DECRETO 406

14/03/2001
Artculo 22. Sistema Tcnico de control para los responsables del rgimen simplificado. Adems de lo previsto en el
artculo 616 del Estatuto Tributario, los responsables del rgimen simplificado del impuesto sobre las ventas debern
incluir en el Libro Fiscal de Registro de Operaciones, dentro de los cinco (5) primeros das de cada mes, la siguiente
informacin respecto del mes inmediatamente anterior:
El nmero de trabajadores que haya tenido a su servicio el ltimo da de cada mes del ao;
El valor total cancelado por concepto de servicios pblicos, en forma discriminada;
El valor total cancelado por concepto de arrendamiento del local, sede, establecimiento, negocio u oficina;
El valor total de las consignaciones bancarias en cuentas de ahorro o corrientes. Los correspondientes soportes
debern conservarse a disposicin de la administracin tributaria, durante el trmino previsto en el artculo 632 del
Estatuto Tributario.
El establecimiento de comercio, negocio u oficina, deber estar identificado con un distintivo que indique su calidad de
responsable del rgimen simplificado, el cual contendr las caractersticas que seale la Direccin de Impuestos y
Aduanas Nacionales.
DECRETO 19 DE 2012
ARTCULO 173. LIBROS DEL COMERCIANTE
Reglamentado por el Decreto Nacional 805 de 2013. El artculo 56 de Cdigo del Comercio quedar as:
"Artculo 56. Los libros podrn ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y
otras estn numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la
reglamentacin del Gobierno.

Los libros podrn llevarse en archivos electrnicos, que garanticen en forma ordenada la inalterabilidad, la integridad y
seguridad de la informacin, as como su conservacin. El registro de los libros electrnicos se adelantar de acuerdo
con la reglamentacin que expida el Gobierno Nacional."

ARTCULO 174. ALTERACIN

. Modifquese el numeral 5 del artculo 57 del Cdigo de Comercio:

"5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros, o alterar los archivos electrnicos."
DECRETO 0805 DE 2013
Artculo 2. Libros de comercio en medios electrnicos. Se entiende por libros de comercio en medios electrnicos,
aquellos documentos en forma de mensajes de datos, de conformidad con la definicin de la Ley 527 de 1999,
mediante los cuales los comerciantes realizan los registros de sus operaciones mercantiles, en los trminos del
presente decreto.
El registro de los libros de comercio en medios electrnicos deber surtirse ante la Cmara de Comercio del domicilio
del comerciante, de conformidad con las plataformas electrnicas o sistemas de informacin previstos para tal efecto
mediante las instrucciones que, sobre el particular imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. En todo caso,
debern sujetarse a lo dispuesto en este decreto y en el inciso 2 del artculo 56 del Cdigo de Comercio, de manera
que se garantice la inalterabilidad, integridad y seguridad de la informacin, as como su conservacin en forma
ordenada.
El diligenciamiento y la veracidad de los datos de la informacin registrada, sern responsabilidad nica y exclusiva del
comerciante, de conformidad con las normas que regulan la materia.
Artculo 3. Inscripcin de los libros de comercio en medios electrnicos en las Cmaras de Comercio. Los libros de
comercio en medios electrnicos, sujetos a dicha formalidad, debern ser inscritos en la Cmara de Comercio
correspondiente al domicilio de cada comerciante y para ello, las Cmaras de Comercio a travs de sus servicios
registrales virtuales, habilitarn las plataformas electrnicas o sistemas de informacin autorizados, de conformidad
con los parmetros sealados en el presente decreto.
Artculo 4. Registro de libros de comercio en medios electrnicos. Los libros de registro de socios o accionistas y los
de actas de asamblea y junta de socios, que deban ser inscritos en el registro mercantil, podrn llevarse por medio de
archivos electrnicos y para su inscripcin en el registro mercantil, debern cumplir con los siguientes requisitos:

