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Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse pblico e social
poder ser franqueado mediante autorizao de seu proprietrio ou possuidor.
Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social podero ser depositados
a ttulo revogvel, ou doados a instituies arquivsticas pblicas.
Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia do
Cdigo Civil ficam identificados como de interesse pblico e social.
CAPTULO IV
Da Organizao e Administrao de Instituies Arquivsticas Pblicas
Art. 17. A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s instituies
arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.
1 So Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo
e do Poder Judicirio. So considerados, tambm, do Poder Executivo os arquivos do Ministrio da
Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores, do Ministrio do Exrcito e do Ministrio da
Aeronutica.
2 So Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo
do Poder Judicirio.
3 So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o
arquivo do Poder Judicirio.
4 So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.
5 Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acordo com sua estrutura poltico-jurdica.
Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e
recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob
sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos.
Pargrafo nico. Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo Nacional poder criar unidades
regionais.
Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o recolhimento dos
documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exerccio das suas funes, bem
como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.
Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o recolhimento dos documentos
produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio Federal no exerccio de suas funes, tramitados em juzo
e oriundos de cartrios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua
guarda.
Art. 21. Legislao estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de organizao e
vinculao dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto e o acesso aos documentos,
observado o disposto na Constituio Federal e nesta lei.
CAPTULO V
Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Pblicos
Art. 22. assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos.
Art. 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na
classificao dos documentos por eles produzidos.
1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como
aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da
imagem das pessoas so originariamente sigilosos.
2 O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser restrito
por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser
prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo.
3 O acesso aos documentos sigilosos referente honra e imagem das pessoas ser restrito por um
prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produo.
Art. 24. Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de qualquer
documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de
situao pessoal da parte.
Pargrafo nico. Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de modo a, por
qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.
Disposies Finais
Art. 25. Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor,
aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse
pblico e social.
Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), rgo vinculado ao Arquivo Nacional,
que definir a poltica nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos
(Sinar).
1 O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado
por representantes de instituies arquivsticas e acadmicas, pblicas e privadas.
2 A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo sero estabelecidos em regulamento.
Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua publicao.
Art. 28. Revogam-se as disposies em contrrio.
GERENCIAMENTO DA INFORMAO E A GESTO DE DOCUMENTOS
Informao e documento so termos polissmicos to amplamente usados pelos mais diferentes
segmentos sociais e profissionais que se torna quase uma obrigao indicar em que sentido esses
termos esto sendo empregados, ainda que parea bvio o seu uso na rea de arquivos.
Informao um termo de difcil definio porque permeia toda a estrutura social. tudo o que vemos,
fazemos, inventamos, construmos, vestimos, falamos, escrevemos, desenhamos informao.
Usaremos aqui, portanto, uma definio abrangente, porm menos ampla quanto dizermos que
informao tudo, ou seja, informao so todos os dados que so organizados e comunicados.
O Valor da Informao
Como possvel admitir que a informao possua valor, preciso definir parmetros capazes de
quantific-Io, o que no uma tarefa trivial. Uma das maneiras realizada por meio dos juzos de valor,
que, apesar de serem indefinidos, consideram que o valor varia de acordo com o tempo e a perspectiva.
Podem, em certos casos, ser negativos, como acontece na sobrecarga de informao.
Sob esta perspectiva, o valor da informao pode ser classificado nos seguintes tipos:
valor de uso: baseia-se na utilizao final que se far com a informao;
valor de troca: aquele que o usurio est preparado para pagar e variar de acordo com as leis de
oferta e demanda, podendo tambm ser denominado de valor de mercado;
valor de propriedade, que reflete o custo substitutivo de um bem;
valor de restrio, que surge no caso de informao secreta ou de interesse comercial, quando o uso
fica restrito apenas a algumas pessoas.
Muitas vezes no possvel quantificar o valor da informao estabelecendo uma equivalncia a uma
quantia em dinheiro. Por ser um bem abstrato e intangvel, o seu valor estar associado a um contexto.
Assim, os valores de uso e de troca podero ser teis na definio de uma provvel equivalncia
monetria.
Por exemplo, uma empresa que atua em bolsa de mercadorias, mais especificamente no mercado
futuro, ter grande interesse em informaes relativas produo agrcola de um determinado pais ou
regio. Esta empresa, provavelmente, ir alocar recursos na busca sistemtica deste tipo de
informao, que ser utilizada na determinao de indicadores de uma tendncia e que fundamentar
decises sobre o tipo de investimento a ser realizado, caracterizando a importncia dos valores de uso
e de troca. Considerando que, a partir delas, poder ser obtido algum tipo de vantagem competitiva ou
de diferencial de mercado, estas informaes assumiro um valor de restrio, para que se possa
preservar o sigilo da aplicao.
Por outro lado, uma organizao governamental ou no que realize censos demogrficos, de estilo de
vida ou algum outro tipo de pesquisa de acompanhamento, dever manter, por razes legais, o
armazenamento de dados e sries histricas sem que haja explcita inteno de explorao ou de uso.
Neste caso, a informao ter um valor de propriedade.
O ponto principal perceber a informao pertencendo a dois domnios. No primeiro deles, ela deve
atender s necessidades de uma pessoa ou de um grupo. Nesse caso, a disponibilizao da informao
deve satisfazer os seguintes requisitos:
ser enviada pessoa ou ao grupo certos;
na hora certa e no local exato;
na forma correta.
O segundo domnio o da organizao, que introduz questes a respeito da determinao do valor da
informao. Neste contexto, o valor da informao est relacionado ao seu papel no processo decisrio.
A determinao do valor somente do contedo parece um corolrio natural do uso da informao como
um insumo da tomada de deciso. Entretanto, ainda que a informao adquira seu valor a partir de seu
papel na tomada de deciso, o produto informacional como um todo tambm agrega valor a outras
atividades no processamento da informao.
Cabe ento uma questo: a informao possui um valor econmico? Ela ter valor econmico quando
levar satisfao dos desejos humanos. Uma pequena parcela da informao disponvel constitui-se
em produtos finais, ou seja, aqueles que so consumidos diretamente pelas pessoas, cujo valor derivase da oferta e da procura. A poro majoritria, porm, cabe aos bens intermedirios, que so aqueles
que conduzem a outros bens e servios. Neste caso, o valor estar diretamente relacionado ao dos
bens e servios que deles se utilizam.
Da mesma forma, a informao ter valor econmico para uma organizao, se ela gerar lucros ou for
alavancadora de vantagem competitiva. De modo geral, a percepo de valor pode ser influenciada
pelos seguintes fatores:
identificao de custos;
entendimento da cadeia de uso;
incerteza associada ao retorno dos investimentos em informao;
dificuldade de se estabelecerem relaes causais entre os insumos de informao e produtos
especficos;
tradio de se tratar a informao como uma despesa geral;
diferentes expectativas e percepes dos usurios;
fracasso em reconhecer o potencial comercial e o significado da informao.
Para concluir, importante reconhecer que, de modo geral, poucas decises so tomadas com
informao perfeita, devido a alguma insuficincia de informao e/ou uma sobrecarga de informao
desnecessria. O valor da informao uma funo do efeito que ela tem sobre o processo decisrio.
Se a informao adicional resultar em uma deciso melhor, ento ela ter valor. Caso contrrio, ela ter
pouco ou nenhum valor.
Documento um termo tambm polissmico, posto que se pode considerar documento qualquer
suporte que registre informaes. So documentos as camadas da terra escavadas pelos gelogos, os
vestgios materiais de civilizaes desaparecidas investigados pelos arquelogos, os registros orais de
grupos humanos estudados pelos antroplogos e socilogos ou a correspondncia, mapas, contratos
privados ou pblicos que so estudados pelos historiadores. A partir do momento em que se fortalece a
idia de que tudo histria, todos os registros, vestgios, marcas deixadas pela humanidade servem
para orientar, provar, comprovar, informar, refletir sobre determinada coisa ou fato.
Tal abrangncia de caractersticas fsicas e simblicas dos documentos, alguns mantidos no seu prprio
local de produo (como as montanhas, solos e edificaes), outros reunidos em ambientes diversos do
lugar onde foram produzidos como os museus, bibliotecas e arquivos, levou construo de
referenciais tericos e prticos de organizao e preservao.
Os documentos considerados documentos de arquivo, embora possam variar na forma como se
apresentam, ou tecnicamente falando, no suporte em que a informao est registrada, apresentam
algumas caractersticas que os diferem de outros documentos que podem conter informaes de valor
cientfico, histrico e cultural.
Em primeiro lugar so documentos produzidos e/ou acumulados organicamente no decorrer das
atividades de uma pessoa, famlia, instituio pblica ou privada. Ou seja, os documentos so criados
uns aps os outros, em decorrncia das necessidades sociais e legais da sociedade e do prprio
desenvolvimento da vida pessoal ou institucional. No caso da documentao privada, um cidado no
ter uma carteira de identidade sem antes ter obtido uma certido de nascimento ou, no caso de uma
empresa privada, realizar um contrato de prestao de servios sem antes ter registrado sua firma num
cartrio.
importante ressaltar a questo da organicidade dos documentos de arquivos porque isto significa que
um documento no tem importncia em si mesmo (embora possa conter informaes valiosas), mas no
conjunto de documentos do qual faz parte e que ajuda a explicar, demonstrar, comprovar, enfim, dar a
conhecer a realidade que se busca compreender seja ela a vida de uma pessoa, as atividades de uma
empresa pblica ou privada.
Em segundo lugar, os documentos de arquivo so produzidos com finalidades especficas para atender
vrias demandas de informaes. Embora alguns documentos possam, no seu momento de criao, j
ter um valor histrico como, por exemplo, a carta deixada pelo presidente Getlio Vargas em meados do
sculo 20, no momento do seu suicdio ou um tratado celebrado pelo Brasil, Argentina e Uruguai para
formar uma aliana contra o Paraguai no sculo 19, a produo da maioria dos documentos atende
primeiramente s necessidades burocrticas, administrativas ou legais.
Diviso de documentao por natureza:
Sabemos que as organizaes desenvolvem diversas atividades de acordo com as suas atribuies e
os documentos refletem essas atividades, porque fazem parte do conjunto de seus produtos.
Portanto, so variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bem como so diferentes os
formatos, as espcies, e os gneros em que se apresentam dentro de um Arquivo.
Vamos conhec-Ios:
NATUREZA COMERCIAL: quando a documentao principalmente organizada e utilizada pelas
empresas e destina-se a fins extremamente comerciais.
