que fomenten la utilizacin del mismo, y
faciliten el acceso a la informacin cientfica, su difusin y su preservacin en todos
aquellos mbitos en los que se empleen recursos pblicos. Por ello se adopt en
Consejo de Gobierno un acuerdo para que En las bases de ayudas y subvenciones
financiadas con fondos pblicos, otorgadas o gestionadas por la Administracin
del Principado de Asturias y cuyo objeto sea fomentar la investigacin, se incluir
una clusula por la cual la persona beneficiaria se compromete a depositar
mediante su autoarchivo los resultados de la investigacin en el Repositorio
Institucional del Principado de Asturias (RIA), con el fin de permitir la difusin de
65
la obra entre la comunidad cientfica con fines de estudio e investigacin. En el

caso de que los trabajos sean objeto de publicacin, el Gobierno del Principado
de Asturias respetar, siempre que sea necesario, un perodo de embargo no
superior a los 6 meses antes de proceder a su divulgacin a travs del Repositorio
Institucional del Principado de Asturias (RIA).
Lo que afecta tambin a los pliegos de contratacin o en su caso en los contratos
que formalice el Principado de Asturias que tengan por objeto la realizacin de
obra o servicio se incluir una clusula por la cual el contratista se compromete a
depositar mediante su autoarchivo los documentos resultantes de dicha actividad
siempre que se ajusten a la poltica de contenidos del Repositorio Institucional del
Principado de Asturias (RIA).
Cabe aadir que la tan esperada y pendiente Ley de Ciencia y Tecnologa
contempla en su articulado la creacin de repositorios institucionales de las
administraciones, siendo Asturias pionera en este sentido, pues el resto de los
existentes estn vinculados a la Universidad o instituciones cientficas.
u LA MEMORIA DIGITAL DE ASTURIAS

Memoria Digital de Asturias es un espacio web de referencia para la ciudadana
asturiana y todas aquellas personas interesadas en la Comunidad Autnoma.
Su principal finalidad es recoger contenidos digitales relacionados con nuestra
Comunidad, favoreciendo su preservacin, organizacin y acceso.
Para este proyecto se plantearon cuatro retos fundamentales:

66
Fomentar la Sociedad de la Informacin a partir de la creacin de un

portal web que permita a los ciudadanos intercambiar sus imgenes y
documentos relacionados con Asturias y los asturianos.
Promover su participacin activa en la Red, gracias a la simplicidad y
facilidad de uso de la herramienta.
Despertar el inters por el uso de las Tecnologas de la Informacin y la
Comunicacin especialmente entre aquellos colectivos ms afectados
por la brecha digital.
Impulsar la imagen del Principado de Asturias en Internet, a travs de
contenidos y aportaciones realizadas por los ciudadanos. De este modo,
las personas interesadas en nuestra Comunidad Autnoma, adems de

acceder a esta informacin a partir de los canales tradicionales como por
ejemplo portales de turismo, podrn tener acceso a otros contenidos
proporcionados directamente por la ciudadana asturiana.
A partir de estos retos se definieron los objetivos especficos del proyecto
Memoria Digital de Asturias:
1. Crear un espacio web especfico orientado a la participacin de la
ciudadana asturiana que permita la gestin, publicacin y visualizacin
web de sus archivos digitales.
2. Ofrecer un repositorio para los contenidos digitales existentes en el
Principado de Asturias y que estn en poder de su ciudadana.
3. Favorecer las relaciones intergeneracionales que permitan compartir
informacin en un doble sentido: por un lado, los mayores transmiten a
las jvenes generaciones sus vivencias, conocimientos y las tradiciones
orales, y por otro lado los jvenes asumen la faceta de acercar a los
mayores a la Sociedad de la Informacin.
4. Promover la participacin. Este es el objetivo global del proyecto.
5. Ampliar la informacin que la ciudadana asturiana u otras personas
tienen sobre la Comunidad Autnoma del Principado de Asturias,
mejorando as el conocimiento sobre su historia, tradiciones, pueblos y
ciudades etc.
6. Motivar a los ciudadanos en la participacin en la Sociedad de la
informacin mediante el uso de las nuevas tecnologas aumentando as
la confianza en el uso de las TIC.
7. Dar visibilidad a los recursos documentales privados que los ciudadanos
aportan voluntariamente, ya que de otra forma no estaran accesibles.
El Proyecto Memoria Digital se enmarca dentro del conocido como Universo 2.0
y como tal, parte de la misma filosofa que cualquier otra herramienta web 2.0,
entre otras cosas en lo referente a la participacin ciudadana, que en este caso se
basa en:

Su carcter pblico, ya que cualquiera puede entrar a formar parte de

la comunidad de forma muy sencilla e intuitiva. En el caso concreto
de la Memoria Digital, tan slo es necesario disponer de una conexin
a Internet, una direccin de correo electrnico vlida y de archivos en
formato digital.
67
La creacin de una obra colectiva, ya que el resultado final es una especie

de obra colectiva a la que han contribuido los mismos ciudadanos, y de la
que a su vez todos se benefician.
El portal se ha desarrollado utilizando la herramienta de gestin de contenidos

VIGNETTE. Se opt por esta herramienta ya que es la misma que soporta el portal
corporativo de la Administracin del Principado de Asturias (www.asturias.es).Se
desarroll un nuevo sitio web independiente basado en la misma arquitectura y
diseo grfico que el portal institucional
u SISTEMA DE GESTIN E INFORMACIN DE ARCHIVOS (SIGIA)

La seccin de Archivos Administrativos es la nica no visible a travs de Internet,
excepto en el apartado Carpeta Ciudadana, actualmente en desarrollo. Dado
que no puede ser consultada en la red y estimado su inters en este foro, ser el
sistema presentado con ms desarrollo.
En el ao 1996 se publica el Decreto que regula la organizacin y funcionamiento
del Sistema de archivos administrativos del Principado de Asturias, en virtud del cual
dicho sistema est integrado por los archivos de gestin u oficina, los centrales de
las respectivas Consejeras, Organismos Autnomos o Entes Pblicos, en su caso,
y el Archivo General que funcionar como Central e Intermedio. Se articulaba as
un sistema de gestin de archivos con el fin de asegurar una administracin eficaz
de los documentos producidos y recibidos por la Administracin del Principado
de Asturias, hacer efectivo el derecho de acceso de la ciudadana a los archivos
pblicos, y asegurar la conservacin del patrimonio documental.
Para ello se establecen una serie de procesos dentro del sistema de archivos
administrativos con el fin de actuar uniformemente sobre un conjunto de fondos
de documentos de procedencia diversa, cuyas competencias de administracin
y gestin correspondan a la Administracin de la Comunidad Autnoma
del Principado de Asturias, y que estaban configurados por los documentos
procedentes de los entes extinguidos con la creacin de la Comunidad Autnoma
en 1982 (Diputacin Provincial de Oviedo (1833-1978) y Consejo Regional de
Asturias (1978-1982); por la documentacin recibida durante el proceso de
transferencias de funciones y servicios desde la Administracin General del
Estado, y por los documentos producidos y recibidos por la Administracin del
Principado de Asturias en el ejercicio de sus funciones.
68
Paralelamente y como infraestructura tecnolgica de apoyo a la gestin

archivstica se implanta en el ao 1996 un sistema informtico, con funcionalidades
desarrolladas a medida, para dar respuesta a las tareas de transferencias (carga
de datos, elaboracin de las Relaciones de entrega, etc.), prstamos, consultas,
eliminacin, estadsticas, administracin de las estructuras orgnicas y
administracin de ficheros auxiliares (tipos de documentos, funciones, etc.). En el
2003 ha entrado en produccin una nueva versin.
SIGIA ha sido concebido como un sistema integral de carcter corporativo que,
con soporte en un nica herramienta, aborda el tratamiento, la recuperacin, la
distribucin y, en su caso, el prstamo de todo tipo de documentos administrativos
que evidencien acciones, funciones, derechos y obligaciones en el ejercicio de
potestades propias del Gobierno del Principado de Asturias y de las personas
fsicas y jurdicas que se relacionan con su estructura administrativa. Por tanto,
podemos entenderlo como una red dinmica de gestin de documentos
administrativos generados desde los sistemas de produccin administrativa, que
facilita la racionalizacin de recursos, la gestin de la informacin para la toma de
decisiones y la cooperacin con dos objetos fundamentales:
1. Prestar servicios de carcter externo a la ciudadana, facilitando el acceso a los
documentos custodiados por la Administracin directa e institucional del
Principado de Asturias, desde el inters particular o general (antecedentes
de documentos de personas fsicas o jurdicas y fuente de informacin
para la investigacin)
2. Dar soporte a la propia organizacin del Principado de Asturias en su
gestin de documentos administrativos mediante funcionalidades de
transferencia de documentos, consulta, prstamos, seleccin y eliminacin
de documentos.
Su cometido es ser el soporte corporativo para la transferencia, gestin,
administracin, custodia, y comunicacin de informacin, documentos y
expedientes administrativos transferidos al sistema de archivos administrativos
de la Administracin del Principado de Asturias, permitiendo adems realizar
adecuadamente la seleccin de documentos, soportando la creacin de contenidos
descriptivos normalizados y permitiendo incorporar el resultado al sistema general
de informacin de la Administracin del Principado de Asturias y por tanto al
sistema general de gestin de conocimiento de la organizacin segn lo previsto
en la ley 30/92, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones
Pblicas y el Procedimiento Administrativo Comn.
69
Los servicios de carcter externo se realizan a travs del Servicio de Atencin

Ciudadana o presencial, mientras que los internos lo hacen por medio de la
Intranet corporativa o en modo cliente/servidor. Los ms destacados son:

Obtencin de copias y certificados.

Obtencin la imagen del documento fsico.
Certificados de documentos que sirven antecedentes
Localizacin de cualquier documento en modo autoservicio o a travs de
asistencia personal.
Disponibilidad inmediata para consulta y/o prstamo.
Transferencia de documentos.
Control restringido de acceso a documentos.
Digitalizacin.
Obtencin de la imagen del documento fsico.
Custodia.
Consultas fsicas, Web.
Seleccin y eliminacin de documentos.
Resumen de servicios.
Principales caractersticas
a) Gestin de fondos de documentos
Gestin y descripcin de fondos y clasificadores de fondos
Gestin, descripcin e identificacin de series
Valoraciones y eliminaciones sobre una serie
Gestin y descripcin de listas descriptoras
Documentos anexados a entidades de informacin y descriptores
b) Transferencias
Carga automtica de datos desde el sistema tramitador
Reserva de espacio para relaciones de entrega
c) Gestin de depsito
Gestin automtica de disponibilidad y reserva de espacio
Reubicacin automtica de elementos
Optimizacin automtica de ocupacin de espacios
Seguimiento de ocupacin por ubicacin / depsito / mdulo
d) Gestin de usuarios y control de acceso
Gestin de usuarios, grupos, rganos, perfiles y permisos
Gestin de listas de acceso para Fondos de documentos
Integracin configurable con sistemas externos existentes
70
Autenticacin contra sistema externo

Obtencin de datos de terceros, organizacin y geogrficos
Conexin con sistema tramitador y catlogo de procedimientos
e) Prstamos y consultas
Solicitud Web accesible por Intranet
Comprobacin automtica de disponibilidad
Control de plazos, prrrogas y reclamaciones
f) Administracin
Trazas de auditora configurables
Gestin de tablas maestras
Actualmente la Administracin del Principado de Asturias dispone de distintos
repositorios de documentacin electrnica gestionados de forma heterognea. Y
que en algunos casos carecen de las funcionalidades de gestin necesarias para
un bsico control y custodia de la documentacin electrnica. Los repositorios
actualmente existentes son:
R1: repositorio de documentacin aportada mediante canal telemtico.
R2: repositorio de documentacin administrativa firmada en procesos
internos.
R3: repositorio de notificaciones telemticas.
El sistema ser suficientemente abierto para incorporar otros repositorios
de documentos mediante la creacin y definicin de interfaces de conexin
genricos.
u LA CARPETA CIUDADANA
Los archivos en su constante adaptacin a los requerimientos que, tanto las
propias organizaciones como los ciudadanos les exigen, deben aportar nuevos
servicios que faciliten a estos usuarios obtener servicios de valor aadido y de
calidad. Cuando una empresa privada no cumple con las expectativas que sus
clientes haban puesto en ella, se produce un rechazo que puede producir incluso
su quiebra. En cambio, el panorama cambia sustancialmente cuando hablamos de
las Administraciones Pblicas. En este caso esa falta de adaptacin a los cambios
sociales, econmicos, culturales, etc. se vern reflejados en una merma en la
calidad de los servicios, y sern sus administrados quienes sufran esa ausencia
71
de ambicin de las Administraciones Pblicas para incorporar a sus cartas de

servicios, aquellas prestaciones que agilicen, optimicen, amplen y simplifiquen la
relacin que mantienen con sus usuarios.
Desde SIGIA, conscientes de ese compromiso que la Administracin del Principado
de Asturias tiene con los ciudadanos, se ha puesto en marcha un ambicioso
proyecto con el que quiere adelantarse a las necesidades de los usuarios, a travs
de la explotacin de los recursos de informacin soportados en documentos de
la Administracin, al tiempo que cumple lo establecido en el artculo 35 apartado
f ) de la Ley 30/92 del Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del
Procedimiento Administrativo Comn que otorga el derecho a los ciudadanos de:
no presentar documentos no exigidos por las normas aplicables al procedimiento de
que se trate, o que ya se encuentren en poder de la Administracin actuante.
La carpeta ciudadana se concibe como un repositorio electrnico centralizado que
contiene para cada persona fsica o jurdica concreta el conjunto de documentos
que reiteradamente le son solicitados por la Administracin del Principado de
Asturias en los procesos de tramitacin administrativa, as como los documentos
que sirven de antecedentes y que estn custodiados en el Sistema de Gestin e
Informacin de Archivos.
Este repositorio tiene como principales objetivos primero, mitigar los
requerimientos de documentacin en las solicitudes de servicio (vinculadas
a inicio de trmites administrativos) por parte de un ciudadano, que se realiza
mediante entrega de la solicitud (y documentacin anexa) en una oficina de
registro presencial o por el registro telemtico del Principado de Asturias y
segundo, posibilitar a los ciudadanos una va de acceso nica, segura y gil a
toda la historia de las personas fsicas o jurdicas que as lo deseen. Con ello se
pretende conseguir un mecanismo que garantice la calidad y la transparencia de
la actuacin administrativa hacia el ciudadano, enmarcada sta en un decidido
proceso de capacitacin administrativa que obliga a la Administracin al desarrollo
de las siguientes lneas estratgicas:

72
Incrementar la calidad de los servicios pblicos

Mejorar la produccin administrativa
Consolidar una oferta atractiva y completa de servicios pblicos que se
incorpore plenamente a los canales de atencin al ciudadano
Mejorar la infraestructura tecnolgica de la organizacin
Adecuar el marco jurdico a los cambios organizativos y procedimentales
que resulten
En este contexto, la carpeta ciudadana se disea como un mdulo comn

dentro de los sistemas de informacin de la Administracin del Principado de
Asturias e interacta con varios sistemas en los dos entornos fundamentales de la
administracin electrnica: front-office y back-office.
La carpeta ciudadana consta de 10 procesos bsicos que implementan toda su
funcionalidad:
1. Identificacin de documentos. Siempre en canal presencial, la primera
actividad es el identificar aquellos documentos que habiendo sido
presentados por registro de entrada deben de incorporarse a una actividad
de captura para su incorporacin al dossier.
2. Proceso de captura (ALTA). Siempre en canal presencial. El alta de un
nuevo documento se realizar mediante un mdulo de digitalizacin que
incorporar el sistema. Una vez digitalizado el documento se almacena
en el Sistema de Gestin de Documentos que alberga el repositorio
electrnico de la carpeta ciudadana.
3. Proceso de Validacin. Los documentos segn se digitalizan se establecen
en estado pendiente de conformidad. Es el departamento responsable
de la validacin y descripcin de documentos (Servicio de Archivos
Administrativos) quien da la conformidad, establece la vigencia y habilita
de esta forma el acceso posterior al documento por parte tanto de
ciudadanos como de usuarios internos.
4. Consulta de la carpeta por parte de un ciudadano. Por canal telemtico
(assturias.es). Un ciudadano, autenticado con su certificado electrnico
podr visualizar en el Portal el conjunto de documentos que conforman su
carpeta ciudadana, disponiendo as mismo de la posibilidad de visualizar e
imprimir cualquiera de los documentos que lo componen. Opcionalmente
se admite la autenticacin con clave del Servicio de Atencin Ciudadana,
lo que habilitar exclusivamente a la consulta de la lista de documentos
de la carpeta, no a su contenido.
5. Integracin de la carpeta ciudadana en proceso telemtico de presentacin
de solicitudes. Los procesos telemticos que requieran que el ciudadano
presente documentacin administrativa, debern disponer de una
integracin con la carpeta ciudadana de forma que el servicio telemtico
no obligue a la presentacin de aquellos documentos ya existentes en la
73
carpeta; o bien la alimenten para aquellos documentos que estando

tipificados como pertenecientes a la carpeta, no estn incorporados a
la misma.
6. Consulta de la carpeta por parte de rganos internos de gestin. Un
usuario interno de la Administracin del Principado de Asturias podr
consultar la carpeta ciudadana con ciertas restricciones explicadas en
apartados posteriores. Para ello el dossier presenta un conjunto de
servicios Web que permitir la integracin de la consulta del mismo
dentro del back-office.
7. Administracin del repositorio. Mediante una aplicacin de
administracin, los usuarios responsables de la gestin del repositorio
podrn hacer diversas operaciones de mantenimiento.
8. Paso a histrico y borrado de documentos del dossier. Los
documentos cuya vigencia finalice se marcarn como histricos, se
eliminarn aquellos que no estn referenciados a ningn expediente
administrativo.
9. Proceso de eliminacin de expedientes con documentos del dossier. La
eliminacin de expedientes en el Sistema de Gestin e Informacin
de Archivo (SIGIA) supone la eliminacin de las referencias a los
expedientes eliminados en el dossier.
10. Acceso a los antecedentes de personas fsicas y/o jurdicas. Por medio
de proceso de comparacin de cdigos la carpeta mostrar en pantalla
los documentos que contengan el nmero de identificacin validado
contra la base de datos de terceros.
El acceso a la carpeta ciudadana por parte de particulares se realizar mediante
certificado digital reconocido por la Administracin del Principado de Asturias.
Una vez identificado por el sistema, el usuario dispondr en pantalla de
todos aquellos documentos bsicos que haya presentado con anterioridad
en la Administracin y todos sus antecedentes, entendiendo como tales los
expedientes tramitados por la Administracin del Principado de Asturias y
que, una vez finalizada su tramitacin y sobre los que pesa resolucin firme,
hayan sido transferidos al archivo.
74
u NORMAS INTERNACIONALES
En la evolucin tecnolgica de SIGIA se han seguido las pautas establecidas por
las normas internacionales
1. Modelo de requisitos para la gestin de documentos electrnicos de
archivo: Especificacin MoReq
2. ISO 15489-1 e ISO/TR 15489-2
3. ISAD (G) e ISAAR (CPF)
u IDENTIFICACIN, VALORACIN Y SELECCIN DE DOCUMENTOS

Para preparar los instrumentos de trabajo a presentar a la Comisin, desde SIGIA
se constituye el rea de Identificacin y Valoracin de documentos con la finalidad
de tratar individualmente las series con un mtodo preestablecido, que es:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
Definicin de la serie y relacin con procedimientos administrativos.

Seguimiento de trmites de la serie.
Anlisis de la normativa reguladora desde que cronolgicamente se inicia
la serie hasta la actualidad.
Estudio de series con contenido de informacin relacionada.
Control fsico y anlisis de la documentacin.
Estudio comparativo del tratamiento de la serie en otras Administraciones
y Comunidades Autnomas.
Entrevista con el/la Jefe/a del Servicio productor de los documentos para
completar informacin y determinar el valor administrativo de la serie.
Recopilacin en un dossier de todos los datos utilizados en el estudio de
cada serie.
Registro de estudios.
Carga de datos en la aplicacin corporativa, segn ficha normalizada.
Elaboracin de las propuestas de modificacin parcial del Cuadro General
de Clasificacin de Documentos Administrativos y sobre valoracin
y plazos de conservacin/eliminacin de series del mismo, para ser
sometidas a la Comisin de Calificacin y Valoracin.
Registro de propuesta presentadas.
Tramitacin y distribucin a los miembros de la Comisin de propuestas.
Preparacin de los dictmenes a suscribir en la sesin de la Comisin.
75
15. Redaccin de las actas de la Comisin.

16. Elaboracin y tramitacin de las resoluciones con los dictmenes de la
Comisin para su publicacin en el BOPA.
17. Una vez publicada la Resolucin se procede a la notificacin para la
reclasificacin de documentos y de altas y bajas de series en el Cuadro
General de Clasificacin de Documentos Administrativos, as como a
la redaccin de actas de eliminacin de documentos para ejecutar la
destruccin fsica de la documentacin, cuando proceda.
18. Actualizacin de datos con resultados finales en SIGIA.
Los procesos de Identificacin, valoracin y seleccin de documentos constituyen
uno de los principios bsicos de la praxis archivstica, y como tal figura como
una de las prioridades de la poltica estratgica en el Sistema archivstico de la
Administracin del Principado de Asturias.
Esta actuacin tcnica no puede considerarse una mera accin de eliminacin
de documentos, aunque sea sta una de las fases del proceso, sino que tiene
otras implicaciones que la hacen sustancialmente estratgica. Conscientes de
ello, desde SIGIA se ha desarrollado un mdulo de gestin especfico para la
Identificacin, valoracin y seleccin de documentos en el que se han incluido
nuevas funcionalidades, con la automatizacin e integracin de los procesos
ms sensibles. As, por ejemplo, a travs de la integracin con el Catlogo de
procedimientos administrativos del Principado de Asturias, integrado a su vez con
el Catlogo de Servicios y Trmites se consigue la incorporacin de datos nicos
y veraces que aseguran la solidez del sistema y la oportunidad de las decisiones
tomadas en torno a las series de documentos.
Jefa del Servicio de Publicaciones, Archivos Administrativos y Documentacin. Direccin General de

Modernizacin, Telecomunicaciones y Sociedad de la Informacin.
Consejera de Administraciones Pblicas y Portavoz del Gobierno.
pilar.sanchezvicente@asturias.org
76
COMPARTIENDO LA CARGA:
Estndares de metadatos y descripcin archivstica
Por. John Roberts
Archivos New Zeland
Breve resea del compromiso de archivo con el mundo de los metadatos en

los ltimos 15 aos

Los metadatos son, y siempre lo han sido, el centro de nuestro trabajo
como archivistas y gestores de informacin. La informacin sobre los recursos
de informacin a nuestro cuidado es una parte necesaria de cualquier rgimen
de gestin. Por supuesto, esta es una lectura muy amplia de los metadatos, pero
particularmente durante los ltimos 15 aos, el trmino ha sido eliminado de
la carga exclusiva del mundo de la tecnologa de la informacin y se utiliza con
ms frecuencia y comprensin por parte de los archivistas y otros profesionales
en el registro de datos, el trmino archivo ha sido adoptado y utilizado por los
tecnlogos.
A principios de los 90s, como el compromiso del archivo con las cuestiones de
mantenimiento de registros digitales* cobr impulso, se produjo un incremento
de la discusin sobre la idea de los metadatos, luego, un nuevo trmino para el
discurso del archivo. Ya en 1993 David Wallace lleg a la conclusin de que un
enfoque de sistemas de metadatos para la gestin de registros electrnicos se
convertir en la estrategia bsica para los archivistas que deben administrar estos
sistemas. David Bearman y sus colegas en la Universidad de Pittsburgh estaban
* El trmino registro se entender a lo largo de este texto como documento de archivo
77
hablando de los registros como objetos encapsulados de metadatos. Desde hace

mucho tiempo, aunque en gran medida sin sentido, hablar de los registros como
poseedores de contenido, contexto y estructura estaba siendo reformulado en
trminos de modelado de datos.
Un aspecto del trabajo emergente con los metadatos - el debate sobre el
papel de los metadatos en la descripcin archivstica - ha estado activo a lo
largo de este perodo. Los ttulos de tres artculos decisivos en Archivaria 39
definen esencialmente este debate: En la actualidad: los metadatos como una
descripcin de archivo, Estrategias de metadatos y descripcin archivstica:
Comparar manzanas con naranjas, y Los metadatos reemplazarn la descripcin
archivstica? Un Comentario. Las perspectivas contenidas en estos ttulos, sugieren
que los enfoques basados en los metadatos sustituirn a la descripcin tradicional
de archivo o, alternativamente, que los metadatos y la descripcin archivstica
son fundamentalmente distintos en sus fines, permanece vigente. Como Wendy
Duff lo resalta en su apartado, los dos puntos de vista no son tan distantes como
pueden parecer. Quince aos despus podemos ver que la prctica de archivo
descriptivo se ha mejorado por el contacto con los enfoques de los metadatos,
y seguir siendo influenciada de esta manera. Igualmente, los resultados de la
descripcin y la prctica archivstica informan sobre el desarrollo de esquemas de
metadatos y marcos comunes.
15 aos pueden parecer poco tiempo, especialmente para los archivistas, cuyos
horizontes de planificacin se extienden en los siglos. Pero en el contexto de la
tecnologa de la informacin este es un periodo de tiempo muy largo. Mucho ha
cambiado en ese tiempo.
En 1993 menos de la mitad del uno por ciento del trfico de Internet se utiliz
para las pginas web - pero haba nicamente alrededor de 130 sitios integrando
esa Web. Un ao ms tarde haba 2.700 sitios, pero la Red sigue siendo una
curiosidad.45 El navegador Netscape que ayud a popularizar la Web no se public
hasta 1994, y Google, la Web empresarial por excelencia, no se form hasta 1998.
El primer borrador de la especificacin XML surgi a finales de 199646. Estas son
algunas fechas que nos recuerdan cmo gran parte del entorno de tecnologa
que ahora damos por sentado es muy reciente.
45 Randall Stross, Planet Google, 2008. p24
46 <http://www.w3.org/XML/hist2002>
78
Tambin dentro de la comunidad archivstica se han producido avances

importantes en este perodo. La primera norma nacional para la organizacin
de registros, el AS4390 de Australia, data de 1996. La norma internacional que
se fundamenta en esta experiencia, ISO 15489, no se emiti hasta el 2001. Los
principales informes y proyectos para explorar temas de la preservacin digital
tambin nos han llevado adelante dramticamente durante una dcada y media:
InterPARES (iniciado en 1999), la Universidad de Monash Normas de registros de
metadatos proyecto (1998-99) y su sucesor, el Proyecto Inteligente de registros
de metadatos, el Grupo de Bibliotecas de Investigacin Conservacin de la
Informacin Digital (1996) y posteriormente repositorios digitales de confianza
(2002) son ejemplos de las investigaciones ms importantes y el trabajo
conceptual producido.
El modelo de referencia Open Archival Information System (OAIS) (Sistema
abierto de informacin archivstica), que ahora ofrece un marco comn para la
discusin de archivo digital y los modelos de conservacin a travs de fronteras
profesionales y nacionales, se public en el 2002.
Estos avances no son todos iniciativas explicitas de metadatos, pero sirven para
mostrar cmo el medio ambiente ha evolucionado en un plazo relativamente
corto. Es oportuno, tal vez para hacer un balance de dnde estamos ahora, y ms
importante an, tener en cuenta el camino a seguir para el uso de archivos de las
estrategias de metadatos.
Los metadatos se presentan de formas muy diversas, para servir a muchos
propsitos diferentes. Este documento no intentar no puede- cubrirlos
todos. A pesar de esta diversidad, es significativo hablar de una comunidad
de metadatos y un conjunto de prcticas y normas todava en desarrollo, en
torno al uso y gestin de los mismos. Es muy importante que los archivistas se
involucren en esta comunidad para la continuidad de la relevancia y la eficacia de
nuestros programas existentes tanto para medios fsicos, y an ms para nuestras
estrategias en el manejo de archivos digitales. En este artculo, me centrar en la
relacin de los metadatos con la descripcin archivstica y en particular intento
explorar el papel de los metadatos en la descripcin de los archivos electrnicos.
Despus de un breve estudio de los tres principales estndares de metadatos, voy
a ofrecer algunas sugerencias en cuanto a las posibilidades de las estrategias de
metadatos para la gestin de archivos y lo que la comunidad archivstica tiene
que hacer para darse cuenta de esas oportunidades.
79
u LA DESCRIPCIN ARCHIVSTICA DE LOS DOCUMENTOS DIGITALES

PODRA SER DIFERENTE
El desarrollo de la normalizacin de metadatos ha sido en cierta medida un
intento multidisciplinar, que funciona ligado a varias tradiciones descriptivas:
Museologa: pone nfasis en el objeto (las piezas de coleccin tienden
a ser tanto individualmente significativas como valiosas), y sobre la
procedencia documentar el paso del objeto a travs del tiempo.
Bibliotecologa: hace nfasis en el acceso y el descubrimiento
Tecnologa de la informacin: enfatiza en la capacidad de las mquinas
para procesar y la interoperabilidad
Archivos: hace nfasis en el contexto de la creacin y en la documentacin
de las agregaciones de los recursos y sus interrelaciones.
Cada una de estas tradiciones trae algo de valor a la mezcla, y este artculo
sugiere que la descripcin archivstica tiene que aprender de otras disciplinas
para funcionar eficazmente en el respeto de los registros electrnicos y para
reconocer el potencial que ofrece el uso de estndares de metadatos. Por ejemplo,
la descripcin de archivos est tambin relacionada de manera importante, con
las cuestiones de interoperabilidad. La descripcin contextual hace explcito
los aspectos de un contexto de registros que pueden estar implcitos cuando
el registro se encuentra en su configuracin original. Los archivistas garantizan
que los registros puedan ser interpretados en el tiempo y cuando se sacan de su
contexto de creacin y se unen a un rgimen que privilegia la preservacin y el
uso por parte de terceros, sobre las razones originales para el mantenimiento
del registro. La descripcin archivstica vista de esta manera, permite la
interoperabilidad entre los registros de decisiones y los regmenes de archivo.
Antes de examinar cualquier norma o mtodo de metadatos especfico, hay
que hacerse una pregunta fundamental: es la descripcin de los archivos
electrnicos diferente de las formas en que se utilizan otros registros? En
general, la prctica archivstica ha aspirado a la neutralidad de la tecnologa en qu medida puede esa posicin ser mantenida en la actualidad? Est claro
que no debemos apresurarnos a abandonar las prcticas existentes. Las mismas
80
preocupaciones en torno a la autenticidad, el contexto de negocios y las interrelaciones entre los registros que han motivado nuestras prcticas para los
medios anlogos, siguen siendo importantes para los archivos digitales. Del
mismo modo, para las colecciones de archivos futuros sern hbridos medios
de comunicacin, que contienen materiales digitales y anlogos relacionados
con los mismos problemas y documentando las mismas actividades. Nuestros
usuarios esperan sistemas descriptivos integrados a travs de nuestros bienes,
y debemos cumplir con ese requisito. Sin embargo, hay una serie de factores
que sugieren que la descripcin de los registros digitales es, o debera ser,
diferente:
1. Los archivos necesitan diferentes herramientas para su uso. Debido
a que los registros electrnicos son intrnsecamente dependientes
de las herramientas tecnolgicas con que se usan, es fundamental
que nuestras prcticas descriptivas lo reconozcan. La preservacin y
la descripcin se entrelazan para el material digital donde se pueden
mantener diferentes para los registros anlogos.
2. Las oportunidades surgen del hecho de que el contenido de los registros
es digital, es decir, hay una difuminacin de la lnea entre el contenido y
la descripcin. Las mismas tcnicas que permiten una interaccin con
las descripciones digitales se pueden aplicar a los mismos registros.
3. Las oportunidades surgen para re-utilizar la descripcin creada y
ocasionalmente capturada, en forma de metadatos, durante el uso
activo de la empresa del registro.
4. Debido a que los registros digitales son virtuales, las cuestiones de
ordenacin y ms generalmente de la secuencia, son diferentes.
Esto puede afectar la manera en que identificamos series y otras
agregaciones de los registros electrnicos.
No es especfico a la naturaleza de estos registros como objetos digitales, sino
tambin una poderosa influencia en la prctica descriptiva, es su existencia
en un entorno donde la conectividad es ubicua. Ahora no slo vivimos en
un mundo digital, sino un mundo en red. Podra decirse que el impacto de la
World Wide Web en la prctica descriptiva es (o ser) mayor que el cambio en
la tecnologa de la elaboracin de registros.
81
En conjunto, estos factores apuntan a una prctica descriptiva donde las fronteras
se difuminan. La descripcin el contenido de registro se mezclan para apoyar
el descubrimiento; elementos descriptivos aadidos por los creadores de los
registros, por mquinas y sistemas de procesamiento de los registros, as como
por archivistas se mezclan para documentar la existencia y autenticidad de los
registros; los lmites institucionales se cubren con una red compartida de recursos
cada vez ms procesados por mquinas. Todo esto se fundamenta en metadatos
basados en estndares, acumulados por el registro a medida que se mueven a
travs de los sistemas y a travs del tiempo.
Veamos un ejemplo sencillo pero familiar: documentos de texto en un sistema
de gestin de documentos. En el cuerpo del documento, entendible mediante
un anlisis detallado (y posiblemente capturado en forma de plantillas), puede
haber mucha ms informacin crtica, nombres, fechas, ttulos, direcciones, que la
que se encuentra frecuentemente en el documento. Los procesos documentales
siempre han capturado detalles contextuales claves de esta manera.
A nivel de archivo, el perfil del documento puede incluir algunos de los mismos,
pero lo ms importante es que aade informacin tcnica sobre el formato de
archivo y, posiblemente, la creacin de aplicaciones.
El EDRMS aade otro perfil, tpicamente colocando el documento en un sistema
de clasificacin de negocio, proporcionando ms derechos de manejo y una
mejor retencin / eliminacin de la informacin.
Las aplicaciones del directorio de la red contienen informacin adicional acerca de
los participantes en la elaboracin del registro y el proceso de mantenimiento. Se
pueden requerir espacios adicionales para organizar archivos y estn vinculados
a travs de los metadatos del sistema. Nuestro caso aparentemente simple pronto
se convierte en complejo. Llevar la persistencia del orden, la interoperabilidad y
ltimamente la persistencia al conjunto, es el trabajo del archivista. Los estndares
de metadatos son, como Wallace lo predijo, la estrategia de la eleccin.
82
Resumen de los estndares claves de metadatos actuales (ISO 23081, Dublin

Core, PREMEI) y su importancia para la descripcin archivstica

La discusin de los estndares de metadatos por s misma podra tomar
todo el tiempo dedicado a este documento sin cubrir todas las reas en detalle.
Los diferentes estndares han surgido de sectores especficos (las comunidades
geoespaciales y educativas estn entre los ejemplos ms visibles) para servir a
propsitos especficos, tales como la preservacin y recuperacin de recursos. La
proliferacin de estndares en el campo es alarmante: en donde ms esfuerzo
se requiere ahora es en lograr que los diferentes estndares se combinen con
eficacia. Satisfacer las necesidades de una organizacin no es simplemente una
cuestin de elegir el estndar adecuado - es poco probable que cualquiera de
los componentes proporcione una respuesta completa - sino de construir una
solucin de metadatos organizacionales.
En sus inicios, un estndar de metadatos era casi universalmente entendido
como un conjunto de elementos: una lista de propiedades definidas por las
cosas que se describan. Los esfuerzos para integrar y cruzar caminos entre
las normas, han puesto de manifiesto mucha ms complejidad. Las normas
existen en muchos niveles, desde las articulaciones de los principios, a travs de
modelos conceptuales para implementaciones detalladas, hasta las prcticas de
codificacin especfica. Todos estos son importantes - el desafo es entender cmo
estos diferentes componentes pueden trabajar juntos para producir un marco de
metadatos completo, lo suficientemente flexible como para satisfacer las diversas
necesidades y lo suficientemente especfico para permitir la implementacin
tcnica.
u ISO 23081
Al provenir del mismo programa de trabajo que emiti la Norma ISO 15489, la
norma internacional sobre gestin de documentos, la ISO 23081 es la norma
internacional para los metadatos de los registros. La primera parte de esta norma,
que trata de los principios, se public en 2006, con algunas partes casi culminadas.
Para bien o para mal, la ISO 23081 no define los elementos de metadatos. No es
un estndar que se puede aplicar de la manera en que usted puede por ejemplo,
utilizar el Dublin Core. Ms bien trata en la primera parte de esbozar los principios
83
y los propsitos generales de la administracin de registros de metadatos y la

posicin de este tipo de metadatos en relacin con los dems. En relacin con la
descripcin archivstica, observa:
Hay una fuerte relacin entre el tipo de metadatos destacados y la descripcin
archivstica. Las instituciones de archivo utilizan metadatos para describir los
registros de archivos a fin de preservar su significado en el tiempo, para colocarlos
en sus contextos administrativos y de gestin de registros y para facilitar su uso
y manejo. ... Las normas de descripcin de archivos existentes ... son [tambin]
relativas a la documentacin de contexto de los negocios y procesos de gestin.47
La segunda parte de la norma explora asuntos conceptuales y de implementacin.
Los beneficios claves son:

Captura y manejo de los registros en los sistemas de negocio.

Interoperabilidad (incluida la interoperabilidad a lo largo del tiempo entre
los sistemas de negocios que crean los registros y sistemas de archivo que
los conservan).
Gestin de riesgos.
Gestin de registros como un aspecto positivo en la organizacin de la
informacin.
Prevenir el acceso no autorizado a los registros.
La sostenibilidad de los sistemas de negocio a travs de cambios
administrativos.
La conservacin de registros digitales a largo plazo.
La incorporacin de los metadatos en los sistemas de archivo.
Las normas resaltan que mucha de la informacin que se necesita para

documentar y describir los registros y su contexto en los sistemas de archivos,
puede ser obtenida de los metadatos en software de aplicacin de registros. Esta
interconexin debe ser lo ms perfecta posible. La captura de metadatos para la
gestin de registros de acuerdo a un esquema estandarizado har este proceso
ms fcil de implementar.
Para los archivistas, el significado principal de la norma ISO 23081 se ver en
el aumento de la calidad y la normalizacin de metadatos asociados con los
registros, permitiendo la reutilizacin en los sistemas de archivo.
47 ISO/TS 23081-1:2004(E) p5.
84
u DUBLIN CORE
La Iniciativa de Metadatos Dublin Core (DCMI) comenz en 1995 con la visin
de ofrecer un catlogo de fichas para la Web. Ms conocido por el Conjunto de
elementos para el ncleo 15 de Metadatos Dublin Core, formalizado como ISO
15836:2003, DCMI es una de las iniciativas de metadatos ms amplias y de ms
alto perfil, a nivel mundial. Inicialmente se esperaba que los metadatos Dublin
Core, se utilizaran para proporcionar la descripcin de recursos web, pero a lo
largo de su vida han evolucionado para proporcionar un marco simple y flexible
para los metadatos. La declaracin actual de la misin es la de establecer normas
simples para facilitar la bsqueda, intercambio y gestin de la informacin.
DCMI pretende ser una iniciativa de varios dominios, aunque en el mundo
archivstico a menudo se percibe un dominio por parte de la comunidad de
bibliotecas digitales. Del mismo modo, Dublin Core a menudo ha sido criticada por
ser inadecuada en el campo de la conservacin de registros. Un estudio realizado
en 2004 lleg a la conclusin que el anlisis de Dublin Core revela importantes
limitaciones en cuanto a su aplicabilidad para el registro de metadatos 48. Un
juicio como ste puede ser difcil de evaluar: Que entiende Dublin Core con esta
afirmacin? Se ha establecido realmente el problema? Es cierto que los elementos
gestionados por DCMI por s solos no son suficientes para brindar una solucin
completa para el registro de los metadatos. No es apropiado criticar a Dublin Core
por fallar en la entrega de algo que ni intenta ni proclama proporcionar.
Sin embargo, existe el riesgo de que Dublin Core simple (los 15 elementos
bsicos) pueda ser mal interpretada, y se espera que entregue ms de lo que
puede. Como seala una gua reciente dirigida a organismos del sector cultural en
Nueva Zelanda: Debido a que el estndar Dublin Core no ha sido diseado para
otros usos [ms all de la recuperacin de recursos], tiene limitaciones y no se debe
aplicar en cada situacin. Por ejemplo, no es fcil de almacenar la informacin
sobre manejo de coleccin, datos detallados sobre la gestin de derechos, o
metadatos tcnicos con fines de conservacin dentro de los elementos de Dublin
Core.
Pero mientras Dublin Core es a veces rechazada por los archivistas como una
iniciativa de biblioteca, esta tiene mucho que ofrecer a la prctica archivstica y no
48 Evans and Lindberg, Describing and analyzing the recordkeeping capabilities of metadata sets,
2004
85
debe ser ignorada. El modelo abstracto de base de Dublin Core no es especfico

a la descripcin bibliogrfica, sino para modelar un recurso generalizado. As
como para la descripcin de los registros (o agregaciones de registros) puede
ser utilizada para describir los agentes u otras entidades. De hecho se acomoda
fcilmente a implementaciones de multi-entidad de la administracin de registros
de metadatos. Tambin hay que sealar que este modelo conceptual no limita los
registros de metadatos para el uso de los elementos de Dublin Core. De hecho,
la mayora de las implementaciones del mundo real de los metadatos de Dublin
Core, utiliza trminos de otros esquemas, o extensiones localmente definidas.
Un uso potencial particular de los metadatos Dublin Core es como una capa de
agregacin que coteja los registros descriptivos de mltiples fuentes para mejorar
el descubrimiento (recuperacin). Que los metadatos puedan ser compartidos, no
slo con otras instituciones de archivo, sino a travs de fronteras profesionales, es
una expectativa cada vez ms fuerte, tanto de nuestros usuarios como por parte
de los proveedores de fondos. La simplicidad del modelo Dublin Core lo convierte
en un vehculo listo para el cumplimiento de estos requisitos.
De manera ms general, la comunidad de Dublin Core ofrece un ambiente
vibrante de varios dominios, que rene a los bibliotecarios, los modeladores de
datos, especialistas en la web, los archivistas y otras disciplinas. En este escenario
un montn de buenas ideas acerca de los metadatos en un mundo en red se ha
llevado a cabo, y como la comunidad de archivos busca tener sus prcticas de
metadatos a la vanguardia, este tipo de pensamiento puede ser de gran valor.
En particular, el mundo de Dublin Core se ha involucrado profundamente con
cuestiones de interoperabilidad que son de gran inters para nosotros como
archivistas - las mismas cuestiones de interoperabilidad que se encuentran en la
norma ISO 23081, aunque exploradas desde una perspectiva diferente.
u PREMEI (PREMIS)
En junio de 2003, OCLC y RLG conjuntamente patrocinaron la formacin del grupo
de trabajo PREMEI (Preservacin de Metadatos: Estrategias de Implementacin)
PREMIS cuyo cargo era desarrollar un conjunto bsico de metadatos preservables
implementables, que se define como la informacin que se utiliza para apoyar el
proceso de conservacin digital. El objetivo era disear metadatos ampliamente
aplicables a travs de una amplia gama de contextos de preservacin digital y
apoyados por las directrices y recomendaciones para la creacin, gestin y uso.
86
El Diccionario de datos de PREMEI, publicado en mayo de 2005 define los

metadatos de preservacin que:
Apoyan la viabilidad, comprensibilidad, autenticidad y la identidad de los
objetos digitales en un contexto de conservacin;
Representan la informacin que la mayora de los repositorios de
conservacin necesita saber para preservar los materiales digitales a largo
plazo;
Destacan los metadatos aplicables: rigurosamente definidos, apoyados
en las directrices para la creacin, gestin y uso, y orientados hacia los flujos
de trabajo automatizados, e
Incorporan una neutralidad tcnica: no se realizan hiptesis sobre las
tecnologas de conservacin, estrategias, almacenamiento y gestin de
metadatos, etc.
PREMEI es importante como un gran esfuerzo para normalizar los metadatos que
se necesitan para apoyar el uso de los recursos digitales a travs del tiempo y
aborda el asunto tratado anteriormente acerca de la dependencia de la tecnologa
por parte de los registros electrnicos. En la medida en que la prctica descriptiva
tiene por objeto apoyar la autenticidad de los documentos, la preservacin
de los metadatos se vuelve un asunto fundamental. En el mundo digital, los
usuarios finales dependen de una prctica de preservacin bien documentada
para interpretar correctamente los registros. De manera ms inmediata, son
dependientes de los metadatos tcnicos de la especie cubierta por PREMEI para
determinar qu aplicaciones o herramientas son necesarias para acceder al
contenido de los registros.
En su mbito de aplicacin estrictamente controlada, PREMEI tambin ilustra
cmo las soluciones de metadatos se estn alejando de modelos de una sola
norma a aquellos por componentes. PREMEI no es una norma de metadatos
descriptivos en el sentido tradicional, pero s describe los aspectos de los registros
electrnicos que son vitales para su uso y gestin a largo plazo.
Cada una de estas tres iniciativas es importante para la prctica descriptiva
archivstica, pero cada una es muy diferente en su enfoque. Ninguna de las tres
ofrece un modelo completo aplicable; las tres pueden ser reconciliadas, aunque
87
no estn especficamente diseadas como complementarias. En conjunto,

sin embargo, proporcionan una buena sinopsis de la situacin actual de los
estndares de metadatos: madurando rpidamente y an fragmentadas, con
distintas disciplinas que las agrupan hacia componentes interoperables de una
arquitectura distribuida de manera flexible.
Las tres normas destacadas no son las nicas iniciativas dignas de un estudio,
o con las que se pueda topar el archivista. En particular, es tambin digno de
mencionar el Modelo Conceptual de Referencia CIDOC (ISO 21127:2006)49, la
norma ISO 19115 para metadatos geoespaciales y la especificacin de Metadatos
de Objeto de Aprendizaje (MOA).
Como lo ha evidenciado la discusin anterior, el mundo de los metadatos est
lleno de normas y hay mucho ms para una norma de metadatos que un conjunto
de elementos. En un mundo donde el cambio tecnolgico es constante y es uno de
los principales impulsores de la normalizacin, hay una tensin entre la necesidad
de que dichas normas estn listas para implementar, pero que no dependan de
la tecnologa. La gestin de este aspecto requiere deshacer los distintos niveles
de interoperabilidad.
La interoperabilidad es de alguna manera el santo grial de la normalizacin de
metadatos. Existe un enorme potencial para mejorar la eficiencia y la eficacia
de la prctica, no slo para los archivistas, sino para todos los involucrados con
la creacin, gestin y uso de registros y otros recursos de informacin, si se
puede lograr. Investigaciones recientes sin embargo, han demostrado que, en
general, la interoperabilidad entre marcos de referencia es difcil, a menos que
intencionalmente se disee en los sistemas50. Dicho esto, hay que recordar que las
tecnologas clave para esta interoperabilidad estn en una etapa muy temprana
49 El CIDOC Conceptual Reference Model (CRM) proporciona definiciones y una estructura
formal para describir los conceptos y relaciones implcitas y explcitas utilizadas en la
documentacin de herencia cultural.
El CIDOC CRM intenta promover un entendimiento compartido sobre informacin de herencia
cultural al proporcionar un marco semntico comn y extensible al que cualquier tipo de
informacin de herencia cultural se pueda ajustar. Pretende ser un lenguaje comn para dominio
de los expertos en la formulacin de requerimientos de sistemas de informacin y para servir
como gua de buenas prcticas de modelos conceptuales. De esta forma, puede proporcionar el
pegante semntico necesario para mediar entre diferentes fuentes de informacin de herencia
cultural, como la publicada por museos, libreras y archivos.
<http://cidoc.ics.forth.gr/>
50 Monash University Clever Recordkeeping Metadata Project
88
hay que recordar que gran parte de la infraestructura tiene menos de una dcaday estar seguros de que la naturaleza del desafo esta cada vez mejor definida y las
herramientas para hacerle frente a su vez estn entrando en la corriente principal
de las TIC.
Varios de los componentes clave se pueden discernir al tratar de implementar
metadatos interoperables. En primer lugar, tenemos que entender los modelos
conceptuales bsicos o los marcos abstractos en uso. La interoperabilidad ser muy
difcil si no tenemos claridad sobre estas estructuras o gramticas fundamentales.
Los vocabularios de metadatos son necesarios tanto para los elementos (conjunto
de propiedades de metadatos y su semntica) como para los valores (series
controladas de trminos de valores, tales como tesauros). Debido a que estas
propiedades y trminos de valores se utilizan de manera habitual, se requiere
una estandarizacin para los formatos de metadatos (tambin conocidos como
enlaces o codificacin). Sin formas comunes de documentacin de metadatos
de instancia - registros descriptivos - que permitan su correcta interpretacin por
otras aplicaciones, an estamos escribiendo para nosotros mismos. Por ltimo,
para cualquier aplicacin de metadatos querremos especificar las combinaciones
particulares de propiedades, valores y aquellas que son a la vez necesarias y
admisibles. Conocidas como perfiles de aplicacin, estos conjuntos de normas
documentan la forma como los metadatos deben ser usados en un sistema
especfico51. Para los archivistas, la gestin de estos componentes en el tiempo
aade una complejidad adicional.
La interoperabilidad de la mquina-procesable requiere de estos componentes
para estar en lnea de manera constante y estandarizada. Tambin ser necesario
algn tipo de racionalizacin colectiva de los metadatos mientras nos esforzamos
por evitar especificar varios trminos similares, pero ligeramente diferentes.
De manera ms general, debemos tratar de reutilizar trminos hasta donde
sea posible. Este enfoque requiere tener certeza en que los trminos seguirn
estando disponibles y es de esperar que los vocabularios se mantengan con un
compromiso a la persistencia por parte de las instituciones52.
51 Nilsson et al., Towards an Interoperability Framework for Metadata Standards, 2006

