CAPITULO V

DISEO DE LA PROPUESTA
Presentacin
Este proyecto de investigacin consiste en el diseo de un sistema
automatizado para el control de inscripcin, donde se muestra los mdulos
del sistema en su modo grfico visual, ya que estn diseados y orientados a
generar un sentimiento de familiaridad con el usuario final, para que los
mismos no se sientan extraos al sistema, tomando en cuenta que sus
funcionalidades operativas, estn basadas en las necesidades a cubrir.
El fin de la investigacin es proporcionarle al personal administrativo,
directivo y docente de la institucin un sistema que permitir automatizar y
agilizar lo que anteriormente era un proceso manual de inscripcin, por un
sistema que brinda mayor eficacia y eficiencia en los procesos.
Objetivo General
Incentivar el uso del sistema de control de inscripcin en la Institucin
Educativa, para lograr as la automatizacin de los procesos realizados.
Objetivos Especficos
Proporcionar un mtodo y tcnica ms eficaz para agilizar el proceso
de inscripcin en la institucin

 Facilitar el proceso de inscripcin mediante la realizacin de un

Sistema automatizado
Implantar e implementar el sistema automatizado del control de
inscripcin.
Comprobar la efectividad del Sistema de inscripcin como herramienta
que ayudar a facilitar los procesos.
Justificacin
La propuesta que se presenta se justifica debido a que, se aprovechar al
mximo una de las herramientas tecnolgicas como lo es la automatizacin y
la digitalizacin de la informacin con el fin de mejorar y agilizar el proceso
manual, que continuamente se vuelve tedioso y poco fiable.
Hoy por hoy, hablar de tecnologa es sinnimo de evolucin sometiendo a
las empresas o instituciones a cambios radicales, los cuales le permiten ver
con una amplia visin cada negocio; o lo que necesariamente se ven
obligados a buscar nuevos campos para sistematizar cada una de las reas
que componen la organizacin es por ello que la unidad educativa U.E.I.B.
Menca de Leoni, se muestra ambiciosa y con bsquedas de cambios, para
finalmente obtener propuestas claves, para unificar criterios de crecimiento.
La unidad educativa, para agilizar los procesos manuales de inscripcin,
est en bsqueda del desarrollo de un sistema automatizado que permita
registrar, procesar y controlar cada uno de los datos correspondientes a las
inscripciones realizadas en dicha institucin. Con el desarrollo de una
aplicacin que cumpla con los requerimientos de la institucin se ahorraran
tiempo y errores en trascripcin, ya que normalmente en procesos manuales
no se detectan los errores hasta que se vuelven a requerir datos ya
registrados.
La automatizacin permitir reducir la utilizacin de papelera, adems
permitir simplificar notablemente las actividades y realizar las mismas de
una forma ms fcil y organizada.
Para el investigador es importante el desarrollos del presente proyecto, ya
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que este proporcionar nuevos conocimientos y una experiencia satisfactoria

de haber solucionado efectivamente la problemtica de la institucin, as
como tambin demostrar los conocimientos adquiridos por el investigador
durante la formacin acadmica, asentando las bases para un futuro mejor.
El Diseo
A continuacin se presentan los mdulos del sistema en su modo grfico
visual, ya que estn diseados y orientados a generar un sentimiento de
familiaridad con el usuario final, para que los mismos no se sientan extraos
al sistema, tomando en cuenta que sus funcionalidades operativas, estn
basadas en las necesidades a cubrir.
Pantalla de Bienvenida al Sistema
Esta pantalla se activar solo la primera vez que el sistema sea instalado,
ya que esta nuevo y por motivos de seguridad solamente quien ser el
administrador del sistema de control de inscripcin tendr acceso al mismo
mediante la clave, que le facilito el programador, quienes sern los
operadores del mismo junto con el personal autorizado que labora en la
institucin.
Pantalla 1. Bienvenida

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Pantalla de Acceso al Sistema

La misma valida la comprobacin de la clave de acceso para poder iniciar
el sistema, ya que solamente podr acceder el personal que este autorizado
y registrado previamente por el administrador.
Este formulario posee un men desplegable, el cual es para seleccionar el
login y para tener acceso al sistema, tambin es necesario escribir la clave
correctamente.
Pantalla 2. Acceso al Sistema
El mismo esta validado. Con la finalidad de que slo el personal que est
autorizado pueda tener acceso, ya que debe de introducir su login, o un
nombre que lo identifique y password o clave que lo identifique.