1. Inclusin de un mecanismo de firma digital o electrnica, a eleccin del comerciante, en el archivo electrnico
enviado para registro en los trminos de la Ley 527 de 1999;
2. Inclusin de un mecanismo de firma digital o electrnica por parte de la Cmara de Comercio correspondiente. La
Cmara de Comercio devolver al solicitante el archivo electrnico a la direccin electrnica que est registrada. Para
ello, deber firmarlo y dejar constancia electrnica de la fecha y la hora en que fue enviado o remitido el archivo, por
cualquier medio tecnolgico disponible.
3. Constancia electrnica expedida por la Cmara de Comercio correspondiente, de la siguiente informacin:
Cmara de Comercio receptora;
Fecha de presentacin del libro para registro;
Fecha de inscripcin;
Nmero de inscripcin;
Identificacin del comerciante o persona obligada a registrar;
Nombre del libro, y
Uso al que se destina.
4. Al registrar un libro electrnico las pginas del libro fsico que le antecedi, que no hubieran sido empleadas,
debern ser anuladas. Para efectos de lo anterior, deber presentarse el libro, o un certificado del revisor fiscal cuando
exista el cargo, o en su defecto de un contador pblico, de conformidad con el procedimiento establecido en el artculo
126 del Decreto 2649 de 1993.
Artculo 5. Actuaciones sujetas a registro. Cuando se trate de actas de junta de socios o de asamblea general de
accionistas que contengan decisiones y/o actuaciones sujetas a registro, adicional a su asiento en el respectivo libro de
manera electrnica, el comerciante deber solicitar el registro individual de las mismas ante la correspondiente Cmara
de Comercio. En todo caso, el comerciante podr elegir entre el registro en medios electrnicos o en medios fsicos. En
el evento en que este decida utilizar los medios electrnicos, deber firmar digital o electrnicamente, a eleccin del
comerciante, la respectiva solicitudde inscripcin y el extracto o copia del acta correspondiente. Para los casos en que
se elija la firma electrnica, se har de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 2364 de 2012.
Para los casos en que el comerciante decida hacer uso de la firma digital, deber hacerlo mediante el uso de un
certificado digital emitido por una entidad de certificacin digital autorizada o acreditada en Colombia, quien garantizar
la autenticidad, integridad y no repudio del documento.
Para tal efecto, la Cmara de Comercio competente proceder a registrar electrnicamente las decisiones y/o
actuaciones sujetas a registro contenidas en tales actas, previa verificacin de los requisitos de ley para su inscripcin.
Asimismo, notificar al comerciante a travs de los mecanismos tcnicos que permitan garantizar la fecha y hora en
que fue enviado, remitido o se encuentre disponible las actualizaciones registradas para que el comerciante proceda a
su verificacin.
Pargrafo. La Superintendencia de Industria y Comercio fijar el procedimiento y la forma de aplicacin de lo dispuesto
en este artculo.
Artculo 6. Orden consecutivo de los registros desarrollados en los libros de comercio inscritos. Para garantizar el
orden en el desarrollo de los registros de los libros de comercio en medios electrnicos, se tendr en cuenta el criterio
cronolgico en su asentamiento, para lo cual las plataformas o sistemas electrnicos debern incorporar un mecanismo
de estampado cronolgico, cuya fuente sea la hora legal colombiana.
Artculo 7. Seguridad e inalterabilidad de la informacin. Para efectos del presente decreto, las Cmaras de Comercio
deben garantizar que la informacin contenida en el registro de libros electrnicos sea completa e inalterada de manera
que su conservacin cumpla con las siguientes condiciones, adems de aquellas sealadas en el artculo 12 de la Ley
527 de 1999:
1. Que la informacin que contenga sea accesible para su posterior consulta.
2. Que se garantice su integridad, confidencialidad, autenticidad y conservacin, mediante la inclusin del contenido del
libro a registrar, en un sistema de conservacin de mensajes de datos. Para este efecto, la Cmara de Comercio
correspondiente deber disponer de las aplicaciones, servicios y medios tecnolgicos que permitan el cumplimiento de
este numeral.
3. Que la Cmara de Comercio garantice los mecanismos que impidan el registro de forma simultnea de un mismo
libro, en medios electrnicos o copia fsica. En cualquier caso, ser responsabilidad del comerciante o de la persona
obligada, escoger e informar a la Cmara de Comercio respectiva, si utilizar el mecanismo fsico o electrnico para
realizar el registro.
4. Que se verifique la autenticidad del libro objeto de registro, en medios electrnicos, de conformidad con los
procedimientos de verificacin de firmas digitales o electrnicas, segn sea el caso.
Artculo 8. Sobre la inalterabilidad, integridad y seguridad de los libros inscritos. Las plataformas o sistemas
electrnicos debern incorporar un mecanismo de firma electrnica o digital, a afectos de garantizar la autenticidad,

