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Cdigo : PSE.01
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Revis: Director de Control Interno y Evaluacin de Gestin
Vicerrector Administrativo
OBJETIVO
ALCANCE
NORMATIVIDAD
Sistema de Gestin: Conjunto de elementos mutuamente relacionados, utilizados para establecer la poltica y adems para definir y controlar una
Organizacin con respecto a la Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional, Ambiental y Competencia de Laboratorios de Ensayo y Calibracin.
Alcance de la Auditora: El alcance describe la extensin y lmites de la auditora en trminos de localizacin fsica, unidades organizacionales,
actividades y procesos por auditar, y el periodo de tiempo cubierto por la auditora.
Auditado: Organizacin o persona que se somete a una auditora.
Equipo Auditor: Conformado por el Auditor Lder, el Auditor y el Auditor en formacin quienes llevan a cabo una auditora, con el apoyo de
expertos tcnicos, si se requieren.
Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditora.
Auditor Lder: Persona externa o funcionario de la Organizacin que coordina y direcciona el desarrollo de la auditora interna y que cumple con el
perfil establecido.
Auditor en formacin: Persona que se encuentra en la fase de formacin como Auditor y acompaa al Auditor en las Auditoras como parte de su
formacin.
Auditora: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de
determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditora.
Auditora Interna: Proceso sistemtico, objetivo e independiente realizado por la misma Organizacin.
Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.
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DEFINICIONES
Conclusiones de Auditora: Resultados de una auditora que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditora y todos los
hallazgos de la misma
Criterios de la Auditora: Comprende la normatividad y documentos utilizados como referencia para realizar la auditora.
Evidencia de la Auditora: Registros, declaraciones de hecho u otra informacin que sea pertinente para los criterios de auditora y que sea verificable.
Hallazgos de la Auditora: Resultados de la evaluacin de la evidencia recopilada en la auditora, frente a los criterios de la misma. Los hallazgos
pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de la auditora, u oportunidades de mejora.
CONSIDERACIONES
El Director de Control Interno y Evaluacin de Gestin, debe definir el programa de formacin para los Auditores Internos que contribuyan al
fortalecimiento de sus competencias y desempeo, teniendo en cuenta los siguientes parmetros :
a) El perfil de Auditor Interno de los Sistemas de Gestin establecido en la Norma NTC ISO 19011 numerales 5.4.4 y el numeral 7 donde se orienta
sobre la determinacin de las competencias requeridas para el equipo auditor.
La asignacin del tiempo de auditora requerido por cada Proceso, Unidad o Laboratorio, debe ser determinado por el Auditor lder correspondiente
junto con su equipo auditor, durante la preparacin del Plan de Auditoras Internas, teniendo en cuenta el alcance y complejidad de cada auditora, cada
proceso, unidad o laboratorio y los tiempos registrados en los planes de auditora anteriores.
El equipo auditor realizar el seguimiento a las Acciones Correctivas resultado de las No Conformidades (NC) de Auditoras Internas y Externas; as
mismo, el cierre de dichas acciones estar a cargo de las personas relacionadas en el siguiente cuadro:
ACCIONES CORRECTIVAS
Calidad
RESPONSABLE DE CIERRE
Ambiental
Laboratorios
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Inicio/Fin
Actividad
DIAGRAMA DE FLUJO
INICIO
Dec isin
Documento
Procesamiento en S.F. o
intranet
Procedimiento predefinido
DESCRIPCIN
Conector
RESPONSABLE
Conector de pgina
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
PROGRAMACIN DE AUDITORAS
- Informe de Auditoras
previas.
Director de Control
Interno y Evaluacin de
Gestin y
Auditor Lder
- FSE.01 Programa
Anual de Auditoras
Internas de los
Sistemas de Gestin.
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DESCRIPCIN
DIAGRAMA DE FLUJO
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
Requiere
ajustes?
Si
4. Realiza los ajustes
correspondientes.
No
Acta de Comit
del SGI
PLANEACIN DE AUDITORAS
6. Elabora el Plan de
Auditoras Internas de los
Sistemas de Gestin.
Objetivo.
Alcance.
Equipo auditor.
Fechas y tiempos de realizacin de auditoras.
-FSE.02 Plan de
Auditor Lder y equipo Auditoras Internas de
auditor
los Sistemas de
Gestin.
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DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIN
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
Director de Control
Interno y Evaluacin de
-FSE.02 Plan de
Gestin.
Auditoras Internas de
los Sistemas de
Auditor Lder de
Gestin.
