FACULTAD DE INGENIERA

ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERA DE SISTEMAS

PROYECTO DE PRCTICAS
IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA INFORMTICO "SISTRADO-MDC"
PARA OPTIMIZAR LOS PROCESOS DEL TRMITE DOCUMENTARIO EN
LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE CORRALES, TUMBES 2014

Autor: Carlos Augusto, More Zapata

Tutor Evaluador: Mara Mino Asencio

TUMBES PERU
2015

INTRODUCCIN.
Las empresas hoy en da consideran de gran importancia la informacin para el proceso
de la toma de decisiones, es aqu donde entra a tallar los sistemas de informacin, que
hoy en da se han convertido en el eje donde gravita toda la gestin eficiente de este
recurso. Otras de las razones de la gran demanda que tienes estos sistemas de
informacin es la agilizacin de procesos y tramite de datos. Y se ha logrado inmiscuir en
muchos mbitos como la medicina, educacin, actividades gerenciales entre otros.
Los sistemas de informacin estn ntimamente relacionado con el origen de las
organizaciones a tal punto que un sistema de informacin no puede existir si no existe una
organizacin y estos han evolucionado conforme lo han hecho las empresas.
Debido a los enormes cambios sufridos por el mercado en los ltimos aos con la
incorporacin de tecnologas informticas que facilitarn la administracin de los
datos, con el fin de ofrecer mejoras en la toma de decisiones gerenciales, en la actualidad
todas las empresas, incluso a las Pymes, requieren de la implementacin de un sistema
de informacin que colabore con los procesos de gestiones empresariales, con el fin de
mejorar la productividad y el rendimiento de una organizacin competitiva, es fundamental
evaluar las tcnicas actuales y la tecnologa disponible para desarrollar sistemas que
brinden

eficiencia

eficacia de

la

gestin

de

la

informacin

relevante.

(1)

La implementacin de sistemas de informacin en una compaa, brindan la posibilidad

de obtener grandes ventajas, incrementar la capacidad de organizacin de la empresa, y
tornar de esta manera los procesos a una verdadera competitividad; Para ello, es
necesario un sistema eficaz que ofrezca mltiples posibilidades, permitiendo acceder a los
datos

relevantes

de

manera

frecuente

oportuna. (1)

Por eso, quienes deseen convertir su emprendimiento en una verdadera empresa

competitiva insertada en el mercado actual, debern analizar detalladamente la
implementacin

necesaria

de

sistemas

de

informacin

precisos. (1)

Este concepto ha invadido en los despachos de los encargados de la gerencia de

compaas en los ltimos aos, ya que hace un par de dcadas atrs la informacin no

era considerada un bien tan til dentro de los procesos productivos y la toma de
decisiones. Sin embargo, a raz de los cambios en la economa mundial y la globalizacin,
los datos relativos a todo el proceso productivo de una compaa se han vuelto uno de los
elementos fundamentales para lograr el xito comercial. De esta manera, con los aos se
han ido incorporndolos avances de la tecnologa informtica para brindar las
herramientas necesarias en la creacin de sistemas de informacin, confiables y eficaces.
(1)
Los sistemas de informacin en el mbito de la medicina: Las necesidades actuales de
informacin, para la toma de decisiones, para el conocimiento de la situacin de una
institucin de salud, el manejo de sus datos epidemiolgicos, y su organizacin
administrativa, hacen que quienes se encuentran comprometidos con estos estamentos
deban conocer, como mnimo, las nociones de lo que es un sistema, y tener una idea
bsica de lo que la informtica puede hacer en estos mbitos. Una institucin de salud
maneja un gran volumen de informacin, tanto de sus usuarios, como la que se refiere a
su funcionamiento; datos que muchas veces no estn disponibles para su interpretacin
en el momento en que se necesitan y en los que la metodologa de recoleccin y
procesamiento es muy variada. (2)
Los sistemas de informacin en el mbito de la educacin:
Como apoyo a la educacin (estudiantes y profesores): Existe un conjunto muy amplio de
temas que hacen al buen funcionamiento de los sistemas de informacin educativa.
Varios de estos temas han venido apareciendo de modo recurrente en el debate
educativo en la regin tanto como demandas explcitas de los tomadores de decisiones y
otros agentes educativos, como a travs de manifestaciones de preocupacin de los
propios responsables de la informacin educativa que, en el da a da de sus actividades,
constatan la aparicin de nuevas demandas. (3)
Como apoyo a la administracin de la educacin: La informacin es la base de la gestin,
la planificacin y la evaluacin de todo sistema educativo.
En el proceso de administrar el sistema educativo, el Sistema de Informacin sobre la
Administracin de la Educacin (EMIS, segn sus siglas en ingls) puede informar a los
diversos copartcipes y agentes sobre el estado del sector, su eficacia interna y externa,
su funcionamiento pedaggico e institucional, y sus rendimientos, deficiencias y
necesidades. Un sistema de informacin slido no slo debera recopilar, archivar y

procesar estadsticas, sino tambin contribuir a la formulacin de polticas educativas, y a

