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FAREM - Estel
2014
FAREM- Estel
ndice de Contenidos
I UNIDAD: MUESTREO DE AUDITORA PARA PRUEBAS DE DETALLES DE SALDOS...........- 5 INTRODUCCIN............................................................................................................... - 5 PRUEBA SELECTIVA EN AUDITORIA................................................................................. - 6 El proceso de muestreo aplicado a auditora..................................................................- 6 Muestreo de atributos para pruebas de control y sustantivas de transacciones...........- 17 ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No. 1....................................................................- 29 MUESTREO PARA DETALLES DE SALDOS Y BALANCES..................................................- 31 ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No. 2....................................................................- 37 ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No. 3....................................................................- 38 II UNIDAD: AUDITORIA DE SISTEMAS COMPLEJOS DE PED.( para un eficiente manejo de la
informacin).................................................................................................................. - 39 GENERALIDADES........................................................................................................... - 39 PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS..................................................................- 42 LOS CONTROLES DEL SISTEMA DE PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS...........- 44 CLASIFICACION DE LOS SISTEMAS DE PROCESAMIENTO DE DATOS..............................- 47 ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No. 4....................................................................- 51 AUDITORIA CON COMPUTADORA................................................................................... - 52 UTILIZACION DE SOTWARE DE AUDITORIA GENERAL....................................................- 53 AUDITORIA CON MICROCOMPUTADORA........................................................................- 53 PREOCUPACIONES POR EL CONTROL DE CALIDAD........................................................- 54 ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No. 5....................................................................- 55 ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No. 6....................................................................- 57 III UNIDAD: AUDITORIA DEL CICLO DE PERSONAL Y NMINAS......................................- 58 Funciones en el ciclo, documentos y registros relacionados y controles internos del
personal y nminas....................................................................................................... - 58 ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No. 7....................................................................- 60 Toma de tiempo y preparacin de Nmina....................................................................- 60 Pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones.....................................- 61 ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No. 7....................................................................- 62 IV UNIDAD: AUDITORA DEL CICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS...............................- 65 Naturaleza del ciclo de adquisiciones y pago................................................................- 66 Procesamiento de las rdenes de compra....................................................................- 66 Recepcin de mercancas y servicios............................................................................- 67 Reconocimiento dela responsabilidad...........................................................................- 67 2. Pruebas de control y pruebas sustantivas de transaccin......................................- 69 ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No. 8....................................................................- 70 Verificacin de desembolsos de efectivo......................................................................- 72 ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No. 9....................................................................- 73 3. Cuentas por pagar.................................................................................................. - 73 Procedimientos de anlisis............................................................................................ - 76 4. Auditoria de equipos de fabricacin.......................................................................- 78 Verificacin del gasto de depreciacin..........................................................................- 79 5. Auditoria de gastos pagados por anticipado...........................................................- 79 Pruebas de Auditoria..................................................................................................... - 80 ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No. 11..................................................................- 81 6. Auditoria de pasivos acumulados...........................................................................- 81 7. Auditoria de operaciones........................................................................................ - 82 Facilitadora:
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El curso est planificado con actividades de autoaprendizaje que complementarn las actividades en el
aula de clases. Ms del 80% del curso indica la realizacin de actividades individuales y grupales que
convierte al docente como un facilitador.
Es necesario aclarar que utilizares las siguientes Tecnicas de informacin y comunicacin como es:
- Google Drive
- Hangouts
- Skype
- Facebook
- Blog educativo
Esperando que esta experiencia sea de su agrado y que juntos construyamos aprendizajes significativos.
M. Sc. Jeyling Alfaro Manzanares
Correo: jeyfaman@yahoo.es
Facebook/ Skype: jeyfaman Tel. 87373806
Blog educativo: jalfaroman.wordpress.com
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Distinguir entre las muestras de transacciones y las muestras de detalles de saldos de cuentas.
Aplicar el muestreo de unidades monetarias.
INTRODUCCIN
Uno de los campos donde ltimamente se ha buscado con ms inters la aplicacin de las tcnicas de muestreo
estadstico, es en la auditoria profesional. En efecto, en este mbito de actividades se presentan frecuentemente
situaciones cuyas condiciones indican una perfecta educacin para el empleo del muestreo estadstico como la
masividad, o sea la existencia de numerosas partidas que deben sujetarse al examen; y al homogeneidad del
universo, o sea el hecho de que las partidas tienen un comportamiento similar en algunas de sus
caractersticas.
Con el empleo de tcnicas de muestreo estadstico en el examen de estados financieros, el auditor normalmente
lleva a cabo pruebas selectivas de transacciones financieras. Solo en casos extraordinarios deber examinar
todas o sustancialmente todas las partidas que integran un grupo de operaciones. Generalmente se puede
obtener informacin respecto a las caractersticas de un grupo de partidas estudiado una pequea muestra.
Siempre que el auditor utiliza una tcnica de muestreo se enfrenta a tres problemas: cmo seleccionar las
partidas, cmo determinar el tamao de la muestra, y cmo evaluar los resultados de la muestra. Al resolver
estos interrogantes debe considerar la calidad de los controles internos en vigor, el tipo de auditoria que est
siendo llevada a cabo, las condiciones descubiertas a medida que la auditoria avanza, la naturaleza de las
transacciones que se examinan, el volumen de las mismas y la clase de personal responsable del registro de las
operaciones.
Sin embargo, por diferentes que sean entre si las aplicaciones, guardan entre ellas un elemento comn: la
formulacin de una opinin sobre el universo o poblacin, con base en el examen de una muestra. Este
elemento comn hace posible la sistematizacin del procedimiento y el establecimiento de principios
generales, independientes de la utilizacin concreta a que se destine.
El auditor puede lograr una muestra ya sea con base en el juicio personal o mediante tcnicas de muestreo
estadstico. El muestreo sobre la base de juicio personal es la tcnica tradicional denominada muestreo no
aleatorio; en este caso la seleccin y la amplitud de la misma se hacen sobre una base subjetiva, en ocasiones
arbitraria. En el segundo caso la seleccin es aleatoria o al azar, con la cual los resultados obtenidos permiten
una mayor confianza, al considerarlos como si hicieran referencia a todos los elementos que constituyen el
universo o poblacin a investigar.
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aplicar una auditoria a ciertos Estados Financieros y en necesario enviar un auditor de manera inmediata. Las
decisiones sobre: qu, en donde, quienes y, cuntos, no se deja para el momento en el que el auditor llega al
lugar del trabajo y comienza El trabajo de aplicar los procedimientos y tomar estas decisiones. Se ejecutan
antes mediante un trabajo de gabinete en el por lo general intervienen, el auditor, el jefe del rea, y un
supervisor.
Antes de concurrir al lugar en el que se har la auditoria es necesario hacer un trabajo previo mediante el
desarrollo de un plan de auditora. Antes de ejercer el trabajo es necesario definir con claridad y precisin
aspectos tales como: para qu se va hacer la auditoria?, quien solicita el trabajo?, cmo se encuentra
compuesto el universo y qu partidas son las que lo componen?, qu procedimientos contables o no contables
son los que se debern utilizar para analizar la evidencia?, cuntas partidas se debern auditar y cules? Esta
ltima cuestin es muy importante para seleccionar un nmero suficiente de casos que permita de manera
confiable establecer un dictamen sin necesidad de tomar un nmero de observaciones muy grande, que
ocasiona la mayora de las veces un mayor trabajo y desperdicio de recursos. La aplicacin del trabajo de
auditora requiere del desarrollo de un plan.
2. Planeacin de la auditora
El plan de muestreo en la auditoria es un proceso
sistemtico que permite definir mejor las hechos antes de
actuar. La normatividad profesional exige que para la
realizacin del trabajo de auditora se haga un plan de
muestreo, previo a la realizacin del trabajo.
La sustentacin de los resultados de una auditoria son
algunas veces crticos, casos en los que se fincan
responsabilidades de tipo penal. El plan de auditora
permite establecer las conclusiones de manera sustentada,
proporciona elementos indispensables para poder
justificar las conclusiones del dictamen.
El plan consiste de tres partes: fijar los objetivos, definir
los procedimientos que se debern emplear, establecer el
tipo de muestreo que se deber aplicar e identificar el universo y las unidades que lo componen, unidades
incluidas en la muestra. Toda auditora requiere primeramente de estudiar, analizar y definir sus alcances y
objetivos. As por ejemplo si se desea hacer una auditora para verificar si la aplicacin de los recursos
utilizados para determinada partida de obra pblica, se encuentran correctamente aplicados. El objetivo puede
ser: verificar que las facturas por compras al crdito adjudicados por la entidad X durante el segundo
semestre del 2012, con cargo a la partida Inventario Y se hayan aplicado de acuerdo con la normatividad
establecida. Una vez establecido el propsito del trabajo, deben establecerse los procedimientos que de debern
emplear.
En el caso del muestreo por atributos, estos deben conducir a definir de manera clara y completa los atributos
que debern ser verificados para determinar la existencia de desviaciones. Para la adjudicacin de crditos del
caso anterior, los atributos pueden definirse como: i) verificar que se cuenta con toda la documentacin
reglamentaria. ii) que todas las firmas, tanto del proporcionado del bien como del comprador, sean elegibles.
iii) verificar la documentacin y el monto de las facturas as como su correspondiente asiento en el mayor. iv)
verificar la vigencia del crdito y su asignacin presupuestal.
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Para una auditora de pruebas de control se verifican cada una de estas caractersticas o atributos para dos
posibles resultados, existe desviacin cuando no se verifican las condiciones, o no existe desviacin y el
control opera con normalidad.
El universo es el total de elementos que componen la auditora, ste debe ser definido con claridad y precisin,
de tal manera que se comprenda cul es el objeto del estudio, y sobre qu elementos realizar su trabajo el
auditor.
Despus de planear la auditora se procede a definir el tipo de muestreo y calcular el tamao de la muestra,
para pasar posteriormente al trabajo de campo que consiste en recolectar y analizar la observaciones
empleando los procedimientos tpicos de la auditora, para finalmente evaluar los resultados y establecer las
conclusiones mediante el dictamen correspondiente.
De manera resumida, el proceso de auditora consiste en establecer el plan, calcular la muestra y seleccionar las
observaciones, aplicar los procedimientos de la auditora, y finalmente evaluar los resultados.
a) Objetivos.
El auditor determinara los objetivos especficos de la auditoria as como los posibles procedimientos de
auditora que sean necesarios para lograrlos. La consideracin de la naturaleza de la evidencia de auditora
buscada y las condiciones de error as como otras caractersticas que posiblemente surgiran en relacin con la
evidencia buscada, ayuda mucho al auditor en definir qu constituye un error o desviacin , y qu poblacin se
debe utilizar para propsitos del muestreo.
Con base a la compresin general de la entidad, el auditor determinar si la auditoria a realizar ser por
componentes importantes de los estados financieros o por ciclos de transacciones, para posteriormente definir
los objetivos generales y especficos de la auditoria. El auditor determina los objetivos especficos de la
auditoria, y los posibles procedimientos de auditora que sea posible para lograrlos.
Por ejemplo al fijar el objetivo general el auditor debe considerar algunos objetivos especficos, tale cmo:
Emitir un informe que exprese una opinin sobre s el Estado de la Situacin Financiera, Estado de Prdidas y
Ganancias, Estado de Flujo de caja, entre otros emitidos por la entidad XXX, presentan razonablemente, en
todos los aspectos importantes, los derechos y obligaciones, los ingresos recibidos y los gastos incurridos,
durante el perodo auditado, de conformidad a principios de contabilidad y Normas Internacionales de
Informacin Financiera.
Evaluar y obtener suficiente entendimiento del sistema del control interno de una entidad, evaluar el riesgo de
control e identificar condiciones reportables, incluyendo debilidades materiales del control interno. Hacer
pruebas para determinar s la entidad cumpli en todos los aspectos importantes con los trminos de contratos,
leyes y regulaciones aplicables a la entidad.
Determinar si la gerencia ha tomado acciones correctivas adecuadas sobre las recomendaciones de informes de
auditoras anteriores.
b) El universo y las unidades de observacin.
Para alcanzar los objetivos es necesario identificar de manera clara y precisa la poblacin o universo de las
partidas que se analizarn, as cmo definir la forma de caracterizar las desviaciones y definir la materialidad.
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Por ejemplo, dado que el objetivo es formar una opinin sobre la integridad de las transacciones de compras, la
poblacin apropiada podra ser todas las facturas aprobadas que hayan sido registradas durante cierto periodo
de tiempo.
El auditor tomar en cuenta la materialidad como el lmite mximo de error que est dispuesto a aceptar para
emitir un dictamen sin salvedades. En la determinacin de la materialidad los auditores utilizarn su juicio
profesional a efecto de emitir un dictamen que permita a los usuarios confiar en los estados financieros para la
toma de decisiones. Esto significa que al determinar la materialidad, el auditor deber tener presente quienes
son los usuarios primarios y secundarios de los estados financieros, que uso darn probablemente a dichos
estados financieros y el grado de precisin que deber tener su informacin para que los usuarios fundamenten
sus decisiones en ellos.
Para identificar adecuadamente el universo es necesario aplicar tres criterios: integridad, pertinencia y,
estratificacin. Estos criterios permiten asegurar al auditor que el universo se haya definido correctamente.
Integridad. El auditor se debe asegurar de que todas las partidas supuestamente contenidas en la poblacin
sean incluidas. Por ejemplo, si el auditor decide seleccionar facturas de pago de un archivo, no puede sacar
conclusiones sobre todas las facturas para el perodo entero cuando el auditor no est seguro de que todas las
facturas hayan sido archivadas.
Pertinencia. El auditor debe asegurarse de que la poblacin es la apropiada para el objetivo de auditora en el
proceso de muestreo. Un ejemplo sera si el objetivo del auditor es confirmar la existencia de las cuentas a
pagar (Acreedores Monetarios), la poblacin podra ser toda la lista de las cuentas por pagar.
Estratificacin. En los casos donde el auditor quiere mejorar la eficiencia de la auditoria, puede optar por
estratificar la poblacin. Esto quiere decir que el auditor divide la poblacin en sub-poblaciones distintas,
tomando como base algunas de sus caractersticas nicas tal como su valor monetario. Un ejemplo sencillo
para mostrar este punto es cuando el auditor desea probar el registro subsidiario de las cuentas por pagar
(Acreedores Monetarios), el auditor podra agrupar la poblacin en tres partes: Cuentas de ms de $ 5 milln.
Cuentas entre $ 1 milln y $ 5 millones; y Cuentas de menos de $ 1 milln.
El esfuerzo inicial de estratificacin permite que un porcentaje mayor del esfuerzo de auditora sea enfocado
haca las partidas de mayor valor, las cuales posiblemente contienen las mayor posibilidad de errores
monetarios. Sin embargo, vale destacar que los resultados de los procedimientos de auditora aplicados a una
partida en un estrato pueden ser proyectados a las partidas dentro del mismo estrato. Para llegar a una
conclusin sobre la poblacin total, el auditor tendr que considerar otros factores tales como el riesgo y la
materialidad en relacin con cualquier otros, estratos que compongan la poblacin entera.
En trminos del aumento en la eficiencia de la auditoria, la estratificacin reduce la variabilidad de las partidas
dentro de cada estrato, as permitiendo la reduccin en el tamao de la muestra sin aumentar
proporcionalmente el riesgo de muestreo.
3. Seleccin del tipo de muestreo
Al determinar el tipo de muestreo que se deber emplear existen dos enfoques: muestreo estadstico o no
estadstico. El muestreo no estadstico no permite la inferencia, se basa en juicios muchas veces subjetivos y no
existe una medida efectiva para evaluar el riesgo y conocer el grado de error en el que se incurre al establecer
el dictamen final a partir de una muestra. En este tipo de muestreo por lo general se incurre en la seleccin de
una muestra de tamao arbitrario, que resulta costosa y subjetiva para establecer las conclusiones. Por otro lado
el muestreo estadstico es cientfico y permite realizar la inferencia estadstica mediante el empleo de medidas
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de control del error y del riesgo, representa una forma de evaluar el efecto de los errores que se encuentran en
la auditoria.
La excelencia en la aplicacin de la normatividad y el empleo de los mejores mtodos contables para analizar
las observaciones no garantizan por s solos la calidad de la auditoria, es necesario aadir a estos un adecuado
procedimiento de muestreo. En todos los procesos de auditora y fiscalizacin, la calidad y las conclusiones
dependen mucho de la manera en que se tome una muestra confiable de todos sus elementos. Es necesario que
los auditores tengan conocimientos de estadstica, para un uso adecuado del muestreo con probabilidades.
El uso del muestreo no estadstico para establecer conclusiones sobre la poblacin, implica riesgos muy graves,
debido a que la seleccin de la muestra depende del criterio de las personas que la obtienen y puede introducir
desviaciones muy importantes sin que el auditor se d cuenta. En el muestreo no-estadstico (basado en el
juicio profesional del auditor), el auditor no puede expresar sus conclusiones con una medicin cuantitativa del
nivel de confianza.
El muestreo estadstico de puede dividir en muestreo para datos cualitativos, tambin llamado de Pruebas de
Control por atributos, y el muestreo para datos mtricos o de tipo cuantitativo, tambin llamado de Pruebas
Sustantivas.
a) Muestreo por Atributos para Pruebas de Control.
Se define el muestreo de atributos como un mtodo estadstico y probabilstico de evaluacin de muestras que
da como resultado el clculo de la proporcin de partidas en una poblacin que contiene una caracterstica o
ciertos atributos de inters.
En un plan de auditora se define la partida para la muestra como un saldo de una cuenta, una factura de compra,
una firma de aprobacin, o cualquier otra caracterstica de la poblacin contable que tiene alguna importancia
real o fsica.
El muestreo de atributos se dirige a la estimacin de la proporcin de una poblacin que tenga o no tenga un
atributo especifico. Por ejemplo, el pago fue autorizado o no; la deuda fue vencida o no. En ambos casos, hay
solo dos resultados posibles para cada partida; s o no, cumple o no cumple, correcto o incorrecto.
Una desviacin crtica de cumplimiento es una condicin observada en una partida especfica de una muestra, la
cual proporciona evidencia de una desviacin de un procedimiento de control clave sobre el cual el auditor
deseaba confiar. Por ejemplo, si la nmina no se prepara de acuerdo a los procedimientos prescritos por la
administracin, existe una desviacin de cumplimiento si el auditor deseaba confiar en la preparacin de la
nmina de acuerdo con los procedimientos prescritos.
b) Muestreo de Unidades Monetarias o de Pruebas Sustantivas.
Este tipo de muestreo se utiliza cuando se desean analizar los detalles de los saldos para encontrar desviaciones
monetarias. Es una tcnica muy usada principalmente cundo se requiere obtener una muestra en la que los
saldos de mayor tamao monetario sean incluidos en la muestra. Consiste en un muestro de tipo sistemtico en
las unidades muestrales que representan dinero, y se desea que las partidas que contiene los mayores montos
tengan una mayor probabilidad de ser elegidas.
c) Muestreo por Variables Clsicas.
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Este tipo se caracteriza en que cualquier elemento de la poblacin puede ser elegido en la muestra, cualquier
cuenta del universo tiene la misma probabilidad de ser auditada. ste tipo de muestreo consiste en la seleccin
de muestras sencillas al azar, en donde se garantice que todas las partidas de la poblacin tienen igual
oportunidad de ser elegidas en la muestra. Consiste en seleccionar la muestra de tamao n de una poblacin de
tamao N, mediante un mtodo que permita garantizar que cualquier muestra de tamao; n, tenga la misma
probabilidad de ser seleccionada. Las observaciones se consideran con o sin reemplazo, en el caso de la
actividad de auditora esta se considera con reemplazo, ya que si se selecciona una partida ms de una vez no
importa, por las cuentas que se seleccionan dentro de la partida en diferentes ocasiones. Si se obtiene una
muestra de tamao n de una poblacin de N unidades cada elemento de la muestra tiene una probabilidad:
n / N, de ser incluida.
4. Clculo del Tamao de Muestra
El clculo del tamao de la muestra estadstica es una parte importante del proceso de auditora. Para calcular su
tamao (n), es necesario primeramente determinar el tamao de la poblacin (N) as como y el tipo de datos que
se analizan. Los datos pueden ser de tipo cualitativo o cuantitativo.
a) Datos cualitativos y cuantitativos.
Los datos cualitativos como su nombre lo indica se refieren a una cualidad o atributo de las cosas, es decir una
cuenta est bien o presenta errores, slo se califica un xito o fracaso, es xito si no hay desviaciones y fracaso si
se encuentra alguno. El muestreo por cualidades o atributos cuantifica nicamente las frecuencias de ocurrencia.