NATUREZA CIENTFICA: a documentao est presente quando seu objetivo principal o de
proporcionar informaes cientificas ou mesmo didticas, sem visar diretamente o lucro.
NATUREZA OFICIAL: quando sua organizao e utilizao tm por finalidade auxiliar e assessorar a
administrao pblica atual e futura, pressupondo a coleta e a classificao de documentos oficiais,
como por exemplo: leis, decretos, portarias e demais atos normativos prprios da administrao,
Federal, Estadual ou Municipal.
1. Formato: a configurao fsica de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi
confeccionado:
Exemplos: formulrios, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo, tira de microfilme,
mapa.
2. Espcie: a configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das
informaes nesse contidas.
Exemplos: ata, relatrio, carta, ofcio, proposta, diploma, atestado, requerimento, organograma)
3. Gnero: configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na
comunicao de seu contedo.
Exemplos: audiovisual (filmes); fonogrfico (discos, fitas); iconogrfico (obras de arte, fotografias,
negativos, slides, microformas; textual (documentos escritos de uma forma geral); tridimensionais
(esculturas, objetos, roupas); magnticos/informticos (disquetes, cd-rom)
4. Tipo de documento: a configurao que assume um documento de acordo com a atividade que a
gerou.
O arquivo da escola onde estudou; aquele organizado pela famlia de um amigo; o que foi consultado
para fazer uma pesquisa; o que havia no setor de pessoal onde voc trabalhou por algum tempo; ou,
ainda, o arquivo de discos que viu em uma gravadora.
E cada um desses arquivos apresentam caractersticas bem variadas. Da serem classificados em
quatro grupos, de acordo com:
- a natureza da entidade que os criou;
- os estgios de sua evoluo;
- a extenso da sua ateno;
- a natureza dos seus documentos.
Vamos analisar cada um desses grupos em separado.
De acordo com a entidade criadora
Considerando a natureza da entidade que criou o arquivo, ele se classifica em:
PBLICO - arquivo de instituies governamentais de mbito federal (central ou regional) ou estadual
ou municipal.
Exemplos: o arquivo de uma secretaria estadual de sade ou da prefeitura de um municpio.
INSTITUCIONAL - est relacionado, por exemplo, s instituies educacionais, igrejas, corporaes
no-lucrativas, sociedades e associaes.
Exemplos: o arquivo de um centro de educao experimental ou de um sindicato.
COMERCIAL- arquivo de firmas, corporaes e companhias.
Exemplos: o arquivo de uma loja, de um escritrio de engenharia ou de um banco.
FAMILIAR OU PESSOAL- diz respeito ao arquivo organizado por grupos familiares ou por pessoas,
individualmente.
Exemplo: o arquivo preparado por uma dona de casa, contendo certides de nascimento e casamento;
declaraes de imposto de renda; documentos relativos a transaes de compra e venda de imveis;
recibos de pagamentos efetuados a terceiros; fotos e cartas.
De acordo com o estgio de evoluo
Quando levamos em conta o tempo de existncia de um arquivo, ele pode pertencer a um destes trs
estgios:
ARQUIVO DE PRIMEIRA IDADE OU CORRENTE - guarda a documentao mais atual e
freqentemente consultada. Pode ser mantido em local de fcil acesso para facilitar a consulta.
Somente os funcionrios da instituio tm competncia sobre o seu trato, classificao e utilizao. O
arquivo corrente tambm conhecido como arquivo de movimento.
Exemplo: o arquivo do setor de almoxarifado de uma empresa de exportao, contendo as requisies
de material do ano em curso.
ARQUIVO DE SEGUNDA IDADE OU INTERMEDIRIO - inclui documentos que vieram do arquivo
corrente, porque deixaram de ser usados com freqncia. Mas eles ainda podem ser consultados pelos
rgos que os produziram e os receberam, se surgir uma situao idntica quela que os gerou. No h
necessidade de esses documentos serem conservados nas proximidades das reparties ou escritrios,
e a sua permanncia no arquivo transitria, uma vez que esto apenas aguardando para serem
eliminados ou remetidos ao arquivo permanente.
Exemplo: o arquivo dos dez ltimos anos da documentao de pessoal de uma empresa.
ARQUIVO DE TERCEIRA IDADE OU PERMANENTE - nele se encontram os documentos que
perderam o valor administrativo e cujo uso deixou de ser freqente, espordico. Eles so conservados
somente por causa de seu valor histrico, informativo para comprovar algo para fins de pesquisa em
geral, permitindo que se conhea como os fatos evoluram. Esse tipo de arquivo o que denominamos
arquivo propriamente dito.
Exemplo: o arquivo de uma secretaria de estado com os planos de governo do incio do sculo.
Embora no se possa determinar, de forma generalizada, qual a melhor posio do rgo de arquivo na
estrutura de uma instituio, recomenda-se que esta seja a mais elevada possvel, isto , que o arquivo
seja subordinado a um rgo hierarquicamente superior, tendo em vista que ir atender a setores e
funcionrios de diferentes nveis de autoridade. A adoo desse critrio evitar srios problemas na
rea das relaes humanas e das comunicaes administrativas.
Se a instituio j contar com um rgo de documentao, este ser, em principio, o rgo mais
adequado para acolher o arquivo, uma vez que a tendncia moderna reunir todos os rgos que
tenham como matria-prima a informao.
Ao usurio no interessa onde se encontra armazenada a informao - numa biblioteca, numa memria
de computador, num microfilme, ou num arquivo tradicional. Da a importncia da constituio de
sistemas de informao, dos quais o arquivo deve participar, dotados de recursos tcnicos e materiais
adequados para atender acelerada demanda de nossos tempos.
Centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivo
Ao se elaborar um plano de arquivo, um aspecto importante a ser definido diz respeito centralizao
ou descentralizao dos servios de arquivo.
Centralizao
Por sistema centralizado de arquivos correntes entende-se no apenas a reunio da documentao em
um nico local, como tambm a concentrao de todas as atividades de controle - recebimento,
registro, distribuio, movimentao e expedio - de documentos de uso corrente em um nico rgo
da estrutura organizacional, freqentemente designado de Protocolo e Arquivo, Comunicaes e
Arquivo, ou outra denominado similar.
Dentre as inmeras e inegveis vantagens que um sistema centralizado oferece, citam-se: treinamento
mais eficiente do pessoal de arquivo; maiores possibilidades de padronizao de normas e
procedimentos; ntida delimitao de responsabilidades; constituio de conjuntos arquivsticos mais
completes; reduo dos custos operacionais; economia de espao e equipamentos.
A despeito dessas vantagens, no se pode ignorar que uma centralizao rgida seria desaconselhvel
e at mesmo desastrosa como no caso de uma instituio de mbito nacional, em que algumas de suas
unidades administrativas desenvolvem atividades praticamente autnomas ou especficas, ou ainda que
tais unidades estejam localizadas fisicamente distantes uma das outras, As vezes em reas geogrficas
diferentes - agncias, filiais, delegacias -carecendo, portanto, de arquivos prximos para que possam se
desincumbir, com eficincia, de seus programas de trabalho.
Descentralizao
Recomenda-se prudncia ao aplicar esse sistema. Se a centralizao rgida pode ser desastrosa, a
descentralizao excessiva surtir efeitos iguais ou ainda piores.
O bom senso indica que a descentralizao deve ser estabelecida levando-se em considerao as
grandes reas de atividades de uma instituio.
Suponha-se uma empresa estruturada em departamentos Como Produo, Comercializao e
Transportes, Alm dos rgos de atividades-meio ou administrativos, e que cada um desses
departamentos se desdobre em divises e/ou sees. Uma vez constatada a necessidade da
descentralizao para facilitar o fluxo de informaes, esta dever ser aplicada a nvel de
Departamento, isto , dever ser mantido um arquivo junto a cada Departamento, onde estaro
reunidos todos os documentos de sua rea de atuao, incluindo os produzidos e recebidos pelas
divises e sees que o compem.. Para completar o sistema dever ser mantido tambm um arquivo
para a documentao dos rgos administrativos.
A descentralizao dos arquivos correntes obedece basicamente a dois critrios:
- centralizao das atividades de controle (protocolo) e descentralizao dos arquivos;
- descentralizao das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos.
Quando se fala em atividades de controle est-se referindo Aquelas exercidas em geral pelos rgos.de comunicaes, isto : recebimento, registro, classificao, distribuio, movimentao e expedio
dos documentos correntes.
a) Centralizao das atividades de controle (protocolo) descentralizao dos arquivos Neste sistema,
todo o controle da documentao feito pelo rgo central de comunicaes, e os arquivos so
localizados junto aos rgos responsveis pela execuo de programas especiais ou funes
especficas, ou ainda junto As unidades administrativas localizadas em reas fisicamente distantes dos
rgos a que esto subordinadas.
Quando o volume de documentos reduzido, cada rgo dever designar um de seus funcionrios para
responder pelo arquivo entregue A sua guarda, e por todas as operaes de arquivamento decorrentes,
tais Como abertura de dossis, controle de emprstimo, preparo para transferncia etc.
Se a massa documental for muito grande, aconselhvel que o rgo central de comunicaes designe
um ou mais arquivistas ou tcnicos de arquivo de seu prprio quadro de pessoal para responder pelos
arquivos nos rgos em que forem localizados.
A esses arquivos descentralizados denomina-se ncleos de arquivo ou arquivos setoriais.
b) Descentralizao das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos Este sistema s dever ser
adotado quando puder substituir com vantagens relevantes os sistemas centralizados tradicionais ou os
parcialmente descentralizados.
O sistema consiste em descentralizar no somente os arquivos, Como as demais atividades de controle
j mencionadas anteriormente, isto , os arquivos setoriais encarregar-se-o, alm do arquivamento
propriamente dito, do registro, classificao, tramitao dos documentos etc.
Neste caso, o rgo de comunicaes, que tambm deve integrar o sistema, funciona Como agente de
recepo e de expedio, mas apenas no que se refere A coleta e A distribuio da correspondncia
externa. No raro, alm dessas tarefas, passa a constituir-se em arquivo setorial da documentao
administrativo da instituio.
A opo pela centralizao ou descentralizao no deve ser estabelecida ao sabor de caprichos
individuais, mas fundamentada em rigorosos critrios tcnicos, perfeito conhecimento da estrutura da
instituio A qual o arquivo ir servir, suas atividades, seus tipos e volume de documentos, a localizao
fsica de suas unidades administrativas, suas disponibilidades em recursos humanos e financeiros,
enfim, devem ser analisados todos os fatores que possibilitem a definio da melhor poltica a ser
adotada.