52 La Iniciativa de Metadatos de Dublin Core por ejemplo, se compromete explicitamente con la
persistencia de los trminos que mantiene: [DCMI] afirma que, hasta donde sea posible, los
documentos formales continuarn estando disponibles a lo largo de la vida de DCMI. Donde
una fuente persistente se modifique, un cambio en la historia ser archivado.
89
El cumplimiento de esta visin no se lograr por la comunidad archivstica de

forma aislada, pero un cierto sentido de su viabilidad se puede vislumbrar en la
interoperabilidad de las TIC, la World Wide Web.
u DESARROLLOS DE LA WEB
La descripcin archivstica ha tenido siempre como objetivo el descubrimiento
mejorado de los documentos de archivos (registros). Los productos de nuestro
trabajo no se llaman ayudas de bsqueda para nada. En el entorno actual, el
descubrimiento significa encontrabilidad Web, que a su vez se refiere a Google.
Mientras que un comentario sobre la importancia de Google para los archivistas
sera un papel totalmente diferente, vale la pena hacer algunas observaciones
respecto a la descripcin de los documentos electrnicos de archivo. Primera,
la metodologa de descubrimiento usada por Google nos recuerda el poder
de utilizar el contenido, el contexto Y la estructura en nuestras herramientas.
La exposicin de nuestros archivos digitales en la Web, vinculados con sus
metadatos e incluidos en las relaciones contextuales que son fundamentales
para la prctica archivstica, tiene el potencial para aumentar en gran medida
su facilidad de bsqueda en comparacin con la dependencia de las estrategias
tradicionales de bsqueda de archivo. En segundo lugar, el enorme trfico de
bsqueda de Google resalta la filosofa contempornea de la Web de lleva su
contenido a las personas en lugar de esperar que las personas vengan a su
contenido.
Mientras que Google es el factor dominante en la actualidad, hay que
comprender mucho ms, cmo la descripcin de archivos puede participar en
la Web del futuro. Una segunda iniciativa clave para entender el futuro del uso
del descubrimiento y la informacin en la Web, es la actividad Semntica Web
de W3C: La Semntica Web tiene que ver con dos cosas. Se trata de formatos
comunes para la integracin y combinacin de datos provenientes de diversas
fuentes, donde la Web original se concentr principalmente en el intercambio
de documentos. Tambin se trata de un lenguaje para el registro de cmo los
datos se refieren a los objetos del mundo real. Esto le permite a una persona o
a una mquina, empezar en una base de datos y luego moverse a travs de una
serie interminable de bases de datos que no estn conectadas por cables, sino
por su relacin temtica53.
53 < http://www.w3.org/2001/sw/>
90
Reforzando la visin de la Web Semntica, est el Marco de Descripcin de Recursos

(MDR) RDF en ingls), una familia de especificaciones del W3C originalmente
diseado como un modelo de metadatos que ha llegado a ser utilizado como
un mtodo general para la descripcin o modelado conceptual de informacin
que se implementa en los recursos web, usando una variedad de formatos de
sintaxis54. MDR es una pieza ms en el rompecabezas, su uso es una forma en que
la visin de la interoperabilidad procesable por mquina descrita anteriormente
puede llevarse a cabo. La idea de los recursos de archivo tejida a travs de la Web
Semntica, proporcionando profundidad histrica a la red de informacin, es
atractiva y en ltima instancia, alcanzable como una aspiracin a largo plazo.
La discusin sobre la Web no estara completa si no consideramos la Web 2.0, ahora
ya no es una palabra de moda, sino un conjunto desarrollado de expectativas y
oportunidades. La esencia de la Web 2.0 es la Web como un sistema interactivo
en lugar de una experiencia pasiva. Para los archivistas esta comunicacin de dos
vas significa dar oportunidades para la reutilizacin de los datos y metadatos, y
para los dems, la oportunidad para crear y proporcionar informacin. Esto ofrece
tanto retos como nuevas posibilidades para la descripcin archivstica. La apertura
de nuestros sistemas de descripcin para que los dems agreguen contenido es
difcil para muchos archivistas que lo ven como poner en peligro la naturaleza
autoritaria de nuestra documentacin. Alternativamente, puede ser visto como
una oportunidad para enriquecer la descripcin de formas nuevas y diversas. El
etiquetado social ya no es un fenmeno nuevo, pero es an poco utilizado en el
mundo de los archivos.
u UN MANIFIESTO DE ARCHIVOS DE METADATOS

Entonces, qu nos depara el futuro? Y cmo podemos configurar ese futuro para
apoyar el esfuerzo de archivo? Para concluir y resumiendo la discusin anterior,
me gustara ofrecer algunas sugerencias para las reas clave de compromiso que
se necesitan en los prximos 15 aos, un manifiesto de archivo de metadatos.
1. Participacin en el mundo de metadatos. Los archivistas deben reconocer que
las cuestiones sobre los archivos de metadatos no van a ser dirigidas exclusiva
o principalmente dentro de la comunidad archivstica. Los programas de
archivo se van a beneficiar de las oportunidades que ofrecen los metadatos, de
54 < http://en.wikipedia.org/wiki/Resource_Description_Framework>
91
la eficiencia y mejor servicio a nuestros usuarios. Muchos esquemas actuales

de metadatos son excesivamente estrictos en su mbito de aplicacin. Ellos
no tienen en cuenta las necesidades de los usuarios en diferentes ambientes,
ni en entornos de negocios.
2. Abrazar la estandarizacin. Los archivistas, colectivamente, han tardado en
aceptar la estandarizacin. Tendemos a ver la singularidad de los materiales,
en lugar de lo comn en ellos. El uso eficaz de las estrategias de metadatos
requiere un profundo compromiso con la estandarizacin. Tenemos que ir
mucho ms all de las normas vigentes a los marcos formales, procesables de
las propiedades, sintaxis y valores.
3. Comprender y participar en la Web. Los archivistas no pueden esperar a
que los usuarios vengan a nuestras instituciones ya sea en un sentido fsico,
o por visitas directas a nuestros sitios Web. Si nuestros servicios estn hechos
para que sean accesados, utilizados, entendidos en el mundo moderno,
esto implica hacerlos visibles en la Web. Esto debera ser un paso fcil para
nosotros - la descripcin de archivos siempre ha tenido que ver con la
habilitacin de los registros de manera que se puedan encontrar e interpretar
cuando se extraen de su contexto original. Ahora tenemos que aplicar ese
mismo pensamiento para el descubrimiento y la comprensin de los registros
independientemente del contexto de nuestras instituciones. El registro
totalmente autosuficiente puede no ser alcanzado, pero esto no es razn
para esperar que nuestros metadatos sean slo utilizados en el contexto de
nuestros sistemas de descripcin.
4. Lograr la re-descripcin de los archivos en el momento de la transferencia, o
despus de la transferencia a la institucin de archivos no es simplemente un
enfoque viable para los documentos electrnicos de archivo, si es que alguna
vez fue viable para archivos modernos. El ideal de los programas de archivo
debe ser el de reducir al mnimo cualquier trabajo de metadatos requeridos
como parte del proceso de transferencia en lugar de obtener y aprovechar los
metadatos provenientes del sistema que los origin.
5. Apertura de nuestros recursos de metadatos. Relacionado con los puntos
anteriores, tenemos que reconocer que la descripcin de archivos no necesita
ser realizada exclusivamente por los archivistas. Los conocimientos adquiridos
por los investigadores en el uso de nuestros fondos deben ser aprovechados
para enriquecer la comprensin de los archivos.
92
6. Agregar valor a travs del diseo de los medios de localizacin e interfaces

para los usuarios. Las herramientas contemporneas y emergentes de
metadatos hacen posible el suministro rutinario de mucha ms rica y ms
completa informacin sobre los registros de archivo de lo que ha sido posible
en el pasado. El papel del archivista ya no es el de examinar los documentos
y describirlos, sino el de entender cmo esa riqueza de los metadatos se
puede presentar a los investigadores y cmo agregar valor a esos metadatos.
Facilitar el acceso a los metadatos no procesados es una oportunidad perdida.
La normalizacin en la capa(s) de metadatos, paradjicamente, hace posible
una enorme diversidad de acceso a productos. Si la normalizacin est
generalizada adecuadamente, surgen entonces posibilidades emocionantes
para obtener ayuda que abarque varias colecciones y dominios.
Algo de esto puede sonar como si ya no necesitramos a los expertos en descripcin
archivstica. Por el contrario, mientras que esto representa un replanteamiento de
las tareas principales, la necesidad de las habilidades inherentes a la descripcin
de archivos es mayor que nunca, pero este conocimiento necesitar ser aplicado
de nuevas formas y con nuevos asociados. El efecto de este enfoque ser el de
maximizar la capacidad de automatizar los procesos de archivo e identificar
los puntos en los que nuestros conocimientos profesionales pueden ser mejor
aplicados para agregarles valor.
93
ESTABLECIMIENTO DE POLTICAS
para el acceso al contenido de registros electrnicos
Por. Jim Suderman
Una sentencia reciente del Tribunal de Apelacin de Ontario confirm la solicitud

de un periodista de un informe annimo proveniente de dos bases de datos
archivadas por la Junta de Servicios de la Polica de Toronto. El periodista quera
el informe para ayudarle a evaluar la demanda del Consejo de Polica que no
hizo uso de perfiles raciales al mirar los detalles relativos a individuos que fueron
detenidos una sola vez y compararlos con los de personas detenidas en ms de
una ocasin. La solicitud fue inicialmente rechazada por la Junta de Polica, una
peticin que la informacin de Ontario y la Comisin de Privacidad rechazaron.
La Junta de Polica llev el asunto a los tribunales donde se confirm la sentencia.
El solicitante apel la decisin de la Corte y en enero de este ao, el Tribunal de
Apelacin fall a su favor.
La legislacin aplicable es el Acto Municipal de Libertad de Informacin y
Proteccin de la Privacidad (AMLIPP (MFIPPA en ingls)). En l se establecen ocho
categoras de informacin personal que van desde la identificacin personal,
por ejemplo, nmero de telfono o direccin, el origen nacional, por ejemplo,
Canadiense, la correspondencia, es decir, implcita o explcitamente de naturaleza
privada o confidencial. 55
55 Ontario. Municipal Freedom of Information and Protection of Privacy Act, s.2(1), http://www.elaws.gov.on.ca/html/statutes/english/elaws_statutes_90m56_e.htm. De aqu en adelante
AMLIPP.
95
A travs de los procesos de resolucin del asunto, el Consejo de Polica se opuso

por varias razones de las cuales dos son relevantes para este estudio:
1. Que el proceso de sustituir identificadores individuales con nmeros
nicos, con lo que los datos annimos, reduciran la exactitud de la
informacin hasta en un 30% -35%.
2. Que proporcionar la informacin solicitada constituira la creacin de un
nuevo registro.
En esencia, el fallo de la Corte de Apelaciones apoy las conclusiones originales
de la Informacin y Conciliador de la Comisin de Privacidad. En cuanto a la
cuestin de la exactitud de la informacin, el Conciliador declar que:
la exactitud de los datos no es pertinente para determinar si debe ser
producido o no. En su opinin, siempre y cuando un solicitante sea
informado de las posibles inexactitudes en un registro, la prueba de si
se requiere que un documento se produzca en virtud de la ley no est
supeditada a su exactitud. 56
El juez no acept la afirmacin de que el suministro de la informacin
constituira la creacin de un nuevo registro con base en que la sustitucin
de los identificadores nicos con los nmeros generados al azar, no genera
nueva informacin ni cambia la naturaleza de la informacin: ... la informacin
proporcionada... es la misma informacin registrada, simplemente en un
formato annimo modificado.
Tambin es pertinente para este trabajo la forma nica como los identificadores
personales fueron definidos por la Comisin. La determinacin de identificadores
personales en una de las bases de datos fue adecuada. Una lista de campos de
datos extrados de un diccionario de datos incluye elementos para el nombre
de Nombre completo, nombre de pila 1 y nombre de pila 2 , etc., que indica
claramente identificadores personales. La determinacin de los identificadores
56 Detalles de este asunto se encuentran en: Toronto Police Services Board v. (Ontario)
Information and Privacy Commissioner, 2009 ONCA 20 (2009 January 13), dockets
C48066 and C48067.
(http://www.ontariocourts.on.ca/decisions/2009/january/2009ONCA0020.htm) y en:
Information and Privacy Commissioner (Ontario), IPC Order MO-1989/November 7, 2005
(http://www.ipc.on.ca/images/Findings/up-mo_1989.pdf).
96
personales en la otra base de datos no fue tan adecuada. Si bien un nmero de

Seguro Social - que es un identificador personal nico en Canad - puede ser
tomado en esta segunda base de datos, no se realiza de manera rutinaria. Sin
embargo, debido a que el origen de datos para esta segunda base de datos
se toma de algo que se llama tarjetas de persona investigada el Comisario
concluy que un nico identificador personal debe existir aunque no se ha
especificado en los documentos examinados cul de estos debe ser.
Esta decisin sin precedentes es de inters para los responsables de la formulacin
de polticas en la creacin y uso de los registros electrnicos (documentos
electrnicos de archivo). Los registros se consideran generalmente compuestos
por el contenido, la estructura o formato, y el contexto. Los archivistas y otros
gestores de registros se han centrado durante mucho tiempo en la estructura
y el contexto del registro, dejando que el contenido sea determinado por
los requisitos de las actividades documentadas por la empresa. Mientras el
contenido de registro sigue siendo principalmente impulsado por la actividad
que se est documentando, la decisin descrita anteriormente pone de
manifiesto que la creacin de registros ya no se rige exclusivamente por la
actividad que el creador desea documentar. Es decir, el contenido del propio
registro, tal vez sobre todo en el entorno digital, es cada vez ms regido por las
normas ms all de cualquier definicin estrecha de la actividad empresarial
que se est documentando. El mensaje contenido en un registro es cada vez
ms determinado tanto por su contexto de uso como por su contexto de
creacin. Es decir, los registros dejados de lado por los creadores de registro
pueden ser citados para propsitos ms all de los relativos a la actividad que
los produjo. Sin un medio para prever estos usos, los creadores de registros
pueden encontrarse a s mismos en la misma situacin que la Polica de Toronto,
al tener que divulgar informacin inexacta identificada como su registro. Este
artculo explora las formas cmo las polticas para la creacin y uso del registro
se pueden mejorar en relacin con la privacidad, la propiedad intelectual, la
autenticacin y la seguridad. De esta manera se propone la ampliacin de los
conceptos de archivo existentes de contexto y estructura para registrar los
elementos de contenido.
Aunque es clara la necesidad de administrar el contenido de tal forma que se
respete la propiedad privada, intelectual, y la seguridad; el establecimiento
de polticas acerca de estas cosas puede parecer desalentador. Este marco
normativo debe abordar los componentes de informacin, distinto de los
componentes digitales, dentro de los contenidos de registro. Sin embargo,
97
el contexto lo es todo - o debera decir los contextos (en plural) son todo. En el
curso de su investigacin del proyecto InterPARES identific cinco categoras
contextuales:
1.
2.
3.
4.
5.
De procedencia
Jurdico-administrativa
De procedimiento
Documental
Tecnolgica57
Esta presentacin se basa en todos estos contextos al considerar el contexto

de cualquier contenido informativo, pero en particular los tres primeros. Se
examinarn los casos o situaciones especficas para determinar cmo han sido
o podran desarrollarse las polticas de registro de contenido respecto a la
informacin personal, la propiedad intelectual y la seguridad.
InterPARES define un registro como un documento presentado o recibido en el
curso de una actividad prctica como un instrumento o un producto derivado de
tal actividad, y destinado para accin o referencia. Esta presentacin propone
una modificacin leve pero significativa de la definicin de contenido de registro
InterPARES de El mensaje contenido en el cuerpo de un registro. a Los mensajes
contenidos en el cuerpo de un registro. No es sorprendente que en la era de
la informacin donde la tecnologa de la informacin vuelve a ensamblar los
componentes de un registro cada vez que se accesa, sea posible, incluso probable,
que pueda haber mltiples mensajes en un registro dado.
u INFORMACIN PERSONAL
En Canad la mayora de la legislacin sobre privacidad est dirigida a los datos
personales en poder de los gobiernos. Para cualquiera que est familiarizado
con los gobiernos de Canad (federal, provincial / territorial y municipal)
esto proporciona una gran cantidad de informacin de origen. El gobierno,
especialmente desde la Segunda Guerra Mundial, se ha centrado en la prestacin
57 Focus Task Force, Appendix 08: InterPARES 2 Reporting Framework, [electronic version] in
International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (InterPARES)
2: Experiential, Interactive and Dynamic Records, Luciana Duranti and Randy Preston, eds.
(Padova, Italy: Associazione Nazionale Archivistica Italiana, 2008). <http://www.interpares.org/
display_file.cfm?doc=ip2_book_appendix_08.pdf>
98
de servicios a los ciudadanos, protegiendo, o al menos moderando los dainos

extremos de la economa, el medio ambiente fsico y el costo de la atencin
mdica. Como resultado, los gobiernos en Canad tienen grandes cantidades de
informacin personal de sus ciudadanos. Obviamente, estas posesiones pueden
ser mal utilizadas y existe legislacin en vigor a nivel federal, provincial y municipal
para el manejo de informacin personal. Y no slo la legislacin sino tambin
los comisionados federales y provinciales vigilan cmo los gobiernos utilizan la
informacin personal que se les encomiendan.
Tambin podemos vislumbrar algo de la estructura de la informacin personal en
las dos bases de datos de la Polica a que se refiere. En la primera base de datos
los campos de datos especficos pueden ser identificados. Mientras que lo mismo
no puede decirse de la informacin disponible sobre la segunda base de datos,
podemos asumir con certeza razonable que tambin existe informacin personal
en estos. Lo que tambin vemos es que hay poco contexto procesal organizando
los campos de datos en cualquiera de las dos bases de datos.
La afirmacin de que cualquier registro producido a partir de una de las bases
de datos sera slo un 65-70% exacto, es tambin de gran inters. La declaracin
jurada presentada por el Consejo de Polica a la Comisin de Privacidad de
la Informacin explic que la base de datos no asigna automticamente un
identificador nico para todas las personas cuya informacin est contenida
en la base de datos y que esa informacin no posee un formato normalizado,
cuando existe. Adems, no hay ningn requisito legal para la Polica para crear los
registros de la base de datos pero es utilizado por los analistas de la Polica para
hacer seguimiento de estadstica [s] de crimen e informacin de ocurrencia/
contacto. Se comprende entonces por qu el solicitante estaba interesado en
los datos. Desde el punto de vista de la poltica sin embargo, es evidente que la
ausencia de direccin poltica en cuanto al procedimiento, elementos de datos
obligatorios y autorizacin para legislar, impide a la Junta de Polica solicitar la
informacin requerida por ellos. Es fcil de entender la renuencia de la Junta de
Polica para emitir a los medios de comunicacin un registro que ellos mismos
no creen que sea preciso.Mediante el establecimiento de requisitos claros acerca
de cul informacin personal se recoge con el fin de establecer estadsticas de
crimen e informacin de ocurrencia /contacto, la informacin personal en las bases
de datos sera precisa y su significado claramente establecido en los contextos
jurdico-administrativos, de procedimiento y tecnolgicos. Esto implicara que se
detalle la informacin que se necesita para analizar tendencias, de dnde proviene
dicha informacin y el formato(s) que debera tener, as como, qu autoridad sera
99
la encargada de recogerla y compilarla. Existen bases de datos bien establecidas

para el seguimiento de las tendencias mediante la extraccin de datos desde los
sistemas transaccionales y se utilizan para todo, desde reportes de excepcin en
los sistemas de gestin de la informacin hasta la previsin a nivel ejecutivo y
otras herramientas de inteligencia empresarial y de los almacenes de datos. La
disciplina para el establecimiento de requisitos para este tipo de sistema, podra
normalmente destacar las ausencias de polticas y de procedimiento de manera
que las reglas puedan ser adecuadamente integradas a la estructura de datos del
sistema previsto. La identificacin de los elementos obligatorios de datos y su
formato, por ejemplo, tambin ha contribuido significativamente a la exactitud
de los datos solicitados.
El establecimiento de requisitos claros tambin muestran categoras de
informacin personal destacadas en el AMLIPP que no estaran presentes en estos
registros, tales como informacin financiera u opiniones personales, simplemente
porque un entorno de creacin de registro completamente desarrollado no
proporcionara los medios para ingresar ese tipo de contenido de los datos. Es
decir, al aclarar el contexto de procedimiento no slo es posible establecer la
forma y el contenido de la informacin personal permitida, tambin sera posible
excluir categoras de informacin personal.
Tenga en cuenta que este marco normativo sugerido arriba tendra que ser
desarrollado por cada uso de informacin personal recabada. Por ejemplo, si
la informacin personal recolectada por la polica de Toronto fuera compartida
o agrupada con la informacin recogida por los servicios de polica nacional o
extranjera, o procesada de alguna manera por un prestador de servicios extranjero,
las normas complementarias de poltica tendran que ser puestas en su lugar.
Compartir informacin personal con un servicio de polica extranjera constituira
una revelacin de informacin a ese servicio. AMLIPP slo lo permite cuando existe
un acuerdo o trato escrito o, la autoridad legal lo permite58. El procesamiento de
la informacin personal por un prestador de servicios extranjero es permitido
por la legislacin federal, el Acto para La proteccin de la Informacin Personal y
Documentos Electrnicos (APIPDE) como un uso, no una revelacin, pero, como tal,
el proveedor de la informacin sigue siendo totalmente responsable de cmo se
utiliza dicha informacin59.
58 Ontario. MFIPPA, s.32.f(i).
59 Office of the Privacy Commissioner of Canada. Summary of Key Findings in Processing Personal
Data Across Borders: Guidelines (January 2009). http://www.privcom.gc.ca/information/
guide/2009/gl_dab_090127_e.asp
100
En el ejemplo anterior, la gestin de informacin personal dentro del contenido

de registro puede parecer un tanto simplista. Existen categoras de informacin
personal que no permiten la instauracin de una forma y contenido similares a un
campo de base de datos, tales como las opiniones personales o puntos de vista
de un individuo60. Sin embargo, todas las categoras de informacin personal
pueden ser definidas en trminos de si existen dentro de un determinado tipo o
categora de registros. Y mientras se establece una forma y contenido consistentes
para las opiniones personales, sera mucho ms difcil que para otros tipos de
informacin personal, y sera posible establecer polticas en una organizacin
que limiten ciertos tipos de informacin para determinados tipos de registros,
por ejemplo, los que requieran opiniones se expresarn mediante un formato de
opinin.
Un caso contrario se aplica para las decisiones de los consejos ejecutivos federal
y provincial. El Estilo de gobierno de Canad Westminster prev la toma de
decisiones colectivas por parte del ejecutivo o gabinete. Independientemente
de la base de esta caracterstica, esto significa que las opiniones personales de
los miembros individuales de un gabinete, estn excluidas de los registros de
gabinete. Las opiniones personales son sin duda expresadas en las reuniones,
pero esa informacin es excluida expresamente de las actas y otros documentos
de manera que todas las decisiones ejecutivas puedan ser presentadas como
decisiones colectivas del gobierno.
u PROPIEDAD INTELECTUAL
El establecimiento de un entorno normativo que brinde claridad sobre la forma y
el contenido de la informacin en los registros de la propiedad intelectual, es ms
compleja debido a la naturaleza inclusiva de lo que se considera como propiedad
intelectual. Los derechos de propiedad intelectual pueden ser generalizados, es
decir, que puede existir desde el momento de la creacin sin ningn requisito de
registro. Por ejemplo, s. 5 de la Ley de Derecho de Autor de Canad establece que:
El derecho de autor podr subsistir en Canad... en cada obra literaria,
dramtica, musical y artstica original, si cualquiera de las [tres]
condiciones se cumple incluyendo, en el caso de cualquier trabajo,
publicado o no publicado, incluyendo una obra cinematogrfica, si
60 Ontario. MFIPPA, s.2.1(e).
101
el autor fue, en la fecha de la realizacin de la obra, un ciudadano o

solicitante, o una persona que reside habitualmente en un pas cubierto
por el tratado61.
Para tener certeza sobre qu categoras de propiedad intelectual existen, la
Convencin de 1967 para establecer la Organizacin Mundial de la Propiedad
Intelectual, proporciona la siguiente lista de los objetos protegidos por derechos
de propiedad intelectual:
Tabla 2: Categoras de propiedad intelectual62

61 Canada. Acto de derechos de autor. http://laws.justice.gc.ca/en/ShowFullDoc/cs/C42//20090218/en?command=home&caller=SI&search_type=all&shorttitle=copyright&day=
18&month=2&year=2009&search_domain=cs&showall=L&statuteyear=all&lengthannual=
50&length=50&isprinting=false. Vase tambin the World Intellectual Property Organization
(WIPO). Understanding Copyright and Related Rights,(no date) p.7, http://www.wipo.int/
freepublications/en/intproperty/909/wipo_pub_909.pdfp.
62 WIPO. Understanding Copyright and Related Rights,(no date) p.5, and Understanding Industrial
Property (sin fecha), p. 18-19, http://www.wipo.int/freepublications/en/intproperty/895/wipo_
pub_895.pdf
102
Dentro del medio ambiente Canadiense, puede ser difcil imaginar cmo una
poltica puede ser desarrollada cubriendo cada categora de propiedad intelectual
y que todava tenga sentido.
Este artculo est dedicado a ese desafo, al limitar el desarrollo de polticas de
dos maneras. En primer lugar, slo se explorar la propiedad intelectual, ya que
debe existir dentro de una organizacin individual o persona, es decir, pocas
organizaciones desarrollan todas las categoras de propiedad intelectual. En
segundo lugar, slo se explorar la propiedad intelectual como parte representante
de un registro individual.
Las imgenes digitales pueden ser fcilmente imaginadas como propiedad
intelectual que comprenden parte del contenido de un registro como un
correo electrnico o una pgina web. La gestin de este tipo de contenido
como propiedad intelectual puede ser tan sencilla como un reconocimiento a
su creador, posiblemente con un anexo de declaracin Usado con permiso. Es
interesante observar los resultados de una encuesta de los autores que indican
que la opinin entre los encuestados estaba bastante dividida en cuanto a dnde
reside la obra. Las dos respuestas principales fueron que la obra reside en los
documentos digitales pre-existentes que definen y delimitan sus posibilidades,
o que est mejor representada por un registro de audio (o video) de lo que
realmente sucede. Esto ltimo significa que la labor de establecer los derechos
de autor de una imagen de una composicin de multimedia, por ejemplo, residir
en el fotgrafo aunque tambin representa la obra, a menos que el autor pague
tambin al fotgrafo.
Sin embargo, es concebible que la propiedad intelectual pueda existir en el
contenido de un registro en diversas formas. En la industria farmacutica, por
ejemplo,
... diversos aspectos de un nuevo medicamento pueden ser patentados
(por ejemplo, el compuesto qumico, los procesos, nuevos usos para
el mismo compuesto, las variaciones mejoradas, los regmenes de
dosificacin, etc.)63
63 WIPO. Intellectual Property Rights for SMEs in the Pharmaceutical Industry, #9 What are the
most crucial considerations when managing the IP assets of a company in the pharmaceutical
industry. http://www.wipo.int/sme/en/documents/ip_pharma.html.
103
Simplificado de esta forma, se pone de manifiesto cmo la propiedad intelectual

como un compuesto qumico patentado, puede distinguirse de otros contenidos
dentro de un registro. Al igual que con la construccin de polticas de contenido
de la informacin personal en los registros, esta distincin es necesaria para
apoyar el desarrollo de las polticas y darle forma a los procesos comerciales para
la gestin de este tipo de propiedad intelectual dentro de los registros de una
organizacin. Cuando se hace posible identificar los elementos de contenido de
registro de la propiedad intelectual, es posible establecer un proceso de negocio
para crear, mantener y administrar el contenido de registro dentro del proceso
de creacin del expediente ms grande. El proceso profesional para la gestin
de la propiedad intelectual dentro de la organizacin ahora se puede integrar
con otros procesos de negocio, tales como los relativos a la comercializacin por
ejemplo, que rigen la creacin de registros de comercializacin.
Tres de los estudios de caso de InterPARES se examinarn aqu en relacin con
la propiedad intelectual: Arbo Cyber, HorizonZero, y el Atlas Cartogrfico de la
Antrtida. Los dos primeros estudios reflejan investigaciones en la creacin de
registros en el mbito artstico, mientras en que en el tercero se analiza el mbito
cientfico. Cada uno proporciona informacin detallada sobre las consideraciones
de la propiedad intelectual y las consideraciones relacionadas en el contenido de
los registros, incluidas las relativas a su creacin y uso.
u ARBO CYBER, TEATRO (?)

El estudio de caso Arbo Cyber analiza el caso de una compaa de teatro llamada as
y establecida en 1985 en la ciudad de Quebec. Su existencia como una compaa
de teatro ha cesado, pero los dos miembros restantes estn desarrollando un sitio
web interactivo, el Ludosynthse. Este sitio web no se concibe como un almacn
completo de las producciones de la compaa, sino ms bien como un panorama
representativo de la actividad artstica de la misma.64
En la preparacin de este panorama, los creadores se basaron en los materiales
existentes en medio digital y analgico. Como miembro de la Unin de artistas
64 El siguiente resumen del estudio de caso se extrajo del reporte final en: Martine Cardin, Case
Study 01 Final Report: Arbo Cyber, thtre (?) (English translation by Carolyn Petrie), InterPARES
2, 2004 (http://interpares.org/display_file.cfm?doc=ip2_cs01_final_report_english.pdf). El
reporte proporciona la direccin URL para Ludosynthse (http://www.lit.ulaval.ca/arbocyber/
index_content.htm)
104
es necesario estar al tanto de cmo se cre el contenido del sitio web de

manera que cumpla con sus obligaciones como miembro de esta unin. En
particular, esto requiere que el uso de imgenes de los artistas en los materiales
promocionales, no exceda un perodo determinado o tendran que pagar al artista
(s) en cuestin. No estaba claro en el momento del estudio si esta obligacin se
refera a documentos de archivo, pero parece que sta puede ser una excepcin.
A falta de una conclusin definitiva en esta materia, las imgenes de los artistas
que deseen recibir un pago podran ser excluidas de la pgina web. Adems,
la naturaleza de las producciones de Arbo hizo que los espectadores, as como
los artistas, fueran filmados. Si bien, es un principio del trabajo de Arbo que los
espectadores participen de forma voluntaria, slo y despus de identificarlos por
sus iniciales o nombre de pila, su participacin voluntaria no puede ser asumida
como consentimiento para publicar sus imgenes en Internet. La poltica de Arbo
es eliminar las imgenes de la pgina web a peticin de los participantes.
u HORIZON ZERO
HorizonZero fue una revista en lnea que se centr en el arte digital en Canad,
publicando dieciocho nmeros entre agosto de 2002 y finales de 200465. La revista
public texto y versiones en Flash de cada nmero. El estudio de caso se centr
en los documentos creados en el proceso de produccin de una entrega y lo
pertinente en este caso son los elementos que forman el contenido de la revista.
La mayora del contenido se deriva de las propuestas presentadas al consejo
editorial de la revista por autores externos. El uso de los contenidos se rige por los
contratos celebrados por la revista con sus colaboradores, entre ellos un acuerdo
de licencia estndar, que se resume de la siguiente manera:
Por lo general, el contribuyente se reserva el derecho de autor sobre la
obra, pero renuncia a los derechos morales de la misma. El acuerdo de
licencia estndar es muy amplio, lo que le permite a HorizonZero utilizar
la obra para cualquier propsito sin paga de derechos adicionales.66
65 Todo lo referente a HorizonZero est todava disponible en lnea en: http://www.horizonzero.

ca/textsite/index.php?is=0&file=0&tlang=0.
66 Brent Lee. Case Study 03 Final Report: HorizonZero/ZeroHorizon Online Magazine and Media
Database (InterPARES 2, 2004), p. 10 (http://interpares.org/display_file.cfm?doc=ip2_cs03_
final_report.pdf).
105
u ATLAS CIBERCARTOGRAFA DE LA ANTRTIDA

El proyecto del Atlas Cibercartogrfica de la Antrtida (CAA) tiene
como objetivo desarrollar un atlas en lnea utilizando principalmente
tecnologas de cdigo abierto para representar, explorar y comunicar
las complejidades del continente Antrtico para la educacin, la
investigacin y con fines polticos67.
El Atlas estar compuesto de ms de 15 mdulos, aprovechando los datos de
docenas de proveedores. El Tratado Antrtico de datos relativos a la Antrtida,
autoriza su uso sin costo alguno para fines de investigacin no comercial.
Se utiliza sin ningn costo no es, por supuesto, lo mismo que la ausencia de
derechos de propiedad intelectual. El reconocimiento de las fuentes de los datos
es claramente importante, ya que se refieren a informacin detallada y vinculada
a los aspectos especficos del atlas cartogrfico. La informacin detallada relativa
a las fuentes de datos es tambin un factor importante, ya que les permite a los
usuarios de los datos determinar si cumplen con los requisitos para su uso, por
ejemplo, en cmo la agencia recoge los datos, la forma en que trata los errores en
los mismos, etc. De manera que la propiedad intelectual se mantiene dentro de
los datos procedentes de diferentes fuentes.
En cada uno de los ejemplos anteriores, mediante el examen de los contextos
de procedencia, jurdico-administrativo y de procedimiento, se hace posible
identificar los elementos especficos de propiedad intelectual y de contenido que
deben gestionarse. HorizonZero estableci una poltica integrada en su modelo
de contrato que tena colaboradores que renuncian a sus derechos morales en
trminos de cmo su contenido era utilizado y representado al interior de la
revista. El Atlas Cibercartogrfica de la Antrtida registra cuidadosamente el
origen de los datos utilizados y se aprovecha de las disposiciones del Tratado
Antrtico en relacin con el uso de datos de la investigacin. Arbo Cyber quitar
el contenido de cualquiera que objete su presencia en su sitio web. En efecto,
cada uno de estos enfoques refleja una poltica establecida por la organizacin
para la gestin de los aspectos de propiedad intelectual, incluidos los derechos
morales, que ellos no poseen.
67 Tracey Lauriault and Yvette Hackett. Case Study 06 Final Report: Cybercartographic Atlas of
Antarctica, (InterPARES 2, 2005), p. 1 (http://interpares.org/display_file.cfm?doc=ip2_cs06_
final_report.pdf).
106
u SEGURIDAD
El Consejo de Informacin de Normas de Seguridad para Tarjeta de Pago, es una
organizacin basada en la industria fundada por American Express, Discover
Financial Services, JCB International, MasterCard Worldwide y Visa Inc68. Versin
1.2 de la Norma de Seguridad que se public en octubre de 2008 e identifica dos
categoras de informacin de tarjetas de pago: datos de los tarjetahabientes y los
datos confidenciales de autenticacin, ambos se detallan en la tabla de abajo69.
Elementos de datos
Datos del
tarjetahabiente
Almacenamiento
permitido
Proteccin
requerida
ITP DSS Req. 3.4
Nmero primario de
cuenta
Si
Si
Si
Nombre del
tarjetahabiente
Si
Si
No
Si
Si
No
Si
Si
No
No
N/A
N/A
No
N/A
N/A
No
N/A
N/A
Cdigo de Servicio
Fecha de expiracin
Datos completos de la
banda magntica
Datos
confidenciales
CAV2/CVC2/CVV2/CID
de autenticacin
PIN/ Bloqueo PIN
Tabla 3, Datos que aplica la Norma de Seguridad de la ITP (Industria de las Tarjetas de Pago)
68 Payment Card Industry Security Standards Council. About the PCI Security Standards Council
(https://www.pcisecuritystandards.org/about/index.shtml).
69 La siguiente tabla hace parte de (Industria de las tarjetas de pago) Payment Card Industry
(PCI) Data Security Standard Requirements and Security Assessment Procedures (version 1.2,
October 2008), p. 4. Nota 1 solicita proteccin para los datos sealados si estos se almacenan
junto con los de PAN [Primary Account Number](NPC Nmero Primario de Cuenta) y reconoce
que otra legislacin , como la referennte a la privacidad, debera tambin establecer requisitos
especficos para su mantenimiento. Nota 2 solicita que no se almacenen datos sencibles de
autenticacin despus de su autorizacin (an si estn encriptados). Nota 3 se refiere a datos
completos de seguimiento provenientes de la banda magntica, imagen de la banda magntica
en el chip, o de cualquier otro medio. La normativa de seguridad de datos para la Industria
de las Tarjetas de Pago ITP puede bajarse de: https://www.pcisecuritystandards.org/security_
standards/pci_dss.shtml.
107
Tal como se sugiri para la informacin personal en un entorno gubernamental,

parece que la forma y estructura de la informacin de tarjetas de pago pueden
ser definidas. En el contexto de esta presentacin es interesante notar que
el almacenamiento de datos de los tarjetahabientes se permite, pero el
almacenamiento de datos confidenciales de autenticacin no. Esto parece ser
un ejemplo de cmo los procesos de negocio relacionados con la seguridad ya
estn integrados con los procesos de negocio, relacionados con la gestin de
informacin personal en conexin con el uso de tarjetas de crdito u otras formas
de pago para la compra de bienes y servicios.
Es evidente cuando se considera la aplicacin de esta norma, que tiene
implicaciones tanto para la creacin como para el mantenimiento de estos
registros. La prohibicin de almacenar datos confidenciales de autenticacin es
amplia, aplicable a todos los componentes de la red, incluidos:
firewalls, switches, routers, puntos de acceso inalmbricos, dispositivos
de red y otros dispositivos de seguridad. Los tipos de servidores
incluyen, pero no se limitan a lo siguiente: web, aplicaciones, bases de
datos, autenticacin, correo, proxy, Network Time Protocol (NTP), y el
servidor de nombres de dominio (DNS). Las aplicaciones incluyen todas
las aplicaciones adquiridas y aplicaciones a medida, incluyendo aquellas
internas y externas (Internet)70.
Estos requisitos proporcionan orientacin sobre la gestin del ciclo de vida
de los datos, ya sea que existan como un registro en s mismo o si forman un
elemento de un registro ms amplio. Cuando la informacin de tarjetas de pago
conforma slo un elemento de un registro ms amplio, hay intersecciones claras
con los procesos de negocio que resultan en la creacin del registro: 1) el proceso
de negocio de gestin de la informacin del beneficiario, 2) la compra de los
productos o servicios por los que se ha pagado, 3) la seguridad de los procesos
de autenticacin.
Regresando a las consideraciones de propiedad intelectual relacionadas con
la industria farmacutica, la Organizacin Mundial de la Propiedad Intelectual
asesora a las empresas farmacuticas para:
70 Payment Card Industry Security Standards Council. PCI DSS Requirements and Security
Assessment Procedures, v1.2, p.5.
108
Considerar el mejor paquete de proteccin (incluida la dependencia de

proteccin del secreto comercial, si se considera apropiada) y asegurarse
de que todos los derechos formales se adquieren en los mercados
adecuados. La realizacin de una auditora de propiedad intelectual de
la empresa puede ser un primer paso importante para la identificacin
de los activos de proteccin que no han sido suficientemente explotados
por una empresa en el pasado71.
Ilustracin 1: Convergencia de mltiples procesos de negocios que afectan el registro del contenido
71 WIPO. Intellectual Property Rights for SMEs in the Pharmaceutical Industry, #9 What are the
most crucial considerations when managing the IP assets of a company in the pharmaceutical
industry. http://www.wipo.int/sme/en/documents/ip_pharma.html.
109
u CONCLUSIN
El contexto de registro es el marco en el que un registro es creado, usado y
mantenido.72 El nmero de leyes y normas relativas a cmo la informacin
se crea, utiliza y se mantiene est creciendo, sobre todo desde la introduccin
generalizada de tecnologas de la informacin y la difusin y capacidad de
reproduccin que ofrecen. Estas leyes y normas rigen no slo los registros
una vez creados, sino tambin los aspectos del contenido que forman el
mensaje del registro, su propsito de ser. No es algo nuevo para los archivistas,
considerar la evaluacin de los documentos digitales en la fase de concepcin,
es decir, antes de que los registros se hayan creado, y la evaluacin de archivo
siempre ha mirado hacia los fines previstos en los registros y la forma en que
se crean. Sin embargo, la determinacin de los fines previstos y los modos de
la creacin est limitada por lo bien que los propios creadores de registros
entiendan los procesos que regulan sus registros y qu medidas toman para
administrarlos.
Los casos anteriores ilustran que los contextos especficos de un creador de
registro pueden incluir otros procesos diferentes a los establecidos por el
creador para cumplir con su objetivo principal. Los procesos que se consideran
que no tienen que ver principalmente con la creacin del registro, sino cmo
se mantiene y se utiliza. As, el evaluador debe tener en cuenta el ciclo de vida
del registro, no slo dentro del contexto especfico en que el registro entr
en vigor, sino los otros contextos en los que pueden interactuar entre ellos
incluyendo el de custodio de los mismos.
Al igual que con los registros, la existencia de procesos de negocio que afectan
la integracin de contenido de registro, permite la identidad y la forma
que se establezca para aquellos elementos involucrados. Estos procesos de
negocio pueden ser dictados, como en el caso de la Norma de Seguridad de
Datos para informacin de tarjetas de pago, o desarrollados localmente para
reconocer actividades creativas individuales, como lo sugiere el estudio de
caso HorizonZero. Con la identidad y la forma establecida para las categoras
de contenido, es posible establecer polticas para la gestin de los elementos
constitutivos del contenido del registro.73 La definicin de estas polticas
72 Context en la terminologa del banco de datos de InterPARES 2 . (http://www.interpares.
org/ip2/ip2_terminology_db.cfm)
73 Duranti, Suderman and Todd, pp. 31, 41.
110
contribuye a definir los contextos esenciales de proveniencia, jurdicoadministrativo, de procedimiento y tecnolgicos - que le dan valor y significado
al registro a travs del tiempo.
111
ESTADO DEL PROGRAMA

del Archivo de Registros Electrnicos (ARE)
Por. Rita M. Cacas
Oficial de comunicaciones ARE
Administracin Nacional de Archivos y
Registros de los Estados Unidos

