CURSO DE EXCEL AVANZADO

Ing. Laura Garzn Santodomingo

laura.garzon@escuelaing.edu.co

Junio de 2.010

Primera sesin
Tcnicas avanzadas de Excel
Duracin: 3 horas

Primera sesin Tcnicas avanzadas de Excel

AGENDA
Nombres de celdas y rangos.
Validacin de datos en celdas.
Esquemas.
Subtotales.
Modos de ingresar informacin a Excel.
Filtros.
Buscar objetivo.

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Nombres de celdas y rangos

Asignar nombres a celdas o rangos:

Mtodo 1: Seleccione celda o rango a nombrar y escriba el nombre en

el Cuadro de nombres. Presione Enter.
Mtodo 2: Seleccione celda o rango a nombrar y vaya al men InsertarNombre-Definir
Mtodo 3: Seleccione celda o rango a nombrar y vaya al men InsertarNombre-Crear
Aplicacin principal:
Formular con nombres: a travs de la opcin Pegar nombres

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Nombres de celdas y rangos Ejercicio 1

En la hoja Nombres, seccin Ejercicio 1 asigne los nombres
respectivos a cada columna:
- Cdigo (mtodo 1)
- Nombre_producto (mtodo 2)
- Precio_unitario (mtodo 3)
- Cantidad (mtodo 3)
TODOS: Calcular el valor de la columna Precio_total (sombreado
en gris) formulando a travs de nombres.

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Nombres de celdas y rangos Ejercicio 2

En la hoja Nombres, seccin Ejercicio 2, asigne los nombres respectivos

a las celdas y rangos:
Tasa Representativa del Mercado TRM
Precio accin da anterior
Precio accin hoy

Calcule el valor de las columnas formulando a travs de nombres:

Precio accin da anterior (pesos colombianos)
Precio accin hoy (pesos colombianos)
Crecimiento precio accin (ver frmula)

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Validacin de datos en celdas

La validacin de datos permite definir el tipo de datos que se desea introducir en
una celda. De igual forma permite interaccin con el usuario, al informarle el tipo
de informacin que se permite ingresar y emitir mensajes de alerta cuando el
usuario ingresa datos no vlidos.

Cmo asignar validaciones: Ver ejemplo

Men Datos, opcin Validacin...
Se despliega la ventana de Validacin de datos, con tres pestaas:
Configuracin: selecciono el criterio de validacin.
Mensaje de entrada: al seleccionar la celda.
Mensaje de error: al ingresar datos no vlidos.

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Esquemas
Los esquemas permiten expandir o contraer la apariencia de una hoja de
clculo, de forma que la informacin se pueda ver con ms o menos
detalle. Permiten ver o imprimir slo los resultados principales de una
tabla obviando los pormenores de los datos.
Los smbolos necesarios para contraer o expandir los niveles de un
esquema son el ms (+) y el menos (-).
Dos formas para crear esquemas: se pueden crear esquemas de forma
automtica o manual.

Ver ejemplo: colegios de Bogot. Resumir datos por localidad.

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Esquemas
Esquema de forma automtica:

Seleccionar las celdas a agrupar, ir al men Datos, Agrupar y Esquema y

activar la opcin Autoesquema.

A la izquierda y en la parte superior de la hoja de clculo aparecen unos

botones que permiten gestionar los diferentes niveles del esquema.
(+) y (-).

Esquema de forma manual:

Seleccionar las filas o columnas contiguas que debern formar parte del
mismo nivel de esquema (no incluir en la seleccin la fila de resumen
asociada a la seleccin).

Ir al men Datos, Agrupar y Esquema y activar la opcin Agrupar.

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Esquemas - Ejercicio
1.

Genere un esquema de forma automtica para agrupar los datos de la tabla

mostrada (Autoesquema).

2.

Elimine el esquema diseado a travs de la opcin Borrar esquema.

3.

Genere un esquema de forma manual para agrupar los datos de la siguiente

forma:

Agrupar nicamente los datos de venta de las oficinas de las regionales Valle y
Costa.
Agrupar nicamente los datos de venta del segundo trimestre.

