Un almacn es un lugar o espacio fsico para el almacenaje de bienes dentro de la cadena de

suministro. Los almacenes son una infraestructura imprescindible para la actividad de todo tipo
de agentes
econmicos (agricultores,ganaderos, mineros, industriales, transportistas, importadores, exportadore
s, comerciantes, intermediarios,consumidores finales, etc.) Constituyen una parte habitual de
las explotaciones

agrarias y ganaderas (en

muchos

casos

formando

parte

de

la vivienda

rural tradicional o de construcciones peculiares), as como de fbricas, polgonos industriales e

instalaciones

industriales

de

todo

al transporte (puertos, aeropuertos,

comerciales, grandes

tipo,

instalaciones

superficies).

Tambin

se

de

los

ferroviarias)
denomina

espacios
y

dedicados

el comercio (centros

almacn,

especialmente

en

Hispanoamrica, a la propia tienda o establecimiento de comercio minorista.

La palabra almacn es un trmino muy popular en nuestro idioma, que ostenta un uso frecuente y
que

adems

es

aplicado

en

varios

contextos.

Al local, espacio o lugar fsico que est destinado para alojar mercancas o en el cual se venden
productos al por mayor se lo designa almacn. Para algunas industrias y agentes de la economa, el
almacn, resulta ser un espacio elemental para su satisfactorio funcionamiento dado que sin l
difcilmente se podra garantizar la rueda de venta. En el almacn se pueden guardar las materias
primas que se emplean en el proceso de produccin en cuestin as como tambin pueden
resguardarse los productos semi terminados o terminados totalmente para ser luego destinados al
canal

de

venta

de

distribucin

que

corresponda.

Tambin, a estos almacenes se pueden acercar los compradores, clientes, a adquirir las mercancas.
En la mayora de los casos se trata de espacios realmente grandes que disponen de amplias
estanteras en las cuales se organizan los productos o materias primas y de maquinarias especiales
que

hacen

ms

sencilla

la

manipulacin

el

movimiento

de

la

mercadera.

Por otra parte, la palabra almacn tambin se usa en algunos lugares de habla hispana para
designar al lugar en el cual se pueden adquirir productos comestibles. En las ms pequeas y
sencillas se puede comprar nicamente comestibles y bebidas, aunque, existen almacenes ms
grandes que disponen de ms productos a la venta y no se circunscriben nicamente a los
comestibles,

pudiendo

electrodomsticos,

el
de

consumidor

adquirir

librera,

artculos

de

juguetes,

perfumera,

electrnicos,

entre

otros.

Y el concepto de grandes almacenes se aplica para designar a aquellos establecimientos

comerciales de importante tamao, que se hallan divididos en departamentos o secciones y que

venden al consumidor minorista una gran variedad de productos: alimentos, bebidas, muebles,
artculos de perfumera, indumentaria, electrnica, accesorios de moda, entre otros. El corte ingls
en Espaa, Sears y Macys en Estados Unidos, son algunos de los grandes almacenes ms
destacados del mundo.
CLASIFICACION DE LOS ALMACENES
La actividad econmica de una empresa puede requerir varios tipos de almacn: almacn de
materias primas, almacn de productos semi-elaborados, almacn de productos terminados, etc.
Todos ellos deben estar situados en funcin de sus necesidades de funcionamiento.
Atendiendo a lo ya dicho podemos clasificar los almacenes en funcin del grado de proteccin
atmosfrica, del tipo de material almacenado, de su localizacin (funcin de la logstica de
distribucin), de su equipamiento y tcnicas de manipulacin, o segn su rgimen jurdico.
Segn el grado de proteccin atmosfrica

Almacenes cubiertos: Como su nombre indica son almacenes que poseen una edificacin sea
de ladrillos, lona, paneles metlicos. Ofrecen una proteccin completa a los materiales que all
se almacenan, y permiten inclusive el cambio de condiciones como temperatura, humedad,
etc., dentro del almacn.

Almacenes descubiertos o al aire libre: Estos son almacenes delimitados por cercas, marcajes
y que no poseen ninguna edificacin fsica. Aqu se almacenan productos que no se
deterioran o degradan con los efectos atmosfricos, un ejemplo, los vehculos nuevos. En
muchos casos en estos tipos de almacenaje se utilizan protecciones para no permitir el
deterioro como plsticos, retractilados, cremas o protectores, anticorrosivos.

