Questionários on-line RBE

Instruções de preenchimento / Identificação de erros mais comuns

Introdução:

Com base na experiência acumulada em anos anteriores na resposta às escolas e

na análise dos dados recolhidos nos questionários e à semelhança de anos
anteriores, foi elaborado este documento que esperamos ajude a eliminar os erros
mais comuns cometidos no preenchimento dos questionários.

1 – Informações de carácter geral

1.1. Quem deve preencher os questionários?

Salvo situações absolutamente excepcionais e devidamente identificadas,

preenchem o questionário on-line todas as escolas integradas na Rede de
Bibliotecas Escolares independentemente do seu ano de integração.

Deste modo, a cada escola RBE, corresponde um conjunto de questionários

próprios. Estes questionários poderão ser diferentes consoante a tipologia de
escola em questão. Quando se acede à aplicação, esta apresenta os questionários
respeitantes à escola em causa pelo que estes devem ser todos preenchidos.

Caso tenha detectado que:

-Há uma escola para a qual necessite de preencher o questionário e não
tenha o respectivo login;
- Alguma anomalia no acesso online à escola (Ex: não consta da base de
dados)

Reporte essa situação a João Paulo Proença através do seguinte endereço

de e-mail: joão.proenca@rbe.min-edu.pt ou jp.proenca@gmail.com

1.2 A minha Biblioteca esteve fechada este ano lectivo – Devo preencher o
questionário?

Na grande maioria dos casos sim. Continuam a haver recursos humanos e

materiais a referir. Não se pede a quem preenche o questionário que reporte uma
realidade inexistente mas que se refira, com simplicidade, o que se passa. Se não

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houve actividades não as refira e coloque zero. O quadro 1.4 da secção D serve
para referir o motivo pelo qual a Biblioteca esteve encerrada.

1.3. A Informação a submeter refere-se a que ano lectivo?

Os dados a inserir referem-se todos ao presente ano lectivo à excepção de

alguns quadros referidos na folha de instruções e no próprio texto dos
questionários.

1.4. A que escola se referem os dados? (questão frequente nos

agrupamentos de escolas)

Quando acede ao questionário on-line aparece identificado o nome da escola na

qual se está a inserir os dados. No exemplo abaixo (imagem 2) referimo-nos à
Escola do 2º e 3º ciclos de Branca. É em relação à escola identificada e apenas
esta que se devem inserir os dados.

imagem 2

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2
Deste modo, no questionário desta escola não devem ser referidos os nº de
alunos, de professores de outras escolas (RBE ou não) que façam parte do
Agrupamento.

Se a escola for a sede de um agrupamento, o responsável pelo preenchimento da

base de dados, deverá procurar o login referente à(s) outra(s) escola(s) do
agrupamento pertencentes à RBE e preencher, o(s) inquérito(s) referente(s) a
essa(s) escola(s).

Excepções a esta regra geral:

As escolas sede de agrupamento (e só estas) têm no seu questionário, na
Secção A, no quadro 3 - Caracterização da Biblioteca Escolar do Agrupamento Um
conjunto de questões (3.1 a 3.4) que se referem ao Agrupamento no seu todo.

Atenção a outras secções em que apenas a escola sede responde, mas com os dados
relativos à equipa de todo o agrupamento ou de escola não agrupada:

imagem 3

Nota: Relembra-se que é imprescindível que os responsáveis pelo preenchimento

dos respectivos questionários da escola sede e de outras escolas/BE do
agrupamento se articulem na informação fornecida, sob pena de poderem existir
algumas incongruências.

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3
1.5. Alguns dados, ao longo dos questionários, já se encontram pré-
preenchidos. Podem ser alterados?

Sim. Podem e devem. A base foi carregada com alguns dados do ano lectivo
anterior. A Escola deverá conferir se os mesmos se mantêm actuais e actualizá-los
se necessário.

1.6 Não se consegue gravar os dados. O que fazer?

Como forma de validação dos dados, para evitar esquecimentos ou para assegurar
que o não preenchimento de alguns quadros é intencional, é necessário introduzir
o valor zero (0) na generalidade dos quadros não preenchidos. Esta imposição
garante à RBE que o valor zero é real e não fruto de esquecimento ou distracção.
Deste modo colocar zero (0) nos quadros resolverá a maior parte dos problemas
de gravação de dados.

1.7. Quando é que a informação fica submetida? E se eu, posteriormente,

quiser alterar os dados?

