Guia de reduo de despesas em

Introduo
Antes de qualquer coisa, muito obrigado por baixar este e-book! Ele
parte de uma srie chamada "Enfrentando a crise", repleta de
conhecimento para o empreendedor. E um guia para mostrar
como microempresas e empresas de pequeno porte podem cortar
custos em tempos de crise.
Sim, parece que crise o sentimento atual da nao. Ela o assunto
que domina as conversas, de elevadores a reunies de negcios. Se
ela to crtica assim ou no, no ser nesse e-book que
trataremos. Aqui ns entregaremos a voc algumas medidas
possveis para qualquer empresrio e que podem (e devem) ser
adotadas em todas as pocas, incluindo as crticas!
Contudo, inegvel que o Brasil passa por um perodo de taxas
altas de juros e inao, aumento da dvida pblica, PIB em queda
e constante crescimento da taxa de desemprego. Mas crise tambm
pode ser um sinnimo de oportunidade, de olhar para fora da caixa,
agir alm da zona de conforto e, assim, encontrar solues mais
criativas e que at ento andavam escondidas em ponto cego.
Boa leitura!

Como uma crise pode

afetar sua empresa?
Muitos so os impactos de uma crise, que nada mais que um longo
perodo sem crescimento do Pas, em comparao com tempos
anteriores. Todos os setores sofrem os impactos dessa situao,
independentemente do tamanho do segmento. Para pequenas e mdias
empresas, algumas consequncias so mais sentidas. Entre elas:
Menos clientes: em um momento onde todos falam de diculdades e
de escassez natural que o consumidor pense duas vezes antes de
colocar a mo no bolso. Compras passam a ser reavaliadas e realizadas
com segundo critrios mais racionais. Natural que o ritmo de venda de
produtos e servios seja abalado de forma imediata.
Inao: a vil do poder de compra, que causa impacto direto na alta
dos preos. Com taxas acima da mdia, a grande consequncia para
micro e pequenas empresas que o custo da maior parte dos itens
aumentou expressivamente, enquanto o faturamento caiu. Resultado:
menos poder de compra do consumidor e menos lucros para as
empresas.
Importao X Exportao: com a alta expressiva do dlar, tanto as
empresas que importam como as que exportam, sofrem as
consequncias. A diferena que quem exporta se benecia de uma
moeda que est valorizada em mais de trs vezes do que o real. E quem
importa tem que pagar um preo que chega a ser trs vezes maior do
que a moeda interna.

Medidas para
reduo de custos
Por onde comear? Como avaliar quais so os custos que podem ser
reduzidos em minha empresa? So muitas as questes que rondam o
pensamento dos empreendedores nesse momento. Entretanto, tem
uma palavra que fundamental para conseguir reduzir custos e tomar
decises mais acertadas: planejamento. E aqui vale citar Peter Drucker,
um dos papas da economia: o planejamento no uma tentativa de
predizer o que vai acontecer. O planejamento um instrumento para
raciocinar agora, sobre que trabalhos e aes sero necessrios hoje,
para merecermos um futuro. O produto nal do planejamento no a
informao: sempre o trabalho.
Se a frase vale em perodos de bonana, ela tem ainda mais valor em
perodos de crise. Planejar todos os prximos passos em alinhamento
ao objetivo estratgico da empresa fator decisivo para o sucesso. E
apesar da ansiedade que a crise gera, impulsionando uma vontade de
agir impulsivamente, vale respirar fundo e seguir alguns passos:
1) Medite. Sim, isso mesmo o que voc leu: medite. Arranje tempo
para focar sua ateno em si mesmo. Dez minutos dirios bastam. A
prtica oxigena o crebro e ajuda a manter o foco, a concentrao e a
disciplina. E, por consequncia, leva a aes mais acertadas e serenas.
2) Analise. Avalie minuciosamente todas as despesas atuais. Identique
em quais aspectos a crise mais te atinge. Reorganize os gastos em
categorias como: Gastos Necessrios, Gastos a Negociar e Gastos
Supruos. Depois de feita a seleo, comece cortando imediatamente
todos os supruos. Em seguida, parta para a negociao de gastos que
podem ser enxugados. Por m, pense mais a respeito dos gastos
necessrios e questione-se se so imperativos ou se tambm podem
entrar na categoria de Gastos a Negociar.

