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I UNIDAD: MUESTREO DE AUDITORA PARA PRUEBAS DE DETALLES DE SALDOS ............................................ - 3 INTRODUCCIN ................................................................................................................................................. - 3 PRUEBA SELECTIVA EN AUDITORIA ................................................................................................................... - 4 El proceso de muestreo aplicado a auditora .................................................................................................... - 4 Muestreo de atributos para pruebas de control y sustantivas de transacciones ............................................ - 15 ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No. 1 .................................................................................................... - 28 MUESTREO PARA DETALLES DE SALDOS Y BALANCES ..................................................................................... - 29 ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No. 2 .................................................................................................... - 39 ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No. 3 .................................................................................................... - 40 II UNIDAD: AUDITORIA DE SISTEMAS COMPLEJOS DE PED.( para un eficiente manejo de la informacin) ..... - 41 GENERALIDADES.............................................................................................................................................. - 41 PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS. ................................................................................................... - 44 LOS CONTROLES DEL SISTEMA DE PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS ............................................. - 46 CLASIFICACION DE LOS SISTEMAS DE PROCESAMIENTO DE DATOS ................................................................ - 49 ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No. 4 .................................................................................................... - 53 AUDITORIA CON COMPUTADORA ................................................................................................................... - 54 UTILIZACION DE SOTWARE DE AUDITORIA GENERAL ...................................................................................... - 55 AUDITORIA CON MICROCOMPUTADORA ........................................................................................................ - 55 PREOCUPACIONES POR EL CONTROL DE CALIDAD .......................................................................................... - 56 ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No. 5 .................................................................................................... - 57 ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No. 6 .................................................................................................... - 59 III UNIDAD: AUDITORIA DEL CICLO DE PERSONAL Y NMINAS ....................................................................... - 60 Funciones en el ciclo, documentos y registros relacionados y controles internos del personal y nminas..... - 60 ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No. 7 .................................................................................................... - 62 Toma de tiempo y preparacin de Nmina ..................................................................................................... - 62 Pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones. ....................................................................... - 63 ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No. 7 .................................................................................................... - 64 IV UNIDAD: AUDITORA DEL CICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS................................................................. - 67 Naturaleza del ciclo de adquisiciones y pago. ................................................................................................. - 68 Procesamiento de las rdenes de compra ...................................................................................................... - 68 Recepcin de mercancas y servicios ............................................................................................................... - 69 Reconocimiento dela responsabilidad ............................................................................................................ - 69 2. Pruebas de control y pruebas sustantivas de transaccin. ...................................................................... - 71 ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No. 8 .................................................................................................... - 72 Verificacin de desembolsos de efectivo ........................................................................................................ - 74 ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No. 9 .................................................................................................... - 75 3. Cuentas por pagar. .................................................................................................................................. - 75 Procedimientos de anlisis .............................................................................................................................. - 78 4. Auditoria de equipos de fabricacin. ....................................................................................................... - 80 Verificacin del gasto de depreciacin ............................................................................................................ - 81 5. Auditoria de gastos pagados por anticipado. .......................................................................................... - 81 Pruebas de Auditoria ....................................................................................................................................... - 82 ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No. 11 .................................................................................................. - 83 6. Auditoria de pasivos acumulados. ........................................................................................................... - 83 7. Auditoria de operaciones. ....................................................................................................................... - 84 Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro
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Objetivos Acadmicos:
Distinguir entre las muestras de transacciones y las muestras de detalles de saldos de cuentas.
Aplicar el muestreo de unidades monetarias.
Tomar acciones apropiadas cuando se encuentran excepciones en la muestra.
Emplear el muestreo por variables.
INTRODUCCIN
Uno de los campos donde ltimamente se ha buscado con ms inters la aplicacin de las tcnicas de muestreo
estadstico, es en la auditoria profesional. En efecto, en este mbito de actividades se presentan frecuentemente
situaciones cuyas condiciones indican una perfecta educacin para el empleo del muestreo estadstico como la
masividad, o sea la existencia de numerosas partidas que deben sujetarse al examen; y al homogeneidad del
universo, o sea el hecho de que las partidas tienen un comportamiento similar en algunas de sus
caractersticas.
Con el empleo de tcnicas de muestreo estadstico en el examen de estados financieros, el auditor normalmente
lleva a cabo pruebas selectivas de transacciones financieras. Solo en casos extraordinarios deber examinar
todas o sustancialmente todas las partidas que integran un grupo de operaciones. Generalmente se puede
obtener informacin respecto a las caractersticas de un grupo de partidas estudiado una pequea muestra.
Siempre que el auditor utiliza una tcnica de muestreo se enfrenta a tres problemas: cmo seleccionar las
partidas, cmo determinar el tamao de la muestra, y cmo evaluar los resultados de la muestra. Al resolver
estos interrogantes debe considerar la calidad de los controles internos en vigor, el tipo de auditoria que est
siendo llevada a cabo, las condiciones descubiertas a medida que la auditoria avanza, la naturaleza de las
transacciones que se examinan, el volumen de las mismas y la clase de personal responsable del registro de las
operaciones.
Sin embargo, por diferentes que sean entre si las aplicaciones, guardan entre ellas un elemento comn: la
formulacin de una opinin sobre el universo o poblacin, con base en el examen de una muestra. Este
elemento comn hace posible la sistematizacin del procedimiento y el establecimiento de principios
generales, independientes de la utilizacin concreta a que se destine.
El auditor puede lograr una muestra ya sea con base en el juicio personal o mediante tcnicas de muestreo
estadstico. El muestreo sobre la base de juicio personal es la tcnica tradicional denominada muestreo no
aleatorio; en este caso la seleccin y la amplitud de la misma se hacen sobre una base subjetiva, en ocasiones
arbitraria. En el segundo caso la seleccin es aleatoria o al azar, con la cual los resultados obtenidos permiten
una mayor confianza, al considerarlos como si hicieran referencia a todos los elementos que constituyen el
universo o poblacin a investigar.
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a) Objetivos.
El auditor determinara los objetivos especficos de la auditoria as como los posibles procedimientos de
auditora que sean necesarios para lograrlos. La consideracin de la naturaleza de la evidencia de auditora
buscada y las condiciones de error as como otras caractersticas que posiblemente surgiran en relacin con la
evidencia buscada, ayuda mucho al auditor en definir qu constituye un error o desviacin , y qu poblacin se
debe utilizar para propsitos del muestreo.
Con base a la compresin general de la entidad, el auditor determinar si la auditoria a realizar ser por
componentes importantes de los estados financieros o por ciclos de transacciones, para posteriormente definir
los objetivos generales y especficos de la auditoria. El auditor determina los objetivos especficos de la
auditoria, y los posibles procedimientos de auditora que sea posible para lograrlos.
Por ejemplo al fijar el objetivo general el auditor debe considerar algunos objetivos especficos, tale cmo:
Emitir un informe que exprese una opinin sobre s el Estado de la Situacin Financiera, Estado de Prdidas y
Ganancias, Estado de Flujo de caja, entre otros emitidos por la entidad XXX, presentan razonablemente, en
todos los aspectos importantes, los derechos y obligaciones, los ingresos recibidos y los gastos incurridos,
durante el perodo auditado, de conformidad a principios de contabilidad y Normas Internacionales de
Informacin Financiera.
Evaluar y obtener suficiente entendimiento del sistema del control interno de una entidad, evaluar el riesgo de
control e identificar condiciones reportables, incluyendo debilidades materiales del control interno. Hacer
pruebas para determinar s la entidad cumpli en todos los aspectos importantes con los trminos de contratos,
leyes y regulaciones aplicables a la entidad.
Determinar si la gerencia ha tomado acciones correctivas adecuadas sobre las recomendaciones de informes de
auditoras anteriores.
b) El universo y las unidades de observacin.
Para alcanzar los objetivos es necesario identificar de manera clara y precisa la poblacin o universo de las
partidas que se analizarn, as cmo definir la forma de caracterizar las desviaciones y definir la materialidad.
Por ejemplo, dado que el objetivo es formar una opinin sobre la integridad de las transacciones de compras, la
poblacin apropiada podra ser todas las facturas aprobadas que hayan sido registradas durante cierto periodo
de tiempo.
El auditor tomar en cuenta la materialidad como el lmite mximo de error que est dispuesto a aceptar para
emitir un dictamen sin salvedades. En la determinacin de la materialidad los auditores utilizarn su juicio
profesional a efecto de emitir un dictamen que permita a los usuarios confiar en los estados financieros para la
toma de decisiones. Esto significa que al determinar la materialidad, el auditor deber tener presente quienes
son los usuarios primarios y secundarios de los estados financieros, que uso darn probablemente a dichos
estados financieros y el grado de precisin que deber tener su informacin para que los usuarios fundamenten
sus decisiones en ellos.
Para identificar adecuadamente el universo es necesario aplicar tres criterios: integridad, pertinencia y,
estratificacin. Estos criterios permiten asegurar al auditor que el universo se haya definido correctamente.
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d) Tipo de universo.
Para calcular el tamao de muestra es necesario identificar el tipo de universo.
La estadstica considera dos tipos de universo, infinito o finito, ambos tipos de poblacin o universo
considerados afectan el clculo del tamao de muestra.
Poblacin infinita. La poblacin o universo es infinito cundo su tamao es muy grande y por lo mismo no se
conoce su nmero total de elementos. Por ejemplo cuando la poblacin se define como el nmero de personas
que asisten en una semana determinada al Parque Central, ste nmero es muy grande y desconocido, para fines
de muestreo la poblacin se considera infinita.
Cuando se conoce el nmero total de elementos de la poblacin, tambin esta puede ser infinita, en ste caso la
poblacin se considera infinita, cundo el tamao de la muestra obtenida es muy pequea con relacin al tamao
del universo. Por ejemplo, cundo se extrae una muestra de 50 archivos de una poblacin de 10,000, para fines
estadsticos se considera infinita.
La estadstica considera, cuando el tamao del universo es conocido, que la poblacin es infinita cuando el
tamao de la muestra es menor al 5% del total de la poblacin. Es decir cuando el valor de la muestra calculada
cumple con la siguiente condicin: n (0.05 x N), es decir, cundo:
n/N 0.05
Poblacin finita. El universo o poblacin se considera finita, cuando sta es contable, se conoce el nmero total
de los elementos que la componen, y el tamao de la muestra no es muy pequeo, relacionada con el tamao del
universo. Por ejemplo, cundo de un archivo con 700 expedientes, se extrae una muestra de 200.
