GUA BSICA PARA SOCIOS y SOCIAS

// CUESTIONES A TENER EN CUENTA AL GESTIONAR TU ACTIVIDAD CON SMARTIB //

_CONTRATOS
1. Cuando un socio/a tiene un proyecto por el que va a facturar menos de 200 euros, es
obligatorio que se firme la hoja de pedido por las 3 partes implicadas: socio/a, cliente, SMartIb.
2. Cuando un socio/a tiene un proyecto por el que va a facturar ms de 200 euros, es obligatorio
que firmen el contrato las 3 partes implicadas: socio/a, cliente, SMartIb.
3. Si el contrato lo propone el cliente, SMartIb necesitar 3 das para su revisin legal. Si es el
de la cooperativa no har falta realizar dicha revisin previa.

_ALTAS
4. Los socios/as debern solicitar sus altas con al menos 2 das laborables de antelacin en
todos los casos posibles y en horario de oficina: de lunes a jueves de 9 a 18 horas, y los viernes
de 8 a 15 horas. En el caso de que el socio/a sea llamado para trabajar sbitamente ste se
pondr rpidamente en contacto con su asesor/a para indicrselo. No hay guardias en SMartIb
por lo que el viernes es el ltimo da para comunicar si el fin de semana el socio/a tiene trabajo.
5. Si el trabajo de un socio/a es mensual, ste debe enviar a su asesor/a el cuadrante del mes
siguiente antes del da 28 del mes en curso para seguir realizando las altas y bajas
correctamente. Es responsabilidad del socio/a avisar en tiempo de sus periodos activos.
6. Si un socio/a anula su trabajo debe avisar rpidamente a su asesor/a, solo tenemos 48 horas
para anular las altas en seguridad social. Es tan fraude de ley trabajar sin estar de alta como
estar de alta sin trabajar, adems de generar obviamente unos gastos que corrern a cargo del
socio/a.

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Tel.: 954 318 069 / www.smart-ib.org

7. Si un socio/a va a realizar su trabajo en el extranjero, debe avisar a su asesor/a con la

suficiente antelacin, ya que para este trmite el asesor debe personarse en la Seguridad Social
para comunicar dicho desplazamiento.
8. Si varios socios/as forman un grupo de trabajo, la cooperativa le ofrece dos opciones para
canalizar sus proyectos comunes: o todos los miembros del equipo son socios/as de SMartIb, o
quien no lo sea, deber ser autnomo y presentar una factura a SMartIb por los servicios
prestados al resto de grupo/compaa. Igual sucede si eres un profesional y necesitas los
servicios de otro profesional o colaborador. Cualquier actividad desarrollada bajo el paraguas
de SMartIb debe ser legal y si en ella hay miembros que no estn asociados a la cooperativa,
sta se reserva el derecho de pedirles comprobante de su alta en seguridad social.

_FACTURAS Y PAGOS
9. Las facturas son emitidas por la cooperativa ya que por ley deben llevar una numeracin
correlativa en relacin a la fecha de emisin. El socio/a solicita la factura al asesor/a para que
este se la realice. Una vez realizada el asesor/a se la manda al socio/a para que este se la haga
llegar al cliente. Es el socio/a el responsable de que la factura llegue a su cliente y por ese motivo
deber enviarla tan pronto sea recibida.
10. El socio/a es responsable solidario de los cobros a los clientes, por ello debe asegurarse de
firmar con ellos la orden de pedido o el contrato, y debe compartir con su asesor/a el seguimiento
de sus pagos. El socio/a puede consultar la situacin de dichos cobros con su asesor/a, que
estar en comunicacin con el departamento de gestin de cobro, a travs del cual se irn
enviando las incidencias para resolverlas de manera favorable. Si no fuese as, emprenderamos
acciones legales contra el cliente por impago.
11. Si algn cliente realiza el pago por un servicio directamente al socio/a bien en mano, bien por
transferencia bancaria, ste debe ingresar dicho importe en la cuenta de la cooperativa antes del
da 30 del mes en curso para poder emitir su nmina el da 5 del mes siguiente. El ingreso deber
llevar el cdigo de factura que le indique su asesor/a. En ningn caso puede ingresarse dinero
en la cuenta de la cooperativa sin que este nmero aparezca en el concepto puesto que se corre
el riesgo de no identificar el ingreso.
12. Los socios/as pueden hacer presupuestos usando el logotipo de SMartIb. Tenemos modelos
de presupuestos sencillos, de produccin, de espectculos, etc. a disposicin de todos los
asociados/as.