Segn el tipo de material almacenado (la naturaleza el artculo nos da el tipo de almacn)

Almacenes de materias primas: Este tipo de almacenes normalmente estn situados cerca de
la nave de produccin o el sitio donde se utilizarn estos materiales para ser transformados.

Almacenes de productos intermedios (Semi-elaborados): Estos almacenes generalmente se

sitan en el interior de la planta de fabricacin, ya que su misin es la de servir de colchn
entre las distintas fases de obtencin de un producto; se asume que estos materiales tienen
tiempos mnimos de espera para su utilizacin.

Almacenes de productos terminados: Como su nombre lo dice, son almacenes exclusivos

para el producto terminado y su funcin es de regulador. Es el almacn que normalmente es

el de mayor valor econmico de todos los existentes, por el que el primer objetivo es el de
mantener el ndice de rotacin lo ms alto posible.

Recambios: Este almacn es el dedicado a los repuestos; es un almacn que est dirigido a
almacenar las necesidades de mantenimiento.

Materiales auxiliares: Es el dedicado a los materiales auxiliares que se utilizan en la

produccin.

Archivos

Segn su funcin de la logstica de distribucin

Almacenes de planta o almacn central: Son aquellos almacenes que estn localizados lo
ms cerca posible del centro de fabricacin, con el fin de reducir los costos de manipulacin y
transporte, desde la salida de produccin al punto de almacenamiento. Su misin principal es
de controlar la operacin como poseedor del stock principal, y as si es necesario, surtir a los
almacenes regionales. Estos actuarn tambin como regionales en el rea de influencia de
donde estn ubicados.

Almacenes regionales: Estos almacenes deben estar lo ms cercano posible al punto de

mayor consumo de la regin o zona de su influencia, teniendo en cuenta que esta zona de
influencia no debe ser ms amplia para la distribucin de una jornada. Su misin fundamental
es la de distribuir mercanca de los clientes mayoristas o minoristas de una determinada rea.
Estos almacenes deben de estar preparados para recibir camiones de gran tonelaje desde las
plantas de fabricacin o los proveedores y de igual manera estar preparados para la
distribucin en camiones ms pequeos de reparto capilar. Se le dar importancia en este tipo
de almacenes a la zona de preparacin de pedidos.

Almacenes plataforma: Parecida filosofa que el almacn regional pero de dimensiones

menores ya que utiliza tcnicas como cross-docking, flujo tenso y stocks de choque
disminuyendo el stock global. La decisin de crear estos almacenes depender del diseo de
distribucin. Lo que se pretende con las plataformas es minimizar los stocks y aumentar el
nivel de servicio al cliente.

Almacenes temporales o de depsito: Como su nombre lo dice, son los que estn destinados
a cubrir los picos de demanda que necesitan ser atendidos con un sobre stock. Suelen ser
almacenes de contratacin temporal y se debe tener siempre en cuenta que en caso de
tenerlos debemos pensar bien la mercanca que depositaremos en l, cuidndonos de que
sta sea de servicio directo al cliente o los almacenes regionales, y nunca de devolucin al
almacn principal.

Segn su equipamiento y tcnicas de manipulacin

La mecanizacin en los almacenes afecta de manera directa a su utilidad, hasta el punto que no
todas las mercancas deben y se pueden almacenar con medios mecnicos dados. Por ello podemos
clasificarlos atendiendo a la manipulacin y los medios mecnicos involucrados.

Almacenes en bloque: Son aquellos donde la mercanca se almacena en bloques de

referencias, una encima de otra. Como por ejemplo, ladrillos, detergentes, polietileno
expandido, etc. En este tipo de almacenaje se debe tomar en cuenta la resistencia de la base
y la estabilidad de la columna. El coeficiente que se aplica con relacin a la resistencia es de
1,5. Es recomendado para pocas referencias y mucha cantidad.

Almacenes convencionales: Se llaman almacenes convencionales a aquellos cuya altura de

ltima carga est entre los 6-8 m, y que independientemente, estn equipados con estantera
de paletizacin y disponen de medios nunca ms sofisticados que una carretilla elevadora de
mstil retrctil para el movimiento de las mercancas.