A informação fica submetida ao clicar no botão gravar (ver imagem abaixo). Se

olhar para a secção que acabou de gravar e não houver nenhum relatório de erro,
os dados foram submetidos.

Não é preciso fazer mais nada nem enviar cópia dos questionários para lado
nenhum. O gabinete RBE tem acesso on-line aos questionários

Se houver alguma informação de erros, os dados só ficarão submetidos quando os

erros detectados forem devidamente corrigidos

imagem 4

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4
Se, posteriormente à gravação dos dados, a escola detecte que tem algum quadro
preenchido de forma incorrecta, poderá proceder à sua correcção. Para tal bastará
aceder à aplicação, alterar o conteúdo do(s) quadro(s) em causa e proceder a nova
gravação dos dados.

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2. Secção A

Observações importantes:

a) - Os quadros 3.1 a 3.4 desta secção são exclusivos das escolas sede de
agrupamento e reportam-se à caracterização da BE do agrupamento. Reafirma-se
que todos os restantes quadros da secção se referem apenas à escola à qual se
está a preencher o questionário.
b) - No caso das escolas agrupadas deve-se começar o preenchimento dos
questionários pelo da escola sede de modo a que o nome de todos os PB do
agrupamento (ver quadro 2) fiquem desde já associados a todas as escolas do
agrupamento.
Quando existam mais do que um professor bibliotecário é fundamental que estes
se articulem na informação a fornecer – um bom momento para efectuarem a
articulação que se requer.

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2.1. Se os dados da própria instituição estão errados, ver imagem 5, solicita-se o

favor de dar conhecimento desse facto para o seguinte endereço de mail:
gepe@gepe.min-edu.pt . Este endereço de e-mail deve ser usado apenas para
este assunto.

imagem 5

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2.2. Reparámos que muitas escolas se esquecem de preencher os quadros
assinalados a verde na imagem 6.
O ano de integração da escola na RBE pode ser consultado em:
http://www.rbe.min-edu.pt/np4/escolas

imagem 6

2.3. Como referimos anteriormente, o número de alunos e professores refere-se à

escola em causa e não ao agrupamento nem a outros potenciais beneficiários
das actividades da BE. Mesmo que a escola realize actividades em conjunto com
outras escolas, o número de alunos não deve ser incluídos pois levaria a
duplicação de dados.

2.4 O que é “modalidade de pacote Itinerante”?

Durante alguns anos a RBE para as escolas do 1º Ciclo do plano centenário que
não tinham espaço físico para a Biblioteca, integrou as escolas no programa
fornecendo a essas mesmas escolas baús com recursos materiais para serem
usados em sala de aula. Só essas escolas é que devem assinalar SIM no quadro.
Estas escolas preenchem apenas as secções A, B, C, e G do questionário pois não
têm espaço físico de biblioteca

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7
2.5 Redes concelhias de Bibliotecas Escolares:

imagem 7

Se não existir rede concelhia, os campos devem ser deixados em branco. Escrever
não há ou algo similar significará a nível informático a existência de uma rede cujo
nome é “não há”

2.6. Quadro 2 – professor Bibliotecário

imagem 8

Após se ter preenchido o BI e o nome do PB, é absolutamente necessário

carregar no botão vermelho “adicionar” que se encontra à direita (ver imagem
7). Só assim os dados do PB ficarão gravados. Este processo terá que ser repetido
para todos os PB da escola não agrupada ou do agrupamento.
Ainda no caso de haver mais do que um PB será necessário indicar qual´e o
professor coordenador da equipa do agrupamento.

2.7. Porque se pede o BI do professor bibliotecário? (Veja a imagem 8 )

A indicação do número do BI serve para:

a) Para garantir que não há duplicação da informação. Isto coloca-se no caso
dos professores bibliotecários que são responsáveis por mais do que uma
biblioteca. Se se pedisse apenas o nome e se eu escrevesse João Proença
num inquérito e noutro João Paulo Proença a nível informático seríamos 2 e
haveria o risco de ver duplicada a informação. Com a indicação do nº de BI
já não há duplicação da informação.

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8
 b) Para proceder à recuperação da informação guardada on-line e proceder ao
pré-preenchimento de dados nos questionários. A partir da indicação do nº
de BI a base, ao reconhecer o utilizador, insere os dados pré-definidos na
aplicação.

2.8 No Quadro 3 – para além de todos os dados requeridos e que dizem respeito
ao agrupamento destacamos:
 3.2

 Os dados da equipa do agrupamento ( a equipa é do agrupamento)

imagem 9

2.9. Porque se pede o nome do “responsável pelo preenchimento?”

Esta será a pessoa a quem a RBE poderá contactar caso tenha alguma dúvida
sobre os dados inseridos e queira obter algum esclarecimento / enviar alguma
informação complementar.