Coordenao
Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez, segurana e eficincia
imprescindvel a criao de uma COORDENAO CENTRAL, tecnicamente planejada, que exercer
funes normativas, orientadoras e controladoras.
A Coordenao ter por atribuies: prestar assistncia tcnica aos arquivos setoriais;
estabelecer e fazei cumprir normas gerais de trabalho, de forma a manter a unidade de operao e
eficincia do servio dos arquivos setoriais; determinar normas especficas de operao, a fim de
atender As peculiaridades de cada arquivo setorial; promover a organizao ou reorganizao dos
arquivos setoriais, quando necessrio; treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais, tendo
em vista a eficincia e a unidade de execuo de servio; promover reunies peridicas com os
encarregados dos arquivos setoriais para exame, debate e instrues sobre assunto de interesse do
sistema de arquivos.
Esta Coordenao poder constituir-se em um rgo da administrao ou ser exercida pelo arquivo
permanente da entidade, pois toda instituio, seja qual for o sistema adotado para os seus arquivos
correntes,. dever contar sempre com um arquivo permanente, centralizado, tambm chamado arquivo
de terceira idade.
Assim, tendo em vista que o acervo dos arquivos permanentes constitudo de documentos
transferidos dos arquivos correntes (sejam eles setoriais ou centrais), justifica-se perfeitamente que a
COORDENAO DO SISTEMA seja uma de suas principais atribuies, a fim de que os documentos
ao Lhe serem entregues para guarda permanente estejam ordenados e preservados dentro dos
padres tcnicos de unidade e uniformidade exigidos pela Arquivologia.
Escolha de mtodos de arquivamento
A importncia das etapas de levantamento e anlise se faz sentir de modo marcante no momento em
que o especialista escolhe os mtodos de arquivamento a serem adotados no arranjo da documentao
corrente.
Na verdade, dificilmente se emprega um nico mtodo, pois h documentos que devem ser ordenados
ora pelo assunto, nome, local, data e nmero.
Entretanto, com base na anlise cuidadosa das atividades da instituio, aliada observao de como
os documentos so solicitados ao arquivo, possvel definir-se qual o mtodo principal a ser adotado e
quais os seus auxiliares. Exemplificando:
PATRIMNIO
Braslia
Rio de Janeiro
So Paulo
PESSOAL
ADMISSO
Aguiar, Celso
Bareta, Haydde
Borges, Francisco
Cardoso, Jurandir
Castro, Lcia
Paes, Oswaldo
Paiva, Ernesto
Sllos, Zilda
Silva, Ana Maria
DEMISSO
FOLHAS DE PAGAMENTO
jan. a jul. de 1980
ao. a dez. de 1980
jan. a jul. de 1981
PROMOO
Supondo-se que esse esquema tenha sido elaborado observando-se as consideraes assinaladas
anteriormente, verifica-se que o arranjo principal por assunto. No assunto Patrimnio encontra-se um
arranjo secundrio, por localidade (geogrfico). J no assunto Admisso tem-se um arranjo secundrio,
em ordem alfabtica, pelo nome dos funcionrios. Em Folhas de Pagamento encontra-se um arranjo
secundrio, em ordem cronolgica.
Como se v, o mtodo principal escolhido foi o de assuntos, coadjuvado pelos mtodos geogrfico,
alfabtico e numrico cronolgico, como auxiliares.
Outras modalidades de arranjo podem ainda ocorrer.
Para melhor atender aos usurios de um banco de investimentos, por exemplo, a documentao pode
ser separada em dois grandes grupos: o de projetos de financiamento ordenados e arquivados pelo
nmero de controle que lhe atribudo ao dar entrada e que, da por diante, ir lhe servir de referncia e o grupo constitudo de todo o restante da documentao, ordenada por assuntos.
Estabelecimento de normas de funcionamento
Para que os trabalhos no sofram soluo de continuidade e mantenham uniformidade de ao
imprescindvel que sejam estabelecidas normas bsicas de funcionamento no s do arquivo em seus
diversos estgios de evoluo, como tambm do protocolo, uma vez que esse servio , na maioria das
vezes, desenvolvido paralelamente aos trabalhos de arquivo.
Tais normas, depois de aplicadas e aprovadas na fase de implantao iro juntamente com modelos e
formulrios, rotinas, cdigos de assunto e ndices, integrar o Manual de Arquivo da instituio.
RECURSOS HUMANOS
Formao e regulamentao profissional
O arquivo possui, atualmente, importncia capital em todos os ramos da atividade humana. No entanto,
ainda bastante comum a falta de conhecimentos tcnicos por parte das pessoas encarregadas dos
servios de arquivamento, falta essa que ire influir, naturalmente, na vida da organizao.
Teoricamente, o arquivamento de papis um servio simples. Na prtica, no entanto, essa
simplicidade desaparece diante do volume de documentos e da diversidade de assuntos, surgindo
dificuldades na classificao dos papis.
Uma das vantagens da tcnica de arquivo a de capacitar os responsveis pelo arquivamento para um
perfeito . trabalho de seleo de documentos que fazem parte de um acervo, ou seja, separao dos
papis que possuem valor futuro, contendo informaes valiosas, dos documentos inteis.
Um servio de arquivo bem organizado possui valor inestimvel. E a memria viva da instituio, fonte e
base de informaes; aproveita experincias anteriores, o que evita a repetio, simplifica e racionaliza
o trabalho.
Para que se atinjam esses objetivos, toma-se necessria a preparao de pessoal especializado nas
tcnicas de arquivo.
"Em questo de arquivo, a experincia no substitui a instruo, pois 10 anos de prtica podem
significar 10 anos de arquivamento errado e intil' afirma a Prof.a Ignez B. C. D'Arafijo.
At recentemente a formao profissional dos arquivistas vinha sendo feita atravs de cursos especiais,
ministrados pelo Arquivo Nacional, Fundao Getlio Vargas e outras instituies.
O valor e a importncia dos arquivos oficiais e empresariais, para a administrao e para o
conhecimento de nossa Histria, passou a ser tambm objeto de interesse do Governo federal. Assim
que, a de maro de 1972, o Conselho Federal de Educao aprovou a criao do curso superior de
arquivos, e a 7 do mesmo ms aprovou o currculo do curso de arquivstica como habilitao
profissional no ensino de segundo grau. Em agosto de 1974, foi institudo o Curso Superior de
Arquivologia, com durao de trs anos e, em 4 de julho de 1978, foi sancionada a Lei n 6.546,
regulamentada pelo Decreto n 82.590, de de novembro do mesmo ano, que dispe sobre a
regulamentao das profisses de arquivista e tcnico de arquivo.
Atributos
Para o bom desempenho das funes dos profissionais de arquivo, so necessrias, alm de um
perfeito conhecimento da organizao da instituio em que se trabalha e dos sistemas de
arquivamento, as seguintes caractersticas: sade, habilidade em lidar com o pblico, esprito metdico,
discernimento, pacincia, imaginao, ateno, poder de anlise e de crtica, poder de sntese,
discrio, honestidade, esprito de equipe e entusiasmo pelo trabalho.
Escolha das instalaes e equipamentos
De igual importncia para o bom desempenho das atividades de arquivo a escolha do local adequado,
quer pelas condies fsicas que apresente - iluminao, limpeza, ndices de umidade, temperatura,
quer pela extenso de sua rea, capaz de conter o acervo e permitir ampliaes futuras.
Michel Duchein, especialista em instalaes de arquivos e inspetor-geral dos Arquivos da Franga, tem
vrios livros e artigos publicados sobre a matria, os quais devem ser consultados por tantos quantos
se defrontam com problemas de construo ou adaptao de locais destinados A guarda de
documentos. A lista dessas publicaes encontra-se na bibliografia ao final deste volume.
Da mesma forma, a escolha apropriada do equipamento dever merecer a ateno daqueles que esto
envolvidos com a organizao dos arquivos.
Considera-se equipamento, o conjunto de materiais de consumo e permanente indispensveis A
realizao do trabalho arquivstico.
Material de consumo
Material de consumo aquele que sofre desgaste a curto ou mdio prazos. So as fichas, as guias, as
pastas, as tiras de insero e outros.
Ficha - um retngulo de cartolina, grande ou pequeno, liso ou pautado, onde se registra uma
informao. As dimenses variam de acordo com as necessidades, podendo ser branca ou de cor.
Guia divisria - um retngulo de carto resistente que serve para separar as partes ou sees dos
arquivos ou fichrios, reunindo em grupos as respectivas fichas ou pastas. Sua finalidade facilitar a
busca dos documentos e o seu rearquivamento.
No estudo das guias divisrias distinguem-se diversos elementos relacionados com a sua finalidade e
funes, conforme veremos em seguida.
Projeo - a salincia na parte superior da guia. Pode ser recortada no prprio carto, ou nele ser
aplicada, sendo ento de celulide ou de metal.
A abertura na projeo que recebe a tira de insero chama-se janela.
P - a salincia, na parte inferior da guia, onde h um orifcio chamado ilha. Por este orifcio passa
uma vareta que prende as guias gaveta.
Notao - a inscrio feita na projeo, podendo ser alfabtica, numrica ou alfanumrica.
A notao pode ser ainda aberta ou fechada. aberta quando indica somente o incio da seo, e
fechada quando indica o princpio e o fim.
Posio - o local que a projeo ocupa ao longo da guia. O comprimento pode corresponder metade
da guia, a um tero, um quarto ou um quinto. Da a denominao de: primeira posio, segunda
posio, terceira posio, quarta posio, quinta posio.
Quanto sua funo, a guia pode ser ainda:
- primria - indica a primeira diviso de uma gaveta ou seo de um arquivo;
- secundria - indica uma subdiviso da primria;
- subsidiria - indica uma subdiviso da secundria;
- especial - indica a localizao de um nome ou assunto de grande freqncia.
O que indica se uma guia primria, secundria, subsidiaria ou especial a notao e no a projeo.
O ideal seria que as guias primrias estivessem sempre em primeira posio, as secundrias em
segunda posio e assim por diante.
Guia-fora - a que tem como notao a palavra FORA e indica a ausncia de uma pasta do arquivo.
Tira de insero - uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escrevem as notaes.
Tais tiras so inseridas nas projees das pastas ou guias.
