INFORMATICA APLICADA A LA GESTION

EMPRESARIAL 2
ESPOCH
BRYAN TOTOY

CUARTO 2

31-05-2016

FACULTAD DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS

ESCUELA DE INGENIERIA DE EMPRESAS

Tipos de Datos en Access 2013

Los datos que se introducen en una base de datos de Access ocupan celdas, formadas por
filas, que son los registros, y columnas, que son los campos. Por esto, como se hace en
una hoja de clculo de Microsoft Excel, los datos deben tener ciertas caractersticas para
que el programa los identifique, y pueda realizar con ellos operaciones y funciones de
ordenacin y filtrado.
Nombre Edad Fecha_Nac.
Juan
12
21/04/1998
Texto

Nmero

Fecha

Tipos de datos en Access

Los datos que llevan los campos de Access pueden ser de diferentes tipos o formatos. Es
conveniente asignar correctamente desde su creacin el tipo de dato que contendr el
campo y la longitud del mismo. Los tipos de datos que se pueden introducir en los campos
se muestran en la siguiente tabla.
Cada registro que introducimos en una tabla tiene un formato determinado, por eso Access
permite definir el tipo de dato que se emplear en cada campo.

Tipos de datos

Texto Corto

Descripcin

Longitud

Puede contener caracteres alfanumricos y Hasta 255 Caracteres.

smbolos. Es el ms utilizado para los campos,
ya que sirve tanto para direcciones, nombres,
apellidos, etc., como para cdigos postales,
nmeros de telfono y otros datos numricos
que no podrn ser utilizados para realizar
clculos.

Texto Largo

Numrico

Fecha/Hora

Datos alfanumricos que se utilizan para hacer

descripciones o reseas largas de ms de 255
caracteres. El tipo Texto Largo de Access 2013
ya permite texto con formato enriquecido; es
decir, prrafos con formato de texto como
negrita, cursiva, etc.

Hasta 63,999 caracteres

escritos directamente en la
tabla y 2 GB de
almacenamiento cuando se
introduce el texto mediante
programacin.
Nota el
tamao mximo de un
archivo de base de datos de
Office Access 2013 es de 2
GB.
Slo permite la introduccin de datos Variable: 1, 2, 4, 8 y 12 bytes
numricos (enteros o fracciones), con los cuales es lo ms comn.
se pueden realizar clculos o representar totales
y subtotales.
Slo acepta datos de fecha y hora. Cada valor 8 bytes.
almacenado incluye un componente para la
fecha y uno para la hora.

Moneda

Datos numricos con formato de moneda. 8 bytes.

Mantiene la cantidad de decimales de manera
apropiada para el manejo de las cantidades.
Aade el smbolo de moneda del pas que se
encuentre seleccionado en las configuraciones
internacionales.

Auto numeracin

Datos que se incluyen automticamente en 4 bytes.

forma secuencial. Puede ser utilizado como
clave nica en el caso de que no exista una clave
de otro tipo para el registro correspondiente, ya
que slo existe un nmero para cada registro.
Los campos Auto numricos pueden
incrementarse en un valor concreto o asignado
aleatoriamente.

Si/No

Objeto OLE

Valores booleanos lgicos Verdadero/Falso. Se

utiliza para datos que solo pueden tener dos
posibles valores (binarios) como respuesta.
Objetos como archivos o documentos
elaborados con aplicaciones que reconocen el
protocolo estndar de OLE (Object Linkinh
and Embedding), sonidos, grficos, texto, video,
etc.

1 bit (0, 125 bytes).

Hasta 1GB, sujeto a la

disponibilidad de memoria
RAM y espacio en disco.

Datos adjuntos

Almacena archivos binarios que no se pueden

leer con un editor de texto, como imgenes
digitales y otros. En un campo de tipo Datos
adjuntos es posible incluir ms de un archivo
por registro.

Para
datos
adjuntos
comprimidos, 2 GB. Para
datos adjuntos sin comprimir,
aproximadamente 700 KB.