Segn su rgimen jurdico

Propio: es el primero de los casos en Espaa teniendo en cuenta su historia. Aunque desde
hace 10-15 aos esta forma de pensar ha cambiado, no tanto en empresas familiares, por las
empresas extranjeras y la bsqueda de rentabilidad.

Alquilado: Es en estos momentos la opcin ms utilizada. No exige inversin y los costes

pasan de fijos a variables segn su grado de utilizacin.

Renting: Se trata de otra modalidad de alquiler a largo plazo, pero que no contempla a priori la
opcin de compra al final del periodo contratado e incluye servicios de mantenimiento. En este
caso el cliente busca, ms que la inversin de un bien, la funcionalidad. El contrato entre las
dos partes no tiene por qu firmarse en una entidad bancaria comercial, puede realizarse
como cualquier otra operacin mercantil donde se especifiquen claramente las condiciones de
cada uno.

Leasing: El leasing es un contrato de arrendamiento financiero que incluye una opcin de

compra para el arrendatario sobre el bien recibido en leasing, que podr ejercitar al final del
contrato por un precio que se denomina valor residual y que, obligatoriamente, debe figurar en
el contrato de arrendamiento financiero.

TIPOS DE ALMACEN

ALMACEN DE PRODUCTOS TERMINADOS: El almacn de productos terminados presta

servicio al departamento de ventas guardando y controlando las existencias hasta el momento
de despachar los productos a los clientes.

ALMACEN DE MATERIA PRIMA Y PARTES COMPONENTES: Este almacn tiene como

funcin principal el abastecimiento oportuno de materias primas o partes componentes a los
departamentos de produccin.

ALMACEN DE MATERIAS AUXILIARES: Los materiales auxiliares son todos aquellos que no
son componentes de un producto pero que se requieren para envasarlo o empacarlo.
Podemos mencionar los lubricantes, grasa, combustible, etiquetas, envases, etc.

ALMACEN DE PRODUCTOS EN PROCESO:Si los materiales en proceso o artculos semiterminados son guardados bajo custodia y control, intencionalmente previstos por la
programacin, se puede decir que estn en un almacn de materiales en proceso.

ALMACEN DE HERRAMIENTAS: Un almacn de herramientas y equipo, bajo la custodia de

un encargado especializado para el control de esas herramientas, equipo y tiles que se
prestan a los distintos departamentos y operarios de produccin o de mantenimiento. Cabe
mencionar: brocas, machuelos, piezas de esmeril, etc.

ALMACEN DE MATERIALES DE DESPERDICIO:Los productos partes o materiales

rechazados por el departamento de control y calidad y que no tienen salvamento o reparacin,
deben tener un control separado; este queda por lo general, bajo el cuidado del departamento
mismo.

ALMACEN DE MATERIALES OBSOLETOS:Los materiales obsoletos son los que han sido
descontinuados en la programacin de la produccin por falta de ventas, por deterioro, por
descomposicin o por haberse vencido el plazo de caducidad. La razn de tener un almacn
especial para este tipo de casos, es que los materiales obsoletos no deben ocupar los
espacios disponibles para aquellos que son de consumo actual.

ALMACEN DE DEVOLUCIONES:Aqu llegan las devoluciones de los clientes, en el se

separan y clasifican los productos para reproceso, desperdicio y/o entrada a almacn.

IMPORTANCIA DE ALMACEN:
Radica en la necesidad de contar con existencias ante cualquier eventualidad y no caer en la

costossima situacin de tener que para la fabricacin, o la no entrega delproducto al consumidor,

