Manual de Microsoft Project 2000 (41 Paginas - en Español)

Oscar Echeverria-Universidad Tecnolgica Nacional
www.softdownload.com.ar
Microsoft Proyect 2000
INDICE PAGINA
Introduccin
3
Instalacin de Microsoft Project 4
Introduccin de Microsoft Project 4
Proceso de planificacin de proyectos 9
Mtodo de ruta critica 9
Diagrama de Gantt 10
Actividades claves de la administracin de proyectos 10
Adicin de personal y equipamiento al proyecto 13
Asignacin de costos a las tareas y a los recursos 15
Evaluacin y ajuste de la programacin 18
Impresin e Informes 24
Trabajo con presentacin 28
Seguimiento del progreso del proyecto 30
Trabajo con proyectos mltiples 32
Personalizacin de Microsoft Project 33
Acerca de la copia y desplazamiento de campos, filas y columnas 34
Objetos vinculados e incrustados 37
Automatizacin del trabajo 40
Microsoft Project - 3
Universidad Tecnolgica Nacional

Licenciatura en Organizacin Industrial www.softdownload.com.ar
INTRODUCCION
La presente monografa se ha confeccionado en base al Microsoft Project versin 4.0,
una
aplicacin de Microsoft que ayuda al usuario a crear planes de proyectos, comunica
rlos a otros
usuarios y adaptarse a los cambios a medida que stos se van produciendo. Es un si
stema de
planificacin de proyectos verstil y fcil de utilizar.
Microsoft Project funciona, en mucho sentidos, en forma similar a otras aplicaci
ones de
Microsoft. Las barras de mens, los comandos, las barras de herramientas, los mens
contextuales
y los cuadros de dilogo tienen mucho en comn con Microsoft Excel, Microsoft Word y
Microsoft
PowerPoint, lo cual facilitar los primeros pasos de su uso.
La versin 3.0 de Microsoft Project es exclusivamente en ingles. A partir de la ve
rsin 4.0
comienzan a editarse tambin en espaol. Esta versin implico varias mejoras respecto
a su
antecesora, especialmente en lo que hace a los cuadros de dialogo. Actividades c
omo la
introduccin de las tareas del proyecto y sus duraciones, la organizacin de tareas
en estructura
jerrquica y la vinculacin de tareas para diferentes tipos de relaciones estn sumame
nte
simplificadas.
La versin 4.0 apareci para Windows 95 y la ultima, es la que corre en Windows 98,
aunque
tambin puede hacerlo en Windows 95. Estas dos ultimas versiones muestran muchas m
ejoras en
la porcin destinada a los recursos: se advierten cambios en las propiedades otorg
adas a la
distribucin de las cargas horarias. en versiones anteriores estas eran uniformes.
Por ejemplo, si
un operario deba trabajar un total de 20 horas distribuidas en 5 das, el programa
automticamente le asignaba 4 horas de trabajo por da. Ahora, el usuario puede acom
odar dicha
carga en forma arbitraria.
En la versin 98, los informes se pueden obtener mejor logrados, con la posibilida
d de
personalizarlos en forma mas que aceptable. Tambin se incluyen prestaciones para
crear
hipervnculos y para aprovechar los servicios de Internet y paginas web. Su valor
de plaza es de
$720 aproximadamente.
Con un procesador Pentium II de 200 Mhz. y 32 MB de memoria RAM, el programa se
desenvuelve
normalmente.

INSTALACION DE MICROSOFT PROJECT
Procedimiento para instalar e iniciar Microsoft Project en una PC:
* Instalacin de Microsoft Project desde disquetes:
Si se instala Microsoft Project para Windows en un entorno de red, deber consulta
rse el
archivo en pantalla INSTALAR.WRI. Es posible abrir e imprimir este archivo con M
icrosoft Write,
incluido en Windows.
Si se lo instala en un sistema independiente (no conectado a red), deber seguirse
el
siguiente procedimiento:
1 - Inicie Microsoft Windows.
2 - Inserte el Disco 1 del programa de instalacin en la unidad A: o en la unidad
B:.
3 - En el Administrador de programa de Windows, elija EJECUTAR del men ARCHIVO.
4 - En el cuadro Lnea de comando , escriba A: INSTALAR o B: INSTALAR, segn la unidad
de
disquete que haya seleccionado.
5 - Elija ACEPTAR.
6 - Siga las instrucciones que aparecen en pantalla. El programa de instalacin lo
conducir a
travs del proceso de instalacin y le pedir que le suministre informacin, haga las el
ecciones
pertinentes e inserte sucesivamente los discos del programa de instalacin.
INTRODUCCION A MICROSOFT PROJECT
Manos a la obra - Tutorial
Mediante este Tutorial se puede crear una planificacin de proyecto utlizando los
pasos
correspondientes a cada planificacin que sea creada; este Tutorial trata:
La introduccin de tareas y duraciones.
La organizacin de la lista de tareas en una estructura de esquema.
La vinculacin de tareas y el ajuste de relaciones entre las mismas.
La introduccin y asignacin de recursos.
La comprobacin y el formato de la informacin.
La impresin de la programacin.
Para la programacin de un proyecto se deber planificar las tareas del mismo, tiemp
o
estimado de duracin de las mismas, las relaciones de tiempo y los recursos que se
utilizarn para
completar el proyecto.
Para crear una nueva programacin:
1
2
o
3
- Haga doble clic en el cono Microsoft Project.

- En el cuadro de dilogo Microsoft Project, haga clic en el botn
proyecto .
- Aceptar .
Comenzar un nuev
4 - En el men Archivo , elija Resumen .

5 - En el cuadro Fecha de comienzo , escriba la fecha del comienzo del proyecto.

6
7
8
9
En el cuadro Comentarios , escriba comentarios generales del proyecto.

Seleccione la ficha Documento.
Escriba la informacin del proyecto en los cuadros de texto restantes.
Elija Aceptar .
Introduccin al Diagrama de Gantt

Al elegir Nuevo en el men Archivo , Microsoft Project mostrar el Diagrama de Gantt,
que consta de una tabla de informacin de las tareas y un diagrama de barras que m
uestra la
programacin del proyecto. Una barra de divisin separa la tabla de Gantt de la izqu
ierda del
Diagrama de Gantt opuesto.
En la parte superior de la pantalla ver la Barra de herramientas Estndar.
Debajo de sta, la barra de herramientas Formato. Estas, le ofrecen acceso rpido a
los comandos
de Microsoft Project ms utilizados.
Introduccin de tareas en la programacin
Es conveniente introducir la lista de tareas o hechos necesarios para que el pro
yecto
avance en el orden supuesto para su realizacin.
Para introducir una tarea:
1 - En el campo Nombre de tarea (VER - DIAGRAMA DE GANTT), escriba un nombre de ta
rea.
2 - Haga clic en el botn de entrada o presione la tecla ENTRAR.
Para eliminar una tarea:
1 - En la tabla de Gantt (VER - DIAGRAMA DE GANTT), seleccione la tarea que dese
e eliminar.
2 - En el men Edicin , elija ELIMINAR UNA TAREA.
Especificacin de la duracin de tareas
Microsoft Project tiene en cuenta fines de semana y fiestas para la programacin.
Las duraciones de las tareas se introducen mediante un nmero seguido de una letra
que indica la
unidad de medida: un da (1d.). Las otras duracione sdisponibles incluyen semanas
(s.), horas (h.),
y minutos (m.).
Una tarea con una duracin cero se llama Hito. Puede utilizar hitos para identific
ar hechos
significativos de la programacin, as como para medir el avance del proyecto. Si in
troduce una
duracin de cero das para una tarea, Microsoft Project mostrar un smbolo de hito en e
l diagrama
de barras de Gantt al comienzo de ese da. A la derecha del smbolo de hito aparecer
la fecha de
comienzo de la tarea.
Para introducir una duracin:

1 - Seleccione el campo Duracin (VER - DIAGRAMA DE GANTT) para la primera tarea.
2.- Escriba un nmero para la longitud de duracin seguido de una abreviatura de uni
dad de
duracin.
3.- Haga clic en el botn de entrada o presione ENTRAR
4.- Repita los pasos 1 al 3 para introducir las duraciones de todas las tareas.
5.- Seleccione la segunda tarea Inventario e investigacin
6.- Haga clic en el botn
Ir a tarea seleccionada de la barra de herramientas Estnda
r para ver
las barras de Gantt. O bien, elija Ir a en el men Edicin y en el cuadro Fecha , escr
iba la fecha
de comienzo para la tarea seleccionada.
7.- Elija Aceptar

Organizacin del trabajo mediante esquemas.
El siguiente paso para crear una programacin es organizar las tareas que se hayan
introducido. Las tareas de la estructura jerrquica que muestran las subtareas, se
organizan para
ver de qu manera se incluyen entre grupos ms grandes llamados tareas de resumen.
Las tareas de resumen tambin son los ttulos que ayudan a organizar las tareas. En
la tabla de
Gantt aparecen en negrita. Las subtareas se sangran o se degradan bajo las tarea
s de resumen.
Para degradar una tarea:
1.- En el men Ver, elija Diagrama de Gantt y seleccione la tarea que desee degrad
ar.
2.- Haga clic en el botn Sangra de la barra de herramientas Formato. O elija Niveles
de
esquema en Herramientas y , despus, Aplicar sangra.
Para promover una tarea:
1.- En el men Ver, elija Diagrama de Gantt y seleccione la tarea que desee promov
er.
2.- Haga clic en el botn Sangra de la barra de Herramientas Formato. O bien, elija N
iveles de
esquema del men Herramientas y luego elija Aplicar sangra
Vinculacin de tareas
Con las tareas introducidas y organizadas en esquemas, deber vincularlas en secue
ncia
para crear relaciones entre ellas y calcular la duracin del proyecto.
Como lnea general se deben vincular subtareas con subtareas dentro de un grupo y
luego,
vincular las tareas de resumen con otras tareas de resumen. Es posible eliminar
una relacin entre
tareas en cualquier momento.
Para crear una relacin entre tareas:
1.- En el men Ver, elija Diagrama de Gantt
2.- En la tabla de Gantt, seleccione las tareas que desee vincular.
3.-Haga clic en el botn Vincular tareas de la barra de herramientas Estndar. O bien,
elija
Vincular tareas en el men Edicin.
Para eliminar una relacin entre tareas:
2.- En la tabla de Gantt, seleccione las tareas que desee desvincular.
3.-Haga clic en el botn Desvincular tareas de la barra de herramientas Estndar; o el
ija
Desvincular tareas del men Edicin
Asignacin de personal a las tareas.

En Microsoft Project, los recursos pueden ser el personal o el equipo necesario
para
completar el proyecto. Si en ste participa un nmero considerable de personas resul
tar til
asignar el trabajo de cada tarea a individuos especficos lo cual permite mantener
un seguimiento
de quien es el responsable de cada tarea en cualquier momento.
Para asignar un recurso a una tarea:
1.- En el men Ver, elija Diagrama de Gantt.

2.- En la tabla de Gantt, seleccione la tarea a la que desee asignar un recurso.
3.- Haga clic en el botn Asignacin de recursos de la barra de herramientas Estndar.
O elija Asignacin de recursos en el men Insertar.
4.- En el campo Nombre escriba el nombre del recurso que desee asignar a la tarea
seleccionada.
5.- Elija el botn Asignar
Adems, ser posible agregar detalles acerca de los recursos del proyecto en el cuad
ro de dilogo
Informacin acerca del recurso.
Para agregar informacin acerca del recurso:
1.- Haga doble clic en el nombre del recurso, en el campo Nombre
2.- En el cuadro de dilogo Informacin acerca del recurso, escriba la informacin que
desee
acerca del recurso seleccionado.
3.- Elija Aceptar
La informacin acerca del recurso que se halla introducido ser almacenada en la pre
sentacin
Hoja de recursos.
4.- Cuando termine de agregar informacin, elija Cancelar
5.- Para ver la lista de recursos, elija Hoja de recursos en el men Ver
6.- Cuando termine de ver la lista de recursos, elija Diagrama de Gantt en el me
n Ver
Verificacin de la programacin
Con las tareas y sus duraciones introducidas, las tareas vinculadas para mostrar
sus
relaciones y los recursos asignados a las tareas es el momento de evaluar la pro
gramacin.
La primera verificacin que puede realizar es para ver cuando estar terminado el pr
oyecto
(mirar la fecha de fin en el cuadro de dilogo Resumen )
Para verificar la fecha de fin:
1.- En el men Archivo, elija Resumen.
2.- Seleccione la ficha Proyecto.
La fecha de fin del proyecto actual aparecer en el cuadro Fecha de fin
3.- Elija el botn Cancelar .
Para ver el proyecto completo:
1.- En el men Ver elija Zoom
2.- En Hacer Zoom hasta, seleccione el botn de opcin Proyecto completo
3.- Elija Aceptar
Dar formato al Diagrama de Gantt
Con Microsoft Project podr dar el formato que desee al Diagrama de Gantt y resalt
ar
tareas.
De esta manera aclarar el contenido de la programacin y mejorar su aspecto.
Para destacar una tarea con cursiva:
1.- En la tabla de Gantt, seleccione la tarea a la que desee dar formato.
2.-Haga clic en el botn Cursiva de la barra de herramientas Formato. O elija Fuente
en el men
Formato y luego seleccione Cursiva en el cuadro Estilo de fuente .

