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Zlia Freiberger
Curitiba-PR
2012
e-Tec Brasil
e-Tec Brasil
Indicao de cones
Os cones so elementos grficos utilizados para ampliar as formas de
linguagem e facilitar a organizao e a leitura hipertextual.
Ateno: indica pontos de maior relevncia no texto.
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Sumrio
Palavra do professor-autor
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13
13
14
17
17
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Aula 3 Classificaodedocumentos
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29
31
31
Aula7 Roteiroparaorganizararquivos
7.1 Estrutura Bsica
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35
36
39
39
39
8.3 Coordenao
40
40
43
43
47
48
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51
51
55
55
57
57
Aula 14 M
todo nmerico cronolgico e
o mtodo digito terminal
14.1 Mtodo Numrico Cronolgico
59
59
61
61
62
65
65
66
67
67
68
71
71
18.2 Microfilmagem
72
72
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59
75
75
75
76
76
79
79
80
Referncias
83
Atividades autoinstrutivas
85
Currculo do professor-autor
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Palavra do professor-autor
Prezados Alunos,
Vivemos na era da informao. Inmeros e variados documentos so produzidos em grande escala tanto por organizaes pblicas quanto privadas.
Saber gerir, controlar e arquivar toda essa documentao de forma eficiente,
passou a ser um valioso diferencial competitivo em qualquer organizao.
Diante dessa realidade, o Curso Tcnico em Servios Pblicos reconhece a
importncia e a necessidade da disciplina Gesto de Documentos e Arquivstica para o aprimoramento da carreira profissional. Para isso, os assuntos
abordados, as sugestes de atividades para pesquisa, os exerccios de fixao
foram cuidadosamente elaborados para que o nosso profissional faa diferena em seu local de trabalho.
Aproveite bem as aulas, faa intercmbio de informaes com os colegas,
busque cada vez mais conhecimentos a respeito dos assuntos aqui contidos.
Esta e sempre ser a melhor forma de concretizar o aprendizado.
Desejo sucesso a todos!
Professora Zlia Freiberger.
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1.1 A escrita
A escrita um conjunto de smbolos dos quais nos servimos para representar
e fixar a linguagem falada. O homem primitivo, tendo necessidade de um
meio de expresso permanente, recorreu a uma engenhosa disposio de
objetos simblicos ou a sinais materiais (os ns, os entalhes, os desenhos), os
quais passaram a ser base dos primeiros sistemas de escrita (PAES, 2005).
A autora afirma que na medida em que os povos evoluiam e atingiam graus
elevados de cultura, ou absorviam o que havia de bom nas civilizaes mais
adiantadas, os sistemas de escrita tambm foram sofrendo modificaes at
a inveno da escrita fontica, ou seja, at a inveno do alfabeto.
Logo que os povos passaram a um estgio de vida social mais organizado,
os homens compreenderam o valor dos documentos e comearam a reunir,
conservar e sistematizar os materiais em que fixavam, por escrito, o resultado de suas atividades polticas, sociais, econmicas, religiosas e at mesmo
de suas vidas particulares.
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Surgiram assim os arquivos, destinados no s a guarda dos tesouros culturais da poca, como tambm proteo dos documentos que atestavam
legalidade de seus patrimnios, bem como daqueles que contavam a histria de sua grandeza.
Segundo Paes (2005), h dvidas quanto origem do termo arquivo. Alguns
afirmam ter surgido na antiga Grcia, com a denominao arch, atribuda
ao palcio dos magistrados. Da evoluiu para archeion, local de guarda e
depsito dos documentos.
Ramiz Galvo (1990) considera o termo procedente de archivum, palavra de
origem latina, que no sentido antigo identifica o lugar de guarda de documentos e outros ttulos.
A gesto de documentos surgiu a partir da necessidade das organizaes em
gerenciar a informao que se encontrava desestruturada, visando facilitar o
acesso ao conhecimento explcito da corporao.
Pode ser considerada como um conjunto de solues utilizadas para
assegurar a produo, administrao, manuteno e destinao dos
documentos possibilitando fornecer e recuperar as informaes contidas nos documentos de uma maneira conveniente. (SANTOS, 2002).
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tal e a de proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao.
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Art. 4 Lei n 8.159/91: Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo
ou geral, contidas em documentos de arquivos, que sero prestadas
no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo
sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem
como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da
imagem das pessoas.
Art. 6 Lei n 8.159/91: Fica resguardado o direito de indenizao pelo
dano material ou moral decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo
das aes penal, civil e administrativa.
Resumo
Esta aula tratou da gesto de documentos.
Vimos que a Lei n 8.159/91 dispe sobre a gesto de documentos no Brasil,
e que esta lei pode ser consultada na ntegra no site do CONARQ, rgo
colegiado vinculado Casa Civil da Presidncia da Repblica.
Atividades de aprendizagem
Vamos observar o volume de documentos existente em seu local de trabalho. A partir da, responda:
a) Como realizada a gesto de documentos do seu setor?
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Resumo
Voc aprendeu que a gesto de documentos auxilia o profissional no procedimento correto de arquivar.
Tambm viu os cinco passos que devem ser seguidos para o correto arquivamento dos documentos.
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Aula 3 Classificaodedocumentos
Trataremos da classificao de documentos, isto , conheceremos a classificao universal do conhecimento, cujo mtodo
adotado nas bibliotecas do mundo inteiro.
Obras Gerais;
Filosofia;
Religio;
Cincias Sociais;
Lingustica;
Cincias Puras;
Cincias Aplicadas;
Artes divertimentos;
Literatura;
Histria Geografia.
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As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos s atividades fim do rgo. Estas classes no so comuns, cabendo aos respectivos
rgos sua elaborao seguindo orientaes da instituio arquivstica na
sua esfera especfica de competncia.
Vejamos um exemplo aplicado ao setor pblico com o cdigo 000 Administrao Geral:
Tabela 3.1: Classificao de Documentos Cdigo Decimal
Classe
Subclasses
Grupo
Subgrupos
000
Administrao Geral
010
Organizao e Funcionamento
020
Pessoal
030
Material
040
Patrimnio
050
Oramento e Finanas
060
Documentao e Informao
070
Comunicaes
080
(vaga)
090
012
Comunicao Social
012.1
012.11
Credenciamento de Jornalistas
Fonte: www.conarq.arquivonacional.gov.br
010 O
rganizao e Funcionamento: classificam-se os documentos relativos criao, estruturao, funcionamento e organizao interna
do rgo.
