ALCALDIA DE CHINCHINA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION-MECI

PROGRAMA DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
OFICINA DE TRANSITO Y TRANSPORTE

MC-PGC-2032-01-V1
Vigencia:
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AUDITORIA INTERNA
OFICINA DE TRANSITO Y TRANSPORTE
FECHA DE LA AUDITORA:
LUGAR:
AUDITOR LIDER:
AUDITOR DE APOYO
FUNCIONARIO RESPONSABLE

Julio 13 de 2012.
OFICINA DE TRANSITO MUNICIPAL
MARIA JUDITH RAMIREZ GOMEZ
DORA ROCIO RINCON RESTREPO
EDILBERTO PATIO VELASQUEZ

Objetivo de la Auditora:

Promover el autocontrol, establecer, implementar y aplicar mecanismos de

evaluacin que permita la deteccin de las debilidades en los procesos y
procedimientos que representen riesgos para el logro de los objetivos trazados.
Alcance de la Auditora:
La auditora interna se realiza en la Oficina de Trnsito y Transporte Municipal con
el fin de evaluar los recursos presentados en el debido cobrar; la gestin realizada
en la recuperacin de cartera y el registro y control de los comparendos
municipales por los diferentes conceptos de acuerdo a la normatividad vigente en
materia de trnsito y transporte, durante la vigencia 2012.
Contravenciones
Funcionaria encargada de suministrar la informacin: VALENTINA SEPULVEDA
VALENCIA Asesora de la Alcalda Municipal.
Procedimiento aplicado por la Oficina de Trnsito y Transporte Municipal para
llevar el registro de las gestiones que se han realizado a los procesos ejecutivos,
cautelares (coactivos), contravenciones.
Imposicin del comparendo impuesto por el agente de polica de trnsito al
presunto infractor de la ley 769 de 2002.
El presunto infractor puede aceptar que cometi la infraccin y pagar en los 5 das
hbiles siguientes a la ocurrencia del hecho, momento en el cual tiene el 50% de
descuento, si hace acuerdo de pago deber pagar la totalidad de la sancin
iniciando con la cancelacin del 30% del valor y el 70% restante se difiere a cuotas

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quedando respaldado con letras de cambio, el valor de los acuerdos de pago es

el que se reporta a la secretara administrativa y financiera.
Si el presunto infractor no est de acuerdo con la imposicin del comparendo
solicita audiencia (dentro de los 5 das hbiles siguientes), en dicha audiencia se
reciben los descargos, se aportarn pruebas y se ordenar practicar las dems
pruebas a que haya lugar, despus de esto se absolver o sancionara al presunto
infractor en una audiencia de fallo; en caso de que el fallo sea sancionatorio el
infractor deber cancelar el total de la multa sin ningn tipo de descuento.
Si la cuanta de la sancin impuesta no excede los 20 SMDLV el infractor puede
interponer recurso de reposicin, dicho recurso se resuelve en la misma Oficina de
Trnsito, si por el contrario la sancin supera los 20 SMDLV el infractor puede
interponer recurso de reposicin en subsidio de apelacin el cual se remite a la
segunda instancia que en este caso es el seor Alcalde Municipal.
Este proceso se maneja a travs del programa QX en el que se ingresan las
resoluciones y comparendos para ser sistematizados y posteriormente cruzar los
cargues de informacin con la Federacin Colombiana de Municipios.
La Oficina de Trnsito y Transporte en la actualidad se encuentra realizando
seguimiento y acciones de cobro a travs de los siguientes procedimientos:

Emisin de la notificacin por edicto en un diario de amplia publicacin

Liquidacin de intereses en el sistema
Notificacin mediante carta enviada por correo certificado (cobro
persuasivo) a partir de la fecha de entrega tiene 10 das para acercarse a
pagar o hacer acuerdo de pago, si en este tiempo no se presenta se
contina con la siguiente fase.
Mandamiento de pago a partir del cual trascurren 10 das para que se
efecte el respectivo pago o cuerdo de pago.

