Desarrollar un plan de accin

Q U E S U N P L A N D E AC C I N ?
C U L E S S O N LO S C R I T E R I O S PA R A U N P L A N
D E AC C I N A D E C UA D O ?
POR QU DEBE DESARROLLAR UN PLAN DE
AC C I N ?
C U N D O D E B E C R E A R U N P L A N D E AC C I N ?
C M O E S C R I B I R U N P L A N D E AC C I N ?

QU ES UN PLAN DE ACCIN?
En algunos aspectos, un plan de accin es un acto heroico: ayuda a
convertir nuestros sueos en realidad. Un plan de accin es un modo de
asegurarnos de que la visin de nuestra organizacin se concrete.
Describe el modo en que el grupo emplear las estrategias para el
alcance de sus objetivos. Un plan de accin consiste en un nmero de
pasos de accin o cambios a realizar en su comunidad.
Cada paso de accin o cambio a ser visto debe incluir la siguiente
informacin:

Qu acciones o cambios ocurrirn?

Quin llevar a cabo esos cambios?

Cundo tendrn lugar, y durante cunto tiempo?

Qu recursos (por ejemplo: dinero, equipo) se necesitan para llevar a

cabo esos cambios?

Comunicacin (Quin debera saber qu?)

CULES SON LOS CRITERIOS PARA UN

PLAN DE ACCIN ADECUADO?
El plan de accin para su iniciativa debe cumplir varios criterios. El plan
de accin es..:

Completo? Estn enlistados todos los pasos de accin o cambios a ser

vistos en todas las partes relevantes (ej., escuelas, negocios, gobierno
local, iglesias)?

Claro? Est claro quin har qu para cundo?

Actual? El plan de accin refleja el trabajo actual?, anticipa las nuevas

oportunidades y barreras que puedan surgir?

Por qu debe desarrollar un plan de accin?

Hay un dicho que dice: La gente no planea fracasar. En su lugar fracasa
en planear. Debido a que ciertamente no se desea fracasar, tiene
sentido considerar todos los pasos necesarios para asegurar el xito,
incluyendo el desarrollo de un plan de accin. Existen buenas razones
para resolver los detalles del trabajo de su organizacin en el plan de
accin. Estas razones incluyen:

Da credibilidad a su organizacin. Un plan de accin muestra a los

miembros de la comunidad (incluyendo patrocinadores) que la
organizacin est bien estructurada y dedicada a obtener hechos.

Asegura que usted no pasa por alto alguno de los detalles.

Para entender qu es y qu no es posible realizar para su organizacin.

Por eficiencia: ahorrar tiempo, energa y recursos a lo largo del trabajo.

Por responsabilidad: incrementar las oportunidades de las personas para

que hagan lo que necesitan hacer.

CUNDO DEBE CREAR UN PLAN DE

ACCIN?
Idealmente, un plan de accin se debera desarrollar dentro de los
primeros seis meses a un ao tras el inicio de una organizacin. Se
desarrolla despus de haber determinado la visin, la misin, los
objetivos, y las estrategias del grupo. Si usted desarrolla un plan de
accin cuando se est listo para comenzar a obtener hechos, esto dar
como resultado un anteproyecto para poner en marcha su organizacin
o iniciativa.
Recuerde, sin embargo, que un plan de accin es siempre un trabajo en
progreso. No es algo que se pueda escribir, cerrarlo dentro de un
archivo, y olvidar el asunto. Es fundamental, mantenerlo visible en todo
momento, mostrarlo visiblemente. A medida que su organizacin cambie
y crezca, usted querr continuamente (generalmente cada mes) revisar
el plan de accin para realizar los cambios convenientes y necesarios en
el grupo y la comunidad.

CMO ESCRIBIR UN PLAN DE ACCIN?