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13. Es responsabilidad de los socios/as conocer y comunicar a su asesor/a si las facturas a los
clientes deben llevar iva o no, puesto que es el socio el profesional de la actividad que realiza.
La cooperativa te da la cobertura legal, el experto/a es el socio/a. No obstante, el asesoramiento
que ofrece la cooperativa se implementa continuamente y tenemos en nuestro equipo
profesionales que pueden ayudarnos a resolver cuestiones de este tipo cuando el socio/a las
desconoce. Cuando un socio/a solicita exencin de iva en su factura debe indicar a su asesor/a
el artculo donde se indica tal exencin para anotarlo en las observaciones de la factura.
14. Gracias al fondo de garanta la cooperativa adelanta a sus socios hasta tres nminas en
caso de que su cliente no haya pagado, y por un mximo cada una del doble del Salario Mnimo
Interprofesional cada mes.
15. El socio/a podr fraccionar el pago de su aportacin al capital social hasta en tres veces, a
razn de 50 cada pago. Cuando el socio/a comienza a canalizar sus proyectos a travs de
SMartIb debe hacer una primera aportacin. El capital social es reembolsable cuando el socio/a
abandona la cooperativa.

_PRESTACIN POR DESEMPLEO

16. Una vez finalice la relacin societaria con SMartIb por parte del socio/a usuario ste tendr
derecho a prestacin por desempleo, obviamente siempre que rena los requisitos legalmente
establecidos para acceder a dicha prestacin (tener cubierto el periodo mnimo de cotizacin,
etc.). -Requisitos generales contemplados en el artculo 5 de la Ley 31/1984 del 2 de agosto-.
17. Si el socio/a est cobrando prestacin por desempleo u otra ayuda debe avisarlo a su
asesor/a al tiempo que solicita estar de alta. El asesor/a tendr que enviar el modelo de contrato
y el certificado de empresa al SEPE en los plazos legales ya que en caso de estar fuera de plazo
podremos ser penalizados y el socio/a puede perder su prestacin.

_CLIENTES
18. La relacin con el cliente compete a cada socio/a. No es tarea del asesor/a tratar con ellos,
negociar salarios ni resolver otros problemas relacionados con la contratacin de los servicios y
los trminos del mismo. En los casos en que sea necesario una aclaracin sobre nuestro modelo
legal o laboral, el asesor/a se lo enviar al socio/a para que ste a su vez se lo explique
debidamente a su cliente. En situaciones extremas de desconfianza, nuestro equipo jurdico
mantendr conversaciones con quien proceda para exponer y dar legitimidad a nuestro modelo.

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_GASTOS
19. Los gastos deben estar directamente relacionados con la categora profesional del socio/a
para que el iva de dichas facturas pueda quedar a favor del socio/a y ste pueda percibir el iva
gastado va nmina. Los gastos nunca deben ser superiores a los ingresos, as pues debe haber
suficiente saldo (dinero) para emitir una nmina y adems poder pagar los gastos generados. En
este sentido cada socio/a funciona como una entidad independiente y debe ser rentable.
20. El socio/a debe hacerle llegar a su asesor/a los tickets o gastos a nombre de SMartIb en el
momento en que se generan para su control, estos gastos deben estar pagados por el socio/a,
a no ser que se indique otro procedimiento al asesor/a.
21. El socio/a debe hacerle llegar a su asesor/a la hoja de gastos como mximo 5 das despus
de haber terminado la actividad, y en ltima instancia a final de mes (nunca despus de los das
25), para que sean contabilizados los gastos en la nmina en curso.
22. Lo habitual es que los gastos sirvan para las nminas del mes en curso, pudiendo ampliarse
como mucho al trimestre en curso. Si se tienen que prorrogar durante ms tiempo y atendiendo
siempre a criterios inherentes a la propia actividad, ser siempre previa autorizacin del asesor/a.
23. La cooperativa adelanta los salarios pero no los gastos. Si el socio/a ha generado gastos,
estos los cobrar en el momento en que el cliente abone el importe de su factura. El pago de los
salarios se efecta el da 5 de cada mes, el de los gastos los das 7 y 20.
24. Los gastos de dietas y alojamientos deben producirse en los das de alta.

