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Manual de Usuario
Instalación ..............................................................................................................17
Arranque del Sistema .............................................................................................17
CAPÍTULO 7: PLANNINGS................................................................................69
Rooming List...........................................................................................................84
Check In de Grupo.................................................................................................85
Consultar los Datos Generales de un Grupo ..........................................................87
Cancelar un Grupo .................................................................................................87
Check Out de Grupos .............................................................................................88
Incorporar nuevas reservas a un grupo existente ...................................................88
Bloquear Habitaciones..........................................................................................102
Averías .................................................................................................................104
Registrar una Avería.............................................................................................105
Solución de una Avería.........................................................................................107
Agrupamiento de Habitaciones .............................................................................108
Insertar Asientos...................................................................................................117
Instrucciones de Transferencia .............................................................................120
Insertar Asientos con Descuento ..........................................................................120
Fechas que manipula el sistema para los asientos ...............................................121
Consultar Asientos................................................................................................123
Corregir un Asiento ........................................................................................................ 128
Inserción Múltiple de un Asiento.................................................................................... 130
Insertar Diaria ................................................................................................................. 131
Insertar Paquete ...............................................................................................................132
Consultar Asientos de Tarjeta de Crédito .............................................................133
Llamadas Internas ................................................................................................134
Llamadas No Procesadas.....................................................................................134
Control de Llamadas.............................................................................................135
Cierre de Turno ....................................................................................................136
Operación de Caja................................................................................................137
Insertar Operaciones en Caja...........................................................................................137
Consultar Operaciones en Caja ......................................................................................137
Consultar Cuentas................................................................................................138
Impresión de una Cuenta .................................................................................................139
Insertar Asientos..............................................................................................................140
Factura Anticipada...........................................................................................................140
Factura de Extras .............................................................................................................140
Transferir asientos ...........................................................................................................144
Consulta de Cuenta Corriente desde Consulta de Reservas ................................146
Cerrar una Cuenta Extra......................................................................................146
Reabrir una Cuenta Extra .....................................................................................147
Cerrar Cuentas Corrientes....................................................................................148
Reabrir Cuentas Corrientes ..................................................................................149
Entidades .............................................................................................................188
Crear una Entidad ........................................................................................................... 188
Datos Generales de la Entidad ........................................................................................ 189
Significado de los campos de los Operadores ................................................................ 191
Definición del Color que Identificará a la Entidad en el Planning de Habitaciones...... 192
Stop de Reservaciones y/o Check In de una Entidad...................................................... 193
Estado de Ventas .................................................................................................194
Booking Position...................................................................................................196
Precios de Diarias.................................................................................................199
Procedimiento para Crear una Diaria.............................................................................. 199
Precio de la Comida de los Adultos................................................................................ 201
Precio de la Comida de los Niños................................................................................... 202
Precio de la Habitación................................................................................................... 203
Modelo A........................................................................................................................ 204
Modelo B ........................................................................................................................ 206
Excepción en el Precio de la Habitación .........................................................................206
Precios Especiales ...........................................................................................................207
Desglose de la Diaria cuando se define el Precio Manualmente en la Reserva...............208
Todo Incluido (All Inclusive)..........................................................................................208
Paquetes de Precios.............................................................................................209
Precios de Servicios .............................................................................................212
Allotments.............................................................................................................213
Procedimiento para Introducir un Contrato ...........................................................214
Presupuestos........................................................................................................215
Definición de las filas......................................................................................................215
Definición de las columnas .............................................................................................216
Definición del Presupuesto Plan......................................................................................216
Panel de Gestión ..................................................................................................217
Usuarios ...............................................................................................................228
Prototipo de Usuario .............................................................................................230
Esquemas de Impuestos ......................................................................................231
Grupos de Servicios .............................................................................................232
Secciones.............................................................................................................232
Servicios...............................................................................................................234
Habitaciones del hotel ..........................................................................................236
Bloques de habitaciones ................................................................................................. 236
Características de Habitaciones ...................................................................................... 237
Habitaciones ................................................................................................................... 237
Organización de las Habitaciones................................................................................... 239
Cuentas Extras .....................................................................................................240
Nacionalidades .....................................................................................................242
Idiomas.................................................................................................................243
Regiones ..............................................................................................................243
Segmentos de Mercado........................................................................................244
Grupos de Segmentos..........................................................................................244
Segmentos ...........................................................................................................245
Orígenes de Mercado ...........................................................................................246
Monedas...............................................................................................................246
Tipos de Cobro .....................................................................................................247
Tarjetas de Crédito ...............................................................................................248
Macro Operaciones ..............................................................................................248
Entidades .............................................................................................................249
Categoría de Entidades ................................................................................................... 249
Tipos de Entidades.......................................................................................................... 250
Estado o Situación de la Entidad .................................................................................... 250
Mantenimiento ......................................................................................................251
Tipos de Inactividad ....................................................................................................... 251
Averías............................................................................................................................ 251
Parámetros ...........................................................................................................254
Reserva Tipo................................................................................................................... 254
Tipos de Grupos.............................................................................................................. 255
Tipos de Atenciones ....................................................................................................... 256
Motivos de Cancelación de Reservas ............................................................................. 256
Tipos de Eventos............................................................................................................. 257
Tipos de Clientes ............................................................................................................ 257
Tipos de Garantía............................................................................................................ 258
Tipo Grupo Habitaciones................................................................................................ 258
Motivos de Corregir Asientos......................................................................................... 259
Documentos .................................................................................................................... 259
Series de Facturas ........................................................................................................... 260
Impuestos Secuencia....................................................................................................... 261
Tasas de Impuestos ......................................................................................................... 261
Extensiones Telefónicas ................................................................................................. 262
Tasa de Cambio ...................................................................................................262
Abrir Años.............................................................................................................272
Cambiar Idioma ....................................................................................................272
Parámetros Generales..........................................................................................272
Subsistema Habitaciones .....................................................................................275
Definición de los Tipos de Habitaciones.........................................................................277
Definición de las Pensiones.............................................................................................278
Subsistema de Facturación ..................................................................................280
Desglose de la Diaria y cargo de teléfono .......................................................................284
Parámetros del Complejo .....................................................................................284
Euro......................................................................................................................285
Impresoras del Sistema ........................................................................................285
Contabilidad .........................................................................................................286
Capítulo 1: Overview
Licencia
NewHotel 2001 exige la emisión de una nueva licencia que le permitirá entrar en la
aplicación.
Para evitar confusiones el nombre del nuevo fichero de licencia será New.dat (en
ligar del anterior Newhotel.dat) teniendo una estructura similar pero diferente
composición a la anterior.
El nuevo fichero de licencia new.dat debe ser colocado en el directorio del sistema
operativo Windows o WINNT.
Parámetros
Como con NEWHOTEL 2001 Front-Office se posee más posibilidades y permite
mas funcionalidades en relación al anterior existen mas parámetros a configurar en
el sistema.
INFORMARCA Hotel Systems 02 de septiembre de 2001 12
Manual de Operaciones
Entre los nuevos parámetros que fueron creados, y por citar algunos se encuentran
los siguientes.
- Si los precios tienen los impuestos incluidos y si durante su lanzamiento se
incluyen o no.
- Si se permite o no hacer check-out con movimientos por facturar;
− Si se permite o no hacer check-out con cuentas con saldos diferente a cero;
− Si se permite o no la multi ocupación (hacer dos reservas distintas en una misma
habitación)
− Si se permite o no emitir facturas con valores negativos;
− Si es obligatorio o no registrar todos los nombres de los huéspedes de la reserva;
− Si el programa debe lanzar automáticamente a la fecha del día la diferencia
entre los facturado por factura anticipada y los movimientos registrados;
− etc.
Idiomas
Al contrario de NewHotel anterior, el nuevo solo prevé un solo ejecutable con sus
reportes en el idioma que seleccione el usuario del programa.
El idioma puede ser seleccionado por el usuario e incluso existir varios usuarios de
la misma aplicación que trabajen en diferente idioma, cada uno en su ordenador.
Reservas
La ficha de Reserva es muy semejante a la anterior, solo que ahora dispone de
varias nuevas posibilidades tales como:
Instrucciones de Facturación : indica para una Reserva como y que Cliente va a
pagar las cuentas o que tipo de pago realizara su cuenta: carta de crédito, cheque,
etc.
Instrucciones de Transferencia: indica para una Reserva si los lanzamientos de
alguna cuenta de esa reserva deben ser transferidos automáticamente para otra
Planning de Alojamientos
El nuevo Planning de Alojamientos de NewHotel 2001 à primera vista parece muy
semejante al anterior, pero tiene funciones distintas.
Ahora es posible no solo ver la ocupación sino se podrá realizar check-in, check-
out, consultar cuenta do alojamiento o facturar la misma, ver una reserva. Además
permite pasar habitaciones a los distintos estados de inactividad, etc.
Todo esto en la misma pantalla del planning.
Entidades
La ficha de entidades (Agencia, Empresa, etc) es aparentemente similar a la
anterior.
Pero ahora se puede definir si son mayoristas o minoristas con su correspondiente
tratamiento diferenciado que lleva cada caso. Como por ejemplo consolidar el
alloments de varias agencias minoristas en la mayorista y controlarlo por esta
ultima.
Una agencia mayorista no tiene alloments ni operadores ya que esto depende de la
suma de las minoristas.
Tablas de Precios
Las nuevas tablas de precios ofrecen ahora un grupo de nuevas posibilidades como
las siguientes:
- función copiar : crea una nueva tarifa copiando a partir de otra existente
pudiendo aumentar o disminuir aplicando un por ciento determinado.
Operaciones de Caja
Fueron creadas nuevas opciones y facilidades para un adecuado control de las
operaciones de caja, incluyendo el fondo y la declaración.