su gestin y evaluacin. Como ocurre con cualquier otra terapia, un plan de este tipo, para
que sea eficaz, deber basarse en un diagnstico exacto. Los problemas han de definirse
mediante un anlisis detallado y crtico, con el fin de proponer soluciones. (3)
Los sistemas de informacin han logrado alcanzar un gran mbito en muchos campos
organizacionales, cumpliendo muy importantes papeles para distintos procesos. As como
los sistemas de informacin se han logrado inmiscuir en mbito de la educacin (proceso
de enseanza aprendizaje y la misma administracin de educacin), en la medicina y
otros, tambin ha logrado tener una gran acogida en la optimizacin de procesos, un claro
ejemplo es el de tramites documentarios.
En las organizaciones modernas, el ingreso, creacin y envo de documentos es una
tarea de ejecucin diaria. La administracin del flujo de estos documentos y la ubicacin
de los mismos se ha convertido en una tarea titnica, pero no imposible. Esta situacin
lleva a que se dupliquen esfuerzos y se malgasten recursos generando mltiples veces
los mismos documentos o que la imagen de la organizacin se deteriore al no responder a
los requerimientos con diligencia y oportunidad. El tramite documentario es una aplicacin
que permite a las organizaciones tener el control de la ubicacin fsica y estatus, actual y
pasado de la documentacin que llega, fluye y se genera dentro de ellas; y en base a
estos datos mostrar estadsticas que permitan analizar pasos repetitivos o que no
agreguen valor y los cuellos de botella para mejorar los flujos de los documentos dentro
de la organizacin. (4)
El sistema integrado de Trmite documentario es un software automatizado de gestin
administrativa y de uso interno (dentro de la institucin) el cual tiene como caracterstica
principal registrar, dar seguimiento y ubicacin de los documentos emitidos por el
personal de la organizacin a nivel de todas las dependencias funcionales. El objetivo
principal de los sistemas de trmite documentario es permitir a la institucin el
seguimiento de los documentos durante su procedimiento, sus alcances estn orientados
a la facilidad en el registro, seguimiento y control de la documentacin, facilidad de
recepcin, historial y seguimiento, consultas y reportes jerarquizados y configuracin de
los procesos. (5)
Por otro lado podramos decir que un sistema de informacin es el conjunto de elementos
fsicos (hardware) y lgicos (software) que permiten procesar la informacin del usuario

realizando igualmente un control eficiente de todos los recursos posibles, es decir, un

sistema informtico es el conjunto de elementos empleados en el tratamiento de la
informacin. (6)

El objetivo principal del Sistema informtico de Trmite Documentario es permitir a las

Organizaciones tener el control de la ubicacin fsica y lgica de la documentacin que
llega y fluye dentro de ella, as como de la que se genera al interior de la misma. (7)

La implementacin de este tipo de aplicacin permitira a las organizaciones tener el

control de la ubicacin fsica actual y pasado de la documentacin que llega, fluye y se
genera dentro de ellas; y en base a estos datos mostrar el detalle del proceso que
permitan analizar los cuellos de botella para mejorar los flujos de los documentos dentro
de la organizacin. (6)
La municipalidad de corrales es un gobierno local de mbito distrital, que trabaja en forma
democrtica, participativa, concertada, inclusiva y transparente; priorizando la ejecucin
de obras pblicas de impacto local, con el fin de mejorar la calidad de vida de los
habitantes del distrito, con el objetivo de alcanzar el desarrollo integral de toda su
circunscripcin; entre una de sus reas est mesa de partes que es la encargada de
proponer alternativas para la organizacin y control de los equipos o servicios de Trmite
Documentario, Actas y certificados.
La gran problemtica que aqueja a esta rea, sobre todo al personal que labora en ella es
la sobrecarga de documentos que ingresan y salen de esta, generando

el

almacenamiento de un gran nmero de archivos; por la falta de un orden y control en el

almacenamiento, al momento de generar reportes o entrega de archivos solicitados por el
personal de algn otra rea, surge la demora y en algunas ocasiones retraso con las
fechas de entrega establecidas, el rea no est siendo eficiente por no estar realizando su
objetivo primordial.
En el caso de los expedientes que llegan a direccin, luego son derivados a mesa de
parte y esta es la encargada de la revisin y de enviarla a secretaria; y previa
coordinacin hacerla llegar hasta su destino, en este proceso es comn tambin la
confusin y prdida de expedientes.

Los problemas antes mencionados podran ser ms severos si no se toman cartas en el

asunto; para esto se debera llevar un mejor control en los procesos de recepcin,
registro, clasificacin y distribucin de los documentos que ingresan o son derivados. De
la mano con un sistema de informacin que tenga almacenada la direccin exacta de la
ubicacin de cada uno de los documentos almacenados en esta rea, se conseguir
agilizar el proceso del trmite documentario, de la misma manera trabajar el tema de
distribucin y compartimiento de documentos por las distintas reas, para evitar la
confusin y prdida de los documentos; hacer todo esto con el uso de las Tecnologas de
Informacin y Comunicaciones ayudar a conseguir el objetivo de esta rea.
En base a la problemtica descrita en los prrafos anteriores se propuso la siguiente
pregunta de investigacin:
De qu manera la implementacin del sistema informtico SISTRADO-MDC optimizar
los procesos del trmite documentario en la municipalidad distrital de Corrales?
Esta investigacin se propuso cumplir con el siguiente objetivo general:
Implementar el sistema informtico SISTRADO-MDC para optimizar los procesos del
trmite documentario en la municipalidad distrital de Corrales.
Para cumplir con el objetivo general, se propusieron los siguientes objetivos especficos:
Identificar requerimientos del sistema, mediante entrevista con el personal que labora
en el rea, y usuarios.
Desarrollar un software, para optimizar los procesos del trmite documentario.
Aplicar la metodologa RUP para el anlisis y diseo de desarrollo de software.
Utilizar el NetBeans IDE para la implementacin del sistema.
Utilizar gestor de Base de Datos My SQL para el almacenamiento de la informacin.
Esta investigacin se justifica en la necesidad de contar con un sistema de informacin
informtico capaz de automatizar el proceso de Registro, codificacin y distribucin de las
Resoluciones y otros documentos que se manejan en esta rea, se hace cada vez mas de
ndole prioritario, debido a la gran cantidad de documentos que se manejan en el rea de
Mesa de partes de la municipalidad distrital de Corrales.

