Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
refacciones
versin 2
5364-5657
Contenido
II
Opciones de impresin ...............................................................................................33
CATALOGO DE PROVEEDORES ....................................................................................36
CATALOGOS AUXILIARES ..............................................................................................40
LECCION 5 - COMPRAS.................................................................................. 77
ABASTECIMIENTO ..........................................................................................................78
PROVEEDORES POR PRODUCTO .................................................................................80
ORGANIZADOR DE COMPRAS.......................................................................................83
ORDENES DE COMPRA .................................................................................................86
Orden de Compra Manual...........................................................................................86
Orden de Compra Automtica ....................................................................................88
PRODUCTOS EN PEDIDO ..............................................................................................91
HISTORIAL DE COMPRAS ..............................................................................................92
Historial de Ordenes de Compra en el perodo...........................................................92
Historial de Ordenes de Compra en perodos anteriores............................................92
III
Bitcora de Transacciones ....................................................................................... 109
UTILERIAS PARA LAS BASES DE DATOS ................................................................... 111
Compactar y Revisar la base de datos ..................................................................... 111
Depuracin de Datos Histricos ............................................................................... 112
Respaldar y Restaurar la Base de Datos .................................................................. 113
IV
Leccin 1
Acerca del entorno
Iniciar el programa
Qu hay en la pantalla?
Men Principal
Barra de Men
Barra de Herramientas
Barra de Estado
Barra de Desplazamiento
Salir del Programa
Curso en videos
INICIAR EL PROGRAMA
Al instalar el programa se genera en el administrador de programas de Windows un
grupo con los accesos directos a los diferentes componentes del Inventario de
Refacciones. Cada uno de los accesos directos est representado por un icono.
1. Seleccione la
base de datos
Ejemplos durante
la capacitacin.
2. Presione
aqu para
continuar.
3. Presionando este
botn podr crear una
base de datos nueva con
registros en blanco para
iniciar la implementacin.
Una vez seleccionada la base de datos, el programa entra a la pantalla principal del
Inventario de Refacciones. Cuando el acceso a la base de datos est restringido,
antes de entrar a la pantalla principal aparece otra ventana solicitando al usuario su
clave de acceso a la base de datos. Para mayor informacin sobre la forma de
restringir el acceso de los usuarios a las diferentes bases de datos, consulte el
manual de instalacin.
Barra de Herramientas
Encabezado
de columna
Men Principal
Ventana de Informacin
Barra de Estado
Barra de
Desplazamiento
Men Principal
El Men Principal localizado en una barra vertical del lado izquierdo de la pantalla
est estructurado en 4 mdulos bsicos:
Catlogos
Inventario
Cierres
Seleccione un mdulo
en el Men Principal
para presentar sus
diferentes opciones.
Barra de Men
Todos los comandos y opciones del programa se encuentran en la Barra de Men.
Los comandos y opciones disponibles varan de un mdulo a otro. Al seleccionar
una opcin de la Barra de Men, el programa abre una ventana con los comandos
o herramientas correspondientes.
Barra de Herramientas
La Barra de Herramientas contiene los comandos de uso ms frecuente, mismos
que estn representados por un icono. Use la Barra de Herramientas para un
acceso rpido a dichos comandos sin pasar por la Barra de Men.
Agregar
Modificar
Eliminar
Consultar
Imprimir
Buscar
Generar Filtro
Activar/Desactivar
filtro
Ver imagen
Barra de Estado
Se encuentra localizada en la parte inferior de la pantalla y muestra informacin
acerca de la base de datos que se est accesando, as como el nombre del
usuario. Presionando doble click con el apuntador del mouse sobre el nombre
de la base de datos o usuario podr cambiar de base de datos o usuario
respectivamente.
Para quitar esta barra y agrandar un poco el espacio de la ventana de informacin,
presione Ver > Barra de Estado en la Barra de Men.
Barra de Desplazamiento
Use la barra de desplazamiento para desplazar hacia arriba y hacia abajo la
pantalla de informacin.
10
CURSO EN VIDEOS
El Inventario de Refacciones incluye un curso en videos complementario a este
manual.
Los videos muestran en pantalla paso a paso cada uno de los movimientos
necesarios para llevar a cabo las diferentes funciones del programa. Al tiempo que
el video se va reproduciendo, mediante leyendas explicativas se ilustran las
acciones que se van ejecutando.
Generalmente resulta ms claro y didctico explicar un proceso mostrando
directamente como se hacen las cosas en el programa en vivo, por lo que este
curso en videos constituye la forma ms fcil y prctica de aprender a usar un
programa.
12
Seleccione Curso
Inventario desde el
administrador de
programas
Barra de
avance
Detener y/o
correr video
Regresar al
inicio del video
Cerrar y
terminar el
video
Avance rpido
14
LECCION 2 - CATALOGOS
Leccin 2
Catlogos
Catlogo de productos
Agregar
Combos de seleccin
Asociar imgenes
Fijar datos para captura continua
Modificar
Eliminar
Consulta
Ordenar
Buscar
Filtro
Generar filtro
Activar / Desactivar filtro
Impresin
Nombre de la compaa
Opciones
Otros reportes relacionados
Catlogo de proveedores
Catlogos auxiliares
16
Leccin 2 Catlogos
CATALOGO DE PRODUCTOS
Agregar
El primer paso para la implementacin del Programa de Inventario de Refacciones
ver. 2.0 consiste en formar un catlogo donde se registran los productos en el
Inventario.
1. Seleccione el
mdulo Catlogos
4. Presione aqu
para agregar un
producto nuevo
2. Seleccione la
opcin Catlogo de
Productos
3. Aparece la lista
de productos
Leccin 2 Catlogos 17
El campo [1] No. de Parte permite registrar la clave, cdigo o nmero con el que se
identifica al producto internamente en la empresa. Puede estar formado por
nmeros, letras o una combinacin de ambos.
El campo [2] Descripcin permite registrar el nombre del producto y algunas
caractersticas que ayuden a diferenciarlo de otro similar.
El campo [3] Unidad se utiliza para indicar la forma en que es medido o la unidad
mnima de salida del producto (ej. pza, jgo, kg, lt, etc.).
Al momento de efectuar la compra, el programa permitir escoger entre diferentes
presentaciones ( ej. tambo, cubeta, galn, caja, etc.), sin embargo, la unidad se
refiere a la unidad mnima con la que el producto es utilizado o retirado del
almacn para llevar a cabo un mantenimiento determinado.
El campo [4] Clasificacin permite registrar agrupaciones o familias de productos.
En algunas ocasiones resulta de gran utilidad el agrupar los productos en base a
sus caractersticas, lo que permite realizar consultas con mayor rapidez y la
posibilidad de emitir reportes basados en estas agrupaciones. (Ej. Ferretera,
Automotriz, Lubricantes, etc.)
El campo [5] Especificaciones es un campo memo en donde el usuario puede
registrar una descripcin larga del producto o informacin adicional como por ej.
sus dimensiones, material de fabricacin, cuidados que se deben tener para su
almacenamiento, etc..