Y puede ser de dos tipos:
Pruebas para el Control de Operaciones y Pruebas Cualitativas para Irregularidades Monetarias. Este tipo de
muestreo recibe tambin el nombre de muestreo por atributos y se utiliza para calcular la proporcin de partidas
de una poblacin que contiene una caracterstica o un atributo de inters. Esta proporcin recibe el nombre de
tasa de ocurrencia que se expresa por lo general como un porcentaje. Por ejemplo el auditor llega a verificar la
tasa de excepcin de los recibos de pago y estima que sta tasa es del 4%, es decir se estima que la materialidad
es que slo el cuatro por ciento presenta irregularidades.
Las Pruebas para Control se utilizan para verificar si las normas especificadas por la regla contable se llevan a
cabo y en caso negativo detectar fallas. Por ejemplo los registros de gastos deben de ir apoyados por copias de
las facturas para verificar los desembolsos, en este caso la prueba de control consiste en examinar estos
documentos para verificar que tengan la validez adecuada. En caso contrario, registrar las desviaciones
representadas mediante una frecuencia o porcentaje.
Pruebas de Cualitativas para Irregularidades Monetarias. En este tipo de auditora se busca detectar desviaciones
de monetarias registrando nicamente la desviacin sin especificar su monto. Por ejemplo si la norma especfica
registrar todas las entradas de caja en una cuenta bancaria, se registran todas las entradas de caja y se concilian
con los depsitos reales hechos en el banco en un periodo de tiempo determinado.
Datos cuantitativos. Los datos mtricos o de tipo cuantitativo se refieren a cantidades o montos especficos de
dinero. Pueden ser de dos tipos: las auditoras para verificar los Detalles de Saldos y las Variaciones en los
Montos.
Pruebas para Detalles de Saldos. En este procedimiento el auditor determina si el saldo en una cuenta se ha
declarado de manera razonable. Por ejemplo Se tiene una lista de 100 cuentas por cobrar las cuales suman
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$ 100, 000.00 el auditor debe verificar las cuentas para detectar desviaciones monetarias entre los montos
registrados.
Pruebas para Variaciones en los Montos. A este tipo de procedimiento tambin se le conoce como mtodo de las
variables. La finalidad de este procedimiento consiste en medir el monto verdadero del error en un saldo de
cuenta a fin comprobar si las diferencias no exceden una cantidad tolerable.
b) Calculo del tamao de la muestra
Para el clculo del tamao de la muestra es necesario conocer de antemano los siguientes elementos:
Riesgo de muestreo (RE)
Desviaciones crticas (CD)
Desviacin esperada del universo (E)
Desviacin tolerable (ET)
Riesgo de Muestreo (RE). La estadstica no es exacta y siempre incurre en un error al concluir algo que en
realidad es falso, este error recibe el nombre de riesgo de error. La nica forma de obtener certeza completa
sobre los resultado es analizando al 100% de todos los elementos que componen el universo. Puede interpretarse
como el riesgo de aceptacin incorrecta. El Riesgo de muestreo se representa mediante la letra RE y representa
el nivel aceptable de riesgo, (error de muestreo) tiene que ver con la posibilidad () de que una muestra,
apropiadamente escogida, no sea representativa de la poblacin. En otras palabras, la conclusin del auditor
sobre los controles internos, o los detalles de transacciones basadas en la muestra, pueden ser diferentes de la
conclusin que resultara de un examen de la poblacin entera.
Representa la probabilidad de aceptar las conclusiones de un dictamen sin que estas sean ciertas.
Desviacin Crtica. Se representa mediante las letras DC y es una condicin observada en una partida
especfica de una muestra, la cual proporciona evidencia de una desviacin de un procedimiento de control clave
sobre el cual el auditor deseaba confiar. Por ejemplo, si la nmina no se prepara de acuerdo a los procedimientos
prescritos por la administracin, existe una desviacin de cumplimiento si el auditor deseaba confiar en la
preparacin de la nmina de acuerdo con los procedimientos prescritos.
Desviacin esperada para el universo (E). Es la tasa de desviaciones crticas que el auditor espera de la
muestra. Se basa esta decisin en la experiencia anterior. Puede expresarse en trminos de un nmero o
porcentaje. Esta informacin se obtiene de trabajos de auditora practicados anteriormente en esa misma entidad,
o mediante la experiencia del auditor sobre la estimacin del estado que guarda ese universo por medio de
informacin recolectada previamente. Es prctica comn en el trabajo de auditora recabar informacin previa
sobre las condiciones del ente que se va auditar. Para calcular un tamao de muestra siempre ser necesario
obtener informacin previa sobre el universo. Error tolerable (ET). Para llevar a cabo el proceso de inferencia es
necesario fijar un tolerancia de error, que se puede interpretar como: cul es la diferencia mxima que se est
dispuesto aceptar entre los resultados de la muestra y de la poblacin. La estadstica infiere el comportamiento
de la poblacin a partir de los resultados de la muestra, por medio de un intervalo de confianza, este intervalo se
compara con el intervalo que se obtiene con la muestra al considerar la tolerancia de error, as por ejemplo. S la
tolerancia de error es del 3%, y la tasa de desviaciones encontradas en muestra es del 7%, se est dispuesto
aceptar que el porcentaje de desviaciones encontrados en la muestra tiene una variacin mxima de 3%, es
decir, el auditor aceptar un dictamen favorable si la tasa de desviaciones de la poblacin se encuentra dentro del
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intervalo 7% 3%; (4% 10%) S el lmite superior de la tasa de desviaciones de la poblacin es mayor al 10%,
el dictamen ser negativo dado que no cumple las condiciones de materialidad fijadas por el auditor. Un
intervalo de aceptacin en donde se encuentra el porcentaje de desviaciones, y an as concluir con un dictamen
favorable, se obtiene como:
Desviaciones de la muestra Tolerancia de error, El riesgo de error se define para pruebas de control como: el
porcentaje mximo de desviaciones de cumplimiento de control que el auditor est dispuesto a aceptar y todava
concluir que se puede confiar en el control probado. Esta tasa tolerable es lo que se conoce como materialidad.
c) Precisin.
La precisin representa el porcentaje o cantidad que el auditor acepta puede existir entre el valor de las
desviaciones encontradas en la muestra y el verdadero valor del universo. Por ejemplo s el porcentaje de
desviaciones que se encontraron al auditar la muestra fue del 4%, y el valor real de las desviaciones del universo
es 7%, la precisin obtenida es de 3%. Este valor se compara con la tolerancia de error fijada al establecer la
materialidad del trabajo de auditora, para aceptar o rechazar el universo.
d) Efecto de la precisin sobre el tamao de muestra. El clculo del tamao de muestra se ve afectado por los
parmetros que se utilicen en su clculo. La tolerancia de error y el riesgo tienen un efecto importante sobre el
tamao de la muestra. A medida que disminuye el riesgo de error y la tolerancia, el tamao de muestra aumenta.
Tres son los elementos que concurren para el clculo del tamao de muestra: riesgo de error, tolerancia de error y
tasa estimada de desviaciones del universo. Estos tres elementos se fijan en la etapa de planeacin de la
auditora, el buen criterio de auditor para obtener la mezcla correcta de estos de acuerdo a los objetivos del
trabajo, son necesarios para obtener un buen clculo del tamao de muestra, una mezcla mal diseada genera
tamaos de muestra excesivos o extremadamente reducidos. La tasa de desviaciones del universo es la nica de
las tres que opera en sentido inverso, al disminuir la tasa de desviaciones del universo el tamao de muestra
disminuye. El efecto de estos tres factores sobre el tamao de la muestra se ilustra en la siguiente tabla.
Manipulacin de los
Parmetros
Riesgo de error disminuye
Tolerancia de error disminuye
Tasa de Desv. de la Pob.
Disminuye
d) Tipo de universo.
Para calcular el tamao de muestra es necesario identificar el tipo de universo.
La estadstica considera dos tipos de universo, infinito o finito, ambos tipos de poblacin o universo
considerados afectan el clculo del tamao de muestra.
Poblacin infinita. La poblacin o universo es infinito cundo su tamao es muy grande y por lo mismo no se
conoce su nmero total de elementos. Por ejemplo cuando la poblacin se define como el nmero de personas
que asisten en una semana determinada al Parque Central, ste nmero es muy grande y desconocido, para fines
de muestreo la poblacin se considera infinita.
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Cuando se conoce el nmero total de elementos de la poblacin, tambin esta puede ser infinita, en ste caso la
poblacin se considera infinita, cundo el tamao de la muestra obtenida es muy pequea con relacin al tamao
del universo. Por ejemplo, cundo se extrae una muestra de 50 archivos de una poblacin de 10,000, para fines
estadsticos se considera infinita.
La estadstica considera, cuando el tamao del universo no es conocido, que la poblacin es infinita cuando el
tamao de la muestra es menor al 5% del total de la poblacin. Es decir cuando el valor de la muestra calculada
cumple con la siguiente condicin: n (0.05 x N), es decir, cundo:
n/N 0.05
Poblacin finita. El universo o poblacin se considera finita, cuando sta es contable, se conoce el nmero total
de los elementos que la componen, y el tamao de la muestra no es muy pequeo, relacionada con el tamao del
universo. Por ejemplo, cundo de un archivo con 700 expedientes, se extrae una muestra de 200.
De manera semejante al caso de la poblacin infinita, la poblacin se considera finita cuando se verifica la
siguiente condicin.
n/N > 0.05
Por ejemplo, para una muestra de 150 expedientes extrados de un archivo que contiene 2000.
La poblacin se considera finita, ya que cumple con la condicin anterior.
Para calcular el tamao de muestra, primeramente se considera el universo de tamao infinito, y se realiza el
clculo bajo ste supuesto. Posteriormente se hace la comparacin entre el tamao de la muestra y la del
universo, aplicando las expresiones anteriores. Si el tamao de la muestra es mayor al 5% (0.05) del tamao de
la poblacin, se hace una correccin al tamao de muestra calculado, aplicando un factor de correccin, llamado
ajuste por poblacin finita. Este factor est determinado mediante la siguiente expresin.
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Despus de calcular el tamao de la muestra es necesario definir la forma de seleccionar las partidas que se
debern auditar, estas se eligen al azar, es decir mediante mtodos que garanticen que cualquier elemento de la
poblacin tenga la misma probabilidad de ser elegido en la muestra.
a) Nmeros aleatorios.
La forma de seleccionar las unidades del universo para formar la muestra es mediante el empleo de nmeros
aleatorios. Los nmeros aleatorios son aquellos que cumplen con la condicin de que son obtenidos al azar, es
decir no guardan ninguna relacin ni secuencia con los nmeros anteriores, dependen de un suceso fortuito y por
lo tanto son obtenidos espontneamente, son al azar, as como sale un determinado nmero pudo haber salido
otro.
Por medio de stos se seleccionan las partidas del universo o unidades de la muestra, dando la misma
oportunidad a todas las partidas que la constituyen.
Para obtener los nmeros aleatorios que sealen que elementos seleccionar en la muestra, se utilizan tablas de
nmeros aleatorios elaboradas mediante procesos matemticos, stas existen en la mayora de los libros de
estadstica, o bien se pueden generar de manera ms prctica mediante una funcin matemtica que se encuentra
integrada en casi todas la calculadoras y computadoras. sta funcin permite generar series de nmeros
aleatorios mediante la instruccin Random .
La funcin generadora de nmeros aleatorios tiene la propiedad de que un vez que se inicia una secuencia para la
obtencin de los nmeros, no se puede interrumpir. Los nmeros se pueden repetir, en cuyo caso se omiten y se
toma el inmediato siguiente.
Mediante el uso de la hoja electrnica de clculo Excel disponible en las computadoras se puede obtener los
nmeros aleatorios necesarios para extraer la muestra, empleando la funcin.
ALEATORIO ()*(b-a)+a; mediante sta se pueden generar nmeros entre a y b. Por ejemplo para generar cinco
nmeros aleatorios entre 100 y 500, se usa: ALEATORIO()*(500-100)+100, y se obtienen los siguientes:
224
227
437
323
355
Existen cinco mtodos ms empleados para recolectar las observaciones.
Simple aleatorio
Sistemtico
Por celdas
Por juicio
Facilitadora:
FAREM- Estel
Bloques.
b) Simple aleatorio.
Este mtodo es el que cumple con la condicin de que cualquier elemento de la poblacin o universo tenga la
misma probabilidad de ser seleccionado en la muestra. Para utilizarlo es necesario obtener primeramente el
marco muestral, que est formado por todas las partidas que componen el universo identificadas mediante un
nmero progresivo.
Para seleccionar la muestra se generan nmeros aleatorios entre los valores definidos por el marco muestral. Se
seleccionan una serie de n nmeros aleatorios, utilizando una tabla de nmeros aleatorios o bien mediante un
software de computadora. Las partidas cuyo nmero coincide con alguno de los n nmeros aleatorios
seleccionados, son los que se deben incluir en la muestra.
Ejemplo. Un auditor desea tomar una muestra de los Estados Financieros de 120 clientes de una cierta Sucursal
del pas. Una muestra 15 Clientes es suficiente. Con el objeto de revisar sus Estados Financieros y verificar si se
encuentran dentro de los principios de contabilidad y NIIF que regulan el quehacer contable. Lo primero es
obtener una lista de los 120 clientes identificados mediante un nmero del 1 al n 120, despus se deben generar
15 nmeros aleatorios entre 1 y 120, stos indican el cliente que se deber incluir en la muestra. S se utiliza una
calculadora personal se activa la funcin Random (RND), los nmeros obtenidos de sta forma se multiplican
por 100 para obtener los 15 nmeros buscados, la calculadora genera nmeros entre cero y uno, muestra los
nmeros aleatorios como cifras decimales sin ningn entero. De sta forma se garantiza que cualquier elemento
de la poblacin tenga la misma probabilidad de ser elegido en la muestra.
c) Seleccin sistemtica.
Este tipo de muestreo el auditor calcula un intervalo y despus selecciona metdicamente las partidas para la
muestra con base en el tamao de intervalo calculado Es una tcnica en la que el primer elemento de la muestra
se elige al azar mediante un nmero aleatorio, una vez elegido a este los siguientes se seleccionan de manera
sistemtica siguiendo una secuencia. Este mtodo tiene la ventaja que la seleccin de los elementos de la muestra
cubren todo el recorrido del marco muestral. La aleatoriedad del mtodo no es perfecta ya que slo se da en la
seleccin del primer elemento, los siguientes no lo son.
El muestreo sistemtico constituye una alternativa conveniente cuando la recoleccin de datos en el muestreo
simple aleatorio se complica debido al costo que representa la localizacin de las unidades muestrales. Es
conveniente cuando es necesario que todos los elementos de los diferentes estratos contenidos en el marco
muestral estn representados en la muestra.
Se sigue el procedimiento descrito a continuacin.
Se genera un nmero aleatorio entre 1 y N
A partir de este nmero se obtiene un cierto valor llamado k. K = N/ n
A partir de primer nmero elegido al azar se elige el siguiente nmero contando K unidades a partir de l.
Este procedimiento se repite con cada nmero seleccionado, recorriendo as todo el marco muestral de la
poblacin. S mediante la secuencia que se sigue llega un momento que el nmero calculado para extraer la
observacin de la poblacin se sale del rango de los nmeros de la poblacin, se contina a partir del lmite
inferior del rango, de forma tal que se recorra la imagen de los datos poblacionales.
Facilitadora:
FAREM- Estel
Ejemplo. Se tiene una poblacin de facturas de compras que varan del nmero 1432 al 5429 y se desea obtener
una muestra de 100. El clculo del intervalo es de tamao 40. El auditor obtiene una factura al azar digamos la
nmero 1500, selecciona esta cuenta, las siguientes sern: 1500 + 40 = 1540. El procedimiento se repite hasta
obtener la ltima cuenta. Se desea extraer una muestra sistemtica de tamao 90 de una poblacin de 5000.
K = 5000/90 = 55
Se genera un nmero aleatorio. Ejemplo 3034, a partir de este se encuentran los dems agregando 55 a cada uno
de ellos.
3034+55=3098
3098+55=3153
3153+55=3208
As se extraen sucesivamente las observaciones hasta obtener 90.
d) Por bloques.
Una muestra por bloques consiste en la seleccin de transacciones similares que ocurren dentro de un perodo
dado de tiempo. Adems, hay que seleccionar varias partidas en sucesin. Sin embargo, una vez seleccionada la
primera partida en el bloque, se seleccionan las dems partidas en el bloque automticamente.
Un ejemplo de ste mtodo podra ser una seleccin de un bloque de 100 transacciones de ventas del diario de
ventas para la cuarta semana de enero.
Otro caso podra ser una muestra compuesta de las facturas procesadas durante las primeras dos semanas de
diciembre.
Una muestra de cien partidas podra ser escogida seleccionando cinco bloques de 20 partidas cada uno.
La nica oportunidad de que sea til este mtodo es cuando existe un nmero razonable de bloques, para
asegurar que la muestra sea representativa. De otra manera, la seleccin de un solo bloque del conjunto de todas
las transacciones de un ao no es apropiado, en la mayora de los casos.
Adems, dado que se usa pocos bloques, la probabilidad de escoger una muestra que no sea representativa es
demasiado elevada, tomando en cuenta la posibilidad de eventos tales como la rotacin del personal, cambios en
el sistema contable, y la naturaleza cclica de muchos negocios.
e) Seleccin por celdas.
Bajo este mtodo, se divide la poblacin en un nmero de celdas determinado, y se selecciona de manera
aleatoria una partida de cada celda. Por ejemplo si tamao del universo es 1000 y se desea extraer 5
observaciones, se obtienen cinco celdas de tamao 200, la poblacin se divide en celdas de 1-200, 201- 400,
401-600, 601-800, y 801-1000, y una partida de cada celda ser escogida.
Este mtodo soluciona el problema que surge cuando pre-numeran las partidas, pero mantiene la ventaja del
muestreo sistemtico, porque selecciona todas las partidas de valor ms grande que el intervalo promedio de la
muestra. La desventaja de este mtodo es que toma mucho ms tiempo.
Facilitadora:
FAREM- Estel
Facilitadora:
FAREM- Estel
Se define el muestreo para pruebas de control o de atributos, como un mtodo estadstico y probabilstico de
evaluacin de muestras que da como resultado el clculo de la proporcin de partidas en una poblacin que
contiene una caracterstica o atributo de inters .
La aplicacin de este tipo de muestreo requiere de la aplicacin de un proceso de siete pasos a partir de los
cuales el auditor puede ejecutar una planeacin y recoleccin de una evidencia valida y confiable que le permita
ejecutar el trabajo y establecer dictmenes sobre conclusiones extradas de una muestra representativa del
universo.
El muestreo de atributos o pruebas de control se dirige a la estimacin de una proporcin de la poblacin que
tenga o no una caracterstica del control definida por un conjunto de atributos especficos. Por ejemplo, el pago
fue autorizado o no; la deuda fue vencida o no. En ambos casos, hay solo dos resultados posibles para cada
partida; s o no, cumplimiento o no cumplimiento, correcto o incorrecto.
Una desviacin crtica de cumplimiento es una condicin observada en una partida especfica de una muestra, la
cual proporciona evidencia de una desviacin del procedimiento de control clave sobre el cual el auditor desea
establecer una conclusin. Por ejemplo, si la nmina no se prepara de acuerdo a los procedimientos prescritos
por la administracin, debe existir evidencia suficiente en la muestra para determinar con base en el nmero de
desviaciones encontradas el estado que guarda el procedimiento.
Un nmero suficiente de desviaciones en la muestra le permite concluir que la preparacin de la nmina no se
hace de acuerdo con los procedimientos prescritos.
La tasa de ocurrencia esperada es la tasa de desviaciones crticas que el auditor espera del universo, esta decisin
se basa en la experiencia anterior, puede expresarse en trminos de un nmero o porcentaje. Por ejemplo, cundo
se estima que menos del 3% de los elementos de la poblacin presenta desviaciones para el atributo estudiado.
Esta apreciacin no es subjetiva, sin embargo una estimacin aproximada basada en la experiencia y
conocimiento previo, es suficiente. Una estimacin es con las caractersticas anteriores es suficiente para obtener
la tasa de desviaciones esperadas del universo.
La aplicacin del muestreo para pruebas de control se puede resumir en un procedimiento de siete pasos, los
cuales se mencionan a continuacin y se estudian ms adelante.
Procedimiento para realizar un muestreo para pruebas de control.
1.- Definicin de los objetivos de la auditoria
2.- Definicin del universo y la unidad de muestreo
3.- Identificacin de los atributos y materialidad
4.- Clculo del tamao de la muestra
5.- Seleccin de las observaciones
6.- Recoleccin de la evidencia
7.- Evaluar los resultados y establecer el dictamen
Facilitadora:
FAREM- Estel
Facilitadora:
FAREM- Estel
La identificacin de los atributos surge del conocimiento mismo de la estructura del control interno, dependen de
los elementos que se son necesarios controlar. Cada elemento de control se relaciona con un atributo. Basado en
el conocimiento de la estructura de control interno el auditor deber identificar los atributos que se relacionan un
la efectividad de los controles. Se deber identificar un atributo para cada elemento del control especfico que es
necesario para analizar la estructura de control del procedimiento, y alcanzar los objetivos antes sealados.