Con la implementacin del sistema de informacin se agilizar el tiempo de los procesos

de los trmites documentarios ya que se realizarn de manera automatizada, se agilizar
los procesos de reportes ya que en la base de datos del sistema se tendr la distribucin
exacta de los documentos almacenados en el rea y se evitarn los errores que
frecuentemente se vean al realizarlos de manera manual.
Para

realizar

la

implementacin

del

software

se

utiliz

como

metodologa

el RationalUnifiedProcess(RUP) y los diagramas delUnifieldModelingLanguage(UML).

Como lenguaje de programacin se utilizo Java y como gestor de Base de Datos el
MySQL.

Resumen
Investigacin para aplicar normas de accesibilidad del sistema de informacin, en el
diseo e implementacin del sistema SISTRADO-MDC en la municipalidad distrital de
Corrales Tumbes 2014. Con la finalidad de optimizar procesos del trmite documentario
en el rea de mesa de partes de dicha empresa.
A travs de entrevistas con el personal se identific este tipo de problema que aquejaba
al personal que labora en esta rea, se aplicaron encuestas de accesibilidad en la
implementacin de un sistema de informacin, se utiliz el software Excel del paquete
oficce, para la tabulacin de datos de la encuesta y tambin para el anlisis e
interpretacin de la misma, donde la mayora de: tanto usuarios (internos y externos)
como el personal que labora en esta rea afirman que se facilitaran trabajos y se
optimizaran procesos del trmite documentario.

ndice
INTRODUCCIN. .............................................................................................................. 2
Resumen ........................................................................................................................... 7
ndice ................................................................................................................................. 8
Nombre del Proyecto ....................................................................................................... 10
Objetivos.......................................................................................................................... 10
Objetivo General .......................................................................................................... 10
Objetivos especficos ................................................................................................... 10
Objetivos del sistema ................................................................................................... 10
CAPITULO I: MARCO TEORICO CONCEPTUAL............................................................ 11
1.1

Datos Generales de la Empresa ........................................................................ 11

1.1.1

Ubicacin Geogrfica: Jr. San Pedro 460 - Corrales................................... 11

1.1.2
Base legal: Ley del 12 de enero de 1871 de Creacin de la Municipalidad
Distrital de Corrales. ................................................................................................. 11
1.1.3

reas de la Empresa: ................................................................................. 11

1.1.4

Visin:......................................................................................................... 12

1.1.5

Misin: ........................................................................................................ 12

1.1.6

Organigrama............................................................................................... 13

CAPITULO II: ANLISIS DEL SISTEMA ACTUAL ........................................................... 14

2.1

Acciones preliminares ........................................................................................ 14

2.1.1

Anlisis de Audiencia: ................................................................................. 14

2.1.2

Anlisis Funcional: ...................................................................................... 14

2.2

Recopilacin de la Informacin .......................................................................... 14

2.2.1

Diseo de la Entrevista: .............................................................................. 14

2.2.2

Aplicacin de la Entrevista: (mediante encuesta) ........................................ 15

Pregunta ................................................................................................................... 15
2.2.3

Hardware disponible ...................................... Error! Marcador no definido.

2.2.4

Distribucin de Equipos ................................. Error! Marcador no definido.

2.3 Formulacin del Problema: ..................................................................................... 19

2.4 descripcin del Sistema Actual: .............................................................................. 20
2.5 Identificacin de los requerimientos........................................................................ 20
2.5.1. Anlisis de Entradas y Salidas ....................................................................... 20
CAPITULO III: ANALISIS Y DISEO DEL SISTEMA PROPUESTO ................................ 20
3.1. Descripcin de las Metodologas a usar ................................................................ 20
3.1.1. Metodologa RUP............................................................................................ 20
3.2 Fundamentacin de la Metodologa seleccionada .................................................. 21

3.2.1. Fundamentacin de la Metodologa ................................................................ 21

3.2.2. Herramientas Tics utilizadas ........................................................................... 22
3.3 Anlisis del Sistema Actual..................................................................................... 24
3.3.1. Diagrama de Modelo del Negocio ................................................................... 24
3.3.2. Diagramas de Actividades .............................................................................. 26
3.4 Diseo del Sistema................................................................................................. 29
3.4.1. Diagrama de Clases ....................................................................................... 29
3.4.2. Diseo de Interfaces ....................................................................................... 29
3.5 Implementacin de la Base de Datos ..................................................................... 33
3.5.1. Marco Conceptual ........................................................................................... 33
3.5.2. Transformacin del Diagrama de Clase a Modelo de Tabla ............................ 35
3.5.3. Modelado Fsico.............................................................................................. 36
CAPITULO IV: EVALUACION ECONOMICA DEL PROYECTOError!
definido.

