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MANUAL DE PREVENCIN
DE
LAVADO DE ACTIVOS,
FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO
Y OTROS DELITOS.
Elaborado por:
Nombre:
Fecha:
WT - MV
21-08-2012
Revisado por:
Aprobado por:
Comit de
Cumplimiento
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CONTENIDO
MANUAL DE PREVENCIN DE LAVADO DE ACTIVOS, FINANCIAMIENTO DEL
TERRORISMO Y OTROS DELITOS ........................................................................................... 5
1. INTRODUCCIN ................................................................................................................. 5
2. OBJETIVO DEL MANUAL ................................................................................................... 5
3. AMBITO DE APLICACIN................................................................................................... 5
4. CONCEPTO DE LAVADO DE ACTIVOS ............................................................................. 6
5. DELITOS TIPIFICADOS EN LA LEY.................................................................................... 7
6. CONCEPTO DE FINANCIAMIENTO DE DELITOS Y TERRORISMO .................................. 8
7. ETAPAS DEL LAVADO DE ACTIVOS ................................................................................. 9
7.1
Fase Uno - Colocacin: ................................................................................................ 9
7.2
Fase Dos - Ocultamiento: ............................................................................................. 9
7.3
Fase Tres - Integracin: ............................................................................................... 9
8. ETAPAS DEL LAVADO DE ACTIVOS EN EL SECTOR SEGUROS .................................... 9
8.1
Fase Uno - Colocacin: .............................................................................................. 10
8.2
Fase Dos - Ocultamiento: ........................................................................................... 10
8.3
Fase Tres - Integracin: ............................................................................................. 10
9. METODOS DE LAVADO DE DINERO ............................................................................... 10
10.
CARACTERISTICAS QUE TIENEN LOS LAVADORES. ................................................ 12
10.1
Objetivos del lavador de dinero .............................................................................. 12
10.2
Perfil del lavador de dinero ..................................................................................... 12
11.
ESTUCTURA DE PREVENCION DE LAVADO DE DINERO .......................................... 13
11.1
Directorio ............................................................................................................... 13
11.2
Comit de Cumplimiento ........................................................................................ 14
11.3
Unidad de Cumplimiento ........................................................................................ 16
11.4
Recursos Humanos ................................................................................................ 20
11.5
Contralora ............................................................................................................. 20
11.6
Sistemas ................................................................................................................ 20
11.7
Departamento Financiero - Cobranzas ................................................................... 21
11.8
Departamento Comercial ........................................................................................ 22
11.9
Jefatura Tcnica..................................................................................................... 22
11.10
Servicio al Cliente .................................................................................................. 22
11.11
Suscriptor de Riesgos ............................................................................................ 23
12.
POLITICAS DE PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DE
DELITOS .................................................................................................................................. 23
12.1
Polticas de Prevencin de lavado de activos ......................................................... 23
13.
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y
FINANCIAMIENTO DE DELITOS .............................................................................................. 26
13.1
Monitoreo permanente ........................................................................................... 26
13.2
Reporte interno de operaciones con montos sobre los umbrales ............................ 27
13.3
Reporte interno de operaciones o transacciones inusuales e injustificadas ............. 27
14.
Capacitacin y Evaluacin en materia de Prevencin de Lavado de Activos y
Financiamiento de Delitos. ........................................................................................................ 30
14.1
Capacitacin .......................................................................................................... 30
14.2
Evaluacin ............................................................................................................. 31
15.
Conservacin de documentos ........................................................................................ 32
16.
Requerimiento de informacin por parte de las Autoridades Competentes ..................... 33
17.
Productos o servicio aprobados ..................................................................................... 34
18.
Billetes Falsos ............................................................................................................... 34
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21-08-2012
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19.
Excepcin de Clientes ................................................................................................... 34
20.
Actualizacin del Manual de prevencin de lavado de activos, financiamiento del
terrorismo y otros delitos .......................................................................................................... 35
21.
RESERVA Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIN .......................................... 35
22.
REPORTES MENSUALES ............................................................................................ 36
22.1
Superintendencia de Bancos y Seguros ................................................................. 36
22.2
Unidad de Anlisis Financiero (UIF) ....................................................................... 36
23.
MATRIZ DE RIESGOS .................................................................................................. 39
24.
SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO .......................................................................... 39
24.1
Al Oficial de Cumplimiento...................................................................................... 41
POLTICA CONOZCA A SU CLIENTE ...................................................................................... 44
1. OBJETIVO......................................................................................................................... 44
2. AMBITO DE APLICACION................................................................................................. 44
3. DOCUMENTACIN PARA VINCULACIN DE CLIENTES NUEVOS ................................ 44
3.1
Personas Naturales.................................................................................................... 44
3.2
Personas Jurdicas .................................................................................................... 45
3.3
Organizaciones no gubernamentales sin fines de lucro .............................................. 46
3.4
Establecimientos permanentes con representacin .................................................... 46
3.5
Sociedades del Sector Pblico ................................................................................... 47
3.6
BENEFICIARIOS ....................................................................................................... 47
3.7
PERSONAS POLITICAMENTE EXPUESTAS ............................................................ 48
4. PROCEDIMIENTOS DE PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO
DE DELITOS ............................................................................................................................. 49
4.1
Procedimiento para la Recopilacin de la informacin del Cliente ............................... 49
4.2
Procedimiento para la Verificacin del Cliente ............................................................ 49
4.3
Procedimiento para la actualizacin de la informacin el cliente ................................. 51
4.4
Procedimiento para terminacin de Relaciones Comerciales ...................................... 51
4.5
Procedimiento con clientes Persona Polticamente Expuestas ................................... 51
5. DEBIDA DILIGENCIA ........................................................................................................ 53
5.1
Debida diligencia ampliada......................................................................................... 53