Buenos das colegas. Me siento muy honrada de representar a la
Administracin Nacional de Archivos y Registros (ANAR) de los Estados Unidos
en su importante conferencia de esta semana. Quiero agradecer a mis anfitriones,
la Universidad de La Salle por esta gentil invitacin para compartir con todos
los presentes un estado del desarrollo del sistema de los Archivos de Registros
Electrnicos (ARE) durante los ltimos aos.
Mi nombre es Rita Cacas y he trabajado para el Archivo Nacional desde el ao 2000,
he sido el oficial de comunicaciones para el Programa ARE en los ltimos cinco
aos. Tengo que decirles que mi experiencia es en realidad la historia del arte y he
pasado 20 aos de mi carrera en la Galera de Arte Nacional en Washington DC.
Cambi de carrera despus de graduarme del programa en Bibliotecologa con
nfasis en Archivos y llegu a los Archivos Nacionales y al Programa ARE, donde
tuve que aprender acerca de conceptos y terminologas tcnicos. Mi esposo ha
sido un profesional de la aeronutica y los computadores durante los ltimos 30
aos con el programa de la NASA, y con frecuencia me hablaba de estos complejos
asuntos informticos y terminologas especializadas.
Ahora que soy hbil en tecnologa y domino las complejidades de este campo,
una broma comn en nuestra casa es que, despus de 25 aos de matrimonio,
por fin tenemos algo de qu hablar.
113
u Vista general de la presentacin

Historia y Misin de ANAR

Historia del programa ARE
Desafos y Estrategias de los registros electrnicos
Tres componentes del Programa ARE
Lnea de tiempo de desarrollo del sistema ARE
Estado actual
Voy a ofrecer una breve historia sobre el Archivo Nacional de EE.UU. y su misin
al pueblo estadounidense. A continuacin dar una breve historia sobre el
establecimiento del programa del Archivo de Registro Electrnico (ARE),
algunos de los desafos que enfrenta ANAR. Posteriormente describir algunas
de las estrategias y enfoques que utilizamos para hacer frente a estos desafos. Y
por ltimo describir los tres componentes principales de la Oficina de Gestin
del Programa ARE.
Se espera que el sistema ARE sea un sistema de archivo y negocio muy complejo,
por lo tanto describir el cronograma que estamos siguiendo para el desarrollo
de ARE y les mostrar nuestra situacin actual.
u Antecedentes de ANAR
Antes de que ANAR fuera fundada en 1934, no haba repositorio central para
todos los registros creados por ms de 500 agencias del Gobierno Federal de
EE.UU., sin contar todas las divisiones separadas y oficinas por debajo de la
agencia principal.
Estas agencias eran responsables de almacenar sus registros en distintos
lugares del pas, lo que significaba que registros importantes podan haber sido
almacenados en ticos, dispersos en lugares regionales en todos los EE.UU.,
y pueden haber estado expuestos a las amenazas ambientales, tales como
incendios, inundaciones y tornados.
Cuando los investigadores necesitaban examinar algn registro, tenan que
viajar a Washington, DC o, hacia donde estuviera la agencia para llevar a cabo la
investigacin. O, si las copias de los registros fueran enviadas por correo, tenan
que esperar varias semanas o hasta meses para recibirlas.
114
Alrededor de 1934, el Tesorero de los Estados Unidos, el seor Andrew Mellon,

se dirigi al Congreso para solicitar la aprobacin para establecer y fundar los
Archivos Nacionales, que seran el depsito central para los registros del Gobierno
Federal de los Estados Unidos.
u 1960`s: Registros Electrnicos en Riesgo

Ahora volvamos en el tiempo rpidamente a la dcada de 1960, cuando se
produce un aumento en el uso de los computadores por parte de muchas agencias
gubernamentales, que tenan las mismas preocupaciones y riesgos en el sentido
que los registros fueran guardados dentro de cada agencia y sus instalaciones y
localizacin.
Adems, durante este tiempo, los programadores de computadoras estaban
desarrollando sistemas de informacin stove-piped para las funciones
especficas de negocio que no siempre se comunican o comparten informacin
con otros sistemas.
Al igual que los registros que se ubicaban en todo el pas y estaban sujetos al
mismo tipo de eventos ambientales (tales como incendios, inundaciones y
tornados). La creacin y proteccin de los documentos electrnicos estaban en
peligro y la conservacin era mnima. Las agencias podan almacenar los medios
magnticos en los ticos o stanos calientes, o podan deshacerse del software o
hardware ya utilizado en la creacin de los registros.
ANAR tiene un proceso formal para requerir los registros de las diferentes agencias
- llamado el proceso Gestin de Registros (que se discutir brevemente ms
adelante). Sin embargo, los registros electrnicos a menudo no se han incluido en
esta Gestin de registros.
Estos pudieron haber sido registros importantes creados en computador en ese
tiempo, que podran ser de gran inters para los acadmicos o los historiadores
al describir el trabajo y los negocios de una agencia en particular. Esos registros
informticos de ese perodo representativo de los inicios, nunca llegaron a los
Archivos Nacionales. O, registros electrnicos histricos se perdieron cuando
nuevos equipos con software y hardware se crearon y utilizaron por parte de las
agencias.
115
u La Misin de ANAR durante 75 aos

La misin de la Administracin Nacional de Archivos y registros es garantizar el
acceso a los registros del Presidente, el Congreso y los tribunales de los EE.UU.
ANAR es el responsable de la supervisin del manejo y archivo de registros
creados por las Agencias Federales.
Estos son los registros que 1) Protegen los derechos de los ciudadanos, 2) Llevan
cuenta del trabajo de los funcionarios del Gobierno, y 3) Facilitan la comprensin
histrica de nuestra experiencia nacional.
Antes de continuar, quiero aprovechar este momento para hacerles saber que
este ao, ANAR est celebrando su aniversario nmero 75, y si alguno de ustedes
est en Washington, DC, en junio, los invito a visitar el edificio de los Archivos
Nacionales para ver muchos de nuestros archivos importantes, pelculas y
exposiciones y participar en nuestra celebracin.
u Acceso a los Registros Electrnicos

ANAR ha tenido ms de 40 aos de experiencia en la preservacin y el acceso
a registros electrnicos. Yo haba mencionado anteriormente que las agencias
comenzaron a usar computadores para sus transacciones y operaciones
comerciales durante la dcada de 1950 y 60. La oficina del Censo de los EE.UU. ya
haba estado utilizando la tecnologa de tarjetas perforadas a principios del siglo
20.
Para 1965, ANAR ya se preocupaba por la preservacin de los datos creados por
las agencias mediante este tipo de computadores debido a que los registros
electrnicos no estaban siendo incluidos en los sistemas de preservacin de
registros y por lo tanto no estaban siendo enviados a ANAR. En 1969, el Personal
de Archivos de Datos fue establecido para asegurar que una vez que estos
documentos llegaran a ANAR, seramos capaces de conservarlos.
Para 1970, los primeros registros electrnicos comenzaron a llegar a ANAR
u Transferencia de Documentos Electrnicos de ANAR (en terabytes):

1970-1995
Esta grfica muestra la transferencia de documentos electrnicos (en terabytes)
que fueron recogidos por ANAR durante el perodo de 25 aos entre 1970 y 1995.
116
Estos fueron principalmente en forma de tarjetas perforadas (de la Oficina del

Censo) y registros de procesadores de datos informticos. Como pueden ver, a
finales de 1980, el volumen se duplic cuando las agencias comenzaron a enviar
los documentos electrnicos creados por los primeros procesadores de texto
desde los aos 1980 y 1990.
u Transferencia de documentos electrnicos a ANAR: Registros de la
presidencia Reagan/Bush
Al final de las presidencias de Reagan y George Bush, terminando los aos 80s y
comenzando los 90s, empezamos a sentir un tsunami de registros electrnicos - el
creciente volumen de registros electrnicos que estn llegando a ANAR - ya que
estamos tratando de cuidar los registros que ya estn bajo nuestro cuidado. Los
nuevos registros eran inicialmente, mensajes de correo electrnico y registros
de procesamiento de textos que documentaban acontecimientos importantes,
como los de Irn-Contra y de defensa nacional, as como otras operaciones civiles.
Estos registros electrnicos estaban recibiendo un mnimo de preservacin de
sus flujos de bits. Y, a medida que la tecnologa avanzaba, otras agencias federales
estaban usando nuevas tecnologas y creando archivos ms complejos que ANAR
no tena capacidad de guardar y mucho menos de conservar si no estaban en
forma de simples flujos de bits de informacin.
u Transferencia de documentos electrnicos a ANAR: Registros de la
presidencia Clinton
Este grfico muestra el crecimiento exponencial del nmero de archivos que lleg
a ANAR en el ao 2000 al final de la administracin del Presidente Clinton.
El nmero de archivos a nuestro cuidado paso de los poco menos de 20.000
terabytes de datos a un abrumador nmero de 30 millones de terabytes de nuevos
y completamente diferentes tipos de archivos electrnicos que empezaron a
inundar a ANAR - al mismo tiempo que se mantena el gran volumen de archivos
electrnicos que ya estaban en nuestros fondos.
Este conjunto de registros, incluidos objetos complejos en medio digital como
archivos de imgenes, secuencias de vdeo, sitios web dinmicos, sistemas de
informacin geoespacial (SIG), y otros tipos de registros que ya no eran poco
corrientes o simples archivos planos de base de datos.
117
As, alrededor de 1995, el Dr. Kenneth Thibodeau se acerc a la Archivstica de los

Estados Unidos para comenzar a explorar las estrategias y acciones que ANAR
tena que tomar para preservar los registros complejos en el futuro.
El Dr. Thibodeau ha liderado nuestros esfuerzos de investigacin y en asociaciones
de clase mundial que formalmente establecieron el Programa de Archivos de
Registros Electrnicos en el ao 2000, con fondos especficos y el apoyo de
nuestro Congreso de los EE.UU. y la Casa Blanca.
Bajo la direccin del Dr. Thibodeau, ANAR y el Programa ARE han adquirido una
valiosa experiencia de estas colaboraciones y alianzas que nos ayudan a entender
los asuntos que necesitan ser abordados acerca de la preservacin de archivos.
u Qu es ARE?
El Archivo de Registros Electrnicos (ARE) es la iniciativa estratgica de ANAR para
preservar y proporcionar acceso a largo plazo a los registros electrnicos de un
valor nico del Gobierno de los EE.UU., y para posicionar la gestin gubernamental
del ciclo de vida de todos los registros en el marco del gobierno electrnico.
Una visin de largo plazo para ARE es que ser un sistema que preservar y dar
acceso de manera confiable, a cualquier tipo de documento electrnico, sin
dependencia de ningn hardware o software especfico, capacitando a ANAR
para llevar a cabo su misin en el futuro. Para cumplir con esta visin de largo
plazo, el sistema cuenta con tres requisitos fundamentales (siguiente diapositiva).
u Requisitos fundamentales para el sistema ARE

El sistema ARE tendr que ser evolucionable, progresivo y ampliable.
El sistema tendr que ser evolucionable con el fin de almacenar, administrar y
accesar registros de manera confiable a travs del tiempo. Tendr que evolucionar
a travs de diferentes medios, sistemas de archivos, bases de datos y sistemas
operativos sin perder ningn dato. Es decir, que ARE tendr que asegurar que el
registro sigue siendo autntico y as continuar en el futuro.
Mucha gente asume que los tipos de los investigadores que utilizan los archivos
son genealogistas o historiadores, pero de hecho, muchos de los investigadores
118
de ANAR son abogados que representan a las agencias federales, y estn en busca
de registros de la agencia durante la fase de descubrimiento, o con fines de litigio.
As, los registros que se producen deben ser capaces de defenderse en un juicio, y
asegurarse de que no se han daado o alterado con el paso del tiempo.
ARE tendr que ser progresivo con el propsito de realizar una amplia variedad de
funciones de archivo: a travs, hacia arriba o hacia abajo en colecciones jerrquicas.
Necesita organizar la informacin ya sea que el sistema del grupo de registro de
ANAR la haya organizado por series de documentos, o por las unidades de registro
de archivos, etc., y ARE necesita ser capaz de escalar a travs de operaciones de
archivo, tales como ingestin, Descripcin, Replicacin, Supresin, etc.
Ampliable significa que ARE se construir para que asuma los registros electrnicos
viejos, nuevos y los modelos emergentes - los registros que puedan llegar que
tienen 10 - 20 aos de edad, registros que se estn creando hoy en da, y los
registros que ni siquiera se han inventado todava.
Cuando ANAR llev a cabo un esfuerzo de Re-ingeniera de procesos de negocios
hace muchos aos, produjo un documento llamado El Documento de Requisitos
de ARE que asigna funciones de archivo de negocio a los requerimientos tcnicos
que seran necesarios para construir algo as como un sistema de ARE.
Hay ms de 850 declaraciones en este documento que estn disponibles en
nuestro sitio web en:
http://www.archives.gov/era/about/documentation.html#requirements
Los tres componentes

Investigacin
principales
del
programa
de
ARE:
Los tres componentes principales del Programa de ARE son Investigacin,

Adquisicin del sistema ARE y Gestin del Cambio Organizacional.
La Divisin de Investigacin de ARE dirigida por Robert Chadduck se estableci
alrededor de 1998, cuando el Dr. Thibodeau y el Seor Chadduck se acercaron a
la Archivista de los Estados Unidos para solicitar aprobacin con el propsito de
explorar y trazar estrategias para abordar los problemas y retos de la preservacin
de los registros electrnicos.
119
ANAR tena la necesidad de poder mirar ms all de s misma - para comprender

que los asuntos involucrados estaban relacionados con la tecnologa y teoras
complejas de gestin de la informacin, no slo las prcticas de archivo y las
funciones empresariales.
Estas cuestiones y desafos no slo las enfrentaba ANAR, sino muchas otras
comunidades profesionales, tales como Ciencias de la Computacin, Ingeniera,
Biblioteconoma y acadmicas y de otros profesionales de la gestin de la
informacin.
Muchos de estos profesionales de las ingenieras tcnicas, y de la informtica ya
haban pasado su vida trabajando en estos temas, y colaborar con ellos present
situaciones especiales y complejas tanto para ellos como para ANAR.
u Algunos ejemplos de los colegas de INvestigacin de ARE

Lo que sali de esta exploracin fue el Programa de Investigacin de ARE, que
desde hace ms de 10 aos, ha trabajado muy de cerca con varias comunidades.
Esta diapositiva muestra algunos de nuestros socios de la investigacin.
Trabajamos en estrecha colaboracin con comunidades de Ingeniera Informtica
tales como el grupo Data-Intensive Cyber Environments (DICE) que examina
grandes volmenes de datos compartidos por mltiples agencias (tanto del
sector privado como el pblico). Tambin trabajamos con profesionales de las
normas de datos tales como el IEEE, NPACI, GGF, etc.
Del mismo modo estamos trabajando en colaboracin con comunidades
acadmicas y de Bibliotecas tales como la Biblioteca del Congreso, la Biblioteca
Digital de la Federacin, la Universidad de Maryland en College Park, Georgia Tech,
el Instituto de Tecnologa de Massachusetts y, de nuestros socios ms reciente, la
Universidad de West Virginia.
Adems, contamos con socios de la Agencia Federal de Gobierno, tales como,
el Departamento de Agricultura de EE.UU., el Laboratorio de Investigacin del
Ejrcito, la National Science Foundation y el Instituto Nacional de Estndares y
Tecnologas.
ANAR tambin ha participado en un proyecto internacional importante que se
llama La Investigacin Internacional en Registros Permanente y Autnticos en
120
Sistemas Electrnicos (INTERPARES) y ustedes escucharn sobre este proyecto

de nuestra colega, la Dra. Luciana Duranti en la sesin de maana.
Los expertos en estas comunidades ya estaban estudiando los cambios
continuos en TI y cmo las tecnologas estaban siendo utilizadas tanto por el
sector privado como por el gobierno federal.
ANAR ha sido capaz de estudiar las tecnologas que se podran aplicar a sus
operaciones de archivo, tales como la ingestin, la preservacin y el acceso a
la informacin electrnica.
u Los tres componentes principales del programa de ARE:

Adquisicin del Sistema
Al mismo tiempo que se trabaja en Investigacin, haba mencionado el

desarrollo del Documento de Requisitos que describe lo que se necesita para
construir y adquirir un sistema como el ARE. El documento fue terminado
alrededor del ao 2001 y entre el 2004 y 2005, ANAR llev a cabo una
competencia entre dos empresas de desarrollo de TI - La Corporacin Harris y
Lockheed Martin.
El documento se entreg a ambas compaas para que desarrollaran un
prototipo del sistema de ARE y en el 2005, Lockheed Martin fue seleccionada
para desarrollar el sistema base de ARE.

Gestin de Cambio
Para poder garantizar una inversin de millones de dlares en la construccin

del sistema ARE, ANAR necesitaba asegurar que la gente pudiera usarlo. Por lo
tanto, la oficina de manejo del programa ARE ha trabajado muy estrechamente
con los involucrados internamente en ANAR, tales como gerentes, funcionarios
y contratistas. Adems, tuvimos que colaborar con muchos grupos externos
como personal de la Agencia que utilizara el sistema en el futuro para llevar
a cabo negocios con ANAR, o con los archivistas locales y del Estado, as como
con muchos otros que estaran utilizando ARE para realizar investigaciones o
acceder a los registros.
121
Esta gestin involucr cambios en el manejo debido a que muchos funcionarios

de ANAR estaban acostumbrados a tratar nicamente con procesos relacionados
con el manejo de los registros en papel.
Para los involucrados externos, necesitamos capacitar a nuestro personal para
que pudieran proporcionarles a sus clientes los registros que estaran disponibles
con el uso de ARE - y as asegurarle a las personas que el sistema sera fcil de
manejar.
u La lnea de tiempo del desarrollo - El sistema base de ARE CIO: Junio 2008
He mencionado que Lockheed Martin recibi el contrato para desarrollar el
sistema base ARE y este sistema fue entregado a nosotros el 27 de junio del ao
pasado. Se dio a conocer como la Capacidad Inicial de Operacin (o CIO) cuando
algunos funcionarios de ANAR y algunas agencias federales comenzaron a utilizar
el sistema.
Luego ANAR pas el verano y el otoo trabajando en estrecha colaboracin con
los primeros usuarios (Personal de ANAR y 4 personas de una agencia piloto) para
entrenarlos en el uso del sistema.
As, cuando el sistema se lanz en junio, cules eran las capacidades de ARE en
esta primera versin oficial?
u Qu hace ARE en su primera versin oficial?

ARE tiene la capacidad de manejo del ciclo de vida de TODOS los registros - ya
sean en papel o electrnicos.
El sistema ayuda a ANAR a gestionar los formatos estandarizados que utilizamos
para llevar a cabo negocios con agencias federales. Los tres formatos principales
son conocidos como los Formatos de Publicacin de Registros (antes conocidos
como el PR (SF en ingls)-115), la solicitud de transferencia y el Plan de Transferencia
(antes PR-135) y el Instrumento Legal de Transferencia (antes PR-258).
ARE tambin est capacitado para la bsqueda de objetos de negocio existentes
y en algunos casos, los utiliza para generar otros nuevos.
122
Una vez que el Oficial de Registros est listo para enviar los archivos electrnicos
hacia ANAR, ARE proporciona una herramienta independiente que empaca los
registros electrnicos para certificar su transferencia segura, ya sea en lnea o a
travs de medios digitales.
Cuando los registros se envan, el personal de ANAR utiliza el sistema ARE para
abrir y verificar que los registros electrnicos que se recibieron son los que
estaban destinados a ser transferidos y que los archivos no se han perdido o
daado.
Adquisicin del Sistema

Diapositiva 18: Flujo de trabajo de ARE por parte de la Funcin de Negocios
Esta es una visin simplista y lineal de flujo de trabajo de ARE por los procesos
primarios de trabajo de ANAR para la planificacin, transferencia, ingestin y
facilitar el acceso a los registros electrnicos que se almacenan en ARE.
u El proceso de publicacin de registros federales: Uso del Formato

Estandarizado
Este es un ejemplo del formulario impreso que utiliza ANAR para capturar la
informacin acerca de los registros. Hay campos obligatorios, cuadros que
necesitan ser marcados, informacin de contacto, cuadros de firma, etc.
La mitad inferior del formulario principalmente es un espacio en blanco que le
permite al oficial de la agencia de registros, ingresar texto libre que describe los
documentos que estn siendo publicados.
u Uso de ARE para publicar registros en lnea: El formulario electrnico:

e-115
En la versin electrnica del formulario, ahora conocido como el e-115, mucha
de la informacin necesaria sigue siendo la misma. Hay cajas de aprobacin
que necesitan ser marcadas, informacin de contacto y hay un cuadro para
describir los registros con texto libre.
123
u Las personas que usan el sistema ARE para desarrollar los negocios de
ANAR
Durante la primera versin de ARE, algunos miembros del personal de ANAR

en las cuatro divisiones principales aqu descritas, utilizan el sistema ARE para
realizar su trabajo.
Adems, ANAR seleccion oficiales para el manejo de registros de cuatro
agencias federales (figuran en esta lista) para participar en el desarrollo, la
prueba del sistema, y las actividades de formacin del primer ARE. Estas
agencias fueron seleccionadas con base en la calidad y los tipos de registros que
pueden ayudar a probar el sistema, as como su familiaridad con la publicacin
de registros y procesos de transferencia.
A medida que estos usuarios de la naciente red ayudan a probar y mejorar el
sistema base, personal adicional de ANAR y usuarios de la agencia se aadirn
en los prximos dos aos.
u Las primeras cuatro Agencias piloto de ARE

stas son las cuatro agencias que han trabajado muy estrechamente con
nosotros en los ltimos 3-4 aos:

La Oficina de Patentes y Marcas de los EE.UU.

La Oficina de Estadsticas Laborales
El Departamento de Administracin de Seguridad Nacional de Energa
Nuclear
El Departamento de la Oficina Naval Oceanogrfica de la Armada.
u La lnea de tiempo del desarrollo - El Sistema de Bsqueda y Acceso CIO:

Dic. 2008
Mirando nuevamente esta lnea de tiempo, usted ver que en el ltimo ao,
superponindose al desarrollo del sistema base, Lockheed estaba desarrollando
una instancia independiente de ARE que tendra la capacidad de tomar los
registros electrnicos de la administracin de George W. Bush.
124
Entregado por Lockheed a ANAR el 5 de diciembre del ao pasado, este sistema

incluye la capacidad de Bsqueda y Acceso de registros, por lo que llamamos a
esta segunda instancia el sistema de bsqueda y el acceso.
u La lnea de tiempo del desarrollo - El Sistema ERA de Bsqueda y Acceso
(Continuacin)
El enfoque principal del sistema de bsqueda y acceso fue estrictamente para los
registros electrnicos de la administracin de George Bush.
Las funciones principales del sistema de bsqueda y acceso estn centradas
en recibir rpidamente un gran volumen de registros electrnicos y de forma
automtica indexarlos a medida que llegan.
Una vez que los registros se introducen, el sistema crea una versin diferente del
registro (s) que apoyara una bsqueda estructurada de los registros por prioridad,
tales como documentos de texto, o archivos de imagen, por ejemplo.
Los registros originales son guardados de forma segura en los depsitos de
archivo, preservando los flujos de bits originales para transformaciones futuras
de los objetos introducidos.
El sistema de bsqueda y acceso tambin proporciona el manejo de casos bsicos
de registros para su revisin y redaccin de contenidos sensibles que pueden ser
solicitados a travs de un Acta de Libertad de Informacin ( ALI (FOIA en ingls)).
u La lnea de tiempo del desarrollo - Planes futuros y CPO

Actualmente ANAR est planeando el prximo paso en la evolucin del sistema
ARE que incluir un marco de conservacin y la preparacin para el acceso pblico
a ARE en algn momento alrededor del ao 2010. Dependiendo de los fondos
que recibimos, las nuevas mejoras del sistema se agregarn para proporcionar
capacidades adicionales que ayuden al personal de ANAR as como a los directivos
a realizar su trabajo.
Se espera tener Capacidades Plenas de Operacin (CPO) del Sistema de ARE en
algn momento alrededor de 2011 o 2012.
125
u Qu hay almacenado para el futuro?

El marco de preservacin que mencion anteriormente, introduce y utiliza
una variedad de herramientas que satisfarn las diferentes necesidades de
conservacin para determinados formatos de documentos electrnicos.
Trabajar con estos primeros usuarios le permite a ANAR probar y mejorar las
capacidades del sistema para asegurar que estaremos listos para ampliar el uso
de ARE en agencias adicionales durante el prximo ao.
Se prevn interacciones futuras de ARE para planes de manejo para ciclos de vida
completos de registros, as como el manejo de casos de evaluacin y de flujo de
trabajo. Adems, ARE permitir la revisin y redaccin de materiales sensibles.
u Acceso pblico en ARE

Una vez que abramos el sistema para permitir que el pblico en general utilice
ARE, la gente ser capaz de obtener informacin sobre todos los registros a partir
de descripciones de archivos y de otra informacin contenida en ANAR.
El acceso a los documentos electrnicos y a las versiones escaneadas de los
registros de copia impresa estar disponible en lnea a travs de Internet.
Las personas podrn presentar solicitudes de copias de los registros en lnea y
solicitudes para los registros restringidos de ALI.
El sistema tambin tendr la capacidad de conseguir asesora del personal de
ANAR cuando la requiera.
u Conclusin
La construccin de un sistema complejo como ARE ha demostrado ser un
esfuerzo monumental y aunque el sistema ARE actual es slido y ofrece muchas
capacidades, el desarrollo est muy lejos de ser completo.
Con 10 aos de experiencia y muchas asociaciones profesionales, acadmicas y
tcnicas importantes, ANAR seguir siendo un lder en la preservacin mundial
de los archivos globales y los registros electrnicos.
126
En el cumplimiento de su misin al pueblo de los Estados Unidos garantizando

la seguridad y la preservacin de los registros electrnicos para las generaciones
venideras, ARE ser uno de los servicios ms importantes que ANAR puede ofrecer
al pblico en la prxima dcada.
u Recursos de informacin adicional

1. Treinta aos de Registros electrnicos (Thirty Years of Electronic Records)
(2003, Scarecrow Press, Editado por Bruce Ambacher)
2. Construyendo los archivos para el futuro: Avances en la preservacin de
registros electrnicos en la Administracin Nacional de archivos y registros
Kenneth Thibodeau, D-Lib Magazine, February 2001, Volumen 7
Nmero 2. Disponible en lnea en: http://www.dlib.org.ar/dlib/february01/
thibodeau/02thibodeau.html
127
SERVICIO AL CLIENTE 311:

aplicacin de los registros electrnicos
y los principios de gestin de la informacin
en las iniciativas de servicio pblico en Toronto
(Un estudio de caso)
Por. Martha Blandn
1. Introduccin
2. Ciudad De Toronto (CDT)
2.1. Antecedentes
2.2. Servicio al Cliente 311
2.3. Oficina de Manejo de Proyectos 311 OMP
2.4. Qu es un 311?
2.5. Qu puede hacer un servicio 311?
2.6. Beneficios de implementar un 311 en Toronto
3. El MIR - Proyecto 311
3.1. Beneficios del MIR Proyecto 311
3.2. Servicios MIR actuales
3.2.1. Inventario de Registros
3.2.2. Identificacin de Series de Registros
3.2.3. Esquema de Clasificacin de Negocios (ECN)
3.2.4. Valor de los Registros
3.2.5. Determinacin de Periodos de Retencin
3.2.6. Disposicin de los Registros
4. Informacin Personal, Requisitos Legales
5. Oportunidades y Retos para MIR en 311
6. Conclusin
129
1. INTRODUCCIN
La estrategia de servicio al cliente 311 es un modelo nuevo de prestacin de
servicios que permite a los ciudadanos a acceder a la informacin y servicios de
la ciudad de Toronto a travs de mltiples canales llegando a un nico punto de
acceso. Este nuevo modelo mejorar la accesibilidad y la eficiencia para el acceso
pblico a la informacin y servicios municipales. Como una compensacin a la
inversin, se prev el aumento en la satisfaccin de los ciudadanos, mientras que
la eficiencia de las divisiones en sus procesos de negocio va a mejorar74.
La realizacin de esta estrategia incluye y no se limita a la creacin de un Centro de
Contacto centralizado para ofrecer estos servicios a travs de mltiples canales.
Con el tiempo, el futuro de la Divisin 311 acumular grandes volmenes de
registros electrnicos como parte de su operacin diaria. Es de suma importancia
establecer un proceso de gestin y registro de la informacin para estos asuntos
con el fin de proporcionar un registro y una recuperacin de la informacin
eficientes para cuando sean requeridos.
De conformidad con Acto Municipal de 2001 y el Acto 2006 de la Ciudad de Toronto,
los registros y la informacin de la ciudad deben ser manejados de una manera
prescrita para apoyar la toma eficaz de decisiones, cumplir con los requisitos
operativos y proteger los intereses legales y financieros de la Ciudad y del pblico.
El programa de Manejo de Informacin y Registros de la Ciudad (MIR) ya ofrece
este servicio a las divisiones de la ciudad. Desde su inicio ha habido un esfuerzo
colaborativo entre el Proyecto 311 y Programa MIR para establecer polticas
y procedimientos que cumplan con los requerimientos de registros legales y
reglamentarios y establezcan una retencin de registros basada en el ambiente
actual de la ciudad. Estas tareas han incorporado diferentes retos a MIR cuando se
ven a la luz de una empresa de servicios de mantenimiento de registros integrados.
Con un protocolo establecido de manejo y registro de la informacin anterior a
la puesta en marcha de la Divisin 311, la actual gestin de la Divisin se puede
concentrar en la prestacin de servicios en lugar de manejo de la informacin y
asegurar que todas las solicitudes de registros sean satisfechas en un perodo de
tiempo necesario regulado. Se espera que a finales de este ao sea desarrollado
un modelo de gestin de registros.
74 311 PMO. Records and Information Management Model, April 4, 2008.
131
2. CIUDAD DE TORONTO (CDT)

2.1 Antecedentes
Toronto se encuentra a orillas del Lago Ontario. Hogar de ms de 2,6 millones de
personas, la ciudad es la entrada a una de las regiones ms dinmicas de Amrica
del Norte, la Gran rea de Toronto (GAT). 4.5 millones de canadienses viven en la
GAT que es la capital financiera, cultural y de entretenimiento de la nacin75.
Hoy en da, Toronto es la ciudad ms grande de Canad, el sexto mayor gobierno
y hogar de una poblacin diversa. Es el motor econmico de Canad y una de las
ciudades ms verdes y creativas en Amrica del Norte. En los ltimos tres aos,
Toronto ha ganado ms de 70 premios a la calidad, la innovacin y la eficiencia
en la prestacin de servicios pblicos. El gobierno de Toronto est dedicado a la
prosperidad, oportunidad y calidad de vida para todos sus residentes.
En 1998, la ciudad de Toronto pas por un proceso intenso y amplio en la
creacin de una nica y nueva estructura organizacional para reemplazar las
siete administraciones municipales existentes, el gobierno regional del rea
metropolitana de Toronto y seis municipalidades de rea local, Toronto, North York,
Scarborough, Etobicoke, East York y York. Se adopt un enfoque de tres etapas
consistente en: 1. El establecimiento de una estructura general del departamento
para la nueva organizacin; 2. La creacin de divisiones y sub-unidades dentro de
las divisiones; y 3. La integracin y racionalizacin de las operaciones municipales.
La armonizacin de los niveles de servicio y precios pblicos representaron un
paso significativo en el desarrollo de una nica ciudad (siete administraciones en
total) con un enfoque unificado de servicios pblicos importantes. Un nmero
clave de decisiones a nivel de servicios y tasa de armonizacin fueron adoptados
por el Consejo en abril de 1999.
El 12 de junio de 2006, la legislacin de Ontario promulg el Acto de la nueva
Ciudad de Toronto, ADCT (COTA en Ingls) 2006, lo que representa un hito crucial
en el esfuerzo de muchos aos de la Ciudad para lograr un marco legislativo ms
propicio, en consonancia con las responsabilidades, el tamao e importancia de
la Ciudad.
75 City of Torontos Website, 2009.
132
ADCT proporciona reconocimiento estatutario de la funcin econmica y del

gobierno de Toronto tras sumarse a una relacin madura, de respeto mutuo con
la provincia de Ontario y a relaciones directas con el gobierno federal76.
La actual estructura administrativa de la ciudad de Toronto est diseada para
proporcionar a los miembros del Servicio Pblico de Toronto, tanto una mayor
rendicin de cuentas pblicas como una mayor flexibilidad para responder a las
necesidades cambiantes de la ciudad. La ciudad ofrece servicios al pblico y a la
organizacin. Los servicios enfocados en el ciudadano le permiten a la ciudad
servir al pblico de mejor manera, facilitando el acceso de los residentes a los
servicios y su compromiso como ciudadanos de Toronto.
2.2 Servicio al cliente 311

En 1999, el Concejo Municipal aprob la primera fase del Plan Estratgico que
define la visin, misin y objetivos para la Ciudad de Toronto. La excelencia en el
servicio fue identificada como un objetivo fundamental de la Ciudad. La definicin
de excelencia en el servicio para la Ciudad fue la siguiente: Los servicios pblicos
son de alta calidad, bien coordinados y de fcil acceso. En el 2000, el Consejo ha
adoptado una serie de directivas para apoyar la excelencia en el servicio en la
segunda fase del Plan Estratgico77.
Luego, en el 2004, el Consejo Municipal aprob los planes para una Estrategia
de Servicio al Cliente 311. Cuando el Servicio al Cliente 311, est completamente
implementado, mejorar la accesibilidad a los servicios de la ciudad e incrementar
la eficacia de la Ciudad para responder a las preguntas del pblico. Los servicios y
procesos de negocios estarn diseados y organizados desde la perspectiva del
pblico. El pblico podr obtener informacin y acceso a los servicios que no sean
de emergencia del Gobierno de la Ciudad, mediante la tcnica de su eleccin:
por telfono, en la pgina web de la Ciudad, por e-mail, correo, fax, en persona y,
eventualmente, en un quiosco de autoservicio.
Los ciudadanos tambin podrn hacer solicitudes de servicio en las divisiones de
Agua, Transporte y Residuos Slidos de Toronto mediante una llamada telefnica
y recibir un nmero de seguimiento para su requisicin. La segunda fase del
servicio 311 de Toronto prevista para principios de 2010, incluir un sistema
76 The New City of Toronto Act (COTA): Qs & As. October, 2006.
77 311s Website, 2009.
133
integrado de autoservicio en el sitio web de la ciudad y ampliar la capacidad de

solicitud de servicio de 311 para incluir la repoblacin forestal urbana, as como
Licencias y Normas Municipales. La tercera fase est en perodo de desarrollo y
se llevar a cabo en el 2011. Se incluye en esta estrategia mejoras en el acceso del
pblico a otras divisiones y un quiosco de tecnologa de pantalla tctil que se
implementar en los centros cvicos de Toronto.
Proporcionando un fcil acceso a los servicios de la ciudad llamando a un nmero
nico en el 311, es una parte importante para lograr que el Ayuntamiento sea
ms accesible al pblico, dijo el alcalde David Miller. Los habitantes de Toronto
podrn hablar con un operador en el 311 quien puede conectarlos con la ayuda que
necesitan y hacer seguimiento hasta que su problema se haya resuelto. Este contrato
nos proporcionar la tecnologa adecuada para garantizar que podemos ofrecer un
servicio 311 que se encuentre entre los mejores de Amrica del Norte78.
La estrategia de Servicio al cliente 311 se implementa en un enfoque de flujo
funcional. Cada componente funcional representa la culminacin de una entrega
o un conjunto de entregas mayores, relacionadas dentro de las cuatro grandes
fases: Iniciacin, Planificacin, Ejecucin y Cierre79. Cada componente funcional
se apoya en captulos y subcaptulos claramente definidos del proyecto global en
el Libro de Control de Proyectos (LCP). El propsito al usar subcaptulos es el de
dar autoridad limitada para gestionar el alcance, tiempo, costo y calidad para una
subdivisin del plan general del proyecto. Los subcaptulos estn creados con
base en resultados importantes. La OMP tiene un papel de liderazgo para todas
las entregas entre divisiones.
2.3 Oficina de Manejo de Proyectos 311 - OMP

El Proyecto 311 es el cuerpo organizacional que apoya estrategias aprobadas
mediante la planificacin, diseo de desarrollo e implementacin de una divisin
311 permanente. Su funcin principal es:

Proporcionar liderazgo, direccin, orientacin, asesoramiento y apoyo en

las entregas del proyecto
78 City of Torontos current Mayor David Miller words in 311Customer Service Initiatives Website,
2009.
79 PMO methodology divides a projects lifecycle into distinct phases, each with there own
deliverables, helps to ensure that the key project requirements are met.
134
Asegurar que las entregas se ajusten a las normas de gestin de proyectos

Proporcionar recomendaciones, orientacin, asesoramiento y apoyo a la
iniciativa del proyecto en todos los asuntos relacionados con:
- Organizacin del plan del proyecto y asignaciones de trabajo
- Comunicacin de los protocolos, normas y procedimientos;
- La inclusin / exclusin de las entregas en la tendencia del manejo
- Asignacin de entregas funcionales; y
- Formacin de los equipos de trabajo asignados.
2.4 Qu es un 311?80

311 es un punto nico de contacto para acceder a todos los servicios de la

ciudad
Es accesible al pblico por: telfono, correo electrnico, Internet o fax
Un sistema 311 puede estar disponible las 24 horas al da, 7 das a la semana,
365 das al ao.
Los telfonos 311 son contestados por una persona (no mquina) - sistemas
no Integrados de Respuesta de Voz (IRV)
Un sistema 311 puede responder a preguntas de carcter general para
todas las Divisiones de la Ciudad y Grupos de Propsitos especiales
2.5 Qu puede hacer un servicio 311?

311 puede responder a las preguntas de todos los asuntos relacionados con la
ciudad. 311 tambin puede:

Crear y hacer seguimiento a las solicitudes de servicio de las divisiones

Proporcionar servicios de idiomas en lnea
Conectar a las personas con el 211 (Servicios Comunitarios)
Guardar un registro de remisiones al 911 (Servicios de Emergencia) en el
caso de un incidente crtico
2.6 Beneficios de implementar un 311 en Toronto

Simplificacin de acceso a los servicios municipales

Consistencia de servicio a travs de todos los canales
80 Baines, Joseph. Why a 311 Customer Service Program is Important for Toronto. PPP, October,
2008.
135
Una mayor rendicin de cuentas desde el inicio hasta la finalizacin

Un gran aumento en la satisfaccin del ciudadano
Reduccin de transferencias incorrectas
Prevencin de falsas llamadas de emergencia al 911
3. EL MIR - PROYECTO 311

El proyecto 311 se acerc a MIR en el 2006 con la solicitud de apoyo para
implementar procedimientos de manejo de registros. El equipo 311- MIR
se form a continuacin, asegurndose de que sus registros en papel y
electrnicos fueran revisados y mantenidos de acuerdo con los estndares
corporativos de manejo de registros81.
El alcance del proyecto inclua los archivos administrativos y de proyectos para
los que existan tanto copias en papel como electrnicas. El MIR proyecto
311 slo cubra los recursos compartidos de red y los registros administrativos
almacenados en sus servidores82.
El proyecto incluy los siguientes aspectos:

Inventario completo de los sistemas de archivo actuales

Identificacin de / y desarrollo de series de documentos recomendados
Elaboracin de directrices para: convenciones para archivos de nombre
y manejo de carpetas y documentos electrnicos (control de versiones)
Establecimiento de un programa de manejo de registros que podra
ampliarse a la futura Divisin 311, cumpliendo con las polticas de
manejo, procedimientos y normas de la Ciudad.
Mejora del acceso a la informacin, utilizando las clases de archivos
identificados dentro del Sistema de Clasificacin de Registros (SCR) y el
establecimiento de recomendaciones para la retencin de registros y la
disposicin de los documentos electrnicos y en papel.
81 Martha Blandon. 311 PMO - RIM Project. October, 2006.