El campo [6] Tiempo de procuramiento es el tiempo promedio estimado que
transcurre (en das) desde que el producto es solicitado al departamento de
compras hasta que ste es entregado por el proveedor en el Almacn. Este tiempo
de procuramiento es muy til para calcular el abastecimiento de productos
prximos a utilizar por mantenimiento, permitiendo la programacin adecuada de
las compras y la posibilidad de conseguir un abastecimiento bajo el concepto
Justo a Tiempo, manteniendo los niveles de existencias en un mnimo y sin
afectar la realizacin de los trabajos de mantenimiento que se tienen programados.
18
Leccin 2 Catlogos
La Unidad y
Clasificacin se
seleccionan de los
Combos de Seleccin
El recuadro [7] Imagen asociada permite asociar una imagen al producto como
informacin complementaria. Lo anterior permite tener acceso a una imagen que
muestre como es fsicamente el producto.
El recuadro [8] Multialmacenes muestra los almacenes que contienen o manejan
el producto en cuestin. Por omisin el programa maneja un solo almacn
apareciendo en este caso el recuadro correspondiente desactivado. Ms adelante
se ver la manera de activar la opcin multi-almacenes, la forma de dar de alta
diferentes almacenes y como relacionar los productos del catlogo a cada
almacn.
El Botn [9] Equivalencia de Marcas permite registrar diferentes marcas
equivalentes y sus correspondientes nmeros de parte del fabricante o proveedor.
Como se explic anteriormente, el nmero de parte es interno de la empresa y con
esta opcin se relacionan marcas y productos equivalentes de diversos fabricantes
o proveedores. Dicha informacin resulta de gran utilidad al momento de elaborar
una Orden de Compra, ya que el programa permitir especificar la marca y nmero
de parte del fabricante en la orden de compra.
Una vez que se da de alta un producto, este se agrega al listado para formar el
Catlogo de Productos. Es conveniente recordar que para capturar este catlogo
no es necesario utilizar todos los campos, ya que tambin puede ser formado
utilizando los campos marcados con (*), los cuales son indispensables para
registrar un producto en el catlogo.
Leccin 2 Catlogos 19
Combos de seleccin
El combo de seleccin o caja de opciones se utiliza para escoger alguna
descripcin o concepto previamente registrado en los Catlogos Auxiliares.
La ventana del combo de seleccin se abre presionando una tecla o con el
apuntador del mouse.
Presione aqu para abrir la
ventana de seleccin o
presione una tecla
20
Leccin 2 Catlogos
Los combos de seleccin permiten la tecla <F2> para agregar un registro nuevo a
los Catlogos Auxiliares. Los campos de tipo numrico permiten llamar a la
calculadora presionando <F4> para hacer operaciones matemticas y registrar el
resultado.
Asociar imgenes
El inventario permite asociar imgenes, fotografas, tablas, planos etc., como
informacin complementaria del producto cuando se est agregando al catlogo.
Las imgenes deben ser archivos del tipo .BMP y .JPG..
Una cmara digital o un Scanner resultan muy tiles para obtener estas
imgenes.
Leccin 2 Catlogos 21
Para asignar una imagen esta debe copiarse primero al Catlogo Auxiliar de
Imgenes. Utilice la opcin Agregar para copiar imgenes de cualquier directorio
de su computadora al Catlogo Auxiliar de Imgenes.
2. Seleccione una
imagen del Catlogo
Auxiliar de Imgenes
para asignarla al
producto.
22
Leccin 2 Catlogos
5. Teclee un nombre o
descripcin para
identificar a la imagen
Un producto que ha sido registrado en el catlogo solo puede estar asociado a una
imagen, sin embargo, el usuario puede cambiar esta imagen cuantas veces quiera.
En el Catlogo de Productos podemos identificar a los productos que tienen una
imagen asociada y visualizar la imagen.
7. Seleccione el
producto
Leccin 2 Catlogos 23
Para registrar un nuevo producto en el catlogo solo es necesario llenar los
campos que no fueron marcados como fijos, ya que en los dems (fijos) la
informacin se mantiene sin variacin con respecto al registro anterior.
Si se est capturando informacin en forma continua, el campo que ha sido
marcado como fijo aparece del mismo color del fondo de la ventana y contiene la
misma informacin que en el registro anterior para que el usuario pueda pasar al
siguiente campo. Si al agregar otro producto la informacin en este campo tiene
que cambiar, es posible capturar informacin directamente en l. La informacin
registrada se mantendr sin variacin al dar de alta otro producto hasta que se
capture informacin nuevamente sobre este campo.
El campo Clasificacin
esta seleccionado
como fijo, el color es
igual al del fondo de la
ventana.
24
Leccin 2 Catlogos
Modificar
En algunas ocasiones puede ser necesario modificar la informacin registrada de
un producto que ha sido dado de alta en el catlogo. La modificacin puede
realizarse utilizando el icono correspondiente localizado en la Barra de
Herramientas, o ejecutando el comando Editar > Modificar producto, que
aparece en la Barra de Men.
3. Presione ste icono en la
barra de herramientas
1. Utilice la barra de
desplazamiento
para desplazar el
listado
2. Seleccione en el
catlogo el producto al
que desea realizar
alguna modificacin
Eliminar
Esta opcin permite al usuario eliminar productos del catlogo. Un producto slo
puede ser dado de baja cuando no tenga movimientos de entrada y salida
registrados en el perodo. En el caso de que existan movimientos de entrada y
salida del producto que se desee eliminar del catlogo, esto podr llevarse a cabo
solamente despus de efectuar un cierre. Mas adelante en ste manual se explica
lo relacionado con cierres contables.
Leccin 2 Catlogos 25
1. Seleccione el
producto que
desea eliminar
Consulta
Esta herramienta permite al usuario visualizar toda la informacin registrada en el
catlogo para el producto que se ha seleccionado, pero no le permite modificar
dicha informacin. En el manual de instalacin se tratan los aspectos relacionados
con la implementacin de la seguridad para el acceso a la base de datos del
Inventario, por lo que sta herramienta ser utilizada por aquellos usuarios que no
tienen permiso o derechos para modificar informacin capturada en los catlogos.
26
Leccin 2 Catlogos
1. Seleccione el
producto que
desea consultar
Leccin 2 Catlogos 27
ORDENAR
Para facilitar la bsqueda y localizacin de un producto dentro del catlogo, la
informacin contenida en ste puede ser ordenada en forma alfanumrica
considerando alguna de las siguientes columnas.
[1] No. de Parte
[3] Descripcin
[5] Clasificacin
Si se desea ordenar el Catlogo en funcin de alguno de estos campos, es
necesario colocar el apuntador del mouse en el encabezado del campo elegido y
con el botn izquierdo aceptar la seleccin. De esta manera el catlogo se ordena
en forma ascendente ( A-Z). Al oprimir nuevamente el botn izquierdo del mouse,
el listado cambiar a orden descendente (Z-A) y as sucesivamente.
28
Leccin 2 Catlogos
BUSCAR
Esta herramienta le permite al usuario localizar un producto en el Catlogo
tecleando una palabra, frase o parte de ella, sin importar la posicin relativa en que
se encuentre dicha frase.
Esta bsqueda puede realizarse en alguno de los cuatro campos o columnas que
se presentan en el catlogo:
a)
b)
c)
d)
No. de Parte
Descripcin
Unidad
Clasificacin
La frase o parte de la misma relacionada con alguno de los cuatro campos puede
llevarse a cabo de tres maneras:
1) Palabra en cualquier posicin
2) Palabra al inicio
3) Palabra completa
Leccin 2 Catlogos 29
3. Teclee la frase,
algunas de las
letras o nmeros
relacionados con el
producto.