Booking Position
El Booking Position y el Estado de Vendas que está asociado, muestran ahora, las
reservas de por huéspedes por r Agencia (Minorista) y Operador, los totales
agrupados para cada mayorista
También permite definir el color de fondo para los días en que el estado de venta
excede el numero de reservas en el Booking Position.
Facturación
Fue creada una nueva opción de Pre-Emisión de facturas que permite para los casos
de salidas grandes lanzar las facturas de forma automática de las cuentas extras de
los huéspedes durante el cierre del día para la salida de los mismos, evitando que
durante el check Out se haga este proceso.
Estadísticas
Toda la organización de los ficheros estadísticos fueron rediseñados y hechos
nuevos para evitar cualquier problema o diferencia entre los distintos reportes.
Histórico
Esta función permite ahora que de forma automática al cierre de cada día el
programa pase a un fichero histórico todos los movimientos pasados y
regularizados con una cantidad de días definido en los parámetros generales del
sistema.
Presupuestos
Se permite sumar, restar, etc servicios, agregar valores fijos, sumar filas del mismo
presupuesto.
Instalación
Opción: Archivos
- Usuario y perfiles
- Secciones
- Esquema de Impuesto
- Grupo de Servicios
- Servicios
- Habitaciones
INFORMARCA Hotel Systems 02 de septiembre de 2001 17
Manual de Operaciones
- Nacionalidades
- Idiomas
- Regiones
- Agrupamiento de Segmentos
- Segmentos de Mercados
- Origen
- Monedas
- Tipo de Cobro
- Tarjeta Créditos
- Tipo de Entidades
Opción : Ventas/Entidades
- Entidades
Opción: Archivos
- Cuentas Extras
- Parámetros / impuestos
- Parámeros/Seris Facturas
- Parámeros/Tipos de Cancelaciones
- Parámeros/Tipos de Grupos
- Parámeros/Reserva Tipo
- Parámeros/Motivo de Corregir Asiento
Opción: Parámetros
- General
- Habitaciones
- Facturación
- Impresora
- Euro
- Complejo; si se emplea
- Abrir Año
Acceso al Sistema
3. Oprimir el botón
Barra de
Menú Principal Herramientas
Barra de Estado
Barra de Menús
Barra de Estado
3. Fecha de NewHotel.
4. La estación del usuario que esta trabajando, en este caso el nombre del
ordenador
Barra de Herramientas
2.1. Es una vía de acceso rápido a las opciones más utilizadas del sistema.
Ayuda de cómo
utilizar el sistema
2. Oprima el botón :
Cambiar de Usuario
Es posible cambiar de usuario sin tener que salir y volver a entrar a la aplicación. El
camino para lograrlo es por Utilitarios – Cambiar de Usuario
Si oprimimos el clic derecho del mouse en los campos fechas aparece una ventana
que agiliza la introducción de datos.
Valor Significado
Fecha de Trabajo Fecha de NewHotel. También
llamada fecha corriente o fecha
trabajo.
Calendario
Reportes Externos
Entre las ventajas indiscutibles de NewHotel está el uso del Generador de Reportes
Crystal Reports que brinda flexibilidad en la recuperación de la información, pues
los reportes existentes pueden ser adaptados a las características particulares de
alguna instalación hotelera e incluso es posible elaborar reportes propios e
incorporarlos a la aplicación (reportes externos).
2. Oprimir el botón
Campo Significado
Nombre Nombre del Reporte que aparecerá en la opción “Reportes –
Externos”
Si estuviéramos definiendo un Sub-Menú se refiere al nombre
del mismo.
Camino Camino donde se encuentra el reporte.
Lo más recomendable es buscarlo utilizando el botón
Se deja en blanco si estamos definiendo un Sub-Menú.
Sub-Menu Los reportes externos pueden agruparse en lo que se denomina
Sub-Menú.
Escoger el Sub-Menú al que pertenece el reporte que estamos
definiendo.
Si el reporte no pertenece a ningún Sub-Menú este campo
permanece en blanco.
Orden Posición que queremos que ocupe el reporte en la ventana de
los Reportes Externos.
Apaisado Para combinar el reporte de forma horizontal.
3. Oprimir el botón
Notas:
1. El acceso a utilizar los Reportes Externos es por la opción Reportes –
Externos.
2. Para que los Reportes Externos que acaba de definir aparezcan en el sistema
debe salir y entrar a la aplicación.
Significa no seleccionado
Significa seleccionado
Significa que no interesa una selección por este criterio.
Capítulo 4: Reservas
Aspectos Generales
1. Existe un consecutivo de reservas anual. Por ejemplo, podrán existir las reservas
1/1998 y 1/1999.
6. Una Reserva puede estar en una de las siguientes situaciones: Reserva, Check -
In, No Show, Cancelada o Check - Out.
11. El sistema es multimonedas, es decir que los contratos con las Agencias se
registran en la moneda contratada, sin embargo, los asientos de la Diaria
(pensión) se efectúan en la Cuenta Máster en la Moneda Base.
Para convertir el precio de la Diaria en moneda extranjera a la Moneda Base, se
utiliza el rate de cambio fijo definido para esa Moneda - Día en la opción
Recepción – Cambios. Cada reserva adopta el rate de cambio definido en el
momento de la entrada, manteniéndose fijo hasta la salida de la misma. Solo
se exceptúa de esto cuando en la diaria se tiene un cambio fijo definido, el cual
se toma este y no el definido en esta opción.
12. Antes de confirmar una reserva el sistema brinda una serie de informaciones
que constituyen elementos importantes para aceptarla o denegarla. Ninguna de
estas situaciones anormales impiden confirmar la reserva, lo cual queda a
criterio del usuario. Las situaciones que se chequean son las siguientes:
12.1. Overbooking:
95
2. Oprimir la tecla F5
3. Oprimir el botón
Ficha de la Reserva
Campo Significado
Reserva Tipo Es posible escoger un Prototipo de Reserva, lo que contribuye a
agilizar la captura de datos.
Los Prototipos de Reserva se encuentran previamente definidos en la
Origen Vía por la que los clientes arriban al hotel (Origen de Mercado).
Se definen en la opción Archivos – Orígenes
Ejemplo: Directos, Agencias, Cruceros, Overbooking, etc.
En el ejemplo anterior los dos huéspedes de la habitación estarán en F/B los días 25,
26, 27 y 28 de agosto. A partir del 29 de agosto y hasta el 1 de septiembre se
acogerán a H/B.
Condición Significado
Requisitos Especiales Habitaciones que cumplen los requisitos que
fueron especificados en el campo “Servicios” de la
reserva.
Definición de la Entidad
oprimiendo el botón
4. Una cuenta puede liquidarse solamente con las formas de pago permitidas para
la moneda en la que fue definida. Las formas de pago permitidas para cada
moneda se especifican en la opción Archivos – Tipos de Cobro
Campo Significado
Moneda Se escoge la moneda de la cuenta (Base o Suplementaria)
Campo Significado
Tipo Tipo de Cuenta en la que se cargará el servicio que se
especifique.
M - Máster, E1 - Extra 1, E2 - Extra 2,…,Extra 5
Esta opción permite registrar avisos para los días que sea necesario.
El procedimiento es el siguiente:
1. Oprimir el botón
2. Oprimir el botón
4. Oprimir el botón
1. Oprimir el botón
Instrucciones de Facturación
En esta opción es posible definir, desde la propia creación de la reserva, cual será el
“Titular” de las facturas de cada una de las cuentas de la habitación. Es decir que
ahora la facturación de una cuenta, tanto master como de extras, puede tener el
titular que se necesite en un momento determinado.
Un uso sería para los huéspedes que viajan por una agencia, sin embargo deben
pagar de su bolsillo “todos” los servicios recibidos, incluso los cargos registrados
Instrucciones de Transferencia
2. Oprimir la tecla F6
3. Oprimir el botón
6. Si alguna reserva del grupo difiere del resto, es necesario buscarla y hacerle las
modificaciones pertinentes. Las situaciones más comunes son: Habitación
Sencilla (Single) o Triple, Modalidad de Pensión diferente, etc. Remítase a la
Opción: Consulta de Reservas de este mismo capítulo.
Campo Significado
Tipo de Se escoge el Tipo de Grupo que se está reservando.
Grupo Los Tipos de Grupos se definen en Archivos – Parámetros – Tipos de
Grupos
Grupo Criterio que permite agrupar las reservas que se generen mediante esta
opción.
El significado del resto de los campos coincide con la explicación dada en la Opción
Insertar una Reserva Individual de este mismo capítulo.
Consulta de Reservas
La Consulta de Reservas se ha rediseñado para esa nueva versión, para que desde
una sola pantalla puedan efectuarse las operaciones de uso frecuente en la
recepción, tales como:
2. Oprimir la tecla F7
3. Oprimir el botón
Permiten
cambiar al 2do
bloque de
botones y
viceversa
Consulta de Reservas
Criterio Significado
Reserva Número de la Reserva
El formato es un Consecutivo / Año. Ejemplo 2456/1997
Recordar que el sistema renta por los valores definidos en los campos Ad., Ni. y
Beb
Pendientes de Check Out: En este caso se consideran las reservas donde la cantidad
de personas definidas en los campos Ad., Ni. y Beb es inferior a la cantidad de
nombres registrados en Estado = Check In, es decir que se rentará por menos
personas que las registradas.
2. Oprimir el botón
Nota: Las reservas que se cancelan se registran en la cinta auditoria del sistema.
Remítase al Capítulo : Consultar Accesos (Logs)
Los datos que pueden ser modificados mediante esta opción son los siguientes:
Los restantes pasos son escoger la Sección, Tipo de Cobro, la Fecha y el valor del
Depósito.
Exportar a un fichero
Los tipos de documentos que existen en los distintos idiomas suministrados por
NewHotel son los siguientes:
• Clientes individuales
• Grupos
• Carta e-mail.
