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Para crear, editar, eliminar y mostrar todas las reglas de formato condicional del libro,

use el cuadro de dilogo Administrador de reglas de formato condicional.En el grupo


Estilos de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y,
a continuacin, en Administrar reglas.Cuando se aplican dos o ms reglas de formato
condicional a un rango de celdas, estas reglas se evalan por orden de prioridad (de
arriba a abajo) en funcin de cmo aparezcan en este cuadro de dilogo.

En este ejemplo, las celdas con nmeros de identificador de empleados cuyas fechas de
certificacin vencen en 60 das estn en formato amarillo, y los nmeros de
identificador de empleados con certificacin vencida estn en rojo. Las reglas de
muestran en la siguiente imagen.

La primera regla (que, si es verdadera, define el color de fondo de la celda como rojo)
prueba un valor de fecha en la columna B frente a la fecha actual (obtenida mediante la
funcin HOY en una frmula). La frmula debe estar asignada al primer valor de datos
de la columna B, que es B2. La frmula para esta regla es =B2<HOY. Esta frmula se
usa para probar las celdas de la columna B (celdas B2:B15). Si la frmula de alguna
celda de la columna B se evala como verdadera, su celda correspondiente de la
columna A (por ejemplo, A5 corresponde a B5, A11 corresponde a A11), se le aplica el
formato de color de fondo rojo. Una vez evaluadas todas las celdas especificadas en Se

aplica a con esta primera regla, se prueba la segunda regla. Esta frmula comprueba si
los valores de la columna B tienen menos de 60 desde la fecha actual (por ejemplo,
supongamos que la fecha de hoy es 11/08/2010). La celda de B4, 04/10/2010, tiene
menos de 60 das desde hoy, por lo que se evala como verdadera, y se le aplica un
formato con color amarillo. La frmula para esta regla es =B2<HOY()+60. Cualquier
celda a la que se le haya aplicado primero el formato rojo por la regla ms alta de la lista
se deja sin tocar.
Una regla ms alta en la lista tiene una mayor prioridad que una regla ms baja en la
lista. De manera predeterminada, las nuevas reglas siempre se agregan al principio de la
lista y, por tanto, tienen una mayor prioridad, pero puede cambiar el orden de prioridad
mediante las flechas Subir y Bajar del cuadro de dilogo.

Qu ocurre cuando ms de una regla de formato condicional da como


resultado verdadero
Para un rango de celdas, puede tener ms de una regla de formato condicional que d
como resultado verdadero. Las reglas pueden entrar en conflicto o no hacerlo:
Cuando las reglas no entran en conflicto Por ejemplo, si una regla aplica a una
celda el formato de fuente en negrita y otra regla aplica a la misma celda el formato de
color rojo, se aplica un formato a la celda con una fuente en negrita y color rojo. Debido
a que no hay conflicto entre los dos formatos, se aplican ambas reglas.
Cuando las reglas entran en conflicto Por ejemplo, una regla establece un color de
fuente de celda en rojo y otra establece un color de fuente de celda en verde. Debido a
que estas dos reglas entran en conflicto, solo se puede aplicar una. La regla que se aplica
es la de mayor prioridad (la ms alta en la lista del cuadro de dilogo).

Cmo pegar, rellenar y cmo afectan las reglas de formato condicional a


Copiar formato
Mientras se edita la hoja de clculo, puede copiar y pegar valores de celdas que tengan
formatos condicionales, rellenar un rango de celdas con formatos condicionales o usar
Copiar formato. Estas operaciones pueden afectar a la prioridad de regla de formato
condicional de la siguiente manera: se crea una nueva regla de formato condicional
basada en las celdas de origen para las celdas de destino.

Si copia y pega los valores de celda que tienen formatos condicionales en una hoja de
clculo abierta en otra instancia de Excel (otro proceso de Excel.exe que se ejecute a la
vez en el equipo), no se crea ninguna regla de formato condicional en la otra instancia y
no se copia el formato a dicha instancia.

Qu ocurre cuando un formato condicional y un formato manual entran


en conflicto
En un rango de celdas, si una regla de formato es verdadera, tiene prioridad sobre un
formato manual. El formato manual se aplica con el comando Formato en el grupo
Celdas de la ficha Inicio. Si elimina la regla de formato condicional, el rango de celdas
conserva el formato manual.
Nota: El formato manual no se muestra en el cuadro de dilogo Administrador de
reglas de formato condicionales ni se utiliza para determinar prioridad.