2. Seleccione el campo o
columna en la que desea
buscar el producto
4. Seleccione el
modo en que se
efectuar la
bsqueda
7. Oprima aqu. El
producto localizado
queda sealado en el
catlogo
30
Leccin 2 Catlogos
FILTRO
Generar filtro
Mediante la opcin de filtro, el usuario puede limitar la lista de productos en el
Catlogo, a aquellos que cumplan con ciertas condiciones, que pueden ser
establecidas por la combinacin de los siguientes conceptos.
campo
<criterio>
condicin
Leccin 2 Catlogos 31
Una vez que han sido establecidos uno o varios filtros, el Catlogo de Productos
presentar nicamente los productos que cumplen con estas caractersticas, lo
cual facilita la bsqueda y consulta de productos.
Al salir del programa, las condiciones de filtro desaparecern. Si el usuario requiere
conservar estos filtros para sesiones futuras de trabajo, deber activar esta opcin
desde la Barra de Men > Herramientas > Opciones > Usuario y marcar la
opcin guardar el ltimo filtro utilizado. As, cada vez que el usuario establezca
un filtro, ste quedar grabado a manera que al volver a entrar al programa no ser
necesario volver a establecer el filtro. Los filtros quedan grabados nicamente en la
computadora donde se generaron.
32
Leccin 2 Catlogos
2. En la barra de estado de
la ventana activa aparece el
mensaje que indica que el
filtro esta activo
3. Si el filtro se encuentra
activo se puede conocer
tambin el total de productos
que cumplen con estas
condiciones de filtro
Leccin 2 Catlogos 33
IMPRESION
Nombre de la compaa y logotipo
En la Barra de Menl > Herramientas > Opciones > Empresa el usuario
personaliza el Inventario registrando el nombre de su compaa, mismo que
aparecer como encabezado en todos los reportes impresos.
El usuario tambin puede registrar algunos otros datos de la empresa como el
R.F.C., domicilio, telfonos y departamento que emite los diferentes reportes.
El logotipo de la empresa tambin puede ser incluido en los reportes. El logotipo
debe ser un archivo del tipo .BMP o .JPG. ( 85 pixeles de altura por 710 pixeles de
ancho mximo)
1. Registre los
datos de su
empresa.
2. Indique un
logotipo de su
empresa para
imprimirlo en los
reportes
Opciones de impresin
Una vez personalizado el inventario el usuario podr imprimir el Catlogo de
Productos y algunos otros reportes. Al seleccionar la opcin de imprimir, el
programa permite la visualizacin previa del reporte en pantalla, o bien, el envo
34
Leccin 2 Catlogos
directo del reporte a la impresora. La impresin obedecer a las condiciones de
orden y filtro establecidas previamente en el Catlogo.
2. Seleccione la
opcin de impresora, o
bien, seleccione la
opcin por pantalla
4. Presione
aqu para
configurar su
impresora.
3. Teclee la clave
ISO 9000 si desea
que sta sea
incluida en el reporte
Una vez que el usuario asigne una clave al reporte para ISO 9000, sta quedar
grabada de modo que en la siguiente ocasin que se emita el reporte, ya no ser
necesario indicar nuevamente la clave.
Leccin 2 Catlogos 35
36
Leccin 2 Catlogos
CATALOGO DE PROVEEDORES
En este mdulo se forma el catlogo de empresas o personas fsicas (proveedores)
que suministran productos al almacn.
1. Seleccione el
mdulo Catlogos en
el Men Principal
2. Seleccione la
opcin Catlogo de
Proveedores.
Leccin 2 Catlogos 37
38
Leccin 2 Catlogos
Una vez que se da de alta un proveedor, ste se agrega al listado para formar el
Catlogo de Proveedores. Es conveniente recordar que para formar este catlogo
no es necesario utilizar todos los campos, ya que tambin puede ser formado
utilizando nicamente el campo Proveedor marcado con (*), el cual es
indispensable para registrar un producto en el catlogo.
Para buscar y localizar a un proveedor puede resultar muy conveniente el poder
ordenar en forma alfanumrica el Catlogo de Proveedores. En el programa de
Inventario el ordenamiento de los proveedores se puede realizar en relacin con
alguna de las siguientes columnas:
a)
b)
c)
d)
e)
R.F.C.
Proveedor (razn social o nombre de la persona fsica)
Clasificacin
Fecha de ltima compra
Telfonos
Leccin 2 Catlogos 39
oprimir nuevamente el botn izquierdo del mouse, el listado cambiar a orden
descendente (Z-A) y as sucesivamente.
Mediante la opcin de filtro, se puede limitar la lista de proveedores en el catlogo,
a aquellos que cumplan con ciertas condiciones establecidas por el usuario.
40
Leccin 2 Catlogos
CATALOGOS AUXILIARES
Los Catlogos Auxiliares contienen informacin complementaria al Catlogo de
Productos y Catlogo de Proveedores, como:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Catlogo de Unidades
Catlogo de Clasificaciones de Productos
Catlogo de Clasificaciones de Proveedores
Catlogo de Divisas
Catlogo de Imgenes
Catlogo de Almacenes
Catlogo de Centros de Costo
Catlogo de Destinos
Catlogo de Lugares de Entrega
LECCION 3 - MULTIALMACENES
Leccin 3
Multialmacenes
Activar opcin Multialmacenes
Alta de nuevos almacenes
Asignacin de productos a los diferentes almacenes
42
Leccin 3 Multialmacenes
2. Seleccione
Opciones
1. Seleccione
Herramientas en el
Men Principal
3. Seleccione la
carpeta Mdulo de
Inventario
4. Marque la opcin
Manejar
Multialmacenes si
desea controlar varios
almacenes
Leccin 3 Multialmacenes 43
5. Presione aqu
para continuar
Existen dos formas de manejar los folios en los Movimientos al Almacn (Entradas
y Salidas) y las Ordenes de Compra:
1.
Folio independiente
Cuando cada almacn maneja en forma independiente el folio de los
documentos. Es decir, cada almacn lleva su propio folio consecutivo.
44
Leccin 3 Multialmacenes
2.
Folio corporativo
Cuando se maneja un solo folio consecutivo para todos los almacenes.
Una vez definida la manera de manejar los folios de los documentos, el Programa
de Inventario de Refacciones ver. 2.0 queda configurado para operar con
Multialmacenes.
Leccin 3 Multialmacenes 45
1. Seleccione la opcin
Catlogos Auxiliares en el
mdulo Catlogos
2. Presione el
tabulador
Almacenes
4. Teclee el nombre
y la ubicacin del
nuevo almacn
46
Leccin 3 Multialmacenes
1. Seleccione el
almacn al que
desea asignar
productos
2. En esta ventana
se muestran los
productos que ya se
encuentran
asignados al
almacn
seleccionado
4. Oprima aqu si
desea eliminar
productos del
almacn
seleccionado
Leccin 3 Multialmacenes 47
6. Presione aqu
para marcar
todos.
5. Para marcar o
desmarcar en forma
individual, simplemente
haga click aqu con el
apuntador del mouse.
