PROCEDIMIENTO DE ELABORACIN Y

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

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GC-PR-001

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DOCUMENTO CONTROLADO

CONTENIDO
Pgina
1

1. CONTROL DE FIRMAS
2. OBJETIVO

3. ALCANCE

4. RESPONSABILIDADES

5. DEFINICIONES

6. DIAGRAMA DE FLUJO

7. ACTIVIDADES

4 9

8. REGISTROS

10

9. CONTROL DE CAMBIOS

10

1. CONTROL DE FIRMAS
Emitido Por:

Revisado Por:

Mercedes Salazar
Representante de
Gerencia
Fecha: DD-MM-AA

Camilo Limas Moreno

Coordinador Gestin
Calidad
Fecha: DD-MM-AA

13/03/10
Firma:

Aprobado Por:
William Cifuentes
Gerente General
Fecha: DD-MM-AA

13/03/10
Firma:

13/03/10
Firma:

Fecha de Vigencia:

13/03/10

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DOCUMENTO CONTROLADO

2. OBJETIVO:
Establecer y dar los parmetros necesarios para la elaboracin, control de los
documentos y control de los registros de calidad que tienen incidencia directa en el
Sistema de Gestin de la Calidad y que por su importancia afectan directamente la
calidad del producto o servicio prestado por CAUCHOMETAL LTDA
3. ALCANCE:
Este procedimiento debe usarse como gua obligatoria para la elaboracin, emisin,
revisin, aprobacin, modificacin y control de los documentos y registros que se
identifiquen como parte del Sistema de Gestin de la Calidad de CAUCHOMETAL LTDA
4. RESPONSABILIDADES

Es responsabilidad del Coordinador de Gestin Calidad, dar las pautas para la

correcta aplicacin de este procedimiento, as como de mantenerlo actualizado

y verificar que se cumplan los requerimientos establecidos en el mismo.
Es responsabilidad del Coordinador de Gestin Calidad aprobar y realizar los

cambios solicitados a los documentos y registros del sistema de gestin de la

calidad.
Es responsabilidad del Coordinador Gestin Calidad, y de cada rea, que se

identifican los documentos de origen externo y se controla su distribucin.

Es responsabilidad del Coordinador Gestin Calidad, coordinar con cada rea, el

control y prevencin del uso no intencionado de documentos obsoletos, y

aplicarles una identificacin adecuada en el caso de que se mantengan por
cualquier razn.
Es responsabilidad del Coordinador de Gestin Calidad asegurarse de que los
controles para los registros de calidad se cumplan segn lo establecido en las
listas maestra de registros.

5. DEFINICIONES
Para la elaboracin, aplicacin y cumplimiento del presente documento se tendrn en
cuenta las siguientes definiciones:

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DOCUMENTO CONTROLADO

Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestin de la Calidad

de la Organizacin, as como, la declaracin del compromiso Gerencial con relacin a
la Calidad del producto y/o servicio ofrecido por la organizacin.
Procedimiento: Documento perteneciente a las actividades propias de la
organizacin y del Sistema de Gestin de la Calidad, en los que se definen
actividades y responsabilidades que intervienen en desarrollo de los procesos de la
organizacin.
Registros: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia
de actividades desempeadas.
Documento gerencial: Documento perteneciente a la alta gerencia, en el cual se
definen o se presentan actividades propias de la organizacin.
Documento Controlado: Documento que se ha identificado como parte integral
del Sistema de Gestin de la Calidad de CAUCHOMETAL LTDA y que por su
incidencia es necesario establecerlo, documentarlo, implementarlo y mantenerlo.
Documento Obsoleto: Documento que fue identificado como parte integral del
Sistema de Gestin de la Calidad de CAUCHOMETAL LTDA, pero que fue revisado,
modificado o cambiado por una nueva versin o documento.
Copia Controlada: Documento que se ha identificado como parte del sistema de
Gestin de la Calidad y que por el tipo del mismo es necesario entregar una copia,
la cual debe estar controlada para entrega de versiones posteriores.
Lista Maestra de Documentos: Listado de documentos controlados de toda la
organizacin.
Lista Maestra de registros: Listado de registros de calidad por reas en donde se
establecen los controles para cada uno de los registros.
Documentos de Origen Externo: Documento generado por terceros, que incide
en el Sistema de Gestin de la Calidad de CAUCHOMETAL LTDA
importancia es necesario mantenerlo controlado.
6. DIAGRAMA DE FLUJO:

y que por su

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INICIO

40

10.
20.
30.
40.
50.
60.
70.
80.
90.

