Noviembre, 2015

PROPUESTA DE APLICACIN DE LA TEORA DE

RESTRICCIONES Y PRINCIPIOS DE LA MANUFACTURA
ESBELTA PARA REDUCIR TIEMPOS DE PROCESAMIENTO DE
TRMITES EN EL SECTOR PBLICO
Presenta: Brian Lucas Luis Alvarez Masgo
Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas (UPC), Per
Asesor: Rosa Salas Castro
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RESUMEN
El presente artculo presenta la propuesta de mejora mediante la aplicacin de principios
de la manufactura esbelta y la metodologa de la teora de las restricciones en la
produccin de trmites en el sector pblico con el objetivo de disminuir el desempeo
actual del lead time. El diagnstico inicial se realiza mediante el uso del Mapa del flujo
de valor y el anlisis del Mura, Muri, Muda. La propuesta contempla la aplicacin de
los 5 pasos de la teora de restricciones para focalizar la mejora y la aplicacin de
estandarizacin o mejora de procesos, buffers de inventario y la herramienta shojinka.
Finalmente, se logra mejorar el lead time de produccin, la reduccin de inventario en
proceso y el nivel de reprocesos.
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PALABRAS CLAVE
Manufactura Esbelta, Mapeo del Flujo de Valor, Teora de Restricciones
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ABSTRACT
This paper presents the proposed improvements for applying lean manufacturing
principles to the production of documents to reduce the current lead time performance.
The initial diagnosis is made through the use of value stream mapping and analysis of
Mura, Muri and Muda to analyze the current state. The proposal provides the
application of the 5 steps of the theory of constraints to target the improvement and
implementation of standardization and process improvement, inventory buffers and
Shojinka tool. Finally, it is possible to improve the production lead time, reducing inprocess inventory and the level of rework.
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KEYWORDS
Lean Manufacturing, Value Stream Map, Theory of Constraints.

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Motor Company en Japn. Segn
INTRODUCCIN
Heizer (2009) las operaciones esbeltas
En la actualidad las entidades del sector
eliminan el desperdicio a travs de un
pblico han estado bajo la presin de
enfoque exacto en los requerimientos
cumplir con el nuevo programa de
del cliente.
asignacin
de
presupuesto
del
Value Stream Map.- Segn Womack
Ministerio de Economa y Finanzas, el
y Jones (2006) el flujo de valor son
cual otorga el presupuesto basado en
todas las acciones que agregan y no
los resultados de metas propuestas en
agregan valor que se requieren para
base a indicadores. Esta forma de
producir un producto y pasar a travs
asignar presupuesto alienta a las
del flujo de produccin. El flujo de
entidades del sector pblico a mejorar
produccin inicia desde que el
sus procesos debido a que la asignacin
producto es materia prima y finaliza
presupuestal incrementa su exigencia
cuando est en las manos del
ao a ao. Es as que surge la
consumidor.
necesidad de mejorar el sistema de
produccin actual del Registro
Muda.- Segn Womack y Jones (2006)
Nacional de Identidad y Estado Civil
esta palabra especficamente es toda
(RENIEC) en cuanto a la emisin de
aquella actividad humana que absorbe
Documento Nacional de Identidad
recursos, pero no crean valor : fallos
(DNI) en 30 das como mximo. Es por
que precisan rectificacin, produccin
ello que se requiere mejorar el sistema
de artculos que nadie desea y el
para el acceso a presupuesto; sin
consiguiente
amontonamiento
de
embargo la aplicacin de la mejora
existencias y productos sobrantes,
deber mostrar resultados a nivel de
pasos en el proceso que realmente no
metas concretamente puesto que en el
son necesarios, movimientos de
sector pblico no existe, como en la
empleados y transporte de productos de
empresa
privada,
un
beneficio
un lugar a otro sin ningn propsito,
econmico en s. Por ello, es que la
grupos de personas en una actividad
mejora se basa en la teora de
aguas abajo, en espera porque una
restricciones, ya que se busca focalizar
actividad aguas arriba no se ha
el trabajo en los recursos restrictivos y
entregado a tiempo, y bienes y
a la vez reducir los desperdicios
servicios que no satisfacen las
mediante la manufactura esbelta.
necesidades del cliente.
MARCO TERICO
Manufactura esbelta.- El termino
tuvo su origen en el libro The Machine
that Change the World (2007) y hace
referencia a la eliminacin o reduccin
de los desperdicios o muda. La
conceptualizacin del trmino vio su
nacimiento en la planta de Toyota