De manera semejante al caso de la poblacin infinita, la poblacin se considera finita cuando se verifica la
siguiente condicin.
n/N > 0.05
Por ejemplo, para una muestra de 150 expedientes extrados de un archivo que contiene 2000.
La poblacin se considera finita, ya que cumple con la condicin anterior.
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El tamao de la muestra puede sufrir algunas modificaciones de acuerdo con algunos criterios del auditor, tales
como:
Cundo el control interno de una dependencia es pobre y se necesita un tamao de muestra mayor.
Mientras ms importante es el rea que se est auditando se necesitar ms evidencia.
A veces es necesario calcular un tamao de muestra ligeramente mayor para compensar unidades que no estn
disponibles o no se puedan localizar.
Para el clculo del tamao de la muestra para pruebas de auditora sobre Unidades Monetarias en Pruebas
sustantivas se utiliza un procedimiento matemtico un poco ms complejo, como se ver ms adelante.
5. Seleccin de las observaciones
A continuacin se elige el procedimiento para seleccionar las observaciones de la poblacin. Los mtodos ms
comnmente empleados son: el muestreo simple aleatorio y el sistemtico. Cuando as lo requiere el caso se
puede emplear el muestreo estratificado. Cualquier entre ellos puede ser utilizado para la seleccin y recoleccin
de las unidades de la muestra. Si se utiliza la tcnica al azar el auditor debe asegurarse de que no existe ningn
sesgo. En todo momento el criterio consiste en demostrar que la muestra es representativa del universo, por qu
cualquier elemento del universo pudo ser elegido en la muestra.
6. Recoleccin de la evidencia
Despus aplicar el mtodo de seleccin se recolecta y examinan las unidades de la muestra para determinar su
naturaleza y la frecuencia de desviaciones que se encontraron para cada uno de los controles establecidos.
7. Evaluacin de resultados y dictamen.
Una vez llevada a cabo la prueba de cumplimiento para detectar desviaciones, los resultados de la prueba deben
ser evaluados para llegar a una conclusin sobre la eficacia de los procedimientos de control. El proceso de
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La interpolacin se efecta haciendo dividiendo la distancia que separa el tamao de muestra inferior del valor
real, dividido entre la distancia que separa los lmites inferiores y superiores del tamao de muestra que se
obtuvieron en la tabla. Este cociente se iguala al cociente que resulta de dividir la distancia que existe para los
lmites de tolerancia de la poblacin. Como se muestra a continuacin.
Por ejemplo. Para un tamao de muestra de 62, para un riesgo de error de 5% y 3 desviaciones encontradas en la
muestra. Se tiene:
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Se calcula una tasa de desviaciones para cada atributo, dividiendo el nmero real de desviaciones encontrado
sobre el tamao de muestra utilizado.
Se compara la tolerancia de error fijada en la planeacin, con el lmite superior de desviaciones del universo
encontrado en la tabla. S el lmite superior de desviaciones del universo encontrado mediante el proceso de
inferencia estadstico que muestra la tabla, es superior a la tolerancia de error, se rechaza el control y se concluye
que existen fallas en dicho control. S el porcentaje de desviaciones que muestra la tabla es menor o igual a la
tolerancia de error, se acepta el control.
Por considerarse que el inters de conocer el porcentaje de desviaciones del universo siempre que conocer el
mayor valor de desviaciones encontradas, siempre se considera este valor, no el menor.
Supngase que en el ejemplo anterior, el auditor encontr 2 boletas con error en la muestra de 200 (198).
Utilizando la misma tabla, se calcula el ET de la siguiente manera. El nmero de errores encontrado es 2. Como
se muestra grficamente a continuacin.
Busque el cruce entre la columna encabezada por el nmero de errores encontrados, y el tamao de la muestra.
Se encuentra en el cruce que este valor es 2.6%.
El auditor as puede decir que: Tiene una confianza de 90% que la taza de error actual en la poblacin no excede
el 2.6%; o hay un riesgo estadstico de que la taza de error actual en la poblacin es ms de 2.6%; y en todo caso,
como el 2.6% es menos que el ET del auditor de 4%, en tener confianza en el sistema que asegura que se logren
los criterios de la elegibilidad, es merecido.
Se nota que se utiliza el muestreo de atributos no solo en la etapa de planificacin del tamao de la muestra, sino
tambin en la etapa de evaluacin.
de los resultados del muestreo, durante el proceso de la aplicacin de las pruebas de cumplimiento (de los
controles internos.
Ejemplo de aplicacin mediante un caso. El grupo de auditores X desea aplicar una auditora a uno de sus
clientes ms apreciados, la empresa Y.
Aplicando un muestreo de atributos para pruebas de control, relacionado con los egresos por concepto de pagos a
proveedores realizado por la empresa el ltimo semestre.
La evidencia obtenida deber utilizarse para evaluar la correcta erogacin de los desembolsos realizados y la
aplicacin de los procedimientos contables respaldados por la documentacin correspondiente.
Objetivo de la auditora. El objetivo de la auditora es detectar cualquier desviacin en las erogaciones al pago de
proveedores. Verificar que los egresos se encuentran debidamente amparados por la documentacin autorizada y
registrados de acuerdo con las normas.
Universo y unidades de observacin. El universo est compuesto por nmero total de facturas pagadas a
proveedores durante el periodo de tiempo correspondiente, los nmeros de factura comprendidos entre la nmero
5,000 y 10,500. Cada factura con su documentacin respectiva representa la unidad de la muestra.
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Las facturas que se seleccionan se obtienen agregando est longitud a cada uno de los nmeros anteriores, a
partir del primero que se obtuvo de manera aleatoria.
Facturas seleccionadas: 3,567 - 3,595 3623 3651 3679 ------------3415 - 3443 - 3471.
Como se observa las ultimas observaciones se encuentran muy cerca del nmero de factura inicial, es decir el
mtodo recorre toda la imagen de observaciones hasta termina cerca del nmero de factura 3567 para nmeros
menores que l. Cuando se sobrepasa el lmite superior que comprende el intervalo en donde se encuentra el
universo, ya aun es necesario extraer ms observaciones, se contina desde el principio, sin interrumpir la
secuencia.
Recoleccin de la evidencia. El nmero de desviaciones que se encontraron para cada atributo, despus de
aplicar el trabajo de auditora, se muestra en la siguiente tabla.
El lmite superior real de desviaciones estimado para la poblacin empleando una confiabilidad del 90%, est
dado por el valor de 3.42%. Este valor se compara con la tolerancia de error, como se expresa grficamente a
continuacin.
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Puesto que el nmero de desviaciones del universo supera la materialidad fijada para el control, se acepta que el
elemento se encuentra fuera de control.
Los atributos restantes se analizan de la misma manera, resultando la siguiente tabla de resultados.
Conclusin. El riesgo de control planeado no es respaldado para los atributos 1,2 4, y 5, excepto para la copia de
emisin del cheque utilizado para cubrir el pago. Las desviaciones encontradas representan una condicin
reportable que debe comunicarse a la administracin y al comit de auditora.
Ejemplo. Para calcular el tamao de muestra en una auditora cuyo objetivo es encontrar irregularidades en la
integracin de la documentacin de las contrataciones del personal del rea de produccin. La unidad de
muestreo o partida es cada expediente, existe un total de 2000 nuevas contrataciones realizadas en el ao. Se fijo
una confiabilidad del 95% para tolerancia de error del 4%. S la tasa de desviaciones esperadas del universo es
del 2% Cul es el tamao de muestra?. El tamao de muestra resultante es demasiado grande para estas
condiciones, ya que resulta un tamao de muestra del 20% del total de la poblacin es decir 400 expedientes.
Ambos tipos de muestreo estadstico y no estadstico pueden ser utilizados al hacer una auditora para pruebas de
control, la diferencia entre ambos es que mientras el segundo es ms fcil de calcular su tamao de muestra, pues
se limita a tomar un porcentaje de observaciones del universo, no permite establecer una conclusin valida y
confiable sobre el comportamiento del universo, sus conclusiones se limitan al anlisis de la muestra y a suponer
que algo semejante este pasando con la poblacin. Frecuentemente se obtiene un tamao de muestra demasiado
grande para los objetivos de la auditora, con unl desperdicio de recursos inevitable.
El muestreo estadstico requiere para su uso de mayor entrenamiento y capacitacin por parte del auditor, se
necesita un trabajo de planeacin ms preciso, y siempre es necesario fijar un riesgo de error y una tolerancia. Su
aplicacin permite calcular un tamao de muestra suficiente para cumplir con los objetivos de la auditoria,
ahorra una gran cantidad de recursos al hacer un uso ms eficiente del trabajo del auditor, el anlisis de la
muestra permite establecer una conclusin que se extiende sobre el universo, basado en una confiabilidad y
tolerancia. Trae consigo un mejor uso de los recursos disponibles, permite elaborar dictmenes ms
profesionales mediante ficha tcnicas completas, que ofrecen mayor transparencia y claridad sobre los
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5. Se practic una auditora a una dependencia con el objeto de determinar si toda la documentacin que indica
la normatividad estaba presente en cada una de las partidas.
S se acepta un riesgo de error del 10% y una tolerancia de error del 4% determine el nmero de partidas que
sern necesario auditar si se sabe que de experiencias anteriores el porcentaje de cuentas que se han encontrado
en el universo es del 1%.
Suponga que el nmero de partidas que se detectaron con desviaciones significativas fueron 2. Cul sera la
conclusin del dictamen?
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El factor de confiabilidad para la distribucin de probabilidad de Poisson depende del riesgo de error
considerado para cero errores de sobreestimacin, riesgo de aceptacin incorrecta, y se encuentra tabulado en
tablas para diferentes valores de riesgo de error. Como se muestra a continuacin.
Factores de confiabilidad para cero errores de sobreestimacin. (FC)
En este caso la precisin se obtiene restando a la tolerancia de error el monto de las desviaciones esperadas del
universo, previamente multiplicadas por un factor de expansin de las desviaciones al universo.
Los factores para proyectar el monto de las desviaciones al universo estn dadas por:
Factores de expansin para errores esperados (FE)
Al igual que en el muestreo por atributos es necesario fijar el error de aceptacin incorrecta para determinar el
tamao de la muestra, la experiencia y criterio profesional debern utilizarse para fijar este valor, el riesgo ms
utilizado es de; 5% o 10%. El error tolerable que se est dispuesto aceptar o precisin, de igual manera es la
cantidad significativa mxima que se est dispuesto aceptar y aun as concluir que no existe una desviacin
significativa que permita establecer un diagnostico negativo. Es necesario estimar con base en la experiencia o
en el resultado de auditoras anteriores el estado que tiene el universo, este valor puede estar en porcentajes y
deber pasarse a unidades monetarias.