82 Los registros electrnicos dentro del desarrollo de contenido del sub proyecto del call centre
de tecnologa para el 311 (arquitectura, base de conocimientos o taxonoma)no fueron
incluidos.
136
3.1 Beneficios del MIR - proyecto 311

Reduccin de costos, espacio, tiempo, equipos (Mantenimiento de la

informacin nicamente el tiempo requerido, especificado en las listas de
retencin de registros)
Mejora del acceso a informacin valiosa (Permite acceso inmediato a la
informacin electrnica y en papel)
Consistencia mantenida del ciclo de vida del manejo de registros
(Mantiene toda la informacin por va electrnica como el medio preferido
a excepcin de los documentos que requieren firma, formularios en papel)
Ofrece proteccin durante el litigio en caso de una investigacin o
auditora
Garantiza la sostenibilidad del proyecto a travs de procedimientos, guas,
manuales y cursos de capacitacin
Establece requisitos de manejo de documentos con suficiente antelacin
para optimizar las configuraciones de TI requeridas.
3.2 Servicios MIR actuales

El Programa MIR desarrolla y supervisa las polticas, programas y normas para los
registros Corporativos, proporcionando asistencia a las divisiones de negocios
con la creacin y el mantenimiento efectivo de los registros, la transmisin de
la informacin (correo, publicaciones), y manteniendo un programa de archivo
pblico que documenta la historia de la Ciudad. En la estructura administrativa de
la Ciudad de Toronto, MIR forma parte de la Oficina del Secretario de la Ciudad83.
Manejo de la Informacin y Registros (MIR) apoya el manejo de los activos de
informacin de la ciudad. Esto implica:

Determinar las funciones y responsabilidades para la creacin y

mantenimiento de la informacin, Polticas, Programas y Normas
de la Ciudad
Apoyar la creacin y el mantenimiento de la informacin dentro de las
unidades de negocios de la ciudad, Servicio al Cliente, incluyendo los
registros del Centro de Servicios
Proporcionar preservacin a largo plazo y acceso a la informacin sobre
los Servicios de archivo de la Ciudad
83 RIMs Website, 2009.
137
Compartir y distribuir informacin acerca de y a travs de los servicios

de impresin y distribucin de la Ciudad.
Qu estamos manejando hoy en da? Registros, la informacin generada,

recibida y mantenida como evidencia y la informacin por parte de una
organizacin o persona, en cumplimiento con las obligaciones legales o
en la transaccin de negocios84. La ciudad entiende los registros como
toda informacin documentada, independientemente del formato de
comunicacin, que proporciona una prueba verificable de las funciones de la
Ciudad de Toronto. Gestionamos datos no estructurados como documentos
de Word, hojas de clculo, presentaciones en PowerPoint, correos electrnicos,
documentos Web, imgenes, etc., y tambin los datos estructurados como los
Procedimientos de Contabilidad del Sistema (PCS), el sistema de tecnologa
de manejo de activos y el Sistema de pedidos de reforestacin y Recreacin
de Parques.
Cmo manejamos en la actualidad estos registros? Con iniciativas tales
como: el Servidor de Registros LiveLink, la Herramienta de Manejo de Series
de Registro, el Sistema de Clasificacin de Registros y otros sistemas.
MIR opera dentro de los lmites de la ley y otras legislaciones legales tales
como: AMLIPP 1990 y el Acta 2006 de la ciudad de Toronto. Adems, hay una
necesidad de cumplir con los estndares industriales y / o las reglamentaciones
del medio ambiente de Canad, como son los Registros Electrnicos como
Prueba Documental CAN/CGSB 72.34 de 200585 e ISO 15489 1:2001 (partes 1
y 2)86, junto con otras Regulaciones Federales y Provinciales87.
84 ISO 15489 Partes 1 & 2. Informacin y documentacin; Manejo de Registros.
85 Proporciona los requerimientos que las organizaciones canadienses deben seguir cuando
crean registros digitales de cualquier forma.
86 Proporciona normas de manejo de registros internacionales que usa MIR como uno de sus
fundadores.
87 Acto Municipal, R.S.O. 1990, M. 45, Personal Health Information and Privacy Act (PHIPA)
2004, y cualquier otro estatuto y/o regulacin que impacte el mandato de cualquier divisin
de la Ciudad. Otros estatutos y regulaciones provinciales son: The Canada Evidence Act
(Realiza registros digitales y documentos legalmente aceptados en las cortes, al asegurar
su autenticidad y presuncin de integralidad) e ISO 19005-1. Document Management
(Proporciona normas de metadatos que tienen que ver con esquemas de clasificacin y
retencin de documentos electrnicos).
138
3.2.1 Inventarios de registros

El manejo de los registros implica el anlisis de las prcticas de mantenimiento
de registros en el proyecto 311, MIR hizo un seguimiento del ciclo
de vida de los registros desde la creacin, a travs del uso, almacenamiento y
disposicin final; tambin incluy la realizacin de inventarios
(electrnico y papel) que condujo a la identificacin del tipo de registros
con los que tratamos. El objetivo principal era cumplir con los
requisitos en el tiempo, de autenticidad, admisibilidad, seguridad y acceso
de los mismos.
Esta revisin se realiz con un enfoque de amplio a estrecho para
todos los registros electrnicos. Un subtotal de 2.017 carpetas /
subcarpetas; un subtotal de 376 carpetas (papel) fueron revisadas para un
total final de 2.393 carpetas / subcarpetas.
3.2.2 Identificacin de Series de Registros
El Sistema de Clasificacin de Registros (SCR) de la Ciudad proporciona
una estructura para organizar y etiquetar los registros de la Ciudad
de forma que puedan ser encontrados, recuperados y compartidos. El
sistema tambin proporciona enlace con los estamentos autorizados
que definen el tiempo que un registro debe ser conservado y lo que
le sucede al final de ese perodo.
SCR procura cdigos genricos que funcionan ms como un balde
para acoplar los registros en l, sin embargo en un nivel de unidad
de divisiones y / o de negocios, los planes de archivo por lo general
son diseados a la medida. Los planes de archivo son esenciales,
ya que limitan el nmero de series de registros que se utilizan y
tambin determinan cmo se implementan los requisitos de retencin.
Los planes de archivo desarrollados para los registros administrativos y
operativos del Proyecto 311, fueron preparados a partir de series de registros
ya conocidas que les permitieron ajustarse a los requisitos de retencin
regulatoria. El siguiente paso fue la creacin de archivos electrnicos
necesarios en las carpetas compartidas (identificados en los inventarios) y la
139
conversin inmediata88 de las carpetas de archivos administrativos (las clases

comunes, tales como Recursos Humanos, Finanzas y los registros de la Oficina
de Administracin), Gestin de Proyectos (LCP) archivos (I0540) y los archivos del
Director Ejecutivo (I1000).
La ciudad utiliza el software del Servidor de Registros Livelink para gestionar sus
registros. Con cerca de 600 usuarios accediendo a ms de 3 millones de registros,
este software les proporciona las herramientas para controlar de manera eficiente
sus activos de informacin a lo largo de su ciclo de vida activa e inactiva.
Los Manuales de Normalizacin para la Entrada de Datos (a nivel de documento)
para los registros tanto administrativos como de proyectos, fueron elaborados
utilizando LiveLink. Los metadatos necesarios para la continuidad del Proyecto
311 en su LCP se disearon tambin en LiveLink. Una decisin sobre qu registros
que quedan en formato electrnico y cules en papel, se realiz sobre la base de
los requisitos legales que establecen claramente que los documentos con firmas
(al final del documento) estn obligados a mantenerse con fines de auditora. Se
proporcion capacitacin en el manejo de LiveLink a los funcionarios de 311.
Una vez que el Centro de Contacto sea lanzado pblicamente, ofrecer a los
residentes de Toronto, las empresas y los visitantes, un punto de acceso para la
informacin y el acceso a los servicios municipales que no sean de emergencia de
la Ciudad. Estas transacciones entre el pblico y la ciudad van a generar registros
electrnicos complejos, creando a su vez, una serie de riesgos operativos,
tecnolgicos y legales para MIR que se discutirn ms adelante en este documento.
MIR ha identificado tres posibles registros electrnicos: I501189 Solicitudes Internas
de Servicio; I5012 Solicitudes de la Divisin de Servicio y I5013 Registros de
Solucin con base en el conocimiento. A partir de hoy, estas series registros estn
88 Los proyectos de conversin de registros incluyen la estandarizacin para la clasificacin
de registros compartidos, reubicacin de carpetas en los Cuartos Centrales de Registros y
entrenamiento a los clientes en los conceptos y servicios del programa MIR (RIM en ingls). Una
vez que el cliente aprueba el plan para la clasificacin de documentos, se convierten los registros
a los estndares de MIR. Los archivos se describen de acuerdo con las reglas de clasificacin,
luego se reorganizan en fsico en las carpetas estndar de archivos. Finalmente se ingresa la
clasificacin, seguridad y retencin sobre el archivo en LiveLink.
89 Los cdigos de la Ciudad se elaboran en un caracter Alfa que representa el Bloque Funcional al
que pertenecen (en este caso Informacin) y 4 dgitos que corresponden a un nmero secuencial
o primario en la RCS.
140
an en desarrollo, MIR ha participado en la conceptualizacin de los registros y ha

comenzado a proponer normas para su gestin antes de que hayan sido creadas
(no es una prctica comn dentro de MIR). No sobra aclarar que estas tres clases
contendrn exclusivamente registros digitales90.
Tambin se ha desarrollado de antemano, el entorno electrnico compartido
(directorios comunes en los servidores de la red corporativa) de la futura Divisin
311, con base en las recomendaciones formuladas por el equipo MIR 311; un
modelo flexible acerca de cmo estarn organizados los registros y la informacin
para la Operacin, que permite a sus directivos realizar posteriormente cambios
una vez que el modelo final de la operacin sea puesto en marcha.
3.2.3 Esquema de clasificacin de negocios (ECN)
MIR ha estado desarrollando un ECN nuevo basado en la Estrategia de Manejo de
Registros Electrnicos (adoptada en el 2007). La nueva ECN de la Ciudad tendr
el enfoque de centrarse en la funcin o actividad actual de gestin empresarial
resultante en el registro que est siendo creado o recibido. El ECN estar en
capacidad de responder a la pregunta fundamental Qu estaba haciendo el
negocio cuando cre el registro? -Se integra con el mandato de Archivos de la
Ciudad para preservar la historia o la toma de decisiones en la Ciudad91.
La inclusin de 311 en el ECN desde las primeras etapas, garantiza que los actuales
registros electrnicos corporativos sean almacenados junto con otros registros
que les proporcionan el contexto, mediante la definicin de la forma en que se
organizarn en archivos electrnicos y las relaciones entre ellos. Los servicios 311
se muestran bajo la categora principal de Servicios de Informacin.
MIR ha elaborado tambin, normas de registros de metadatos basado en la Serie
de Elementos de Metadatos (SEMDC) de Dublin Core (DC)92. De estas normas,
se destacan dos elementos ya que se consideran pertinentes para la Ciudad
de Toronto: 1. Audiencia (Permite la identificacin de un grupo para quien se
desarrolla un recurso) y 2. Cdigo SCR (Permite al usuario asignar un nmero de
90 Jim Suderman, February, 2009.
91 RIM. Corporate Policy, Programs & Standards. Business Functional Classification System, 2008.
92 The Dublin Core metadata set es una serie simple de elementos y trminos para describir un
rango amplio de recursos en la red; The DCMES ha sido lanzado como un estndar Nacional
Americano, NISO Z39.85.
141
archivo al documento / registro), que es obviamente especfico de la ciudad93. El

objetivo de estas normas es garantizar que las personas en busca de documentos
de la Ciudad, tengan un acceso rpido y eficiente a las descripciones de muchos
documentos diferentes94.
El valor de estas normas en el 311 se refleja en la informacin que proporcionan y
en relacin con: Quin cre un documento? Cundo se cre? y Cules son los
documentos relacionados? Los documentos identificados en el Libro de Control
de Proyectos (LCP) que siguen estas normas son: Informes de estado de proyectos
y sub proyectos, hojas de clculo de Cambio de Evaluacin de Impacto y hojas de
clculo de plan de manejo de riesgos, entre otros. Las caractersticas especficas de
cada documento fueron diseadas en LiveLink en consecuencia con su contenido
y contexto.
Cabe destacar que MIR ha venido desarrollando (en colaboracin con TI) prcticas
de denominacin de archivo y de control de versiones (la clasificacin de
documentos en una secuencia lgica, por ejemplo, la versin #, fecha) para los
documentos electrnicos creados en un entorno de escritorio y almacenados en
estructuras de directorio comn o compartido, similares a las de las directrices
del Gobierno de Alberta95. Estas directrices estn destinadas a ser utilizadas
a nivel corporativo de modo que las divisiones y unidades de negocio puedan
desarrollar enfoques coherentes para nombrar sus documentos electrnicos.
Con el ambiente predominantemente electrnico de 311, existe la necesidad
de establecer estas reglas desde el principio para que la nueva divisin tenga un
mayor control y un mejor acceso y recuperacin de documentos electrnicos, una
vez establecida.
3.2.4 Valor de los registros
El proceso de revisin de los registros del 311 determin sus requisitos
administrativos, legales, operativos, fiscales y/o su valor histrico. Esta tarea fue
de gran ayuda en la identificacin registros vitales del 311, donde el proyecto
311 defini un registro vital como, cualquier registro crtico necesario para la
continuidad del negocio y respuestas de emergencia; los registros necesarios
93 Michelle Jongman, Descriptive Metadata Usage Guide, message February, 2009.
94 City of Toronto. Information & Data Management Group. Descriptive Metadata Standard Usage
Guide. February, 2007.
95 Alberta Government Guidelines 1. Managing shared electronic workspace (Business Rules); 2.
Naming conventions for electronic documents.
142
para: la reanudacin o continuacin de sus operaciones en caso de emergencia o

desastre; el restablecimiento de la condicin jurdica y financiera del proyecto96.
La identificacin de registros vitales, fue completada por el personal del proyecto
311, quienes asignaron cdigos a las carpetas electrnicas en sus directorios
compartidos, mientras que al mismo tiempo, clasificaban sus derechos de acceso,
de acuerdo con las reglas de negocio basadas en temas de seguridad97.
La evaluacin de los registros en funcin de su valor y la asignacin de acceso
de seguridad, tambin facilit la identificacin de los registros transitorios (en
oposicin a los registros oficiales98) en el proyecto 311. Los registros transitorios
son aquellos que tienen utilidad temporal y que por lo tanto, no es necesario
que se mantengan. Los registros transitorios pueden incluir copias duplicadas de
registro para referencia personal y los registros que no tengan relacin con las
funciones, actividades y transacciones del 311.
Como la mayora de los registros transitorios deben terminar su ciclo de vida en
la misma oficina, MIR ha preparado directrices para la identificacin de Registros
Transitorios en virtud del artculo 217-12 del Cdigo Municipal de la Ciudad, que
proporciona definiciones o criterios para su identificacin sin importar el medio
en que se encuentren99.
MIR prev la necesidad de elaborar una Poltica de Declaracin de Registro para
facilitar la identificacin y declaracin de los registros oficiales en la BCS en toda
la organizacin.
3.2.5 Determinacin de Periodos de Retencin
Un perodo de retencin es el tiempo requerido para mantener los registros. Se
refiere a los registros a lo largo de su ciclo de vida, tanto si estn en uso activo o
inactivo en el almacenamiento.
96 RIM Program. Vital Records. February 2008.
97 Business rules identify the following access rights: F/A = Full Access; R = Restrictive Access and
R/O = Read Only Access.
98 Los registros oficiales sirven a funciones importantes de negocios tales como apoyo a programas
de envoi o desarrollo de polticas, o para cumplir con polticas legales o financieras. Ellos tambin
proporcionan evidencia relevante en cuanto a decisiones y acciones del gobierno.
99 Municipal Code, Chapter 217.
143
Bajo el Acto de la Ciudad de Toronto (secciones 199 a 201), la Ciudad es

responsable de la identificacin y retencin y / o disposicin de sus registros.
La legislacin municipal establece que los registros creados por la Ciudad no
pueden ser destruidos a menos que un calendario para su destruccin en la
forma de una Ordenanza de Retencin de Registros haya sido aprobado por el
Consejo. MIR crea y mantiene calendarios de retencin y basado en las leyes,
en cada plan de archivo de unidad de negocio y supervisa la transferencia
sistemtica y la destruccin de los registros que ya no son necesarios.
La herramienta de Manejo de Series de Registros (HMSR) es una aplicacin de
base de datos personalizada que contiene los registros de clasificacin, todo
desde los cuestionarios iniciales y documentos de anlisis hasta la fecha en que
el Ayuntamiento autoriz la inclusin de la clase en el Calendario de Retencin
de Registros de la Ciudad100.
La designacin de los perodos de retencin ha sido un ejercicio de consulta con
el personal de MIR, el Proyecto 311 y Corporaciones de TI. Una vez establecidos,
MIR presentar los horarios para la revisin a un comit ad hoc de Retencin
de Registros. Este comit incluye a profesionales en gestin de registros y
representantes de las divisiones pertinentes, tales como Finanzas Corporativas,
Auditora y Servicios Jurdicos.
Las siguientes retenciones recomendadas fueron establecidas para los registros
del nuevo 311:

I5011 Solicitudes Internas de Servicio: 2 aos

I5012 Solicitudes de Divisiones de Servicio: T + 2 aos (T = finalizacin
del servicio por la divisin respectiva)
I5013 Registros de Solucin de Base de conocimientos: S + 1 ao
(S = sustituido101).
Una vez aprobadas, estas series de registros se incorporarn en el SCR,

certificando que cumplen todos los requisitos. Estas series de registros tambin
100 Jim Suderman, RIMs Client Services Manager, February, 2009.
101 Cuando un registro est fuera de fecha, se hace obsoleto. Sin embargo, las propiedades,
esquema y estatus de disposicin permanecen intactos. El objetivo de cambiar un registro por
otro es el de esencialmente reemplazar el contenido del mismo sin afectar ninguno de sus
metadatos.
144
deben cumplir con AMLIPP, el Acto Municipal de Libertad de Informacin

y Proteccin de la Privacidad, que a menudo es citado como Libertad de
Informacin (LDI) o el derecho a saber102.
3.2.6 Disposicin de los Registros
La disposicin representa el final del ciclo de vida de los registros. Los registros
pueden ser destruidos o retenidos de manera permanente. Como se mencion
antes, el Personal de la Ciudad es requerido por la Ley Municipal para retener
toda la informacin creada, acumulada o utilizada en el curso del trabajo para
la Ciudad, a menos que su perodo de retencin haya expirado y la destruccin
est autorizada por un calendario de retencin aprobado por el Consejo.
Para garantizar la eficiencia del almacenamiento, los registros administrativos
y de proyectos terminados que an se requieran (vida semiactiva / inactiva),
se almacenan en Centros de Registros, instalaciones centralizadas y seguras
que incluyen secciones tanto para registros en papel como electrnicos. Los
registros pueden ser recuperados a solicitud de los clientes y un seguimiento
en Livelink.
Los registros son monitoreados y cuando llegan al final de su retencin, el
personal del Centro de Registros supervisa su traslado para su destruccin
autorizada por el Concejo Municipal o, su envo a los Archivos de la Ciudad por
su valor testimonial o histrico.
MIR apuesta por un enfoque planificado y sistemtico de la gestin del ciclo de
vida. En 311, los registros electrnicos deben seguir siendo legibles y accesibles
a travs de su perodo de retencin, a pesar de las mejoras de software y equipos,
la obsolescencia y / o reemplazo. Algunas de las implicaciones de la tecnologa
ya identificadas por MIR y vinculadas a las series de registros de 311 son:
Ver Tabla 4 (Pagina 142)
102 La Ciudad de Toronto tiene un plazo de 30 das para responder a las solicitudes de FOI
todas las unidades tienen la tarea de asegurar que el nivel de cumplimiento de la Ciudad sea
aceptable.
145
a103
Series de Registros
Implicaciones
Tecnolgicas
Notas
I5011 Solicitudes internas de Registros introducidos por Formato

de
registros
servicio
un identificador de cliente
almacenados determinados
pero gestionados por su
por canales de comunicacin
nmero de referencia (no
usados por el cliente
por un Banco de Informacin
(registro de voz, email, web,
Personal BIP)
interface, etc.)
Capacidad
de La retencin recomendada
almacenamiento
es consistente con Backup
Indicador
de
estatus
de Datos de RS A1550.
(retencin legal)
Capacidad
para
aplicar
la disposicin sobre las
solicitudes
de
servicio
adquirido103.
Debe estar en capacidad de
distinguir entre solicitudes
internas de servicio y de las
divisiones.
I5012 Solicitudes de divisiones Registros introducidos por Requisicin de servicio
de servicio
un identificador de cliente
del estatus del cliente
pero gestionados por su
debe ser almacenada en la
Nmero de Referencia (no
infraestructura del sistema
por un BIP)
de 311 o descentralizada
Capacidad
de
para apoyar los sistemas de
almacenamiento
las divisiones
Indicador de estatus
La retencin de registros de
Intercambio de datos de
divisiones relacionadas ser
estatus de servicio con las
aplicada segn las clases
divisiones de servicio
aprobadas de registros de
Salida para archivo de asunto
divisiones
cuando sea necesario por La retencin recomendada
litigio u otra resolucin
es consistente con las
extraordinaria.
rdenes de Trabajo y
Capacidad
para
aplicar
Requisiciones Internas de
la disposicin
sobre las
RS A1544
solicitudes
de
servicio
adquirido.
Debe ser capaz de distinguir
entre solicitudes internas de
servicio y de las divisiones
Actualizaciones de vaco de
datos desde el sistema de
divisin a 311
103 Ability to implement disposition means destruction from the system or output of an archival
record.
146
I5013 Registros de solucin de Indicador de estatus para Reglas de negocio sobre

base de conocimientos
elementos de conocimiento
lo que constituye un
Habilidad para implementar
elemento de conocimiento
disposiciones en elementos
reemplazado a establecer,
de conocimiento adquiridos.
por ejemplo, las fechas de
reunin del Consejo cambian
cada ao, pero esto no puede
constituir un elemento de
reemplazo.
La necesidad de migrar los registros de 311, ya sea a sistemas de archivo en lnea

o a medios de almacenamiento no magnticos, no se ha determinado todava104.
MIR tiene que saber que los registros que migran an tienen valor, pero ya no
son necesarios en el formato actual. La migracin como se define en la norma
ISO 15489, es el acto de mover los registros de un sistema a otro, manteniendo la
autenticidad, integridad, fiabilidad y facilidad de uso de los registros105.
La consideracin ms importante en el proceso de migracin de los registros
es que su integridad se mantenga en el tiempo con el propsito de servir como
prueba nica de las transacciones comerciales. Como los registros electrnicos,
se actualizan, convierten o se mueven, los procedimientos de control de calidad
estar en vigor para garantizar que los registros electrnicos de 311 se puedan
leer, estn accesibles y sin alteraciones, una vez que se transfieran al nuevo
software y / o equipos106.
4. INFORMACIN PERSONAL, REQUISITOS LEGALES

La Corporacin de Acceso y Privacidad (CAP)107es la oficina de la Ciudad que
gestiona las solicitudes de libertad de informacin y proteccin de la privacidad
de la Ciudad como mandato legislativo por AMLIPP y APIPS, Acto de Proteccin
104 Una investigacin llevada a cabo en los sistemas 311 a travs de los Estados Unidos, mostr la
tendencia a almacenar registros electrnicos en cintas de magnticas por largos periodos de
tiempo sin determinar la retencin de los mismos.
105 Autntico, una recuento adecuado de una actividad, transaccin o decision; Fiable, cuando su
contenido sea confiable puede ser tomado como fidedigno; ntegro, la asercin de que los datos
no han sido cambiados subsecuentemente.
106 Werle, Caroline. Introduction to Managing Electronic Records. FIS, Professional Learning Centre.
May, 2007.
107 Corporate Access and Privacy - CAPs Website, 2009.
147
de la Informacin Personal de Salud108. AMLIPP dictamina la creacin de un

Directorio de Registros.
CAP present un informe titulado: Sistema Central de 311: Evaluacin Preliminar
del Impacto de Privacidad (EPIP (PIA en ingls)) a PMO 311 identificando los
riesgos para la privacidad y proporcionando recomendaciones que requieren
la colaboracin activa con otras divisiones. Las recomendaciones se van a
implementar ms adelante con el proyecto 311 y las divisiones, para determinar
mutuamente las estrategias de aplicacin apropiadas109.
Despus de revisar las operaciones futuras de negocios de 311 y en consulta
con CAP: Los registros electrnicos identificados por el Centro de Contacto no
contendrn bancos de informacin personal ya que los nombres y nmeros de
telfono del personal de la empresa, no son considerados como informacin
personal. Habr informacin en un contexto profesional, empresarial y no sobre
la vida privada110. Bsicamente, la retencin total identificada para las series de
registros del nuevo 311, refleja el mandato de AMLIPP sobre la retencin de
informacin personal de la Ciudad, mantenida por slo un ao. No se encontraron
otros requisitos legales.
Esta opinin coincide con la definicin de MIR sobre el Banco de Informacin
Personal (BIP)111, en que la informacin personal sobre los empleados o personas
que llaman al 311, no se registrar en la base de conocimientos. De hecho, hay un
apoyo general de 311 para mantener su informacin personal fuera de la base de
conocimientos, ya que habr una amplia gama de personas que podran utilizarla,
incluyendo Miembros del Consejo, que por lo general no tienen derecho a acceder
informacin personal bajo la custodia de la ciudad112.
108 PHIPA, General information practices of managing health information; how to handle health/
medical records and deal with retention requirements (s. 13 14); protection of privacy; consent
to collect, use and disclosure medical information; access and enforcement.
109 CAP. 311 CORE SYSTEM: Preliminary Privacy Impact Assessment (PIA). May, 2007.
110 Eric Lawton, CAP. 11 Records Series & Retentions. Message, December, 2008.
111 PIB es una coleccin de registros personales que contienen informacin sobre un individuo
identificable. Estos pueden incluir la direccin de residencia, creencias religiosas o polticas,
estado marital, historia sobre la salud, etc. Estos registros estn sujetos a AMLIPP ( MFIPPA en
ingles: Municipal Freedom of Information and Protecction of Privacy Act)
112 Eric Lawton, CAP.
148
La base de conocimientos de 311, contiene 15.000 respuestas a unas posibles

13.800 preguntas y ms de 8.500 fuentes de datos, que se utilizan para
verificar las respuestas o proporcionar informacin adicional. Hasta la fecha,
aproximadamente el 95 por ciento del contenido ha pasado a travs de un
control de calidad que requiri un esfuerzo significativo por parte del personal
de las divisiones113.
El mantenimiento de estas preguntas y respuestas se har a travs de la Empresa
Thesaurus. Un tesauro especfico para los servicios de la Ciudad de Toronto es un
repositorio de trminos preferidos y las relaciones entre ellos, vinculados a los
trminos no preferidos (los sinnimos comnmente usados por los ciudadanos),
para asegurar que los individuos sean capaces de obtener los resultados
de bsqueda que esperan. El tesauro es crtico; proporciona las bases para la
bsqueda de indexacin y recuperacin de documentos de forma eficaz114.
5. OPORTUNIDADES Y RETOS PARA MIR EN 311

El Centro de Contacto 311 de la ciudad de Toronto ser nico, ya que ser el
ms grande en Amrica del Norte en poner en marcha la integracin de servicios
de extremo a extremo. Este sistema articular muchas rdenes de trabajo desde
diferentes sistemas de divisiones de manera que efectivamente acten en
conjunto para ofrecer un mejor servicio a los residentes y empresas en Toronto.
El desarrollo del proyecto de MIR - 311 ha generado un conjunto de oportunidades
operacionales, tecnolgicas, as como retos y riesgos115 legales que MIR debe
abordar, junto con otros servicios corporativos de gestin de registros:
Operacionales:

Crecimiento extraordinario de los registros electrnicos (aprox. 150

nuevos funcionarios creando documentos y registros electrnicos)
La creacin digital es abrumadora (MIR necesita implementar la
Estrategia de Manejo de Registros Electrnicos, EMRE)
113 Torontos Website. 311 Toronto News. April, 2008.

114 Jonathan Studiman. Enterprise Thesaurus Overview. RIM, December , 2008.
115 Gurushanta, Vigi. Best practices for implementing your enterprise content management (ECM)
solution. INFONEX 2008.
149
Facilidad de duplicacin y difusin de la informacin ( Una Poltica

Corporativa de Declaracin de Registros, no obligatoria hasta el momento)
Reproduccin de documentos, sin eliminar los documentos electrnicos
originales (En la necesidad de un cambio cultural; posibilidad de violar la
informacin; el personal imprimiendo y llenando carpetas en fsico)
Control de operaciones limitado (poltica corporativa de 3 meses para la
eliminacin de e-Mails)
Actualizaciones y cambios automticos (Las normas de control de
versiones no se aplican todava)
La falta de refuerzo en la aplicacin de clasificacin de registros y controles
de retencin en el nivel electrnico (Planes para comparar las versiones en
papel y electrnicas, MIR necesita implementar la BCS)
Capacitacin del personal de 311 para que sean conscientes de sus
nuevas responsabilidades (Entendiendo la diferencia entre el proyecto
y el Centro de Contacto)
Tecnolgicos:

El software de manejo de los registros de la Ciudad (LiveLink) no est

diseado para satisfacer los requerimientos de ECM / MRE (MRE: manejo
de registros electrnicos)
No hay una direccin clara para la preservacin a largo plazo de
documentos electrnicos (hardware / software obsoletos)
Trabajo conjunto entre el personal de MIR, 311, PAC y TI (Comprensin
mutua de los principios de MIR, las reglas de 311, requisitos de informacin
e implicaciones de las TI)
Cumplimiento de los retos de e-Ciudad116 (una visin audaz del futuro de
la ciudad que debe ser lanzado de una manera prctica)
Los sistemas de copia de seguridad y de archivo no son uno slo ni
iguales (Se deben desarrollar nuevas normas a medida que se adquiere o
implementa nuevo hardware/software por parte del proyecto 311)
Retos Legales y Regulatorios:

Desarrollo de un entorno tecnolgico que cumpla con las leyes Federales,
Provinciales y Municipales que permiten la aceptacin de los registros
electrnicos en los tribunales (el pleno cumplimiento de la legislacin)
116 e-City, La visin de la Ciudad para la optimizacin de los servicios de entrega tan eficiente como
sea posible: Acceso eficiente al gobierno las 24 horas del da, siete das a la semana de una
manera consistente, confiable, confidencial y segura.
150
Capacidad para demostrar la integridad del sistema de captura y la

autenticidad de los documentos electrnicos (daos a la reputacin de la
Ciudad)
Los registros deben proporcionar pruebas que apoyen la aplicacin de la ley
(En caso de litigio)
6. CONCLUSIN
Independientemente de los retos mencionados anteriormente, MIR ha preparado
un marco de gestin de registros para la Divisin 311, que est lista para su
lanzamiento. Al tener estructuras desarrolladas de la gua, planes de archivo,
series de registros y retenciones adelantadas, la Divisin 311 tendr las siguientes
ventajas117:

Reglas consistentes para el registro de nombres

Clasificacin normalizada de registro y fcil recuperacin de los mismos
La garanta de que slo personal autorizado tiene acceso a los registros
confidenciales
La adhesin a las polticas y procedimientos corporativos de manejo de
registros
Sin responsabilidades en cuanto a la retencin de registros y el acceso a
protocolos de informacin
Los principios ya establecidos por parte de MIR sirven como punto de partida
hacia un modelo final de manejo de documentos. El modelo final va a incluir otros
elementos relacionados con la administracin de registros electrnicos, tales como:

Clasificacin e identificacin de registros (segn las indicaciones de SCR)

Los derechos de acceso en ambientes compartidos se ajustan a las
clasificaciones de seguridad en LiveLink (Registros del Centro de Contacto)
Manejo de los medios (sistemas de imgenes, registros electrnicos, etc.
incluyendo conversin y migracin).
El proyecto 311 continuar consultando a MIR para identificar cualquier otro

elemento necesario para el cumplimiento con las polticas corporativas de manejo
de registros.
117- 311 PMO. Records and Information Management Model, April 4, 2008.
151
CONTINUIDAD Y TRANSFORMACIN
EN EL PAPEL DEL ARCHIVISTA:
los hallazgos del proyecto interpares
Por. Luciana Duranti
Desde su creacin en 1998, el proyecto InterPARES ha tenido el objetivo de

desarrollar los conocimientos tericos y metodolgicos que permitan a los
archivistas preservar los documentos electrnicos a largo plazo de tal manera que
su credibilidad pueda mantenerse intacta. La primera fase de InterPARES tom la
perspectiva del preservador, centrado en los registros inactivos y se dirigi a los
registros digitales anlogos, a los de papel y aquellos contenidos en los sistemas
y bases de datos de manejo de documentos. Estos registros fueron en su mayora
textuales y requeridos por el autor con propsitos contables. La segunda fase de
InterPARES que comenz en el 2002, tom la perspectiva del autor centrado en
los registros activos y se dirigi a los registros digitales producidos en entornos
dinmicos, interactivos y experienciales en el contexto de las actividades de
gobierno electrnico, artsticas y especializadas.
Tanto la composicin del equipo de investigacin y las metodologas que
participan en las dos fases son dramticamente diferentes. La mayora de
los investigadores de InterPARES 1 eran estudiosos de archivo o archivistas,
acompaados por unos pocos ingenieros en computacin y abogados, mientras
que los investigadores de InterPARES 2 se dividieron equitativamente en tres
grupos: los creadores de los registros (es decir, artistas, ingenieros de sistemas,
administradores y estudiosos de las artes y ciencias) , preservadores de registros
(es decir, gestores de informacin y registro, archivistas, estudiosos del tema) y
153
expertos en tecnologa (es decir, los informticos e ingenieros y especialistas de la

organizacin del conocimiento, sistemas de informacin, multimedia, informtica
e ingeniera).
La metodologa de InterPARES 1 se centraba en el anlisis diplomtico de
estudios de casos seleccionados sobre la base de la teora fundamentada, es decir,
cambiando los criterios de seleccin de acuerdo a los resultados de cada ronda
de casos. El Anlisis Diplomtico fue desarrollado para orientar la gestin de los
registros de la poca desde el momento de su creacin. Por el contrario, InterPARES
2 se bas en los principios de la interdisciplinariedad, la transferibilidad de los
resultados de un campo disciplinar a otro, la investigacin abierta y el diseo de
mtodos mltiples, por lo tanto, adopt una variedad de metodologas derivadas
de todas las disciplinas involucradas, segn fuera necesaria para cada actividad
de investigacin118.
Por ltimo, InterPARES 1 abarc sesenta investigadores de trece pases, mientras
que InterPARES 2 incluy cien investigadores de veintin pases. Irnicamente,
la mayor variedad de culturas, disciplinas, metodologas y perspectivas dentro
de InterPARES 2 ha facilitado el desarrollo de hiptesis, su anlisis y el logro de
resultados sustanciales. Aunque, conociendo lo difcil que es encontrar un acuerdo
sobre la teora y mtodos dentro de la comunidad archivstica, el hecho de que
es ms fcil hacerlo a travs de las comunidades profesionales y disciplinarias no
debera ser para nada sorprendente.
La investigacin de InterPARES 1 y 2 ha producido una gran cantidad de resultados
y productos. Me centrar en dos reas: el concepto de registro y el mtodo de
seleccin.
El equipo de investigacin de InterPARES determin desde el principio que era
necesario establecer la naturaleza del objeto de este estudio, al menos como una
hiptesis que la investigacin actual podra apoyar o desechar. En otras palabras, el
equipo necesitaba a un acuerdo sobre la definicin de registro y en qu difieren de
los documentos, informacin y datos. Se decidi adoptar la definicin tradicional
de archivo que establece que un registro es cualquier documento creado (es
decir, hecho o recibido y destinado a la accin o referencia) por una persona
fsica u organizacional en el curso de una actividad prctica como instrumento
118 See Overview of Intellectual Framework posted on the public area of the InterPARES 2 website,
at www.interpares.org/InterPARES2/methodology/
154
y por -producto de la misma. Luego se procedi a definir el documento como la

informacin colocada en un medio en una forma determinada, la informacin
como un mensaje destinado a la comunicacin a travs del espacio o el tiempo,
y los datos como la pieza ms pequea de informacin significativa. Por ltimo,
se defini un documento electrnico como un registro creado (es decir, hecho
o recibido y destinado a la accin o referencia) en formato electrnico, lo que
significa que un mensaje recibido en formato electrnico pero dejado de lado
(archivado) en papel, es un registro en papel, mientras que un documento recibido
en el papel pero escaneado en el ordenador y utilizado nicamente como un
archivo digital es un documento electrnico.
Sin embargo, para entender el concepto de registro electrnico implicado en
la definicin de archivo, es decir, que sea capaz de identificar las caractersticas
necesarias de dicho registro, el equipo decidi utilizar el anlisis diplomtico.
Como resultado, se identificaron las siguientes caractersticas de un registro:
1) una forma fija, lo que significa que el contenido binario del registro debe
ser almacenado de modo que su mensaje se pueda representar con la misma
forma documental que tena cuando se guard, 2 ) Un contenido estable, 3) los
vnculos explcitos con otros documentos dentro o fuera del sistema digital a
travs de un cdigo de clasificacin o de una convencin de nomenclatura, 4) un
contexto administrativo identificable, 5) un autor, un destinatario y un escritor;
y 6) una accin, en la que participa el registro o que el registro apoya ya sea
procedimentalmente o como parte del proceso de toma de decisiones.
Al igual que los registros tradicionales, los registros electrnicos tienen elementos
formales que puede ser extrnsecos o intrnsecos, pero adems de ellos tambin
tienen atributos, que son las caractersticas fijas de cada registro determinado o
de un elemento de registro dentro del mismo. Un atributo puede manifestarse
como uno o ms elementos de forma. Por ejemplo, el nombre del autor de un
registro es un atributo que puede ser expresado como un encabezado o una
firma, ambos de los cuales son elementos intrnsecos de la forma documental,
es decir, elementos del registro. Adems de los atributos que se manifiestan
ellos mismos en la forma del registro, es decir, en la presentacin del registro,
como elementos del mismo, cada registro tiene atributos que estn implcitos en
otras partes de este, como el nombre del creador o el nombre del medio, pero
en los registros digitales, estos tambin se expresan, aunque fuera de la forma
documental. Debido a esto, en su mayora son transparentes para el usuario y se
155
manifiestan en forma de metadatos incluidos ya sea como un perfil de registro119,

un mapa temtico, u otra entidad digital adjuntada al mismo.
Por ltimo, con los documentos electrnicos, tambin tenemos que diferenciar los
elementos y atributos de los componentes digitales del registro. Un componente
digital es un objeto digital que puede contener la totalidad o parte de un registro,
y / o los metadatos asociados, o ms de un registro y que requiere de mtodos
especficos para su conservacin120. En otras palabras, un componente digital es
una unidad de almacenamiento.
Si estos fueron los resultados fundamentales de InterPARES 1, InterPARES
2 encontr que los registros de entornos interactivos y dinmicos tienen
caractersticas adicionales y el concepto en s mismo es mucho ms matizado.
En tales ambientes, una distincin clave es la que existe entre los registros
almacenados y los registros manifiestos. Un registro almacenado comprende el
componente(s) digital utilizado en volver a producir uno o ms de un registro, que
incluyen los datos para ser procesados con el fin de hacer manifiesto el registro
(datos de contenido y datos de forma) y las normas para el procesamiento de los
datos, incluidos aquellos que permiten las variaciones (los datos de composicin).
Un registro manifiesto es la visualizacin o materializacin del registro en una
forma adecuada para su presentacin a una persona o sistema. Algunas veces no
tiene un registro almacenado correspondiente pero se vuelve a crear a partir de
datos de contenido fijo cuando la accin de un usuario los asocia con una forma y
composicin especfica (por ejemplo, un registro producido a partir de una base
de datos relacional).
InterPARES 2 tambin encontr que hay varios tipos de registros electrnicos,
que pueden dividirse en dos categoras fundamentales: estticos e interactivos.
Los registros estticos son aquellos que no ofrecen posibilidades para cambiar
su contenido manifiesto o de forma ms all de apertura, cerramiento y
navegacin. Algunos ejemplos son el correo electrnico, informes, grabaciones
de audio, video en movimiento, las instantneas de pginas web. Los registros
interactivos presentan un contenido o forma variable, o ambos y las normas
que regulan el contenido y la forma de presentacin pueden ser fijas o variables.
119 A record profile is an annotation inextricably linked to the record that includes several fields,
which are either automatically or manually filled in with the records metadata.
120 See Preservation Task Force Report inThe Long-term Preservation of Electronic Records: the
InterPARES Project, cit. <.http://www.interpares.org/book/index.cfm>.
156
Estos comprenden las entidades no dinmicas y dinmicas. Las entidades nodinmicas existen cuando las normas que rigen la presentacin del contenido y
la forma no varan y el contenido que se presenta cada vez, se selecciona de un
almacn fijo de datos. Ej. Pginas web interactivas, catlogos en lnea, registros
que permiten interacciones -son de hecho los registros cuando todas las dems
condiciones para su existencia estn satisfechas. Las entidades dinmicas
existen cuando las normas que rigen la presentacin de su contenido y forma,
pueden variar ya sean registros o potenciales registros.
Se habla de registros interactivos cuando tienen forma fija, contenido estable, o
una variabilidad limitada. En un entorno interactivo una entidad tiene forma fija
si su contenido binario se almacena de tal manera que el mensaje que transmite
pueda ser visualizado con la misma presentacin documental que tuvo en pantalla
la primera vez que se guard (presentacin digital diferente: de Word a Pdf.); y si el
mismo contenido se puede presentar en la pantalla de varias formas en una serie
limitada de posibilidades: en tal caso tenemos una presentacin documental
diferente del mismo archivo almacenado con contenido estable y forma fija (por
ejemplo, datos estadsticos visto como un grfico circular , un grfico de barras,
o una tabla). Una entidad tiene un contenido estable si los datos y el mensaje son
no modificables o son inmodificables, lo que significa que los datos no se pueden
sobrescribir, alterar, borrar o aadir. Una entidad tiene variabilidad limitada cuando
los cambios en la forma son limitados y controlados por reglas fijas, de modo que
la misma consulta o la interaccin siempre generan el mismo resultado y tenemos
diferentes puntos de vista de diferentes subconjuntos de contenido debido a la
intencin del autor o a diferentes sistemas o aplicaciones de operacin.
Hablamos de registros interactivos potenciales cuando la variacin se debe a
datos que cambian con frecuencia (el diseo permite la actualizacin, sustitucin
o modificacin del mismo; permite la recopilacin de datos por parte de los
usuarios o debidos a las interacciones o acciones del usuario; o el uso de estos
datos para determinar presentaciones posteriores) y cuando la variacin se
debe a los datos recibidos de fuentes externas y no se almacenan en el sistema
(vase el estudio de caso InterPARES VanMap)121. Tambin tenemos registros
interactivos potenciales, cuando tenemos entidades producidas en aplicaciones
de computacin dinmicas que seleccionan diferentes conjuntos de reglas para
producir documentos, dependiendo de la entrada del usuario, las fuentes de
121 See final report on the case study at http://www.interpares.org/display_file.cfm?doc=ip2_cs24_
final_report.pdf.
157
datos de contenido y las caractersticas de los contenidos (por ejemplo, los sitios
para el informe del clima), y cuando disponemos de entidades producidas por
los avances en computacin donde el software que los genera puede cambiar
autnomamente (por ejemplo, la programacin y el informe de los mercados
financieros, los sitios de entretenimiento educativo).
InterPARES 2 tambin encontr que los registros en un entorno interactivo y
dinmico tienen funciones adicionales con respecto a los registros tradicionales.
Sabemos que los registros tradicionales puede ser determinantes, probatorios,
de apoyo y narrativos, pero estos tipos de registros nuevos pueden tener
tambin funciones instructivas o capacitadores. Los registros tienen una funcin
instructiva si delinean la forma en que los datos externos deben ser presentados
(por ejemplo, partituras, guiones, reglamentos, manuales de procedimiento,
instrucciones para el llenado de formularios); mientras que tienen una funcin
capacitadora si permiten la realizacin de obras de arte (parches de software), la
ejecucin de transacciones comerciales (aplicaciones interactivas de negocio),la
realizacin de experimentos (un flujo de trabajo generado y utilizado para llevar a
cabo un experimento del cual este es un instrumento, subproducto y residuo), el
anlisis de los datos de observacin (software de interpretacin), etc.
Un anlisis completo de estos constructos se puede encontrar en un artculo
escrito por Luciana Duranti y Ken Thibodeau122. Sin embargo, presento aqu estos
pocos conceptos con el fin de vincularlos a la metodologa para llevar a cabo la
funcin de la evaluacin como ha sido elaborada por InterPARES 1 y 2.
Cuando se piensa en evaluacin, la cuestin central con la que nos enfrentamos
es si la evaluacin tal y como la entendemos en el mundo del papel ha cambiado
cuando se confronta con el entorno digital. Es ms fcil responder a esta pregunta
si hacemos una clara distincin entre seleccin y evaluacin.
Seleccin de registros es el proceso que se inicia en la creacin y contina
hasta que los registros son adquiridos por los archivos para su conservacin
permanente, por lo que es el preludio a la conservacin, incrementando parte
de la preservacin de s mismo. Evaluacin -es una atribucin de valor a los
registros, un valor externo a los registros y definido por la entidad o programa que
los adquiere debe justificar la eleccin de la retencin continua para una posible
conservacin permanente. Pero, hablemos primero sobre la seleccin.
122 Luciana Duranti and Kenneth Thibodeau, The Concept of Record in Interactive, Experiential and
Dynamic Environments: the View of InterPARES, Archival Science 6 (2006):13-68.
158
Con los documentos digitales, la funcin de la seleccin ha cambiado en cuatro

aspectos fundamentales: en primer lugar, el conservador debe evaluar la
autenticidad de los registros considerados de valor permanente, en segundo
lugar, el conservador debe determinar la viabilidad de la preservacin de la
autenticidad de los registros, en tercer lugar, La decisin de eliminacin se debe
hacer muy temprano en la vida de los registros y, en cuarto lugar, el conservador
debe monitorear constantemente los registros del autor y, si se justifica por los
cambios que han sufrido a travs del tiempo, revisar la decisin de eliminacin.
Estos cambios son de carcter metodolgico o terico? En otras palabras, es el
proceso de seleccin requerido para los registros digitales una manera diferente
de hacer lo mismo, o refleja un cambio radical en la naturaleza de la funcin de
seleccin? Yo dira que la afirmacin anterior es verdadera y que la teora de la
seleccin y, dentro de ella, la teora de la evaluacin, no han cambiado: su propsito
sigue siendo el de conservar un registro esencial, concentrado del pasado
que mantiene intactas todos sus caractersticas archivsticas de naturalidad,
imparcialidad, interrelacin, singularidad, y, sobre todo, autenticidad, sin las
cuales los registros no seran confiables, ya sea como pruebas o como fuentes de
informacin.
Pero, si no es la teora de la seleccin, algo muy esencial para cumplir los requisitos
de dicha teora ha cambiado. Para empezar, los requisitos metodolgicos
planteados por el entorno digital son muy radicales y exigen que los archivistas
estn involucrados con los creadores de forma continua y que caminen por la
misma lnea fina que separa un gua competente para la creacin y procedimiento
adecuado, de alguien que interfiere directamente en el mantenimiento y
proteccin de los registros. Se trata de un difcil acto de equilibrio vital para la
proteccin de la imparcialidad de los registros, pero es posible lograrlo si existen
polticas organizacionales, estrategias y planes de accin que apoyen el trabajo
del archivista. De hecho, los valores externos que guan la evaluacin de los
registros en el curso del proceso de seleccin deben venir de aquellas polticas
escritas, las estrategias y los planes de accin. Mucho ms rigor se requiere con
los registros digitales que con los registros en papel, debido a la confianza que
se pone en el conservador que se designa para este fin, la nica tercera parte
neutral que trata con materiales que son fciles de manipular, alterar, corromper
accidentalmente o destruir.
Adems, la escalabilidad del proceso es un problema. Si bien todos los archivos
con el tiempo adquirirn registros digitales y ninguno est completamente
159
listo para esto, la mayora de los archivos no tienen los recursos para empezar a
prepararse. Por lo tanto, es importante reducir la amplitud del proceso de seleccin
en trminos de las necesidades bsicas e identificar en cada contexto especfico
lo que es esencial y lo que no lo es, para tomar el control de los registros digitales
bajo la jurisdiccin de cada archivo dado. (Esto es de hecho la meta de la tercera
fase del proyecto InterPARES, la implementacin de soluciones en organizaciones
o programas con bajos o medios recursos, que comentaremos ms adelante).
Lo ms importante es, que el proceso de seleccin que acabo de describir slo
es relevante y posible si los registros digitales que crean las organizaciones se
guardan en los sistemas de mantenimiento de registro o en los sistemas de
gestin de documentos, adems, estn sujetos a las leyes y reglamentos y
formalmente participan en los procedimientos, etc. Incluso as, hay grandes
obstculos a la aplicacin tambin en estas situaciones y que se derivan de la
calidad de los registros, a partir de sus metadatos y documentacin pobres,
de la capacidad de archivos para mantener sus caractersticas, incluyendo la
funcionalidad y la interoperabilidad, y de los lmites de los recursos humanos y
financieros disponibles. Esto podra significar que, antes de examinar y evaluar el
valor de los registros, tenemos que centrarnos en los creadores de los mismos y sus
funciones y aprender a valorar las funciones de los registros por la comprensin
de las funciones, realizando un anlisis de arriba abajo y de abajo hacia arriba
simultneo. Tambin podra significar que la evaluacin debe convertirse en un
proceso iterativo que slo se detiene cuando los registros adquiridos por los
archivos se designan como destinados a la preservacin permanente.
Pero el cambio ms significativo que veo tiene que ver con el objeto de nuestra
seleccin, con el material que evaluamos con el fin de hacer una seleccin para
su conservacin. Cada vez ms, frente a entidades digitales, los archivistas sienten
que tienen primero que identificar lo que es el registro y cuando no puedan hacerlo,
determinar, sobre la base de las funciones y las actividades de los creadores, si un
registro debera existir, y si es as, ayudar a los creadores a redisear el sistema
que los capacita para que puedan crear registros que puedan ser conservados
y servir a una funcin de recordatorio o evidencial. Ahora, es esta una actividad
de evaluacin? No lo creo as. La evaluacin es una actividad llevada a cabo en
los registros existentes en relacin con los valores definidos por una poltica
de archivos. Sin embargo, esta nueva actividad se produce en el curso de la
evaluacin de los registros con propsitos de seleccin y conservacin. El tema es
bastante difcil cuando, por razones principalmente de responsabilidad social y
profesional, as como de transparencia y rendicin de cuentas, los registros deben
160
ser creados de manera que contengan un determinado tipo de datos y se deben