3.- Elija
Aceptar
Para dar formato a una barra de Gantt:

1.- Haga doble clic en la barra de Gantt a la que desee dar formato.
2.- En Barra Central , seleccione una nueva forma, un diseo o color para la barra.
3.- Elija Aceptar
Impresin de la programacin
La impresin le permitir comunicar los planes a otras empresas, departamentos y per
sonas que
participen en el proyecto.
Para ver una presentacin preliminar o imprimir el diagrama de Gantt:
1.- En el men Archivo elija Imprimir.
2.- Elija el botn Presentacin preliminar en el cuadro de dilogo Imprimir.
3.-Si est conectado a una impresora, elija el botn Imprimir . De lo contrario, elija
el botn
Cerrar para volver al diagrama de Gantt.
Una vez cumplimentados estos pasos podr experimentar con Microsoft Project y crea
r
programaciones para sus proyectos; obtendr informacin adicional, a medida que la n
ecesite
utilizando la Ayuda y las Fichas-Gua.
Guardar el trabajo y salir de Microsoft Project
Ahora que ha completado la programacin, quiz desee guardarla como archivo en el di
sco para
volver a utilizarla en el futuro. Si no lo hace, al cerrar la programacin o salir
de Microsoft Project
perder todos los cambios efectuados en la misma.
Para guardar un nuevo archivo del proyecto:
1.- En el men Archivo elija Guardar como.
2.- Luego seleccione el botn Guardar sin lnea de base
3.- Elija Aceptar
4.- Escriba el nombre del nuevo archivo. Si no incluye una extensin, Microsoft Pr
oject agregar
automticamente la extensin .MPP al nombre del archivo.
5.- En Microsoft Project, elija Aceptar
Para salir de Microsoft Project
1.- En Microsoft Project elija Salir en el men Archivo. Si decide salir de un arc
hivo del proyecto sin
guardar los cambios se le preguntar si desea guardarlos.
2.- Para salir guardando los cambios, elija el botn Si
Para salir sin guardar los cambios elija

Para volver sin salir, elija Cancelar
No

EL PROCESO DE PLANIFICACION DE PROYECTOS.
Administracin de un proyecto con Microsoft Project
La administracin de proyectos es simplemente la planificacin, organizacin y adminis
tracin de
tareas y recursos necesarios para llevar a cabo un objetivo definido, normalment
e con limitacin de
tiempo y costos. Un plan puede ser tan simple como escribir en un bloc de notas
una lista de
tareas con sus fechas previstas de comienzo y fin. Un plan complejo, por otro la
do, puede constar
de miles de tareas y recursos, y de un presupuesto de millones. La mayora de los
planes de
proyectos comparten elementos comunes , incluyendo la divisin del proyecto en tar
eas de fcil
manejo, la programacin de las tareas y los seguimientos del progreso del trabajo.
Normalmente, la administracin de proyectos est compuesta por tres fases:
Planificacin del proyecto y creacin de una programacin: es la fase ms importante.
Incluye la definicin de las tareas y sus duraciones, el establecimiento de relaci
ones entre
tareas y, si se va a realizar el seguimiento del uso de recursos, la asignacin de
los mismos.
Todas las fases posteriores del proyecto se basan directamente en la informacin q
ue se les
proporciona cuando se planifica el proyecto.
Adaptacin a los cambios: esta fase es un proceso en constante desarrollo que comi
enza una
vez que se halla creado una planificacin, y concluye cuando el proyecto est termin
ado. La
administracin de un proyecto incluye el seguimiento y ajuste de la programacin par
a que
refleje los cambios que se hallan producido a lo largo del desarrollo del proyec
to.
Comunicacin de la informacin del proyecto: en esta fase se comunica la informacin d
el
proyecto a los clientes, al personal y a la administracin. Una de las ventajas de
usar Microsoft
Project es la posibilidad de crear informes atractivos. El usuario mantiene un c
ontrol absoluto
que le permite modificar el aspecto y el contenido de los informes, a fin de que
muestren la
informacin deseada en un formato conveniente para el usuario
Modelos Tradicionales de Administracin de Proyectos
METODO DE RUTA CRITICA (MRC)
El proceso de informatizacin de la administracin de proyectos se inici en los aos 50
. DuPont
Corporation y Remington Rand, en un esfuerzo por mejorar las tcnicas de programac
in de
proyectos, desarrollaron un sistema de programacin llamado Mtodo de Ruta Crtica: un
modelo
matemtico que calcula
tarea
en particular y en sus
modelo es el
mtodo de programacin
in de
proyectos actualmente,
la duracin total de un proyecto basndose en la duracin de cada

dependencias, y que identifica qu tareas son crticas. Este
utilizado fundamentalmente en el software para la administrac
incluido Microsoft Project.
Durante los aos 50, la Marina de EE.UU. desarroll el proyecto de los misiles Polar
is, un sistema
de armamentos basado en submarinos. Lockheed, el contratista principal del proye
cto, cre el
sistema de programacin PERT ( Programme evaluation and review technique) que util
iza
probabilidades estadsticas para calcular las duraciones previstas. Hoy en da, un d
iagrama PERT
(tambin llamado diagrama de red) hace referencia a la representacin grfica de las r
elaciones
entre tareas.
El mtodo del camino crtico, llamado tambin con la sigla PERT aplica principios de l
a
teora de los grficos. Esta teora realiza el estudio de procesos, estructuras y sist
emas mediante
grficos. Se denomina grfico a un conjunto de puntos llamados nodos y a un conjunto de
arcos
que vinculan esos puntos. Los procesos o proyectos a programar se representan me
diante estos
grficos; cada tarea es simbolizada por un nodo o por un arco. Establecidos los ti
empos que
corresponden a las tareas, el mtodo busca determinar la secuencia de arcos adyace
ntes
(denominada camino) que, yendo desde el principio al final del proceso o proyect
o, tenga mayor
Microsoft Project
- 10

duracin. Este es denominado camino crtico e interesa conocerlo, pues condicionar la d
uracin
total del proceso o proyecto: por ello, las tareas comprendidas en ese camino ( ta
reas crticas )
deben ser las ms controladas y en caso de desear acelerarlo, habr que comenzar por
ellas.
Este mtodo es utilizado, por lo tanto, para aquellos procesos o proyectos que tie
nen un comienzo
y una terminacin (es decir que no son continuos) y que presentan cierta complejid
ad en la
interrelacin de las tareas que los forman.
DIAGRAMA DE GANTT
En un desarrollo independiente de sistemas de administracin de proyectos, Henry L
. Gantt
desarroll un modo de representar grficamente las actividades a lo largo de una esc
ala de tiempo.
El grfico de Gantt cubre las distintas funciones de la programacin: asignacin de re
cursos y
determinacin de la secuencia y cronologa. A pesar de su sencillez constituye uno d
e los mtodos
de programacin ms completos y, sin duda, el ms usado. El grfico se confecciona a dos
escalas: en la horizontal se mide el tiempo (en horas, das, semanas, etc); en la
vertical, se
ordenan los elementos que intervienen en la programacin: mquinas, hombres, tareas,
rdenes
de trabajo, etc.. El grfico establece, de tal forma, una relacin cronolgica entre c
ada elemento
productor o tarea. Las subdivisiones horizontales del espacio en el grfico repres
entan a la vez
tres cosas: transcurso de una unidad de tiempo, trabajo programado para ese inte
rvalo y trabajo
realizado efectivamente en ese lapso. La inclusin simultnea de estos dos ltimos asp
ectos
(generalmente se lo hace mediante segmentos trazados en distintos colores o de d
iferente
contextura o forma) implica cotejar lo programado con lo realizado, es decir con
trolar lo
programado.
Podr utilizar el Diagrama de Gantt de Microsoft Project para crear una programacin
as como
hacer el seguimiento e imprimir informes.
ACTIVIDADES CLAVE DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS
1 - Creacin y Organizacin de la Programacin
Consiste en la lista de tareas o actividades que se deseen llevar a cabo y la ca
ntidad de tiempo o
duracin que precisar cada tarea. Este programa utiliza las tareas, duraciones y de
ms
informacin, como fechas y lmites para construir la programacin y proporcionarle un
modelo
realista del proyecto que va a administrar.
Para crear y organizar la programacin deber:
A - Comenzar una nueva programacin: Consiste en crear un nuevo archivo y designar

la fecha de
comienzo o final del proyecto as como el resto de la informacin general del mismo.
Es mejor programar desde la fecha de comienzo del proyecto; de esta manera, Micr
osoft Project
determinar la fecha de fin del proyecto segn el tiempo necesario para completar el
resto de las
tareas y dems informacin del proyecto.
Para introducir la fecha de comienzo o de fin de proyecto:
1 - Haga clic en el botn Nuevo de la barra de herramientas Estndar. O elija Nuevo en
el men
Archivo.
2 -Escriba la fecha de comienzo a partir de la que se programar el proyecto. O, s
eleccione
Fecha de fin del proyecto en el cuadro Programar a partir de : Y a continuacin escrib
a la fecha
de fin desde la cual programar el proyecto.
3 - Si desea introducir ms detalles acerca del proyecto, seleccione la ficha Docu
mento y escriba
la informacin que desee.
4 - Elija Aceptar .
Si cambian los planes, puede cambiar la informacin del proyecto en cualquier mome
nto mediante
el comando Resumen del men Archivo.

B - Introduccin de tareas: Con esta informacin se identifican los trabajos que ser
necesario
realizar a lo largo del proyecto. Mediante la introduccin de tareas en la tabla d
e Gantt podr crear
rpidamente la lista de tareas de la programacin.
* Introduccin de tareas repetitivas: puede establecer que una tarea suceda diaria
, semanal,
mensual o anualmente. Asimismo, puede especificar la duracin de la aparicin, cundo
suceder
y cuntas veces se repetir esa tarea.
1 - En el men Ver, elija Diagrama de Gantt.
2 - Seleccione la primera fila de tareas en blanco de la tabla de Gantt.
3 - En el men Insertar, elija Insertar tarea repetitiva.
4 - Escriba el nombre de la tarea en el cuadro Nombre: .
5 - En el cuadro Duracin escriba la duracin de la tarea: minutos, horas, das, semanas
.
6 - En Esto sucede , seleccione el intervalo de aparicin de la tarea.
7 -En Diariamente , Semanalmente , Mensualmente o Anualmente , especifique la frecuencia
de la tarea.
8 -En Duracin , escriba la fecha de comienzo en el cuadro Desde: y la fecha de fin en
el cuadro
Hasta: , o bien el nmero de veces que se repetir la tarea en el cuadro Para ocurrencia
s .
9 - Elija Aceptar .
* Cambios de tareas a hitos.
* Cambios de duracin de las tareas.
* Eliminacin de una tarea.
* Degradacin y promocin de tareas.
C -Organizacin del proyecto segn un esquema de tareas para poder mostrar y trabaja
r en las
distintas fases de programacin: Es posible ordenar y desplazar las tareas para re
organizar la
programacin. Cuando ordene una programacin esquematizada, Microsoft Project ordena
r por
separado las tareas de cada nivel del esquema, manteniendo las relaciones entre
las subtareas y
sus tareas de resumen. Si se desplaza una tarea de resumen sus correspondientes
subtareas se
desplazarn con ella.
Para ordenar un esquema:
1 - En el men Ver, elija Diagrama de Gantt.
2 - En el men Herramientas, elija Ordenar y a continuacin un nombre de campo.
Mediante la contraccin y expansin de un esquema es posible ocultar o mostrar las s
ubtareas de
una tarea resumen.
Para contraer un esquema:
1 - Elija en el men Ver, Diagrama de Gantt.
2 -Seleccione la parte del esquema que desee contraer. Si selecciona una tarea d
e resumen no es
preciso seleccionar sus correspondientes subtareas para contraerlas.
3 - Haga clic en el botn Ocultar subtareas de la barra de herramientas Formato.
O, en el men Herramientas, elija Niveles de esquema y, luego, elija Ocultar subta
reas.
Es posible contraer o expandir fcilmente una tarea de resumen haciendo doble clic
en la misma.
Para expandir un esquema:
1 - Elija en el men Ver, Diagrama de Gantt.
2 - Seleccione la parte del esquema que desee expandir.
3 - Haga clic en el botn Mostrar subtareas de la barra de herramientas Formato.
O, en el men Herramientas, elija Niveles de esquema y, luego, elija Mostrar subta
reas.
Para expandir el esquema completo, haga clic en el botn Mostrar todas las tareas
la barra de
herramientas Formato.
de

D - Creacin de un calendario del proyecto para que Microsoft Project programe las
tareas segn
los horarios laborales: El calendario del proyecto define los das y horas laborab
les de todo el
proyecto. Microsoft Project solo programar tareas en los das y horas laborables es
tablecidas en
el calendario del proyecto. Cuando habr un nuevo proyecto el sistema utilizar un c
alendario
predeterminado con la siguiente configuracin:
- das laborables: de lunes a viernes
- horas laborables: de 8:00 a 12:00 y de 13:00 a 17:00
- no hay das no laborables.
Microsoft Project tambin proporciona un calendario de recursos para cada recurso.
Tambin es posible cambiar los das y horas laborables del calendario del proyecto p
ara reflejar
exactamente los das y horas laborables del mismo. Puede especificar los das y hora
s no
laborables normales, como fines de semana y tardes as como feriados y vacaciones.
Para cambiar los das y horas laborables:
1.- En el men Herramientas elija Cambiar Calendario Laboral
2.- Seleccione una fecha en el calendario
3.- En Hacer das , seleccione un botn de opcin
4.-Si ha seleccionado el botn de opcin Laborables , en Horario de Trabajo:
s horas
de comienzo y fin de la jornada
5.- Elija Aceptar
, escriba la
2.- Programacin de Tareas

Mediante las cuatro relaciones entre tareas diferentes de que dispone Microsoft
Project puede
vincular tareas fcilmente en su programacin para que reflejen o modelen la forma e
n que
realmente trabaja el proyecto.
Para crear una programacin manejable se debe:
A.- Vincular tareas para asignar relaciones entre ellas
Algunas tareas pueden relacionarse con otras de diferentes maneras. Una tarea qu
e deba
comenzar o finalizar antes de que otra pueda comenzar se denomina predecesora. L
a tarea que
depende del comienzo o fin de la que la precede se llama sucesora.
Microsoft Project brinda cuatro tipos diferentes de relaciones entre tareas:
* Fin a comienzo (FC): la tarea comienza cuando su predecesora finaliza.
* Comienzo a comienzo (CC): la tarea comienza cuando su predecesora comienza.
* Fin a fin (FF): La tarea finaliza cuando su predecesora termina.
* Comienzo a fin (CF): la tarea finaliza cuando su predecesora comienza.
B- Superponer o retrasar tareas relacionadas
A veces las relaciones entre tareas no representan de manera precisa la forma en
que se suceder
el trabajo en el proyecto. Puede crear este tipo de relaciones entre tareas medi
ante el uso del

adelanto u la posposicin.
Mediante el adelanto, es posible programar la superposicin de dos tareas, para qu
e una de ellas
comience antes de que su predecesora finalice. Si agrega una posposicin, podr retr
asar el
comienzo de la tarea sucesora. Ambos se expresan en unidades o en porcentajes de
la duracin
de la tarea predecesora.
* No comenzar antes del
(NCAD)
* No finalizar despus del (NFDD)
* No comenzar despus del (NCDD)
* Debe finalizar el
(DFE)
* Debe comenzar el (DCE)