Muri.- segn Maciej Piekowski, Muri

significa sobrecarga o subutilizacin
est asociado con el desperdicio
asociado a la capacidad productiva de
los operarios.
Mura.- segn Maciej Piekowski, Mura
significa variacin y se refiere al
desperdicio que se genera en el

volumen de produccin debido a las

fluctuaciones
en
los
tiempos
operativos.
Valor.- Segn Womack y Jones (2006)
el punto de partida bsico para el
pensamiento lean es el valor. El valor
slo puede definirlo el consumidor
final. Y solamente es significativo
cuando se expresa en trminos de un
producto especfico (un bien o servicio,
y a menudo ambos a la vez) que
satisface
las
necesidades
del
consumidor a un precio concreto, en un
momento determinado.
Teora de Restricciones.- Segn
Krajewski (2007) la teora de
restricciones (TOC) es un mtodo
sistemtico de administracin que se
enfoca en la administracin activa de
restricciones que impiden el progreso
de la empresa hacia su meta de
maximizar el total de fondos o ventas
con valor agregado menos los
descuentos y los costos variables.
Para una restriccin fsica, es necesario
aplicar el esquema de 5 pasos
mencionado por Goldratt y Cox (1992):
1 Identificar la restriccin del sistema
total
2 Explotar la restriccin
3Subordinar el sistema a la restriccin
4 Elevar la restriccin
5 Verificar si es que existe una nueva
restriccin
Yamazumi.- Segn Maciej Piekowski
la grfica Yamazumi es una
herramienta lean que puede ser usada
para visualizar las mtricas de

desperdicio.
Yamazumi
significa
apilamiento, la grfica consiste en
barras verticales que representan la
cantidad total de trabajo de cada
operacin comparadas con el takt time.
La barra vertical para cada operario es
construido por pequeas barras que
representan los pasos de trabajo que
agregan o no agregan valor.
Desarrollo de la Problemtica
El RENIEC obtiene financiamiento en
base al cumplimiento de metas que se
construyen en base a indicadores, los
cuales evalan la captacin (cantidad
de recin nacidos documentados con
DNI durante el ao) y el cumplimiento
en un plazo establecido que consiste en
emitir los DNI en un mximo de 30
das de nacido para que el nio o nia
logre acceder a los servicios de salud
gratuitos.
El sistema actual de produccin de DNI
actual permite llegar al 30 % del total
de nacimientos con emisiones de DNI
en un lapso menor a 30 das contados
desde su nacimiento, lo cual implica
solo la obtencin del 75% del
presupuesto total del MEF. Esto se
debe a que existen un 14% de trmites
que poseen tiempos de procesamiento
superiores al mximo de 10 das por lo
que se opta por analizar el sistema
actual y diagnosticar los posibles
problemas.
Sistema de Produccin
El recorrido por el que pasan los
trmites de recin nacidos inicia en el
nacimiento,
tramite,
ingreso
a
procesamiento y emisin del DNI.
Todo el recorrido debe ser realizado en
un tiempo menor o igual de 30 das

puesto que de lo contrario las personas

ms pobres no podrn acceder a
programas sociales de salud y
educacin. En la siguiente figura se
muestra el transcurso de los 30 das
para realizar los trmites.

presupuesto total asignado por la meta

del Ministerio de Economa.
Figura 2: Mapa de Flujo de Valor

Figura 1: Etapas para la consecucin

de la meta

Fuente: Elaboracin Propia

Diagnstico inicial de niveles de
desperdicio
Fuente: Elaboracin Propia
Diagnstico de la situacin actual
El mapa de la cadena de valor de la
figura 2 muestra la situacin actual del
sistema de produccin. El tiempo de
ciclo de cada operacin no excede los 5
minutos y en total se tiene un tiempo de
operacin de 18 minutos que representa
el 0.01 % del tiempo total de
procesamiento, el otro 99.9 % es
tiempo de espera entre operaciones. Lo
que indica que existe un problema de
flujo e inventarios en proceso elevados.
El lead time actual impide conseguir la
meta propuesta de 10 das como
mximo para procesarse.
De las actividades que no agregan valor
al proceso se puede observar que estn
las operaciones de asignacin de sobres
y el rearmado de sobres, las cuales
representan el 45% del tiempo total. El
desempeo actual de 12 das solo
permite la obtencin del 75 % del