La frmula para calcular el tamao de la muestra para el mtodo proporcional al tamao del universo est dada
por:
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Para aplicar esta frmula se deben considerarse los siguientes siete elementos.
V = Valor total en libros del universo auditado.
R E= Riesgo de error (%)
FC = Factor de confiabilidad para el riesgo de error especificado.
TE = Error tolerable de las desviaciones (precisin) expresado en unidades monetarias, se puede tener ste
expresado como porcentaje, en cuyo caso es necesario hacer la conversin a unidades monetarias.
EU = Error esperado de desviacin del universo expresado en unidades monetarias
FE = Factor de expansin del error de las desviaciones esperadas del universo
Por ejemplo. Para la dependencia XXX el valor en libros del universo es de $600,000, para 5000 partidas El
riesgo de error se fija en 5%. El factor de confiabilidad se busca en tablas para un riesgo de 5%; es igual a 3.0
El error tolerable se fija en 5%. El error tolerable en unidades monetarias es de:
0.05 x $ 600, 000 = $ 30 000.
El error previsible de desviaciones del universo, con base en la experiencia previa, se fija en $ 6 000. El factor de
error previsible se busca en tablas para un riesgo de error del 5%, confiabilidad del 95%. Este valor es de 1.6
El nmero de partidas que hay que auditar para cumplir con las condiciones anteriores es:
Ejemplo. Se desea practicar una auditora a los estados financieros del 2011 de una Empresa Manufacturera en
Esteli, con el objeto de verificar la correcta aplicacin contable de los recursos empleados, en su caso detectar
cualquier omisin o faltante. Se analiza la cuenta de inversiones que representa un monto total de $7,000,000,
est a su vez compuesta de 5000 sub cuentas. Para calcular el nmero de partidas que debern ser auditadas se
fija una confiabilidad del 99%, es decir se considera un riesgo de error del 1%. El trabajo practicado en este tipo
de cuentas permite suponer que la mxima omisin o desviacin que se pueda encontrar en el universo no
sobrepasa el 1%. La materialidad se fija para una tolerancia de error del 0.3%. El tamao de muestra se calcula
de la siguiente manera:
n/N>5
Se obtiene un tamao de muestra para poblacin finita de 896 partidas.
Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro
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Para aplicar este intervalo para todas las unidades de la poblacin es necesario recorrer toda la imagen del
universo de manera sistemtica. El principio fundamenta es que las cuentas de mayor monto sean seleccionadas
con mayor frecuencia, para este propsito es necesario ordenar todas la cuentas de manera progresiva del menor
monto al mayor, y posteriormente obtener un monto acumulado para las cuentas ordenadas de manera
ascendente. Este procedimiento garantizar que al aplicar el muestreo sistemtico, en las cuentas seleccionadas
parecern con mayor frecuencia las de de mayor monto. A continuacin se muestra la aplicacin del
procedimiento para un universo de $ 48,818. compuesto por 38 cuentas.
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Importe
345
21
21
654
23
44
789
23
67
4
5
234
23
34
54
101
155
456
54
209
7
8
789
23
67
67
276
343
9
10
54
67
76
78
419
497
11
123
78
575
12
789
90
665
13
12345
90
755
14
342
123
878
15
678
213
1091
16
17
90
3453
217
234
1308
1542
18
19
7890
4567
312
342
1854
2196
20
21
342
2538
21
22
34
78
345
453
2883
3336
23
6785
456
3792
24
3456
567
4359
25
678
654
5013
26
54
678
5691
27
67
678
6369
28
908
678
7047
29
567
789
7836
30
31
213
217
789
789
8625
9414
32
342
908
10322
33
78
3453
13775
34
312
3456
17231
35
453
4567
21798
36
678
6785
28583
37
90
7890
36473
38
76
12345
48818
Total
48818
48818
Con base en el procedimiento anterior se procede aplicar el muestreo sistemtico sobre las cuentas acumuladas.
Para este propsito se elige al azar una cuenta dentro de las cinco primeras. La cuenta con el monto que est
dentro del intervalo ser seleccionada, como se muestra a continuacin.
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Como se observa al aplicar el procedimiento las cuentas de mayor montos son extradas con mayor frecuencia
sin descuidar las montos menores, y el procedimiento de seleccin es aleatorio, pues la primera observacin
seleccionada dentro de las cinco primeras, lo es.
6. Ejecucin del trabajo de auditora.
En la ejecucin del trabajo de auditoria se pone en prctica la revisin y anlisis de las cuentas. En esta fase del
procedimiento se audita cada una de las cuentas seleccionadas y se analiza su registro del valor en libros as
como el valor observado en el trabajo. En esta fase del proceso el auditor aplica los procedimientos propios de la
auditora para analizar el valor registrado en libros, de cada una de las partidas que componen las muestra y, el
valor que ampara la documentacin y la acreditacin. Cuando ocurren diferencias se anotan los faltantes para
proyectarlos despus., mediante un proceso de inferencia estadstica, hacia todo el universo. Por ejemplo, en la
confirmacin de las cuentas cobradas por una dependencia el auditor debe auditar una muestra de ellas para
determinar cualquier peso faltante en cada cuenta. S el auditor encontr tres cuentas con desviaciones
monetarias, registra el faltante para evaluar posteriormente los resultados, como se muestra a continuacin.
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Valor en
libros
$ 88,893
100,234
56,000
Desviacin
total
45,990
9,334
-12,879
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40,425,000.00
845,000.00
Despus de practicado el trabajo de auditora se encontraron las siguientes diferencias en diez de las cuentas
revisadas.
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Valor auditado
372,000
228,000
85,000
856,000
43,000
670,000
30,000
429,000
82,000
120,000
Considerando el riesgo de error fijado de antemano y fijando un riesgo de aceptacin incorrecta del 10%.
Debera la auditoria rechazar las cuentas y concluir que hay un faltante no explicado, por la contabilidad.
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Distinguir entre las muestras de transacciones y las muestras de detalles de saldos de cuentas.
Aplicar el muestreo de unidades monetarias.
Tomar acciones apropiadas cuando se encuentran excepciones en la muestra.
Emplear el muestreo por variables.
INTRODUCCION
De todos es sabido que en la actualidad, es necesario recurrir a la tecnologa para desarrollar las actividades
cotidianas, por lo que es indispensable adquirir los conocimientos bsicos que nos permitan el fcil manejo de
equipos computacionales y otro tipo de maquinaria.
Al hablar de procesadores electrnicos, nos referimos a mquinas capaces de recibir informacin, procesarla y
emitir resultados. Pero para ello, se debe combinar cierta cantidad de accesorios, que dirigidos por un sistema
operativo o cerebro electrnico comn, funcionan y desarrollan las actividades que el usuario desea realizar.
El PED se refiere al proceso electrnico de datos, que forman parte de la organizacin de una empresa y que
solamente proporcionan servicio a otras divisiones, reas o departamentos de la misma empresa.
El procesamiento electrnico de datos ha producido un impacto muy significativo en el procesamiento de datos.
Muchos de los atributos de un sistema PED afectan al auditor y al trabajo que este desempea. El cambio en los
rastreos de auditoria, la velocidad y exactitud de la computadora, as como sus capacidades de revisin, exigen al
auditor examinar los procedimientos tradicionales y efectivos para los sistemas electrnicos.
La concentracin del procesamiento en sistemas PED y la complejidad de dichos sistemas requieren que el
auditor se familiarice con la planeacin, la programacin y la documentacin necesaria de las actividades de
PED. La comprensin cabal del procesamiento electrnico de datos y de los tipos de control factibles en los
sistemas electrnicos, es de gran importancia para la evaluacin que el auditor pueda hacer de los controles
internos, as como para utilizar las computadoras en la auditoria.
GENERALIDADES
Historia del procesamiento de datos
Desde pocas muy remotas el hombre procesa datos. Es muy probable que el hombre primitivo empleara los
dedos de las manos para efectuar operaciones muy sencillas y almacenar toda la informacin posible en su
memoria, por lo que fue necesario auxiliarse de todos los medios que permitieran resolver operaciones un poco
ms complicadas, tal es el caso del baco que, de hecho, fue uno de los primeros inventos (herramientas para el
proceso de la informacin).
En su forma ms sencilla, el baco consiste en una tabla con una serie de ranuras, en donde son colocadas tantas
fichas (indicadores) como unidades, decenas o centenas haya que representar.
Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro
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El rastreo de auditoria es esencial al auditor para rastrear la corriente sistemtica de datos dentro de una
compaa.
Las empresas tambin usan los rastreos de auditoria en respuesta a preguntas y solicitudes de fuentes, tales como
los clientes, los empleados, los vendedores y las dependencias de gobierno.
Otra innovacin en los rastreos de auditoria producido con el advenimiento del sistema PED, es la eliminacin
de ciertos registros histricos.
La velocidad de la computadora permite al auditor procesar o reprocesar actividades completas en menos
tiempo.
As mismo ha demostrado ser mucho ms exacta que las personas y que los dispositivos mecnicos anteriores
para efectuar clculos y para registrar y recorrer los datos.
La computadora, cuando se programa debidamente, puede desempear funciones de revisin similares a las
realizadas por personas.
La computadora puede tomar decisiones lgicas que pueden ayudar enormemente al auditor. En un sistema PED
en el cual los registros de inventario se conserven en cinta magntica o en discos magnticos, una pregunta
redactada en forma adecuada puede informar, en un plazo relativamente breve, la cantidad de inventario que no a
sido usada durante un periodo especifico de tiempo.
El procesamiento electrnico de datos permite concentrar numerosas etapas del procesamiento en un solo
departamento, eliminando as el tradicional control interno logrado mediante la separacin de funciones en el
proceso de registro.
En algunos aspectos, la complejidad de un sistema PED ayuda al auditor. Un sistema electrnico exige anunciar
los procedimientos en forma excepcionalmente detallada, precisa y completa. Como parte de la documentacin
de los sistemas, es muy posible que el auditor encuentre diagramas de recorrido de sistemas, diagramas de
recorrido de programa, relaciones de programa, y descripciones narrativas.
Los diagramas de recorrido son un medio de presentar la informacin y las operaciones de tal manera que
resulten fciles de visualizar y seguir.
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Diseo de sistemas.
La complejidad de los sistemas electrnicos requieren programaciones y diseos de sistemas detallados. Estos
detalles deben estar debidamente documentados, a fin de evaluar y modificar el sistema.
