GUA DE PROTOCOLO Y ORGANIZACIN DE EVENTOS

CONCEPTOS
1.

PROTOCOLO - Concepto Etimolgico

A.
Protocolo (del bajo latn protocollum, y ste del bajo griego prtcollon) significa la
primera hoja encolada o pegada de protos, primeros y kollan, pegar. Es la serie
ordenada de escrituras matrices y otros documentos que un Notario o Escribano autoriza
y custodia, con ciertas formalidades. (Labriega Villanueva, Pedro G. Derecho Diplomtico.
Editorial Trillas Mxico 1989, Pag., 69.)
B. Es en el medio social, el arte de determinar y establecer todas aquellas
normas a cumplir para el mejor desenvolvimiento de las actividades que ejercen y
practican los seres humanos, no slo en reas oficiales, diplomticas, eclesisticas
y militares, sino tambin y traducida en cortesa, respeto, buenas maneras y buen
lenguaje en el rea laboral, deportiva, familiar y social en general siendo el aceite que
permite a tan complicada maquinaria de las Relaciones Humanas marchar en armona y
eficiencia sin riesgos de choque, fricciones u oxidaciones. (Protocolo Social.2001,
Isabelita Gonzlez, Caracas, pg.4.)
C. Se reserva Protocolo para determinadas actuaciones de las Instituciones Pblicas,
especialmente las Cancilleras, los Gobiernos y la Diplomacia.
D. Es una tcnica de las Relaciones Pblicas organizacionales, que tambin puede
aplicarse a la organizacin de actos, eventos o ceremonias.
E. Es un gestor de pblicos:
Selecciona, clasifica y ordena a los pblicos de los estados, entidades para estatales y
administraciones pblicas:
Pblicos internos:
colectivamente.

distintas

administraciones

ciudadanos/sbditos,

individual

Pblicos externos: otros estados y organismos internacionales.

Relacin entre organizacin de eventos y protocolo
Existe una confusin general que identifica las dos expresiones, esta confusin es
consecuencia de la falta de un corpus terico, validado cientficamente, que sistematice la
disciplina de un modo acadmico.
La organizacin de actos, ceremonias, eventos, espectculos es una estratgica, nunca un
fin en s mismo, que puede utilizarse en: las relaciones pblicas, el periodismo, la
publicidad, el marketing y la propaganda.
2.

CEREMONIAL

Ceremonial (del latn ceremonialis) perteneciente o relativo al uso de la ceremonias. Es

la serie de formalidades para cualquier acto pblico y solemne. Tambin es el libro o
tabla en que estn escritas las ceremonias que se deben observar en los actos pblicos.
(Labariega Villanueva, Pedro G, Derecho Diplomtico. Editorial Trillas.1989. Mxico. Pg.,
69).
Se mantiene Ceremonial para aplicarlo a las manifestaciones solemnes
pblica de todo tipo de organizaciones.

de la vida

DE LOS TIPOS EVENTOS

1.

CEREMONIAS

Es un acto solemne que se lleva a cabo segn normas o ritos establecidos.

Una ceremonia
MEDIA.

no es un espectculo Ej.: El entierro de un familiar no necesita MASS

Caractersticas de la ceremonia

Se realizan para sus pblicos. Hay vnculos emocionales.

No existe intercambio econmico.
En ellos hay protagonistas, no intrpretes. Los MASS MEDIA no son imprescindibles.
Conceptos

1.1 Ceremonial: Conjunto de reglas para determinados actos solemnes

1.2 Ceremonial Institucional: Algunas de las formalidades que deben observarse en la
organizacin de un acto Institucional.
1.3 Ceremonial de Estado: Es el conjunto de reglas y procedimientos operativos de
carcter prctico que establecen un marco ordenador de las reuniones formales entre los
funcionarios estatales. Desarrollan la destreza organizativa de quienes deben dirigir el
aspecto protocolar en el mbito de la Administracin Pblica.
2.

ACTOS

Es una celebracin pblica, poltica o formal.

Acto no es sinnimo de evento. Una clase en la universidad pblica es un acto oficial,
pero no es un evento.
Todo Acto Institucional requiere de ciertas formalidades para su organizacin y desarrollo,
de modo de otorgarle la solemnidad inherente a su propio carcter. Resulta conveniente,
por lo tanto, que las distintas unidades de nuestro Instituto, puedan ordenar el
ceremonial de los actos que organicen sobre bases comunes para toda la Institucin.
Clasificacin
a) Actos Solemnes.
b) Actos Protocolares. c) Eventos.
CONCEPTOS
2.1 ACTOS INSTITUCIONALES
Celebracin de carcter simple de un acontecimiento interno importante para la unidad
organizadora.
a) Actos solemnes: Son aquellos que se celebra peridicamente, de acuerdo a
normas establecidas, en un contexto de gran formalidad y con una rigurosa
planificacin.
Su organizacin es responsabilidad del Gabinete de Presidencia, sin perjuicio de la

colaboracin que le puedan brindar otras unidades de la Institucin.

Estos actos son los que se nombran a continuacin: Aniversario Institucional.
Inauguracin de obras de alcance Institucional.
Reconocimientos y homenajes.
La organizacin es responsabilidad del Gabinete de Presidencia, la que contar con
la colaboracin del Departamento de Comunicacin y Prensa, en lo relativo a su
coordinacin y ejecucin. Las invitaciones sern suscritas por el Presidente y el
Consejo de Administracin de la Institucin.
b)
Actos interinstitucionales: Son actividades que involucran a dos o ms
instituciones con el propsito de crear, mantener y estrechar vnculos, a travs de:
Firma de convenios o acuerdos. Entrega de donaciones.
Visitas protocolares.
Su organizacin es de responsabilidad de la unidad directamente beneficiada con el
estrechamiento y/o consolidacin de estos lazos, con la colaboracin del Gabinete
de Presidencia. Las invitaciones sern cursadas por las mximas autoridades de las
entidades.
c) Actos acadmicos: Comprenden las ceremonias de: Entrega de ttulos, diplomas
o certificados.
Inauguracin o clausura de actividades de extensin acadmica (Seminarios,
congresos, etc.).
La organizacin y coordinacin de los actos acadmicos, son de responsabilidad de
la unidad gestora de la iniciativa, con la colaboracin del Gabinete de Presidencia,
la Direccin de Recursos Humanos y la Unidad de Educacin Mdica. Las
invitaciones a este tipo de ceremonias sern cursadas por la mxima autoridad de
la Institucin.
Aspectos que requieren un acto institucional acadmico.
Tener en cuenta las normas protocolares. Contar con servicio de traduccin.
Establecer cabinas de traduccin simultnea.
Otorgar espacio a los medios de comunicacin especificados.
2.2 ACTOS PROTOCOLARES
Se denominan Actos protocolares, a aquellos actos oficiales o institucionales a los que
asistirn autoridades nacionales o extranjeras.
Tienen relacin con conmemoraciones celebradas por organismos estatales, embajadas o
consulados, instituciones no gubernamentales o empresas privadas.
Deben ajustarse a reglas protocolares establecidas por decreto de los gobiernos
nacionales, departamentales o municipales.
Estos actos se organizan con el asesoramiento de las comisiones protocolares que cada
autoridad oficial tiene.

