MANUAL PARA SUPERVISORES DE CONTRATACION

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MANUAL PARA SUPERVISORES DE CONTRATACION EN

LA DEFENSA CIVIL COLOMBIANA
DCC - MG - 003

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CONTROL DE VERSIONES
Fecha (DD/MM/AAAA)

1
2

30/06/2009
27/08/2011

25/02/2013

13/03/2014

Elabor:
Adm. Em
Jefe Grupo Actmiris
Revis:

1
Dra. MIRTHA ROSA PAEZ
Asesora Externa de Contratacin
ACL,Z--"rC\
Dra. ADRIANA ROCIO MOLI
Jefe Oficina Asesora Ju
Aprob:

Mayor Ge al (r
Director General Defe

bia

Descripcin

Creacin
Actualizacin
Plan de Mejoramiento
Hallazgo 14
Ejecucin
contable recurso ordinario.
Plan de Mejoramiento
Hallazgos
Contralora
General de la Repblica
Actualizacin
decretos
reglamentarios

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TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO

2. DESCRIPCIN GENERAL DEL MODELO DE PROCESO

3. CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS NORMATIVOS

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4. DOCUMENTOS RELACIONADOS

11

1. OBJETIVO
Dar cumplimiento a la normatividad vigente en el sentido de que la Entidad debe
vigilar permanentemente la correcta ejecucin del objeto contratado para proteger
la moralidad administrativa, prevenir la ocurrencia de actos de corrupcin y de
tutelar la transparencia a travs de un supervisor.
Conforme con lo anterior se hace necesario contar con una herramienta til que
guie y oriente a los servidores pblicos de la Defensa Civil Colombiana y/o
personal contratado para ser supervisor.

2. DESCRIPCIN GENERAL DEL MODELO DE PROCESO

La funcin de supervisin estar sometida a los principios constitucionales y de la
contratacin estatal, entre ellos, la buena fe, igualdad, moralidad, celeridad,
economa, imparcialidad, eficacia, eficiencia, participacin, publicidad,
responsabilidad y transparencia.
La vigilancia y control de la gestin contractual en la Defensa Civil Colombiana se
realizar a travs de un supervisor.
La supervisin consistir en el seguimiento tcnico, administrativo, financiero,
contable, y jurdico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida
por la Defensa Civil Colombiana, cuando no requieren conocimientos
especializados.
Para la supervisin, se podr contratar personal de apoyo, a travs de I
contratos de prestacin de servicios que sean requeridos, previa asignacin de
yye,9,
recursos presupuestales por parte del Grupo Financiero.

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Denominados supervisor, al servidor pblico o personal de apoyo encargado por

la Defensa Civil Colombiana, para ejercer la labor de vigilancia en la correcta
ejecucin de un contrato.
El supervisor debe desplegar una serie de acciones de anlisis, verificacin y
evaluacin de las actividades desarrolladas por el contratista, de tal manera que
se realicen las obligaciones contractuales en los trminos pactados en el contrato.
Los supervisores estn facultados para solicitar informes, aclaraciones y
explicaciones sobre el desarrollo de la ejecucin contractual, y sern responsables
por mantener informada a la Defensa Civil Colombiana de los hechos o
circunstancias que puedan constituir actos de corrupcin tipificados como
conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del
contrato, o cuando tal incumplimiento se llegare a presentar.
El supervisor debe exigir la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la
Defensa Civil Colombiana y certificar los mismos cuando los haya recibido a
satisfaccin.
La supervisin implica una posicin imparcial, por lo tanto, en la interpretacin del
contrato y en la toma de decisiones debe cumplir con los objetivos de su funcin
detallados a continuacin:

Controlar: Este objetivo se logra por medio de una labor de inspeccin,

asesora, supervisin, comprobacin y evaluacin, con el fin de establecer si la
ejecucin se ajusta a lo pactado. El control se orienta bsicamente a verificar
que el Contratista cumpla con el objeto del contrato de acuerdo con las
especificaciones tcnicas, las actividades administrativas, legales y
presupustales o financieras establecidas en los contratos celebrados y dentro
del plazo de ejecucin.