Pasta - uma folha de papelo resistente, ou cartolina, dobrada ao meio, que serve para guardar e
proteger os documentos. Pode ser suspensa, de corte reto, isto , lisa, ou ter projeo. Elas se dividem
em:
- individual ou pessoal - onde se guardam' documentos referentes a um assunto ou pessoa em ordem
cronolgica;
- miscelnea - onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas em
ordem alfabtica e dentro de cada grupo, pela ordenao cronolgica.
Material permanente
O material permanente aquele que tem grande durao e pode ser utilizado vrias vezes para o
mesmo fim. Na sua escolha, alm do tipo e do tamanho dos documentos, deve-se levar em conta os
seguintes requisites:
- economia de espao (aproveitamento mximo do mvel e mnimo de dependncias);
- convenincia do servio (arrumao racional);
- capacidade de expanso (previso de atendimento a novas necessidades);
- invulnerabilidade (segurana);
- distino (condies estticas);
- resistncia (conservao).
Recomenda-se, ainda, que a escolha do equipamento seja precedida de pesquisa junto As firmas
especializadas, uma vez que constantemente so lanadas no mercado novas linhas de fabricao. As
mais tradicionais so os arquivos, fichrios, caixas de transferncia, boxes, armrios de ao etc. As
mais recentes so os arquivos e fichrios rotativos eletromecnicos e eletrnicos, bem como as
estantes deslizantes.
Armrio de ao - um mvel fechado, usado para guardar documentos sigilosos, ou volumes
encadernados.
Arquivo - mvel de ao ou de madeira, com duas, trs, quatro ou mais gavetas ou gabinetes de diversas
dimenses, onde so guardados os documentos.
Arquivo de fole - um arquivo de transio entre o arquivo vertical e o horizontal. Os documentos eram
guardados horizontalmente, em pastas com subdivises, e carregados verticalmente.
Arquivos horizontais antigos
- pombal (em forma de escaninhos);
- sargento (tubos metlicos usados pelo exrcito em campanha).
Box - pequeno fichrio que se coloca nas mesas. usado para lembretes.
Caixa de transferncia - caixa de ao ou papelo, usada especialmente nos arquivos permanentes.
Estante - mvel aberto, com prateleiras, utilizado nos arquivos permanentes, onde so colocadas as
caixas de transferncia. Modernamente, utilizada para arquivos correntes, empregando-se pastas
suspensas laterais.
Fichrio - um mvel de ao prprio para fichas, com uma, duas, trs ou quatro gavetas, ou conjugado
com gavetas para fichas e documentos.
Fichrio horizontal - aquele em que as fichas so guardadas em posio horizontal, umas sobre as
outras - modelo KARDEX. As fichas so fixadas por meio de bastes metlicos presos s gavetas.
Dessa disposio das hastes resulta que a primeira ficha presa, a partir do fundo, ficar inteiramente
visvel, deixando que da imediatamente inferior aparea uma faixa correspondente dimenso da barra,
e assim sucessivamente, lembrando o aspecto de uma esteira - "arquivo-esteirinha". As faixas que
aparecem funcionam como verdadeiras projees, nas quais so feitas as notaes.
Fichrio vertical - aquele em que as fichas so guardadas em posio vertical, umas atrs das outras,
geralmente separadas por guias. o modelo mais usado por ser mais econmico. As gavetas ou
bandejas comportam grande nmero de fichas.
Suporte - armao de metal que se coloca dentro das gavetas dos arquivos, servindo de ponto de apoio
para as pastas suspensas.
Constituio de arquivos intermedirios e permanentes
Toda organizao, seja ela pblica ou privada, de pequeno, mdio ou grande porte, acumula atravs
dos tempos um acervo documental que, mesmo depois de passar por fases de anlise, avaliao e
seleo rigorosas, deve ser preservado, seja para fins administrativos e fiscais, seja por exigncias
legais, ou ainda por questes meramente histricas.
Nenhum plano de arquivo estaria completo se no previsse a constituio do arquivo permanente, para
onde devem ser recolhidos todos aqueles documentos considerados vitais.
Quanto aos arquivos ou depsitos intermedirios, estes s devero ser criados se ficar evidenciada a
sua real necessidade.
Em geral, existem em mbito governamental, em face do grande volume de documentao oficial e de
sua descentralizao fsica.
As entidades e empresas de carter privado dificilmente necessitam desse organismo, salvo no caso de
instituies de grande porte, com filiais, escritrios, representaes ou similares, disperses
geograficamente e detentores de grande volume de documentao.
Recursos financeiros
Outro aspecto fundamental a ser considerado diz respeito aos recursos disponveis no apenas para
instalao dos arquivos, mas, sobretudo, para sua manuteno.
Nem sempre os responsveis pelos servios pblicos ou dirigentes de empresas compreendem a
importncia dos arquivos e admitem as despesas, algumas vezes elevadas, concernentes a tais
servios. Toma-se necessria, ento, uma campanha de esclarecimento no sentido de sensibiliz-los.
Considerados todos os elementos descritos, o especialista estar em condies de elaborar o projeto
de organizao, a ser dividido em trs partes. A primeira constara de uma sntese da situao real
encontrada. A segunda, de anlise e diagnstico da situao. A terceira ser o plano propriamente dito,
contendo as prescries, recomendaes e procedimentos a serem adotados, estabelecendo-se,
inclusive, as prioridades para a implantao.
Implantao e acompanhamento. Manuais de arquivo
Recomenda-se que a fase de implantao seja precedida de uma campanha de sensibilizao que
atinja a todos os nveis hierrquicos envolvidos.
Esta campanha, feita por meio de palestras e reunies, objetiva informar as alteraes a serem
introduzidas nas rotinas de servio e solicitar a cooperao de todos, numa tentativa de neutralizar as
resistncias naturais que sempre ocorrem ao se tentar modificar o status que administrativo de uma
organizao.
Paralelamente campanha de sensibilizao deve-se promover o treinamento no s do pessoal
diretamente envolvido na execuo das tarefas e funes previstas no projeto de arquivo, como
daqueles que se utilizaro dos servios de arquivo, ou de cuja atuao depender, em grande parte, o
xito desses servios.
A implantao das normas elaboradas na etapa anterior exigir do responsvel pelo projeto um
acompanhamento constante e atento, a fim de corrigir e adaptar quaisquer impropriedades, falhas ou
omisses que venham a ocorrer.
Somente depois de implantar e testar os procedimentos - verificar se as normas, rotinas, modelos e
formulrios atendem as necessidades - que dever ser elaborado o manual de arquivo, instrumento
que coroa todo o trabalho de organizao. Nele ficam registrados os procedimentos e instrues que
iro garantir o funcionamento eficiente e uniforme do arquivo e a continuidade do trabalho atravs dos
tempos.
Seria impossvel estabelecer padres rgidos para a elaborao dos manuais, uma vez que estes
devem refletir as peculiaridades das instituies a que se referem. Entretanto, a experincia nos permite
indicar, em linhas gerais, os elementos que devem constituir os manuais de arquivo. So eles:
- apresentao, objetivos e abrangncia do manual;
- informaes sobre os arquivos da instituio, suas finalidades e responsabilidades; sua interao e
subordinao;
- organogramas e fluxogramas;
- concertos gerais de arquivo, definio das operaes de arquivamento; terminologia;
E dependendo das normas da empresa e da natureza dos documentos arquivados, eles podem ser
emprestados ou consultados no prprio local do arquivo.
Desde a chegada dos documentos empresa j deve haver uma preocupao com o seu possvel
arquivamento. O tcnico de arquivo precisa estar atento a isso e determinar a classificao que cada
documento recebe no momento do seu registro, pois ela se repetir mais tarde, quando for arquivado.
Portanto, num sistema de arquivos correntes, os servios de recebimento, registro, controle de
tramitao (distribuio e movimentao) e expedio da correspondncia, no podem ser
desvinculados dos servios de arquivamento e emprstimo ou consulta de documentos.
As atividades de recebimento de documentos, registro, controle de tramitao e expedio de
correspondncias constituem os servios de protocolo. E as atividades de arquivamento e emprstimo
de documentos so os servios de arquivo.
Ento, no podemos separar os servios de protocolo dos servios de arquivo. Da ser comum, na
estrutura organizacional das instituies, a existncia de setores, normalmente denominados Arquivo e
Protocolo, ou Arquivo e Comunicao ou outro nome parecido, que respondem tanto pelo protocolo
como pelo arquivamento.
Em relao aos servios de arquivo e protocolo, importante destacarmos que as rotinas e
procedimentos para sua execuo devem ser criados pela prpria instituio, obedecendo a um critrio
adequado s suas caractersticas. No podemos predeterminar e nem impor qualquer rotina ou
procedimento a uma empresa, mas apenas sugerir.
SERVIOS DE PROTOCOLO
Observe este ofcio:
Para:Banco do Estado S.A.
Diretoria Financeira
Senhor Diretor,
Encaminhamos em anexo, para seu conhecimento e anlise, cpia do Balano Patrimonial de
nossa empresa...
Este ofcio, ao ser recebido pelo banco, foi registrado de acordo com os procedimentos adotados na
empresa. Depois foi distribudo, sendo encaminhado ao Diretor Financeiro.
Na diretoria, a secretria recebeu o documento, registrou-o na entrada nos controles especficos do
rgo e encaminhou-o ao diretor. Esse, aps conhecer o teor do ofcio, despachou-o para um dos
assessores, solicitando-lhe anlise e parecer.
Concluda a solicitao, o assessor retornou o documento com o parecer sua chefia que, aps
analisar, pediu algumas providncias, dentre as quais a expedio de uma resposta Andes Turismo
S.A. Finalmente, ele devolveu a documentao sua secretria - ofcio, despachos, parecer -,
solicitando-lhe o arquivamento.
A secretria registrou a sada do documento em seus controles e depois encaminhou-o ao Setor de
Arquivo da empresa.
Veja que o ofcio passou por vrios setores dentro do Banco do Estado S.A., envolvendo tarefas que
constituem o servio de protocolo de uma empresa: recebimento; registro; distribuio e
movimentao; expedio de correspondncia.
PROTOCOLO
A DENOMINAO ATRIBUDA AOS SETORES ENCARREGADOS DO RECEBIMENTO,
REGISTRO, DISTRIBUIO E MOVIMENTAO E EXPEDIO DE DOCUMENTOS. TAMBM O
NOME ATRIBUDO AO NUMERO DE REGISTRO DADO AO DOCUMENTO OU, AINDA, AO LIVRO
DE REGISTRO DE DOCUMENTOS RECEBIDOS E EXPEDIDOS.