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Pantalla Principal
Esta es la pantalla principal de todo el sistema, dentro de l se abren los
otros sub mdulos que conforman el sistema, aqu se encuentra el men
principal, adems que, esta pantalla permanecer activa durante el
funcionamiento del mismo, quedando las dems pantallas dentro de esta.
El men principal, es el acceso directo a todas las dems sub pantallas
del sistema. Este contenido por: Persona donde se puede consultar la ficha
de inscripcin del estudiante, el listado de estudiantes, representantes,
padres y representantes. Tambin existe un modulo para ingreso y egreso en
el ao escolar, esta el modulo de carnetizacion y la gestin del sistema
donde se visualizan las pantallas para definir los perfiles de prioridad de
usuario administrador.
Pantalla 3. Pantalla Principal del Sistema

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Pantalla de Respaldo de Datos

Esta pantalla slo estar activada para quien ser el administrador del
sistema; ya que solo el usuario de nivel administrador tendr permiso para
respaldar la base de datos del sistema. Existen dos tipos de respaldo, el
primero permite realizar el mismo e el directorio donde se encuentra
guardado el sistema en una carpeta predeterminada con el nombre de
Respaldo de Datos y la segunda opcin permite buscar un directorio
deseado y a su vez crear una nueva carpeta para respaldar los datos.
Pantalla 4. Respaldo de Datos

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Pantalla Permiso de Usuarios

Aqu es donde se registran los usuarios del sistema y est restringido
para los usuarios de nivel dos o empleados; ya que solo puede acceder el
personal designado como administrador del sistema. En el mismo se
especificar el nombre y apellido del usuario, el login, el cargo, el nivel
siendo el nivel (1) uno para el administrador del sistema y el nivel (2) dos
para los dems empleados, estos ltimos son los que tendrn menor acceso
a la mayora de los mdulos del sistema y por ltimo deber ingresar la
clave, la cual esta validada para que la misma no se repita.
Pantalla 5. Pantalla Permiso de Usuarios

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Pantalla Cambio de Usuario

En esta pantalla se muestra para cambiar la sesin de trabajo, tomando
en cuenta que solo el administrador, quien es un usuario de nivel (1) uno
podr tener acceso a todos los mdulos del sistema y los usuarios de nivel
dos (2) tendrn el acceso denegado o bloqueado a las pantallas de permiso
de usuarios y respaldo de datos.

Pantalla 6. Cambio de Usuario

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Pantalla Incluir Empleados de la Institucin

Luego de registrar los usuarios que interactuaran con el sistema es
necesario ingresar al personal docente o administrativo que labora en dicha
institucin y que a su vez manejara el sistema para realizar el proceso de
inscripcin, en la misma se registra la cdula de identidad de los empleados,
el nombre y el apellido, se escoge el cargo y el grado asignado si esto aplica,
un numero de telfono y si se desea se puede anotar el E-Mail; pero este
ultimo dato tambin es opcional.
Pantalla 7. Incluir Empleados de la Institucin

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Consultar Ficha de Inscripcin

En este modulo se pueden registrar los datos pertenecientes a la ficha de
inscripcin como lo son los del estudiante, como lo son sus datos personales
y a su vez se registran los datos del los padres, si alguno de estos no es el
representante pues se registran los datos de quien lo ser, en la pestaa de
representantes, a continuacin se encuentra la pestaa de otros datos,
donde se debe de validar las enfermedades, alergias u operaciones que
presente en estudiante como antecedente medico y para finalizar se detallar
en la pestaa de expediente acadmico si el estudiante proviene de otra
institucin, si es repitiente, si tiene hermanos en la escuela y hasta si practica
algn deporte.
Pantalla 8. Consultar Ficha de Inscripcin

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Incluir Representantes
Es necesario establecer si algunos de los padres del estudiante ya sea la
mam o el pap ser el representante, si no aplica para ninguno de los dos,
entonces se debe establecer quien lo ser y proceder a llenar los datos del
mismo para que quede registrado a la hora de ser necesaria consultar la
informacin.
Pantalla 9. Incluir Representantes

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Listado de los Estudiantes

En esta pantalla se puede mostrar diferentes reportes de los estudiantes
que se encuentran activos en el plantel ya sea por criterios de asistencia, por
el ao escolar actual, por grado y hay una opcin donde se puede establecer
los aos de bsqueda desde y hasta.
Pantalla 10. Listado de los Estudiantes

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Pantalla Calendario y Hora

En este modulo se puede visualizar la fecha y hora del sistema es
importante acotar que el calendario y la hora estn conjuntamente
relacionados con la hora y fecha del sistema. As que para ver la hora y fecha
actualizada, asegrese de tener el sistema Microsoft Windows actualizado,
puesto en hora y fecha.
El sistema tambin genera un alerta con la fecha de cumpleaos del
personal previamente registrado en el sistema, el registro se realiza en la
imagen que tiene la torta en la parte de abajo del formulario
Pantalla 11. Pantalla Calendario y Hora