Por ejemplo. En una auditora practicada a los desembolsos hechos por una Casa Matriz ubicada en el extranjero
para subsidiar los pagos de la Semana en base a presupuesto. Se establecen los siguientes elementos previos al
trabajo de auditoria.
Objetivos. Examinar que las cdulas de entrega de los recursos otorgados a cada Subsidiaria contengan toda la
informacin necesaria para verificar que el monto transferido se haya realizado de acuerdo a los procedimientos
de transparencia que indican las Normas Internacionales de informacin Financiera.
Universo y unidades de muestreo. El universo est compuesto por los 3 subsidiarias que componen el registro de
la Casa Matriz. La unidad de muestreo es cada cdula que ampara el desembolso correspondiente.
Atributos. Los atributos son definidos como:
a) Vigencia y legibilidad de las firmas.
b) Notas de dbitos
c) Justificacin de los fondos.
d) Presentacin de ejecucin presupuestaria
La materialidad se define como la magnitud de una omisin o error de informacin contable que debido a las
circunstancias, hacen probable que bajo el juicio razonable de una persona basado en la informacin que posee,
influyan para determinar que existe una desviacin por omisiones o errores encontrados.
La materialidad se define como aquella tolerancia de error que el auditor est dispuesto aceptar aun as concluir
con base en ella un dictamen positivo, por ejemplo si el auditor fija una tolerancia de error del 2%, est dispuesto
aceptar que si encuentra ms del 2% de desviaciones en el universo a partir de las desviaciones encontradas en la
muestra, establecer un dictamen negativo, ya que la materialidad que se fijo para este propsito fue de 2%. Es
un juicio preliminar que el auditor establece sobre la importancia de cada atributo y la precisin con la que se
quiere establecer una conclusin sobre l.
Para el calculo del tamao de la muestra cada atributo requiere de la fijacin de un riesgo de error, sin embargo
puede tenerse el caso en el que el mismo riesgo de error y los mismos parmetros pueden utilizarse para cada
atributo, y as calcular solo un tamao de muestra.
Pueden presentarse dos casos: cuando los atributos tienen el mismo riesgo de error y mismos parmetros y
calcular un solo tamao de muestra igual para todos ellos, o bien cuando cada atributo tiene diferente
importancia para el control y por lo tanto requieren de diferente riesgo de error, y diferentes tamaos de muestra.
4. Calculo del tamao de muestra
El tamao de la muestra se determina considerando tres elementos principales:
Facilitadora:
FAREM- Estel
La tasa de desviacin esperada del universo (E). La materialidad o ndice de desviacin tolerable en la muestra
tambin llamado tasa de desviacin tolerable ( ET, error tolerable). Y el riesgo de error en el muestreo. (RE)
El Instituto Estadounidense de Contadores Pblicos una Asociacin Civil que realiza investigaciones y publica
material relacionado con los procesos de auditora, fue uno de los pioneros en la elaboracin de tablas
estadsticas para facilitar el clculo del tamao de muestra para auditores. Basados en una distribucin de
probabilidad binomial y mediante la aplicacin de la inferencia estadstica para estimar intervalos de confianza
de la poblacin para una confiabilidad dada, ha elaborado tablas para el clculo del tamao de la muestra y el
clculo de los intervalos de confianza para el proceso de inferencia
El clculo del tamao de muestra para un riesgo de error del 5 y 10% se muestra a continuacin. Estas tablas
consideran a la poblacin infinita.
Para calcular el tamao de la muestra mediante el empleo de las tablas es necesario considerar el riesgo de error,
la tasa de desviaciones esperadas del universo, y la tolerancia de error.
Cada tabla muestra primeramente el riesgo de error para los valores que ms se utilizan, 5% y 10%. Las tablas
muestran en la primera columna la tasa de desviaciones esperadas del universo, valores que van desde cero hasta
6%.
Las columnas restantes representan la tolerancia de error, para valores que van desde 2% hasta 10%. El tamao
de la muestra se calcula en el valor que se obtiene al cruzar la tolerancia de error con la tasa de desviaciones del
universo.
Por ejemplo, para un trabajo de auditora en el que se fija un riesgo de error del 5% y una tolerancia de error del
6%, para un universo que se presume tiene una tasa de desviaciones del 1%. El tamao de muestra que le
corresponde es para una muestra de 78 unidades de observacin.
Es necesario definir de manera clara y precisa el universo del cual se desea extraer la muestra y establecer una
conclusin. Identificar los controles que son necesarios para cumplir con los objetivos de la auditora y definir
que constituye una desviacin crtica de control (es decir, un error importante).
Identificar las unidades de muestreo o partidas. Las tablas estadsticas proveen los niveles de confianza posibles
de una muestra de tamao dado, con tasas de tolerancia de error diferentes.
Para fines de interpretacin el complemento a uno del error de estimacin recibe el nombre de confiabilidad.
Se pueden utilizar en las tablas niveles de confianza del, 90% o 95% El procedimiento consiste en:
Fijar en la tabla el riesgo de error Buscar el error tolerable (ET) en la parte superior de la tabla.
Establecer la condicin de desviaciones del universo
Buscar en dicha columna y rengln correspondiente el cruce en el que se lee el tamao de muestra.
Aplicar la prueba para poblacin infinita y en su caso aplicar el factor de
correccin para poblacin finita.5% de Riesgo de Sobre Confianza
Tasa de Excepcin
de Universo
Esperado (En
Porcentaje)
Facilitadora:
10
15
20
149
236
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
99
157
157
208
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
0.00
0.25
0.50
0.75
1.00
1.25
1.50
1.75
2.00
2.25
2.50
2.75
3.00
3.25
3.50
3.75
4.00
4.50
5.00
5.50
6.00
7.00
7.50
8.00
8.50
2
114
194
194
265
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
3
76
129
129
129
176
221
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
74
59
49
42
117
93
78
66
117
93
78
66
117
93
78
66
156
93
78
66
156
124
78
66
192
124
103
66
227
153
103
88
*
181
127
88
*
208
127
88
*
*
150
109
*
*
173
109
*
*
195
129
*
*
*
148
*
*
*
167
*
*
*
185
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
10% de Riesgo de Sobre Confianza
4
5
6
7
57
45
38
32
96
77
64
55
96
77
64
55
96
77
64
55
96
77
64
55
132
77
64
55
132
105
64
55
166
105
88
55
198
132
88
75
*
132
88
75
*
158
110
75
*
209
132
94
*
*
132
94
*
*
153
113
*
*
194
113
*
*
*
131
*
*
*
149
*
*
*
218
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
FAREM- Estel
36
58
58
58
58
58
58
77
77
77
77
95
95
112
112
129
146
*
*
*
32
51
51
51
51
51
51
51
68
68
68
68
84
84
84
100
100
158
*
*
29
46
46
46
46
46
46
46
46
61
61
61
61
61
76
76
89
116
179
*
19
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
30
40
40
40
40
50
68
14
22
22
22
22
22
22
22
22
22
22
22
22
22
22
22
22
30
30
37
8
28
48
48
48
48
48
48
48
48
65
65
65
65
82
82
98
98
130
160
*
*
*
*
*
*
9
25
42
42
42
42
42
42
42
42
42
58
58
58
58
73
73
73
87
115
142
182
*
*
*
*
10
22
38
38
38
38
38
38
38
38
38
38
52
52
52
52
52
65
65
78
103
116
199
*
*
*
15
15
25
25
25
25
25
25
25
25
25
25
25
25
25
25
25
25
34
34
34
45
52
52
60
68
20
11
18
18
18
18
18
18
18
18
18
18
18
18
18
18
18
18
18
18
18
25
25
25
25
32
FAREM- Estel
grande y que por lo mismo se puede considerar infinita. En la auditoria la mayora de las veces la poblacin se
considera finita, ya que el auditor recurre a las partidas para extraer las cuentas que se deben de inspeccionar de
universos no muy grandes. Es necesario aplicar la prueba para poblacin finita haciendo: (N / n 0.05). El
tamao de la muestra ajustado se calcula mediante la siguiente expresin:
El tamao de la muestra puede sufrir algunas modificaciones de acuerdo con algunos criterios del auditor, tales
como:
Cundo el control interno de una dependencia es pobre y se necesita un tamao de muestra mayor.
Mientras ms importante es el rea que se est auditando se necesitar ms evidencia.
A veces es necesario calcular un tamao de muestra ligeramente mayor para compensar unidades que no estn
disponibles o no se puedan localizar.
Para el clculo del tamao de la muestra para pruebas de auditora sobre Unidades Monetarias en Pruebas
sustantivas se utiliza un procedimiento matemtico un poco ms complejo, como se ver ms adelante.
5. Seleccin de las observaciones
A continuacin se elige el procedimiento para seleccionar las observaciones de la poblacin. Los mtodos ms
comnmente empleados son: el muestreo simple aleatorio y el sistemtico. Cuando as lo requiere el caso se
puede emplear el muestreo estratificado. Cualquier entre ellos puede ser utilizado para la seleccin y recoleccin
de las unidades de la muestra. Si se utiliza la tcnica al azar el auditor debe asegurarse de que no existe ningn
sesgo. En todo momento el criterio consiste en demostrar que la muestra es representativa del universo, por qu
cualquier elemento del universo pudo ser elegido en la muestra.
6. Recoleccin de la evidencia
Despus aplicar el mtodo de seleccin se recolecta y examinan las unidades de la muestra para determinar su
naturaleza y la frecuencia de desviaciones que se encontraron para cada uno de los controles establecidos.
7. Evaluacin de resultados y dictamen.
Una vez llevada a cabo la prueba de cumplimiento para detectar desviaciones, los resultados de la prueba deben
ser evaluados para llegar a una conclusin sobre la eficacia de los procedimientos de control. El proceso de
evaluacin de los resultados de la prueba se se hace mediante un proceso de inferencia estadstica, elaborando un
intervalo de confianza para el nmero de desviaciones del universo. Este proceso se realiza, al igual que para el
clculo de la muestra, mediante tablas estadsticas desarrolladas probabilsticamente para este propsito. Las
tablas se muestran a continuacin.
El uso y aplicacin de estas tablas se realiza mediante el siguiente procedimiento.
Para el riesgo de error considerado, se localiza en la primera columna de la tabla los extremos del intervalo
donde se encuentra el tamao de muestra utilizado.
Facilitadora:
FAREM- Estel
25
30
35
40
45
50
55
60
65
70
75
80
90
100
125
150
200
0
11.3
9.5
8.2
7.2
6.4
5.8
5.3
4.9
4.5
4.2
3.9
3.7
3.3
3.0
2.4
2.0
1.5
1
17.6
14.9
12.9
11.3
10.1
9.1
8.3
7.7
7.1
6.6
6.2
5.8
5.2
4.7
3.7
3.1
2.3
2
*
19.5
16.9
14.9
13.3
12.1
11.0
10.1
9.4
8.7
8.2
7.7
6.8
6.2
4.9
4.1
3.1
6
*
*
*
*
*
*
*
18.8
17.4
16.2
15.2
14.3
12.7
11.5
9.3
7.7
5.8
7
*
*
*
*
*
*
*
*
19.3
18.0
16.9
15.8
14.1
12.7
10.3
8.6
6.5
8
*
*
*
*
*
*
*
*
*
19.7
18.4
17.3
15.5
14.0
11.3
9.4
7.1
9
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
20.0
18.8
16.8
15.2
12.2
10.2
7.7
10
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
18.1
16.4
13.2
11.0
8.3
20
25
30
35
40
45
50
55
60
70
0
10.9
8.8
7.4
6.4
5.6
5.0
4.5
4.1
3.8
3.2
1
18.1
14.7
12.4
10.7
9.4
8.4
7.6
6.9
6.3
5.4
7
*
*
*
*
*
*
*
*
18.8
16.2
8
*
*
*
*
*
*
*
*
*
17.9
9
*
*
*
*
*
*
*
*
*
19.5
10
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
Facilitadora:
3
*
*
*
18.3
16.3
14.8
13.5
12.4
11.5
10.7
10.0
9.4
8.4
7.6
6.1
5.1
3.8
4
*
*
*
*
19.2
17.4
15.9
14.6
13.5
12.6
11.8
11.1
9.9
8.9
7.2
6.0
4.5
5
*
*
*
*
*
19.9
18.1
16.7
15.5
14.4
13.5
12.7
11.3
10.2
8.2
6.9
5.2
2.8
2.5
2.3
1.9
1.4
1.1
4.8
4.3
3.8
3.2
2.4
1.9
6.5
5.8
5.2
4.4
3.3
2.6
8.3
7.3
6.6
5.5
4.1
3.3
9.7
8.7
7.8
6.6
4.9
4.0
11.3
10.1
9.1
7.6
5.7
4.6
FAREM- Estel
12.8
11.4
10.3
8.6
6.5
5.2
14.3
12.7
11.5
9.6
7.2
5.8
15.7
14.0
12.7
10.6
8.0
6.4
17.2
15.3
13.8
11.6
8.7
7.0
18.6
16.6
15.0
12.5
9.5
7.6
Por ejemplo. Para un tamao de muestra de 62, para un riesgo de error de 5% y 3 desviaciones encontradas en la
muestra. Se tiene:
Se calcula una tasa de desviaciones para cada atributo, dividiendo el nmero real de desviaciones encontrado
sobre el tamao de muestra utilizado.
Se compara la tolerancia de error fijada en la planeacin, con el lmite superior de desviaciones del universo
encontrado en la tabla. S el lmite superior de desviaciones del universo encontrado mediante el proceso de
inferencia estadstico que muestra la tabla, es superior a la tolerancia de error, se rechaza el control y se concluye
Facilitadora:
FAREM- Estel
que existen fallas en dicho control. S el porcentaje de desviaciones que muestra la tabla es menor o igual a la
tolerancia de error, se acepta el control.
Por considerarse que el inters de conocer el porcentaje de desviaciones del universo siempre que conocer el
mayor valor de desviaciones encontradas, siempre se considera este valor, no el menor.
Supngase que en el ejemplo anterior, el auditor encontr 2 boletas con error en la muestra de 200 (198).
Utilizando la misma tabla, se calcula el ET de la siguiente manera. El nmero de errores encontrado es 2.
Busque el cruce entre la columna encabezada por el nmero de errores encontrados, y el tamao de la muestra.
Se encuentra en el cruce que este valor es 2.6%.
El auditor as puede decir que: Tiene una confianza de 90% que la taza de error actual en la poblacin no excede
el 2.6%; o hay un riesgo estadstico de que la taza de error actual en la poblacin es ms de 2.6%; y en todo caso,
como el 2.6% es menos que el ET del auditor de 4%, en tener confianza en el sistema que asegura que se logren
los criterios de la elegibilidad, es merecido.
Se nota que se utiliza el muestreo de atributos no solo en la etapa de planificacin del tamao de la muestra, sino
tambin en la etapa de evaluacin.
De los resultados del muestreo, durante el proceso de la aplicacin de las pruebas de cumplimiento (de los
controles internos.
Ejemplo de aplicacin mediante un caso. El grupo de auditores X desea aplicar una auditora a uno de sus
clientes ms apreciados, la empresa Y.
Aplicando un muestreo de atributos para pruebas de control, relacionado con los egresos por concepto de pagos a
proveedores realizado por la empresa el ltimo semestre.
La evidencia obtenida deber utilizarse para evaluar la correcta erogacin de los desembolsos realizados y la
aplicacin de los procedimientos contables respaldados por la documentacin correspondiente.
Objetivo de la auditora. El objetivo de la auditora es detectar cualquier desviacin en las erogaciones al pago de
proveedores. Verificar que los egresos se encuentran debidamente amparados por la documentacin autorizada y
registrados de acuerdo con las normas.
Universo y unidades de observacin. El universo est compuesto por nmero total de facturas pagadas a
proveedores durante el periodo de tiempo correspondiente, los nmeros de factura comprendidos entre la nmero
5,000 y 10,500. Cada factura con su documentacin respectiva representa la unidad de la muestra.
Atributos y materialidad. La materialidad se fija para una tolerancia de error del 2%, es decir se acepta que los
resultados pueden tener una variacin mxima del 2% y an as concluir que no hay desviaciones fuera de
control.
Cualquier deviacin del universo que sobrepase este porcentaje se encuentra fuera de control.
Los atributos o excepciones se definen como:
Copia de la factura de ventas acompaada por la orden de pedido.
Facilitadora:
FAREM- Estel
Recoleccin de la evidencia. El nmero de desviaciones que se encontraron para cada atributo, despus de
aplicar el trabajo de auditora, se muestra en la siguiente tabla.
Evaluacin de resultados y dictamen. La tabla No 2 muestra los
limites de confiabilidad para intervalos del universo en donde
se encuentra el valor real de las desviaciones, Se encuentran
dados dos tipos de riesgo de error, 5% y 10%, para diferentes
tamaos de muestra y para el nmero de desviaciones
encontrado en la muestra. Por ejemplo para el primer atributo el
Facilitadora:
FAREM- Estel
tamao de muestra adyacente al valor real, est entre un tamao de muestra de 200 y 160. La formula de
interpolacin lineal muestra el siguiente resultado.
El lmite superior real de desviaciones estimado para la poblacin empleando una confiabilidad del 90%, est
dado por el valor de 2.705%.
Ambos tipos de muestreo estadstico y no estadstico pueden ser utilizados al hacer una auditora para pruebas de
control, la diferencia entre ambos es que mientras el segundo es ms fcil de calcular su tamao de muestra, pues
se limita a tomar un porcentaje de observaciones del universo, no permite establecer una conclusin valida y
confiable sobre el comportamiento del universo, sus conclusiones se limitan al anlisis de la muestra y a suponer
que algo semejante este pasando con la poblacin. Frecuentemente se obtiene un tamao de muestra demasiado
grande para los objetivos de la auditora, con unl desperdicio de recursos inevitable.
El muestreo estadstico requiere para su uso de mayor entrenamiento y capacitacin por parte del auditor, se
necesita un trabajo de planeacin ms preciso, y siempre es necesario fijar un riesgo de error y una tolerancia. Su
aplicacin permite calcular un tamao de muestra suficiente para cumplir con los objetivos de la auditoria,
ahorra una gran cantidad de recursos al hacer un uso ms eficiente del trabajo del auditor, el anlisis de la
muestra permite establecer una conclusin que se extiende sobre el universo, basado en una confiabilidad y
tolerancia. Trae consigo un mejor uso de los recursos disponibles, permite elaborar dictmenes ms
profesionales mediante ficha tcnicas completas, que ofrecen mayor transparencia y claridad sobre los
procedimientos realizados para establecer las conclusiones, ofrecen mayor calidad de informacin y sustentacin
en los resultados.
Facilitadora:
FAREM- Estel
a. Calcule el tamao de la muestra que ser necesaria para definir el nmero de facturas que debern ser
auditadas. Si se fija un riesgo de error del 5%, con una tolerancia de error para el dictamen del 10%. Se sabe que
en ltimo trabajo de auditoria practicado a esa dependencia se encontraron un 2% de facturas con algn tipo de
desviacin.
b. Explique de manera general, la forma de seleccionar las facturas del universo que debern ser seleccionadas
para su revisin y anlisis.
2, Un auditor est revisando archivos de las boletas otorgadas para viajar en autobs del personal del rea de
Finanzas que posee esta prestacin. es, del departamento de personal de una oficina. El objetivo del trabajo
consiste en determinar si cumplen con los criterios de elegibilidad determinados por la normatividad del
departamento de recursos humanos. El auditor est dispuesto aceptar una materialidad del 4% de error tolerable
al establecer las conclusiones del dictamen. La experiencia anterior indica que la tasa de desviaciones que se han
obtenido anteriormente nunca ha sido mayores al 2 %. S se fija un riesgo de error del 5%. Calcule el tamao de
muestra para el nmero de archivos del personal que hace uso de este servicio, que debern ser auditados.
3. En la auditoria de la cuenta de gastos operativos, se selecciona la cuenta de gastos administrativos, la cual
comprende un total de 10,500 partidas, Con el objetivo de determinar si la aplicacin de los recursos, cuenta con
los principios Contables. El auditor especfico para una prueba de control, 10 atributos de importancia. Debido a
que no todos tienen la misma importancia, fija diferentes riesgos de error y tolerancia para cada uno de ellos, as
mismo estima el porcentaje de desviaciones esperado del universo. Las condiciones para calcular el tamao de
muestra de cada atributo se muestran a continuacin.
Facilitadora:
FAREM- Estel
5. Se practic una auditora a una dependencia con el objeto de determinar si toda la documentacin que indica
la normatividad estaba presente en cada una de las partidas.
S se acepta un riesgo de error del 10% y una tolerancia de error del 4% determine el nmero de partidas que
sern necesario auditar si se sabe que de experiencias anteriores el porcentaje de cuentas que se han encontrado
en el universo es del 1%.