E como esses servios de protocolo funcionam? Que procedimentos so adotados para que eles
cumpram suas finalidades com eficincia?
Rotinas de expedio
Em geral, so adotadas estas rotinas nos servios de expedio de uma empresa:
- Recebimento da correspondncia a ser expedida: o original, o envelope e as cpias, nas cores e
quantidades determinadas pela empresa.
Os setores que desejarem manter uma coleo de cpias em suas unidades, para consulta imediata,
devem prepar-las em papel de cor diferente. Essas cpias so devolvidas ao setor de origem, aps a
expedio.
- Verificao da falta ou no de folhas ou anexos nas correspondncias a serem expedidas.
- Numerao e complementao de data, tanto no original como nas cpias.
- Separao do original das cpias.
- Expedio do original com os anexos, se existirem, pelos Correios, malotes ou em mos.
- Encaminhamento das cpias ao setor de arquivamento, acompanhadas dos antecedentes que lhes
deram origem.
SERVIOS DE ARQUIVO
Preste ateno a esta situao, bem comum em uma empresa:
- FLVIA, PRECISO DAQUELE PROJETO DE AMPLIAO DA FIRMA PARA RETIRAR UNS DADOS
QUE VOU INCLUIR NESTE RELATRIO.
- MAS DR. SANTANA, O PROJETO SAIU DAQUI PARA O DIRETOR-GERAL E AGORA J DEVE
ESTAR ARQUIVADO. O SENHOR QUER QUE EU SOLICITE UM EMPRSTIMO AO SETOR DE
ARQUIVO?
Como voc v, o projeto citado foi arquivado, depois de passar pelos setores competentes. Do arquivo,
no entanto, ele pode ser recuperado para consultas, por meio de emprstimo.
E isso o que deve acontecer com qualquer documentao oficial de uma empresa. Depois de tramitar
pelos devidos setores e cumprir suas finalidades, arquivada. No arquivo fica guardada, podendo ser
emprestada ou consultada a qualquer momento, pelo pessoal da instituio.
Vemos, assim, que os servios de arquivo compreendem duas atividades especficas: o arquivamento
propriamente dito dos documentos e seu emprstimo ou consulta, sempre que necessrio.
E o que compreende cada uma dessas atividades?
Arquivamento da documentao
Lembramos que, desde o momento em que o documento chega a uma empresa, j deve haver a
preocupao com o seu possvel arquivamento. Por isso que a classificao dada ao documento no
servio de protocolo, quando ele entra na empresa a mesma utilizada para arquiv-lo. E como esses
documentos so classificados?
Volte atrs e observe novamente as fichas de protocolo e os cdigos usados para classificar os
documentos.
Repare que no h uma norma especfica em relao a esses cdigos: eles so criados pelos tcnicos
responsveis, em funo dos mtodos de arquivamento adotados pela empresa. E esses mtodos de
arquivamento variam - cada empresa, de acordo com o seu ramo de atividade, escolhe os mtodos
mais indicados e adequados s suas finalidades. Somente assim o arquivo pode cumprir plenamente a
sua finalidade primordial -o acesso aos documentos, por meio de emprstimos e consultas aos
funcionrios e setores da empresa.
Emprstimo e consulta de documentos do arquivo
Quantas vezes j no ouvimos algum dizer:
- ESTE ASSUNTO EST ENCERRADO! J FOI PARA O ARQUIVO.
- AQUELE DOCUMENTO FOI PARA O ARQUIVO MORTO.
So frases que nos passam a idia de que arquivo algo sem vida, onde fica guardado tudo aquilo que
no vamos mais precisar.
Mas j vimos que a finalidade principal de um arquivo servir administrao. Desde o recebimento da
documentao at o seu arquivamento, o trabalho arquivstico precisa ser feito de modo a possibilitar a
recuperao rpida e completa da informao.
Logo, necessrio que o arquivo esteja bem vivo! E ele s vai conseguir isso, facilitando o emprstimo
e consulta de seus documentos aos funcionrios ou setores da empresa que deles precisarem. Essa
uma tarefa que precisa ser feita com a mxima tica e segurana, para que nenhum documento seja
divulgado indevidamente ou mesmo que se perca.
Assim, as rotinas de emprstimo e consulta dos documentos do arquivo podem ser:
- Atender s requisies de emprstimos vindas dos diferentes rgos/setores.
- Preencher o formulrio de recibo de documentao, em duas vias cujo modelo pode ser:
Esse recibo muito importante, j que registra a sada do documento, permitindo informar, com
segurana, onde ele se encontra.
- Colocar a segunda via do recibo no mesmo lugar de onde foi retirada a pasta para emprstimo,
juntamente com a guia-fora.
- Arquivar a primeira via do recibo de documentao no fichrio de lembretes, em ordem cronolgica, do
mais atual para o mais antigo.
- Preencher o formulrio de cobrana da documentao, sempre que a pasta emprestada no for
devolvida no prazo estipulado.
Os prazos para emprstimo de documentos do arquivo variam de uma empresa para outra, embora
possamos recomendar um perodo em torno de dez dias, podendo ser renovado mediante sua
reapresentao ao setor.
- Encaminhar a cobrana de documentao ao requisitante.
- Arquivar a pasta devolvida ao setor, eliminando a segunda via do recibo (aquela que estava no lugar
da pasta retirada).
- Colocar o carimbo de RESTITUDO na primeira via do recibo de documentao (a que foi assinada
pelo requisitante). Esse carimbo pode ser colocado no verso do recibo e ser assim:
- Devolver a primeira via carimbada do recibo ao requisitante.
MTODOS DE ARQUIVAMENTO
Sistemas de arquivamento
Como afirmamos anteriormente, a preocupao maior de quem faz arquivos no apenas arquivar,
mas tambm localizar as informaes arquivadas no instante em que forem solicitadas.
A forma de consulta ou recuperao de uma informao arquivada uma das primeiras preocupaes
que deve ter a secretaria, unia vez que sua responsabilidade assessorar a chefia. Para tanto,
necessita de alguns conhecimentos tcnicos e outros relativos empresa a que serve, como: tipos
fsicos de documentos, clientela a que se destinam, grau de sigilosidade, volume, assuntos de que
tratam etc.
Tecnicamente, o sistema de arquivamento o conjunto de princpios coordenados entre si com a
finalidade de definir a forma de consulta do arquivo, que pode ser:
Direta: quando a informao recuperada diretamente no local em que se encontra arquivada.
Indireta: quando a localizao de uma informao feita inicialmente atravs da consulta a um ndice
e posteriormente no local arquivado.
Semi-indireta: quando a localizao de uma informao arquivada orientada pela consulta a uma
tabela.
Como escolher o sistema adequado?
Para acertar, antes de mais nada necessrio o trabalho de anlise e planejamento. Somente atravs
do levantamento dos dados sobre a instituio qual o arquivo servir, pode-se escolher um sistema
adequado e seguro para a localizao de informaes. Por exemplo, podemos concluir que os sistemas
diretos de arquivamento s podem ser empregados em arquivos onde os documentos so de livre
acesso a qualquer pessoa; os sistemas indiretos, como necessitam de ndice para a localizao dos
documentos, resguardam mais a documentao e os semi-indiretos devem ser utilizados nos arquivos
onde os usurios buscam as informaes sem a orientao de uma pessoa, mas de uma tabela
disposta no arquivo de forma a auxili-los.
Mtodos de arquivamento
Mtodo de arquivamento um plano preestabelecido de colocao dos documentos que visa A
facilidade de guarda e pesquisa. Os mtodos de arquivamento esto relacionados com os sistemas, o
que equivale a dizer que cada sistema de arquivamento tem mtodos especficos que a ele se adaptam.
Tanto na organizao de arquivos como na de fichrios, os elementos a serem considerados nos
documentos, para efeito de classificao, so:
Nome (do remetente, destinatrio ou da pessoa a quem os documentos se referem).
Local (de expedio ou recebimento dos documentos).
Data (de elaborao, validade ou referncia dos documentos).
Assunto(s) (contedo ou argumento dos documentos).
Nmero (de ordem, cdigo etc.).
A escolha de um ou mais elementos determinar a estrutura de organizao de um arquivo,
respeitando-se o grau de importncia e freqncia com que so solicitados.
No trabalho secretarial, os mtodos de uso mais comum so:
Alfabtico.
Geogrfico.
Numrico (simples, cronolgico, decimal...
Por assuntos.
Mtodo alfabtico
Consiste na organizao do material tendo por base o nome de uma pessoa ou empresa, constante do
documento ou material que ser registrado (neste caso o nome passa a ser o elemento principal de
classificao) e depois colocado em seqncia alfabtica.
As pastas ou fichas so dispostas no arquivo segundo as determinaes das normas de alfabetao,
separadas pelas guias alfabticas que orientao a consulta. O nmero e o tipo de guias a serem
utilizadas dependero do volume de documentos a serem organizados.
A confeco do arquivo simples e barata. Inicia-se com a abertura de pastas individuais (uma para
cada nome ou correspondente), dentro das quais os documentos devem ser ordenados
cronologicamente.
Alm das pastas individuais, utilizam-se tambm as pastas miscelneas, para agrupar correspondentes
avulsos. Recomenda-se um mximo de cinco documentos por correspondente dentro de cada
miscelnea. O correspondente que ultrapassar este nmero deve receber pasta individual. A ordenao
interna de correspondentes de uma miscelnea deve ser feita pela ordem alfabtica de nomes e, dentro
desta, pela ordem cronolgica.
O mtodo alfabtico faz parte do sistema direto de arquivamento, uma vez que a consulta efetuada
diretamente no arquivo, sem a necessidade de recurso auxiliar. Contudo, o seu perfeito funcionamento
esta condicionado ao emprego de Regras de Alfabetizao: conjunto de determinaes que comandam
a ordenao alfabtica de nomes de pessoas, firmas e instituies no arquivo, solucionando os casos
duvidosos. Essas regras tm por finalidade:
Uniformizar as entradas de nomes no arquivo, padronizando critrios que facilitem o arquivamento e a
consulta.
Proporcionar maior coerncia estrutura do arquivo, evitando entradas mltiplas e a conseqente
perda de informaes.
A - Regras
1. Os nomes individuais devem ser colocados em ordem inversa, ou seja, primeiramente o ltimo nome,
depois os prenomes na ordem em que se apresentam. Quando houver nomes iguais, prevalece a
ordem do prenome.