Controlar cundo se detiene la evaluacin de la regla mediante la casilla


de verificacin Detener si es verdad
Para obtener compatibilidad con versiones anteriores, puede seleccionar la casilla
Detener si es verdad en el cuadro de dilogo Administrar reglas para simular de qu
forma podra aparecer el formato condicional en versiones anteriores de Excel que no
admiten ms de tres reglas de formato condicional, o varias reglas aplicadas al mismo
rango.
Por ejemplo, si tiene ms de tres reglas de formato condicional para un rango de celdas
y trabaja con una versin de Excel anterior a Excel 2007, dicha versin:

Solo evala las tres primeras reglas.

Aplica la regla de mayor prioridad que sea verdadera.

Omite las reglas de menor prioridad si son verdaderas.

La siguiente tabla resume todas las condiciones posibles para las tres primeras reglas:
Si la
regla

Es

Y si la
Es
regla

Uno

Verdadera Dos

Verdadera o
Tres
Falsa

Se aplica la regla uno y


Verdadera o
se omiten las reglas dos
Falsa
y tres.

Uno

Falsa

Verdadera

Verdadera o Se aplica la regla dos y


Falsa
se omite la regla tres.

Dos

Y si la
Es
regla

Tres

Entonces

Si la
regla

Es

Y si la
Es
regla

Y si la
Es
regla

Entonces

Uno

Falsa

Dos

Falsa

Tres

Verdadera

Se aplica la regla tres.

Uno

Falsa

Dos

Falsa

Tres

Falsa

No se aplica ninguna
regla.

Puede activar o desactivar la casilla de verificacin Detener si es verdad para cambiar


la conducta predeterminada:

Para evaluar nicamente la primera regla, active la casilla de verificacin


Detener si es verdad para la primera regla.

Para evaluar nicamente la primera y la segunda regla, active la casilla de


verificacin Detener si es verdad para la segunda regla.

Para evaluar la primera, la segunda y la tercera regla, active la casilla de


verificacin Detener si es verdad para la tercera regla.

Nota: No es posible activar o desactivar la casilla de verificacin Detener si es verdad


si el formato de la regla se aplica mediante una barra de datos, una escala de colores o
un conjunto de iconos.
Principio de pgina

Editar la prioridad de la regla de formato condicional


1. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a
Formato condicional y, a continuacin, haga clic en Administrar reglas.

La lista de reglas de formato condicionales se muestra para la seleccin actual


incluyendo el tipo de regla, el formato, el rango de celdas al que se aplica la
regla y la configuracin Detener si es verdad.
Si no ve la regla que desea, en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato
para, asegrese de que est seleccionado el rango de celdas, la hoja de clculo,
la tabla o el informe de tabla dinmica adecuados.

2. Seleccione una regla. Solo se puede seleccionar una regla cada vez.
3. Para subir la regla seleccionada en prioridad, haga clic en Subir. Para bajar la
regla seleccionada en prioridad, haga clic en Bajar.

4. Opcionalmente, para detener la evaluacin de una regla especfica, active la


casilla de verificacin Detener si es verdad.
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Tutoriales Excel
Cinta de Opciones
Gua definitiva a los Formato condicionales en Excel

Gua definitiva a los Formato condicionales en Excel


Daniel Cedeo Urbina 14/03/2014 Cinta de Opciones, Excellentias Blog,
Tutoriales Excel No hay comentarios

Hola, Cmo han estado?


En esta oportunidad les queremos hablar del Formato Condicional de Excel una
excelente opcin disponible en Excel la cual nos permitir enfatizar valores, visualizar
datos segn unos criterios que seleccionemos con anterioridad.
Formato condicional de Excel
Qu es el formato condicional de Excel?

El formato condicional de Excel es la manera de decirle a a la herramienta el formato de


todas las celdas que respondan a un criterio en cierta manera. Por ejemplo puedes
utilizar el formato condicional para cambiar el color de la fuente de todas las celdas con
valores negativos o cambiar el color de fondo de las celdas con valores duplicados.
Por qu utilizar el formato condicional?

Se puede cambiar manualmente el formato de las celdas que cumplan un criterio, pero
esto sera un proceso engorroso y repetitivo, especialmente si tienes un gran conjunto de
valores o sus valores cambian con frecuencia. Es por ello que debes utilizar el formato
condicional, para cambiar el formato de forma automtica cuando una celda cumpla con
ciertos criterios.
Cmo puedo aplicar formato condicional?