020 P
essoal: incluem-se documentos relativos aos direitos e obrigaes
dos servidores lotados no rgo, de acordo com a legislao vigente,
bem como os direitos e obrigaes da instituio empregadora no que
tange assistncia, proteo ao trabalho e concesso de benefcios.
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030 M
aterial: so classificados os documentos referentes administrao
dos materiais do rgo, necessrios ao desenvolvimento de suas atividades, incluindo as formas de aquisio e alienao, bem como os
servios de manuteno, limpeza e recuperao.
040 P
atrimnio: classificam-se os documentos referentes aos bens patrimoniais imveis, veculos e semoventes pertencentes ao rgo. Incluem-se, neste caso, as formas de aquisio e alienao, bem como
os servios de manuteno, limpeza e recuperao.
050 O
ramento e Finanas: classificam-se os documentos relativos previso e execuo oramentria e s operaes contbeis e financeiras
referentes ao uso dos recursos pblicos e comprovao de receita e
despesa. Incluem-se ainda, a movimentao de conta corrente, balanos e prestaes de contas aos tribunais de contas.
060 Documentao e Informao: incluem-se nesta subclasse os documentos referentes publicao, produo, editorial, preparo, impresso e distribuio de matrias, bem como aquisio, controle, distribuio e acesso documentao bibliogrfica do rgo. Incluem-se,
ainda, os documentos referentes produo, controle, avaliao, arquivamento e destinao de documentos arquivsticos, como tambm
os documentos relacionados com as atividades de reproduo, conservao e informtica.
070 Comunicaes: classificam-se os documentos relacionados com a instalao, manuteno, operao e uso dos recursos e servios postais,
de telecomunicaes e de tecnologias da informao.
080 Vaga: esta subclasse mantm-se vaga para possveis expanses e insero de documentos referentes Administrao Geral, que resultem
de novas atividades desenvolvidas pelo rgo.
090 Outros assuntos referentes Administrao Geral: incluem-se
nesta subclasse documentos de carter genrico relativos Administrao Geral. Utiliza-se, tambm, esta subclasse como recurso para
incluso de assuntos que no possuam classificao especfica no
Cdigo de Classificao de documentos de arquivo, bem como para
evitar a proliferao de subclasses que possam ser reservadas para
possveis expanses.
Aula3Classificaodedocumentos
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Subclasses
900
Assuntos Gerais
910
920
930
940
Visitas e visitantes
950 a 980
990
Fonte: www.conarq.arquivonacional.gov.br
Resumo
Aprendemos na aula de hoje que a classificao universal de Dewey adotada nas bibliotecas, mas que tem tambm aplicao com xito nos rgos
pblicos.
Experimente desenvolver uma nova forma de arrumar o seu arquivo colocando em prtica o mtodo de Dewey aplicado ao setor pblico.
Atividades de aprendizagem
Procure a biblioteca ou arquivo pblico de sua cidade, converse com a
pessoa responsvel para in loco verificar como funciona o mtodo de
classificao de documentos. ANOTE.
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Pode-se afirmar que a teoria das trs idades trouxe como inovao a noo
do documento intermedirio, isto , a constatao da existncia de inmeros
documentos que, mesmo no sendo mais necessrios ao cumprimento daquela atividade, precisam ser mantidos, por um determinado perodo, para
fins de prova e informao. o caso, por exemplo, da documentao referente ao Departamento Pessoal, oramento, material, entre outras.
III. Pela extenso de sua atuao:
a) Setoriais - quando existem arquivos espalhados nos mais diversos setores
da organizao;
b) Gerais ou centrais - quando todos os documentos gerados esto reunidos em um nico arquivo.
IV. Pela natureza de seus documentos:
a) Arquivo especial - detm sob sua guarda diferentes tipos de suportes de
documentos resultantes da experincia humana em algum campo especfico do conhecimento, tais como fotos, fitas cassete, filmes VHS, discos,
CDs, recortes de jornais, disquetes, CD-ROM, entre outros. Por se tratar de
documentos na sua grande maioria frgeis, deve-se ter maior cuidado com
a conservao e preservao, no somente no aspecto de armazenagem,
mas tambm em seu registro, acondicionamento e controle.
b) Arquivo especializado - detm sob sua custdia documentos resultantes da experincia humana num campo especfico, independente da forma fsica que seus documentos apresentem.
V. Pelo Gnero:
a) Escritos ou textuais;
b) Cartogrfico (perfis/mapas);
c) Iconogrficos (imagem esttica/cartazes);
d) Filmogrficos (filmes);
e) Sonoros (CDs, fita cassete);
f) Microgrficos (microfilme);
g) Informticos.
Aula4 Mtodosdeclassificaodedocumentos
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Resumo
Estudamos nas aulas 03 e 04 os mtodos de classificao de Dewey, a teoria
das trs idades, os graus de sigilo dos documentos e suas implicaes. Sugiro
que leia e pesquise mais a respeito da classificao de documentos, pois tal
conhecimento de suma importncia para o arquivamento dos documentos.
Anotaes
Aula4 Mtodosdeclassificaodedocumentos
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Documento
10 anos
Dec.3.048/99, Art.225
90 dias
05 anos*
Contrato de estgio
05 anos
Const.Federal, Art.7
05 anos
Const.Federal, Art.7
Extrato bancrio
05 anos*
10 anos
Nota fiscal
05 anos*
05 anos*
05 anos
Const.Federal, Art.7
*O prazo inicia no exerccio seguinte ao do fato gerador. Por exemplo, se uma conta de luz venceu no ms de maro/2003, comece a contar o prazo de guarda a partir de janeiro de 2004.
ATENO!
Ao implantar a Tabela de Temporalidade Documental deve-se utilizar como referncia os prazos de
guarda estabelecidos pelas legislaes, mas sempre considerando as particularidades de sua empresa.
Fontes: http://www.control.com.br e http://www.arquivonacional.gov.br
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Resumo
A tabela de temporalidade de documentos um procedimento arquivsticode extrema importncia.
Anotaes
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6.1 Arquivo
Mas, afinal, o que arquivo?
Neire do Rocio Martins (2005) explica que a Associao de Arquivistas Brasileiros adotou a seguinte definio:
Arquivo o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, so reunidos por acumulao ao longo das atividades de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas.