Exigir: En la medida que la funcin de Supervisin encuentre que en el

desarrollo de la relacin contractual no se est cumpliendo estrictamente con
las clusulas establecidas en el contrato y en los trminos de la oferta del
contratista, adquiere la obligacin de informar a la Defensa Civil Colombiana y
exigir a las partes el debido cumplimiento de los trminos y condiciones
contractuales y las garantas constituidas para dicho fin.

Prevenir: El mayor aporte de este objetivo consiste en establecer que el

control no est destinado exclusivamente a sancionar el incumplimiento de la
obligaciones, sino a corregir los conceptos errneos, impidiendo que se des

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el objeto del contrato. Para que la Supervisin logre este objetivo se hace
necesario que la designacin del Supervisor y su actuacin debe ser previa a
la ejecucin del contrato.

Verificar: Cada uno de los objetivos enunciados se cumplen mediante el

control de la ejecucin del contrato para poder establecer su situacin y nivel
de cumplimiento; esta realidad se concreta mediante la aplicacin de
correctivos, la exigencia del cumplimiento de lo contratado, la solucin de los
problemas y la absolucin de dudas; teniendo en cuenta las buenas relaciones
en el trabajo. Para ello, la Supervisin no deber desconocer los lmites de sus
atribuciones, incursionando en campos donde los contratistas sean autnomos
y adems se apersonar con diligencia de las solicitudes que deba atender.

Son tambin objetivos de la Supervisin los siguientes:

Asegurar mediante una Supervisin eficiente en la ejecucin del objeto del

contrato.
Representar a la Defensa Civil Colombiana para la adecuada ejecucin del
contrato apoyando en la direccin sin ir en contra de la misin y los valores
de la entidad.
Informar a la Defensa Civil Colombiana sobre los avances, problemas y
soluciones presentados en la ejecucin del contrato segn sea el caso.
Efectuar un estricto control de la calidad de los bienes o servicios y
ejecuciones realizadas por el contratista.
Asegurar el cumplimiento de las metas contractuales logrando que se
desarrollen el contrato, dentro de los cronogramas e inversin previstos
originalmente.
Armonizar las actividades de la Defensa Civil Colombiana y el contratista
para el logro del objetivo general del contrato, que satisfaga los fines que
busca la Entidad.

2.1 PERSONAS QUE PUEDEN EJERCER LA SUPERVISIN EN LA DEFENSA

CIVIL COLOMBIANA
La supervisin del objeto contratado estar a cargo de los servidores pblicos o
persona contratada a travs de los contratos de prestacin de servicios
profesionales o de apoyo a la gestin.
2.2 DESIGNACIN DEL SUPERVISOR
La designacin del supervisor se realizar mediante acto administrativo motivad
15
5o en el texto del contrato.

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5 de

El supervisor
niciar su actividad una vez se encuentre perfeccionado y
legalizado el contrato, esto es, suscrito, con registro presupuestal y con
aprobacin de la garanta nica si hay lugar a ello.
El Grupo Administrativo, mediante correo electrnico notificara al supervisor de
que el contrato inicia su ejecucin adjuntando el contrato y dems documentos de
la etapa precontractual y contractual (Registro, Oferta y Plizas, entre otros).
2.3 ACTIVIDADES Y PROHIBICIONES DE LA SUPERVISION
2.3.1 ACTIVIDADES
Al supervisor le corresponde la vigilancia y control del desarrollo del objeto
contratado, para garantizar que las obligaciones contractuales se cumplan.
Para ello, debe revisar los documentos y antecedentes del contrato, los derechos
y obligaciones de las partes, y en particular, los mecanismos establecidos en el
contrato para el reconocimiento de los derechos de contenido econmico.
As mismo, le corresponde al supervisor desarrollar las actividades necesarias
para evitar la ocurrencia de riesgos que puedan comprometer a la entidad frente al
contratista.
El supervisor durante la ejecucin del contrato deber presentar informes sobre el
seguimiento del mismo.
As mismo, deber certificar el recibo parcial o total segn el caso de los bienes
y/o servicios contratados y elaborar un informe final de supervisin de acuerdo
con el formato registrado en el Sistema de Gestin de Calidad el cual se encuentra
en la intranet.
El informe final deber contener como mnimo la siguiente informacin.