Suponga que el nmero de partidas que se detectaron con desviaciones significativas fueron 2. Cul sera la
conclusin del dictamen?
FAREM- Estel
muestra de cuentas en las que cada unidad monetaria representa una partida que deber ser seleccionada
aleatoriamente y analizada para detectar cualquier faltante.
La finalidad de ste tipo de muestreo consiste en aplicar el procedimiento de auditora a manos del 100% de las
partidas de un universo para verificar que el saldo de una cuenta no est equivocado, detectar cualquier faltante
monetario que no se encuentre registrado en los registros contables que amparan dicha cuenta o transaccin. El
objetivo del trabajo de auditora es detectar cualquier faltante monetario de una cuenta que no se encuentre
debidamente justificado por los registros contables. Tambin se utiliza para unidades no monetarias, cuando es
necesario aplicar una prueba sustantiva para determinar que el saldo de cierta cantidad no se encuentra
debidamente amparado por los registros contables, por ejemplo al evaluar un inventario en donde la cantidad de
piezas registradas contablemente no concuerda con el nmero unidades del inventario real.
Existen dos enfoques para la aplicacin del muestreo para pruebas sustantivas de saldos monetarios y
transacciones, el muestreo estadstico Proporcional al Tamao del Universo y el muestreo de Variables Clsicas.
La diferencia entre ambos, es que el segundo considera la existencia de una distribucin de probabilidad normal
que explica el comportamiento de la variable aleatoria mientras que el primero no. El muestreo Proporcional al
Tamao del Universo tiene la propiedad de que no es necesario conocer la variabilidad y el tamao del universo
al calcular el tamao de muestra. Mientras que para el otro es necesario conocer estos parmetros, ste mtodo se
utiliza con mayor frecuencia para la auditora de pruebas sustantivas tanto de transacciones financieras como en
saldos de cuentas. A este tipo de muestreo tambin se le conoce como Muestreo de Unidades Monetarias.
El muestreo Proporcional al Tamao del Universo o Muestreo por Unidades
Monetarias es el que ms se utiliza, ya que es ms eficiente y menos costoso para determinar cualquier
desviacin en el valor monetario de saldos o transacciones. Por ejemplo cuando se desea recolectar y analizar
evidencia sobre alguna de las cuentas de los estados financieros, tal como la de inversiones. El auditor tomar
una muestra de las sub cuentas que la componen, para determinar cualquier faltante monetario no justificado por
los asientos contables existentes.
Al igual que en el muestreo por atributos de este tipo de muestreo sta sujeto a un riesgo de error estadstico, a
una tolerancia de error o materialidad y ha conocer las caractersticas iniciales del universo que se audita. Se
basa en un procedimiento semejante, en cul la unidad de muestreo es un peso.
De manera semejante a las pruebas de control el procedimiento para aplicar este tipo de muestreo est
compuesto de ocho pasos, mismos que se muestran a continuacin.
1. Fijar los objetivos de la auditoria
2. Identificar el universo y la unidad de muestreo
3. Establecer la materialidad
4. Clculo del tamao de la muestra
5. Recoleccin de las observaciones
6. Ejecucin del trabajo de auditoria
7. Evaluar los resultados y extrapolarlos al universo
Facilitadora:
FAREM- Estel
3. Establecer la materialidad
La materialidad es la tolerancia de error mxima que puede existir en una cuanta sin que se considere que est
significativamente incorrecta, en este caso el trmino materialidad representa cantidad significativa. Al
establecer este valor el auditor deber manejar un criterio con respecto al error que aceptar en las cuentas
individuales, deber establecer con criterio prudencial la tolerando adecuada de acuerdo a las condiciones de
operacin contable, s esta valor no se fija correctamente poda provocar que los estados financieros estn
significativamente equivocados en una falsa interpretacin de la naturaleza del problema. En este caso el error
tolerable es una cantidad monetaria que como se ha visto tiene un efecto importante sobre el tamao de muestra,
entre menor sea el error tolerable mayor ser el tamao de la muestra.
Facilitadora:
FAREM- Estel
El factor de confiabilidad para la distribucin de probabilidad de Poisson depende del riesgo de error
considerado para cero errores de sobreestimacin, riesgo de aceptacin incorrecta, y se encuentra tabulado en
tablas para diferentes valores de riesgo de error. Como se muestra a continuacin.
Factores de confiabilidad para cero errores de sobreestimacin. (FC)
En este caso la precisin se obtiene restando a la tolerancia de error el monto de las desviaciones esperadas del
universo, previamente multiplicadas por un factor de expansin de las desviaciones al universo.
Los factores para proyectar el monto de las desviaciones al universo estn dadas por:
Factores de expansin para errores esperados (FE)
Al igual que en el muestreo por atributos es necesario fijar el error de aceptacin incorrecta para determinar el
tamao de la muestra, la experiencia y criterio profesional debern utilizarse para fijar este valor, el riesgo ms
utilizado es de; 5% o 10%. El error tolerable que se est dispuesto aceptar o precisin, de igual manera es la
cantidad significativa mxima que se est dispuesto aceptar y aun as concluir que no existe una desviacin
significativa que permita establecer un diagnostico negativo. Es necesario estimar con base en la experiencia o
en el resultado de auditoras anteriores el estado que tiene el universo, este valor puede estar en porcentajes y
deber pasarse a unidades monetarias.
La frmula para calcular el tamao de la muestra para el mtodo proporcional al tamao del universo est dada
por:
Para aplicar esta frmula se deben considerarse los siguientes siete elementos.
V = Valor total en libros del universo auditado.
R E= Riesgo de error (%)
FC = Factor de confiabilidad para el riesgo de error especificado.
TE = Error tolerable de las desviaciones (precisin) expresado en unidades monetarias, se puede tener ste
expresado como porcentaje, en cuyo caso es necesario hacer la conversin a unidades monetarias.
EU = Error esperado de desviacin del universo expresado en unidades monetarias
Facilitadora:
FAREM- Estel
Ejemplo. Se desea practicar una auditora a los estados financieros del 2011 de una Empresa Manufacturera en
Esteli, con el objeto de verificar la correcta aplicacin contable de los recursos empleados, en su caso detectar
cualquier omisin o faltante. Se analiza la cuenta de inversiones que representa un monto total de $7,000,000,
est a su vez compuesta de 5000 sub cuentas. Para calcular el nmero de partidas que debern ser auditadas se
fija una confiabilidad del 99%, es decir se considera un riesgo de error del 1%. El trabajo practicado en este tipo
de cuentas permite suponer que la mxima omisin o desviacin que se pueda encontrar en el universo no
sobrepasa el 1%. La materialidad se fija para una tolerancia de error del 0.3%. El tamao de muestra se calcula
de la siguiente manera:
Solucion:
Univero= 7,000,000
Error tolerable= 0.3% x 7,000,000 = 21,000
Factor de confiabilidad 4.61
Error esperado 6,000 en base a experiencia
Factor de expansion 1.9
n/N>5
Se obtiene un tamao de muestra para poblacin finita de 896 partidas.
n= 1091 = 1,091 = 896
1+ 1091 1.282
Facilitadora:
FAREM- Estel
5,000
5. Recoleccin de las observaciones.
Las unidades de observacin de la muestra se seleccionan utilizando el mtodo sistemtico, es decir se aplica un
muestreo de tipo sistemtico bajo el principio de que las cuentas que contengan los mayores montos son las que
debern ser elegidas con mayor frecuencia. Para este propsito se divide el universo entre el tamao de la
muestra para obtener el valor de un intervalo, este se puede interpretar como una forma de dividir el universo en
n partes iguales dentro de las cuales habr que determinar cualquier desviacin.
Para el ejemplo anterior en el que se calcul un tamao de muestra de 88 unidades, resulta una longitud del
intervalo de $ 6,618, como se muestra a continuacin.
Para aplicar este intervalo para todas las unidades de la poblacin es necesario recorrer toda la imagen del
universo de manera sistemtica. El principio fundamenta es que las cuentas de mayor monto sean seleccionadas
con mayor frecuencia, para este propsito es necesario ordenar todas la cuentas de manera progresiva del menor
monto al mayor, y posteriormente obtener un monto acumulado para las cuentas ordenadas de manera
ascendente. Este procedimiento garantizar que al aplicar el muestreo sistemtico, en las cuentas seleccionadas
parecern con mayor frecuencia las de de mayor monto. A continuacin se muestra la aplicacin del
procedimiento para un universo de $ 48,818.00 compuesto por 38 cuentas.
Facilitadora:
Facilitadora:
FAREM- Estel
FAREM- Estel
En la ejecucin del trabajo de auditoria se pone en prctica la revisin y anlisis de las cuentas. En esta fase del
procedimiento se audita cada una de las cuentas seleccionadas y se analiza su registro del valor en libros as
como el valor observado en el trabajo. En esta fase del proceso el auditor aplica los procedimientos propios de la
auditora para analizar el valor registrado en libros, de cada una de las partidas que componen las muestra y, el
valor que ampara la documentacin y la acreditacin. Cuando ocurren diferencias se anotan los faltantes para
proyectarlos despus., mediante un proceso de inferencia estadstica, hacia todo el universo.
7. Evaluacin de resultados y extrapolacin al universo.
De manera semejante al muestreo para pruebas de control, el procedimiento estadstico para detalle de saldos
consiste en analizar la muestra para extender sus resultados hacia la poblacin mediante un proceso de
inferencia.
Este tipo de muestreo presenta la ventaja de que es relativamente fcil de aplicar y calcular, ya que al igual que
el muestreo para pruebas de control el clculo del tamao de muestra y el proceso de inferencia se hace por
medio de tablas estadsticas. Permite extraer en mayor proporcin las cuentas de mayor monto y
sistemticamente recorrer todo el universo extrayendo una muestra representativa. Por otra parte es necesario ser
muy preciso en la aplicacin del mtodo y obtener una capacitacin previa antes de su uso.
Facilitadora:
FAREM- Estel
Despus de practicado el trabajo de auditora se encontraron las siguientes diferencias en diez de las cuentas
revisadas.
Considerando el riesgo de error fijado de antemano y fijando un riesgo de aceptacin incorrecta del 10%.
Debera la auditoria rechazar las cuentas y concluir que hay un faltante no explicado, por la contabilidad.
Facilitadora:
FAREM- Estel
Distinguir entre las muestras de transacciones y las muestras de detalles de saldos de cuentas.
Aplicar el muestreo de unidades monetarias.
INTRODUCCION
De todos es sabido que en la actualidad, es necesario recurrir a la tecnologa para desarrollar las actividades
cotidianas, por lo que es indispensable adquirir los conocimientos bsicos que nos permitan el fcil manejo de
equipos computacionales y otro tipo de maquinaria.
Al hablar de procesadores electrnicos, nos referimos a mquinas capaces de recibir informacin, procesarla y
emitir resultados. Pero para ello, se debe combinar cierta cantidad de accesorios, que dirigidos por un sistema
operativo o cerebro electrnico comn, funcionan y desarrollan las actividades que el usuario desea realizar.
El PED se refiere al proceso electrnico de datos, que forman parte de la organizacin de una empresa y que
solamente proporcionan servicio a otras divisiones, reas o departamentos de la misma empresa.
El procesamiento electrnico de datos ha producido un impacto muy significativo en el procesamiento de datos.
Muchos de los atributos de un sistema PED afectan al auditor y al trabajo que este desempea. El cambio en los
rastreos de auditoria, la velocidad y exactitud de la computadora, as como sus capacidades de revisin, exigen al
auditor examinar los procedimientos tradicionales y efectivos para los sistemas electrnicos.
La concentracin del procesamiento en sistemas PED y la complejidad de dichos sistemas requieren que el
auditor se familiarice con la planeacin, la programacin y la documentacin necesaria de las actividades de
PED. La comprensin cabal del procesamiento electrnico de datos y de los tipos de control factibles en los
sistemas electrnicos, es de gran importancia para la evaluacin que el auditor pueda hacer de los controles
internos, as como para utilizar las computadoras en la auditoria.
GENERALIDADES
Historia del procesamiento de datos
Desde pocas muy remotas el hombre procesa datos. Es muy probable que el hombre primitivo empleara los
dedos de las manos para efectuar operaciones muy sencillas y almacenar toda la informacin posible en su
memoria, por lo que fue necesario auxiliarse de todos los medios que permitieran resolver operaciones un poco
ms complicadas, tal es el caso del baco que, de hecho, fue uno de los primeros inventos (herramientas para el
proceso de la informacin).
Facilitadora:
FAREM- Estel
En su forma ms sencilla, el baco consiste en una tabla con una serie de ranuras, en donde son colocadas tantas
fichas (indicadores) como unidades, decenas o centenas haya que representar.
La Europa Medieval desarroll dispositivos llamados contadores, que se usaban con este objetivo.
En 1642, Pascal invent una mquina que utilizando una rueda con diez dientes y conectada a otra serie de
ruedas poda sumar y restar. Fue la idea de la primera calculadora.
En 1671, Leibnitz extendi el concepto para incluir operaciones de multiplicacin y divisin, a travs de sumas y
restas sucesivas.
En 1887, el Dr. Herman Hollerith desarroll el registro de informacin por tarjeta perforada. Previamente en
1812 Babbage introdujo el principio de memoria, a travs de una mquina que calculaba y retena la informacin
para ser usada en repetidas veces, quedando en proyecto no concretado.
En esencia el procesamiento de datos con registro por unidad, sigui tres pasos fundamentales. El primero
confronta tres tipos de mquinas perfectamente diferenciadas en sus funciones, pero stos estn controlados en
su funcionamiento por el hombre. Es decir, que prcticamente la velocidad de funcionamiento del sistema est
limitada por el control humano. La entrada por mquinas de tipo electromecnico, as como la salida, tienen una
velocidad de funcionamiento superior a la convencional.
Las mquinas encargadas del proceso realizaban esto en forma mecnica y por lo tanto, a velocidades semejantes
e incluso inferiores a los dispositivos de entrada/salida.
Para obviar el inconveniente de la velocidad del control humano de los procesos el clculo se realizaba por
medio de paneles cableados que actuaban directamente sobre calculadoras, por la falta de flexibilidad del
sistema.
Posteriormente se dio paso al control por tarjetas y el almacenamiento de datos en la memoria. Pese a que el
control se realizaba externamente, se introdujo la modificacin de que ste pudiera ser mediante paneles
cableados o, como innovacin importante, mediante la utilizacin de tarjetas perforadas para efectuar el control
del proceso.
Entre 1939 y 1944 se desarroll el computador Mark I, que contaba con aportes significativos sobre sistemas. El
primero corresponda al diseo del circuito del procesador. El segundo, al mtodo de control. Mark I utilizaba
cintas perforadas que dirigan las mquinas para programar acciones. En esta poca aparece el ENIAC,
computadora totalmente electrnica. En 1945 hace su aparicin el EDVAC.
A partir de la dcada del cincuenta, hacia adelante, se dispusieron una serie de herramientas del tipo, cada vez
ms sofisticados, que amoldaron mejor el concepto de Procesamiento Automtico de Datos, suprimiendo
totalmente la intervencin humana en esta fase.
En la dcada de los aos 50s las computadoras eran mquinas del tamao de todo un cuarto con las siguientes
caractersticas:
Un CPU
Pequea cantidad de RAM
Dispositivos DC almacenamiento secundario (cintas)
Dispositivos de salida (perforadoras de tarjetas)
Dispositivos de entrada (lectores de tarjeta perforada)
Facilitadora:
FAREM- Estel
Con el paso del tiempo, las computadoras fueron reduciendo su tamao y creciendo en sofisticacin, aunque la
industria continuaba siendo dominada por las computadoras grandes "mainframes". A medida que la
computacin evolucionaba, las computadoras, fueron capaces de manejar aplicaciones mltiples
simultneamente, convirtindose en procesadores centrales "hosts" a los que se les conectaban muchos
perifricos y terminales tontas que consistan solamente de dispositivos de entrada/salida (monitor y teclado) y
quiz poco espacio de almacenamiento, pero que no podan procesar por s mismas. Las terminales locales se
conectaban con el procesador central a travs de interfaces seriales ordinarios de baja velocidad, mientras que las
terminales remotas se enlazaban con el "host" usando mdems y lneas telefnicas conmutadas.
En este ambiente, se ofrecan velocidades de transmisin de 1200, 2400, o 9600 bps. Un ambiente como el
descrito es lo que se conoce como procesamiento centralizado en su forma ms pura "host/terminal".
Aplicaciones caractersticas de este tipo de ambiente son:
Administracin de grandes tuses de datos integrados.
Algoritmos cientficos de alta velocidad.
Control de inventarios centralizado.
Al continuar la evolucin de los "mainframes", estos se comenzaron a conectar a enlaces de alta velocidad donde
algunas tareas relacionadas con las comunicaciones se delegaban a otros dispositivos llamados procesadores
comunicaciones "Front End Procesos y controladores de grupo "Cluster Controllers".
Procesamiento de datos: Es la Tcnica que consiste en la recoleccin de los datos primarios de entrada, que son
evaluados y ordenados, para obtener informacin til, que luego sern analizados por el usuario final, para que
pueda tomar las decisiones o realizar las acciones que estime conveniente.
Los pasos a seguir para el Procesamiento de datos son:
a.
En primer lugar el objetivo es graficar el Procesamiento de Datos, elaborando un Diagrama que permita
identificar las Entradas, Archivos, Programas y Salidas de cada uno de los Procesos.
b.
Su antecedente es el Diagrama de Flujo.
c.
Los elementos claves son los Programas.
d.
Se confecciona el Diagrama de Procesamiento de Datos .
e.
Este Diagrama no se podr elaborar por completo desde un primer momento ya que depende del Flujo de
Informacin.
f.
En este primer paso slo se identifican las Salidas y Programas. Los elementos restantes se identifican en
forma genrica.
Datos: Son los hechos que describen sucesos y entidades. "Datos" es una palabra en plural que se refiere a ms
de un hecho. A un hecho simple se le denomina "data-tem" o elemento de dato.
Los datos son comunicados por varios tipos de smbolos tales como las letras del alfabeto, nmeros,
movimientos de labios, puntos y rayas, seales con la mano, dibujos, etc. Estos smbolos se pueden ordenar y
reordenar de forma utilizable y se les denomina informacin.
Los datos son smbolos que describen condiciones, hechos, situaciones o valores. Los datos se caracterizan por
no contener ninguna informacin. Un dato puede significar un nmero, una letra, un signo ortogrfico o
cualquier smbolo que represente una cantidad, una medida, una palabra o una descripcin.
La importancia de los datos est en su capacidad de asociarse dentro de un contexto para convertirse en
informacin. Por si mismos los datos no tienen capacidad de comunicar un significado y por tanto no pueden
afectar el comportamiento de quien los recibe. Para ser tiles, los datos deben convertirse en informacin para
ofrecer un significado, conocimiento, ideas o conclusiones.
Informacin: Es una coleccin de hechos significativos y pertinentes, para el organismo u organizacin que los
percibe.
Datos significativos: Para ser significativos, los datos deben constar de smbolos reconocibles, estar completos y
expresar una idea no ambigua.
Facilitadora:
FAREM- Estel
Los smbolos de los datos son reconocibles cuando pueden ser correctamente interpretados. Muchos tipos
diferentes de smbolos comprensibles se usan para transmitir datos.
La integridad significa que todos los datos requeridos para responder a una pregunta especfica estn
disponibles.
Datos pertinentes: Se tiene datos pertinentes (relevantes) cuando pueden ser utilizados para responder a
preguntas propuestas. Solo los hechos relacionados con las necesidades de informacin son pertinentes; as la
organizacin selecciona hechos entre sucesos y entidades particulares para satisfacer sus necesidades de
informacin.
Diferencia entre Datos e informacin
1.
Los Datos a diferencia de la informacin son utilizados como diversos mtodos para comprimir la
informacin a fin de permitir una transmisin o almacenamiento ms eficaces.
2.
Aunque para el procesador de la computadora hace una distincin vital entre la informacin entre los
programas y los datos, la memoria y muchas otras partes de la computadora no lo hace. Ambos son registradas
temporalmente segn la instruccin que se le d. Es como un pedazo de papel no sabe ni le importa lo que se le
escriba: un poema de amor, las cuentas del banco o instrucciones para un amigo. Es lo mismo que la memoria de
la computadora. Slo el procesador reconoce la diferencia entre datos e informacin de cualquier programa. Para
la memoria de la computadora, y tambin para los dispositivos de entrada y salida (E/S) y almacenamiento en
disco, un programa es solamente ms datos, ms informacin que debe ser almacenada, movida o manipulada.
3.
La cantidad de informacin de un mensaje puede ser entendida como el nmero de smbolos posibles
que representan el mensaje. los smbolos que representan el mensaje no son ms que datos significativos.
4.