Programacin
La programacin de la computadora es la preparacin de los diagramas de recorrido, relaciones de programa e
instrucciones para el manejo de la computadora. Durante la planeacin e instalacin de un sistema o aplicacin
de PED, es conveniente documentar todos los aspectos del desarrollo de programas lo ms explcitamente
posible.
Operaciones de la computadora.
Uno de los ms importantes controles sobre las operaciones de la computadora es el riesgo que se mantiene para
marcar el tiempo de anlisis. Este registro de utilizacin consigna las operaciones de la computadora, el uso del
equipo y el tiempo consumido en procesar un trabajo. Tal registro debe ser analizado y revisado por personal de
operacin responsable, para determinar el tiempo que se requiere para procesar cada uno de los trabajos y las
razones de todas las demoras.
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b.)
Random:
Se accesan en primera instancia la tabla de ndices de manera de recuperar la direccin de inicio de bloque en
donde se encuentra el registro buscado. Se permite para archivos con Organizacin Sec.Indexada.
c.)
Dinmico:
Se accesan en primera instancia la tabla de ndices de manera de recuperar la direccin de inicio de bloque en
donde se encuentra el registro buscado. Se permite para archivos con Organizacin Sec.Indexada.
d.)
Directo:
Es aquel que utiliza la funcin de Hashing para recuperar los registros. Slo se permite para archivos con
Organizacin Relativa.
Es importante mencionar que segn la historia del procesamiento de datos, existen algunos programas diseados
para el procesamiento de datos, dentro de los cuales podemos mencionar:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
UNIX
LINUX
Macintosh OS
MS-DOS
OS/2
Windows 95
Windows NT
NetWare.
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Linux es un Unix libre, es decir, un sistema operativo, como el Windows o el MS-DOS (sin embargo, a
diferencia de estos y otros sistemas operativos propietarios, ha sido desarrollado por miles de usuarios de
computadores a travs del mundo, y la desventaja de estos es que lo que te dan es lo que tu obtienes, dicho de
otra forma no existe posibilidad de realizar modificaciones ni de saber como se realiz dicho sistema.
Macintosh OS:
El sistema operativo constituye la interfaz entre las aplicaciones y el hardware del Macintosh. El administrador
de memoria obtiene y libera memoria en forma automtica para las aplicaciones y el sistema operativo. Esta
memoria se encuentra normalmente en un rea llamada cmulo. El cdigo de procedimientos de una aplicacin
tambin ocupa espacio en el cmulo.
MS-DOS
Como otros sistemas operativos, el MS-DOS supervisa las operaciones de entrada y salida del disco y controla el
adaptador de vdeo, el teclado y muchas funciones internas relacionadas con la ejecucin de programas y el
mantenimiento de archivos. El MS-DOS es un sistema operativo monotarea y monousuario con una interfaz de
lnea de comandos.
El significado de estas letras es el de Microsoft Disk Operating System. Microsoft es el nombre de la compaa
que diseo este sistema operativo, e IBM la compaa que lo hizo estndar al adoptarlo en sus microordenadores.
Este sistema operativo emplea discos flexibles con una organizacin determinada. Los discos se pueden grabar
por una o por dos caras y la informacin se organiza en 40 pistas de 8 9 sectores de un tamao de 512
caracteres, reservndose el sistema para la propia informacin del disco, que puede ser disco removible o disco
duro, teniendo en el segundo ms capacidad pero similar estructura.
OS/2
En informtica, sistema operativo multitarea para ordenadores o computadoras personales con
microprocesadores de la gama x86 de Intel. El OS/2 puede ejecutar aplicaciones para Windows y MS-DOS y
leer discos de MS-DOS. El OS/2 fue desarrollado originalmente como un proyecto conjunto de Microsoft e
IBM.
Desarrollado inicialmente por Microsoft Corporation e International Business Machines (IBM), despus de que
Intel introdujera al mercado su procesador 80286. Pero la sociedad no duro mucho ya que IBM vea a Windows
como una amenaza para el SO/2.
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Windows 98
En junio de 1998 Microsoft lanz Windows 98, que inclua funciones integradas para acceso a Internet.
Windows XP
En 2001 Microsoft public Windows XP, el primer sistema operativo para PC desarrollado por la compaa que
no estaba basado en MS-DOS.
Windows Vista.
En noviembre de 2006 estuvo disponible para las empresas, y a finales de enero de 2007, para el resto de los
usuarios. El nuevo sistema presenta importantes mejoras en los grficos y en la capacidad de bsqueda, as como
en la proteccin contra virus informticos.
Netware:
En informtica, familia de productos de sistemas operativos para redes de rea local producidos por Novell, Inc.
Diseada para funcionar en PCs de IBM y en Apple Macintosh, Novell NetWare permite a los usuarios
compartir archivos y recursos del sistema, como los discos duros y las impresoras.
ACCES
Microsoft Access es un programa Sistema de gestin de base de datos relacional creado y modificado por
Microsoft para uso personal de pequeas organizaciones. Es un componente de la suite Microsoft Office aunque
no se incluye en el paquete "bsico". Una posibilidad adicional es la de crear ficheros con bases de datos que
pueden ser consultados por otros programas. Dentro de un sistema de informacin entrara dentro de la categoria
de Gestion y no en la de Ofimtica como algunos creen.
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EXCEL
Microsoft Office Excel, mejor conocido slo como Microsoft Excel, es una aplicacin para manejar hojas de
clculos. Este programa fue y sigue siendo desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente
en tareas financieras y contables.
La importancia de Excel radica simplemente en poder utilizar filas y columnas para almacenar informacin
creando una base de datos, elaborar hojas de trabajo y libros contables electrnicos, entre otras actividades que
impliquen la utilizacin de tablas. Todo esto con la facilidad de la tecnologa y la informtica, permitiendo semiautomatizar casi la totalidad de las operaciones y ahorrarse buena parte del tiempo que utilicemos para
desarrollar completas y avanzadas hojas de clculo.
Microsoft Excel posee varias alternativas abiertas, las cuales estn disponibles para mltiples sistemas operativos
y distribuciones, a diferencia de Excel, el cual solo funciona en los sistemas Windows y Macintosh. La mayor
parte de estas alternativas libres poseen compatiblidad con documentos nativos de Excel. Algunas alternativas de
cdigo abierto para Microsoft Excel, son OpenOffice.org Calc, Gnumeric y KSpread.
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Describir el ciclo de personal y nminas y los documentos y registros, funciones y controles internos
pertinentes.
Disear y desarrollar pruebas y controles y pruebas sustantivas de transacciones para el ciclo de nminas
y personal.
Disear y desarrollar procedimientos de anlisis para el ciclo de nminas y personal.
Disear y desarrollar pruebas de detalles de saldos para cuentas en el ciclo de nminas y personal.
Introduccin
El ciclo de personal y nminas involucra el empleo y pago de todos los empleados, sin importar la clasificacin
o mtodo con que se determine su compensacin, Los empleados incluyen ejecutivos con un sueldo fijo ms
bonificacin, oficinistas con sueldo mensual con tiempo extra o sin l, vendedores a comisin, y personal de
fbrica y sindicalizado a los que se les paga por hora.
El ciclo es importante por varias razones. En primer lugar, los sueldos, salarios, impuestos a los patrones, y otros
castos de los mismos son el gasto principal en todas las compaas. En segundo lugar, la mano de obra es una
consideracin tan importante en la evaluacin del inventario en compaas industriales y de construccin, que la
clasificacin y adjudicacin de mano de obra incorrecta puede resultar en una equivocacin considerable en la
utilidad neta. Por ltimo, las nminas son un rea donde se desperdician grandes cantidades de recursos de la
empresa por ineficiencia o se roban por medio del fraude.
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Efectivo en el Banco
Pagos de salario
Pagos de impuesto
a la nmina
Gastos acumuladoss
por impuestos a las nminas
Pago
Saldo inicial
Gastos por
impuestos a
las nminas
Saldo final
Las cuentas de operacin separadas para las nminas tambin incluyen normalmente sueldos y bonificaciones de funcionarios,
sueldos de oficinas, sueldos y comisiones de vendedores y mano de obra indirecta. Estas cuentas tiene la misma relacin
con salarios acumulados e impuestos retenidos y otras deducciones que se muestran para mano de obra directa.
CUENTAS
Efectivo de Nmina
Todas las cuentas de gastos por nmina
FUNCIONES
COMERCIALES
Personal y empleos
DOCUMENTOS Y REGISTROS
Registro de personal
Forma parte la autorizacin de deducciones
Control de tiempo y
preparacrn de nmina
Tarjeta de tiempo
Boleta de tiempo de obra
Reporte resumido de nmina
Diario de nmina
Archivo maestro de nmina
Pago de nmina
Cheques de nmina
Preparacin de
declaracin de
impuestos sobre
y pago de impuestos
Declaraciones de Pago
de impuesto
Nmina
Clases de transacciones, cuentas, registros relacionados con el ciclo de nmina (Tomado del libro Auditoria
Integral)
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Procedimientos de auditoria
Tamao de muestra
Muestra a seleccionar
Oportunidad
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FUENTE
Tarjeta oe tiempo
Lista de empleados
Lista de tasa de salarios
(autorizada por el
. presidente) .
Horas regulares
Tarjeta de tiempo
Horas de tiempo extra
Tarjeta de tiempo
Deducciones especales * Forma especial (preparada
por el empleado)
* Se incluyen en la forma de entrada slo para los nuevos
empleados, terminaciones y cambios.
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Introduccin
El tercer ciclo principal de transacciones que se analiza en este libro de texto es la adquisicin y pago de
mercanca y servicios de fuentes externas. La adquisicin de mercancas y servicios incluye partidas como la
adquisicin de materias primas, equipo, suministros, servicios, reparaciones y mantenimiento, e investigacin y
desarrollo. El ciclo no incluye la adquisicin y pago de servicios de empleados, ni las transferencias internas y
distribucin de costos dentro de la organizacin. Lo primero forma parte del ciclo de nminas y personal. Y lo
segundo pasa a auditora como parte de la verificacin de activos o pasivos individuales.
El ciclo de adquisiciones y pagos incluye dos clases distintas de transacciones: Adquisiciones de mercancas y
servicios y desembolsos de efectivo para estas adquisiciones. Las devoluciones de compras y rebajas tambin
son una clase de transaccin, pero, para la mayora de las compaas, las cantidades son insignificantes.