Pagos efectuados al contratista.

Extensin y ampliacin de las Garantas si hay lugar a ello.
Constancia en que el contratista acredito que se encuentra al da en el pago de
la Seguridad social e integral (salud, pensin y riesgos laborales) y aportes
parafiscales (Sena, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Caja de
Compensacin) durante la vigencia del contrato de conformidad con 11s
.1
disposiciones vigentes.
Aspectos relevantes de la ejecucin del contrato

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2.3.2 PROHIBICIONES

Adoptar decisiones que impliquen modificacin del contrato sin el lleno de los
requisitos legales pertinentes.
Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente, para s o para un tercero,
ddivas, favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas de la
entidad contratante o del contratista.
Omitir, denegar retardar los asuntos a su cargo.
Permitir indebidamente el acceso de terceros a la informacin del contrato.
Gestionar indebidamente, a ttulo personal, asuntos relativos con el contrato.
Exonerar al contratista de cualquiera de sus obligaciones

FUNCIONES
2.4.1 FUNCIONES GENERALES
2.4.1.1 ASPECTOS ADMINISTRATIVOS:
Realizar informes durante la ejecucin del contrato de acuerdo con lo
requerido por la Contralora General de la Repblica en la auditora realizada
en el ao 2013.
Solicitar informes, explicaciones y aclaraciones sobre el desarrollo del objeto
contractual.
Certificar el recibo a satisfaccin de los bienes y/o servicios adquiridos.
Emitir cuando sea el caso conceptos debidamente motivados sobre la
conveniencia de modificar, prorrogar o adicionar el contrato.
Hacer
las recomendaciones que estime conducentes al mejor logro del objeto

contractual, informando al Ordenador del Gasto.

2.4.1.2 ASPECTOS TCNICOS:

Vigilar el cumplimiento de los cronogramas o plazo establecido en el contrato.
Efectuar el recibo de los bienes o servicios.
Verificar la calidad de los bienes o servicios.
2.4.1.3 ASPECTOS ECONOMICOS:
Llevar el control del valor del contrato y sus respectivos pagos.
2.4.1.4 ASPECTO LEGAL:
Informar por escrito sobre el incumplimiento del objeto contractual si lo llegare
haber para proceder a la aplicacin de las sanciones a que haya lugar o a la
terminacin bilateral del contrato, aclarando que esta informacin debe ser con
anticipacin a la fecha prevista para el cumplimiento de la entrega del objeto
11,5ontractual

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Verificar la aprobacin de garanta y constancia del cumplimiento de las

prestaciones sociales con el fin de autorizar el pago.
Dar rpida y oportuna informacin a los superiores acerca del proceso
contractual, cuando sea requerido.
Exigir al contratista la acreditacin de los pagos a seguridad social y aportes
parafiscales durante la ejecucin del contrato.