8. Una vez
seleccionados
varios productos,
puede presionar
aqu para
marcarlos
7. La seleccin de varios
productos puede realizarse
de la misma forma que lo
hace Windows, utilizando la
tecla Shift en combinacin
con el mouse.
Una vez que los productos han sido asignados a los diferentes almacenes, el
manejo de cada almacn se har en forma independiente, es decir, cada uno de
ellos tendr sus propios movimientos de entrada y salida, reportar sus existencias,
registrar sus mximos y mnimos, manejar su propio Kardex y en cualquier
momento se podr conocer el monto de la inversin para cada uno y en forma
consolidada (todos los almacenes).
Al activar la opcin Multialmacenes, se genera automticamente un combo en la
Barra de Herramientas de las diferentes opciones del Men Principal para que el
usuario seleccione en cada caso el almacn correspondiente.
Seleccione de este
combo el almacn con el
que desea trabajar
48
Leccin 3 Multialmacenes
LECCION 4 - INVENTARIO
Leccin 4
Inventario
Movimientos al almacn
Existencias y valuacin
Kardex
Mximos, mnimos y localizacin
Importe mximo, ptimo y mnimo
Modificacin avanzada
Cierre anual
Historial de Movimientos
50
Leccin 4 Inventario
MOVIMIENTOS AL ALMACEN
La entrada y salida de productos (movimientos) al almacn se hace mediante
documentos foliados. Cada vez que se registra un documento nuevo de entrada o
de salida, el programa agrega un nmero de folio consecutivo a dicho documento.
Uno o varios productos diferentes pueden ingresar al almacn bajo un mismo
documento de entrada. Normalmente un documento de entrada ampara varios
productos cuando estos provienen de un mismo proveedor y una misma orden de
compra. De igual forma, un mismo documento de salida puede amparar la salida
de uno o varios productos.
1. Seleccione el
mdulo de
Inventario
2. Seleccione la
opcin
Movimientos al
Almacn
4. Seleccione el tipo de
movimiento que desea
consultar (entrada o
salida)
5. Seleccione
el documento
que desea
consultar
6. La ventana muestra el
documento seleccionado
con la lista de productos
que entraron o salieron del
almacn
3. Seleccione el
Almacn (ver
Multialmacenes)
Leccin 4 Inventario 51
1. Seleccione el
Almacn ( si se tiene
activada la opcin de
Multialmacenes, ver
Leccin 3)
52
Leccin 4 Inventario
6. Utilice estas
herramientas para
buscar un producto o
establecer algn filtro.
7. Haga clic
sobre el
encabezado de
la columna
deseada para
ordenar el
listado
alfabticamente
en forma
ascendente o
descendente
3. Registre la
cantidad y costo
unitario de cada
producto
Leccin 4 Inventario 53
De hecho, mediante movimientos de entrada tambin es posible registrar
cantidades y costo unitario de los diferentes productos, sin embargo, la forma de
edicin que ofrece la opcin Editar Inventario Inicial es mucho ms prctica para
captura masiva. Por esta razn hacemos especial hincapi en Generar
Documento Inicial hasta que se hayan editado las cantidades y costos unitarios
de todos los productos.
Al generar el movimiento inicial, el programa pide confirmar el mtodo de costeo
que va a regir el almacn. Una vez generado el documento inicial, el mtodo de
costeo que haya elegido solo se podr cambiar hasta el momento de efectuar un
Cierre. Ms adelante en esta leccin se explica todo lo concerniente al Cierre.
Tambin se podr indicar al sistema el nmero del folio correspondiente al
documento inicial y agregar un prefijo y/o sufijo que acompaarn a dicho folio. En
los movimientos de entrada y salidas subsecuentes, automticamente se ir
incrementando el folio en forma consecutiva.
7. Seleccione
el mtodo de
costeo que se
va a utilizar
8. Elija la fecha con que
quedar registrado este
movimiento
9. Indique el folio de
inicio de operaciones,
y si lo desea, puede
establecer un prefijo y
sufijo ligados al
nmero de folio. Por
omisin este valor es
igual a 1.
54
Leccin 4 Inventario
Movimientos de Entrada
Aparte del documento Inicial, el programa permite generar cinco tipos de
documentos de entrada al almacn:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Nota:
Las herramientas para generar y consultar estos movimientos permanecen
desactivadas hasta que el usuario genera el movimiento inicial. Una vez generado
el movimiento inicial, el botn Editar Movimiento Inicial desaparece y se activan
las herramientas para la edicin de los diferentes movimientos de entrada.
Leccin 4 Inventario 55
2. Oprima aqu para
agregar un documento
de entrada
1. Seleccione el
tabulador
Documentos de
Entrada
4. En esta parte de la
pantalla el usuario va
seleccionando y
agregando los
productos que entran al
almacn, indicando
cantidad y costo unitario.
56
Leccin 4 Inventario
Agregar en lnea (un producto, proveedor, unidades, etc.)
Buscar por descripcin
Abrir calculadora
Borrar una partida
Leccin 4 Inventario 57
58
Leccin 4 Inventario
2. Entrada de Fbrica
Se refiere al ingreso de productos al almacn que fueron fabricados dentro de la
misma empresa, por ejemplo: engranes, soportes, tornillera, guardas etc., y por
consiguiente no existe factura, remisin o nota de venta. El documento de
referencia para el movimiento de entrada podra ser una Orden de Trabajo u Orden
de Fabricacin.
Leccin 4 Inventario 59
Entre almacenes dados de alta en el Inventario (Multialmacenes)
Entre almacenes totalmente desligados
Cuando el traspaso se hace entre almacenes registrados en el programa
(Multialmacenes), el usuario selecciona del combo correspondiente el nmero de
folio del movimiento de salida del almacn origen y automticamente se cargarn
en la forma de entrada todos los productos contenidos en el documento de salida
por traspaso. Por lo tanto, ser necesario generar primero el documento de salida
por traspaso del almacn origen y posteriormente generar el documento de
entrada por traspaso en el almacn destino.
Cuando el traspaso se hace entre almacenes totalmente desligados entre s, es
decir, cuando los productos provienen de un almacn que no est dado de alta en
el programa mediante la opcin Multialmacenes, uno a uno se tendrn que
registrar los productos que estn ingresando a otro almacn por concepto de
traspaso.
4. Devolucin
Se refiere a la devolucin al Almacn de un producto que no fue utilizado y que
por consiguiente deber ser reingresado a ese mismo Almacn. El documento de
referencia para el ingreso al Almacn deber ser el nmero de documento de
salida en el que qued incluido ese producto.
5. Correccin de documento
En algunas ocasiones al elaborar un documento de entrada o de salida al almacn
puede cometerse algn error, por lo que ser necesario corregir ese documento.
La correccin no se puede hacer modificando dicho documento, ya que una vez
elaborado el documento, ste puede ser consultado pero no modificado. La forma
de hacer la correccin es mediante un documento nuevo que contrarreste el error.
El documento de referencia deber ser el documento de entrada o de salida al que
se desea efectuar la modificacin. Indique el nmero de documento y el programa
presentar las cantidades y costos unitarios de todos los productos incluidos en el
documento. Acto seguido modifique sobre la pantalla las cantidades o costos
correctos. Al presionar el botn Aceptar, el programa generar automticamente un
documento nuevo con los ajustes necesarios para contrarrestar el o los errores del
documento original. El documento nuevo que se genera indicar que se trata de un
movimiento por correccin de documento y har referencia al documento
corregido.