conservar para el mismo uso para el que se crearon, probablemente por un tiempo
muy largo. En tal caso, la evaluacin, es decir, la evaluacin del valor de un conjunto
de datos especficos, es conducente a la definicin de la forma de los registros que
deberan contenerlos y a la presentacin digital que permita su uso a largo plazo,
o sea la accesibilidad y la preservacin. Aunque la evaluacin termina sirviendo
a un propsito de creacin y es seguida por la creacin real de las nuevas formas
documentales, esto no afecta el carcter imparcial e involuntario de los registros
resultantes, como los conjuntos de datos ya existentes y los registros que vienen
a contenerlos se utilizan en el curso normal y ordinario de los negocios por los
creadores para sus propios fines... estos no se generan con fines de investigacin.
Estos puntos son fcilmente demostrables en dos estudios de caso realizados
por InterPARES 2, el ya mencionado VanMap, y el Registro de Tierra de AlsaceMoselle123.
La evaluacin, a diferencia de la seleccin, est totalmente condicionada por el
contexto y requiere de dos partes, el creador y el conservador, quienes deben
tener una relacin muy clara y transparente. Precisamente a causa de la fragilidad
y volatilidad de los registros digitales, la confianza es primordial y debe impregnar
todas las actividades llevadas a cabo.
En vista de lo anterior, podemos afirmar que existe una continuidad en el papel del
archivista o estamos asistiendo a una transformacin fundamental? La respuesta
depende del lapso que estamos viendo. Si slo consideramos el siglo pasado,
yo dira que nos enfrentamos a un cambio radical. La funcin primordial de los
futuros archivistas va a ser la de los custodios de confianza de los registros de la
sociedad. En un entorno de archivo que se est convirtiendo predominantemente
en digital, el archivista ser responsable de tomar la custodia fsica y legal de, y
preservar (es decir, proteger y asegurar el acceso continuo a) los registros de los
creadores en cuanto ya no son necesarios para el curso normal de la actividad.
Ya sea un empleado de una institucin de archivos o un profesional responsable
de una unidad de la casa, el papel del archivista debe ser la de un oficial que
garantiza la autenticidad del registro bajo su cuidado. Para ser considerado un
custodio de confianza, el archivista tendr que:
123 See http://www.interpares.org/display_file.cfm?doc=ip2_cs24_final_report.pdf and http://
www.interpares.org/ip2/ip2_case_studies.cfm?study=17. The two cases are also discussed in
the power point presentation in the CD ROM.
161
actuar como un tercero neutral, es decir, demostrar que no tiene ningn

inters en el contenido de los registros y no hay razn para alterar los
registros bajo su custodia, y que no permitir que nadie altere los registros
ya sea accidental o intencionalmente,
estar equipados con los conocimientos y habilidades necesarias para
cumplir con sus responsabilidades, que deben ser adquiridas a travs de
la educacin formal, y
establecer un sistema confiable de conservacin que sea capaz de
asegurar que se adquieren y conservan copias precisas y autnticas de los
registros del creador.
Este papel de custodio de confianza es bastante nuevo en un mundo

acostumbrado a ver al archivista como un investigador histrico o un facilitador
de acceso, pero cuando uno se adentra en la historia, los questores de la repblica
romana tenan exactamente esa funcin, debido a que los registros eran escritos
en cera, un medio muy voltil. Estos registros fueron llevados a los archivos a
travs de un tnel subterrneo tan pronto como haban agotado su uso activo
dentro de la unidad administrativa que los gener para que nadie, ya fuera
por accidente o malicia los eliminara o modificara. Si un ciudadano necesitaba
consultarlos, los questores pedan a los escribas que prepararan copias que luego
ellos autenticaran. Tambin se puede buscar en los archivos de los monasterios
medievales, donde los monjes conservaban los documentos mediante la
realizacin de copias autnticas (cartularia), regesta, ndices, etc, que pueden
dar plena fe y crdito en caso de prdida o deterioro de los originales. Tambin
los archivistas chinos al final de cada dinasta, solan hacer copias y resmenes
de los registros ms importantes, que fueron considerados como la fuente ms
confiable para la historia de la dinasta. Por lo tanto, s tenemos continuidad por
un par de milenios, pero hay una ruptura definitiva con la imagen del archivista
con la que estamos ms familiarizados.
Al trmino de su segunda fase InterPARES ha reafirmado algunos puntos de
principio que ha sido capaz de demostrar una y otra vez, es decir: la tecnologa
en primer lugar, no puede determinar la solucin a la conservacin permanente
de los registros electrnicos; en segundo lugar, las necesidades de archivo deben
definir los problemas y la teora archivstica debe establecer la exactitud y la
adecuacin de cada solucin tcnica, tercero, las soluciones al problema de la
conservacin son esencialmente dinmicas, por lo tanto la investigacin en curso
es fundamental para capacitar a los archivistas de modo que puedan enfrentar
los desafos que presentan la nuevas tecnologas de la informacin; y en cuarto
162
lugar, este tipo de soluciones son siempre especficas, por lo que los planes de
accin deben ser desarrollados por cada programa de archivo o institucin, en
relacin con los registros que adquiere bajo su responsabilidad en el contexto
de los creadores.
Para ayudar a los programas e instituciones a afrontar el ltimo reto, InterPARES
ha puesto en marcha en el 2007 su tercera fase. De hecho, un estudio de la
eficacia de las experiencias de los talleres y seminarios para aumentar las
habilidades archivistas en la preservacin digital y su capacidad para poner en
prctica estas habilidades en sus repositorios, ha demostrado que muy pocos
participantes fueron capaces de poner en prctica las habilidades una vez que
regresaron a sus ambientes de trabajo124. Por otra parte, la retroalimentacin
sobre los resultados de las dos fases de InterPARES de los archivistas que
trabajan en instituciones ms pequeas que los archivos nacionales, siempre
ha mostrado su preocupacin acerca de su baja, escalabilidad y su importancia
para las organizaciones pequeas y medianas.
Por lo tanto, la meta de InterPARES 3 es permitir a las pequeas y medianas
organizaciones de archivos pblicos y privados, as como a programas (unidades
en las que se crean registros) - que son responsables de los registros digitales
resultantes de actividades provenientes del gobiernos, empresas, investigacin,
arte y entretenimiento, sociales y / o comunitarias, para preservar a largo plazo
de documentos autnticos que satisfagan las necesidades de sus grupos de
inters y necesidades de la sociedad para un registro adecuado de su pasado.
Los productos esperados son:
1. Polticas, estrategias y procedimientos para pequeas organizaciones o
programas de archivos, y las directrices para los creadores de los registros
que recaen bajo su responsabilidad.
2. Planes de accin para los estudios de casos especficos realizados en el
curso del proyecto.
3. Criterios para determinar los materiales en mayor situacin de riesgo,
por ejemplo, lista de verificacin de edad (fecha de creacin, fecha del
ltimo acceso), soporte fsico, sistema operativo, software utilizado, el
equipo requerido y su disponibilidad, etc.
124 Wendy M. Duff, M., Amy Marshall, Carrie Limkilde and Marlene van Ballegooie (2006). Digital
Preservation Education: Educating or Networking? The American Archivist 69(1): 188-212.
163
4. Directrices para abordar los requerimientos de preservacin digital que se

aplican a determinados tipos de registros, pero no a otros materiales.
5. Modelos de evaluacin para valorar el grado de xito, si hay alguno, de la
accin de preservacin seleccionada.
6. Modelos de costo-beneficio para diversos tipos de organizaciones o
programas de archivo y para los diversos tipos de registros y / o sistemas.
7. Modelos ticos que identifican y hacen explcitas las consecuencias para
los individuos y la sociedad de los tipos de medidas de preservacin o su
ausencia.
8. Formacin y mdulos de educacin para los preservadores, asociaciones
profesionales y programas universitarios; y toma de conciencia as como
mdulos de educacin para los no-archivistas, tales como los profesionales
en TI, proveedores y prestadores de servicios; recursos humanos y gerentes
financieros; mdicos, comunidades de prctica, miembros del pblico en
general , etc., y una estrategia para lograrlos.
9. Documentos
dirigidos a estamentos que elaboran polticas de
reglamentaciones clave, abogando por la necesidad vital de integrar
la conservacin digital prevista, en los requisitos que expiden para las
actividades que estos regulan, hacen auditora o controlan125.
El proyecto se inici hace un ao y ya tenemos algunos resultados importantes,
otros alarmantes pero ninguno intil. Entre los resultados ms positivos de los
estudios de caso iniciales, est el hecho de que las directrices de InterPARES para
los creadores y preservadores de registros, as como para el marco poltico, son
instrumentos muy adaptables que puede ser provechosamente utilizados por
todo tipo de organizaciones pequeas y de bajos recursos. Entre los resultados
menos positivos est el enorme impacto que la cultura organizacional tiene
sobre la aplicabilidad de las normas y buenas prcticas. La cantidad de resistencia
encontrada por alguna propuesta de cambio es igual al deseo que tienen las
organizaciones de implementar los cambios y as resolver los problemas que
presentan los registros digitales. Es por esto que el componente ms importante
de InterPARES 3 es el docente. Por lo tanto, voy a concluir con un llamamiento
a todos: corran la voz tanto y tan lejos como puedan, porque en este punto no
hacer nada acerca de los registros digitales no es equivalente a quedarse quieto
mientras la tecnologa avanza, sino a correr hacia atrs.
125 http://www.interpares.org/ip3/ip3_index.cfm
164
LOS METADATOS
en la recuperacin de documentos digitales
Por. Vicent Gimnez Chornet
Universidad Politcnica de Valencia (Espaa)
vigicho@har.upv.es
1. METADATOS: A QU NOS REFERIMOS?

En los ltimos aos se ha desarrollado una abundante bibliografa sobre
el concepto de metadatos, incidiendo en diferentes aspectos relacionados con
las Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin. Bsicamente podemos
encontrar dos mbitos especiales que tratan del uso de los metadatos, donde
se emplean terminologas y metodologas diferentes, aunque todos ellos tienen
una misma finalidad primordial: insertar datos e informacin para recuperar
documentos y garantizar su gestin.
Un mbito trata los metadatos en el entorno de publicaciones web (un
recurso ms para poder alcanzar la web semntica mediante la indizacin126),
y otro mbito utiliza los metadatos en el entorno de sistemas de gestin de
documentos, que no siempre acaban publicndose en Internet. En el primer caso,
Eva Mndez denomina metadatos en sentido estricto, a aquellos que tratan de la
descripcin de la informacin en Internet, y en el segundo caso los denomina
del todo metadatos, para los resultados de la actividad catalogrfica o descripcin
bibliogrfica127. Pero tambin hay otro mbito, menos desarrollado, que trata de
126 Moreiro Gonzlez, Jos Antonio. El contenido de los documentos textuales: su anlisis y
representacin mediante el lenguaje natural. Gijn: Trea, 2004, p. 93-103.
127 Mndez Rodrguez, Eva. Metadatos y recuperacin de la informacin: Estndares, problemas
y aplicabilidad en bibliotecas digitales. Gijn: Trea, 2002, p. 40.
165
la insercin de metadatos en los mismos archivos digitales (JPEG, TIFF, DOC, MP3,
etc.), para su utilizacin tanto en las publicaciones web como en los repositorios
documentales de cualquier organizacin que tenga implantado un sistema de
gestin documental. En consecuencia, cuando hablamos de metadatos debemos
hacer un esfuerzo en delimitar cual es el entorno de su uso, y con ello clarificar
conceptos y metodologas.
En este sentido, una de las cuestiones ms conflictivas es concretar la propia
definicin de metadatos. Se ha utilizado, y se utiliza, como definicin de metadatos
la expresin datos sobre datos128. No cabe duda de que esta definicin ha
tenido un gran xito y se ha registrado en muchas publicaciones, pero es
exactamente as?, pueden haber datos sobre datos?. Otra definicin utilizada es
completamente opuesta: informacin sobre informacin129. Y en otros casos se
utilizan estas definiciones como sinnimos130. En general prevalece un principio,
los metadatos se utilizan para ser procesados por los ordenadores131, aunque esta
afirmacin tampoco la sostienen todos132. Seiner, en el 2000, ya puso de relieve
la vinculacin de los ordenadores en el procesamiento de los metadatos, que
los define como la informacin, documentada mediante las herramientas de las
Tecnologas de la Informacin, que mejora el conocimiento empresarial y tcnico, de
los datos y los datos relacionados con los procesos133.
Esta complejidad terminolgica respecto al significado de metadatos ha
promovido que los autores cuando aborden este tema partan por establecer
una definicin que delimite su uso en el discurso de la obra. Pero pocos autores
concretan las diferencias entre datos, metadatos e informacin.
128 Gilliland-Swetland, Anne J. La definicin de los metadatos. Introduccin a los metadatos, vas
de informacin digital. New York: Getty Information Institute, 1999, p. 1-9.
129 Bray, Tim: RDF and Metadata <http://www.xml.com/pub/a/98/06/rdf.html> [Consulta: 4-092008]
130 Los metadatos son informacin sobre la informacin (o datos sobre datos) y como tal son, en
realidad, una antigua frmula., en Codina, Llus; Rovira, Cristfol, La Web Semntica <http://
eprints.rclis.org/archive/00008637/> [Consulta: 4-09-2008]
131 Metadata is machine understandable information for the web, Metadata and Resource
Description <http://www.w3.org/Metadata/> [Consulta: 4-09-2008]
132 Anne J. Gilliland-Swetland opina que los metadatos no tienen que ser necesariamente digitales
y que los especialistas de patrimonio cultural los han estado creando desde que administran
colecciones. Op. cit.
133 Seiner, Robert S. Questions Metadata Can Answer. The Data Administration Newsletter. 1 de
enero de 2000. <http://www.tdan.com/view-articles/4841/> [Consulta: 5-09-2008]
166
Una definicin ms reciente intenta establecer los diferentes mbitos que puede
abarcar el concepto de metadatos134:
Los metadatos son los datos que describen el contenido, el formato o
los atributos de un registro de datos o de un recurso de informacin.
Puede ser utilizado para describir los recursos altamente estructurados
o documentos sin estructura en la informacin como los documentos
de texto. Los metadatos pueden aplicarse a la descripcin de: recursos
electrnicos; informacin digital (inclusive imgenes digitales), y a la
documentacin impresa como libros, diarios e informes. Los metadatos
pueden estar insertados dentro del recurso de informacin (como
ocurre frecuentemente con los recursos web) o pueden estar separados
en una base de datos.
La Gua de Buenas Prcticas y Comentarios para la Gestin de la Informacin y la
Documentacin en la Era Electrnica135, publicada por The Sedona Conference en
el 2004, define los metadatos:
Los metadatos (datos acerca de los datos) incluye todo el contexto,
procesamiento y uso de informacin necesaria para identificar y certificar
el alcance, la autenticidad y la integridad del activo o de la informacin
electrnica o documentos de archivo. Los metadatos pueden provenir
de diversas fuentes. Se pueden crear automticamente por un
ordenador, proporcionados por un usuario, o extrados a travs de una
relacin en otro documento. Los metadatos son creados, modificados y
disponibles en muchos momentos durante la vida de la documentacin
y la informacin electrnica.
Algunos metadatos, como el registro de fechas y tamaos, pueden
ser fcilmente visualizados por los usuarios; otros metadatos pueden
134 Metadata is data that describes the content, format or attributes of a data record or information
resource. It can be used to describe highly structured resources or unstructured information
such as text documents. Metadata can be applied to description of: electronic resources; digital
data (including digital images), and to printed documents such as books, journals and reports.
Metadata can be embedded within the information resource (as is often the case with web
resources) or it can be held separately in a database.. Haynes, David, Metadata for information
management and retrieval. London: Facet Publishing, 2004, p. 8.
135 THE SEDONA GUIDELINES: Best Practice Guidelines & Commentary for Managing
Information & Records in the Electronic Age . The Sedona Conference, 2004 <http://www.
thesedonaconference.org/content/miscFiles/RetGuide200409.pdf> [Consulta: 11-09-2008]
167
estar ocultos o incrustados y no disponibles para usuarios de los

ordenadores que no son tcnicamente expertos. Los metadatos
generalmente no se reproducen en forma completa cuando un
documento se imprime.
Diferentes estndares han incorporado tambin definiciones sobre metadatos.
La norma UNE-ISO 23081-1:2006 Metadatos para la gestin de documentos.
Parte 1: Principios136:
En el contexto de la gestin de documentos, los metadatos
se definen como datos que describen el contexto, contenido y
estructura de los documentos, as como su gestin a lo largo del
tiempo (ISO 15489-1:2001, 3.12). Como tales, los metadatos son
informacin estructurada o semiestructurada que posibilita la
creacin, registro, clasificacin, acceso, conservacin y disposicin
de los documentos a lo largo del tiempo y dentro de un mismo
dominio [*competencia ] o entre dominios diferentes. Cada uno
de estos dominios, representa un rea del discurso intelectual y de
la actividad social o de la organizacin desarrollado por un grupo
propio o limitado de individuos que comparten ciertos valores
y conocimiento. Los metadatos para la gestin de documentos
pueden usarse para identificar, autenticar y contextualizar tanto los
documentos como los agentes, procesos y sistemas que los crean,
gestionan, mantienen y utilizan, as como las polticas que los rigen.
Segn esta norma los metadatos son tanto datos que describen como
informacin estructurada, generando tal vez una confusin terminolgica
entre lo que se entiende por dato y lo que se entiende por informacin. Segn
la Gua de la informacin electrnica. Cmo tratar los datos legibles por mquina
y la documentacin electrnica137:
136 UNE-ISO 23081-1:2006 Metadatos para la gestin de documentos. Parte 1: Principios.

Madrid: AENOR, 2008, p. 6.
137 Gua de la informacin electrnica. Cmo tratar los datos legibles por mquina y la
documentacin electrnica. DLM-FORUM. Luxemburgo: Oficina de las publicaciones
oficiales de las Comunidades Europeas, 1997. Traduccin a partir de las ediciones originales
en lenguas francesa e inglesa. Por Jos Mara Fernndez Hevia, 2000. Documento accesible
en lnea: <http://www.cornu.eu.org/files/guidelines_ES.pdf> [Consulta: 1-09-2008]
168
INFORMACIN
DATO
Una informacin es una indicacin o un

evento llevado al conocimiento de una
persona o de un grupo. Es posible crearla,
mantenerla, conservarla y transmitirla.
La informacin est en la base de la
organizacin de todo proceso de trabajo.
Este concepto se ha vuelto tan importante,
que la sociedad de la informacin es
considerada en el da de hoy como la etapa
siguiente a la de la sociedad industrial.
Un dato es una unidad elemental de

informacin.
En un documento, por ejemplo, se
agrupan numerosos datos para presentar
una argumentacin o rendir cuentas de
una accin. Hasta hace muy poco, la mayor
parte de los datos eran conservados y
transmitidos mediante documentos en
soporte papel (o a veces, para los ms
antiguos, en otros soportes, como la
piedra tallada).
A veces encontramos datos en forma de
listas en soporte papel, como ocurre con
las guas de telfonos. Ya no se trata de
presentar una argumentacin, sino de
suministrar materia prima para una accin
futura (localizar el nmero de telfono del
seor Garca, por ejemplo). En estos casos,
es crucial la clasificacin de los datos para
una fcil localizacin de la informacin
requerida (por ejemplo, en una gua de
telfono los apellidos se clasifican por
ncleos de poblacin y despus por orden
alfabtico).
Distintas normas de descripcin normalizada adoptan campos que pueden

contener datos (por ejemplo fechas, nombres de personas o entidades, palabras
claves, etc.) y campos que contienen resmenes descriptivos (los podemos
considerar como pequeos documentos) fruto de una combinacin de datos
para presentar una argumentacin descriptiva del documento, su contexto, sus
requisitos de conservacin u otros aspectos, para hacerlos accesibles en cualquier
momento e incluso desde cualquier lugar.
En definitiva los datos son una cadena de smbolos elementales (dgitos o letras)
que disponen de un valor138.
138 A datum is a string of elementary symbols, such as digits or letters. It is the value of an attribute.
It need not have meaning to everyone, but it must be clear of what attribute a datum is a value.
Charles T. Meadow, Bert R. Boyce, Donald H. Kraft, Carol L Barry, Text Information Retrieval
Systems. London: Emerald Group Publishing, 2007, p. 38.
169
Compartimos la definicin de la UNE-ISO 23081-1:2006 sobre que los metadatos

se definen como datos que describen el contexto, contenido y estructura de
los documentos, as como su gestin a lo largo del tiempo. Sin embargo, en
relacin con esta definicin, hay que precisar que el concepto de datos, como
unidad elemental de informacin, es insuficiente, dado que en algunos casos
la informacin registrada en los campos controlados por los metadatos puede
contener breves resmenes descriptivos.
Por otra parte, tambin compartimos que los metadatos son informacin
estructurada o semiestructurada que posibilita la creacin, registro, clasificacin,
acceso, conservacin y disposicin de los documentos a lo largo del tiempo,
pero no compartimos que esta informacin est relacionada con un dominio o
competencia, en el sentido de un rea del discurso intelectual y de la actividad
social o de la organizacin, ya que consideramos que los metadatos se usan bajo
dos principios que pueden conjugar ms de un dominio:
a) describir uno o ms mbitos de un sistema de gestin de la informacin
(el contexto, el contenido, los criterios de preservacin y conservacin,
etc.)
b) aplicar una metodologa basada en la conjuncin de criterios de
descripcin, generalmente estndares como formato MARC, ISAD (G),
RDF, Dublin Core, etc., y de aplicaciones informticas (bases de datos
170
como Oracle <http://www.oracle.com>, Basis <http://www.basis.

com/>, etc., editores web, editores de imagen, etc.)
As, por ejemplo, si queremos describir el contenido, principio a), utilizando el
estndar RDF con un editor web, principio b), podemos incorporar metadatos a
pginas web cuyo contenido puede ser de cualquier rea del discurso intelectual
y de la actividad social o de la organizacin cuya informacin se registra en un
medio, la web.
2. CLASIFICACIN Y FUNCIONES DE LOS METADATOS

Hace ya una dcada Anne J. Gilliland-Swetland clasific los diferentes tipos de
metadatos en relacin a sus funciones:

administrativas, relacionadas con el uso de matadatos para la gestin y

administracin de los recursos de informacin (adquisicin de la informacin,
derechos de reproduccin, documentacin sobre requerimientos legales de
acceso, localizacin de la informacin, criterios de digitalizacin y pistas de
auditora),
descriptivas, en las que se identifica el recurso de informacin (catalogacin,
ayudas de bsqueda, ndices especializados, hiperenlaces entre recursos,
anotaciones de los usuarios),
preservacin, sobre metadatos relacionados en la conservacin de recursos
de informacin (documentacin sobre los requisitos fsicos para la gestin de
la conservacin de los recursos, documentacin sobre la toma de acciones
para la conservacin fsica y versiones digitales de los recursos, como la
migracin o actualizacin de datos),
tcnicos, sobre los metadatos relacionados con el funcionamiento del sistema
o el comportamiento de los metadatos (documentacin sobre el hardware
y el software; informacin sobre la digitalizacin como formatos, tipo de
comprensin, ajustes; seguimiento del tiempo de respuesta del sistema;
autentificacin y seguridad de los datos, como claves cifradas, contraseas,
etc.),
uso, sobre metadatos relacionados con el nivel y clase de uso de los recursos
de informacin (registro de exposiciones, seguimiento de usos y usuarios,
reutilizacin del contenido e informacin sobre mltiples versiones).
171
Para los archivos digitales generados como consecuencia de la actividad

de las organizaciones o personas fsicas proponemos otra clasificacin de
las funciones de los metadatos. Partimos de una premisa: los metadatos
contienen informacin y datos, desde diferentes categoras, mientras que
la recuperacin de la informacin se basa en el sistema y arquitectura
que se implementa para recuperar esa informacin o recuperara los datos
introducidos en los campos de los metadatos, toda ello relacionada con la
gestin documental. Sin metadatos, sin cumplimentar los campos de los
metadatos, no puede haber recuperacin de la informacin. El sistema
de recuperacin de la informacin (SRI) es bsicamente un modelo, ms
o menos eficaz, que tiene como punto de partida la forma de interrogar
la informacin contenida en los campos de metadatos y que mediante un
proceso se podr recuperar la informacin ms pertinente, preferiblemente
estructurada. En este sentido podemos clasificar los metadatos en relacin
a las siguientes funciones:
Clasificacin de los metadatos para los documentos digitales de archivo integrados

en un Sistema de Gestin Documental
Categora
Definicin
Ejemplos
Descripcin del
contenido
Metadatos de identificacin,
contenido y indizacin
del documento. Anlisis
documental.
Catalogacin
Indizacin, tesauros.
Notas
Descripcin del Contexto
Metadatos sobre el rgano

productor
Catlogo de autoridades
Descripcin de
funciones institucionales
Cuadros de clasificacin
y relaciones jerrquicas

Acceso
Metadatos para la
localizacin y el uso
documental
172
Localizacin de la
informacin
Criterios de acceso:
lmites legales a la
informacin
Derechos de autor
Derechos de
reproduccin
Preservacin
Metadatos para garantizar

la conservacin de
documentos fsicos y
electrnicos e informacin
del medio
Descripcin fsica
Metadatos para describir las

propiedades y caractersticas
de la documentacin

Requisitos para la
conservacin fsica
y electrnica de los
documentos
Criterios de migracin
Informacin sobre
instalaciones
Informacin sobre
hardware y software
Descripcin fsica de los
documentos
Informacin sobre las
propiedades fsicas
de los documentos
digitales (formatos,
comprensin, etc.)
Informacin de los
parmetros de la
captura digital
Informacin sobre
restauracin: cambios
en el documento digital
o en el documento
original digitalizado
Autenticidad
Metadatos probatorios y
garantes de los creadores
documentales
Firmas digitales
Claves seguras
Encriptacin
Interoperabilidad
Metadatos para el
intercambio de datos e
informacin entre sistemas
Identificacin de
documentos/registros
Identificacin de
software
Identificacin de
usuarios y permisos
Trazabilidad / Pista de
Auditora
Metadatos sobre la

informacin del movimiento
y uso de los documentos

Registro de consultas:
quien, que, donde y
cuando.
Seguimiento de usuarios
Seguimiento de
modificaciones,
eliminaciones o
incorporaciones.
Cambios de custodia y
reutilizacin.
173
Valoracin documental
Metadatos sobre la
valoracin documental y
el expurgo
Tablas de valoracin
documental
Informes de comisiones
de valoracin
Datos de eliminacin
documental
La recuperacin de la informacin en los documentos electrnicos de archivo

est estrechamente relacionada (en la categora de metadatos a la que se va a
interrogar) con los campos que se hayan implementado y cumplimentado.
3. METADATOS PARA LOS ARCHIVOS EN LA ERA DIGITAL

Actualmente se pueden clasificar en dos grandes grupos los archivos que
disponen de documentos digitales: aquellos archivos que nacen digitalmente y
los que disponen de documentos digitales como consecuencia de la digitalizacin
de los documentos en papel o documentos en otros soportes. En cualquiera de
estos dos casos hay que tener presente que cualquier aspectos de las categoras
de metadatos les incumbe y que deben ser registrados en el sistema de gestin
documental. En estos momentos es muy habitual que los archivos nacidos
digitalmente convivan con los archivos generados en soportes analgicos. En
estos casos, los archivos que implementan un proceso de digitalizacin tienen
como objetivo poder disponer de un sistema nico para el proceso de acceso
y recuperacin de la informacin de toda la documentacin generada por la
organizacin.
Hay que tener presente tres aspectos que van a ser condicionantes a la hora de la
recuperacin de la informacin en los archivos digitales.
A) El lenguaje utilizado: al margen de las categoras de los metadatos,
existen dos tipologas de lenguaje para la descripcin del contenido
en cualquiera de los innumerables campos, por una parte el lenguaje
documental o y por otra el lenguaje natural. Cada uno de estos lenguajes
presenta una serie de dificultades y unos aspectos ventajosos. Lo
resumimos en el siguiente cuadro:
174
Tipo de lenguaje
Dificultades
Ventajas
Lenguaje Documental
Trabajo previo de
elaboracin que puede
requerir diversos periodos
de tiempo, como las Tablas
de Valoracin Documental,
o los Tesauros para la
indizacin.
Rpida introduccin de la
informacin, generalmente
realizando un clic con un
enlace contra tablas.
Lenguaje Natural
Redaccin del contenido,

No existe trabajo previo.
saber discernir entre lo
Eficaz en la descripcin del
elemental y lo secundario, contenido.
saber utilizar el vocabulario
idneo.
B) Formato e interoperabilidad: en un sistema de gestin de documentos

electrnicos el uso de diferentes formatos de archivo electrnico est
dificultando, si no imposibilitando, la interoperabilidad o el intercambio
de informacin y datos dentro del mismo sistema, haciendo inviable
la recuperacin de la informacin. Actualmente en Espaa ya existen
archivos de carcter tradicional (sus fondos eran 100% en papel) que han
recibido expedientes generados por el organismo de forma electrnica139.
C) Los metadatos pueden estar insertados en el mismo documento digital
(contenedores multimedia como AVI, archivos de audio como MP3
y algunos formatos de archivo de imagen como JPEG), o pueden ser
externos al documento digital, contenidos en una base de datos donde
se designa un campo para indicar la ubicacin del documento digital.
En cualquier diseo de una arquitectura que pretenda implantar un sistema de
recuperacin de la informacin, independientemente de los elementos y procesos
del sistema, el xito de la recuperacin de la informacin estar intrnsecamente
vinculado al lenguaje utilizado, a la interoperabilidad de los formatos digitales y a
la ubicacin de los metadatos.
139 Es el caso de la Sindicatura de Comptes de la Generalitat Valenciana. El organismo utiliza un
software propietario de TeamMate, y aplica ficheros ACL. Salmon, Alejandro y Rausell, Silvino:
Principales aplicaciones de ACL en la Sindicatura de Comptes de la Comunitat Valenciana, II
FORO TECNOLGICO DE LOS OCEX. Pamplona 2008. En lnea: <http://www.sindicom.gva.es/
web/wdweb.nsf/documento/ftpamplona/$file/SCCV_Foro2008_ACL.pdf> [Consulta: 06-022009].
175
3.1 Metadatos insertados en los archivos digitales

Existen diferentes estndares para los formatos de archivos digitales y,
independientemente de su configuracin, opciones diferentes para la
insercin de metadatos relacionados con la descripcin del contenido y del
contexto.
Se pueden diferenciar cuatro grandes grupos de archivos digitales: los archivos
de imagen, los archivos sonoros, los archivos audiovisuales y los archivos
hipertexto o web. Cualquiera de los cuatro tipos de archivos los puede generar
cualquier organismo en el ejercicio de su actividad.
3.1.1. Archivos de imagen.
El tipo de archivo digital que ms abunda en la administracin es el archivo
de imagen. Es, al fin y al cabo, el traslado del tradicional soporte del papel al
soporte digital en la administracin electrnica, y es la opcin ms adoptada
en los archivos histricos cuando implantan un proyecto de digitalizacin.
Actualmente existen tres formatos de archivo de imagen ampliamente
adoptados, todos ellos garantizados como estndares: el JPEG140, el TIFF141 y
el PDF142.
Los archivos JPEG y TIFF permiten incorporar tags o etiquetas. Estos metadatos
pueden estructurarse mediante los estndares EXIF, IPTC, Dublin Core o XMP143.
EXIF (Exchangeable image file format) ha sido creado por la Japan Electronic
140 ISO/IEC 10918-4:1999 Information technology -- Digital compression and coding of
continuous-tone still images: Registration of JPEG profiles, SPIFF profiles, SPIFF tags, SPIFF
colour spaces, APPn markers, SPIFF compression types and Registration Authorities
141 ISO 12234-2:2001 Electronic still-picture imaging -- Removable memory -- Part 2: TIFF/EP
image data format
142 ISO 19005-1:2005 Document management -- Electronic document file format for long-term
preservation -- Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)
143 Gimnez Chornet, Vicent; Sells Carot, Alicia; Roque Izquierdo, Graciela; Puchades
Asensi, Yolanda; Monlen Escribano, Daniel: Recuperacin de informacin descriptiva
en imgenes digitales mediante metadatos EXIF. Su utilidad para el archivo del Reino de
Valencia, E-informacin : integracin y rentabilidad en un entorno digital : 10 Jornadas
Espaolas de Documentacin, Santiago de Compostela. Madrid: FESABID, 2007, p. 25-32.
176
Industry Development Association (JEIDA) como estndar para facilitar el

intercambio de datos de los archivos digitales de imagen, principalmente
datos de carcter tcnico, con la finalidad de que sean formatos interoperables
entre cmaras digitales y aplicaciones144. Las etiquetas EXIF las podemos
encontrar en los formatos de imagen JPG, TIFF, PNG, MIFF y HDP, incluso
en formatos TIFF basados en imgenes RAW, y adems, en los formatos de
vdeos AVI y MOV. La mayor parte de las etiquetas son de carcter tcnico
que deben quedar registradas en el momento de la captura145. Entre todas
las etiquetas, disponemos de unas cuantas para la descripcin documental:
Etiquetas EXIF para la descripcin
Etiqueta
Nombre de la etiqueta
0x9c9b
XPTitle
0x9c9c
XPComment
0x9c9d
XPAuthor
0x9c9e
XPKeywords
0x9c9f
XPSubject
0x010e
ImageDescrption
0x8298
Copyright
A pesar de la estandarizacin de las etiquetas, el software de edicin de

los archivos digitales determina la visualizacin de las mismas. Unas veces
el software no recoge todas las posibilidades de las etiquetas y otras veces
opta por un nombre para designar lo que puede ser la etiqueta de Ttulo o
la de Descripcin de la Imagen, de forma que la visualizacin de las mismas
etiquetas por otro software puede provocar que no se visualicen o se
visualicen bajo otro campo. Algunos ejemplos los podemos comprobar con
144 JEIDA se fusion con EIAJ, y ahora forma el grupo JEITIA (Japan Electronics and Information
Technology Industries Association), ms informacin sobre el estandar EXIF en la pgina
de JEITA: <http://www.jeita.or.jp/cgi-bin/standard_e/list.cgi?cateid=1&subcateid=4>
[Consulta: 6-02-2009], y en la pgina no oficial: <http://www.exif.org/> [Consulta: 6-022009], donde se pueden encontrar las especificaciones EXIF.
145 EXIF
Tags,<
http://www.sno.phy.queensu.ca/~phil/exiftool/TagNames/EXIF.html>
[Colsulta: 6-02-2009]
177
aplicaciones muy populares. En el Archivo del Reino de Valencia146 se utiliz

la aplicacin ACDSee147, una de las pioneras en visualizar los metadatos
EXIF, para insertar metadatos de la ISAD (G) en los campos que habamos
comprobado ms interoperables de la aplicacin:
Correlacin de campos ISAD (G) en etiquetas EXIF
EXIF (ACDSee)
Copyright
ISAD (G)
Cdigo de referencia
Descripcin de Fechas;
la imagen
Alcance y contenido;
Descriptores: geogrfico, onomstico,
materia, e instituciones y entidades:
Visualizacin de metadatos EXIF con ACDSee
146 Hemos explicado la experiencia en: Recovery of descriptive information in images from
digital libraries by means of EXIF metadata, Library Hi Tech, vol. 26, n 2, 2008, pp. 302315.
147 Se utiliz la versin ACDSee 8, <http://www.acdsee.com/> [Consulta: 6-02-2009]
178
Visualizacin de metadatos EXIF con XnView
Visualizacin de metadatos EXIF con Photoshop CS3
A pesar de la eficacia de la permanencia de los metadatos insertados en el archivo

digital, evidenciamos que la visualizacin de los mismos depende directamente
de las posibilidades que ofrece el software.
IPTC, iniciales que originalmente corresponden a un organismo, el International
Press Telecommunications Council , nacido en 1965 como grupo de entidades
de agencias de noticias, interesado especialmente en el desarrollo y publicacin
de normas para el intercambio de datos en el mbito periodstico. En el 2004
179
iniciaron un estndar de metadatos para los archivos digitales de imagen. En la

actualidad esta disponible una especificacin en revisin del 2008 . Hoy en da
hay un buen nmero de empresas de software que ha incorporado los metadatos
IPTC a sus aplicaciones.
Los campos IPTC destinados a la descripcin son ms numerosos que los EXIF y
posibilitan la lectura de la informacin introducida en los metadatos EXIF.
Visualizacin de metadatos IPTC con PhotoShop CS2
180
El objetivo de los metadatos IPTC para los archivos de imagen es describir las
fotografas con la finalidad de poderlas recuperar en las organizaciones dedicadas
a la actividad periodstica. Entre las ventajas de este grupo de metadatos est la
creacin de un campo para palabras clave, adems de los campos que describen
el contexto, es decir, el productor o creador del documento: creador, cargo del
creador, direccin, ciudad, provincia, cdigo postal, pas, etc.
XMP (Extensible Metadata Platform) y PDF: la especificacin XMP148 nace con
la finalidad de que diferentes aplicaciones puedan trabajar eficazmente con los
metadatos, estandarizando la definicin, la creacin y el procesamiento de los
metadatos. El formato PDF/A utiliza la especificacin XMP.
El formato PDF/A es el tipo de archivo electrnico recomendado para la
conservacin a largo plazo149.
Tabla cruzada entre los campos del PDF y del XMP 150
PDF
XMP
Entrada
Caractersticas
Entrada
Ttulo (Title)
Cadena de texto
dc:title
Autor (Author)
Cadena de texto
dc:creador
Tema (subject)
Cadena de texto
dc:description [x-default]
Palabras clave (Keywords)
Cadena de texto
df:keywords
Creador (Cretaor)
Cadena de texto
xmp:CreatorTool
Productor (Producer)
Cadena de texto
pdf:Producer
Fecha de creacin
(CreationDate)
Fecha (date)
xmp:CreateDate
Fecha de modificacin
(ModDate)
Fecha (Date)
xmp:ModifyDate
En la actualidad la aplicacin para crear pdf, el Adobe Acrobat 8, permite

incorporar los metadatos XMP bajo la estructura de los metadatos IPTC.150
148 XMP Specification, Adobe, enero 2004, <http://www.aiim.org//documents/standards/PDF-A/
xmpspecification.pdf> [Consulta: 10-02-2009]
149 UNE-ISO 19005-1 Gestin de documentos. Formato de fichero de documento electrnico para la
conservacin a largo plazo. Parte 1: Uso del PDF 1.4 (PDF/A-1). Madrid: AENOR, 2008
150 Fuente: UNE-ISO 19005-1, p. 19.
181
Visualizacin de metadatos en documento PDF, con estructura IPTC
En el entorno de la administracin electrnica el formato pdf permite la insercin

de metadatos relacionados con la firma digital, dando las mximas garantas de
autenticidad e integridad en el documento electrnico.
Visualizacin de un documento PDF con firma digital
182
Dublin Core151 . Los metadatos Dublin Core parten de una iniciativa de 1995 con
el objeto de establecer un conjunto limitado de descriptores para conseguir un
estndar para la descripcin de recursos de informacin en distintos dominios
informativos. Actualmente es reconocida como estndar por la ISO152, y como
norma NISO153. Ha sido un estndar bastante difundido para metadatos en la
web154, pero que tambin se ha adoptado como estructura de metadatos para ser
insertados en archivos de imagen mediante la utilizacin de algunas aplicaciones,
como PhotoShop.
151 Dublin Core Metadata Initiative, <http://dublincore.org/> [Consulta: 13-02-2009]

152 UNE-ISO 15836:2007 Informacin y Documentacin. Conjunto de elementos de metadatos
Dublin Core. Madrid: AENOR, 2007
153 ANSI NISO Z39.85-2007 The Dublin Core Metadata Element Set. <http://www.niso.org/kst/
reports/standards?step=2&gid=&project_key=9b7bffcd2daeca6198b4ee5a848f9beec2f60
0e5> [Consulta: 13-02-2009]
154 Encoding Dublin Core Metadata in HTML (1999), <http://www.ietf.org/rfc/rfc2731.txt>
[Consulta: 13-02-2009]
183
Elementos Dublin Core incorporados por PhotoShop CS2

Dublin Core
Adobe PhotoShop CS2
Ttulo
Creador
SI
Materia y palabras clave

Descripcin
SI
Editor
Colaborador
Fecha
Tipo de recurso
Formato
SI
Identificador de recurso
Fuente
Idioma
Relacin
Cobertura
Derechos
SI
El inconveniente de los metadatos Dublin Core para los archivos de imagen es el

escaso nmero de aplicaciones informticas que los ha incorporado y que, por
tanto, facultan su uso.
3.1.2. Archivos de audio.
Por lo que respecta a los archivos de audio se ha creado un estndar de facto
para la insercin de metadatos, el ID3155. Actualmente soporta el formato mp3 y
existen un buen nmero de aplicaciones que permiten la edicin de los metadatos
ID3156. Existen 39 campos para poder describir el archivo de audio, especialmente
etiquetado para los CD de audio de autores musicales: ttulo del lbum, BMP (beats
por minuto), compositor, tipo de contenido, copyright, ttulo, subttulo, fecha de
grabacin, etc.157, adems de poder incluir 9 campos destinados a un enlace URL,
155 ID3 The Audience is informed, <http://www.id3.org/> [Consulta: 16-02-2009]
156 Una lista del software que incorpora el estndar ID3 lo encontramos en ID3, Implementations,
<http://www.id3.org/Implementations> [Consulta: 16-02-2009]
157 ID3, Frames, <http://www.id3.org/Frames> [Consulta: 16-02-2009]
184
para dar informacin sobre la web oficial del autor, informacin comercial, web
oficial del editor, aviso legal de los derechos de autor, etc.
Metadatos ID3, Visualizacin con mp3Tag
3.1.3. Archivo audiovisual.

Existen diversos estndares para la insercin de metadatos en contenedores
de video (video, audio, y otros datos), tanto de carcter tcnico para hacerlos
interoperables, como el MXF (Material eXchange Format)158, perteneciente al
conjunto de estndares de SMPTE159, en el entorno de la televisin, como de
carcter descriptivo, el MPEG-7.
158 Material Exchange Format : Basic User Metadata Implementation, Recommendation R 121,
European Broadcasting Union, 2007, <http://www.ebu.ch/CMSimages/en/tec_text_r121-2007_
tcm6-50026.pdf> [Consulta:17-02-2009]
159 Society of Motion Picture and Television Engineers, <http://www.smpte.org/home> [Consulta:
17-02-2009]. Puede consultarse tambin Proponed SMPTE Engineering Guideline for Televisin,
Material Exchange Format (MXF), MXF Descriptive Metadata, EG 42, <http://rhea.tele.ucl.
ac.be:8081/Plone/Members/egoray/thesaurus-dictionnaire-metadata/eg42-mxf-smpte.pdf>,
[Consulta:17-02-2009]
185
Uno de los formatos con ms ambicin para la descripcin de contenidos en

audiovisual es el MPEG-7, que permite la combinacin de la descripcin semntica
del contenido como la descripcin tcnica. Actualmente el formato MPEG7
dispone de la norma ISO/IEC 15938 Multimedia content description interface160,
pero dispone de escasas aplicaciones informticas para explotar el potencial de
metadatos descriptivos.
Con menos ambiciones, pero con gran eficacia, algunas aplicaciones permiten
insertar metadatos descriptivos en los contenedores AVI, como los campos de
ttulo, director, copyright, gnero, palabras clave, etc.
Metadatos en AVI con abcAVI Tag Editor
3.2 Metadatos externos a los archivos digitales.