Efectivo en
el banco
Compras de materias
primas
Devoluciones y rebajas
en las compras
Propiedad, planta y
equipo
Gastos Anticipados
Cuentas
Auxiliares
Reparaciones y
mantenimiento
Impuestos
Suministros
Flete hacia
la planta
Servicios
Mejoras en Instalaciones
rentadas
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CLASES DE
TRANSACCIONES CUENTAS
Adquisiciones
Salidas de
efectivo
FUNCIONES DE
NEGOCIOS
DOCUMENTOS Y REGISTROS
Inventario
Procesamiento de
Propiedades, planta y equipo rdenes de compra
Gastos anticipados
Mejoras a instalaciones rentadas
Cuentas por pagar
Gastos de manufactura
Gastos de ventas
Gastos administrativos
Recepcin de
bienes y servicios
Reconocimiento
del adeudo
Requisicin de compras
Orden de compra
Cheques
Diario de desembolsos de efectivo
Procesamiento y
registro de
desembolsos de
efectivo
Reporte de recepcin
Diario de adquisiciones
Re!Jorte resumido de adquisiciones
Factura del proveedor
Memorndum de acleudo
Comprobante
Archivo maestro de cuentas por pagar
Balanza de comprobacin de cuentas
por pagar
Estado de cuenta del proveedor
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2.
En una auditora comn, las cuentas que ms tiempo se llevan para su verificacin en pruebas de detalles de
saldos son las cuentas por cobrar, inventario, activos fijos, cuentas por pagar, y cuentas de gastos. De estas cinco,
cuatro estn relacionadas directamente con el ciclo de adquisiciones y pagos. Puede ser extenso el tiempo neto
ahorrado si el auditor reduce las pruebas de detalles de las cuentas al utilizar pruebas de controles y pruebas de
transacciones para verificar la estructura de control interno y adquisiciones y desembolsos efectivos. Por tanto,
no debe sorprendernos que las pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones para el ciclo de
adquisiciones y pagos reciban atencin considerable en las auditoras bien llevadas, en especial cuando el cliente
tiene una estructura efectiva de control interno.
Las pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones para el ciclo de adquisiciones y pagos se dividen
en dos amplias reas: pruebas de adquisiciones y pruebas de pagos. Las pruebas de adquisiciones se encargan de
tres de las cuatro funciones sealadas con anterioridad en este captulo: procesamiento de las rdenes de compra,
recepcin de mercancas y servicios, y el reconocimiento del pasivo. Las pruebas de pagos se encargan de la
cuarta funcin, el procesamiento y registro de los desembolsos de efectivo.
Procedimientos de auditoria
Tamao de la muestra
Partidas que seleccionar
Momento oportuno
Metodologa para disear pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones para el ciclo de
adquisiciones y pagos.
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Resumen de objetivos de auditora relacionados con transacciones, controles clave, pruebas de controles y
pruebas sustantivas de transacciones para adquisiciones
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CONTROL INTERNO
CLAVA
PRUEBA COMUN DE
CONTROL INTERNO
PRUEBAS SUSTANTIVAS
COMUNES DE TRANSACCIONES
Existencia de requisicn
de compra, orden de
compra, reportes de
recepcin y factura del
proveedor adjunto al
comprobante.
Examen de documentos
en el paquete del
comprobante para
verificar su existencia.
Aprobacin de
adquisiciones en el nivel
correcto.
Verificar la indicacin de
aprobacin.
Cancelacin de
documentos para evitar
que se vuelvan a usar.
Verificar la indicacin de
cancelacin
Examen de la indicacin
de verificacin inlprna
Revisar el diario de
adquisiciones, mayor
general, archivo
maestro de cuentas por
pagar en busca de
cantidades o
desusadas
Examer de documertos
de respaldo para
determinar su
razonabilidad y
autentiCidad (facturas de
proveedores, reportes de
recepcin rdenes de
de compra y requisicin de compra
Rastreo de adquisiciones de
inventario en el archivo
maestro de inventario
Examen de activo fijo
adquirido.
PRUEBA COMUN DE
CONTROL INTERNO
PRUEBAS SUSTANTIVAS
COMUNES DE TRANSACCIONES
Se registran las
transacciones de
adquisicin existentes
(terminados).
Se contabiliza una
secuencia de rdenes
de compra.
Se contabiliza una
secuencia de reportes
de recepcin.
Se contabiliza una
secuencia de comprobantes
Se rastrea desde un
archivo de reportes de
recepcin hasta el diario
de adquisiciones.
Se rastrea desde un
archivo de facturas de
proveedores hasta el
diario de adquisiciones.
Las transacciones de
adquisiciones registradas
son precisas (precisin).
Verificacin interna de
cantidades y clculos.
Los totales de lotes se
comparan con los
reportes resumidos de
computadora
Examen de las
indicaciones de
verificacin interna.
Examen del archivo de los
totales de lotes para
identificar las iniciales del
empleado de control de
datos; comparacin de los
totales contlos reportes
resumidos.
Examen de la indicacin
de aprobacin.
Comparacin de
transacciones registradas
en el diario de
adquisiciones con la
factura del proveedor,
reportes de recepcin y
otra documentacin de
respaldo.
Recalcular para verificar la
correccin de los clculos
del empleado en ia
factura del proveedor,
incluyendo los
descuentos fletes.
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PRUEBA COMUN DE
CONTROL INTERNO
PRUEBAS SUSTANTIVAS
COMUNES DE TRANSACCIONES
Las transacciones de
Catlogo de cuentas
adquiSiciones estn
adecuado
clasificadas correctamente Verificacin interna de la
(clasificacin ).
clasificacin.
Comparacin de la
clasificacin con el
catlogo de cuentas
haciendo referencia a las
facturas de los
proveedores.
Las transacciones de
adquisiciones estn
registradas en las fechas
correctas (tiempo
oportuno).
Los procedimientos
exigen el registro de las
transacciones tan pronto
como sea posible
despus de haberse
recibido la mercanca y
servicios.
Verificacin interna.
Comparacin de fechas
de los reportes de
recepcin y las facturas
de los proveedores con
las fechas del diario de
adquisiciones
OBJETIVO DE AUDITORIA
RELACIONADOS CON
TRANSACCIONES
Las transacciones de
adquisiciones estn
incluidas correctamente
en los archivos maestros
de cuentas por pagar e
inventarios, y estn
resumidas debidamente
(asientos y resmenes).
CONTROL INTERNO
CLAVA
PRUEBA COMUN DE
CONTROL INTERNO
PRUEBAS SUSTANTIVAS
COMUNES DE TRANSACCIONES
Examen de la indicacin
de verificacin interna.
Comprobacin de la
precisin del empleado
al sumar los diarios y
rastrear los asientos en el
mayor general y en los
archivos maestros de
cuentas por pagar e
inventarios.
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3.
Las cuentas por pagar son deudas no pagadas por mercancas y servicios recibidos en el curso. Comn del
negocio. En ocasiones es difcil distinguir entre cuentas por pagar y pasivos acumulados, pero es til definir un
pasivo como cuenta por pagar si se conoce y se debe la cantidad total de la deuda en la fecha del balance. Por
tanto, la cuenta de cuentas por pagar incluye deudas por la adquisicin de materias primas, equipo, servicios,
reparaciones y muchos Otros tipos de mercancas y servicios que se recibieron antes del fin del ao. La gran
mayora de cuentas por pagar tambin se identifican por la existencia de facturas del proveedor para fa deuda.
Tambin se distinguen las cuentas por pagar de las obligaciones que generan intereses. Si una obligacin incluye
el pago de intereses, se registra como documento por pagar, contrato por pagar, hipoteca por pagar, o bono por
pagar.
Resumen de objetivos de auditora relacionados con transacciones, controles clave, pruebas de controles y
pruebas sustantivas de transacciones para desembolsos de efectivo
Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro
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PRUEBA COMUN DE
CONTROL INTERNO
PRUEBAS SUSTANTIVAS
COMUNES DE TRANSACCIONES
Revisar el diario de
desembolsos de efectivo,
mayor general y archivo maestro
de cuentas por pagar
pagar para detectar
cantidades grandes o desusadas.
Rastrear el cheque cancelado hasta
el asiento relacionado en el diario
de adquisiciones y examinar el
nombre de receptor y cantidad.
Examinar los cheques cancelados
para buscar la firma autorizada,
endoso correcto y cancelacion
por el banco
Examianr los documentos de
respaldo como parte de las
pruebas de adquisicin.
Se registran las
transacciones de
desembolso de efectivo
existentes (estado de
terminacin).
Las transacciones de
desembolsos de efectivo
registradas son correctas
(precisin).
Verificacin interna de
clculos y cantidades
Preparacin de una conciliacin
bancaria mensual por una
persona independiente.
Examinar la indicacin de
verificacin interna.
Examinar las conciliaciones
bancarias y observar su
preparacin.
Examinar la indicacin de
aprobacin.
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CONTROL INTERNO
CLAVE
PRUEBA COMUN DE
CONTROL INTERNO
PRUEBAS SUSTANTIVAS
COMUNES DE TRANSACCIONES
Adecuado catlogo ce
cuentas
Examinar el manual de
procedimientos y el
catlogo de cuentas.
Comparacin de la
clasificacn con el
catlogo de cuentas
haciendo referencia a
las facturas de los
proveedores y al diario
de adquisiciones.
Las transacciones de
desembolsos de efectivo
se registran en las fechas
correctas (momento
oportuno).
Los procedimientos
requieren el registro de
las transacciones tan
pronto como sea posible
despus de haberse
firmado el cheque.
Verificacin interna.
Examinar el manual de
procedimientos y observar
si existen cheques no
registrados.
Examinar indicacin de
verificacin interna.
Las transacciones de
desembolso de efectivo
estn incluidas
correctamente en el
archivo maestro de
cuentas por pagar y estn
resumidas debidamente
(asientos y resmenes).
Examinar la indicacin de
verificacin interna.
Verificacin interna de la
codificacin
Examinar la indicacin de
verificacin interna.
Procedimientos de auditoria
Tamao de la muestra
Partidas que seleccionar
Momento oportuno
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POSIBLE ERROR
Errores en las cuentas por pagar y gastos.
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4.
En esta seccin se analiza la auditora de equipo de fabricacin como ejemplo ilustrativo de un enfoque
apropiado a la auditora de todas las cuentas de propiedades, plantas y equipo. Se analizarn de forma breve los
casos en que existan diferencias significativas en la verificacin de otro tipo de propiedades, plantas o equipo.