Conceito Geral de arquivo: arquivo a acumulao ordenada de documentos, produzidos por instituies pblicas e privadas ou por uma famlia
ou pessoa, no transcurso de suas atividades e funes, guardando esses
documentos relaes orgnicas entre si. (PAES)
Os arquivos pblicos so conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal,
estadual, do Distrito Federal e Municipal em decorrncia de suas funes
administrativas, legislativas e judicirias. (Lei n 8.159/91).
Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos
ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como
de interesse pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos
de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional.
(Lei n 8.159/91).
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Reza a Lei 8.159/91 que Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse
pblico e social.
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Central de documentao: com funes abrangentes, possuem diversas finalidades, que variam de acordo com os propsitos de sua criao.
Museu: estabelecimento permanente com vistas a coletar, conservar, estudar, explorar de vrias maneiras, e basicamente exibir para educao e
lazer, produtos da ao cultural humana.
Curiosidade
Voc j reparou que a palavra arquivo tem diferentes sentidos:
pode ser um lugar dentro da empresa, ou pode ser o local especfico para guardar os documentos, arquivo de ao, prateleiras com
caixas arquipel. S no pode ser confundido com local para depsito de papel velho ou arquivo morto.
Anotaes
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Aula7 Roteiroparaorganizararquivos
Na aula de hoje, vamos aprender como proceder para implantar
um arquivo. Assim podemos estruturar um projeto de arquivo
e aprov-lo junto Diretoria da empresa. Tudo comea com os
trs passos principais: recursos humanos, instalaes e recursos
materiais. Aproveite bem este contedo, pois ser muito importante em sua prtica profissional.
Segundo Paes, o termo arquivo representa o conjunto de documentos recebidos e produzidos por uma entidade, pblica ou privada, no decorrer de
suas atividades.
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Para que haja um bom desempenho das funes no sistema de arquivamento, dois requisitos so essenciais. Primeiro, o funcionrio deve ter total
e profundo conhecimento da organizao da empresa na qual trabalha. Segundo, ter as seguintes caractersticas: habilidade em lidar com o pblico,
esprito metdico, discernimento, pacincia, imaginao, ateno, poder de
anlise e de crtica, poder de sntese, discrio, honestidade, esprito de equipe e entusiasmo pelo trabalho.
7.1.2 Instalaes:
A instalao dos arquivos requer analise dos seguintes aspectos:
a) Localizao acessvel, com capacidade de expanso e se volumoso deve
ficar no andar trreo;
b) Iluminao ampla, mas difusa, no deve haver incidncia direta do sol;
c) Arejamento ventilao natural, constante e regulvel;
d) Higienizao limpo, bem cuidado. Com dedetizao peridica;
e) Disposio espao livre para locomoo, fcil consulta e conservao
do acervo;
f) Segurana contra incndio, roubo, infiltraes, etc.
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7.2.1 M
ontagem de um plano de classificao de
documentos.
7.2.1.1 Relacione as atividades da sua rea.
Exemplo:
Controlar o inventrio patrimonial do rgo;
Assessorar reunies da Diretoria;
Preparar minutas de correspondncias para Diretoria;
Registrar frequncia de funcionrios;
Proceder ao cadastro de funcionrios;
Controlar frias;
Solicitar materiais de consumo/almoxarifado;
Administrar convnios e contratos.
7.2.1.2 C
lassifique as atividades de acordo com as atribuies afins ou maiores classes ordenando-as em
subclasses.
Exemplo:
I. Assessorar Diretoria
I.1 Assessorar Reunies da Diretoria (pautas, atas);
I.2 Elaborar minutas de correspondncias
Notao/Pastas I. Assessoria Diretoria
I.1 Reunies/Diretoria
I.2 Correspondncia/Convocaes
Aula7 Roteiroparaorganizararquivos
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7.2.1.3 C
odifique ou estabelea cdigos para localizao
dos documentos.
As pastas, caixas ou qualquer unidade de arquivamento, que voc adotar,
podero ser identificadas com cdigos correspondentes da classificao:
a) Nmero (ou cdigo de classificao), ou
b) Nmero e o Nome da Atividade, ou
c) Nome da atividade (que pode ser abreviada)
Exemplo: MATERIAIS/SUPRIMENTOS (inserir cdigo de classificao)
Compra/Consumo
Alm do Cdigo de classificao que voc adotou, podem ser utilizadas as cores para facilitar a localizao. Ex. cor azul para Atividades
Administrativas; cor verde para Atividades Fim (como agendamento
de reunies).
Resumo
Vimos nesta aula os inmeros detalhes que o profissional deve pensar para
implantar um arquivo, ou tornar mais eficiente quele que j existe.
Ao implantar um arquivo, o profissional deve ter em mente que a principal
funo guardar os documentos de forma simples.
Anotaes
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8.1 P
osio do arquivo na estrutura da
instituio
Recomenda-se que a posio seja a mais elevada possvel, para que o arquivo seja subordinado a um rgo hierarquicamente superior, tendo em vista
que ir atender a setores e funcionrios de diferentes nveis de autoridade.
A adoo desta medida visa evitar srios problemas na rea das relaes
humanas e das comunicaes administrativas.
Ao usurio no interessa onde se encontra armazenada a informao, pode
estar numa biblioteca, numa memria de computador, num microfilme, ou
num arquivo tradicional. Da a importncia da constituio de sistemas de
informao, dos quais o arquivo deve participar, dotados de recursos tcnicos
e materiais adequados para atender acelerada demanda de nossos tempos.
8.2 C
entralizao ou descentralizao e
coordenao dos servios de arquivo
Ao elaborar um plano de arquivo, deve-se definir a centralizao ou a descentralizao dos servios de arquivo em fase corrente.
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8.2.1 Centralizao
Entende-se no apenas a reunio da documentao em um nico local,
como tambm a concentrao de todas as atividades de controle recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio, de documentos
de uso corrente em um nico rgo da estrutura organizacional, frequentemente designado como protocolo e arquivo, comunicaes e arquivo, ou
outra denominao similar.
8.2.2 Descentralizao
Se a centralizao for rgida pode ser desastrosa, a descentralizao excessiva surtir efeitos iguais ou ainda piores. O bom senso indica que a descentralizao deve ser estabelecida levando-se em considerao as grandes reas
de atividades de uma instituio. Tomando como exemplo uma empresa
estruturada em departamentos veremos que a descentralizao do arquivo
uma soluo, facilitando o fluxo de informaes em cada Departamento.