Marcador

no

5.1. Estudio de Viabilidad ................................................ Error! Marcador no definido.

5.1.1. Viabilidad Tecnolgica ....................................... Error! Marcador no definido.
5.1.2. Viabilidad Operacional ....................................... Error! Marcador no definido.
5.1.3. Viabilidad Econmica ......................................... Error! Marcador no definido.
5.2. Anlisis de Costos y Beneficios ................................ Error! Marcador no definido.
5.2.1. Costos para la implantacin ............................... Error! Marcador no definido.
5.2.2. Beneficios de la implantacin ............................. Error! Marcador no definido.
5.2.3. Determinacin de la ejecucin del Proyecto .............. Error! Marcador no definido.
CONCLUSIONES ............................................................................................................ 36
Referencias Bibliograficas................................................................................................ 37
ANEXOS.......................................................................................................................... 38
Diagrama de Gantt del Proyecto ........................................................................... 38
Cuestionario de la Recoleccin de Datos .............................................................. 39
Fotos de la Recoleccin de Datos ......................................................................... 41

Nombre del Proyecto

"IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA INFORMTICO "SISTRADO-MDC" PARA
OBTIMIZAR

LOS

PROCESOS

DEL

TRMITE

DOCUMENTARIO

EN

LA

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE CORRALES, TUMBES 2014

Objetivos
Objetivo General
Implementar el sistema informtico SISTRADO-MDC para optimizar los procesos del
trmite documentario en la municipalidad distrital de Corrales.
Objetivos especficos
Identificar requerimientos del sistema, mediante entrevista con el personal que labora
en el rea, y usuarios.
Desarrollar un software, para optimizar los procesos del trmite documentario.
Aplicar la metodologa RUP para el anlisis y diseo de desarrollo de software.
Utilizar el NetBeans IDE para la implementacin del sistema.
Utilizar gestor de Base de Datos My SQL para el almacenamiento de la informacin.
Objetivos del sistema
El objetivo principal del Sistema informtico de Trmite Documentario es permitir a las
Organizaciones tener el control de la ubicacin fsica y lgica de la documentacin que
llega y fluye dentro de ella, as como de la que se genera al interior de la misma.

10

CAPITULO I: MARCO TEORICO CONCEPTUAL

1.1 Datos Generales de la Empresa
1.1.1

Ubicacin Geogrfica: Jr. San Pedro 460 - Corrales

1.1.2

Base legal: Ley del 12 de enero de 1871 de Creacin de la

Municipalidad Distrital de Corrales.

1.1.3

reas de la Empresa:

Divisin de Serenazgo y Polica

Alcalda

Procuradura pblica municipal

rgano de control institucional

Oficina de asesora jurdica

Defensa Civil

Oficina

Vaso de Leche

Coordinacin Local Distrital

Oficina de Informtica

Consejo Distrital de la juventud

Oficina de Pre Inversin

Seguridad ciudadana

Oficina de Cooperacin Tcnica

Gerencia Municipal

Secretaria General

Sub Gerencia de Infraestructura y

Oficina de Imagen institucional

desarrollo Urbano y Rural

Oficina

Sub

Gerencia

Municipal

planeamiento

de

de

Administracin,

Finanzas y RRHH.

servicios

Oficina

de

Administracin

Tributaria

Sub Gerencia de Seguridad y

Participacin Ciudadana

Unidad de Contabilidad

Divisin de obras Publicas y

Unidad de recaudacin, Control y

fiscalizacin

Privadas

Unidad de Tesorera

seguridad Vial

Unidad de Comercializacin

Divisin de Registro Civiles

Unidad de RRHH.

Divisin de Demuna

Unidad de logstica

Unidad de Cobranzas Coactiva

presupuesto

Sociales y Comunales

de

Divisin

de

Transporte

11

1.1.4

Visin:

Al ao 2021, corrales ser una provincia de la regin Tumbes, con un desarrollo

sostenible y una economa diversificada, y competitiva; con una agricultura
tecnificada, orgnica y de exportacin; constituye un destino turstico muy
importante de la regin donde se brinda un servicio de calidad. Los hidrocarburos
(gas y petrleo) ubicados en nuestro litoral se explota y transforma de manera
responsable, el excedente de los recursos hidrobiolgicos y productos
agropecuarios se industrializan y exportan aprovechando las oportunidades que
ofrece el mundo globalizado.
Aspiramos, que todos los pobladores tengan una mejor y creciente calidad de
vida; los servicios de salud educacin, electricidad, telefona y saneamiento
bsico (agua y alcantarillado) han logrado niveles de calidad y cobertura
satisfactoria.
Contamos con un gobierno local fortalecido, que realiza una gestin participativa
de

permanente

concertacin

con

sus

autoridades,

institucionales

organizaciones de la sociedad civil, quienes estn comprometidos en hacer de

Corrales una provincia organizada, saludable, limpia y segura, con valores ticos
y morales en su poblacin.
1.1.5

Misin:

Somos un Gobierno Local de mbito distrital, que gobernamos en forma

democrtica, participativa, concertada, inclusiva y trasparente; priorizando la
ejecucin de obras pblicas de impacto local, con el fin de mejorar la calidad de
vida de los habitantes del distrito, propugnando alcanzar el desarrollo integral y
sostenible en toda su circunscripcin.