Hipervnculos

Liga o vinculo hacia un archivo HTML o una

pgina Web.
Un campo calculado es un campo cuyo valor es
resultado de una operacin aritmtica o lgica
que se realiza utilizando otros campos.

Consta de tres partes de hasta

2048 caracteres cada una.
Por ejemplo, podra ser un
campo Total que calcula su
valor multiplicando Precio *
Cantidad en una lnea de
pedido.

Calculado

Asistente para
bsquedas.

Datos que permiten encontrar otros datos 4 Bytes.

localizados en otras tablas. Al elegir esta opcin,
se inicia automticamente la funcin o asistente
de bsqueda.

Propiedades de los Tipos de Datos en Access 2013

Cada campo de una tabla dispone de una serie de caractersticas que proporcionan un
control adicional sobre la forma de funcionar del campo.
Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la Vista Diseo cuando tenemos
un campo seleccionado.

Las propiedades se agrupan en dos pestaas, la pestaa General donde indicamos las
caractersticas generales del campo y la pestaa Bsqueda en la que podemos definir una
lista de valores vlidos para el campo. Esta ltima ya ha sido explicada en un avanzado del
tema de creacin de tablas, de forma que en esta unidad profundizaremos en la primera.
Las propiedades de la pestaa General pueden cambiar para un tipo de dato u otro
mientras que las propiedades de la pestaa Bsqueda cambian segn el tipo de control
asociado al campo.
Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo despus de
haber introducido datos en l se pueden perder estos datos introducidos.
A continuacin, explicaremos las propiedades de que disponemos segn los diferentes
tipos de datos.

Tamao del campo

Para los campos Texto, esta propiedad determina el nmero mximo de caracteres que
se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor mximo de
255.

Tamao del campo numrico

Para los campos Numrico, las opciones son:
1) Byte (equivalente a un carcter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255.
2) Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767.
3) Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y
2.147.483.647.
4) Simple para la introduccin de valores comprendidos entre -3,402823E38 y 1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para
valores positivos.
5) Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324
6) Id. de rplica se utiliza para claves autonumricas en bases rplicas.
7) Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si
estamos en una base de datos .adp) y nmeros entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos
en una base de datos .accdb)
Los campos Autonumeracin son Entero largo.
A los dems tipos de datos no se les puede especificar tamao.

 Formato del campo

Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en
un informe. Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE,
Datos adjuntos e Hipervnculo.
Para los campos Autonumeracin, Numrico y Moneda, las opciones son:
1) Nmero general: presenta los nmeros tal como fueron introducidos.
2) Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el
smbolo monetario asignado en Windows como puede ser .
3) Euro: utiliza el formato de moneda, con el smbolo del euro.
4) Fijo: presenta los valores sin separador de millares.
5) Estndar: presenta los valores con separador de millares.
6) Porcentaje: multiplica el valor por 100 y aade el signo de porcentaje (%).
7) Cientfico: presenta el nmero con notacin cientfica.
Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:
1) Fecha general: si el valor es slo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el
valor es slo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una
combinacin de los valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93,
05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.
2) Fecha larga: se visualiza la fecha con el da de la semana y el mes completo.
Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2000.
3) Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21Ago-2000.
4) Fecha corta: se presenta la fecha con dos dgitos para el da, mes y ao. Ejemplo:
01/08/00. El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el
1/1/00 y el 31/12/29 son fechas comprendidas entre los aos 2000 y el 2029 y
las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo
de aos entre 1930 y 1999.
5) Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20.
6) Hora mediana: presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo: 5:35 PM.
7) Hora corta: presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35.
Los campos S/No disponen de los formatos predefinidos S/No, Verdadero/Falso y
Activado/Desactivado.
S, Verdadero y Activado son equivalentes entre s, al igual que lo son No, Falso y
Desactivado.

Nota: El control predeterminado para un dato S/No es la casilla de verificacin por lo que
en la vista Hoja de Datos los datos de este tipo aparecen como una casilla de verificacin y
no se ve el efecto de la propiedad formato. Si queremos ver el efecto tenemos que cambiar
el control predeterminado en la pestaa Bsqueda de las propiedades del campo, en la
propiedad Mostrar control elegir el Cuadro de texto como te mostramos a continuacin.