Los metadatos externos a los archivos digitales estn estrechamente relacionados
con las bases de datos. No consideremos metadatos la informacin o datos que se
registran en fichas en papel o en libros, aunque se hayan utilizado estndares en
la catalogacin o descripcin de documentos.
El grupo de metadatos utilizados para la recuperacin de la informacin va a
depender del mbito documental en que se desarrolle la actividad profesional.
160 Puede consultarse el estndar en: http://www.chiariglione.org/mpeg/standards/mpeg-7/mpeg7.htm, [Consulta:17-02-2009]
186
Cada actividad ha generado uno o ms estndares para normalizar la

descripcin documental, con la finalidad de hacer interoperable el sistema
de gestin documental y recuperable la informacin y los documentos
registrados en ha facilitado enormemente no slo la recuperacin de la
informacin sino la interoperabilidad y la recuperacin entre distintas
bases de datos, sin importar su lejana fsica. Ello ha sido posible gracias a la
utilizacin de dos estndares, la descripcin mediante el formato MARC161
y la utilizacin del protocolo Z39.50162. El formato MARC ha permitido
estructurar los metadatos descriptivos de los documentos impresos y el
protocolo Z39.50 ha permitido el intercambio de la informacin. Ahora bien,
la recuperacin de la informacin va a depender de cmo las aplicaciones
informticas busquen, capturen y visualicen los metadatos registrados
en las bases de datos. Un ejemplo de robot que mediante el protocolo
Z39.50 realiza bsquedas bibliogrficas en ms de 2000 bibliotecas es
BookWhere163.
Bsquedas bibliogrficas con BookWhere (Protocolo Z39.50 y formato
MARC)
dicho sistema.
En el mbito de las bibliotecas (una de las actividades profesionales que
inici ms prematuramente la normalizacin), las normas en descripcin
bibliogrfica ISBD164 y el formato MARC disponen de los campos de
metadatos que ms se han implementado. Ello
161 Normas MARC, <http://www.loc.gov/marc/marcspa.html> [Consulta: 17-02-2009]

162 ANSI/NISO Z39.50, <http://www.cni.org/pub/NISO/docs/Z39.50-1992/> [Consulta: 1702-2009]
163 BookWhere Academic,
[Consulta: 17-02-2009]
<http://www.webclarity.info/support/download/ba.html>
164 El grupo de normas ISBD, todas ellas destinadas la los diferentes materiales que se
pueden localizar en las bibliotecas, se pueden consultar en Family of superseded ISBDs,
<http://www.ifla.org/VI/3/nd1/isbdlist.htm> [Consulta: 17-02-2009]
187
Ms recientemente en la Library of Congress se trabaja en el proyecto de un

esquema de metadatos para la descripcin de autoridades relacionado con el
formato MARC, el MADS (Metadata Authority Description Schema)165. Tambin
son metadatos los puntos de acceso, normalizados generalmente mediante
la utilizacin de lenguajes documentales como la Lista de Encabezamientos de
materia para las Bibliotecas Pblicas166, o las clasificaciones bibliogrficas como la
CDU167.
En el mbito de los archivos, la introduccin de los estndares experimenta un
notable retraso, lo que dificulta enormemente la recuperacin de la informacin.
Actualmente existen dos destacados estndares para la descripcin archivstica:
la EAD y la ISAD (G). La EAD168 (Encoded Archival Description) es una DTD
(Document Type Definition) del lenguaje de marcas XML, impulsada por un grupo
de trabajo de la Sociedad de Archiveros Americanos y la Biblioteca del Congreso
165 Metadata Authority Description Schema, <http://www.loc.gov/standards/mads/> [Consulta:
17-02-2009]
166 Lista de Encabezamientos de materia para las Bibliotecas Pblicas, <http://www.mcu.es/
bibliotecas/MC/LEMBP/index.html> [Consulta: 17-02-2009]
167 Un extracto de la Clasificacin Decimal Universal: <http://www.mcu.es/libro/docs/TablaCDU.
pdf> [Consulta: 17-02-2009]
168 EAD,<http://www.loc.gov/ead/> [Consulta: 17-02-2009]
188
(desarrolladores del formato MARC)169, que permite la descripcin estructurada

de los documentos de archivo y la descripcin de las unidades archivsticas a
diferente nivel. Para la descripcin de las autoridades se ha desarrollado otra
DTD, por un grupo de trabajo creado ad hoc, la EAC (Encoded Archival Context)170.
Frente a las ventajas de la informacin estructurada y de la visualizacin desde
la web, incorporando plantillas XSLT, que posibilitan convertir un documento
XML en HTML, las EAD y EAC tienen el inconveniente, como lenguaje de marcas o
etiquetado, de requerir una base de datos como motor para el almacenamiento
y la recuperacin de la informacin, ya sea Oracle, MySQL, etc. El lenguaje de
etiquetado es especialmente excelente para la migracin de la informacin, de
unas bases de datos a otras.
La ISAD (G), Norma Internacional General de Descripcin Archivstica, ha sido
elaborada por una comisin del Consejo Internacional de Archivos. La norma
consta de 26 campos distribuidos en 7 reas y permite realizar una descripcin
multinivel. Hay suficientes campos para descripcin de las unidades archivsticas,
controlando la identificacin de la unidad, la descripcin, la valoracin
documental y los aspectos relacionados con dicha unidad. Igualmente existe una
norma complementaria para la descripcin de autoridades (organismos, familias
y personas), la ISAAR-CPF, que sirve para analizar estructuradamente un campo
de la ISAD (G), el Nombre del Productor. Tanto la norma ISAD (G) como la ISAARCPF171 definen campos de metadatos pero no el formato. Se pueden utilizar en
cualquier base de datos, pero su potencialidad depender de las funcionalidades
de la base de datos y de la arquitectura que se haya diseado en el sistema de
gestin y el sistema de recuperacin de la informacin.
Los campos de la ISAD (G) y de la EAD tienen una gran similitud, por lo que entre
dos sistemas que utilicen estas normas puede haber intercambio de informacin.
Equivalencias entre los campos de la ISAD (G) y la EAD
169 Encoded Archival Description. Document Type Definition. Version 2002, Chicago : Society of
American Archivists, 2002, <http://xml.coverpages.org/EADv20-dtd.txt> [Consulta: 17-02-2009]
170 Encoded Archival Contex. Document Type Definition. Version Beta (Charlottesville, London,
Stockolm), 2003, <http://xml.coverpages.org/EAC-Beta200408-DTD.txt> [Consulta: 17-022009], proyecto liderado por la Universidad de Virginia, <http://www.iath.virginia.edu/eac/>
[Consulta: 17-02-2009]
171 Las normas ISAD (G) e ISAAR-CPF se pueden localizar en el Consejo Internacional de Archivos,
<http://www.ica.org> [Web sin servicio temporal, Consulta 17-02-2009]
189
Fuente: Biblioteca del Congreso: <http://www.loc.gov/ead/tglib/appendix_a.html#a1>
Otro grupo de metadatos muy utilizados en los archivos son los ndices. Lo que en
el entorno en papel eran las fichas ndices, donde se extraa un vocablo relevante
como punto de acceso, en las bases de datos se utiliza le lenguaje natural o el
lenguaje documental para indizar, especialmente tesauros172 como lenguaje que
controle las palabras clave.
4. PRINCIPIOS Y ARQUITECTURA EN LA RECUPERACIN DE LA

INFORMACIN
La utilizacin de los metadatos en la recuperacin de la informacin ser eficiente
si se cumplen los siguientes principios:
1. La redaccin de los campos de metadatos identifican correctamente la unidad
de descripcin.
172 Se han publicado los tesauros que se utilizan en la intranet del Archivo del Reino de Valencia:
Gimnez Chornet, Vicent; Viciano, Pau; Villalmanzo, Jess; Escrig, Mercedes, Tesauros del
Archivo del Reino de Valencia/Tesaurus de lArxiu del Regne de Valncia. Valencia: Generalitat
Valenciana, 2006, CD-ROM.
190
2. La utilizacin del lenguaje natural es correcta: pertinente y cumple las reglas

ortogrficas.
3. La utilizacin del lenguaje documental est integrada en la base de datos y en
el sistema de gestin documental.
4. La arquitectura y diseo de la base de datos explota las funcionalidades de los
metadatos y la relacin entre los campos de metadatos.
5. La arquitectura y diseo del sistema de recuperacin de la informacin
explota las funcionalidades de la arquitectura de la base de datos.
La diferencia esencial entre la recuperacin de la informacin en bibliotecas o
centros de documentacin y en archivos es que en las bibliotecas no hay niveles
de descripcin y se describen todos los documentos, unos tras otros, y en archivos
hay niveles jerrquicos de descripcin y, posiblemente, no se describen todas las
unidades.
Una buena arquitectura en recuperacin de la informacin debe tener en cuenta la
navegacin jerrquica en los niveles de descripcin, desde los Fondos o Archivos
(en casos de un sistema o red de Archivos), los Subfondos, Series, etc.
Navegacin Multinivel en un Sistema de Archivos
191
Fuente: Archivo del Reino de Valencia, Intranet.
La recuperacin de la informacin en archivos requiere que los metadatos estn

correctamente estructurados y vinculados, siendo el sistema un reflejo de una
organizacin que parte de una clasificacin orgnica funcional. La aplicacin
informtica debe permitir registrar los metadatos de contexto (del organismo
productor), los metadatos de las unidades, los metadatos de indizacin y los
metadatos insertados en los archivos digitales.
El diseo de los sistemas de recuperacin de la informacin debe explotar esta
arquitectura, de forma que las bsquedas avanzadas permitan interrogar qu
documentos hay en determinadas unidades de descripcin (como podra ser
en las series de diferentes archivos), qu hay sobre tal materia indizada, adems
de interrogar en aquellos parmetros incluidos en la ISAD (G), como podra ser
qu hay en tal fecha, de tal productor, o dnde consta tal palabra en un campo
determinado como el de Alcance y Contenido. Los requerimientos de un sistema
de recuperacin de la informacin son un reto para los informticos encargados
de la elaboracin de software para archivos.
Arquitectura de Metadatos para la Recuperacin de la Informacin
192
En el diseo de los sistemas de gestin de documentos electrnicos, desde el

inicio, es especialmente relevante el establecimiento de los requerimientos
para los metadatos. La prctica habitual es la de acumular en los servidores
o repositorios de documentos electrnicos los documentos generados por
los organismos en la administracin electrnica, de la misma forma que se
acumulan los documentos en los archivos tradicionales de papel. La ausencia de
aplicacin de criterios archivsticos o documentales en estos sistemas de gestin
de documentos electrnicos ocasionar en un futuro prximo una deficiente
recuperacin de la informacin. Adems, es ya un hecho que cuando se trasladan
193
los archivos digitales de la administracin electrnica al archivo intermedio o

histrico, la ausencia de metadatos y de aplicacin de las tcnicas de organizacin
archivstica limita enormemente la bsqueda documental.
Los metadatos que no se describen no se recuperan, y el diseo del software
determina la eficacia de la recuperacin de la informacin.
194
LA DESCRIPCIN ARCHIVSTICA
EN SISTEMAS AUTOMATIZADOS:
la visualizacin de la informacin
Por. Jos Luis Bonal Zazo
Universidad de Extremadura (Espaa)
Facultad de Biblioteconoma y Documentacin
1. INTRODUCCCIN UN NUEVO CONTEXTO DE ACCESO A LA

INFORMACIN
1.1 Las normas
Las normas de descripcin del Consejo Internacional de Archivos, publicadas
progresivamente entre 1993 y 2008, han dado respuesta al problema que
planteaba la ausencia de unas pautas internacionales uniformes para el
almacenamiento de la informacin en los archivos. Las cuatro normas creadas
responden a un planteamiento sencillo: dado que los productores, en el
ejercicio de sus funciones, generan, acumulan y custodian documentos que son
conservados por los archivos, es preciso elaborar normas para la descripcin de
todas las entidades que participan en esos procesos de creacin, acumulacin
y conservacin de documentos. Esas entidades son las cuatro destacadas: los
documentos (para cuya descripcin se crea ISAD(G) - EAD); los productores
(que pueden ser descritos mediante ISAAR(CPF) - EAC); las funciones (descritas
mediante ISDF); y los archivos (descritos mediante ISDIAH)173.
173 La representacin de las relaciones entre funciones, instituciones y documentos de archivo es
recogida de forma grfica en la norma ISDF. ISDF: Norma Internacional para la descripcin
de funciones [en lnea] Elaborada por el Comit de Buenas Prcticas y Normas Profesionales,
Dresde, Alemania, 2-4 mayo 2007. Pars: Consejo Internacional de Archivos <http://www.mcu.
es/archivos/docs/CE/ISDF_ESP_definitiva.pdf> [Consulta: 19 de enero de 2009].
195
Tal como ha recordado recientemente Michael J. Fox, las normas del CIA son
normas de campos y estructuras de datos y son, adems, de contenido y valores de
datos, es decir son normas donde se establece qu tipo de informacin hay que
capturar (campos de datos), cmo se agrupa esa informacin (estructuras de datos),
qu informacin se registra (contenido de datos) y qu informacin se asigna a
partir de un tesauro o lista de autoridades (valores de datos)174. De acuerdo a los
cuatro fines expuestos los cuatro textos forman un conjunto normativo compacto
orientado al almacenamiento de la informacin archivstica.
Sin embargo la finalidad perseguida con la descripcin no es almacenar
informacin. El almacenamiento es slo un medio para conseguir un fin ltimo:
facilitar el acceso a la informacin, hacer posible su consulta y su uso. En la medida
en que las normas promueven el registro uniforme de la informacin (de acuerdo
a una estructura determinada y segn una forma precisa) contribuyen a facilitar el
acceso, pero son slo la primera parte del binomio almacenamiento-recuperacin.
La otra parte est constituida por el sistema de bsqueda y recuperacin de la
informacin, el cual debe permitir buscar la informacin deseada, interpretar
los resultados obtenidos y seleccionar aquellos acordes con las necesidades
de informacin. En definitiva, una informacin bien almacenada no resultar
enteramente vlida si no se dispone de un sistema que presente esa informacin
de manera que facilite su consulta, su interpretacin y su uso.
De este modo, en el recorrido que transcurre desde que se inicia el registro de
datos descriptivos hasta que stos llegan a los usuarios finales se desarrollan dos
grandes procesos (integrados por mltiples actividades especficas):
1. La elaboracin de una representacin de la unidad de descripcin (es un
proceso que tiene carcter intelectual y se realiza en la fase de almacenamiento
de datos).
2. La presentacin a los usuarios de la representacin elaborada, de modo que
resulte inteligible para ellos (este proceso se realiza de forma automatizada,
de acuerdo a parmetros establecidos de antemano, y se produce en la fase
de consulta).
174 FOX, Michael J. Resolviendo el rompecabezas de las normas de descripcin: encajando las
piezas. En: CONGRESO DE ARCHIVOS DE CASTILLA Y LEN (5. 2008. Len). Ahogados en un mar
de siglas. Salamanca: ACAL, 2008, p. 19-49.
196
El presente trabajo se centra en el segundo proceso enunciado: el dedicado a la

forma de presentacin de la informacin a los usuarios.
1.2 Las tecnologas

El paso de sistemas manuales a sistemas automatizados supuso un cambio en
el trabajo descriptivo. En los sistemas manuales la informacin se elaboraba
directamente para ser presentada. En los sistemas automatizados hay que
almacenar la informacin y despus presentarla. Esta realidad, ya superada, es
una realidad cambiante, en continuo proceso de transformacin. Y lo es por dos
razones. En primer lugar por el avance tecnolgico. En segundo lugar por los
cambios conceptuales que ello entraa.
El avance tecnolgico es evidente, adems de vertiginoso. Constantemente se
disean nuevas herramientas informticas aplicables a la bsqueda y recuperacin
de la documentacin de los archivos. Se trata tanto de aplicaciones especficas,
desarrolladas directamente para los archivos, como de herramientas generales
que pueden tener una aplicacin en la gestin documental (Google Earth, Google
Maps, Google Custom Search...).
Las tecnologas no slo han modificado el modelo de bsqueda de informacin,
en los archivos, sino que tambin han modificado el propio concepto de archivo.
As, el tradicional concepto de archivo fsico fue ligeramente modificado por el
concepto de archivo fsico informatizado, en el cual se produjo la automatizacin
de procesos de trabajo de forma local, de modo que el archivo, como entidad de
custodia, segua asociado a un espacio fsico concreto. La aplicacin de Internet
y de las tecnologas de acceso telemtico a los fondos hace aparecer el concepto
de archivo informatizado a distancia, en el cual el usuario no precisa acudir al
archivo, de modo que el archivo puede ser concebido como una entidad virtual
de custodia y no asociado a un espacio fsico determinado175.
175 Las tecnologas de la informacin y la comunicacin deben permitir acceder de forma colectiva
a las bases de datos de diferentes archivos. En el caso de Europa, la Carta de Parma propone
ladoption de recommandations techniques et de standards ouverts pour la cration de services
en ligne offrant une vision globale et intgre du patromoine culturel et scientifique europen.
Apud Charte de Parme [en lnea]. Version finale 19 novembre 2003 <http://www.minervaeurope.
org/structure/nrg/documents/ charteparma031119final-f.htm> [Consulta: 22 de febrero de
2009]. En el mbito tecnolgico la iniciativa Open Archives tambin se orienta hacia ese fin.
Vase: Open Archives Initiative [en lnea]. <http://www.openarchives.org> [Consulta: 22 de
febrero de 2009]
197
Surgen as nuevas realidades, tales como archivo virtual, archivo electrnico

o archivo digital, cuyas diferencias conceptuales han sido puestas de relieve
recientemente por Julio Cerd176.
Para Cerd un archivo virtual es un sistema de gestin de documentos, archivos o
fondos de archivo que se hacen accesibles a travs de la web, sin que necesariamente
tengan como referencia un centro o sistema de archivos177. De acuerdo a este
criterio, un archivo virtual presenta dos rasgos: 1) se trata de un archivo creado
artificialmente sobre un tema, una persona, un territorio o un perodo cronolgico;
2) es, adems, un archivo intangible, inexistente en la realidad, concebido slo
para la difusin en red178.
El mismo autor considera que un archivo digital es un sistema de gestin de
documentos basado en la captura y procesamiento de imgenes digitales (...) desde
su soporte original (...) y dirigido a su posterior implementacin en un sistema de
bsqueda y recuperacin donde quedan asociadas las imgenes digitales con la
descripcin de los documentos179. El rasgo que caracteriza a un archivo digital es,
por tanto, que est formado por imgenes digitales, independientemente de su
vinculacin a un archivo, a varios archivos o, incluso, a ninguno180.
Por ltimo, Cerd considera que un archivo electrnico, es un sistema de gestin
de documentos que lleva implcito en su tratamiento y recuperacin un medio
electrnico o informtico, en cualquiera de sus variantes181. Se trata de un concepto
176 CERD DAZ, Julio. Desarrollo de sistemas de acceso on line a fondos de archivo: propuesta
metodolgica [en lnea] <http://www.bibliociencias.cu/gsdl/collect/eventos/index/assoc/
HASH3820. dir/doc.pdf> [Consultado: 15 de enero de 2009].
177 Ibdem, p. 3.
178 Ibdem. Existen numerosos proyectos de archivos virtuales que responden a las caractersticas
citadas, entre los cuales pueden ser apuntados, a modo de ejemplo, los siguientes: Archivo
virtual de la Edad de Plata (1868-1936) Madrid: Residencia de Estudiantes, cop. 2000. <http://
www.archivovirtual.org/> [Consulta: 22 de febrero de 2009]; Arxiu virtual Jaume I: documents
dpoca medieval relatius a la Corona dArag. Castelln: Universidad Jaume I, cop. 2006 <http://
www.jaumeprimer.uji.es> [Consulta: 22 de febrero de 2009].
179 CERD DEZ, Julio. Desarrollo... loc. cit., p. 3.
180 Un ejemplo de archivo digital es el de la Diputacin provincial de Badajoz. Archivo digital [en
lnea]. Badajoz: Archivo de la Diputacin Provincial. <http://www.dipbadajoz.es/cultura/
archivo/index_digital.php> [Consulta: 22 de febrero de 2009].
181 CERD DEZ, Julio. Desarrollo... loc. cit., p. 3.
198
ms amplio que los dos anteriores, caracterizado por un rasgo: est formado
por documentos creados mediante cualquier procedimiento informtico (tanto
imgenes digitales como documentos electrnicos de todos los formatos html,
xml, word, pdf, ppt...) que son tratados de forma informatizada.
De los tres conceptos enunciados el tercero, archivo electrnico, es el ms amplio
y el que engloba a los anteriores, ya que todos los archivos virtuales y digitales son
archivos electrnicos. Los otros dos tipos pueden coincidir o no, y dependiendo
del grado de coincidencia podemos hablar de:
1. Archivos virtuales y digitales. Es decir archivos formados por imgenes
digitales concebidos para su difusin a travs de la web.
2. Archivos virtuales, pero no exclusivamente digitales. Es decir,
archivos concebidos para ser difundidos a travs de la web formados
por documentos electrnicos de diferente tipo (no slo imgenes
digitales)182.
3. Archivos virtuales pero no digitales. Se trata de archivos formados por
documentos electrnicos de diferente formato, pero no por imgenes
digitales de los mismos183.
4. Archivos digitales, pero no virtuales. Es decir archivos formados por
imgenes digitales concebidos para un uso interno y no para su
difusin en la red.
De este modo, el desarrollo de Internet ha tenido diversas repercusiones en el
mbito de los archivos. Por una parte, se configura como objeto de trabajo para los
182 Un caso concreto es el Archivo digital de la Autonoma obrera, donde es posible encontrar la
imagen digital de los documentos recogidos en el archivo en formato PDF, junto con el texto
de los documentos en formato TXT. Todos los documentos se encuentran en ambos formatos.
Archivo digital de la Autonoma obrera [en lnea]. [Barcelona]: Fundaci Espai en Blanc <http://
www.autonomiaobrera.net/pages/inicio.php ?lang=EM> [Consulta: 22 de febrero de 2009].
183 Un ejemplo concreto de este modelo es el Arxiu Virtual Jaume I, formado por las transcripciones
de los documentos del reinado de Jaime I, no por las imgenes digitales de los mismos. Cfr. Arxiu
virtual Jaume I... op. cit.. Otro ejemplo destacable es el Archivo Virtual de Artes Escnicas, formado
por documentos de diferentes tipos y formatos (entrevistas, fotografas, vdeos, crticas...), pero
no imgenes digitales, vase: Archivo Virtual Artes Escnicas [en lnea]. <http://artesescenicas.
uclm.es/indx.php> [Consulta: 22 de febrero de 2009].
199
archiveros, dado que, como medio de creacin, difusin, consumo y almacenamiento

de informacin, queda bajo el mbito de actividad de los archivos; dicho de otro modo,
la informacin de Internet debe ser archivada184. Por otra parte Internet constituye
una herramienta de utilidad extraordinaria para facilitar el acceso a los archivos;
extraordinaria por dos razones, en primer lugar porque favorece el incremento del
nmero de usuarios185 y, en segundo lugar, porque modifica sustancialmente las
formas de consulta y uso de la informacin.
Y en este entorno de acceso telemtico a los fondos de los archivos, la forma en
que se visualiza la informacin cobra an ms relevancia, dado que los usuarios
crearn una visin propia del archivo consultado y de los fondos documentales que
custodian; una visin formada, en muchos casos exclusivamente, a partir de los datos
proporcionados a travs del monitor de un ordenador.
1.2 La accesibilidad
Elizabeth Yakel considera que, con el nivel tecnolgico actual, los archivos deben
entrar en la era de la accesibilidad186. La autora diferencia los conceptos de acceso
184 El tema de Internet como objeto de trabajo para los archivos ha sido tratado por Sylvain Sencal,
quien considera que existen tres perspectivas de anlisis de la relacin entre Internet y los archivos:
la perspectiva tcnica, la perspectiva del contenido y la perspectiva del espacio de trabajo. Desde
el punto de vista tcnico Internet se concibe como una red de creacin, intercambio y consumo de
informacin, informacin que debe ser conservada y archivada; esta perspectiva se centra en los
problemas tcnicos que plantea el almacenamiento de la informacin. La segunda perspectiva, la
perspectiva del contenido, se basa en la consideracin de la existencia de informacin en Internet
que, por el valor informativo de su contenido, debe ser conservada; a diferencia de la anterior, esta
perspectiva se orienta a los problemas de seleccin y conservacin de sitios web tiles por el valor de
su contenido. La tercera y ltima perspectiva, la perspectiva del espacio de trabajo, considera que
Internet constituye un espacio de trabajo cooperativo, en el cual se produce una compleja red de
relaciones de produccin de documentos, que plantea nuevos problemas para la identificacin de
productores. Cfr. SENCAL, Sylvain. The effect of the Web on Archives. Archivaria. 59, p. 146-149.
185 Es el caso, por ejemplo, del Archivo Histrico Eclesistico de Vizcaya, tal como seala Anabella Barroso,
tras la puesta en marcha de la pgina web, el nmero de usuarios presenciales ha aumentado [...].
La consecuencia ms notable es la variedad y el aumento de nuestros usuarios virtuales, porque
ahora el archivo est accesible 365 das al ao, 7 das a la semana durante 24 horas. , BARROSO
ARAHUETES, Anabella. Las ventajas de compartir archivos en la web: el servicio digital del AHEBBEHA. En: JORNADAS DE ARCHIVOS ARAGONESES (8. 2008, Huesca). Compartir archivos. Huesca:
Gobierno de Aragn, Departamento de Educacin, Cultura y Deporte; Diputacin Provincial de
Huesca, 2008. Tomo II. Compartir en la red p. 201.
186 YAKEL, Elizabeth. Archives in the Era of Accessibility. Lligall, 2005, n 23, p. 117-132. Este mismo
concepto aparece en KRAUSE, Magia Gethu; YAKEL, Elizabeth. Interaction in Virtual Archives: The
Polar Bear Expedition Digital Collections Next Generation Finding Aid. The American Archivist. 2007,
vol. 70, n 2, p. 282-314.
200
(access) y accesibilidad (accessibility). Considera que la dcada de los noventa

fue, para los archivos, la era del acceso, la poca en la cual se desarrollaron y
extendieron las tecnologas que permiten la consulta a las imgenes digitales
de los documentos. Sin embargo, en la actualidad nos dirigimos a la era de la
accesibilidad, entendiendo por accesibilidad el conjunto de procesos cognitivos
que el usuario lleva a cabo para poder comprender adecuadamente la informacin
proporcionada por los archivos187. Dado que la era del acceso ya est consolidada
(en la actualidad existen los medios y la capacidad tcnica para hacer posible el
acceso digital a los fondos de los archivos) es necesario conseguir que los archivos
entren en la era de la accesibilidad, en la cual hay que lograr que la informacin
resulte perfectamente inteligible para los usuarios.
En opinin de Yakel los cuatro factores determinantes para la entrada en la era de
la accesibilidad son:
1. La creacin de instrumentos de consulta de calidad (amplios, detallados y con
buenos sistemas de recuperacin). Esto supone no slo que sean instrumentos
completos o, al menos, que abarquen el mayor nmero posible de fondos
documentales; sino tambin que articulen adecuadamente la informacin de
contenido y la informacin de contexto; y que dispongan de una arquitectura
informtica potente y, sobre todo, de una interfaz apropiada188.
187 Accessibility involves the cognitive processes in which the researcher must engage to understand
the archival information being provided Apud YAKEL, Elizabeth. Archives... loc. cit. p. 118.
El Diccionario de terminologa archivstica del Ministerio de Cultura espaol tambin recoge
este trmino, pero lo hace con una acepcin diferente, al definir accesibilidad como la consulta
de los documentos de archivo, determinada por la normativa vigente, su control archivstico
y su estado de conservacin. Cfr. Diccionario de terminologa archivstica. 2 ed. Madrid:
Subdireccin General de los Archivos Estatales, 1995, p. 17.
La traduccin del trmino accessibility debe ser realizada con ciertas precauciones por varias
razones. En primer lugar la palabra accessibility presenta, al igual que el trmino espaol
accesibilidad, varias acepciones. Estas acepciones pueden ser clasificadas en dos tipos: 1)
acepciones de carcter neutro (algo o alguien puede ser accesible o no); y 2) acepciones de
carcter positivo (algo o alguien es asequible, receptivo o de fcil acceso). La definicin del
Diccionario de Terminologa Archivstica del Ministerio de Cultura espaol es una definicin
basada en la acepcin neutra del trmino accesibilidad (recordemos que la definicin establece
que la accesibilidad es la consulta, pero determinada por la normativa, el control archivstico y
el estado de conservacin). Por el contrario, Elizabeth Yakel usa las acepciones positivas del
trmino, para hacer referencia al hecho de favorecer el acceso a los fondos de los archivos,
entendido, en todo caso, en entornos automatizados.
Debido a las razones expuestas el trmino accesibility/accesibilidad debe ser adoptado con
la prevencin oportuna. Cfr. The Oxford Spanish dictionary. 3th. Ed. Oxford: Oxford University
Press, 2003; Diccionario de la lengua espaola. 22 ed. Madrid: Real Academia Espaola, 2001.
188 YAKEL, Elizabeth. Archives in the era... loc, cit., p. 119-123.
201
2. La formacin de usuarios. El contenido de los programas de formacin de

usuarios se debe centrar no slo en la teora y la prctica archivstica, sino
tambin en los problemas de consulta y uso de la informacin; y todo ello
teniendo en cuenta un cambio notable: es preciso desarrollar actividades de
formacin de carcter presencial junto a otras de carcter virtual189.
3. El desarrollo de servicios de referencia y orientacin de usuarios adaptados
a las nuevas necesidades. En la actualidad se est produciendo un cambio
notable en los servicios de referencia de los archivos, caracterizado por la
expansin de los mismos: expansin en el espacio (puesto que las consultas
pueden ser realizadas desde cualquier punto); expansin en el tiempo (ya que
las consultas pueden ser realizadas en cualquier momento); y expansin en las
fuentes de referencia (debido a que la consulta se puede centrar en cualquier
tipo de material, no slo en los documentos de archivo tradicionales)190. Tal
como indica Julio Cerd los ciudadanos quieren un acceso integrado a todo
tipo de material sin importar dnde se encuentra fsicamente la informacin:
imgenes, vdeo, msica o documentos191.
En esta era de la accesibilidad es deseable, incluso, que el archivero se adelante
a las necesidades de informacin de los usuarios, y suministre de antemano la
informacin de referencia que el usuario, previsiblemente, puede necesitar. En
la prctica esta posibilidad est contemplada en las normas internacionales
de descripcin, particularmente en la norma ISAD(G) y puede ser efectiva
gracias al rea 5 (rea de documentacin asociada), un rea que acta con una
finalidad de referencia y orientacin para los investigadores, al establecer
la conveniencia de proporcionar informacin sobre la existencia de otros
materiales (originales, copias, impresos...) relacionados con la unidad objeto
de descripcin192. Tal como se puede advertir se trata de un rea que presenta
un carcter informativo y no descriptivo.
189 Ibdem, p. 123-127.
190 Ibdem, p. 128-133.
191 CERD DAZ, Julio. Archivos locales en la red: el futuro en la red. En: JORNADAS DE
ARCHIVOS ARAGONESES (8. 2008, Huesca). Compartir archivos. Huesca: Gobierno de Aragn,
Departamento de Educacin, Cultura y Deporte; Diputacin Provincial de Huesca, 2008. Tomo II.
Compartir en la red, p. 162.
192 ISAD(G): Norma Internacional General de Descripcin Archivstica. 2 ed. Madrid: Ministerio de
Educacin, Cultura y Deporte, Direccin General del Libro, Archivos y Bibliotecas, Subdireccin
General de los Archivos Estatales, 2000.
202
4. La evaluacin de los servicios ofrecidos a los usuarios y del suministro de

informacin, por constituir un medio de mejora de los mismos193.
De los cuatro factores apuntados el objeto de este trabajo se encuentra en el
primero, la creacin de instrumentos de consulta. Dentro de este factor, este
trabajo se centra en un aspecto an ms especfico, como es el sistema de
bsqueda y recuperacin de la informacin. Y, de forma an ms concreta, dentro
del sistema de bsqueda y recuperacin, nos ocuparemos de la informacin
descriptiva que los usuarios visualizan en el mismo.
2. METODOLOGA
El tema de la visualizacin de la informacin en los sistemas de recuperacin
puede ser tratado desde diferentes perspectivas (la cognitiva, la tecnolgica, la
centrada en la interaccin persona-ordenador...)194. Nuestro inters, sin embargo,
se centra solamente en la presentacin de la informacin desde el punto de vista
archivstico, con el objeto de contribuir a dar respuesta a la siguiente cuestin:
cul es el modo ms apropiado de presentar la informacin descriptiva para
hacerla inteligible a los usuarios?
El objetivo de este trabajo es realizar una primera aproximacin a la forma en que
se visualiza la informacin en los sistemas de recuperacin archivstica. Se trata
de un primer trabajo, al que deben seguir estudios posteriores que contribuyan a
determinar cules son las mejores prcticas de presentacin y visualizacin de la
informacin descriptiva.
Para conseguir el objetivo citado se ha empleado una metodologa de carcter
cualitativo, basada en el anlisis de 8 sistemas de recuperacin, que se ha
desarrollado en las siguientes etapas:
1. Definicin de los pasos del proceso de bsqueda documental, con el fin
de determinar en cules de ellos se produce visualizacin de informacin
descriptiva. Dado el carcter aproximativo del estudio se definieron tan slo
193 YAKEL, Elizabeth. Archives in the era... loc. cit., p. 135-136.
194 Un anlisis general de los diferentes enfoques de la visualizacin de la informacin se puede
encontrar en: MARCOS MORA, Mara del Carmen. Interaccin en interfaces de recuperacin de
informacin: conceptos, metforas y visualizacin. Gijn: Trea, 2004.
203
los pasos principales del proceso, excluyendo los pasos intermedios que se
pueden producir entre la bsqueda inicial y la obtencin del registro final
(tales como bsquedas parciales en resultados obtenidos, reformulaciones
de bsquedas, uso de ayudas...)
2. Seleccin de los sistemas a analizar. La seleccin se bas en los siguientes
criterios:
a) Fueron seleccionados sistemas de recuperacin pertenecientes a grandes
archivos (la mayora archivos nacionales) por dos razones. En primer
lugar cuentan con sistemas presumiblemente ms avanzados, dado que
se trata de archivos que disponen de ms medios para el desarrollo de
sistemas de recuperacin complejos y, por tanto, con mltiples opciones
de bsqueda y mejores posibilidades de recuperacin. En segundo lugar,
se trata de archivos que custodian numerosos fondos documentales con
caractersticas dispares (en cuanto a volumen, estructura, procedencia...);
esa diversidad de fondos da lugar a una casustica compleja que debe
ser resuelta y presentada de forma grfica.
b) Fueron seleccionados sistemas basados en los principios de la
descripcin multinivel y que, preferentemente, emplearan alguna de las
normas nacionales o internaciones existentes.
c) Fueron seleccionados sistemas que estuvieran en lnea y fueran de libre
acceso.
En total se seleccionaron los 8 sistemas de recuperacin correspondientes a
las siguientes bases de datos e instituciones, citados de acuerdo al acrnimo
indicado195:
195 Los sistemas analizados pueden ser consultados en las siguientes direcciones:
- ARC: Archival Research Catalog <http://arcweb.archives.gov/arc>
- NA: The National Archives <http://www.nationalarchives.gov.uk>
- NUCMC: National Union Catalog of Manuscript Collections <http://www.loc.gov/coll/nucmc/
oclcsearch.html>
- ONU: UNOG Library: Registry, records and Archives Unit <biblio-archive.unog.ch>
- OSA: Open Society Archives <http://www.osaarchivum.org/beta/guide/>
- PARES: Portal de Archivos Espaoles <http://pares.mcu.es>
- RDAQ: Rseau de diffusion des archives du Qubec <http://www.rdaq.qc.ca>
- SAF: Staatsarchiv Freiburg: online recherchen in den Archivbestnden <http://appl.fr.aef_query/
default.aspx>
204
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-
-
-
-
-
-
ARC
NA
NUCMC
ONU
OSA
PARES
RDAQ
SAF
Archival Research Catalog, de NARA;

National Archives de Gran Bretaa;
National Union Catalog of Manuscript Collections (LC)
UNOG Library: Registry, records an Achives Unit.
Open Society Archives;
Portal de Archivos Espaoles;
Rseau de Difussion des Archives du Qubec;
Staatsarchiv Freiburg.
3. Anlisis de la visualizacin de la informacin descriptiva en los sistemas

seleccionados. Particularmente fueron analizados tres aspectos: las tcnicas
de navegacin, ojeo o browsing; 2) la visualizacin de resultados; y 3) la
visualizacin de los registros.
Tal como hemos apuntado, se trata de una aproximacin cualitativa, en ningn
caso se ha pretendido hacer un estudio cualitativo o de carcter evaluador, pese
a comparar datos o caractersticas de diversos sistemas.
3. RESULTADOS. LA VISUALIZACIN DE LA INFORMACIN POR LOS

USUARIOS
De forma general, el proceso de bsqueda de informacin por parte de los usuarios
en un entorno automatizado se lleva a cabo en los cuatro pasos siguientes:
1. Bsqueda de informacin relevante de acuerdo a las necesidades de
informacin.
2. Anlisis de los resultados obtenidos en el proceso de bsqueda y primera
seleccin de aquellos registros que, presumiblemente, coinciden con las
necesidades.
3. Acceso a los registros completos seleccionados y segunda seleccin de
aquellos que coinciden con las necesidades.
4. Acceso a los recursos asociados a los registros elegidos en la segunda
seleccin.
De acuerdo a esta secuencia bsica, es preciso que el sistema informtico de
consulta rena las prestaciones necesarias para que el usuario pueda llevar a cabo
estas cuatro actividades de forma satisfactoria, formndose, adems, una imagen
205
precisa de las unidades de descripcin que est consultando. La relacin

entre las necesidades del usuario y las caractersticas del sistema de consulta
aparecen reflejadas en la siguiente tabla:
El usuario necesita:
El sistema debe
Buscar informacin
Facilitar las bsquedas
Analizar los resultados
Permitir una correcta visualizcin de los resultados

abreviados
Acceder a los registros

seleccionados
Permitir una correcta visualizacin de los registros

completos
Acceder a los recursos de inters
Permitir la visualizacin de los recursos
Tabla 1. Necesidades bsicas en el proceso de bsqueda de informacin
3.1 La bsqueda de informacin

Existen dos formas comunes de acceso automatizado a la informacin: la
interrogacin (querying) y el ojeo o navegacin (browsing)196. Lejos de ser
procedimientos de bsqueda alternativos o antagnicos, se trata de mtodos
de consulta complementarios y, comnmente, aparecen de forma conjunta
en los sistemas de bsqueda y recuperacin de informacin con el objeto de
facilitar la accesibilidad.
3.1.1 El browsing, ojeo, navegacin o exploracin
M. Carmen Marcos define browsing como el mtodo de acceso a la
informacin consistente en ojear un espacio con el propsito de reconocer objetos
en l197. Se trata, simplemente, de un trabajo de revisin, de reconocimiento,
de exploracin de un espacio en el que se encuentran objetos con el fin de
seleccionar aquellos que resultan de inters por alguna razn. Esos objetos
pueden ser reales (por ejemplo los documentos de un archivo) o pueden ser
representaciones de los objetos reales (por ejemplo un listado de descripciones
o una representacin grfica de los documentos). En el contexto de los
196 Debido a las dificultades de traduccin del trmino browsing al espaol, se utilizan diversas
expresiones, tales como ojeo, hojeo, navegacin o exploracin. Precisamente debido a la
inexistencia de una palabra o expresin completamente equivalente en espaol, el trmino
anglosajn browsing se encuentra muy difundido.
197 MARCOS MORA, Mara del Carmen. Interaccin en interfaces..., op. cit., p. 194.
206
sistemas de bsqueda y recuperacin de informacin resulta evidente que

el trmino se emplea para hacer referencia a las bsquedas en espacios
donde se encuentran las representaciones de los documentos.
La exploracin puede ser secuencial. Es as cuando se realiza sobre una
relacin de trminos existentes en un solo plano. Pero puede ser tambin
hipertextual, cuando se realiza sobre informacin existente en varios planos,
conectada entre s por vnculos hipertextuales198.
En cualquier caso se trata de un procedimiento de bsqueda ampliamente
aplicado en los sistemas de recuperacin de informacin bibliogrfica y
documental y existen numerosos defensores y detractores del mismo199.
Quienes lo defienden argumentan su utilidad por su carcter natural, por
tratarse del modo en que habitualmente las personas buscan las cosas en
el mundo real, y tambin por su carcter intuitivo y por su comodidad. En
el polo opuesto se encuentran quienes lo rechazan, argumentando que es
un mtodo poco preciso, por su carcter fortuito o aleatorio. Quiz uno de
los autores que presenta una visin ms equilibrada es Marchionini, quien,
de un modo neutral, sistematiza y presenta las ventajas e inconveniente de
este procedimiento de bsqueda (vase tabla 2).
Las ventajas y los inconvenientes apuntados por Machionini se basan en
la experiencia obtenida por el uso del ojeo o navegacin en sistemas de
recuperacin bibliogrfica y documental, pero cabe plantearse la siguiente
cuestin esas ventajas e inconvenientes pueden aplicarse tambin a las
bsquedas por exploracin en los archivos?. En general la respuesta es
afirmativa, pero es preciso hacer algunas matizaciones, ya que algunas
ventajas se ven potenciadas y algunos inconvenientes menguados. Por esa
razn es conveniente hacer un anlisis detallado.
198 Ibdem, p. 194.

199 Dos trabajos que presentan una buena sntesis de las ventajas e inconvenientes
del browsing son los siguientes: MARCOS MORA, Mara del Carmen. Interaccin de
interfaces... op. cit., p. 192-199; FERNNDEZ MOLINA, Juan Carlos; MOYA ANEGN, Flix
de. Los catlogos de acceso pblico en lnea: el futuro de la informacin bibliogrfica.
Mlaga: Asociacin Andaluza de Bibliotecarios, D.L. 1998, p. 87-101
207
BROWSING / NAVEGACIN / OJEO / EXPLORACIN

VENTAJAS
INCONVENIENTES
Ofrece una visin global de los objetos

existentes en el espacio analizado.
Exige mucha atencin (provoca fatiga).
Permite conocer la situacin del proceso

de bsqueda.
Presenta informacin tangencial que

puede distraer al usuario de su tema de
inters.
Es una actividad ms perceptiva que

cognitiva.
Resulta lento cuando el usuario sabe qu

busca.
Ofrece al usuario informacin que puede

desconocer.
El exceso de informacin puede abrumar

al usuario.
Coadyuva al desarrollo de posteriores

estrategias de consulta por interrogacin.
El aumento del volumen de fondos

dificulta la representacin.
Tabla 2. Ventajas e inconvenientes del browsing200
Ventajas de la exploracin en los archivos

1. Ofrece una visin global de los objetos existentes en el espacio analizado.
Esta ventaja se confirma en los sistemas de recuperacin de informacin
archivstica y se acenta, especialmente, en aquellos sistemas que
permiten navegar a travs de la descripcin multinivel. Los principios
de la descripcin multinivel establecen la necesidad de presentar la
informacin de lo general a lo particular, desde el nivel superior (que
puede ser un fondo, una coleccin, un grupo de fondos o, incluso, una
serie)201 hasta el nivel inferior descrito. De este modo la presentacin de
los objetos existentes en el espacio analizado (es decir las unidades de
descripcin de los archivos o los fondos correspondientes) es completa y
200 MARCHIONINI, G. Information seeking in electronic environments. Cambridge: University
Press, 1995. Cit. por: MARCOS MORA, Mara del Carmen. Interaccin de interfaces... op.
cit., p. 195-196.
201 Segn el borrador de modelo conceptual desarrollado por la Comisin de Normas
Espaolas de Descripcin Archivstica, el nivel superior de la jerarqua puede ser un fondo,
un grupo de fondos, una coleccin o una serie. Cfr. Modelo Conceptual de Descripcin
Archivstica y Requisitos de Datos Bsicos de las Descripciones de Documentos de Archivo,
Agentes y Funciones. Parte 1. Tipos de entidad [en lnea]. Borrador final de la CNEDA
(15-12-2008). <http://www.mcu.es/archivos/docs/ NEDATiposEntidad_20081215>
[Consulta: 1 de febrero de 2009]
208
global, por presentar siempre, inicialmente, la descripcin del conjunto

e ir descubriendo, progresivamente, las descripciones de los niveles
inferiores subordinados202.
2. Permite conocer la situacin del proceso de bsqueda. Tambin en el caso de
los archivos es una ventaja que se confirma y que, adems, se incrementa
en aquellos sistemas de recuperacin en los que la navegacin se puede
hacer a partir de la descripcin multinivel. La descripcin multinivel supone
el establecimiento de un conjunto jerrquico de niveles que representan
las diferentes unidades de descripcin en las que se articula un fondo
(o alguna de las unidades equivalentes). En la prctica ese entramado
jerrquico es el cuadro de clasificacin del fondo. La visualizacin
conjunta del cuadro de clasificacin y de las propias descripciones
(opcin disponible en numerosas aplicaciones informticas) permite
al usuario conocer con precisin el punto en el que se encuentra en el
proceso de bsqueda.
3. Es una actividad ms perceptiva que cognitiva. Machionini estima este
enunciado ventajoso por considerar que una actividad perceptiva exige
al usuario menos esfuerzo intelectual que una actividad cognitiva. En
el caso de los archivos es una ventaja que no siempre se confirma. S la
encontramos en aquellos sistemas que presentan en una secuencia nica
una relacin de trminos o descripciones (en estos casos el usuario se
limitar a seguir la relacin hasta encontrar los trminos de su inters).
Sin embargo, no la encontramos en sistemas de exploracin basados
en la descripcin multinivel, donde los objetos (las descripciones)
aparecen relacionados entre s en una estructura jerrquica compleja.
Esta estructura, como ya hemos indicado, est definida por el cuadro de
202 Declaracin de principios sobre la descripcin archivstica. Primera versin revisada.
Ottawa: Secretara de la Comisin sobre normas de descripcin, 1992. La presentacin
de las descripciones de lo general a lo particular es un principio completamente vigente,
como lo demuestra su inclusin en el proyecto CUSTARD. Cfr. Statement of Principles
for the CUSTARD Project [en lnea]. Chicago: The Society of American Archivists, [2003].
<http: //www.archivists.org/news/custardproject.asp> [Consulta: 20 de febrero de 2009].
Una traduccin de los mismos puede encontrarse en DELGADO GMEZ, Alejandro.
Normalizacin de la descripcin archivstica: introduccin a EAD. 2 ed. corregida y
actualizada. Cartagena: Archivo Municipal: 3000 Informtica, 2005, p. 35-40. De forma
esquematizada estos principios se pueden encontrar en BARBADILLO ALONSO, Javier.
La Descripcin Archivstica Normalizada: ISAD(G). Las Palmas de Gran Canaria: Anroart,
2006.
209
clasificacin y, a su vez, el cuadro de clasificacin depende de la estructura

y de las funciones de cada productor. En estos casos, la navegacin por
esa estructura jerrquica exige, adems de una actividad perceptiva (para
la revisin visual), un esfuerzo cognitivo (para tener siempre presente la
taxonoma del sistema).
4. Ofrece al usuario informacin que puede desconocer. De nuevo se trata de
una ventaja que, en el caso de los archivos, se acenta, ya que, debido al
carcter fuertemente estructurado de la informacin, el usuario dispone de
un mapa general de los fondos, que le permite obtener noticias de datos
desconocidos.
5. Coadyuva al desarrollo de posteriores estrategias de consulta por interrogacin.
La navegacin por la estructura de los fondos del archivo ayuda al usuario a
conocer la organizacin de los mismos, proporcionndole datos de inters
incuestionable para la formulacin de posteriores bsquedas ms precisas.
Al igual que en algunos de los casos anteriores se trata de una ventaja que
en los sistemas de recuperacin archivstica se ve acrecentada.
Inconvenientes de la exploracin en los archivos
1. Exige mucha atencin (provoca fatiga). Quiz es el mayor inconveniente que
este procedimiento de bsqueda presenta en los archivos, y que, adems,
aumenta respecto a otros sistemas porque, como ya hemos apuntado,
adems de la actividad perceptiva exige una mayor actividad cognitiva (la
cual es menor en las consultas realizadas en bases de datos documentales y
bibliogrficas).
2. Presenta informacin tangencial, que puede distraer al usuario de su tema
de inters. Se trata de un problema comn, provocado, a menudo, por el
hecho de que los usuarios que emplean esta tcnica de bsqueda no tienen
definida con precisin su necesidad de informacin (saben que buscan
informacin sobre un tema pero no saben exactamente qu informacin) y
ello favorece la dispersin. Por otra parte el problema se agrava en el caso de
la investigacin histrica, fuertemente influida por la heurstica.
3. Resulta lento cuando el usuario sabe qu busca. Es innegable que una
bsqueda por interrogacin directa resulta mucho ms efectiva cuando
el usuario sabe con precisin qu informacin est buscando. De ah la
210
necesidad de emplear sistemas combinados, que permitan la realizacin de

bsquedas de calidad mediante navegacin y mediante interrogacin.
4. El exceso de informacin puede abrumar al usuario. A diferencia de otros
sistemas, donde la informacin se presenta en una secuencia nica (a
menudo se trata de una lista inmensa de cientos de pginas que desanima
a los usuarios a continuar la bsqueda por la cantidad ingente de datos
que hay que revisar), los sistemas de exploracin basados en la descripcin
multinivel presentan dos ventajas notables que reducen este efecto negativo.
La primera es que la informacin se encuentra fuertemente estructurada, de
manera que no aparece relacionada en una sola secuencia, sino clasificada
y, en consecuencia, el proceso de revisin puede ser realizado de forma
sistemtica, lo cual permite descartar bloques completos de informacin. La
segunda ventaja radica en el hecho de que el la exploracin en sistemas de
descripcin multinivel es progresiva, es decir la informacin se va mostrando
progresivamente, de manera que el usuario no sufre una saturacin
informativa, sino que va recibiendo la informacin de forma gradual.
5. El aumento del volumen de los fondos dificulta la representacin. Es
incuestionable que la representacin de grandes cantidades de informacin
presenta mayor complejidad que la representacin de volmenes inferiores.
Sin embargo, en el caso de los fondos de archivo esta dificultad no viene
dada tanto por el volumen de los mismos como por su complejidad interna,
la cual se refleja en el cuadro de clasificacin (definido por la estructura y las
funciones del productor) y que constituye la base de la descripcin multinivel.
De este modo fondos con una estructura compleja plantean ms problemas
de representacin que fondos con una estructura sencilla, aunque el volumen
de informacin sea mayor.
No existe una sola tcnica de browsing o navegacin. Es posible hablar de
varios tipos de navegacin en funcin de diversos criterios. Son frecuentes las
clasificaciones realizadas a partir de la actividad de los usuarios (de sus necesidades
de informacin, de las formas en que realizan el proceso...), sin embargo para el
objeto de este trabajo interesa destacar los tipos existentes en funcin de las
posibles formas de visualizacin del mismo203.
203 No pretendemos presentar una taxonoma completa de los tipos de navegacin u ojeo en
los sistemas de recuperacin de informacin archivstica, tan slo se trata de una primera
aproximacin a esta cuestin, que pretendemos desarrollar en trabajos posteriores.
211
Dependiendo del modo en que se visualiza la informacin podemos diferenciar

dos grandes tipos: ojeo o navegacin jerrquica; y ojeo o navegacin secuencial.
1. Ojeo jerrquico. El ojeo jerrquico se realiza a travs de los distintos niveles
de descripcin documental, partiendo del fondo hasta llegar al nivel de
descripcin ms especfico descrito. De acuerdo a la forma en que se realiza
esta navegacin jerrquica es posible diferenciar varios tipos concretos,
entre los que destacan los siguientes:
Sistemas de bsqueda mediante visualizacin individualizada y nica del
cuadro de clasificacin u organizacin de fondos. Se trata de sistemas
en los cuales la navegacin se realiza a travs del cuadro de clasificacin
o de organizacin de fondos y el acceso al registro de informacin slo
se produce cuando se alcanza el nivel deseado204. Son sistemas que no
permiten una visualizacin conjunta del esquema de organizacin del
fondo y de las descripciones (es decir, es posible visualizar el cuadro de
clasificacin o la descripcin, pero no ambos elementos a la vez).
Sistemas de bsqueda mediante visualizacin conjunta del cuadro de
clasificacin u organizacin de fondos y de las descripciones. A diferencia
del caso anterior, son sistemas en los cuales las descripciones se visualizan
al mismo tiempo que el cuadro de organizacin o clasificacin de fondos.
Este tipo de sistemas presenta dos ventajas. En primer lugar, permiten
al usuario conocer con ms facilidad el nivel de bsqueda en que se
encuentra, ya que la informacin sobre el proceso de navegacin es
visualizada constantemente. En segundo lugar, favorece la visualizacin
de la informacin descriptiva en el contexto general del fondo al que
pertenece la unidad descrita205.
Sistemas de bsqueda jerrquica a travs de los propios elementos de las
descripciones. Dentro del rea de contenido y estructura de la norma
ISAD(G) el elemento organizacin permite reflejar la estructura de la
unidad de descripcin. Algunos sistemas utilizan este elemento para
204 Un ejemplo de este sistema de recuperacin es el del archivo de la ONU. Vase UNOG Library.
Registry, records and Archives Unit [en lnea]. <http://biblio-archive.unog.ch/> [Consulta: 2
de febrero de 2009].
205 Un ejemplo ilustrativo de este modelo es el inventario de Archivos Municipales de la Rioja.
Vase Archivos municipales [en lnea]. Logroo: Gobierno de la Rioja. <http://www.larioja.
org/npRioja/default/ defaultpage.jsp?idtab=449039> [Consulta: 2 de febrero de 2009] .
212
poder navegar por la informacin. Frente a los dos modelos anteriores en

ste la bsqueda jerrquica se lleva a cabo dentro del propio cuerpo de la
descripcin206.
2. Ojeo secuencial. El ojeo secuencial se lleva a cabo sobre una relacin de
trminos o expresiones presentados en una secuencia nica. En este caso
no existen relaciones jerrquicas entre secuencias de trminos existentes en
distintos planos.
Dependiendo del momento en que se realiza la actividad podemos diferenciar
dos tipos:

Ojeo o exploracin inicial. Cuando la bsqueda se inicia directamente

mediante la revisin de la informacin que proporciona el sistema.
Ojeo o exploracin de resultados. Cuando la revisin se realiza sobre los

resultados obtenidos tras una interrogacin previa al sistema.
La forma de visualizacin de la informacin puede variar en uno y otro caso. Es decir

un mismo sistema puede presentar la informacin de una manera determinada
para facilitar la exploracin inicial (por ejemplo, en una estructura jerrquica), y
de otra diferente para hacer posible la exploracin de resultados (por ejemplo en
una lista nica).
3.1.2 La interrogacin
La bsqueda por interrogacin directa en una base de datos es el procedimiento
tradicional de recuperacin de informacin automatizada. A diferencia de
la bsqueda por ojeo, la bsqueda por interrogacin exige al usuario una
participacin ms activa en el proceso. Existen dos grandes tipos de sistemas de
recuperacin por interrogacin: bsquedas sencillas y bsquedas avanzadas.
En el proceso de bsqueda por interrogacin es fundamental el diseo de
la interfaz de consulta, sin embargo es un proceso en el cual no se produce
visualizacin de informacin descriptiva hasta que se obtienen los primeros
206 A modo de ejemplo puede ser citado el caso de los archivos de la Open Society. Vase Open
Society Archives [en lnea] <www.osaarchivum.org/beta/guide> [Consulta: 2 de febrero de
2009].
213
resultados. No nos ocuparemos de este procedimiento de bsqueda debido a que

el fin de este trabajo es, principalmente, determinar la forma en qu se visualizan
los datos descriptivos.
3.2 La visualizacin de los resultados

Los resultados obtenidos tras un proceso de bsqueda (bien por ojeo, bien por
interrogacin) se presentan mediante una o varias pantallas previas al registro
completo, que recogen de forma abreviada la informacin bsica de cada registro.
Esta informacin debe permitir al usuario decidir qu resultados se ajustan,
previsiblemente, a sus intereses. Por esta razn son fundamentales dos aspectos:
1. conocer cul es la informacin bsica que necesita un usuario para llevar a
cabo el proceso de seleccin de los registros;
2. determinar el formato de presentacin de los datos.
En definitiva hay que decidir qu elementos descriptivos deben ser visualizados y
cmo deben ser presentados.
3.2.1 Elementos de visualizacin de resultados
Cada servicio de archivos debe establecer los elementos a visualizar en la relacin
de resultados, los cuales dependern de mltiples factores (la complejidad
de los fondos conservados, la difusin de fondos de uno o varios archivos, las
caractersticas del sistema...). En general, los tres elementos usados en la mayora
de los sistemas son el ttulo, las fechas y la signatura o cdigo de referencia
(vase tabla 3). Sin embargo es posible detectar la presencia de numerosos otros
elementos de carcter descriptivo o informativo. En conjunto, la informacin
abreviada sobre cada unidad de descripcin presente en los diferentes sistemas
analizados corresponde a alguna de las siguientes categoras:
1. Datos descriptivos (ttulo, fechas, nivel de descripcin, tipo de documento o
material y volumen). Se trata de los datos que se consideran mnimos para
que un usuario pueda decidir si la unidad de descripcin le interesa o no.
2. Datos informativos sobre la consulta y uso (signatura/cdigo de referencia,
identificador del registro en la base de datos, institucin de custodia,
localizacin de la institucin de custodia, datos de contacto, enlace a imagen
214
digital, disponibilidad on-line del recurso...). Todos ellos son datos orientados
a facilitar la consulta a los usuarios desde dos puntos de vista: la consulta
fsica (para ello se proporcionan datos sobre la institucin de custodia y
la localizacin de la unidad) y la consulta en lnea (informacin sobre la
disponibilidad telemtica de la unidad de descripcin).
3. Datos informativos sobre el acceso (lmites de accesibilidad, necesidad de
autorizaciones de consulta, o existencia de restricciones de consulta fsicas
o legales-). Tal como se puede advertir se trata de datos relacionados con otra
necesidad informativa de los usuarios: la de saber si puede consultar o no la
documentacin existente, ya que un usuario no slo necesita conocer qu
documentacin existe, sino tambin si puede acceder a ella o no.
4. Datos de contexto (fondo de procedencia, nmero de fondo, productor,
enlace a contexto jerrquico...). Se trata de informacin esencial para poder
interpretar los datos sobre la unidad de descripcin y determinar as si tiene
inters o no. Algunos sistemas presentan la informacin contextual mediante
pantallas previas, otros, por el contrario, lo hacen incluyendo un enlace al
cuadro de clasificacin o a una visualizacin jerrquica alternativa.
5. Datos de relevancia, es decir informacin sobre el nivel de coincidencia de los
resultados obtenidos con la consulta realizada.207208209
1. Ttulo
2. Fechas
3. Signatura/Cdigo
de referencia
PAR
ES
ONU
OSA
NUC
MC
SAF
RDA
Q
ARC
NA
Frec.
Archivos
Elementos Usados
207
208
209
207 Aparecen diferenciadas las fechas de creacin y las fechas de formacin.

208 Se indican las fechas de formacin.
209 Las fechas aparecen incluidas en el elemento ttulo.
215
4. Fondo de
procedencia
5. Institucin de
custodia
6. Productor
7. Nivel de
descripcin
8. Tipo de
documento/material
9. Enlace a imagen
digital
p
p
2
1
10. Autorizacin de
acceso
11. Accesibilidad
12. Restriccin para

consulta fsica
13. Restriccin de
consulta
14. Enlace a contexto

jerrquico
15. Relevancia del

resultado
16. Lugar de
institucin de
custodia
17. Nmero del

fondo o coleccin
p212
18. Volumen
19. Identificador en
base de datos
20. Datos de
contacto
Es210211212
210 Se indica en una pantalla previa de resultados por archivos y fondos.
211 Se indica en una pantalla previa de resultados por fondos.
212 Realmente se trata de un elemento que se presenta unido a tipo de documento.
216
p211
p210
21. Disponibilidad
on-line del recurso
Nmero de elementos
usados
10
10
10
Tabla 3. Elementos usados para la visualizacin de resultados
En cuanto a la forma de presentacin de los resultados, se han detectado tres

formatos distintos (vase tabla 4):
1. Formato tabla. En el cual la informacin se presenta en forma de columnas
etiquetadas. Este formato permite una revisin rpida de los resultados por
presentar los datos en secuencias correlativas independientes.
2. Formato listado. En este tipo de formatos la informacin se muestra agrupada
en bloques de datos relativos a cada unidad de descripcin, dispuestos en
forma de filas. Se trata de un tipo de formato que presenta mayores dificultades
para su revisin, aunque este problema suele solucionarse destacando el
elemento ms representativo (comnmente el ttulo) mediante alguna
diferenciacin tipogrfica (color, mayor tamao de fuente...). No obstante
presenta una ventaja notable: los usuarios estn acostumbrados a este tipo de
presentacin de datos por tratarse del modo en que comnmente se muestra
la informacin de los grandes buscadores de Internet (Google, Yahoo...).
3. Formato jerrquico. Algunos sistemas presentan los resultados destacados
en la estructura jerrquica del cuadro de clasificacin u organizacin de
fondos. Esta forma de exposicin de datos destaca por exhibir los resultados
en su contexto jerrquico, pero presenta un inconveniente: debido a las
limitaciones de disposicin fsica de datos en la pantalla es difcil presentar
mucha informacin de cada registro. No obstante, dada la importancia de
la informacin contextual algunos sistemas han optado por presentar este
tipo de datos en una pantalla previa en la cual se destacan los fondos de
procedencia para que el usuario seleccione el fondo en el que desea buscar
la informacin.
El elemento comnmente usado como enlace al registro completo es el ttulo,
aunque en algunos casos se emplean otros elementos o, incluso, un enlace
independiente.
217
SAF
RDA
Q
p214
p215
Ttulo217
Cadena
completa
Ttulo
Formato listado
Ttulo
ARC
NA
Frec.
NUC
MC
p213
Formato jerrquico
Elemento de acceso
al registro completo
OSA
p216
3
Ttulo
ONU
Ttulo
PAR
ES
Enlace
externo
Formato tabla
(inf. en columnas)
Archivos
Cdigo de
referencia
Formato de
Presentacin
Tabla 4. Formatos de presentacin de resultados
213214215216217
3.3 Visualizacin de registros completos

La ltima fase del proceso de bsqueda es el acceso al registro ntegro de la
unidad de descripcin. El registro debe ser una representacin completa y
precisa de la unidad, suficiente para permitir al usuario decidir si la consulta de la
documentacin merece la pena. En este proceso cobran importancia tres factores:
1) qu informacin registr el archivero, 2) cmo la registro; y 3) cmo se visualiza.
Los dos primeros factores (qu informacin registr el archivero y cmo lo hizo)
dependen de la capacidad de anlisis y sntesis de la persona responsable de
la elaboracin de la representacin de la unidad de descripcin y de las reglas
o normas empleadas en el proceso de almacenamiento, pero ambos aspectos
escapan al alcance de este trabajo.
En cuanto a la forma de visualizacin de los registros, los sistemas analizados
presentan la informacin de dos modos: agrupada por reas o bloques de datos,
o en un secuencia correlativa nica. Independientemente de la disposicin de la
informacin, en ambos casos los datos aparecen etiquetados. Algunos sistemas
213 La informacin sobre archivos y fondos se presenta con un formato de lista en una pgina
previa.
214 Presenta un formato de listado con toda la informacin en una sola cadena de caracteres.
215 La informacin se presenta etiquetada, estructurada en campos diferentes, a la que se aade un
enlace independiente.
216 No est etiquetado pero todas las entradas responden a una estructura similar.
217 Tambin incluye acceso al fondo de procedencia.
218
cuentan con una forma de visualizacin ms compleja. Por ejemplo en la base

de datos ARC, de los Archivos Nacionales estadounidenses la informacin se
encuentra agrupada en cuatro grandes bloques destacados con pestaas que
deben ser seleccionadas por el usuario (details, scope&content, archived copies,
hierarchy), dentro del primer bloque, details, el cual presenta la informacin
descriptiva bsica, los datos se muestran agrupados de forma grfica. Otros
sistemas, como el de los Archivos Nacionales britnicos, permiten al usuario
visualizar la informacin con dos formatos: abreviado o completo. El formato
abreviado muestra los elementos en una secuencia correlativa. Por el contrario, el
formato completo muestra los elementos agrupados por reas.
Formato de
Presentacin
Agrupado por reas
Archivos
PAR
ES
ONU
Secuencia correlativa
de elementos
Etiquetado
OSA
NUC
MC
SAF
RDA
Q
p
p
ARC
NA
p
p
p
p
Tabla 5. Formatos de presentacin de los registro
Del mismo modo que ocurra en la visualizacin de los resultados, en la

visualizacin de los registros es fundamental ofrecer informacin sobre el
contexto jerrquico en que se encuentra la unidad de descripcin para facilitar
su comprensin a los usuarios. La mayor parte de los sistemas analizados
proporciona la cadena jerrquica completa de niveles (desde el nivel ms amplio
hasta la unidad descrita, pasando por todos los intermedios), pero el modo de
presentacin de la informacin puede revestir alguna de las siguientes formas:
1.
2.
3.
4.
Texto con sangrado.

Texto etiquetado
Texto etiquetado y sangrado.
Esquema de iconos y texto
219
4. CONCLUSIONES
Las caractersticas de la muestra de sistemas analizados (un nmero reducido,
pero de sistemas de calidad), permite, tan slo, obtener conclusiones parciales,
que, en algunos casos, bien pudieran tomarse como recomendaciones, y que
enunciamos de forma sinttica.
1. Existe diversidad en los formatos de presentacin de informacin, aunque
tambin es posible advertir el respeto a los principios de la descripcin
multinivel. Dicho de otro modo, existe un modo uniforme de descripcin que
reviste varias formas de presentacin.
2. Debido a lo anterior, es aconsejable establecer pautas comunes para unificar
la presentacin de las descripciones. En este sentido las recomendaciones de
la IFLA para la visualizacin de la informacin en los catlogos bibliogrficos
pueden resultar un modelo a seguir218.
3. Conviene valorar la aplicacin de nuevas herramientas informticas a la
bsqueda y recuperacin de informacin de los archivos. La web 2.0 ha
supuesto un cambio en el modelo de comunicacin a travs de Internet,
tal como seala Julio Cerd, se ha pasado de un modelo de carcter
unidireccional (emisor-receptor) a un modelo de carcter multidireccional
(todos somos emisores y receptores de informacin)219. En este nuevo modelo
los usuarios de los archivos pueden superar la tradicional postura pasiva
que adoptaban cuando actuaban como meros receptores de informacin,
pasando a participar activamente, como receptores-emisores de informacin,
proporcionando informacin de ayuda para otros usuarios o para el propio
archivo, o participando, incluso, en la creacin de archivos virtuales220. Parece
conveniente, por tanto, valorar la aplicacin a los archivos de herramientas de
intercambio de informacin como redes sociales, foros, blogs, wikis...
218 Guidelines for Online Public Access Catalogue (OPAC) Displays. Final report May 2005. Mnchen:
Saur, 2005.
219 CERD DAZ, Julio. Archivos locales en la red..., loc.cit., p. 163.
220 Un ejemplo de participacin activa de los usuarios en la creacin de un archivo virtual es el Archivo
fotogrfico de la Comunidad de Madrid, formado a partir de las fotografas remidas de forma
particular por los ciudadanos de la Comunidad de Madrid. Archivo fotogrfico de la Comunidad
de Madrid [en lnea]. Madrid: Comunidad de Madrid. <http://www.archivofotograficodemadrid.
com/web/index_bueno.php> [Consulta: 22 de enero de 2009].
220
4. Es aconsejable profundizar en la investigacin de nuevos modos de visualizacin

de la informacin. Experiencias de visualizacin multidimensional, como
la desarrollada por la Universidad de Glasgow221, o proyectos de carcter
colectivo, como QVIZ222, apuntan lneas de investigacin en constante
desarrollo.
5. Conviene tambin profundizar en la realizacin de estudios de usuarios para
conocer cul es su opinin en relacin con los sistemas de recuperacin
existentes y determinar cules son los sistemas que mejor se adaptan a sus
conocimientos223.
5. BIBLIOGRAFA
BARBADILLO ALONSO, Javier. La Descripcin Archivstica Normalizada: ISAD(G). Las Palmas de
Gran Canaria: Anroart, 2006.
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Deporte; Diputacin Provincial de Huesca, 2008. Tomo II. Compartir en la red p. 201.
CERD DAZ, Julio. Archivos locales en la red: el futuro en la red. En: JORNADAS DE ARCHIVOS
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Tomo II. Compartir en la red.
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221 Multidimensional Visualisation of Archival Finding Aids [en lnea]. University of Glasgow,
Humanities Advanced Technology & Information Institute. <http://www.hatii.arts.gla.ac.uk/
research/visual/visual.htm> [Consulta: 12 de septiembre de 2008]
222 QVIZ: Query and context based visualization of time-spatial cultural dynamics [en lnea]. Umea:
Umea University <http://www.qviz.eu> [Consulta: 12 de septiembre de 2008]
223 Algunos trabajos han llamado ya la atencin sobre esta cuestin, una revisin sobre el tema
se puede encontrar en: HARRIS, Carolyn. Archives users era: a review of current research in the
digital trends [en lnea]. Dalhousie Journal of Information & Management. Spring 2005, vol.
1, n. 1 <http://djim.management.dal.ca/issues/ issue1_1/harris/index.htm> [Consulta: 24 de
febrero de 2009]
221
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MARCOS MORA, Mara del Carmen. Interaccin en interfaces de recuperacin de informacin:
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222
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YAKEL, Elizabeth. Archives in the Era of Accessibility. Lligall, 2005, n 23, p. 117-132.
223
LOS LINEAMIENTOS PARA LA PRESERVACIN

DE ARCHIVOS DIGITALES.
Propuesta del Proyecto InterPARES
Por. Alicia Barnard Amozorrutia
Consultora en Archivos
barnard.alicia@gmail.com
u RESUMEN

Se extraen los principales factores a considerar en la preservacin
de archivos digitales propuestos en los Lineamientos para los Preservadores.
Preservacin de documentos digitales de archivo: Lineamientos para las
organizaciones224 (Los Lineamientos) por el Proyecto Internacional
Investigacin sobre Documentos de Archivo Permanentes en Sistemas
Electrnicos (InterPARES, por sus siglas en ingls, acrnimo que tambin
significa entre pares) 1999-2012. Para ello se introducen conceptos sobre
archivos digitales de importancia para la comprensin de los Lineamientos
as como los temas que se abordan en los mismos tales como el manejo de
la cadena de preservacin, la valoracin, adquisicin o recepcin de archivos
digitales para su preservacin permanente, la preservacin de los archivos
transferidos as como la emisin de copias o acceso archivos digitales con
valor permanente.
224 InterPARES 2. Preserver Guidelines - Preserving Digital Records: Guidelines for Organizations.
http://www.interpares.org/ip2/display_file.cfm?doc=ip2(pub)preserver_guidelines_
booklet.pdf Consulta febrero 15, 2009
225
u INTRODUCCIN
Durante el desarrollo de la 2.etapa de InterPARES, el grupo fuerza de tarea
del dominio 3, orientado a la investigacin sobre mtodos valoracin y
preservacin225 llev a cabo un anlisis de los casos de estudio realizados en los
enfoques establecidos en esta etapa del proyecto: e.gobierno, artes y ciencia,
para lo cual elaboraron un cuestionario especfico relacionado con las prcticas
de valoracin y preservacin, con el propsito de obtener informacin acerca de
estas prcticas. Para los propsitos de este grupo de fuerza de tarea los estudios
generales realizados durante el proyecto tambin fueron relevantes.
Dentro de los hallazgos ms importantes se encontr que a pesar de la existencia
de ciertas prcticas de preservacin, prevalece la falta de estrategias o mtodos
para ello, principalmente se detect un descuido en la preservacin de archivos
digitales en el largo plazo226. Estos resultados fueron encontrados de forma
repetida a lo largo de los diferentes estudios y enfoque. De lo anterior, es que
el Grupo de Fuerza de Tarea del Dominio 3 elabor los Lineamientos para el
Preservador el cual refleja dos perspectivas:

Acciones a considerar para evitar ciertos problemas encontrados en los

casos de estudio con mayores problemas.
Acciones para ser tomadas en cuenta en los temas de preservacin y

valoracin identificados en las investigaciones de InterPARES 2.
Para ubicar el contexto de esta presentacin, conviene revisar ciertos conceptos.

La base de datos de Terminologa de InterPARES define a la preservacin como
Los principios, polticas y estrategias que controlan las actividades destinadas
a asegurar la estabilizacin fsica y tecnolgica y la proteccin del contenido
225 Luciana Duranti and Randy Preston, eds., International Research on Permanent Authentic
Records in Electronic Systems (InterPARES) 2: Experiential, Interactive and Dynamic Records.
(Padova, Italy: Associazione Nazionale Archivistica Italiana, 2008), electronic version. http://
www.interpares.org/display_file.cfm?doc=ip2_book_complete.pdf
Consulta, febrero 15,
2009. Para mayor informacin sobre los hallazgos y estudios realizados respecto de valoracin
y preservacin revsese el reporte elaborado por Ivette Hackett: Methods of Appraisal and
Preservation. Domain 3 Task Force Report. p. 160-192. Consulta, febrero 15, 2009
226 Ibidem. 2 pp. 173-175
226
intelectual de los materiales (datos, documentos o documentos de archivo)227.

Es as que las investigaciones hasta ahora realizadas tienen como propsito la
bsqueda de soluciones para la preservacin de archivos digitales, sea cual sea
su formato, software o sistema utilizado durante su creacin, con el propsito de
enfrentar a la obsolescencia tecnolgica.
Por otra parte, se define a un documento de archivo como aquel creado
(elaborado o recibido y salvado para una accin futura o como referencia) por
una persona fsica u organizacin en el curso de una actividad prctica como un
instrumento y derivado de esa actividad228.
Toda vez que los Lineamientos estn orientados a preservar archivos digitales de
manera precisa y autntica al paso del tiempo, la definicin de estos conceptos
es necesaria. As por precisin se entender al grado que alcanzan los datos,
la informacin, los documentos o los documentos de archivo en cuanto a su
exactitud, su forma correcta, su veracidad y el estar exentos de error o distorsin
o pertinentes a la materia. La autenticidad es entonces entendida como la
cualidad que tiene un documento de archivo para ser lo que pretende ser y estar
libre de alteracin o corrupcin. Para presumir que un documento de archivo
digital es autntico al paso del tiempo se requiere proteger su integridad, esto
es, que debe estar completo y sin alteraciones, as como mantener su identidad
para lo cual es necesario preservar las caractersticas que lo identifican de forma
inequvoca y lo distinguen de cualquier otro documento de archivo229. Tambin es
227 InterPARES 2 Terminology Database. http://www.interpares.org/ip2/ip2_terminology_db.cfm
Consulta, enero 20, 2008
228 Nota. En el contexto de este trabajo los conceptos documento de archivo, documento
electrnico de archivo o documento digital de archivo, o en su forma genrica archivos
digitales sern utilizados indistintamente. En el diccionario de la base de datos de terminologa
de InterPARES se define al documento digital de archivo como aquel que ha sido capturado y
fijado para su almacenamiento y manipulacin en un sistema de computadora y que requiere el
uso del sistema para ser inteligible por una persona. Otra definicin del mismo diccionario dice
que se trata de un documento de archivo cuyo contenido y forma estn codificados mediante
el uso de valores numricos discretos (tales como valores binarios 0 y 1), en lugar de un espectro
continuo de valores (tales como aquellos generados por un sistema anlogo). Tambin en
la misma base se localiza la definicin de documento electrnico de archivo: Documento de
archivo analgico o digital que es transportado por un conductor elctrico y requiere del uso
de equipo electrnico para ser inteligible por una persona. InterPARES 2 Terminology Database.
http://www.interpares.org/ip2/ip2_terminology_db.cfm Consulta, enero 20, 2008
229 Ibid. 4. Para mayor informacin sobre la confianza en un documento de archivo revsese la
ontologa correspondiente que se localiza en la base de datos de terminologa de InterPARES.
227
importante referirnos al concepto autenticacin. Los procesos archivsticos desde

su creacin y, en su caso, hasta llegar a un archivo histrico son responsabilidad
de diferentes personas, el autor, los responsables de su conservacin o archivistas
en sus etapas activa y semiactiva y, en su preservacin permanente, el archivista
de un archivo histrico quien dentro de sus funciones est la de certificar sobre
la autenticidad de los documentos que se encuentran en los fondos, segn las
disposiciones aplicables en su institucin, en si mediante la autenticacin se trata
de probar que el documento de archivo es lo que se propuso ser en un momento
en el tiempo.
Los Lineamientos establecen en su primera seccin Manejar un esquema de
cadena de preservacin el cual involucra aspectos relacionados con requisitos,
diseo e instrumentacin del esquema de la cadena de preservacin que
comprende los elementos de la poltica, estrategia, metodologa, entre otros,
para manejar los documentos digitales de archivo, mismos que se comentan
enseguida230.
1. Establecer el alcance y objetivos en los programas de preservacin digital.
Los responsables de preservar archivos digitales requieren determinar los
objetivos del acervo digital y su alcance en trminos de las caractersticas de
los materiales a preservar y de los usuarios. No es lo mismo la preservacin
de de archivos digitales que contienen texto a aquellos de tipo multimedia.
Asimismo, es importante tomar en cuenta a los usuarios, algunos pueden
contar con los conocimientos tcnicos tiles para en acceder a materiales
digitales tecnolgicamente complejos, pero la mayora del pblico requerir
mecanismos amigables de acceso.
En el desarrollo de programas es importante tomar en consideracin los
esfuerzos realizados sobre la preservacin en diferentes proyectos. Por ejemplo,
en el caso del desarrollo de polticas, el Esquema de principios desarrollado por
InterPARES 2231 puede ser de utilidad, en cuanto a un programa de funciones
de preservacin podra consultarse la ISO de Sistema Abierto de Informacin
230 Ibid. 2. Sobre los studios de modelaje de la cadena de preservacin, revsese el Reporte elaborado
por Terry Eastwood y Randy Preston: Modelling Digital Records Creation, Maintenance and
Preservation. Modelling Cross-domain Task Force Report: Chain of Preservation Model, pp. 203239
231 Productos del Proyecto InterPARES 2. Policy Framework - A framework of principles for the
development of policies, strategies and standards for the long-term preservation of digital
records. http://www.interpares.org/ip2/ip2_products.cfm. Consulta, enero 15, 2009
228
Archivstica (OAIS, por sus siglas en ingls)232; al igual que la Lista de Auditora
para Certificar los Repositorios Digitales, desarrollados por la Fuerza de Tarea de
Repositorio Digital de la Oficina de Archivos Nacionales de Estados Unidos233.
2. Adquisicin de recursos. Cualquier plan de preservacin digital requiere de
recursos. En los lineamientos se establecen las siguientes opciones:

Asignacin de recursos.
Reasignacin de presupuesto
Financiamiento externo.
3. Enfoque sobre archivos digitales. Los programas y recursos de preservacin

deben orientarse a los archivos nacidos digitalmente, no a aquellos que han
sido digitalizados. Es muy probable que el formato tradicional sobreviva
a su par digitalizado, de ah la conveniencia de que los archivos en formato
tradicional se conserven como tales y cuando los mismos sean digitalizados,
este proceso tenga como propsitos la divulgacin y acceso de los mismos,
ms que para su preservacin.
4. Orientacin a los creadores. Debido a que la cadena de preservacin de
los documentos de archivo se inicia a partir de su creacin conviene que los
preservadores ofrezcan orientacin y asesora a los responsables de los sistemas
de creacin y mantenimiento de los mismos. Segn el papel que juega el
preservador esto puede llevarse a cabo desde un archivo general, a travs de
un grupo de inters, o instituciones de gobierno o mediante la diseminacin al
pblico el general a fin de llegar a las personas u organizaciones cuyos archivos
estn sujetos a la regulacin del preservador.
5. Promover el buen ejemplo. Para el preservador es importante impulsar un
ambiente apropiado en la creacin y mantenimiento de documentos de archivo
digitales que le apoyen al evaluar la autenticidad de los mismos, mediante los
Requisitos de Referencia para la Presuncin de Autenticidad234 desarrollados
por InterPARES, acerca de los cuales me referir ms adelante. Otros elementos
de importancia a considerar son:
232 ISO 14721:203 disponible en http://www.iso.org/iso/home.htm Consulta en enero 15 2009,
233 Disponible en: http://www.crl.edu/PDF/trac.pdf. Consulta enero 25, 2009
234 Disponible en http://www.interpares.org/book/interpares_book_k_app02.pdf. Consulta enero
25, 2009
229
La capacitacin de archivistas en las tecnologas que ofrecen a los

creadores de documentos de archivo.
Tomar en cuenta la visin del usuario es relevante ya que puede ofrecer
soluciones y permite conocer acerca del a operacin diaria.
Los bancos de prueba para evaluar innovaciones o el desarrollo
de prototipos, son tambin elementos tiles para el control de los
documentos de archivo que se crean y mantienen.
6. Desarrollar procedimientos. Ser necesario elaborar los procedimientos

para establecer los controles sobre la transferencia, mantenimiento y
reproduccin de los documentos de archivo, incluyendo aquellos utilizados
para transferir los documentos de archivo, as como para mantenerlos y
reproducirlos de tal forma que cumplan con los Requisitos Base de Referencia
para sustentar la produccin de copias autnticas de documentos digitales
de archivo desarrollados por InterPARES que consisten en demostrar que se
cuenta con:

Control sobre la transferencia, mantenimiento y reproduccin de los

documentos de archivo, para garantizar la identidad e integridad de
stos, especficamente se tiene evidencia de que existe:
- Custodia ininterrumpida de los documentos de archivo
- Implementacin de procedimientos de seguridad y control
- El contenido del documento de archivo, sus anotaciones y elementos
de la forma documental permanecen sin cambio despus de la
reproduccin
Documentacin de la reproduccin y sus efectos

- Los datos de la reproduccin y el nombre del responsable
- La relacin entre los documentos de archivo que fueron transferidos
y las copias producidas por el preservador
- El impacto de los procesos de reproduccin en su forma, contenido,
accesibilidad, y
- Cuando se tiene conocimiento de que la copia de un documento
de archivo no reproduce completa y fielmente los elementos que
expresan su identidad e integridad se pondr disposicin del usuario
la informacin que documente este hecho.
230
7. Descripcin Archivstica. Descripcin de fondos incluye en el ambiente

electrnico, adems de la informacin jurdico-administrativa, de procedencia,
procedimental y contexto documental, la correspondiente a los cambios que
los documentos electrnicos de archivo han sufrido desde su creacin.
8. Instrumentar estrategias de mantenimiento. Los sistemas de administracin
documental (i.e. de creacin y mantenimiento), as como los sistemas de
preservacin que se localizarn en los archivos histricos requieren contar con
los mecanismos de mantenimiento que permitan instrumentar las estrategias
de preservacin a largo plazo o permanente. Dentro de las principales se
encuentran las siguientes:
Ubicar responsabilidades
Suministro de infraestructura tcnica apropiada
Implementacin de un plan para el sistema de mantenimiento, soporte y
reemplazo
Implementacin de un plan para la transferencia de los documentos de
archivo a un medio nuevo de almacenamiento en forma regular
Adopcin de condiciones de manejo y almacenamiento apropiadas para el
medio de almacenamiento
* Redundancia y respaldo regular de entidades digitales
* Establecimiento de un sistema de seguridad
* Plan de desastres.
Los Lineamientos en su segunda seccin se refieren a la valoracin documental
para la preservacin permanente y comprenden ocho aspectos importantes:
1. Realizar la valoracin al principio. Dentro de los factores que contribuyen
a una mejor preservacin de los archivos digitales est el llevar a cabo la
valoracin y establecer los mtodos de transferencia e inclusive identificar las
estrategias de preservacin con el creador de los archivos digitales al principio
del ciclo de vida.
2. Ubicar a dueos mltiples. Cuando se elaboran y comparte el acceso a
recursos de datos o en los sitios web donde se localizan los materiales digitales
en diferentes niveles, es necesario identificar a los responsables de la funcin
durante el proceso de valoracin para evaluar y analizar las ramificaciones
que se derivan en trminos de preservacin, as como evitar duplicidad de
archivos.
231
3. Evaluar la autenticidad. En el caso de archivos digitales se encuentran

dificultades debido a que las entidades digitales son fcilmente duplicadas,
distribuidas, renombradas, reformateadas o convertidas, tambin es fcil
falsificarlas sin dejar huella. Ejemplo: por lo general no existen procedimientos
claros en la distribucin de documentos va correo electrnico como los
existentes en la distribucin de correspondencia en formato tradicional.
La evaluacin de autenticidad de archivos ha sido parte de los procesos de
valoracin documental en formatos tradicionales. As, la verificacin desde
la creacin de los archivos hasta su transferencia a un archivo histrico, el
conocimiento de prcticas de conservacin en las etapas activas y semiactivas
y los procedimientos especficos de los cuales se derivan estos documentos
de archivo pueden ser de utilidad para evaluar la autenticidad. No obstante,
en cuanto a archivos digitales, para identificar la integridad e identidad de los
mismos que permitan presumir su autenticidad es importante someterlos a
la verificacin mediante los Requisitos de Referencia para la Presuncin de
Autenticidad235, de los cuales a continuacin se hace una breve descripcin.
Para respaldar la presuncin de autenticidad es necesario tener evidencia de:

La expresin de los atributos del documento de archivo y su vnculo a

stos, tales como los nombres de quienes intervienen; accin o materia,
fecha de creacin y transmisin, clasificacin, nombre de la institucin,
indicacin de modificaciones tcnicas o de anotaciones (elementos
relacionados con la identidad y la integridad de los documentos).
Privilegios de acceso, personas autorizadas para crear, mantener,
modificar, reubicar o destruir documentos de archivo
Procedimientos de proteccin para evitar la prdida o corrupcin de
documentos de archivo.
Procedimientos de Proteccin de medios y tecnologa. Para la
prevencin del deterioro de los medios y el cambio tecnolgico.
Las formas documentales reglas segn las cuales el contenido del
documento de archivo, su contexto administrativo y documental y su
autoridad es creado y mantenido.
La autenticacin de documentos de archivo, disposiciones por parte
del creador acerca de aquellos documentos de archivo que requieren
ser autenticados, la persona autorizada para ellos y los medios de
autenticacin.
235 Ibid. 11
232
La identificacin del documento de archivo de autoridad

procedimientos para determinar cul es el documento de archivo de
autoridad cuando existan varias copias del mismo.
La documentacin relevante sobre baja y transferencia de archivos.
4. Documentar la evaluacin de autenticidad. Un reporte de valoracin de

archivos digitales que garantice su identidad e integridad deber cumplir con
los requisitos de autenticidad ya mencionados anteriormente.
5. Monitorear los documentos identificados para su preservacin en el
largo plazo. El monitoreo durante las etapas activa y semiactiva de los
archivos digitales permite revisar, junto con el creador, la presencia de posibles
cambios que pueden afectar su estabilidad tales como:
La actualizacin de software o hardware, una actualizacin puede afectar
en el rediseo del sistema e impedir la separacin de archivos activos de
aquellos seleccionados para su preservacin en el largo plazo;
Tambin los cambios dentro de las instituciones y en los sistemas de
gestin de archivos digitales pueden conducir a cambio en el uso de las
aplicaciones de cmputo o, en otro caso, cuando los responsables del
rediseo del sistema, por cambio de funciones, no estn enterados del
requisito de transferir los archivos digitales.
Otro problema es el que se presenta debido a que los documentos de
archivo no estn bien identificados o se encuentran almacenados en
ubicaciones inseguras. Estas situaciones se presentan, por lo general,
debido a la falta o escaso conocimiento de las tecnologas de la informacin
(TI) por parte de los archivistas y la carencia de conocimiento acerca del
contexto organizacional por parte de los responsables de las TI.
6. Actualizar la valoracin. A fin de identificar cambios dentro de la
organizacin, disposiciones legales aplicables o en el acceso a los archivos el
monitoreo peridico permitir llevar a cabo una actualizacin del proceso de
valoracin.
7. Identificar a todos los componentes digitales. En el ambiente digital
los archivos se encuentran prcticamente desmantelados en una serie
de componentes digitales, por lo que para su extraccin del sistema en el
que fueron creados es necesario asegurar que los componentes esenciales
sean identificados y que las relaciones implcitas se encuentren descritas de
233
manera explcita en los metadatos antes de su transferencia. Esto con el fin

de que los mismos puedan reensamblarse para su reproduccin.
8. Determinar la viabilidad de la preservacin. Esto implica una
investigacin cuidadosa de los requisitos tcnicos para la preservacin,
su costo y entender el compromiso que se adquiere al recibir archivos
digitales para su preservacin permanente. Actualmente el estado de la
preservacin de archivos digitales significa que los costos deben ser vistos
como recurrentes. Recopiar archivos de un transportador fsico a otro ser
una actividad necesaria en la medida en la que el formato seleccionado se
hace obsoleto. La conversin de formatos de archivo ser requerido cuando
la obsolescencia lgica amenaza la lectura del contenido. Tambin puede
requerir medidas muy complejas para el ambiente tecnolgico as como de
los recursos del rea que los preservar.
Las estrategias de preservacin pueden variar en costo y los resultados
pueden ser diferentes. Dentro de las estrategias identificadas en los
lineamientos se encuentran:

El uso de estndares.
Formatos de autodescripcin (preservacin de objetos persistentes,
marcado).
Encapsulacin
Restriccin del rango de formatos para ser utilizados
Conversin (transferencia de los documentos de archivo de una
generacin de hardware o software)
Estrategias de preservacin
Dependencia tecnolgica
o Preservacin tecnolgica
o Confianza en la compatibilidad de versiones previas
o Reingeniera de software
o Pantallas y conversin en el punto de acceso.
o Emulacin
234
Aproximaciones no digitales. Copia en medios analgicos relativamente

estables tales como papel o microfilmacin, lo cual destruye cualquier
funcionalidad proporcionada por el software.
Restauracin de datos (arqueologa digital) Recuperacin de documentos

de archivo como bits de medios fsicos y su restauracin para la
inteligibilidad de los documentos de archivo.
La seccin tres de los Lineamientos est orientada a la transferencia de los

archivos digitales a un archivo histrico e implica:
1. Desarrollar un plan compartido de transferencia entre el creador o
responsable de los archivos y el preservador a fin que entre ambos se
contemplen recursos y requerimientos de hardware y software especial, o
aquellos necesarios para reingresar a sistemas obsoletos o extraer archivos
digitales inactivos de sistemas operacionales.
2. Cumplir procedimientos estandarizados, los cuales deben incluir:

Procedimientos desarrollo, implementacin y monitoreo para registrar la

transferencia
Verificacin de la autoridad responsable de la transferencia
Examen de los documentos de archivo para determinar si stos
corresponden a los documentos de archivo que se seleccionaron para su
transferencia
Transferencia de los documentos de archivo.
En el proceso de transferencia tambin conviene verificar que los metadatos

relacionados con la integridad e identidad sean transferidos junto con los
documentos de archivo y que estn vinculados a stos, de igual manera
se revisar que los archivos se entreguen con la documentacin tcnica y
administrativa mediante los cuales fueron creados.
3. Conservar el formato lgico236 ms antiguo disponible. El formato lgico
mediante el cual los documentos de archivo fueron creados o mantenidos
por el creador debern mantenerse por el preservador cuando sea posible,
esto adems de la copia de preservacin o referencia generada despus de la
transferencia. Lo anterior a fin de estar en posibilidades de reiniciar el proceso
236 Formato lgico. El arreglo organizado de datos en medios electrnicos que asegura que las
estructuras de control de datos y archivos sean reconocidas y recuperables por un sistema
operativo husped de una computadora. Hay dos formatos lgicos comunes para archivos y
directorios ISO 9660 para CD ROMs y Formato Universal de Disco (UDF por sus siglas en ingls)
para DVDs.
235
de preservacin de la copia de autoridad del creador en caso de que las

estrategias de preservacin fallaran, como en el caso de una ruta especfica
de conversin.
4. Evitar duplicados. Es necesario que existan procedimientos para asegurar
que los archivos digitales de series especficas sean transferidas una sola vez
con el fin de evitar el esfuerzo de duplicacin.
5. Documentar todo proceso de transferencia. Los documentos de la
transferencia deben incluir:

