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En este ejemplo, las celdas con nmeros de identificador de empleados cuyas fechas de
certificacin vencen en 60 das estn en formato amarillo, y los nmeros de
identificador de empleados con certificacin vencida estn en rojo. Las reglas de
muestran en la siguiente imagen.
La primera regla (que, si es verdadera, define el color de fondo de la celda como rojo)
prueba un valor de fecha en la columna B frente a la fecha actual (obtenida mediante la
funcin HOY en una frmula). La frmula debe estar asignada al primer valor de datos
de la columna B, que es B2. La frmula para esta regla es =B2<HOY. Esta frmula se
usa para probar las celdas de la columna B (celdas B2:B15). Si la frmula de alguna
celda de la columna B se evala como verdadera, su celda correspondiente de la
columna A (por ejemplo, A5 corresponde a B5, A11 corresponde a A11), se le aplica el
formato de color de fondo rojo. Una vez evaluadas todas las celdas especificadas en Se
aplica a con esta primera regla, se prueba la segunda regla. Esta frmula comprueba si
los valores de la columna B tienen menos de 60 desde la fecha actual (por ejemplo,
supongamos que la fecha de hoy es 11/08/2010). La celda de B4, 04/10/2010, tiene
menos de 60 das desde hoy, por lo que se evala como verdadera, y se le aplica un
formato con color amarillo. La frmula para esta regla es =B2<HOY()+60. Cualquier
celda a la que se le haya aplicado primero el formato rojo por la regla ms alta de la lista
se deja sin tocar.
Una regla ms alta en la lista tiene una mayor prioridad que una regla ms baja en la
lista. De manera predeterminada, las nuevas reglas siempre se agregan al principio de la
lista y, por tanto, tienen una mayor prioridad, pero puede cambiar el orden de prioridad
mediante las flechas Subir y Bajar del cuadro de dilogo.
Si copia y pega los valores de celda que tienen formatos condicionales en una hoja de
clculo abierta en otra instancia de Excel (otro proceso de Excel.exe que se ejecute a la
vez en el equipo), no se crea ninguna regla de formato condicional en la otra instancia y
no se copia el formato a dicha instancia.
La siguiente tabla resume todas las condiciones posibles para las tres primeras reglas:
Si la
regla
Es
Y si la
Es
regla
Uno
Verdadera Dos
Verdadera o
Tres
Falsa
Uno
Falsa
Verdadera
Dos
Y si la
Es
regla
Tres
Entonces
Si la
regla
Es
Y si la
Es
regla
Y si la
Es
regla
Entonces
Uno
Falsa
Dos
Falsa
Tres
Verdadera
Uno
Falsa
Dos
Falsa
Tres
Falsa
No se aplica ninguna
regla.
2. Seleccione una regla. Solo se puede seleccionar una regla cada vez.
3. Para subir la regla seleccionada en prioridad, haga clic en Subir. Para bajar la
regla seleccionada en prioridad, haga clic en Bajar.
Se puede cambiar manualmente el formato de las celdas que cumplan un criterio, pero
esto sera un proceso engorroso y repetitivo, especialmente si tienes un gran conjunto de
valores o sus valores cambian con frecuencia. Es por ello que debes utilizar el formato
condicional, para cambiar el formato de forma automtica cuando una celda cumpla con
ciertos criterios.
Cmo puedo aplicar formato condicional?
Es muy simple.
1. Selecciona las celdas a las que deseas dar formato condicional.
2. En la cinta de opciones selecciona Men Inicio, Formato condicional y
escoges la regla que desea aplicar a las celdas seleccionadas.
En Excel 2007 existen 5 tipos de reglas generales del formato condicional que podemos
utilizar en distintos casos:
Barras de datos
Escalas de color
Conjunto de iconos
En Prctica!
Algunos ejemplos:
Aqu les tenemos algunos ejemplos de los resultados que obtendrn al aplicar formato
condicional:
Les dejamos anexos el archivo con el que preparamos este artculo, en versin
para Excel 2007 para que puedan aplicar sus propias prcticas ensayando con los datos
de los mismos o aplicando sus propios datos.
Formato Condicional Excel 2007
Vindola desde un punto de vista mas simple la funcin BUSCARV se puede traducir
en:
=BUSCARV(Qu criterio referencial deseas buscar?;Dnde buscas ese criterio
referencial?;El valor de qu columna quieres que te muestre?;Quieres que el valor sea
exacto o aproximado?)
Estos valores pueden ser texto, nmeros o valores lgicos. Las maysculas y minsculas
del texto son equivalentes
Indicador_columnas: Es el valor del nmero de columna de matriz_buscar_en desde la
cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual
a 1, la funcin devuelve el valor de la primera columna del argumento
matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor
de la segunda columna de matriz_buscar_en y as sucesivamente. Si
indicador_columnas es:
En Prctica!