10

20

No

Si

50

30
No

60

FIN

Si

Si

70

80

90

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DOCUMENTO CONTROLADO

Solicitud de documentacin
Aprobacin de la solicitud
Generar documentos o realizar modificacin
Informar al solicitante
Revisin del documento
Aprobacin del documento
Distribucin de documentos
Revisin para actualizacin de documentos
Emisin y actualizacin de la lista maestra de
Documentos o registros.

No

7. ACTIVIDADES: Para el control de los documentos y registros de calidad se deben

seguir las siguientes actividades.

7.1 SOLICITUD DE ELABORACIN O MODIFICACIN, DE DOCUMENTOS Y

REGISTROS: Para la emisin y/o modificacin de los documentos y registros del
sistema de gestin de la calidad, se debe diligenciar el formato de solicitud de
documentacin (Formato No. GC-FO-002), donde el solicitante debe relacionar
claramente las actividades a describir en el documento o las modificaciones a realizar y
el motivo de las mismas, esta solicitud debe ser entregada al Coordinador de Gestin
Calidad para su aprobacin.
7.2 APROBACIN DE LA SOLICITUD: El Coordinador de Gestin Calidad debe
revisar la solicitud y determinar la viabilidad de la misma para su aprobacin. Una vez
la solicitud sea aprobada por el Coordinador Gestin Calidad, este procede a realizar la
requisicin solicitada, el Coordinador Gestin Calidad debe asegurarse que los
documentos formatos y anexos son conformes y se ajustan al sistema de gestin de la
calidad, en caso de la no aprobacin de la solicitud, el Coordinador Gestin Calidad
debe informar al solicitante el motivo de la no aprobacin.

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En caso de que la solicitud realizada sea para la emisin de un nuevo documento se

debe utilizar el formato GC-FO-001, (Ver anexo). Para el correcto diligenciamiento se
deben seguir las siguientes pautas:
7.2.1 Logo de la organizacin (1): En el espacio demarcado con el Nmero 1 del
anexo, se incluye el logo de CAUCHOMETAL LTDA, de manera que al imprimir el
documento se note claramente.
7.2.2 Nombre del documento (2): En este espacio debe ir claramente relacionado el
nombre del documento, (Ej.: Procedimiento Elaboracin de Documentos).
7.2.3 Documento No. (3): En esta casilla se coloca el cdigo del documento de
acuerdo a las tablas 1 Y 2.
Tabla No. 1
Codificacin de Documentos y registros del Sistema de Gestin de la Calidad
El Nmero para identificar los Documentos del Sistema de Gestin de la Calidad se
compone de los siguientes caracteres, donde:
XX-YY-ZZZ
XX
= Corresponde a la identificacin del rea a la cual aplica el documento.
= Corresponde a la Separacin de los siguientes dos dgitos.
YY
= Corresponde a la identificacin del tipo del documento.
= Corresponde a la Separacin de los siguientes tres dgitos.
ZZZ = Corresponde al Consecutivo de los documentos emitidos por el rea.
Tabla No. 2
Codificacin de las reas
Nombre
Cdigo
GERENCIA GENERAL
GG
GESTIN DE CALIDAD
GC
COMPRAS
CO
VENTAS
VE
RECURSOS HUMANOS
RH
ADMINISTRACIN
AD
PRODUCCION
PD

Tipos de Documento
Cdigo
MANUAL
MN
PROCEDIMIENTO
PR
FORMATO
FO
DOCUMENTO GERENCIAL
DG
INSTRUCTIVO
IN