C- Comenzar o finalizar tareas en una fecha concreta
Microsoft Project puede programar una tarea para que comience en una fecha concr
eta, o
para que finalice en o antes de una fecha concreta.
Para definir una delimitacin:
2.-Seleccione la tarea que desee y luego haga clic en el botn Informacin de la barra
de
herramientas Estndar. o, seleccione la tarea y elija Informacin acerca de la tarea
en el men
Insertar.
3.- Seleccione la ficha Avanzado
4.- En Delimitar Tarea , seleccione un tipo de delimitacin de la lista.
5.- Si ha seleccionado una delimitacin distinta a Lo mas tarde posible o Lo antes po
sible ,
escriba la fecha de delimitacin en el cuadro Fecha .
6.- Elija Aceptar
Microsoft Project volver a calcular la programacin.
Para superponer o retrasar tareas:
Con estas propiedades, puede comenzar una tarea sucesora (con un adelanto) antes
de
que la predecesora haya terminado; o definir un perodo de espera (con una posposi
cin) entre el
fin de la predecesora y el comienzo de la sucesora.
2.-Seleccione la tarea que desee y luego haga clic en el botn Informacin de la barra
de
herramientas Estndar. o, seleccione la tarea y elija Informacin acerca de la tarea
en el men
Insertar.
3.- Seleccione la ficha Predecesoras.
4.- En el campo Posposicin escriba el adelanto o la posposicin que desee, en forma d
e
duracin o de porcentaje de la duracin de la tarea predecesora.
Escriba el adelanto como un nmero negativo o como porcentaje completo y la pospos
icin como
nmero positivo.
5.- Elija Aceptar .
Para delimitar tareas:
Con las delimitaciones de tareas es posible controlar el comienzo o fin de cualq
uier tarea
para crear una programacin que proporcione informacin precisa y cumpla los requisi
tos.
Microsoft Project proporciona las siguientes delimitaciones de tareas:
* Lo antes posible (LAP)
* Lo ms tarde posible (LMTP)
* No finalizar antes del (NFAD)
ADICION DE PERSONAL Y EQUIPAMIENTO AL PROYECTO

El personal y el equipamiento son los recursos con los que trabaja el proyecto.
Con Microsoft
Project es posible:
* Asignar recursos a las tareas para asegurarse de que la programacin contiene el
personal y el
equipamiento adecuados.
* Crear programaciones de trabajo para los recursos.
La asignacin de recursos a las tareas puede ser una parte importante del xito en l
a
administracin del proyecto. Se recomienda asignar recursos a las tareas cuando el
objetivo sea:
Llevar a cabo un seguimiento del trabajo realizado por el personal y el equipami
ento asignado a
las tareas.
Asegurar una buena descripcin y comprensin del proyecto; si las responsabilidades
estn
claras, el riesgo de que alguna tarea se pase por alto disminuir.
Microsoft Project
- 14

Aumentar la flexibilidad en la planificacin de cmo y cundo deben estar terminadas l
as tareas.
Observar los recursos con sobreasignacin o infraasignacin de trabajo.
Realizar un seguimiento de los costos de los recursos.
Las asignaciones de recursos afectan a la cantidad de tiempo que se emplear para
finalizar la
tarea; sto se denomina Programacin en funcin de los recursos .
Segn las asignaciones de recursos, Microsoft Project calcular tambin los costos de
los recursos
y las tareas, si introdujo informacin acerca de los costos y la cantidad de traba
jo completado.
Creacin de la lista de recursos del proyecto:
Antes de asignar recursos a las tareas, puede crear una lista de recursos del pr
oyecto con el fin de
ahorrar tiempo posteriormente. La misma contiene:
* El nombre del recurso, que puede ser una persona, un elemento del equipamiento
o alguno de
los tipos de recursos intercambiables.
* El nmero mximo de unidades de recursos intercambiables disponible.
1 - En el men Ver, elija Hoja de recursos.
2 - En el men Ver, elija Tabla, y luego, Entrada.
3 - Escriba el nombre del recurso en un campo vaco de la columna Nombre del recurs
o .
4 - Si desea designar un grupo de recursos, escriba un nombre en la columna Grupo .
5 - Si fuera necesario, en la columna Capacidad mxima , escriba el nmero de unidades
disponibles de dicho recurso.
6 - Cambie la informacin predeterminada que aparece en los dems campos por la ms
adecuada.
7 - Repita los pasos 3 a 6 para cada recurso.
A medida que trabaje con el Diagrama de Gantt u otras presentaciones de las tare
as puede
agregar nombres de recursos. Haga clic en el botn Asignacin de recursos de la barra
de men
Estndar. Escriba el nombre del recurso en un campo Nombre disponible.
Asignacin y eliminacin de recursos:
Es posible asignar un recurso, un recurso a tiempo parcial, varios recursos o va
rias unidades del
mismo recurso a una tarea. Microsoft Project mostrar el porcentaje del tiempo que
un recurso es
asignado a una tarea y el nmero de los mismos, si se asignan varios, a continuacin
del nombre
del recurso en la barra de tareas del Diagrama de Gantt.
Para eliminar un recurso de una tarea:
1 - En la Tabla de Gantt, elija una tarea.
2 - Haga clic en el botn Asignacin de recursos de la barra de herramientas Estndar. O

elija
Asignacin de recursos en el men Insertar.
3 - Seleccione el recurso que desea eliminar.
4 - Elija el botn Quitar .
5 - Elija el botn Cerrar .
Controlar cundo un recurso comienza a trabajar en una tarea:
Con este programa es posible indicar dicho momento. Por ejemplo, puede escalonar
los
momentos en que varios recursos empiezan a trabajar en la misma tarea retrasando
el momento
de comienzo de uno o ms recursos. Cuando retrase el comienzo de la asignacin de un
recurso,
Microsoft Project recalcular la fecha de comienzo y el tiempo de trabajo del recu
rso en esa tarea.
1.- En el men Ver , elija el Diagrama de Gantt
2.- En el men Ventana, elija Dividir
3.- En la tabla de Gantt seleccione la tarea para la que desee retrasar el traba
jo del recurso.
4.-Seleccione el Formulario de tareas en la seccin inferior

5.- En el men Formato, elija Detalles y luego, elija Calendario del Recurso.
6.-Si no especifica la duracin del recurso en el campo Trabajo , escriba la duracin d
el trabajo
en el campo y luego, presione, entrar.
7.- En el campo Retraso del recurso , escriba la duracin deseada para el retraso en
el comienzo
del trabajo del recurso
8.- Elija Aceptar
9.- En el men Ventana, elija Anular divisin.
Programacin del trabajo de recursos:
Microsoft Project programa las tareas segn la informacin del calendario del proyec
to, el
calendario predeterminado de la programacin, que indica las horas laborables norm
ales y los
perodos no laborables habituales.
Despus de crear el calendario base es necesario asignar el calendario a los recur
sos que desee
utilizar.
De manera predeterminada, el calendario estandar del proyecto se aplica a todos
los recursos del
proyecto, hacindolo coincidir . Si este es el nico calendario que se utiliza, no e
s neceario
modificar el calendario para cada recurso.
Si un recurso individual tiene una programacin diferente, puede modificar el cale
ndario de ese
recurso.
1.- En el men Herramientas elija Cambiar el calendario laboral
2.- En el cuadro Para: seleccionar el recurso cuyo calendario desee cambiar.
3.- En el calendario seleccione los das que desee cambiar.
4.- Seleccione el botn Laborables, No laborables , o Predeterminados
5.- Para cambiar las hojas laborables escriba la nueva hora en el cuadro De: o en
el cuadro A:
6.- Elija Aceptar
Cuando cree un calendario base para ms de un recurso, ser necesario asignar ese
calendario a cada uno de los recursos para que Microsoft Project utilice dicha i
nformacin cuando
programe el trabajo de los recursos.
1.- En el men Ver elija Hoja de recursos
2.- Seleccione el recurso al que desee asignar el calendario
3.-Haga clic en el botn Informacin
de la barra de Herramientas Estndar . O elija Inf
ormacin
acerca del recurso en el men Insertar
4.- En el cuadro Calendario Base: , seleccione el calendario que desee para ese re
curso.
5.- Elija Aceptar
ASIGNACION DE COSTOS A LAS TAREAS Y A LOS RECURSOS
Para muchos administradores de proyectos, el costo es un aspecto importante de l
a
programacin y del control del proyecto. Por ejemplo, las consideraciones de costo
s determinar la
rapidez con la que se llevarn a cabo las tareas y cmo se emplean los recursos (equ
ipamiento y
trabajadores). En algunos casos, el xito del proyecto se mide por la desviacin ent
re los costos
finales del proyecto y los costos previstos.
Con Microsoft Project, es posible seguir la evolucin de los costos a un nivel bsic
o o avanzado.
Es posible:
* Asignar salarios o tasa a los recursos.
* Contabilizar el costo de los materiales.
* Controlar la acumulacin de costos.
* Consultar los costos del proyecto.

Mediante la asignacin de costos a las tareas y a los recursos, puede utilizar Mic
rosoft
Project para seguir la evolucin del flujo de caja del proyecto. A medida que vaya
creando el
proyecto, ser posible desarrollar escenarios de costos del tipo
qu pasara si , median
te el ajuste
de los recursos y la posterior revisin del efecto de los cambios en los costos de
la programacin.
Es posible determinar cuanto costar completar una tarea, as como desarrollar un hi
storial de
costos para proyectos futuros.
El costo de completar cada tarea incluye el costo de todos los recursos que trab
ajan en
una tarea y de todos los gastos adicionales, como el costo de los materiales y l
os costos por uso.
Si se asignan costos a los recursos y tareas, ser posible contestar tambin diversa
s
cuestiones relativas a los costos en cualquier punto del proyecto, como pueden s
er:
* Cul es el costo de los recursos de esta tarea?
* Cul es el costo de los recursos del proyecto?
* Cunto costar completar esta tarea?
* Cul es el costo total de esta fase del proyecto?
* Cul es el costo planificado del proyecto?
Asignacin de tasas a los recursos
Puede servirle de ayuda para la exacta administracin de los costos del proyecto.
Las
tasas de los recursos podran ser el costo horario de los trabajadores o del equip
o necesario para
completar una tarea , o el costo fijo por uso de una pieza del equipo. Normalmen
te, el costo del
recurso incluye tareas las tasas de hora extra o estndar de los recursos. Cuando
un recurso con
una tasa de hora extra o estndar se asigna a una tarea, y sta dura ms tiempo del pl
anificado, se
incrementa el costo del recurso para esa tarea.
1.- En el men Ver, elija Hoja de recursos.
2.-En los campos Tasa estndar , Tasa hora extra , o Costo por uso del recurso, escriba l
tasa.
3.- Haga clic en el botn de entrada o presione la tecla ENTRAR.
Nota: Si varios recursos tienen tasas estndar o de hora extra, un importe por uso
o un mtodo
acumulativo, puede ahorrar tiempo mediante una entrada vlida para todos ellos. En
Hoja de
recursos, seleccione los recursos. Para seleccionar recursos no adyacentes, mant
enga
presionada la tecla CTRL mientras hace clic en los nombres de los recursos. Haga
clic en el botn
Informacin de la barra de herramientas Estndar o elija el comando Informacin acerca d
el
recurso en el men Insertar, e introduzca la informacin para todos los recursos sel
eccionados al
mismo tiempo.
Asignacin de un costo fijo a una tarea
Si sabe el importe exacto de los materiales de una tarea y no est asignando recur
sos a la
tarea, introduzca el costo fijo. El costo fijo podra ser el costo de los suminist
ros para los que ya se
ha negociado un precio de compra. Tambin podra consistir en una oferta aceptada de
un
contratista externo o en la tarifa plana que se paga por un trabajo.
1.2.3.4.-
En el men Ver, elija Diagrama de Gantt.

En el men Ver, elija Tabla y a continuacin elija Costo.
En el campo Costo Fijo de la tarea , escriba el costo.
Haga clic en el botn de entrada o presione la tecla ENTRAR
Control de la acumulacin de costos

Con Microsoft Project, es posible acumular los costos de la tarea cuando sta comi
ence o
finalice, o prorratear el costo. Por ejemplo es posible:

* Acumular el costo total de una tarea al comienzo si paga el total de la cantid
ad antes de
comenzar el trabajo.
* Acumular el costo de una tarea al final si retiene el pago hasta que el trabaj
o finalice.
* Prorratear el costo de una tarea si necesita seguir el costo segn el grado de c
umplimiento de
una tarea.
Nota: Solamente puede prorratear los costos estndar y de horas esta de los recurs
os. Un recurso
de costo nico se acumula slo al comienzo o al final de la tarea, y los costos fijo
s siempre se
acumulan al final.
Para controlar la acumulacin de costos
1.- En el men Ver, elija Hoja de Recursos
2.- Seleccione el recurso.
3.-Haga clic en el botn Informacin de la barra de herramientas Estndar. O elija Infor
macin
acerca del recurso en el men Insertar.
4.- En el cuadro Acumular y en Costos , seleccione un mtodo de acumulacin.
Para Seleccione
Acumular el costo al comienzo de una tarea Comienzo
Acumular el costo cuando la tarea est
terminada Fin
Acumular el costo segn el porcentaje
de finalizacin de la tarea Prorrateado
5.- Elija Aceptar
Acerca de la presentacin de los costos del proyecto
Con Microsoft Project, hay distintas formas de ver los costos del proyecto. Pued
e ver los
costos de las tareas cuando desee consultar el costo total de todos los recursos
asignados y del
costo total de una tarea. Puede ver los costos de los recursos cuando desee cons
ultar cunto
dinero ha gastado en horas extra.
Asimismo, puede consultar los costos totales del proyecto para comprobar si el p
royecto
permanece dentro de los valores generales presupuestados.
Observando los costos puede:
- Administrar estrictamente el proyecto mediante el seguimiento de los costos de
cada tarea.
- Generar informes de costos de tareas individuales, as como el costo global del
proyecto.
- Presentar los costos de los recursos individuales y por grupos.
Presentacin del costo por tarea
Si considera inaceptable el costo total del proyecto, necesitar consultar el

o de cada tarea. El
costo de las tareas incluye el costo total de todos los recursos y los costos
jos. Si el costo de una
tarea individual es demasiado elevado, quizs sea posible reducir la magnitud
trabajo, hacer el
trabajo en menos tiempo o asignar un recurso ms barato para llevar a cabo el
ajo.
cost
fi
del
trab
Para presentar el costo por tarea

2.- En el men Ver, elija Tabla y a continuacin, elija Costo
3.- Desplace la tabla de Gantt hacia la derecha hasta que aparezca el campo Costo
Total
O arrastre la barra de divisin hacia la derecha para mostrar el campo Costo Total
Nota: Existen varias formas de consultar el costo por recurso.
1.-Use la Hoja de recursos con la Tabla de costos aplicada para mostrar el costo
total de cada
recurso.

