Conceptos preliminares de la gestin

de proyectos. Gestin de proyectos

con Project. Inicio de Project. Entorno
de Project. Anlisis de las vistas y de
los informes. Creacin de un nuevo
plan de proyecto. Ajuste del
calendario. Softwares que trabajan en
el entorno de MS-Project: Visio,
Excel, WBS Chart Pro.

Juancarlos Landaure Olavarra, PMP

PROJECT MANAGEMENT
Es
la
aplicacin
de
conocimientos,
habilidades, herramientas y tcnicas a las
actividades del proyecto para satisfacer sus
requerimientos.
Gerenciar proyectos incluye:
Identificar requerimientos
Establecer objetivos claros y alcanzables
Balancear
demandas
de
calidad,
alcance, tiempo y costo
Adaptar especificaciones, planes y
enfoques a diferentes preocupaciones y
expectativas de los actores
El gerente de proyecto es el responsable por
alcanzar los objetivos del proyecto
Project management es un enfoque
gerencial a la gerencia de proyectos y a
algunas operaciones continuas: Gerencia por
proyectos.
Arq. Juancarlos Landaure Olavarra, PMP

PROYECTO
Un proyecto es un esfuerzo temporal
que se lleva a cabo para crear un
producto, servicio o resultado nico y
cuya elaboracin es gradual. A
diferencia de las operaciones que son
continuas y repetitivas, los proyectos
son temporales y nicos.
Los proyectos son una forma de
organizar actividades que no pueden ser
tratadas dentro de los lmites operativos
normales de la organizacin, por lo que
frecuentemente se usan como una
forma de lograr el plan estratgico de la
organizacin.
Juancarlos Landaure Olavarra, PMP

TRIPLE RESTRICCIN
Los gerentes del proyecto hablan de la triple restriccin (alcance,
tiempo y costos) cuando se gestionan los requisitos de un proyecto.
La calidad se ve afectada por el equilibrio de estos 3 factores.

CALIDAD
ALCANCE
E
E1
E1.1

E2
E1.2

E2.1

E2.2

E3
E2.3

Juancarlos Landaure Olavarra, PMP

E3.1

E3.2
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TIPOS DE PROCESOS DE LA
GERENCIA DE PROYECTOS
Segn el PMBOK en su 5ta edicin la Gerencia de Proyectos se
compone de 5 grupos de procesos distribuidos en 47 procesos en las
10 reas de conocimiento. Cada proceso tiene una serie de entradas,
herramientas y tcnicas, y salidas.

Procesos de
Seguimiento y Control
Procesos de
Planificacin
Procesos de
Iniciacin

Procesos de
Cierre

Procesos de
Ejecucin
Juancarlos Landaure Olavarra, PMP

PROJECT MANAGEMENT: REAS

DE CONOCIMIENTO
INTEGRACIN

ALCANCE

CALIDAD

RIESGOS

TIEMPOS

RR. HH.

ADQUISICIONES

COSTOS

COMUNICACIONES

INVOLUCRADOS

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CONTEXTO DE LA DIRECCIN DE
PROYECTOS
Gestin de Programas
Gestin de Portafolios
Gestin organizacional
de proyectos OPM3
Oficina de Gestin de
Proyectos (PMO)

Arq. Juancarlos Landaure Olavarra, PMP

OFICINA DE GESTIN DE
PROYECTOS: PMO
Unidad de la organizacin para centralizar y
coordinar la direccin de proyectos.
Supervisa la
programas.

direccin

de

proyectos

La PMO aplica la planificacin coordinada, la

priorizacin y la ejecucin de proyectos de
acuerdo con los objetivos de la organizacin.
Funciones: coordinar la asignacin de
recursos entre los proyectos de la
organizacin;
identificar
y
desarrollar
metodologas de PM; oficina de informacin y
administracin de polticas, procedimientos y
plantillas;
direccin
de
configuracin
centralizada para todos los proyectos; gestin
centralizada para riesgos compartidos;
gestin centralizada para las herramientas y
comunicaciones entre los proyectos; etc.
Juancarlos Landaure Olavarra, PMP

ROL DEL GERENTE DE PROYECTOS

Responsabilidades y competencias:
Conocimiento:
Desempeo:
Personal: actitud, proactividad, personalidad, integracin.
Habilidades interpersonales:
Liderazgo
Formacin de equipos
Motivacin
Comunicacin
Toma de decisiones
Conciencia poltica y cultural
Negociacin
Construccin de confianza
Gestin de conflictos
Coaching