Esta opción se emplea, una vez definido los distintos cargos que
se desean realizar a la vez, para efectuarlo los mismos a las reservas seleccionadas.
Por ejemplo definidos un servicio de caja fuerte donde hacemos el cargo y el cobro
a la vez, con esta opción hacemos esta misma operación pero de una sola vez y no
en dos pasos como se efectuaba anteriormente.
Mensajes
1. Recepción – Check In
2. Oprimir la tecla F8
3. Oprimir el botón
1.3. La reserva debe tener asignada una habitación. Para atribuirle una habitación
presione el botón
3. Oprima el botón
4.1. El sistema asume que se le hará el Check In a todos las personas definidas en la
reserva por lo que siempre aparece la casilla Check-In activada. Si alguien va
a entrar más tarde u otro día desactivamos esta casilla.
5. Oprimir el botón
Campo Significado
Fecha Creación Fecha cuando se creo la reserva
Fecha No Show Fecha cuando se pasa a este estado
INFORMARCA Hotel Systems 02 de septiembre de 2001 63
Manual de Operaciones
Usuario Se muestra el usuario que creo la reserva y quien la esta
pasando a No Show
Garantizado Si deseamos que la reserva este disponible para
realizarle el Check In en los próximos días se debe
especificar un valor mayor a uno, lo cual significa que
pasara a pendiente de Check In a los siguientes días.
Esto es útil cuando conocemos que la reserva por algún
motivo entrara al siguiente día y la deseamos tener
disponible para ese día.
Facturar Se marca si este No Show lleva facturación o no
Fin de la Garantía Fecha hasta donde estará este No Show disponible para
realizarse Check In.
Anulación de Check In
3. Oprimir el botón
4. Seleccionar la reserva
Check in Múltiple
El resto de los botones son tratados de igual manera, e incluso se puede consultar
una reserva en particular invocando el botón Reserva.
Capítulo 6: Overbooking
Como norma el hotel se sobre vende para tratar de garantizar un por ciento de
ocupación aceptable, a partir de que casi siempre existen clientes No Show o se
cancelan reservas. Esto es un riego que el hotel corre y para el cual debe estar
preparado.
2. Para poder seleccionar la reserva que fue desviada y retornar los clientes al
hotel deben definirse los siguientes criterios de búsqueda:
3. Oprimir el botón
2. Consulta de Reservas.
• Oprimir el botón
Capítulo 7: Plannings
Planning de Habitaciones
El diseño del Planning de Habitaciones pretende que desde esta pantalla puedan
efectuarse todas las operaciones básicas de la recepción de un hotel: Check In,
Check Out, Consultar y/o modificar los datos de una reserva, Consultar la Cuenta
Corriente de la Habitación, Facturas tradicionales y Anticipadas y Anular una
reserva.
El acceso a esta opción puede efectuarse por uno de los siguientes caminos:
2. Oprimir la tecla F3
3. Oprimir el botón
1. Las filas corresponden a las Habitaciones (Número y tipo) y las columnas a los
Días.
5. El planning está compuesto de dos bloques divididos por una línea de color gris.
Cursor Significado
Reservas con Entrada >= Hoy que pueden cambiarse de habitación
en esta opción.
Reservas con Entrada < Hoy que no pueden cambiarse de
habitación por esta opción.
Habitaciones inactivas.
6.2. Oprimiendo el clic derecho del mouse aparecen las siguientes opciones (se
habilitarán los botones según el estado actual de la reserva):
Existen dos condiciones que debe cumplir la habitación destino para que sea
posible tanto el cambio como la asignación de una habitación por esta opción: que
sea del mismo tipo que la habitación origen y que se encuentre libre todos los días
de la estancia de los clientes de la reserva.
Procedimiento
1. Oprimir el botón
El bloque Elegir Fechas se refiere a la forma en que aparecen los días (columnas)
en la pantalla, no es un criterio para filtrar las habitaciones.
Refrescar la información
Existe un botón de este tipo para el bloque superior (reservas con habitaciones) y
otro para el inferior (reservas sin habitaciones).
El acceso a esta opción puede efectuarse por uno de los siguientes caminos:
2. Oprimir el botón
El acceso a esta opción puede efectuarse por uno de los siguientes caminos:
8. Las columnas de los fines de semana tienen sombra hasta el dia de la semana.
Procedimiento
2. Se oprime el botón
Procedimiento
2. Se oprime el botón
Planning de Entidades
Planning de Reservas
2. Oprimir el Botón
Planning de Alloments
Muestra el planning de alloments resumido o por tipos de habitaciones según sea la selección. Una
vez invocada la opción y seleccionado los criterios, para obtener el resultado se debe oprimir el
botón calcular
Este planning muestra en una grafica anual, las habitaciones disponibles por días en
color azul y las ocupadas en color rojo.
1. Seleccionar un Grupo
Criterio Significado
Grupo Nombre del Grupo
Salida Idem a Entrada, solo que se refiere a la Fecha de Salida del hotel.
2. Oprimir el botón
Rooming List
2. Seleccionar el Grupo.
3. Oprimir el botón
6.1. Debe dar Doble Clic en la reserva que corresponda del bloque Reservas del
Grupo.
INFORMARCA Hotel Systems 02 de septiembre de 2001 84
Manual de Operaciones
8. Oprimir el botón
Check In de Grupo
2. Seleccionar el Grupo
3. Oprimir el botón
4. Seleccionar las reservas a las que les queremos hacer el Check In.
4.1. Puede utilizar los métodos Shift – Clic (consecutivas) o Ctrl – Clic
(alternas).
INFORMARCA Hotel Systems 02 de septiembre de 2001 85
Manual de Operaciones
4.2. Si desea escogerlas todas las reservas del grupo oprima el botón
5. Oprimir el botón
Check In de Grupo
6. Antes de efectuar un Check In múltiple el sistema valida que todas las reservas
escogidas cumplan los siguientes requistos:
2. Seleccionar el Grupo
3. Oprimir el botón
Cancelar un Grupo
2. Seleccionar el Grupo
3. Oprimir el botón
5. Oprimir el botón
Cancelación de un Grupo
2. Seleccionar el Grupo
3. Oprimir el botón
4. Seleccionar las reservas del grupo a las que les queremos hacer el Check Out.
4.1. Puede utilizar los métodos Shift – Clic (consecutivas) o Ctrl – Clic
(alternas).
3. Oprimir el botón
2. Oprimir el botón
Huéspedes del hotel se consideran aquellos cuyas reservas tienen Estado = Check
In, estén ubicados en el hotel o desviados hacia otras instalaciones por overbooking.
2. Oprimir el botón
Criterio Significado
Huésped Apellido y Nombre
Salida Idem a Llegada, solo que se refiere a la fecha de salida del hotel.
oprimiendo el botón
Criterio Significado
Entidad Permite asignar habitaciones a las reservas de una
Entidad determinada.
Oprimiendo el botón se activa la búsqueda de
Entidades.
2. Oprimir el botón
Criterio Significado
Reserva Número de la reserva
4. Si ya conoce el Número de la Habitación que desea asignar debe dar doble clic
en la columna Aloj. de la reserva de interés y escribir este número.
Habitaciones Disponibles
El acceso a esta opción puede efectuarse por uno de los siguientes caminos:
2. Oprimir la tecla F2
3. Oprimir el botón
Características Generales
2. Para habilitarle una Cuenta Extra a un cliente que no está hospedado en el hotel
es necesario llenarle previamente una ficha en el cárdex.
3. Existe la búsqueda en caliente para los campos Apellido y Nombre, quiere eso
decir que en la medida que vamos definiendo letras se va filtrando la
información.
Nota: Se considera Cliente una persona que tiene creada una ficha en el cárdex, se
encuentre o no hospedado en el hotel
1. Oprimir el botón
2. Llenar la ficha del cliente. Los datos obligatorios son: Nombre, Apellido,
Nacionalidad y Nº de Identificación (Carné de Identidad o Pasaporte).
Ficha de un Cliente
Bloquear Habitaciones
Criterio Significado
Número Número de la Habitación
Situación Activas, Inactivas o Ambas
Tipo Tipo de Habitación
Bloque Ubicación física de la Habitación.
2. Oprimir el botón
INFORMARCA Hotel Systems 02 de septiembre de 2001 102
Manual de Operaciones
Campo Significado
Fecha Inicial – Período de tiempo que la habitación estará inactiva.
Fecha Final
5. Oprimir el botón
4.2 Ya está definido que la habitación estará inactiva parte o todo el período de
tiempo que especificado.
Averías
Permite registrar las averías existentes en las diferentes áreas del hotel y su
solución, por lo que resulta una herramienta que contribuye a organizar el trabajo
del personal de mantenimiento.
Campo Significado
Prioridad Son valores preestablecidos por el sistema: Baja, Media y Alta
Avería Tipo de Avería
Los posible valores se definen en la opción Archivos –
Mantenimiento – Tipos de Avería
Zona Área del hotel donde se reporta la avería. Ejemplo: Piscina, Oficinas,
etc.
Los posibles valores se definen en la opción Archivos – Parámetros
– Zona
Los campos Zona y Hab. son excluyentes.
Hab. Si la avería reportada es en una habitación debe teclearse el número
de la misma.
Res Tiene dos posibles valores:
Avería Resuelta
Avería Sin Resolver
Técnico Técnico que solucionó la avería.
El personal del área de mantenimiento se define en la opción
Archivos – Mantenimiento – Técnicos
1. Oprimir el botón
3. Oprimir el botón
2. Oprimir el botón
Solución de la Avería
Por ejemplo: agrupar las habitaciones ocupadas por los Guías de Animación, etc.