con la posibilidad de perder al cliente y perjudicar el mercado conquistado.
Econmicamente hablando se puede decir que habr un ahorro en el momento de comprar mayor
cantidadde
bienes
de
los
que
se
requieren
en
ese
momento.
Los motivos de seguridad, implica tener inventarios de soporte para proveer fluctuaciones de la
demanda
o
entrega,
protegindose
contra
laincertidumbre
y
el
retraso.
Las
actividades
bsicas
que
realiza
el
almacn,
son
las
dos
siguientes:
a)
Recepcin
y
revisin,
dado
el
caso,
de
lo
adquirido
b) Almacenamiento de los artculos, desdeel momento de su recepcin hasta que se enven.
Importancia de una buena gestin de almacn
La administracin de almacenes e inventarios es vital para la productividad de una organizacin.
Cuando se lleva a cabo una gestin de almacenes de manera tradicional, se incurre en muchos
vicios y errores que impactan negativamente al cliente final.
Una empresa que pretenda ser competitiva en su mercado deber calcular y valorar las ventajas que
puede generarle la administracin de almacenes. As mismo, las empresas o instituciones cuya
naturaleza no sea la fabricacin y/o comercializacin de mercancas, tambin deben hacer nfasis
en lo mismo para obtener los beneficios que esto conlleva, y hacer del almacn un rea estratgica
para la consecucin de objetivos.
Por lo contrario, las empresas que lleven a cabo una administracin de almacenes emprica corren el
riesgo de enfrentarse a serios problemas que pueden reflejarse cuantitativamente al momento de
auditoras tanto contables como administrativas, ya sea internas o externas, o bien tambin pueden
reflejarse en errores que pueden impactar en el cliente final, sin dejar de lado el famoso "robo
hormiga" o prdidas econmicas por el deficiente manejo de materiales y/o producto terminado.
Por lo anterior, es indispensable conocer y aplicar las herramientas y tcnicas ms avanzadas que
permitan facilitar las tareas administrativas y humanas en los diferentes procesos de la
administracin de almacenes e inventarios y sobre todo, que permitan optimizar los recursos
financieros y materiales de una manera muy importante en los resultados del negocio.
Es esencial que los pasillos renan condiciones para depositar y retirar materiales con seguridad,
deben preverse vas de trnsito separadas para las personas. Tambin debemos tener en cuenta
separar las sustancias peligrosas agrupndolas por clases. Por razones de seguridad, las distintas
clases de productos deben ser almacenadas separadamente.
podemos destacar, que gran parte del xito de una compaa depende de manera directa del modo
en que se gestionen los recursos materiales alojados en los almacenes. Para poder cumplir de

manera adecuada con los pedidos realizados por todos y cada uno de los clientes es necesario
contar con un sistema automatizado que permita visualizar un panorama general de los productos
almacenados

relacionndolos

en

tiempo

real

con

la

demanda.

Un WMS -Warehouse Management System, o Sistema de Gestin de Almacenes, es el paquete de

herramientas ideal para las compaas que busquen optimizar la cadena de suministros y llevar un
control pormenorizado de todas las transacciones efectuadas, incluyendo productos enviados,
recibidos, descartados y recogidos en distintas locaciones.
Cambiar la administracin de almacenes no es tarea fcil, pero les puedo garantizar que al hacerlo
se llevarn una enorme y grata sorpresa. Adems, se ver reflejada en la reduccin de los costos, lo
cual se traduce en beneficios tangibles para la empresa.
Supervisar los procesos de almacenamiento y despacho de materiales y equipos adquiridos,
revisando, organizando y distribuyendo los mismos; a fin de mantener los niveles de inventarios
necesarios y garantizar un servicio eficiente a la organizacin.
FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS
Supervisa y distribuye las actividades del personal a su cargo.
Supervisa la entrada y salida de materiales y equipos del almacn.
Verifica la codificacin y registro de mercancas que ingresa al almacn.
Elabora la programacin anual de las adquisiciones para la dotacin del almacn.
Supervisa la clasificacin y organizacin de la mercanca en el almacn.
Elabora rdenes de compra para la adquisicin de materiales e informa a la unidad de compras y
suministros.
Atiende e informa al pblico en general.
Supervisa los niveles de existencia de inventario establecidos de bienes y servicios.
Mantiene actualizados los sistemas de registros.
Supervisa la seleccin de materiales y equipos en cuanto a identificacin, tipo y calidad.
Revisa, firma y consigna inventarios en el almacn.
Supervisa el despacho de mercanca a las dependencias que realizan las requisiciones.
Realiza reportes diarios de entrada y salida de material del almacn.
Realiza y/o coordina inventarios en el almacn.
Lleva el control de la contabilidad de las requisiciones.
Revisa y conforma informes, correspondencias de caja chica, control de asistencia, relaciones de
gastos y otros.
Archiva requisiciones de mercancas, requisiciones de compra, guas de despacho y rdenes de
entrega.
Lleva el control de mercanca despachada contra mercanca en existencia.
Establece mtodos de trabajo, registro y control en el almacn.