2.10. Endereços de e-mail.

Repare que nos endereços de e-mail não se usam acentos, cedilhas, til,…
Exemplo:
é netvisao e não netvisão;
é almangues e não almanguês
é gmail.com e não gmail.pt

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9
é gmail.com e não gamail.com
é hotmail.com e não hotmail.pt
é yahoo.com e não yahoo.pt
é hotmail.com e não otmail.com
é rcts.pt e não rcts

O uso de cedilhas e acentos não se usa em endereços de e-mail.

Não se usa www nos endereços de -email

Confira, nesta secção, todos os endereços de e-mail que introduzidos.

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10
3. Secção PB

3.1. Antes de preencher a secção referente exclusivamente a dados do(s) PB(s)

aconselha-se a releitura da portaria nº 756/2009

3.2. O quadro 1.1. formação

refere-se a
especializada em domínios de formação relacionados
com a BE e não formação para leccionar.
Deste modo, por exemplo, não se está a questionar se o professor-bibliotecário é
licenciado mas se tem uma licenciatura em domínios relacionados com as BE
(existem algumas)

3.3. anos de experiência

imagem 10

Considera-se que o exercício de cargo de coordenador da BE deve ser equiparado

ao de Professor-Bibliotecário

3.4. No respeitante a formação só deve ser referida a formação que recebeu

3.5. Houve engano ao preencher o nome do professor bibliotecário/ nº de BI.

Como fazer para alterar?

Conforme referido na folha de informações, essa alteração faz-se na secção PB.

Aceda a essa secção e altere, no quadro 1.2. o
Nome do(a) Professor-Bibliotecário :
Grave as alterações

Regresse à secção A e, no campo 2, altere o nº de BI.

Grave as alterações

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4. Secção B – Recursos humanos afectos à BE

No caso de escolas agrupadas, o campo I é preenchido apenas pela escola

sede mas com os dados relativos à equipa de todo o agrupamento.
O campo II diz respeito à própria escola e nele devem ser considerados os
recursos humana afectos APENAS à biblioteca da escola:

imagem 11

4.1. MUITO IMPORTANTE - Para efeitos de preenchimento dos quadros desta

secção, foi adoptado o critério de que o professor-Bibliotecário teve um
tratamento à parte da restante equipa e preencheu uma secção própria. Por favor,
não duplique os dados nem os inflacione. O PB não deverá ser incluído na equipa
da BE.

4.2. Todos os campos de cada quadro da secção B, devem ser

preenchidos?
Sim. Considere a opção de colocar zero (0) nos quadros e campos onde não tem
dados. Deste modo garante-se que o campo não preenchido não fica na condição
de “Não sabe/não responde”. Informa-se que, nesta secção, foram tornadas
obrigatórias as respostas de modo a que se perceba que o
ZERO foi intencional e não apenas distracção.

Em resumo, os dados só ficam gravados depois de preenchidos todos os campos

e todos os quadros, nem que seja com 0. Deve-se introduzir 0 e não Zero.

4.3. Quadro 1.1. A situação da escola é atípica este ano / As horas da equipa
estão sempre a mudar, o que escrevo?

Deverá colocar os dados reais e existentes nesta altura, independentemente de

todos os condicionalismos que desejaria não existirem. Considere este
questionário como se fosse uma foto tirada à BE durante os meses de
Abril/Maio/Junho de 2010. A foto capta o instante e será sobre isso que se farão os
estudos. Não seriam possíveis os estudos se os dados estivessem constantemente
a ser alterados.

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5 - Secção C – Formação em Bibliotecas Escolares

No caso de escolas agrupadas, o campo I é preenchido apenas pela escola

sede mas com os dados relativos à equipa de todo o agrupamento.
O campo II diz respeito à própria escola e nele devem ser considerados os
recursos humana afectos APENAS à biblioteca da escola:

5.1. MUITO IMPORTANTE - Para efeitos de preenchimento dos quadros desta

secção, foi adoptado o critério de que o professor-Bibliotecário teve um
tratamento à parte da restante equipa e preencheu uma secção própria. Por favor,
não duplique os dados nem os inflacione. O PB não deverá ser incluído na equipa
da BE.