_RESPONSABILIDAD
25. La sociedad cooperativa responder de sus deudas con todo su patrimonio presente y futuro,
excepto el correspondiente al Fondo de Formacin y Sostenibilidad, que solo responder de las
obligaciones contradas para el cumplimiento de sus fines.
26. La responsabilidad de los socios/as por las deudas sociales quedar limitada al importe de
las aportaciones suscritas al capital social, estn o no desembolsadas.
Estos dos puntos quieren decir que la responsabilidad del socio/a queda sujeta a la aportacin
al capital social que tenga suscrita en cada momento, est o no desembolsada.

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La responsabilidad del socio/a por las deudas sociales queda limitada a dichas aportaciones
suscritas, a diferencia del autnomo quien s responde de manera ilimitada por las deudas
generadas con todo su patrimonio, presente y futuro.

El hecho de que la responsabilidad del socio/a est limitada, no significa que las cooperativas
sean Sociedades de Responsabilidad Limitada (S.L) como forma societaria, pues estas ltimas
son sociedades tradicionales o de capital.

_OTRAS CUESTIONES DE INTERS

// QU HACER ANTE UNA INSPECCIN DE TRABAJO? //
Si un socio/a recibe una inspeccin de trabajo en su puesto laboral, tendr que identificarse con
su DNI y el inspector/a revisar con sus datos si efectivamente est dado de alta para realizar su
actividad. No hace falta que tenga consigo ninguna documentacin que acredite su alta. Si el
socio/a es citado para presentar la documentacin que se le requiera, se pondr en contacto con
su asesor/a para solicitarla y en caso de cualquier duda podr solicitar que se le acompae para
esclarecer los datos.

// QU HACER EN CASO DE ACCIDENTE DEL SOCIO/A? //

Si el socio/a accidentado est muy grave lo mejor es llamar al 112 para que lo atiendan lo antes
posible y posteriormente ya se harn los trmites oportunos para que la mutua curse la baja
mdica y no le pasen factura de la asistencia en el hospital.
Si el accidente no es tan grave se puede llamar a un nmero de asistencia 24 horas de FREMAP
que es el 900 61 00 61, en el que le van a informar al socio/a del centro de asistencia
de FREMAP ms cercano. Si el socio/a se encuentra en el extranjero debe llamar al nmero +34
91 581 18 09. En la pgina de FREMAP existe informacin sobre la Red de centros para que el
socio/a pueda localizar el ms cercano a su situacin.

// INFORMACIN DE PRL QUE EL SOCIO/A DEBE ENTREGAR A SMARTIB //

Previo a la firma del contrato, el futuro socio debe entregar a SMartIb el Formato 02-TDRE Toma
de datos de riesgos especficos debidamente cumplimentada y firmada sobre cada una de las
actividades o puestos de trabajo que vaya a desarrollar.
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// INFORMACIN DE PRL QUE EL SOCIO/A DE SMARTIB DEBE SOLICITAR //

En relacin con la Coordinacin de Actividades Empresariales, el socio trabajador de SMartIb,
previo a la realizacin de los trabajos, debe solicitar la siguiente documentacin preventiva y
hacerla llegar al SPM con carcter previo a la realizacin de los trabajos:

1.

Al titular del centro de trabajo

- Riesgos inherentes al Centro de Trabajo, cuando puedan afectar a las actividades por ellos
desarrolladas, as como de las medidas preventivas asociadas a ellos.
- Medidas de emergencia del Centro de Trabajo
2.

A los responsables de las empresas concurrentes

- Informacin sobre los riesgos de las actividades que las otras empresas concurrentes puedan
generarles.

// INFORMACIN DE PRL QUE EL SOCIO/A DE SMART-IB DEBE FACILITAR //

As mismo antes de la realizacin de los trabajos, el socio trabajador de SMART-IB deber
entregar a las empresas concurrentes informacin sobre los riesgos que su propia actividad
pueda generar. Si durante la realizacin de los trabajos se produjera un cambio de los riesgos
propios del Centro de Trabajo tambin deber informar a todas empresas concurrentes que
puedan verse afectadas.

NOTA: Estamos en pleno proceso de informatizacin y en breve los socios/as de SMartIb sern
protagonistas del programa de gestin, teniendo acceso a simulacros, nminas, facturas, cobro
de nminas, cobro de facturas, etc. desde un rea privada de socio.
Os mantendremos informados!

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