A ella puede accederse por Recepción – Ama de Llave – Alterar Room Status
Criterio Significado
Habit. Número de la Habitación
2. Oprimir el botón
Insertar Discrepancias
Reporte de Discrepancias
Esta opción muestra mediante un reporte las distintas discrepancias existentes entre
lo el sistema tenia registrado y lo que el Ama de Llave confirmo durante el repaso
de las mismas.
Ama de Llave
Esta opción muestra un listado con la ocupación por habitaciones para el trabajo de
la gobernanta. Este listado puede obtenerse para la totalidad de los huéspedes o solo
para las salidas previstas, para ello se arca el botón de salidas prevista en la pantalla
que se muestra a continuación.
Supervisoras
Empleadas
Criterio Significado
Código Código que define a la empleada
Estados
El acceso a esta opción es por Recepción – Ama de Llaves – Estados
• Cambio de Ropa
• Pasa una habitación de Inactiva para Activa
• Habitación Sucia con Check Out
• Habitación Sucia con Estancia
Atribución de Habitaciones
Esta opción es la encargada realizar la distribución del trabajo entre las distintas
empleadas en base a la puntuación definida en para cada estado posible.
Por norma cada grupo de habitaciones siempre la realiza una empleada, que en este
caso denominamos Emp. Standard. La columna Emp. Del Día se emplea para los
casos que la primera no vino a trabajar, sustituyéndose a la empleada standard por
la empleada del día.
tecla .
Para calcular la puntuación que será objeto cada empleada oprimimos la tecla
Para que esta opción funcione correctamente debe haber creado la puntuación para
cada estado posible, así como tener definido un valor en Utilitarios-Parámetros-
SubSistema de Habitaciones, en el campo Cambio de Ropas
Insertar Asientos
Esta opción permite registrar en las Cuentas de los Huéspedes y en las Cuentas
Extras los servicios prestados y cobros efectuados.
3. Oprimir el botón
Campo Significado
Fecha Fecha en que se brindó el servicio o se efectuó el cobro.
1. Cobro
2. Desembolso (préstamo)
3. Devolución
Instrucciones de Transferencia
Porciento Valor
Fecha Significado
Valor 1. Fecha real en que se efectuó la venta o el cobro.
2. Aparece en las Facturas y Extractos de Cuentas.
3. Si por alguna razón dejó de registrarse un asiento el día
correspondiente, es necesario especificar en el campo Fecha
(Valor) el dato real. Así resultaría transparente para el cliente
cualquier error en la operación del hotel.
Ejemplo:
1. Son las 3:00 a.m. del día 15 de noviembre de 1998 y aún no se ha efectuado el
Cierre del Día, por lo que NewHotel aún está en el día 14.
Fecha
Valor 12/11/98
Movimiento 14/11/98
Registro 15/11/98
Consultar Asientos
El acceso a esta opción puede efectuarse por uno de los siguientes caminos:
3. Oprimir el botón
Consultar Asientos
Criterio Significado
Movim. Fecha que tenía NewHotel cuando se hizo el asiento.
El sistema propone la fecha de hoy.
Es posible analizar asientos con Fecha Movimiento Igual a,
Inferior a, Superior a o Entre (en este último caso se habilita otro
campo para poder especificar Hasta).
Criterio Significado
Registro Fecha que tenía la computadora cuando se hizo el asiento.
Usuario Permite conocer los asientos hechos por un Usuario del sistema.
Corregir un Asiento
2. Oprimir el botón
Esta opción es útil cuando existe un Punto de Venta que no está automatizado, entonces
se define la Sección, el Servicio, la Cuenta, la moneda y comienza un proceso de
registrar todos los vales de ese día de una manera cómoda ya que puede operarse solo
con teclado
Oprimir el botón
3. Se repite el punto 2 hasta concluir la inserción de los vales. Hasta este momento
no se ha validado nada y podremos salir de la opción y la información no se
perderá.
4. Para validar que las habitaciones existan y estén en Check In se oprime el botón
7. El botón anula la entrada que se realizo. Para ellos nos posicionamos encima
del valor introducido y oprimimos este botón.
Insertar Diaria
Oprimir el botón
Insertar Paquete
Oprimir el botón
Permite analizar las llamadas telefónicas que se han efectuado desde las extensiones
que fueron definidas como “Pública”.
Las extensiones del Área Administrativa del hotel entran en esta categoría y cada
una se asocia a un Departamento lo que permite analizar las llamadas originadas en
una extensión e incluso en un departamento para un período de tiempo
determinado.
Esta opción se activa cuando existe una conexión directa entre la centralita
telefónica y NewHotel, ya que en casos de utilizar otros productos de la empresa
como el NewFonoWin, estos datos son obtenidos por este modulo y no aquí.
Llamadas No Procesadas
Los posibles errores que se procesan en esta opción son los siguientes:
Control de Llamadas
Cierre de Turno
Esta opción posibilita cambiar de turno entre los distintos operadores del
sistema, marcando cada operación realizada con el turno que la efectúe y
de esta forma poder diferenciar las distintas acciones realizadas en cada
uno de ellos.
Operación de Caja
Consultar Cuentas
Esta opción permite consultar, por pantalla e impresora, las Cuentas de Huéspedes y
Cuentas Extras, además es posible Insertarle Asientos y emitir Facturas si fuera
necesario.
3. Oprimir el botón
2.2. Si marca y/o desmarca las casillas de las cuentas y oprime el botón
2.3. Debajo de las cuentas marcadas siempre se visualiza el saldo de cada una de las
6 subcuentas y el Total General independientemente de las subcuentas
seleccionadas.
Insertar Asientos
Factura Anticipada
oprimiendo
Factura de Extras
Desde la propia consulta de una cuenta es posible emitir facturas tanto para los
Clientes como para las Entidades oprimiendo el botón
3. Seleccionar los cargos a facturar. Puede utilizar los métodos Shift – Clic
(consecutivos) o Ctrl – Clic (alternos). Si deseara emitir una única factura con
4. Oprimir el botón
5. Por defecto la factura aparece a nombre del Titular de la reserva, sin embargo si
7. Cuando escoja una forma de pago en la venta Tipo de Cobro debe oprimir el
botón .
8. Si se diera el caso que la factura que está elaborando debe transferirse al sistema
de Cuentas por Cobrar (NewConta) debe activar el campo
9. Oprimir el botón
11. Si desea obtener una copia de la factura que se acaba de emitir debe oprimir el
Nota: El sistema no permite emitir una factura que contenga cargos de la sub
cuenta Máster que estén incluidos en una Factura Proforma.
Si se diera este caso el sistema emitirá el siguiente mensaje:
Transferir asientos
Desde la propia consulta de una cuenta es posible transferir asientos hacia otra
habitación, una Cuenta Extra e incluso entre diferentes subcuentas de la cuenta
analizada. Para lograr este propósito debe oprimir el botón
3. Seleccione los asientos a transferir. Puede utilizar los métodos Shift – Clic
(consecutivos) o Ctrl – Clic (alternos). Si deseara transferir todos los cargos
7. Oprima el botón
2. Definir Nº Aloj
3. Oprimir el botón
4. Seleccionar la reserva
3. Oprimir el botón
3. Oprimir el botón
3. Oprimir el botón
3. Oprimir el botón
Factura de Entidad
Aspectos Generales
En una Factura pueden estar incluidas varias reservas aunque tengan Fechas de
Entrada y Salida diferentes siempre que sean de la misma Entidad y Operador
(Tarifa de Precio). Si tratara de incluir reservas con diferentes Entidades u
Operadores el sistema muestra los siguientes mensajes:
2. Oprimir el botón
3. Seleccione las reservas a facturar. Puede utilizar los métodos Shift – Clic
(consecutivos) o Ctrl – Clic (alternos).
botón
oprimimos el botón
nuevamente el botón
10. Para obtener Copias de la factura que acaba de imprimirse oprima el botón
Facturas de Clientes
Aspectos Generales
Permite facturar los servicios de extras, es decir aquellos conceptos que los clientes
deberán pagar de su bolsillo.
Podrán emitirse, con los cargos hechos a una habitación, tantas facturas de clientes
como se desee, además el sistema brinda la posibilidad de facturar cargos hechos en
diferentes habitaciones en un mismo número de factura, lo cual resulta útil para el
caso de familias que ocupan más de una habitación, grupos, etc.
Este tipo de factura puede liquidarse por diferentes Formas de Pago a la vez.
Ejemplo: Tarjeta de Crédito y Efectivo.
2. Oprimir el botón
botón
oprimimos el botón
INFORMARCA Hotel Systems 02 de septiembre de 2001 154
Manual de Operaciones
6. Seleccionar los asientos a facturar. Puede utilizar los métodos Shift – Clic
(consecutivos) o Ctrl – Clic (alternos).
7. Oprimir el botón
8. A continuación aparece una pantalla para especificar los datos del Titular de la
factura y la(s) Forma(s) de Pago que se van a utilizar.
9. Este tipo de factura generalmente es liquidada por el propio cliente, en cuyo caso
se mantiene activo el campo y debe especificar la(s) forma(s) de
pago.
10. Cuando escoja una forma de pago en la venta Tipo de Cobro debe oprimir el
botón
11. Si se diera el caso que la factura que está elaborando debe transferirse al sistema
de Cuentas por Cobrar (NewConta) debe activar el campo
Los saldos, como es lógico, no sufren alteraciones, lo que puede suceder es que
salgan agrupados varios servicios en una línea.
Opción Significado
Sección Agrupa los servicios de una Sección en una línea.
En la descripción de la línea aparece el nombre de la
Sección.
Desagrupar Secciones Mantiene una línea para cada servicio pero sustituye la
descripción por el nombre de la Sección.
Factura Proforma
Aspectos Generales
La Factura proforma puede obtenerse para reservas de Entidad que tengan situación
Reserva o Check–In y tiene el objetivo de contribuir a agilizar la gestión de cobro a
las Agencias.