5.2
Debida diligencia simplificada .................................................................................... 56
6. SEALES DE ALERTA ..................................................................................................... 57
POLITICA CONOZCA SU COLABORADOR ............................................................................. 63
1. OBJETIVO......................................................................................................................... 63
2. CONTROLES INTERNOS ................................................................................................. 63
2.1
Incorporacin del Personal ......................................................................................... 63
2.2
Actualizacin anual de documentacin de los colaboradores. ..................................... 64
2.3
Verificacin de antecedentes personales, laborales y patrimoniales de los
colaboradores ....................................................................................................................... 65
2.4
Monitoreo del Personal .............................................................................................. 65
3. Responsabilidades de Recursos Humanos ........................................................................ 66
4. Obligaciones de los colaboradores .................................................................................... 66
5. Seales de alerta en los colaboradores ............................................................................. 67
2.5
Procedimiento frente a una seal de alerta................................................................. 68
POLITICA CONOZCA A SU PRESTADOR DE SERVICIOS DE SEGUROS .............................. 70
1. OBJETIVO ..................................................................................................................... 70
2. POLTICAS GENERALES.............................................................................................. 70
3. CONTRATO DE AGENCIAMIENTO .............................................................................. 71
4. Seales de alerta en los Prestadores de Servicios de Seguros ...................................... 73
5. CONTRATACION DE REASEGUROS ........................................................................... 73
POLITICA CONOZCA A SU MERCADO ................................................................................... 76
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1. INTRODUCCIN ............................................................................................................... 76
2. OBJETIVO......................................................................................................................... 76
3. ALCANCE ......................................................................................................................... 76
4. MERCADO OBJETIVO ...................................................................................................... 76
5. RESPONSABLES.............................................................................................................. 77
6. POLITICAS GENERALES ................................................................................................. 77
7. POLITICAS ESPECFICAS................................................................................................ 78
8. POLITICAS DE SEGMENTACIN DE MERCADO ............................................................ 78
POLITICA CONOZCA A SU ACCIONISTA ................................................................................ 80
1. INTRODUCCIN ............................................................................................................... 80
2. OBJETIVO......................................................................................................................... 80
3. ALCANCE ......................................................................................................................... 80
4. ACCIONISTAS .................................................................................................................. 80
5. RESPONSABLES.............................................................................................................. 80
6. POLITICAS GENERALES ................................................................................................. 81
7. POLITICAS ESPECFICAS................................................................................................ 81
GLOSARIO DE TERMINOS ...................................................................................................... 82
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1. INTRODUCCIN
El presente manual adoptado por BMI del Ecuador Compaa de Seguros de Vida S.A. contiene
polticas de prevencin y control, orientadas a prevenir y mitigar los riesgos que en la realizacin
de sus operaciones BMI del Ecuador Compaa de Seguros de Vida S.A., pueda ser utilizada
como instrumento para lavar activos y/o financiar delitos.
3. AMBITO DE APLICACIN
El presente Manual contiene las polticas, procesos y procedimientos establecidos por BMI del
Ecuador Compaa de Seguros de Vida S.A. de conformidad con las disposiciones legales
vigentes sobre la Prevencin de Lavado de Activos y Financiamiento de Delitos, previstas en la
Ley de Prevencin, Deteccin y Erradicacin del Delito de Lavado de Activos y del
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Ingreso y egreso de dinero de procedencia ilcita por los distritos aduaneros del pas.
Trfico de migrantes
Trata de personas
Extorsin
Enriquecimiento ilcito
Secuestro
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Rebelin
Guerrilla
Trfico de armas
Testaferrismo
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Directorio
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Mezcla de dinero ilegal con dinero legal, es uno de los mtodos ms difciles de
detectar, consiste en unir los productos ilcitos con fondos legtimos de una
empresa, al final se presenta como la utilidad del negocio en la economa
normal.
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Garantas de prstamos.
Corredores de Bolsa.
Bancos de inversin.
Financieras.
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Agencias de Viajes.
Venta de Autos.
Compaas Inmobiliarias.
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10.2
Legalizar su dinero.
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Comit de
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11.2
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Comit de Cumplimiento
BMI del Ecuador Compaa de Seguros de Vida S.A. debe contar con un Comit de
Cumplimiento, que de acuerdo a la estructura lo conformarn como mnimo las
siguientes personas:
Oficial de Cumplimiento
Los delegados deben contar con el mismo poder de decisin que los titulares y
pertenecer a la misma unidad de su mandante. La delegacin no exime al titular de su
responsabilidad.
Los miembros del Comit de Cumplimiento tendrn voz y voto, excepto el Responsable
de Control Interno que participar nicamente con voz pero sin voto.
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Recibir, analizar y pronunciarse sobre cada uno de los puntos que contenga el
informe mensual del Oficial de Cumplimiento y realizar seguimiento a las labores
que desempea este funcionario, dejando expresa constancia en la respectiva
acta.
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11.3
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Aprobar los mecanismos suficientes y necesarios para que BMI del Ecuador
Compaa de Seguros de Vida S.A. mantenga sus bases de datos actualizadas y
depuradas, para que puedan ser utilizadas de manera eficiente y oportuna en las
labores de prevencin del lavado de activos y del financiamiento de delitos.
Unidad de Cumplimiento
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Para su designacin por parte del directorio, quien vaya a cumplir las funciones de
Oficial de Cumplimiento tendrn que acreditar conocimiento y experiencia en materia de
prevencin de lavado de activos, financiamiento de delitos y sobre las actividades,
productos y servicios que BMI del Ecuador Compaa de Seguros de Vida S.A.
desarrolla y ofrece; tendr capacidad decisoria y autonoma para desarrollar su gestin,
de manera que pueda disponer la implementacin de medidas que deban ser adoptadas
en aplicacin de los mecanismos de prevencin diseados, acogidos o requeridos a la
Compaa.
El Oficial de Cumplimiento y la Unidad de Cumplimiento tendr las siguientes funciones:
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Directorio
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Coordinar los esfuerzos de monitoreo con las distintas reas, identificando las
fallas en el programa de prevencin de lavado de activos y financiamiento de
delitos.
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Directorio
Publicado:
Emitir un informe sobre los nuevos productos y servicios que vaya a implementar
la entidad en forma previa a su aprobacin por el comit de cumplimiento. Dicho
informe expresar la opinin sobre la suficiencia de las polticas, procesos y
procedimientos que se establezca para la aplicacin de estos productos y
servicios; respecto de las acciones o medidas de identificacin y control de los
riesgos asociados con el lavado de activos y financiamiento de delitos.