2.- Use la presentacin Uso de recursos para mostrar los costos o el acumulado de
las horas
extras de cada recurso. Puede copiar los costos de esta presentacin y pegarlos en
otra
aplicacin, Como Microsoft Excel.
3.- Use el Grfico de recursos para ver una representacin grfica de los costos o acu
mulados de
las horas extra de los recursos.
4.-Use el Formulario de recursos que muestra los campos de costos para presentar
los costos de
los recursos de cada tarea a la que haya asignado el recurso.
EVALUACIN Y AJUSTE DE LA PROGRAMACIN
Una vez creada la programacin mediante la introduccin de tareas, la asignacin de
recursos y la introduccin de la informacin acerca de los costos, estar preparado pa
ra evaluarla y
ajustarla. Al evaluar la programacin, probablemente encontrar problemas u omisione
s que deban
ser ajustados. Lo ms prctico es analizar y efectuar los cambios en las primeras fa
ses del proceso
de planificacin y, mejor todava, antes de poner en marcha el proyecto. Sin embargo
, una vez
iniciado el proyecto tambin podr comprobar la planificacin y ajustarla, cuando sea
necesario,
para adecuarla a sus objetivos y necesidades.
Los aspectos de la programacin que vayan a evaluarse dependern de la informacin con
tenida
en la programacin y del nivel de detalle en que se est administrando el proyecto.
Por
consiguiente, debera considerar la evaluacin de:
La fecha de fin de la programacin.
La manera en que se han asignado los recursos.
El costo de la programacin.
Microsoft Project calcula la fecha de fin tomando como base la duracin de las tar
eas en la
ruta crtica: la secuencia de tareas desde la fecha de comienzo y la fecha de fin
del proyecto que
deben finalizar a tiempo para que el proyecto entero termine a tiempo. Un retras
o entre las tareas
de la ruta crtica provocar que el proyecto finalice ms tarde de lo planificado. Par
a ajustar la
fecha de fin de la programacin, concntrese en la modificacin de las tareas crticas.
Una vez evaluada la programacin, podr utilizar diversas estrategias para reducir s
u longitud,
buscar y resolver recursos sobreasignados y reducir el costo del proyecto.

Acerca de la evaluacin de la programacin
Para determinar si la programacin tiene o no reas problemticas que requieran ajuste
s,
en primer lugar deber analizar la programacin y evaluar la utilizacin del tiempo, d
e los recursos
y de los costos. La evaluacin de la programacin de varias maneras le ayudar a ident
ificar:
La relacin entre tareas y la ruta crtica
El tiempo de demora en la programacin
Las delimitaciones en las tareas
Los recursos sobreasignados
El costo de las tareas
En una programacin de Microsoft Project las tareas pueden relacionarse entre s de
diversas formas. Utilizando de manera eficaz estas relaciones ser posible modific
ar la ruta crtica
y reducir la programacin.
Cuando resulte necesario mantener las tareas en la ruta crtica de la programacin,
ser
posible ajustar la relacin entre tareas y las asignaciones de recursos de las tar
eas no crticas para
utilizar la demora en la programacin. El tiempo de demora es la cantidad de tiemp
o que se puede
retrasar una tarea sin retrasar la fecha de fin de la programacin. Si una tarea q
ue tiene demora
finaliza ms tarde, no afectar al resto de la programacin. La mayora de las programac
iones
tienen siempre algunas tareas no crticas con demora.
Las delimitaciones en las tareas tambin servirn de ayuda para controlar las fechas
de
comienzo o de fin de tareas importantes. Verifique las delimitaciones en las tar
eas en distintas
fases del proyecto, en especial en las tareas crticas, para cerciorarse de que se
an absolutamente
necesarias, ya que las delimitaciones pueden reducir la flexibilidad de la progr
amacin.
Al evaluar la programacin, asegrese de haber asignado los recursos de manera efica
z.
Se dice que un recurso est sobreasignado cuando se le ha asignado ms trabajo del q
ue puede
realizar en las horas de trabajo programadas. Se dice que un recurso est infraasi
gnado cuando no
est plenamente asignado. Para asegurarse de que los recursos estn sobreasignados o
infraasignados en la menor cantidad de casos posible, se podrn reprogramar las ta
reas dentro de
su tiempo de demora.
Si se estn introduciendo costos en la programacin, ser necesario verificar el costo

total
del proyecto para comprobar que se mantiene dentro del presupuesto. Si el costo
total es
demasiado elevado, se podr reducir el costo de tareas y recursos individuales par
a disminuir los
costos del proyecto.
Una vez identificados los problemas en las reas mencionadas se podr ajustar la
programacin para optimizar el tiempo, los recursos y el dinero disponibles.
Verificacin de la relacin entre tareas
En la programacin de un proyecto las tareas pueden relacionarse entre s de diversa
s
maneras. Una tarea que deba comenzar o terminar antes de otra pueda comenzar se
denomina
tarea predecesora. Una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea pre
cedente se
denomina tarea sucesora. Microsoft Project dispone de cuatro relaciones entre ta
reas que pueden
utilizarse para conectar una serie de tareas en una programacin. Utilizando de ma
nera eficaz
estas relaciones ser posible modificar la ruta crtica y reducir la programacin del
proyecto.
identificacin de la ruta crtica
Microsoft Project calcula la fecha de fin de una programacin en funcin a las durac
iones
de tareas en la ruta crtica: la secuencia de tareas desde la fecha de comienzo y
la fecha de fin del

zproyecto que deben finalizar a tiempo para que el proyecto entero termine a tie
mpo. Un retraso
entre las tareas de la ruta crtica provocar que el proyecto finalice ms tarde de lo
planificado. La
ruta crtica se identifica por la serie de tareas crticas consecutivas incluidas en
la programacin.
Para ajustar la fecha de fin de la programacin deber centrarse en modificar las ta
reas crticas.
Para llamar la atencin hacia la ruta crtica es posible modificar una presentacin. M
icrosoft
Project guardar los cambios junto con el archivo de proyecto.
Nota Si da formato al texto en Microsoft Project, el formato directo reemplazar t
odo formato
definido para una categora de texto, por ejemplo para todas las tareas crticas.
Bsqueda de mrgenes de demora en la programacin
Al analizar las tareas de la programacin es posible buscar demoras permisibles; e
s decir,
el tiempo que una tarea puede retrasarse sin demorar a ninguna otra. Tambin es po
sible ver la
cantidad de tiempo que puede retrasarse una tarea sin afectar a la fecha de fin
del proyecto, lo cual
se denomina margen de demora total.
Es importante saber dnde existen mrgenes de demora dentro de la programacin, ya
que ello permitir ajustar las fechas de comienzo y de fin de las tareas cuando de
terminadas fases
de la programacin no tienen margen de demora y otras tienen demasiado. La mayora d
e las
programaciones tienen algunas tareas crticas con margen de demora. Esto permite q
ue estas
tareas comiencen en una fecha posterior sin afectar a la programacin, lo que comp
ensara las
tareas que han tardado ms tiempo que el planificado.
Examen de las delimitaciones de las tareas
Mediante el uso de las delimitaciones, es posible controlar las fechas de comien
zo o de fin
de tareas importantes. Al introducir una tarea, Microsoft Project le asignar auto
mticamente la
delimitacin "Lo antes posible". Slo cuando sea necesario, debern definirse otras de
limitaciones,
como en el caso en que un cliente o un contrato requieran que determinada tarea
comience o
finalice en una fecha especfica.
Las delimitaciones de las tareas son tiles para crear una programacin ms precisa
empleando informacin detallada. Sin embargo, las delimitaciones tambin pueden rest
ringir la
flexibilidad de la programacin. Si se produce un conflicto de programacin entre un
a delimitacin y
una relacin entre tareas, Microsoft Project programar la tarea de acuerdo con la d
elimitacin.
En diversas fases del proyecto ser til verificar las delimitaciones en las tareas
de la
programacin, en especial las tareas en la ruta crtica, para cerciorarse de que efe
ctivamente son
necesarias. Toda delimitacin que requiera la introduccin de una fecha debe utiliza
rse con sumo
cuidado, ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular
las fechas de
comienzo y de fin en caso de cambiar la programacin y, adems, restringen la posibi
lidad de
redistribuir los recursos sobreasignados.
Bsqueda de los recursos sobreasignados y sus asignaciones de tareas
Al evaluar la programacin deber cerciorarse de haber asignado los recursos de una
manera eficaz. A cada tarea debe asignrsele un nmero de recursos adecuado en el mo
mento
justo de realizar el trabajo. Y a cada recurso deber asignrsele trabajo suficiente
, de forma que
pueda elaborarse una programacin completa con la menor cantidad posible de casos
de
sobreasignacin e infraasignacin de recursos. (En ocasiones sern inevitables algunas
sobreasignaciones e infraasignaciones.)
Antes de dedicarse a resolver problemas de sobreasignacin de recursos deber
determinarse cules son los recursos sobreasignados, en qu momentos estn sobreasigna
dos y
qu tareas tienen asignadas en dichos momentos. Para resolver la sobreasignacin de
recursos

deber asignarlos de manera diferente, o bien ser necesario volver a asignarlos par
a el momento
en que el recurso est disponible.
Bsqueda del costo de una tarea
Una vez evaluada la programacin, es necesario evaluar el costo total de la misma
para
asegurarse de que se mantiene dentro de los lmites del presupuesto. Si el costo t
otal es superior
al presupuesto, observe el costo de las tareas individuales y las tasas de los r
ecursos para ver si
es posible reducir los costos.
El costo total de una tarea es la suma de las tasas del recurso y todos los cost
os fijos
atribuidos a la tarea. Un costo fijo es una cantidad especfica definida por el us
uario que es
independiente del tiempo o el trabajo que insumen completar una tarea.
Para ver el costo total de la programacin en sus diversas fases, elija Resumen en
el men
Archivo. Elija el botn "Estadsticas". Observe en la columna "Costo" las cantidades
totales de los
costos actuales, previstos, reales y restantes.
Reduccin de la programacin cambiando la ruta crtica
La manera ms evidente de reducir la duracin de la programacin consiste en reducir l
a
ruta crtica mediante la eliminacin o combinacin de tareas. Este mtodo puede ser tamb
in el
ms difcil, ya que es necesario identificar las tareas que no sean absolutamente ne
cesarias para
completar el proyecto. Si no es posible eliminar o combinar tareas, se puede con
siderar la
posibilidad de cambiar algunas tareas para que dejen de estar en la ruta crtica.
Observe cada tarea en la ruta crtica para ver si puede dividirse en subtareas. Pa
ra que el
trabajo avance, quiz no sea necesario que algunas de las subtareas se completen d
e manera
secuencial, por lo que se podr reducir la ruta crtica convirtiendo algunas de las
subtareas en
subcrticas.
Reduccin de la programacin agregando tiempo de adelanto o tiempo de posposicin a la
s
tareas
Un mtodo para reducir la ruta crtica de la programacin consiste en analizar todas l
as
tareas con relaciones de fin a comienzo para ver si es posible superponerlas, de
manera que las
tareas puedan llevarse a cabo simultneamente en la medida de lo posible. Con Micr
osoft Project
es posible utilizar el tiempo de adelanto para hacer que una tarea comience ante
s del fin de su
predecesora. Asimismo, puede utilizarse el tiempo de posposicin para retrasar el
comienzo de
una tarea sucesora.
Reduccin de la programacin disminuyendo el trabajo de un recurso en una tarea
Una vez analizada la programacin y despus de determinar lo que debe reducirse, se
podr disminuir la duracin de algunas tareas para reducir la programacin.
Microsoft Project est predeterminado para calcular la duracin de las tareas basndos
e en la
cantidad de trabajo necesario para completarla, en el nmero de unidades de recurs
o que se le
han asignado y en los horarios y el trabajo asignados a dichos recursos. Esto se
denomina
programacin en funcin de los recursos. Es posible disminuir la duracin de una tarea
disminuyendo la cantidad de trabajo que se haya asignado a los recursos esencial
es. La
disminucin del trabajo necesario para las tareas en la ruta crtica posibilitar el a
delanto del fin de
la programacin.

