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1-UE-01
Versin N 8
SISTEMA DE GESTIN DE LA
CALIDAD
Reemplaza a:
Versin N7
del 11-09
2013
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UNIDAD DE ESTUDIO
MANUAL DE PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO
ESTUDIO DE PROPUESTAS
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
P-7.1-UE-01
FECHA DE EMISIN:
13 de octubre de 2015
TOTAL DE PGINAS:
19 (diecinueve)
VERSIN N:
REEMPLAZA A:
REVISIN TCNICA:
FECHA:
Waldo Urquiza V.
Gerente Tcnico
13-10-2015
REVISIN DE CALIDAD:
FECHA:
Paula Araya L.
Coordinador de Calidad
13-10-2015
Jos Gmez Ll.
Gerente General
APROBACIN:
FECHA:
13-10-2015
1.
Objetivos.
Describir la metodologa para ejecutar el anlisis ms completo y lograr un presupuesto de
oferta ptimo, que ser aquel que permita realizar la obra segn costos no mayores a los
presupuestados y obtener utilidades no menores a las presupuestadas.
2.
Campo de aplicacin.
El procedimiento es aplicable a Unidad de Estudio, desde el momento en que se recepciona la
informacin para el estudio de la propuesta, hasta que se entrega el presupuesto oferta al
Mandante.
RECEPCION
DOCUMENTOS
DE ESTUDIO
CREACION DE
CARPETA DE
ESTUDIO FISICA
Y DIGITAL
DESARROLLO DEL
ESTUDIO DE LA
PROPUESTA
ENTREGA DE
PROPUESTA
ADJUDICACION
DE OBRA
ENTREGA DE ARCHIVADOR AL
ADMINISTARDOR DE OBRA Y
GERENTE DE OPERACIONES
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3. Referencias.
4. Definiciones.
Antecedentes de Estudio: documentacin en soporte escrito o digital consistente en Planos,
Especificaciones Tcnicas, Bases Administrativas, Aclaraciones y toda otra referencia que aporte
informacin vlida para el estudio de la propuesta.
Mandante: persona natural o jurdica que solicita un servicio a Constructora GHG S.A.
Licitacin o Propuesta: Procedimiento mediante el cual se solicitan a varios proponentes
cotizaciones para la ejecucin de una obra.
Licitacin o Propuesta Privada: Llamado a licitacin de Mandantes Privados, la invitacin puede
ser formal o informal.
Licitacin o Propuesta Pblica: Llamado a licitacin de Organismos Pblicos a travs del Portal
Mercado Pblico o publicacin en diarios de circulacin nacional.
Anlisis de antecedentes: Etapa en la cual se realizan visitas a terreno, se estudian los
antecedentes y se solicitan aclaraciones respecto de las dudas que surjan durante el estudio.
Presupuesto: Oferta generada a travs del estudio de la propuesta.
5. Descripcin.
5.1
La Unidad de Estudio recepciona los antecedentes de estudio y todo otro documento que
el Mandante entregue para el estudio de la propuesta, de manos del Gerente Tcnico o
Secretaria de Gerencia en el caso de propuestas privadas y del Portal Mercado Pblico
para el caso de propuestas pblicas.
5.2
A todos los llamados a licitacin tanto pblicos como privados, se les realiza una
evaluacin previa de parte del Gerente Tcnico, para determinar la vialidad del estudio,
esto se realiza con el registro Evaluacin de Licitaciones Publicas y Privadas F-7.1-UE12.
5.3
Una vez que se ha decidido realizar el estudio de una determinada propuesta, el Jefe de
Unidad de Estudio actualiza y distribuye el registro Calendario de Licitaciones F-7.1-UE010.
5.4
5.5
El asistente crea la carpeta de estudio en forma fsica y digital. Las carpetas de obra fsica
es un archivador, mientras que en archivo digital se debe crear con las siguientes
subcarpetas:
Cdigo P-7.1-UE-01
Nombre carpeta
Versin N 8
Nombres subcarpetas
(nivel 1)
Antecedentes
Estudio
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Nombres subcarpetas
(nivel 2)
Se estructura Dependiendo de
los antecedentes recibidos
- Aclaraciones
- Obsoletos
-
Consultas
Cotizaciones
Subcontratos
Registros
Cubicaciones
Presupuesto
Presentacin
Consideraciones
Visita a terreno
5.7
5.8
El Jefe de Unidad de Estudio coordina visita a terreno en conjunto con el Gerente Tcnico,
identificando responsable, fecha y movilizacin. La persona designada debe completar el
registro Visita a terreno F-7.1-UE-05 y guardar en la carpeta del proyecto.