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11.4
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Recursos Humanos
11.5
Contralora
Los contralores estn obligados a verificar que BMI del Ecuador Compaa de Seguros
de Vida S.A. cumpla estrictamente con lo dispuesto en la Ley de Prevencin, Deteccin y
Erradicacin del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos, su
reglamento general, leyes conexas y las disposiciones de la Superintendencia de Bancos
y Seguros y la Unidad de Anlisis Financiero, as como tambin los convenios y
acuerdos internacionales suscritos y ratificados por el Estado ecuatoriano y que sean de
conocimiento pblico.
As mismo deben informar oportunamente, a los directores y administradores de BMI del
Ecuador Compaa de Seguros de Vida S.A. cuando no se est cumpliendo los objetivos
de Prevencin de Lavado de Activos y Financiamiento de Delitos
11.6
Sistemas
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11.7
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Asegurar que el soporte tecnolgico con el que cuenta BMI del Ecuador
Compaa de Seguros de Vida S.A., permita: detectar seales de alerta, reportes
electrnicos tiles para la deteccin de operaciones inusuales, revisin de listas,
monitoreo de operaciones de los clientes, reportes electrnicos mensuales a ser
enviados a los organismos de control.
Es responsabilidad de Cobranzas:
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11.8
Departamento Comercial
11.9
Jefatura Tcnica
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DE
LAVADO
DE
ACTIVOS
Las polticas son lineamientos generales establecidos por BMI del Ecuador Compaa de
Seguros de Vida S. a para prevenir y detectar operaciones inusuales y sospechosas de lavado
de activos y financiamiento de delitos, y es de cumplimiento obligatorio de los accionistas,
directores y colaboradores.
12.1
BMI del Ecuador Compaa de Seguros de Vida S.A. sobre la base de los
controles deber evitar que en el desarrollo de las operaciones pueda ser
utilizada como instrumento del lavado de activos y/o financiar delitos.
Es poltica de BMI del Ecuador Compaa de Seguros de Vida S.A. cumplir con
todas las disposiciones legales vigentes previstas en la Ley de Prevencin,
Deteccin y Erradicacin del Delito de Lavado de Activos del Financiamiento de
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Cumplimiento
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BMI del Ecuador Compaa de Seguros de Vida S.A. velar por el cumplimiento
de las polticas Conozca a su accionista, Conozca a su Cliente, Conozca su
Colaborador, Conozca su mercado, y Conozca a su proveedor de servicios de
seguros. En caso de evidenciarse la falta de informacin y/o documentacin en
los expedientes de clientes, prestadores de servicios de seguros y/o de
empleados, el Oficial de Cumplimiento exigir al ejecutivo de BMI del Ecuador
Compaa de Seguros de Vida S.A., responsable del proceso, el correcto
cumplimiento de la poltica, para lo cual el ejecutivo de BMI deber realizar el
requerimiento de informacin o documentacin faltantes y tendr un plazo de 10
das laborables para completar el expediente respectivo.
BMI del Ecuador Compaa de Seguros de Vida S.A. contar con el (los)
responsable (s) de llevar la relacin con el cliente, quien (es) deber (n) aplicar
las polticas de prevencin de lavado de activos y financiamiento de delitos
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BMI del Ecuador Compaa de Seguros de Vida S.A. establece sanciones por
falta de aplicacin de las polticas o ejecucin oportuna de procesos de
prevencin de lavado de activos y financiamiento de delitos establecidos en el
Manual de prevencin de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros
delitos.
BMI del Ecuador Compaa de Seguros de Vida S.A. bajo ninguna circunstancia
crear o mantendr plizas annimas cifradas, con nombres ficticios o se usar
cualquier otra modalidad que encubra la identidad del titular.
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Designar al (los) responsable (s) de llevar la relacin con el cliente, quien (es)
deber (n) aplicar las polticas de prevencin de lavado de activos y
financiamiento de delitos
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De todos los reportes, anlisis y evaluaciones se dejar constancia del monitoreo que se ha
realizado al cliente por parte de la Unidad de Cumplimiento.
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En caso que no exista relacin entre el perfil del cliente y el monto operado se realizar
el anlisis con las reas involucradas.
Son operaciones inusuales aquellas que no guarda correspondencia con los patrones
regulares de las actividades econmicas que normalmente realiza el cliente, y cuyo
1.
origen no pueda justificarse
No se debern procesar ninguna transaccin de las que se cree que estn relacionadas
con el lavado de activos y el financiamiento de delitos.
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Descripcin de la transaccin.
Plizas Nuevas:
Solicitar ms informacin
Continuar el negocio
Plizas Renovadas
Solicitar ms informacin
Pago de primas
Solicitar ms informacin
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Pago de Siniestros
En la carpeta del cliente se guardar el mail de respuesta en forma impresa o digital, el mail
est dirigido segn el tipo de transaccin y tipo de cliente, al Gerente Comercial, Director
Individual, Director Corporativo, Jefe de Cobranzas o Jefe de Servicio al Cliente, quien ser
el responsable de seguir las instrucciones de la Unidad de Cumplimiento.
El Cdigo de tica.
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BMI del Ecuador Compaa de Seguros de Vida S.A., a travs del Oficial de
Cumplimiento, por lo menos una vez al ao dictar cursos de capacitacin sobre
normativas legales, instructivos, requerimientos, recomendaciones, manuales y polticas
respecto a la prevencin de lavado de activos y financiamiento de delitos tipificados en la
Ley de Prevencin, Deteccin y Erradicacin del Delito de Lavado de Activos y
Financiamiento de Delitos.
Los programas de capacitacin estn dirigidos a los miembros del directorio, colaboradores y
personal temporal. La capacitacin es presencial en cada una de las oficinas de BMI del Ecuador
Compaa de Seguros de Vida S.A., todos los colaboradores sern divididos por grupos para la
respectiva capacitacin.
14.2 Evaluacin
La evaluacin de cada capacitacin de prevencin de lavado de activos y financiamiento de
delitos ser escrita, cada colaborador deber rendir una prueba de conocimientos la misma que
se guardar en el expediente de cada colaborador, la nota mnima aceptada ser de 7/10,
puntaje menor a la sealada rendirn una nueva evaluacin, con el objetivo de asegurar que
todo los colaboradores tengan los conocimientos necesarios en cuanto a prevencin de lavado
de activos y financiamiento de delitos.