Es muy simple.
1. Selecciona las celdas a las que deseas dar formato condicional.
2. En la cinta de opciones selecciona Men Inicio, Formato condicional y
escoges la regla que desea aplicar a las celdas seleccionadas.

En Excel 2007 existen 5 tipos de reglas generales del formato condicional que podemos
utilizar en distintos casos:

Resaltar reglas de celdas

Reglas superiores e inferiores

Barras de datos

Escalas de color

Conjunto de iconos

En Prctica!

Algunos ejemplos:
Aqu les tenemos algunos ejemplos de los resultados que obtendrn al aplicar formato
condicional:

Les dejamos anexos el archivo con el que preparamos este artculo, en versin
para Excel 2007 para que puedan aplicar sus propias prcticas ensayando con los datos
de los mismos o aplicando sus propios datos.
Formato Condicional Excel 2007

Funcin BUSCARV en Excel


Sintaxis de la funcin de Excel BUSCARV
=BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)

Vindola desde un punto de vista mas simple la funcin BUSCARV se puede traducir
en:
=BUSCARV(Qu criterio referencial deseas buscar?;Dnde buscas ese criterio
referencial?;El valor de qu columna quieres que te muestre?;Quieres que el valor sea
exacto o aproximado?)

Estructura de la funcin de Excel BUSCARV


Valor_buscado: se entiende como el criterio que se va a buscar en la primera columna
de la matriz de tabla. Valor_buscado puede ser un valor o una referencia. Si
valor_buscado es inferior al menor de los valores de la primera columna de
matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve al valor de error #N/A.
Matriz_buscar_en: Dos o ms columnas de datos. Usa una referencia a un rango o un
nombre de rango. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en son los
valores que busca valor_buscado.

Es importante resaltar que al momento de seleccionar la matriz donde


buscaremos la informacin, el valor referencial debe estar en la primera
columna.

Estos valores pueden ser texto, nmeros o valores lgicos. Las maysculas y minsculas
del texto son equivalentes
Indicador_columnas: Es el valor del nmero de columna de matriz_buscar_en desde la
cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual
a 1, la funcin devuelve el valor de la primera columna del argumento
matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor
de la segunda columna de matriz_buscar_en y as sucesivamente. Si
indicador_columnas es:

Si es inferior a 1, devuelve al valor de error #VALUE!

Si es superior al nmero de columnas de matriz_buscar_en, devuelve el error


#REF!

Ordenado: Es el valor lgico que especifica si la funcin va a buscar una coincidencia


exacta o aproximada:

Si se omite o es VERDADERO, se devolver una coincidencia exacta o


aproximada. Si no localiza ninguna coincidencia exacta, devolver el siguiente
valor ms alto inferior a valor_buscado.

Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en deben estar clasificados


segn un criterio de ordenacin ascendente; en caso contrario, es posible que
la funcin no devuelva el valor correcto. Para obtener ms informacin.

Si es FALSO, la funcin slo buscar una coincidencia exacta. En este caso, no


es necesario ordenar los valores de la primera columna de matriz_buscar_en. Si
hay dos o ms valores en la primera columna de matriz_buscar_en, se utilizar el
primer valor encontrado. Si no se encuentra una coincidencia exacta, se
devolver el valor de error #N/A.

Para mejor comprensin de la funcin BUSCARV veamos el siguiente ejemplo:

En Prctica!
Imagina que dispones de una lista de frutas y sus cantidades, donde no se repite en
ninguna fila los tipos frutas. Cada fila contiene un tipo de fruta diferente. Si alguien te
preguntara la cantidad de uvas en tu lista, y esta fuera muy larga sera incmodo revisar
fila por fila, elemento por elemento, para conocer la respuesta. Lo mejor sera utilizar la
funcin BUSCARV.
Pongamos este ejemplo en prctica con una lista de valores sencillos, como los de la
tabla anexa:

Para comenzar a buscar los datos deseados tan solo inserta en una celda de tu
preferencia la funcin BUSCARV,esta forma:
=BUSCARV(E3;$B$3:$C$12;2;FALSO)
Donde:
E3: Representa el valor buscado que en este caso es el nombre de la fruta.
$B$3:$C$12: Representa la matriz donde se van a buscar los datos.
2: Representa el indicador de columnas de donde se va a extraer la informacin
FALSO: Representa de que forma se quieren los datos y en efecto se desean de manera
exacta.