5.9
El Jefe de Unidad de Estudio consigna el registro Solicitud de Boleta de Garanta F-7.1UE-03, que se enva al Gerente de Administracin y Finanzas al menos cuatro das
hbiles antes de la presentacin de la propuesta, para solicitar la boleta de seriedad de la
oferta.
5.10
La Unidad de Estudio separa los sub proyectos y los enva a cotizar. Tambin cotiza
materiales de construccin, artefactos y otros, dejando registro en formulario Registro de
Subcontratos y Materiales F-7.1-UE-07, el que se debe actualizar diariamente o cada vez
que sea necesario. La cotizacin puede ser realizada telefnicamente, va fax, correo
electrnico o a travs de cualquier medio disponible.
5.11
5.12
Existe una base de datos de proveedores que se va ampliando con cada proyecto.
Eventualmente se puede solicitar informacin al Departamento de Adquisiciones o
consultar en Internet u otro medio similar.
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5.13
5.14
5.15
En formato de itemizado del presupuesto, entregado por Mandante, se deben presentar las
cubicaciones al Jefe de Unidad de Estudio. En el caso en que el itemizado no sea
entregado por el Mandante, este debe ser creado por la Unidad de Estudio. La valorizacin
de las cubicaciones (precios unitarios), puede realizarla el Jefe de Unidad de Estudio o el
mismo Ingeniero de estudio. El presupuesto se genera a travs de algn programa de
computacin adecuado y es presentado al Gerente Tcnico para su aprobacin.
5.16
5.17
La Unidad de Estudio revisa, ordena y almacena las carpetas hasta obtener conocimiento
del resultado de la propuesta. Durante el estudio la carpeta tiene lomo de color gris. De ser
adjudicada se cambia el color del lomo a celeste.
5.18
5.19
Una vez adjudicada la obra, Unidad de Estudio debe subir a la intranet todos los
antecedentes del estudio de la propuesta, adems del consolidado de aclaraciones, para
que el administrador de obra asignado y el gerente de operaciones tengan a acceso a la
informacin. Se entregarn documentos fsicos en casos en que el Administrador de Obra
o el Gerente de Operaciones lo soliciten.
En el caso de aquellos documentos que se entreguen fsicamente se debe completar el
registro Recepcin de Antecedentes F-7.1-UE-01.
Si la propuesta no es adjudicada, se conserva slo la carpeta y el archivo digital,
desechando los planos en papel.
5.20
5.21
Los documentos sealados en el punto 5.20 y 5.21 se consideran, para todos los tipos de
propuestas, como obligatorios, salvo que por caractersticas propias de la obra alguno de
los documentos no se pudiese generar; por ejemplo: si los planos no se tienen en formato
digital no se podr entregar los planos en formato tabloide o A3.
5.22
Las propuestas privadas que no tienen llamado a licitacin o que no tienen una
presentacin formal, se denominan Especial. Para este tipo de propuesta no sern
exigibles todos los registros nombrados en este procedimiento. Solo la Ficha de Obra se
mantendr como registro obligatorio para todo tipo de licitaciones.
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5.23
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6. Registros.