Avalie se possvel negociar valores e prazos de pagamentos com

fornecedores. Com frequncia, em tempos de crise, reavaliamos os
valores das nossas atitudes, tanto em termos nanceiros quanto em
termos de propsito e objetivos e identicamos oportunidades que
sem a presso do momento passem despercebidas. Vale checar as
melhores fontes de rendimento de sua empresa e traar estratgias
para aumentar esses ganhos. Cabe ainda rever o enquadramento
tributrio e ter certeza se no possvel se encaixar em um regime com
alquotas menores. Tambm verique se possvel otimizar recursos,
fazendo mais com menos.
3) Motive: aposte na sua equipe para encontrar solues criativas tanto
para reduzir custos quanto para identicar novas oportunidades de
receitas. Realize campanhas motivacionais para manter o clima da
empresa o mais leve possvel e o nvel de produtividade mais alto. D
abertura para que sua equipe se comunique abertamente com os
lderes e para que tenham liberdade para propor ideias sem medo.
Tambm procure educar seus colaboradores para as vantagens de se
fazer mais com menos.
4) Inove: pequenas mudanas so capazes de gerar grandes resultados.
Identique no dia a dia quais produtos, servios ou processos podem
ser aprimorados. Oua os clientes para tentar descobrir alguma brecha
de necessidade que possa ser melhorada ou mesmo suprida com
pequenas adequaes em seus servios/produtos.
5) Questione: fazer as perguntas certas pode ser metade do caminho
andado para encontrar uma soluo. Questione-se o tempo todo se a
empresa est fazendo tudo o que possvel para enfrentar a crise e se
manter rme e em rota de crescimento. Pergunte-se diariamente se h
algo mais que possvel ser feito, tentando antecipar as possveis
consequncias de cada deciso. Pondere sobre as melhores opes de
ao que surgirem dessa reexo. E coloque em ao!

6) Agilize: siga todos os passos acima, mas faa rapidamente. A teoria

da evoluo das espcies de Charles Darwin pode se aplicar para
ambientes de negcios em tempos de crise: sobrevivem os que se
adaptarem mais rapidamente e no necessariamente os melhores ou
mais fortes. Nesse aspecto, pequenas empresas tendem a ser
beneciadas pela capacidade de se reorganizarem com mais agilidade
do que as grandes. Aproveite-se dessa adaptabilidade e saia na frente.
7) Divulgue: faa uso de ferramentas gratuitas disposio de
qualquer empreendedor, como as redes sociais e divulgue seu trabalho.
O marketing de permisso, no qual as empresas se relacionam com o
cliente por meio da publicao de contedos de interesse, uma tima
forma de se relacionar melhor com seu consumidor. E laos mais fortes
tendem a resultar em vendas.

Corte de
desperdcios
Ento, voc j seguiu todos os passos do Captulo 2 e ainda tem dvidas
sobre a possibilidade de reduzir ainda mais os gastos? Bem, vamos
ento tratar do que pode ser considerado desperdcio e do que pode ser
considerado como gasto dentro de uma empresa? Como identic-los e
como cort-los? Vamos l:

Sete passos para Identicar

e Cortas Desperdcios
Bem, felizmente j existe uma boa bibliograa sobre gesto de
desperdcios. A prtica se concentra em eliminar o que no necessrio
e acabar com tudo aquilo que aumente o custo de seu servio e
produto, mas sem gerar valor. Numa crise, a gesto deve ser ainda mais
focada em cortar a inecincia pela raiz. E a bibliograa deste tema
destaca sete fontes de perdas empresariais:
1- Superproduo
tudo aquilo que produzido alm de o necessrio, contribuindo
inclusive para uma cadeia de novos desperdcios internos. Pense se
voc est produzindo em excesso. Questione se possvel trabalhar sob
demanda ou diminuir o tempo entre produzir, estocar e vender.
2 - Estoque
Uma das consequncias de superproduo o estoque excessivo. Ele
congura no s um desperdcio de produo, mas tambm de espao.
Logo, voc est pagando mais para guardar itens numa rea maior do
que realmente preciso. Tente encontrar o volume mnimo de estoque
para reduzir o custo do seu espao.

3 - Espera
O tempo entre o recebimento de algum item (seja matria prima, seja
at mesmo uma informao) para o incio da produo deve ser a menor
possvel ou mesmo inexistir. H muitos custos envolvidos nessa espera,
como: a menor produtividade dos colaboradores, o encarecimento da
mo de obra, o atraso na produo e o consequente aumento do preo
nal do seu produto ou servio. Pergunte sobre como acelerar o ciclo de
processos para recebimento de materiais. E em caso de ser impossvel
reduzir esse tempo, tente identicar quais outras atividades poderiam
ser executadas pela equipe enquanto se d a espera.
4 - Transporte
Voc j se questionou se h rotas de transporte desnecessrias dentro
de sua empresa para levar seus produtos de um ponto a outro? Ou
mesmo se a disposio interna pode ser melhorada com a nalidade de
diminuir distncias? Como o transporte no agrega valor direto ao
cliente vale a pena avaliar opes de automatizao.
5 - Defeitos
tudo o que produzido sem atender qualidade padro exigida. Um
defeito acaba desencadeando a necessidade de refazer ou consertar o
produto, aumentando custos de produo. Avalie na sua empresa se h
falhas constantes e crie processos para identicar antecipadamente os
erros, para reduzi-los, ou melhor, neutraliza-los.
6 - Movimentao
Voc j se perguntou se os seus departamentos esto organizados de
forma a facilitar a comunicao entre as reas que mais se falam? H
desperdcio de tempo entre deslocamentos assim, que podem ser
sanados com uma reestruturao de layout, por exemplo. A organizao
dos materiais tambm est disposta de forma a reduzir o tempo de
procura por documentos, peas e outros materiais? So
questionamentos simples e que provocam um olhar diferente sobre o
dia a dia, a m de otimizar a produtividade do negcio.