Imagina que dispones de una lista de frutas y sus cantidades, donde no se repite en
ninguna fila los tipos frutas. Cada fila contiene un tipo de fruta diferente. Si alguien te
preguntara la cantidad de uvas en tu lista, y esta fuera muy larga sera incmodo revisar
fila por fila, elemento por elemento, para conocer la respuesta. Lo mejor sera utilizar la
funcin BUSCARV.
Pongamos este ejemplo en prctica con una lista de valores sencillos, como los de la
tabla anexa:
Para comenzar a buscar los datos deseados tan solo inserta en una celda de tu
preferencia la funcin BUSCARV,esta forma:
=BUSCARV(E3;$B$3:$C$12;2;FALSO)
Donde:
E3: Representa el valor buscado que en este caso es el nombre de la fruta.
$B$3:$C$12: Representa la matriz donde se van a buscar los datos.
2: Representa el indicador de columnas de donde se va a extraer la informacin
FALSO: Representa de que forma se quieren los datos y en efecto se desean de manera
exacta.
Texto: Cadena de texto que contiene los caracteres que se desea extraer.
Posicin_inicial: Posicin del primer carcter que se desea extraer del texto. La
Posicin_inicial del primer carcter de texto es 1, y as sucesivamente.
Nm_de_caracteres: Especfica el nmero de caracteres que se desea que EXTRAE
devuelva del argumento texto.
A considerar:
En Practica!
Veamos a continuacin un ejemplo para comprender mejor esta funcin:
Existe un una tienda por departamentos en la cual se necesita realizar una organizacin
de los datos de tal manera que este asociado un cdigo con un departamento en
especifico, sin embargo los cdigos que se tienen estn con caracteres adicionales que
no se requieren, por lo tanto se necesita hacer la extraccin del cdigo antes para que
sea combinado con el nombre del departamento.
En la imagen anexa se encuentra el ejemplo propuesto:
Les dejamos anexos los archivos con los que preparamos este artculo, en versiones para
Excel 2007 y Excel 2003, para que puedan aplicar sus propias prcticas ensayando con
los datos de los mismos o aplicando sus propios datos.
Empleando el formato condicional para grficas en Excel
Paso 1: Tener limpios y organizados nuestros datos.
Ahora aplicaremos algunas frmulas que nos permitirn sentar las bases para hacer el
efecto de cambio condicional. En nuestro tutorial cambiaremos el color de las barras de
acuerdo a su valor. Para ello insertamos en la parte superior de nuestra tabla dos filas en
las que cargaremos los valores de los lmites inferiores y superiores de los cambios.
En la celda C5 de nuestra tabla insertamos una frmula simple que copiamos hasta la
celda I5. Esta frmula nos permite crear un encabezado dinmico para nuestra tabla de
datos:
=C2& < Y <= &C3
En la celda C6 empleamos la siguiente frmula para clasificar de forma automtica en
cada columna de nuestra nueva tabla de datos los valores de acuerdo a los lmites
establecidos en la fila superior:
=SI(Y(C$2<$B6;$B6<=C$3);$B6;)
La frmula solo le indica a Excel que muestre el valor de la columna B si este se
encuentra entre los lmites que establecimos en las filas 2 y 3. En caso contrario que
arroje un valor en blanco. Una vez cargada esta frmula en el rango C6 la podemos
copiar para aplicarla a todo el rango C6:I19. Deben obtener como resultado una tabla
como la de la imagen anexa.
Cuando seleccionamos nuestra grfica original de forma automtica podemos ver cual
es el origen de los datos que esta muestra. Para cambiar el origen de los mismos tan solo
debemos modificar los rangos arrastrando para cubrir nuestra nueva tabla de datos, sin
incluir los datos de la columna B.
As debemos ir de esto:
A esto:
Aun debemos corregir algunos detalles para mejorar la visualizacin. Por ejemplo los
colores por defecto no son los ideales y cada barra visible est agrupada con otras barras
invisibles. Corregiremos estos detalles en los prximos pasos!
Lleg el momento de mejorar los colores por defecto! Nosotros confiamos esa tarea en
ColorBrewer, una excelente herramienta en lnea para seleccionar escalas de colores
ideales para mapas y otras visualizaciones. Para este caso buscamos una escala
divergente de 7 colores. Color Brewer por defecto te mostrar los cdigos de color en
escala hexadecimal (HEX) y para crearlos en Excel los necesitamos en escala RGB, as
que no olviden cambiar esta opcin en Color BRewer para que les muestre los cdigos
RGB.
Lo mejor de todo es que nuestro grfico es ya dinmico, y est preparado para cambiar
de color en funcin de los valores que carguemos en los datos de origen y los lmites
que establecemos para los mismos.
Ahora ya sabes cmo aplicar formato condicional para grficas en Excel, es momento
de comenzarlo a emplear.