Juancarlos Landaure Olavarra, PMP

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y
PROYECTOS
La estructura organizacional frecuentemente limita la disponibilidad de
recursos, y vara desde una estructura funcional hasta una orientada a
proyectos, con diversas estructuras matriciales en el medio.
Estructura
organizacional
Caractersticas
del proyecto

Funcional

Matricial
dbil

Matricial
equilibrada

Matricial
fuerte

Orientada
a
proyectos

Autoridad del
gerente de proyecto

Poca o
ninguna

limitada

Baja a
moderada

Moderada a
alta

Alta o casi total

Disponibilidad de
recursos

Poca o
ninguna

limitada

Baja a
moderada

Moderada a
alta

Alta o casi total

Quin controla el
presupuesto del
proyecto

Gerente
funcional

Gerente
funcional

combinacin

Gerente del
proyecto

Gerente del
proyecto

Rol del gerente del

proyecto

Dedicacin
parcial

Dedicacin
parcial

Dedicacin
completa

Dedicacin
completa

Dedicacin
completa

Personal
administrativo de la
gerencia de proyectos

Dedicacin
parcial

Dedicacin
parcial

Dedicacin
parcial

Dedicacin
completa

Dedicacin
completa

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STAKEHOLDERS (ACTORES)
Todos aquellos cuyos intereses se ven afectados positiva o
negativamente por el proyecto.

Gerente y equipo de direccin de proyecto

Patrocinador: financia el proyecto
Cliente
Beneficiarios
Bancos y Entidades Financieras
Gobierno Central
Gobierno Local
ONGs
Concesionarios de Servicios Pblicos
Proveedores

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CICLO DE VIDA DEL PROYECTO:

ejemplo: Proyecto inmobiliario
Totalmente
operativo

% completado

100%

Asignacin de
los contratos
principales

Instalacin
completa

Decisin de
inicio del
proyecto

Fase I
Fase II
Fase III
Diseo
Factibilidad
Comercializacin
Formulacin Diseo bsico Promocin
Costo
Estudios de
Preventas
Factibilidad
cronograma
Ventas
Diseo
Trminos
Postventa
estratgico y
contractuales
aprobacin
Planif. detallada

Fase IV

Fase V
Construccin Implementacin
Manufactura Prueba final
Saneamiento
Entrega
Cierre
Obra civil
Instalacin

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FASES Y ENTREGABLES
Entregable es un producto del trabajo medible y
verificable: una especificacin, un estudio de factibilidad,
un documento de diseo, un prototipo.
Algunos entregables corresponden a los procesos de la
gestin de proyectos; otros son productos o componentes
finales para los cuales el proyecto a sido concebido.
Los entregables y las fases son parte de un proceso
secuencial diseados para asegurar el control apropiado
del proyecto.
FASE
INICIAL

FASES
INTERMEDIAS

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FASE
FINAL

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PROCESOS
GERENCIA
PROCESO
TPICOEN
DELA
GESTIN
DE
DE Y
PROYECTOS
PROYECTOS
PORTAFOLIOS
Entradas
XXXXXXXXXX

Herramientas
y Tcnicas

Salidas XX
XX

1. Entrada 1
2. Entrada 2
3. Entrada 3
:
:
n. Entrada n

1. Tcnica 1
2. Tcnica 2
3. Tcnica 3
:
n. Tcnica n

1.
2.
3.
:
n.

Arq. Juancarlos Landaure Olavarra,

Salida 1
Salida 2
Salida 3
Salida n

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DOCUMENTOS PRINCIPALES DEL

PROYECTO
Acta de Constitucin del Proyecto (Project Charter): autoriza
formalmente el inicio del proyecto.
Enunciado del Alcance del Proyecto: define el trabajo y los entregables
que deben realizarse.
Plan de Gestin del Proyecto:
Lneas base: alcance, cronograma y costo
Planes subsidiarios:
Plan de gestin del alcance
Plan de gestin de requisitos
Plan de gestin del cronograma
Plan de gestin de costos
Plan de gestin de calidad
Plan de gestin de mejora de procesos
Plan de gestin de personal
Plan de gestin de las comunicaciones
Plan de gestin de riesgos
Plan de gestin de las adquisiciones
Plan de gestin de los interesados
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MICROSOFT PROJECT 2013

http://office.microsoft.com/en-us/project/
Microsoft Project 2013 es una de las
herramientas ms usadas en la gestin de
proyectos. Familia del Microsoft Project :
1.