2.2-1 Normas que rigen para la representacin protocolar

Ningn funcionario o personalidad pblica invitada, podr hacerse representar en
los actos, ceremonias y recepciones a las que asista el Presidente de la Repblica.
El funcionario que represente al Presidente de la Repblica en un acto, recepcin o
ceremonia, ser considerado como el de ms alta jerarqua entre los presentes.
2.2-2 Eventos que requieren
gubernamentales.

la presencia

de un alto funcionario o representantes

Firma de convenio. Actos de aniversarios. Inauguracin de Obras.

Conferencia de prensa con un agasajo a los periodistas.
2.2-3 Normas que rigen para las invitaciones
Deben ser cursadas en sobre cerrado, por lo menos cinco das antes de la fecha del acto y
en ellas figurar: fecha del evento, hora y lugar.
Ceremonial telefnico: es una comunicacin telefnica, para averiguar si la persona
recibi la invitacin y si asistir al acto.
2.2-4 Presentacin del orador en caso de discursos o disertaciones
El orador deber ser presentado de la siguiente manera: Nombre completo de la persona,
cargo que desempea o profesin, currculo y antecedentes.
Si son varios se les destinar un tiempo a cada uno acordado previamente.
2.2-5 Aspectos a tener en cuenta en el saln donde ser desarrollado el Acto
Ornamentacin: tarimas revestidas o en excelentes condiciones, alfombras,
bebederos, buen sistema de audio y correcto funcionamiento de los micrfonos.
Seguridad: contratacin de seguridad privada, control de sistema de seguridad del
saln
(extinguidores, salidas de emergencia).
Aseos: baos adecuados.
Confort: ascensores, calefaccin, iluminacin. Carteles indicadores: baos, entradas,
salidas. Sanidad: disponer de cobertura mdica.
2.3 EVENTO
Es un suceso de importancia que se encuentra programado. Dicho acontecimiento puede
ser social, artstico o deportivo. Ej.: El evento de esta noche enfrentar a los dos mejores
equipos del torneo.
EVENTO NO IMPLICA PROTOCOLO, UNA PRESENTACIN DE CHOCOLATES NO ORDENA A
LOS ASISTENTES.
2.3-1 TIPOS DE EVENTOS
En virtud de los objetivos que persiguen, los eventos pueden ser categorizados en:
Acadmicos, Empresariales, Sociales, Culturales, Deportivos, etc.

a) Eventos Acadmicos:
1.- Simposio:
Reunin de especialistas, profesionales e idneos con el propsito e abordar
materias de su particular inters. Cada uno expone sucesivamente diferentes
aspectos del asunto o trabajo. Cada expositor dispone de un tiempo para
disertar de entre 20 y 45 minutos aproximadamente, es una buena
oportunidad para que el pblico, una vez finalizada la actividad, posea una visin
integrada de la materia tratada.
2.- Seminario:
Clase o encuentro en que se rene un profesor o un profesional distinguido,
relevante, con los discpulos o
con los profesionales en etapa de
perfeccionamiento, para llevar a cabo trabajos de investigacin o anlisis sobre
determinados temas propios de la actividad. La duracin es relativa (puede ser de
1, 2 o ms das). Se puede integrar, como evento subsidiario, en el desarrollo de un
Congreso.
3.- Jornadas:
Son encuentros donde los asistentes participan activamente con los
profesionales disertantes. Por lo general, una vez finalizadas las exposiciones, se
forman equipos de trabajo para experimentar sobre el tema tratado a travs de
talleres o work shops.
Cada tema en 1 jornada y 1 da, o sea disertacin, debate y conclusiones en un
mismo da.
4.- Foro:
Participan todos los presentes de una reunin. Generalmente constituye la parte
final de simposios o mesas redondas.
Est dirigido por un coordinador, que permite la libre expresin de ideas
supervisando las intervenciones y los tiempos.
5.- Debate:
Puede darse luego de una asamblea, coloquio, simposio, etc. Discusin grupal e
informal de aprox. 60 minutos con un coordinador que ordena las disertaciones
y modera el debate. Ideal para grupos pequeos 15 personas aprox.
6.- Panel:
Debate informal entre un grupo de hasta 8 personas, sobre un tema determinado.
Moderador coordina la sesin de una hora y luego los disertantes pueden
sintetizar sus ideas. El pblico puede realizar consultas a los panelistas.

7.- Congreso:
Del Latn congregare, juntar reunir. Es una reunin cientfica o institucional de
colegas de una misma asociacin o entidad, con caractersticas reglamentadas y su
trabajo sistematizado.

Reunin peridica que nuclea a miembros de una asociacin, organizacin o entidad

para debatir cuestiones previamente asignadas.
Prev tres sesiones preliminares; la inaugural, que informa sobre la finalidad y los
temas a tratar; la media, donde se consideran los trabajos preliminares y las
condiciones; y la etapa final, en la que se informan los resultados alcanzados.
Se inicia con un acto de apertura, luego las reuniones plenarias paralelas y finaliza
con una ceremonia de clausura. Con la participacin en el Congreso se logra
contactarse con personas con quienes dialogar, compartir conocimientos, aprender
y establecer contactos para futuros encuentros.
Se planifica la organizacin de un congreso para que todos puedan organizar en el
tiempo y con costos accesibles para que la convocatoria sea un xito. Se organiza
con 6 meses de anticipacin.

Objetivos de un Congreso
Establecer un espacio comunicacional entre personas convocadas por temas afines.
Intercambio de ideas.
Enriquecimiento intelectual.
Contactos profesionales.
Quienes organizan un Congreso?
Un Congreso organiza un comit organizador, idneo en la materia que fijar la
temtica a tratar y seleccionar a los posibles disertantes o exponentes.
La comisin organizadora debe estar constituida por un presidente, secretario, tesorero y
vocales.
Actividades de los Comits.
Los Comits son los encargados de la planificacin del Congreso y la conformacin de las
comisiones especializadas.
El presidente: su primera funcin consistir en la redaccin del reglamento del congreso,
que ser aprobado por el resto de la comisin.
Abrir y cerrar el congreso y el responsable de que todo salga segn lo planeado.
Ser el anfitrin del evento, recibiendo a las autoridades disertantes y el pblico asistente.
El secretario: el alma de congreso, de l depender toda sincronizacin del mismo.
Deber establecer los tiempos, lugares, contactarse con los expositores o disertantes, con
el pblico y con los otros miembros de la comisin.