El principal registro de contabilidad para el equipo de fabricacin y otras cuentas relacionadas con propiedades,
plantas y equipo por lo general es un archivo maestro de activos fijos. Se debe entender el contenido de un
archivo maestro de propiedades para que tenga sentido la auditora del equipo de fabricacin El archivo maestro
est integrado por una serie de registros, uno para cada pieza de equipo y otros tipos de propiedades. A su vez,
cada registro incluye informacin descriptiva, fecha de adquisicin, costo original, depreciacin del ao actual y
la depreciacin acumulada para la propiedad. Los totales de todos los registros en el archivo maestro igualan los
saldos en el mayor general para las cuentas relativas.
El archivo maestro tambin contiene informacin acerca de las propiedades adquiridas y vendidas durante el
ao. En el caso de las ventas, se incluirn los ingresos, prdidas y utilidades.
Equipo de
fabricacin
Saldo inicial
(adquisciones)Eliminaciones
Depreciacin
acumulda
Saldo inicial
Eliminaciones
Depreciacin
del periodo actual
Saldo Final
Prdida o utilidad
en eliminaciones
Gastos por
depreciacin
(1) Las adquisiciones de equipo de fabricacin surgen del ciclo de adquisiciones y pagos
Por lo regular, se hace una auditora al equipo de fabricacin diferente a las cuentas de activo actuales por tres
razones:
(1) Por lo general hay menos adquisiciones de equipo de fabricacin en el periodo actual;
(2) a menudo es importante el monto de cualqui.er adquisicin determinada; y
(3) es probable que el equipe se mantenga en los registros de contabilidad durante varios aos.
En virtud de estas diferencias, el nfasis en la auditora del equipo de fabricacin consiste en la verificacin de
las adquisiciones de! periodo actual, en lugar del saldo en la cuenta que se ha traspasado del ao anterior.
Adems, la duracin esperada de los activos durante un ao requiere contar con cuentas de depreciacin y de
depreciacin acumulada, que se verifican como parte de la auditora de los activos.
En la auditora del equipo de fabricacin, es til separar las pruebas que se muestran en las siguientes categoras.
Procedimientos de anlisis
Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro
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POSIBLE ERROR
Error en gastos de depreciacin y
depreciacin acumulada.
Error en la depreciacin acumulada
5.
Los gastos pagados por anticipado, cargos diferidos y los intangibles, son activos cuya vida vara de varios
meses a varios aos. Su inclusin como activos resulta ms del concepto de aparejar ingresos con gastos, que de
su valor de reventa o liquidacin. Son ejemplos los siguientes:
Renta pagada por anticipado
Seguro pagado por anticipado
Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro
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(1) Las adquisiciones de primas de seguros surgen del ciclo de adquisiciones y pagos.
Pruebas de Auditoria
A lo largo de la auditora de seguros pagados por anticipado y gasto de seguros, el auditor debe recordar que el
monto del gasto de seguros es un residuo basado en el saldo inicial en el seguro pagado por anticipado, el pago
de primas durante el ao, y el saldo final. La nica verificacin del saldo en la cuenta de gastos que se necesita
generalmente, consta de procedimientos analticos y una corta prueba para tener la certeza de que los cargos al
gasto de seguros provinieron de abonos al seguro pagados por anticipado. Ya que los pagos de primas se
verifican como parte de las pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones y procedimientos
analticos, el nfasis en las pruebas de detalles de los saldos se enfoca en el seguro pagado por anticipado.
Procedimientos analticos Una consideracin importante en la auditora del seguro pagado por anticipado es el
frecuente escaso monto o inmaterialidad de los saldos inicial y final. An ms, pocas transacciones se cargan y
acreditan al saldo durante el ao, la mayora de las cuales son pequeas y fciles de entender. Por tanto, el
auditor suele dedicar poco tiempo a verificar el saldo. Cuando el auditor planea no verificar el saldo en detalle,
los procedimientos analticos se vuelven cada vez ms importantes como medio de identificar las
subestimaciones que pudieran ser considerables. Los siguientes son procedimientos analticos comunes para
verificar el seguro pagado por anticipado y el gasto de seguros:
Compare el total del seguro pagado por anticipado y del gasto de seguros con los aos anteriores; para verificar
su razonabilidad.
Calcule la razn financiera del seguro pagado por anticipado con el gasto de seguros y comprela con las de
aos anteriores.
Campare la cobertura de las plizas individuales de seguros en el programa obtenido del cliente con el
programa del ao anterior, como prueba de eliminacin de ciertas polticas o un cambio en la cobertura del
seguro.
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6.
Los pasivos acumulados son obligaciones no pagadas estimadas por servicios o beneficios que se han recibido
antes de la fecha del balance. Por ejemplo, los beneficios de la acumulacin de rentas de la propiedad a lo largo
de todo el ao; de all que debe acumularse en la fecha del balance esa parte del total del costo de la renta que no
se ha pagado an. Si la fecha del balance y la de terminacin del contrato de renta son la misma fecha, sera
apropiado designar cualquier renta no pagada corno renta por pagar, que corno pasivo acumulado.
Un segundo tipo de acumulacin es aquella en que el monto de la obligacin debe estimarse porque no hay
certidumbre del monto debido.
La verificacin de los gastos acumulados vara de acuerdo con la naturaleza de la acumulacin y las
circunstancias del cliente. Para la mayor parte de las auditoras, la acumulacin requiere poco tiempo de
auditora, pero en algunos casos las cuentas como impuestos al ingreso acumulado, los costos de garanta, y los
de pensin son importantes y requieren considerable esfuerzo de auditora. Para ilustrar este punto, en esta
seccin se analizar la auditora de los impuestos a la propiedad o prediales acumulados.
Saldo inicial
Gastosde
impuestos prediales
del periodo en curso
(1) Los pagos de impuestos prediales surgen del ciclo de adquisiciones y pagos.
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Auditoria de operaciones.
La auditora de operaciones determina si las Cuentas de ingresos y gastos en los estados financieros estn
presentadas de manera adecuada de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. El
auditor queda satisfecho de que cada uno de los totales de ingreso y gasto incluidos en el estado de resultados,
as como las utilidades netas, no queden subestimados en grado importante.
Al conducir pruebas de auditora de los estados financieros, el auditor siempre est consciente de la importancia
del estado de resultados para los usuarios de dichos estados financieros. Es claro que muchos usuarios se apoyan
ms en el estado de resultados que en el balance para tomar decisiones.
Al considerar los propsitos del estado de utilidades, los dos conceptos siguientes son esenciales en la auditora
de operaciones:
1. Se necesita el aparejamiento de ingresos y gastos peridicos para la determinacin apropiada de los resultados
de las operaciones.
2. Es necesaria la aplicacin consistente de los principios de contabilidad para periodos diferentes, para hacer
comparaciones.
Estos conceptos se aplican al registro de las transacciones individuales y a la combinacin de cuentas en el
mayor general para la presentacin de los estados financieros.
La auditora de operaciones no se considera como parte separada del proceso total de auditora. La
subestimacin de una cuenta del estado de resultados casi siempre afecta por igual una cuenta del balance, y
viceversa. La auditora de operaciones est tan entretejida con las dems partes de la auditora, que es necesario
interrelacionar diferentes aspectos de la verificacin de operaciones con los diferentes tipos de pruebas
analizados previamente.
Las partes de la auditora que afectan directamente las operaciones son:
Procedimientos analticos
Pruebas de controles y pruebas sustantivas de operaciones
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POSIBLE ERROR
Sobrevaluacin o subvaluacin de un saldo
en una cuenta de gastos.
II. Las organizaciones emplean por lo comn los siguientes tipos de controles internos para la propiedad, planta
y equipo:
1. Se conserva un archivo maestro de activos fijos con un registro separado para cada activo fijo.
2. Existen polticas escritas, y son conocidas por el personal de contabilidad para diferenciar entre adiciones
capitalizables, fletes, costos de instalacin, reemplazos, y desembolsos de mantenimiento.
Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro
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Introduccin
El inventario toma muchas formas diferentes, de acuerdo con la naturaleza del negocio. Para los negocios de
ventas al menudeo o al mayo reo, el inventario ms importante es la mercanca a mano disponible para su
venta. Para los hospitales el inventario incluye alimentos, medicinas, y suministros mdicos. Una companla
industrial tiene materias primas, piezas compradas y suministros para uso en la produccin, artculos en proceso
de fabricacin y mercanca terminada disponible para su venta. Hemos seleccionado inventarios de una
compaa industrial para su presentacin en este texto. Sin embargo, la mayora de los principios que se analizan
se aplican tambin a otros tipos de negocios.
Materias
primas
Inventario Materias
inicial
primas
Compras
utilizadas
Inventaro
final
Ciclo de
adquisiciones
y pagos
Ciclo de
nomina y
personal
Mano de
obra directa
Mano de
Mano de
obra directa obra directa
real de
aplicada de
manufactura manufactura
Costos lndirectos de
manufactura
Costos
Costos
indirectos
indirectos
reales
aplicados
Produccin
en proceso
Inventario
inicial
Costos de
produccin
Artculos
terminados
Inventario
inicial
Casio de
-venta
Inventario
final
Costo de
ventas
Inventario
final
1.
Se piensa en el ciclo de inventarios y almacenamiento como dos sistemas separados pero muy relacionados entre
s, uno que involucra el flujo real de la produccin y el otro los costos relacionados. A medida que los
inventarios pasan a travs de la compaa, se realizan controles adecuados sobre su movimiento fsico as como
de sus costos relacionados. Un examen breve de las seis funciones que constituyen el ciclo de inventarios y
Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro
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Requisicin de
compra
Recepcin de
materias
primas
Almacenamiento
de materias
primas
Recepcin de
materias
primas
Almacenamiento
de materiales
Reporte de
recepcin
Archivo
maestro de
inventarlo
perpetuo de
mate ras
primas
DOCUMENTACION
RELACIONADA
Orden de
compra
Factura del
proveedor
FUNCIONES
Procesamiento
de los articulos
Almacenamiento
de artfculos
terminados
Embarque de
articulos
terminados
Colocacin de
materiales en
produccin
Colocacin de
articulos terminados
en almacen
Envio de los a
articulos terminados
Requisicin de
materas
primas
Archivo
maestro de
inventario
perpetuo de
artculos
terminados
Documento de
embarque
Registros de
contabilidad
de costos
Registros de
contabilidad
de costos
Archivo
maestro de
inventario
perpetuo de
artculos
terminados
Registros de
contabilidad
de costos
2.
