Escuela Secundaria General Leyes

de Reforma
Informtica. 3o
Profa. Bricia

Dianica Gisell Contreras

Abigail Cossio Rivera
Guadalupe
lvarez
Rodrguez.
Paola Guadalupe
Curiel
Segura
Mara Jos Daz Salas
Elsa Luca Dorado Lpez
Melanny Victoria Herrera
Carlos Manuel Lpez
Mara Stephany Rodrguez
Graciela Mara Ramrez Macas
Airam Cryssel Villa Campos

Cmo elaborar una Lista de Asistencia en Excel

Microsoft Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar
operaciones con nmeros organizados en una cuadrcula. Es til para realizar
desde simples sumas hasta clculos de prstamos hipotecarios y otros mucho
ms complejos a travs de distintos comandos y frmulas que se efectan sobre
el contenido de la celda, no importa cuantas veces sea cambiado. La ventaja de
utilizar Microsoft Excel en lugar de una calculadora, por ejemplo, que parece
resultar ms fcil es que cuando le damos una frmula a Excel este la calcula con
los datos existentes en las celdas (y no con un nmero fijo) y en caso de
equivocarnos en un nmero o querer cambiar un dato, Excel los recalcula
automticamente y no tenemos que reiniciar la cuenta.
A continuacin se presentan las instrucciones para poder elaborar una lista para
llevar el control de asistencia en el programa Microsoft Excel de Office, en su
versin 2013. Para comenzar, la computadora debe estar previamente encendida
y en el escritorio, adems de, por supuesto, tener instalado Microsoft Office en
ella.

1. Abrir Excel.

Desde el escritorio, lo primero que tenemos que hacer es dirigirnos al botn de

Windows para despus teclear en el buscador la palabra Excel, nos aparecer el
programa, por lo que
bastar con darle
doble clic para que
este se ejecute.

En su versin 2013, cuando Excel se abre aparece una serie de plantillas de

diferentes tipos de archivo como agendas, calendarios, grficas, etc. para ayudar
al usuario (especialmente principiante) con el formato de su documento. En este
caso, se seleccionar la opcin de libro en blanco.

Una vez abierto el libro, iremos a la parte superior a la pestaa Diseo de

pgina>Configurar pgina>Orientacin>Horizontal para modificar la orientacin a
horizontal para que la tabla quepa mejor.

2. Dar formato de tabla.

Ahora bien, con el documento en blanco y en orientacin horizontal

comenzaremos a darle el formato de tabla a nuestra Lista de Asistencia.
Lo primero que tenemos que hacer es MODIFICAR EL ANCHO DE LAS
COLUMNAS DE LAS CELDAS. Para ello, necesitaremos ubicar el cursor sobre las
lneas que separa la columna A y la columna B, notaremos que el cursor (cruz
blanca) se convierte en una flecha doble, cuando esto ocurra haremos clic y,
manteniendo el mouse presionado arrastraremos la columna para cambiar su
ancho: hacia la derecha para as aumentar su ancho o hacia la izquierda para
disminuirlo. Vamos a reducir la columna A y a aumentar B un poco ms. Y as
tendremos las primeras 2 columnas de nuestra tabla.

Las dems columnas son ms delgadas, por lo que para ahorrarnos tiempo
utilizaremos otro mtodo para cambiar el ancho de las columnas. Primeramente,
seleccionamos todas las columnas que queramos modificar (Shift+) y vamos a
Inicio>Celdas>Formato>Ancho de columna y cambiamos el ancho de la columna,
en nuestro caso las disminuiremos a 2,5.

A continuacin vamos a MODIFICAR EL ALTO DE LAS FILAS DE LAS CELDAS,

el procedimiento para una sola es prcticamente igual que el de las columnas:
situarse en la lnea que divide las filas 6 y 7 y arrastrar el mouse para aumentar el
tamao de la fila 6.

Despus vamos a
reducir un poco el
alto de las filas con los nombres de los alumnos, para que quepan mejor en una
hoja. Seleccionamos las filas que vayamos a reducir, en nuestro caso 40, ya que
es el nmero de alumnos, (Shift+) y vamos Inicio>Celdas>Formato>Alto de fila y
modificamos el alto a 13.

Lo que resta hacer es seleccionar lo que va a ser nuestra tabla (para nuestra lista
desde A6 a AJ6 arriba y de A46 a AJ46 abajo) e ir a Inicio>Fuente>Bordes (cono
en imagen)>Todos los bordes>Borde de cuadro grueso y de esta manera nuestra
lista de asistencia est tomando forma de tabla.