integridad e inalterabilidad de los diferentes registros efectuados por parte de quien diligencia los libros de comercio
electrnicos.
Los libros de comercio electrnico inscritos, debern contar en sus registros con un mecanismo de firma digital o
electrnica de las personas que intervengan en su diligenciamiento. Es responsabilidad de cada comerciante la
provisin de las firmas y estampas cronolgicas necesarias.
Las plataformas o sistemas electrnicos, debern garantizar el cifrado de los datos que en estos se incorporan, a
efectos de lograr la confidencialidad de la informacin, que podr ser consultada nica y exclusivamente por el
comerciante y/o por las autoridades judiciales y administrativas que requieran dicha informacin para el cumplimiento
de sus funciones.
Artculo 9. Servicios de archivo y conservacin de libros electrnicos. Las Cmaras de Comercio podrn ofrecer
aplicaciones y servicios basados en plataformas electrnicas o sistemas de informacin, que permitan al comerciante
crear libros electrnicos, registrar sus anotaciones, solicitar y registrar enmendaduras, siempre que garanticen los
requisitos previstos en el artculo segundo del presente decreto.
Para estos efectos se deber dar cumplimiento a las disposiciones previstas en el presente decreto.
Pargrafo 1. Las condiciones para la prestacin del servicio y su verificacin sern establecidas por la
Superintendencia de Industria y Comercio.
Pargrafo 2. Las Cmaras de Comercio que ofrezcan este servicio debern garantizar su disponibilidad y facilitar el
acceso a sus contenidos a las personas debidamente autorizadas conforme a la ley o a la orden de autoridad
competente.
Artculo 10. Oponibilidad. Los libros electrnicos de que trata el artculo 173 del Decreto 019 de 2012, son oponibles
frente a terceros siempre que se inscriban en el registro mercantil, de conformidad con el procedimiento descrito en el
presente decreto.
Artculo 11. Conservacin de libros electrnicos. El comerciante que opte por el registro de libros en medios
electrnicos, de que trata el artculo 173 del Decreto 019 de 2012, deber garantizar, en todo caso, la conservacin de
los mismos, durante los trminos previstos legalmente para ello.
Artculo 12. Validez probatoria de los registros de libros en medios electrnicos. Los libros registrados en medios
electrnicos, en virtud del presente decreto, sern admisibles como medios de prueba y, para su valoracin, se
seguirn las reglas de la sana crtica y dems criterios reconocidos legalmente para la apreciacin de las pruebas, de
conformidad con los artculos 10 y 11 de la Ley 527 de 1999.
CIRCULAR EXTERNA
100-000001
(2012-03-06)

Publicada en el Diario Oficial No. 48366 de fecha 08 de Marzo de 2012.

Seores
ADMINISTRADORES, REVISORES FISCALES Y CONTADORES
Sociedades, empresas unipersonales y sucursales de sociedades extranjeras, Inspeccionadas, Vigiladas y Controladas

REFERENCIA: DECRETO LEY 019 DEL 10 DE ENERO DE 2012, Por el cual se dictan normas para suprimir o
reformar regulaciones, procedimientos y trmites innecesarios existentes en la Administracin Pblica

SUPRESIN DE LA INSCRIPCIN DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD EN EL REGISTRO MERCANTIL

En consideracin a lo establecido en el Decreto Ley 019 del 10 de enero de 2012, por el cual el gobierno nacional en
ejercicio de las facultades extraordinarias conferidas por el pargrafo 1 del artculo 75 de la Ley 1474 de 2011,
suprimi o reform regulaciones, procedimientos y trmites existentes en la Administracin Pblica, esta
Superintendencia en ejercicio de sus funciones, estima necesario efectuar las siguientes aclaraciones en lo que
respecta al registro de los libros de comercio as:

LIBROS DE CONTABILIDAD NO REQUIEREN INSCRIPCIN EN EL REGISTRO MERCANTIL Y PUEDEN SER

LLEVADOS EN ARCHIVOS ELECTRNICOS

El Decreto Ley 019 de 2012, suprimi el registro de los libros de contabilidad en la Cmara de Comercio a la vez que
autoriza que dichos libros puedan ser llevados en archivos electrnicos.