7.2.4 Versin (4): Indica el nmero de las revisiones que haya tenido el documento.

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7.2.5 Pagina __de __ (5): Se relaciona el nmero de pgina con relacin al total de
pginas que contenga el documento.
7.2.6 Contenido (6): Se colocan los ttulos principales contenidos en el documento.
7.2.7 Emitido por (7): Se coloca el nombre y cargo de quin emiti inicialmente el
documento, as como la fecha y la respectiva firma.
7.2.8 Revisado Por (8): Se coloca el nombre y cargo de quin revisa el documento,
as como la fecha y la respectiva firma.
7.2.9 Aprobado Por (9): Se coloca el nombre y cargo de quin aprueba el
documento, as como la fecha y la respectiva firma.
7.2.10 Fecha de Vigencia (10): Se debe relacionar la fecha a partir de la cual se
deben implementar las actividades descritas en el procedimiento.
7.2.11 Objetivo (11): Se debe redactar en forma clara y precisa el objetivo que se
quiere cumplir con la elaboracin del documento.
7.2.12 Alcance (12): Se relaciona el alcance que tenga el procedimiento con relacin
a las actividades y/o reas, que incluye y/o excluye, es decir establecer el contorno del
proceso.
7.2.13 Responsabilidades (13): Se enumeran los cargos que tienen responsabilidad
directa tanto en la implementacin de las actividades relacionadas, como en el
mantenimiento y actualizacin del documento.
7.2.14
Definiciones (14): Para aquellos documentos en los cuales se utilice
terminologa tcnica o especfica de difcil entendimiento, se utilizar este espacio,
donde se relacionar el (los) termino (s) con su respectiva interpretacin.
7.2.15 Diagrama de Flujo (15): Se elabora el diagrama de flujo, en caso tal que no
sea necesario se debe especificar que no aplica.
7.2.16 Actividades (16): Se relacionan en forma secuencial, clara y precisa los
pasos que se requieren para el cumplimiento del objetivo planteado inicialmente
(Numeral 11). Para efectos de la documentacin se podr utilizar fotos, videos, etc.
7.2.17 Registros (17): Los registros que se generen en la aplicacin del
procedimiento se deben relacionar en este tem, as como una copia fsica del (los)
mismo (s), debe hacer parte de los anexos.

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7.2.18 Control de Cambios (18): Se especifica la fecha de las revisiones que haya
tenido el documento as como una descripcin resumida del motivo de la revisin o
modificacin.
7.3 REVISIN: Una vez el Coordinador Gestin Calidad emita el nuevo documento o
la modificacin del mismo de acuerdo a la solicitud, el cargo que realizo la solicitud
debe revisar el documento para asegurarse que el documento o la nueva versin del
mismo cumple con los requerimiento de la solicitud.
Una vez revisado el documento (incluyendo los formatos y/o anexos), el solicitante,
debe registrar su firma en las casillas correspondientes, (en caso de encontrarse
inconsistencias con respecto a la solicitud, el solicitante debe informar al Coordinador
Gestin Calidad para que se realicen los correspondientes ajustes antes de firmar el
documento).
7.4 APROBACIN DE LOS DOCUMENTOS EN CUANTO SU ADECUACIN ANTES
DE SU EMISIN: El Gerente General ser responsable por la aprobacin final de los
documentos relativos a todo el sistema de gestin de la calidad, donde revisa que el
documento es adecuado al sistema de gestin de la calidad y al propsito de la
organizacin, que se encuentre con las respectivas firmas de emitido y revisado en
caso de la ausencia del gerente, ser el representante de la gerencia el responsable
por aprobar los documentos del sistema de gestin de la calidad.
La aprobacin por parte de cada uno de los involucrados (el que emite, el que revisa y
el que aprueba), se debe registrar en el documento con la respectiva firma y fecha de
aprobacin. Una vez aprobado el documento, significa que tanto el documento como
sus anexos y/o formatos, tambin se encuentran aprobados.
Cada coordinador de rea ser responsable por asegurarse que todos los
procedimientos del sistema de gestin de la calidad que aplican a su rea se
encuentran establecidos, documentados, implementados y mantenidos.
7.5 DISTRIBUCIN DE LOS DOCUMENTOS: El Coordinador Gestin Calidad es
responsable por distribuir los documentos y/o procedimientos en las reas en donde
sea necesario mantener copias controladas de los documentos aplicables.
En caso que el Coordinador de Gestin Calidad determine necesario mantener copias
controladas de los documentos para que permanezcan en los puntos de uso este debe
sacar las copias necesarias para su publicacin, la copia impresa (original) se debe
identificar con el rotulo de Documento Controlado (Rotulo que debe incluirse en el
encabezado del documento, este debe ser diseo de impresin), las copias controladas