En su concepto ms elemental, la informacin es un mensaje con un contenido determinado emitido por
una persona hacia otra y, como tal, representa un papel primordial en el proceso de la comunicacin, a la vez que
posee una evidente funcin social. A diferencia de los datos, la informacin tiene significado para quien la
recibe, por eso, los seres humanos siempre han tenido la necesidad de cambiar entre s informacin que luego
transforman en acciones. "La informacin es, entonces, conocimientos basados en los datos a los cuales,
mediante un procesamiento, se les ha dado significado, propsito y utilidad.
Recoleccin de datos: Provee un vnculo para obtener la informacin interoperacionables racional y las
parametrizaciones.
Almacenamiento de datos: Las unidades de disco de la computadora y otros medios de almacenamiento externo
permiten almacenar los datos a ms largo plazo, mantenindolos disponibles pero separados del circuito
principal hasta que el microprocesador los necesita. Una computadora dispone tambin de otros tipos de
almacenamiento.
La memoria de slo lectura (ROM): es un medio permanente de almacenamiento de informacin bsica, como
las instrucciones de inicio y los procedimientos de entrada/salida. Asimismo, una computadora utiliza varios
buffers (reas reservadas de la memoria) como zonas de almacenamiento temporal de informacin especfica,
como por ejemplo los caracteres a enviar a la impresora o los caracteres ledos desde el teclado.
Validacin de datos: Consiste en asegurar la veracidad e integridad de los datos que ingresan a un archivo.
Existen numerosas tcnicas de validacin tales como: Digito verificador, chequeo de tipo, chequeo de rango.
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En algunos aspectos, la complejidad de un sistema PED ayuda al auditor. Un sistema electrnico exige anunciar
los procedimientos en forma excepcionalmente detallada, precisa y completa. Como parte de la documentacin
de los sistemas, es muy posible que el auditor encuentre diagramas de recorrido de sistemas, diagramas de
recorrido de programa, relaciones de programa, y descripciones narrativas.
Los diagramas de recorrido son un medio de presentar la informacin y las operaciones de tal manera que
resulten fciles de visualizar y seguir.
Existen dos tipos de diagramas de recorrido: diagramas de recorrido del sistema y diagramas de recorrido de
programa. Un diagrama de recorrido del sistema muestra la corriente de los datos a lo largo de todas las partes
del sistema.
Se emplean diversos smbolos para describir el recorrido que siguen los datos y las relaciones entre estos, para
representar el equipo, las operaciones de equipo y las operaciones manuales.
Un diagrama de recorrido de programas describe lo que sucede en un programa almacenado o lo que esta
representado por un solo smbolo de procesamiento en el diagrama de recorrido del sistema.
El diagrama de recorrido muestra operaciones y decisiones especificas e indica la secuencia u orden en que
deben realizarse las operaciones lgicas y de aritmtica.
La relacin del programa muestra las instrucciones en el lenguaje del programa tal y como las ha escrito el
programador, y las instrucciones en el lenguaje de maquina al que aquellas han sido traducidas. Las
instrucciones en el lenguaje fuente se traduce al lenguaje de maquina con programas especiales de computadora
denominados programas de ensamblado y compiladores.
El lenguaje de maquina obtenido como resultado de una rutina de ensamblado o de compilador consiste en
instrucciones escritas en un sistema de clave (codificado) de nmeros y letras.
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lapicero, las notas de evaluacin de los alumnos en una tabla llamada registro, para luego obtener los promedios
mediante clculos aritmticos manuales, quedando toda esta informacin almacenada en su registro.
b. Proceso Mecnico:
Considera el uso de mquinas registradoras y calculadoras, como el baco y las reglas de clculo, reemplazando
en cierto grado el proceso de clculo manual. Esto trae como lgica consecuencia el aligeramiento del trabajo en
relacin al proceso y la reduccin de errores, pero mantiene la desventaja del proceso de almacenamiento de toda
la informacin resultante. Ejemplo: Obtener la hora empleando un reloj a cuerda, que es un aparato mecnico,
que interiormente tiene una serie de engranajes, que se encuentran debidamente coordinados entre s y cuyo
movimiento hace girar una aguja en forma radial y proporcional al tiempo.
c. Proceso Electromecnico:
En este tipo de proceso, el enlace de informacin entre los diferentes elementos del tratamiento de informacin,
de almacenamiento y de comunicacin, sigue realizndose de una forma manual, pero para realizar cada una de
estas tareas se emplean mquinas electromecnicas, con las cuales se obtiene mayor eficiencia. Como ejemplo
tenemos las actividades que se realizan con las mquinas perforadoras, que mediante el uso de la energa
elctrica, activar un motor, y el eje de este motor con su adaptador respectivo, permitir perforar suelos a
distintas profundidades. Otros ejemplos: cmara de video, cmara fotogrfica, calculadoras, etc.
d. Procesos Electrnicos:
En este tipo de proceso se emplean las computadoras, por lo que la intervencin humana no es requerida en cada
etapa. Una vez ingresados los datos, el computador efecta los procesos requeridos automticamente y emite el
resultado deseado. Los procesos son realizados a velocidades increiblemente altas, obteniendo informacin
confiable. Un ejemplo prctico lo tenemos en el empleo de las computadoras personales que se usan en el hogar,
para llevar los gastos diarios de la casa, ver recetas de cocina y otros. En el trabajo, donde gracias a la PC
(Computadora Personal) permite la redaccin de documentos y en la recreacin, con el uso de los video juegos,
bingos y otros.
Adems de la clasificacin de los sistemas de procesamiento de datos, tambin existen algunos tipos de Acceso a
los Archivos, dentro de los cuales, podemos mencionar:
a.)
Secuencial:
Se accesan uno a uno los registros desde el primero hasta el ltimo o hasta aquel que cumpla con cierta
condicin de bsqueda. Se permite sobre archivos de Organizacin secuencial y Secuencial Indexada.
b.)
Random:
Se accesan en primera instancia la tabla de ndices de manera de recuperar la direccin de inicio de bloque en
donde se encuentra el registro buscado. Se permite para archivos con Organizacin Sec.Indexada.
c.)
Dinmico:
Se accesan en primera instancia la tabla de ndices de manera de recuperar la direccin de inicio de bloque en
donde se encuentra el registro buscado. Se permite para archivos con Organizacin Sec.Indexada.
d.)
Directo:
Es aquel que utiliza la funcin de Hashing para recuperar los registros. Slo se permite para archivos con
Organizacin Relativa.
Facilitadora:
FAREM- Estel
Es importante mencionar que segn la historia del procesamiento de datos, existen algunos programas diseados
para el procesamiento de datos, dentro de los cuales podemos mencionar:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
UNIX
LINUX
Macintosh OS
MS-DOS
OS/2
Windows 95
Windows NT
NetWare.
UNIX
En informtica, sistema operativo multiusuario que incorpora multitarea. Es muy utilizado en estaciones de
trabajo (workstations) y servidores; en la actualidad la mayor parte de los sitios Web se ejecutan bajo UNIX.
El sistema operativo UNIX de 1981 era un sistema de tecleo intensivo que requera una larga lista de mandatos
con diversas sintaxis. La generacin ms reciente de sistemas UNIX ofrece en muchos casos interfaces amables
con el usuario, orientadas al uso de ratn y de ventanas tales como X Windows System de MIT, News de Sun
Microsystem y Open Look de AT&T.
Los sistemas UNIX se han convertido en los sistemas operativos para computadora personal preferidos por los
usuarios de potencia, y es probable que lo mismo suceda con millones de usuarios ms.
LINUX
Sistema operativo derivado de UNIX que, manteniendo la generalidad de sus caractersticas, como el ser
multitarea y basado en bibliotecas dinmicas, puede ser ejecutado en ordenadores o computadoras personales
aunque su potencia sea limitada.
Linux es un Unix libre, es decir, un sistema operativo, como el Windows o el MS-DOS (sin embargo, a
diferencia de estos y otros sistemas operativos propietarios, ha sido desarrollado por miles de usuarios de
computadores a travs del mundo, y la desventaja de estos es que lo que te dan es lo que tu obtienes, dicho de
otra forma no existe posibilidad de realizar modificaciones ni de saber como se realiz dicho sistema.
Macintosh OS:
El sistema operativo constituye la interfaz entre las aplicaciones y el hardware del Macintosh. El administrador
de memoria obtiene y libera memoria en forma automtica para las aplicaciones y el sistema operativo. Esta
memoria se encuentra normalmente en un rea llamada cmulo. El cdigo de procedimientos de una aplicacin
tambin ocupa espacio en el cmulo.
MS-DOS
Como otros sistemas operativos, el MS-DOS supervisa las operaciones de entrada y salida del disco y controla el
adaptador de vdeo, el teclado y muchas funciones internas relacionadas con la ejecucin de programas y el
mantenimiento de archivos. El MS-DOS es un sistema operativo monotarea y monousuario con una interfaz de
lnea de comandos.
El significado de estas letras es el de Microsoft Disk Operating System. Microsoft es el nombre de la compaa
que diseo este sistema operativo, e IBM la compaa que lo hizo estndar al adoptarlo en sus microordenadores.
Este sistema operativo emplea discos flexibles con una organizacin determinada. Los discos se pueden grabar
por una o por dos caras y la informacin se organiza en 40 pistas de 8 9 sectores de un tamao de 512
Facilitadora:
FAREM- Estel
caracteres, reservndose el sistema para la propia informacin del disco, que puede ser disco removible o disco
duro, teniendo en el segundo ms capacidad pero similar estructura.
OS/2
En informtica, sistema operativo multitarea para ordenadores o computadoras personales con
microprocesadores de la gama x86 de Intel. El OS/2 puede ejecutar aplicaciones para Windows y MS-DOS y
leer discos de MS-DOS. El OS/2 fue desarrollado originalmente como un proyecto conjunto de Microsoft e
IBM.
Desarrollado inicialmente por Microsoft Corporation e International Business Machines (IBM), despus de que
Intel introdujera al mercado su procesador 80286. Pero la sociedad no duro mucho ya que IBM vea a Windows
como una amenaza para el SO/2.
Pero IBM contino desarrollando este sistema operativo. El OS/2 al principio fue muy parecido al MS-DOS,
tiene una lnea de comando, pero la diferencia que existe con el DOS es el intrprete de comandos, el cual es un
programa separado del kernel del sistema operativo y aparece nicamente cuando se hace clic en uno de los
iconos OS/2 prompt dentro del Workplace Shell.
En el OS/2 muchos de los comandos son idnticos a los de su contra parte pero tiene ms comandos debido a
que es ms grande, completo y moderno.
El ambiente grfico es el Workplace Shell (WS), es el equivalente a un administrador del rea de trabajo para el
WS.
Windows:
Windows, en informtica, nombre comn o coloquial de Microsoft Windows, un entorno multitarea dotado de
una interfaz grfica de usuario, que se ejecuta en computadoras diseadas para MS-DOS. Windows proporciona
una interfaz estndar basada en mens desplegables, ventanas en pantalla y un dispositivo sealador como el
mouse (ratn). Los programas deben estar especialmente diseados para aprovechar estas caractersticas. A
continuacin, algunas versiones de windows.
Windows NT:
Windows NT, un sistema operativo diseado para entornos empresariales, fue lanzado en 1993. Al ao siguiente,
la compaa y el Departamento de Justicia firmaron un acuerdo en el que se peda a Microsoft que modificase la
forma de vender y conceder licencias para sus sistemas operativos a los fabricantes de computadoras.
Windows 95
En 1995 la compaa lanz Windows 95, un entorno multitarea con interfaz simplificada y con otras funciones
mejoradas. A las siete semanas de su lanzamiento se haban vendido siete millones de copias.
Windows 98
En junio de 1998 Microsoft lanz Windows 98, que inclua funciones integradas para acceso a Internet.
Windows XP
En 2001 Microsoft public Windows XP, el primer sistema operativo para PC desarrollado por la compaa que
no estaba basado en MS-DOS.
Windows Vista.
En noviembre de 2006 estuvo disponible para las empresas, y a finales de enero de 2007, para el resto de los
usuarios. El nuevo sistema presenta importantes mejoras en los grficos y en la capacidad de bsqueda, as como
en la proteccin contra virus informticos.
Facilitadora:
FAREM- Estel
Netware:
En informtica, familia de productos de sistemas operativos para redes de rea local producidos por Novell, Inc.
Diseada para funcionar en PCs de IBM y en Apple Macintosh, Novell NetWare permite a los usuarios
compartir archivos y recursos del sistema, como los discos duros y las impresoras.
ACCES
Microsoft Access es un programa Sistema de gestin de base de datos relacional creado y modificado por
Microsoft para uso personal de pequeas organizaciones. Es un componente de la suite Microsoft Office aunque
no se incluye en el paquete "bsico". Una posibilidad adicional es la de crear ficheros con bases de datos que
pueden ser consultados por otros programas. Dentro de un sistema de informacin entrara dentro de la categoria
de Gestion y no en la de Ofimtica como algunos creen.
Es un software de gran difusin entre pequeas empresas (PYMES) cuyas bases de datos no requieren de
excesiva potencia, ya que se integra perfectamente con el resto de aplicaciones de Microsoft y permite crear
pequeas aplicaciones con unos pocos conocimientos del Programa.
Tiene un sistema de seguridad de cifrado bastante primitivo y puede ser la respuesta a proyectos de
programacin de pequeos y medianos tamaos.
EXCEL
Microsoft Office Excel, mejor conocido slo como Microsoft Excel, es una aplicacin para manejar hojas de
clculos. Este programa fue y sigue siendo desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente
en tareas financieras y contables.
La importancia de Excel radica simplemente en poder utilizar filas y columnas para almacenar informacin
creando una base de datos, elaborar hojas de trabajo y libros contables electrnicos, entre otras actividades que
impliquen la utilizacin de tablas. Todo esto con la facilidad de la tecnologa y la informtica, permitiendo semiautomatizar casi la totalidad de las operaciones y ahorrarse buena parte del tiempo que utilicemos para
desarrollar completas y avanzadas hojas de clculo.
Microsoft Excel posee varias alternativas abiertas, las cuales estn disponibles para mltiples sistemas
operativos y distribuciones, a diferencia de Excel, el cual solo funciona en los sistemas Windows y Macintosh.
La mayor parte de estas alternativas libres poseen compatiblidad con documentos nativos de Excel. Algunas
alternativas de cdigo abierto para Microsoft Excel, son OpenOffice.org Calc, Gnumeric y KSpread.
FAREM- Estel
6. Un operador de computadora tom un archivo de datos de ventas basado en computadora de una semana que
no era de la fecha correcta, y lo proces en el sistema una segunda vez.
7. Un operador de datos de entrada se equivoc en ingresar la informacin de una venta para el departamento del
vendedor. Como resultado, el vendedor no recibi comisin por la venta.
8. En la descripcin de mercanca en un documento de embarque se incluy un nmero inexistente de una parte.
Por tanto, no se hizo ningn cargo por esa mercanca.
Se pide:
a. Identifique lo(s), objetivo(s) de auditora re1acionado(s) con la transaccin a la cual pertenece el error.
b. Identifique un procedimiento de control basado en computadora, que probablemente hubiera evitado cada
error.
B) Usted est haciendo la auditora del colegio de varones SISOL, Colegio privado que tiene aproximadamente
2,500 estudiantes. Con la asesora de su despacho, el colegio ha instituido un sistema de PED que separa las
responsabilidades del operador de la computadora, el analista de sistemas, bibliotecario, programador y el
grupo de control de datos, haciendo que una persona diferente realice cada funcin. Ahora se necesita una
reduccin presupuestal y debe despedirse a una de ellas. Se le pide que asesore al colegio respecto de la forma
en que pueden realizarse las cinco funciones con un personal ms reducido y tener efectos negativos mnimos
sobre el control interno. La cantidad de tiempo que requiere la realizacin de dichas funciones no es algo
importante, porque las cinco personas tambin desempean funciones no de contabilidad.
Se pide
a. Divida las cinco funciones entre cuatro personas de manera que se mantenga el mejor sistema de control
posible.
b. Suponga que los tiempos econmicos empeoran para el colegio y que debe recortarse a otra persona. Divida
las cinco funciones entre les tres restantes de manera que se conserve la mejor estructura posible de control
interno. De nuevo, la cantidad de tiempo que requiere cada funcin no debe considerarse en su decisin.
c. Suponga que las condiciones econmicas se agravan para SISOL de manera que slo puede tener dos
empleados para el desempeo de las funciones de PED. Divida las cinco funciones entre dos, con el fin de que
se mantenga el mejor sistema de control posible.
d. Si las cinco funciones fueran desempeadas por una persona, seran tan inadecuados los controles internos
que no se podra realizar una auditora? Disctalo.
Facilitadora:
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cliente o en la del auditor. El auditor compara despus el total generado por la computadora con el total
del mayor general.
El auditor tiene la posibilidad de realizar muchas clases diferentes de pruebas y otras funciones con un
programa de computacin, si los datos del cliente se encuentran en lenguaje de mquina. Ello incluye lo
siguiente:
Verificacin de extensiones y sumas Se puede realizar un programa de computadora para verificar la
correccin de los clculos de los clientes, mediante un calculo independiente de la informacin. Entre
otros ejemplos se incluira recalcular los descuentos de ventas recibidos y los clculos de paga neto a los
empleados, la suma del programa de vencimientos de las cuentas por cobrar y calcular el total de la
relacin de las cuentas por pagar del cliente.
Examen de la calidad, integridad, consistencia y correccin de los registros Al auditar varias
caractersticas de un sistema manual, el auditor examina de manera rutinaria la correccin de los
registros de contabilidad, porque son visibles y puede observarse sin dificultad cualquier inconsistencia
o falta. Cuando se auditan registros basados en computadora, el programa del auditor tiene instrucciones
para examinar todos los registros utilizando criterios especficos e imprimir las excepciones.
Comparacin de datos en archivos separados En los casos en que los registros en archivos separados
contienen informacin compatible, se utiliza un programa para determinar si la informacin concuerda o
requiere hacer otras comparaciones. Por ejemplo, se comparan los cambios en los saldos de las cuentas
por cobrar entre dos fechas, contra los detalles de las ventas e ingresos de caja en los archivos de las
transacciones y detalle de la nomina como tasas de pago, y retenciones para comparar las excepciones
contra los registros del personal.
Sumarizacin o reordenamiento de los daros y realizacin de anlisis Pueden desarrollarse programas
de computacin para cambiar el formato y agregar los datos de diversas formas. La capacidad de
cambiar el formato y orden de los datos de auditoria y a simular el sistema de procesamiento de datos
del cliente para determinar la razonabilidad de la informacin registrada. Los ejemplos incluiran la
verificacin de las cuentas por cobrar, la preparacin de la balanza de comprobacin del mayor general,
el resumen de las estadsticas de rotacin de inventario para un anlisis de la obsolescencia.
Comparacin de los datos obtenidos mediante otros procedimientos de auditoria con los registros de
la compaa La evidencia de auditoria reunida manualmente puede convertirse en lenguaje legible para
la mquina y comparada con otros datos. Los ejemplos incluira la comparacin de respuestas de
confirmacin con los archivos maestros y la comparacin de los estados de cuenta de los acreedores con
los archivos de cuentas por pagar.
Seleccin de muestras de auditoria LA computadora se programa para seleccionar muestras de
cualquier dato legible para la mquina en varias formas diferentes, inclusive muestras aleatorias.
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Captura por el teclado Las hojas de trabajo se capturan mediante el teclado, se verifican por los empleados del
contador y se pasan a la computadora junto con el SAG y los archivos de los clientes.
Procesamiento Esta fase tiene dos etapas, en la primera el SAG instruye a la computadora que lea el archivo de
datos y copie la informacin pertinente.
Facilitadora:
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narracin descriptiva. Segundo, el cuestionario de control interno puede automatizarse tanto para documentar la
informacin descriptiva como para desarrollar algunas etapas en el aspecto de evaluacin.
Desarrollo de un muestreo de auditora Existe un software de uso especial para disear, seleccionar y evaluar
muestras de auditora utilizando una variedad de tcnicas estadsticas y no estadsticas. Tambin es posible
utilizar una hoja de clculo electrnica para efectuar la evaluacin, y escribir un programa sencillo cuando no
est disponible un software de uso especial.
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Facilitadora:
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d. El cliente est interesado en instalar varios controles para indicar automticamente a los que operan
las cajas registradoras que han cometido un error. Enliste cuatro controles programados que el auditor
podra recomendar para reducir la probabilidad de estos tipos de errores.
C) Un cliente del auditor, Guillen & Castillo , es un fabricante mediano de productos para el mercado de
actividades de tiempo libre (equipo de acampar, equipo de buceo, arcos y flechas, y as sucesivamente).
Durante el ao pasado, se instal un sistema de cmputo, y los registros de inventario de artculos
terminados y de partes se convirtieron al procesamiento de computadora.