P R E PA R A N D O S U P L A N .
Determinar qu gente y sectores deberan ser modificados e
involucrados en el descubrimiento de soluciones. Si se ha estado
empleando el modelo VMOEA o VMOEP (Visin, Misin, Objetivos,
Estrategias y Planes de Accin), ustedes podran ya haber realizado esto,
cuando se estaba hablando sobre los objetivos del grupo. Y aqu,
nuevamente, trate de ser inclusivo. La mayor parte de los problemas de
salud y desarrollo con los que trata la comunidad son amplios por lo que
necesitan soluciones amplias. Posibles sectores incluyen medios de
comunicacin, negocios de la comunidad, organizaciones religiosas,
escuelas, organizaciones de jvenes y organizaciones de servicios
sociales, las de salud, y otras.
Usted podra preguntar a algunos miembros si desean unirse al grupo
del plan de accin, incluyendo:

Personas influyentes de todos las partes de la comunidad que sean

afectadas de alguna forma por la iniciativa (por ejemplo: de las iglesias,
los sistemas escolares, legal, etc.)

Personas que estn directamente involucradas en el problema (por

ejemplo: estudiantes de preparatoria y sus padres podran ser
involucrados en planear una coalicin, al tratar de reducir el abuso de
sustancias en adolescentes).

Miembros de las organizaciones de base de la localidad.

Miembros de varios grupos tnicos y culturales en su comunidad.

Personas quienes usted sepa estn interesadas en el problema.

Recin llegados, o gente joven de la comunidad que an no est

involucrada.

Permtase considerar algunas de las personas quienes estaban

involucradas con el grupo de planeacin para la ficticia Coalicin de
Reduccin de Riesgos (RTR) que espera reducir la tasa de embarazo
adolescente. Algunos de los miembros de este grupo de planeacin
incluyen maestros de la localidad, adolescentes locales y sus padres,
miembros del clero, enfermeras escolares y miembros de organizaciones
juveniles, agencias de servicios y otras organizaciones enfocadas a los
problemas de la juventud.
Convocar un grupo de planificacin de la comunidad para
estructurar el plan de accin. Este podra ser el mismo grupo de
personas que trabajaron con usted para decidir las estrategias y
objetivos de su grupo. Si usted est organizando un nuevo grupo de
personas, trate de hacer un comit de planificacin tan diverso e
inclusivo como sea posible. El grupo debera parecerse a las personas
que estn ms afectadas por el problema.
Una vez que todos estn presentes, repase los siguientes puntos de su
organizacin:

La visin

La misin

Los objetivos

Las estrategias

Los objetivos y los agentes de cambio (por ejemplo: jvenes, padres,

clero)

Los cambios propuestos para cada sector de la comunidad (por ejemplo:

escuelas, organizaciones de servicio, y de salud, gobierno).

Desarrollar un plan de accin compuesto de pasos de accin que

traten todos los cambios propuestos. El plan debe ser completo,
claro y actualizado. Adems el plan de accin debe incluir informacin e
ideas que se hayan generado durante la lluvia de ideas acerca de los
objetivos y las estrategias. Cules son los pasos que debe tomar para
llevar a cabo los objetivos mientras se cumple la visin y la misin?
Ahora es tiempo para que todos los componentes del modelo VMOEA se
renan. Mientras en el plan se dirigen las metas generales que se
quieren realizar, los pasos de accin ayudarn a determinar las acciones
especficas que se llevarn a cabo para ayudar a estructurar una visin
real. Aqu se encuentran algunas de las guas a seguir para escribir los
pasos de accin.
Los miembros de la iniciativa querrn determinar:

Qu accin o cambio ocurrir,

Quin lo llevar a cabo,

Cundo tomar lugar, y por cunto tiempo,

Qu recursos se necesitan para llevar a cabo el cambio,

Comunicacin (quin sabr qu).

Ejemplo: El Plan de Accin de la Coalicin RTR (una muestra).

Un cambio en la comunidad a ser visto por esta coalicin para prevenir

el embarazo adolescente fue incrementar la publicidad acerca de la
anticoncepcin y el embarazo no deseado en la escuela preparatoria
local.

Qu cambio ocurrir?: Colocar en los pasillos de la preparatoria local

psteres, carteles y otra informacin acerca de anticoncepcin y los
factores relacionados con el embarazo no deseado. Los psteres y otra
informacin llegar a ser una parte permanente de la escuela. Los
psteres y la informacin ser regularmente cambiada por nuevos
materiales que estn disponibles.

Quin lo llevar a cabo? Un subcomit comprendido por padres y

tutores, maestros y estudiantes y los miembros de la coalicin que sern
responsables de mantener la disponibilidad de la informacin. La
coalicin como un todo trabajar para recaudar fondos para comprar los
materiales. Dos personas del grupo de accin en los colegios sern
responsables de la bsqueda y peticin de los materiales.