En el Anexo 002 costa el programa de capacitacin en prevencin de lavado de activos y
financiamiento de delitos
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Los archivos de BMI del Ecuador Compaa de Seguros de Vida S.A en los que consten las
transacciones que individualmente o en su conjunto sean iguales o superiores a diez mil dlares
de los Estados Unidos de Amrica, tanto las transacciones realizadas por el cliente como las
transacciones propias del giro del negocio as como los respectivos respaldos documentados y la
identificacin del (los) responsable (s) de efectuar el anlisis de los soportes utilizados,
permanecen en el Departamento Contable un ao, luego de este perodo se enviar al Archivo
General donde se conservarn por diez (10) aos toda la documentacin fsica o digital. La
documentacin e informacin sobre transacciones inusuales e injustificadas que han sido
reportados o no a la Unidad de Anlisis Financiero UAF, cuentan con requisitos de seguridad,
puesto que es el Oficial de Cumplimiento quien maneja los respaldos fsicos o digitales
asegurando la integridad, confidencialidad y disponibilidad. En todos los casos para revisar la
informacin en los sistemas disponibles en BMI del Ecuador Compaa de Seguros de Vida S.A.
solamente se realizan con niveles de autorizacin con restriccin de accesos.
Los documentos y registros relacionados con el cumplimiento de las normas de prevencin de
lavado de activos y financiamiento de delitos se conservarn dentro del archivo de gestin de la
Unidad de Cumplimiento durante un ao, luego del cual se conservar fsico o digitalizado en el
archivo general por seis aos adicionales.
Las carpetas de clientes corporativos e individuales se mantendrn en orden numrico siendo
responsables el departamento de Archivo y la Suscriptora de Riesgos segn corresponda, dichas
carpetas deben incluir el formulario conozca a su clientes y la documentacin correspondiente y
estar a disposicin de las autoridades competentes en cualquier momento, el mismo que se
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mantendr en el archivo general de forma fsica o digitalizada por seis aos posteriores a la
fecha de finalizacin de la ltima transaccin.
El rea de Recursos Humanos ser la responsable del archivo de la carpeta de cada
colaborador, la capeta debe incluir el formulario de conozca a colaborador y los documentos
correspondientes y estar a disposicin de las autoridades cuando stas lo requieran. Mantendr
los archivos fsicos o digitalizados por seis aos posteriores a la finalizacin de la relacin
contractual.
16. Requerimiento
Competentes
de
informacin
por
parte
de
las
Autoridades
BMI del Ecuador Compaa de Seguros de Vida S.A. atender a travs de la Unidad de
Cumplimiento la entrega de informacin en cuanto a prevencin de lavado de activos y
financiamiento de delitos que soliciten los rganos competentes.
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Los reportes antes mencionados se los realizar siempre y cuando la Unidad de Anlisis
Financiero UAF emita los respectivos instructivos de reporte, instructivos que sern oficialmente
informados a las Compaas de Seguros para el adecuado reporte..
Las transacciones que BMI del Ecuador Compaa de Seguros de Vida S.A. debe reportar a la
Unidad de Anlisis Financiero son:
Pago de Primas
Devolucin de primas
Pago de indemnizaciones.
Pago de deducible
Las operaciones y transacciones econmicas que sern sujetas a reporte son las de ingreso y
egreso de fondos en cualquier forma de pago.
El archivo de reportes de operaciones y transacciones que en forma individual o mltiple igualen
o superen el umbral legal, ser enviado a la Unidad de Anlisis Financiero por el Oficial de
Cumplimiento dentro de los 15 (quince das) posteriores al cierre del ejercicio mensual de cada
entidad, en caso de que el mencionado plazo terminara en un da feriado, se lo extender al
primer da hbil siguiente.
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Los reportes debern ser enviados en lnea, utilizando el usuario y la clave institucional asignada
por la Unidad de Anlisis Financiero (UAF). Los reportes de operaciones y transacciones
inusuales e injustificadas deben ser enviados dos (2) das contados a partir de la fecha en que
Comit de Cumplimiento de BMI del Ecuador Compaa de Seguros de Vida S.A. tenga
conocimiento de tales operaciones o transacciones y debern ser presentados en un formulario
emitido por la Unidad de Anlisis Financiera (UAF) considerando los siguientes parmetros
mnimos:
1. Realizar una breve descripcin del cliente
a. Tipo de cliente, segn la calificacin de BMI del Ecuador Compaa de Seguros de Vida
S.A.
b. Actividad Econmica
c. Fecha de inicio de la relacin comercial o contractual
2. Especificar la operacin o transaccin econmica inusual e injustificada.
a. Describir cronolgicamente los hechos, de manera organizada, clara y completa.
b. Explicar la forma en que se relacionan las personas que intervienen en la operacin o
transaccin econmica.
c.
Sealar las tipologas e indicadores aplicables al caso, de conformidad con los criterios
tcnicos de los organismos nacionales e internacionales competentes.
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Los resultados escritos del anlisis que el Oficial de Cumplimiento debe realizar a las
operaciones y transacciones que presenten las caractersticas de inusuales, pero que por haber
sido justificadas no se reporten a la Unidad de Anlisis Financiero UAF, debern ser
registrados y conservados por BMI del Ecuador Compaa de Seguros de Vida S.A. por un
perodo de seis aos y estar a disposicin de la Unidad de Anlisis Financiero UAF y de los
organismos supervisores.
BMI del Ecuador Compaa de Seguros de Vida S.A. cooperar activamente con la Unidad de
Anlisis Financiero (UAF) en la entrega oportuna de la informacin que sta solicite y permitir a
los funcionarios autorizados de la Unidad de Anlisis Financiero UAF el acceso a la informacin
que stos requieran para el anlisis de operaciones y transacciones econmicas inusuales e
injustificadas.
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24.1
Al Oficial de Cumplimiento
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Compaa de Seguros de Vida S.A. remueva de sus funciones al oficial de cumplimiento, sin
perjuicio de las sanciones pecuniarias de las que fuere objeto.
La descalificacin ser resuelta mediante resolucin y determinar que el sancionado no
pueda ejercer ninguna funcin en las unidades de cumplimiento de las entidades que
conforman los sistemas controlados por la Superintendencia de Bancos y Seguros.
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2. AMBITO DE APLICACION
La poltica Conozca a su Cliente constituye una herramienta importante y efectiva para que BMI
del Ecuador Compaa de Seguros de Vida S.A. conozca en mayor detalle la informacin
relevante de sus clientes y detecte cualquier accin que suponga y eventualmente conduzca a
identificar si un cliente pretende lavar activos a travs de BMI del Ecuador Compaa de Seguros
de Vida S.A. o, que est financiando actividades delictivas.
