DOCUMENTO DE

PROCESOS
DE CONTADORES
(Ciclo de compras y
cuentas por pagar) (Cifras expresadas en miles de pesos)
NOMBRE DE LA FIRMA

Cliente:

Perodo
terminado el:
Diciembre 31,
20XX

Compaa Ejemplo

Referenc
ia

Propsito
El propsito de este papel de trabajo es documentar:
Las actividades de inicio, procesamiento y salida de las actividades
relacionadas con los estados financieros.
Los riesgos relacionados con los estados financieros.
Los controles que mitigan los riesgos identificados.
Concluir sobre el riesgo residual con el propsito de mitigarlos mediante
otros procedimientos de auditora.
Aplicabilidad
Este papel de trabajo deber ser completado y revisado en su totalidad para la
prestacin del servicio de Auditoria Externa y/o Revisora Fiscal.
Evidencia de Revisin
Como evidencia de revisin, este papel de trabajo debe ser firmado por quien
lo realiz y revis.
Cargo
Realizado por:
Revisado por:
Revisado por:
Revisado por:

Encargado:
Auditor Financiero
y Auditor TI
Encargado:
Auditor encargado
Gerente: Gerente
encargado
Socio: Socio
encargado

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Fecha
(dd/mm/aaaa)
:

Firma

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Compaa Ejemplo

Perodo
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Referenc
ia

Contenido
1. Objetivo de auditora
2. Cuentas relacionadas
3. Evaluacin preliminar del riesgo inherente y de control
4. Riesgos y controles del proceso
5. Matriz de controles relevantes y determinacin de aquellos controles a los
que se les realizarn las pruebas
6. Procedimientos de evaluacin de la eficacia operativa de los controles
7. Evaluacin final del riesgo inherente y de control
8. Procedimientos sustantivos analticos y de detalle

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Compaa Ejemplo

Referenc
ia

Objetivo de auditora
Integridad, existencia y exactitud de las compras, cuentas por pagar
y pagos.
Valuacin de las cuentas por pagar y pagos.
Cuentas relacionadas y evaluacin preliminar del riesgo inherente y de
control

Riesgos
preliminares

Aseveraciones

Cuenta
Anterio
r

Bancos y
Corporaciones
Avances y
anticipos
entregados
Inventario
Proveedores

Actual

1.325.89
7

1.458.987

3.456.78
9

5.897.765

20.548.901

18.436.5
94
5.594.02
1

5.330.540

P
/
O

X
X
X

Evaluaci
n
controle
s

Sustant
ivo

Enfoqu
e
Proces
o

R
I

R
C

R
E
I
S

Compras

Compras

Revelaciones para tener en cuenta

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Participacin de otros

Saldos

D
&
E

EO

PA

P
D

C
O
T

S
U
S

Compras
Compras

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Compaa Ejemplo

Referenc
ia

Riesgos y controles del proceso y matriz de controles relevantes y

determinacin de aquellos controles a los que se les realizarn las
pruebas
Teniendo en cuenta el conocimiento adquirido a travs de diferentes tcnicas
de auditora, documente el proceso incluyendo las actividades de inicio,
procesamiento y registro.

Actividades de inicio, procesamiento y registro

Este es un ejemplo general, el cual podra aplicar para su Compaa.

Inicio

Cotizacin del
proveedor

aceptacin del
pedido

Bsqued
a
Proveed
or

Solicitud de
pedido

Aprobaci
n de
compra
(Control
1)

Contabilizacin y
registro
presupuestal

Orden de compra

Orden de pago
(Control 4)
(Control 6)

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Disponibilidad
presupuestal
(control 2)
(Control 5)

Entrada al
Almacn

Pago

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Compaa Ejemplo

Perodo
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Referenc
ia

Conciliacin
Bancaria
(Control 3)