ESTRUCTURAS DE UN CONGRESO
1. Primer momento. PRE-CONGRESO: desde que se establece la comisin organizadora,
el pre congreso supone:
Tiempo del congreso
Lugar del evento

Temario: debe ser una temtica atractiva, convocante y que sirva de estmulo para nuevas
propuestas y encuentros.
Publicidad: sirve para los interesados en asistir. La publicidad vende y si bien el congreso
tiene una finalidad cultural tambin hay que considerarlo un producto comercial que
prestigie, no solo el evento en s, sino la ciudad, regin, pas que ser sede del mismo.
Actividades ms importantes de la publicidad del congreso.
Elaboracin de un programa cientfico tentativo con invitaciones para remitir ponencia.
Programacin de fechas, cronogramas de actividades a desarrollar.
Posibilidades de inscripcin por diferentes medios: Internet, fax, e-mail, correo.
Informacin sobre caractersticas geogrficas de la ciudad sede: cantidad de habitantes,
clima, potencia econmica, educativa, aspecto cultural, pases limtrofes, redes viales y
areas, etc.
Ponencias
2. Segundo momento. CONGRESO:
Programas definitivos.
Caractersticas del lugar del evento: debe tenerse en cuenta la capacidad hotelera del
lugar, el servicio de transporte interno y externo, el desarrollo comercial y las bellezas
tursticas y culturales de la regin.
Beneficios: intercambiar
movimiento.

ideas,

discutir

opiniones,

prestigio

cultural,

importante

Otros organismos que deben involucrarse en la organizacin del evento son los centros de
convenciones, municipalidades y otros.
Servicios adicionales que se puede ofrecer.
Sistema de acreditaciones por computadoras-lectores pticos. Sala de informtica,
informes estadsticos, cuadros demostrativos. Cabina de traduccin simultnea, pantalla
gigante.
Video conferencias, retroproyector, sistema de video data.
La recepcin en el Congreso
La persona que llega a un congreso trae espectativas y emociones, por ese motivo es
importante que sean recibidos con calidez, ponindonos a su servicio y tratando de que la
estada en nuestra ciudad sea lo ms placentera posible.
Actividades que se realizan al terminar el Congreso
Se redactan sntesis de los temas abordados, los que se entregarn en forma de folletn a
los participantes del da de la clausura, junto con los diplomas correspondientes.
Evaluaciones finales: se aprende de los errores, de las opiniones de los participantes, con
respecto a las fortalezas y debilidades en la organizacin del evento.

b)

Tipos de Eventos Empresariales:

1.- Rueda de negocios:

Concentracin entre la mayor parte de personas con intereses comunes, donde uno
representa la oferta y la otra la demanda. Un coordinador registra el inters de
cada parte y les fija una cita. Habitualmente se realizan en el marco de congresos, y
exposiciones con exposiciones paralelas.
2.- Workshop:
Taller de trabajo para profesionales de un mismo rubro, actividad o profesin. Es en
mbito dialogado y de intercambio informativo, entre colegas. Se impuso en turismo y se
extendi a otros campos.
3. - Desayuno de trabajo:
Reuniones para tratar un tema predeterminado. 2hs. aprox. Se intercambian ideas,
dirigidas por un modelador, es un trabajo en equipo distendido.
4.- Asambleas:
Son reuniones numerosas de personas con fines sociales, culturales o econmicos.
Reuniones que buscan consenso entre las partes sobre la toma de decisiones. Asambleas
ordinarias: aprobacin de balances, presupuestos, etc.
Asambleas extraordinarias: aprobacin especial del tema. Cuando la resolucin no esta
prevista en el estatuto.
5.- Reuniones
servicios.

de lanzamientos, relanzamiento y posicionamiento de productos y

6.- Cursos de capacitacin y motivacionales para pblico interno o mixto.

7.- Acciones con la prensa.
8.- Participacin en Ferias y Exposiciones.

2.3-2 ORGANIZACIN DE EVENTOS

Importancia de los eventos para las empresas e instituciones . Los eventos toman a estos
acontecimientos como modalidades promocionales, de Relaciones Pblicas y Marketing, ya
que la empresa atravs de ellos puede entrar en contacto con pblicos diversos y
continuar afianzando su imagen como Institucin.

2.3-3 CLASIFICACIN DE EVENTOS

A)

FERIAS Y EXPOSICIONES

Consisten en promocionar y dar a conocer al pblico los productos y servicios. Atravs de

estas ferias y exposiciones, la empresa tiene posibilidad de dar a conocer productos y
servicios al pblico, la oportunidad de
relacionarse con otras empresas en aquellas personas que desean invertir en una
organizacin.
Detalles a tener en cuenta para un Stand.
Lo ptimo es contar con un profesional que se ocupe de ambas instancias, se trabaja
sobre una idea base que tenga en cuenta:

La superficie. Iluminacin. Sonido.

El uso del color en la grfica y sealizacin.

El plan de enchufes.
La presencia o no de un guardarropa.
Actividades que se cumplen dentro de un Stand.

El personal contratado debe contar con una excelente presencia, estar capacitado para
responder posibles preguntas y, de preferencia ser polglotas para poder atender
eficientemente a los posibles visitantes extranjeros.
El director o encargado del stand (adems de controlar al personal) debe encargarse de
solucionar cualquier inconveniente como por ejemplo: problemas de limpieza (tazas de
caf ya vacas desparramadas por el stand), alguna rotura que se halla producido (un
florescente roto, etc.).
Se debe hacer todo lo posible por invitar a los visitantes a que realicen preguntas. Una vez
hechas, se deben contestar de forma ms extensa y completa posible.
Es bueno tener alguna bebida para invitar al visitante caf, agua, jugo. En estos casos, es
necesario que el diseo del stand incluya todo lo necesario para este fin.

Puntos a tener en cuenta para prevenir durante la feria o exposicin.

Robos
Iluminacin
Apariencia de su parte de arriba
Tomarle fotografas

B) CONFERENCIAS Y CONVENIOS
Estos dos tipos de eventos tienen lugar para tratar en profundidad temas que resultan de
inters para la empresa y personas vinculadas a la actividad. Como valor adicional,
proporciona a los individuos que a ella asisten la oportunidad de conocerse y ponerse en
contacto.
C) COMIDAS DE TRABAJO
A diferencia de ferias exposiciones, convenios y conferencias cuyo carcter es
verdaderamente extraordinario, existe otra serie de eventos, acontecimientos ms de
orden de lo cotidiano que se vinculan al mundo laboral y a la gastronoma. Las comidas
de trabajo: En ella se debaten cuestiones laborales y profesionales de manera ms bien
distendidas, intercambiando informacin o agasajando a clientes o colegas, o bien
pueden llevarse a cabo, simplemente para hacer una pausa en el ritmo laboral.
D) ALMUERZO DE TRABAJO
Es un corte entre la maana y la tarde, de poca duracin, constituido por una comida
liviana y sin bebidas alcohlicas. Sin duda el almuerzo de trabajo es el ms tradicional,
plato de entrada, principal, postres.
Rasgos de un almuerzo de trabajo:
En un mundo empresarial se considera un almuerzo de trabajo, a las reuniones de un
equipo con su personal jerrquico, con una tarea en comn o de directivos, con algn
cliente importante.
Al cambiar de ambiente se espera que el almuerzo de trabajo facilite el entendimiento al
abordar una relacin fluida entre sus participantes.