12

1.1.6

Organigrama

13

CAPITULO II: ANLISIS DEL SISTEMA ACTUAL

2.1

Acciones preliminares
2.1.1

Anlisis de Audiencia:

Para medir el nivel de factibilidad del proyecto se realiz una encuesta al personal
involucrado con el mismo y a los clientes que se vern beneficiados con el sistema
informtico. Permitindonos as cubrir las necesidades de informacin y aprovecharla
para medir, planificar y disear el sistema en gestin.
2.1.2

Anlisis Funcional:

Para conocer el sistema actual se realizaron una serie de entrevistar con el personal
directo involucrado. Tratando as de tener una clara comprensin del sistema y de
cmo se interrelacionan sus actividades de trmite documentario en esta institucin.
Por otro lado se dise el modelado del negocio, utilizando el lenguaje unificado de
modelado UML para el anlisis del sistema actual y su futura comprensin de los
interesados del sistema en un futuro.
2.2

Recopilacin de la Informacin
2.2.1

Diseo de la Entrevista:

Se logr describir y analizar las deficiencias en los procesos de los trmites

documentarios de esta institucin, habindose tenido que realizar visitas a la
empresa e interrogar a los involucrados en los procesos de los trmites de
documentos, con el fin de recabar la informacin necesaria para el desarrollo
del sistema informtico.
Se aplic en la Municipalidad distrital de Corrales para conocer cada una de las
actividades que ejercen el personal involucrado en el proceso de trmites
documentarios y a la vez el reconocimiento de del lugar donde se dan dichos
procesos.

14

2.2.2

Aplicacin de la Entrevista: (mediante encuesta)

ENCUESTA PARA EL CONOCIMIENTO DEL MANEJO DE TRMITE DOCUMENTARIO

Nombre:
Cargo:

En

cada

una

de

las

preguntas

siguientes,

rodee

con

un

crculo

el

nmero

que mejor se adece a su opinin sobre la importancia del asunto en cuestin.

La escala que aparece encima de los nmeros refleja las diferentes opiniones.

Escala de importancia
No
Nada
Pregunta

mucho

En cierto
NS/NC modo

Mucho

---------- ---------- ---------- ---------- ---------Nunca

Casi

A veces Casi

nunca

Siempre

siempre

1. Los reportes que genera el rea de

mesa de partes son oportunos (se 1

esta rea no se estn utilizando de 1

realizan en la fecha establecida)?

2. Si a

mesa de partes llega un

documento destinado para su rea, el

documento llega a usted de manera
eficiente?
3. Cree ud. que las irregularidades en
los reportes de esta rea se debe al
desorden en el almacenamiento de
documentos?
4. Cree ud. que los equipos utilizados en

manera eficiente, ni se est sacando

15

provecho de estos, para agilizar el

proceso del trmite documentario?

5. El

mejor

control

de

recepcin,

registro, clasificacin, y distribucin de

trmite 1

documentos ser suficiente para la

eficiencia de mesa de partes?
6. Cree

ud.

que

es

factible

la

implementacin de un sistema de
informacin para mejorar los procesos
de tramite documentario?
7. La

implementacin

del

antes

mencionado optimizar los procesos

de

trmite

documentario

en

la

municipalidad distrital de Corrales?

8. Cree

usted

que

se

debera

implementar un sistema de informacin

en el rea de mesa de partes para
mejorar

el

documentario

proceso
en

la

del

municipalidad

distrital de Corrales?

9. Quin es el encargado de la oficina y qu cargo tiene?

10. Cree usted que es la persona idnea para utilizar un sistema de informacin o
que exista alguien que pueda asumir el cargo?

SI

NO

16

11. El rea de mesa de partes cuenta con equipos informticos que permitan
implementar un sistema de informacin?

SI

NO

12. Qu tipos de documentos emite y recibe la oficina?

( ) Informes
( ) Memorndum
( ) Oficios
( ) Otros

...

13. Cmo estn seccionados los documentos del rea de mesa departes?
( )Fecha
( )Folio
( )Remitente
( ) Destinatario
( ) Otros

14. Qu datos se toman en cuenta para el almacenamiento dedocumentos?

( ) Nmero deexpediente
( )Fecha

17

()Tipodedocumento
(

Numero

dedocumento (
)Folios
(

Confidencialida
d
( ) Remitente
( ) Destinatario
( ) Asunto
( ) Otros

Presente mediante un esquema grafico cmo funciona el proceso del trmite

documentario.