La presente poltica establece normas y procedimientos de identificacin, aceptacin,
permanencia y terminacin de la relacin comercial de clientes de acuerdo a la categora de
riesgo definido por BMI del Ecuador Compaa de Seguros de Vida S.A.
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j.
k.
Confirmacin del pago del impuesto a la renta del ao inmediato anterior o constancia de
la informacin publicada por el Servicio de Rentas Internas a travs de su pgina web,
de ser aplicable, informacin generada por los colaboradores de BMI del Ecuador
Compaa de Seguros de Vida S.A.
Copia del nombramiento del representante legal avalado por el organismo ante el
cual, la organizacin se encuentra registrada.
Copia del poder emitido por la sociedad extranjera inscrito en el Registro Mercantil.
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3.6 BENEFICIARIOS
Es deber permanente de BMI del Ecuador Compaa de Seguros de Vida S.A. identificar al
(los) beneficiario (s) final (es) de todos los productos que suministre, as como el inters
asegurable.
En los que los asegurados instituyan beneficiarios, a los parientes comprendidos hasta el
cuarto grado de consanguinidad o hasta el segundo grado de afinidad, y cnyuge o
conviviente bajo el rgimen de unidad de hecho, no se requerir la informacin de los
beneficiarios al inicio de la relacin comercial. En los contratos de seguros, cuando el
beneficiario final no est comprendido en los lazos de consanguinidad o afinidad y calidades
antes mencionadas, deber requerirse la informacin al momento de la vinculacin.
Excepcionalmente, cuando el solicitante o contratante demuestre legalmente las razones que
le impiden suministrar la informacin o documentacin de los beneficiarios, BMI del Ecuador
Compaa de Seguros de Vida S.A. exigir la informacin del beneficiario final al momento
de la presentacin del reclamo o pago del siniestro.
La informacin y documentacin que se debe solicitar al inicio o en el pago del siniestro
dependiendo del caso es:
a. Formulario de Beneficiarios. Anexo 006
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d.
e.
f.
En todos los casos cuando el asegurado y/o beneficiario final no suministren la informacin
exigida por BMI del Ecuador Compaa de Seguros de Vida S.A., en el momento de la
vinculacin o de la presentacin del reclamo o pago del siniestro, la operacin ser
considerada inusual.
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corrupcin, pero tambin puede ser malversacin o robo descarado de los bienes del
Estado o de los fondos de los partidos polticos y sindicatos, as como el fraude fiscal. De
hecho, en algunos casos, un PEP puede estar directamente implicado en otro tipo de
actividades ilegales, tales como el crimen organizado o el narcotrfico. Los PEPs que
provienen de pases o regiones donde la corrupcin es endmica, organizada y sistmica
parecen presentar un mayor riesgo, sin embargo cabe sealar que PEPs corruptos o
deshonestos se pueden encontrar en casi cualquier pas.
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En el suscripcin de la pliza.
g. Cuando BMI del Ecuador Compaa de Seguros de Vida S.A. tuvieren dudas acerca
de la veracidad de la informacin proporcionada por el cliente, o exista incongruencia
con los datos que sobre l se haya obtenido con anterioridad,
h. En el caso de personas jurdicas, el conocimiento del cliente supone, adems, llegar
a conocer la identidad de las personas naturales propietarias de las acciones o
participaciones, o la identidad de quien tiene el control final del cliente persona
jurdica, especialmente aplicando una debida diligencia ampliada a aquellos que
directa o indirectamente posean el 25% o ms del capital suscrito y pagado de la
institucin o empresa.
Para la verificacin que hace BMI del Ecuador Compaa de Seguros de Vida S.A. de sus
clientes, basar su juicio teniendo en consideracin los siguientes elementos:
a. Identificacin plena de la identidad del cliente y toda la documentacin que se le
solicite y presente.
b. Conocimiento de las actividades laborales, econmicas, sociales, y de cualquier otra
ndole que sean de utilidad para la evaluacin del cliente, determinadas en el
formulario de Vinculacin de Clientes.
c.
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BMI del Ecuador Compaa de Seguros de Vida S.A. del formulario de Vinculacin
se registrar en los sistemas disponibles en la Compaa, la identidad, actividad
econmica, estado civil, domicilios, etc., de los clientes permanentes u ocasionales.
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Por lo que BMI del Ecuador Compaa de Seguros de Vida S.A: ha establecido al menos los
siguientes procedimientos:
a. BMI del Ecuador Compaa de Seguros de Vida S.A. aplicar un mayor nivel de
escrutinio a las personas polticamente expuestas que consiste en recolectar la
suficiente informacin del cliente y verificar la informacin disponible pblicamente.
b. Los responsables de la relacin comercial con una Persona Polticamente Expuesta
deber prestar especial atencin en los montos asegurados y primas pagadas que
guarden relacin con las actividades y capacidad econmica de estos clientes.
c.
d. Realizar un cruce entre la informacin laboral proporcionada por el cliente con la lista
de Personas Expuestas Polticamente publicada por la Unidad de Anlisis
Financiero.
e. Cuando un cliente en el Formulario de Vinculacin informa que es una Persona
Polticamente Expuesta deber suscribir la Declaracin Juramentada sobre la
condicin de Persona Polticamente Expuesta Anexo 007.
f.
Cuando un cliente durante la relacin comercial con BMI del Ecuador Compaa de
Seguros de Vida S.A. cambio su condicin a Persona Polticamente Expuesta debe
necesariamente suscribir la Declaracin Juramentada sobre la condicin de
Persona Polticamente Expuesta Anexo 007
j.
k.
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personas naturales o jurdicas de cualquier naturaleza con las cuales una Persona
Polticamente Expuesta, se encuentre asociada o relacionada, en cualquier calidad,
deben ser sometidos a los procedimientos de debida diligencia ampliada.