En qu momento tendr lugar y por cunto tiempo?: La coalicin

tratar de tener psteres y mensajes visibles durante las seis semanas
posteriores a la decisin de este paso de accin.

Qu recursos son necesarios para llevar a cabo el plan?: La coalicin

tendr un acercamiento a la escuela del distrito para requerir una
financiacin del proyecto. De otra manera, el grupo buscar la
financiacin del programa desde otras fuentes tal como fundaciones y
negocios locales.

Comunicacin acerca de los pasos de accin. El director del colegio y la

jefatura de la Organizacin de Padres-Maestros deben recibir la
informacin acerca de este cambio planificado.

Notas acerca de esta parte del plan de accin RTR:

Parece completo. Aunque este paso parece completamente desarrollado,

se necesitara revisar el plan de accin entero para ver si todos los
cambios en la comunidad y los sistemas que deberan ser vistos estn
incluidos.

Es claro. Sabemos quin har qu y para cundo.

Parece actual. Necesitaramos saber ms acerca de otros trabajos

actualmente realizados (y nuevas oportunidades y barreras) para juzgar
si esta parte del plan de accin est actualizado.

Revisar el plan de accin completo, y cuidadosamente verificar

que est completo. Asegurarse de que cada propuesta de cambio
ayudar a realizar la misin del grupo. Tambin es importante estar
seguros de que el plan de accin, como un todo, ayudar a completar la
misin; esto es, asegurarse de que no se deja algo fuera.
Hacer el seguimiento. Una parte difcil (determinar qu hacer) est
terminada. Ahora tomar el plan y echarlo a andar! Recuerde la regla del
80-20: los esfuerzos exitosos lo son en un 80% por seguir a travs de
acciones planificadas y en un 20% en planificar para tener xito.
Mantener a todos informados acerca de qu es lo que est
teniendo lugar. Comunicar a los involucrados cmo fueron utilizadas
sus aportaciones. A nadie le gusta sentir que su juicio y sabidura han
sido ignorados.
Mantener registrado lo que se ha hecho (y en qu medida se ha
hecho bien). Mantenga siempre un registro de lo que el grupo ha
realizado hasta la fecha. Si el cambio comunitario (un nuevo programa o
poltica) ha requerido un tiempo o recursos sustanciales, es tambin
buena idea evaluar qu se ha hecho, ya sea formal o informalmente.
Debe mantener varias preguntas en mente para el grupo y para los
dems:

Se est haciendo lo que se dijo que se hara?

Se est haciendo bien?

Lo que se est haciendo hace avanzar la misin?

Estas preguntas se pueden dirigir informalmente (preguntar al grupo de

trabajo, hablar con amigos y otras personas), as como formalmente,
mediante encuestas y otros mtodos de evaluacin.
Celebrar un buen trabajo realizado! Celebre los logros alcanzados;
ustedes y aquellos con quienes trabajan lo merecen. La celebracin
ayuda a mantener a todos emocionados e interesados en el trabajo que
se est haciendo.

DESPUS DE ESCRIBIR EL PLAN DE

C O N S I G A Q U E LO S M I E M B R O S H A G A N
E L LO S D I J E R O N Q U E H A R A N .

ACCIN:
LO Q U E

Cada organizacin de la comunidad ha, sin duda, planeado y asignado

tareas para obtener todas las cosas que se han propuesto lograr. Todos
estn de acuerdo en hacer ciertas tareas (incluso ellos tal vez se ofrecen
para ello), y todos ustedes se van con un gran sentimiento de haber
logrado algo importante. El problema? En la siguiente reunin, que no
se ha hecho nada. Adems de afligirse, qu se puede hacer?
Afortunadamente, hay varias cosas que se pueden tratar de hacer. Esto
es particularmente delicado en el caso de los voluntarios, porque
ustedes no desean que poner demasiada carga sobre alguien que, para
empezar, est donando su tiempo y sus energas. An as, usted puede
facilitar que los miembros lleguen a realizar las cosas (y hacer ms difcil
que se evite el trabajo) sin hacer como el vecino tacao en la calle.
Algunos de los recordatorios adecuados incluyen:

Hacer llamadas telefnicas regularmente desde el personal o voluntarios

dedicados a ello preguntando a los miembros del equipo cmo les va con
sus tareas. Esto sera una llamada de apoyo, no una del tipo se est
haciendo lo que se dijo?. La persona que llame puede ofrecer apoyo
emocional del tipo cmo te est yendo?, as como de tal manera que
logre verificar si el miembro del grupo necesita alguna otra ayuda. Una
llamada amigable, tal y como sta, puede ser vista como de ayuda, para
dar al miembro el sentido de que l es una parte importante del grupo,
adems de servir como un recordatorio sobre lo que l dijo que hara.