18

2.3 Formulacin del Problema:

La municipalidad de corrales es un gobierno local de mbito distrital, que trabaja en
forma democrtica, participativa, concertada, inclusiva y transparente; priorizando la
ejecucin de obras pblicas de impacto local, con el fin de mejorar la calidad de vida de
los habitantes del distrito, con el objetivo de alcanzar el desarrollo integral de toda su
circunscripcin; entre una de sus reas est mesa de partes que es la encargada de
proponer alternativas para la organizacin y control de los equipos o servicios de
Trmite Documentario, Actas y certificados.
La gran problemtica que aqueja a esta rea, sobre todo al personal que labora en ella
es la sobrecarga de documentos que ingresan y salen de esta, generando el
almacenamiento de un gran nmero de archivos; por la falta de un orden y control en el
almacenamiento, al momento de generar reportes o entrega de archivos solicitados por
el personal de algn otra rea, surge la demora y en algunas ocasiones retraso con las
fechas de entrega establecidas, el rea no est siendo eficiente por no estar realizando
su objetivo primordial.
En el caso de los expedientes que llegan a direccin, luego son derivados a mesa de
parte y esta es la encargada de la revisin y de enviarla a secretaria; y previa
coordinacin hacerla llegar hasta su destino, en este proceso es comn tambin la
confusin y prdida de expedientes.
Los problemas antes mencionados podran ser ms severos si no se toman cartas en
el asunto; para esto se debera llevar un mejor control en los procesos de recepcin,
registro, clasificacin y distribucin de los documentos que ingresan o son derivados.
De la mano con un sistema de informacin que tenga almacenada la direccin exacta
de la ubicacin de cada uno de los documentos almacenados en esta rea, se
conseguir agilizar el proceso del trmite documentario, de la misma manera trabajar el
tema de distribucin y compartimiento de documentos por las distintas reas, para
evitar la confusin y prdida de los documentos; hacer todo esto con el uso de las
Tecnologas de Informacin y Comunicaciones ayudar a conseguir el objetivo de esta
rea.

19

2.4 descripcin del Sistema Actual:

El sistema de Trmite documentario de la Municipalidad Distrital de Corrales se maneja
de manera manual, donde cada rea remite y recibe diferentes tipos de Documentos
generndose en cada rea un gran nmero de Documentos emitidos y recibidos
generando un malestar en el tema del control y seguimiento de Trmite Documentario.
Los documentos de los distintos trmites se archivan seccionados en archivadores por
ao, emitidos y recibidos.
2.5 Identificacin de los requerimientos
2.5.1. Anlisis de Entradas y Salidas
Se requiere un software capaz de administrar el correcto control de los distintos tipos
de documentos que transitan por esta institucin y su eficiencia en el seguimiento de
los mismos. Donde se debe almacenar el tipo de documento, fecha, hora asunto, el
origen, el destino, entre otros campos y como salida un mdulo en el cual se desea
consultar el estado actual del documento y su Respuesta.

CAPITULO III: ANALISIS Y DISEO DEL SISTEMA PROPUESTO

3.1. Descripcin de las Metodologas a usar
3.1.1. Metodologa RUP
Mara de Lourdes Santiago Zaragoza profesora del programa educativo de
Tecnologas de la informacin y comunicacin orienta a esta metodologa de la
siguiente manera:
El proceso unificado conocido como RUP, es un modelo de software que permite el
desarrollo de software a gran escala, mediante un proceso continuo de pruebas y
retroalimentacin, garantizando el cumplimiento de ciertos estndares de calidad.
Aunque con el inconveniente de generar mayor complejidad en los controles de
administracin del mismo. Sin embargo, los beneficios obtenidos recompensan el
esfuerzo invertido en este aspecto. (8)
El proceso de desarrollo constituye un marco metodolgico que define en trminos de
metas estratgicas, objetivos, actividades y artefactos (documentacin) requerido en

20

cada fase de desarrollo. Esto permite enfocar esfuerzo de los recursos humanos en
trminos de habilidades, competencias y capacidades a asumir roles especficos con
responsabilidades bien definidas. (8)
Fase de

concepcin

Esta fase tiene como propsito definir y acordar el alcance del proyecto con los
patrocinadores,

identificar

los

riesgos

potenciales

asociados al proyecto, proponer una visin muy general de la arquitectura de software

y producir el plan de las fases y el de iteraciones. (8)
Fase de

elaboracin

En la fase de elaboracin se seleccionan los casos de uso que permiten definir la

arquitectura base del sistema y se desarrollaran en esta fase, se realiza la
especificacin de los casos de uso seleccionados y el primer anlisis del dominio del
problema, se disea la solucin preliminar. (8)
Fase de

construccin

El propsito de esta fase es completar la funcionalidad del sistema, para ello se deben
clarificar los requerimientos pendientes, administrar los cambios de acuerdo a las
evaluaciones realizados por los usuarios y se realizan las mejoras para el proyecto. (8)
Fase de

transicin

El propsito de esta fase es asegurar que el software est disponible para los usuarios
finales, ajustar los errores y defectos encontrados en las pruebas de aceptacin,
capacitar a los usuarios y proveer el soporte tcnico necesario. Se debe verificar que el
producto cumpla con las especificaciones entregadas por las personas involucradas en
el proyecto. (8)
3.2 Fundamentacin de la Metodologa seleccionada
3.2.1. Fundamentacin de la Metodologa

Se opt por utilizar la metodologa RUP por sus siguientes caractersticas y

beneficios.

Provee un entorno de proceso de desarrollo configurable, basado en

estndares.

21

Permite tener claro y accesible el proceso de desarrollo que se sigue.

Permite ser configurado a las necesidades de la organizacin y del proyecto.

Provee a cada participante con la parte del proceso que le compete

directamente, filtrando el resto.