Exemplos:
Barbosa, Anibal
Corra, Antnio
10. Os sinais grficos, como crase, til, cedilha etc., no so considerados na alfabetao. Exemplos:
Campanha, Clodoaldo
Campanh, Raul
11. Os nomes de empresas devem ser registrados conforme se apresentam.
Exemplos:
lvaro Costa & Cia
Barbosa Souza Ltda
Comercial Santos Ltda
12. As expresses usadas no comrcio, como Sociedade, Companhia, Empresa etc., devem ser
consideradas na alfabetao. Exemplos:
Companhia Brasileira de Alimentos
Editora Abril Ltda.
Sociedade Esprita Alan Kardec
13. Os nomes das empresas ou instituies que usam siglas, com ou sem ponto entre as letras, devem
ser alfabetados como se o conjunto de letras que os formam fosse uma palavra. Exemplos:
CEEE
UFRGS
14. Quando uma empresa ou instituio for conhecida, alm de seu nome por extenso, tambm por
uma sigla, o arquivista dever optar pela forma de entrada que melhor atenda h necessidades de seus
consulentes, fazendo sempre uma remissiva para a forma no adotada como entrada no arquivo.
Exemplo:
ADVB... ou Associao dos Dirigentes de Vendas do Brasil
Se arquivado pelo nome por extenso, coloca-se a remissiva em:
ADVB veja Associao dos Dirigentes de Vendas do Brasil
Se arquivado pela sigla, coloca-se a remissiva em:
Associao dos Dirigentes de Vendas do Brasil veja ADVB
15. A correspondncia recebida de seo, diviso ou departamento de uma empresa ou instituio deve
ser arquivada pelo nome da empresa e no pelo departamento, diviso, seo. Exemplos:
UFRGS - Departamento de Pessoal
UFRGS - Escola de Engenharia
16. As diversas filiais de uma empresa so alfabetadas pelo nome da empresa, seguido dos Estados
em que se encontram as filiais e, finalmente, dos nomes das cidades. Se estiverem localizadas em uma
mesma cidade, so colocados os endereos. Exemplos:
Unio S.A. - RJ, Rio de Janeiro
Unio S.A. - RS, Porto Alegre
17. Os nomes de instituies e rgos governamentais brasileiros so considerados como se
apresentam. Exemplos:
Banco Central do Brasil
Fundao Getlio Vargas
18. Os nomes de rgos governamentais ou instituies de pases estrangeiros devem ser precedidos
do nome do pas, em lngua portuguesa. Exemplos:
Estados Unidos - The Library of Congress
Inglaterra - Red Cross
19. Nos ttulos de congressos, conferncias, simpsios etc., os nmeros arbicos, romanos ou escritos
por extenso devem figurar entre parnteses ao final da entrada.)Exemplos:
Conferncia Latino-americana de Pediatras (II).
Seminrio Francs de Patologia (13).
Encontro Brasileiro de Secretrias (Segundo).
20. Os numerais que fazem parte dos nomes de empresas; quer no inicio, meio ou fim, devem ser
alfabetados como se estivessem escritos por extenso.
Exemplos:
Ferragem 2 (dois) irmos
Inseticida mata 7 (sete)
3 (trs) M do Brasil
O conjunto de regras aqui apresentado suficiente, normalmente, para organizar arquivos comerciais.
Contudo, dependendo do volume e complexidade dos documentos a serem classificados, pode haver
dvidas. Neste caso, podem ser adotadas regras mais extensas, ou pode-se ampliar e modificar as j
existentes, para atender a casos especficos, desde que sejam redigidas em linguagem clara e simples
e que fiquem registradas por escrito.
B - Ordenando alfabeticamente
Quando falamos em arquivo alfabtico, muitas pessoas desconhecem o fato de que h dois critrios
para a ordenao alfabtica (feita letra por letra ou palavra por palavra), e que ambos so corretos. Da
surgirem as confuses na busca e no arquivamento.
A definio de um nico critrio de alfabetao, com a conseqente excluso do outro, de
fundamental importncia para o trabalho de arquivo. So eles:
Letra por letra
Porta
Porta-algodo
Portada
Porta-discos
Portador
Porta-espada
Notou a diferena? Imagine a confuso e as discusses entre colegas de trabalho e usurios do seu
arquivo se voc misturar os dois critrios!
Mtodo numrico
Quando o principal elemento de classificao de um documento um nmero (por exemplo: processes,
legislao, documentos protocolados etc.), a melhor forma de organizao para o arquivo o mtodo
numrico.
Nesta modalidade de arquivamento, a consulta , indireta, pois h necessidade de se recorrer a um
ndice auxiliar alfabtico que remeter ao nmero sob o qual a informao foi arquivada.
O mtodo numrico pode ser:
A - Simples
Quando atribumos nmeros aos correspondentes (pessoas ou instituies) pela ordem de chegada
destes ao arquivo, sem qualquer preocupao com a ordenao alfabtica, pois teremos um ndice para
auxiliar na localizao.
Este arquivo vai exigir como controles:
- Registro de entrada de cada correspondente (feito em livros ou fichas) para evitar a abertura de duas
ou mais pastas para o mesmo correspondente.
- ndice alfabtico auxiliar (feito em fichas ou disquetes de computador) que remeta do nome do
correspondente para o nmero de sua pasta aberta no arquivo. O ndice , indispensvel, pois, com o
crescimento do arquivo, toma-se impossvel localizar os documentos.
Nos arquivos empresariais que utilizam o mtodo numrico simples, pode-se reaproveitar o nmero de
uma pasta vaga (documentos eliminados ou transferidos) para um novo correspondente, o que j no
deve ocorrer no servio pblico, rede bancria, arquivos hospitalares etc., onde o nmero atribudo a
um correspondente pode comprometer as operaes a serem realizadas, pois nesses casos o nmero
passa a identificar permanentemente um cliente.
O mtodo numrico simples uma das formas mais versteis para a organizao de arquivos, sendo
utilizado em larga escala na indstria, comrcio, escolas, rede bancaria etc.
Voc j parou para pensar que identificado atravs de nmeros na escola em que est matriculado,
nos clubes que freqenta, na empresa em que trabalha? Tudo isso mtodo numrico de
arquivaniento!
B - Cronolgico
Neste mtodo numera-se o documento, e no a pasta. o que ocorre nas reparties pblicas - o
documento, depois de receber uma capa, onde so colocados o nmero de protocolo e outras
informaes, passa a formar um processo. Este processo ser acompanhado durante a tramitao, por
uma ficha numrica (ficha de protocolo), onde ser indicada toda a movimentao do documento dentro
da repartio. Paralelamente, so confeccionados ndices alfabticos para os nomes dos envolvidos,
assunto e procedncia dos documentos, a fim de agilizar as buscas.
Mtodo geogrfico
Neste mtodo, o principal elemento de classificao do documento deve ser o local ou procedncia da
informao. importante salientar que a organizao de um arquivo geogrfico depende de uma
estrutura geogrfica bem definida, como, por exemplo:
a) Vrios pases: nome do pas, nome da capital e nome dos correspondentes. Se houver documentos
procedentes de outras cidades que no a capital, deve-se orden-los alfabeticamente no arquivo, aps
a capital. Exemplos:
- ARGENTINA
Buenos Aires
Maia Carraro, Alcides
Nunes Caldera, Manoelito
Crdoba
Hotel Las Palmas
Valdez Miranda, Carlos
Corrientes
Del Vale, Luis
Sanches de Vidal, Emlio
- BRASIL
Braslia
Ministrio da Educao
Ministrio do Interior
Campinas
Delgado, Carlos
Monteiro, Jos Olalvo
Cuiab
Chardon, Carlos Manuel
Santi, Manuel
Curitiba
Rosado, Jos (Dr.)
Fbricas
Lojas
Ortopdicos
Para crianas
Para homens
Para senhoras
Sob medida
B - Ordenao dos assuntos de forma numrica
Nesta modalidade, alm do plano de classificao, dever ser elaborado um ndice alfabtico remissivo,
pois os itens classificados recebero nmeros no arquivo e o ndice auxilia na rpida localizao.
a) Mtodo duplex: a documentao aps a diviso em classes, segundo o plano de classificao,
recebe uma numerao seqencial simples para cada classe geral e as subdivises dessas classes
seo ordenadas atravs de numerais decimais. Exemplo:
1 .BIBLIOTECA
1.1 Correspondncia expedida
1.2 Correspondncia recebida
1.3 Livros
1.3.1 Sugestes para aquisio
1.3.2 Oramentos
1.4 Ponto dos funcionrios
1.5 Estatsticas
1.5.1 Consultas
1.5.2 Emprstimos
1.5.3 Servios tcnicos
1.6 Relatrios anuais
2. NCLEO DE EXTENSO
2.1 Cadastro de professores
2.2 Certificados
2.3 Cursos
2.3.1 Atendente de livraria
2.3.2 Atualizao para secretrias
2.3.3 Correspondncia informatizada
2.3.4 Estenogratia
2.3.5 Tcnicas de arquivo
2.4 Material didtico
2.5 Propostas in company
2.6 Relatrios anuais
A vantagem que a numerao no necessita de previso antecipada. O plano de classificao inicial
pode ser de apenas cinco assuntos. De acordo com as necessidades da empresa e a expanso das
classes de assuntos, a numerao crescera tambm.
b) Mtodo decimal: baseado no Sistema Decimal de Dewey, que o criou para ser aplicado
abibliotecas. universalmente conhecido como CDD (Classificao Decimal de Dewey). Esta
classificao divide o conhecimento humano em dez grandes classes:
0 - Obras gerais
1 - Filosofia
2 - Religio
3 - Cincias Sociais
4 - Filologia
5 - Cincias Puras
6 - Cincias Aplicadas
7 - Belas Artes
8 - Literatura
9 - Histria e Geografia.
Essas classes posteriormente se subdividem de dez em dez, sucessivamente (partindo sempre do geral
para o especfico). Tomemos a classe , de Cincias Aplicadas, como exemplo:
610 - Medicina
620 - Engenharia
630 - Agricultura
640 - Cincias e Artes Domsticas
650 - Servios gerenciais
660 - Indstrias qumicas
670 - Manufaturas
680 - Manufaturas, Miscelnea
690 - Construo
611 - Anatomia
612 - Fisiologia humana
613 - Higiene pessoal
614 - Sade pblica
615 - Teraputica
616 - Clnica mdica
617 - Cirurgia
618 - Ginecologia
619 - Pediatria
616.1 Cardiologia
616.2 Sistema respiratrio
616.3 Sistema digestivo
616.4 Sistema endcrino
616.5 Dermatologia
616.6 Urologia
616.7 Sistema muscular
616.8 Neurologia
616.9 Doenas diversas
e assim por diante.