5. DEBIDA DILIGENCIA
Las polticas y procedimientos de debida diligencia en la identificacin de clientes permitan
obtener un adecuado conocimiento de los clientes actuales y potenciales que operan con BMI
del Ecuador Compaa de Seguros de Vida S.A., vinculados a ella de manera directa o por
medio de asesores y productores de seguros, segn sea el caso, prestando especial atencin a
las caractersticas, naturaleza y dimensin de las coberturas a contratar.
d. Exista duda que el cliente acta por cuenta propia o exista certeza de que no acta
por cuenta propia.
e. Cuando personas naturales utilicen personas jurdicas como empresas pantalla para
realizar sus operaciones;
f.
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i.
j.
Las que correspondan a las seales de alertas definidas, entre las que constarn
como mnimo las establecidas por el organismo de control.
k.
l.
En aquellos clientes que BMI del Ecuador Compaa de Seguros de Vida S.A. los
identifique con una categora de riesgo
c.
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21-08-2012
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Publicado:
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c.
Verificar el pago del impuesto a la renta en la pgina del SRI, disponible para
consulta.
Historial de la Empresa
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En los seguros contratados por personas naturales o jurdicas por cuenta y a favor
de sus clientes o empleados, cuyo origen sea un contrato comercial o relacin
laboral, respecto de la informacin del asegurado y el beneficiario. En lo que hace
relacin al solicitante, la informacin debe requerirse en su totalidad.
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6. SEALES DE ALERTA
Las seales de alerta muestran comportamientos particulares de los clientes, colaboradores y
situaciones atpicas que presentan las operaciones y que pueden encubrir operaciones de
lavado de activos.
En concordancia con las seales de alerta emitidas por los rganos de control y organismos
internacionales de prevencin de lavado de activos BMI del Ecuador Compaa de Seguros de
Vida S.A. ha establecido como mnimo las siguientes seales de alerte, a ser tomadas en cuenta
por todos los colaboradores en cada uno de sus procesos y ser reportados segn lo especifica el
presente manual.
Cliente que solicita una pliza de seguros cuya suma asegurada no concuerda
con su nivel de vida o perfil de actividad, o efecta transacciones que no
corresponden a ese perfil.
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Solicitud o pago de prima con cheque u orden de pago a terceros sin aparente
relacin con el asegurado.
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Clientes cuyas plizas de seguro con valores que exceden los medios aparentes
del cliente y sus necesidades.
Algn cliente que de un momento a otro, sin fundamento, aparece como dueo
de importantes negocios, o tiene un cambio repentino de su comportamiento
financiero.
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Un cliente que intenta efectuar una transaccin por un valor superior al umbral
vigente pero que cuando se le informa que tiene que suscribir el formulario retira
parte del dinero o no realiza la transaccin.
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Compra de plizas de seguros con pago de altas primas, que son inconsistentes
con el perfil o situacin econmica del cliente.
Cambio de beneficiarios para una pliza, sin que se pueda identificar ninguna
relacin entre el contratante y los nuevos beneficiarios.
Solicitar el fraccionamiento del pago de los beneficiarios sin que esto est
detallado en la adquisicin del mismo.
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1. OBJETIVO
En materia de Prevencin, el conocimiento de los colaboradores tiene una importancia vital. En
tal sentido BMI del Ecuador Compaa de Seguros de Vida S.A., ha adoptado una serie de
medidas tendientes a lograr un alto nivel de integridad del personal, as como la adhesin a las
polticas adoptadas por el BMI del Ecuador Compaa de Seguros de Vida S.A. en lo que
respecta a prevencin de lavado de dinero.
2. CONTROLES INTERNOS
2.1 Incorporacin del Personal
En la etapa de reclutamiento del personal, Recursos Humanos deber realizar los
mayores esfuerzos para corroborar la informacin aportada por los postulantes.
Requerir, revisar y validar la informacin relacionada con los miembros del directorio,
colaboradores o personal temporal en forma previa al inicio de la relacin laboral, para lo
cual BMI del Ecuador Compaa de Seguros de Vida S.A. requerir:
a. Formulario Conozca a su Colaborador debidamente diligenciado Anexo 008 para
Directores, y Anexo 009A y Anexo 009B para los Colaboradores.
b. Copia a color del documento de identidad: cdula de ciudadana, cdula de
identidad, documento de identificacin de refugiado (visa 12 IV), o pasaporte vigente,
para el caso de los extranjeros con la respectiva visa.
c.
Referencias Personales.
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b.
c.
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d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
k.
l.
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1.
OBJETIVO
Establecer los principios que regulan las relaciones comerciales con los Prestadores de Servicios
de Seguros, con el objetivo de hacer un uso eficiente de los recursos propios y disponibles, y
principalmente que BMI del Ecuador Compaa de Seguros de Vida S.A. en la realizacin de las
operaciones no sea utilizada como instrumento para el lavado de activos y/o financiar delitos.
2.
POLTICAS GENERALES
BMI del Ecuador Compaa de Seguros de Vida S.A. establecer registros individuales
de cada uno de los prestadores de servicios de seguros con los cuales operen, con el fin
de obtener y mantener actualizada la informacin requerida por la normativa vigente.
Las personas que tienen contacto con el prestador de servicios de seguros, debern prestar
especial atencin a la conducta y posibles cambios repentinos en las costumbres y nivel de
calidad de vida de los prestadores de servicios de seguros. Igual atencin debern prestar a su
nivel de endeudamiento, inesperado y muy amplio incremento en sus ventas. Un nivel exagerado
de negocios de prima nica.
Todo esto debe realizarse, a fin de garantizar en buena medida la integridad de todos los
prestadores de servicios de seguros.
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3.
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CONTRATO DE AGENCIAMIENTO
BMI del Ecuador Compaa de Seguros de Vida S.A. solicitar la informacin y documentacin
que se detalla a continuacin:
3.1 Personas naturales
a. Formulario Conozca a su Prestador de Servicios de Seguros. Anexo 010A y Anexo
010B.
b. Copia del RUC
c.
Certificado Bancario.
j.
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j.
k.
l.
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b.
c.
d.
Los pagos de los clientes son realizados con dineros del prestador de servicios de
seguros.
5.
