Administracion Archivos Electronicos

GESTIN ELECTRNICA DE
DOCUMENTOS
CURSO 2006-2007
T.1. Introduccin a la Gestin
Electrnica de Documentos:
contexto electrnico y
organizativo
T. 1. Introduccin a la Gestin Electrnica de Documentos
T.1 Introduccin a la Gestin electrnica de

Documentos
Bibliografa
1. Introduccin
2. Qu es la gestin?
3. Evolucin histrica de las nuevas tecnologas
aplicadas a los archivos
4. La Gestin Electrnica de Documentos
5. Cambios necesarios para la adaptacin a las
nuevas tecnologas.
Raquel Gmez Daz rgomez@usal.es
Curso 07-08
0. Bibliografa
Bustelo Ruesta, Carlota, Garca-Morales Huidobro, Elisa.

Tendencias en la gestin de la informacin, la
documentacin y el conocimiento en las organizaciones El
profesional de la informacin 2001 10 (12)4-7
Conde Villaverde, Mara Luisa. La produccin de

documentos en soporte tradicional y su control archivstico.
EN La administracin electrnica y los archivos: amenazas
y oportunidades para la archivstica. Toledo: Junta de
Castilla La Mancha, 2003 pp. 11-50
Dirks Manual for Commonwealth Agencies. Australia:

Commonwealth of Australia, 2000
Curso 07-08
0. Bibliografa
Documentos electrnicos: manual para archiveros. Consejo

Internacional de Archivos. Comit de Archivos de Gestin
en Entrono electrnico. Madrid: Ministerio de Cultura, 2006
http://www.mcu.es/archivos/pdf/documentos_electronicos.
pdf
Grupo Foris. Evolucin o revolucin?. Nuevas perspectivas

en la Gestin de Documentos Electrnicos?. Tbula, n 5,
2002 pp. 7-77
Hernndez Olivera, Luis. Moro Cabero, Manuela. Normativa

ISO 9000 y gestin de archivos administrativos. Crnica de
un encuentro anunciado. Archivamos. N 36-37 (2 y 3er
trimestre 2000 pp. 22-32)
ISO/TR 15489-1-2 Ginebra: ISO, 2001
Curso 07-08
0. Bibliografa
ISO 15489-1 Informacin y documentacin. Gestin de

Documentos. Proyecto UNE-ISO 15489. Traduccin
espaola de la Norma. Revista Espaola de Documentacin
Cientfica 2005, 28, 1 pp.
Lpez Alonso, Rosa M. Los archivos en los nuevos entornos

de trabajo administrativo. Legajos: Cuadernos de
investigacin archivstica y gestin documental. N. 8 2005
pp. 7-18.
Martnez Sereno, Vicente. Integracin de sistemas de

Gestin Electrnica Documental en la empresa: evaluacin
de costes y metodologa de implantacin VI Jornadas
Espaolas de Documentacin: Los Sistemas de Informacin
al Servicio de la Sociedad (Valencia, 29, 30 y 31 octubre
1998) / FESABID
Curso 07-08
0. Bibliografa
Nougaret, Chritine. Limpacts des technologies

delinformation sur les archives et le travail de larchiviste.
Archivum. 1997. vol 43. p 283-309
Roberge, Michel. La gestio dels documents adminsitratius.

Barcelona: Diputacin Provincial- Associaci de Arxivers de
Catalunya, 1993. p 63
http://www.cenadem.com.br
Curso 07-08
CENADEM
Curso 07-08
1. Introduccin
En qu archivos hay documentacin nuestra?
Archivos de la Polica
Archivos de la Universidad
Archivos del consultorio mdico/hospital
Archivos bancarios
Archivo municipal
..
Curso 07-08
1. INTRODUCCIN
Por qu son tan importantes los archivos?
Los archivos desempean un papel crucial en la mayora de las

actividades humanas.
Son esenciales para todas nuestras actividades e interacciones

sociales.
Constituyen la base de nuestro sistema legal.
Las funciones y la contabilidad del gobierno, los tratamientos

mdicos y la investigacin cientfica dependen de ellos.
Los documentos de hoy son susceptibles de alcanzar valor

histrico.
Curso 07-08
1. INTRODUCCIN
Contexto actual de desarrollo de los archivos.
El impacto de las nuevas tecnologas de la Informacin