Reduccin de la programacin mediante la ampliacin de la programacin laboral de un
recurso
Despus de analizar la programacin y de haber determinado que necesita ser reducida
,
ser posible reducir la duracin de algunas de las tareas de la programacin.
Microsoft Project est predeterminado para calcular la duracin de una tarea basndose
en la
cantidad de trabajo necesario para completar la tarea y en el nmero de unidades d
e recursos
asignadas a la misma. Esto es lo que se denomina programacin en funcin de los recu
rsos. La
reduccin de la duracin de las tareas en la ruta crtica permitir adelantar el fin de
la
programacin.
Si no es posible asignar ms recursos a una tarea, quiz sea conveniente ajustar los
calendarios laborales de los recursos esenciales asignados a la tarea, de manera
que trabajen
mayor cantidad de horas.
Cambio de las asignaciones de tarea de un recurso sobreasignado
El mtodo ms directo para resolver un problema de sobreasignacin de recursos consist
e
en cambiar las asignaciones de tarea del recurso sobreasignado. Esto se efecta qu
itando un
recurso de una tarea que tenga lugar en un momento de sobreasignacin. Otra manera
es
reprogramar la tarea para que tenga lugar cuando el recurso est disponible.
Reasignacin de un recurso para que trabaje a tiempo parcial en una tarea
Si un recurso est sobreasignado y no se desea reprogramar ninguna de las tareas a
las
que ha sido asignado el recurso ni quitar el recurso de ninguna de las tareas as
ignadas, existe otra
opcin. Se puede asignar el recurso para que trabaje a tiempo parcial en cada una
de las tareas
que se efecten durante el perodo de sobreasignacin.
Nota Si el recurso que se est asignando para que trabaje a tiempo parcial en la t
area es un
recurso esencial, este mtodo incrementar la duracin de la tarea. La reasignacin de u
n recurso
para que trabaje a tiempo parcial tambin puede tener el efecto de convertirlo en
un recurso
esencial, aumentando as la duracin de la tarea.
Disminucin de la cantidad de trabajo asignada a un recurso
Si un recurso est sobreasignado y no se desea reprogramar ninguna de las tareas n
i
quitar el recurso, no existiendo tampoco la posibilidad de incrementar la duracin
de la tarea, existe
otra opcin. Se puede disminuir la duracin de la tarea a la cual se ha asignado el

recurso
sobreasignado durante el perodo de sobreasignacin y reducir la cantidad de tiempo
requerido al
recurso sobreasignado.
Los recursos esenciales afectan a las duraciones de las tareas a las que estn asi
gnados.
Este mtodo disminuye la duracin de la tarea en el caso de que el recurso al que se
desee
disminuir la cantidad de trabajo sea el nico recurso esencial.
Cambio de la programacin laboral de un recurso
Todos los recursos pueden tener sus propios calendarios de recursos, en los cual
es es
posible introducir la informacin individual de la programacin, por ejemplo vacacio
nes o tiempo
necesario para el mantenimiento de los equipos. En el caso de que en determinado
s puntos de la
programacin un recurso est sobreasignado, una posible solucin podra ser cambiar el
calendario de recursos. Por ejemplo, si la programacin est basada en una semana la
boral de 5

das y un recurso a tiempo parcial trabaja slo 3 das de la semana, la extensin del ca
lendario de
recursos a una semana laboral de 4 5 das podra aliviar en parte la sobreasignacin d
el recurso.
Resolucin automtica de las sobreasignaciones de recursos
En Microsoft Project, es posible resolver automticamente las sobreasignaciones de
recursos mediante la redistribucin. La redistribucin, sencillamente retrasa determ
inadas tareas
de la programacin hasta que los recursos asignados a ellas dejan de estar sobreas
ignados.
Cuando Microsoft Project redistribuye la programacin, verifica las relaciones ent
re
predecesoras, el tiempo del margen de demora, las fechas, las prioridades y las
delimitaciones de
tareas para determinar qu tareas retrasar. Es posible dar prioridad a las tareas
para especificar
cules debern retrasarse en primer lugar o cules no deben retrasarse de ninguna mane
ra.
Tambin se puede decidir si se redistribuirn todos los recursos o solamente algunos
seleccionados. Y, por ltimo, se puede redistribuir con o sin retrasar la fecha de
fin de la
programacin.
Resolucin manual de las sobreasignaciones de recursos
Otra manera de redistribuir la programacin consiste en resolver manualmente las
sobreasignaciones de recursos. Esto puede ser de utilidad cuando la redistribucin
automtica no
produzca el ajuste de programacin deseado. Microsoft Project dispone de una prese
ntacin en la
que pueden verse cules son los recursos sobreasignados y sus tareas asignadas. Se
puede ir a
cada sobreasignacin y resolver el conflicto de la manera ms adecuada a sus necesid
ades.
Retraso de una tarea con un recurso sobreasignado
La manera ms sencilla para resolver una sobreasignacin de recursos consiste en
retrasar la tarea asignada al recurso hasta que ste disponga de tiempo para traba
jar en ella. Es
posible agregar retraso a una tarea, verificar el efecto sobre la asignacin del r
ecurso y, a
continuacin, ajustar an ms el retraso, si ello fuera necesario.
El retraso de una tarea retrasar asimismo las fechas de comienzo de sus sucesoras
y
puede afectar a la fecha de fin de la programacin. Para evitarlo, retrase primero
las tareas con
margen de demora permisible y agregue un retraso slo de una duracin slo equivalente
al
margen de demora de cada tarea. Tambin resultar de utilidad retrasar las tareas no
crticas antes
que las tareas en la ruta crtica. Pruebe a agregar retrasos a diferentes tareas p
ara ver los efectos
sobre la programacin.
Reduccin de costos mediante el reemplazo de un recurso
Existe la posibilidad de reducir costos mediante el reemplazo de recursos por ot
ros menos
costosos. Sin embargo, antes de realizar este cambio ser necesario tomar en consi
deracin el
hecho de que a un recurso menos cualificado le llevar ms tiempo cumplir una tarea
que a un
trabajador ms cualificado y ms caro.
Reduccin de los costos por uso mediante la reprogramacin del trabajo
Algunos de los recursos del proyecto pueden cobrar una tasa o tarifa por cada ve
z que se
los utiliza, adems de su tasa por hora. Es posible reducir costos mediante la con
solidacin de
tareas que tengan tarifas por uso.
Por ejemplo, si varias tareas programadas para horarios diferentes incluyen tari
fas o tasas
por uso en el caso de un recurso que trabaja en ambas tareas, es posible elimina
r una tarifa por
uso disponiendo que el recurso trabaje simultneamente en las tareas. Tambin existe
la opcin de
dividir la tarifa entre las dos tareas.

Reduccin de costos mediante la eliminacin de tareas
Otra estrategia para reducir costos consiste en reducir la extensin del proyecto.
En otras
palabras, ser posible reducir el costo de un proyecto eliminando tareas de baja p
rioridad.
Tambin se puede reducir la extensin mediante la reasignacin de recursos o la reducc
in
del trabajo en tareas individuales.
Administracin de los flujos de caja mediante el cambio del mtodo de acumulacin de
costos
Con Microsoft Project es posible administrar los flujos de caja del proyecto med
iante el
prorrateo del costo de una tarea basndose en su porcentaje de conclusin y de los r
ecursos
asignados a la misma. Otra opcin consiste en acumular los costos cuando la tarea
comienza o
queda concluida.
Por ejemplo, quiz se desee negociar con un proveedor la retencin de un pago hasta
que
el trabajo haya sido terminado. Este cambio puede reflejarse en la programacin me
diante la
acumulacin del costo de esta tarea en el momento en que haya quedado concluida.
Nota Slo es posible prorratear los costos por trabajo estndar y de horas extra del
recurso. El
costo por cada uso de un recurso slo puede prorratearse al comienzo o al final de
la tarea, y los
costos fijos siempre se acumulan al final.
IMPRESIN E INFORMES
Para administrar un proyecto de una manera eficaz, es necesario comunicar la inf
ormacin
acerca del mismo a varias personas. Con Microsoft Project es posible imprimir in
formacin
especfica del proyecto segn las necesidades de
Informacin general, como resmenes del proyecto.
Informacin acerca de las tareas, como los diagramas de Gantt.
Informacin acerca del recurso, como la programacin de cada recurso.
Informacin acerca de los costos, como el costo de los recursos con presupuestos
sobrepasados.
Informacin acerca del seguimiento, como una lista de tareas que lleven retraso co
n
respecto a la programacin.
Si la presentacin del proyecto que aparezca en pantalla satisface las necesidades
de
comunicacin, es posible imprimirla. Existe tambin la opcin de imprimir informacin va
riada en
alguno de los formatos de informe predefinidos de Microsoft Project. Microsoft P
roject dispone de
ms de veinte presentaciones e informes predefinidos.
Las tareas clave que es necesario realizar antes de imprimir una presentacin o un
informe son:
Seleccionar la presentacin o el informe que mejor se adapte a sus necesidades de
comunicacin.
Ajustar los mrgenes, agregar bordes y cambiar otras partes del diseo de la pgina
para adaptarlo a sus necesidades.
Seleccionar y configurar la impresora o el trazador que se vaya a utilizar con M
icrosoft
Project.
Personalizar la presentacin o el informe para comunicar la informacin de la manera
ms eficaz posible.
Microsoft Project
- 25

Qu se puede imprimir
Con Microsoft Project es posible imprimir la informacin acerca de las tareas, los
recursos,
los costos y el progreso del proyecto mediante la impresin de la presentacin o del
informe que
mejor se adapte a sus necesidades.
Las tablas siguientes presentan informacin de utilidad que se puede imprimir util
izando
combinaciones de presentaciones, tablas, filtros y opciones del men Formato de Mi
crosoft Project,
o bien los informes, tablas filtros y opciones de informes de Microsoft Project.
Por lo tanto, es
posible imprimir:
Imprimo una presentacin o un informe?
Para comunicar de manera eficaz la informacin acerca del proyecto a los administr
adores,
miembros del equipo y clientes, es necesario imprimir esta informacin en un forma
to que satisfaga
las necesidades de cada persona o grupo. Microsoft Project permite imprimir la i
nformacin
utilizando una amplia variedad de presentaciones o informes.
Las presentaciones e informes contienen informacin de diferente ndole y la present
an de
manera distinta:
Empleando una presentacin es posible examinar la informacin en la ventana del
proyecto o en la ventana de presentacin preliminar. Un informe slo puede
examinarse en la ventana de presentacin preliminar.
En una presentacin es posible editar informacin especfica. En un informe no es
posible editar informacin especfica.
En las presentaciones es posible cambiar el formato aplicado a cada categora de
texto, como por ejemplo las tareas retrasadas o un texto especfico. En los inform
es
slo es posible cambiar el formato de una categora de texto.
Antes de imprimir una presentacin o un informe es posible presentar las pginas en
la
ventana de presentacin preliminar para ver cul ser su aspecto una vez impresas. Por
ejemplo,
ser posible verificar los mrgenes, ver la posicin y el texto de los encabezados y p
ies de pgina,
y comprobar la orientacin de la pgina (vertical u horizontal).
Antes de poder imprimir desde Microsoft Project es necesario configurar la impre
sora o el
trazador, si es que todava no lo ha hecho. Podr imprimir en cualquier impresora o
trazador
aceptado por el software del sistema que se est utilizando.
Ajuste proporcional de una presentacin para imprimirla

Puede resultar ms conveniente condensar una presentacin impresa de manera que
quepa en menos pginas, a lo largo o a lo ancho. Por ejemplo, es posible condensar
una
presentacin impresa de cuatro pginas de largo en dos pginas.
Con Microsoft Project es posible especificar el nmero de pginas en que se desee
imprimir en una presentacin. Las presentaciones mayores de una pgina de largo cons
tan de filas
y columnas de pginas que encajan entre s como las piezas de un rompecabezas. Al
especificarse un nmero de pginas a lo ancho o a lo largo para la presentacin impres
a, durante
la impresin Microsoft Project reducir (o ajustar proporcionalmente) el texto en con
secuencia.
Microsoft Project
- 26

Adicin de un encabezado, un pie de pgina o una leyenda
Agregar la fecha, el nmero de pgina, el nombre de la empresa y otro tipo de inform
acin
a cada pgina de un informe o presentacin impreso realzar el aspecto profesional del
documento, adems de su inherente utilidad. Con Microsoft Project es posible agreg
ar informacin
en forma de encabezado (texto que aparece impreso en la parte superior de cada pg
ina), de pie
de pgina (texto que aparece impreso en la parte inferior de cada pgina) o de leyen
da (una lista
explicativa de los smbolos utilizados en un diagrama).
En un encabezado pueden escribirse tres lneas, otras tantas en una leyenda, y sol
amente
una en un pie de pgina.
Nota En los diagramas de Gantt y PERT slo se pueden imprimir leyendas.
Insertar y anular un salto de pgina
En ocasiones, al imprimir puede resultar til mantener junta en la misma pgina
informacin como una tarea de resumen y sus respectivas subtareas.
Es posible insertar saltos de pgina en los diagramas de Gantt, en las hoja de rec
ursos, en
las presentaciones Uso de recursos y en las hojas de tareas. Los saltos de pgina
insertados
quedan marcados con un diseo de cuadrcula especfico que facilita su identificacin.
Cuando filtre u ordene la informacin en una presentacin o en un informe, cada salt
o de
pgina se mantendr con la tarea o el recurso seleccionado al insertar el salto de pg
ina. Por
ejemplo, si al aplicar un filtro no aparece una tarea, el salto de pgina asociado
a dicha tarea no
aparecer en la presentacin o en el informe.
Impresin de columnas en una presentacin de hoja
Al imprimir una presentacin o un informe que contenga columnas de informacin, como
es
el caso de los diagramas de Gantt, la presentacin Uso de recursos, la Hoja de tar
eas o la Hoja de
recursos, ser posible imprimir o repetir determinada informacin. Con Microsoft Pro
ject podr:
Imprimir todas las columnas de los diagramas de Gantt y de la presentacin Uso de
recursos,
incluso aqullas que no sean visibles en la pantalla.
Imprimir en cada pgina de una presentacin de hoja un determinado nmero de
columnas.
Configuracin de una impresora o un trazador en Microsoft Windows
En Microsoft Windows es suficiente con configurar las impresoras una sola vez pa
ra
utilizarlas con todas las aplicaciones. Tambin es posible cambiar a otra impresor
a instalada o
cambiar la configuracin de impresora para trabajar en Microsoft Project.
Nota Para obtener informacin detallada acerca del uso de una impresora o un traza
dor con
Microsoft Project para Windows, consulte la documentacin del sistema.
Impresin de una programacin personalizada como diagrama de barras (Diagrama de
Gantt)
Si desea ver de qu manera un cambio en la duracin de una tarea afecta a las fechas
de
comienzo y de fin de otras tareas y a la fecha de fin del proyecto, imprima el D
iagrama de Gantt.
Un Diagrama de Gantt consta de dos partes: una tabla de Gantt y un diagrama de b
arras
de Gantt que presenta las duraciones de tareas y las fechas de comienzo y de fin
a lo largo de una