3. Personalizar tabla.
A travs de los siguientes mtodos, proporcionaremos esttica y nuestro toque
personal a la lista de asistencia.
Lo primero que podemos hacer es colorear la tabla. Es un paso bastante sencillo:
en primer lugar, seleccionamos el rea o la seccin que deseemos colorear
(Shift+/) y despus nos dirigimos a Inicio>Fuente>Color de relleno (cono en
imagen) donde elegiremos el color que nos plazca, pudiendo elegir uno
predeterminado o uno personalizado. En la tabla de ejemplo elegimos colores
grisceos. Podemos colorear las secciones que deseemos.

Lo siguiente es cambiar el tipo de letra. Si hemos manejado Office con

anterioridad, este paso nos resultar familiar. Lo que tenemos que hacer es ir a
Inicio>Fuente>Fuente para elegir la que prefiramos (en nuestro caso Arial). Para
cambiar el tamao usamos Inicio>Fuente>Tamao de fuente para modificarlo
(elegimos distintos tamaos por seccin).

Si deseamos poner alguna seccin en negritas podemos utilizar el comando

Ctrl+N; de igual manera para hacerlas cursivas usamos Ctrl+K y para subrayar
Ctrl+S. Si se desea centrar el contenido de la celda vamos a
Inicio>Alineacin>Alinear en el medio e Inicio>Alineacin>Centrar contenido.

Ahora, vamos a proceder a llenar nuestra tabla. Esto depende totalmente de las
necesidades de cada lista. Pero en el ejemplo incluimos el Nmero de Lista,
Nombre del Alumno, Total de Faltas y Promedio, adems de dejar las columnas
vacas para las fechas. No hay que olvidarnos de poner el ttulo.

Un mtodo muy sencillo para evitar perder tiempo al poner los nmeros de lista es
el siguiente: escribimos 1 y 2 en las celdas A7 y A8 respectivamente, despus
seleccionamos ambas celdas y al colocar el cursor en la esquina inferior izquierda
(como se muestra en la imagen) hacemos clic y mantenemos presionado el mouse
mientras vamos seleccionando las celdas de la columna A hacia abajo, una vez
llegamos al final de la tabla soltamos el mouse y podremos observar cmo se
complet la sucesin de nmeros sin perder tanto tiempo.

Como se observa en la tabla del ejemplo, algunas de los contenidos de las

columnas superiores no caben por el tamao de sta. No podemos cambiar su
ancho, pero podemos cambiar su orientacin. Para hacerlo vamos a ir a
Inicio>Alineacin>Orientacin>Formato de alineacin de celdas donde en la parte
derecha en Orientacin cambiaremos la orientacin del texto como se muestra
en la imagen. De esa manera no tendremos que modificar el ancho de las
columnas y nos ahorraremos espacio.

De igual manera, podemos tambin insertar imgenes para ayudar a la

personalizacin. Para nuestra lista, vamos a insertar una pequea imagen del
escudo de la escuela. El proceso para insertar la imagen es el siguiente: partimos
a Insertar>Ilustraciones>Imgenes donde se abrir una ventana que examine los
archivos de nuestra computadora, buscamos la imagen deseada, la
seleccionamos, hacemos clic en aceptar y podemos ajustar su tamao en
Herramientas de imagen>Tamao y modificamos el ancho y/o el largo y la
arrastramos al lugar necesario.

4. Ajustar la hoja de clculo a la hoja impresa.

Una vez la tabla est personalizada, debemos ajustarla para que toda quepa en
una sola hoja. Una manera muy fcil para hacerlo es la siguiente: Abrir una vista
previa ya sea usando Ctrl+P o Archivo>Imprimir, hacer clic en la opcin en azul
Configurar pgina (en imagen) y en la pestaa Pgina>Ajuste de escala>Ajustar
a 1 pginas de ancho por 1 de alto para despus pasar a la pestaa Mrgenes y
cambiar los mrgenes superior e inferior a 1 y los mrgenes izquierdo y derecho a
0,5; luego en la opcin Centrar en la pgina seleccionar Horizontalmente y
finalmente hacer clic en aceptar. De esta forma, la lista cupo en una hoja y se ve
centrada en la hoja.

5.

Guardar.

Lleg la hora de guardar nuestro trabajo. Podemos guardarlo en Excel a travs del
comando Ctrl+G o Archivo>Guardar>Equipo>Examinar, seleccionamos la carpeta
en la que deseemos guardar el documento, le asignamos un nombre y le damos a
Guardar.