La finalidad es abordar temas profesionales, laborales o empresariales.

Su duracin estimada es de dos horas y no resulta conveniente extenderla mucho tiempo
ms.
Es importante que el men sea ligero ya que seguramente, a todos los comensales les
espera una tarde de trabajo; resulta inconveniente, los platos excesivamente elaborados o
condimentados, son bienvenidos las verduras, carnes magras y las pastas con salsas
ligeras.
Aunque desde el primer momento se aborda el tema que motiv la cita. Es recin en el
postre, cuando se entra con detenimiento en la materia y, si es necesario se toman notas
y se consultan documentos.
E) DESAYUNO DE TRABAJO
Este evento de origen anglosajn se ha ido extendiendo y popularizando por el mundo.
Suele tener como objetivo organizar la jornada de trabajo o pasar revista a los principales
problemas de la organizacin.
Puede tener lugar tanto en un despacho, como en una zona reservada de la misma
empresa o alguna referencia de la zona. En general consta de una infusin (t, caf con
leche, caf), un jugo y de tostadas con algn dulce, galletitas y medialunas.
Es importante que su duracin no exceda una hora y media.
Diagrama de la disposicin de vajillas para el desayuno
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Plato mediano
Servilleta
Plato de t
Taza de t
Cuchara de t
Cuchillo mediano
Tenedor mediano

8.
9.

Copa de agua
Platito
para
mantequilla

pan

10.

F)

CENA DE TRABAJO

11.

Tiene un carcter muy distinto al almuerzo, ya que la cena es considerada una

reunin ms de carcter ntimo y con un ambiente estrictamente profesional,
habitualmente tambin asisten los cnyuges, lo que contribuye a que la
conversacin sea menos oficial, ya que la pareja no est directamente
involucrada en la temtica laboral. En estas situaciones, las cuestiones de
trabajo se abordan de manera distendida, no se acude a documentaciones y
contrariamente al almuerzo, no tiene una duracin determinada, aunque nunca
est de ms madrugar al da siguiente y, por lo tanto es conveniente forzarlos a
permanecer muy tarde.

12.

G) VINO DE HONOR

13.

Es un acto breve, se realiza de pie, puede ser al medio da o a la tarde, despus

de una conferencia, un curso, lanzamiento de un libro o exposicin.

14.

Se sirven 4 a 5 bocaditos por personas como sndwich, bocaditos salados y

jugos de frutas, nunca gaseosas. Se ofrece copa de vino blanco o champagne
con un promedio de 2 copas por personas.

15.

H) CCTEL

16.

Se sirven al atardecer, con bebidas alcohlicas y el acompaamiento de algunos

entremeses como sndwich de miga, triples, salados o canaps, variedades de
bocaditos calientes, finalmente masas. Entre las bebidas se pueden servir ging
tonic, jugos de frutas, wisky y variedades cctel.

17.

I. CCTEL OFICIAL

18.

Se ofrece una variedad de quesos, con lo que invita copas de vino tinto, jamn,
frutas con queso, pates, frutos de mar; las bebidas son vino blanco, tinto, agua
mineral, wisky y champagna; de postre puede ser helado.

19.

J) EL T: por lo general se realiza a las 5 de la tarde o puede efectuarse entre

las 4 y las 6 de la tarde en domicilios particulares u otros lugares destinados
para el efecto.

20.

K) EL BUFFET: la hora de realizacin es entre las 20 a 22 hs, tiene como

objetivo facilitar la movilidad y relacionamiento entre los invitados, es de
modalidad autoservicio.

21.
22.

Mesa de

23.

0,75 cm a

24.

0,80

25.
26.

27.
28.

L) ESPECTCULO

29.

Del latn spectaclum, un espectculo es una funcin o diversin pblica que

tiene lugar en un espacio donde se congrega el pblico para presenciarla. Lo

habitual es que los espectculos se lleven a cabo en teatros, estadios, circos o
recintos semejantes.
30.

Un espectculo no tiene por qu usar normas de protocolo. Ej.: Dnde est en

la entrega de los scar?

31.

Caractersticas del espectculo

32.

Se realizan para los espectadores. No hay vnculos emocionales. Existen

intercambios econmicos. Sus protagonistas son actores.

33.

Son imprescindibles los MASS MEDIA.

34.

2.3-4

PROCESO E IMPORTANCIA DE UN EVENTO PARA LA

SOCIEDAD - MENSAJES

35.

Implica comunicacin y vida de relacin dentro de la sociedad organizadora y

una invitacin al dilogo en un ambiente agradable y distendido. La organizacin
de un evento pone en juego la imagen de la empresa o Institucin.

36.

Al organizar un evento se pretende generar mensajes que puedan servir para

enriquecer a los pblicos asistentes.

37.

PROCESO DE UN EVENTO

38.

Un evento:

39.

Genera mensajes

40.

Intencionales, voluntarios. Mensajes externos.

41.

No intencionales, involuntarios. Explcitos e implcitos.

42.

Son transmitidos por diferentes medios de comunicacin

43.

Medios:

44.

Mass media-medios. Medios masivos de comunicacin.

45.

Micro media-medios. Externos, diarios, exposiciones,

46.

Conferencias, Internet, e-mail, video conferencias, conclusiones, etc.

47.

Estos mensajes convergen en el: Campo somico,

contacto con los mensajes y les va a dar sentido.

48.

La recepcin de los mensajes en los pblicos genera una Imagen del Evento,
que es la mejor publicidad para la organizacin de

49.

Encuentros posteriores.

50.

Tipos de mensajes

51.

a.
Intencionales o voluntarios: Informar gratuitamente, establecen en su
concepcin un proceso de codificacin tcnicamente asistida. Se manejan
contenidos relacionados, soportes, traduciendo las ideas a un cdigo que todos
puedan entender.

el

pblico

va

tomar

52.

b. No intencionales o involuntarios: Son ingobernables y no estn generados

por los organizadores del evento, sino que surgen espontneamente entre el
pblico en base a un estmulo ocasional.

53.

c. Implcitos o explcitos:

54.

- Explcitos: Se pueden dar anuncios de mensajes relacionados con la filosofa de

evento, un mensaje denotativo que diga lo que el emisor quiere.

55.

Ejemplo: Comunicado de prensa, comunicaciones de RRPP, et.

56.

- Implcitos: Son ms connotativos, especficos, cada persona da una

connotacin subjetiva de acuerdo a sus emociones, empresariales, libertad de
interpretacin de los hechos.