Recuerde: no seleccione la fila de resumen para generar el esquema de forma manual.

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Subtotales
1.
2.
3.
4.
5.

6.
7.
8.

Tener los datos organizados por columnas.

Dependiendo del criterio escogido para el subtotal, organizar el
listado en orden ascendente o descendente.
Seleccionar todos los datos e ir al men Datos Subtotales...
En la opcin Para cada cambio en seleccione el criterio por el
cual desea calcular el subtotal.
En la opcin Funcin seleccione la funcin que desea calcular
(suma, cuenta, promedio, etc.)
En la opcin Agregar subtotales a active la casilla de verificacin
de las columnas que tengan datos para calcular los subtotales.
Si desea que los subtotales salgan encima de las filas agrupadas y
no debajo, desactive la casilla de verificacin Resumen debajo de
los datos.
Clic en Aceptar.

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Subtotales - Ejercicios
1.
2.
3.
4.

Calcular subtotales de ventas por localidad.

Calcular subtotales de ventas por vendedor.
Quitar subtotales: a travs de la opcin Quitar todos.
TODOS: Calcular subtotales de ventas y cantidad de artculos vendidos,
por localidad y por vendedor.

Subtotales anidados:

Comenzar de afuera hacia adentro.

Organizar el listado segn la anidacin que se desea.
Deshabilitar la opcin Reemplazar subtotales actuales

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Modos de ingresar informacin a Excel

POR EL USUARIO
INFORMACIN
IMPORTAR DATOS DE
ARCHIVOS EXTERNOS

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Modos de ingresar informacin a Excel

Archivos planos: en diferentes formatos. Texto, separados por comas,
delimitados por tabulaciones, entre otros. Ver ejemplo.
Cmo importar datos de fuentes externas?

Men Datos opcin Obtener datos externos, Importar datos.

Se abre un cuadro de dilogo, donde se busca el archivo que contiene los

datos a importar (Ejemplo_importar.txt)

Siga las instrucciones del asistente para importar datos:

Tipo de los datos originales: si estn delimitados o son de ancho fijo.

Formato de columnas: fecha, texto general, etc.
Definir dnde se van a situar los datos.

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Modos de ingresar informacin a Excel - Ejercicio

Importe los datos contenidos en el archivo de texto llamado NOMINA,
utilizando el asistente.
Opciones:

Delimitado. Separador: tabulacin, Punto y coma.

Formato de columnas: para las que contienen fechas, el formato es: FECHA
(DMA). Para el resto de columnas el formato es GENERAL.

No importar las columnas segundo apellido y segundo nombre.

Situar los datos en la hoja Importar_datos, celda B20 (sombreada en verde).

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Filtros
Los filtros facilitan la bsqueda de un subconjunto de datos dentro de
un rango. Permite que se muestren nicamente las filas que cumplen
el criterio que se especifique para una columna.
Dos modalidades: Autofiltro y Filtro avanzado.
Activacin de autofiltro
1. Seleccionar el listado que se desea filtrar (todas las celdas, o slo
los rtulos de columna).
2. Ir al men Datos Filtro opcin Autofiltro.
Ejemplo: Ver hoja Autofiltro

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Autofiltro - Ejercicio
Filtre y determine cuntos registros cumplen con los
siguientes criterios:
1.

2.
3.

Clientes de ambos sexos con edades comprendidas entre los 19 y los

36 aos, que vivan en el barrio Cedritos (Cedritos I, Cedritos II, o
Cedritos Reservado) o Las Margaritas.
Clientes de sexo femenino, tarjetahabientes, cuyo consumo
promedio mensual sea superior a $300.000 e inferior a $1.500.000.
Clientes de sexo masculino, que no sean de estrato 3, cuya marca de
vehculo sea Renault (cualquier referencia).

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Filtros avanzados
Activacin de filtro avanzado

Deje 4 filas vacas al inicio de la hoja, para establecer el rango de criterios.

Copie los rtulos de las columnas de la lista por los cuales va a filtrar y pguelos en la
primera fila vaca del rango de criterios.