6. Ajuste
Esta opcin resulta til para generar un movimiento de ajuste en forma manual.
60
Leccin 4 Inventario
Movimientos de Salida
Son los documentos en los que quedan registrados los retiros o salidas de
productos de un almacn. El programa permite generar cinco tipos de documentos
de salida de almacn:
1.
2.
3.
4.
5.
Salida
Traspaso a otro almacn
Devolucin al proveedor
Correccin de documento
Ajuste
1. Salida
Cuando uno o ms productos se retiran del almacn, el encargado registra en un
documento de salida los productos, indicando opcionalmente algn dato de
referencia, un destino y centro de costo al que ser cargado este documento. Cada
vez que se registra un documento nuevo de salida, el programa agrega un nmero
de folio consecutivo a dicho documento.
Al realizar estos movimientos, el programa solicita que el usuario seleccione
opcionalmente un Centro de Costos y un Destino. El Centro de Costos es la cuenta
contable a la que se har el cargo correspondiente y el Destino es el nombre de la
persona que recibe los materiales. Para ello, el usuario puede formar primero los
Catlogos Auxiliares de Centros de Costos y Destinos, o bien, puede ir
formndolos en lnea paulatinamente conforme se va requiriendo. Recuerde que
agregar un concepto a cualquiera de los Catlogos Auxiliares es tan simple como
presionar la tecla de funcin <F2> con el cursor posicionado en el combo
correspondiente.
Cuando el Inventario de Refacciones versin 2 se encuentra ligado al programa de
Mantenimiento Preventivo MP versin 8, desde el programa de mantenimiento es
posible generar los vales de salida de refacciones, referenciando las refacciones a
una orden de trabajo correspondiente. Al retirar las refacciones en el almacn,
bastar con indicar el nmero de vale de salida generado desde el programa de
mantenimiento para que el programa presente automticamente en la pantalla la
lista de refacciones contenidas en el vale. Al generar el documento de salida, en el
programa de mantenimiento quedar asentado el consumo de refacciones con
cargo al equipo correspondiente.
Leccin 4 Inventario 61
traspaso del Almacn Origen, el cual servir posteriormente como referencia para
ingresar el o los productos al Almacn Destino.
3. Devolucin al proveedor
Se refiere a la salida de un producto o productos del almacn, que son regresados
a un cierto proveedor por alguna causa. Los productos quedan relacionados en un
documento de salida, el cual puede ser consultado en cualquier momento.
4. Correccin de documento
En algunas ocasiones al elaborar un documento de entrada o de salida al almacn
puede cometerse algn error, por lo que ser necesario corregir ese documento.
La correccin no se puede hacer modificando dicho documento, ya que una vez
elaborado el documento, ste puede ser consultado pero no modificado. La forma
de hacer la correccin es mediante un documento nuevo que contrarreste el error.
El documento de referencia deber ser el documento de entrada o de salida al que
se desea efectuar la modificacin. Indique el nmero de documento y el programa
presentar las cantidades y costos unitarios de todos los productos incluidos en el
documento. Acto seguido modifique sobre la pantalla las cantidades o costos
correctos. Al presionar el botn Aceptar, el programa generar automticamente un
documento nuevo con los ajustes necesarios para contrarrestar el o los errores del
documento original. El documento nuevo que se genera indicar que se trata de un
movimiento por correccin de documento y har siempre referencia al documento
corregido.
5. Ajuste
Esta opcin resulta til para hacer ajustes resultado de prdida de mercanca, dao
fsico o por diferencias arrojadas resultado de un Inventario Fsico.
62
Leccin 4 Inventario
documento de entrada y otro de salida, segn sea el caso, en el que se incluyen
todos y cada uno de los productos que resultaron con alguna diferencia en el
conteo fsico. Como resultado de generar estos documentos de ajuste por
inventario fsico, terminarn coincidiendo las existencias fsicas y las existencias en
el sistema.
Durante un inventario fsico, el almacn permanece cerrado y no deben hacerse
movimientos de entrada o salida durante el conteo.
1. Seleccione la
opcin Movimientos al
Almacn
2. Seleccione el comando
Editar>Inventario Fsico
desde la Barra de Men
4.Automticamente el
programa calcula la
diferencia .
Leccin 4 Inventario 63
Para facilitar el conteo fsico, resulta til ordenar el reporte en base a la localizacin
de los productos dentro del almacn e imprimir el reporte ordenado de esta forma.
Para llevar a cabo muestreos peridicos, resulta tambin muy til filtrar el listado
condicionado al costo de los productos, limitando as el conteo a aquellos
productos de mayor valor.
Es importante tomar en cuenta que una vez que se imprime o se guarda el formato
de Inventario Fsico, las cantidades permanecen fijas hasta que se genere el
movimiento de ajuste o se presione el botn Restablecer existencias al da de
hoy.
64
Leccin 4 Inventario
EXISTENCIAS Y VALUACION
Esta opcin del inventario le permite al usuario conocer la existencia al da de cada
uno de los productos y calcular el valor total del almacn.
Si se tiene activada la opcin de Multialmacenes, es posible consultar las
existencias de un producto en los diferentes almacenes. De esta forma, si un
almacn no tiene existencias de un producto determinado, podr encontrar
fcilmente si otro de los almacenes s lo tiene, y realizar movimientos (traspasos)
entre un almacn y otro.
Cuando se tiene activada la opcin de Multialmacenes, es posible calcular el valor
de cada uno de los almacenes en forma independiente o en forma consolidada.
1. Seleccione la opcin
Existencias y Valuacin
en el mdulo de
Inventario
2. Seleccione el almacn
que desea consultar.
(solo si se tiene activada la
opcin de Multialmacenes)
3. El programa muestra
existencias, costo y montos
de cada producto
4. En la parte inferior se
presenta el valor total del
Inventario,
Inventario de acuerdo al
mtodo seleccionado para la
valuacin del Inventario
Leccin 4 Inventario 65
5. Al seleccionar el almacn,
puede elegir tambin por
presentar un informe consolidado
general o a detalle, mostrando en
un mismo reporte las existencias
e importes de todos los
almacenes.
7. El total presenta la
valuacin
consolidada, que es
la suma aritmtica
de los almacenes
registrados
P.E.P.S
U.E.P.S.
MONETARIO O PRECIO DE REPOSICION
PROMEDIO PONDERADO
1.
2.
66
Leccin 4 Inventario
3.
4.
PROMEDIO PONDERADO
Como su nombre lo indica, la valuacin del Inventario se lleva a cabo en base al
costo promedio del producto. Cada vez que ingresan productos al almacn el
costo promedio se va modificando, por lo que en esta forma de valuacin se toma
en cuenta la cantidad de producto que ingresa por el costo unitario del mismo. El
costo de salida de productos, es a final de cuentas la cantidad multiplicada por el
costo unitario (promedio), ya que la salida de productos no modifica este costo
promedio.