8.3 Coordenao
Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez,
segurana e eficincia so imprescindveis criao de uma coordenao
central, tecnicamente planejada, que exercer funes normativas orientadoras e controladoras. A coordenao ter por atribuies: prestar assistncia tcnica aos arquivos setoriais, estabelecer e fazer cumprir normas gerais
de trabalho, de forma a manter a unidade de operao e eficincia do servio dos arquivos setoriais, treinar pessoal especializado para que sejam encarregados dos arquivos, promover reunies com esse pessoal a fim de exame,
debate e instrues sobre assunto de interesse do sistema de arquivos.
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8.4.2 Leitura
Cada documento deve ser lido cuidadosamente para verificar seu contedo
e sob que classificao dever ser arquivado.
8.4.3 Seleo
Selecionar o material que ser realmente arquivado, daquele que poder ser
descartado imediatamente, sem prejuzo para a instituio (como cpias,
comunicados passageiros).
8.4.5 Registro
Registrar diariamente, em um livro ou sistema informatizado, os documentos que daro entrada no arquivo. Fazer um breve relato sobre o que trata o
documento para facilitar a localizao.
Para trabalhar no arquivo, o profissional deve ter boa memria, capacidade
de sntese, ser metdico e acima de tudo gostar do que faz.
Anotaes
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e-Tec Brasil
9.1.3 D
efinio de materiais de consumo em
arquivstica
Considera-se materiais de consumo aqueles que sofrem desgastes a curto ou
mdio prazo. So as fichas, as guias, as pastas, as tiras de insero e outros.
9.1.3.1 Ficha
um retngulo de cartolina, grande ou pequeno, liso ou pautado, onde se
registra uma informao. As dimenses variam de acordo com as necessidades, podendo ser branca ou de cor.
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e-Tec Brasil
Ilh
P
c) Notao
a inscrio feita na projeo, podendo ser alfabtica, numrica ou alfanumrica.
A
Notao
Alfabtica
100
100-E
Notao
Numrica
Notao
Alfanumrica
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44
A Notao pode ser ainda aberta ou fechada. aberta quando indica somente o incio da seo, e fechada quando indica o princpio e o fim.
A
A-C
Notao
Aberta
Notao
Fechada
d) Posio
o local que a projeo ocupa ao longo da guia. O comprimento pode
corresponder metade da guia, a um tero, um quarto ou um quinto. Da
a denominao: primeira posio, segunda posio, terceira posio, quarta
posio, quinta posio.
Primeira
Posio
Segunda
Posio
Terceira
Posio
Resumo
Estudamos na aula que a utilizao das cores para localizar mais facilmente
as guias uma tcnica muito eficiente na arquivstica.
45
e-Tec Brasil
Aula 10 S
istemas e mtodos de
arquivamento
A partir desta aula, estudaremos os sistemas e mtodos de arquivamento. Para a escolha do mtodo correto necessrio conhecer bem o funcionamento da empresa e suas necessidades
em termos de consulta no arquivo.
Para Roncaglio (2005), todas as pessoas participam de negcios e praticam
aes que precisam ser anotadas em documentos que serviro de base para
futuras consultas. Nesse contexto, o arquivo moderno deixou de ser simples
local de guarda de papis colecionados segundo as habilidades individuais,
para constituir um ncleo de informaes registradas em documentos, de
acordo com a classificao racional e sistemtica, mantidos em locais prprios, acessveis e seguros.
A importncia das etapas de levantamento e anlise dos documentos se faz
sentir de modo marcante no momento em que o arquivista escolhe os mtodos de arquivamento a serem adotados no arranjo da documentao corrente.
Segundo Paes (2005), dificilmente se emprega um nico mtodo, pois h
documentos que devem ser ordenados pelo assunto, nome, local, data ou
nmero. A escolha do sistema de arquivamento est diretamente relacionada com a anlise cuidadosa das atividades da instituio, aliado a observao
de como os documentos so solicitados ao arquivo. Aps esta anlise, possvel definir qual o mtodo principal e quais os mtodos auxiliares.
A funo primordial dos arquivos disponibilizar as informaes contidas
nos documentos para a tomada de deciso e comprovao de direitos e
obrigaes, o que s se efetivar se os documentos estiverem corretamente
classificados e devidamente guardados. To importante quanto arquivar
achar rapidamente as informaes no momento desejado.
Para se alcanar tais objetivos encontram-se descritos, a seguir os principais mtodos de arquivamento utilizados para a organizao dos acervos
arquivsticos, as operaes desenvolvidas na fase do arquivamento, as rotinas e, finalmente, os critrios e procedimentos adotados no cumprimento
da funo mais nobre dos arquivos: sua utilizao, mediante emprstimo e
consulta. O mtodo de arquivamento determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade.
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e-Tec Brasil
Alfabtico
Geogrfico
Bsicos
Numrico
Simples
Cronolgico
Digito-Terminal
Ideogrficos
(assunto)
Alfabticos
Enciclopdico
Dicionrio
Duplex
Numricos
Decimal
Uniterno ou Indexao coordenada
Variadex
Automtico
Padronizados
Soundex
Minemnico
Rneo
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Mtodo Geogrfico
PATRIMNIO
Braslia
Rio de Janeiro
So Paulo
PESSOAL ADMISSO
Mtodo Alfabtico
Aguiar, Celso
Borges, Francisco
Cardoso Jurandir
Castro, Lcia
Resumo
Aprendemos que os mtodos de arquivamentos podem ser diretos ou indiretos, ou semi-indiretos. O importante que a escolha seja planejada e
aplicada de forma correta. Vimos tambm que pode ser utilizado mais de
um mtodo simultaneamente, porm necessrio que haja uma correta
classificao da massa documental para que outras pessoas possam compreender o mtodo escolhido.
Anotaes
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11.1.9 P
ara nomes estrangeiros (espanhol) com o
nome da me:
Jos de Oviedo Y Bnos; Francisco de Pina de Mello; Antonio de Los Rios.
a) Oviedo Y Bnos, Jos de
b) Pina de Mello, Francisco de
c) Rios, Antonio de Los.