A continuacin se explica en detalle la funcin de Excel EXTRAE.


La funcin EXTRAE devuelve un nmero especfico de caracteres de una cadena de
texto, comenzando en la posicin que especifiques y en funcin del nmero de
caracteres que especifiques.
La funcin EXTRAE se utiliza con idiomas que emplean un conjunto de caracteres de
un byte (SBCS).
(SBCS) Single Byte Character Set: se utiliza para referirse a conjuntos de caracteres
que utilizan exactamente un byte por cada carcter grfico.
La funcin EXTRAE siempre cuenta cada carcter como 1, ya sea de un byte o de doble
byte e independientemente de la configuracin predeterminada de idioma.
La funcin EXTRAE la podemos hallar dentro de las funciones de Texto como se
aprecia en la imagen:

En la siguiente imagen se puede apreciar la sintaxis de esta funcin:

Texto: Cadena de texto que contiene los caracteres que se desea extraer.
Posicin_inicial: Posicin del primer carcter que se desea extraer del texto. La
Posicin_inicial del primer carcter de texto es 1, y as sucesivamente.
Nm_de_caracteres: Especfica el nmero de caracteres que se desea que EXTRAE
devuelva del argumento texto.
A considerar:

Si posicin_inicial es mayor que la longitud de texto, EXTRAE devuelve


(texto vaco).

Si posicin_inicial es menor que la longitud de texto, pero posicin_inicial ms


nm_de_caracteres excede la longitud de texto, EXTRAE devuelve los
caracteres hasta el final de texto.

Si posicin_inicial es menor que 1, EXTRAE devuelve el valor de error


#VALOR!

Si nm_de_caracteres es negativo, EXTRAE devuelve el valor de error


#VALOR!

En Practica!
Veamos a continuacin un ejemplo para comprender mejor esta funcin:
Existe un una tienda por departamentos en la cual se necesita realizar una organizacin
de los datos de tal manera que este asociado un cdigo con un departamento en
especifico, sin embargo los cdigos que se tienen estn con caracteres adicionales que
no se requieren, por lo tanto se necesita hacer la extraccin del cdigo antes para que
sea combinado con el nombre del departamento.
En la imagen anexa se encuentra el ejemplo propuesto:

Cmo lo vamos a realizar?


Vamos a emplear inicialmente la funcin EXTRAE y luego vamos a emplear la funcin
de Texto CONCATENAR para hacer la combinacin del departamento con el cdigo,
veamos en la imagen anexa la solucin a este ejemplo:

Como se puede apreciar la combinacin de ambas funciones (Formula) soluciono el


ejercicio propuesto ya que con el uso de la funcin EXTRAE y CONCATENAR se
obtiene el dato requerido.
El uso de la funcin EXTRAE simplifica el trabajo en alto grado ya que optimizamos el
tiempo que normalmente invertimos en los procedimientos manuales y adems que
puede ser anidada con una gran diversidad de funciones con lo que se crean formulas
nuevas para solucionar problemas ms complejos.

Les dejamos anexos los archivos con los que preparamos este artculo, en versiones para
Excel 2007 y Excel 2003, para que puedan aplicar sus propias prcticas ensayando con
los datos de los mismos o aplicando sus propios datos.
Empleando el formato condicional para grficas en Excel
Paso 1: Tener limpios y organizados nuestros datos.

Como toda historia en Excel lo primero es tener nuestros datos ya debidamente


organizados y listos para graficar. Para que puedas seguir este tutorial paso a paso
puedes descargar los datos de prueba que nosotros empleamos. No obstante es
perfectamente aplicable a cualquier grupo de datos que hayas organizado previamente
bajo un formato similar al que empleamos, es decir en columnas donde definas
claramente lo que deseas graficar en el eje X y en el eje Y.

Paso 2: Hacer una grfica de barras simple.

Seleccionamos nuestros datos, incluyendo los rtulos y hacemos clic en la pestaa


Insertar y luego en el botn Columna, en el mdulo de Grficos. En la lista de opciones
que se despliega seleccionamos un grfico de Columna en 2-D, columnas agrupadas,
que nos permitir compara valores entre categoras usando rectngulos verticales para
codificar los valores de cada punto de datos. Debers obtener como resultado un grfico
muy similar a la imagen anexa. Ese ser nuestro punto de partida!

Paso 3: Formular nuestra tabla de datos.

