Circular

Junio de 2016

A:

Dependencias acadmicas y administrativas

DE:

Departamento de Administracin Documental

Asunto: Transferencias documentales primarias 2016

Se ha programado la transferencia primaria de documentos al Archivo Central entre el

26 de septiembre y el 25 de noviembre de 2016.
Mediante Resolucin Rectoral 30238 del 26 de mayo de 2010, se adoptaron e
implementaron las Tablas de Retencin Documental para la Universidad de Antioquia.
Es de resalta el Acuerdo no. 038 del 20 de septiembre de 2002, el cual en sus artculos
primero, segundo y quinto, establece la responsabilidad de los servidores pblicos con
respecto a los documentos de archivo.
Para consultar la informacin de transferencia, ingrese a www.udea.edu.co con su
usuario y contrasea, seleccione el men Gestin acadmico-administrativa y luego
Administracin documental.
PAUTAS QUE FACILITAN EL PROCESO
ANTES DE PREPARAR LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS, LEA LAS SIGUIENTES
PAUTAS:

Pautas

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Para realizar el proceso de transferencia documental debe tener en cuenta:

1.

Descargar el Cuadro de Clasificacin Documental

2.

Rotular las unidades documentales (carpetas)

3.

Diligenciar los formatos para la transferencia de documentos

Electrnicos.

4.

Diligenciar los formatos de programas acadmicos

5.

Diligenciar el formato de Inventario Documental

Descripcin de cada uno de los pasos anteriores:

1.

Descargar el Cuadro de Clasificacin Documental

El Cuadro de Clasificacin Documental es el listado donde se identifican las
series y subseries documentales, con sus respectivos cdigos.

Cuadro clasificacin

2.

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Rotular las unidades documentales (carpetas)

Con base en la informacin del Cuadro de Clasificacin Documental clasifique y
rotule cada carpeta o unidad documental. Para ello, descargue y diligencie el
rtulo de la carpeta.

Rtulo unidad

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3. Diligenciar los formatos para la transferencia de documentos Electrnicos

El Departamento de Administracin Documental, atendiendo los requerimientos
establecidos para el uso del documento electrnico, busca proponer acciones que
permitan encontrar soluciones al cumplimiento de los criterios de autenticidad,
integridad, fiabilidad y disponibilidad para salvaguardar los documentos ofimticos
que, producto del desarrollo de las funciones propias de cada proceso, se generen
amparados por la Tabla de Retencin Documental TRD. Por favor consulte el
siguiente enlace para la transferencia de documentos electrnicos:

Pautas

Relacin doc.
electrnico

Rtulo doc.
electrnico

Pautas para la transferencia electrnica

Relacin de transferencia electrnica

Rtulo de transferencia electrnica

4.

Diligenciar los formatos de programas acadmicos

Los programas acadmicos son los contenidos temticos de las materias que
ofrece cada programa, son de carcter misional, por lo tanto su transferencia
debe ser en soporte fsico y electrnico.
Los programas acadmicos (contenidos de materias) deben ser transferidos al
Archivo Central, teniendo en cuenta el siguiente procedimiento:
a.

Descargue el formato Homologado de Materias como estndar para los

programas acadmicos de la Institucin. (Este formato fue diseado por la
Vicerrectora de Docencia para uso en las dependencias acadmicas).

Formato
homologado

b.

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Descargue el formato de Transferencia de Programas Acadmicos. En

l debe relacionar cada programa contenido en cada unidad documental
(carpeta).

Transferencia
programas

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Debe enviar los dos formatos anteriores en medio impreso y en medio

electrnico en un CD, USB, etc. El formato Homologado de Materias debe
enviarse en un archivo .PDF y el formato Transferencia de Programas
Acadmicos en un archivo .XLS (Excel)

5.

Diligenciar el formato de Inventario Documental

El Acuerdo 042 del 31 de octubre de 2002, del Archivo General de la Nacin, en
el Artculo 7 estipula que las entidades de la Administracin Pblica deben
adoptar el Formato de Inventario Documental.
El formato de inventario documental, es el instrumento de descripcin en donde
usted va a registrar las unidades documentales (carpetas) que van a ser
transferidas, desde el Archivo de Gestin al Archivo Central.

Formato inventario

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FECHAS PROGRAMADAS PARA EL RECIBO:

Centro de Costo

Fecha de recibo

10101101 al 20601101

26 al 30 de septiembre

20701201 al 21401601

24 al 28 de octubre

21501201 al 23201301

21 al 25 de noviembre

Observaciones:
Si dentro del proceso de transferencia al Archivo Central requiere de asesora para
verificar el correcto diligenciamiento de los formatos, la documentacin que no debe
transferir, carpetas con las especificaciones requeridas, entre otros, puede hacer esta
solicitud antes de la fecha programada para su transferencia.
No se recibirn documentos que no estn relacionadas en el Cuadro de Clasificacin
Documental o fuera de las fechas programadas para cada dependencia.
Para la transferencia de la documentacin al Departamento de Administracin
Documental (Bloque 8, piso 5), debe solicitar con anticipacin el servicio a Logstica e
Infraestructura a travs de Soluciones UdeA.
Cualquier aclaracin con respecto a la transferencia, comunquese a las
extensiones; 5030, 5031, 5032, 5033 y 8033 o al correo electrnico:
gestiondocumental@udea.edu.co

Carlos Mario Martnez Toro

Jefe, Departamento de
Administracin Documental