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c) Embratel
d) Fundao Getlio Vargas
e) Library of Congress (the)
Resumo
Voc aprendeu as regras de alfabetao e viu que os itens 1.6 e o 1.7 so
usadas para grau de parentesco. Porm, o primeiro refere-se a nomes diferentes; e o segundo para nomes iguais e grau de parentesco diferente.
Portanto, o profissional deve ficar atento para no errar no arquivamento.
Anotaes
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Estado
Cidade
Correspondente
Amazonas
Amazonas
Rio de Janeiro
So Paulo
So Paulo
Manaus
Itacoatiara
Rio de Janeiro
Campos
So Paulo
Sobreira, Lusa
Santos, Antonio J.
Rodrigues, Isa
Almeida, Jos de
Corra, Gilson
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e-Tec Brasil
Cidade
Estado
Correspondente
Campos
Itacoatiara
Lorena
Manaus
Rio de Janeiro
So Paulo
Rio de Janeiro
Amazonas
So Paulo
Amazonas
Rio de Janeiro
So Paulo
Almeida, Jos de
Santos, Antonio J.
Silva, Alberto
Sobreira, Lusa
Rodrigues, Isa
Corra, Gilson
Pas
Cidade
Correspondente
Frana
Frana
Portugal
Portugal
Portugal
Paris (capital)
Lorena
Lisboa (capital)
Coimbra
Porto
Unesco
Vadim, Roger
Pereira, Jos
Albuquerque, Maria
Ferreira, Antonio
Vantagens do mtodo geogrfico: direto e de fcil manuseio. Desvantagens: exige duas classificaes local e nome do correspondente.
Podem ser introduzidas as cores como elemento para chamar a ateno e
facilitar o acesso aos documentos. Experimente!
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permanente, e aproveita-se o mesmo nmero com um novo cliente. Quanto ficha do ndice alfabtico, referente primeira firma, permanecer no
fichrio acrescida de nova indicao do lugar onde se encontra no arquivo
permanente. O novo cliente, que ocupa a pasta de n X, ter tambm uma
ficha no ndice alfabtico em seu respectivo lugar.
Feitas algumas adaptaes, este mtodo tem ampla aplicao nos arquivos
especiais (discos, fotografias, filmes, fitas sonoras) e documentos especializados (projetos de engenharia, projetos de financiamento, pronturios mdicos, cadastros de funcionrios).
Sempre que utilizar mtodos numricos, voc dever fazer um controle
parte. uma questo lgica: no h como memorizar tantos nmeros. Com
uma simples tabela do Access ou criando um sistema prprio, voc pode
fazer este controle usando o computador, o qual exerce influncia marcante
no controle de documentos. Saiba mais conversando com um profissional da
rea da tecnologia da informao.
Anotaes
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Aula 14 M
todo nmerico cronolgico
e o mtodo digito terminal
Apresentar as diferenas entre dois mtodos numricos, destacando suas vantagens e desvantagens.
Dentro da classificao de numricos, o cronolgico e o dgito terminal so
mtodos bastante utilizados. Vamos conhecer cada um deles a partir de agora.
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e-Tec Brasil
Os documentos so numerados sequencialmente, mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o mtodo: os nmeros, dispostos em
trs grupos de dois dgitos cada um, so lidos da direita para a esquerda,
formando pares.
Exemplo: decompondo-se o nmero 829.319, tm-se os seguintes grupos: 82-93-19.
Como a leitura feita sempre da direita para a esquerda, chama-se o grupo
19 de primrio, o grupo 93 de secundrio, e o grupo 82 de tercirio.
Quando o nmero for composto de menos de cinco dgitos, sero colocados
zeros sua esquerda, para complementao. Assim o nmero 41.054 ser
representado pelos grupos 04-20-54.
Nesse mtodo, o arquivamento dos documentos, das pastas ou das fichas
elaborado, considerando-se em primeiro lugar o grupo primrio, seguindose o secundrio e finalmente o tercirio.
Vantagens: reduo de erros de arquivamento; rapidez na localizao e arquivamento, uma vez que trabalha com grupos de dois dgitos;
expanso equilibrada do arquivo distribudo em trs grandes
grupos; possibilidade de diviso equitativa do trabalho entre os
responsveis pelo arquivo.
Desvantagens: leitura no convencional dos nmeros; disposio fsica dos
documentos de acordo com o sistema utilizado na leitura.
Resumo
O mtodo cronolgico muito utilizado pelo profissional da rea de recursos
humanos; enquanto que o dgito terminal, por ser mais complexo, utilizado em grande escala pelos bancos. Um dos mtodos mais procurado o
numrico simples, porm h necessidade de referncia cruzada, ou seja, que
haja um suporte para consulta, j que difcil memorizar tantos nmeros.
Anotaes
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Aula 15 M
todo por assunto e o
mtodo Variadex
Nesta aula, voc poder perceber que mesmo no sendo o mtodo mais fcil de aplicar, o Mtodo por Assunto o mais indicado quando se trata de grandes massas documentais e variedades de assuntos.
E ainda, conhecer o mtodo Variadex, que segue a mesma forma de organizao do mtodo alfabtico, mas utiliza as cores
como elementos auxiliadores na organizao de documentos.
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VESTURIO
Roupas
Masculinas
camisas
calas
meias
casacos
palets
Femininas
saias
blusas
meias
casacos
vestidos
Infantil
recm-nascidos
de 01 a 04 anos
de 05 a 10 anos
de 10 a 15 anos
Letras
Cores
A, B, C, D e abreviaes
E, F, G, H e abreviaes
I, J, K, L, M, N e abreviaes
O, P, Q e abreviaes
R, S, T, U, V, W, Y, Z e abreviaes
Ouro
Rosa
Verde
Azul
palha
Como impossvel determinar uma cor para cada letra do alfabeto, uma
vez que seriam necessrias 26 cores distintas para representar o alfabeto, as
cores da chave devem ser atribudas s projees das pastas em funo da
segunda letra do nome de entrada e no da inicial, a qual indicar a seo
alfabtica correspondente para sua ordenao. Assim, pode-se concluir que
em cada letra do alfabeto existiro pastas nas cinco cores da chave.
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Nomes
Entrada
Cores
C. Catram, S.A.
Dcourt, Maria Luiza
Figueiredo, Hugo
Flores, Jos Antonio
Pontes, Armando
Trota, Luiz
C. (abreviao)
Dcourt
Figueiredo
Flores
Pontes
Trota
Ouro
Rosa
Verde
Verde
Azul
Palha
As cores utilizadas no mtodo variadex podem ser aplicadas em outros mtodos. Isso representa uma tcnica excelente para localizar os documentos.