Instalaciones locativas de la Oficina de Trnsito y Transporte

En las Oficinas de Trnsito Municipal se llevan a cabo las funciones de trmites,
liquidacin de contravenciones, expedicin de paz y salvos y dems diligencias de
trnsito, se tiene un control elctrico que restringe el acceso de personas
particulares, esto permite tener control,
custodia y confiabilidad de los

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documentos que se manejan en esta dependencia; sin embargo hace falta realizar
adecuaciones en las ventanillas de atencin al pblico, por cuanto su ubicacin
puede ocasionar problemas de salud ocupacional al funcionario.
Archivos de la Oficina de Trnsito y Transporte
Quien es el encargado de su manejo, organizacin y custodia?
R/La encargada del Archivo es la Contratista de apoyo a la Gestin Beatriz
Elena Vargas, de acuerdo a inspeccin ocular y registro fotogrfico se ha
podido evidenciar que el archivo de esta dependencia no se encuentra
debidamente centralizado (est en dos partes) en la primera parte de
abajo de la Oficina central: el archivo est ubicado en estantera obsoleta, a
las instalaciones les falta iluminacin y fcil acceso a los archivadores(
esto teniendo en cuenta que en el mismo lugar se encuentran el
parqueadero de los vehculos de la administracin), lo que podra ocasionar
accidentes laborales por que obstruyen el paso y dificultan el acceso . Se
evidencia un archivo con facilidad de prdida de documentos, pues las
carpetas estn expuestas, no se puede controlar la custodia sobre las
mismas, no se tienen debidamente foliados los documentos soportes en
cada carpeta.
En cuanto al archivo de la parte de arriba (oficina central) se encuentran las
estanteras de archivo completamente llenas, lo que ocasiona acumulacin
de archivo, en la inspeccin ocular pudimos evidenciar que hay carpetas
ubicadas en el suelo y en otras oficinas.
Existe un inventario de archivo?
R/ el archivo se encuentra referenciado y relacionado de manera directa
con el sistema operativo del despacho, No se cuenta con inventario fsico.
Cumplimiento parcial, En cuanto a organizacin del archivo se encontr en
estantes con el correspondiente consecutivos, se evidencia que est lleno
en su totalidad y se hace necesario adquirir nuevos muebles que permitan
ordenar continuar brindando seguridad a los documentos que diariamente
ingresan al Despacho y que incrementan el archivo.

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Se indag con la contratista encargada, quien manifest no recibir

lineamientos por parte del archivo municipal (sobre la Ley de archivos
594/2000) se archivan expedientes de placas, accidentalidad, registro de
accidentalidad, entre otros. Adems se podra presentar la prdida de
documentos de las mismas e impedira una accin de cobro por parte de la
Oficina.
Una grave dificultad en el archivo es que no se encuentran los archivos de
accidentalidad correspondientes a vigencias anteriores (2006 hacia atrs),
los folios no estn ubicados por aos, ocasionando esto prdida de tiempo
de la funcionaria en la bsqueda de la informacin, se puede presentar el
vencimiento de tiempos en las respuestas a los oficios de diferentes
entidades que solicitan informacin y sanciones de carcter administrativo
por las respuestas inoportunas y prdida de procesos en contra de la
misma.
Designacin de Un Ingeniero de Sistemas permanente: De acuerdo al
proceso de la auditora el Jefe de la Oficina ha manifestado la necesidad de
contar con un Ingeniero de Sistemas de tiempo completo por cuanto los
sistemas que funcionan en esta rea dependen de la convergencia de tres
programas diferentes lo que hace que se dificulten los procesos y no
permite brindar agilidad al usuario.
Cmo es la Migracin de bases de datos de licencias de conduccin
Y vehculos, la migracin que se realiza ante la Concesin RUNT (Registro
nico Nacional de Trnsito), ya que con entrada en vigencia del RUNT, la
informacin existente en el Ministerio de Transporte se debi migrar toda la
informacin existente en los archivos, tanto de Vehculos como de licencias
de conduccin.
A la fecha se cuenta con las resoluciones de sanciones debidamente
impresas y aprobadas, estn debidamente firmadas.
CLASIFICACION DEL DEBIDO COBRAR POR AOS (comparendos) que
permitan interrumpir las prescripciones? La depuracin de cartera se hace
manual, dificultando esto el proceso y a su vez no ha sido posible tener la
informacin precisa, se presenta una gran dificultad dentro de la oficina de
trnsito con la contratista encargada de la clasificacin de la cartera por
edades; por cuanto ella realiza otras actividades.