El archivo maestro de inventario se conserva en un disco. Cada registro del archivo tiene la siguiente
informacin:
Nmero de la parte o componente.
Descripcin
Tamao.
Cdigo de unidad de medida.
Cantidad disponible a mano.
Costo unitario.
Valor total del inventario disponible a mano, al costo.
Fecha de la ltima venta o uso.
Cantidad utilizada o vendida este ao.
Lote econmico de la orden.
Nmero de cdigo del principal vendedor.
Nmero de cdigo del segundo vendedor.
En preparacin para el inventario de fin de ao, el cliente tiene dos juegos idnticos de formas pre
impresas de conteo de inventario. Un juego es para la cuenta de inventario del cliente, y la otra es para
que el auditor la use para hacer conteos de prueba de auditora. La siguiente informacin se ha capturado
en cada forma:
Nmero de la parte o componente.
Descripcin.
Tamao.
Cdigo de unidad de medida.
Al tomar el inventario de fin de ao, el personal del cliente escribir la cantidad real contada en cada
forma. Cuando todos los conteos estn terminados, la cantidad contada se captura en las formas.
Las formas se procesarn contra el archivo de disco, y las cantidades disponibles a la mano se ajustarn
para que reflejen el conteo real. Se preparar un listado de computadora para evidenciar si falta alguna
forma de conteo de inventario y todos los ajustes en cantidades que rebasen los 100 dlares en valor.
Estos faltantes y ajustes sern investigados por personal del cliente, y se realizarn todos los ajustes que
sean necesarios. Cuando stos se hayan completado, se calcularn los saldos definitivos de fin de ao y
se traspasarn al mayor general.
El auditor tiene a su disposicin software de auditora general que corre en la computadora del cliente, y
puede procesar tanto archivos de como de disco.
Se pide
a. En general y sin considerar los hechos de este caso, analice la naturaleza del software de auditora
general y enliste sus diversos tipos y usos.
b. Enliste y describa por lo menos cinco formas en que puede utilizarse el software de auditora general
para auxiliar en todos los aspectos de la auditora del inventario de Guillen & Castillo. (Por ejemplo, el
software puede utilizarse para leer el archivo maestro de inventario en el disco, y enlistar las partes y
componentes que tienen un alto costo unitario o valor total. Tales partes y componentes pueden estar
incluidos en los conteos de prueba para incrementar la cobertura en dinero de la verificacin de
auditora,)
Facilitadora:
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Describir el ciclo de personal y nminas y los documentos y registros, funciones y controles internos
pertinentes.
Disear y desarrollar pruebas y controles y pruebas sustantivas de transacciones para el ciclo de nminas
y personal.
Disear y desarrollar procedimientos de anlisis para el ciclo de nminas y personal.
Disear y desarrollar pruebas de detalles de saldos para cuentas en el ciclo de nminas y personal.
Introduccin
El ciclo de personal y nminas involucra el empleo y pago de todos los empleados, sin importar la clasificacin
o mtodo con que se determine su compensacin, Los empleados incluyen ejecutivos con un sueldo fijo ms
bonificacin, oficinistas con sueldo mensual con tiempo extra o sin l, vendedores a comisin, y personal de
fbrica y sindicalizado a los que se les paga por hora.
El ciclo es importante por varias razones. En primer lugar, los sueldos, salarios, impuestos a los patrones, y otros
castos de los mismos son el gasto principal en todas las compaas. En segundo lugar, la mano de obra es una
consideracin tan importante en la evaluacin del inventario en compaas industriales y de construccin, que la
clasificacin y adjudicacin de mano de obra incorrecta puede resultar en una equivocacin considerable en la
Facilitadora:
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utilidad neta. Por ltimo, las nminas son un rea donde se desperdician grandes cantidades de recursos de la
empresa por ineficiencia o se roban por medio del fraude.
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Clases de transacciones, cuentas, registros relacionados con el ciclo de nmina (Tomado del libro Auditoria
Integral)
Facilitadora:
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Las pruebas de controles y pruebas sustantivas de los procedimientos de transacciones son los medios ms
importantes para verificar los saldos en la cuenta en el ciclo de nminas y personal. El nfasis sobre estas
pruebas se origina en el hecho de que se carece de evidencia independiente proporcionada por un tercero, como
sera una confirmacin para verificar los salarios acumulados, impuestos sobre ingresos retenidos, impuestos
acumulados en la nmina, y otras cuentas de saldos. Adems, en la mayora de las auditoras los montos en las
cuentas de saldo son pequeos y se verifican con relativa facilidad si el auditor tiene confianza en que las
transacciones de la nmina se han registrado correctamente en la computadora y se han preparado
correctamente las declaraciones de los impuestos sobre nminas.
FAREM- Estel
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presidente, Laura Melissa Perez, entrega todos los das las tarjetas de tiempo, observa que los empleados
marquen el reloj, recoge las tarjetas e inmediatamente las regresa al archivo. Y sigue el mismo
procedimiento cuando los empleados marcan su salida para irse a sus hogares. Al final de cada semana,
los empleados calculan sus propias horas. Laura revisa esas horas, y el presidente aprueba todas las
tarjetas de tiempo. Cada martes Laura prepara una forma de entrada a la nmina de pago para su entrega
al centro de servicios de computadora. Ella archiva una copia de la forma. La forma tiene la siguiente
informacin para cada empleado:
Facilitadora:
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auditora. Tenga en cuenta tanto los controles como las debilidades al escribir su programa. Ponga
nombre a cada procedimiento, ya sea como prueba de control o prueba sustantiva de las transacciones.
Introduccin
El tercer ciclo principal de transacciones que se analiza en este libro de texto es la adquisicin y pago de
mercanca y servicios de fuentes externas. La adquisicin de mercancas y servicios incluye partidas como la
adquisicin de materias primas, equipo, suministros, servicios, reparaciones y mantenimiento, e investigacin y
desarrollo. El ciclo no incluye la adquisicin y pago de servicios de empleados, ni las transferencias internas y
distribucin de costos dentro de la organizacin. Lo primero forma parte del ciclo de nminas y personal. Y lo
segundo pasa a auditora como parte de la verificacin de activos o pasivos individuales.
El ciclo de adquisiciones y pagos incluye dos clases distintas de transacciones: Adquisiciones de mercancas y
servicios y desembolsos de efectivo para estas adquisiciones. Las devoluciones de compras y rebajas tambin
son una clase de transaccin, pero, para la mayora de las compaas, las cantidades son insignificantes.
Facilitadora:
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Facilitadora:
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Es comn que las compaas cuenten con departamentos de compra para asegurar una calidad adecuada de
mercancas y servicios a un precio mnimo.
Para un buen control interno, el departamento de compras no es responsable de autorizar la adquisicin o
recepcin de mercancas. Todas las rdenes de compra estn foliadas previamente e incluyen suficientes
columnas y espacios para minimizar la probabilidad de omisiones no intencionadas en la forma cuando se
ordenan las mercancas.
Facilitadora:
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Reporte resumido de adquisiciones Documento generado por computadora que resume las adquisiciones para
un periodo. El reporte por lo general incluye informacin analizada por componentes claves, como clasificacin
de cuentas, tipo de inventario y divisin.
Factura del proveedor Documento que indica conceptos como la descripcin y cantidad de mercancas y
servicios recibidos, el precio, incluyendo el flete, trminos de descuento en efectivo, y fecha de facturacin. Es
un documento esencial porque especifica la cantidad de dinero que se le debe al proveedor por una adquisicin.
Pliza de cargo Documento que indica una reduccin en la cantidad que se le debe a un proveedor por
mercanca devuelta o por una rebaja concedida. A menudo toma la misma forma general que la factura de un
proveedor, pero apoya las reducciones en las cuentas por pagar en lugar de aumentarlas.
Pliza Documento que las organizaciones utilizan frecuentemente para establecer un medio formal de registrar y
controlar las adquisiciones. Las plizas incluyen una hoja o folder de cubierta para contener los documentos y un
paquete de documentos relevantes, como la orden de compra, copia de la boleta de empaque, reporte de
recepcin, y factura del proveedor. Despus del pago, se agrega una copia del cheque al paquete de plizas.
Relacin de cuentas por pagar Listado de la cantidad que se debe a cada proveedor, o por cada factura o pliza
en un momento determinado. Se prepara directamente del archivo maestro de cuentas por pagar.
Estado de cuenta del proveedor Un estado de cuenta que se prepara mensualmente por el proveedor que indica
el saldo inicial, las adquisiciones, devoluciones y rebajas, pagos al proveedor, y saldo final. Estos saldos y
actividades representan las transacciones para el periodo por parte del proveedor y no del cliente. Excepto por las
cantidades que no se han conciliado y las diferencias causadas por las fechas, el archivo maestro de cuentas por
pagar del cliente debe ser igual que el estado de cuenta del proveedor.
Controles internos En algunas compaas, el registro de los pasivos por adquisiciones se hace sobre la base de la
recepcin de mercancas y servicios, y en otras empresas, se registra hasta que se recibe la factura del proveedor.
En cualquier caso, el departamento de cuentas por pagar generalmente tiene la responsabilidad de verificar lo
correcto de las adquisiciones. Se efecta esto comparando los detalles en la orden de compra, con los reportes de
recepcin y la factura del proveedor para determinar que las descripciones, precios, cantidades, trminos y flete
en la factura del proveedor estn correctas. Por lo general, tambin se verifican las extensiones, totales y
distribucin de cuentas.
Un control importante en los departamentos de cuentas por pagar y de PED es exigir que el personal que registra
las adquisiciones no tenga acceso al efectivo, valores negociables, y otros activos.
Procesamiento y registro de desembolsos en efectivo
Para la mayora de las organizaciones, el pago se efecta por cheques preparados por computadora a partir de la
informacin que se incluye en el archivo de transacciones de adquisiciones en el momento que se reciben las
mercancas y servicios. Es usual que los cheques se preparen en un formato copias mltiples, con el original para
el proveedor, una copia se archiva con la factura del proveedor y otros documentos de apoyo, y otra es archivada
numricamente.
En la mayora de los casos, los cheques individuales se registran en un archivo de transacciones de desembolsos
de efectivo.
Facilitadora:
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En una auditora comn, las cuentas que ms tiempo se llevan para su verificacin en pruebas de detalles de
saldos son las cuentas por cobrar, inventario, activos fijos, cuentas por pagar, y cuentas de gastos. De estas cinco,
cuatro estn relacionadas directamente con el ciclo de adquisiciones y pagos. Puede ser extenso el tiempo neto
ahorrado si el auditor reduce las pruebas de detalles de las cuentas al utilizar pruebas de controles y pruebas de
transacciones para verificar la estructura de control interno y adquisiciones y desembolsos efectivos. Por tanto,
no debe sorprendernos que las pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones para el ciclo de
adquisiciones y pagos reciban atencin considerable en las auditoras bien llevadas, en especial cuando el cliente
tiene una estructura efectiva de control interno.
Las pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones para el ciclo de adquisiciones y pagos se dividen
en dos amplias reas: pruebas de adquisiciones y pruebas de pagos. Las pruebas de adquisiciones se encargan de
tres de las cuatro funciones sealadas con anterioridad en este captulo: procesamiento de las rdenes de compra,
recepcin de mercancas y servicios, y el reconocimiento del pasivo. Las pruebas de pagos se encargan de la
cuarta funcin, el procesamiento y registro de los desembolsos de efectivo.
Metodologa para disear pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones para el ciclo de
adquisiciones y pagos.
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FAREM- Estel
todo lo que sucedi durante el periodo. Como parte de la prueba mensual, tambin pruebo la
conciliacin bancaria inicial y final y preparo una prueba de efectivo para el mes. Cuando termino estas
pruebas, creo que estoy en condiciones de evaluar la efectividad de la estructura de control interno."
Cul es la importancia de los descuentos de efectivo para el cliente, y cmo puede verificar el auditor si
se estn tomando de acuerdo con la poltica de la compaa?
Si un cliente de auditora no tiene cheques foliados, cul tipo de error tiene mayores probabilidades
de ocurrir? En esas circunstancias, cules procedimientos de auditora puede utilizar el auditor para
compensar esta falla?
Qu se quiere decir con "comprobante"? Explique cmo su uso mejora los controles internos de una
organizacin.
Explique la razn por la cual la mayora de los auditores consideran que la recepcin de mercancas y
servicios es el punto ms importante en el ciclo de adquisiciones y pagos.
El auditor examina todas las facturas no registradas a mano el 28 de febrero de 2012, el ltimo da de
trabajo en el campo. Cul de los siguientes errores es el ms factible de encontrar por este
procedimiento? Explquese.
a) Las cuentas por pagar se sobre estiman al 31 de diciembre de 2011.
b) Las cuentas por pagar se subestiman al 31 de diciembre de 2011.
c) Los gastos de operacin se sobreestiman para los doce meses que terminaron el 31 diciembre 2011.
d) Los gastos de operacin se sobreestiman para los dos meses que terminaron el 2 de febrero de 2012
Resumen de objetivos de auditora relacionados con transacciones, controles clave, pruebas de controles y
pruebas sustantivas de transacciones para adquisiciones
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prctica para su beneficio. Margan llena un cheque a su nombre por la cantidad de una factura de un
vendedor grande y, puesto que no existe un diario de adquisiciones, registra la cantidad en el diario de
desembolsos de efectivo como una adquisicin del proveedor en listado en la factura. Guarda el cheque
cancelado para que los auditores no tengan oportunidad de examinarlo. Poco despus del primero del
ao, cuando regresa la presidenta, Onel presenta de nuevo la factura para su pago y registra otra vez el
cheque en el diario de desembolsos en efectivo. En ese momento, marca la factura pagada" y la archiva
con todas las dems facturas pagadas. Onel ha seguido esta prctica con xito durante varios aos, y
siente confianza que ha desarrollado un mtodo seguro.
Se pide: Cul es la responsabilidad del auditor para descubrir este tipo de desfalco?
b. Cules debilidades existen en la estructura de control interno del cliente?
c. Cules procedimientos de auditora probablemente descubran el desfalco?
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Procedimientos de anlisis
El uso de procedimientos analticos es tan importante en el ciclo de adquisiciones y pagos como lo es en
cualquier otro ciclo.
Uno de los procedimientos de anlisis ms importantes para descubrir errores en las cuentas por pagar es la
comparacin de los totales de gastos del ao actual con los de aos anteriores. Por ejemplo, al comparar los
gastos por servicios con los del ao anterior, el auditor puede determinar que no se registr el ltimo recibo del
ao.
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(1) Las adquisiciones de equipo de fabricacin surgen del ciclo de adquisiciones y pagos
Por lo regular, se hace una auditora al equipo de fabricacin diferente a las cuentas de activo actuales por tres
razones:
(1) Por lo general hay menos adquisiciones de equipo de fabricacin en el periodo actual;
(2) a menudo es importante el monto de cualqui.er adquisicin determinada; y
(3) es probable que el equipe se mantenga en los registros de contabilidad durante varios aos.
En virtud de estas diferencias, el nfasis en la auditora del equipo de fabricacin consiste en la verificacin de
las adquisiciones de! periodo actual, en lugar del saldo en la cuenta que se ha traspasado del ao anterior.
Adems, la duracin esperada de los activos durante un ao requiere contar con cuentas de depreciacin y de
depreciacin acumulada, que se verifican como parte de la auditora de los activos.
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En la auditora del equipo de fabricacin, es til separar las pruebas que se muestran en las siguientes categoras.
Procedimientos de anlisis
Verificacin de adquisiciones durante el ao actual
Verificacin de ventas durante el ao actual
Verificacin del saldo final en la cuenta de activos
Verificacin de los gastos de depreciacin
Verificacin del saldo final en la depreciacin acumulada.
Procedimientos analticos para equipo de fabricacin
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Pruebas de Auditoria
A lo largo de la auditora de seguros pagados por anticipado y gasto de seguros, el auditor debe recordar que el
monto del gasto de seguros es un residuo basado en el saldo inicial en el seguro pagado por anticipado, el pago
de primas durante el ao, y el saldo final. La nica verificacin del saldo en la cuenta de gastos que se necesita
generalmente, consta de procedimientos analticos y una corta prueba para tener la certeza de que los cargos al
gasto de seguros provinieron de abonos al seguro pagados por anticipado. Ya que los pagos de primas se
verifican como parte de las pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones y procedimientos
analticos, el nfasis en las pruebas de detalles de los saldos se enfoca en el seguro pagado por anticipado.
Procedimientos analticos Una consideracin importante en la auditora del seguro pagado por anticipado es el
frecuente escaso monto o inmaterialidad de los saldos inicial y final. An ms, pocas transacciones se cargan y
acreditan al saldo durante el ao, la mayora de las cuales son pequeas y fciles de entender. Por tanto, el
auditor suele dedicar poco tiempo a verificar el saldo. Cuando el auditor planea no verificar el saldo en detalle,
los procedimientos analticos se vuelven cada vez ms importantes como medio de identificar las
subestimaciones que pudieran ser considerables. Los siguientes son procedimientos analticos comunes para
verificar el seguro pagado por anticipado y el gasto de seguros:
Compare el total del seguro pagado por anticipado y del gasto de seguros con los aos anteriores; para verificar
su razonabilidad.
Calcule la razn financiera del seguro pagado por anticipado con el gasto de seguros y comprela con las de
aos anteriores.
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Campare la cobertura de las plizas individuales de seguros en el programa obtenido del cliente con el
programa del ao anterior, como prueba de eliminacin de ciertas polticas o un cambio en la cobertura del
seguro.
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7. Auditoria de operaciones.
La auditora de operaciones determina si las Cuentas de ingresos y gastos en los estados financieros estn
presentadas de manera adecuada de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. El
auditor queda satisfecho de que cada uno de los totales de ingreso y gasto incluidos en el estado de resultados,
as como las utilidades netas, no queden subestimados en grado importante.
Al conducir pruebas de auditora de los estados financieros, el auditor siempre est consciente de la importancia
del estado de resultados para los usuarios de dichos estados financieros. Es claro que muchos usuarios se apoyan
ms en el estado de resultados que en el balance para tomar decisiones.
Al considerar los propsitos del estado de utilidades, los dos conceptos siguientes son esenciales en la auditora
de operaciones:
1. Se necesita el aparejamiento de ingresos y gastos peridicos para la determinacin apropiada de los resultados
de las operaciones.
2. Es necesaria la aplicacin consistente de los principios de contabilidad para periodos diferentes, para hacer
comparaciones.
Estos conceptos se aplican al registro de las transacciones individuales y a la combinacin de cuentas en el
mayor general para la presentacin de los estados financieros.
La auditora de operaciones no se considera como parte separada del proceso total de auditora. La
subestimacin de una cuenta del estado de resultados casi siempre afecta por igual una cuenta del balance, y
viceversa. La auditora de operaciones est tan entretejida con las dems partes de la auditora, que es necesario
interrelacionar diferentes aspectos de la verificacin de operaciones con los diferentes tipos de pruebas
analizados previamente.
Las partes de la auditora que afectan directamente las operaciones son:
Procedimientos analticos
Pruebas de controles y pruebas sustantivas de operaciones
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II. Las organizaciones emplean por lo comn los siguientes tipos de controles internos para la propiedad, planta
y equipo:
1. Se conserva un archivo maestro de activos fijos con un registro separado para cada activo fijo.
2. Existen polticas escritas, y son conocidas por el personal de contabilidad para diferenciar entre adiciones
capitalizables, fletes, costos de instalacin, reemplazos, y desembolsos de mantenimiento.
3. Las adquisiciones de activos fijos que rebasan los 20,000 dlares son aprobadas por el consejo de directores.
4. Siempre que sea prctico, se colocan etiquetas metlicas al equipo y se inventara sistemticamente.
5. Los cargos de depreciacin para los activos individuales se calculan para cada activo; se registran en un
archivo maestro de activos fijos que incluye el costo, depreciacin, y la depreciacin acumulada para cada
activo; y se verifica peridicamente por un empleado independiente.
Se pide
a. Declare el propsito de los controles internos citados arriba. Su respuesta debera ser de la forma del tipo de
errores que es probable que se reduzcan como efecto del control.
b. Para cada control interno, enliste una prueba de control que el auditor utiliza para verificar su existencia.
c. Enliste un procedimiento sustantivo para verificar si el control est evitando realmente la comisin de errores
en la propiedad, planta y equipo.
III. Los siguientes procedimientos de auditora fueron planeados por la auditora Gema Ortega, en la auditora del
ciclo de adquisiciones y pagos de TORMENTA S,A.
1. Revise el diario de adquisiciones en busca de transacciones grandes y poco usuales.
2. Enva cartas a varios proveedores, incluyendo unos cuantos para los cuales su saldo registrado de cuentas por
pagar es cero, para pedirles que informen del adeudo de TORMENTA. Pida al contralar que firme la carta.
3. Examine una muestra de nmeros de reportes de recepcin, y determine si cada uno tiene una inicial que
indique que se registr como cuenta por pagar.