Resumo
Aprendemos que o mtodo de arquivamento por assunto no de fcil aplicao, pois depende da interpretao para a correta classificao e posterior
arquivamento. J o mtodo variadex de fcil aplicao e utiliza as cores
como elemento auxiliar para facilitar a localizao dos documentos que so
ordenados obedecendo ordem alfabtica da segunda letra do nome que
consta no documento a ser arquivado.
Anotaes
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e-Tec Brasil
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e-Tec Brasil
16.1.2 Perifricos
So aparelhos ou placas que enviam ou recebem informaes do computador.
Em informtica, o termo perifrico aplica-se a qualquer equipamento acessrio que seja conectado CPU (unidade central de processamento). So
exemplos de perifricos: as impressoras, o scanner, leitores e ou gravadores
de CDs e DVDs, leitores de cartes e disquetes, mouse, teclado, Webcams,
dentre outros.
16.1.3 Os dados
So quaisquer registros ou indcios relacionveis a alguma entidade ou evento. Por exemplo, um documento de identificao pode conter vrios dados
de uma pessoa como: nome, sexo, data de nascimento, etc. Outros exemplos de dados so a temperatura de uma cidade, ou a rea de um territrio.
Ainda que estes paream, por vezes, isolados, podem sempre englobar-se
em conjuntos (as temperaturas das cidades de uma provncia ou pas, ou
as reas de um conjunto de territrios) ou sries (as temperaturas de uma
cidade ao longo do tempo).
e-Tec Brasil
Com o desenvolvimento da tecnologia da informao e comunicao, a arquivstica desenvolveu-se com mtodos modernos como o Gerenciamento
Eletrnico de Documentos (GED) o Workflow (fluxo de trabalho) e sistemas informatizados de gesto arquivstica de documentos (SIGAD). O Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED) uma tecnologia capaz de
gerenciar de forma eletrnica qualquer tipo de documento, seja ele um documento digital ou no. O workflow uma tecnologia que possibilita automatizar processos, racionalizando-os e potencializando-os por meio de dois
componentes implcitos: organizao e tecnologia. Essa tecnologia, alm de
otimizar e informatizar o fluxo de trabalho, gera documentos digitais os
quais esto armazenados em diversos tipos de mdias digitais. O SIGAD um
sistema informatizado desenvolvido para produzir, receber, armazenar, dar
acesso e destinar documentos arquivsticos. (SANTOS, 2003, p. 24).
66
17.1 Q
ual o suporte de um documento
digital?
Segundo Vanderlei SANTOS (2008, p. 26), o documento digital tem como
base trs elementos: o hardware, o software e a informao armazenada em
um suporte.
Os suportes de documentos eletrnicos so:
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17.2.2 Disquete
um suporte com baixa capacidade de armazenamento podendo chegar a
2,88 MG, sendo os mais comuns de 1,44MB. Este suporte lido atravs de
hardware chamado drive.
1 Poltica de Preservao
Precisa haver uma equipe multidisciplinar responsvel pela elaborao de
uma poltica de preservao digital; preparao da infraestrutura e do ambiente; implantao da poltica de preservao propriamente dita e, por ltimo, pela reviso e adaptao peridica. Sem essas aes no h como
implantar uma correta poltica de preservao dos documentos.
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4 - N
o confiar em sistemas gerenciadores como nica
forma de acesso ao documento digital
Trata-se de uma caixa preta no somente em relao ao software, mas
tambm aos gerenciadores de documentao digital, pois muitas vezes o
usurio acredita que simplesmente por fazer a captura neste tipo de sistema,
os dados e o prprio documento podem ser localizados a qualquer momento, mas importante entender que qualquer sistema est suscetvel a falha
e que nem sempre podemos confiar nos sistemas gerenciadores. A captura
consiste em declarar um documento como sendo um documento arquivstico por meio de aes de: registro, classificao, indexao, atribuio de
outros metadados e arquivamento.
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Resumo
Nesta aula, conhecemos a natureza e o suporte dos documentos digitais.
Vimos que da mesma forma que esses documentos podem ser facilmente
gerados, podero tambm ser perdidos, caso no haja uma correta poltica
de preservao.
Atividades de aprendizagem
Na empresa onde voc trabalha existe uma medida de preservao de
documentos digitais? Como voc preserva seus documentos digitais?
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Aula 18 G
ED e microfilmagem de
documentos
Vamos estudar nesta aula a respeito de duas formas de arquivamento no convencional: a microfilmagem e o gerenciamento
eletrnico de documentos.
18.1 Informao
Primeiramente, vamos tentar entender o que informao. Pois bem, hoje
em dia, a palavra informao remete-nos de imediato para os jornais, notcias, televiso e poucos so os que pensam em livros, pesquisa ou formao.
De fato, pensa-se logo em comunicao e torna-se difcil estabelecer uma
distino entre dois conceitos. A comunicao pe em comum, rene, mistura e divulga a informao. Nas novas tecnologias esta comunicao da
informao feita por meios mais modernos, tais como mquinas de fax,
satlites, cmaras de video, leitores de CD, impressoras, computadores pessoais e telefones, entre outros menos divulgados. A informao , ento, o
termo que designa o contedo de tudo aquilo que trocamos com o mundo
exterior e que faz com que nos ajustemos a ele de forma perceptvel.
A palavra informtica surge da contrao das palavras informao e automtica. Logo, informtica a cincia que estuda os mtodos e modos de
processamento e transmisso da informao. (MONTE, 2004).
Os principais suportes da informao encontrados na atualidade so:
Os papis;
Os filmes;
Os dispositivos de armazenamento magntico;
Os dispositivos de armazenamento ptico.
O papel utilizado h vrios sculos como sustentculo de mltiplas informaes. Somente no sculo XX comea a ser substitudo pelos suportes
eletrnicos ou informticos (fitas, discos rgidos e flexveis, compact discs,
entre outros). Porm, o papel reconhecido legalmente, enquanto discos e
fitas magnticas necessitam, ainda, de ser legalmente aceitos pelas agncias
governamentais. (LOPES, 2004).