7 - Processamento
A maneira como uma empresa sistematiza suas atividades pode implicar
em ecincia ou inecincia. Em mais gastos ou menos gastos. Engaje
todo o time para identicar se as tarefas dirias podem ser realizadas de
forma a tomar menos tempo, se possvel eliminar algumas aes ou se
h necessidade de identicar novos processos mais efetivos.
Seguindo esses sete itens possvel vericar que muitas vezes o
aumento do lucro e a reduo de custos passam pela avaliao e
erradicao de todas possveis fontes de desperdcio da empresa. E isso
independe de crise!

Casos de
sucesso
Saber que outros empreendedores conseguiram reduzir custos com
medidas simples e resultados expressivos bastante motivador. E pra
inspirar, selecionamos algumas histrias* de quem seguiu algumas das
sugestes que listamos acima com sucesso.

Reduo na conta
A JR&M Assessoria Contbil fez o dever de casa e identicou um custo
alto de telefonia. Adotaram um software para registrar quais
funcionrios falam mais ao telefone e quais clientes demandam mais
ligaes. Criaram tambm um programa de conscientizao e
alcanaram economia de 35% na conta telefnica.

Terceirizao do Transporte
Unicar o transporte de funcionrios e o servio de entregas com uma
mesma empresa foi outra deciso da JR&M Assessoria Contbil, que
reduziu o nmero de viagens e otimizou o gasto, reduzindo custos.

Renegociao e Reestruturao de Planta

A Tijol-ECO, empresa de tijolos com processo ecolgico, renegociou o
preo das matrias-primas com os fornecedores e reorganizou o layout
industrial para aperfeioar o uxo de materiais. O resultado foi 15% de
reduo de custos.

Comunicao de resultado
A FastFrame/Moldura na Hora utiliza ferramentas de voz sobre IP, como
o Skype, para se comunicar com as 50 unidades entre prprias e
franqueadas que a rede tem no pas. A estratgia no apenas integra
equipes tornando o trabalho mais eciente, como reduz os gastos com
telefonia.

Concluso
Lembre-se que uma crise tambm pode ser uma grande oportunidade. Vale
retomar a mxima do empreendedorismo que ressalta que enquanto alguns
choram, outros vendem lenos. Cabe a voc escolher qual papel lhe cabe
nesse enredo! Bons Negcios!

Sobre o SEBRAE
O Sebrae Servio Brasileiro de Apoio s Micro e Pequenas Empresas uma
instituio sem ns lucrativos, criada na dcada de 1970 para auxiliar os
empreendedores e empresrios de pequenos negcios de todo o Brasil. So
27 unidades e 750 postos de atendimentos espalhados de norte a sul do
Pas.
No Paran, o Sebrae/PR possui 6 regionais e 11 escritrios, mas chega a todos
os 399 municpios do Estado por meio do atendimento itinerante, pontos de
atendimento e de parceiros como associaes comerciais e empresariais,
sindicatos, cooperativas, rgos pblicos e iniciativa privada.
Parceiro do desenvolvimento, o Sebrae/PR - a Casa do Empreendedorismo no
Paran - oferece solues, palestras, capacitaes e treinamentos, em temas
variados como recursos humanos, empreendedorismo, marketing, nanas,
gesto estratgica, gesto da qualidade e muito mais.
No Sebrae/PR, os empreendedores e empresrios de micro e pequenas
empresas tm o apoio que precisam para abrir, de forma planejada, e manter
seus prprios negcios. Com o conhecimento, esses empreendedores e
empresrios tornam-se mais competitivos numa economia globalizada.

@2015. Servio de Apoio s Micro e Pequenas Empresas do Paran

- SEBRAE/PR
Todos os direitos reservados.
A reproduo no autorizada desta publicao, no todo ou em
parte, constitui violao dos direitos autorais. (Lei no 9.610)
Informaes e contato:
SEBRAE/PR
Rua Caet, 150 - Prado Velho.
CEP 80220-300 - Curitiba - PR
Telefone: (41) 3330-5757
Internet: www.sebraepr.com.br
Presidente do Conselho Deliberativo
Edson Luiz Campagnolo
Diretoria Executiva
Vitor Roberto Tioqueta
Julio Czar Agostini
Jos Gava Neto
Gerente da Unidade de Gesto e Inovao de Produtos
Rainer Junges
Coordenao Tcnica do Desenvolvimento Unidade de Gesto e
Inovao de Produtos
Matheus Henrique Ferraz dos Santos
Produo de textos, reviso e Editorao
Equipe Contentools