La frmula que utiliza este mtodo es la siguiente:
(existencias X costo prom. actual) + (cantidad de entrada X costo unitario de entrada)
(existencia + cantidad de entrada)
Leccin 4 Inventario 67
2. Seleccione el mtodo de
costeo contra el que se
efectuar la comparacin
68
Leccin 4 Inventario
KARDEX
El programa permite consultar en forma cronolgica el detalle de los movimientos
de entrada y salida de un producto, con lo cual es posible rastrear los saldos de un
producto desde su entrada inicial al almacn hasta la fecha. El usuario puede
inclusive seleccionar un rango para consultar los movimientos en un periodo de
tiempo determinado.
La consulta del Kardex puede llevarse a cabo desde la fecha del ltimo cierre hasta
el da de hoy. Para consultar movimientos anteriores al cierre, stos podrn
accesarse desde el historial de movimientos, en la opcin Cierres del Men
Principal.
1. Seleccione la
opcin de
Kardex
3. Seleccione un
producto
7. La barra de desplazamiento
permite visualizar ms columnas
para consultar el detalle referente
a los importes.
2. La pantalla
muestra el total
de entradas y
salidas de cada
producto
6. Oprima aqu
para
seleccionar un
rango de
fechas
Leccin 4 Inventario 69
Nivel Mnimo.
Nivel Mximo
Es la existencia mxima permitida de un producto. Al establecer las cantidades
mximas se garantiza que la inversin en el inventario nunca sobrepasar de
ciertos lmites.
Nivel Optimo
El nivel ptimo es un valor intermedio entre el valor de existencias mximo y el
valor mnimo.
Para establecer estas cantidades, se deben tomar en consideracin varios
aspectos, como el volumen que ocupan estos productos en el almacn y el monto
de la inversin asignada al inventario. Normalmente se busca que la inversin en
inventarios sea lo ms baja posible, sin afectar por ello el correcto y oportuno
abastecimiento de refacciones.
En el mdulo de abastecimiento, el programa detecta los productos cuyas
existencias se encuentren por debajo del nivel mnimo y sugiere la compra para
llegar al nivel ptimo establecido por el usuario.
Cuando el Inventario se encuentre ligado al Programa de Mantenimiento Preventivo
MP ver. 8.0, el mdulo de Abastecimientos podr calcular y determinar las
cantidades que deben abastecerse al almacn en funcin de los mantenimientos
preventivos que se tienen programados, pero asegurando que nunca se rebase el
nivel mximo establecido.
70
Leccin 4 Inventario
1. Seleccione la
opcin Mximos,
Mnimos y
Localizacin
Leccin 4 Inventario 71
Modificacin Avanzada
Si se desea modificar los valores mximos, ptimos, mnimos y la localizacin de
varios productos a la vez, el botn de modificacin avanzada puede ser de gran
ayuda.
Utilice esta herramienta en combinacin con el filtro para seleccionar solamente
algunos productos. Por ejemplo, el usuario podra filtrar todos los productos cuyo
costo unitario sea mayor o igual a cierta cantidad y a todos esos productos
asignarles un determinado valor mximo, ptimo y mnimo. O bien, podra filtrar de
acuerdo a la descripcin de un producto y a todos los productos que renan esa
condicin, asignarles una localizacin especfica dentro del almacn.
72
Leccin 4 Inventario
1. Indique qu es lo
que desea modificar.
La opcin permite establecer valores fijos para varios productos, o bien, calcular en
forma general un porcentaje referido al valor mnimo, ptimo o mximo, segn sea
el caso.
Leccin 4 Inventario 73
CIERRE
Al trmino de un periodo contable, se acostumbra efectuar un cierre. Normalmente
este cierre se lleva a cabo al finalizar el ao.
Al momento de efectuar un cierre, todos los movimientos de entradas y salidas
pasan a un historial de movimientos y se genera un nuevo inventario inicial para
comenzar un nuevo periodo contable.
2. Seleccione el comando
Editar en la Barra de Men
3. Seleccione la
opcin Cierre Anual
1. Seleccione la opcin
Movimientos al
al Almacn
del mdulo Inventarios
4. Seleccione el
mtodo de
Valuacin de
Inventario que se
utilizar para el
siguiente perodo
74
Leccin 4 Inventario
HISTORIAL DE MOVIMIENTOS
Historial de Movimientos en el perodo
Todos los movimientos de entrada y de salida generados en el periodo podrn
consultarse directamente en la opcin Movimientos al Almacn del mdulo
Inventario.
El Kardex, como ya se ha explicado, permite consultar a detalle todos los
movimientos de un producto determinado en el perodo comprendido entre la
fecha del ltimo cierre hasta el da en que se realice la consulta.
4. Seleccione el
Almacn que desea
consultar
(Multialmacenes)
1. Seleccione
el mdulo
Cierres en el
Men Principal
2. Seleccione la
opcin Historial de
Movimientos
3. Seleccione el
perodo de Cierre
que desea
consultar
Leccin 4 Inventario 75
De la misma manera, el Historial del Kardex permite analizar en forma
cronolgica los movimientos de entrada y de salida de un producto determinado
realizados en perodos anteriores al actual.
1. Seleccione la opcin
Historial del Kardex para
consultar los
movimientos de un
producto con fechas
anteriores al cierre.
76
Leccin 4 Inventario
LECCION 5 - COMPRAS
Leccin 5
Compras
Abastecimiento
Productos en Pedidos
Historial de Compras
78
Leccin 5 Compras
ABASTECIMIENTO
Este mdulo calcula y sugiere en forma automtica, las cantidades de productos
que deben abastecerse al almacn para mantenerlo en su nivel ptimo.
El programa detecta aquellos productos cuyas existencias se encuentran por
debajo del nivel mnimo y sugiere la compra para llegar al nivel ptimo que ha sido
establecido previamente por el usuario ( Ver Mximos, ptimos , Mnimos en la
leccin anterior).
El clculo de abastecimiento se realiza para cada uno de los almacenes
registrados en el programa.
Cuando el Programa de Inventarios ver 2.0 se encuentra ligado al Programa de
Mantenimiento Preventivo MP ver 8.0, este mdulo de abastecimiento calcula y
sugiere las cantidades de productos que deben abastecerse al almacn en funcin
de los mantenimientos preventivos programados, garantizando as la adquisicin
de refacciones justo a tiempo, reduciendo los niveles de existencias en el
inventario.
1. Seleccione la
opcin
Abastecimiento
en el mdulo
de Compras
3. Oprima aqu
para calcular el
abastecimiento
2. Seleccione el
almacn al que se le
calcular el
abastecimiento
(Multialmacenes)
Leccin 5 Compras 79
5. Oprima aqu
para realizar el
clculo
6. La columna
Cantidades Requerida
presenta las cantidades
sugeridas, obtenidas
mediante el clculo de
Abastecimiento
7. La Cantidad a Comprar
Comprar,
ser la Cantidad Requerida
menos la Cantidad en
Pedidos, menos la Cantidad
Recibida
80
Leccin 5 Compras
1. Seleccione la
opcin
Proveedores
por producto
en el mdulo
de Compras
3. Seleccione un
producto y oprima aqu
para asignar nuevos
proveedores al
producto
Leccin 5 Compras 81
4. Marque los
proveedores del
producto
5. Al oprimir el botn
Aceptar todos los
proveedores marcados
quedan asignados al
producto seleccionado
82
Leccin 5 Compras
6. Para asignar un
proveedor por
omisin, seleccione
el proveedor
Leccin 5 Compras 83
ORGANIZADOR DE COMPRAS
El organizador de compras es una herramienta muy til y prctica para organizar
las compras antes de generar las ordenes de compra definitivas.
