Bolo N 6

ANLISIS ADMINISTRATIVO
1) EL PROCESO DE DIAGNSTICO.

Necesidad del Diagnstico.- Es necesario por:

- Analizar en detalle los problemas que dificultan el desarrollo de la empresa.
- Diversificacin y aplicacin de actividades (pequea empresa a mediana).
- Cuando se adquiere o fusiona una empresa.
- Retiro del jefe de la empresa.
- Introduccin de mejoras en los sistemas de la empresa
- La evaluacin de un proveedor importante.
-

Necesidad de mostrar la situacin de la empresa para acceder a fuentes de financiamiento.

Concepto de Diagnstico Empresarial.- Es el proceso por el cul se realiza un anlisis sistemtico e

integral de los problemas, sus causas y las posibles soluciones en una organizacin.

Campo de Aplicacin.- Se aplica en todas las empresas, cualquiera sea su actividad. Su aplicacin
natural son empresas pequeas y medianas; en el caso de empresas grandes, se hace difcil realizar un
anlisis integral, por lo que se recurre a un anlisis parcial (rea, departamento).

Caractersticas.- El diagnstico debe ser: SIP

- Sistemtico: Conocer la realidad en forma sistemtica (reglas, procedimientos, mtodos, etc.) y no

en forma intuitiva.
- Integral: El anlisis debe abarcar todos los aspectos de la empresa.
-

Peridico: Realizarlo en periodos regulares de tiempo.

De trabajo en equipo: pro que requiere la colaboracin de todos los miembros de la organizacin al
especialista que realizar el trabajo de diagnstico.
RELEVAMIENTO DE INFORMACIN.
INFORMACIN

A
RELEVAR
EN
FORMA
DIRECTA

EXISTENTE
INTERNA
EXISTENTE

REGIS
TRADO

NO
REGIS
TRADO

La primera etapa en la ejecucin concreta del diagnostico consiste en recoger informacin los errores en la
informacin darn como resultado conclusiones errneas. Se debe tener en cuenta que el origen y las
caractersticas de la informacin a utilizar en el anlisis es variado. Hay una parte de la informacin que se
toma en forma directa. Es la informacin que se necesita pero no existe y por lo tanto debe crearse Ej.
muestreos o tcnicas de medicin de eficiencia . No existe esa informacin , por lo tanto se la debe tomar en
forma directa . Es necesario desde el comienzo del anlisis que informacin se va a recoger en forma directa,
con el fin de no retrazar la finalizacin del estudio, que por su misma naturaleza debe realizarse en un periodo
e tiempo relativamente corto.
El otro tipo de informacin es la existente. La externa a la empresa dar el marco de referencia, es decir
indicara las caractersticas, posibilidad y situacin del medio en que se mueve la empresa . La informacin
interna existente en la empresa es fundamentalmente de dos tipos: la que ha sido registrada y las experiencias
que han acumulado las personas que pertenecen a la empresa y especialmente el dueo : este tipo de
informacin debe recogerse a travs de entrevistas, conversaciones planeadas y ejecutadas. En cuanto a la
informacin que existe en forma
2. DIAGNOSIS Y PROGNOSIS.- Las labores administrativas se diferencian de otras actividades
profesionales en que siempre hay que estar escrutando las experiencias del pasado y las actuaciones
presentes para orientar las futuras.

Prognosis Administrativa.- Es la anticipacin de hechos futuros a travs de juicios valorativos sobre

hechos pasados.

Para realizar la prognosis es indispensable contar con investigaciones sobre el campo, ya que si se basa en
concepciones o conjeturas empricas. El propsito puede tener muy pocas probabilidades de acercarse a lo
que ser la realidad.
Los Aspectos Fundamentales.- Para un buen pronstico administrativo son:
1. Factores Internos de carcter eminentemente administrativo de la empresa.
2. Factores Externos del ambiente en que se desenvuelve la empresa.
3. Factores Generales de carcter externo
3. TCNICAS Y MTODOS DEL DIAGNSTICO EMPRESARIAL.- Como se realiza el diagnstico:
1. Se describe en forma general a la empresa, se identifica si tienen o no diagnsticos anteriores. La
opinin del dueo.
2. Balance y estados de resultados: el diagnstico empieza por ac porque en los estados financieros se
refleja todo lo que pasa en la empresa. Si no existe estados financieros se realiza estos provisionalmente,
homogenizando la moneda y eliminando la influencia del proceso inflacionario. Los estados financieros se
analizan mediante:
a) Anlisis de estructura o anlisis vertical.
b) Anlisis de tendencia o anlisis horizontal.
c) Anlisis por ndices econmicos - financieros: estos anlisis se realiza para ver la situacin financiera
en cuatro reas:
1. ndices de Liquidez: Analiza su solvencia a presente y de las probabilidades de mantenerla ante ciertos
cambios.
2

2. ndices de Endeudamiento: Miden el nivel de endeudamiento de la empresa.