Nombre de Registro:
Cdigo del Registro:
Mantenido por:
Clasificacin:
Acceso a:
Lugar de Almacenamiento:
Tiempo de Almacenamiento:
Disposicin
Carpeta de Proyecto
No aplica
Asistente Unidad de Estudio
Por Obra
Asistentes, Jefe U. de Estudio, Gerente Tcnico, Gerencia
Unidad de Estudio
Original: 1 ao en Unidad de Estudio, Copia: duracin de la obra
Original: 3 aos en bodega, Copia: eliminacin
Nombre de Registro:
Cdigo del Registro:
Mantenido por:
Clasificacin:
Acceso a:
Lugar de Almacenamiento:
Tiempo de Almacenamiento:
Disposicin
Recepcin de Antecedentes
F-7.1-UE-01
Asistente Unidad de Estudio
Por Obra
Asistentes, Gerente Tcnico, Gerencia
Carpeta de Proyecto fsica
Original: 1 ao en Unidad de Estudio, Copia: duracin de la obra
Original: 3 aos en bodega, Copia: eliminacin
Nombre de Registro:
Cdigo del Registro:
Mantenido por:
Clasificacin:
Acceso a:
Lugar de Almacenamiento:
Tiempo de Almacenamiento:
Disposicin
Ficha de Obra
F-7.1-UE-02
Asistente Unidad de Estudio
Por Obra
Asistentes, Gerente Tcnico, Gerencia
Carpeta de Proyecto fsica y digital
Original: 1 ao en Unidad de Estudio, Copia: duracin de la obra
Original: 3 aos en bodega, Copia: eliminacin
Nombre de Registro:
Cdigo del Registro:
Mantenido por:
Clasificacin:
Acceso a:
Lugar de Almacenamiento:
Tiempo de Almacenamiento:
Disposicin
Nombre de Registro:
Cdigo del Registro:
Mantenido por:
Clasificacin:
Acceso a:
Lugar de Almacenamiento:
Tiempo de Almacenamiento:
Disposicin
Cdigo P-7.1-UE-01
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Nombre de Registro:
Cdigo del Registro:
Mantenido por:
Clasificacin:
Acceso a:
Lugar de Almacenamiento:
Tiempo de Almacenamiento:
Disposicin
Nombre de Registro:
Cdigo del Registro:
Mantenido por:
Clasificacin:
Acceso a:
Lugar de Almacenamiento:
Tiempo de Almacenamiento:
Disposicin
Cotizaciones
No aplica
Asistente Unidad de Estudio
Por Obra
Asistentes, Gerente Tcnico, Gerencia
Carpeta de Proyecto fsica o digital
Original: 1 ao en Unidad de Estudio, Copia: duracin de la obra
Original: 3 aos en bodega, Copia: eliminacin
Nombre de Registro:
Cdigo del Registro:
Mantenido por:
Clasificacin:
Acceso a:
Lugar de Almacenamiento:
Tiempo de Almacenamiento:
Disposicin
Solicitud de cotizacin
F-7.1-UE-06
Asistente Unidad de Estudio
Por Obra
Asistentes, Gerente Tcnico, Gerencia
Carpeta de Proyecto fsica o digital
Original: 1 ao en Unidad de Estudio, Copia: duracin de la obra
Original: 3 aos en bodega, Copia: eliminacin
Nombre de Registro:
Cdigo del Registro:
Mantenido por:
Clasificacin:
Acceso a:
Lugar de Almacenamiento:
Tiempo de Almacenamiento:
Disposicin
Nombre de Registro:
Cdigo del Registro:
Mantenido por:
Clasificacin:
Acceso a:
Lugar de Almacenamiento:
Tiempo de Almacenamiento:
Disposicin
Consultas
F-7.1-UE-09
Asistente Unidad de Estudio
Por Obra
Asistentes, Gerente Tcnico, Gerencia
Carpeta de Proyecto fsica o digital
Original: 1 ao en Unidad de Estudio, Copia: duracin de la obra
Original: 3 aos en bodega, Copia: eliminacin
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7.
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Nombre de Registro:
Cdigo del Registro:
Mantenido por:
Clasificacin:
Acceso a:
Lugar de Almacenamiento:
Tiempo de Almacenamiento:
Disposicin
Calendario Licitaciones
F-7.1-UE-010
Asistente Unidad de Estudio
Por Obra
Asistentes, Gerente Tcnico, Gerencia
Se publica
Se actualiza
Eliminacin
Nombre de Registro:
Cdigo del Registro:
Mantenido por:
Clasificacin:
Acceso a:
Lugar de Almacenamiento:
Tiempo de Almacenamiento:
Disposicin
Presentacin propuesta
F-7.1-UE-011
Asistente Unidad de Estudio
Por Obra
Asistentes, Gerente Tcnico, Gerencia
Carpeta de Proyecto fsica o digital
Original: 1 ao en Unidad de Estudio, Copia: duracin de la obra
Original: 3 aos en bodega, Copia: eliminacin
Responsabilidades.
Elaboracin
de
presupuesto
Carpeta de proyecto,
Ficha de obra,
Cotizaciones, Consultas
Visita a terreno, Programa
de propuesta
Solicitud boleta de
garanta
Antecedentes
Recepcionados
Jefe Unidad de
Estudio
Asistente Unidad
de Estudio
8. Modificaciones.
Versin
0
1
1
2
tem
Fecha
04-04-2005
17-08-2005
17-08-2005
28-02-2006
28-02-2006
28-02-2006
Cdigo P-7.1-UE-01
5, 6 y 9
Varios
Varios
2
5.17
5.5
5.13
7
5.20
Varios
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9. Anexos.