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Dentro de las estrategias de actualizacin y organizacin sobre las carpetas

de acuerdos de pago se ha optimizado los alumnos pasantes del Colegio
Santo Domingo Savio, encargados de depurar los comparendos con el fin
de tener certeza de los efectivamente pagados y no ir a incurrir con un
procedimiento de la oficina de trnsito en contra del contribuyente. Este
procedimiento se debe hacer diario y se tiene la dificultad de que estos
alumnos solo estn por temporadas.

Tomando aleatoriamente una muestra de las carpetas de acuerdos de pago

se ha evidenciado que no contienen letras de cambio, aparece el primer
pago de acuerdo a la financiacin y no se evidencian los otros pagos para
culminar el acuerdo (no se hace seguimiento al mismo), existen acuerdos
de pago por varios comparendos (acuerdos unificados), a partir del inicio de
esta auditora, la administracin central da claridad sobre el funcionario
competente para firmar los acuerdos de pago por parte de la Administracin
Municipal.
Cmo es la asistencia al curso pedaggico? La Oficina de Trnsito y
Transporte del Municipio de Chinchin aplica un adecuado control llevando
lista de asistencia al curso pedaggico segn lo requerido en el Artculo
136 de la Ley 769 de 2002. (Ver lista de asistencia)
Cuntos contratos de apoyo a la gestin existen: 4 contratistas de Apoyo a
la Gestin
CUESTIONARIO AUDITORIA OFICINA DE TRANSITO Y TRANSPORTE
MUNICIPAL

Existen acciones o actividades realizadas en vigencias anteriores por la

Oficina de Control Interno en cuanto a inspeccin y vigilancia en la gestin
realizada por la dependencia de Trnsito y Transporte Municipal, segn lo
estipulado en el Artculo 12 de la Ley 87 de 1993?
R/La oficina de Control Interno de vigencias anteriores ha hecho presencia
en las oficinas de trnsito, pero especficamente ha revisado lo pertinente al
archivo de la oficina, donde detect las deficiencias y gener algunas

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recomendaciones para la organizacin del mismo. Igualmente hizo las

recomendaciones para hacer la depuracin del cobro coactivo.
Cmo es el seguimiento a los Acuerdos de Pago por parte del funcionario
encargado de estos?
R/A pesar de suscribir los acuerdos de pago no se evidenci seguimiento
peridico a estos, no se cuenta con el personal suficiente en la Oficina de
Trnsito direccionado a cobro coactivo, adems de eso falta una lnea de
comunicacin idnea para contactar a los deudores.
La Accin de Mejora que en la actualidad se encuentra realizando un
contratista de apoyo a la gestin es la siguiente:
Se encuentra consolidando las resoluciones soporte del comparendo, con el
fin de dejar la carpeta completa (depuracin que se est realizando para
establecer la deuda desde el ao 2009) para realizar la accin de cobro,
accin que se realiza a la par con la vigencia 2011. De las vigencias
anteriores est a la espera de la decisin que se tome por parte del
Ejecutivo y as realizar un plan de contingencia para esta actividad. Cabe
aclarar que de las vigencias 2007 y 2008 estn las carpetas, no se ha
realizado una depuracin manual al 100%, con el fin de establecer: la
deuda cancelada o de lo contrario la documentacin que falta de estas
mismas.
Qu Procedimiento se tiene implementado para establecer por edades la
cartera de deudores?
R/ A la fecha el Jefe de la Oficina ha designado a una contratista de apoyo
a la gestin para que actualice la cartera por edades, procedimiento que ha
sido dispendioso por cuanto adems de esta funcin tiene ms obligaciones
para cumplir y no dedica tiempo completo para la actualizacin, de igual
manera este trmite lo debe hacer de manera manual una vez que en los
programas QX y Saimyr no estn parametrizados para su respectivo
funcionamiento que permita obtener informacin clara y precisa-.
En los informes enviados a Contabilidad se enva la clasificacin por Nro.
De comparendo y cdula de la cartera en la Oficina de Trnsito para su
respectivo registro contable?