y la Comunicacin
Sobreabundancia de documentacin e informacin
Cambio desarrollado por los archiveros tradicionales:

papel ms activo de los archiveros
Curso 07-08
10
1. INTRODUCCIN
Pautas del CIA
Los archivos deben participar en la totalidad del ciclo de vida

de los documentos de archivo con el fin de asegurar su
autenticidad, fiabilidad y disponibilidad para la conservacin.
Los archivos deben asegurarse de que los productores de

documentos creen y conserven los documentos, autnticos,
fiables y aptos para la conservacin
Los archivos deben administrar los procesos de evaluacin y

ejercer un control intelectual sobre los documentos a
archivar
Los archivos deben definir las exigencias en materia de

conservacin y de acceso con el objeto de asegurar que los
documento de archivo se encuentren disponibles, accesibles
y comprensibles
Curso 07-08
11
2. QU ES LA GESTIN?
Gestin de documentos
conjunto de operaciones y tcnicas relativas a
la concepcin, desarrollo, implantacin y
evaluacin de los sistemas administrativos
necesarios desde la creacin de un documento
hasta su destruccin o transferencia al
archivo[1]
[1] Roberge, Michel. La gestio dels documents adminsitratius. Barcelona:

Diputacin Provincial- Associaci de Arxivers de Catalunya, 1993. p
63
Curso 07-08
12
2. QU ES LA GESTIN?
Gestin de contenidos
necesidad de tratar de manera global y
sistemtica distintos tipos de informacin:
La interna que se produce en el ejercicio de la

actividad
La que proviene de fuentes externas
La pblica que la organizacin quiere transmitir a
su entorno
Curso 07-08
13
2. QU ES LA GESTIN?
EJEMPLOS DE INFORMACIN
INTERNA expedientes personales de los

trabajadores
FUENTES EXTERNAS legislacin sobre la

produccin de la empresa
PBLICA memoria anual de la empresa
Curso 07-08
14
3. EVOLUCIN HISTRICA DE LAS NUEVAS

TECNOLOGAS APLICADAS A LOS ARCHIVOS
Etapas
de los 50 a los 80
de mediados de los 80 a mediados de los 90
de mediados de los 90 : creacin de las redes de

ordenadores
momento actual
Curso 07-08
15

De los 50 a los 80
Herramientas
Preocupacin por la perdurabilidad de los soportes
De mediados de los 80 a mediados de los 90
Expansin de la utilizacin de los ordenadores

personales
Curso 07-08
16

Desde mediados de los 90
Tecnologas pticas (Ejemplo Ayuntamiento de

Zaragoza)
Sistemas expertos
Productos de intercambio de datos
Guas de recursos de informacin
Momento actual
Expansin de la administracin electrnica
Curso 07-08
17
Ejemplo de aplicacin de tecnologas pticas
Digitalizacin
de fondos
documentales
Curso 07-08
18
Ejemplo de aplicacin de tecnologas pticas

http://www.zarago
za.es:82/archivo/
Curso 07-08
19
4. LA GESTIN ELECTRNICA DE
DOCUMENTOS
Consideraciones importantes.
Las tcnicas modernas de reproduccin, tratamiento y
tratamiento de la informacin suponen un problema al
tiempo que una oportunidad para la gestin de los
documentos y la informacin.
Un sistema inadecuado de gestin ocasionar ms

problemas que beneficios.
El reto no es la aplicacin de las tecnologas sino la

capacidad de hacer una seleccin de las que sean ms
adecuadas a nuestras necesidades.
Curso 07-08
20
DOCUMENTOS
Con ayuda
de la
informtica
Creados o reunidos y
conservados por cualquier
persona fsica o jurdica en el
transcurso de sus
actividades y como prueba
de ella
Gestin electrnica de documentos y archivos
Conjunto de actividades que permiten

cumplir con las funciones de servir,
custodiar y poner a disposicin de otros
los documentos que contienen.
Curso 07-08
21
DOCUMENTOS
Asociada a los archivos administrativos
Simplificar el archivo de documentos, eliminando todos
aquellos que no tengan valor legal
Mejorar la forma de organizar y recuperar la informacin.
Evitar lo no esencial y la informacin duplicada
Proporcionar el cuidado adecuado de los documentos