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e-Tec Brasil
18.2 Microfilmagem
A microfilmagem a tcnica de produo de imagens fotogrficas de documentos em tamanho altamente reduzido. Ela produz microformas, que
so as imagens fotogrficas dos documentos em escala muito reduzida que
necessitam do auxlio de um aparelho leitor.
Entre as principais vantagens do uso do microfilme, pode-se afirmar que
o nico meio de armazenamento (alm do papel) que pode durar at duzentos anos quando bem administrado. Como desvantagem pode-se citar
o alto custo do processo. Esse sistema muito utilizado em bancos para
microfilmar cheques.
Ao microfilmar livros contbeis, cujo perodo de guarda legal de cinco
anos, as empresas reduzem em 98% o espao fsico ocupado pelas encadernaes, ganham agilidade na consulta aos dados e tm facilidade para
duplic-los por segurana ou necessidade de acesso, sem risco de alterao
ou perda das informaes originais.
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Resumo
Aprendemos na aula de hoje que a microfilmagem, apesar de seu alto custo,
a forma mais durvel de arquivar documentos, e que o gerenciamento eletrnico de documentos (GED) tambm a forma mais moderna de arquivar
documentos. E que ambos exigem conhecimentos especficos. Procure saber
mais a respeito, aprofunde seus conhecimentos. Tenha plenacerteza de que
isso ser um diferencial em seu perfil profissional.
Anotaes
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Atividades de aprendizagem
1. Organize seu acervo de fotos conforme aprendeu nessa aula. Ser divertido e ao mesmo tempo um exerccio relacionado com o tema desta aula
e com a disciplina de Gesto de Documentos e Arquivstica.
2. Voc j experimentou organizar seu acervo de CDs, DVDs? Experimente! Ser uma forma de colocar em prtica os conhecimentos adquiridos
nesta disciplina.
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Aula 20 D
icas de conservao e
organizao de documentos
Nesta aula, vamos conhecer algumas dicas de conservao e
organizao de documentos, uma vez que, devemos considerar
que os documentos tambm envelhecem.
20.1.2 R
ecomendaes para conservao de
fotografias e negativos:
No use grampos ou clipes em fotografias ou negativos;
No escreva em fotografias com caneta ou tinta de qualquer espcie.
Use somente lpis macio (6B) e de preferncia anote no verso apenas
o nmero (cdigo) para catalogao;
No use fita adesiva, etiqueta autoadesiva ou cola diretamente sobre
as fotografias e filmes (frente e verso);
No toque diretamente nas fotografias e negativos, utilize luvas.
20.1.3 Evite
Evite danos ao papel utilizando fixadores plsticos no arquivamento dos documentos, pois os fixadores de metal provocam manchas de ferrugem no
removveis no papel. O controle contra insetos em arquivos deve ser realizado mediante limpeza e desinsetizaes peridicas e uso preferencialmente
de estantes de ao.
Para maior durabilidade, fitas de vdeo, disquetes e outros meios eletrnicos devem ser mantidos longe de campos eletromagnticos (computadores,
aparelhos de som, de televiso, etc.) e livres de poeira, umidade e temperaturas altas.
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20.1.4 P
reserve seus documentos tomando
alguns cuidados bsicos durante a consulta
Sempre manuseie documentos com as mos limpas livres de sujeira
e gorduras.
No umedea o dedo com a saliva para virar as pginas de um documento/livro. Ela afeta a sua sade e pode provocar o desenvolvimento
de microrganismos na documentao.
No dobre o canto da folha para marcar pginas. Esta dobra, no futuro, poder causar o rompimento do papel. Utilize marcadores de livro
em papel livre de acidez.
20.2.1 C
ontrole a temporalidade de guarda dos
documentos
Elabore a Tabela de Temporalidade Documental definindo o prazo de
guarda dos documentos com base na legislao vigente e nas particularidades da Instituio, possibilitando a adoo de critrios para guarda e
descarte dos documentos, maior confiabilidade em aes de expurgo, reduo de custos operacionais, racionalizao de espao fsico, materiais
e recursos humanos.
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Resumo
Na organizao de um arquivo devem ser considerados os seguintes aspectos:
Atividades de aprendizagem
A melhor forma de consolidar um conhecimento aplic-lo, no verdade? Aproveite o contedo deste livro e faa uma correta implantao
de arquivo no seu escritrio ou na sua vida pessoal. Voc vai ver que o
tempo gasto com esse planejamento ter retorno, em termos de administrao, de tempo e organizao como um todo.
Vamos s dicas de como fazer isso em sua casa:
Reserve uma gaveta em sua escrivaninha para guardar documentos importantes, tais como:
diploma de graduao e ps-graduao, certificados de cursos relevantes para sua profisso;
contratos e rescises de trabalho;
comprovantes de imposto de renda;
documentos relacionados previdncia, seguro e sade;
contas de gua, luz, condomnio.
Uma forma de organizar esses documentos coloc-los em pastas identificadas e em ordem alfabtica, ou ainda aplicar o mtodo numrico simples,
como aprendemos anteriormente.
o espao fsico e capacidade de expanso;
a localizao do setor do arquivo (preferncia no trreo, sempre considere o peso);
Um mtodo eficiente aquele que permite a rpida localizao dos documentos, e tambm a facilidade de adaptao para os demais funcionrios de
uma determinada empresa.
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Referncias
MONTE, Antonio Carlos; LOPES, Lus Felipe. A qualidade dos suportes no
armazenamento de informaes. Florianpolis: Visual Books, 2004;
PAES, Marilena Leite. Arquivos: teoria e prtica. Rio de Janeiro: FGV, 2002. 228 p.
RAMIZ GALVO. Vocabulrio etimolgico, ortogrfico e prosdico das palavras
portuguesas derivadas da lngua grega. Garnier, 1994;
REZENDE, Denis Alcides. Tecnologia da Informao Aplicada a Sistemas de
Informao Empresariais. So Paulo Atlas, 2008;
RONDINELLI, Rosely Curi. Gerenciamento arquivstico de documentos eletrnicos:
uma abordagem terica da diplomtica arquivstica contempornea. Rio de Janeiro: FGV,
2005;
ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol. Os fundamentos da disciplina Arquivstica.
Lisboa: Publicaes Dom Quixote, 1998.
RONCAGLIO, Cynthia. Acervo documental do Arquivo Pblico do Paran: notas sobre a
aplicao da Norma ISAD(G). In: Anais Congresso Nacional de Arquivologia: Os
arquivos no sculo XXI: polticas e prticas de acesso s informaes, 2004.
