Introduccin

Las empresas en la actualidad operan en mercados cada vez ms

globalizados y se enfrentan a una fuerte competencia con sus
similares ya sean nacionales o extranjeros. Debido a esto, reducir los
costos es bsico para el desempeo eficiente y eficaz de cualquier
entidad. Ninguna organizacin encuentra que sea econmico fabricar
todo el material que utiliza. Las ventajas de la especializacin son
demasiado importantes. La funcin de compras a menudo gasta ms
dinero que cualquier otra funcin de la empresa, as que compras
proporciona una buena oportunidad para reducir los costos y
aumentar los mrgenes de beneficio.

gestin de
compras
La prctica de una correcta gestin
de compras asegura que la empresa
tenga los mejores proveedores para
abastecer los mejores productos y servicios, al mejor valor total. La
funcin de compras a menudo gasta ms dinero que cualquier otra
funcin de la empresa, as que compras proporciona una buena
oportunidad para reducir los costos y aumentar los mrgenes de
beneficio. Dado que la compra ha dejado de ser una actividad ms
para convertirse en un elemento estratgico de la organizacin, hoy
ms que nunca resulta necesario conocer las aristas fundamentales
referidas a esta temtica.

EL PROCESO DE COMPRAS
El proceso de compras consta de las
siguientes fases:

Planificacin de las compras.

Consiste en hacer un estudio
anticipado de las necesidades
para estar preparado antes de
que surja la necesidad.
Anlisis
de
las
necesidades.
El
departamento
de compras recibe los boletines de solicitud de materiales y
analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestin.
Solicitud de ofertas y presupuesto. Es un paso obligado para
evitar tomar decisiones que puedan afectar a la economa de la
empresa.
Evaluacin de las ofertas recibidas. Una vez recibidas las
ofertas hay que estudiarlas, analizarlas, compararlas y
examinarlas.
Seleccin del proveedor. Los factores que se comparan durante
la fase de seleccin son el precio, la calidad, las condiciones y

las garantas personales de la empresa que suministrar el

producto.
Negociacin de las condiciones. Durante esta fase se comentan
y especifican algunos puntos de la oferta que pueden ser
negociables.
Solicitud del pedido. Cuando el comprador y el vendedor llegan
a un acuerdo deben formalizar un documento que comprometa
a ambas partes (contrato de compraventa o pedido en firme).
Seguimiento del pedido y los acuerdos. Se hace para verificar
que hemos recibido todo el material solicitado, que se
corresponde a las caractersticas detalladas en el pedido y que
se han suministrado a tiempo.

El proceso puede variar de una empresa a otra debido a la actividad

principal. La empresa industrial centra sus compras en los materiales
que utiliza para elaborar el producto. La empresa comercial, por su
parte, busca conseguir el producto a un precio competitivo. Y por
ltimo, para la empresa de servicios la variable principal es satisfacer
las necesidades del cliente.
Algunas veces el proceso de compras es largo y complejo debido a
que para tomar una decisin final se necesita informacin o respuesta
de otras empresas.

Formas
compra

de

En cualquier empresa, no todas las

compras se llevan a cabo siguiendo
idnticos procesos.
Son factores determinantes de la forma de realizar la adquisicin de
bienes: la actividad habitual desarrollada por la empresa, la
importancia de la empresa dentro del contexto del mercado (poder de
compra), el tipo de artculo a adquirir, la significatividad de la compra,
la situacin geogrfica del proveedor, las caractersticas del
vendedor, etc.
Se puede considerar que, se podr actuar ms coherentemente, si se
tienen definidas de forma independiente:

Las compras normales

La adquisicin de elementos denominados menores
Los bienes importados

Las incorporaciones de bienes del activo fijo

Etapas de
compra

la

decisin

de

Las principales etapas del proceso

de decisin de compra son las
siguientes:

Reconocimiento
de
la
necesidad.
Bsqueda de informacin.
Formacin de alternativas.
Evaluacin de alternativas.
Decisin de compra.
Ejecucin de la compra.
Monitoreo postcompra.

Tcnicas de
compras.
Una vez tomada la decisin de compra
se pueden utilizar diversas tcnicas para
realizarlas:
Pedidos abiertos: es un contrato de compra de ciertos artculos del
proveedor. No es una autorizacin para enviar algo. El suministro slo
se hace a partir de la recepcin de un documento acordado, que
puede ser una peticin de suministro o un lanzamiento de suministro.
Compra sin factura: en un entorno de compras sin facturas hay,
generalmente, un nico proveedor de todas las unidades de un
producto concreto.