3.2.2. Herramientas Tics utilizadas

3.2.2.1 Rational Rose:
Estructura de la ventana principal de Rose
En esta ventana destaca el explorador (browser) en la parte izquierda, desde donde se
puede crear y acceder a toda la informacin del modelo actual, con una pequea
ventana de documentacin debajo de ella, donde aparece la documentacin textual
asociada al elemento seleccionado en el explorador.
En el canvas de la derecha se abren los diagramas que sirven de representacin
grfica del modelo; entre esta ventana destaca la de log, que contiene informacin
administrativa de los modelos (fechas de creacin, actualizacin, etc.) junto con los
errores de consistencia que se vayan produciendo (por ejemplo, durante la generacin
de cdigo). (9)
3.2.2.2 JAVA
Java es un lenguaje de programacin de propsito genera, concurrente, orientado a
objetos que fue diseado especficamente para tener tan pocas dependencias de
implementacin como fuera posible. Su intencin es permitir que los desarrolladores de
aplicaciones escriban el programa una vez y lo ejecuten en cualquier dispositivo
(conocido en ingls como WORA, o "write once, run anywhere"), lo que quiere decir
que el cdigo que es ejecutado en una plataforma no tiene que ser recompilado para
correr en otra. Java es, a partir de 2012, uno de los lenguajes de programacin ms
populares en uso, particularmente para aplicaciones de cliente-servidor de web, con
unos 10 millones de usuarios reportados. (10)
El lenguaje de programacin Java fue originalmente desarrollado por James Gosling de
Sun Microsystems (la cual fue adquirida por la compaa Oracle) y publicado en 1995
como un componente fundamental de la plataforma Java de Sun Microsystems.

22

Su sintaxis deriva en gran medida de C y C++, pero tiene menos utilidades de bajo
nivel que

cualquiera

de

ellos.

Las

generalmente compiladas a bytecode(clase

cualquier mquina

virtual

Java (JVM)

aplicaciones

Java)
sin

que

de

puede

importar

Java

son

ejecutarse

en

la arquitectura

de

la

computadora subyacente. (10)

3.2.2.3 NetBeans IDE

NetBeans IDE es un entorno de desarrollo integrado fuente libre y abierto para el
desarrollo de aplicaciones en los sistemas operativos Windows, Mac, Linux y Solaris.
El IDE simplifica el desarrollo de web, la empresa, de escritorio y aplicaciones mviles
que utilizan las plataformas Java y HTML5. El IDE tambin ofrece soporte para el
desarrollo de PHP y aplicaciones C / C ++. (10)
3.2.2.4 PHP
NetBeans permite crear aplicaciones Web con PHP, un potente debugger integrado y
adems viene con soporte para Symfony un gran framework MVC escrito en php. Al
tener tambin soporte para AJAX, cada vez ms desarrolladores de aplicaciones
LAMO o WAMP, estn utilizando NetBeans como IDE. (10)
3.2.2.5 MySQL
MySQL es

un sistema

de

gestin

de

bases

de

datos relacional, multihilo y

multiusuario con ms de seis millones de instalaciones. MySQL AB desde enero de

2008

una

subsidiaria

de Sun

Microsystems y

sta

su

vez

de Oracle

Corporation desde abril de 2009 desarrolla MySQL como software libre en un

esquema de licenciamiento dual.
Por un lado se ofrece bajo la GNU GPL para cualquier uso compatible con esta
licencia,

pero

para

aquellas

empresas

que

quieran

incorporarlo

en

productos privativos deben comprar a la empresa una licencia especfica que les
permita este uso. Est desarrollado en su mayor parte en ANSI C.
3.2.2.6 Lenguaje de Modelado Unificado (UML)
UML Lenguaje Unificado de Modelado es un estndar para la representacin de
procesos o esquemas de software (programas informticos). UML son las siglas

23

de Unified Modeling Language o Lenguaje Unificado de Modelado. Se trata de un

estndar que se ha adoptado a nivel internacional por numerosos organismos y
empresas para crear esquemas, diagramas y documentacin relativa a los desarrollos
de software (programas informticos). (11)
Qu es y para qu sirve UML?
El trmino lenguaje ha generado bastante confusin respecto a lo que es UML. En
realidad el trmino lenguaje quizs no es el ms apropiado, ya que no es un lenguaje
propiamente dicho, sino una serie de normas y estndares grficos respecto a cmo se
deben representar los esquemas relativos al software. Mucha gente piensa por
confusin que UML es un lenguaje de programacin y esta idea es errnea: UML no es
un lenguaje de programacin. Como decimos, UML son una serie de normas y
estndares que dicen cmo se debe representar algo. (11)
UML es una herramienta propia de personas que tienen conocimientos relativamente
avanzados de programacin y es frecuentemente usada por analistas funcionales
(aquellos que definen qu debe hacer un programa sin entrar a escribir el cdigo) y
analistas-programadores (aquellos que dado un problema, lo estudian y escriben el
cdigo informtico para resolverlo en un lenguaje como Java, C#, Python o cualquier
otro). Por tanto si ests dando tus primeros pasos en programacin, te
recomendaramos que te olvides de UML hasta que tengas unos conocimientos
mnimos como uso de condicionales, bucles, y conocimiento de la programacin
orientada a objetos. Esto es solo una recomendacin, en realidad prcticamente
cualquier persona puede usar UML, incluso podra usarse para realizar esquemas o
documentacin de procesos que no tengan que ver con la informtica. (11)
3.3 Anlisis del Sistema Actual.
3.3.1. Diagrama de Modelo del Negocio