4. Seleccione una muestra de equipo enlistado en los archivos maestros de activos fijos, e inspeccione el activo
para determinar si existe y sus condiciones.
5. Vuelva a totalizar el diario de adquisiciones para un mes, y rastree todos los totales al diario general.
6. Calcule la razn financiera de las reparaciones y el mantenimiento total del equipo, y comprela con las de
aos anteriores.
7. Obtenga del diente una declaracin escrita de que se han incluido todas las hipotecas por pagar en los estados
financieros del periodo actual y de que se han registrado correctamente, y que los colaterales para cada una se
han incluido en las notas al pie.
8. Seleccione una muestra de cheques cancelados y rastree cada uno hasta el diario de desembolsos
de efectivo, comparando el nombre, fecha y monto.
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9. Para 20 adquisiciones de intangibles, seleccione una muestra de artculos de lnea del diario de adquisiciones y
rastrela en todas hasta las facturas de los proveedores relacionadas. Examnelas para determinar si cada
transaccin es una operacin legtima del cliente, y que cada una haya sido aprobada y registrada por el importe
y fecha correctos en el diario, y cargada a la cuenta correcta segn lo establece el catlogo de cuentas.
10. Examine las facturas y documentos de embarque relacionados incluidos a la fecha del reporte de auditora en
el archivo. de facturas pendientes de pago del cliente, para determinar si se registraron en el periodo de
contabilidad apropiado y por los montos correctos.
11. Recalcule la parte de las primas de seguro del programa de seguros pagados por anticipado del cliente; que
sea aplicable a periodos futuros.
12. Cuando el auxiliar del que firma los cheques escribe pagado" en los documentos de respaldo, compruebe
que esto se hace despus de que se revisan los documentos y que los cheques se firman.
Se pide
a. Para cada procedimiento, identifique el tipo de evidencia que se est utilizando.
b. Para cada procedimiento, identifique si se trata de un procedimiento analtico, 'una prueba de control, o una
prueba de detalles de los saldos.
c. Para cada prueba de controlo prueba sustantiva de transacciones, identifique los objetivos de auditora
relacionados con transacciones que se estn satisfaciendo.
d. Para cada prueba de detalles de saldos, identifique los objetivos de auditora relacionados con saldos que se
estn satisfaciendo.
Introduccin
El inventario toma muchas formas diferentes, de acuerdo con la naturaleza del negocio. Para los negocios de
ventas al menudeo o al mayo reo, el inventario ms importante es la mercanca a mano disponible para su
venta. Para los hospitales el inventario incluye alimentos, medicinas, y suministros mdicos. Una companla
industrial tiene materias primas, piezas compradas y suministros para uso en la produccin, artculos en proceso
de fabricacin y mercanca terminada disponible para su venta. Hemos seleccionado inventarios de una
compaa industrial para su presentacin en este texto. Sin embargo, la mayora de los principios que se analizan
se aplican tambin a otros tipos de negocios.
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aceptados y es consistente con el que se ha utilizado en aos anteriores. Los procedimientos de auditora que se
utilizan para verificar estos costos se llaman pruebas de precio.
Adems, el auditor verifica si las cuentas fsicas se resumieron en forma correcta, se extendieron correctamente
las cantidades y precios del inventario, y se sum correctamente el inventario extendido. A estas pruebas se les
Una pruebas de recopilacin.
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(1) controles fsicos sobre el inventario de materias primas, produccin en proceso y artculos terminados; y
(2) controles sobre los costos relacionados.
Casi todas las compaas necesitan controles fsicos sobre sus activos para evitar prdidas por un mal uso y robo.
El uso de reas de almacenamiento separadas fsicamente, con acceso limitado, para las materias primas,
produccin en proceso y artculos terminados es un control bsico para proteger los activos. En algunos casos es
necesaria la asignacin de la responsabilidad de custodiar el inventario a personas especficas encargadas de
proteger los activos.
PRUEBAS DE CONTABILIDAD DE COSTOS
Los conceptos en la auditora de contabilidad de costos no son diferentes a los que se han analizado para
cualquier otro ciclo de transacciones.
Controles fsicos Las pruebas del auditor para determinar la adecuacin de los controles fsicos sobre materias
primas, produccin en proceso y artculos terminados, deben restringirse a la observacin e indagacin. Por
ejemplo, el auditor examina el rea de almacenamiento de materias primas para determinar si el inventario est
protegido contra robo y mal uso, por la existencia de un almacn cerrado bajo llave. Un almacn adecuado con
un custodio competente a su cargo tambin resulta por lo general, en el almacenamiento ordenado del inventario.
Si el auditor llega a la conclusin que los controles fsicos son tan inadecuados que sera difcil contar el
inventario, expande su observacin de las pruebas de inventario fsico para cerciorarse que se lleva a cabo un
conteo adecuado.
Documentos y registros para transferir el inventario Las preocupaciones fundamentales del auditor al verificar la
transferencia del inventario de un lugar a otro, son de que existan las transferencias registradas, que se registren
las transferencias que en realidad han tenido lugar, y que sean precisas y correctas las cantidades, descripcin y
fecha de todas las transferencias registradas.
Archivos maestros de inventario perpetuo Los archivos maestros adecuados de inventario perpetuo tienen gran
efecto sobre el momento y alcance del examen fsico del inventario por parte del auditor. Donde existen archivos
maestros precisos de inventario perpetuo, usualmente es posible comprobar el inventario fsico antes de la fecha
del balance. Un inventario fsico preliminar da por resultado un ahorro significativo de costos, tanto para el
cliente como para el auditor, y permite al cliente tener ms pronto los estados auditados.
Registro de costos unitarios La obtencin de datos precisos de costos para las materias primas, mano de obra
directa y costos indirectos es una parte esencial de la contabilidad de costos. Se integran registros adecuados de
la contabilidad de costos con los registros de contabilidad de la produccin y otros departamentos, a fin de
desarrollar costos precisos de todos los productos. Les registros de contabilidad de costos son pertinentes para el
auditor, en tanto que la evaluacin del inventario final depende del diseo y uso correcto de estos registros.
4. Procedimientos analticos.
Los procedimientos analticos son tan importantes en la auditora de inventarios y almacenes corno en cualquier
otro ciclo. . Un ejemplo es el porcentaje de margen bruto.
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CONTROLES
Sin importar el mtodo de registro de inventarios utilizado por el cliente, debe haber un conteo fsico peridico
de las partidas en el inventario a mano. El cliente toma el conteo fsico en la fecha de balance, o cerca de la
misma, en una fecha preliminar, o en el transcurso del ao. Los ltimos dos enfoques son apropiados slo si hay
archivos maestros de inventarios perpetuos adecuados.
En relacin con el conteo fsico del inventario realizado por el cliente, los procedimientos de control adecuado
incluyen instrucciones correctas para el conteo fsico, supervisin por el personal responsable, verificacin
interna independiente de los totales de cada partida, conciliaciones independientes del conteo fsico con los
archivos maestros de inventario perpetuo, y control adecuado sobre las hojas o etiquetas del conteo.
Un aspecto importante de los procedimientos de control de inventario fsico del cliente que el auditor debe
entender, es una total familiaridad con ellos antes de empezar el inventario. Obviamente, esto es necesario para
evaluar la efectividad de los procedimientos del cliente, pero tambin permite al auditor presentar sugerencias
constructivas de antemano. Si las instrucciones para el inventario no proporcionan controles adecuados, el
auditor pasa ms tiempo cerciorndose que el conteo fsico es preciso y correcto.
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extensin del precio multiplicado por la cantidad, las sumas en el resumen del inventario y el rastreo de los
totales en el mayor general.
CONTROLES DE PRECIOS Y RECOPILACION
Es importante la existencia de una estructura adecuada de controles internos para los costos unitarios que estn
integrados con los registros de produccin y otros de contabilidad, para cerciorarse que se utilizan costos
razonables para la evaluacin del inventario final. Un control interno importante es el uso de registros de costos
estndares, que indican las variaciones en los materiales, mano de obra y costos indirectos, y que se utilizan para
evaluar la produccin.
Cuando se utilizan costos estndares, se disean procedimientos para mantener los estndares actualizados
cuando se producen cambios en los procesos y costos de produccin La revisin de costos unitarios para
determinar su razonabilidad por parte de alguna persona independiente del departamento que es responsable de
desarrollar los costos, tambin es un control til sobre la evaluacin.
U n control interno diseado para evitar la sobrevaluacin del inventario por medio de la inclusin de inventario
obsoleto es la revisin y reporte formal de partidas en el inventario de lento movimiento, daadas y
sobrevaloradas y obsoletas. La revisin la efecta un empleado competente al revisar los archivos maestros de
inventarios perpetuos para identificar la rotacin del inventario y tener plticas con el personal de ingeniera o
produccin.
Se necesitan controles internos de recopilacin para asegurarse de que el conteo fsico est debidamente
resumido, con un precio igual al importe asentado en los registros unitarios, extendido y sumado correctamente,
y se incluyen en el libro mayor general en la cantidad correcta. Existen controles internos importantes en la
recopilacin, que son los documentos y registros adecuados para efectuar el conteo fsico y realizar una correcta
verificacin interna. Si se toma el inventario en las etiquetas foliadas y se revisan con cuidado antes que se libere
al personal del examen fsico del inventario, existe poco riesgo de errores en la suma de las etiquetas. El control
interno ms importante sobre la determinacin precisa de precios, extensiones y sumas es la verificacin interna
por una persona competente e independiente.
OBJETIVOS DE AUDITORIA RELACIONADOS CON BALANCES Y PRUEBAS DE DETALLES DE
SALDOS PARA PRECIOS Y RECOPILACNDE INVENTARIO
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8. Integracin de pruebas.
La parte ms difcil al estudiar la auditora del ciclo de inventarios y almacenamiento es entender la interrelacin
de las muchas pruebas diferentes que el auditor efecta para determinar que los inventarios y el rosto de ventas
se expresen de manera justa.
Pruebas del ciclo de adquisiciones y pagos Siempre que el auditor verifica las adquisiciones como parte de las
pruebas del ciclo de adquisiciones y pagos, est obteniendo evidencia de la precisin y correccin de las
materias primas adquiridas y todos los costos indirectos, excepto la mano de obra. Estos costos de adquisiciones
fluyen directamente a costo de ventas o se convierten en la parte ms importante del inventario final de materias
primas, produccin en proceso, y artculos terminados.
Pruebas del cicl de nminas y personal Cuando el auditor verifica los costos de mano de obra, se aplican los
mismos comentarios que para las adquisiciones. En la mayora de los casos, los registros de contabilidad de
costos para los costos de mano de obra directos e indirectos se verifican como parte de la auditora del ciclo de
nminas y personal.
Pruebas del ciclo de ventas y cobranza Aunque la relacin entre el ciclo de ventas y cobranza, el ciclo de
inventarios y almacenamiento es ms lejana que entre los dos ciclos citados con anterioridad, esta relacin sigue
siendo importante.
La mayor parte de las pruebas de auditora en el almacn de artculos terminados, as como en el embarque y
registro de ventas tiene lugar cuando se prueba el ciclo de ventas y cobranza. Adems, si se utilizan registros de
costos estndares, se verifica el costo estndar de artculos vendidos al mismo tiempo que se desarrollan las
pruebas de ventas.
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2- Para propsitos de control, se pueden omitir las cantidades de materiales ordenados de la copia de la orden de
compra que
(1) se enva al departamento de contabilidad.
(2) se conserva en los archivos del departamento de compras.
(3) se regresa al solicitante.
(4) se enva al departamento de recepcin.
3- Las siguientes cuestiones se relacionan con la prueba de la estructura de control interno del cliente para el
inventario y almacenamiento. Escoja la mejor respuesta.
. a. Cuando un auditor prueba los registros de contabilidad de costos del cliente, las pruebas del auditor estn
diseadas principalmente para determinar que
(1) las cantidades a mano se han calculado siguiendo tcnicas aceptables de contabilidad de costos que se
aproximan razonablemente a las cantidades reales a mano.
(2) los inventarios fsicos concuerdan sustancialmente con los inventarlos en libros.
(3) la estructura de control interno est de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados y
est funcionando segn se plane.
(4) se han distribuido correctamente los costos a los artculos terminados, produccin en proceso, y costo de
ventas.
4- Los incisos del 1 al8 son preguntas seleccionadas que por lo general se encuentran en cuestionarios utilizados
por auditores para conocer la estructura de control interno en el ciclo de inventarios y almacenamiento. Al
utilizar el cuestionario para un cliente, una respuesta 11 s" a una pregunta indica un posible control interno,
mientras que un "no" indica una posible debilidad.
1. Prepara el departamento de recepcin reportes de recepcin foliados y contabiliza peridicamente los
nmeros de todo el inventario recibido, mostrando la descripcin y cantidad de los materiales?
2. Se almacena todo el inventario bajo el control de un custodio en reas con acceso limitado?
3. Se autorizan todos los embarques a clientes por documentos de embarque foliados?
4. Se mantiene un archivo maestro de inventario perpetuo detallado para el inventario de materias primas?
5. Se efectan los conteos fsicos de inventario por personas que no son los almacenistas y aquellos
responsables de mantener el archivo maestro de inventario perpetuo?
6. Se utilizan registros de costos estndares para las materias primas, mano de obra directa, y costos
indirectos?
7. Existe una poltica declarada, con criterios especficos, dar de baja los artculos obsoletos O de
movimiento lento?
8. Alguna persona, independiente de las que lo preparan, revisa la precisin y correccin de los empleados
en la recopilacin final del inventario?
Se pide
a. Para cada una de las preguntas anteriores, declare el propsito del control interno.
b. Para cada control interno, enliste una prueba de procedimientos de control que permitan comprobar su
efectividad.
c, Para cada una de las preguntas anteriores, identifique la naturaleza de los posibles errores financieros si el
control no est en v1gor.
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Identificar las cuentas y las caractersticas singulares del ciclo de adquisiciones y reembolsos de capital.
Disear pruebas de auditoria de los documentos por pagar y de las cuentas y transacciones relacionadas.
Describir los objetivos principales en el diseo y realizacin de una auditoria de las transacciones que
afectan al capital social.
Disear pruebas de controles, pruebas sustantivas de transacciones y pruebas de detalles de saldos de las
cuentas de acciones y utilidades retenidas.
Introduccin:
E I ltimo ciclo de transacciones analizado en este texto se relaciona con la adquisicin de recursos capital en
forma de deuda que genera intereses y capital social y el reembolso de dicho capital. El ciclo de adquisiciones y
reembolsos de capital tambin incluye el pago de intereses y dividendos, Las siguientes son las cuentas
principales en el ciclo:
Documentos por pagar
Contratos por pagar
Hipotecas por pagar
Bonos por pagar
Gastos por intereses
Inters acumulado
Efectivo en el banco
Acciones -comunes
Acciones -preferentes
Capital pagado en exceso del par
Capital donado
Utilidades retenidas
Apropiaciones de utilidades retenidas
Acciones de tesorera
Dividendos decretados
Dividendos por pagar
Propietarios -cuenta de capital
Socios -cuenta de capital
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vencimiento del prstamo; pero para prstamos de ms de 90 das, el pagar requiere generalmente pagos
mensuales o trimestrales de intereses.
Visin panormica de las cuentas
Es usual incluir pruebas de pagos de principal e intereses como parte de la auditora del ciclo de adquisiciones y
pagos, porque los pagos se registran en el diario de desembolsos de efectivo.
Pero, por su poca frecuencia, en muchos casos no se incluyen transacciones de capital en las pruebas de
controles y pruebas sustantivas de la muestra de transacciones, Por tanto, tambin es normal comprobar estas
transacciones como parte del ciclo de adquisiciones y reembolsos de capital.
Los objetivos de la auditora de los documentos por pagar son determinar si:
adecuada la estructura de control interno sobre 105 documentos por pagar.
Las transacciones para el principal e intereses que involucran documentos por pagar estn autorizadas y
registradas debidamente, segn lo definen los seis objetivos de auditora relacionados con transacciones.
El pasivo para documentos por pagar y los gastos relacionados de intereses y pasivos acumulados.
CONTROLES INTERNOS
Hay cuatro controles importantes sobre los documentos por pagar:
Autorizacin correcta para la emisin de nuevos documentos. La responsabilidad para la emisin de nuevos
pagars est investida en el consejo de administracin o en el personal administrativo de alto nivel.
Controles adecuados sobre el reembolso del principal e intereses. El pago peridico de intereses y del principal
est controlado como parte del ciclo de adquisiciones y pagos. En el momento de la emisin del pagar el
departamento de contabilidad recibe una copia en la misma forma en que recibe las facturas de proveedores y
reportes de recepcin.
Documentos y registros apropiados. Estos incluyen el mantenimiento de registros auxiliares y el control por
una persona responsable de los pagars en blanco y pagados. Los documentos ya pagados se cancelan y quedan
bajo la custodia de un funcionario autorizado.
Verificacin peridica independiente. Cada cierto tiempo se concilian los registros detallados de pagars con el
mayor general y se comparan como los registros de los tenedores de pagars por un empleado que no tenga la
responsabilidad de mantener los registros detallados. Al mismo tiempo, una persona independiente recalcula los
gastos por intereses en los pagars, para comprobar la precisin y correccin de los registros.
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Los documentos por pagar estn presentados y reveladas correctamente (presentacin y revelacin).
Los primeros dos objetivos son importantes, porque un error puede ser de consideracin aunque sea un solo
pagar el se omita o est incorrecto. La presentacin y revelacin son importantes porque los principios de
contabilidad generalmente aceptados requieren que las notas describan de manera adecuada los trminos de los
documentos por pagar pendientes y los activos pignorados como garanta de los crditos, Si los crditos exigen
restricciones importantes a las actividades de la compaa, como clusulas de compensacin de saldos o
restricciones sobre el pago de dividendos, esto tambin debe revelarse en las notas.
CAPITAL SOCIAL
Una distincin principal debe hacerse en la auditora de la propiedad entre corporaciones cerradas y pblicas. En
la mayora de las empresas cerradas, existen pocas transacciones durante el ao, si es que las hay, relacionadas
con las cuentas de capital, y esto por lo general es slo para unos cuantos accionistas.
Las nicas transacciones que se asientan en la seccin de capital social probablemente sean los cambios en la
cuenta de capital derivados de las prdidas o utilidades anuales y la distribucin de dividendos. Con frecuencia,
es mnimo el tiempo que se dedica a verificar el capital en el caso de las corporaciones cerradas, aunque el
auditor comprueba los registros corporativos existentes.
Para las corporaciones pblicas, la verificacin del capital suele ser ms compleja por el gran nmero de
accionistas y los frecuentes cambios en los individuos tenedores de las acciones. En esta seccin se analizan las
pruebas apropiadas para verificar las cuentas principales de una corporacin pblica, capital y acciones comunes,
capital pagado en exceso de par, utilidades retenidas, y los dividendos relacionados. Las otras cuentas de
propiedad se verifican en forma muy semejante a sta.
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CONTROLES INTERNOS
Varios controles internos importantes ocupan la atencin del auditor independiente en relacin con el capital
social: la autorizacin correcta de las transacciones, su registro correcto, la adecuada separacin de labores entre
el mantenimiento de los registros de la propiedad y el manejo de efectivo y las acciones, y el uso de un
registrador y un agente de transferencia de acciones independientes.
Autorizacin correcta de las transacciones Puesto que cada transaccin de capital por lo general es considerable,
muchas de estas transacciones son aprobadas por el consejo de administracin. Los siguientes tipos de
transacciones de propiedad requieran por lo general de autorizacin especfica.
Emisin de capital social La autorizacin incluye el tipo de los valores a emitirse (corno acciones preferentes o
comunes), nmero de acciones a emitirse, valor de la accin a la par, condicin de privilegio para cualquier
paquete de acciones fuera de las comunes, y la fecha de la emisin.
Recompra del capital social El consejo de administracin aprueba la recompra de acciones comunes o
preferentes, el momento oportuno de la recompra y la cantidad a pagar por las acciones.
Declaracin de dividendos El consejo de administracin autoriza la forma de los dividendos (como efectivo o
acciones), la cantidad del dividendo por accin, y las fechas de registro y pago de los dividendos.
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Asientos apropiados y separacin de funciones Cuando una compaa mantiene sus propios registros de
transacciones de acciones y acciones en circulacin, la estructura de control interno es adecuada para tener la
seguridad de que los dueos reales de las acciones estn reconocidos en los registros corporativos, que se paga la
cantidad correcta de dividendos a los accionistas tenedores las acciones en la fecha del registro de los
dividendos, y se minimiza el potencial de la comisin de fraudes por los empleados. El nombramiento
correcto de personal y los procedimientos adecuados de registros son controles tiles para estos propsitos.