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Pantalla de Crditos
En esta pantalla se muestra el nombre del sistema propuesto, el cual es:
Sistema Automatizado para el control de inscripcin se detalla una breve
descripcin de la funcionalidad del sistema y por ultimo se muestran los
crditos del analista programador junto a la direccin de Email en caso de
ser necesario contactarle.
Pantalla 12. Crditos

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Acciones Claves para Implementar el Diseo

Para cumplir los objetivos propuestos en esta investigacin se necesita
definir cada una de las fases que permitir alcanzar los resultados esperados
Levantamiento y Organizacin e la Informacin
Para realizar esta fase se acudi a realizar una serie de investigaciones
en diversas bibliografas con motivo de saber ms sobre el tema a desarrollar
y otras en relacin directa e indirecta con el sistema en estudio.
Posteriormente se organiz de manera sistemtica de acuerdo a la relacin
directa o indirecta que tuviera con el desarrollo del sistema propuesto.
Elaboracin del Instrumento
Para obtener informacin directa de los usuarios involucraos y saber sus
inquietudes sobre el sistema propuesto, se elaborara el instrumento
conformado por una serie de preguntas referentes a la situacin actual y al
requerimiento necesario para el nuevo sistema.
Aplicacin del Cuestionario
Se aplico el cuestionario debidamente diseado para los usuarios finales,
quienes aportaron informacin valiosa, para facilitar el desarrollo el sistema.
Se especificaron los requerimientos del nuevo sistema y la situacin actual
en la institucin educativa.
Anlisis de los Resultados
Se analizaron los datos que se obtuvieron de la aplicacin de las tcnicas e

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instrumentos de recoleccin de datos, necesarios para el desarrollo del

sistema propuesto.
Determinacin de la Factibilidad
Se realizaron dos propuestas para que la institucin educativa
determinara cual era la ms factible, tomando en cuenta los aspectos
tcnicos de mercado y econmico que se involucran en el sistema.
Elaboracin de la propuesta
Despus de realizar los pasos anteriores se elabora la propuesta de un
sistema automatizado para el control de inscripcin
Conclusiones y Recomendaciones
Se presenta las recomendaciones para el nuevo sistema donde la
institucin debe tomar en cuenta que el nuevo sistema propuesto tendr una
realidad cambiante en el tiempo y que su implantacin inmediata traer
mayores beneficios para la institucin.
Estudio de Factibilidad
El estudio de factibilidad es de vital importancia ya que este depende si se
continua o no con el proyecto, determinando su viabilidad, por ser la presente
investigacin el proyecto de un sistema debe ser valorado factiblemente de
tres estudios, los cuales son: Estudio de Mercadeo, Estudio Tcnico y
Estudio Econmico.
Por lo tanto se presenta un anlisis detallando efectuando a cada uno de
los componentes de un estudio de factibilidad, comprobando la efectividad

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del proyecto desarrollado.

Factibilidad Tcnica
El estudio tcnico del proyecto se inicia realizando un anlisis detallado,
pretendiendo verificar las posibilidades tcnicas en cuanto a hardware y
software se refiere para el ptimo funcionamiento del sistema propuesto,
requiriendo analizar y determinar, las instalaciones del espacio fsico, fuentes
elctricas, organizacin ptima y tambin cubrir el aspecto humano, en
cuanto a las capacidades de los usuarios.

Recursos Tcnicos Disponibles Actualmente

Cuadro 20. Recursos Tcnicos Disponibles Actualmente
Herramientas

Equipos

Insumos

Disponibles:

1 PC con las siguiente configuracin

Hojas

1. Software

- Procesador Pentium (4) CPU 1.8

GHZ o superior.
- Memoria 512 MB RAM o superior.
- Disco Duro 20 GB.
- Unidad de CD ROM.
- Monitor VGA.
- Mouse
- Teclado.
- Impresora

Pend drivers

- Visual Basic 6.0

- Microsoft Access
-

Windows

Windows XP

2000

Professional,

cinta de impresin

Se analizan dos (2) alternativa con la finalidad de presentar diferentes

propuestas referentes a la seguridad de la base de datos

otorgando la

facilidad de elegir la ms viable de las mencionadas para la institucin

educativa
Alternativa A
Se propone establecer niveles de seguridad con relacin a la base de
datos, restringiendo la manipulacin y el acceso a los usuarios, con la