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que sea necesario mantener deben identificarse con u sello adicional de Copia
Controlada.
Nota: En caso de ser necesaria la generacin de copias controladas estas deben
permanecer en los lugares o puntos de uso para consulta de todo el personal de la
organizacin.
Para el control de los documentos y registros del sistema de gestin de la calidad, el
Coordinador de Gestin Calidad debe generar y mantener actualizadas la lista maestra
de documentos y las listas maestras de registros.
7.5.1
Emisin y Actualizacin de la Lista Maestra de Documentos: El
Coordinador de gestin calidad es responsable de generar y mantener una lista
maestra de todos los documentos del sistema de gestin de la calidad (GC-FO-003)
emitidos y controlados de toda la organizacin, esta lista ser actualizada de acuerdo
con la ltima versin de los documentos.
La responsabilidad del mantenimiento y administracin de los documentos de la
organizacin es del Coordinador Gestin Calidad.
El Coordinador Gestin Calidad debe verificar la lista maestra de documentos (GC-FO003), cada vez que se realice una modificacin para que los documentos referenciados
correspondan realmente a la ltima versin, adicionalmente debe informar a todos los
usuarios del documento sobre la ltima versin que se encuentre disponible. Esta lista
permite observar el estado actual de la revisin de los documentos controlados
emitidos.
7.5.2 Emisin y actualizacin de las Listas Maestras de Registros de Calidad:
El Coordinador de Gestin Calidad junto con cada coordinador de rea son
responsables de generar y mantener una lista maestra de registros de calidad por rea
(GC-FO-004) para el control de los registros, en esta lista maestra de registros se debe
establecer la siguiente informacin para el control de los mismos:

Identificacin de los registros: La identificacin de los registros se realizan

a partir del cdigo asignado al registro o el nombre del mismo, dicha

identificacin la debe realizar el Coordinador de Gestin de Calidad y se debe
registrar en el formato lista maestra de registros (GC-FO-004)
Almacenamiento: El Coordinador de Gestin de Calidad debe coordinar,
definir y controlar con todas y cada una de las reas,

el lugar de

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almacenamiento de los registros de calidad y la metodologa de consulta de los

mismos (Ej.: carpetas, AZ, Sistema, etc.)
Proteccin: El Coordinador de Gestin de Calidad debe coordinar, definir y
controlar con todas y cada una de las reas, zonas para el almacenamiento de
los registros de garantizando la preservacin y manipulacin; contra humedad,
incendio, robo, deterioro, roedores.

Recuperabilidad: La recuperacin de los documentos se realizan fcilmente

por la organizacin de los mismos donde se definir la forma de almacenarlos y
protegerlos.

Los anteriores criterios para controlar y almacenar los registros se registrarn en el

formato de lista maestra de registros, la cual contiene los siguientes parmetros; estos
a su vez son determinados por el coordinador de gestin de calidad con el jefe de cada
rea, la informacin ser:
rea: Se define el rea para la cual se est elaborando la Lista maestra de registros
de calidad.
Responsable del rea: Se relaciona el nombre del Cargo responsable del rea.
Registros / Cdigo / versin: Se coloca el Nombre y el cdigo definido para el
registro, de acuerdo al procedimiento de elaboracin de documentos (GC-PR-001) y
la versin del registro.
Responsable: Se define el cargo responsable del diligenciamiento, almacenamiento
y control del registro.
Almacenamiento y Consulta: Se debe especificar el lugar exacto donde se
encuentra el registro; en caso de ser una ubicacin en el sistema se debe especificar
la ruta exacta donde se encuentra el archivo o el medio para acceder a este, (Ej.,
disquete, copia magntica, etc.), adicionalmente se define la forma como se van a
almacenar (cdigos, fechas, consecutivo, cronolgico, etc.).
Perodo de Retencin: Se debe mencionar el tiempo de almacenamiento de los
registros de calidad.
Disposicin despus del perodo de retencin: se coloca la disposicin que se le
dar al registro de calidad, una vez vencido el plazo de retencin.