CONTRATACION DE REASEGUROS
a. Polticas de Contratacin
En funcin de las directrices y polticas dictadas por el Directorio, los contratos debern
celebrarse con reaseguradores de reconocido prestigio, solvencia y seguridad, para lo cual el
parmetro es que cuenten con una calificacin de riesgo de al menos B++ o su equivalente
de acuerdo al emisor de la calificacin (A.M. Best o S & P)
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Vida Colectiva
Para la cartera de Asistencia Mdica Individual con Cobertura Internacional y Vida Individual
se ha optado por aplicar un esquema de reaseguro proporcional basndose en el nivel de
riesgo al que la Compaa estara expuesto y tomando en cuenta las mejores prcticas y
tcnicas al respecto, siempre con el objetivo de preservar la estabilidad y solidez financiera
de la Compaa el momento de hacer frente al pago de obligaciones. Las opciones
escogidas son:
El Jefe Tcnico deber revisar las vigencias de los Contratos de Reaseguro que la
Compaa mantiene en vigor.
b.
Dos meses antes del final de la vigencia de cada Contrato, el Jefe Tcnico deber
solicitar las condiciones de renovacin de los mismos a las Compaas de
Reaseguro respectivas.
c.
d.
Las ofertas se debern analizar por parte del Jefe Tcnico para confirmar que
cumplen con las condiciones vigentes.
e.
f.
De ser necesario el Jefe Tcnico con apoyo del Presidente Ejecutivo debern
realizar la negociacin respectiva sobre las tarifas y/o condiciones de los contratos.
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h.
El Jefe Tcnico deber enviar por escrito la aceptacin de la oferta definitiva a cada
Compaa de Reaseguro para que proceda con la renovacin del contrato.
i.
Una vez recibidos los contratos para la nueva vigencia el Jefe Tcnico deber
revisarlos en conjunto con el Auditor Interno para confirmar que contengan todas las
condiciones solicitadas y que las tarifas hayan sido las aceptadas por la Compaa.
j.
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2. OBJETIVO
Conocer las industrias donde los clientes desarrollan sus actividades econmicas y comerciales
para disear e identificar seales de alerta que al compararlas con caractersticas habituales del
mercado se detecten inusualidades, identificando los productos contratados con relacin a las
caractersticas particulares como: la actividad econmica, ubicacin geogrfica uso de productos
y servicios, etc.
3. ALCANCE
El conocimiento del mercado es una accin continua, la misma que se inicia con la vinculacin
de cada cliente a travs de los productos y servicios que BMI del Ecuador Compaa de Seguros
de Vida S.A. ofrece, dirigido a un mercado objetivo, en cumplimiento a las condiciones definidas
por cada producto.
4. MERCADO OBJETIVO
El mercado objetivo est conformado por diferentes grupos de clientes, los mismos que efectan
operaciones dentro de BMI del Ecuador Compaa de Seguros de Vida S.A. por los productos
adquiridos los mismos que representan movimiento de recursos de determinada cuanta y
frecuencia. La cuanta, frecuencia y productos que utilizan, puede ser modificado en el tiempo
conforme a su capacidad econmica actual y la expectativa de crecimiento futuro.
Se requiere identificar grupos de clientes que se constituyen en el mercado objetivo con
necesidades especficas, con el fin de atenderlos con productos acordes a sus necesidades.
Dichos productos que a su vez se relacionan con sus actividades econmicas, capacidad
econmica actual y con su potencial evolucin a futuro.
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Para BMI del Ecuador Compaa de Seguros de Vida S.A. es esencial conocer y entender su
mercado objetivo pues es la forma de direccionar sus productos a los clientes. La utilizacin de
informacin demogrfica y econmica, permitir definir la cartera de clientes conociendo su
comportamiento, estilos de vida y necesidades, etc.
Esta informacin es usada por BMI del Ecuador Compaa de Seguros de Vida S.A. para
establecer a que mercado se estn dirigiendo los productos, quienes son sus clientes ms
rentables, los clientes potenciales y para prevencin de lavado de activos y financiamiento de
delitos.
5. RESPONSABLES
Para determinar las caractersticas particulares de la industria en la que los clientes desarrollan
sus actividades se ha definido los siguientes responsables:
a. Departamento Comercial: Encargada de direccionar las propuestas de valor de BMI del
Ecuador Compaa de Seguros de Vida S.A. a travs de los productos conforme a las
necesidades de los clientes en el mercado.
b. Jefe Tcnico: Encargado de analizar los factores de riesgos, actividad econmica y
caractersticas propias de cada cliente.
c.
6. POLITICAS GENERALES
a. La Unidad de Cumplimiento, Jefatura Tcnica y Departamento Comercial, deben
conocer las caractersticas particulares de las industrias en las que los clientes de BMI
del Ecuador Compaa de Seguros de Vida S.A. desarrollan sus actividades econmicas
o comerciales, en funcin al riesgo del lavado de activos y financiamiento de delitos que
se hallen expuestos de tal manera que se pueda identificar y disear seales de alerta
para aquellas operaciones, que al compararlas con dichas caractersticas habituales del
mercado, se detecten como inusuales.
b. La Unidad de Cumplimiento, Jefatura Tcnica y Departamento Comercial deben
mantener informacin actualizada sobre la evolucin de los sectores econmicos en los
cuales interactan los clientes. Informacin pblica disponible.
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La Unidad de Cumplimiento deben contar con informacin sobre las industrias o sectores
econmicos sobre los cuales se ha identificado con mayor frecuencia tipologas de
lavado de activos y financiamiento de delitos, es decir, los que representan mayor riesgo.
7. POLITICAS ESPECFICAS
a. La Unidad de Cumplimiento debe realizar un anlisis de los sectores econmicos con el
fin de identificar donde existen mayores riesgos relacionados con el Lavado de Activos y
Financiamiento de Delitos.
b. La Unidad de Cumplimiento, Jefatura Tcnica y Departamento Comercial deben contar
con metodologa para analizar los clientes actuales y potenciales considerando todas las
variables para cada producto agrupndolos por el riesgo.
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Ayudar a los clientes con productos adaptados a las necesidades de cada uno.
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2. OBJETIVO
Conocer la identidad de los accionistas de BMI del Ecuador Compaa de Seguros S.A., persona
natural propietarios de las acciones o participaciones, o la identidad de quien tiene el control final
de la persona jurdica.
3. ALCANCE
El conocimiento de los accionistas es una accin continua, la misma que se inicia con
adquisicin de acciones de BMI del Ecuador Compaa de Seguros de Vida S.A.
4. ACCIONISTA
Los accionistas son las personas que poseen una o varias acciones de BMI del Ecuador
Compaa de Seguros de Vida S.A.