escala temporal. Las posiciones de las barras de tareas en el diagrama de barras
de Gantt muestra
de qu manera se relacionan las tareas entre s en el transcurso del tiempo.
Es posible personalizar un diagrama de Gantt mediante la inclusin de informacin
diferente y el cambio de su aspecto.
Impresin de una programacin de calendario personalizada (Presentacin Calendario)
Si desea ver un panorama general de las tareas programadas durante una semana o
un
mes en particular, imprima la presentacin Calendario. Las barras de tareas, que s
on similares a
las barras de un diagrama de Gantt, cubren los das en los que estn programadas las
tareas.
Es posible personalizar la presentacin Calendario mediante la inclusin de informac
in
diferente y el cambio de su aspecto.
Impresin de un diagrama de red personalizado que muestre las relaciones entre tar
eas
(Diagrama PERT)
Si desea ver de qu manera afectan unas tareas a otras y a la fecha de fin del pro
yecto,
imprima el Diagrama PERT. Un diagrama PERT se asemeja a un diagrama de flujo: un
recuadro
representa cada tarea y una lnea que conecta a dos recuadros representa la relacin
entre dos
tareas.
Es posible personalizar los diagramas PERT incluyendo informacin diferente y camb
iando
su aspecto.
Impresin de informacin acerca de las tareas como hoja de clculo personalizada (Hoja
detareas)
Si desea que la informacin acerca de las tareas aparezca en formato en hoja de clc
ulo y
no necesita una representacin grfica de las relaciones entre tareas, imprima una H
oja de tareas.
Es posible personalizar la hoja de tareas mediante la inclusin de informacin difer
ente y el
cambio de su aspecto.
Impresin de informacin detallada acerca de las tareas (informe de tareas)
Si desea informacin detallada acerca de las tareas, como por ejemplo el tiempo de
trabajo
total o los recursos asignados a cada tarea, podr imprimir el informe de tareas.
Con este informe
tambin podr imprimir informacin acerca de las tareas y texto u objetos grficos cread
os en
Microsoft Project o en otra aplicacin.

Es posible personalizar el informe de tareas mediante la inclusin de informacin di
ferente
y el cambio de su aspecto.
Impresin de informacin acerca de las tareas y los recursos (informe Referencias
cruzadas)
Si lo que desea es una sencilla lista de los recursos con columnas de informacin
acerca
de los mismos (como los salarios por hora, el costo y el tiempo total de trabajo
), imprima la hoja de
recursos.
Es posible personalizar la hoja de recursos mediante la inclusin de informacin dif
erente y
el cambio de su aspecto.
Impresin de informacin acerca de los recursos como grfico personalizado (Grfico de r
ecursos)
Para obtener un panorama claro de con cunta eficacia se est utilizando el personal
y
otros recursos, se puede imprimir la presentacin Grfico de recursos. Grfico de recu
rsos rene
informacin acerca de los recursos, por ejemplo el grado mximo de utilizacin, el tra
bajo, la
sobreasignacin, el porcentaje del tiempo asignado, los costos superiores a lo pre
supuestado y el
costo total, todo ello en un formato grfico.

Es posible personalizar la presentacin Grfico de recursos mediante la inclusin de
informacin diferente y el cambio de su aspecto.
TRABAJO CON PRESENTACIONES
En Project se utilizan se utilizan las presentaciones para introducir, cambiar,
y mostrar la
informacin acerca de las tareas y recursos del proyecto. Utilizando diversas pres
entaciones, podra
ver la informacin del proyecto de maneras distintas mientras se organiza el proye
cto, las tareas de
la programacin y los recursos, y el seguimiento del progreso.
Incluye formatos utilizados por los profesionales de la administracin de proyecto
s, como
los diagramas de Gantt y diagramas PERT, as como formatos de para la entrada de d
atos y su
visualizacin.
Tipos de presentacin
Podr utilizar tres tipos de presentaciones para mostrar la informacin del proyecto
:
!
Una presentacin de hoja se parece a una hoja de calculo o una tabla de informacin.
!
Una presentacin de grfico o de diagrama muestran la informacin de manera grfica.
!
Una presentacin de formulario facilita la introduccin de acerca de tareas y recurs
os
especficos.
Una presentacin que ocupe toda la ventana Project es una presentacin de seccin nica.
Puede combinar dos presentaciones de seccin nica para crear una presentacin combina
da, en
la que dos presentaciones comparten la ventana Project. La presentacin Entrada de
tarea, que
consta del diagrama de Gantt por encima del formulario de tareas, es un ejemplo
de una
presentacin combinada. En una presentacin combinada, la informacin de la seccin infe
rior slo
est relacionada con la tarea o recurso seleccionados en la seccin superior.
Acerca de las Presentaciones
Por cada presentacin de hoja, diagrama y grfico, excepto el diagrama PERT , hay un
filtro que determina que tareas o recursos resalta Project. Un filtro contiene i
nstrucciones llamados
criterios que especifican las condiciones bajo las cuales aparecer una tarea o re
curso. Podr
cambiar el filtro aplicado a una presentacin cuando desee ver una informacin difer
ente en el
formato actual.
Una presentacin de hoja, que contiene una lista de tareas y recursos, queda mas d
efinida
por una tabla. Una tabla es un grupo de informacin relacionadas.
Acerca de mostrar una Presentacin
Si desea crear una programacin, podr utilizar el diagrama de Gantt. Si desea crear
introducir o editar informacin detallada acerca de un recurso determinado, podra
utilizar el
formulario de recursos.
Para mostrar una presentacin:
1. En el men Ver, elija Mas presentaciones.
2. Seleccione la presentacin que desee mostrar.
3. Elija el botn Aplicar.

Presentaciones Disponibles
Podr mostrar informacin del proyecto en presentacin de tareas o en presentacin de
recursos.
Presentacin de tareas
Descripcin
Diagrama de Gantt
Muestran tareas y duraciones en el tiempo.
Utilcelas para introducir y planificar una lista de
tareas.
Diagrama Pert
Un diagrama de red que muestra todas las tareas y
sus relaciones.
Calendario
Muestra las tareas y sus duraciones.
Se utiliza para mostrar las tareas programadas
para una semana o semanas.
Hoja de tareas
Una lista de tareas e informacin relacionada.
Introducir y programar tareas en un formato de tipo
hoja Calculo.
Formulario de tareas
Se utiliza para introducir y editar la informacin
acerca de una tarea determinada.
Formulario de detalles de tareas
Se utiliza para revisar y editar el seguimiento
detallado Y la programacin de la informacin de
una tarea determinada.
Formulario nombre de tarea Se utiliza para introducir y editar el nombre de la
tarea y otra informacin acerca de la misma.
Diagrama Pert de tareas Muestra las predecesoras y las sucesoras de una
tarea.
Gantt de retrasos Muestran el retraso aadido a las tareas durante la
Redistribucin.
Gantt detallado
Una lista de tareas e informacin relacionada y un
diagrama de barras que muestran las barras de lo
Planificado y lo programado para cada tarea.
Entrada de tarea
Presentacin combinada con el diagrama de Gantt
encima y el formulario de tareas abajo.
Microsoft Project
- 30

Presentacin de recursos Descripcin
Grfico de recursos Muestra la asignacin de recursos, los costos o las
Horas extras.
Hoja de recursos Una lista de recursos e informacin relacionada.
Uso de recursos Muestran la asignacin, costo, informacin del
trabajo de cada recurso de trabajo en el tiempo.
Formulario de recursos Se utiliza para introducir y editar la acerca de un
recurso determinado.
Formulario Nombre de recurso Un formulario simplificado que se utiliza para
introducir Y editar el nombre del los recursos.
Asignacin de recursos Una presentacin combinada que se utiliza para
resolver las sobreasignaciones de recursos.
SEGUIMIENTO DEL PROGRESO DEL PROYECTO
Crear la programacin es solo el primer paso, con Project tambin se puede seguir el
progreso del
proyecto.
Realizando un seguimiento se puede:
!
Identificar y resolver los problemas que se produzcan.
!
Generar informes de estado para la administracin y los participantes en el proyec
to.
!
Conservar datos histricos que le ayuden a planificar proyectos futuros de una for
ma mas
precisa.
Se puede seguir la informacin con diferentes niveles de detalle. El seguimiento d
el proceso es de
tres pasos:
!
Crear una planificacin prevista basada en la programacin preliminar.
!
Actualizar peridicamente la programacin para reflejar el progreso del proyecto.
!
Comparar la informacin actualizada de la programacin con la planificacin prevista p
ara
determinar hasta
!
que punto se ajusta el progreso del proyecto a lo planificado.
Por qu configurar una planificacin prevista?
La planificacin prevista proporciona una base de para la comparacin de costos, tra
bajo y fechas
programadas que permiten seguir el progreso del proyecto.
Mediante la comparacin entre el plan previsto y la informacin actual, puede seguir
el progreso
del proyecto para asegurarse de que las tareas cumplen la programacin, los recurs
os realizan el
trabajo en tiempo asignado y los costos no exceden el presupuesto.
Despus de crear un plan previsto, puede modificarlo para ajustar los cambios del
proyecto como
la combinacin, adicin o borrado de tareas. Adems del plan previsto puede guardar ha
sta cinco
planes previsionales para compara las fechas programadas.
Configuracin de un plan previsto
Una vez preparado el proceso inicial de creacin de la programacin estar preparado p
ara
configurar el plan previsto. Mediante la comparacin de la informacin del plan prev
isto con la
programacin hasta la fecha del proyecto, puede identificar y resolver discrepanci
as y planificar de
forma mas precisa proyectos futuros.
Para guardar la programacin como plan previsto:
1. En el men Herramientas, elija Seguimiento y a continuacin elija Guardar lnea de
base.
2. Elija Proyecto completo.
3. Elija Aceptar.

Qu informacin debera actualizar?
Despus de crear una programacin y establecer un plan previsional, podr actualizar l
a
programacin tan frecuentemente como desee para seguir el proceso. Para actualizar
la
programacin, evale el estado de cada tarea y actualice la informacin pertinente de
la
programacin. Puede seguir toda la informacin incluida en el plan previsional, mnima
mente o en
detalle.
Indicacin de las fechas reales de comienzo y de fin de una tarea
Es importante saber si las tareas se realizan a tiempo o no. Las tareas que comi
enzan o
terminan tarde pueden desorganizar la programacin al retrasar las tareas de comie
nzo o de fin de
las tareas relacionadas.
1. Para introducir las fechas reales de comienzo y de fin de tarea:
2. En la tabla de Gantt, seleccione la tarea que desea actualizar.
3. En el men Herramientas, elija Seguimiento y a continuacin elija Actualizar tare
a.
4. En Estado Real escriba las fechas en los cuadros Comienzo y Fin.
Indicacin del progreso de una tarea en forma de porcentaje
Es posible indicar cuanto se ha progresado en una tarea mediante la introduccin d
el
porcentaje que ha sido completado con respecto a la duracin total de la tarea.
En aquellas tareas con una duracin relativamente corta, el seguimiento no puede s
er
detallado, aunque en las tareas de duracin mas extensa la indicacin del porcentaje
de una tarea
es una ayuda para seguir el grado de progreso real frente al plan previsto.
Para indicar el progreso de la tarea en forma de porcentaje:
1. En la tabla de Gantt seleccione la tarea en la que desee actualizar el grado
de progreso.
2. Cliquee el botn Informacin de la barra de herramientas Estndar.
3. En el cuadro Porcentaje Completado escriba un numero entero comprendido entre
0 y
100.
4. Elija Aceptar.
Se esta realizando un seguimiento seguido del proyecto?
Cuando se configura un plan previsto y despus se actualiza la programacin, es posi
ble
comparar el plan previsto con el grado de progreso real para identificar las var
iaciones. Las
variaciones provienen acerca de aquellas reas del proyecto que no se comportan co
mo estaba
planeado.
Algunas variaciones que deben buscarse son:
!
Las
!
Las
!
Las
!
Las
tareas que no comienzan o acaban en su debido momento.

tareas que no progresan al ritmo esperado.
tareas que precisan mas o menos tiempo del programado.
tareas que estn por debajo o por encima del presupuesto.
Mediante el uso de un plan previsto, tambin es posible identificar variaciones co

mparando
los
costos previstos con los costos programados a medida que el proyecto avanza. Los
costos
programados reflejan la imagen del costo ultimo a medida que el proyecto progres
a.