57.

d. Mensajes externos: Generado por los observadores externos, ya que atravs

de los medios de comunicacin o entre personas que estn en el radio de
influencia de la sede del evento. Ej.: opiniones, rumores, etc.

58.

2.3-5 OBJETIVO FUNDAMENTAL DE UN EVENTO

59.

Establecer un vnculo de comunicacin entre personas de diferentes sectores

sociales, nacionales o extranjeros

60.

Aspectos bsicos a analizar para organizar un evento

61.

Dimensin estratgica del pblico. Influencia en el resto del pblico. Difusin de

la imagen de la empresa.

62.

Conocimiento de la institucin que respalda el evento.

63.

Los aspectos que influyen en el entrono para la organizacin de un evento son

los cambios econmicos, polticos y sociales. El entorno es lo que envuelve al
evento.

64.

Aspectos a tener en cuenta en la planificacin de un evento: Es necesario

realizar con sumo cuidado la organizacin de cualquier tipo de reunin o evento,
previendo los aspectos tcnicos, tener la conviccin de que los asistentes deben
retirarse de ella sintiendo que han cubierto sus espectativas.

65.

Clasificacin del evento: Significa determinar dentro de que figura se catalogar

la reunin; conferencia, entrevista, presentacin, seminario, etc.

66.

Organizadores: El armado prolijo y responsable de una reunin social requiere de

tiempo y dedicacin, es aconsejable contratar servicios de algn Relacionista
Pblico o empresa especializada en eventos o desligar a una persona de la
empresa o Institucin de sus tareas.

67.

Lugar
a realizarse: Debe poseer infraestructura hotelera y servicios,
restaurantes, centros de convenciones, atractivos tursticos, si las autoridades
locales estn dispuestos a respaldar el evento.

68.

Caractersticas de la sede:

69.

Espacio fsico con el que se cuenta.

70.

Contratar un lugar equipado con un excelente sistema de sonido e iluminacin.

Estar ubicado en un lugar estratgico, cmodo y de fcil acceso.

71.

Fecha del evento: Detalles a tener en cuenta para fijar la fecha del evento.

72.

Segmentacin de pblico que ser convocado. Constatar que poca del ao

resulta ms conveniente.

73.

Considerar la organizacin, en fechas alejadas de la finalizacin del ao

acadmico, festividades religiosas, de fin de ao o periodo vacacional.

74.

Tiempo de organizacin: Debe ser preparado con mucha anticipacin (3 a 6

meses), las invitaciones deben ser cursadas 6 meses antes, debern presentar
un esbozo previo de la organizacin del evento en cuanto a temas a tratar,
fecha, lugar, costos, plazos, hotelera y transporte.

75.

Objetivos: Determinar con precisin que fines tiene el evento y que objetivos se
quiere alcanzar con la organizacin del mismo.

76.

Planificacin de las actividades: Los organizadores deben realizar una

planificacin de las actividades a desarrollar teniendo en cuenta lo siguiente:

77.

Tema o motivo convocante. Objetivos de la reunin.

78.

Disertantes.

79.

Estructura: nmero de sesiones y de das para su desarrollo. Duracin de casa

sesin.

80.

Lugar que se destinar al evento (reservado con mucha anticipacin).

81.

Contratacin
de
servicios
tcnicos
con
iluminacin, sonidos, locutor, recepcionistas.

82.

Actividades recreativas del evento: Deben incluir la organizacin de lunch,

cenas, desayunos de trabajo con servicios de catering.

83.

Si el evento es de larga duracin y con la asistencia de personas de otros puntos

del pas o del extranjero, organizar actividades tursticas.

84.

Evaluacin del evento: Un evento se evala mediante encuestas, cuestionario,

conociendo la opinin del pblico, sobre los servicios recibidos durante su
estada al evento.

85.

Se debe investigar la calidad acadmica del encuentro, organizacin del evento,

satisfaccin en el plano comunicacional, actividades recreativas.

86.

Para que sirve un mapa pblico?: Sirve para que puedan disear la estrategia
de comunicacin selectiva.

87.

3. PRECEDENCIA

88.

Es el lugar que le corresponde a cada persona en la mesa de acuerdo con el

cargo que ostenta. En actos oficiales hay que respetar el orden protocolar
establecido por decretos nacionales, departamentales o municipales.

89.

Ley de la derecha: La primaca esta dada a la derecha. Es la ley que ubica al

ms importante a la derecha del anfitrin.

90.

Ley de la proximidad: Ubica al segundo en importancia al lado izquierdo del

anfitrin.

suficiente

antelacin;

91.

Orden lateral par e impar: Es el orden, en el cual, el lugar de preferencia es el

de la extrema derecha. Es par si el nmero de integrantes de la fila es par, el
lugar ms importante es el de la extrema derecha. Si el nmero de integrantes
es impar el lugar privilegiado ser el centro.

92.

Orden lineal: En el orden lineal, es decir cuando las personas caminan una
detrs de otra, la mayor jerarqua encabezar, las lneas seguidas por las otras
que lo harn en el orden de precedencia que le corresponda.

93.

Orden alternado: Consiste en que el original del tratado que corresponde a cada
pas, sea firmado primero por el jefe o representante del mismo pas (firman al
mismo tiempo y luego se intercambian los documentos).

94.

Precedencia en la ubicacin de la mesa

95.

En actos protocolares se respeta el orden protocolar. En otros de acuerdo al

cargo que ostenta.

96.
97.
98.de precedencia al estilo ingls: los dueos de casa se sientan
Orden
en la cabecera o punta de la mesa, este estilo favorece la conversacin
de99.
las personas ms importantes, como si se hiciera un crculo de
conversaciones alrededor de ellos. Se hacen 2 crculos de
conversacin
en ambos extremos.
100.
Orden de precedencia al estilo francs: los anfitriones en el medio

Orden de precedencia al estilo francs: los anfitriones

en el medio uno frente al otro.

101.
102.
103.
104. Mesa en T

Mesa en herradura mixta

105.

Mesa en T
Mesa con 3 extensiones

106.

107.

Mesa con 3 extensiones

Mesa en herradura mixta

108.
109.
110.

111. 3.1 Reglas de cortesa que se deben guardar en la mesa

112. El hombre siempre ayuda a la seora que tiene a su derecha a correr la silla
113. Se retira la servilleta y se pone sobre la rodilla
114. Sentarse en el medio de la silla, no apoyar los codos en la mesa
115. Cuando se habla o se toma la copa, los cubiertos se dejan al costado.
116. Cubiertos: a la derecha el cuchillo, a la izquierda el tenedor, la cuchara es la

ltima a la derecha, la ms alejada del plato.

117. Al terminar de cenar, los cubiertos van juntos al lado derecho. Si solo se hace
una pausa en la comida, se coloca un cubierto a cada lado.
118.

