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MATRIZ DE MUESTREO ALEATORIO ESTADISTICO

La Contralora General del Quindo en cumplimiento con lo establecido en la Nueva

Gua de Auditoria para las Contraloras Territoriales GAT, la cual en captulo de la
fase de planeacin, ms exactamente en la determinacin de criterios tcnicos dice: El
equipo auditor podr utilizar uno de los siguientes criterios para establecer la
importancia relativa y muestras a evaluar.
Materialidad
Se refiere a la importancia relativa de los hechos que por su cuanta o por su
naturaleza, sustentan las opiniones y conceptos que se emitan sobre los componentes y
factores evaluados.
La informacin contable y de gestin que se analice debe representar hechos
econmicos, de acuerdo con su nivel de materialidad. Un hecho econmico es material
cuando, debido a su naturaleza o cuanta, su conocimiento o desconocimiento, teniendo
en cuenta las circunstancias que lo rodean, puede alterar significativamente las
conclusiones del proceso auditor.
Muestra de auditora1
El equipo auditor definir los criterios que considere necesarios para establecer la
importancia relativa de la informacin objeto de anlisis, disear y seleccionar
estadsticamente la muestra que se defina en mesa de trabajo, o nivel de materialidad,
relacionado con el error de muestreo que utilizar para el diseo de muestras.
La determinacin de la muestra le permitir al equipo auditor establecer a qu proyecto,
procesos, cuentas, contratos, facturas, partidas, u otra informacin, se le deben aplicar
los procedimientos tcnicos de control, para fundamentar los resultados de la auditora.
El muestreo estadstico en la auditora implica la aplicacin de procedimientos tcnicos
de tal manera que el auditor obtenga y evale la evidencia de auditora sobre alguna
caracterstica de los aspectos seleccionados a evaluar, que le permita inferir
estadsticamente sobre el universo. Como ejemplo se anexa una herramienta de
muestreo.
En virtud de lo anterior, la Contralora General del Quindo adopt mediante resolucin
1

Gua de Auditoria para las Contraloras Territoriales, Pgina. 33

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207 del 20 de diciembre de 2012, la Nueva Gua de Auditora, procedi a determinar la

metodologa de muestreo aleatorio estadstico que ms se ajuste a las necesidades y
caractersticas de los sujetos y asuntos a auditar y por tal motivo realiz un sondeo
sobre las diferentes metodologas las cuales se describen a continuacin:
Muestreo no estadstico:2 Es el muestreo sin utilizacin de tcnicas estadsticas. Esta
metodologa es de naturaleza subjetiva, en cuanto a que la determinacin del tamao
de la muestra se basa exclusivamente en el criterio del auditor. Cuando los auditores
determinan muestras con base en juicio o criterio, lo deben hacer soportados en los
siguientes aspectos:
- La muestra de documentos seleccionados debe ser representativa de la poblacin de
donde se extrajo.
- El auditor puede incluir en su proceso de seleccin de la muestra, situaciones
conocidas que considere importantes para el resultado final.
Muestreo estadstico:3 Consiste en la consecucin de una muestra mediante la
utilizacin de tcnicas originadas en el clculo matemtico y de probabilidades. Bajo
este mtodo los resultados obtenidos permiten una mayor confianza y se pueden hacer
referencias y conclusiones sobre todos los elementos que constituyen el universo o
poblacin. A su vez el muestreo estadstico se clasifica en muestreo por atributos,
variables y cantidad monetaria.
Con base en los argumentos anteriores se determin que el muestreo estadstico se
acomoda ms al objeto misional de la Contralora General del Quindo, encontrando el
procedimiento de Muestreo por Monto Monetario Acumulado el ms adecuado ya que
lo que se va a monitorear segn la Nueva Gua de Auditora Territorial, es la Gestin
siendo como elemento de mayor peso porcentual en esta calificacin, la ejecucin
contractual la variable ms representativa.

Pasos a seguir para aplicar la metodologa de muestreo por montos monetarios

acumulados

Es importante recordar que la matriz de calificacin de la gestin fiscal utilizada para

realizar la auditora a los diferentes sujetos de control, clasifica la contratacin en 4
grupos diferentes como lo son:
2
3

Manual del Proceso Auditor de la Auditoria General de la Republica, Pgina 36

Manual del Proceso Auditor de la Auditoria General de la Republica, Pgina 37

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Consultora y otros
Prestacin de servicios
Suministros
Obra pblica

Lo primero que debe realizarse es ingresar a la pgina web de la Contralora General

del Quindo www.contraloria-quindio.gov.co y buscar el icono que nos conduce al
aplicativo COVI.