Pedidos electrnicos y transferencia de fondos: las rdenes

electrnicas y las transferencias de fondos reducen las transacciones
en papel. Los pedidos electrnicos no slo pueden reducir el papeleo,
sino que tambin acelera el plazo de adquisicin.
El intercambio electrnico de datos (EDI) es un formato estndar de
transferencia de datos para la comunicacin informatizada entre las
organizaciones. Por ejemplo, con EDI los datos para un pedido de
compras (del pedido, fecha de entrega, cantidad, nmero de partes,
nmero del pedido de compra, direccin) estn dispuestos en el
formato estndar EDI.
Compra sin inventario: el proveedor mantiene el inventario en
lugar del comprador. Los inventarios en consignacin son una opcin
relacionada.
Estandarizacin: el departamento de compras debe hacer
importantes esfuerzos para incrementar los niveles de
estandarizacin.

Relaciones con el proveedor

Ver al proveedor como a un
adversario es contraproductivo. Las
relaciones cercanas y a largo plazo
con unos pocos proveedores son
una mejor forma. Una buena
relacin con el proveedor es aquella en la que ste est
comprometido a ayudar al comprador a mejorar su producto y ganar
pedidos. Los proveedores pueden ser una fuente de ideas sobre
nueva tecnologa, materiales y procesos. Las compras son un modo

de transmitir esta informacin a la gente apropiada en la

organizacin.
Adems, las buenas relaciones incluyen aquellas en las que el
comprador est comprometido a mantener informado al proveedor de
posibles cambios en el producto y en el programa de produccin.
La funcin de compras y los proveedores deben desarrollar relaciones
mutuamente ventajosas.

Calidad de las Compras.

Cuando un producto llega a manos de
un productor o es utilizado en el
producto final se est cerrando un
eslabn ms de una cadena logstica
que debe estar orientada hacia la
calidad para que el proceso se
efecte con xito.
Avanzar en la relacin entre los compradores y suministradores es la
va por la que han de llegar las mejoras en la gestin logstica. El
suministrador ha de intuir y ayudar a definir la calidad que le va a ser
exigible por parte del comprador. Este ha de definir sus propias
exigencias con la intervencin de todos los departamentos implicados
y el apoyo del suministrador.
La calidad, ha de entenderse como la base de esta relacin, e
inherente a ella han de desarrollarse los conceptos de comunicacin e
integracin. Siendo valorable el impulso que esta rea ha cobrado con
la aplicacin de las normas ISO por parte de muchos productores,
comercializadores y proveedores, que han recurrido a la certificacin.

La organizacin debe asegurar que el producto adquirido cumple los

requisitos de compra especificados, ya que de la idoneidad de las
materias primas y materiales adquiridos depender el efecto de estos
en la posterior realizacin del producto o en el producto/servicio final.
Para lograr que la compra cumpla con su objetivo de forma efectiva
debe elaborarse un procedimiento de compras; el que tiene por
objeto definir el alcance de las funciones a realizar por el
Departamento de compras y establecer v las lneas bsicas para
coordinar estas funciones frente a los proveedores y ante otros
departamentos de la organizacin.

Indicadores de eficiencia.
ndice de control de la funcin de compras.

ndice de compras.

ndice de coste del

departamento de compras.

Coste de un pedido de compras.

ndice de concentracin de compras.

ndice de carga de trabajo.

ndice de concentracin de proveedores.

Cifra de negocios por proveedor.

ndice de rotacin de stocks de materias primas.

ndice de rechazos.

ndice de financiacin de las compras por proveedores.

Das de crdito por parte de los proveedores.

Rentabilidad de las compras.

Los principales indicadores del

Departamento de Compras son:
1. Valor de compras totales / Ventas totales comparadas con el
ao anterior
2. Total de compras/Nmero de compras.
3. Porcentaje de compras rechazadas.
4. Porcentaje de paralizacin de la produccin por falta de materia
prima.
5. Inventario/Ventas.
6. Costo promedio de Orden de compra.
7. Tiempo promedio de entrega de pedidos.
8. Nmero de orden por mes en comparacin con el ao anterior.