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ndice
1. Para iniciar
1.1 Objetivo del tema
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2.2 Pasos
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3. Manos a la obra
3.1 Caso prctico
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3.2 Herramientas
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4. Para terminar
4.1 Repaso de los conceptos vistos
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Bibliografa
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Justifique su respuesta:
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Qu podra hacer usted?
Durante la reunin, Judit podra haber pedido a un participante que anotara los
puntos clave y las decisiones que se haban tomado. Al trmino de la reunin,
podra haber elaborado un resumen con los logros del grupo y con las tareas que
requiriesen un seguimiento. Despus de la reunin, podra haber ideado un plan
de comunicacin y accin para distribuirlo entre todos los participantes y los
principales interesados.
El plan debera haber resumido los resultados de la reunin, las tareas
pendientes, el responsable de cada tarea y las fechas de ejecucin de las
susodichas tareas. De haber resultado conveniente, Judit debera haber
programado una reunin de seguimiento para poner por escrito algunas
cuestiones, revisar el plan de comunicacin y accin y comprobar el progreso de
las tareas.
En este tema, usted aprender cmo establecer las metas de sus reuniones,
determinar los rdenes del da que sean realistas, trabajar en grupo sobre la
formalidad de la reunin y crear planes para convertir las decisiones en acciones.
Comentarios:
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Las reuniones son slo un componente del motor que impulsa a los negocios. Sin
embargo, muchas reuniones parecen sery generalmente lo sonuna prdida
de tiempo, ya que pocas personas utilizan las reuniones de forma eficaz. El hecho
de saber cundo y cmo reunirse, puede hacer que las reuniones resulten
eficaces y hasta divertidasahorrando a la vez dinero y esfuerzo.
Qu quiere lograr?
Existen diversos tipos bsicos de reuniones y cada uno enfocado a un propsito
diferente.
En una reunin para resolver un problema, los participantes primero definen el
problema y luego proponen soluciones para solventarlo. Los participantes de este
tipo de reunin deben ser capaces de reconocer el problema y tambin deben
tener la energa y la pericia necesarias para encontrar una solucin.
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Objetivo
Personas que deben asistir
Orden del da
Duracin
Lugar
Roles y responsabilidades
Tarea previa
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Puede aumentar sus posibilidades de que los participantes clave asistan si:
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El propsito de la reunin.
Los resultados u objetivos deseados.
La fecha, hora y lugar de la reunin.
Quin convoca la reunin.
El nombre del grupo que se rene o el nombre de los participantes.
Los roles de los participantes.
Los puntos del orden del da a tratar, conjuntamente con la persona
responsable y el tiempo asignado.
Duracin de la reunin.
Materiales o herramientas a utilizar durante la reunin.
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Cuando se prepare para una reunin, asegrese de que estn cubiertos todos los
roles y responsabilidades. Una persona puede cumplir diversos roles en una
reunin. Los roles principales son:
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Para iniciar
Reglas bsicas
Durante
la reunin
Tcnicas de intervencin
El hecho de seguir algunas pautas lo ayudar a evitar algunos de los problemas
ms comunes que convierten las reuniones en pesadillas. A su vez, ganar
notoriedad por sus habilidades para organizar reuniones.
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Qu es lo que describe?
Cmo se siente?
En qu pone nfasis o energa?
Qu es lo que le llama la atencin o interesa?
Qu tipo de palabras, metforas o imgenes utiliza?
Qu comunica su lenguaje corporal?
Por ejemplo, si Toms tiene sus brazos cruzados sobre el pecho, quizs se est
reservando comentarios que debera compartir. O si Brenda, que generalmente se
mantiene callada, comienza a mover sus brazos mientras habla, posiblemente le
importe mucho lo que est diciendo.
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Tcnicas de Intervencin
Dependiendo del resultado de lo que escuche y del diagnstico del problema, las
siguientes tcnicas de intervencin ante problemas comunes pueden servir como
primeras medidas para ayudar a que el grupo retome la discusin.