En las filas situadas bajo los rtulos de criterios, introduzca las condiciones que desea
buscar. Debe existir, al menos, una fila vaca entre los valores de los criterios y la lista.

En el men Datos, selecciona Filtro y luego Filtro avanzado.

Para filtrar la lista ocultando las filas que no cumplen los criterios, seleccione Filtrar la
lista, sin moverla.

Para filtrarla, copiando las filas que cumplen los criterios a otra rea de la hoja de
clculo, active Copiar a otro lugar; despus, en la casilla Copiar a, seleccione la celda
donde quiere obtener la informacin extrada de la lista.

En la casilla Rango de criterios, introduzca su referencia, incluidos los rtulos de

criterios.
Ver ejemplo: hoja Filtro Avanzado.

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Filtro avanzado - Ejercicios

Filtre y determine cuntos registros cumplen con los
siguientes criterios:
1.
2.

Clientes cuyo nombre sea Juan, Victoria o Martha, que no tengan vehculo pero que
tengan tarjeta de crdito.
Clientes cuya edad est entre algunos de estos rangos: 25 a 30 aos, 40 a 45 aos, y
50 a 55 aos; y que adicionalmente tengan vehculo de marcas Renault o Chevrolet.

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Buscar objetivo
Esta funcin sirve para calcular automticamente el valor de una celda,
para que el resultado final de ciertos clculos sea un valor deseado.
Ejemplo: Un estudiante ha obtenido las siguientes notas para los dos
primeros tercios en Clculo I:

Tercio 1
Tercio 2
Tercio 3

NOTA
3,5
1,6

PESO
30%
30%
40%

Qu nota debe obtener en el tercio 3 para pasar la materia con una nota
de 2.96?

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Buscar objetivo
Pasos:

En la celda D11 de la hoja Buscar objetivo, ingresar la frmula que se requiere para
calcular la nota del semestre. No importa que la celda de la nota del tercio 3 est
vaca, debe incluirse en la formulacin.
(Nota Tercio 1 * Peso) + (Nota Tercio 2 * Peso) + (Nota tercio 3 * Peso)

Ir al men Herramientas opcin Buscar objetivo.

Se despliega un cuadro de dilogo donde se debe incluir la siguiente informacin:

Definir la celda: D11 (es la celda que contiene la frmula de clculo de notas, y
la que se desea ajustar a un valor especfico con el que se pasa la materia, es
decir, 3.0)

Con el valor: 2.96 (es el valor objetivo, el que se est buscando alcanzar).

Para cambiar la celda: C9 (es la celda que cambia para poder llegar al valor
deseado).
Al presionar ENTER, Excel arroja una solucin al problema planteado. La nota que se
requiere en el tercio 3 para pasar la materia con 2.96 es 3.6.

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Buscar objetivo Ejercicio 1

Tres trabajadores en una compaa no estn satisfechos con los aumentos
porcentuales de salario que han decretado los directivos, por lo cual deciden que
renunciarn si sus salarios no llegan a los siguientes valores:

Trabajador 1
Trabajador 2
Trabajador 3

Salario deseado
$
1.748.000
$
2.513.400
$
2.023.040

En qu porcentaje debe aumentarse el salario actual de cada uno de los

trabajadores, para llegar al salario deseado?
Recuerde que:

Salario actual * (1 + Incremento) = Salario deseado.

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Buscar objetivo Ejercicio 2

La empresa FCD Ltda. Tiene dentro de su portafolio de productos cierta
referencia, cuya estructura de costos es la siguiente:
INGRESOS
Precio de venta por unidad
$
EGRESOS
Costo variable por unidad
$
Costo fijo por mes
$

20.000
10.000
10.000.000

Usted es contratado para que defina la cantidad de unidades que debe

vender como mnimo para no tener prdidas (punto de equilibrio).

Encuentre el punto de equilibrio utilizando la herramienta Buscar

objetivo.
Encuentre la cantidad que debe venderse para alcanzar una utilidad de
$1.000.000

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GRACIAS POR SU ATENCIN

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