Evaluando ERP

Kit de herramientas para

el proceso de Evaluacin y
Seleccin de Software
Elementos escritos para apoyar el proceso
Consultora Evaluando ERP

2012

1. Gua para escribir un RFP

1.1

Secciones claves de un RFP

Puede identificar con facilidad las partes claves que debera incluir su RFP, respondiendo cada
una de las siguientes preguntas:
Por qu?: Explicite cuales son las razones por las que su organizacin necesita adquirir una
solucin.
Quin est buscando software?: describa su organizacin.
Qu est buscando?: describa qu es lo que su organizacin est buscando.
Cmo se har el trabajo?: detalle la informacin que necesita de los proveedores; especifique los criterios que utilizar para evaluacin y los criterios para alcanzar la firma del contrato.
1.2

Directrices del proyecto

Describa con amplitud los productos y servicios que su organizacin est buscando como tambin los objetivos de la contratacin.
1.3

Antecedentes

Presente un resumen de su organizacin: operaciones, mercados en los que acta, perfil de

sus clientes y lo que considere necesario para que los proponentes tengan una dimensin de
su compaa. Es recomendable incluso citar honestamente las fortalezas y debilidades que
tiene su compaa. No olvide de incluir informacin sobre las personas que estarn involucradas en el proyecto y los ejecutivos de contacto relacionados con este proyecto.
1.4

Alcances de la tarea

Enumere las tareas especficas que estarn a cargo del proveedor y las expectativas que su
organizacin tiene en cuanto a los resultados a obtener. Incluya una lista detallada de responsabilidades, en particular cuando se encuentran involucrados sub contratistas.
1.5

Expectativas de desempeo

Especifique el mnimo desempeo que su organizacin espera del proveedor, los mtodos que
se usarn para monitorear el desempeo y el proceso para implementar acciones correctivas.
1.6

Entregables

Proporcione una lista de todos los productos, reportes y planes que deben entregarse a su
organizacin y cronograma tentativo de entregables.
1.7

Trminos de contratacin

Especifique la duracin mnima y mxima de la contratacin y las opciones de renovacin.

1.8

Pagos, premios y castigos

Sea explcito en cuanto a las condiciones de pago de acuerdo a los entregables y al desempeo
de los mismos.
Destaque o subraye las bases para obtener un premio por desempeo superior y las multas
que el proveedor deber pagar por un inadecuado desempeo o por no cumplir con los compromisos.

1.9

Trminos contractuales y condiciones

Adjunte un modelo estndar de su contratacin, certificados requeridos y plizas de seguro

necesarias. Si no tiene esta documentacin estandarizada, solicite al proponente su modelo de
contratacin.
1.10

Requerimientos para preparar las propuestas

Prepare una estructura consistente con contenidos, informacin y documentos estandarizados

para que los proponentes respondan de igual forma y para simplificar el trabajo de evaluacin.
Debera solicitar una estructura de propuesta particular y especificar los documentos que espera recibir.
1.11 Proceso de evaluacin y seleccin

Especifique los procedimientos y criterios que sern usados para evaluar las propuestas y para
seleccionar al contratista.
1.12 Cronograma del proceso

Sea claro con la lnea de tiempo para cada uno de los pasos del proceso hasta el momento de
tomar la decisin. Por ejemplo especifique:
Fecha tope para recibir las consultas relacionadas con el RFP.
Fecha tope para recibir las propuestas.
Fecha en la que se harn las demostraciones.
Fecha en la que ser convocado el proponente para presentar su oferta.
Fecha de 1ra. Seleccin.
Fecha en la que se anunciar la terna clasificada.
Fecha estimada de contratacin.
1.13 Personas de contacto

Incluya una lista de las personas de contacto que podrn dar informacin adicional o responder consultas.

2. Modelo de carta de invitacin a presentar propuesta

[Ciudad], [Fecha]
[Empresa invitada]
[Nombre de la persona de contacto]
[Direccin]
Pedido de propuesta (RFP): [Nombre del proyecto]

Estimado [Nombre de la persona de contacto]

Su empresa est invitada a participar de nuestro proyecto [Nombre del proyecto] en un todo
de acuerdo con los requerimientos que se solicitan en las hojas siguientes, adems los que se
encuentran disponibles en nuestro sitio WEB.
[Breve descripcin de la compaa]
[Breve descripcin de la situacin actual y los sistemas en uso]

Me gustara mantener una reunin preliminar con los que estn invitados a participar de este
proyecto entre los das [fecha inicial] hasta el [fecha tope]. Si planea asistir por favor confirme
la fecha que lo har. Las consultas previas a la reunin sern recibidas has el da [fecha y hora].
Por favor, si tiene consultas envemelas por escrito a la siguiente direccin de mail [direccin
de mail para consultas].
Las preguntas, respuestas y modificaciones del RFP sern publicadas en el siguiente enlace del
sitio WEB [especificar URL].
La propuesta en formato original y su copia en formato electrnico sern recibidas hasta el
[Da/Hora]. Si es recibida con posterioridad a la fecha y hora indicada su propuesta ser descalificada.
El proponente que presente la solucin que ms se adapta a nuestros requerimientos ser
seleccionado el da [Fecha]. Notificaremos a todos los proponentes si fueron descalificados o si
sus respuestas fueron insuficientes.
Me complace informarle que ser el nico punto de contacto para las consultas o cualquier
otro tipo de comunicacin.
Le agradezco su tiempo, esfuerzo e inters por participar en nuestro proyecto.