Project Standard:
proyecto.

para

gestionar

un

2.

Project Professional: brinda poderosas

nuevas formas para gestionar efectivamente
los proyectos. Permite una fcil colaboracin
entre los miembros del equipo al tiempo que
aprovecha las ventajas de otros programas.
Para la gestin del portafolio trabaja con
Project Server.

3.

Project Server: es una solucin flexible

para la gestin de proyectos y portafolios
(PPM) y el trabajo de da a da. Los
involucrados pueden iniciar, priorizar el
portafolio y entregar valor al negocio desde
donde sea. Trabaja con SharePoint 2013.
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ENTORNO DEL MS PROJECT 2013

Ayuda de
Project

Barra de herramientas de
acceso rpido
Cinta de
herramientas
Escala de
tiempo

Nombre de
vista activa
Ventana de Plan
de Proyecto (tabla)

Barra de vistas
principales

Barra de estado

Ventana de Plan de
Proyecto (grfico)
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FUNCIONES DE PROJECT

Barra de men principal (cinta de

herramientas): proporciona instrucciones
a Project: Archivo, Recurso, Crear un
Informe, Proyecto, Vista, Formato.
La ventana del plan de proyecto contiene
una vista del plan de proyecto activo.

Los comandos de la barra de

herramientas son similares a los de otras
aplicaciones de Office: nuevo, abrir,
guardar.
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ANLISIS DE LAS VISTAS

Las vistas centran su atencin en detalles
de las tareas o recursos. Clic en el cono
Diagrama de Gantt.
Diagrama de Gantt es la vista
predeterminada
Hoja de recursos: visualiza detalles de los
recursos en una tabla.
Uso de tareas: agrupa las tareas
mostrando sus recursos asignados.
Uso de recursos: agrupa los recursos
mostrando las tareas a las que han sido
asignados.
Calendario: muestra las tareas en los das
para los que se ha programado su
comienzo.
Diagrama de red: muestra la relacin
entre las tareas.
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Atajo a vistas principales

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CREAR UN NUEVO PLAN DE

PROYECTO
Click en el men Archivo /
Nuevo.
Aparece a la derecha el panel
de
plantillas
y
ejemplos
disponibles.
Se tienen varias opciones:
crear un proyecto en blanco,
uno sobre la base de plantillas
recientes, uno a partir de
proyectos existentes, o uno a
partir de plantillas de office.
Se
pueden
seleccionar
plantillas
buscndolas
en
internet.

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FECHA DE INICIO DEL PROYECTO

Abrir un proyecto nuevo.

Click en el men Proyecto
Clic en Mover proyecto.
Por defecto, Project usa la fecha
actual como fecha de inicio del
proyecto.
Seleccionar una fecha en Nueva
fecha de comienzo del proyecto.
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CALENDARIO DEL PROYECTO

Click en el men Proyecto /
Cambiar tiempo de trabajo.
En la lista Para calendario,
haga clic en el calendario que
desea cambiar.
Para cambiar la semana
laboral predeterminada para
cualquier calendario clic en la
pestaa Semanas laborales.
En el cuadro de dilogo
Detalles de, seleccione a su
vez los das que desea
cambiar de laborables a no
laborables, o viceversa.
Para agregar feriados, clic en
Excepciones. Para establecer
periodicidad, clic en Detalles.
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OPCIONES DE PROJECT
Clic en el men Archivo / Opciones.
La opcin Programacin es la ms usada para cambiar la
programacin, los calendarios y los clculos.

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SOFTWARES QUE TRABAJAN EN EL

ENTORNO DE PROJECT
Excel: para importar y exportar datos en tablas
adems de grficos. De la familia Office.
Visio: para construir diagramas de muchos
tipos. De la familia Office.
WBS Chart Pro: para construir diagramas de
EDT. Pertenece a la empresa Critical Tools, se
puede bajar un demo en
http://www.criticaltools.com/download.htm
@risk for Project: para hacer anlisis de
riesgo en proyectos. Pertenece a la empresa
Palisade, se puede bajar un demo en
http://www.palisade.com/riskproject/
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ETAPAS EN UN SOFTWARE DE
GESTIN DE PROYECTOS
LNEA BASE

CREAR
PROYECTO

AJUSTAR
PROYECTO

CONTROLAR
PROYECTO

COMUNICAR
PROYECTO

http://office.microsoft.com/en-us/project/
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