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R/Se enva de manera oportuna la informacin para subir al sistema de

contabilidad.
VERIFICACION CARPETA DE TRMITES:
Se hace anlisis de carpetas de trmites detallando lo siguiente:
Se verific una muestra aleatoria de las carpetas correspondientes a los
trmites que se desarrollan en la Oficina de Trnsito y Transporte, las
cuales tiene todos sus documentos soportes, se tiene un control sobre la
informacin que reposa en cada una de ellas, como falencia se tiene el
archivo, por cuanto y ya se ha manifestado la oficina no cuenta con los
mdulos para

MATRIZ DOFA OFICINA DE TRANSITO MUNICIPAL

DEBILIDADES:

No se evidencia el seguimiento oportuno a los Acuerdos de Pago, no

se puede determinar con facilidad la fecha de prescripcin del
comparendo, (Falta de personal de apoyo al que se le puedan
asignar tareas especficas).

Los equipos de cmputo (tanto computador como impresoras) no son

suficientes para el desempeo de las funciones. Esta solicitud es
urgente para la prestacin del servicio.

No hay claridad en cuanto al funcionario que debe firmar los

acuerdos de pago si es la secretara administrativa y financiera o el
Jefe de la Oficina de trnsito; por lo que los acuerdos carecen de
firma.

El espacio de atencin al contribuyente no es el adecuado.

No se cuenta con el personal suficiente para el procedimiento de los

Cobros Coactivos.

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El archivo no se encuentra centralizado en una sla rea, lo que

ocasiona dificultad para la bsqueda de la informacin, ocasionando
esto mal estar con los contribuyentes por la demora en la atencin
prestada.

No se est dando cumplimiento a la Ley 594 (Ley de Archivo), en

cuanto a los cdigos por dependencia, los funcionarios no conocen
las tablas de retencin.

No se cuenta con una base de datos actualizada de los infractores,

no coinciden las direcciones de residencia, esto atrasa el proceso de
cobro persuasivo.

OPORTUNIDADES

Se cuenta con un funcionario del SIMIT para el apoyo en los

procedimientos. Se encuentra realizando un cruce de la informacin
en la base de datos a nivel nacional con el fin de determinar cules
comparendos han sido cancelados en otros lugares del Pas.
Se tienen centralizados los procesos y procedimientos de trnsito en
una sola oficina.

FORTALEZAS
El Jefe de Trnsito y la Abogada han implementado campaas de
capacitacin con todos sus funcionarios (semana del 13 al 17 de agosto de
2012 Socializacin mensual de la actual normatividad) direccionadas a todo
el procedimiento que se hace de trmites y contravenciones. All se explica
paso a paso y la documentacin que se requiere. Igualmente se consigui
una capacitacin dictada por el Dr. Luis Alfonso Castrilln sobre la parte
procedimental del cobro coactivo.
Apoyo en la implementacin del modelo estndar de control interno y del
sistema de calidad.
Se hacen planes de contingencia para descongestionar los trmites de la
Oficina que represan las actividades diarias.

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Los funcionarios de la Oficina de Trnsito han implementado estrategias de

Autocontrol en el desempeo de sus tareas, facilitando esto la deteccin de
posibles riesgos en los procesos y permite a su vez aplicar medidas
preventivas y correctivas.
Los funcionarios participaron en la construccin del Cdigo de tica.
Recurso
humano competente, con conocimientos en los temas
relacionados con los cargos que desempean.
Buen clima laboral (se observa la existencia de buenas relaciones entre los
funcionarios del rea).
Se enva por correo certificado el cobro persuasivo, pero solo en el sector
urbano, para las veredas se dificulta el envo de la correspondencia, ya
que la empresa transportadora no cuenta con este servicio.
Los funcionarios participaron en la actualizacin del Manual de Funciones y
Competencias laborales.
AMENAZA