Atentamente
[firma]
[Aclaracin de Nombre y Apellido] [Cargo]

3. Modelo de carta para desestimar una propuesta

La carta para desestimar una propuesta se enva a los proponentes cuyas propuestas fueron
desestimadas.
Use un documento formal.
Agradezca a la empresa que envi la propuesta por su esfuerzo, tiempo e inters.
Explique que la propuesta fue desestimada por no ser la solucin ms adecuada para
el proyecto y especifique la fecha en la que la desestimacin se hace efectiva.
No contrate con otro proveedor ni lo notifique de su adjudicacin sino hasta despus
de la fecha en que la desestimacin sea efectiva.
Cuando ms exhaustivas y honestas son las razones de desestimacin, es ms difcil
para el proponente rebatir su decisin.
No est obligado a suministrar informacin sobre la compaa adjudicada con el proyecto. Sin embargo, si le preguntan acerca del adjudicado, usted debe proveer la informacin con excepcin de la que es clasificada como confidencial o secreto comercial.
Si es posible enve la carta de descalificacin por va certificada o con una constancia
de entrega.
Si es necesario, consulte a un profesional.

El siguiente es un modelo de carta:

[Ciudad], [Fecha]
[Empresa invitada]
[Nombre de la persona de contacto]
[Direccin]
Pedido de propuesta (RFP): [Nombre del proyecto]

Estimado [Nombre de la persona de contacto]

Les estamos muy agradecidos por el tiempo, esfuerzo e inters en nuestro Proyecto [Nombre
del proyecto]. Sin embargo, otras propuestas han sido seleccionadas como las mejores soluciones para nuestro proyecto.

Atentamente
[firma]
[Aclaracin de Nombre y Apellido] [Cargo]

4. Modelo de carta de descalificacin de propuesta

La carta de descalificacin se enva al proponente cuya propuesta fue descalificada por razones
muy especficas, las que deben ser explicitadas. Algunas recomendaciones son:
Use un documento formal.
Agradezca a la empresa que envi la propuesta por su esfuerzo, tiempo e inters.
Explique las razones por las que la propuesta fue descalificada y especifique la fecha
en la que la descalificacin se hace efectiva. Si tiene un motivo muy fuerte para descalificarla (por ejemplo la entrega se hizo en fecha u hora posterior a la establecida), no
abra la propuesta y devulvala cerrada y con una carta de descalificacin.
No contrate con otro proveedor sino hasta despus de la fecha en que la descalificacin sea efectiva.
Cuando ms exhaustivas y honestas son las razones de descalificacin, es ms difcil
para el proponente rebatir su decisin.
No est obligado a suministrar informacin sobre la compaa adjudicada con el proyecto. Sin embargo, si le preguntan acerca del adjudicado, usted debe proveer la informacin con excepcin de la que es clasificada como confidencial o secreto comercial.
Si es posible enve la carta de descalificacin por va certificada o con una constancia
de entrega.
Si es necesario, consulte a un profesional.

El siguiente es un modelo de carta:

[Ciudad], [Fecha]
[Empresa invitada]
[Nombre de la persona de contacto]
[Direccin]
Pedido de propuesta (RFP): [Nombre del proyecto]

Estimado [Nombre de la persona de contacto]

Les estamos muy agradecidos por el tiempo, esfuerzo e inters en nuestro Proyecto [Nombre
del proyecto]. Sin embargo, no hemos procedido a abrir su propuesta la que adjuntamos a la
presente. La misma ha sido descalificada por las siguientes razones:
Razn 1: detalles.
Razn 2: detalles.
Razn N: detalles.

Atentamente
[firma]
[Aclaracin de Nombre y Apellido] [Cargo]

5. Carta de adjudicacin del proyecto

La carta de adjudicacin se le enva al proponente cuya solucin es la que mejor satisface los
requerimientos definidos en el RFP. Algunas recomendaciones son:
Use un documento formal.
Agradezca a la empresa que envi la propuesta por su esfuerzo, tiempo e inters en el
proyecto.
Notifique que la propuesta que envi es, en apariencia, la solucin que mejor satisface
el RFP. Con esta carta el adjudicado o ganador del proyecto es informado aunque no
est formalmente contratado. No firme contrato hasta tanto no hayan vencido los plazos que otorg a otros proponentes para hacer efectivas las desestimaciones o las
descalificaciones.
Si es posible enve la carta por va certificada o con una constancia de entrega.
Si es necesario, consulte a un profesional.

El siguiente es un modelo de carta:

[Ciudad], [Fecha]
[Empresa invitada]
[Nombre de la persona de contacto]
[Direccin]
Pedido de propuesta (RFP): [Nombre del proyecto]

Estimado [Nombre de la persona de contacto]

Les estamos muy agradecidos por el tiempo, esfuerzo e inters en nuestro Proyecto [Nombre
del proyecto]. Nos complace informarle que la propuesta de [Nombre de la empresa proponente] es la que aparentemente mejor se adapta a los requerimientos de nuestro proyecto.
Pasados los plazos formales para informar a otros proponentes y recibir sus comentarios, nos
pondremos en contacto con usted para formalizar la contratacin. Por tal motivo esta carta es
solo una notificacin sin efectos legales.

Atentamente
[firma]
[Aclaracin de Nombre y Apellido] [Cargo]