TRABAJO CON PROYECTOS MULTIPLES
Existen varias formas de trabajar con proyectos mltiples eficazmente. Si necesita
revisar u
obtener informes
De un cierto nmeros de proyectos individuales, puede consolidar varios proyectos
en una
sola ventana.
Cuando los proyectos comparten los mismos recursos, es posible consolidar los pr
oyectos
para crear un fondo de recursos comn, de manera que se eviten los conflictos entr
e recursos.
Proyecto principal y subproyectos
Puede organizar su proyecto en componentes mas pequeos denominados subproyectos.
Este es un grupo de tareas que tiene su propio archivo de proyecto pero que es r
epresentado por
una sola tarea denominado proyecto principal.
Use los subproyectos para:
! Mantener los detalles de un proyecto separados del proyecto principal.
! Reutilizar en varios proyectos las tareas relacionadas.
! Dejar ciertas partes de un gran proyecto a otros administradores de proyectos.
Acerca de la comparticin de recursos entre proyectos

Cada proyecto que cree puede tener su propio fondo de recursos o compartir el fo
ndo de
recursos de otros proyectos. Cuando administre los recursos que trabajen en mas
de un proyecto
al mismo tiempo o administra proyectos que comparten recursos, puede agrupar eso
s en un fondo
de recursos comunes,
Mediante la comparticin de recursos entre proyectos puede:
! Agregar recursos compartidos a un nuevo proyecto rpidamente.
! Revisar el uso de los recursos y los costos a lo largo de los proyectos.
! Identificar los recursos sobreasignados.
! Imprimir los informes de recursos que proporcionan informacin acerca dl uso de
recurso a lo
largo de los proyectos.
consolidacin de proyectos para crear un fondo de recursos
Project sigue los recursos de todos los proyectos consolidados en un fondo de re
cursos de
forma que pueda mantener la informacin precisa acerca del uso de los recursos mie
ntras
permanezcan como proyectos independientes.
Para consolidar proyectos con el fin de crear un fondo de recursos:
1.
En el men Herramientas elija Proyectos Mltiples y a continuacin elija Consolidar

Proyectos.
2.
En la columna Nombre de Archivo escriba la ruta de acceso y el nombre de archivo
de
cada archivo de proyecto que desee combinar.
3.
En Opciones seleccione Combinar Fondos de Recursos.
4.
Elija Aceptar
Microsoft Project
- 33

Acerca del uso de una plantilla
Una plantilla es una copia de un conjunto tpico de tareas y otras informaciones.
Una plantilla es como cualquier otro proyecto, a excepcin de que se usa como punt
o de partida
para crear un nuevo proyecto. Puede usar plantillas para reducir el tiempo que s
e tarda en crear un
nuevo proyecto mejorar la precisin y la coherencia.
Usar una plantilla con varios proyectos:
! Usa una estructura similar de tareas.
! Solicita requisitos de calendarios similares.
! Usa un conjunto de recursos similares.
Creacin de una plantilla
Para crear una plantilla:
1. En el men archivo elija Guardar como
2. En el cuadro Nombre de Archivo escriba el nombra para la plantilla.
3. En el cuadro Guardar archivo como seleccione Plantilla.
4. Elija Aceptar.
PERSONALIZACION DE MICROSOFT PROJET
Es posible personalizar diversas configuraciones para que reflejen mejor la form
a en la que
trabaja el usuario:
! Crear y personalizar los botones y las barras de herramientas.
! Crear y personalizar los comandos, los menes y las barras de menes.
! Crear nuevos formularios para introducir y presentar la informacin acerca de lo
s recursos y las
tareas.
Presentacin y ocultacin de la barra de herramientas
Para mostrar una barra de herramientas:
1. En le men Ver elija Barra de Herramientas.
2. Seleccione el nombre de la barra de herramientas que desee mostrar.
3. Elija el botn Mostrar.
Para ocultar la barra de herramientas:
1. En el men Ver elija Barra de Herramientas.
2. Seleccione el nombre de la barra de herramientas que desee ocultar.
3. Elija el botn Ocultar.
Creacin de una barra de herramientas personalizada
Par crear una nueva barra de herramientas:
En el men Ver elija Barra de Herramientas.
1. Elija el botn Nueva.
2. Escriba el nombre de la nueva Barra de Herramientas.
3. Elija Aceptar.

Acerca de los menes y comandos personalizados
Es posible construir una estructura de menes personalizada:
! Agregar nuevos comandos a cualquier men.
! Modificar un comando.
! Agregar nuevos menes a cualquier barra de menes.
! Crear barras de menes adicionales.
Acerca de los formularios personalizados.
Es un cuadro de dialogo que se usa para introducir informacin acerca de las tarea
s y los
recursos de la programacin.
Con los formularios podr:
! Mostrar los formularios que contengan la informacin especializada acerca de las
tareas o los
recursos que desee introducir seguir y ver en el proyecto.
! Crear nuevos formularios personalizados que contengan informacin especializada
acerca de
las tareas o recursos para reflejar su forma de seguir los proyectos.
! Editar los formularios personalizados existentes.
! Organizar, desplazar o ajustar el tamao de los elementos de sus formularios per
sonalizados,
de manera que adquieran el aspecto que desee.
Project proporciona los siguientes formularios.
! Seguimiento de costos.
! Valor acumulado.
! Entrada.
! Seguimiento de la programacin.
! Relaciones entre tareas .
! Seguimiento de trabajo.
ACERCA DE LA COPIA Y EL DESPLAZAMIENTO DE CAMPOS, FILAS Y COLUMNAS
Es posible copiar o desplazar varios campos, filas o columnas de informacin de re
cursos
o tareas. La informacin seleccionada puede copiarse o desplazarse dentro de la pr
esentacin de
hoja o entre presentaciones de hoja en un archivo del proyecto. Tambin es posible
mover o copiar
informacin entre diferentes archivos del proyecto.
Si pega campos o columnas en una nueva posicin, la informacin se situar en el rea
seleccionada, reemplazando cualquier informacin existente. Si pega una fila enter
a, sta se
insertar entre las filas existentes.
Es posible desplazar o copiar mltiples campos, filas o columnas adyacentes, en gr
upo.
Tambin es posible copiar o rellenar el contenido de un campo seleccionado en un c
ierto nmero
de campos bajo l.
Es posible utilizar el mouse para arrastrar la informacin en los campos, filas o
columnas
de una posicin a otra. Arrastrar proporciona el mismo resultado que copiar o desp
lazar, y pegar
con los comandos.
Copia de la informacin de un campo a mltiples campos
1. Seleccione el campo o el rango de campos (incluso la fila entera) que desee c
opiar, y todos
los campos por debajo de l que desee rellenar con la misma informacin.

El campo que desee copiar debe estar en la fila superior de la seleccin.
En Microsoft Project, es posible seleccionar campos no adyacentes manteniendo pr
esionada la
tecla CTRL mientras los selecciona.
2. En el men Edicin, elija Llenar hacia abajo.
Nota Es posible eliminar la informacin con la que se ha rellenado inmediatamente
despus de
hacerlo, eligiendo el comando Deshacer Llenar hacia abajo del men Edicin.
Copia o desplazamiento de una fila
1.Si copia o desplaza filas a otro archivo del proyecto, organice las ventanas d
e forma que tanto la
posicin de origen como la de destino sean, al menos parcialmente, visibles en la
pantalla.
2.Seleccione las filas adyacentes que desee copiar o desplazar presionando Mayscu
las y haga
clic en el N de tarea o en el N de recurso de las filas.
3.Seale el N de tarea o el N de recurso, o el borde de seleccin hasta que el puntero
se
convierta en una flecha.
4.Arrastre la seleccin hasta la primera fila en la que desee situarla.
Si arrastra ms all de lo que muestran las filas en el mismo archivo del proyecto,
la presentacin
se desplazar.
Si arrastra entre dos ventanas, la seleccin se copiar automticamente.
Si desea copiar (en lugar de desplazar), una seleccin dentro del mismo archivo de
l proyecto de
Microsoft Project, mantenga presionada la tecla CTRL mientras arrastra.
Copia o desplazamiento del contenido de una columna
1.Si necesita definir una nueva columna en la que pegar la informacin de la colum
na, elija Insertar
columna en el men Insertar.
2.En el cuadro "Nombre de campo:", seleccione un campo que sea compatible con el
tipo de
informacin que vaya a pegar, que puede ser de texto, de fecha, de nmero, etctera. A
continuacin, elija "Aceptar".
3.Si copia o desplaza columnas a otro archivo del proyecto, organice las ventana
s de forma que
tanto la posicin de origen como la de destino sean, al menos parcialmente, visibl
es en la pantalla.
4.Haga clic en el ttulo de la columna para seleccionar la columna que desee copia
r.
5.Seale al borde de seleccin hasta que el puntero se convierta en una flecha.
6.Arrastre la seleccin hasta la columna de destino dentro de la misma presentacin
de hoja o a un
archivo del proyecto separado. Si arrastra ms all de las columnas mostradas en el
archivo del
proyecto, la presentacin se desplazar.

Si desea copiar la seleccin en el mismo archivo del proyecto, en lugar de desplaz
arlo en
Microsoft Project, mantenga presionada la tecla CTRL mientras arrastra.
Copia de informacin tipo texto de otra aplicacin
1.Abra la aplicacin de origen y determine el tamao y el tipo de la informacin que d
esee copiar
en Microsoft Project.
2.Seleccione y copie la informacin al Portapapeles usando el equivalente en esa a
plicacin del
comando Copiar.
3.Abra Microsoft Project, el proyecto y la presentacin de hoja en la que desee pe
gar dicha
informacin.
4.Si fuera necesario, aplquela en una tabla con columnas que coincidan con el ord
en y el tipo de la
informacin copiada.
5.Si fuera necesario, inserte nuevas filas seleccionando el nmero de filas que va
a insertar y, a
continuacin, en el men Insertar, elija Insertar tarea o Insertar recurso.
Las filas pegadas reemplazarn a las filas existentes.

6.Para copiar informacin en nuevos campos o filas, seleccione el primer campo o l
a primera fila
vaca. O seleccione el primer campo de la primera fila vaca tras la ltima tarea o re
curso.
O bien, para reemplazar la informacin existente, seleccione el primer campo en el
que desee
copiar las filas con la nueva informacin.
7.Haga clic en el botn "Pegar" de la barra de herramientas Estndar.
O elija Pegar en el men Edicin.
Copia o desplazamiento del contenido de una columna
1.Si necesita definir una nueva columna en la que pegar la informacin de la colum
na, elija Insertar
columna en el men Insertar.
2.En el cuadro "Nombre de campo:", seleccione un campo que sea compatible con el
tipo de
informacin que vaya a pegar, que puede ser de texto, de fecha, de nmero, etctera. A
continuacin, elija "Aceptar".
3.Si copia o desplaza columnas a otro archivo del proyecto, organice las ventana
s de forma que
tanto la posicin de origen como la de destino sean, al menos parcialmente, visibl
es en la pantalla.
4.Haga clic en el ttulo de la columna para seleccionar la columna que desee copia
r.
5.Seale al borde de seleccin hasta que el puntero se convierta en una flecha.
6.Arrastre la seleccin hasta la columna de destino dentro de la misma presentacin
de hoja o a un
archivo del proyecto separado. Si arrastra ms all de las columnas mostradas en el
archivo del
proyecto, la presentacin se desplazar.
Si desea copiar la seleccin en el mismo archivo del proyecto, en lugar de desplaz
arlo en Microsoft
Project, mantenga presionada la tecla CTRL mientras arrastra.
Copia de informacin tipo texto de otra aplicacin
1.Abra la aplicacin de origen y determine el tamao y el tipo de la informacin que d
esee copiar
en Microsoft Project.
2.Seleccione y copie la informacin al Portapapeles usando el equivalente en esa a
plicacin del
comando Copiar.
3.Para Microsoft Project, el proyecto y la presentacin de hoja en la que desee pe
gar dicha
informacin.
4.Si fuera necesario, aplquela en una tabla con columnas que coincidan con el ord
en y el tipo de la
informacin copiada.
5.Si fuera necesario, inserte nuevas filas seleccionando el nmero de filas que va
a insertar y, a
continuacin, en el men Insertar, elija Insertar tarea o Insertar recurso.
6.Para copiar informacin en nuevos campos o filas, seleccione el primer campo o l
a primera fila
vaca. O seleccione el primer campo de la primera fila vaca tras la ltima tarea o re
curso.
O bien, para reemplazar la informacin existente, seleccione el primer campo en el
que desee
copiar las filas con la nueva informacin.
7. Haga clic en el botn "Pegar" de la barra de herramientas Estndar.
Copia de una imagen de otra aplicacin
1.Abra la aplicacin de origen y seleccione la informacin que desee copiar en una re
a grfica de
la programacin.
2. Copie la informacin en el Portapapeles usando el equivalente en aquella aplica
cin del
comando Copiar.
3.Abra Microsoft Project y el archivo del proyecto en el que desee pegar la info
rmacin.
4.Muestre la rea grfica en la que desee pegar la imagen.
Nota Para pegar la imagen en el diagrama de barras de Gantt, elija Diagrama de G
antt en el men
Ver.

Para mostrar el cuadro "Objetos", seleccione una presentacin de tareas o recursos
. En el men
Ventana, elija Dividir. Haga clic en la presentacin de formulario de la seccin inf
erior. En el men
Formato, elija Detalles y, a continuacin elija Objetos.
5.Haga clic en el botn "Pegar" de la barra de herramientas Estndar.
Si el diagrama de Gantt est activo, la imagen se pegar en el rea superior izquierda
visible del
diagrama de barras de Gantt. Si hay activo un cuadro "Objetos", el objeto se peg
ar en la parte
superior izquierda del mismo.
Copia de texto de Microsoft Project en otra aplicacin
1.En Microsoft Project, muestre la presentacin y aplique la tabla que contiene la
informacin que
desee copiar en la otra aplicacin.
2.Seleccione los campos que desee copiar.
3.Haga clic en el botn "Copiar" de la barra de herramientas Estndar.
O elija Copiar en el men Edicin.
4.Abra el documento de destino en el que desee pegar la informacin de Microsoft P
roject.
5.Seleccione la rea en la que desee insertar los campos.
Pegue la informacin usando el equivalente en la aplicacin del comando Pegar.
Copia de una imagen de Microsoft Project en otra aplicacin
1.En Microsoft Project, seleccione la informacin que desee copiar.
2.Haga clic en el botn "Copiar imagen" de la barra de herramientas Estndar.
3.Si desea copiar la informacin seleccionada tal y como ser impresa, seleccione el
botn de
opcin "Para impresora" y, a continuacin, elija "Aceptar".
La manera predeterminada es copiar la informacin para que aparezca en pantalla.
4.Cambie al documento de destino en el que desee pegar la informacin de Microsoft
Project.
5.Pegue la informacin usando el equivalente del comando Pegar en la aplicacin dest
ino.
Acerca de la vinculacin e incrustacin de objetos desde Microsoft Project
Es posible incluir informacin creada en Microsoft Project dentro de otra aplicacin
,
copindola en forma de objeto vinculado o incrustado desde el archivo del proyecto
al documento
contenedor. Utilizando objetos ser posible:
Copiar informacin seleccionada de Microsoft Project, o incluso una presentacin ent
era, y
pegarla en forma de objeto en el documento contenedor.
Vincular informacin entre archivos del proyecto o entre diferentes reas dentro de
un archivo del
proyecto.
Arrastrar informacin de Microsoft Project en forma de objeto hasta la aplicacin co
ntenedora.
OBJETOS VINCULADOS E INCRUSTADOS
Existen diversos mtodos para intercambiar informacin entre Microsoft Project y dif
erentes
aplicaciones y documentos. Podr, por ejemplo:
Vincular o incrustar informacin en forma de objeto desde otra aplicacin en Microso
ft
Project, o bien desde Microsoft Project a otra aplicacin.
Editar la informacin vinculada o incrustada, cambiando su contenido.