Tambin es posible guardarlo como PDF pues de esta manera el formato no

cambiar sin importar la versin o el equipo en que abra. Igualmente, damos el
comando Ctrl+G o Archivo>Guardar>Equipo>Examinar slo que despus de elegir
la carpeta y ponerle el nombre y antes de darle a Guardar vamos a ir a la opcin
Tipo de archivo y seleccionaremos PDF y procedemos a guardar el documento.

Con esto, hemos terminado la lista de asistencia en

s. Pero a continuacin se muestran unos consejos extras para realizar otras
acciones en nuestra lista.

Para sacar el promedio del grupo.

Suponiendo que tengamos los promedios individuales de los alumnos, podemos

calcular el promedio grupal. Para hacer esto, justo debajo de la tabla a la altura de
la columna del Promedio, colocamos una pequea cuadrcula (en nuestro caso
desde AC47 hasta AJ47 y con el ttulo Promedio Grupal) y situndonos en la
barra de frmulas AJ47 (como en la imagen) escribimos =PROMEDIO Y entre
parntesis colocamos desde que calificacin Excel comenzar a sumar los
elementos (AJ7) y hasta cual terminar (AJ47), separndolos por dos puntos (:) en
nuestro
ejemplo
la
frmula
quedara
de
la
siguiente
manera
=PROMEDIO(AJ7:AJ46), damos Enter y automticamente se expresar el
promedio general del grupo.

BARRA DE FRMULAS

Para contabilizar a los alumnos en riesgo de reprobacin.

Consideremos que nos piden que saquemos el porcentaje de alumnos en riesgo

de reprobacin (con un promedio menor a 6,9), podemos plantear una frmula
para contarlos y posteriormente calcular el porcentaje respecto al total del grupo
para evitarnos confusiones o errores y tener que volver a realizar la cuenta si una
de las calificaciones vara.
Para hacer esto, colocamos una cuadrcula como la de la situacin anterior (en
nuestra lista entre AB49 y AJ49 y con ttulo En Riesgo de Reprobacin) y en la
barra de frmulas de AJ49 plantearamos la ecuacin as =CONTAR.SI y entre
parntesis agregamos el grupo de celdas que tomar en cuenta ( de AJ7 a AJ46)
el criterio que debe cumplir una celda para que Excel lo cuente, en este caso es
menos que 6,9 por lo que la ecuacin quedara planteada de esta manera:
=CONTAR.SI(AJ7:AJ46;"<=6,9"), damos Enter y expresar el nmero de
alumnos (celdas) que cumplen con el criterio o tienen un promedio de menos de

6,9.

Y para que saque el porcentaje de los alumnos en riesgo de reprobacin respecto

al grupo, insertamos otra cuadrcula entre AA51 y AJ51, con el ttulo % Riesgo
Reprobacin y en la barra de frmulas de AJ51 planteamos una ecuacin de
divisin entre la celda con el nmero de alumnos en riesgo (AJ49) y el total (A46)
que quedara de la siguiente manera =AJ49/A46, damos Enter y aparecer el
nmero en decimal. Para expresarlo en porcentaje nos dirigimos a

Inicio>Nmero>Estilo porcentual (en imagen) y el decimal se convertir a

porciento.

Elaborar grfica
Podemos
elaborar
grficas con
los datos de
la tabla de
una manera
muy sencilla.
Imaginemos
que
queremos
graficar
el
porcentaje
de alumnos
en riesgo de
reprobacin respecto al grupo. Para ello iremos a Archivo>Nuevo>Libro en blanco
para abrir un nuevo documento.

En donde haremos una pequesima tabla (ni siquiera es necesario darle formato
de cuadrcula) como la de la imagen, con el nmero de alumnos en riesgo de
reprobacin y los que no estn en riesgo.

Una

vez est
terminada

seleccionamos las 4 celdas y vamos a Insertar>Grficos>Insertar grfico circular o

de anillos>Grfico circular 3D y se formar un grfico con los respectivos
porcentajes automticamente.

Bastar con ponerle el ttulo; ir a Herramientas de Grficos>Diseo de

Grfico>Diseo rpido para cambiar la forma en que se presentan los datos; o
Herramientas de Grficos>Estilos de diseo>Cambiar colores para modificar los
colores y personalizar

Y es de esta manera como se puede elaborar una lista para llevar el control de
asistencia fcilmente. Esperamos que este tutorial haya sido de utilidad para la
construccin de su Lista de Asistencia. Gracias!