2.5 CONSECUENCIAS DEL INCUMPLIMIENTO DE LA FUNCIN DE

SUPERVISIN.
Dada la importancia de la supervisin, a travs de la cual se garantiza la correcta
ejecucin de los recursos pblicos, la ley prev que la accin defectuosa o la
omisin en el seguimiento a la gestin contractual por parte de los servidores
pblicos encargados de ejercerla, as como de quienes sean contratados
externamente para este fin, los podr hacer responsables civil, penal, fiscal y
disciplinariamente.
2.5.1 RESPONSABILIDAD CIVIL
Cuando la Defensa Civil Colombiana sufra un detrimento patrimonial como
consecuencia de la negligencia o la ejecucin indebida de las labores de
supervisin, quienes tenan a cargo estas labores respondern pecuniariamente
por el dao ocasionado.
2.5.2 RESPONSABILIDAD PENAL
Cuando la accin u omisin del supervisor se constituya en delito, stos podrn
ser sancionados con penas que oscilan entre los cuatro (4) y doce (12) aos de
prisin y multa. Es el caso, por ejemplo, del inters indebido en la celebracin de
contratos, o cuando se tramite, celebre o liquide un contrato sin el cumplimiento de
los requisitos legales (Artculo 410 del Cdigo Penal).
2.5.3 RESPONSABILIDAD DISCIPLINARIA
Cuando el supervisor incurra en cualquiera de las conductas o comportamientos
previstos en la ley 734 de 2002 que implique incumplimiento de los deberes,
extralimitacin en el ejercicio de derechos y funciones, prohibiciones, o violacin al
rgimen de inhabilidades e incompatibilidades, impedimentos o conflictos de
intereses, podr dar lugar a la imposicin de las sanciones tales como: Destitucin
del cargo e inhabilidad para desempear cargos pblicos entre 10 y 20 aos,
suspensin en el ejercicio del cargo entre uno y doce meses, multa hasta de 90
das de salario o amonestacin escrita con copia a la hoja de Vida, previo procesq
disciplinario que garantice su derecho a la defensa.

2.5.4 RESPONSABILIDAD FISC

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La Responsabilidad Fiscal est integrada por:

Una conducta dolosa o culposa atribuible a quien realiza la gestin
Un dao patrimonial al Estado
Un nexo causal entre los dos nexos anteriores.
Se entiende por dao patrimonial al Estado la lesin del patrimonio pblico
representada en el menoscabo, disminucin, perjuicio, detrimento, prdida, uso
indebido o deterioro de los bienes o recursos pblicos, producida por una gestin
antieconmica e ineficaz que en trminos generales no se aplique al cumplimiento
de los fines del Estado.
El proceso de responsabilidad fiscal se desarrolla con base en principios
generales consagrados en la Constitucin Poltica y en la ley; dentro de estos
principios est la econmica, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad, equidad
y valoracin de costos ambientales.
2.5.5 DEFINICIONES
Los trminos utilizados en el texto del presente Manual se deben entender en el
lenguaje tcnico correspondiente, o en su defecto, en su sentido natural y obvio,
segn el uso general de los mismos, a menos que se indique de otra forma en el
presente Manual.
Los trminos que denoten el singular tambin incluyen el plural y viceversa,
siempre y cuando el contexto as lo requiera.
Para efectos de este Manual en particular, los trminos que a continuacin se
relacionan tendrn el significado que seguidamente se les asigna, salvo que
expresamente se determine otra cosa.
Acta de Inicio: Es el documento en el cual se deja constancia de la iniciacin de
la ejecucin del objeto contratado, previo cumplimiento de los requisitos de
legalizacin que permiten el desarrollo de actividades, suscrito entre el contratista
y el Supervisor del contrato.
Certificacin: Es el documento en el cual se deja constancia del recibo del objeto
contratado, por parte de la Defensa Civil Colombiana.
Acta de Suspensin: Es el documento expedido por quienes suscribieron el
contrato, mediante el cual se acuerda la interrupcin temporal del mismo, cuando
se presenta una circunstancia especial que lo amerite. En la misma debern
incluirse las razones que sustentan la suspensin del contrato as como la fecha
cacta de la reiniciacin del mism

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Adenda: Documento mediante el cual se aclaran o modifican las bases de la