originales
Almacenar a bajo coste los documentos
Simplificar las tareas de gestin de archivo: gestin de

usuarios, estadsticas.
Curso 07-08
22
DOCUMENTOS
Tipos de GED
Programas que gestionan los documentos
de manera automatizada
Programas donde los documentos en

papel se convierten a soporte electrnico y
slo se trabaja con documentos
electrnicos.
Curso 07-08
23
DOCUMENTOS
Evolucin de la GED
digitalizacin ?
OCR
ICR
form procesing
workflow
Curso 07-08
24
DOCUMENTOS
Beneficios de la gestin electrnica de la informacin
Mejor acceso a la informacin que es recuperada desde

cualquier lugar de una forma comn para cualquiera de
los usuarios del sistema
Aprovechamiento del capital intelectual de la

organizacin.
Mejora de la gestin del trabajo a travs de los procesos

electrnicos
Se favorece el trabajo en equipo y se aceleran las

actividades crticas
Mejora significativamente el servicio al cliente
Curso 07-08
25
DOCUMENTOS
Beneficios de la gestin electrnica de la informacin
Incrementa el aseguramiento de la calidad y el

control de los gastos. La toma de las decisiones se
basa en la informacin actualizada y en lnea
Mejora de la productividad pues la informacin

comienza a estar disponible
Se minimizan las necesidades de espacio de

almacenamiento frente a los sistemas que necesitan
almacenar papel
Mejor y mayor control de la informacin
Curso 07-08
26
DOCUMENTOS
Problemas asociados a la GED
La rpida obsolescencia del hardware y del

software
Perdurabilidad
Legalidad
Cambio cultural
Curso 07-08
27
5. CAMBIOS NECESARIOS PARA LA

ADAPTACIN A LAS NUEVAS TECNOLOGAS
Necesidad de adaptacin de
Las polticas, procedimientos y directrices que rigen la

utilizacin y las infraestructuras de un entorno de trabajo
electrnico que deben ser aprobadas y difundidas para toda la
organizacin.
Lneas directrices y los controles, para guardar los documentos

de las actividades, que deben ser integradas en el desarrollo
de operaciones y procesos de trabajo
El entorno ofrece a los usuarios los tiles de almacenamiento

la formacin adecuada requerida para consultar, almacenar los
documentos, as como la informacin necesaria para la toma
de decisiones y ejecucin de las actividades.
Curso 07-08
28
5. CAMBIOS NECESARIOS PARA LA

ADAPTACIN A LAS NUEVAS TECNOLOGAS
Necesidad de adaptacin de
Las responsabilidades relativas al funcionamiento de todo

entorno recaen sobre todos los miembros de la organizacin
Las diferentes prcticas de gestin son racionalizadas y

mejoradas, incluyendo la eliminacin de los procesos, de
funciones duplicadas, as como de otros fallos de sistema.
Curso 07-08
29

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Documentos electrnicos: manual para archiveros. Consejo

Grupo Foris. Evolucin o revolucin?. Nuevas perspectivas

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ISO/TR 15489-1-2 Ginebra: ISO, 2001

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ISO 15489-1 Informacin y documentacin. Gestin de

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Nougaret, Chritine. Limpacts des technologies

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Son esenciales para todas nuestras actividades e interacciones

Constituyen la base de nuestro sistema legal.

Las funciones y la contabilidad del gobierno, los tratamientos

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El impacto de las nuevas tecnologas de la Informacin

Sobreabundancia de documentacin e informacin

Cambio desarrollado por los archiveros tradicionales:

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Los archivos deben participar en la totalidad del ciclo de vida

Los archivos deben asegurarse de que los productores de

Los archivos deben administrar los procesos de evaluacin y

Los archivos deben definir las exigencias en materia de

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[1] Roberge, Michel. La gestio dels documents adminsitratius. Barcelona:

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La interna que se produce en el ejercicio de la

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INTERNA expedientes personales de los

FUENTES EXTERNAS legislacin sobre la

PBLICA memoria anual de la empresa

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3. EVOLUCIN HISTRICA DE LAS NUEVAS

de mediados de los 80 a mediados de los 90

de mediados de los 90 : creacin de las redes de

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