Esta classificao acompanhada de um ndice alfabtico para auxiliar a rpida localizao dos itens
desejados.
A tcnica de Dewey pode ser aplicada aos arquivos com adaptaes. Requer o estudo detalhado sobre
a empresa e sua documentao e a seguir o estabelecimento de dez classes principais de assuntos e
suas subdivises.
TIPOLOGIA DOCUMENTAL E SUPORTES FSICOS
Tipologia Documental
Tipologia Documental, como o prprio nome indica (tipo), diz respeito multiplicidade da produo
documental. So documentos produzidos por uma atividade que obedece a uma funo especfica
estando regulados por um procedimento ou trmite e que contenha formatos, contedos e suportes
semelhantes. De acordo com esta definio, de cada atividade e/ou funo se deriva uma srie de
documentos. Como exemplo, podemos dizer que da funo contbil, gera-se documentos como os
livros dirio, razo, balancete, etc. Da atividade policial, so gerados documentos tais como, exames de
corpo de delito, ordens de servios, peritagens, boletins de ocorrncias, etc. Do poder Judicirio,
intimaes, citaes, etc.
terminolgica de espcies documentais tpicas de tais acervos. No caso especfico dos arquivos de
partidos e associaes polticas optamos por considerar o documento do exemplo citado acima como
um folheto (formato) cuja espcie, manifesto ou panfleto, ser determinada de acordo com a funo
documental. Assim poderemos ter, se for o caso, um panfleto de agitao poltica (tipo documental) cujo
contedo um manifesto.
A tipologia documental a que chegamos compe-se de duas partes: um quadro de funes de partidos
e associaes polticas complexas, hierarquizado por nveis de atuao; e uma relao das funes e
espcies documentais encontradas. O quadro de funes uma mescla das possibilidades arroladas no
nvel terico, somadas s verificadas empiricamente durante a coleta, a anlise dos dados e o arranjo
dos documentos de um acervo documental especfico. O resultado mais significativo do
estabelecimento do quadro de funes a possibilidade de visualizar o modo de implantao da
tipologia documental nas atividades de arranjo e descrio de um fundo arquivstico. O quadro permite
traar a correspondncia entre a entidade e o fundo, entre o nvel hierrquico e o grupo, entre o
organismo e o subgrupo e, por fim, entre o tipo documental e a srie.
Exemplos de tipologias documentais
Correspondncias prestando ou solicitando informaes denominadas:
* memorandos;
* ofcios;
* circulares.
Processos administrativos referentes:
* doao de equipamentos;
* certido de subsdios de deputados.
* Registro tcnico e poltico denominado:
* dossi de atividades e/ou avaliao referente s contas da Prefeitura.
Correspondncias prestando ou solicitando informaes denominadas:
* ofcios.
Processos administrativos referentes:
* convnios
* cesso de equipamentos.
Processos administrativos referentes:
* cesso de instalaes para eventos.
Registros tcnicos e polticos denominados:
* moo;
* voto aberto e tico.
Formulrios de gesto administrativa interna denominados:
* controle de trmite de processos.
Processos administrativos referentes:
* prestao de contas ao TCT;
* ao pedido de inconstitucionalidade pelo STF;
Processos administrativos referentes:
* cesso de equipamentos e instalaes.
Processos legislativos denominados:
* mensagens.
Registros tcnicos e polticos:
* dossis de atividades e/ou de avaliao referentes s contas do governo do Estado.
SUPORTE FSICO (Meio e Mensagem)
SUPORTE
Material sobre o qual as informaes so registradas: papel, filme, fita magntica, cisco tico, disquete
etc.
equivalente a 500 pginas de texto datilografado. Portanto, o custo da conservao das informaes em
fita magntica j bastante inferior ao preo do papel em que essas informaes poderiam ser escritas.
Pode-se questionar se a conservao de registros digitais cabe dentro do conceito da arquivologia, que
se dedica essencialmente a documentos nicos. Um arquivo digital copiado em uma fita magntica ou
CD pode parecer no ser mais um objeto digno da ateno de um arquivista, pois uma mera cpia
(como uma fotocpia). De fato, a comparao com a fotocpia bastante boa e pode ser utilizada. A
fotocpia de um livro, por exemplo, no tem muito valor. Mas a fotocpia de um manuscrito perdido
pode ter valor inestimvel. Da mesma forma, a cpia de uma fita magntica onde est gravada uma
entrevista pode parecer "apenas" uma cpia, sem importncia. Mas se o original desaparecer, essa
"mera" cpia pode perfeitamente substituir o original. O mesmo se aplica a fotografias. E ningum
questiona a validade de preservao arquivstica de cpias de fotografias e de fitas magnticas.
Certamente a preservao de cpias de registros digitais ser uma das principais atividades
arquivsticas do futuro prximo.
A preservao de registros digitais exigir uma estratgia adequada de cpia peridica dos contedos
dos microcomputadores e dos computadores de grande porte dos rgo pblicos, das universidades e
instituies, e sua conservao, eliminando-se os arquivos duplicados (aqueles que no foram alterados
entre duas operaes de "back up" sucessivas) .
Isso perfeitamente factvel, com tecnologia atual e baixo custo. Como no caso de documentos em
papel (suporte papel) , tambm necessrio um trabalho (que no automtico) de triagem dos
arquivos digitais, destruio de uma parte deles, organizao e preservao dos demais.
CONSERVAO PREVENTIVA DE DOCUMENTOS EM ARQUIVOS CONCEITOS
Preservao: um conjunto de medidas e estratgias de ordem administrativa, poltica e operacional
que contribuem direta ou indiretamente para a preservao da integridade dos materiais.
Conservao: um conjunto de aes estabilizadoras que visam desacelerar o processo de
degradao de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos especficos
(higienizao, reparos e acondicionamento).
Restaurao: um conjunto de medidas que objetivam a estabilizao ou a reverso de danos fsicos
ou qumicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a no
comprometer sua integridade e seu carter histrico.
FATORES DE DETERIORAO EM ACERVOS DE ARQUIVOS
Conhecendo-se a natureza dos materiais componentes dos acervos e seu comportamento diante dos
fatores aos quais esto expostos, torna-se bastante fcil detectar elementos nocivos e traar polticas
de conservao para minimiz-los.
Os acervos de bibliotecas e arquivos so em geral constitudos de livros, mapas, fotografias, obras de
arte, revistas, manuscritos etc. que utilizam, em grande parte, o papel como suporte da informao,
alm de tintas das mais diversas composies.
O papel, por mais variada que possa ser sua com posio, formado basicamente por fibras de
celulose provenientes de diferentes origens.
Cabe-nos, portanto, encontrar solues que permitam oferecer o melhor conforto e estabilidade ao
suporte da maioria dos documentos, que o papel.
A degradao da celulose ocorre quando agentes nocivos atacam as ligaes celulsicas, rompendo-as
ou fazendo com que se agreguem a elas novos componentes que, uma vez instalados na molcula,
desencadeiam reaes qumicas que levam ao rompimento das cadeias celulsicas.
A acidez e a oxidao so os maiores processos de deteriorao qumica da celulose.
Tambm h os agentes fsicos de deteriorao, responsveis pelos danos mecnicos dos documentos.
Os mais freqentes so os insetos, os roedores e o prprio homem.
Resumindo, podemos dizer que consideramos agentes de deteriorao dos acervos de bibliotecas e
arquivos aqueles que levam os documentos a um estado de instabilidade fsica ou qumica, com
comprometimento de sua integridade e existncia.
1.3 Qualidade do ar
O controle da qualidade do ar essencial num programa de conservao de acervos. Os poluentes
contribuem pesadamente para a deteriorao de materiais de bibliotecas e arquivos.
H dois tipos de poluentes os gases e as partculas slidas que podem ter duas origens:
os que vm do ambiente externo e os gerados no prprio ambiente.
Os poluentes externos so principalmente o dixido de enxofre (SO2), xidos de nitrognio (NO e NO2)
e o Oznio (O3). So gases que provocam reaes qumicas, com formao de cidos que causam
danos srios e irreversveis aos materiais. O papel fica quebradio e descolorido; o couro perde a pele e
deteriora.
As partculas slidas, alm de carregarem gases poluentes, agem como abrasivos e desfiguram os
documentos.
Agentes poluentes podem ter origem no prprio ambiente do acervo, como no caso de aplicao de
vernizes, madeiras, adesivos, tintas etc., que podem liberar gases prejudiciais conservao de todos
os materiais.
2. Agentes biolgicos
Os agentes biolgicos de deteriorao de acervos so, entre outros, os insetos (baratas, brocas,
cupins), os roedores e os fungos, cuja presena depende quase que exclusivamente das condies
ambientais reinantes nas dependncias onde se encontram os documentos.
Para que atuem sobre os documentos e proliferem, necessitam de conforto ambiental e alimentao. O
conforto ambiental para praticamente todos os seres vivos est basicamente na temperatura e umidade
relativa elevadas, pouca circulao de ar, falta de higiene etc.
2.1 Fungos
Os fungos representam um grupo grande de organismos. So conhecidos mais de 100.000 tipos que
atuam em diferentes ambientes, atacando diversos substratos. No caso dos acervos de bibliotecas e
arquivos, so mais comuns aqueles que vivem dos nutrientes encontrados nos documentos.
Os fungos so organismos que se reproduzem atravs de esporos e de forma muito intensa e rpida
dentro de determinadas condies. Como qualquer outro ser vivo, necessitam de alimento e umidade
para sobreviver e proliferar. O alimento provm dos papis, amidos (colas), couros, pigmentos, tecidos
etc. A umidade fator indispensvel para o metabolismo dos nutrientes e para sua proliferao. Essa
umidade encontrada na atmosfera local, nos materiais atacados e na prpria colnia de fungos. Alm
da umidade e nutrientes, outras condies contribuem para o crescimento das colnias: temperatura
elevada, falta de circulao de ar e falta de higiene.
Brocas (Anobdios) So insetos que causam danos imensos em acervos, principalmente em livros.