La necesidad de la compra se genera en el departamento de produccin, para lo cual la

persona que necesita el bien o servicio debe ingresar al sistema, la solicitud del pedido y
la justificacin en el formato establecido en el mismo, y lo dirige al departamento de
compras, este lo imprime con la respectiva autorizacin y busca el proveedor.
El departamento de compras cuenta con una base de datos de proveedores por cada bien
o servicio comprado y por empresas que se han presentado en los procesos de cotizacin
para lo cual se invita a tres proveedores, la forma de escoger al proveedor est a cargo
del departamento de compras quien compara los aspectos tcnicos y el precio, si todos
cumplen tcnicamente, la decisin siempre ser por el proveedor que ofrezca el mejor
precio, los conceptos tcnicos estn a cargo de quien solicit la compra, que consiste en
verificar que lo que el proveedor ofrece cumple con las necesidades.
Una vez seleccionado el proveedor, el departamento de compras solicita al rea de
contabilidad y presupuesto la Solicitud de Disponibilidad Presupuestal que corresponde
al tope mximo presupuestado para el total de compras para cada uno de los rubros
durante el ao, con lo cual el Tcnico de Presupuesto elabora en el sistema el Certificado
de Disponibilidad Presupuestal el cual debe ser aprobado y firmado por la Gerencia
General y la Direccin de Contabilidad y Presupuesto. (2) (5)
Con la solicitud de Pedido, la cotizacin, el concepto tcnico y la disponibilidad
presupuestal, aprobadas por el Gerente, el departamento de compras elabora Orden de
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Referenc
ia

Compra(1) para el proveedor y para el Almacn quien es el que recibe el pedido y

elabora Entrada de Almacn solicitando la aceptacin de quien autoriz la compra por
medio de la aceptacin del pedido. Posteriormente el tcnico de contabilidad elabora
Orden de Pago la cual debe ser autorizada en el sistema por parte de la Direccin
Financiera, (4) (6) finalmente los documentos pasan a Tesorera para el pago y al fin de
mes en la conciliacin se confirman los pagos realizados a los proveedores. (3)
Pruebas de diseo
Control 1: Se observaron las rdenes de compra No XX y No XX del XX de
Sep/08, evidenciando que en el sistema existen las autorizaciones del
coordinador y gerente del rea.
Control 2: Para las mismas compras anteriores se observaron los certificados
de disponibilidad presupuestal firmados por el Gerente General y el
Director de contabilidad y presupuesto.
Control 3: Se solicit y observ la conciliacin bancaria del mes de sep/08
corroborando que fue hecha y que lleva la firma del Director de
Contabilidad.
Control 4: El personal de TI de auditora verific en el sistema que los perfiles
de acceso para aprobar pagos solo corresponde al subgerente
financiero.
Control 5: Se observ el acta realizada a finales del ao anterior No xx del
xxxx del 200X donde la Junta Directiva aprob el presupuesto para la
vigencia actual.

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Compaa Ejemplo

Referenc
ia

Control 6: En tesorera se solicitaron los cheques emitidos en el momento y

para los cuales se observ que llevaban 2 firmas entre las que siempre
estaba la firma del director de tesorera y otro Director o gerente de
rea. Se verifico el comprobante de egreso No xxx del xxx de xxxx
Documente los controles identificados relacionados con las actividades de
inicio, procesamiento y registro, seleccione los controles a probar teniendo en
cuenta que se probarn aquellos que cubran la mayor cantidad de
aseveraciones.
RIESGO IDENTIFICADO
Descripcin: Que se registren compras de bienes o servicios no recibidos o no

autorizados.
CONTROLES QUE MITIGAN EL RIESGO
Nmero del
control:
Nombre del
control:
Objetivo
cubierto:
Cmo se
ejecuta:

Autorizacin de los pedidos por parte del director del rea

que realiz la solicitud y el Gerente.
Objetivo 1.
Todas las compras, son autorizadas primero por el director del rea
que solicit el bien o servicio y finalmente por el gerente.
La persona que necesita el bien o servicio debe ingresar al sistema,
la solicitud del pedido y la justificacin en el formato establecido en
el mismo, con lo cual el director del rea ingresa al sistema con su
clave de acceso y perfil, revisa la justificacin de la compra y
autoriza la solicitud, posteriormente pasa al gerente para su
aprobacin. El control se realiza cada vez que existe una orden de

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Compaa Ejemplo

Con que
frecuencia:
Quien lo
ejecuta:
Tipo de control:
El control tiene
un componente
tecnolgico?
El control se
ejecuta como
fue diseado?
Control
antifraude?