El objetivo global en la auditora del ciclo de inventarios y almacenamiento es determinar que las materias
primas, produccin en proceso, inventario de artculos terminados y costo de ventas se sealan de forma correcta
en los estados financieros. Se divide ciclo de inventarios y almacenamiento en cinco partes distintas.
Adquisicin y registro de materias primas, mano de obra y costos indirectos.
Primero se estudian los controles internos que existan sobre estas tres funciones luego se comprueban como
parte del desarrollo de pruebas de controles y sustantivas de transacciones en el ciclo de adquisiciones, pagos y
el ciclo de nminas y personal. A la terminacin del ciclo de adquisiciones y pagos, el auditor queda satisfecho
de que se han asentado de forma correcta las adquisiciones de materias primas y los costos de fabricacin.
Transferencia de activos y costos
Embarque de artculos y registro de ingresos brutos y costos
De esta manera se comprenden los controles internos sobre la fundn y se les verifica como parte de la auditora
del ciclo de ventas y cobranza. Las pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones incluyen
procedimientos para verificar la precisin de los archivos maestros del inventario perpetuo.
Observacin fsica del inventario
La observacin del cliente que conduce un inventario fsico es necesaria para determinar si un inventara
registrado en realidad existe en la fecha del balance y si ha sido contado correctamente por el diente. El
inventario es la primera rea de auditora para la que un examen fsico es un tipo esencial de evidencia utilizada
para verificar el saldo de una cuenta. En este captulo se estudiar la observacin fsica.
Precios y recopilacin de inventario
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Parte de la auditora
Adquisiciones y pagos,
y nminas y personal
Inventaro y
almacenamento
Ventas y
cobranza
3.
Inventarios y
almacenamiento
Los sistemas y controles de contabilidad de costos de diferentes empresas varan ms que cualquier otra rea, por
la gran variedad de partidas de inventario y el nivel de complejidad que desee la administracin. Por ejemplo,
una organizacin que fabrica una lnea de maquinaria agrcola tendr una clase por completo diferente de
registros de costos y controles internos, al que tiene un taller que elabora e instala gabinetes metlicos de
construccin sobre pedido. Tampoco debe sorprendernos que las compaas pequeas, cuyos dueos estn
involucrados personalmente en el proceso de fabricacin, necesiten registros menos complicados que las
empresas grandes de productos mltiples.
CONTROLES DE CONTABILIDAD DE COSTOS
Los controles de contabilidad de costos son los que se relacionan con el inventario fsico y los costos
relacionados, desde el punto en que se hace una requisicin de materias primas hasta el punto en que el producto
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Controles fsicos Las pruebas del auditor para determinar la adecuacin de los controles fsicos sobre materias
primas, produccin en proceso y artculos terminados, deben restringirse a la observacin e indagacin. Por
ejemplo, el auditor examina el rea de almacenamiento de materias primas para determinar si el inventario est
protegido contra robo y mal uso, por la existencia de un almacn cerrado bajo llave. Un almacn adecuado con
un custodio competente a su cargo tambin resulta por lo general, en el almacenamiento ordenado del inventario.
Si el auditor llega a la conclusin que los controles fsicos son tan inadecuados que sera difcil contar el
inventario, expande su observacin de las pruebas de inventario fsico para cerciorarse que se lleva a cabo un
conteo adecuado.
Documentos y registros para transferir el inventario Las preocupaciones fundamentales del auditor al verificar la
transferencia del inventario de un lugar a otro, son de que existan las transferencias registradas, que se registren
las transferencias que en realidad han tenido lugar, y que sean precisas y correctas las cantidades, descripcin y
fecha de todas las transferencias registradas.
Archivos maestros de inventario perpetuo Los archivos maestros adecuados de inventario perpetuo tienen gran
efecto sobre el momento y alcance del examen fsico del inventario por parte del auditor. Donde existen archivos
maestros precisos de inventario perpetuo, usualmente es posible comprobar el inventario fsico antes de la fecha
del balance. Un inventario fsico preliminar da por resultado un ahorro significativo de costos, tanto para el
cliente como para el auditor, y permite al cliente tener ms pronto los estados auditados.
Registro de costos unitarios La obtencin de datos precisos de costos para las materias primas, mano de obra
directa y costos indirectos es una parte esencial de la contabilidad de costos. Se integran registros adecuados de
la contabilidad de costos con los registros de contabilidad de la produccin y otros departamentos, a fin de
desarrollar costos precisos de todos los productos. Les registros de contabilidad de costos son pertinentes para el
auditor, en tanto que la evaluacin del inventario final depende del diseo y uso correcto de estos registros.
4.
Procedimientos analticos.
Los procedimientos analticos son tan importantes en la auditora de inventarios y almacenes corno en cualquier
otro ciclo. . Un ejemplo es el porcentaje de margen bruto.
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La metodologa para decidir cules pruebas de detalles de saldos se efectan para los inventarios y almacenes es
en esencia, la misma que la que se seal para las cuentas por cobrar, cuentas por pagar y todas las otras cuentas
del balance.
PROCEDIMIENTO ANALITICO
POSIBLE ERROR
Comrparacin de porcentaje de margen bruto Sobrevaluacin o subvaluacin del inventario
durante varios aos.
y costo de ventas.
Comparacin de rotacin de inventario (costo
de ventas dividido entre Inventario promedio)
en los aos anteriores.
Comparacin de costos unitarios de
inventario con aos anteriores.
Comparacin del valor del inventario
extendido con los aos anteriores.
Comparacin de costos de fabricacin del
ao en curso con los arios anteriores (los
costos variables deben ajustarse para reflejar
los cambios en volumen).
6.
Con antelacin al final de los aos 1930, los auditores por lo general evitaban asumir la responsabilidad de
determinar la existencia fsica o la precisin en la cuenta del inventario. Por lo general, la evidencia de auditora
para las cantidades de inventario se restringa a la obtencin de un certificado de la administracin acerca de lo
correcto de la cantidad sealada.
El requisito del examen fsico del inventario no es aplicable en el caso de un inventario en un almacn pblico de
depsito.
En el caso de inventarios que en el curso comn de los negocios estn en manos de almacenes pblicos de
depsito u otros custodios externos, es aceptable la confirmacin directa por escrito de los custodios, siempre
que, cuando la cantidad involucrada represente una proporcin significativa de los activos actuales o del total de
activos, se hagan investigaciones complementarias para satisfacer al auditor independiente respecto de la buena
fe de la situacin.
CONTROLES
Sin importar el mtodo de registro de inventarios utilizado por el cliente, debe haber un conteo fsico peridico
de las partidas en el inventario a mano. El cliente toma el conteo fsico en la fecha de balance, o cerca de la
misma, en una fecha preliminar, o en el transcurso del ao. Los ltimos dos enfoques son apropiados slo si hay
archivos maestros de inventarios perpetuos adecuados.
Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro
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7.
Una parte importante de la auditora del inventario es desarrollar todos los procedimientos necesarios para
cerciorarse que el conteo fsico o las cantidades en los registros perpetuos tienen un precio y se han recopilado
correctamente.
La determinacin de precios incluye la realizacin de todas las pruebas de los precios unitarios del cliente para
determinar si estn correctos. La recopilacin incluye todas las pruebas del resumen de las cantidades fsicas, la
extensin del precio multiplicado por la cantidad, las sumas en el resumen del inventario y el rastreo de los
totales en el mayor general.
CONTROLES DE PRECIOS Y RECOPILACION
Es importante la existencia de una estructura adecuada de controles internos para los costos unitarios que estn
integrados con los registros de produccin y otros de contabilidad, para cerciorarse que se utilizan costos
razonables para la evaluacin del inventario final. Un control interno importante es el uso de registros de costos
estndares, que indican las variaciones en los materiales, mano de obra y costos indirectos, y que se utilizan para
evaluar la produccin.
Cuando se utilizan costos estndares, se disean procedimientos para mantener los estndares actualizados
cuando se producen cambios en los procesos y costos de produccin La revisin de costos unitarios para
Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro
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El inventario en el programa de
listados de inventario concuerda con
el conteo fsico del inventario, las
extensiones estn correctas, y el total
se ha sumado correctamente y
concuerda con el libro mayor general
(enlaces de detalle )
COMENTARIOS
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OBJETIVOS DE AUDlTORIA
RELACIONADOS CON SALDOS
El inventario y las cuentas relacionadas
en el ciclo de inventarios y
almacenamiento estn presentados y
revelados correctamente
COMENTARIOS
COMENTARIOS
La garanta dada de inventarios y
ventas y compromisos de compras,
por lo general quedan descubiertos
. como parte de otras pruebas de
auditora.
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Integracin de pruebas.
La parte ms difcil al estudiar la auditora del ciclo de inventarios y almacenamiento es entender la interrelacin
de las muchas pruebas diferentes que el auditor efecta para determinar que los inventarios y el rosto de ventas
se expresen de manera justa.
Pruebas del ciclo de adquisiciones y pagos Siempre que el auditor verifica las adquisiciones como parte de las
pruebas del ciclo de adquisiciones y pagos, est obteniendo evidencia de la precisin y correccin de las materias
primas adquiridas y todos los costos indirectos, excepto la mano de obra. Estos costos de adquisiciones fluyen
directamente a costo de ventas o se convierten en la parte ms importante del inventario final de materias primas,
produccin en proceso, y artculos terminados.
Pruebas del cicl de nminas y personal Cuando el auditor verifica los costos de mano de obra, se aplican los
mismos comentarios que para las adquisiciones. En la mayora de los casos, los registros de contabilidad de
costos para los costos de mano de obra directos e indirectos se verifican como parte de la auditora del ciclo de
nminas y personal.
Pruebas del ciclo de ventas y cobranza Aunque la relacin entre el ciclo de ventas y cobranza, el ciclo de
inventarios y almacenamiento es ms lejana que entre los dos ciclos citados con anterioridad, esta relacin sigue
siendo importante.
La mayor parte de las pruebas de auditora en el almacn de artculos terminados, as como en el embarque y
registro de ventas tiene lugar cuando se prueba el ciclo de ventas y cobranza. Adems, si se utilizan registros de
costos estndares, se verifica el costo estndar de artculos vendidos al mismo tiempo que se desarrollan las
pruebas de ventas.
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REEMBOLSO DE
Objetivos Acadmicos:
Identificar las cuentas y las caractersticas singulares del ciclo de adquisiciones y reembolsos de capital.
Disear pruebas de auditoria de los documentos por pagar y de las cuentas y transacciones relacionadas.