3.2 Protocolo del viaje en automvil

119. Su ubicacin es de derecha a izquierda, se design como lugar de honor la

ventanilla derecha del asiento trasero, tomando como referencia el volante que
est en el lado izquierdo del vehculo.
120.
Cuando viajan dos personas: el de la
derecha es el ms importante accediendo
por la puerta del mismo lado y el nmero dos
en precedencia lo hace por la puerta
izquierda, pasando por detrs del automvil.

Cuando se colocan tres personas: el

ms importante siempre a la derecha y
por la misma puerta el nmero tres y por la
izquierda siguiendo el dos. Siempre que
vayan los tres en el asiento trasero

Cuando se colocan cuatro

personas de igual jerarqua: se
debe utilizar dos automviles, la
mujer en funcin de su cargo
pierde su precedencia como
mujer, manteniendo el de su

La persona que vaya al lado del

chofer deber ser el de menor
rango que los dems.

121.
122.
123.
124. 3.3 Clasificacin de actos y normativas a aplicar.
125.
126.
132.
141.
142.
143.
144.
145.
146.

127.
Actos
133.
Privad
164.
165.
166.
167.
168.
169.
170.
1. No
oficiales

TIPOS DE ACTOS EN FUNCIN A SU TITULARIDAD

128.
A quines
invitamos?
134.
Individuo
135.
Familia
171.
172.
173.
Empr
esas
Fundaciones
Partidos
Polticos ONGs
Asociaciones
Gremios

129.
Tipos de
invitados
136.
137.
Todo tipo
de invitados
174.
175.
Sin
*personalidades
176.
Sin
*Autoridades
184.
185.
186.
Con
*personalidades
187.
Con
*Autoridades

130.
Regla
mento
138.
139.
Ningu
no
177.
178.
Norm
ativa
179.
Instit
ucional.
188.
No
rmativa
Instituciona
l. Manual
de
Ceremonial
y Protocolo.

147.
148.
149.
150.
151.
152.
153.
154.
155.
156.
157.
158.
159.
160.
161.

191.
192.
193.
194.
195.
196.
197.
198.
199.
200.
201.
202.
203.
204.
205.
206.
2.
Oficiale
s

207.
208.
209.
210.
211.
212.
213. A.
Carcte
r
General

252.
253.
254.
255.
256.
257.
258.
B.
Carcte
r
Especia
l

162.
163. P

214.
Presidente
de la Rca. Del
Paraguay.
Autoridades u
organismos del
Poder Ejecutivo y de
la Administracin
Pblica.
235.
236.
Gober
naciones
Departamental
es
Municipalidade
259.
Consejero
s, Directores
Administrativos,
Mdicos, rea
Central, rea
Interior del IPS.
Agentes Vivos y
Dirigentes sociales.
Poder Legislativo.
Poder Judicial.
Representacin
Diplomtica.
260.
Jerarqua
Eclesistica

215.
Solo
*Autoridades
216.
Sin
227.
228.
Con
*personalidades
229.
Con
*Autoridades
237.
Solo
*Autoridades
238.
Sin
246.
Con
*personalidades
247.
Con
261.
262.
263.
264.
Solo
*Autoridades
265.
Sin
*personalidades
276.
277.
278.
279.
Con
*personalidades
280.
Con
*Autoridades

217.
218.
219.
220.
Norm
ativa
221.
Instit
ucional.
239.
240.
Nor
mativa de
Municipios y
Gobernacione
s.
266.
267.
268.
269.
270.
Nor
mativa del
Ministerio
de
Relaciones
Exteriores.
Normativa
Eclesistica.

282.
283. Personalidades: Persona que destaca en una actividad o ambiente, representa a
una
284. Institucin, Gremio, otros.
285. Autoridades: Son
Constitucional

aquellas

personas

que

tienen

un

cargo

con

Rango

286.
287.
288.

289.EL MAESTRO DE CEREMONIAS

290.

1.
EL MAESTRO DE CEREMONIA Realidad frente a las nuevas tendencias
en el protocolo

291. Es el Conductor de Actos, que tiene un grado importantsimo de responsabilidad

en los eventos protocolares y de ndole artstico, poltico, acadmico, militar o
social, entre otros.
292. El xito o el fracaso, los cambios y adaptaciones de un acto o ceremonia,
dependen en gran medida, de la destreza de este personaje.
293. 3.2 Caractersticas fundamentales del perfil.
294. Visin del acto: Conocimiento en detalle de la programacin de la ceremonia.

295. Ubicacin en el escenario: Descripcin grfica del montaje y la ubicacin de las

personalidades, materiales, adornos y equipos que formen parte.
296. Autoridad del acto: Personalidades que intervienen en el acto, as como el orden
en que se instala la presidencia del acto y su respectiva precedencia.
297. Saber:
298. Quines intervienen: Las personalidades que estn pautadas para los discursos
e intervenciones. Quin Entrega: Las personalidades que de una u otra
forma
sean
las
que
impongan alguna condecoracin, entreguen un
reconocimiento o distincin.
299. Quin Recibe: Personalidades que sean homenajeadas o reconocidas en el
evento.
300. En tal sentido se describe
debe contener lo siguiente:

el perfil del Maestro de Ceremonias

el cual

301. Alto nivel cultural; que goce de cultura general, desarrollando conocimientos
del tema en que se desarrolla como Maestro de Ceremonia.
302. Experiencia en manejo de grupos, guardando la tolerancia y respeto y
hacindola ejercer por el pblico presente.
303. Expresin verbal y elocuente, donde maneje incluso trminos en otros idiomas.
304. Proactivo, equilibrado en las emociones, con dominio en la creatividad, capaz de
adaptar el guin en situaciones repentinas.
305. Puntual, en todo momento, como una regla de oro para lograr la perfeccin del
evento y el agrado del pblico y los organizadores.
306. Discreto, reservado y responsable, con condiciones ticas.
307. Minucioso en los detalles, tanto en la presentacin personal, como en el
escenario del evento.
308. Con alto grado de motivacin y socializacin. Educado, corts, respetuoso de
las ideas y con vocacin de servicio, donde haga propio el trabajo que en comn
es de todos.
309. Se supone, que dentro de esas condiciones, debe observar las tcnicas
adecuadas del orador eficaz, manejando el tono, la frecuencia y el lenguaje
corporal, aunque no sea el personaje del discurso le corresponde tener
conocimiento de esta facultad.
310. El Maestro de Ceremonia, debe ser PERSUASIVO. Manejarse con seguridad y
elocuencia, observando valores bsicos e indispensables que representan las
tcnicas, la formacin, la experiencia y el denuedo profesional del sujeto que
ejercer esa funcin.
311. Lder, con Don de Mando, con capacidad de resolver problemas y ejercer
autoridad.
312. El Maestro de hoy en da, debe elevar su nivel profesional en los conocimientos y
utilizacin de equipos tecnolgicamente adaptados a la estructura del evento,
as como al tipo de evento, en razn de su utilidad y maniobra, como el