Retira de las empresas proveedoras, los materiales y equipos adquiridos por la Institucin.
Tramita las rdenes de compra.
Corta, prueba y prepara materiales para la realizacin de las prcticas docentes.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la
organizacin.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala.
Elabora informes peridicos de las actividades realizadas.
Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.
1.- MBITO DE LA ACTUACIN:
RESPONSABILIDAD.
MATERIALES:
Maneja constantemente equipos y materiales medianamente complejos, siendo su responsabilidad
directa.
DINERO:
Es responsable directo de la custodia de materiales.
INFORMACIN CONFIDENCIAL:
Maneja en forma indirecta un grado de confidencialidad bajo.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en procedimientos y/o experiencias anteriores para la
ejecucin normal del trabajo, a nivel de unidad o seccin.
SUPERVISIN:
El cargo recibe supervisin general de manera directa y peridica, y ejerce supervisin especfica de
manera directa y constante.
RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS.
RELACIONES INTERNAS:
El cargo mantiene relaciones continuas con todas las unidades de la Institucin, a fin de apoyar y/o
ejecutar y/o coordinar lo relativo al rea; exigindose para ello una normal habilidad para negociar y
obtener cooperacin.
RELACIONES EXTERNAS:
El cargo mantiene relaciones continuas con proveedores y casas comerciales, a fin de ejecutar y/o
coordinar lo relativo al rea; exigindose para ello una buena habilidad para negociar y obtener
cooperacin.
2.- CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGOS DE TRABAJO.
AMBIENTE DE TRABAJO:
El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y mantiene contacto con agentes
contaminantes tales como: qumicos y polvo.

RIESGO:
El cargo est sometido a accidente y/o enfermedad, con una magnitud de riesgo leve, con posibilidad
de ocurrencia baja.
ESFUERZO:
El cargo exige un esfuerzo fsico de estar caminando constantemente y estar sentado/parado
peridicamente; y requiere de un grado de precisin manual y visual medio.
3.- PERFIL DEL CARGO.
EDUCACIN Y EXPERIENCIA.
A)EDUCACIN:
Tcnico Superior Universitario en Administracin.
EXPERIENCIA:
Tres (3) aos de experiencia progresiva de carcter operativo y supervisorio en el rea.
B) EDUCACIN:
Bachiller, ms curso en el rea de por lo menos dos (2) aos de duracin.
EXPERIENCIA:
Seis (6) aos de experiencia progresiva de carcter operativo y supervisorio en el rea.
CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS.
CONOCIMIENTOS EN:
Amplios de contabilidad.
Elaboracin y control de inventarios.
Tcnicas de almacenamiento de materiales y equipos.
Ingls tcnico.
HABILIDAD PARA:
Organizar el trabajo.
Establecer relaciones interpersonales.
Supervisar personal.
Realizar clculos numricos.
Redactar informes.
Negociar y analizar informacin.
Tomar decisiones oportunas.
Facilidad de expresin.
Planificar sistemas de registros.
DESTREZAS EN:
El manejo de calculadoras.
Computador.

ADIESTRAMIENTO REQUERIDO:
Relaciones humanas.
Manejo y suministro de almacn.
Computacin.
Contabilidad.

Estructuras de un almacen
Cada almacn es diferente, no hay un esquema fijo, si que hay una serie de pautas a seguir a la hora de
disear un almacn, puntos clave:
1 Aprovechamiento del espacio, tanto horizontal como vertical (estanteras, etc).
2 Recorridos mnimos, ejemplo: colocar la mercanca que ms se vende ms cerca de la zona de salida,
mtodo ABC.
3 Toda la mercanca tiene que estar accesible.
4 Facilidad de recuento.
5 Respetar las zonas de un almacn: zona de descarga, zona de carga, zona de almacenamiento, zona de
devoluciones, etc.
6 Gestin del espacio y rendimiento, anlisis, conclusiones y posibles soluciones.
7 Gestin de stocks, pedidos, obsoletos, etc.
8 Gestin de devoluciones.
9 Planificacin, organizacin, anticipacin, quizs sea el punto ms importante.