Manipular el objeto vinculado o incrustado de diversas maneras, por ejemplo incl
uyendo el objeto
en un informe impreso; desplazando o copiando el objeto; convirtiendo el objeto
en un objeto de
tipo diferente.
Es posible vincular informacin con cualquier informacin que acepte vinculacin e
incrustacin de objetos (OLE) o intercambio dinmico de datos (DDE).
Un objeto es un conjunto de informacin que suele estar generado por otra aplicacin
, denominada
aplicacin servidora, que se presenta en la aplicacin contenedora. El objeto puede
aparecer
representado en la pantalla en forma de texto, de grfico o de icono.
Al vincular un objeto, la informacin que aparece en el documento contenedor resid
e en
realidad en el documento servidor separado. Cada vez que la informacin en el docu
mento
servidor cambia, la informacin vinculada en el documento contenedor refleja dicho
s cambios de
acuerdo con las opciones de actualizacin que se hayan seleccionado.
Por el otra parte, al incrustar un objeto la informacin del objeto existe slo en e
l
documento contenedor de Microsoft Project; es decir, no es un documento separado
al que pueda
accederse de manera independiente. Este objeto slo puede activarse y editarse abr
iendo la
aplicacin servidora desde dentro del archivo de Microsoft Project en el que dicho
objeto existe.
Ejemplo: Uso de objetos incrustados y vinculados
Los cambios que se efectan en un objeto incrustado no cambian en ningn documento
servidor original del cual pueda haberse copiado el objeto. De la misma manera,
los cambios
efectuados en el documento servidor no se reflejan en el objeto incrustado, ya q
ue no existe ningn
vnculo entre ellos.
Aspecto de los objetos vinculados e incrustados en la programacin
Es posible incluir objetos vinculados o incrustados casi en cualquier lugar de l
a
programacin. La presentacin resultante del objeto depender de:
El
La
.
La
En
tipo de informacin y la aplicacin servidora.

manera en que el objeto haya sido copiado o generado en la aplicacin servidora
manera en que el objeto haya sido pegado en Microsoft Project.
qu presentacin de Microsoft Project ha sido incluido el objeto.
Ejemplo: El aspecto de un objeto depender del lugar en que sea insertado

En Microsoft Project, un objeto puede representarse grficamente (teniendo el aspe
cto de una
imagen de la aplicacin servidora) en el caso de ser insertado en cualquiera de la
s siguientes
presentaciones:
Un diagrama de barras de Gantt
El cuadro "Objetos" en el formulario de tareas
El cuadro "Objetos" en el formulario de recursos
Al vincularlo a una presentacin de hoja, un objeto puede representarse textualmen
te; es
decir, con el mismo aspecto y comportamiento que si el propio usuario hubiera es
crito la
informacin en la programacin.
Acerca de la vinculacin e incrustacin de objetos en Microsoft Project
Es posible trasladar a Microsoft Project informacin creada en otras aplicaciones
incluyndola como un objeto vinculado o incrustado en el archivo del proyecto, el
documento
contenedor. Podr entonces:

Copiar y vincular, o incrustar, un objeto de otra aplicacin en un rea grfica de Mic
rosoft
Project.
Copiar y vincular un objeto desde otra aplicacin a una presentacin de hoja de Micr
osoft Project.
Insertar un documento entero creado en otra aplicacin en un archivo de Microsoft,
en forma de
objeto vinculado o incrustado.
Crear un nuevo objeto e incrustarlo en un archivo de Microsoft Project.
Algunos campos son calculados por Microsoft Project y, as como no podr escribir
informacin dentro de los mismos, tampoco podr copiar ningn objeto en ellos. Si la s
eleccin en
la que est copiando incluye campos calculados, en esos campos no podr copiarse nin
guna
informacin.
El tipo de informacin que se vincule a un archivo de proyecto deber corresponder a
l tipo de
informacin de la presentacin que acepte al objeto. Por consiguiente, prepare prime
ro la
programacin para que coincida con la informacin vinculada y, a continuacin, copie y
vincule la
informacin.
Un objeto puede estar representado en forma de imagen si se lo incluye en un rea
grfica de
Microsoft Project:
Un diagrama de barras de Gantt
El cuadro "Objetos" en el formulario de tareas
El cuadro "Objetos" en el formulario de recursos
Un objeto puede estar representado en forma de texto si se lo incluye en una pre
sentacin de hoja
de Microsoft Project:
Una
Una
Una
Una
tabla de Gantt
hoja de tareas
hoja de recursos
presentacin Uso de recursos
Es posible vincular informacin de texto con otra aplicacin si sta acepta la vincula
cin e
incrustacin de objetos (OLE) o el intercambio dinmico de datos (DDE).
Acerca de la vinculacin e incrustacin de objetos desde Microsoft Project
Es posible incluir informacin creada en Microsoft Project dentro de otra aplicacin
,
copindola en forma de objeto vinculado
o incrustado desde el archivo del proyecto al documento contenedor. Utilizando o
bjetos ser
posible:
Copiar informacin seleccionada de Microsoft Project, o incluso una presentacin ent
era, y
pegarla en forma de objeto en el documento contenedor.
Vincular informacin entre archivos del proyecto o entre diferentes reas dentro de
un archivo del
proyecto.
Arrastrar informacin de Microsoft Project en forma de objeto hasta la aplicacin co
ntenedora.
Acerca de la manipulacin de objetos
Una vez que haya incluido un objeto en el archivo de proyecto, ser posible manipu
larlo de
diversos modos. Podr, por ejemplo:
Imprimir un informe que incluya un objeto de un cuadro "Objetos".

Buscar un objeto en un rea grfica.
Copiar y desplazar un objeto dentro del archivo de proyecto.
Convertir el tipo de objeto.
Cancelar el vnculo entre un objeto vinculado y su documento servidor.
Acerca de la edicin de objetos
Una vez que haya incluido un objeto en el archivo de proyecto, tendr posibilidad
de:
Editar el contenido del objeto.
Actualizar un objeto vinculado.
Eliminar el objeto.
La edicin de objetos incrustados no tiene efecto alguno sobre el documento servid
or
original desde el que fue copiado. De igual modo, los cambios efectuados en el d
ocumento
servidor original no se reflejarn en el objeto incrustado en Microsoft Project.
Por otra parte, si se edita un objeto vinculado en un rea grfica se cambiar el docu
mento
servidor original, as como el objeto vinculado en la aplicacin contenedora.
Si desea editar un objeto vinculado en una presentacin de hoja, deber editar la
informacin desde la aplicacin servidora, o bien cancelar el vnculo y, a continuacin,
editar la
informacin en el archivo del proyecto.
Para mantener el vnculo, edite la informacin desde dentro de la aplicacin servidora
. De
esta manera, la aplicacin contenedora aceptar las actualizaciones en la informacin
vinculada
segn las opciones de actualizacin correspondientes.
Al cancelar el vnculo se eliminar la relacin servidor-contenedor, aunque la informa
cin
se mantendr intacta. A partir de ese momento podr efectuar cualquier tipo de cambi
os en el
contenido.
AUTOMATIZACIN DEL TRABAJO
Trabajando con Microsoft Project, observar que es posible realizar determinadas t
areas
de manera rutinaria. Por ejemplo, con frecuencia podr dar formato a las programac
iones de
acuerdo con directrices de estilo especficas, o bien imprimir varios informes pre
definidos,
repitiendo tareas que requieren la ejecucin de una serie de acciones. Podr ahorrar
tiempo y
esfuerzo automatizando las tareas repetitivas con una macro.
Para comenzar a trabajar con macros es necesario aprender a:
Crear y ejecutar una macro para automatizar una secuencia de tareas y agilizar e
l trabajo.
Integrar una macro con Microsoft Project para que funcione como un comando incor
porado.
Acerca del trabajo con macros
Automatizando las tareas comunes con macros podr mejorar la eficacia general del
trabajo. Toda tarea que se repita peridicamente es una buena candidata para una m
acro. Algunas
de las tareas cotidianas que pueden automatizarse con macros son:
Apertura de un proyecto.
Edicin de un campo.
Dar formato a una programacin.
Impresin de un informe.
Para crear una macro, es necesario grabar una serie de acciones de Microsoft Pro
ject. El
proceso de grabar acciones en Microsoft Project es similar a grabar sonidos con
un magnetfono.

Licenciatura en Organizacin Industrial Softdownload.com.ar
As como este aparato graba sonidos en una cinta, Microsoft Project graba las acci
ones en una
macro.
Ms tarde podr ejecutar la macro, dando instrucciones a Microsoft Project para que
reproduzca las acciones que fueran grabadas.
La informacin que Microsoft Project almacena en una macro es un cdigo de Visual Ba
sic.
Si est familiarizado con la programacin de computadoras quiz desee perfeccionar est
e cdigo
con Visual Basic para aplicaciones. Tambin se puede crear directamente una macro
utilizando
Visual Basic para aplicaciones.
Creacin y eliminacin de una macro
1.Haga clic en el botn "Grabar macro" de la barra de herramientas de Visual Basic
.
O bien, elija Grabar macro en el men Herramientas.
2.En el cuadro "Nombre de macro:", escriba un nombre para la macro.
El nombre de una macro puede contener letras, nmeros y subrayados. Debe comenzar
con una
letra o un subrayado, pero no puede contener espacios ni signos de puntuacin.
3.En el cuadro "Descripcin:", escriba la descripcin de la macro.
Nota Si tiene previsto grabar acciones que impliquen la seleccin de campos en una
hoja de
tareas o de recursos, quiz desee configurar referencias predeterminadas para la m
acro. Elija el
botn "Opciones" y, a continuacin, seleccione las opciones de referencias absolutas
y relativas de
su preferencia en "Referencias de fila" y "Referencias de columna".
4.Elija "Aceptar".
5.Ejecute las acciones que desee grabar.
Las acciones pueden incluir elegir comandos y seleccionar texto.
6.Al terminar de grabar acciones, haga clic en el botn "Finalizar grabacin" de la
barra de
herramientas de Visual Basic.
O bien, elija Finalizar grabacin en el men Herramientas.
Ejecucin e interrupcin de una macro
1.Haga clic en el botn "Ejecutar macro" de la barra de herramientas de Visual Bas
ic.
O bien, elija Macros en el men Herramientas.
2.En el cuadro "Nombre de macro:", seleccione la macro que desee ejecutar.
3.Elija el botn "Ejecutar".
Cambio de la descripcin de una macro
1.En el men Herramientas, elija Macros.
2.En el cuadro "Nombre de macro:", seleccione el nombre de la macro cuya descrip
cin desee
cambiar.
3.Elija el botn "Opciones".
4.En el cuadro "Descripcin:", escriba la nueva descripcin de la macro.

5.Elija "Aceptar".
Asignacin o anulacin de una macro como nuevo comando del men Herramientas
2.En el cuadro "Nombre de macro:", seleccione la macro que desee asignar al men.
4.En el cuadro "Mostrar en la lista del men de macros", escriba el nombre del com
ando tal y como
desee que aparezca en el men Herramientas.
El nombre del nuevo comando puede contener letras, nmeros, espacios y signos de p
untuacin.
En Microsoft Project, el carcter siguiente al ltimo signo de unin (&) aislado apare
cer

Licenciatura en Organizacin Industrial Grupo CEO
subrayado, de manera que podr presionarlo en el teclado para elegir el comando en
el men.
Para incluir un signo de unin en el nombre del comando, escriba dos caracteres de
unin
consecutivos (&&).
5. Elija "Aceptar".
Asignacin y anulacin de teclas de mtodo abreviado de una macro
2.En el cuadro "Nombre de macro:", seleccione la macro a la que desee asignar te
clas de mtodo
abreviado de la lista.
4.Seleccione una letra para el mtodo abreviado.
Escriba una letra en el cuadro "Ctrl+".
5.Elija "Aceptar".
Nota Algunos comandos de Microsoft Project para Windows utilizan teclas de mtodo
abreviado
incorporadas. Por ejemplo, para crear un nuevo proyecto podr presionar CTRL+U. Po
r
consiguiente, no es posible asignar estas teclas de mtodo abreviado a una macro.
Oscar Echeverria -Universidad Tecnolgica Nacional
Para Softdownload.com.ar
http://www.softdownload.com.ar
Octubre de 2000

Manual de Microsoft Project 2000 (41 Paginas - en Español)

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- Haga doble clic en el cono Microsoft Project.

4 - En el men Archivo , elija Resumen .

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En el cuadro Comentarios , escriba comentarios generales del proyecto.

Introduccin al Diagrama de Gantt

Para introducir una duracin:

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Asignacin de personal a las tareas.

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Para dar formato a una barra de Gantt:

Para salir sin guardar los cambios elija

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la duracin total de un proyecto basndose en la duracin de cada

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A - Comenzar una nueva programacin: Consiste en crear un nuevo archivo y designar

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2.- Programacin de Tareas

ante el uso del

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ADICION DE PERSONAL Y EQUIPAMIENTO AL PROYECTO

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2 - Haga clic en el botn Asignacin de recursos de la barra de herramientas Estndar. O

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En el men Ver, elija Diagrama de Gantt.

Control de la acumulacin de costos

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Si considera inaceptable el costo total del proyecto, necesitar consultar el

Para presentar el costo por tarea

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Si se estn introduciendo costos en la programacin, ser necesario verificar el costo

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otra opcin. Se puede disminuir la duracin de la tarea a la cual se ha asignado el

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Ajuste proporcional de una presentacin para imprimirla

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Microsoft Project o en otra aplicacin.

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tareas que no comienzan o acaban en su debido momento.

Mediante el uso de un plan previsto, tambin es posible identificar variaciones co

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Acerca de la comparticin de recursos entre proyectos

En el men Herramientas elija Proyectos Mltiples y a continuacin elija Consolidar

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proyecto, la presentacin se desplazar.

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