Desde el organizador de compras, el usuario puede importar la lista de productos
que deben abastecerse al almacn. Esta lista de productos se obtiene mediante un
clculo previo realizado en el la opcin Abastecimiento de mdulo de Compras.
Una vez que se han importado al organizador de compras los productos por
abastecer al almacn, el usuario determina, producto por producto, el proveedor a
quien se le va a comprar, se confirman las cantidades a comprar y se registra el
precio del proveedor correspondiente.
Una vez que se tienen organizadas las compras en el organizador, la elaboracin
de las rdenes de compra definitivas resultar muy sencilla, ya que el programa
agrupa automticamente en una misma orden de compra, todos los productos por
comprar a un mismo proveedor.
1. Seleccione la
opcin Organizador de
Compras en el mdulo
de Compras
84
Leccin 5 Compras
4. Si desea agregar
productos al
organizador que no
estuvieran
contemplados en el
abastecimiento,
puede hacerlo
seleccionando los
productos que
desee agregar.
Leccin 5 Compras 85
listos para comprar y permitir generar las rdenes de compra correspondientes.
Puesto que una de las ventajas principales del organizador radica en la facilidad de
agrupar en una misma orden de compra los productos por comprar a un mismo
proveedor, se recomienda generar las rdenes de compra hasta que todos los
productos estn listos para su compra.
8. En la columna Total es
posible visualizar los montos
de la compra por realizar, para
cada uno de los proveedores
que aparecen enlistados en el
Organizador de Compras
86
Leccin 5 Compras
ORDENES DE COMPRA
Las Ordenes de Compra se pueden generar de dos maneras:
a) Manual
La Orden de Compra es generada directamente en este mdulo sin la ayuda del
Organizador de Compras, por lo que cualquier producto que se encuentre
registrado en el Catlogo de Productos puede ser incluido directamente en una
Orden de Compra.
Leccin 5 Compras 87
1. Seleccione la
opcin
Ordenes de
Compra
4. Seleccione el
proveedor
7. Oprima aqu si
desea determinar
alguna marca y
nmero de parte
equivalente para
alguno de los
productos
3. Seleccione Orden de
Compra Manual
88
Leccin 5 Compras
1. Seleccione Orden de
Compra Automtica
(Organizador de
Compras)
2. Seleccione el
proveedor. nicamente
se desplegarn aquellos
proveedores que fueron
seleccionados con la
ayuda del Organizador de
Compras
3. Al seleccionar el proveedor,
automticamente se desplegar la
lista de productos que se decidi
comprar a ese proveedor utilizando el
Organizador de Compras
Leccin 5 Compras 89
Cada vez que se elabora una Orden de Compra se puede registrar tambin la
fecha de entrega. Si el proveedor no ha cumplido con esta fecha, aparecer en
color rojo sealando que la fecha de entrega para esa Orden de Compra ha
vencido, por lo que el departamento de compras deber tomar las acciones
necesarias para el cumplimiento de la entrega de las ordenes de compras.
1. Oprima aqu si
desea consultar una
Orden de Compra
2. Oprima aqu si
desea establecer
una fecha de
entrega
90
Leccin 5 Compras
5. En la columna Estado se
visualiza rpidamente la situacin
en que se encuentra la entrega
de los productos incluidos en la
Orden de Compra:
entrega parcial:
entrega total :
Leccin 5 Compras 91
PRODUCTOS EN PEDIDO
La opcin Productos en Pedido del mdulo de Compras muestra en pantalla una
lista de todos aquellos productos que se encuentran en algn pedido pendiente
por surtir al almacn.
Para cada producto que se encuentre en pedido, el usuario podr consultar la
cantidad pendiente por surtir y el nmero de la orden de compra correspondiente.
Con el nmero de la orden de compra, el usuario podr dar seguimiento a la
misma en la opcin Ordenes de Compra de este mismo mdulo de Compras.
2. Seleccione el
almacn que
desea consultar
1. Seleccione la
opcin Productos
en Pedido del
mdulo de Compras
92
Leccin 5 Compras
HISTORIAL DE COMPRAS
Historial de Ordenes de Compra en el perodo
Todos las ordenes de compra generadas en el periodo podrn consultarse
directamente en la opcin Ordenes de Compra del mdulo de Compras.
. 1. En la pantalla se pueden
2. Recuerde que
puede ordenar el
listado en forma
ascendente o
descendente por
cualquier
columna.
Leccin 5 Compras 93
1. Seleccione la opcin
Historial de Compras en
el mdulo Cierres del
Men Principal
3. Seleccione el
Almacn que
desea consultar
(Multialmacenes)
2. Seleccione el
perodo de Cierre
Cierre
que desea
consultar
94
Leccin 5 Compras
Leccin 6
Administracin de Bases de
Datos y Usuarios
Bases de datos
Utileras
Compactar y Revisar
Depuracin de datos histricos
Respaldar y Restaurar
96
BASES DE DATOS
Al instalar el programa automticamente se crea una base de datos llamada
Ejemplos con informacin precargada. Esta base de datos resulta de mucha
utilidad para la capacitacin de usuarios que an no conocen el manejo del
programa.
Para iniciar la implementacin, deber crear una base de datos nueva con todos
sus registros en blanco.
El programa permite crear varias bases de datos para el manejo de diferentes
almacenes totalmente independientes.
97
Cada vez que entre al programa, aparece una ventana solicitando al usuario que
seleccione la base de datos que desea accesar. Seleccione una base de datos y
presione Aceptar.
El Administrador de
Bases y Usuarios se
accesa desde la
carpeta MPsoftware
Por omisin, la base de datos que maneja el programa es del tipo Access 2000.
Desde el Administrador de Bases y Usuarios se podrn crear bases de datos del
tipo SQL Server.
La manera ms simple de crear una base de datos nueva es desde la ventana de
inicio al Inventario de Refacciones en donde el programa pide que se seleccione la
base de datos de trabajo.
98
1. Presione aqu
para agregar una
Base de Datos
nueva
2. Marque esta
opcin
99
3. Teclee el nombre
de la nueva base de
datos
5. Oprima aqu
para finalizar el
proceso de
creacin de una
nueva base de
datos
La primera vez que accese la nueva base de datos el programa le solicitar definir
algunos parmetros, como los datos de la compaa y el mtodo de costeo por
utilizar. Recuerde que una vez que genere movimientos de entradas y salidas al
almacn, ya no podr cambiar el mtodo de costeo, por lo que se recomienda
establecer este parmetro desde un principio.
La nueva base ser del tipo Access 2000 y estar localizada en el subdirectorio
Archivos de programas -> Mpsoft -> BasesMDB. La extensin de las bases de
datos que maneja el Inventario de Refacciones es .i01 e .i02 .
1. Presione
Agregar
Si desea conectarse a una base de datos SQL Server, deber crear el acceso
utilizando el programa Administracin de Bases y Usuarios.
101
Una vez creada la conexin, sta queda grabada y podr entrar en lo sucesivo a la
base de datos, simplemente seleccionndola en la ventana de seleccin de bases
de datos.