Su responsabilidad y poder de decisin depende del porcentaje de acciones que posee dentro
de BMI del Ecuador Compaa de Seguros de Vida S.A.
Esta informacin es confidencial y manejada por el Oficial de Cumplimiento de la Casa Matriz y
el Oficial de Cumplimiento de BMI del Ecuador Compaa de Seguros de Vida S.A.
5. RESPONSABLES
Los responsables de la presente poltica son:
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6. POLITICAS GENERALES
a. El Oficial de Cumplimiento de la Casa Matriz es el encargado de la recopilacin de la
informacin de los accionistas..
b. El Oficial de Cumplimiento de la Casa Matriz debe mantener la informacin
actualizada sobre nuevos accionistas y cambios en los accionistas actuales.
c.
7. POLITICAS ESPECFICAS
a. El Oficial de Cumplimiento de la Casa Matriz Miami, debe realizar un anlisis en
base a la informacin aportada por cada accionista con el fin de conocer a los
accionistas, para lo cual se requerir el formulario Conozca a su Accionista Anexo
011.
b. El Oficial de Cumplimiento de la Casa Matriz Miami y el Oficial de Cumplimiento de
BMI del Ecuador Compaa de Seguros de Vida S.A. deben contar con metodologa
para analizar los accionistas actuales y nuevos accionistas evitando el riesgo
reputacional.
c.
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GLOSARIO DE TERMINOS
1. Actividades de alto riesgo.- Aquellas que por sus caractersticas particulares
representan un mayor riesgo para las personas naturales y jurdicas que integran el
sistema de seguro privado de ser utilizadas en el cometimiento de los delitos de lavado
de activos y financiamiento de delitos.
2. Alta gerencia.- Nivel jerrquico dentro de la organizacin que cuenta con autonoma
para tomar decisiones. La integran los presidentes y vicepresidentes ejecutivos, gerentes
generales, vicepresidentes o gerentes departamentales y otros profesionales
responsables de ejecutar las decisiones del directorio, de acuerdo con las funciones
asignadas y la estructura organizacional definida en cada institucin.
3. Apoderado.- Persona legalmente facultada para actuar a nombre de otra en los mbitos
que se acuerden por ambas partes por medio de un contrato de representacin o
mandato. Las actuaciones del apoderado se consideran responsabilidad del titular o
poderdante, salvo que el mandatario exceda las atribuciones del contrato de
representacin.
4. Asegurado.- El cliente, persona natural o jurdica interesada en la transferencia de los
riesgos.
5. Asesores productores de seguros.- Aquellas personas naturales o jurdicas que tienen
la obligacin de asesorar a los clientes, previa la contratacin de un seguro, durante la
vigencia del contrato o para la tramitacin del reclamo. stos se dividen en:
a. Agentes de seguros.- Personas naturales autorizadas por la Superintendencia
de Bancos y Seguros, que a nombre de una empresa de seguros se dedican a
gestionar y obtener contratos de seguros, que se rijan por el contrato de trabajo
suscrito entre las partes y no podrn prestar tales servicios en ms de una
entidad aseguradora por clase de seguros; y, los agentes de seguros, personas
naturales que a nombre de una o varias empresas de seguros se dedican a
obtener contratos de seguros, que se rijan por el contrato mercantil de
agenciamiento suscrito entre las partes.
b. Agencias asesoras productoras de seguros.- Personas jurdicas autorizadas
por la Superintendencia de Bancos y Seguros, con organizacin y cuya nica
actividad es la de gestionar y obtener contratos de seguros para una o varias
empresas de seguros o de medicina prepagada autorizada a operar en el pas.
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indirectamente, con la intencin ilcita de que sean utilizados o a sabiendas que sern
utilizados, en todo o en parte para cometer un acto o actos de terrorismo, por una
organizacin terrorista o por un terrorista.
27. Inters asegurable.- Requisito que debe concurrir en quien desee la cobertura de
determinado riesgo, reflejado en su deseo de que el siniestro no se produzca, ya que a
consecuencia de l se originara un perjuicio para su patrimonio.
28. Lavado de activos.- Es el mecanismo a travs del cual se oculta o disimula la
naturaleza o el verdadero origen, ubicacin, propiedad o control de dineros provenientes
de actividades ilegales, tanto en moneda nacional como extranjera, para introducirlos
como legtimos dentro del sistema econmico de un pas.
29. Mercado.- Es el conjunto de personas y organizaciones que participan de alguna forma
en la compra y venta de los bienes y servicios o en la utilizacin de los mismos. Para
definir el mercado en el sentido ms especfico, hay que relacionarle con otras variables,
como el producto o una zona determinada.
30. Mtodo de reconocido valor tcnico.- Es una sucesin de pasos documentados,
ligados entre s por un propsito verificable, comprobable, operativo y fidedigno, que en
funcin de sus clientes, productos y servicios, canal, ubicacin geogrfica, entre otros,
se deben usar para segmentar la informacin del cliente, establecer perfiles
operacionales, de comportamiento y de riesgo, aplicar procesos de monitoreo y reportar
inusualidades.
31. Ocupacin.- Es la actividad econmica o labor que habitualmente desempea el cliente,
tanto al inicio como durante el transcurso de la relacin comercial.
32. Oficial de cumplimiento.- Es el funcionario que forma parte de la alta gerencia,
calificado por la Superintendencia de Bancos y Seguros, responsable de verificar la
aplicacin de la normativa inherente a la prevencin de lavado de activos y
financiamiento de delitos, ejecutar el programa de cumplimiento tendiente a velar por la
observancia e implementacin de los procedimientos y controles y buenas prcticas
necesarios para la prevencin de lavado de activos y financiamiento de delitos.
33. Operacin inusual e injustificada.- Movimientos econmicos realizados por personas
naturales o jurdicas, que no guarden correspondencia con el perfil operativo y de
comportamiento establecido por la entidad sobre el cliente y que no puedan ser
sustentados; o, cuando an siendo concordantes con el giro y perfil del cliente parezcan
desmedidos o inusuales, por su monto, frecuencia o destinatarios.
34. Organizaciones o empresas de alto riesgo.- Aquellas personas jurdicas que por su
ubicacin geogrfica, su nicho de mercado, por el perfil de sus accionistas y dems
caractersticas particulares, representan un mayor riesgo para las personas naturales y
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