3. ndices de Rentabilidad: Permiten apreciar los resultados econmicos emergentes de su desempeo.
4. ndices de Actividad: Mide el eficiente uso de los activos, se puede realizar un anlisis de tendencia de los
ndices. Un ndice financiero es el coeficiente resultante del coeficiente que relaciona dos datos financieros
entre s.
Nota.- Racionalizacin: aplicacin del estudio del trabajo y otras tcnicas de la administracin, a situaciones
de trabajo con miras a realizar mejoras en eficiencia y eficacia.
Proceso permanente y evolutivo de cambio y adecuacin sistemtica de las funciones, estructuras, cargos y
procedimientos de una organizacin para lograr sus fines. Accin reformadora que tiende a sustituir las
prcticas rutinarias y anticuadas, por medios y mtodos basados en un racionamiento sistemtico.
d) Anlisis de Costos: Se realiza un anlisis de estructura y de tendencia del estado de costos. El objetivo es:
- Seleccionar los gastos y costos principales.
- Conocer la evolucin de los gastos y costos.
e) Diagrama de Rentabilidad: Los costos pueden clasificarse en fijos y variables. Esto permite hallar el punto
de equilibrio.
f) Estado de Origen y Aplicacin de Fondos: Permite conocer las fuentes de fondos y su utilizacin
mediante la comparacin de dos balances:
ORGENES
+ Patrimonio
+ Deudas
+ Venta Activos Fijos
g) F
lujo de Fondos: Es

APLICACIONES
Pago de dividendos
Deudas
Compra de Activos Fijos
el anlisis de la caja de la empresa a corto y mediano plazo mediante una

proyeccin del flujo de fondos, permite saber los momentos que se obtendr ingresos y se realizar los
gastos.
3 Organizacin y Formas de Conduccin.- Se canaliza la adaptacin y desarrollo de la organizacin. Se
inicia con el proceso de delegacin, la toma de decisiones, la coordinacin y la supervisin.
Se analiza la eficiencia de la organizacin (definida por el grado en que se logra los objetivos con economa de
medios).
El anlisis de las formas de conduccin se refiere a la capacidad de los directivos para hacer funcionar la
estructura organizacional; y la adaptacin del estilo de conduccin del dueo de la empresa.
4 Anlisis de la Informacin.- Se analiza si la informacin es escasa, normal o excesiva. se deber
considerar la correccin de la informacin y su procesamiento. La informacin deber alcanzar a aspectos
econmicos, financieros, comerciales y operativos se pretende analizar la integracin y el costo de la
informacin.
5 Anlisis de los Productos.- Inicialmente se clasifica los productos, para poder recoger datos e informacin
por grupos de artculos en lugar de productos individuales. Se debe clasificar por un criterio que defina
adecuadamente la separacin por clases. Se puede clasificar:
- Por el proceso de fabricacin.

- Por su destino.

- Por el tamao o peso.

- por su precio, potencia o calidad.

Posteriormente se analiza la variedad, tratando de separar aquellos productos que son importantes, que tienen
mayor salida que implican una importante asignacin de recursos, o los que producen los mayores
ingresos o mejores mrgenes de beneficio (ABC).
Una vez seleccionados los artculos considerados importantes se centra en ellos el anlisis. Se recoge datos
sobre las unidades producidas en los ltimos aos. Se trata de conocer la evolucin de dicha produccin,
saber si la produccin es estacional y como se comparan las cifras obtenidas en este ejercicio con el
anterior.
Luego se analiza la investigacin y desarrollo de los productos. El desarrollo y la investigacin de nuevos
productos estn relacionadas con la supervivencia de la empresa. Se comienza averiguando cuando y
como aparecieron los productos actuales. Si es posible se estima en que fase de su vida estn. Se analiza
las perspectivas en un futuro cercano.
Se finaliza el anlisis de cada producto verificando hasta que punto se ha llevado adelante el proceso de
normalizacin en la empresa, como se han codificado los productos y si no existe confusin al respecto.
Adems se debe abarcar aspectos tales como:
- Normas de Procedimiento.

- Normas de control de calidad.

- Especificacin de materiales.

- Simplificacin en el nmero de artculos.