Esta afirmacin se deriva de las siguientes consideraciones:

El artculo 173 del decreto que nos ocupa, adicion un inciso al artculo 56 del Cdigo de Comercio, donde consagr la
posibilidad de llevar en archivos electrnicos todos los libros del comerciante.

El primer inciso se mantuvo sin modificacin desde su original, consagrado en el Decreto 410 de 1971, el cual seala:
Los libros podrn ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estn
numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentacin del
Gobierno. Como es evidente esa reglamentacin aluda a los decretos que fue necesario expedir para efectos de
instrumentalizar la norma del Cdigo de Comercio, sin que pueda dar lugar a pensar que es una nueva reglamentacin
para que los libros dejen de estar inscritos en el registro mercantil.

Tampoco requiere reglamentacin la posibilidad de que la contabilidad sea llevada en archivos electrnicos, en la
medida en que el decreto reglamentario se ocupar nicamente del registro de libros electrnicos que conservan la
obligacin de la inscripcin en el registro mercantil, esto es, para los libros de socios o accionistas y los de actas de
asamblea y junta de socios, en armona con lo dispuesto en el artculo 175 del decreto que nos ocupa.

El artculo 175 ibdem, modific el numeral 7 del artculo 28 del Cdigo de Comercio as:

Artculo 28. Debern inscribirse en el registro mercantil:

7. Los libros de registro de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y juntas de socios

Al suprimir la exigencia para los libros de contabilidad, se entiende que desde la fecha de expedicin del mencionado
decreto, los comerciantes no estn obligados a inscribir dichos libros en el registro mercantil, sin que para tal efecto se
requiera reglamentacin alguna como se explic anteriormente.

2. LA CONTABILIDAD DEBE CONTINUAR SIENDO LLEVADA SEGN LOS PRINCIPIOS GENERALMENTE

ACEPTADOS

Los comerciantes deben continuar llevando su contabilidad de acuerdo a los principios y normas generalmente
aceptados en Colombia; para tal efecto, se tomarn las medidas necesarias que permitan garantizar la inalterabilidad,
integridad y seguridad de la informacin. Corresponder a los administradores tomar las decisiones y medidas
dirigidas a asegurar el cumplimiento de los requisitos de la informacin financiera.

LIBROS INSCRITOS EN EL REGISTRO MERCANTIL QUE CONTIENEN FOLIOS QUE NO HAN SIDO UTILIZADOS

La administracin del ente econmico decidir el uso que debe drsele a los folios inscritos que no fueron utilizados
antes de la vigencia del decreto antitrmites y para ello podr optar entre:

Usar las hojas disponibles hasta su agotamiento, sin perjuicio de que los registros incorporados coincidan o no con un
perodo completo, esto es, de un mes o un ao. Al escoger esta opcin, una vez diligenciado completamente el libro
inscrito, la administracin continuar llevando su contabilidad bien sea en forma impresa o en archivo electrnico.

Anular la totalidad de los folios registrados y escoger si contina imprimiendo los libros de contabilidad en folios sin
dicho registro, o en archivos electrnicos

OPERACIONES ANTERIORES A LA VIGENCIA DEL DECRETO LEY 0019 DE 2012, NO REGISTRADOS EN LIBROS
DE CONTABILIDAD INSCRITOS Y NO EXISTEN HOJAS PARA SU IMPRESIN.

A partir de la expedicin del Decreto 019 de 2012 las Cmaras de Comercio no cuentan con facultad para inscribir
libros de contabilidad y de junta directiva. Los administradores son responsables por la omisin del registro de la
contabilidad en libros inscritos durante el tiempo en que dicha obligacin les fue exigible.