mantenimiento que eleve el inters al pblico, sin hacer que ste se olvide del
motivo principal del evento.
313.
314. El observar las estructuras del discurso, en su amplio sentido y valerse de los
conocimientos acumulados para el ejercicio de esta actividad, incorporar nuevas
tecnologas, determinarn el xito del evento, aunque veladamente, ese triunfo,
sea tambin el del Maestro de Ceremonia. El aplauso al evento, es el premio al
Maestro de Ceremonia.
315. El Maestro de Ceremonia, conlleva a un perfil de excelencia, ms an cuando los
pblicos, la tecnologa y los medios de comunicacin y alternativos estn
pendientes y presentes en el acto.
316. Es un profesional, que se ha preparado para asumir tal responsabilidad, que sin
duda alguna se puede convertir en un riesgo o en un xito de tal dimensin, que
ste pondr de forma ms armnica un punto final del mismo, a lo que con
preparacin previa y planificada forma la estructura de una acto.
317. Ya No solo es conversar sino convencer y persuadir, es concentrar la idea del
acto, para lograr el proceso de comunicacin, con el fin de elevar emociones,
aun cuando una persona o institucin organizadora
tiene bajo su
responsabilidad el acto y ese es el Maestro de Ceremonia quien asume la
conduccin del mismo, por lo que es preciso impulsar este tema, el cual
presenta la importancia en la formacin de este personaje, que conjuga adems
el dominio, la destreza y el conocimiento de toda la estructura tcnica y
profesional adecuada a un tema principal, segn el tipo y el tiempo del evento
que se asume, con la finalidad de interactuar entre los pblicos que entran en
contacto comunicacional, durante el espacio programado que dure el acto.
318. Requiere de un mximo de estudio, composicin, adaptacin de roles,
autenticidad, iniciativas con tcnicas sencillas, con mucha seguridad, firmeza y
aplomo.
319. Debe sentirse cmodo en el acto por lo que reconoce e identifica el evento
organizado.
320. Anteriormente prevaleca la presencia masculina, hoy rompe los esquemas con
la introduccin de todos los gneros.
321. La Mujer hoy en da, se adapt a los tipos de eventos y presentaciones.
322. Se puede decir, que la presencia de la mujer le da una connotacin agradable al
acto, el Maestro de Ceremonias de hoy, ha roto las barreras generacionales y de
gnero, en ocasiones el trabajo se hace compartido, da una ms verstil
armona al evento, sobre todo cuando estn presente en la conduccin del acto
una dama y un caballero, un adulto y un nio, Ocasiones casos mltiples de
Maestros de Ceremonias imprime un dinamismo y complemento a los temas que
se traten, incluso se apoyan entre s logrando mejor tratamiento en el tiempo
que dura la actividad.
323. 1.2 Caractersticas Bsicas de su perfil
324. Contexto Humano (Personal): Asume de forma natural, que viene a ser parte
de si mismo, apoyado del aprendizaje de la vida.

325. La Voz,
326. La Mirada, Los Gestos, La Imagen,
327. La Cultura y Urbanidad, Presencia,
328. Histrionismo (representacin, compromiso con el Evento). Imbricacin con el
Evento.
329. Es de entenderse que hay una marcada diferencia entre el Maestro de
Ceremonias, el cual conduce formalmente un acto y se centra en la naturaleza
del evento con un guin establecido, al del Animador de shows y variedades, los
cuales pueden salir de su formalismo y aplicar contenidos que hagan divertir el
evento, cosa que no es de la estructura del Maestro de Ceremonias dentro de su
formalidad, y mucho menos al del locutor de los sistemas radiofnicos, quien es
un imaginario que describe y proyecta contenidos de cuas, propagandas y
situaciones locales.
330. No es el centro de atencin de la actividad, l es un facilitador.
331. Contexto
Estructural Organizativo: Es aquel que asume el Maestro de
Ceremonia, en la adaptacin de las tcnicas del acto en funcin a la dinmica
que se desarrolle en todo el evento.
332. Debe contemplar el libreto o guin del evento, donde estn previstos cada uno
de los momentos del acto, e inclusive, aplicaciones en casos sobrevenidos, que
pudieren ocurrir y que se contemplen con anterioridad.
333.

1.3
Avances en la utilizacin de tecnologas al concepto del Maestro de
Ceremonias

334. Caracteriza al perfil del Maestro de Ceremonias, el manejo de nuevas

tecnologas que afianza la composicin estructural de esta profesin y del cual
no puede escapar por el compromiso que tiene en adaptarse a la realidad de
una sociedad, y es por ello que su trabajo no puede quedar en el simple
convencionalismo de ser un presentador esttico y rgido, esttico en el tiempo,
este debe avanzar con las exigencias del tiempo y de las generaciones, sin
perder su raz. Vemos pues que la utilizacin de tecnologas facilita este proceso.
335. Ejemplo:
336. Teleprompter: Aparato electrnico que refleja el texto del tema a desarrollar y la
noticia o informacin que requiere en el momento. Casi todos los que utilizamos
esta herramienta, mantenemos el guin impreso como precaucin a fallos
tcnicos que hagan que no funcione bien el aparato.
337. Web 2.0: Es un trmino que se refiere a la evolucin reciente del World Wide
Web, donde su uso general est ms orientado a los usuarios y en el caso
particular del Maestro de Ceremonias, ste debe centrar la aplicacin del
contenido de la web, para facilitar el compartir informacin, la interoperabilidad,
el diseo centrado en el usuario a las comunidades web, como los servicios web,
las aplicaciones Web, los servicios de redes sociales, los servicios de alojamiento
de videos, las wikis, blogs, mashups y folcsonomas, que facilitan el proceso de
comunicacin y conocimientos de los profesionales en la conduccin del acto a
fin de poder equilibrarse con el pblico innovador.
338. Escenarios Movibles: Representan una plataformas que permiten cambiar de

locaciones en diferentes escenarios en una sola instalacin, aqu el Maestro de

Ceremonia, tiene que aplicar diferentes adaptaciones, ya sea de vestuario como
de contenidos, pues estos tipos de escenarios pueden proporcionar al evento
espacios destinado para diferentes representaciones de obras de teatro, de otras
artes escnicas (msica, danza, cancin, etc.) o utilizado para otros eventos
(conferencias, congresos, mtines).
339. Iluminacin y efectos (Mapping) (Videos, Micrfonos, Escenarios): El Maestro
de Ceremonias, tiene un gran reto con estas innovaciones, ya que el juego de
luces, sonidos y efectos, que se distribuye en todo el escenario puede distraer la
atencin al pblico por las maravillas que presentan y la diferenciacin de tonos
de luces blancas y de colores dentro del escenario tambin puede limitar a la
lectura o presentacin por parte del conductor del acto, as como por la
estructura y diseo, es posible que la figura del Maestro de Ceremonias se
puede perder.
340. Esto requiere de mucha preparacin y prcticas previas a cualquier presentacin
para mantener tanto el dominio del pblico como el de s mismo.
341.