Describir los objetivos principales en el diseo y realizacin de una auditoria de las transacciones que
afectan al capital social.
Disear pruebas de controles, pruebas sustantivas de transacciones y pruebas de detalles de saldos de las
cuentas de acciones y utilidades retenidas.
Introduccin:
E I ltimo ciclo de transacciones analizado en este texto se relaciona con la adquisicin de recursos capital en
forma de deuda que genera intereses y capital social y el reembolso de dicho capital. El ciclo de adquisiciones y
reembolsos de capital tambin incluye el pago de intereses y dividendos, Las siguientes son las cuentas
principales en el ciclo:
Documentos por pagar
Contratos por pagar
Hipotecas por pagar
Bonos por pagar
Gastos por intereses
Inters acumulado
Efectivo en el banco
Acciones -comunes
Acciones -preferentes
Capital pagado en exceso del par
Capital donado
Utilidades retenidas
Apropiaciones de utilidades retenidas
Acciones de tesorera
Dividendos decretados
Dividendos por pagar
Propietarios -cuenta de capital
Socios -cuenta de capital
1.
Un documento por pagar es una obligacin legal de pago a un acreedor, que est respaldada o no por activos. Por
lo general, se emite un documento por un periodo entre un mes y un ao, pero tambin hay pagars a largo plazo
de ms de un ao. Se emiten documentos para muchos propsitos diferentes, y la propiedad hipotecada incluye
amplia variedad de activos, como valores, inventarios y activos fijos.
Se efectan los pagos sobre el principal y el inters de las emisiones de acuerdo con los trminos del contrato de
crdito. Para los prstamos a corto plazo, por lo general se requiere un pago de principal e intereses slo al
vencimiento del prstamo; pero para prstamos de ms de 90 das, el pagar requiere generalmente pagos
mensuales o trimestrales de intereses.
Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro
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Eiectivo en bancos
Emisin de
nuevos documentos
Gastos de intereses
Gastos de
intereses
Pago principal
Pago de intereses
Pagos de
Intereses
Gastos por
interes
Saldo Final
CONTROLES INTERNOS
Hay cuatro controles importantes sobre los documentos por pagar:
Autorizacin correcta para la emisin de nuevos documentos. La responsabilidad para la emisin de nuevos
pagars est investida en el consejo de administracin o en el personal administrativo de alto nivel.
Controles adecuados sobre el reembolso del principal e intereses. El pago peridico de intereses y del principal
est controlado como parte del ciclo de adquisiciones y pagos. En el momento de la emisin del pagar el
departamento de contabilidad recibe una copia en la misma forma en que recibe las facturas de proveedores y
reportes de recepcin.
Documentos y registros apropiados. Estos incluyen el mantenimiento de registros auxiliares y el control por
una persona responsable de los pagars en blanco y pagados. Los documentos ya pagados se cancelan y quedan
bajo la custodia de un funcionario autorizado.
Verificacin peridica independiente. Cada cierto tiempo se concilian los registros detallados de pagars con el
mayor general y se comparan como los registros de los tenedores de pagars por un empleado que no tenga la
responsabilidad de mantener los registros detallados. Al mismo tiempo, una persona independiente recalcula los
gastos por intereses en los pagars, para comprobar la precisin y correccin de los registros.
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PROCEDIMIENTO ANALITICO
Recalcule el gasto aproximado del inters
sobre la base de tasas promedio de inters y
el global de los documentos mensuales por
pagar.
POSIBLE ERROR
Error de gastos por intereses e intereses
acumulados, u omisin de algn documento
por pagaren circulacin
Los documentos por pagar estn presentados y reveladas correctamente (presentacin y revelacin).
Los primeros dos objetivos son importantes, porque un error puede ser de consideracin aunque sea un solo
pagar el se omita o est incorrecto. La presentacin y revelacin son importantes porque los principios de
contabilidad generalmente aceptados requieren que las notas describan de manera adecuada los trminos de los
documentos por pagar pendientes y los activos pignorados como garanta de los crditos, Si los crditos exigen
restricciones importantes a las actividades de la compaa, como clusulas de compensacin de saldos o
restricciones sobre el pago de dividendos, esto tambin debe revelarse en las notas.
CAPITAL SOCIAL
Una distincin principal debe hacerse en la auditora de la propiedad entre corporaciones cerradas y pblicas. En
la mayora de las empresas cerradas, existen pocas transacciones durante el ao, si es que las hay, relacionadas
con las cuentas de capital, y esto por lo general es slo para unos cuantos accionistas.
Las nicas transacciones que se asientan en la seccin de capital social probablemente sean los cambios en la
cuenta de capital derivados de las prdidas o utilidades anuales y la distribucin de dividendos. Con frecuencia,
es mnimo el tiempo que se dedica a verificar el capital en el caso de las corporaciones cerradas, aunque el
auditor comprueba los registros corporativos existentes.
Para las corporaciones pblicas, la verificacin del capital suele ser ms compleja por el gran nmero de
accionistas y los frecuentes cambios en los individuos tenedores de las acciones. En esta seccin se analizan las
pruebas apropiadas para verificar las cuentas principales de una corporacin pblica, capital y acciones comunes,
capital pagado en exceso de par, utilidades retenidas, y los dividendos relacionados. Las otras cuentas de
propiedad se verifican en forma muy semejante a sta.
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CONTROLES INTERNOS
Varios controles internos importantes ocupan la atencin del auditor independiente en relacin con el capital
social: la autorizacin correcta de las transacciones, su registro correcto, la adecuada separacin de labores entre
el mantenimiento de los registros de la propiedad y el manejo de efectivo y las acciones, y el uso de un
registrador y un agente de transferencia de acciones independientes.
Autorizacin correcta de las transacciones Puesto que cada transaccin de capital por lo general es considerable,
muchas de estas transacciones son aprobadas por el consejo de administracin. Los siguientes tipos de
transacciones de propiedad requieran por lo general de autorizacin especfica.
Emisin de capital social La autorizacin incluye el tipo de los valores a emitirse (corno acciones preferentes o
comunes), nmero de acciones a emitirse, valor de la accin a la par, condicin de privilegio para cualquier
paquete de acciones fuera de las comunes, y la fecha de la emisin.
Recompra del capital social El consejo de administracin aprueba la recompra de acciones comunes o
preferentes, el momento oportuno de la recompra y la cantidad a pagar por las acciones.
Declaracin de dividendos El consejo de administracin autoriza la forma de los dividendos (como efectivo o
acciones), la cantidad del dividendo por accin, y las fechas de registro y pago de los dividendos.
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2.
Auditoria de capital.
Hay cuatro preocupaciones bsicas en la auditora del capital social y capital pagado en exceso del par:
Se registran todas las transacciones existentes del capital social (estado de integridad).
Las transacciones registradas del capital social existen y estn registradas con precisin (existencia y
precisin).
El capital social est registrado correctamente (correccin).
Se presenta y se revela correctamente el capital social (presentacin y revelacin).
Las primeras dos preocupaciones involucran pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones, y las
ltimas dos implican pruebas de detalles de saldos.
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Describir los tipos principales de cuentas de efectivo mantenidas por las entidades del negocio.
Describir las relaciones del efectivo en el banco con los diversos ciclos de transacciones.
Disear pruebas de auditoria de las cuentas generales de efectivo.
Reconocer cuando es necesario extender las pruebas de las cuentas generales de efectivo para realizar
pruebas adicionales para detectar fraudes importantes.
Disear pruebas de auditoria de la cuenta de nmina en el Banco.
Disear pruebas de auditoria de caja chica.
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Cuenta
revolvente
de nmina
Efectivo
General
Equivalentes
de efectvo
Fondo
revolvente
de caja chica
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COMENTARIOS
Estas pruebas se realizan totalmente en la
conciliacin bancaria sin referirse a
documentos y otros registros, excepto
el mayor general.
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3. Evaluacin de resultados.
Esta evaluacin se hace al inicio como parte de la planeacin, pero se revisa siempre que se obtiene nueva
informacin significativa. Por ejemplo, si el auditor descubre durante la auditora que la empresa dej de pagar
un prstamo, perdi su cliente principal o decidi vender una cantidad considerable de activos para pagar los
prstamos, es necesario revisar la evaluacin inicial de la rentabilidad de un negocio. Es deseable una evaluacin
final despus de acumularse toda la evidencia y que se han incorporado los ajustes propuestos por la auditora en
los estados financieros.
Los procedimientos analticos son uno de los tipos ms importantes para evaluar un negocio rentable. Las
discusiones con la administracin y una revisin de los planes futuros son consideraciones importantes en la
evaluacin de los procedimientos analticos. El conocimiento del negocio del cliente obtenido a travs de la
auditora es una informacin importante que se utiliza para evaluar la factibilidad de un fracaso financiero
durante el siguiente ao.
CARTA DE DECLARACIONES DEL CLIENTE
Hay dos propsitos para la carta de declaraciones del cliente:
Enfatizar a la administracin su respol1snbilidad por las aseveraciones en los estados financieros. Por ejemplo,
si la carta de declaraciones incluye una referencia a activos pignorados y responsabilidades contingentes, se
puede recordar a los administradores honrados su falla no intencional de revelar la informacin adecuadamente.
Para llenar su objetivo, la carta de declaraciones debe estar suficientemente detallada para que acte como
recordatorio a la administracin.
Para documentar las respuestas de la administracin a investigaciones acerca de diversos aspectos de la
auditora. Esto proporciona un documento escrito de las declaraciones del cliente en caso de un desacuerdo o un
juicio entre el auditor y el cliente.
La carta debe tener la fecha del reporte de auditora, para asegurarse de que no hay declaraciones relacionadas
con la revisin de eventos subsecuentes. La carta implica que se ha originado con el cliente, pero es prctica
comn que el auditor prepare la carta y pida al diente que la mecanografe en papel con membrete dela empresa
y la firme. Una negaci0n del cliente para preparar y firmar la carta exigira una opinin calificada o 'el sealan
ciento de limitacin en la responsabilidad de la opinin.
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BIBLIOGRAFIA
CEVALLOS, Jess y Cruz Reyes Guillermo, Consejo Corporativo, C. I. Dellolitte & Touche, Edicin 2004.
Comptrollers Handbook, Comptrollers Handbook for Asset Management; Comptrollers Handbook for
Compiliance from the OCC website (OCC.
Treas.gov), November, 2001.
FRASER, Donald R., BENTON E., Group and James W Kolari; Comercial
Banking: The Management of Risk; Cincinnati; OH South Western College Publishing, 2001.
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