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Observaciones: En este espacio se relacionan los aspectos necesarios que se

consideren pertinentes anotar por ejemplo que documentos se archivan junto con el
registro de calidad.

Administracin y Control: Cada rea, define el responsable por

mantener cada uno de los registros. Las personas encargadas del
manejo de los registros los deben diligenciar completamente,
asegurndose de no dejar espacios en blanco, de que no hagan falta
aprobaciones (o firmas) y que sean fcilmente legibles e identificables,
en los casos especiales donde uno o varios espacios no se necesiten
diligenciar se debe registrar NA (no aplica) o dejar evidencia del no
diligenciamiento del campo.

Notas:
1) Las personas encargadas de los registros de calidad deben efectuar revisiones
una vez por mes, para aplicar la disposicin despus del periodo de retencin,
que aplique para cada uno de los registros que hayan cumplido su periodo de
retencin.
2) La recuperacin de la informacin de los registros de calidad se realizar por
trazabilidad.
7.5.3 Revisin y actualizacin de los documentos cuando sea necesario:
Cualquier cargo perteneciente al sistema de gestin de al calidad de CAUCHOMETAL
LTDA puede identificar necesidades de modificacin o actualizacin en los documentos
del sistema; En caso de que un documento del sistema de gestin de la calidad deba
ser modificado o actualizado se deben seguir los parmetros dados en las actividades
7.1 a 7.5.2.
(Los documentos del sistema que sean modificados o actualizados deben revisarse y
aprobarse nuevamente, cada que se modifique algn documento el Coordinador de
gestin de calidad debe asegurarse de que la versin actual se encuentra en los
puntos de uso).
7.5.4 Identificacin de cambios y el estado de revisin actual de los
documentos: La identificacin de los documentos del sistema de gestin de la calidad
se realiza mediante el nombre y cdigo del documento, el estado de revisin actual se
identifica por medio de la versin del documento, los cambios realizados en cada

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cambio de versin se deben registrar en el numeral 10 de cada documentos (control de

cambios).
7.6 IDENTIFICACIN Y CONTROL DE DOCUMENTOS OBSOLETOS: Cuando un
documento del sistema de gestin de la calidad sea modificado o anulado segn el
presente procedimiento, la versin actualizada debe contener el rotulo de
DOCUMENTO CONTROLADO y la versin anterior un sello de DOCUMENTO
OBSOLETO, este documento se debe conservar por un perodo mnimo de un mes y
por ms tiempo si se necesita conservar para efectos de preservacin del conocimiento
y/o efectos legales, luego de este tiempo se deben destruir, el Coordinador Gestin
Calidad recoge las copias controladas desactivadas las cambia por las versiones
actualizadas y posteriormente destruye las copias obsoletas.
7.7
IDENTIFICACIN Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DE ORIGEN
EXTERNO: El Coordinador Gestin Calidad es responsable
de controlar los
documentos de origen externo y que afecten directamente el sistema de gestin de la
calidad de CAUCHOMETAL LTDA, los ingresa a la lista maestra de documentos (En la
lista maestra se debe identificar como documento de origen externo), para efectos de
control de estos documentos se le colocar un sello de documento controlado.
7.8
POLTICAS DE BACK UP: Para preservar la informacin en medio magntico
de prdida, dao o deterioro de los datos por modificacin mal intencionada por
personas que tiene acceso a esta, se ha establecido:
La realizacin de un backup semanal, las cuales son administradas por el Coordinador
de Gestin de Calidad y almacenadas as, una por el Representante Legal (fuera de la
Organizacin) y la otra en una zona segura y confiable de la Organizacin. El control de
los backup se realiza en el GC-FO-016 Control de Backup.

8.

9.

REGISTROS:

Formato elaboracin de documentos (GC-FO-001).

Se genera el formato Solicitud de Documentacin (GC-FO-002)

Se genera la lista maestra de Documentacin (GC-FO-003)

Se genera la lista maestra de registros de calidad (GC-FO-004)

CONTROL DE CAMBIOS:

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DOCUMENTO CONTROLADO

Ver

Identificacin de cambios

Fecha

Se modifico, ya que no se define el mtodo de proteccin

para los registros de calidad, modificaciones en tem 7.5.2 y
se anexo tem 7.8

13/03/07

1
2