Se probar el
control?

pedido y es autorizada por un nivel superior e idneo.

Por lo anterior Si el control funciona en su diseo, es posible que
prevenga errores o irregularidades en los estados financieros
relacionados con la integridad y existencia de costos, gastos
operacionales, cuentas por pagar y bancos.
Diaria, mensual, semanal, anual, depende de la
Compaa.
depende de la Compaa.
Puede ser preventivo, detectivo o correctivo
SI
N
O

SI
N
O

SI
N
O

SI
N
O

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ia

RIESGO IDENTIFICADO
Descripcin: Que se realicen pagos de bienes o servicios no recibidos o no

autorizados.
CONTROLES QUE MITIGAN EL RIESGO
Nmero del
control:
Nombre del
control:
Objetivo
cubierto:
Cmo se
ejecuta:

Con que
frecuencia:
Quien lo

2
Certificado de disponibilidad presupuestal.
Objetivo 1
Todo pago efectuado por la compaa debe llevar el certificado de
disponibilidad presupuestal debidamente enumerado y firmado por
el Gerente General y el Director de Contabilidad y Presupuesto, una
orden de compra, entrada de almacn, factura y la orden de pago en
consecutivo generada por el Profesional de Tesorera por el valor a
pagar quien revisa que todas las rdenes de pago cumplan con los
requisitos de ley en cuanto a impuestos y deja su visto bueno en
seal de aprobacin del pago.
Por lo anterior, considero que el diseo del control es adecuado. Si el
control funciona en su diseo, es posible que prevenga errores e
irregularidades en los estados financieros relacionados con la
integridad, existencia y exactitud de cuentas por pagar y bancos.
Diaria, mensual, semanal, anual, etc, depende de la
Compaa
depende de la Compaa.

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Compaa Ejemplo

Referenc
ia

ejecuta:
Tipo de control:
El control tiene
un componente
tecnolgico?
El control se
ejecuta como
fue diseado?
Control
antifraude?

Se probar el
control?

Puede ser preventivo, detectivo o correctivo

SI
N
O
SI
N
O
SI
N
O
SI
N
O

X
X

X
X

RIESGO IDENTIFICADO
Descripcin: Que la informacin de los pagos no alimente correctamente la

contabilidad.
CONTROLES QUE MITIGAN EL RIESGO

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Compaa Ejemplo

Nmero del
control:
Nombre del
control:
Objetivo
cubierto:
Cmo se
ejecuta:

Con que
frecuencia:
Quien lo
ejecuta:
Tipo de control:
El control tiene
un componente
tecnolgico?
El control se
ejecuta como
fue diseado?

3
Conciliaciones bancarias
Objetivo 1
Los extractos de la cuentas son enviados por el banco. La Compaa
realiza mensualmente conciliaciones bancarias por el Profesional de
Contabilidad quien se encarga de identificar que la informacin de
los bancos corresponda a lo registrado contablemente en caso
diferencias con el banco solicitan la aclaracin a travs de un
comunicado al banco, una vez terminada pasa a revisin por parte
del Director de Contabilidad y posteriormente a Auditoria Interna
quienes revisan la informacin de contabilidad en el sistema.
Diaria, mensual, semanal, anual, depende de la
empresa
depende de la empresa.
Puede ser preventivo, detectivo o correctivo
SI
N
O
SI
N
O

X
X

Control

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antifraude?

Se probar el
control?