24

Ilustracin 1 - Caso de uso del negocio

25

3.3.2. Diagramas de Actividades

Ilustracin 2 D.A. Gestin del Trmite Externo

26

Ilustracin 3 D.A. Gestin del Tramite Interno

Ilustracin 4 D.A. Gestin del Seguimiento

27

Ilustracin 5 D.A. Gestin de Respuesta

28

3.4 Diseo del Sistema

3.4.1. Diagrama de Clases
Ilustracin

Diagrama

de

Clases

3.4.2. Diseo de Interfaces

Ilustracin 7 Interfaz de Acceso al Sistema

Fuente: Elaboracin Propia

29

Ilustracin 8 Interfaz de la Gestin del trmite externo - 1era Pestaa

Fuente: Elaboracin Propia

Ilustracin 9 Gestin del Trmite Externo - 2da Pestaa

Fuente: Elaboracin Propia

30

Ilustracin 10 Gestin del Trmite Externo - 3ra Pestaa

Fuente: Elaboracin Propia

Ilustracin 11 Gestin del Trmite Interno - 1era pestaa

Fuente: Elaboracin Propia

31

Ilustracin 12 Gestin del Trmite Interno - 2da Pestaa

Fuente: Elaboracin Propia

Ilustracin 13 Registro de los tipos de Trmite.

Fuente: Elaboracin Propia

32

Ilustracin 14 Registro de Recurrentes del Trmite Externo

Fuente: Elaboracin Propia

3.5 Implementacin de la Base de Datos

3.5.1. Marco Conceptual
3.5.1.1. Concepto de la Base de Datos
Una base de datos es el conjunto de datos informativos organizados en un mismo
contexto

para

su

uso

vinculacin.

Se le llama base de datos a los bancos de informacin que contienen datos relativos a
diversas temticas y categorizados de distinta manera, pero que comparten entre s
algn tipo de vnculo o relacin que busca ordenarlos y clasificarlos en conjunto.

Una base de datos puede ser de diverso tipo, desde un pequeo fichero casero para

33

ordenar libros y revistas por clasificacin alfabtica hasta una compleja base que
contenga datos de ndole gubernamental en un Estado u organismo internacional.
Recientemente, el trmino base de datos comenz a utilizarse casi exclusivamente en
referencia a bases construidas a partir de software informtico, que permiten una ms
fcil y rpida organizacin de los datos. Las bases de datos informticas pueden
crearse a partir de software o incluso de forma online usando Internet. En cualquier
caso, las funcionalidades disponibles son prcticamente ilimitadas. (12)
3.5.1.2. Ciclo de Vida de la Base de Datos
La base de datos es uno de los componentes principales de un sistema de informacin,
por lo que el ciclo de vida de un sistema de informacin est inherentemente ligado al
ciclo de vida de la base de datos sobre la que se apoya.
Se ha considerado las siguientes etapas del ciclo de vida de la base de datos:
Planificacin de la base de datos.
Definicin del sistema.- se especifica el mbito y los lmites de la aplicacin de
bases de datos.
Diseo de la base de datos.
Seleccin del SGBD.
Implementacin.
Mantenimiento.
Los Modelos de datos en el proceso de Diseo de la Base de datos.
El Modelo de datos es el enfoque utilizado para describir y representar las
caractersticas y relaciones entre los datos, dentro de la base de datos.
El Modelo entidad-relacin (E/R), es un Modelo de datos compuesto por objetos
llamados entidades y relaciones entre ellos; es el modelo utilizado en el proceso de
diseo y desarrollo de la Base de datos del Sistema de Gestin.
Resultado de aplicar un modelo de datos a la Gestin acadmica en la Escuela
Tecnolgica, es el esquema del Modelo entidad-relacin, mostrado en la figura 3.1. En
un nivel cercano a la implementacin, el Modelo Relacional nos permite representar los

34

datos y las relaciones entre los datos mediante un conjunto de tablas que
posteriormente constituirn la estructura de la base de datos.
3.5.2. Transformacin del Diagrama de Clase a Modelo de Tabla
Ilustracin 15 Modelo Tablas

35

3.5.3. Modelado Fsico

Ilustracin 16 BBDD. Modelo Fsico

CONCLUSIONES
La puesta en funcionamiento del sistema informtico SISTRADO-MDC optimizar los
procesos del Trmite documentario de la municipalidad Distrital de Corrales.

Con el SISTRADO-MDC se lograr agilizar significativamente el tiempo de bsqueda

de los trmites documentarios que han sido archivados en un tiempo determinado, sin
haberle asignado una respuesta final.

SISTRADO-MDC permitir a los usuarios internos realizar un seguimiento eficiente y

oportuno del largo recorrido de los distintos trmites documentarios.

Por otro lado brindar a cabalidad respuestas oportunas, por parte de la secretaria de
mesa de partes a los clientes externos de la institucin.

36

Referencias Bibliogrficas
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unesco.org. [Online].; 2015 [cited 2015 octubre 10. Available from:

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http://es.wikipedia.org/wiki/MySQL.

37

ANEXOS

Diagrama de Gantt del Proyecto

Ilustracin 17 Diagrama de Gantt del Proyecto

38

Cuestionario de la Recoleccin de Datos

39

40

Fotos de la Recoleccin de Datos

Ilustracin 18 Imagen Recoleccin de Datos

41