No obstante, cuando existan registros contables que dan cuenta de hechos econmicos ocurridos antes de la vigencia
del decreto antitrmites, que no fueron impresos en libros debidamente registrados sin que se cuente con hojas
suficientes para su impresin, el administrador dejar constancia de tal circunstancia en el libro registrado y podr
continuar llevando la contabilidad en archivos electrnicos.

Si no cuenta con ningn folio inscrito en el registro mercantil, levantar un acta firmada por el representante legal y el
contador de la compaa en la que indicarn tal circunstancia y procedern a continuar llevando la contabilidad por los
medios habilitados en el decreto, es decir medios fsicos o electrnicos.
Ahora bien, si la decisin del administrador est dirigida a continuar con la contabilidad en libros fsicos, podr imprimir
los registros en libros no inscritos. Esta opcin, deber estar acompaada de una nota en la que el administrador
indique las razones por las cuales los registros contables de hechos econmicos anteriores a la vigencia del Decreto
019 de 2012, constan en libros no inscritos en el registro mercantil.

REQUISITOS DE LOS ARCHIVOS ELECTRNICOS APLICACIN DE LA LEY 527 DE 1999

Los libros de contabilidad pueden ser llevados en archivos electrnicos y su almacenamiento debe garantizar que la
informacin sea completa e inalterada. La conservacin de los registros electrnicos seguir las condiciones
establecidas en el artculo 12 de la Ley 527 de 1999, cuales son:

Que la informacin que contenga sea accesible para su posterior consulta,

Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato que se haya generado,
Que permita determinar el origen, la fecha y hora en que fue producido el documento.

La conservacin de la informacin financiera podr realizarse directamente o a travs de terceros siempre y cuando
cumpla con las condiciones que fueron mencionadas.
Resulta conveniente que los administradores implementen estrategias de respaldo de la informacin, que minimicen
una eventual prdida de datos.

VALIDEZ PROBATORIA DE LOS REGISTROS DE CONTABILIDAD Y LIBROS DE ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA EN

ARCHIVOS ELECTRNICOS

A la luz de los artculos 10 y 11 de la Ley 527 de 1999, los libros de contabilidad registrados en archivos electrnicos
son admisibles como medios de prueba y para su valoracin se seguirn las reglas de la sana crtica y dems criterios
reconocidos legalmente para la apreciacin de las pruebas. Por consiguiente habrn de tenerse en cuenta: la
confiabilidad en la forma en que se haya conservado la integridad de la informacin, la forma en la que se identifique a
su iniciador y cualquier otro factor pertinente.

LIBROS DE JUNTA DIRECTIVA

De igual manera, el decreto 019 de 2012 suprimi la obligacin de inscribir los libros de acta de junta directiva en el
registro mercantil, a la vez que previ la opcin de ser llevados por medios electrnicos. Por tal razn, las precisiones
que anteceden se predican tambin de los libros de actas de junta directiva.

PUBLQUESE Y CMPLASE,

LUIS GUILLERMO VLEZ CABRERA

Superintendente de Sociedades

NIT:

899.999.086

Cod. Tram:

1013

Cod. Dep.

220

Folios
Cod. Fun:

5
L5585 /F8836 /M8091 /C1507

ARTCULO 195. INSCRIPCIN DE REUNIONES EN LIBRO DE ACTAS Y ACCIONES. La sociedad llevar un libro,
debidamente registrado, en el que se anotarn por orden cronolgico las actas de las reuniones de la asamblea o de la
junta de socios. Estas sern firmadas por el presidente o quien haga sus veces y el secretario de la asamblea o de la
junta de socios.

Asimismo las sociedades por acciones tendrn un libro debidamente registrado para inscribir las acciones; en l
anotarn tambin los ttulos expedidos, con indicacin de su nmero y fecha de inscripcin; la enajenacin o traspaso

de acciones, embargos y demandas judiciales que se relacionen con ellas, las prendas y dems gravmenes o
limitaciones de dominio, si fueren nominativas.