Distribuir el plan de accin a todos los miembros mediante escritos, con

nombres atribuidos a tareas especficas. (Adems, este puede ser un
buen momento para pedir retroalimentacin antes que se asigne el plan
oficial). [Ver el ejemplo de plan de accin que sigue, y el que est en
blanco al final de esta seccin].

Asegurarse de que la planificacin temporal (sobre todo con las fechas

de entrega) est completa, clara y actualizada.

En las reuniones regulares de grupo, tales como reuniones de comit o

junta directiva, pedir a los miembros informes sobre las tareas
completadas que ellos mismos se han comprometido a hacer. Considere
hacer de esto una parte regular de las reuniones.

Celebrar

el

cumplimiento

de

tareas.

Es

importante

obtener

reconocimiento por lo logrado ya que esto en realidad significa mucho.

Es fundamental ser reconocido por el grupo.

Ahora prosiga con el plan de accin regularmente. Ustedes estn

pidiendo a los miembros el ser responsables y conseguir las cosas
propuestas sobre un base regular. Si ellos estn de acuerdo, aydeles a
completar sus cometidos lo mejor que pueda hacerlo.

Recursos en lnea
The Ruckus Society offers an Action Planning Manual that discusses
strategies for nonviolent direct action.
Preventing Adolescent Substance Abuse: An Action Planning
Guide for Community-Based Initiatives
Preventing Youth Violence: An Action Planning Guide for
Community-Based Initiatives
Preventing Adolescent Pregnancy: An Action Planning Guide for
Community-Based Initiatives
Promoting Child Well-Being: An Action Planning Guide for
Community-Based Initiatives

Promoting Urban Neighborhood Development: An Action

Planning Guide for Improving Housing, Jobs, Education, Safety
and Health
Preventing Child Abuse and Neglect: An Action Planning Guide
for Community-Based Initiatives
Reducing Risk for Chronic Disease: An Action Planning Guide for
Community-Based Initiatives
Recursos impresos
Barry, B. (1984). Strategic planning workbook for nonprofit
organizations. St. Paul: MN: Amherst H. Wilder Foundation.
Berkowitz, W. (1982). Community impact: creating grassroots change in
hard times. Cambridge, MA: Schenkman Publishing.
Bryson, J. (1988). Strategic planning for public and nonprofit
organizations: A guide to strengthening and sustaining organizational
achievement. San Francisco: Jossey-Bass Publishers.
Fawcett, S., Paine, A., Francisco, V., Richter, K., Lewis, R., Williams, E.,
Harris, K., Winter, K., in collaboration with Bradley, B. & Copple, J.
(1992). Preventing adolescent substance abuse: an action planning
guide for community-based initiatives. Lawrence, KS: Work Group on
Health Promotion and Community Development, University of Kansas.
Fawcett, S., Claassen, L., Thurman, T., Whitney, H., & Cheng, H.
(1996). Preventing child abuse and neglect: an action planning guide for
building a caring community. Lawrence, KS: Work Group on Health
Promotion and Community Development, University of Kansas.
Kansas Health Foundation. VMOSA: An approach to strategic planning.
Wichita, KS: Kansas Health Foundation.
Lord, R. (1989). The nonprofit problem solver. New York, NY: Praeger.
Olenick, A. & Olenick, P. (1991). A nonprofit organization manual. New
York, NY: The Foundation Center.

Unterman, I., & Davis, R. (1984). Strategic management of not-for-profit

organizations. New York, NY: CBS Educational and Professional
Publishing.
Wolf, T. (1990). Managing a nonprofit organization. New York, NY:
Prentice Hall.
Watson-Thompson, J., Fawcett, S., & Schultz, J. (2008). Differential effects
of strategic planning on community change in two urban neighborhood
coalitions. American Journal of Community Psychology, 42, 25-38.