9.1 Registro F-7.1-UE-01: Recepcin de Antecedentes
RECEPCIN DE ANTECEDENTES
OBRA
FECHA
F-7.1-UE-01
DETALLE
Cant.
Descripcin
Conforme
ENTREGA
RECIBE CONFORME
Nombre
Nombre
Firma
Firma
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FICHA DE OBRA
DATOS DE LA OBRA
Nombre de la Obra
Cdigo Interno
Mandante
Tipo de Licitacin (privada
publica - especial)
Ubicacin
Plazo de Ejecucin
Superficie de construccin
Caractersticas generales
Presupuesto oficial
FECHAS LICITACIN
Hito
Fecha
Hora
Direccin
Visita a terreno
Consultas
Apertura Tcnica (si
aplica)
Apertura Econmica
Otros: (especificar)
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F-7.1-UE-03
a) Tipo de garanta:
b) Motivo que cauciona:
c) Glosa:
d) Moneda:
e) Monto:
f) Girada a:
g) Rut:
h) Vigencia:
i) Fecha de entrega:
j) Solicitada por:
Firma solicitante
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:
:
:
Fecha visita
:
Encargado GHG :
Antecedentes Coordinador
Nombre
:
Telfono
:
Correo electrnico :
a)
Instalaciones
Factibilidad
SI
NO
Mandante
Provee
Constructora
Agua
Luz
alcantarillado
Telfono
Otros (especificar)
b)
Locomocin
SI
X
NO
Observaciones:
c)
d)
e)
f)
g)
Observaciones varias
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Fono:
Se despide atentamente,
Fono(fax):
(445-8910)
CONSTRUCTORA GHG S.A.
Dr. Manuel Barros Borgoo 384, Providencia.
..@ghg.cl
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No se cotiza- se excusa
Ant. Enviado- cotizando
Cotizacin recibida
NC
C
R
F-7.1-UE-07
Cdigo:
Fecha actualizacin
Fecha presentacin
Nombre:
FONO(i
FAX/
ncl.
cdigo CELUL CONTA
EMPRESA de rea) AR
CTOS
Climatizacin
CUIDAD
Envo
Envo
Comparativo
antecedentes
y/o
Si/no/no
presupuesto
aplica
E MAIL ESTADO aclaraciones
Sanitario
Electricidad
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Ref.: Obra:
Fecha: 00/10/07
CONSULTAS N 1
N
CONSULTAS
A.- ADMINISTRATIVAS
1
2
3
B.- ARQUITECTURA
1
2
3
C.- CLCULO
1
2
3
D.- INSTALACIONES SANITARIAS
1
2
3
E.- INSTALACIONES ELCTRICAS
1
2
3
F.- INSTALACIONES CLIMATIZACIN
1
2
3
G.- INSTALACIONES VARIAS
1
2
3
H.- OTROS (ESPECIFICAR)
1
2
3
Revisin Tcnica Waldo Urquiza V.
Gerente Tcnico
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del 19-10
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Proye
cto
Cdi
go
Com
una
Plazo
de
ejecuci
n
Licitaciones mes-ao
Presupu Visit
Consul
esto
a a tas
terre
Oficial
no
Resp.
Consul
tas
Ofert
a
Adjudi
cacin
Monto
garant
a
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F-7.1-UE-011
PRESENTACIN DE PROPUESTA
Obra
Mandante
Fecha
Fecha apertura
Direccin apertura
Atencin
Datos adicionales
Sobres
:
:
:
:
:
:
:
Documento
Resp.
Observaciones
Ref.
Sobre n 1
Original + copia
Sobre n 2
Original + copia
Sobre n 3
Grado de
dificultad
Fecha
de
entrega
Cdigo P-7.1-UE-01
9.10
Versin N 7
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Versin N 6
del 19-10
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Tipo de
licitacin
Solo lic.
Pblicas
Priv.
N ID
Pub
l
Mandant
e
Nombre
Anticipo
Presup
oficial
iva
incluid
o
Presup
Oficial
neto
Superfi
cie
M2
UF/m2
(neto)
Fecha
Oferta
Fecha
Visita
Estudio
S
No