En cualquier momento podr tambin eliminar o renombrar el acceso a una base
de datos. Es importante mencionar que al eliminar el acceso, no se borra la base
de datos, simplemente se borra el acceso a ella. En cualquier momento usted
podr volver a crear un nuevo acceso a la base de datos.
Seleccione Opciones
Opciones para
agregar, renombrar, eliminar
o consultar un acceso.
103
El Administrador de
Bases y Usuarios se
accesa desde la
carpeta MPsoftware
Alta de Usuarios
Mientras no se registren usuarios para una base de datos, cualquier persona podr
entrar al Inventario y accesar la base de datos. Una vez que se hayan registrado
uno o ms usuarios, slo stos tendrn acceso a la base de datos previa
identificacin con una clave confidencial de acceso o contrasea.
Al ejecutar el Administrador de Bases y Usuarios aparece una ventana solicitando
que se seleccione una base de datos. Los usuarios que se den de alta, sern los
usuarios que tendrn acceso a dicha base de datos.
1. Presione aqu
4. Tambin se puede
utilizar este icono de la
Barra de Herramientas
para accesar el men de
Usuarios
3. Seleccione la
opcin Usuarios
2. Seleccione la
opcin Seguridad
Al dar de alta un usuario, se indica el nombre del usuario y se registra una clave de
acceso o contrasea. El programa incluye una utilera que permite al usuario
recordar su contrasea si llegara a olvidarla, dejando escrita una pregunta cuya
respuesta slo l conozca. Al responder correctamente la pregunta, la utilera
indicar al usuario cual es su contrasea de acceso a la base de datos.
105
9. Seleccione el grupo
de acceso
7. Teclee el
nombre del
nuevo usuario
8. Teclee la
contrasea y la
confirmacin
Para cada mdulo del Men Principal, el programa presenta sus diferentes
opciones y una tabla para que el administrador marque las funciones que el
usuario podr ejecutar en cada mdulo. En el combo Grupo de Permisos,
seleccione Personalizados si desea restringir el acceso en forma personalizada, o
bien, seleccione Acceso Total para marcar todo y permitir que el usuario realice
todas las funciones.
Grupos de Permisos
Cuando un grupo de usuarios tendr acceso a las mismas funciones del programa,
resulta conveniente crear Grupos de Acceso predeterminados. As, cuando se
determinan los accesos de un usuario, simplemente se podr seleccionar del
combo Grupo de Permisos alguna de las configuraciones pregrabadas, evitando
2. Tambin se puede
utilizar este icono de la
barra de Herramientas
para accesar el
comando Grupo de
Permisos
1. Seleccione la
opcin Grupo de
Permisos
4. Presione aqu
para dar de alta
un nuevo Grupo
de Permisos
107
6. El usuario puede
agregar una breve
descripcin con
relacin al grupo de
permisos que desea
crear
5. Teclee el nombre
que desea utilizar
para el nuevo grupo
de permisos
Alta de Administradores
Todo el esquema de seguridad mencionado anteriormente no se encontrara
completo si no se define primero la seguridad para el acceso al programa
Administrador de Bases Datos y Usuarios. Es decir, es necesario primero
registrar a las personas encargadas y autorizadas para estructurar el esquema de
seguridad para las bases de datos, quienes sern tambin los nicos autorizados
para realizar cambios a dicha estructura e incluso, como se ver ms adelante en
2. Oprima aqu
para dar de alta a
un nuevo
administrador
3. Teclee el
nombre y la
contrasea del
nuevo
Administrador
109
Bitcora de Transacciones
La Bitcora de Transacciones permite grabar en un archivo todas y cada uno de las
operaciones que se realizan en el Inventario con relacin a una base de datos. Esta
opcin permitir consultar el da, la hora, la transaccin y el nombre del usuario
que realiz la transaccin proceso.
Para que se guarden todas las transacciones, el administrador deber marcar en la
seccin Parmetros de la Base de Datos la opcin Guardar Transacciones por
Usuario.
Nota importante!
Al marcar esta opcin, el sistema trabajar un poco ms lento de lo normal.
El proceso anterior es por base de datos, as que si desea que se guarden las
transacciones de todas sus bases de datos, deber repetir el proceso para cada
base de datos.
1. Presione aqu
para consultar la
Bitcora de
Transacciones
Transacciones
111
2. En la ventana se
presenta la ubicacin
de la base de datos a
compactar
3. Oprima aqu
para iniciar la
compactacin
2. Seleccione las
fechas a partir de las
cuales se llevar a
cabo la depuracin de
la informacin
113
2.Seleccione la
ubicacin donde
desea guardar el
respaldo, o utilice la
ubicacin que el
programa da por
omisin
115
1. Oprima aqu
para restaurar la
informacin de un
respaldo
2. Elija la ubicacin
(directorio) donde se
encuentra localizado el
respaldo
3. Seleccione el
respaldo que
desea restaurar
Apndice A
Importar datos
1. Seleccione el
comando
Herramientas
2. Seleccione la
opcin Importar
Datos
MP vers.6
Inventario MP vers.1.0 (incluido con el MP vers. 7.2)
Otra fuente de datos
En los tres casos, ser necesario indicar el nombre y la ubicacin del archivo de
donde se importar la informacin.
3. Seleccione la
fuente del archivo
4. Oprima aqu para
ubicar el archivo
origen.
Apndice B
Conexin con otros
programas
Conexin o liga con el programa de Mantenimiento
Preventivo MP versin 8
Conexin o liga con un inventario externo
Para llevar a cabo la conexin, el usuario deber indicar la o las bases de datos del
MP que quedarn ligadas al Inventario de Refacciones.
1. Seleccione el comando
Herramientas en la Barra de
Men
2. Seleccione la opcin
Ligar Bases de Datos del
MP
125
A continuacin deber seleccionar la base de datos del MP que desea ligar con el
Inventario,
Adems, deber configurar la forma de operar del programa para registrar los
consumos y calcular el abastecimiento.
El registro de consumos puede llevarse a cabo de dos formas:
a)
b)
5. Seleccione la base de
datos del MP a la que
desea conectarse
6. Marque aqu si
desea que los
consumos de
materiales y
refacciones
queden
registrados
automticamente
al registrar el
documento de
salida en el
inventario.
127
1. Seleccione el comando
Herramientas en la Barra de
Men
2. Seleccione la opcin
Utilizar Catlogo de
Productos externo
129
3. Oprima aqu
para crear una
liga o conexin.
131
4. Seleccione el
formato del archivo a
ligar
El usuario deber indicar cual ser el campo llave que servir como identificador
para relacionar los registros entre las dos bases de datos al momento de actualizar
la informacin. Normalmente el campo que contiene la informacin sobre el
nmero de parte de un producto es el que se utiliza como identificador para
relacionar los registros. El identificador debe ser un campo numrico o cadena de
caracteres que no se repita en ningn otro producto.
6. seleccione el
campo que ser
utilizado como
identificador.
Al finalizar el proceso, se crear una copia de los datos del inventario externo y se
mantendr la liga para actualizacin automtica por medio del identificador.
Por omisin, la base de datos del Inventario de Refacciones versin 2 se
actualizar automticamente cada 10 minutos reflejando los cambios de la base de
datos del inventario externo. El usuario podr cambiar la frecuencia con la que
deba realizarse esta actualizacin.
133