A continuacin proponemos un pequeo esquema de un almacn:

Si vamos a implantar un almacn nuevo, siempre es interesante visitar un almacn que desempee
una actividad igual o similar a la nuestra.
Errores a evitar:
Zonas de carga y descarga de extensin reducida, se producir el efecto puzzle, para poner una
mercanca tendremos que mover otra, lo cual supondr perdida de tiempo.
No respetar la clasificacin ABC, productos que ms salen ms cerda de la zona de carga, implicar
mayor tiempo para preparar pedidos, consecuencia perdida de tiempo.
Almacn saturado: la mercanca no estar accesible directamente lo cual implica que para preparar
los pedidos habr perdida de tiempo, se produce nuevamente efecto puzzle tenemos que quitar uno
para poner otro. A la hora de recuento tambin supone una perdida de tiempo.

Personal insuficiente: Implica una mala ubicacin de la mercanca, desorden, etc.

Tener los productos sin codificar.
Descripcin de las tres zonas bsicas:

Recepcin.

Almacenamiento.

Entrega.

REA DE RECEPCIN.
Es la zona de descarga, a de tener el espacio adecuado para las maniobras. La zona de recepcin tiene
que tener las dimensiones adecuadas al volumen de mercanca que se recepciona y al tiempo que ha de
permanecer all. La permanencia de dicha mercanca en este rea ser la mnima posible.
Deben estudiarse los medios que sean ms prcticos para facilitar y acelerar las maniobras de descarga de
vehculos segn las instalaciones en el rea de recepcin.
En este rea se realiza la verificacin de la mercanca que entra. La descarga a de ser de la forma ms
rpida y eficiente posible.
La verificacin de la mercanca es una actividad de suma importancia, hay que cotejar el albarn de
entrada con la mercanca fsica, es necesario asegurarse que la mercanca no presente anomalas roturas,
embalajes deteriorados. Hay que marcar al personal de nuestro almacn unas pautas a seguir ante cada
una de estas circunstancias. En muchos casos el proveedor una vez que hemos aceptado la recepcin ya
no se hace responsable del estado de la mercanca, as como si las cantidades son correctas o no.
REA DE ALMACENAMIENTO.
Es el espacio fsico dedicado a guardar la mercanca., hay dos tipos de sistemas de almacenaje, cada uno
de los cuales tienen diferentes necesidades de espacio:

UBICACIN FIJA: Con un sistema de ubicacin fija cada unidad de almacenaje tiene un
determinado lugar en el almacn donde slo ese tem puede ser almacenado, es decir, cuando una
ubicacin fija quede vaca en ella slo se puede colocar otra unidad de carga del mismo tem. El
nmero de ubicaciones necesarias ser equivalente al stock mximo de cada tem. El inconveniente
que tiene este sistema es que el grado de utilizacin del espacio del almacn es bastante bajo, ya
que el nmero medio de unidades almacenadas estar por debajo del nivel mximo durante la
mayor parte del tiempo.

UBICACIN ALEATORIA: Este sistema nos permite mejorar el grado de utilizacin del almacn.
Las unidades de carga pueden ser ubicadas en cualquier espacio vacante. Debido a que el ritmo de
entrada y salida de los diferentes bienes suele ser diferente.

Principios a tener en cuenta a la hora de distribuir el espacio:

Primera entrada primera salida.

Ultima entrada primera salida.

Colocar los artculos de mayor demanda ms a la mano cerda de las puertas de recepcin y
entrega, clasificando la mercanca en tres grados de mayor rotacin media y baja (A,B,C). La regla
80-20 dice que el 80% de la demanda debe ser satisfecha con el 20% de los artculos.

Reducir movimientos y maniobras.

Anchura de los pasillos apropiadas a los medios necesarios para la manipulacin.

REA DE ENTREGA.
Es la zona donde se prepara la mercanca para la carga, y se realiza la verificacin de la mercanca que
sale, un buen control en las entradas y salidas de mercanca es bsico para que no se produzcan
diferencias de inventario.