En una Factura Proforma pueden estar incluidas varias reservas aunque tengan
Fechas de Entrada y Salida diferentes, siempre que sean de la misma Moneda,
Entidad y Operador (Tarifa de Precio). De no cumplirse estos requisitos se emitirán
los siguientes mensajes:
2. Oprimir el botón
3. Trasladar las reservas a facturar al segundo nivel de la pantalla. Para ello oprima
oprimimos el botón
nuevamente el botón
Factura Anticipada
Aspectos Generales
Puede obtenerse para reservas de Entidad que tengan situación Reserva o Check–In
y tiene el objetivo de contribuir a agilizar la gestión de cobro a las Agencias.
En una Factura pueden estar incluidas varias reservas aunque tengan Fechas de
Entrada y Salida diferentes siempre que sean de la misma Entidad y Operador
(Tarifa de Precio).
Las Facturas Anticipadas pueden obtenerse hasta una fecha especifica de la reserva,
por ejemplo, para estancias lineales de más de un mes, pueden obtenerse facturas
anticipadas para el próximo mes y así sucesivamente.
Cuando se manda a confeccionar una factura anticipada se presenta la siguiente
pantalla (por valor implícito se muestra la fecha de salida de la reserva).
Mediante esta opción podemos consultar, por pantalla o impresora, todas las
facturas emitidas exceptuando las Facturas Proformas.
Consulta Facturas
Criterio Significado
Nº Factura Número de la Factura.
Puede seleccionarse si el Nº es Igual a, Inferior a, Superior a o
Entre (en este último caso se habilita otro campo para poder
especificar Hasta)
2. Oprimir el botón
2. Oprimir el botón
Mediante esta opción se podrá cobrar una factura que este en estado pendiente o
que este simplemente pendientes de cobro.
Permite consultar, por pantalla o impresora, una Factura Proforma, además desde
aquí es de donde puede obtenerse una Factura de Entidad a partir de la Factura
Proforma seleccionada.
Criterio Significado
Nº Factura Número de la Factura Proforma.
Puede seleccionarse si el Nº es Igual a, Inferior a, Superior a o Entre
(en este último caso se habilita otro campo para poder especificar
Hasta).
Fact. Final Se refiere a las Facturas Proforma que tienen emitida una Factura de
Entidad.
2. Oprimir el botón
2. Oprimir el botón
Ejemplo:
Ejemplo:
2. Oprimir el botón
Transferencia a Contabilidad
Prefacturación de Reservas
Para consultar estos tipos de facturas se emplea el mismo método que las facturas
proformas.
Notas de Crédito
Criterio Significado
Titulas Se seleccionara el titular para realizar la nota de crédito,
pudiendo ser Entidad, Cliente u Otros, en cuyo caso se teclean
sus generales
Número Número que asigna el sistema a la nota de crédito
Sección Sección de NewHotel a cargar la nota de crédito
Servicio Servicio de NewHotel a cargar la nota de crédito
PA
Valor Valor de la nota de crédito
Cuenta Corriente Numero de la cuenta corriente
Moneda Moneda de la nota de crédito
Transferencia a Si la misma se transfiere a contabilidad
Contabilidad
Cobrado Si fue cobrada
Tipo Cobro Seleccionar el tipo de cobro
Tarjeta Crédito Si el cobro es por tarjeta de crédito se debe seleccionar su tipo
previamente definida
Para anular una nota de crédito se posiciona el cursor encima de la línea que se
desea anular y se oprime el botón Anular.
Consulta de Recibos
Visualizar un recibo
Anular un recibo
Se posiciona el cursor encima de la línea que deseamos anular y oprimimos el botón
Anular.
Mediante el botón Imprimir se obtiene un listado de todos los recibos emitidos por
el sistema.
2. Oprimir el botón
3. Pasar para el segundo nivel de la pantalla la(s) reserva(s) con los asientos que
necesitamos transferir. Para ello el botón o dé Doble Clic en cada una de
ellas. Si queremos quitar alguna reserva del segundo nivel la marcamos y
oprimimos el botón
4. Oprimir el botón
5.1. El sistema muestra los cargos hechos en todas las cuentas extras
(E1,...,E5) de las reservas escogidas.
6. Oprimir el botón
Es una herramienta útil para efectuar la Auditoria de Recepción por que permite
revisar las transferencias entre cuentas de un día o de un rango de días, de una
Reserva o Cuenta Extra o de un documento específico.
Esta opción permite efectuar el Check Out de los huéspedes del hotel
cómodamente, pues desde ella es posible: Consultar la Reserva, emitir una
factura y/o consultar la cuenta corriente de la habitación.
2. Oprimir la tecla F9
3. Oprimir el botón
Por defecto se muestran en la pantalla todas las reservas con Fecha de Salida
igual a Hoy.
2. Oprimir el botón
2. Oprimir el botón
botón
3. Oprimir el botón
4. Seleccionar la reserva
Entidades
pantalla y oprima el
Ficha de la Entidad
Campo Significado
Código Código que identifica a la Entidad dentro del hotel.
Longitud: 4 caracteres alfanuméricos.
Cód. Ext. Código que identifica a la Entidad fuera del hotel (ejemplo en la Casa
Matriz de la cadena de hoteles).
Permite consolidar la información a nivel corporativo.
Si coincide con el código interno se teclea el mismo valor.
Longitud: 8 caracteres alfanuméricos.
Tipo Tipo de Entidad.
Se escoge uno de los valores previamente definidos en la opción
Archivos – Parámetros - Tipos de Entidades
Ejemplo: Agencia, Empresa, etc.
AG/Contrato Si se marca esta casilla, los ingresos que reporte dicha Entidad se
INFORMARCA Hotel Systems 02 de septiembre de 2001 189
Manual de Operaciones
Campo Significado
considerarán Ingresos de Paquete, de lo contrario son Ingresos de
Bolsillo.
Los ingresos de las Agencias de Viaje se consideran, por lo general,
ingresos de paquete.
Campo Significado
Código Código que identifica al Operador.
Longitud: 4 caracteres alfanuméricos.
3. Oprimir el botón
Estado de Ventas
Booking Position
3. Oprimir el botón
Criterio Significado
Entidad Presionando el botón se habilita la búsqueda de
Entidades por diferentes criterios.
Si no se escoge ninguna Entidad se mostrará la
información referente a todas las Entidades registradas en
el sistema.
Ejemplo:
Precios de Diarias
1. Oprimir el botón
3. Oprimir el botón
También se puede definir los precios de los niños mediante la ventana que se
visualiza al oprimir el botón niños (funciona como una excepción, que puede
ser por orden de niños o por edades)
Precio de la Habitación
3. La pantalla que se muestra para definir los precios estará acorde con el
Modelo que el Tipo de Habitación escogido tiene asociado: Modelo A o B.
5. Oprimir botón
Modelo A
Notas:
Modelo B
Condición Precio
Adulto 30.00
Suplemento Individual 12.00
1 Adulto con 1 Niño El Adulto pagará un Suplemento por Sencilla y el
Niño un 50 % del Precio del Adulto.
Adulto: 30 + 12 = 42
Niño : 30 * 0.5 = 15
Total : 42 + 15 = 57
Precios Especiales
Para los días del año que se establezcan como especiales puede establecerse
descuentos o suplementos en por ciento o en valor de la tarifa de precios
definida en la reserva.
Servicio Precio
Alojamiento 25.00
Desayuno 5.00
2 Comidas 24.00
Recreación Diurna 8.00
Recreación Nocturna 9.00
Total $ 71.00
Paquetes de Precios
Esta opción es útil para el caso de Ofertas Especiales donde se facturan menos
días de los que realmente se van a disfrutar, etc.
1. Una Tarifa de Precio Diaria (Pensión), que debe estar previamente definida
en la opción Ventas - Precios – Diarias
Paquete de Precios
En el ejemplo anterior la Tarifa Diaria OPE se cargará a partir del 3er día de la
llegada de los huéspedes al hotel.
Precios de Servicios
Para introducir una tarifa de precio para una sección se oprime el botón
Insertar, mostrando la pantalla siguiente:
Allotments
Esta opción permite registrar el Allotment para todos los períodos contratados.
Para cada período se definen el Inicio, Fin y el Plazo de Release, así como el
Allotment para los tipos de habitación contratados.
1. Oprimir el botón
botón
Presupuestos
Esta nueva opción habilitada en NewHotel 2001 permite definir a criterio del
usuario distintos presupuestos que se podrán obtener por diferentes vías:
Para cada fila definida que su origen sea a partir de servicios definidos en
NewHotel, se le podrá introducir un prepuesto plan para ser comparado con los
reales.
1. Todas las reservas deben tener definido un Precio de Diaria para el día que
se va a cerrar. Se considera valido si la reserva tiene aplicado un 100 % de
descuento o se insertó manualmente el valor 0 en el campo Diaria de la
Ficha de la Reserva.
3. Definir la situación de todas las reservas con Fecha de Entrada = Hoy que
no se les haya efectuado el Check In. Las posibles soluciones serían:
modificar la Fecha de Entrada de la reserva, Cancelarla, declararla No
Show o efectuar el Check In.
4. Definir la situación de todas las reservas con Fecha de Salida = Hoy que no
se les haya efectuado el Check Out. Las posibles soluciones serían:
Prórroga de Estancia o efectuar el Check Out.
4. Es posible analizar los Precios de las Diarias con Fecha Igual a, Inferior a,
Superior a o Entre (en este último caso se habilita el campo Hasta)
Llegadas Pendientes
Campo Significado
Garantizado por 1 Día: Si las personas nunca van a llegar al hotel
2 Días: Si entran al día siguiente. Estas reservas
aparecerán en el Reporte de Entradas de mañana.