Dar click
ac para
comenzar

Es importante tener en cuenta que el insumo para alimentar la matriz de muestreo

aleatorio estadstico es la informacin que proporcionan los diferentes sujetos de
control en el aplicativo COVI.

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Aplicativo
COVI

Debe tenerse en cuenta la clase de contrato con la que alimentan la informacin los
sujetos de control, la cual se relaciona a continuacin:

Todos
Actividades cientficas y tecnolgicas
Arrendamiento de bienes inmuebles
Bienes y servicios para la defensa y seguridad
Comodato
Compraventa
Concesiones
Consultora
Contratacin de bienes y servicios en el sector defensa, DAS con reserva
Contrato de fiducia o encargo fiduciario
Contrato interadministrativo
Contrato con organismos multilaterales
Contrato de apoyo con particulares
Convenio de asociacin con particulares
Convenio interadministrativo
Convenios
Corretaje o intermediacin de seguros
Depsitos
Desarrollo de proyectos culturales
Emprstito (deuda pblica)
Interventora

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Mantenimiento y/o Reparacin

Obra pblica
Otros
Prestacin de los Servicios de Salud
Prestacin de Servicios
Prestacin de Servicios profesionales, de apoyo a la gestin y artsticos
Prstamo o mutuo
Productos de origen y destinacin agropecuaria
Publicidad
Resoluciones
Servicios de intermediacin para proveer talento humano
Servicios de transporte
Suministros
Transferencias
Urgencia manifiesta

A continuacin se ensea el formato que aparece en el aplicativo para la seleccin de

la clase de contrato:

Clase de
Contrato

Se selecciona el sujeto a auditar

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Seleccionar
sujeto de
control

Para ilustracin del ejercicio se tomar como ejemplo al Instituto Departamental de

Deporte y Recreacin del Quindo INDEPORTES y se busca la contratacin
correspondiente a la vigencia del 2012, la cual se muestra a continuacin tal como
aparece en el aplicativo COVI.

Relacin
de
Contratos

En la parte inferior de la relacin de contratos que muestra el Aplicativo COVI, se

encuentra un link denominado Informes de seguimiento en tiempo real.

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Dar click
en este
icono

Al dar click sobre este icono, se descarga el reporte de la contratacin en hoja de

clculo de Excel como se muestra a continuacin:

Posteriormente, obtenemos 4 copias de la hoja de clculo en la que se relaciona la

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informacin de la contratacin de la vigencia del sujeto de control, de acuerdo con lo

requerido por la matriz de Calificacin de la Gestin Fiscal y tal como se muestra a
continuacin:

Seleccin
de
contratos
seg

Al realizar la distribucin de la informacin contractual en la clasificacin, de acuerdo a

los requerimientos de la Nueva Gua de Auditora Territorial GAT de la Contralora
General del Quindo, se recomienda cruzar la suma de los saldos globales por cada
grupo con el reporte total arrojado por el aplicativo COVI, como mecanismo de control.
Seguidamente se ensea el procedimiento para efectuar la comprobacin de la
informacin que permite evaluar que los saldos obtenidos sean iguales a los que
aparecen en el aplicativo COVI.

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Total de
Consultora
y otros

Total de
Prestacin
de servicios

Verificacin total contratacin INDEPORTES 2012

Consultora y otros
$ 909.521.602
Prestacin de servicios
$ 925.132.401
Suministros
$
0

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Obra pblica
Total

$
0
$ 1.834.654.003

A continuacin, comparamos el valor obtenido con el reportado por el aplicativo COVI,

como se demostra a continuacin:

Total de
contratacin
INDEPORTES

Una vez obtenida la informacin y clasificada de acuerdo con las necesidades

especficas de la Matriz de Calificacin de la Gestin Fiscal, se procede a abrir la
matriz de muestreo aleatorio estadstico; teniendo en cuenta que ya se hizo un trabajo
previo de conocimiento de la Entidad o asunto a auditar, el cual permite al auditor
establecer el nivel de seguridad deseado para trabajar de acuerdo con la siguiente
tabla:
Nivel de seguridad Requerida
0.7

50%

1.7

82%

2.0

86%

3.0

95%

Consecutivamente se procede Abrir el archivo de Excel para trabajar la matriz de

muestreo aleatorio.