En el anlisis del desperdicio generado

en las operaciones se utilizan las
mtricas del Muda, Mura y Muri, las
cuales son los desperdicios generadores
de los tiempos de espera entre
operaciones. La Mura mide la variacin
que existe en el proceso ocasionada en
este caso por los reprocesos y
observaciones de trmites. El Muri se
mide como la subutilizacin de los
operarios y estaciones de trabajo. El
Muda se representa como el nivel de
variacin en el inventario en proceso
entre las operaciones.
La Tabla 1 muestra las frmulas de
clculo del indicador y la descripcin.

Tabla 1: Mtricas Lean

figura 4 muestra el esquema del

modelo propuesto.
Figura 4: Esquema de aplicacin de
mejora

Fuente: Elaboracin Propia

En la figura 3 se presentan los
desperdicios generados en cada una de
las
operaciones
divididas
en
actividades que agregan valor y no
agregan valor en las operaciones. Los
niveles Muda, Mura y Muri
especialmente altos en la operacin
elaborar formulario.
Figura 3: Diagrama Yamazumi

Fuente: Elaboracin Propia

Paso 1
Identificar la restriccin
Se construye una matriz de carga
agregada donde se colocan las
operaciones en la columna izquierda y
los productos en la fila superior. En las
intersecciones se colocan la carga en
minutos de trabajo que cada producto
agrega en cada operacin. En la tabla 2
se ilustra la matriz.
Tabla 2: Matriz de Carga Agregada
Carga de trabajo mensual agregada por cada estacion
RUTA 1

Operaciones

La solucin propuesta se basa en la

metodologa
de
la
teora
de
restricciones y la aplicacin de los
principios de la manufactura esbelta en
la eliminacin del desperdicio. La

DESFASE

1341

575

17600

7853

22802

1341

51511

84000

Asignar sobres

1603

687

21048

9391

27269

1603

61601

63000

1399

Digitalizar

873

374

11461

12708

42000

29292

23816

10207

312644

482629

403200

-79429

Rearmado de sobres

1036

444

13600

15080

21000

5920

Asignar al analista

1263

541

16575

18379

63000

44621

16271

6973

213600

95303

276738

16271

625157

630000

4843

971

416

12750

5689

16519

971

37316

63000

25684

Aprobar datos

Presentacin de la propuesta de
mejora

Carga Rectificacion Carga inscripcion Carga inscripcion Carga Rectificacion Carga Renovacion de Carga Duplicado de CARGA NECESARIA MINUTOS MENSUALES DISPONIBLES
de imagen
DNI Mayores DNI Menores de datos
DNI
DNI

Ingresar al sistema

Elaborar Formulario

Fuente: Elaboracin Propia

Analisis del Cuello de Botela

RUTA 2

Actualizar en sistema

53760

Fuente: Elaboracin Propia

La diferencia entre la capacidad actual
y los minutos requeridos por la
demanda es positiva en casi todas las
operaciones. Siendo el cuello de botella

la actividad con el nmero de minutos

disponibles por el desfase en negativo
equivalente a -79429 minutos.

Reduccin
de
Reprocesos
y
Observados
mediante
la
estandarizacin de procedimientos

El diagrama Yamazumi del cuello de

botella de la figura 5 muestra
claramente el nivel de desperdicio
encontrado y se observa que el
consumo de capacidad actual en un
90% se representa en los reprocesos, la
subutilizacin por falta de material para
procesar y los tramites observados.

El sistema actual de tramitacin en

oficinas estaba procedimentado pero no
se haba actualizado en 3 aos y debido
a cambios producidos por la
introduccin de nuevas tecnologas en
los sistemas de informacin no se
ajustaba a las necesidades actuales. La
toma de datos en las oficinas y la
corroboracin de datos requiere de la
habilitacin de accesos a los diferentes
sistemas de informacin en la entidad
puesto que es necesario corroborar que
las personas tramitantes no tengan
errores en las declaraciones o exista
problemas de suplantaciones de
identidad. Se plantea la actualizacin e
introduccin de nuevos procedimientos
que normen la tramitacin en oficinas
de modo que de forma preventiva se
eviten los reprocesos u observaciones
en el momento de procesar. La
medicin efectiva de esta propuesta se
da mediante el indicador de mura o
variacin en los tiempos de ciclo de
cada operario.