Falta de un ingeniero de sistemas permanente puede desencadenar

en perdida de informacin cuando colapsan los sistemas pudiendo
afectar la prestacin del servicio inmediato al contribuyente, o en su
defecto capacitar el funcionario encargado de Migraciones segn
concepto de la empresa Quipus de Medelln.

carecemos de varios equipos de oficina como lo son tener ms

impresoras, un asignador de turnos, ya que el flujo de usuarios que
vienen a diario a las instalaciones de la oficina de Trnsito da a da
se ha ido incrementando

Insuficiente recurso humano para el cumplimiento de las funciones

propias de esta oficina, toda vez que con la implementacin del
sistema operativo RUNT, trajo consigo ms trabajo, mayores
procesos, (archivos planos, trabajo en lnea, volver a cargar
informacin etc.)

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Falta de continuidad del recurso humano (Contratistas d) de Apoyo a

la Gestin).
El archivo de accidentalidad no reposa en un rea donde sea fcil
ubicarlo.

RECOMENDACIONES
1) En la actividad del Debido Cobrar deben adoptarse medidas tendientes a
maximizar el proceso de cobro de dichas sanciones, a fin de evitar la
caducidad de las acciones y la prescripcin de las mismas.
2) Caracterizar y documentar el procedimiento del rea de trnsito y transporte
3) Entregar copia de las funciones a cada funcionario ( manual actualizado)
4) Tener un Ingeniero de Sistemas de tiempo completo, con el fin de prestar
asesora inmediata con las dificultades que se presenten o capacitar el
funcionario de migraciones para que resuelva los inconvenientes mas
inmediatos.
5) Ubicar el archivo del cobro coactivo en una sola oficina y un funcionario
encargado de su manejo y custodia
6) Sealizacin de atencin al usuario, que permita agilidad en el proceso.
7) No se cuenta con servicio telefnico con salida a celular con el fin de que la
persona encargada de recuperacin de cartera realice llamadas a los
diferentes infractores invitando a cancelar las deudas por comparendos, a
travs de este mecanismo se puede ir minimizando la cartera y crear
cultura de pago con la ciudadana.
8) Fortalecer el Recurso Humano en el rea de Trnsito, direccionado a cobro
coactivo, con el fin de minimizar las prescripciones y optimizar la
recuperacin de la cartera, de igual manera hacer seguimiento permanente
a los Acuerdos de Pago.
9) Se hace necesario la organizacin y depuracin del archivo central de
trnsito y transporte municipal, de acuerdo a los lineamientos de la Ley

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General de Archivo, por cuanto se ha evidenciado que est en reas que no

permiten su custodia, ni organizacin por procedimientos, no se cuenta con
la estantera suficiente, no permite la ubicacin de las carpetas de vigencias
anteriores.
10) Archivar por vigencias los acuerdos de pago, lo cual permite un mejor
control y agilidad en la bsqueda de la informacin.
11) Identificar y hacer seguimiento a los riesgos.
12) Dar cumplimiento a lo establecido mediante el Decreto Nro. 054 del 05 de
noviembre de 2009 Por el cual se establece el reglamento interno del
recaudo de cartera del Municipio de Chinchin.
SOPORTES QUE ACREDITAN EVIDENCIA DE AUDITORIA EN LA OFICINA DE
TRANSITO Y TRANSPORTE MUNICIPAL.
Entrevista con los funcionarios encargados
procedimientos.

de

los procesos y

Inspeccin ocular en el funcionamiento del Programa QX integralidad que

se tiene sobre los aplicativos.
Verificacin del archivo fsico (acuerdos de pago, en carpetas del
contribuyente.)
Registro Fotogrfico Archivo de Trnsito y Transporte

MARIA JUDITH RAMIREZ GOMEZ

Asesora de Control Interno

EDILBERTO PATIO VELASQUEZ

Jefe
Oficina (e) Trnsito y
Transporte