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Nivel de
seguridad
requerida

El paso siguiente indica que se deben Insertar las filas que necesite la matriz de
muestreo, para el caso de consultora y otros se requieren 54 filas segn la informacin
descargada desde el aplicativo COVI.

Total de filas
55 menos la
fila del
encabezado
para un total
de 54 filas

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Insertar las
filas que se
necesitan

Una vez se tienen insertadas las lineas necesarias para alimentar la matriz de
muestreo aleatorio estadistico, se procede a copiar la informacion que se tiene en la
fila 33, desde la columna E hasta la columna K, segn los contatos que necesitemos
auditar, como se muestra en el grafico a continuacin:

Copiar la
fila 33,
desde la
columna E
hasta la
columna K,
de acuerdo
a las filas
que se
necesiten

Posteriormente se copia la informacin del nmero y valor del contrato del libro de
trabajo de excel, el cual corresponde a la informacin de la informacin de
INDEPORTES reportada en el aplicativo COVI y clasificada de acuerdo a lo requerido

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por la Matriz de evaluacin de la Gestin Fisacal

Informacin
de nmero
de contrato
de
consultora
y otros

Informacin
de valor del
contrato de
consultora
y otros

La informacin obtenida se utiliza para alimentar la matriz de muestreo aleatorio

estadistico, en la hoja de consultoria y otros como se presenta a continuacin:

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Pegamos la
Informacin
de nmero
y valor del
contrato de
consultora
y otros

Con la informacin obtenida, procedemos a realizar los cambios requeridos para

efectuar el clculo estdistico de la muestra seleccionada de la siguiente manera:
Se busca cual es el mayor valor de los contratos de consultoria y otros, para
digitar dicho valor en la celda E7, en este caso el valor corresponde a
$136.435.518.
Se verifica el valor de la celda final de la columna I, (cumulative value) que para
este caso se ubica en la celda I86 de la matriz de muestreo aleatorio estdistico;
esta celda vara de acuerdo con la cantidad de informacin de contratos que
tenga el sujeto de control.

$136.435.518
En esta celda
se trae la
informacin
final de la
columna
I,
(cumulative
value)

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Es importante anotar que el nivel de seguridad requerido lo debe suministrar el auditor

de acuerdo con el anlisis realizado en el conocimiento de la entidad y la revisin de la
cuenta, realizados previamente en la fase de planeacin de la auditora, que para este
caso sera de 1.7, pero se digita su valor es en porcentaje (82%). Tal como aparece en
la parte superior del formato.

Porcentaje
de nivel de
seguridad

Una vez realizados los ajustes necesarios se observa el resultado del clculo, el cual
para este caso arroja una muestra seleccinada de 5 contratos (CT 0026, CT 0064, CT
Conv. 0032, CT Conv. 0058 y CT 0149)

Muestra
seleccionada
para
consultora y
otros
(5)
contratos
con nivel de
seguridad de
1.7 (82), (5)
contratos

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Algunos de
los contratos
seleccionados
por la matriz

Es importante sealar, que se debe realizar una verificacin para determinar si el

clculo de la muestra es correcto o es necesario ajustar el nivel de seguridad.
Para este caso en particular se realiza una prueba con los 4 niveles de seguridad de la
siguiente manera:
Con un nivel de seguridad de 0.7 (50%), la muestra arrojada es de 3 contratos.

Muestra
seleccionada
para
consultora y
otros
con
nivel
de
seguridad
del
0.7
(50%), (3)
contratos

Con un nivel de seguridad de 2.0 (86%), arroja error, el cual podemos identificar con

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una diferencia de $158.645.951 aunque la muestra arrojada marca 6 contratos; lo que

nos permite concluir que debe ajustarse el nivel de confianza para obtener una
diferencia de 0.
Muestra
seleccionada
para
consultora y
otros
con
nivel
de
seguridad
del
2.0
(86%).
Diferencia de
$158.645.951

Con un nivel de seguridad de 3.0 (95%), la muestra obtenida es de 6 contratos.

Muestra
seleccionada
para
consultora y
otros
con
nivel
de
seguridad del
3.0
(95%),
(6) contratos

Finalmente se debe ralizar el mismo ejercicio para alimentar la hoja de clculo de

prestacin de servicios, suministros y obra pblica, ya que hasta ahora solo se ha
determinado la muestra de los contratos de consultora y otros.