3. Oprima el botón
Salidas Pendientes
A esta opción se accede por Recepción - Auditor Nocturno - Cierre del Día.
1. Oprimir el botón
2. Oprimir el botón
4. Oprima el botón
2. Los Listados Finales son aquellos que con la información del día que
culmina.
3. Los Listados de Control son aquellos que con la información del próximo
día.
4. Esta parametrización se hace una vez y puede actualizarse cada vez que se
desee incluir o eliminar un reporte del Cierre del Día.
Usuarios
Permite crear los usuarios del sistema. Es posible asociarle a cada usuario un
prototipo de accesos previamente definido o configurar uno específico en ese
momento.
Aspectos Generales
Creación de un Usuario
1. Oprimir el botón
4. Oprimir el botón
Prototipo de Usuario
En un hotel deben estar bien definidos los niveles de acceso al sistema para
cada puesto de trabajo atendiendo a sus deberes y funciones. Por lo que se
recomienda establecer primeramente los prototipos de acceso: Recepcionista,
Cajero, Auditor, Facturación, etc. y después asociarle a cada usuario un
prototipo.
Esquemas de Impuestos
Secciones
Campo Significado
Código Admite hasta 3 caracteres alfanuméricos.
Se recomienda emplear una codificación que brinde
una idea de a que se refiere.
Ejemplo: REC - Recepción, ALL - Ama de Llaves,
GIM - Gimnasio, etc.
1. Oprimir el botón
oprime el botón
Servicios
El acceso a esta opción es por Archivos – Servicios
Es un archivo imprescindible para el funcionamiento del sistema.
1. Oprimir el botón
Campo Significado
Código Hasta 3 caracteres alfanuméricos.
Se recomienda emplear una codificación que brinde
una idea de a que se refiere.
Ejemplo: ALO - Alojamiento, DES - Desayuno,
TEL - Teléfono, etc.
Descripción Hasta 20 caracteres alfanuméricos.
3. Oprimir el botón
Bloques de habitaciones
Características de Habitaciones
Habitaciones
A esta opción se accede por Archivos – Habitaciones – Habitaciones
Permite registrar las Habitaciones del hotel.
Es un archivo imprescindible para el funcionamiento del sistema.
2. Oprimir el botón
1. Oprimir el botón
Campo Significado
Número Número de la Habitación.
Admite hasta 5 caracteres alfanuméricos.
Clase
La numeración que aquí se defina es válida en todas las opciones del sistema
que tengan que ver con el número de las habitaciones.
Cuentas Extras
Las cuentas que tienen el campo Fecha C.C. lleno son las que ya han sido
cerradas.
Este tipo de cuenta se cierra en la opción Recepción – Cuentas Corrientes –
Cerrar Cuentas Extras
1. Oprimir el botón
4. Oprimir el botón
Nacionalidades
A esta opción se accede por Archivos – Nacionalidades
Permite registrar las nacionalidades de los clientes del hotel.
Es un archivo imprescindible para el funcionamiento del sistema.
Campo Longitud
Código 3 caracteres alfanuméricos
Descripción 20 caracteres
Idiomas
A esta opción se accede por Archivos – Nacionalidades
Permite registrar los idiomas de trabajo del hotel.
Regiones
A esta opción se accede por Archivos – Regiones
Permite registrar la ubicación de las Entidades.
Segmentos de Mercado
Grupos de Segmentos
Campo Longitud
Código 3 caracteres alfanuméricos
Descripción 20 caracteres
Campo Longitud
Código 3 caracteres alfanuméricos
Segmento 20 caracteres
Grupo Segmentos
DEP Deportivo Pesca, Buceo
Permite definir las Vías por las que los clientes llegan al hotel.
Monedas
Tipos de Cobro
Campo Significado
Código Código del Tipo de Cobro
Longitud: 3 caracteres alfanuméricos
Tarjetas de Crédito
Macro Operaciones
Entidades
Categoría de Entidades
A esta opción se accede por Archivos – Entidades – Categoría de
Entidades
Permite clasificar a las Entidades (Empresas o Agencias) que operan con el
hotel.
Es un criterio que los directivos de los hoteles pueden manejar a su
conveniencia.
Tipos de Entidades
A esta opción se accede por Archivos – Entidades – Categoría de
Entidades
Permite definir los tipos de Entidades que envían clientes al hotel.
Mantenimiento
Tipos de Inactividad
A esta opción se accede por Archivos – Mantenimiento – Tipos de
Inactividad
Permite registrar los motivos por los que una habitación puede estar Inactiva
(Fuera de Orden).
Para pasar una habitación a Inactiva se utiliza la opción Recepción -
Mantenimiento – Bloquear Habitaciones
Las habitaciones inactivas y el motivo pueden consultarse en el Planning de
Habitaciones.
Averías
Tipos de Avería
A esta opción se accede por Archivos – Mantenimiento – Averías - Tipos de
Avería
Esta información se utiliza en la opción Recepción – Mantenimiento –
Averías
Técnicos
A esta opción se accede por Archivos – Mantenimiento – Técnicos
Se registra el nombre de los técnicos del departamento de mantenimiento del
hotel responsabilizados con la solución de las averías de las diferentes áreas del
hotel reportadas en el módulo Recepción – Mantenimiento – Averías
Procedencia
A esta opción se accede por Archivos – Mantenimiento – Procedencia
Esta información se utiliza en la opción Recepción – Mantenimiento –
Averías
Se refiere a quién reportó la avería.
Zonas
A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Zona
Permite registrar las áreas que componen el hotel, las que se utilizan en la
opción Recepción – Mantenimiento – Averías
Parámetros
Reserva Tipo
A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Reserva Tipo
Da la posibilidad de definir los prototipos de reservas más usadas en el hotel.
Ejemplos: Luna de Miel, Directos, etc. que tienen datos que se repiten tales
como: cantidad de clientes, noches, pensión, etc.
Las reservas tipo permiten agilizar la captura de la información pues al ser
seleccionada se visualizan los datos previamente definidos y solamente habría
que puntualizar las diferencias.
Tipos de Grupos
A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Tipos de Grupos
Esta información se utiliza en el momento de crear una Reserva de Grupo.
Tipos de Atenciones
A esta opción se accede por Archivos – Tipos de Atenciones
Es un atributo de las reservas que tiene que ver con el nivel de las atenciones
que requieren los clientes tomando en consideración sus características o
categoría, ejemplo: VIP 1, VIP 2, Normal, Luna de Miel.
Tipos de Eventos
A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Tipos de Eventos
Permite crear una especie de Agenda de Tipos de Eventos.
Esta información se usa en la opción Recepción - Agenda - Conserje donde
se asocia cada uno de los eventos a recomendar a los clientes a un tipo de
evento.
Tipos de Clientes
A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Tipos de Clientes
Permite definir las distintas características de los posibles clientes del
hotel
Tipos de Garantía
A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Tipos de Garantía
Permite definir los distintos conceptos por los cuales se confirman las
reservas como garantizadas.
Documentos
A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Documentos
Esta opción permite definir los documentos que son utilizados con más
frecuencia en el hotel.
Los tipos de documentos deben ser creados a través de un procesador de texto,
por ejemplo Microsoft Word, con extensión .dot Los ejemplos más utilizados
son confirmación de reservas, circulares, mailing, etc. donde la estructura del
documento se mantiene y solo varían algunos datos como son: destinatario,
número de reserva, dirección, etc.
Series de Facturas
A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Series de Facturas
La estructura del Número de las Facturas es: Consecutivo / Serie
Cuando se registre una Serie se está estableciendo el método a utilizar en la
generación del Número de la Factura ya que con su creación se establece:
1. El número inicial del consecutivo de la Serie (Próx. Factura) que comienza
por defecto en 1, pero puede ser cualquier número.
2. El número final del consecutivo de la Serie (Nr. Final) que de quedar vacío
se asume que no hay restricción de este tipo.
El sistema permite definir tantas series como sean necesarias, con la única
restricción que no puede existir solapamiento de fechas.
Campo Significado
Serie Admite hasta 5 caracteres alfanuméricos.
Impuestos Secuencia
A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Impuestos –
Secuencias
Permite definir las secuencias de impuestos que serán asimilados en el
programa, mediante el esquema de impuesto a definir.
Tasas de Impuestos
A esta opción se accede por Archivos – Parámetros – Impuestos – Tasas
Permite definir los % de los impuestos a aplicar, así como las cuentas contables
asociadas en cuenta a contabilidad y cuenta de ventas liquidas.
Tasa de Cambio
Para insertar una nueva moneda o un período de una moneda existente debe
oprimir el botón
Para cada turno de trabajo debe obtenerse un reporte con las operaciones en la
Moneda Base y otro con las operaciones la Moneda Suplementaria.
1. Cuando vaya a emitir el reporte debe tener seleccionadas todas las casillas
de la pantalla Reporte de Caja que aparece a continuación. La única que
hay que activar es Detalles pues el resto ya el sistema las muestra
marcadas.
2. La liquidación de cada cajero debe coincidir con los datos que aparecen
reflejados en el Reporte de Caja de su turno de trabajo.
3. Cuadrar los cobros por Tarjeta de Crédito: Revisar que cada cobro por
Tarjeta de Crédito tenga su correspondiente pagaré y que todos estén
registrados en el sistema.
5. El Total General del día en ambas Monedas debe coincidir con el Total
Cobros del reporte Ingresos/Cobros - Realizados por Sección.
Campo Cuadre
Total Ingresos Debe coincidir con el Total del Día de los reportes:
1. Diario por Sección
2. Diario por Servicios
Total Cobros Debe coincidir con el Total General del Día de los reportes:
1. Cobros por Sección
2. Reporte de Caja.
Saldo Cuentas Extra Debe coincidir con el Saldo Cuentas Extras del reporte
Listado de Saldos.
Saldo Sin Cuenta Si tiene valor es que existe un descuadre en la Recepción.