A sua presena se d principalmente por falta de programa de higienizao das colees e do ambiente
e ocorre muitas vezes por contato com material contaminado, cujo ingresso no acervo no foi objeto de
controle. Exigem vigilncia constante, devido ao tipo de ataque que exercem. Os sintomas desse
ataque so claros e inconfundveis. Para combat-lo se torna necessrio conhecer sua natureza e
comportamento. As brocas tm um ciclo de vida em 4 fases: ovos larva pupa adulta.
A fase de ataque ao acervo a de larva. Esse inseto se reproduz por acasalamento, que ocorre no
prprio acervo. Uma vez instalado, ataca no s o papel e seus derivados, como tambm a madeira do
mobilirio, portas, pisos e todos os materiais base de celulose.
O ataque causa perda de suporte. A larva digere os materiais para chegar fase adulta. Na fase adulta,
acasala e pe ovos. Os ovos eclodem e o ciclo se repete.
As brocas precisam encontrar condies especiais que, como todos os outros agentes biolgicos, so
temperatura e umidade relativa elevadas, falta de ar circulante e falta de higienizao peridica no local
e no acervo.
A caracterstica do ataque o p que se encontra na estante em contato com o documento.
Este p contm saliva, excrementos, ovos e resduos de cola, papel etc. Em geral as brocas vo em
busca do adesivo de amido, instalando-se nos papeles das capas, no miolo e no suporte do miolo dos
livros. As perdas so em forma de orifcios bem redondinhos.
A higienizao metdica a nica forma de se fazer o controle das condies de conservao dos
documentos e, assim, detectar a presena dos insetos.
Uma medida que deve ser obedecida sempre a higienizao e separao de todo exemplar que for
incorporado ao acervo, seja ele originrio de doao, aquisio ou recolhimento.
Quando o ataque se torna uma infestao, preciso buscar a ajuda de um profissional especializado.
A providncia a ser tomada identificar o documento atacado e, se possvel, isol-lo at tratamento. A
higienizao de documentos infestados por brocas deve ser feita em lugar distante, devido ao risco de
espalhar ovos ou muitas larvas pelo ambiente.
Estes insetos precisam ser muito bem controlados: por mais que se higienize o ambiente e se removam
as larvas e resduos, corre-se o risco de no eliminar totalmente os ovos. Portanto, aps a higienizao,
os documentos devem ser revistos de tempos em tempos.
Todo tratamento mais agressivo deve ser feito por profissionais especializados, pois o uso de qualquer
produto qumico pode acarretar danos intensos aos documentos.
Cupins (Trmitas) Os cupins representam risco no s para as colees como para o prdio em si.
Vivem em sociedades muito bem organizadas, reproduzem-se em ninhos e a ao devastadora onde
quer que ataquem. Na grande maioria das vezes, sua presena s detectada depois de terem
causado grandes danos.
Os cupins percorrem reas internas de alvenaria, tubulaes, condutes de instalaes eltricas,
rodaps, batentes de portas e janelas etc., muitas vezes fora do alcance dos nossos olhos.
Chegam aos acervos em ataques massivos, atravs de estantes coladas s paredes, caixas de
interruptores de luz, assoalhos etc.
Os ninhos no precisam obrigatoriamente estar dentro dos edifcios das bibliotecas e arquivos.
Podem estar a muitos metros de distncia, inclusive na base de rvores ou outros prdios.
Com muita freqncia, quando os cupins atacam o acervo, j esto instalados em todo o prdio. Da
mesma forma que os outros agentes citados anteriormente, os cupins se instalam em ambientes com
ndices de temperatura e umidade relativa elevados, ausncia de boa circulao de ar, falta de
higienizao e pouco manuseio dos documentos.
No caso de ataque de cupim, no h como solucionar o problema sozinho. O ideal buscar auxlio com
um profissional especializado na rea de conservao de acervos para cuidar dos documentos
atacados e outro profissional capacitado para cuidar do extermnio dos cupins que esto na parte fsica
do prdio. O tratamento recomendado para o extermnio dos cupins ou para preveno contra novos
ataques feito mediante barreiras qumicas adequadamente projetadas.
3. Intervenes inadequadas nos acervos
Como podemos ver, os danos so intensos e muitos so irreversveis. Apesar de toda a problemtica
dos custos de uma poltica de conservao, existem medidas que podemos tomar sem despender
grandes somas de dinheiro, minimizando drasticamente os efeitos desses agentes.
Alguns investimentos de baixo custo devem ser feitos, a comear por:
treinamento dos profissionais na rea da conservao e preservao;
atualizao desses profissionais (a conservao uma cincia em desenvolvimento constante e a
cada dia novas tcnicas, materiais e equipamentos surgem para facilitar e melhorar a conservao dos
documentos);
monitorao do ambiente temperatura e umidade relativa em nveis aceitveis;
uso de filtros e protetores contra a luz direta nos documentos;
adoo de poltica de higienizao do ambiente e dos acervos;
contato com profissionais experientes que possam assessorar em caso de necessidade.
Conservao: critrios de interveno para a estabilizao de documentos
Os documentos que sofrem algum tipo de dano apresentam um processo de deteriorao que
progressivamente vai lev-los a um estado de perda total. Para evitar esse desfecho, interrompe-se o
processo atravs de intervenes que levam estabilizao do documento.
Estabilizar um documento , portanto, interromper um processo que esteja deteriorando o suporte e/ou
seus agregados, atravs de procedimentos mnimos de interveno. Por exemplo:
estabilizar por higienizao significa que uma limpeza mecnica corrige o processo de deteriorao.
No captulo anterior, vimos os fatores de deteriorao e seus efeitos nos documentos. O segundo passo
ser a interveno nesse processo de deteriorao, atravs de estabilizao dos documentos
danificados.
Para se fazer qualquer interveno, deve-se obedecer a critrios de prioridade estabelecidos no
tratamento dos acervos: de colees gerais ou de obras raras, no caso de bibliotecas, de documentos
antigos ou mais recentes, no caso de arquivos.
Antes de qualquer interveno, a primeira avaliao se ns somos capazes de execut-la. Alguns de
ns seremos capazes e muitos outros no. Esse o primeiro critrio a seguir.
Caso no nos julguemos com conhecimentos necessrios, a soluo buscar algum especialista da
rea ou acondicionar o documento enquanto aguardamos o momento oportuno de intervir.
6. Caractersticas gerais dos materiais empregados em conservao
Nos projetos de conservao/preservao de acervos de bibliotecas, arquivos e museus,
recomendado apenas o uso de materiais de qualidade arquivstica, isto , daqueles materiais livres de
quaisquer impurezas, quimicamente estveis, resistentes, durveis. Suas caractersticas, em relao
aos documentos onde so aplicados, distinguem-se pela estabilidade, neutralidade, reversibilidade e
inrcia. Os materiais no enquadrados nessa classificao no podem ser usados, pois apresentam
problemas de instabilidade, reagem com o tempo e decompem-se em outras substncias que vo
deteriorar os documentos com os quais esto em contato. Alm disso, so de natureza irreversvel, ou
seja, uma vez aplicados aos documentos no podem ser removidos.
Dentro das especificaes positivas, encontramos vrios materiais: os papis e cartes alcalinos, os
polisteres inertes, os adesivos alcalinos e reversveis, os papis orientais, borrachas plsticas etc.,
usados tanto para pequenas intervenes sobre os documentos como para acondicionamento.
7. Critrios para a escolha de tcnicas e de materiais para a conservao de acervos
Como j enfatizamos anteriormente, muito importante ter conhecimentos bsicos sobre os materiais
que integram nossos acervos para que no corramos o risco de lhes causar mais danos.
Vrios so os procedimentos que, apesar de simples, so de grande importncia para a estabilizao
dos documentos.
8. Higienizao
Encadernao (capa do livro) limpar com trincha, pincel macio, aspirador, flanela macia, conforme
o estado da encadernao;
Miolo (livro em si) segurar firmemente o livro pela lombada, apertando o miolo. Com uma trincha
ou pincel, limpar os cortes, comeando pela cabea do livro, que a rea que est mais exposta
sujidade. Quando a sujeira est muito incrustada e intensa, utilizar, primeiramente, aspirador de p
de baixa potncia ou ainda um pedao de carpete sem uso;
O miolo deve ser limpo com pincel folha a folha, numa primeira higienizao;
Oxigenar as folhas vrias vezes.
Numa medida adequada, deve-se realizar o seguinte processo: avaliar a natureza do documento, o tipo
de suporte, o estado de conservao, as condies de uso, manuseio e o armazenamento ao qual deve
ser submetido para, em seguida, definir o acondicionamento.
Podemos concluir que o acondicionamento deve ser planejado com muito critrio. Ele no consiste em
apenas uma embalagem do documento: parte do processo de conservao e preservao dos
acervos.
11. Armazenamento
O armazenamento o sistema que recebe o documento, acondicionado ou no, para ser guardado.
Consiste no mobilirio das salas destinadas guarda do acervo: estantes, arquivos e armrios.
Mveis imprprios para o armazenamento so amplamente encontrados nos arquivos e bibliotecas:
armrios, estantes, mapotecas e arquivos confeccionados em madeira, frmica ou metal sem
tratamento.
Os mveis mais adequados so os de metal esmaltado. A madeira no revestida ou de frmica no
recomendada, pois em ambos os casos h emisso de produtos volteis cidos. O mesmo tratamento
se aplica aos mveis de madeira ou ferro.
Glossrio
ACIDEZ Condio do suporte em que a concentrao de ons de hidrognio excede a de ons de
hidroxil numa soluo aquosa.
ACONDICIONAMENTO Embalagem destinada a proteger os documentos e a facilitar seu manuseio.
ARMAZENAMENTO Guarda de documentos em mobilirio ou equipamentos prprios, em reas que
lhes so destinadas.
PAPEL NEUTRO Papel no cido ou ligeiramente alcalino e que, portanto, no se deteriora com
facilidade.
pH Medida da acidez ou alcalinidade de uma substncia. A escala de pH varia de pH 1 (acidez
mxima) a pH 14 (alcalinidade mxima), sendo o pH 7 considerado neutro.
QUALIDADE ARQUIVSTICA Conjunto das propriedades materiais dos suportes que permitem a
guarda indefinida dos documentos, sob determinadas condies de controle.
SUPORTE Material sobre o qual as informaes so registradas (papel, disco, fita magntica, filme,
pergaminho etc.)
UMIDADE RELATIVA Relao expressa em % entre a quantidade de vapor dgua contida no ar e a
quantidade mxima que o ar poder conter, mesma temperatura.