Laboratorios
PREPARACIN DE AUDITORAS
- Documentos y/o
registros de los
Auditor Lder y equipo
Procesos,
auditor
subprocesos, unidades
o Laboratorios
auditados.
9. Prepara la documentacin
para la realizacin de auditoras
internas de los Sistemas de
Gestin.
Control de Asistencia a la
reunin de apertura
Equipo auditor
-FSE.03 Lista de
verificacin.
-FSE.02 Plan de
Auditoras Internas
de los Sistemas de
Gestin.
- FTH.33 Control de
Asistencia
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DIAGRAMA DE FLUJO
3
Lista de Verificacin
DESCRIPCIN
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
Equipo Auditor
-FSE.03 Lista de
Verificacin.
Equipo Auditor
-FSE.03 Lista de
Verificacin.
-FSE.04 Informe de
Auditora Interna.
Auditor Lder
FSE.04 Informe de
Auditora Interna.
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DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIN
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
SEGUIMIENTO Y MEJORA
15a. Se remite al Procedimiento de Acciones Preventivas/
Correctivas PSE.02
- PSE.02 Procedimiento
Acciones Preventivas /
Correctivas
Auditor Lder
- FSE.08 Evaluacin de
Lder del Proceso/
Desempeo del
Subproceso
Auditor Interno.
Jefe de Unidad
Director de Laboratorio
17.Evaluacin de desempeo
al auditor lder
15a. Procedimiento de
Acciones Preventivas/
Correctivas PSE.02
FIN
Lder Proceso
Seguimiento
Institucional
- FSE.20 Evaluacin de
Desempeo del
Auditor Lider.
Lder Proceso
Seguimiento
Institucional
- FSE.08 Evaluacin de
Desempeo del
Auditor Interno.
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIN
FECHA DE
APROBACIN
01
Noviembre 19 de 2007
02
Octubre 03 de 2008
Cambio de la Norma NTC ISO 9001:2000 a la NTC GP1000:2004 y ampliacin del alcance a todos los procesos del Sistema de Gestin de la
Calidad de la Universidad Industrial de Santander
03
Marzo 11 de 2009
Ajuste en las Consideraciones, modificaciones en las Actividades No. 1, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 12 y 14 y eliminacin de las Actividades No. 16, 17. 18
y 19 por inclusin del PSE. 02 y de las actividades 17 y 18
04
Abril 15 de 2009
Inclusin de la consideracin relacionada con el seguimiento a las acciones correctivas resultado de las no conformidades de auditoras
externas.
05
Septiembre 21 de 2009
Inclusin en el documento de referencia de la Actividad No. 17 el formato FSE.20 Evaluacin de Desempeo del Auditor Lder como
documento de referencia.
Mayo 24 de 2011
Mayo 22 de 2013
06
07
08
Noviembre 21 de 2013
Inclusin de la Norma NTC ISO 5906:2012 en el Item de normatividad y en el perfil del auditor.
09
Enero 20 de 2014
10
Marzo 25 de 2014
11
Junio 11 de 2014
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ANEXOS
RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR
PERFIL DEL
AUDITOR
INTERNO
PLANEACIN
PREPARACIN
EJECUCIN
SEGUIMIENTO Y
MEJORA
- Elaborar conjuntamente
con el equipo auditor, el
Plan de Auditoras Internas
de Calidad (FSE.02)
Ejecutar
la
Auditora.
- Consultar los documentos
Recolectar y analizar las
pertinentes para el desarrollo
evidencias de Auditora que
de la Auditora.
sean pertinentes y suficientes
para obtener conclusiones
- Realizar la reunin de
apertura, en la cual se presenta
el Plan de Auditoras Internas de
Calidad, y se resuelven las - Realizar seguimiento a las
dudas
existentes,
dejando acciones correctivas que son
evidencia de los participantes, resultado de la auditora.
en el Formato FTH33. Control
de Asistencia
Participar
en
las
capacitaciones
y/o
entrenamientos
como
Auditor.
-Apoyar el Proceso de
- Realizar los ajustes y formacin de los auditores
correcciones a los que haya en formacin en cada una de
lugar al informe de Auditora.
las etapas del procedimiento,
segn corresponda.
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ANEXOS
RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR
PERFIL DEL
AUDITOR
PLANEACIN
PREPARACIN
EJECUCIN
SEGUIMIENTO Y
MEJORA
Participar
-Consultar los documentos - Participar en la Reunin de pertinentes para el desarrollo apertura, Auditora en sitio y capacitaciones
entrenamientos
de la Auditora.
Reunin de Cierre.
Auditor.
en
las
y/o
como