3. Oprimir el botón
Procedimiento:
4. Oprimir el botón
2. Permite conocer los Ingresos del Día, Mes y Año de cada Sección.
2. Permite conocer los Ingresos del Día, Mes y Año de cada Servicio.
Consulta de Accesos
Criterio Significado
Usuario Se escoge el usuario que se desea analizar.
Se deja en blanco si es necesario analizar todos los
usuarios del sistema.
Categoría Evento
Reservas Insertar Reserva
Alterar Reserva
Anular Reserva
No-Show de Reserva
Check In
Check Out
Anular Check In
Anular Check Out
Movimientos Insertar
INFORMARCA Hotel Systems 02 de septiembre de 2001 270
Manual de Operaciones
Categoría Evento
Corrección
Anulación
Abrir Años
A esta opción se accede por Utilitarios – Abrir Año
Esta opción permite abrir un periodo nuevo en la base de datos para introducir
nuevos datos a la misma
Cambiar Idioma
A esta opción se accede por Utilitarios – Cambiar Idioma
Permite a los usuarios seleccionar el idioma de trabajo con que desean trabajar
en NewHotel.
Parámetros Generales
Se definen datos generales del hotel como: Nombre, Dirección, Teléfono, Fax,
Número Fiscal y si hay enlace con los sistemas NewTime, NewConta (Cuentas
por Cobrar) o el Sistema de Contabilidad.
INFORMARCA Hotel Systems 02 de septiembre de 2001 272
Manual de Operaciones
Esta opción solo se puede ejecutar cuando se este completamente seguro que
ningún otro usuario del sistema este conectado, en caso contrario puede ocurrir
algún error.
En los cuadros siguientes se describe cada uno de los parámetros de esta pantalla. En
la columna Valor por Defecto, los valores por defecto marcados por el sistema se
presentan como SI = y NO = .
Subsistema Habitaciones
Opción Significado
Ocupación Crítica % En el proceso de confirmación de reservas
individuales o de grupos, el sistema emite una alerta
al usuario del sistema con los días de la estancia de
los futuros huéspedes en los que el hotel tendrá
Overbooking para el tipo de habitación seleccionado.
Ejemplo: Se pondría 95 si se necesita que el sistema
emita una alerta a partir del 95 % de ocupación.
No obstante el valor definido en este campo siempre
se alertará a partir del 100 % de ocupación.
Subsistema de Facturación
En esta opción debe definirse a qué Sección y que Servicio deberán cargarse
los conceptos de Alojamiento, Desayuno y Comidas.
Euro
Cada estación de trabajo de NewHotel puede tener definida una impresora para
los Listados y otra para las Facturas. Además debe definirse el camino donde
se encuentran los reportes del sistema.
Contabilidad
Anexo A: Reportes
Estadísticas de Ingresos
1. Servicios anual
2. Sección anual
3. Cobros
4. Descuentos
5. Ventas liquidas
Reporte de Entradas
1. Previstas
a. Todas
b. En el hotel
2. Efectuadas
a. En el hotel
b. Overbooking
c. Todas
3. No Show
Reporte de Salida
1. Previstas
a. En el hotel
b. Overbooking
c. Todas
2. Efectuadas
INFORMARCA Hotel Systems 02 de septiembre de 2001 288
Manual de Operaciones
Reporte de Reservas
1. Recibidas
2. Canceladas
3. Pendientes
Reporte de Huéspedes
1. En el hotel
2. Overbooking
3. Todos
4. Listado de rack
5. Cumpleaños
6. Alfabético
Reporte de Diarias
1. General
2. Reporte de caja
3. Servicios
4. Secciones
5. Servicios \ Secciones
6. Cobros por secciones
7. Saldo por entidad
8. Saldo cuentas extras
9. Saldo cuentas corrientes
10. Auditoria de ingresos y saldos
11. Saldo por entidad huésped
Reporte de Impuestos
1. Impuestos por servicios
2. Impuestos por facturas
Allotment
Se conoce como Allotment la cantidad de habitaciones de cada tipo
contratadas con una Agencia de Viaje para un período de tiempo
determinado. También se le conoce como Cupo. Las entidades que
tienen contratos con el hotel y no tienen allotment se le llaman
entidades con Cupo On Request.
Atenciones
Es un atributo de las reservas que tiene que ver con el nivel de las
atenciones que requieren los clientes tomando en consideración sus
características o categoría, ejemplo: VIP 1, VIP 2, Normal, Luna de
Miel.
Asientos
Registro que se efectúa en las diferentes cuentas existentes, para
detallar los cargos o cobros que se efectúan.
También existe en NewHotel los llamadas Asientos en cuenta sin
Cuenta, lo que se emplea para aquellos cargos que se liquidan en la
recepción que y siempre deben estar cerrados, o sea, la suma de los
débitos = a la suma de los créditos.
Cambio
NewHotel es un sistema multimonedas lo cual permite registrar los
contratos con las agencias de viaje en la propia moneda en que estos
fueron fijados. Sin embargo el control de la producción del hotel y su
Categoría de Entidades
Permite clasificar a las Entidades (Empresas o Agencias) que operan
con el hotel.
Es un criterio que los directivos de los hoteles pueden manejar a su
conveniencia.
Cárdex
Histórico de clientes donde se registran datos personales tales como:
Número del DNI y las fechas de emisión y caducidad de este
documento, profesión, empresa, dirección, teléfono, fax, e-mail, fecha
de nacimiento, etc.
Además se controla las estancias que ha tenido el cliente en el hotel.
Cliente
En NewHotel se consideran Clientes aquellas personas que tienen
llenada una ficha en el Cárdex.
Cuentas Extras
Son cuentas que no están asociadas a las habitaciones y permiten
controlar:
1. Consumos de Clientes Individuales que habitualmente visitan el
hotel y no están hospedados.
2. Consumo de Representantes y empleados de Agencias y Empresas,
Guías de Turismo, Chóferes, etc. (Entidad).
3. Alquileres de salas de conferencias, oficinas, etc. (Otra Cuenta)
4. Para registrar la producción de Puntos de Venta que no estén
enlazados a NewHotel, por ejemplo, Parqueo, o el ingreso por
Este tipo de cuenta tiene las mismas posibilidades que una cuenta de
habitación: facturación, transferencia entre cuentas, etc.
Cuentas Corrientes
Son todas aquellas cuentas tanto de la reserva, como las cuentas extras
que están abiertas u operando en el momento. Este termino se emplea
para catalogar las mismas lo cual significa cuentas abiertas.
Complejo
Denominación que se le otorga por NewHotel para el tratamiento de
varios hoteles que comparten servicios. De esta forma estos hoteles,
también llamados Resort, pueden intercambiar créditos y consumos.
Check In
Operación habilitada en el sistema NewHotel para darle entrada a las
reservas realizadas en el hotel. Es el proceso de registro de los
huéspedes en el sistema, pasando después de esto a la situación de
reservado a ocupado.
Check Out
Operación inversa a la anterior y es utilizada en NewHotel para dar
salida a los huéspedes registrados en el Hotel. Después de esta
operación los huéspedes pasan del estado ocupado a salida.
Cupo
Concepto empleado para definir la cantidad de habitaciones contratadas
con las agencias de viajes. Es frecuente hablar de disponibilidad de
cupo y es un concepto muy relacionado con el Release, ambos son
considerados a la hora de poder realizar reservas.
Crédito
Operación que implica un apunte en una cuenta que en el caso de
newhotel aumenta la deuda del cliente con el hotel. Generalmente
también se le llama cargos a cuenta o cargos efectuados a clientes.
Dead Line
Significa la fecha hasta donde se puede esperar por la reserva, después
de esta fecha la reserva automáticamente se cancela.
Desembolso
Operación habilitada en NewHotel que posibilita extraer dinero de la
caja del front office para devolver al cliente.
Diaria
Precio de la habitación que se carga automáticamente en su respectiva
cuenta máster en el proceso de cierre del día.
Los factores que intervienen para hallar el precio de la habitación son:
tipo de habitación, modalidad de pensión y cantidad de Adultos y
Niños.
Débito
Operación que sé efectúa en newhotel que disminuye la deuda del
cliente con el hotel. Generalmente se identifican con pagos o depósitos
realizados por los clientes en le hotel.
Entidades
Se consideran Entidades las Agencias de Viajes, Empresas, etc. que
mantienen relaciones mercantiles con el hotel.
Early Booking
Son reservas tempranas por las que en ocasiones se otorga un por ciento
de descuento.
El por ciento de descuento por Early Booking se define en Tarifas
Diarias de Precios – Especiales y se especifica la cantidad de días que
como mínimo debe existir entre la fecha de creación de la reserva y la
fecha de entrada para que sea considerada una reserva temprana.
Factura Anticipada
Puede obtenerse para reservas de Entidad que tengan situación Reserva
o Check–In y tiene el objetivo de contribuir a agilizar la gestión de
cobro a las Agencias.
La Factura Anticipada es un pronóstico, por lo que se obtiene a partir
del precio de la Diaria y de los Asientos Adicionales definidos en la
cuenta Máster de las reservas seleccionadas. No se consideran los
cargos reales que puedan existir en dichas cuentas.
A diferencia de la Factura Proforma la Factura Anticipada es un
documento oficial por lo que se registra en el módulo de Cuentas por
Cobrar (NewConta) y genera un asiento contable y se obtiene en la
Moneda del Contrato y en la Moneda Base.
En una Factura pueden estar incluidas varias reservas aunque tengan
Fechas de Entrada y Salida diferentes siempre que sean de la misma
Entidad y Operador (Tarifa de Precio).
Factura de Clientes
Permite facturar los servicios de extras, es decir aquellos conceptos que
los clientes deberán pagar de su bolsillo.