Al iniciar:
___Determinar qu personas y sectores de la comunidad seran
involucradas para encontrar soluciones.
___Generar un grupo planeado en la comunidad para disear el plan de
accin.
Invitar a esa gente para que participe en la preparacin del plan de
accin.
___Personas influyentes de los grupos afectados
___Personas directamente involucradas en el problema
___Miembros de las organizaciones de la comunidad
___Miembros de las etnias y grupos culturales de la comunidad
___Diferentes sectores de la comunidad : medios de comunicacin,
negocios comunitarios , grupos religiosos, escuelas, organizaciones
juveniles, organizaciones de salud.
Estar seguro de que usted es capaz de:
___Revisar la visin, la misin, los objetivos, estrategias, blancos y
agentes de cambio, as como a los sectores de la comunidad que estn
involucrados.
___Desarrollo del plan de accin con pasos para todos los cambios que
estn previstos .
___Revisar el plan de accin: es completo, claro y actual ?
___Ponerlo en prctica.
___Mantener a los miembros informados acerca del progreso.
___Mantener la huella de qu (y qu tan bien) se ha hecho.
___Celebrar los logros.
Tips para prosperar en las reuniones planeadas:
___Ser inclusivo.
___Crear un ambiente confortable.
___Prepararse para posibles conflictos

___Ser eficiente
___Recordar todo lo que ha sucedido
___Distribuir el plan despus de revisarlo con el grupo
___Apoyarse y alentar a los miembros del grupo.
Por cada cambio o accin que sea completada:
___Qu accin o cambio ocurrir?
___Quin lo llevar a cabo?
___Cundo y por cunto tiempo?
___ Qu recursos se estn necesitando?
___Comunicacin: quin sabr qu?
Se conocen los criterios del plan de accin?
___Completo
___Claro
___Actual
Al terminar:
___Revisar el plan de accin completo cuidadosamente.
___Mantener a cada uno informado para que siga adelante.
___Seguir la huella sobre qu (y qu tan bien) se ha hecho
Mantener a los miembros interesados:
___Hacer llamadas telefnicas regularmente
___Reportar los progresos en las reuniones
___Celebrar los logros.

EJEMPLO
Este es un ejemplo sobre los pasos de accin de un plan para prevenir el
embarazo adolescente (del Grupo de Trabajo sobre Promocin de la
Salud y Desarrollo Comunitario "Prevencin de abuso en menores y
Negligencia: un Plan de Accin dirigido a la Construccin del Cuidado
Comunitario").
El paso de accin o cambio a ser alcanzado: proporcionar
reconocimiento a padres y cuidadores quienes contribuyen a la
iniciativa.
Programa Comunitario: Programa de padres
Pasos de accin o cambios a ser completados: reconocer a padres
y cuidadores quienes contribuyen con el programa.
Qu acciones o cambios ocurrirn?: Se anunciar un
reconocimiento en una fiesta comunitaria, con un certificado de
reconocimiento para aquellos quienes contribuyan significativamente en
un largo periodo. Tambin se proporcionar otro tipo de reconocimiento,
por ejemplo: un libro o comida familiar donada por los negocios locales.
El reconocimiento de los esfuerzos continuara durante la hora sealada.
Quin lo llevar a cabo?: Los encargados del financiamiento o
negocios del comit solicitarn donaciones. El subcomit que trabaja en
la organizacin del taller asignar a alguien para la elaboracin de
reconocimientos certificados.
Cundo y por cunto tiempo?: el reconocimiento sera una parte de
los contribuyentes de honor a lo largo del programa.
Qu recursos se estn necesitando?: las donaciones tendrn que
ser solicitadas por el rea de negocios, y se tendrn incentivos para los
padres y cuidadores que contribuyan. El costo de los certificados sera
mnimo.
Comunicacin (quin sabr qu?): se informar al comit de
finanzas quin

Formato para el plan de accin.

Programa comunitario:
Paso de accin o cambio:

Qu acciones o cambios ocurrirn?

Quin los llevar a cabo?

Cundo y por cunto tiempo?

Qu recursos se estn necesitando?

Comunicacin (quin sabr qu?)

Fecha :