Ahora aplicaremos algunas frmulas que nos permitirn sentar las bases para hacer el
efecto de cambio condicional. En nuestro tutorial cambiaremos el color de las barras de
acuerdo a su valor. Para ello insertamos en la parte superior de nuestra tabla dos filas en
las que cargaremos los valores de los lmites inferiores y superiores de los cambios.
En la celda C5 de nuestra tabla insertamos una frmula simple que copiamos hasta la
celda I5. Esta frmula nos permite crear un encabezado dinmico para nuestra tabla de
datos:
=C2& < Y <= &C3
En la celda C6 empleamos la siguiente frmula para clasificar de forma automtica en
cada columna de nuestra nueva tabla de datos los valores de acuerdo a los lmites
establecidos en la fila superior:
=SI(Y(C$2<$B6;$B6<=C$3);$B6;)
La frmula solo le indica a Excel que muestre el valor de la columna B si este se
encuentra entre los lmites que establecimos en las filas 2 y 3. En caso contrario que
arroje un valor en blanco. Una vez cargada esta frmula en el rango C6 la podemos
copiar para aplicarla a todo el rango C6:I19. Deben obtener como resultado una tabla
como la de la imagen anexa.

Paso 4: Cambiar el origen de datos de nuestra grfica.

Cuando seleccionamos nuestra grfica original de forma automtica podemos ver cual
es el origen de los datos que esta muestra. Para cambiar el origen de los mismos tan solo
debemos modificar los rangos arrastrando para cubrir nuestra nueva tabla de datos, sin
incluir los datos de la columna B.
As debemos ir de esto:

A esto:

Y obtendremos como resultado una grfica similar a la de la imagen siguiente, que


muestra siete conjuntos de barras de colores para cada rango de datos de nuestro inters.

Aun debemos corregir algunos detalles para mejorar la visualizacin. Por ejemplo los
colores por defecto no son los ideales y cada barra visible est agrupada con otras barras
invisibles. Corregiremos estos detalles en los prximos pasos!

Paso 5: Corregir visualizacin de las barras.

Haremos de nuestra barras visibles las protagonistas de la historia de datos a contar,


conforme las barras invisibles en el grfico quedarn detrs del teln. Para ello
simplemente seleccionamos alguna de nuestras barras visibles, hacemos clic derecho
con nuestro ratn y elegimos la opcin Dar formato a serie de datos.. En la ventana
emergente que nos aparecer seleccionaremos en Opciones de serie la superposicin
al 100% (Superpuestas 100%), tal como en la imagen anexa.

Si lo desean tambin pueden corregir el ancho de intervalo para mejorar la visualizacin


de las barras. Debern obtener como resultado un grfico como este.

Paso 6: Corregir el color de las barras y otros detalles para mejorar la


visualizacin.

Lleg el momento de mejorar los colores por defecto! Nosotros confiamos esa tarea en
ColorBrewer, una excelente herramienta en lnea para seleccionar escalas de colores
ideales para mapas y otras visualizaciones. Para este caso buscamos una escala
divergente de 7 colores. Color Brewer por defecto te mostrar los cdigos de color en
escala hexadecimal (HEX) y para crearlos en Excel los necesitamos en escala RGB, as
que no olviden cambiar esta opcin en Color BRewer para que les muestre los cdigos
RGB.

Es momento de preparar nuestra nueva escala de colores en Excel. En la ficha Inicio,


buscamos el icono del cubo de pintura y hacemos clic sobre la fecha para que se

despliegue un men en el que seleccionaremos la opcin Ms colores. En el men


emergente Colores que nos aparecer seleccionaremos la ficha Personalizado y all
cargaremos en cada campo (Rojo, Verde, Azul) los valores que correspondan de acuerdo
al color a preparar. Debern repetir estas instrucciones hasta preparar los siete colores.
Tras efectuar estos cambios en la escala de colores, y algunos otros cambios menores en
los colores de los ejes y rtulos de eje (con el objetivo de hacerlos ms grises para que
no capten toda la atencin del observador si no que sean solo referencia de lectura)
debern obtener como resultado el formato condicional para grficas en Excel ya
aplicado, como en la imagen adjunta:

Lo mejor de todo es que nuestro grfico es ya dinmico, y est preparado para cambiar
de color en funcin de los valores que carguemos en los datos de origen y los lmites
que establecemos para los mismos.

Ahora ya sabes cmo aplicar formato condicional para grficas en Excel, es momento
de comenzarlo a emplear.

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