Podrán emitirse, con los cargos hechos a una habitación, tantas facturas
de clientes como se desee, además el sistema brinda la posibilidad de
facturar cargos hechos en diferentes habitaciones en un mismo número
de factura, lo cual resulta útil para el caso de familias que ocupan más
de una habitación, grupos, etc.
Pueden liquidarse por diferentes Formas de Pago a la vez, ejemplo:
Tarjeta de Crédito y Efectivo.
Factura de Entidad
La Factura de Entidad es un documento oficial que se asienta en el
módulo de Cuentas por Cobrar (NewConta) y genera un asiento
contable.
Se obtiene a partir de los asientos registrados en las cuentas Máster de
las reservas seleccionadas, por lo tanto contempla los datos reales
cargados durante la estancia de los clientes.
En una Factura pueden estar incluidas varias reservas aunque tengan
Fechas de Entrada y Salida diferentes siempre que sean de la misma
Entidad y Operador (Tarifa de Precio).
INFORMARCA Hotel Systems 02 de septiembre de 2001 294
Manual de Operaciones
Factura Cuenta Extra
La factura de cuenta extra permite facturar todos los asientos incluidos
en estas cuentas para presentar el pago o la liquidación de sus saldos.
Tiene similar funcionalidad a las facturas de entidad en cuenta al
termino de facturar.
Factura Proforma
La Factura Proforma puede obtenerse para reservas de Entidad que
tengan situación Reserva o Check–In y tiene el objetivo de contribuir a
agilizar la gestión de cobro a las Agencias.
Es un pronóstico, por lo que se obtiene a partir del precio de la Diaria y
de los Asientos Adicionales definidos en la cuenta Máster de las
reservas que se seleccionen y no se consideran los cargos reales que
puedan existir en dichas cuentas.
No es un documento oficial por lo que no se registra en el módulo de
Cuentas por Cobrar (NewConta) ni genera un asiento contable y se
obtiene en la Moneda del Contrato y en la Moneda Base.
En una Factura Proforma pueden estar incluidas varias reservas aunque
tengan Fechas de Entrada y Salida diferentes, siempre que sean de la
misma Moneda, Entidad y Operador (Tarifa de Precio).
Al concluir la estancia de las reservas facturadas en una proforma es
necesario emitir una Factura Final, la cual se registra en el módulo de
Cuentas por Cobrar y en el Sistema de Contabilidad. Esta Factura Final
tendrá el mismo número de la proforma correspondiente.
Grupos
Denominación que se le asigna a un grupo de personas que
generalmente estarán durante una misma temporada en el hotel. Por lo
general los grupos se distinguen por tener una misma fecha de entrada y
salida.
Grupo mercado
Agrupación que los directivos del hotel realizan a los distintos
conceptos definidos como segmento de mercado, que es utilizado para
agrupar datos estadísticos. Por Ejemplo Eventos, Turismo Negocio, Etc.
Habitación Inactiva
Una Habitación Inactiva es aquella que está Fuera de Orden, es decir
que no puede ser alquilada durante un período de tiempo determinado.
INFORMARCA Hotel Systems 02 de septiembre de 2001 295
Manual de Operaciones
Logs
El sistema tiene varios ficheros conocidos como Logs que dejan un
rastro de las principales operaciones del sistema y se emplea para otros
usos tales como el Logs del Room Status, donde se reflejan todos los
cambios efectuados a cada una de las habitaciones registradas en
NewHotel.
Notas de Créditos
Las notas de créditos son utilizadas en NewHotel para aumentar el
monto a cobrar a las entidades con las cuales el hotel tiene relaciones
mercantiles. Este valor se inserta a nivel de cada cuenta que tiene
definida cada Agencia o Empresa en el sistema y la misma aumenta el
saldo a cobrar..
Notas de Débito
Las notas de debito son utilizadas en NewHotel para disminuir el
monto a cobrar a las entidades con las cuales el hotel tiene relaciones
mercantiles. Este valor se inserta a nivel de cada cuenta que tiene
definida cada Agencia o Empresa en el sistema y la misma rebaja el
saldo a cobrar.
No-Show
Son los clientes que tienen hecha una reserva, no llegan a cancelarla y
nunca se presentan en el hotel.
Operador
En NewHotel se considera como Operadores los contratos u ofertas de
precios fijados con una Entidad.
Un Operador tiene que tener definida una Tarifa de Precios y
opcionalmente podrá estar asociado a un Allotment.
INFORMARCA Hotel Systems 02 de septiembre de 2001 296
Manual de Operaciones
Origen
Vía por la que los clientes arriban al hotel (Origen de Mercado).
Ejemplo: Directos, Agencias, Cruceros, Overbooking de otros Hoteles,
etc.
On Request
Concepto empleado para nombrar a las capacidades contratadas con las
agencias de viajes que no tienen cantidad de habitaciones definidas.
Este termino es utilizado para denominar a las agencias con contratos
pero que la cantidad de habitaciones se solicitan y asignan a pedido
durante la reserva.
Overbooking
Como norma el hotel se sobre vende para tratar de garantizar un por
ciento de ocupación aceptable, a partir de que casi siempre existen
clientes No Show o se cancelan reservas.
Se conoce como Overbooking la sobre venta de habitaciones por
encima de la capacidad real del hotel, y el proceso relacionado con el
desvió hacia otros hoteles de los clientes a los que no es posible
asignarle una habitación.
Panel de Gestión
Es una opción que pretende brindar de manera resumida los datos más
importantes que deben conocer los directivos del hotel para poder
desarrollar sus funciones administrativas.
Esta información se divide en 4 grupos: Reservas, Habitaciones,
Comidas e Ingresos.
Pensión Compleja
Se considera Pensión Compleja cuando los clientes de una reserva están
acogidos a diferentes modalidades de pensión o cambian de pensión
durante su estancia.
Pensiones alimenticias
Las pensiones son la combinación de un grupo de servicios adoptados
internacionalmente, que definen los distintos tipos de ingresos, tales
como alojamiento, desayuno, cena y comidas. Dentro de esta categoría
existen varias definiciones internacionales tales como:
Paquetes
Los paquetes son precios que se conforman por tarifas diarias de
precios definidas, así como por precios de servicios. Su empleo en
NewHotel esta dado en poder emplear los mismo para los cargos diarios
en la cuenta master que tienen ofertas especiales o precios no lineales o
que en las diarias se incluyen otros servicios adicionales que cubren las
pensiones alimenticias. Por ejemplo, Desayuno, habitación y Servicio
de Buceo, Ofertas especiales de 15 por 11, etc.
Prototipo de Reserva
Son plantillas de reservas previamente definidas que tienen por objetivo
agilizar la inserción de las reservas pues al ser seleccionada se
visualizan los datos previamente definidos y solamente hay que
puntualizar las diferencias.
Ejemplos: Luna de Miel, Clientes Directos, puede establecerse un
Prototipo para cada una de las Agencias que mayor cantidad de clientes
emiten al hotel, etc.
Planning
Termino utilizado en NewHotel para obtener distintas informaciones de
disponibilidades, ingresos y ocupación en forma de un plan. En
NewHotel existen varios tipos de planning, siendo los más importantes
el de habitaciones, pensiones alimenticias, etc.
Rooming List
Secciones
Clasificación que se la en NewHotel a los diferentes departamentos que
conforman el hotel y en los cuales pueden brindar servicios o no.
Servicios
Actividades que brinda el hotel, las cuales son generadoras de ingresos,
gastos y movimientos, todos relacionados con NewHotel. Esta categoría
es imprescindible para el funcionamiento de la aplicación.
Segmento de mercados
Características definidas por los directivos del hotel para clasificar los
datos de las reservas que reciben. Este concepto es utilizado para varias
estadísticas. Por ejemplo. Negocios, Eventos, Ferias.
Situación de la Entidad
Esta información se utiliza cuando es necesario efectuar un Stop de
Reservas y/o Check In para una Entidad.
Generalmente se asocia a la situación financiera de las entidades, pero
es un criterio que los directivos de los hoteles pueden manejar a su
conveniencia.
Técnicos
Se registra el nombre de los técnicos del departamento de
mantenimiento responsabilizados con la solución de las averías
reportadas de las diferentes áreas del hotel.
Tipo de Habitación
Los tipos de habitaciones en un hotel son utilizados para distinguir a
cada una de ellas en dependencia de sus características constructivas o
de confort. Los términos más utilizados son los siguientes: STD
habitación estándar, generalmente con dos camas (también existen
términos como habitación estándar sencilla o estándar doble, donde en
cada caso se definida la ocupación de la misma, una persona o dos
respectivamente; SUITE habitaciones con más de una habitación y en
donde una de ella por lo general es una sala de star; TRIPLE
habitaciones con tres camas, etc.
Time Share
Tiempo compartido; Modalidad turística muy de moda en los últimos
años, donde las habitaciones son ocupadas por periodos fijos a un
mismo huésped, uno o más en diferentes periodos. Su semejanza puede
verse como alquiler de apartamentos donde en los periodos donde no se
ocupa el encargado del negocio o de la instalación puede rentar la
misma.
Tasas de Cambio
Valor que se cobra como camisón por realizar la operación de cambio
de moneda, lo cual constituye el ingreso del hotel por este concepto. La
misma se calcula aplicando un % al valor de la cantidad de la moneda
cambiada
Travel
Travel Check que se traduce como cheque de viajero. Constituye un
documento bancario que generalmente poseen los turistas como dinero
de bolsillo.
Voucher
Número del pagaré que emite la Agencia de Viaje y que ampara el pago
de una reserva o un grupo de reservas.
Zonas
El control de las averías no está asociado solamente con las
habitaciones sino con todas las áreas del hotel, entonces hay que definir
en el sistema todas las “zonas” que lo integran: Lobby, Piscina,
Restaurante, Oficina del Director, etc.
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