Los procedimientos ms importantes para evitar errores en las cuentas del capital son:
(1) el establecimiento de polticas bien definidas para la preparacin de certificados de acciones y el registro de
las transacciones efectuadas respecto de las acciones; y
(2) verificacin interna independiente de la informacin en los registros. El cliente est seguro que se satisfacen
tanto las leyes estatales que gobiernan a las corporaciones, corno los requisitos establecidos en la escritura
constitutiva de la empresa en el momento de la emisin y registro del capital social. Por ejemplo, el valor par de
las acciones, el nmero de las acciones que la compaa est autorizada para emitir, y la existencia de impuestos
estatales sobre la emisin de capital social afectan su emisin y registro.
Un control sobre el capital social utilizado por la mayora de las empresas es el mantenimiento de libros de
certificados de acciones de capital y un archivo maestro del capital social de los accionistas. Un libro de
certificados de acciones de capital es un registro de la emisin y recompra de las acciones de capital durante la
vida de la corporacin.
2. Auditoria de capital.
Hay cuatro preocupaciones bsicas en la auditora del capital social y capital pagado en exceso del par:
Se registran todas las transacciones existentes del capital social (estado de integridad).
Las transacciones registradas del capital social existen y estn registradas con precisin (existencia y
precisin).
El capital social est registrado correctamente (correccin).
Se presenta y se revela correctamente el capital social (presentacin y revelacin).
Las primeras dos preocupaciones involucran pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones, y las
ltimas dos implican pruebas de detalles de saldos.
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FAREM- Estel
Se registran las transacciones del capital social existente Se satisface fcilmente este objetivo cuando se utiliza
un registrador o agente de transferencia.
El auditor confirma con ellos si ocurrieron algunas transacciones de capital social y la precisin de las
transacciones existentes. Una revisin de las actas de las juntas del consejo de administracin, en especial cerca
de la fecha del balance, y un examen de los registros de acciones que tiene el cliente tambin son tiles para
descubrir la emisin y recompra de capital social.
Las transacciones registradas de capital social existen y estn asentadas correctamente La emisin de nuevas
acciones para capitalizar una empresa, la fusin con otra compaa por medio de un intercambio de acciones, la
donacin de acciones y la compra de acciones de tesorera requieren, cada una, de una auditora extensa. Sin
importar los controles que estn establecidos, es una prctica normal verificar todas las transacciones del capital
social por causa de su monto y permanencia en los registros. Por lo general, la existencia puede comprobarse
mediante el examen de las actas de las reuniones del consejo administracin para su debida autorizacin.
El registro preciso de transacciones de emisin de acciones para captar efectivo se verifica con facilidad al
confirmar la cantidad con el agente de transferencia, y rastrear la cantidad de transacciones registradas de capital
social en los recibos de efectivo. (En el caso de las acciones de tesorera, se rastrean las cantidades en el diario
de desembolsos de efectivo.) Adems, el auditor verifica si se acreditaron las cantidades correctas al capital
social y al capital pagado en exceso del par, consultando la escritura constitutiva de la sociedad para determinar
el valor a la par o declarado del capital social.
Cuando las transacciones de capital social involucran dividendos de acciones, capitalizacin mediante la emisin
de acciones, fusiones, o transferencias similares no de efectivo, la verificacin de las cantidades es ms difcil.
Para estos tipos de transacciones, el auditor est seguro de que el cliente ha calculado de forma correcta la
cantidad de la emisin del capital social, de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados. Por
ejemplo, en la auditora de una operacin importante de fusin, el auditor evala si la transaccin es una compra
o un agrupamiento de intereses. Con frecuencia, se necesita una investigacin considerable para determinar cul
tratamiento contable es el correcto para las circunstancias existentes. Despus que el auditor llega a una
conclusin acerca del mtodo apropiado, es necesario verificar que las cantidad des se calcularon de forma
correcta.
El capital social est registrado correctamente El saldo final en la cuenta de capital social se verifica
determinando primero el nmero le acciones en circulacin en la fecha del balance. Una confirmacin del agente
de transferencia es la forma ms sencilla de obtener esta informacin.
En los casos en que no existe un agente de transferencia, el auditor debe confiar en examinar los registros de
acciones y la contabilidad de t0das las acciones en circulacin en los libros de certificado de acciones, examinar
todos los certificados cancelados, y dar cuenta de certificados en blanco. Despus de que el auditor est
satisfecho de que el nmero de acciones en circulacin es correcto, se verifica el valor par registrado en la cuenta
de capitales multiplicando el nmero de acciones por el valor par de las mismas. El saldo final en la cuenta del
capital de supervit en exceso de par es una cantidad residual. Se le audita al verificar la cantidad de
transacciones registradas durante el ao y sumndolas o restndolas del saldo inicial en la cuenta, Una
consideracin bsica en la precisin del capital social es la verificacin del nmero correcto de acciones
utilizado en el clculo de las utilidades por accin. Es fcil determina el nmero correcto de acciones utilizado
en el clculo, cuando slo existe una clase de acciones y un pequeo nmero de transacciones de capital social.
El capital social se presenta y revela correctamente Las fuentes ms importantes de informacin para determinar
la presentacin y revelacin correctas son la escritura constitutiva de la corporacin, las actas de las reuniones
del consejo de administracin, y el anlisis que los auditores realizan de las transacciones de capital social.
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AUDITORIA DE DIVIDENDOS
El nfasis en la auditora de dividendos se realiza las transacciones en lugar del saldo final La excepcin es
cuando existen dividendos por pagar.
Los seis objetivos de auditora relacionados con transacciones son relevantes para las transacciones con
dividendos. Pero por lo general dividendos se auditan en un 100% y causan pocos problemas. Los siguientes son
los objetivos ms importantes, e incluyen aquellos que se relacionan con los dividendos por pagar:
Existen dividendos registrados (existencia).
Se han registrado todos los dividendos existentes (situacin de integridad).
Se han registrado con precisin los dividendos (precisin) .
Existen los dividendos conforme se pagaron a los accionistas (existencia).
Se han registrado todos los dividendos por pagar (situacin de integridad).
Los dividendos por pagar han sido registrados con precisin (precisin).
Se verifica la existencia de dividendos registrados al examinar las actas de las juntas del consejo de
administracin en que se autoriza el importe del dividendo por accin y la fecha del pago correspondiente.
Cuando el auditor examina las actas del consejo de administracin para informarse de los dividendos declarados,
el auditor debe estar alerta ante la posibilidad que haya dividendos declarados no registrados, en especial poco
antes de la fecha del balance. Un procedimiento de auditora relacionado muy de cerca es revisar el archivo
permanente de papeles de trabajo de auditora, para determinar si hay restricciones sobre el pago de dividendos
en los acuerdos de emisin de bonos o en lo estipulado sobre acciones preferentes.
Se puede auditar la precisin de una declaracin de dividendos al recalcular la cantidad a partir del dividendo
fijado por accin y el nmero de acciones en circulacin. Si el cliente utiliza un agente de transferencia para
pagar los dividendos, se rastrea el total de un asiento de desembolso de efectivo pagado al agente y tambin
puede confirmarse.
Cuando un cliente mantiene sus propios registros de dividendos y l mismo paga el dividendo, el auditor verifica
la cantidad total del dividendo por medio de un clculo nuevo y la referencia al efectivo desembolsado.
Adems, es necesario verificar si se hizo el pago a los accionistas que eran propietarios de las acciones en la
fecha del registro del dividendo.
El auditor puede comprobarlo al seleccionar una muestra de pago de dividendos registrados y rastrear el nombre
del tenedor en el cancelado hasta los registros de dividendos, para tener la certeza que tenedor tena derecho al
dividendo. Al mismo tiempo, se verifican la cantidad y la autenticidad del tenedor en el cheque del dividendo.
Se efectan pruebas de dividendos por pagar en conjunto con los dividendos declarados. Cualquier dividendo no
pagado se incluye como pasivo.
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estado de resultados. Desde luego, el desarrollo de este procedimiento es tardo en la auditora, despus de que se
han terminado todos los asientos de ajuste que afectan las utilidades netas.
Una consideracin importante en la auditora de los dbitos y crditos a las utilidades retenidas, aparte de las
utilidades netas y los dividendos, determina si las transacciones deberan haberse incluido.
Despus que el auditor queda satisfecho de que las transacciones asentadas estn clasificadas de forma correcta
como transacciones de utilidades retenidas, el siguiente paso es decidir si estn registradas con precisin. La
evidencia de auditora necesaria para determinar la precisin depende de la naturaleza de las transacciones. Si
existe un requisito para una distribucin de utilidades retenidas para un fondo de amortizacin de bonos, se
determina el monto correcto de la aplicacin al examinar el contrato de emisin de bonos. Si existe una fuerte
prdida cargada a las utilidades retenidas por el abandono importante no recurrente de una planta, la evidencia
necesaria para determinar el monto de la prdida incluye un nmero considerable de documentos y registros de
la planta.
Otra consideracin importante en la auditora de utilidades retenidas es la determinacin de la existencia de
alguna transaccin que pudiera haberse incluido, pero no se incluy. Por ejemplo, si se declar un dividendo
para las acciones, se debe capitalizar el valor en el mercado de los valores emitidos por un cargo a utilidades
retenidas y un crdito al capital social.
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Describir los tipos principales de cuentas de efectivo mantenidas por las entidades del negocio.
Describir las relaciones del efectivo en el banco con los diversos ciclos de transacciones.
Disear pruebas de auditoria de las cuentas generales de efectivo.
Reconocer cuando es necesario extender las pruebas de las cuentas generales de efectivo para realizar
pruebas adicionales para detectar fraudes importantes.
Disear pruebas de auditoria de la cuenta de nmina en el Banco.
Disear pruebas de auditoria de caja chica.
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EQUIVALENTES DE EFECTIVO
El excedente de efectivo acumulado durante ciertas partes del ciclo de operaciones que se necesitar en un futuro
cercano suele invertirse en equivalentes de efectivo de corto plazo, de mxima liquidez. Los ejemplos incluyen
los depsitos a plazo, certificados de depsito, y fondos del mercado de dinero.
Los equivalentes de efectivo, que pueden ser muy importantes, se incluyen en los estados financieros como parte
de la cuenta de efectivo, slo si son inversiones de corto plazo que se convierten con facilidad a montos
definidos de efectivo en un corto plazo y hay un riesgo insignificante de un cambio en las tasas de inters. Los
valores que pueden venderse en el mercado y las inversiones a ms largo plazo que generan intereses no se
consideran equivalentes de efectivo.
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Pruebas extensas de la conciliacin bancaria Cuando el auditor cree que la conciliacin bancaria de fin de ao
est deliberadamente equivocada, conviene que realice pruebas extensas de la conciliacin bancaria de fin de
ao. El propsito de los procedimientos extensos es verificar si todas las transacciones incluidas en los diarios
que tuvieron lugar en el ltimo mes del ao se incluyeron o se excluyeron de la conciliacin bancaria, y verificar
si todas las partidas se incluyeron de forma correcta en la conciliacin.
Arqueo de caja Algunas veces los auditores preparan un arqueo de caja cuando el cliente tiene debilidades
importantes en su control interno de efectivo. Un arqueo de caja incluye lo siguiente:
Una conciliacin del saldo en el estado de cuenta bancario con el saldo del mayor general al inicio del periodo
de arqueo
Una conciliacin de recepciones de efectivo con el diario de recibos de efectivo para un periodo dado.
Una conciliacin de cheques cancelados compensados por el banco con el diario de desembolsos de efectivo
para un periodo dado.
Una conciliacin del saldo en el estado de cuenta del banco con el saldo del libro mayor general al final del
periodo de arqueo.
Pruebas de cheques en descubierto Los malversadores de fondos cubren en ocasiones un desfalco de efectivo
mediante una prctica conocida como el rebote; transferencia de dinero de un banco a otro y un registro
impropio de la transaccin. Cerca de la fecha del balance se gira un cheque contra una cuenta bancaria y se
deposita de inmediato en una segunda cuenta para su crdito antes del final del periodo contable. Al efectuar esta
transferencia, el malversador tiene cuidado de hacer que el cheque se deposite en una fecha lo suficiente tarda
como para que el banco no alcance a contabilizarlo de forma adecuada sino hasta despus del periodo. Si la
transferencia bancaria no se registra sino hasta despus de la fecha del balance, el importe de la transferencia se
registra como activo en ambos bancos.
Hay varias cosas que deben auditarse en el programa de transferencia bancaria.
Debe verificarse la precisin de la informacin en el programa de transferencia bancaria. El auditor compara la
informacin de ingresos y desembolsos del programa con los diarios de ingresos y desembolsos de efectivo, para
comprobar que es correcta.
La fecha de registro de los desembolsos e ingresos de cada transferencia debe hacerse en el mismo ao fiscal.
Los desembolsos en el programa de transferencias bancarias estn incluidos o excluidos correctamente como
cheques pendientes de cobro de las conciliaciones bancarias de fin de ao.
Los ingresos en el programa de transferencia se incluyen o excluyen de manera correcta de las conciliaciones
bancarias de fin de ao como depsitos en trnsito.
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La caja chica es una cuenta peculiar, porque a menudo es poco importante en monto, sin embargo, se verifica en
muchas auditoras. La cuenta se verifica principalmente por el potencial de desfalcos y la expectativa del cliente
que se sujetar a una revisin de auditora, aun cuando el monto sea poco importante.
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seguridad de su verificacin correcta. Las pruebas de responsabilidades contingentes cerca del final del contrato
de auditora son ms una revisin que una bsqueda inicial.
Los procedimientos de auditora apropiados para la comprobacin de las contingencias estn menos definidos
que aquellos que ya se analizaron en otras reas de auditora, porque el objetivo primordial en la etapa inicial de
las pruebas es determinar la existencia de contingencias. Corno el lector sabe por el estudio de otras reas de
auditora, es ms difcil descubrir transacciones o eventos no registrados que verificar la informacin asentada.
Una vez que el auditor est consciente que existen contingencias, la evaluacin de su importancia y requisitos de
revelacin por lo general, se resuelven de forma satisfactoria.
1.
Averiguacin de los abogados del cliente.
Un procedimiento principal en que descansan los auditores para descubrir contingencias es una carta de los
asesores legales del cliente, que informa al auditor de los litigios pendientes o de cualquier otra informacin que
involucre asesora legal, que sea relevante para la revelacin de los estados financieros. Si existe una
responsabilidad contingente, el auditor obtiene la opinin profesional del abogado sobre el resultado que se
espera del litigio y el monto probable de la responsabilidad, incluyendo los costos del juicio. La razn para
obtener esta informacin de los abogados es su experiencia en asuntos legales y sus conocimientos acerca de las
responsabilidades contingentes potenciales.
Como prctica general, muchos despachos de auditores analizan los gastos generales para todo el ao, y hacen
que el cliente enve una carta estndar de abogado a cada abogado con el que el cliente ha estado involucrado en
el ao en curso o en el anterior, adems de cualquier abogado que sea contratado ocasionalmente por la
compaa. En algunos casos esto involucra gran nmero de abogados, incluyendo algunos que tratan aspectos
legales que estn muy alejados de los litigios potenciales.
La carta estndar del abogado del cliente, se prepara en papel membretado del cliente y la firma uno de los
funcionarios de la compaa; incluye lo siguiente:
Una lista preparada por la administracin, de litigios, reclamaciones, o evaluaciones de consideracin,
pendientes o amenazantes.
Dichos eventos del periodo siguiente, as como los que se mencionan a continuacin, requieren de un ajuste en
los saldos de cuentas en los estados financieros del ao en curso, en el caso que las cantidades sean
considerables:
Declaracin de quiebra de un cliente que tiene un saldo pendiente en cuentas por cobrar' a causa de una
condicin financiera en deterioro.
Arreglo de un litigio por un importe diferente al importe registrado en libros.
Venta de equipo que no se est utilizando en las operaciones, a un precio por debajo del valor actual en libros .
Venta de inversiones a un precio por debajo de su costo registrado.
Siempre que se utilizan los eventos posteriores para evaluar los montos incluidos en los estados financieros, se
tiene cuidado para diferenciar entre las condiciones que existieron en la fecha del balance y aquellos que se
desarrollaron despus del fin del ao. La informacin subsecuente no debe incorporarse directamente a los
estados financieros, si las condiciones que ocasionan el cambio en su evaluacin no tuvieron lugar sino hasta
despus de final del ao.
Por ejemplo, la venta de chatarra en el periodo posterior no sera importante en la evaluacin del inventario por
obsolescencia, si la obsolescencia no hubiera tenido lugar sino hasta despus del fin del ao.
Aquellos que no tiene efecto directo en los estados financieros, pero para los que es aconsejable una revelacin
Los eventos posteriores de este tipo proporcionan evidencia de las condiciones que no existieron en la fecha de
balance que se est reportando, pero que tienen tanta importancia que exigen su revelacin aun cuando no
requieran de ajuste. Lo ms comn es que estos eventos se revelan de forma adecuada usando notas al pie de la
pgina, pero de cuando en cuando alguno puede tener tanta significacin que requiera un complemento a
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los estados financieros histricos con estados financieros que incluyan el efecto del evento si hubiera ocurrido en
la fecha del balance.
A continuacin damos ejemplos de eventos o de transacciones que ocurren en el periodo posterior que pueden
exigir su revelacin en lugar de un ajuste en los estados financieros:
Declinacin en el valor del mercado de valores que se ha tenido para una inversin temporal o reventa.
Emisin de bonos o valores de capital.
Declinacin en el valor del inventario en el mercado, como consecuencia de una accin gubernamental que
prohbe ventis adicionales de un producto.
Prdida no asegurada de inventarios como resultado de un incendio.
3. Evaluacin de resultados.
Esta evaluacin se hace al inicio como parte de la planeacin, pero se revisa siempre que se obtiene nueva
informacin significativa. Por ejemplo, si el auditor descubre durante la auditora que la empresa dej de pagar
un prstamo, perdi su cliente principal o decidi vender una cantidad considerable de activos para pagar los
prstamos, es necesario revisar la evaluacin inicial de la rentabilidad de un negocio. Es deseable una evaluacin
final despus de acumularse toda la evidencia y que se han incorporado los ajustes propuestos por la auditora en
los estados financieros.
Los procedimientos analticos son uno de los tipos ms importantes para evaluar un negocio rentable. Las
discusiones con la administracin y una revisin de los planes futuros son consideraciones importantes en la
evaluacin de los procedimientos analticos. El conocimiento del negocio del cliente obtenido a travs de la
auditora es una informacin importante que se utiliza para evaluar la factibilidad de un fracaso financiero
durante el siguiente ao.
CARTA DE DECLARACIONES DEL CLIENTE
Hay dos propsitos para la carta de declaraciones del cliente:
Enfatizar a la administracin su respol1snbilidad por las aseveraciones en los estados financieros. Por ejemplo,
si la carta de declaraciones incluye una referencia a activos pignorados y responsabilidades contingentes, se
puede recordar a los administradores honrados su falla no intencional de revelar la informacin adecuadamente.
Para llenar su objetivo, la carta de declaraciones debe estar suficientemente detallada para que acte como
recordatorio a la administracin.
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Las dificultades encontradas en el desarrollo de la auditora como la falta de disponibilidad del personal del
cliente y su falla para proporcionar informacin necesaria.
CARTAS A LA ADMINISTRACIN
El propsito de una carta a la administracin es informar al cliente de las recomendaciones del auditor para
mejorar el negocio del cliente. Las recomendaciones se enfocan en sugerencias para desarrollar operaciones ms
eficientes.
La combinacin de la experiencia del auditor en diversos negocios y un conocimiento profundo obtenido al
llevar al cabo la auditora colocan al auditor en una posicin incomparable para proporcionar ayuda a la
administracin.
Una carta a la administracin es opcional y tiene la intencin de ayudar al cliente a que opere su negocio con
mayor efectividad. Los auditores escriben cartas a la administracin por dos razones: para estimular una mejor
relacin entre el despacho de contadores y la administracin y para sugerir servicios adicionales sobre impuestos
y administracin que el propio despach puede proporcionar.
No hay un formato o enfoque estndar para escribir cartas a la administracin.
Se debe redactar cada carta de manera que satisfaga el estilo del auditor y las necesidades del cliente consistentes
con el concepto de cartas a la administracin que tenga el despacho de contadores. Debe observarse que muchos
auditores combinan la carta a la administracin con la carta de condiciones reportables. En auditoras ms
pequeas es comn que el auditor comunique sugerencias de operacin de manera oral en lugar de hacerlo por
escrito.
Facilitadora:
FAREM- Estel
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BIBLIOGRAFIA
CEVALLOS, Jess y Cruz Reyes Guillermo, Consejo Corporativo, C. I. Dellolitte & Touche,
Edicin 2004.
Comptrollers Handbook, Comptrollers Handbook for Asset Management; Comptrollers
Handbook for Compiliance from the OCC website (OCC.
Treas.gov), November, 2001.
FRASER, Donald R., BENTON E., Group and James W Kolari; Comercial
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2001.
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