5.2. O quadro 1.1. formação

refere-se a
especializada em domínios de formação relacionados
com a BE e não formação para leccionar.
Deste modo, por exemplo, não se está a questionar se alguém é licenciado mas se
tem uma licenciatura em domínios relacionados com as BE (existem algumas)

5.2. No caso da Formação Theka ou outras similares que constituam uma

unidade esta não deve ser desagregada. Use a opção outra para a
descarregar.

5.3. O número de professores indicados não deverá ser superior ao indicado no

quadro B.1.1.

5.4. Formação das A.A.E. para o desempenho de funções na BE (ver imagem

13)

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13
 imagem 11

Referimo-nos a formação contínua. Se a resposta é Zero, deverá ser assinalado

esse facto no quadro. Deste modo ficaremos com a certeza que houve
intencionalidade no preenchimento do quadro.

Reparou que o nº de horas de formação está apresentado em intervalos? Logo se

há um AAE que tem um total de 70 horas de formação deverá ser assinalado 1 na
coluna do meio (ver imagem 13)

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Secção D

imagem 12

6.1 A minha Biblioteca esteve fechada este ano lectivo – Devo preencher o
questionário?

Sim. Continuam a haver recursos humanos e materiais a referir. Não se pede a

quem preenche o questionário que reporte uma realidade inexistente mas que
refira, com simplicidade, o que se passa. Se não houve actividades não as refira e
coloque zero. O quadro 1.4 da secção D serve para referir o motivo pelo qual a
Biblioteca esteve encerrada.

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6.2. Quadro 1.1. Quando não existe a planta da BE o que fazer?
A solução que tem sido sugerida é que se arranje uma folha A4 e desenhe a planta
o mais que possível à escala (1/100). Depois pode ser tirada uma foto com a
máquina digital (à planta, claro) usando baixa resolução.

6.3 Não consigo enviar a planta e/ou a foto. Como fazer?

O envio da planta e da foto, só se consegue fazer depois de gravados os dados da
Secção D. O envio da planta e a foto, são a última coisa a fazer nessa secção.

Após todos os dados estarem preenchidos e gravados, abre-se um link para fazer
o upload da imagem e da planta.

6.4. Como fazer para reduzir o tamanho da imagem?

Uma sugestão é usar o Powerpoint para esta tarefa

a) Abrir o powerpoint e insiro num diapositivo a imagem que quero

b) Clicar em cima da imagem com o botão direito do rato e escolher a opção
"formatar imagem"
c) Carregar no botão “comprimir”
d) Escolher na caixa de diálogo, "imagem seleccionada" e "web ecrã"
e) Fazer “ok”
f) Carregar em “aplicar” na caixa de diálogo seguinte
g) Fazer “ok” na caixa de diálogo seguinte
h) Depois clicar em cima da imagem com o botão direito do rato e escolher
“guardar como imagem”. Escolho o destino da imagem, dou-lhe um novo nome e
escolho o formato jpeg.

6.5. No respeitante às áreas (quadros 1.3. 2.2. e 2.3)

Pede-se o favor de avaliar a viabilidade da área indicada.

Tem, no exemplo abaixo, um bom parâmetro de raciocínio

Repare:
Se um passo tiver um metro.
Uma biblioteca em que eu precise de dar 30 passos de comprimento e 30 passos
de largura para a medir terá 900 m2

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6.6 Quadro 1.6

Repare que as colunas assinaladas são colunas totais. A alteração de dados faz-
se nas colunas centrais.

6.7 Não consigo gravar os dados dos quadros 2.2. e 2.3. O que fazer?

Reparou que há uns quadradinhos brancos à esquerda de cada linha. Deverá

“picá-los” no caso de querer preencher algum dado.

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Secção E

imagem 16

Conforme referido na folha de instruções:

7.1. No Quadro 1.1. - Deverá considerar a situação existente a 31 de Agosto

do ano lectivo anterior por alturas do inventário.

Nota: Reparou que, no respeitante, a jornais e revistas, se pede o nº de títulos

e não o número de exemplares?

7.2. Quadro 1.4. Considera-se haver empréstimo domiciliário, para efeito de

preenchimento do questionário, o empréstimo efectuado apenas a um grupo de
utilizadores (docentes ou alunos).

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 7.3. Quadro 2.1. – Tratamento do fundo documental
Deverá considerar a situação existente a 31 de Agosto do ano lectivo anterior
por alturas do inventário.

Caso tenha outras questões a colocar, o responsável pela ajuda ao preenchimento

dos questionários poderá ser contactado nos seguintes endereços de e-mail.

João Paulo da Silva Proença

jp.proenca@gmail.com

joao.proenca@rbe.min-edu.pt

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