6 Proceso Productivo y su Control.- Se evaluara el proceso que siguen los productos, las posibles mejoras
de mtodos, la capacidad y el estado de los equipos, las tareas de programacin y control de produccin,
la calidad y la productividad.
El resultado de este anlisis permite recomendar mejoras en el proceso o indicar los lugares donde se puede
introducir mejoras y los posibles resultados a obtener. Se analizar en detalle:
1.- Los tiempos de operacin.

5.- El estado y capacidad del equipo.

2.- Las actividades de produccin.

6.- El mantenimiento.

3.- La distribucin de planta.

7.- Las inversiones en equipos e instalaciones.

4.- La planificacin de la produccin.

8.- Los mtodos de control de la produccin.

En cuanto al control de calidad, se analiza la informacin acerca de rechazos por calidad deficiente, los
sistemas de control de calidad utilizados y la organizacin del personal.
La productividad se analiza por ndices (relacin entre lo producido y los insumos necesarios). Se puede
analizar la inversa de la productividad que es el consumo especfico.
7 Anlisis de la Administracin General y Financiera.- Se analiza:
1. La administracin general: Se analiza:
a) Los manuales de procedimientos.
b) Los formularios de control.
2. La contabilidad: En la contabilidad se analiza:
a) El plan de cuentas utilizado.
b) Los procedimientos contables.
c) El sistema de costos utilizado.
d) Los presupuestos y controles presupuestarios.
e) Las compras y los controles de inventarios.

8 Anlisis de la Comercializacin.- Se analiza qu vende, cuando, a quin, donde y cmo: tambin se

analiza la relacin de la empresa con la competencia y el mercado.
Numricamente se analiza las ventas totales y su tendencia, las ventas por producto, cliente y zona.
Se evala los pronsticos y el planeamiento comercial, las curvas de distribucin, los precios de venta y como
se fijan.
9 Anlisis de Persona y Relaciones Industriales.- Se analiza:
1. La estructura de personal.
2. El ausentismo y sus causas.
3. La rotacin de personal.
4. El reclutamiento, seleccin, capacitacin, promocin y desarrollo.
5. Las remuneraciones.
4. LAS CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.

Resumen de conclusiones.- Como resultado del diagnstico se obtiene una serie de conclusiones acerca
de los diferentes problemas existentes; es decir, se realiza un listado de defectos, por lo que se hace
necesario resumir las conclusiones.

Formulacin de Alternativas de Solucin.- Luego de convertir el listado de defectos en un conjunto

orgnico, se formula diferentes alternativas posibles de solucin a los problemas.

Evaluacin de Alternativas.- Se debe analizar o evaluar las diferentes alternativas a travs de criterios
de evaluacin (prioridades, jerarqua, posibilidades, restricciones, etc.)

Plan de Accin.- Contiene las acciones a llevar a cabo, existen dos clases de medidas a tomar:

a) Aquellas que no requieren un anlisis y diseo especial, que slo requieren decisin y que normalmente la
empresa debe tomar en forma inmediata.
b) Aquellas que formarn parte de proyectos que requieren un anlisis detallado y una tarea especfica de
diseo.
5. LA IMPLEMENTACIN DE MEJORAS.- El plan de accin debe ser implantado para obtener los
resultados buscados, adems se debe hacer un seguimiento al proceso de implantacin. La garanta para
que esto ocurra est en varios factores:
a) La calidad y adaptacin de los estudios a las condiciones de la empresa.
b) La participacin de los que luego estarn a cargo de la implantacin.
c) La capacidad de los responsables de la implantacin.
Slo cuando se comprueba los resultados de las medidas adoptadas se puede verificar las bondades del
diagnstico.
Notas que se deben acomodar.- Crecimiento: hacer mxima alguna cantidad en trminos de valor absoluto.
Tipologa de las Organizaciones de Etzioni.- (C.U.N.)
- Organizaciones Coercitivas: El poder es impuesto por la fuerza fsica o por controles basados en premios o
castigos (ejemplo presiones).
- Organizaciones Utilitarias: El control se basa en incentivos econmicos (ejemplo comercio).

- Organizaciones Normativas: El poder se basa en un consenso sobre los objetivos y mtodos de la

organizacin (ejemplo partidos polticos, iglesia).
Tipologa de las Organizaciones de Blau y Scott.- (B.I.S.E)
- Organizaciones de Beneficio Mutuo: (asociaciones de profesionales, sindicatos).
- Organizaciones de Intereses Comerciales: (empresas comerciales).
- Organizaciones de Servicios: (iglesia, organizaciones filantrpicas).
- Organizaciones del estado: (correos, organizaciones militares, jurdica, penal)