Los campos Calculado pueden ser de cualquiera de los formatos indicados anteriormente,
ya que el clculo puede ser tanto sobre fechas, como sobre valores monetarios u
operaciones lgicas de verdadero/falso.
Los campos Texto Corto y Texto Largo no disponen de formatos predefinidos, para los
campos Texto se tendran que crear formatos personalizados.

Lugares decimales
Esta propiedad nos permite indicar el nmero de decimales que queremos asignar a un
tipo de dato Nmero, Autonumeracin o Moneda.

Mscara de entrada
Se utiliza la mscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores
que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una mscara de entrada
para un campo Nmero de telfono que muestre exactamente cmo debe introducirse un
nmero nuevo: (___) ___-____.
Access dispone de un Asistente para mscaras de entradas que nos facilita el establecer esta
propiedad, y al cual accederemos al hacer clic sobre el botn
que aparece a la derecha
de la propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad.

 Ttulo
Se utiliza esta propiedad para indicar cmo queremos que se visualice la cabecera del
campo.
Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como valor en
la propiedad Ttulo, en la cabecera del campo Fnac veremos Fecha de nacimiento.

Valor predeterminado
El valor predeterminado es el valor que se almacenar automticamente en el campo si no
introducimos ningn valor. Se suele emplear cuando se sabe que un determinado campo
va a tener la mayora de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para indicar o
especificar cul va a ser ese valor y as que se introduzca automticamente en el campo a la
hora de introducir los datos de la tabla.
Por ejemplo, si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayora de clientes
son de la provincia Valencia, se puede introducir ese valor en la propiedad Valor
predeterminado del campo Provincia y as a la hora de introducir los diferentes clientes,
automticamente aparecer el valor Valencia y no lo tendremos que teclear.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE,
Datos adjuntos, Calculado y Autonumeracin.

Regla de validacin
Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos segn el criterio que se
especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo
para que sea introducido correctamente.
Por ejemplo, si queremos que un valor introducido est comprendido entre 100 y 2000,
se puede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000.
Para formar la condicin puedes utilizar el generador de expresiones como te explicamos
en la secuencia animada.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE,
Datos adjuntos, Calculado y Autonumeracin.
Para ayudarnos a escribir la regla de validacin tenemos el generador de expresiones que
se abre al hacer clic sobre el botn
que aparece a la derecha de la propiedad cuando
hacemos clic en ella.

 Texto de validacin
En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si
introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validacin especificada en
la propiedad anterior.
Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir los datos
sepa el porqu de su error y pueda solucionarlo.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el
Autonumeracin.

Requerido
Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta
propiedad el valor S, en caso contrario el valor ser el de No.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el
Autonumeracin.

Permitir longitud cero

Los campos Texto Largo y Texto Corto cuentan con esta propiedad para controlar que no
se puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estn vacos.

Indexado
Se utiliza esta propiedad para establecer un ndice de un solo campo. Los ndices hacen
que las consultas basadas en los campos indexados sean ms rpidas, y tambin aceleran
las operaciones de ordenacin y agrupacin.
Por ejemplo, si buscas empleados basndose en un campo llamado Apellidos, puedes crear
un ndice sobre este campo para hacer ms rpida la bsqueda.
Pero el indexado no es la panacea, tiene sus inconvenientes. No es recomendable crear
ndices en tablas que contiene un gran volumen de datos y que adems se actualizan
constantemente, porque el proceso interno de actualizacin de los ndices puede ralentizar
mucho las consultas sobre la tabla.

Esta propiedad dispone de tres valores:

1) No: Sin ndice.
2) S (con duplicados): Cuando se asigna un ndice al campo y adems admite valores
duplicados (dos filas con el mismo valor en el campo).
3) S (sin duplicados): Cuando se asigna un ndice, pero sin admitir valores duplicados.

Bibliografa:

http://www.aulaclic.es/access-2010/t_6_1.htm