SI
N
O

SI
N
O

Referenc
ia

RIESGO IDENTIFICADO
Descripcin: Que se realicen pagos de bienes o servicios no recibidos o no

autorizados.
CONTROLES QUE MITIGAN EL RIESGO
Nmero del
control:
Nombre del
control:
Objetivo
cubierto:
Cmo se
ejecuta:

Autorizacin de pagos a travs del sistema

Objetivo 1.
Este control se realiza cada vez que se elabora una orden de pago, es
ejecutada por la Subgerencia Financiera a travs del sistema, para lo
cual tiene asignado un perfil de acceso. El control es realizado por
un nivel superior.
Por lo anterior, considero que el diseo del control es adecuado. Si el

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Compaa Ejemplo

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ia

control funciona en su diseo, es posible que prevenga errores e

irregularidades en los estados financieros relacionados con la
integridad, existencia y exactitud de cuentas por pagar y bancos.
Con que
frecuencia:
Quien lo
ejecuta:
Tipo de control:
El control tiene
un componente
tecnolgico?
El control se
ejecuta como
fue diseado?
Control
antifraude?

Se probar el
control?

Diaria, mensual, semanal, anual, etc, depende de la

Compaa
depende de la Compaa
Puede ser preventivo, detectivo o correctivo
SI
N
O

SI
N
O

SI
N
O

SI
N
O

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ia

RIESGO IDENTIFICADO
Descripcin: Que se registren compras de bienes o servicios no recibidos o no

autorizados.
CONTROLES QUE MITIGAN EL RIESGO
Nmero del
control:
Nombre del
control:
Objetivo
cubierto:
Cmo se
ejecuta:

5
Toda adquisicin debe estar soportada con la
disponibilidad presupuestal.
Objetivo 1
La disponibilidad presupuestal es preparada al finalizar el ao para la
siguiente vigencia y se encuentra en cabeza de la Subgerencia
Financiera que en conjunto con los Directores de cada rea elaboran
analizan las cifras y una vez estas consolidadas, redactan el
Acuerdo de Presupuesto que es de manera global y su
desagregacin es ejecutada por la Gerencia General a travs de un
acta que indica la forma como se va a llevar el presupuesto, por cada
uno de los rubros. La Junta Directiva se encarga de aprobar el
presupuesto. Una vez aprobada el Tcnico de Presupuesto ingresa la
informacin en el sistema de presupuesto. Cuando no hay
disponibilidad se puede hacer un traslado presupuestal el cual debe
estar autorizado por la gerencia.
Por lo anterior, considero que el diseo del control es adecuado, si el
control funciona en su diseo, es posible que prevenga errores o
irregularidades en los estados financieros relacionados con la
existencia y exactitud de los costos, gastos operacionales, y cuentas
por pagar.

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Compaa Ejemplo

Con que
frecuencia:
Quien lo
ejecuta:
Tipo de control:
El control tiene
un componente
tecnolgico?
El control se
ejecuta como
fue diseado?
Control
antifraude?

Se probar el
control?

Referenc
ia

Diaria, mensual, semanal, anual, etc

Depende de la compaa
Puede ser preventivo, detectivo o correctivo
SI
N
O

SI
N
O

SI
N
O

SI
N
O

RIESGO IDENTIFICADO
Descripcin: Que se realicen pagos de bienes o servicios no recibidos o no

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autorizados.
CONTROLES QUE MITIGAN EL RIESGO
Nmero del
control:
Nombre del
control:
Objetivo
cubierto:
Cmo se
ejecuta:

Firmas autorizadas para pagos en cheque

Objetivo 1
Control manual que se realiza cada vez que se va a ejecutar un pago
en cheque. Los cheques siempre requieren 2 firmas, entre las que

siempre debe estar la firma del Director de Tesorera y Cartera.

Los bancos y entidades financieras solo pagaran cheques o
realizaran transacciones previa confirmacin telefnica.
Si el control funciona en su diseo, es posible que prevenga
errores e irregularidades en los estados financieros
relacionados con la existencia y exactitud de cuentas por pagar,
acreedores oficiales, impuestos, nomina por pagar y bancos.
Con que
frecuencia:
Quien lo
ejecuta:
Tipo de control:
El control tiene
un componente
tecnolgico?