SANTOS, V.B. Gesto de documentos eletrnicos: uma viso arquivstica. Braslia:
ABARQ, 2002.
SOUZA, Renato Tarciso Barbosa de. Arquivstica Temas Contemporneos. Distrito
Federal: SENAC, 2008 2 edio.
Tabela de Temporalidade de Documentos. Disponvel em: http://www.unicamp.br/siarq/
arq_setoriais/tabsergerais.pdf - Acesso em: 02/02/2010.
Noes bsicas para organizao de arquivos. Disponvel em: http://www.unicamp.br/
siarq/arq_setoriais/nocoes_basicas_para_organizacao_de_arquivos.pdf - Acesso em
31/01/2010
Conselho Nacional dos Arquivos (CONARQ) disponvel em: http://www.conarq.
arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm - Acesso em 27/01/2010
Mtodo de arquivamento aplicado ao setor pblico, disponvel em: http://www.conarq.
arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/cdigo_de_classificao.pdf
MARTINS, Neire do Rocio. Apostila sobre roteiro para organizar arquivos disponvel no
site: http://www.unicamp.br/siarq/arq_setoriais/nocoes_basicas_para_organizacao_de_
arquivos.pdf - Acesso em 10/01/2010
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e-Tec Brasil
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Atividades autoinstrutivas
1. Sobre a gesto de Documentos, CORRETO afirmar que:
a) Est diretamente ligada com o uso de tcnicas arquivsticas, para facilitar
a localizao e conservao dos documentos.
b) No Brasil, a gesto documental regulamentada na Lei n 8.159/91 que
Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d
outras providncias.
c) A gesto de documentos surgiu a partir da necessidade das organizaes
em gerenciar a informao que se encontrava desestruturada, visando
facilitar o acesso ao conhecimento explcito da corporao.
d) Organizar, de modo eficiente, a produo, administrao, gerenciamento, manuteno e destinao dos documentos;
e) Todas as alternativas esto corretas.
2. A respeito da gesto de documentos, CORRETO afirmar que visa:
a) Organizar, de modo eficiente, a produo, administrao, gerenciamento, manuteno e destinao dos documentos;
b) Agilizar a eliminao de documentos que no tenham valor administrativo, fiscal, legal, histrico e/ou cientfico;
c) Assegurar o acesso informao governamental quando e onde se fizer
necessria ao governo e aos cidados;
d) Garantir a preservao e o acesso aos documentos de carter permanente.
e) Todas as alternativas esto corretas.
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6. Assinale a alternativa que corresponde CORRETAMENTE definio de classificao de documentos segundo Rosseau e Coutere:
a) A classificao de documentos consiste em organizar os documentos
produzidos e recebidos pela organizao no exerccio de suas atividades,
de forma a constituir-se em um referencial para a sua recuperao.
b) A classificao de documentos consiste em arquivar os documentos produzidos e recebidos pela organizao no exerccio de suas atividades.
c) A classificao de documentos corresponde s tcnicas arquivsticas e
visa melhorar os aspectos de pronta localizao de documentos.
d) A classificao de documentos um mtodo de organizao de documentos.
e) A classificao um sistema de arquivamento.
7. Sobre o Cdigo de Classificao de documentos, INCORRETO
afirmar que:
a) Consiste na atribuio de um cdigo para classificar os documentos seguindo uma ordem preestabelecida de classes e subclasses.
b) um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer
documento produzido por uma determinada instituio.
c) Representa uma forma efetiva de controle da documentao.
d) um instrumento antigo desnecessrio na era da informao, j que o
computador controla tudo na atualidade.
e) O Cdigo de Classificao tem por objetivo controlar e facilitar a pronta
localizao de documentos.
8. Os documentos podem ser classificados pelos seguintes critrios:
a) Pelos estgios de sua atuao (teoria das trs idades).
b) Pela extenso de sua atuao (setoriais ou gerais)
c) Pelo gnero (escritos ou textuais, cartogrficos, iconogrficos, etc.)
d) Pela natureza do assunto (ostensivos ou sigilosos)
e) Todas esto corretas.
Atividades autoinstrutivas
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Atividades autoinstrutivas
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d) Os assuntos devem ser agrupados sob ttulos principais e estes subdivididos em ttulos especficos, partindo-se sempre dos conceitos gerais para
os particulares.
e) O maior ou menor grau de detalhamento deste mtodo deve obedecer
s necessidades das atividades da Instituio.
39. O mtodo Variadex uma variante do mtodo:
a) Numrico
b) Geogrfico
c) Alfanumrico
d) Alfabtico
e) Cronolgico
40. Assinale a alternativa CORRETA:
a) O mtodo de arquivamento por assunto requer cuidados na classificao,
j que depende da interpretao do assunto dos documentos;
b) Os mtodos numricos so de fcil aplicao, porm exigem um ndice
remissivo ou referencia cruzada como suporte;
c) O mtodo variadex uma variante do alfabtico, porm utiliza as cores
como elementos auxiliares e a entrada dos documentos ocorre pela segunda letra do nome de entrada e no da letra inicial;
d) O mtodo alfabtico possui treze regras de alfabetao, muito utilizado, porm deve-se ter cautela quando a massa documental for muito
intensa.
e) Todas esto corretas.
41. A Tecnologia da Informao est fundamentada nos seguintes
componentes:
a) Hardware e seus dispositivos perifricos;
b) Software e seus recursos;
c) Sistemas de telecomunicaes;
d) Gesto de dados e informaes;
e) Todas esto corretas.
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Currculo do professor-autor
Zlia Freiberger
Ps-graduada em Administrao de Pessoas pela Universidade Federal do
Paran, e graduada em Secretariado Executivo Bilngue pela Pontifcia Universidade Catlica do Paran (PUCPR). professora do Curso Superior de
Tecnologia de Secretariado Executivo da Universidade Federal do Paran
(UFPR), ministrando as disciplinas de Filosofia e tica, Tcnica Secretarial e
Gesto de Documentos e Arquivstica. Tambm exerce a funo de vicecoordenadora do Curso de Tecnologia em Secretariado Executivo na UFPR.
Desde 2008, docente do Curso Tcnico em Secretariado, na modalidade a
distncia, no Instituto Federal do Paran - IFPR.
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