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finalidad de resguardar

dicha estructura y evitar la alteracin de su

contenido.
Alternativa B
Esta alternativa plantea la realizacin de la estructura de datos, sin ningn
controlador de seguridad, permitiendo el libre acceso a los usuarios para que
puedan ellos mismos realizarle mantenimiento a la base de datos.
Luego de todo el anlisis y revisin de los aspectos antes descritos, se
arrojo el siguiente resultado:
Se determino que en la institucin educativa cuenta con el equipo de
computo y el personal calificado para el manejo para el manejo del sistema
propuesto, dado esto se da la apertura a la puesta en marcha del sistema en
cuanto al estudio planteado.
En cuanto al software se utilizara Microsoft Visual Basic versin 6.0 para el
desarrollo del sistema, el cual funcionar en la plataforma operativa de
Microsoft Windows XP Profesional en un equipo Pentium IV y la base de
datos se desarrollar en Microsoft Access.
La institucin cuenta con la mayora de los elementos indispensable por lo
cual no es necesaria una gran inversin para la implantacin del sistema.
Anlisis de los Recursos Humanos
Es necesario proveer un punto nico de interaccin entre los usuarios y
los elementos informticos a fin de asegurar un alto nivel de productividad en
el uso de aplicacin en el recurso humano y tecnologa de informacin, al
igual que dar respuestas oportunas a los requerimientos de los empleados y
la revisin constante de las necesidades de adiestramientos, para fortalecer
el nivel de conocimientos en los mismos mediante encuestas, visitas
personales y deteccin de necesidades de adiestramiento del recurso
humano.

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La institucin educativa cuenta con e personal capacitad para operar de

manera efectiva e sistema, solo ser necesario efectuar una induccin
bsica, para que se integren con las funciones principales del sistema
propuesto.
A su vez el personal capacitado para analizar los requerimientos del
usuario final y programar el sistema ser un estudiante del IUPMA (Instituto
Universitario Pedaggico Monseor Rafael arias Blanco) quien no cobrar
honorarios por la realizacin de dicho proyecto.

Estudio Econmico
Habiendo concluido el investigador, el estudio tcnico y determinando su
factibilidad, es en esta parte donde se pretende determinar cul es el monto
de los recursos econmicos necesarios para la realizacin del proyecto, cul
ser el costo total, ya que por lo general, el desarrollo de un sistema trae una
serie de gastos por el cual este debe implicar un beneficio, as sea tangible e
intangible, de tiempo inmediato o no.
Es por eso que se debe realizar un estudio de esta magnitud
determinando el costo del desarrollo y operacin entre las cuales tenemos:
Determinar costo de Inversin
La institucin educativa cuenta con los recursos tcnicos necesarios que
se requieren para la corrida del sistema. Lo cual beneficia a la organizacin,
por cuanto no incurrir en gastos extras para la puesta en marcha de la
propuesta.

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Determinar Inversin Inicial

Se cuenta actualmente con el software necesario para la puesta en
marcha del sistema entre las que cabe destacar, Visual Basic 6.0 y Microsoft
Access, que sern los programas con los que se trabajar.
La puesta en marcha de esta propuesta no aporta ingresos netos
monetarios a la institucin, por cuanto su ejecucin representa un beneficio
operativo, que si se aplica proveer al plantel una mayor efectividad y
rapidez en cuanto al control de todos los procesos y actividades que se
realizan en la misma para e proceso de inscripcin.
Evaluacin Econmica
La evaluacin econmica se efecta si hay un ingreso cuantificable. Pero
en la propuesta en estudio no hay ingresos cuantificables en ninguna de las
dos alternativas propuestas se procedi a analizar la inversin y los costos.
Las alternativas propuestas radican en la seguridad de la estructura de
datos, stas posibilidades no ocasionarn alteraciones econmicas a la
propuesta que se puedan representar en esta evaluacin, por consiguiente
se hace recalcar que la escuela cuenta con lo requerido para el sistema
propuesto y no incurrir en gastos adicionales a los que frecuenta como
institucin educativa; cabe agregar que la propuesta aportar beneficios para
una mayor rapidez, eficacia y exactitud de los procesos realizados para
inscribir a los estudiantes.
Toma de Decisin
Esta etapa consisti en recolectar y analizar la informacin estructurada
en la evaluacin del proyecto con respecto a las dos alternativas
presentadas, para emitir una decisin final. Se utilizar una matriz de anlisis
para efectuar su evaluacin.

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Matriz de Anlisis
Cuadro 21. Matriz de Anlisis
Alternativa

Ventajas

Desventajas

s
En el estudio tcnico se especific el
alto nivel de seguridad que se propone para la base
de datos, esto proporcionar una mayor seguridad a
A

la estructura, permitiendo el acceso slo a los

usuarios autorizados para su mantenimiento y evitar

que se alteren datos por otros usuarios.

Permite el libre acceso a la base de datos a todos los

Disminuye

usuarios, facilitando las labores de mantenimiento

confiabilidad

la
y

los

datos con de fcil

alteracin

La alternativa A, obtuvo mayor porcentaje de aceptacin, por lo tanto se toma

la decisin de desarrollar dicha alternativa.

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