1.4 Las condiciones que debe observar el maestro de ceremonia

342. Entre las condiciones que ha de estar garantizada en la ejecucin del trabajo de
este profesional, esta el que el Maestro de Ceremonia, ha de tener movilidad en
el rea de accin, la cual conviene hacer con discrecin, tranquilidad, sin prisa
pero con libertad de movimiento (sin abusar de ello), que le permita chequear
los detalles, manejando un lenguaje corporal adecuado, discreto, respetuoso;
teniendo cuidado, en no distraerse en la lectura y las acciones que ocurran en el
evento. Su comportamiento debe ser ecunime y muy formal durante el
desarrollo del acto.
343. a.
El Maestro de Ceremonia, se apoya de un guin o libreto, el cual es la
herramienta fundamental que determina la secuencia, el orden y la descripcin
de las participaciones previamente organizada.
344. b. El conocimiento del tema, el entrenamiento en la lectura y la pronunciacin,
es bsica e imprescindible, por lo cual, debe hacer en forma clara, ntida y
precisa en la direccin de la ceremonia. Al leer deber tener cuidado con alguna
luz o elemento, que le incomode o interrumpa esta accin.
345. c. Es preciso, que tenga un control dominante en el manejo del micrfono, a
objeto de no incurrir en impresiones, o inconveniente manipulacin, al tratar de
encenderlo o apagarlo, as como golpear el receptor de voz para verificar si est
encendido o decir al, al o bueno, bueno, para verificar si se escucha; o
desprenderlo del paral que lo ajusta para buscar seguridad de s mismo. Estas
revisiones, deben ser previas al inicio del acto.
346. d.
Facultad para manipular los instrumentos de apoyo, como el guin,
carpeta, papel y lpiz, para adaptar o modificar cualquier eventualidad que
ocurra en el momento previo o en el acto en s.
347. e.
Conocer los nombres y referencias especiales de las personalidades e
invitados, que va a llamar a presidir el acto para su presentacin, as como el
cargo o el rango que ostenten y el orden de precedencia de stos; como lo
sealan algunos autores, es vital para la subsistencia del Maestro de
ceremonia, pues cualquier equivocacin puede afectar la dinmica del acto y
hasta corre riesgo su cargo. Conocer a cada uno de los participantes y lo que

cada uno de ellos deber hacer en todo momento.

348. f.
Conducirse con sobriedad, orden y precisin, desarrollando los temas de
forma breve y ajustada al acto. Salirse de estas condiciones puede transformar
la naturaleza del acto. Su capacidad debe estar sujeta al acto y a lo que el guin
le indique, sin adelantarse pero tampoco retardarse en el tiempo de ejecucin
del acto.
349. g.
Una de las condiciones ms relevantes del Maestro de Ceremonia, es el
dominio de la audiencia, el control del acto en cualquier eventualidad o riesgos
en la seguridad, con una facultad precisa de poder prolongarse sin salir del
tema, si en dado caso el orador o discursante tiene algn retraso en la
intervencin.
350. h.
Hay condiciones que permiten que el Maestro de Ceremonia tenga la
suficiente agilidad mental para asimilar
los cambios
o variaciones del
programa, que generalmente ocurren, ya que todos sabemos que ningn acto
es igual al otro y hasta dentro del mismo acto, ocurren ajustes de momento. De
la misma forma deber saber a quin o a quines, hacerle caso en los momentos
de cambios dentro del acto. Ocurre y sucede que en oportunidades, personas
que se involucran en la organizacin, quieren hacer sentir autoridad sobre el
conductor del acto y pueden transmitir enfoques y posturas en mensajes
confusos, contradictorios y fuera de lugar.
351. i.
Refiere el autor Jos Geraldo Guerrero Lobo, en su libro El Ceremonial y
Protocolo en Venezuela, que en actos protocolares, el acierto del mismo
depender de su capacidad
de anticipacin: cuidar las variaciones del
ceremonial o del texto de la celebracin y conocer lo que ocurre despus,
anticipndose a los movimientos de los ayudantes o asistentes de ceremonia,
para que tengan preparada las condecoraciones o el libro de firmas o los
documentos o actas a ser ledos y presentados para sus firmas.
352. j. Una de las condiciones ms relevante del Maestro de Ceremonia, es hacerse
notar pero sin verse como el protagonista del acto; es decir, sentirse pero no
verse. Lo que a su vez, debe demostrar que su memoria, est facultada para
recordar detalles importantes, que aporten al evento, as como la forma y la
unidad de la celebracin del acto.
353. k.
El Maestro de Ceremonia, debe ensayar o practicar cuantas veces sea
necesario con los servicios complementarios que se vayan a desarrollar en el
acto, ya que con estas prcticas, podr corregir o incorporar nuevos elementos.
354. l.
Debe desarrollar su intervencin con razonamiento extenso y dirigido de
esta persona a otra u otras, con exposicin oral que permita persuadir, sobre el
tema principal del acto.
355. m. Su propuesta ceremonial, debe tener contenido, basado a la experiencia,
copado de detalles, ilustraciones, personificaciones, dramatismo y ejemplos en
algunos casos; y todos estos expresados con trminos familiares y concisos los
cuales den la comprensin y el entendimiento adecuado; en donde lo que se
quiere decir, sea entendidos por todos.
356. n. El Maestro de Ceremonia, en su condicin de conductor de actos precisa,
tener informacin exacta, sobre una serie de elementos que son determinantes,
para el manejo del escenario, del pblico, de la temtica y del evento en
general, entre otros, a saber:

357. Elementos y caractersticas

358.

Lugar del evento y las condiciones del mismo.

359.

Hora del evento y tiempo de desarrollo.

360.

Tipo de pblico y nmero aproximado de asistentes.

361.

Tipo de acto y temtica a abordar.

362.

Listado de autoridades o personalidades asistentes al acto.

363.
El trato o tratamiento protocolar, del cual deber expresar al llamado
de las personalidades.
364.

El libreto o guin del acto.

365.

Podium, ambn, atril o plpito.

366.

Lpiz o Lapicero, puntero.

367.

Precedencia y vocativo.

368.
369. En conclusin el Maestro de Ceremonias, frente a las nuevas tendencias en los
actos y el protocolo, debe mantenerse en el reto de la accin y el dinamismo de
la actualidad, de la formacin permanente, orientado a la realidad de los hechos
y conjugado al esfuerzo de profesionalizarse en consonancia a las exigencias de
los pblicos y vida, que muestra de este importante personaje necesario y vital
en los actos protocolares una visin prolongada de su permanencia, capaz
anexarse y estar por encima de las tecnologas y los cambios que ofrece el
mundo moderno y globalizado.