Diaria, mensual, semanal, anual, etc, depende de la

Compaa
depende de la Compaa
Puede ser preventivo, detectivo o correctivo
SI
N

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Compaa Ejemplo

O
El control se
ejecuta como
fue diseado?
Control
antifraude?

Se probar el
control?

SI
N
O

SI
N
O

SI
N
O

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Referenc
ia

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Cliente:

Perodo
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ia

Procedimientos de evaluacin de la eficacia operativa de los controles

Disear los procedimientos para probar la eficacia operativa de los controles
seleccionados en la seccin anterior.
Nmero y
Nombre del
Control
1

Procedimiento

Hecho por y
fecha

Para una muestra de 30

compras o servicios
distribuidas en el ao,
verifique si el control
contina funcionando
igual y que la orden de
servicio o de compra se
encuentre debidamente
firmada por el director de
compras y autorizada por
la gerencia.
De la muestra
seleccionada para probar
el control nmero 1,
verificar que cuenten con
los siguientes requisitos
para el pago:
-Certificado de
disponibilidad pptal.
-Orden de compra o
servicio
-Entrada al almacn o acta
de cumplido
-factura

XX
xx/xx/xx

xx
xx/xx/xx

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Ref. PT
PT: _____

Resultados
Eficaz / No
eficaz

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Nmero y
Nombre del
Control

Procedimiento

Hecho por y
fecha

-Orden de pago firmada

Solicite las conciliaciones

bancarias correspondientes
al mes de xxxx y xxxx de
20xx y verifique que: el
saldo contable de la
conciliacin cruce contra
la contabilidad y que el
saldo de bancos cruce
contra el extracto bancario,
oportunidad en la fecha de
preparacin, si existen
partidas conciliatorias
significativas se
encuentren debidamente
justificadas e identificadas,
verifique las extensiones
aritmticas y que se
encuentre revisada por un
nivel superior de quien las
prepar.
El profesional de TI
verificar que la
autorizacin de pagos en el
sistema haya sido
realizada acorde al perfil.
El profesional de TI
solicitar el listado de
usuarios con permiso para

xx
xx/xx/xx

xx
xx/xx/xx

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Ref. PT

Referenc
ia

Resultados

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Control
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Procedimiento
ingresar al sistema, y
validar los resultados
De la muestra
seleccionada para probar
los Controles No.1-2,
verifique que exista la
disponibilidad
presupuestal, debidamente
aprobada.
El profesional de TI
probar el consecutivo de
la disponibilidad
presupuestal verificando
que no existan faltantes o
duplicados en los
certificados. Adems
verificar los controles de
acceso para autorizar los
certificados de
disponibilidad
presupuestal
Escoja una muestra de 30
pagos realizados con
cheque durante el ao y
verifique que: contenga las
firmas adecuadas, y que
estas correspondan a las
personas designadas para
tal fin de acuerdo con la
descripcin del control.

Hecho por y
fecha

xx
xx/xx/xx

xx
xx/xx/xx

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Ref. PT

Referenc
ia

Resultados

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ia

Evaluacin final del riesgo inherente y de control

Con base en el riesgo inherente asignado en la etapa de planeacin y el
resultado de la evaluacin de controles, califique y documente la evaluacin
final del riesgo de ocurrencia de errores e irregularidades significativas.
Riesgo
Inherente

Bajo

Riesgo de
Control

(Eficaz

Riesgo de
error o
irregularid
ad

En la planeacin no se identificaron riesgos

significativos relacionados con las compras.

De acuerdo con los resultados de la evaluacin

de controles se pudo observar que los controles
identificados funcionan de manera efectiva.
(Bajo) Despus de los procedimientos de auditora realizados se
puede concluir que el riesgo para este objetivo se mantiene bajo.

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