Procesos particulares aplicados a los archivos

Cules archivos fueron procesados
Fecha de realizacin del proceso
Nombres de las personas que realizaron los diferentes pasos del proceso
Impacto de los procesos desarrollados en cuanto a la forma, contenido,
accesibilidad y uso de los archivos
Descripcin de cualquier dao, prdida u otros problemas encontrados
como parte del proceso.
En su seccin cuatro los Lineamientos establecen elementos a considerar en la

preservacin de los archivos transferidos. Los archivos que se transfieren a
un archivo para su preservacin en el largo plazo estarn a cargo de un custodio
confiable, sea en una unidad dentro de la organizacin o fuera de sta. Estos
debern estar ubicados en un sistema de preservacin de confianza237.
1. Descripcin a los documentos de archivo. Adems de la descripcin de
los contextos jurdico administrativo, de procedencia, procedimental y
documentales de los archivos digitales, sta deber ahora incluir informacin
acerca de los cambios que los archivos digitales han tenido desde su creacin,
as como una descripcin de los procesos de preservacin. En la descripcin
tambin se incluirn los procesos de preservacin basados en las relaciones
de los componentes digitales.
237 Sistema de preservacin de confianza. Un sistema que incluye las reglas- las herramientas
y mecanismos utilizados para implementar esa reglas- que regulan el mantenimiento
permanente intelectual y fsico y el uso de los documentos de archivo que estn bajo la custodia
del preservador y que proporcionan una probabilidad circunstancial de la autenticidad de los
documentos de archivo dentro del sistema.
236
2. Identificar ramificaciones legales derivadas de las acciones de

preservacin. En este caso ser necesario revisar las disposiciones sobre
derechos de autor en cuanto a la emisin de copias de los archivos y del
software, ya que en la conversin de un formato fuera del ambiente de una
licencia podra involucrar al preservado en acciones ilegales.
3. Confirmar la efectividad de la estrategia de preservacin seleccionada.
Como se vio anteriormente existen diferentes estrategias de preservacin.
Al respecto es importante estar al tanto del impacto que pueda tener el
proceso de preservacin. Por ejemplo, defectos en la aplicacin del software
y variaciones en la funcionalidad de las versiones puede tener consecuencias
cuando se aplica a un nuevo grupo de archivos. Como parte de esta actividad
el seguimiento a los componentes digitales debe ser constante ya que el
cambio en un componente puede afectar a un segundo o la relacin entre
dos componentes esenciales y su habilidad para interactuar.
4. Mantener un almacenamiento adecuado. Es ampliamente reconocido el
principio preservacin que mantener un ambiente apropiado y consistente
para almacenamiento de archivos digitales (temperatura, humedad relativa)
es lo ms caro en la preservacin a largo plazo. De ah que el ambiente debe
ser monitoreado constantemente y las lecturas revisadas peridicamente.
Finalmente en su seccin 5 se establecen los elementos para dar acceso a los
documentos de archivo.
1. Explicar cmo fueron elaboradas copias de referencia. Documentar la
relacin entre los documentos transferidos por el creador y cualquier copia
producida por preservador es una actividad necesaria, tambin medidas de
control en la reproduccin de copias y su monitoreo para asegurar que el
contenido de los documentos de archivo reproducidos no tiene cambios. Esta
actividad debe considerarse como un proceso transparente de reproduccin
libre de fraude o engao.
2. Explicar cules son los requisitos tcnicos para acceso. Esto permitir
establecer los servicios de referencia de acuerdo con los diferentes tipos de
usuarios y las caractersticas de archivos a consultar. Mientras el acceso archivos
digitales en texto es fcilmente accesible, no lo es el caso de archivos digitales
que fueron generados en sistemas complejos y que requieren aplicaciones
237
especiales para su acceso; por ejemplo si no se cuenta con software adecuado

no ser posible abrir un archivo multimedia. Por otra parte, en el largo plazo
no solo se guardan archivos digitales con valor histrico, tambin se pueden
conservar archivos digitales de carcter confidencial o reservado por las
instituciones.
Este resumen de los Lineamientos para los preservadores de archivos digitales
en el largo plazo ha tenido como propsitos: difundir los hallazgos del proyecto
InterPARES, pero sobretodo hacer conciencia de la complejidad que implica el
preservar archivos digitales y la urgencia en llevar a cabo actividades conducentes
a profundizar en la investigacin, el desarrollo de polticas y estrategias, as como
en la instrumentacin de estrategias la capacitacin en el trabajo para archivistas
y profesionales de las TI, formacin profesional y, no menos importante la
divulgacin sobre temas como este a fin de que autoridades, funcionarios y
auditores consideren, dentro de sus planes y proyectos, la preservacin de los
archivos digitales como un factor estratgico en cuanto a la transparencia,
el acceso a la informacin la rendicin de cuentas y para la memoria de las
instituciones y los pueblos.
238
GESTIN DIGITAL
de documentos electrnicos
Por. Hugo Carrin Gordn238
IMAGINAR, Centro de Investigaciones
hcarrion@imaginar.org
Quito, Enero de 2009
u RESUMEN

Si bien el conjunto de normas, prcticas y herramientas para la
administracin del ciclo de vida del documento de archivo, conocido como
gestin documental, es un concepto casi tan antiguo como la nocin misma de
documento, su evolucin ha respondido al innegable crecimiento en la cantidad
y complejidad de los documentos que se generan en las organizaciones.238
Tan innegable como este crecimiento de la produccin documental, es tambin
el hecho de que las organizaciones empiezan a vivir casi exclusivamente en
un ambiente informatizado, en donde la informacin digital y las redes de
comunicacin parecen estar omnipresentes en la vida diaria de la sociedad. La
llamada Sociedad de la informacin, ha dejado de ser un slogan y empieza a ser
una realidad tangible incluso en los lugares ms apartados.
La demanda de la automatizacin en la gestin de documentos es tambin
consecuencia de las tecnologas disponibles y de la cultura en que se desarrollan
238 Ingeniero Electrnico en Telecomunicaciones. Tiene una maestra en gestin de Ias
comunicaciones y tecnologas de la informacin. Posee estudios de postgrado en Pedagoga y
Gestin de Proyectos. Ha sido consultor para proyectos gestin del conocimiento, preservacin
de patrimonio digital y gestin documental de archivos electrnicos. Actualmente es asesor de
instituciones internacionales en temas de tecnologas de informacin y comunicaciones.
239
las empresas e instituciones. Ms an cuando la mayora de la informacin nace en

formato digital, la necesidad de la gestin de los documentos electrnicos parece
una respuesta natural a lo que algunos autores han llamado universo digital.
El presente estudio, analiza la evolucin de la produccin de informacin
electrnica y la forma en que la gestin digital debe responder a esta evolucin.
Se analiza los aspectos relacionados con la utilizacin de formatos abiertos, la
digitalizacin, la convergencia digital, el acceso a la informacin, la vulnerabilidad,
la generacin de conocimiento y la preservacin del patrimonio digital. En un
mundo en donde la economa, la seguridad, la relaciones gobierno ciudadano
e incluso las relaciones personales dependen en gran medida de informacin en
formatos electrnicos, el manejo eficiente de esta informacin no es una cuestin
de moda, sino de supervivencia.
Key words: gestin documental, archivos electrnicos, formatos abiertos,
preservacin digital, interoperabilidad, acceso, seguridad.
_____________________________
Hugo Carrin Gordn
Ingeniero en Electrnica y Telecomunicaciones graduado en la Escuela
Politcnica Nacional del Ecuador. Tiene estudios de postgrado en Gestin de las
Comunicaciones y Tecnologas de la Informacin y un diplomado en Pedagogas
Innovadoras. Ha asistido a cursos de especializacin, en la Universidad de
Arkansas, en el Instituto de Teletcnicas de los Estados Unidos, en la Escuela de
Organizacin Industrial en Espaa y en el Instituto de Administracin Pblica en
Kuala-Lumpur, Malasia.
Sus reas de inters profesional se han desarrollado alrededor de las nuevas
tecnologas de informacin y los sistemas de informacin gerencial y
administracin del conocimiento. Al respecto ha desarrollado trabajos de
investigacin y ha dictado cursos de capacitacin.
Trabaj en la Secretara Nacional de Telecomunicaciones en la Direccin
de Planificacin Estratgica, fue Director de Desarrollo Tecnolgico en la
Universidad del Pacfico Escuela de Negocios, Director General de Servicios de
Telecomunicaciones de la Superintendencia de Telecomunicaciones y Director
de Capacitacin y Consultora del Centro de Estudios para la Comunidad de la
Escuela Politcnica Nacional.
240
Su experiencia profesional incluye varios trabajos de consultora y asesoramiento,

estudios de ingeniera, desarrollo de planes tecnolgicos, auditoras tcnicas
y elaboracin de manuales de procedimientos. Actualmente es consultor de
proyectos de gestin del conocimiento, preservacin de patrimonio digital
y gestin documental de archivos electrnicos para varios organismos
internacionales. Ha participado como expositor y conferencista en varios
congresos y encuentros internacional sobre gestin documental y tecnologa.
241
LA GESTIN DE DOCUMENTOS
ELECTRNICOS
en el modelo estndar de control interno
y la norma de calidad NTC-GP 1000
Por. Carlos Alberto Zapata
Docente del Programa de Sistemas de
Informacin y Documentacin de la
Universidad de la Salle. Colombia
u INTRODUCCIN

El desarrollo de los modelos de gestin administrativa en el sector
pblico en la ltima dcada, ha venido presionando un cambio en la estructura
de los sistemas de gestin en general y en los sistemas de control en particular,
orientndolos principalmente a apoyar el cumplimiento de los objetivos y fines
de las instituciones, con el fin de contribuir de una mejor forma a la eficiencia
de la administracin, reduciendo los riesgos a los cuales se ven enfrentadas las
organizaciones de hoy.
Con la promulgacin de la ley 87 de 1993 que fijo las normas para el ejercicio del
control interno en las entidades del Estado, se definieron una serie de planes,
mtodos, principios, normas procedimientos y mecanismos de verificacin y
evaluacin que permitieran que todas las actividades, operaciones y actuaciones,
as como la administracin de la informacin y los recursos se realicen dentro de
las normas legales y las polticas trazadas por la institucin. Por su parte la ley
489 de 1998 determino los principios y finalidades de la funcin administrativa
sealando que esta debe satisfacer las necesidades de todos los habitantes y
siempre consultando el inters general; entre los principios que fijo la ley estn
la buena fe, moralidad, celeridad, economa, imparcialidad, eficacia, eficiencia,
participacin, publicidad, responsabilidad y transparencia.
243
El decreto 1599 de 2005 adopt el Modelo Estndar de Control Interno para

todas las entidades del Estado, de forma que puedan mejorar su desempeo
institucional a partir de la permanente valuacin de sus procesos a la luz de las
normas constitucionales y legales vigentes; la filosofa del MECI es el control
continuo de sobre los vnculos entre los procesos individuales que hacen parte de
un sistema determinado, centrando su atencin en aquellos circuitos en donde se
combinan e interactan.
La metodologa basada en procesos se basa en la identificacin y gestin de
numerosas actividades relacionadas entre s, de forma que los recursos utilizados
en su desarrollo se realicen eficazmente. Uno de los principales componentes
de todo proceso son los datos, la informacin y los documentos, los cuales se
constituyen tanto en insumos como en salidas que se articulan y vinculan entre s,
mediante circuitos documentales o de informacin que no puedes desligarse del
proceso al cual pertenecen o en el cual interactan.
Lo anterior permite inferir que la informacin y los procesos estn ineludiblemente
ligados y que stos no podran llevarse a cabo sin la participacin o existencia de
la primera. Igualmente, con la incorporacin de las Tecnologas de la Informacin
y la Comunicacin, los procesos se ven afectados de manera directa gracias a
la automatizacin o al uso de sistemas de informacin para su gestin. En tese
escenario donde convergen los sistemas de gestin administrativos, los sistemas
de informacin y la gestin de los documentos, resulta fundamental definir un
marco apropiado para el manejo de la informacin electrnica a partir de la
aplicacin de estndares, prcticas y mecanismos que aseguren tanto la gestin
administrativa en trminos de transparencia, eficiencia y economa como la
proteccin de los documentos gestionados como resultado de las diferentes
actividades del negocio.
u EL MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO Y LA GESTIN DE LA

INFORMACIN
El modelo estndar de control interno esta compuesto por una serie de
subsistemas, componentes y elementos de control, articulados entre si mediante
un enfoque sistmico que busca armonizar el desarrollo de cada uno de sus
componentes (figura 1)
244
MODELO DE CONTROL INTERNO PARA ENTIDADES DEL ESTADO
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
SUBSISTEMAS
CONTROL
ESTRATEGICO
COMPONENTES
AMBIENTE DE
CONTROL
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATGICO
PLANES Y PROGRAMAS.
MODELO DE OPERACIN POR PROCESOS.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
ADMINISTRACIN
DE RIESGOS
ACTIVIDADES DE
CONTROL
CONTROL DE
GESTIN
CONTEXTO ESTRATGICO.
IDENTIFICACIN DE RIESGOS.
ANLISIS DE RIESGOS.
VALORACIN DE RIESGOS.
POLTICAS DE ADMINISTRACIN DE RIESGOS.
POLTICAS DE OPERACIN.
PROCEDIMIENTOS.
CONTROLES.
INDICADORES.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
INFORMACIN
INFORMACIN PRIMARIA.
INFORMACIN SECUNDARIA.
SISTEMAS DE INFORMACIN.
COMUNICACIN
PBLICA
COMUNICACIN ORGANIZACIONAL.
COMUNICACIN INFORMATIVA.
MEDIOS DE COMUNICACIN.
AUTOEVALUACIN
CONTROL DE
EVALUACION
ELEMENTOS
ACUERDOS, COMPROMISOS O PROTOCOLOS TICOS.

DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO.
ESTILO DE DIRECCIN.
EVALUACIN
INDEPENDIENTE
PLANES DE
MEJORAMIENTO
AUTOEVALUACIN DEL CONTROL

AUTOEVALUACIN DE GESTIN.
EVALUACIN INDEPENDIENTE AL SCI
AUDITORIA INTERNA
PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL.
PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS
PLAN DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL.
Fuente. Alcalda Mayor de Bogot. Seminario sobre MECI Y GESTION DOCUMENTAL. 2005
De acuerdo con el esquema anterior, el componente de Informacin se encuentra

ubicado en el subsistema de control de gestin, en el cual se identifican a su
vez tres elementos que corresponden a diferentes estructuras de informacin:
informacin primaria, informacin secundaria y los sistemas de informacin.
La informacin primaria corresponde esencialmente a aquella informacin
procedente del medio externo, es decir de las instancias con las cuales una
organizacin esta en contacto permanente; puede tratarse de informacin
estructurada (documentos tales como comunicaciones, cotizaciones, facturas,
etc.), o sin estructurar (publicaciones, informacin procesada, servicios de prensa,
etc.). La informacin secundaria es aquella que se origina y o procesa al interior de
la entidad y soporta su gestin y la cual se registra generalmente en documentos.
Los sistemas de informacin corresponden a los recursos tecnolgicos utilizados
para la generacin de informacin de apoyo a la gestin de operaciones en
la organizacin. Del anlisis de este componente y sus elementos, se puede
inferir que la gestin de documentos esta imbricada en el centro de la gestin
245
administrativa de cualquier organizacin (figura 2); de esta forma, la produccin

de documentos en una entidad es el resultado de la relacin causa-efecto entre
los diferentes procesos realizados para cumplir con los objetivos de una entidad
en un modelo PHVA.
Sistema de Gestin
de la Calidad
Modelo Estndar de
Control Interno
SISTEMA DE GESTION
DOCUMENTAL
Sistema de
Desarrollo
Administrativo
Sistema de Gestin
Ambiental
Figura 2. La gestin de documentos en control interno

(Adaptacin del autor a partir del MECI)
Este modelo supone necesariamente una etapa previa en el ciclo vital del
documento, la cual ya haba sido propuesta en un artculo publicado por ZAPATA
en la revista Biblios en el 2003. La planificacin del documento hace parte del
ciclo PHVA y est vinculada al sistema administrativo de la entidad, a travs de sus
procesos y procedimientos. La reiteracin continua de los procesos en la gestin
de las operaciones de una entidad, da lugar a una red de circuitos documentales
que se convierten en entrada-salida de un proceso a otro, conformando por
acumulacin los expedientes que mas adelante formaran las series y subseries
documentales, formando as los archivos de la organizacin (figura 3).
Figura 3. Documentos electrnicos y e-archivos
246
En este sistema administrativo documental, cada documento es un eslabn

de una cadena, en cuyo proceso de transformacin se presentan cclicamente
las diferentes operaciones de la gestin documental: produccin, recepcin,
distribucin, trmite, organizacin, consulta, conservacin y disposicin. As
las cosas, la relacin entre el MECI y la GESTION DOCUMENTAL es doble, por
un lado el subsistema de gestin incluye el elemento de INFORMACION como
parte del modelo de control interno, en el cual estn incluidos los documentos
generados y recibidos como resultados de las actividades de la organizacin;
por el otro, tal como se muestra en la figura 4, el MECI establece una seri de
procedimientos relativos a la gestin de la informacin, los cuales buscan
un adecuado control sobre cualquier tipo de riesgo asociado a la gestin de
documentos.
MECI Y GESTION DOCUMENTAL

Procedimientos
para prevenir,
detectar y corregir
RIESGOS
Procedimientos
para el seguimiento
de la gestin
Procedimientos
para el
aseguramiento de
la informacin
Procedimientos para
la generacin y
registro de
informacin oportuna
y confiable
Figura 4. Procedimientos para la gestin documental segn MECI
La necesidad de implementar mecanismos de control sobre la gestin

documental es un imperativo de cualquier organizacin, pero principalmente
en las entidades del Estado, tal como se evidencia en el estudio sobre archivos
y corrupcin adelantando por el Archivo General de la Nacin en el ao 2006
y en el se levantaron diferentes mapas de riesgos relacionados con la gestin
documental (tabla 1)
247
Tabla 1. Factores de riesgo en la gestin documental (Zapata: 2006)
Un elemento fundamental en la aplicacin de las normas de control interno en

la gestin documental tiene que ver con la necesidad de controlar el entorno
tecnolgico de la informacin, el cual gracias a las tecnologas de la informacin
presenta dos dimensiones:
248
1. Una dimensin personal, en la cual los empelados de una organizacin

trabajan en ambientes individuales, en donde el microcomputador es el eje del
desarrollo de sus actividades. En este escenarios las personas son responsables
por todos los procesos de gestin de los documentos y toma decisiones
permanentes sobre la informacin a su cargo.
2. Una segunda dimensin, la cual se desarrolla en ambientes colaborativos, en
donde mas de una persona es responsable por el proceso de gestin de los
documentos, teniendo que compartir tanto datos como informacin y en la
cual las decisiones no residen solamente en una persona sino en equipos de
trabajo altamente efectivos.
En los dos escenarios o dimensiones descritas anteriormente, la gestin de la
informacin paso de estar bajo el control de la ORGANIZACION a manos de las
PERSONAS, lo cual gener la prdida del control sobre la gestin de la informacin,
ocasionando problemas en el desarrollo normal de las actividades de una organizacin;
la razn principal para esta situacin es que los empleados de una organizacin no han
sido formados para manejar informacin sino para el desarrollo de tareas puntuales.
Como resultado de esta situacin, cientos de empresas no tienen la capacidad para
garantizar la gestin adecuada de la informacin bajo criterios de oportunidad,
idoneidad, accesibilidad, confiabilidad, perdurabilidad, lo cual tiene sustento en la
falta de un modelo operativo para la gestin de la informacin electrnica, como el
que se describe en la figura 5.
TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION
Aseguramiento de la informacin
Aprovechamiento de la informacin
Resolucin de las
necesidades del
cliente
(usuario/ciudadano)
Integracin de
la informacin
Acceso
Administracin de la relacin
con el cliente - CRM
Preservacin y
Continuidad
del Negocio
proteccin
Centros y Unidades de Informacin

(Archivos, Bibliotecas, C. de Documentacin)
Administracin de la relacin con proveedores, clientes y socios
reas del Negocio
Gestin de
Estrategia de Informacin
informacin
Poltica de Informacin
Gestin del Cambio

Administracin del negocio
Figura 5. Modelo Operativo para la Gestin de la Informacin Electrnica

(Adaptacin del autor del modelo propuesto por GUTIERREZ CUEVAS (2002))
249
Este modelo se apoya en el desarrollo de una cultura corporativa para la gestin

de la informacin y los documentos de una organizacin as como en la existencia
en el mundo de hoy, de estrategias y herramientas de colaboracin que han
transformado el mbito de la informacin hacia los equipos de trabajo; este
nuevo entorno de la informacin genero una transformacin profunda no solo
en las practicas y mtodos para el manejo de la informacin, sino en las mismas
caractersticas de esta, toda vez que pasamos de manejar activos fsico de
informacin a activos intangibles y por lo tanto invisibles de informacin (figura
6.)
Figura 6. Nuevo paradigma de la gestin de la informacin
En este nuevo entorno de la informacin convergen dos conceptos relacionados

con la gestin de informacin electrnica: documento electrnico y registro
electrnico. Un DOCUMENTO ELECTRONICO se puede entender como cualquier
informacin gestionada desde su origen a travs de sistemas electrnicos,
emanada de un rgano administrativo o un funcionario de una entidad desde
el momento en que ste es proyectado (iniciado) hasta cuando cumple con
todos los requisitos tcnicos, jurdicos y administrativos de la entidad, que le
otorgan validez frente a la administracin y frente a terceros, y que se tramita,
distribuye, publica, conserva y archiva electrnicamente durante todo su
ciclo de vida. Un REGISTRO ELECTRONICO se podra definir como cualquier
informacin electrnica (documento) emanada de un rgano administrativo o un
funcionario de una entidad desde el momento en que es proyectada (iniciada)
hasta su perfeccionamiento, gestionada durante todo su ciclo de vida de manera
electrnica y que se conserva como un TODO, junto con los dems datos e
informacin con los cuales esta vinculado, a travs de meta datos adecuadamente
estructurados y preservados.
250
La gestin de documentos electrnicos se basa en la gestin de registros y

comprende:

El contenido (informacin gestionada electrnicamente)

El tipo documental (con su estructura diplomtica)
Las metodologas para su gestin (tecnologas y herramientas)
Los metadatos (documento, proceso, contexto, etc.)
El entorno tecnolgico desde donde fue gestionado (PC, ambientes
colaborativos, etc.)
El conjunto o corpus documental (serie, subserie, expediente)
Estos elementos deben convertirse en un todo (encapsulado) con atributos y

caractersticas que le permitan ser gestionado por el archivista, cuyo reto es
mantener el vinculo entre cada uno de los elementos. Una buena gestin de
documentos electrnicos se debe sustentar en la ejecucin o aplicacin de tres
funciones documentales:

Declarar el documento, lo cual implica registrarlo para darle existencia

dentro del sistema de gestin documental.
Clasificarlo, de acuerdo con una estructura archivstica previamente
aprobada, preferiblemente automatizada.
Aplicar el concepto de record continuum* durante su gestin.239
Controlar la gestin durante todo el ciclo de vida.
Mantener la estructura del expediente en segunda y tercera fase.
As mismo, la gestin electrnica de documentos debe reunir las siguientes

funciones:

Creacin y captura de documentos electrnicos en el SIGD

Aplicacin de reglas para los documentos (clasificacin, retencin,
conservacin)
* Peis Redondo, analiza el concepto de record continuum que concibe la gestin de documentos
como un proceso continuo desde el momento de creacin del registro; Pederson refirindose al
mismo concepto dice que mientras en el modelo del ciclo de vida se puede dar una separacin
de responsabilidades en la gestin de documentos, en el modelo continuum se da la integracin
de dichas responsabilidades. Esta autora describe el continuum como un modelo de gestin
relativo al sistema de gestin de registros que es continuo, dinmico y constante, sin ninguna
distincin de fases
251
Aplicacin de reglas para los expedientes (clasificacin, retencin,

conservacin)
Administracin de flujos de trabajo
Archivo de la informacin
Gestin de comunicaciones (la Web y el correo electrnico)
Sistemas de bsqueda y recuperacin documental.
Gestin de los formatos de salida de documentos (apariencia)
BONAL especifica cuatro procedimientos para integrar los documentos al

sistema de gestin electrnica de documentos:

Creacin y captura de documentos electrnicos mediante el

propio sistema.
Integracin de documentos electrnicos generados desde otras
aplicaciones.
Conversin de documentos producidos en otros soportes.
Integracin de documentos procedentes de canales externos.
Para Bonal algunos de los cambios en la forma como la gestin electrnica

de documentos afectara la actividad de los archivos y el desempeo de los
archivistas son:

252
Mayores problemas en las actividades de identificacin

documental.
Aumento en los elementos a analizar en la identificacin
documental.
Dificultades para identificar el organismo productor
Mayor facilidad para la realizacin de transferencias documentales
Mejoras en los estndares de descripcin, superiores a los niveles
actuales que ofrecen los archivos fsicos.
Necesidad de implementar medidas para preservar y conservar el
contenido de los documentos desde su produccin.
Problemas de acceso al contenido de los documentos ocasionadas
por fallas en los sistemas de gestin automatizada
Descentralizacin del contenido que forma un documento (por
ejemplo un hipertexto) lo que dificultara su tratamiento.
Prdida de informacin vital e histrica.
u CONCLUSIONES
El desarrollo de las tecnologas de la informacin, los avances en la teora
archivstica y la aparicin de nuevos paradigmas sobre la gestin de la
informacin y los documentos (figura 7), estn modificando radicalmente
el papel que deben jugar los archivistas en la sociedad de la informacin;
la aparicin de conceptos emergentes como e-gobierno, e-administracin,
e-democracia afectan sustancialmente el valor de la informacin y los
modelos, practicas, herramientas, mtodos y procedimientos que se deben
aplicar para hacer frente al creciente e invisible volumen de informacin
electrnica, una de cuyas consecuencias, de no ser tratada tcnicamente y a
tiempo, es la prdida de uno de los activos mas valiosos de una organizacin:
su informacin; y con ella la prdida de la memoria corporativa.
Conservacin
Creacin
G e s t i n
d e
D ocumentos
Acceso al
documento
Informacin
estructurada
G e s t i n
Integrar los meta-datos asociados

al documento (de contenido,
de contexto, del productor, del
proceso, etc.)
d e
Disposicin
Almacenamiento y
preservacin
Registros
Implementacin de
un entorno
colaborativo
Valoracin de los
documentos y
criterios de
preservacin
Figura 7. Gestin de Registros vs. Gestin de Documentos
Es por ello que debemos coincidir con Martn Becerra cuando afirma que
las posibilidades materiales de acceso, produccin, procesamiento,
almacenamiento, distribucin, recepcin, bsqueda y recodificacin de
la informacin, hacen parte de los procesos crticos que involucran el
desarrollo de la sociedad de la informacin.
253
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ZAPATA CARDENAS. Carlos. Relacin entre gestin de documentos y corrupcin. Bogota:
Archivo General de la Nacin. 2006.
255
LOS SERVICIOS DIGITALES

DE ARCHIVO
como medios de difusin de la informacin
Por. Luis Fernando Jan Garca
jaen66@hotmail.com
u INTRODUCCIN

En la era de la Sociedad de la Informacin los archivos estn experimentado
una serie de cambios vertiginosos en su concepcin, finalidad y forma de accionar.
De ah que una de sus metas actuales es la satisfaccin de las necesidades de
informacin de los usuarios, ya que ellos son la razn de la existencia de esos
centros archivsticos. Por lo tanto, estos deben establecer una serie de polticas,
directrices y actividades para satisfacer los requerimientos informativos de los
usuarios internos y externos.240
Por lo anterior, los archivos deben implementar una serie de servicios archivsticos
que estn focalizados en los usuarios. Asimismo, tienen que propiciar su
proyeccin a nivel interno y externo para potenciar su fondo documental y la
funcin que ejercen dentro del desarrollo productivo del pas.
Los avances de las Tecnologas de la Informacin y Comunicacin (TIC) estn cada
vez mas presentes en el quehacer de los archivos, forman parte del esquema de
la aplicacin de los procesos tcnicos archivsticos, la difusin de archivos y los
servicios archivsticos, entre otros.
240 Doctor en Documentacin por la Universidad Carlos III de Madrid, Espaa. Profesor en la Seccin
de Archivstica, Escuela de Historia, Universidad de Costa Rica.
257
Por lo tanto, este trabajo centra su atencin en analizar la incidencia que tienen
las TIC en los centros archivsticos, especficamente lo que corresponde a los
servicios y la difusin de archivos, todo ello a partir del papel que juegan los
medios electrnicos para su elaboracin y puesta en prctica; lo que permitir
una mejor y mayor proyeccin, visibilidad, presencia y posicionamiento a nivel
institucional y en el entorno externo en que se desenvuelven.
1. LOS SERVICIOS ARCHIVSTICOS Y EL ENTORNO ELECTRNICO

Los servicios archivsticos son una gana de actividades identificables e
intangibles que permiten satisfacer y responder a las necesidades de los
usuarios, stos deben disearse e implementarse sobre la base de una visin
de mercado. De ah que su elaboracin tiene que fundamentarse, planificarse
y ajustarse a los requerimientos de los usuarios y no al contrario, como ocurre
muchas veces, que son los clientes quienes adaptan sus necesidades a lo que
ofrece el archivo.
Los archivistas deben potenciar la apertura y proyeccin de los archivos, interna
y externamente, a partir de una serie de servicios que requieren elaborar y
proporcionar a los usuarios, que acuden a estos centros de informacin, para
satisfacer sus necesidades informativas.
Actualmente los servicios que brindan los archivos estn subordinados
bsicamente a la consulta, prstamo y reprografa de los documentos. No
obstante, mas all de esa reducida alternativa existen otras que se deben
implementar e incentivar; para potenciar los procedimientos de orientacin,
servicios y apoyo a los clientes en el uso de los recursos materiales, humanos,
tecnolgicos, etc., que dispone el archivo para la usabilidad de la informacin. De
esta manera hacer de los archivos entes ms dinmicos, visibles e interactivos.
El surgimiento y desarrollo de las TIC han propiciado el advenimiento de una
serie de servicios archivsticos electrnicos, que tiene como incidencia una
mayor cobertura, proyeccin y permanencia en el tiempo y el espacio.
1.1 Digitalizacin en la documentacin

Es evidente que las TIC cada vez ofrecen interesantes oportunidades y
alternativas en cualquier campo de accin, por lo tanto, en el quehacer
258
archivstico lo mas destacado son las posibilidades de acceso y difusin

de la informacin a travs de la Red; tal es el caso de la digitalizacin de la
documentacin, que consiste en la captura de la imagen de los documentos
mediante un proceso de escaneo para su posterior almacenamiento en un
soporte ptico o magntico.
La digitalizacin es una excelente alternativa para efectos de conservacin y
difusin de la documentacin, lo cual permite superar las barreras del tiempo
y el espacio en cuanto a su preservacin y accesibilidad.
El desarrollo tecnolgico aplicado a los archivos presenta el reto de la
implementacin de proyectos de digitalizacin de sus fondos documentales,
de esta manera poner al servicio de los clientes parte o la totalidad de la
informacin existente en el archivo.
La digitalizacin de la documentacin presenta una serie de ventajas en los
mbitos temporales y espaciales, a saber:

Ventajas temporal.
Supera barreras de horarios.
Acceso libre y gratuito.
Acceso 24/365.
Ventajas espaciales.
No existen limitaciones geogrficas.
No hay que desplazarse al archivo.
Ahorro de tiempo y recursos.
Acceso a mayor nmero de documentos.
Un buen ejemplo de la digitalizacin de documentos es el Portal de

Archivos Espaoles (PARES), httpp://pares.mcu.es, que ha sido desarrollado
por la Subdireccin General de los Archivos Estatales con dos finalidades
fundamentales:

Proporcionar herramientas de trabajo para la gestin de los servicios

archivsticos y el control de los fondos documentales.
Servir como plataforma de difusin archivstica en la Web241.
241 M. Snchez Mairena. Pares. Portal de Archivos Espaoles, 2008, pg. 1.
259
Por su parte, algunos de los servicios que proporciona PARES son los siguientes:

Acceso libre y gratuito desde cualquier conexin de Internet.

No necesita de inscripcin previa.
Cualquier usuario puede acceder a sus contenidos y motores de
bsqueda.
Los documentos son accesibles y publicados por cada archivo
conforme se van digitalizando.
El usuario externo puede comunicarse con el administrador de PARES
mediante el uso de un formulario electrnico.
Existe una lista de distribucin que informa mediante alertas cualquier
novedad en la publicacin de documentos o avisos de inters.
Agenda de investigador para guardar los resultados de las estrategias
de bsquedas.
Envo de imgenes por correo electrnico.
Portal de Archivos Espaoles, http://pares.mcu.es/
260
Ejemplo de un documentos digitalizado del Archivo Histrico Nacional

sobre Costa Rica,
http://pares.mcu.es/ParesBusquedas/servlets/Control_
servlet?accion=4&txt_accion_origen=2&txt_id_desc_ud=1340140
1.2 Los canales RSS

Los archivos RSS (Really Simple Syndication o Sindicacin Sencilla), comnmente
llamados feeds RSS o canales RSS, estn diseados para la distribucin de noticias
o informacin contenidas en sitios web y blogs.
Los RSS se utilizan para suministrar, a usuarios debidamente inscritos, informacin
actualizada. Ello permite distribuir contenidos sin necesidad de un navegador,
utilizando un software diseado para leer los contenidos RSS llamados
agregadores, es decir, programas capaces de interpretar las fuentes RSS.
A travs de los RSS el usuario tiene la opcin de suscribirse al contenido de
una pgina web o alguna de sus secciones. Dichos contenidos se cargarn
261
automticamente en la computadora u otro tipo de terminal del usuario. El

suscriptor recibe la informacin ms actual de forma cmoda y automtica, la cual
no est limitada nicamente a los archivos de texto, sino que tambin pueden
incluir archivos de audio y vdeo.
Entonces, los RSS son un formato basado en XML que permite distribuir aquella
informacin que mejor se adapta a lo que el usuario requiere, para ofrecerla
de forma rpida y actualizada. Para identificar en la web los RSS, se utilizan los
siguientes conos:

Algunas de las aplicaciones de los canales RSS en los archivos puede ser para
comunicar a sus usuarios sobre nuevas actividades que ste ha incursionado, por
ejemplo, es ideal para realizar anuncios sobre los nuevos servicios y productos
que se han implementado, fundamentalmente aquellos que se basan en la
web. Asimismo, publicitar los programas de difusin del archivo y suministrar
informacin de ltimo momento e inters para los usuarios como directrices,
polticas, lineamientos, etc.
262
1.3 Los BLOGS

Los blog, weblog o bitcora, son sitios web que compilan cronolgicamente textos,
artculos, fotografas, vdeos, enlaces y comentarios de uno o varios autores y se
actualizan peridicamente. Estos se estructuran por entradas o noticias que se
ordenan cronolgicamente apareciendo primero lo ms reciente.
Los blogs constituyen un importante instrumento tecnolgico para los archivos,
pues permite promocionar los servicios que disponen esos centros archivsticos,
as como publicitar todas aquellas actividades o programas de difusin que se
vayan a realizar. Adems, segn Virginia Becerril Gonzlez, sirven de herramienta
de colaboracin y gestin del conocimiento, o como herramienta de apoyo para la
alfabetizacin informacional y la labor educativa242.
Debido a la naturaleza y estructura de los blogs son una excelente vitrina o escaparate
para el mercadeo y promocin de los servicios del archivo, ya que su carcter
dinmico, la facilidad y la frecuente actualizacin los convierten en la herramienta
perfecta para construir una tabln de anuncio o newsletter para informar a los
usuarios de la actividades organizadas, anunciar los cambios o novedades de los
servicios243.
Los blogs son una herramienta tecnolgica de mucho provecho para aquellos
archivos pequeos, de bajo presupuesto o que no disponen de personal informtico
para desarrollar y mantener aplicaciones tecnolgicas; pues la facilidad de manejar
un programa de creacin y publicacin de blogs facilita grandemente su divulgacin
en la Red si necesidad de tener conocimientos de diseo web o HTML.
1.4 Las FAQ

Las FAQ (Frequently Asked Questions) o preguntas frecuentes, surgen paralelas a
la creacin de sitios web de archivos. stas responden a polticas de informacin
documental que consiste en anticiparse a las preguntas que de manera reiterativa
se producen en los servicios de informacin o referencia244. Es decir, consiste en una
lista de preguntas y respuestas que sobre un mismo asunto hacen frecuentemente
242 V. Becerril Gonzles y otros. Blogs de Biblioteconoma y Documentacin en Espaa, 2006, pg., 604.
243 Ibidem., pg., 604.
244 J. Borrs Lpez; D. Garca-Matarredona Cepeda y A. Martn Vega. Las FAQs y el servicio de referencia,
1996, pg. 658.
263
los usuarios, ya sea dentro de un determinado contexto, un tema en particular, un

servicio o en general.
Las FAQ se pueden organizar por temas y jerarquizarlas de las ms sencillas a las
ms complejas. Se deben actualizar peridicamente a medida que se presenten
nuevas interrogantes.
La importancia de las FAQ se puede visualizar de la siguiente manera:

Informan de manera concisa a los usuarios sobre cuestiones generales o

especficas.
Anticiparse a las preguntas y respuestas ms reiterativas que se producen
en el servicio de referencia archivstico.
Ayuda a que los usuarios puedan resolver sus inquietudes por s mismo.
Evita perdida de tiempo y desaprovechamiento de recursos contestando
siempre las mismas preguntas.
Facilita el trabajo del archivista referencista.
Las FAQ deben ser escritas de forma concisa, al respecto Garca y Portugal
sealan que el referencista puede anticipar y determinar las posibles preguntas,
formularlas de manera clara y sencilla, con sus respectivas respuestas completas,
en un lenguaje coloquial y directo, de fcil comprensin para el usuario245.
245 I. L. Garca y M. Portugal. Servicio de referencia. Una propuesta integradora, 2008, pg., 143.
264
Servicio de FAQ o preguntas frecuentes del Archivo Nacional de Costa Rica,

http://www.archivonacional.go.cr/preguntasfrecuentes.htm
1.5 Alerta de nuevos ingresos

Este servicio, conocido tambin como alerta informativa o newsletter, consiste
en informar a los usuarios sobre los nuevos ingresos o remisiones de documentos
que se han integrado al archivo.
Este servicio debera estar presente en todo centro archivstico y dirigido a todos
los usuarios internos y externo. En cuanto a su presentacin, puede ser a partir
de un boletn que se enve por medio de correo electrnico, disponerlo en el
sitio web o blog del archivo.
2. LA DIFUSIN DE ARCHIVOS Y EL ENTORNO ELECTRNICO

Los archivos son centros de informacin que deben estar al servicio de los
administrados y la sociedad en general. Por lo tanto, requieren de una mayor
proyeccin interna y externa, es decir, tener una presencia y posicionamiento en
el entorno institucional y en el mbito geogrfico de su circunscripcin.
Los archivos requieren propiciar una mayor integracin e interrelacin con
la institucin a la cual estn adscritos, es decir, tener una proyeccin interna
para darse a conocer. Por otra parte, tienen que proyectarse externamente,
presentado una imagen positiva y transparente de lo que constituye en la
actualidad un centro archivstico. De esta manera, hacer llegar a los diferentes
colectivos sociales la oferta de servicios y productos que puede proporcionar,
la informacin que contiene y el acceso a la documentacin, para as captar
nuevos usuarios.
Lo anteriormente expuesto es viable de obtener mediante la implementacin
de programas de difusin, que consiste, segn el Diccionario brasileiro de
terminologa archivstica en el Conjunto de atividades a aproximar o pblico dos
arquivos, por meio de publicaes e da promoa de eventos, como exposies e
conferncias 246.
246 Arquivo Nacional de Brasil. Dicionrio brasileiro de terminologia arquivistica, 2005, pg. 72.
265
Existe una gran variedad de programas de difusin que se pueden

implementar en los archivos. Todo ello depender de la creatividad de
los archivistas, de los recursos disponibles, del tipo y particularidades del
archivo, de la naturaleza de la documentacin y de la finalidad que se quiera
percibir. Por la naturaleza de la temtica del Seminario y de la ponencia, se
analizarn nicamente aquellos programas que permiten la difusin de los
archivos desde los entornos electrnicos, es decir, a partir del la utilizacin
de la TIC.
2.1 Exposiciones virtuales

Las exposiciones son una de las actividades ms desarrolladas en los archivos,
actualmente existen dos modalidades: reales y virtuales.
En el caso de las virtuales, son diseadas para instalar en Internet, en el sitio
web del archivo o de la institucin a la que estn adscritos, o bien, en otros
soportes electrnicos como CD o DVD. Constituyen un medio eficaz de
proyectar los archivos, cuyas temticas pueden ser muy variopinta y girar en
torno a una efemride, una festividad (nacional, regional o local), natalicio
de una personalidad, homenajes, sobre un fondo documental relevante o
un tema de actualidad.
Las exposiciones virtuales presentan la ventaja de que no requieren de
un local, vitrinas, paneles y seguridad. Adems, no demandan de mayor
inversin econmica; son interactivas, llegan a un pblico ms amplio y
perduran en el tiempo y el espacio. Asimismo, permiten exponer aquellos
documentos que, por razones de seguridad y conservacin, no pueden ser
mostrados en exposiciones reales; al respecto, Julio Cerd Daz seala que el
verdadero potencial de la versin electrnica es la informacin, el volumen
ilimitado de recursos que se pueden ofrecer y la enorme visibilidad que se
logra247.
247 J. Cerd Daz. Las exposiciones documentales. Tcnicas y tendencias, 2007, s.p.
266
Exposicin virtual Sellos, letras y firmas, signos que revelan historia del Archivo Nacional
de Costa Rica, http://www.archivonacional.go.cr/letras_firmas.htm
Diversas exposiciones virtuales del Archivo Nacional de Brasil,

http://www.exposicoesvirtuais.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm
267
2.2 Servicios educativos o pedaggicos virtuales

Consiste en la interaccin que se debe acentuar entre los archivos y los centros
educativos (escuelas, colegios o universidades), propiciando la dimensin
formativa que pueden cumplir esas unidades a partir de la utilizacin de sus fondos
documentales, donde los centros archivsticos se convierten en un producto mas
de la oferta pedaggica.
A partir de los cometidos curriculares de los centros docentes, el archivista y los
educadores pueden planificar dichos servicios y hacer su elaboracin virtual en
Internet, CD o DVD.
Servicio pedaggico El Archivo Nacional rescata la fechas patrias del Archivo Nacional de Costa Rica,
http://www.archivonacional.go.cr/rinedu_principal.htm
268
Servicio pedaggico del Archivo General de la Nacin de Mxico,

http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/ninosagn/ninos.html
2.3 Videos
Es un medio audiovisual que permite dar a conocer el archivo en todas sus
dimensiones, tales como infraestructura, reas, servicios y documentacin, entre
otros. Debe ser animado, claro, conciso y didctico, as como, no exceder entre los
5 y 10 minutos. Se puede disponer en el sitio web o el blog del archivo.
2.4 Visitas guiadas virtuales

Es un medio interactivo para conocer el archivo a travs de Internet u otro soporte
electrnico como CD o DVD. De forma virtual, a partir del uso de la multimedia, se
disponen imgenes fijas y en movimiento del centro archivstico. De esta manera
cualquier interesado, desde cualquier parte del planeta, lo puede conocer sin
necesidad de desplazarse a l.
269
Visita virtual del Archivo General de Indias,

http://www.mcu.es/archivos/CE/ExpoVisitVirtual/visitas/indias/indias.html
Visita virtual del Archivo Nacional de Costa Rica,

http://www.archivonacional.go.cr/visita/guia.htm
270
2.5 Boletines informativos

Es una publicacin peridica que recoge noticias sobre actividades propias del
archivo, remisiones de documentos, actividades de formacin continuada (cursos,
congresos, seminarios y talleres), nuevos servicios, recursos bibliogrficos, etc. El
boletn tiene que ofrecer una imagen atractiva y dirigida a un pblico especializado
o interesado en la materia. Puede ser electrnico y su periodicidad puntual.
Boletn Arxibar del Archivo Municipal de Barcelona

http://w3.bcn.es/XMLServeis/XMLHomeLinkPl/0,4022,240827346_462991076_1,00.html
2.6 Sitios WEB

Los sitios web constituyen una de las actividades ms verstiles de difusin de
archivos, gracias a las bondades que presentan las TIC.
El diseo de un sitio web requiere de una planificacin previa y una estructuracin
clara. Dentro de los contenidos se debe tener en cuenta la informacin general
y referencial del archivo, tales como resea histrica, marco filosfico, servicios,
instrumentos descriptivos, bases de datos, cuadro de clasificacin, reglamentos,
programas de difusin y otros asuntos relevantes. Adems, se puede disponer
informacin complementaria como recursos y fuentes de informacin, revistas
271
electrnicas, enlaces con asociaciones de archivistas, archivos y organismos

internacionales relacionados con la materia.
3. A MANERA DE CONCLUSIN
Sin partimos de la premisa que en la actualidad la razn de ser de los archivos
son los usuarios internos y externos, stas unidades de informacin deben
implementar una serie de servicios archivsticos que permitan satisfacer las
necesidades, demandas y consumo de la informacin que requieran dichos
usuarios.
Aunado a lo anterior, la difusin de archivos permite la proyeccin de estos y
su posicionamiento institucionalmente y dentro del contexto externo en que
se encuentran circundados. Es decir, la difusin en la alternativa que tiene los
centros archivsticos para tener una mayor visibilidad, presencia y prestigio como
unidades de informacin para la gestin administrativa, la toma de decisiones, la
rendicin de cuentas, la transparencia y el ocio, entre otros.
En la actualidad es innegable la incidencia que tienen las TIC en el desarrollo
de los archivos, sobre todo en el campo de la implementacin de los servicios
archivsticos y la difusin de archivos. De ah que a partir de los entornos
electrnicos se pueden implementar una gran variedad de dichos servicios, con
la ventaja que tiene un mayor alcance y perdurabilidad en el tiempo y el espacio.
4. BIBLIOGRAFA
Alberch i Fugueras, R. y otros. (2001). Archivos y cultura: manual de dinamizacin.
Gijn: Trea.
Arquivo Nacional de Brasil. 2005. Dicionrio brasileiro de terminologia arquivistica.
Ro de Janeiro: Arquivo Nacional.
Becerril Gonzles, V. y otros. (2006). Blogs de Biblioteconoma y Documentacin
en Espaa. Revista Espaola de Documentacin Cientfica. (29, 4), octubrediciembre, 603-627.
Borrs Lpez, J., Garca-Matarredona Cepeda, D., Martn Vega, A. Las FAQs
y el servicio de referencia. En: V Jornadas espaolas de documentacin
automatizada. (657-668). Cceres-Espaa.
272
Cerd Daz, J. (2007). Las exposiciones documentales. Tcnicas y tendencias. En:

Jornadas sobre la funcin social y cultural de los archivos. S.p., 7 al 10 de mayo,
Diputacin de Cdiz,
Navarro Bonilla, D. (2001). El servicio de referencia archivstico: Retos y
oportunidades. Revista Espaola de Documentacin Cientfica. (24-2), 178-197.
Snchez Mairena, A. (2008). PARES: Portal de Archivos Espaoles. Jornada Tcnica
Portales de Archivos en Internet. Madrid, 28 de mayo.
273
Impreso en
Bogot D.C., Colombia
Subdireccin Imprenta Distrital D.D.D.I.
2011

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