Si los participantes llegan tarde o se retiran ms temprano:
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Para finalizar
la reunin
Para finalizar
Seguimiento posterior
Plan de accin y
comunicacin
El hecho de saber cundo y cmo finalizar una reunin puede ayudarlo a impulsar
a los miembros del equipo para que lleven a cabo el plan de accin acordado.
Recuerde, se puede finalizar una reunin antes de lo previsto, si se han
alcanzado todos los objetivos.
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Reuniones virtuales
Las mejores reuniones son las que se realizan cara a cara. Cuando deban
tratarse temas muy polmicos o cuando los temas sean de naturaleza emocional
o puedan despertar la sensibilidad de alguno, las reuniones cara a cara son las
nicas que darn buenos resultados. Sin embargo, la realidad del mundo de los
negocios es que se realizan cada vez ms y ms reuniones, no alrededor de una
mesa de conferencias sino a travs de medios tecnolgicos, lo que convierte a
estas reuniones en virtuales. En general, se aplican las mismas reglas de las
reuniones cara a cara a las reuniones virtuales.
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2.2 Pasos
Pasos para planificar, realizar y efectuar el seguimiento de una reunin.
Antes de la reunin
1. Asegrese de que la reunin sea necesaria.
2. Identifique y aclare el objetivo de la reunin.
3. Convoque a la gente adecuada.
4. Proporcione un orden del da con anticipacin.
5. Realice un sondeo de los participantes clave con anterioridad.
6. Preprese para la discusin y para las decisiones a tomar.
Durante la reunin
7. Plantee el propsito y objetivo de la reunin.
8. Promueva que todos opinen.
9. Realice el cierre de cada tema.
10. Finalice la reunin con un plan de accin y comunicacin.
Despus de la reunin
11. Realice un seguimiento rpidamente con un memorando que contenga el
acta.
12. Renase informalmente con aquellos que no participaron durante la
reunin o que estn insatisfechos con el resultado.
13. Proporcione los recursos prometidos.
14. Acte segn lo decidido.
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Hace poco, Luca fue ascendida a directora del comit de crdito de Banco
Popular, un banco comercial que concede prstamos a varias empresas. El
comit de crdito se rene para evaluar las solicitudes de prstamos presentadas
por los clientes de Banco Popular y para decidir la aprobacin del prstamo.
ltimamente, el supervisor de Luca se ha quejado de la duracin prolongada de
las reuniones del comit. Le comenta a Luca que "debe amoldarse tanto a las
necesidades de los empleados como a las exigencias de las reuniones".
Un da, Luca recibe una propuesta de prstamo particularmente detallada. El
solicitante es una empresa poco conocida con una compleja estructura financiera.
Luca sabe que la decisin de ampliar el prstamo podra implicar numerosos
retos logsticos para todas las personas involucradas. Empieza por preparar la
reunin de revisin de solicitudes tratando de emplear el tiempo de la reunin de
la manera ms eficiente posible.
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Justifique su respuesta:
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Para que Juan comprenda su preocupacin por el rumbo que est tomando
la reunin, debe acercarse a l mientras ella misma habla.
Para calmar la desilusin de los participantes debe sugerir que realicen un
receso y luego estimularlos para que cuando reinicien la reunin traten el
siguiente punto del orden del da.
Para distraer la atencin sobre el tema que ha generado polmica, debe
invitar a los participantes a que se dividan en grupos de discusin ms
reducidos y luego retomen la conversacin como un slo grupo.
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Justifique su respuesta:
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3.2 Herramientas
Harvard ManageMentor HERRAMIENTAS DE CMO DIRIGIR UNA REUNIN
No
Notas
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Persona a cargo
Tiempo asignado
1998 del Presidente y los Miembros de la Junta de Gobierno de Harvard College y sus licenciantes. Reservados todos los derechos.
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Acciones
Tarea a realizar
Persona responsable
Plazo
1998 del Presidente y los Miembros de la Junta de Gobierno de Harvard College y sus licenciantes. Reservados todos los derechos.
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Bibliografa
Seymour, pag. 319, 320
Doyle y Straus, pags. 91-94, 157-158,160-161, 202-207
Jay, pag.8.
Jorgensen, Scheier, y Fautsko, pags. 51-55.
Winston, pags. 67-68.
Hattersley, pag. 10-11.
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