contratacin (Pliegos de Condiciones, Invitaciones u otros documentos) y que
forma parte de las mismas.
Anlisis de Mercado: Es el trmite que consiste en la averiguacin no vinculante
para la Defensa Civil Colombiana, del valor del objeto que se pretende contratar
y/o de las condiciones de la contratacin (Caractersticas tcnicas del negocio,
precisiones sobre el alcance, forma de pago, etc.) en el mercado.
Anticipo: Son los dineros que entrega la entidad al Contratista para que sean
administrados invertidos por ste, de conformidad con las condiciones que se
establezcan en los Pliegos de Condiciones o en el contrato. Dichos dineros slo se
irn convirtiendo en parte de pago y, por tanto, ingresarn al patrimonio del
Contratista, en la medida en que se vayan amortizando.
Certificado de Disponibilidad Presupuestal o CDP: Es el documento mediante
el cual se certifica que existe apropiacin suficiente y libre de afectacin para
atender los desembolsos de la respectiva contratacin, durante la vigencia fiscal
correspondiente.
Certificado de existencia y representacin legal: Es el documento por medio
del cual las personas jurdicas deben demostrar su existencia y representacin
legal, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. Esta representacin
legal, igual que el tiempo de constitucin de una persona jurdica nacional o
extranjera se demuestra a travs del certificado de existencia y representacin
legal, expedido por la Cmara de Comercio del domicilio principal de la persona
jurdica.
Clusulas Excepcionales: Son las clusulas excepcionales al derecho comn de
terminacin, modificacin e interpretacin unilaterales, de sometimiento a las
Leyes nacionales y de caducidad.
Partes: Son la Defensa Civil Colombiana y el Contratista.
Pliego de Condiciones: Conjunto de requerimientos jurdicos, tcnicos y
econmicos que se establecen para una contratacin y que estn contenidos en el
documento as denominado, se utiliza para los procedimientos de Licitacin.
Propuesta u Oferta: Son los ofrecimientos recibidos por la entidad respectiva e
un proceso de seleccin y adjudicacin de un bien o sustentan las obligacio
contractuales contradas.

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3. CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS NORMATIVOS

Dentro de las disposiciones legales aplicables al proceso de contratacin se
enuncian las siguientes, sin perjuicio a la aplicacin de normas que sobre la
materia se expidan con posterioridad a la vigencia de este manual, caso en el cual
se entendern incluidas o derogadas, las disposiciones que le sean contrarias
Constitucin Poltica de Colombia.
Ley 80 de 1993 Rgimen de la Contratacin Estatal.
Ley 1150 de 2007 - Por medio de la cual se introducen medidas para la
eficiencia y la transparencia en la ley 80 de 1993y se dictan otras
disposiciones generales sobre la contratacin con recursos pblicos.
Ley 1474 de 2011 - Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los
mecanismos de prevencin, investigacin y sancin de actos de corrupcin y
la efectividad del control de la gestin pblica.
Decreto 019 de 2012 - Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar
regulaciones, procedimientos y trmites innecesarios existentes en la
Administracin Pblica
Decreto 1510 de 2013 Por la cual se reglamenta el sistema de compras y
contratacin pblica.
Y dems normas que modifican, reglamentan o deroguen la contratacin
Estatal en Colombia.

Se tendrn en cuenta adems las directivas presidenciales, resoluciones y

circulares internas expedidas por la Entidad y todas las normas que lo modifica
complementan o adicionan, las cuales forman parte integral de este docume o
,99rno anexo.

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4. DOCUMENTOS RELACIONADOS
En este captulo se debe establecer los documentos referenciados, incluyendo los
procedimientos documentados y caracterizaciones

NOMBRE DEL DOCUMENTO

Caracterizaciones de los procesos
Informe final de Supervisin - Todo tipo de
Contratos
Contrato de Compraventa / Suministro/
Servicios
/
obra
/
Prestacin
de
Interadministrativo-Menor cuanta-licitacin
Aprobacin de Garanta de los Contratos
Acta liquidacin bilateral

CDIGO
GAD-FT-005
GAD-FT-003

GAD-FT-008
GAD-FT-006

Certificacin de Recibo a Satisfaccin del

Objeto contractual.

GAD-FT-029

Acta de Inicio

GAD-FT-012

Manual de Supervisores
Procedimiento Etapa Pre-Contractual

DCC-MG-003
GAD-PD-001

Procedimiento Etapa Contractual

GAD-PD-002

Procedimiento Etapa Post-Contractual o de

Liquidacin.

GAD-PD-003