Figura 5: Diagrama Yamazumi

Fuente: Elaboracin Propia

Paso 2

Figura 6: Flujograma de Inscripcin

de tramites

Explotacin de la restriccin
El diagrama Yamazumi muestra el
nivel de consumo de capacidad en
forma de Mura o variabilidad, la cual
se debe a que al reprocesar u observar
un trmite el tiempo de ciclo varia de 4
minutos a 10 minutos en promedio por
lo que se opta por la reduccin de este
tipo de Mura en forma de reproceso.
Fuente: Elaboracin Propia

Paso 3
Subordinacin del sistema
El sistema actual de produccin hace
necesario no solo asegurar la
optimizacin del uso del cuello de
botella sino tambin que el sistema
trabaje para el cuello de botella. El
Mura en forma de reproceso, que
disminuye la capacidad del cuello de
botella ,se disminuy en el anterior
paso; sin embargo el diagrama
Yamazumi muestra que un 10% de
capacidad se consume debido a que no
hay tramites que procesarse, lo que
genera Muri o Subutilizacin . Esto se
debe a que las operaciones previas al
cuello de botella varan su produccin
normal debido a que el proceso es
semiautomtico y el volumen de
produccin se trabaja por sobres o
envos de oficinas, los cuales contienen
diferente nmero de trmites por lo que
el flujo es en lote de un numero distinto
de sobres entre operaciones, lo que
genera que en algunos momentos el
cuello de botella este sin operar y en
otros momentos la carga se eleva
generando el inventario en proceso
visto en el mapa de flujo de valor.
Basado en los principios de la teora de
restricciones se coloca un amortiguador
o inventario de trmites a pie del cuello
de botella que garantice la utilizacin
del cuello de botella que se debe a la
naturaleza de produccin bajo lotes
variables de trmites. La frmula de
clculo se basa en colocar un buffer
equivalente a 5 veces el tiempo
operativo que toma un trmite en llegar
desde la primera operacin hasta el
cuello de botella con lo que se
garantiza que no pare la produccin y

afecte directamente el flujo de

materiales. La figura 7 muestra las
operaciones y el nivel de inventario
requerido.
Figura 7: Buffer de inventario

Fuente: Elaboracin Propia

Paso 4
Elevar la restriccin
La capacidad actual del recurso
restrictivo es superada por la gran
demanda de distintos tipos de trmite
como se muestra en la tabla 2. El
desfase de capacidad produce el
inventario en proceso o muda en el
cuello de botella por lo que se pretende
reducirlo. El desarrollo del paso 4 debe
responder a las siguientes 2 preguntas:
Cunta capacidad se requiere? y
Cmo obtener esa capacidad?
La primera pregunta se resolver
mediante el clculo de la capacidad
requerida en base a datos histricos de
produccin por hora de trabajo
utilizando una grfica de regresin.

Construccin de la ecuacin de
regresin
La ecuacin de regresin tiene dos
componentes la variable dependiente
Y que es la cantidad de minutos
necesarios para procesar una cantidad
de tramites determinada y la variable
independiente X representada por la
cantidad de tramites a procesarse.
En l tabla 3 se obtiene los coeficientes
para construir la ecuacin de regresin
Tabla 3: Coeficientes del modelo
Coeficientes
Modelo

Coeficientes no estandarizados
B

Coeficientes
tipificados

Error tp.

(Constante)

-326,073

356,914

Produccin

4,318

,135

Sig.

Shojinka o Polivalencia del Operario

La segunda pregunta se resolver
mediante el clculo de la capacidad
requerida en base a datos hallados con
la ecuacin de regresin.
La premisa para aprovechar la fuerza
laboral se basa en que existe la
polivalencia del operario, lo cual se
propone como
alternativa
para
flexibilizar las lneas de produccin y
ajustarse la demanda y mejorar el
desempeo de la actividad restrictiva
para ello se presenta la programacin
de los operarios y las habilidades en la
carta de habilidades siguiente:

Beta

,965

-,914

,364

32,009

,000

Tabla 5: Carta de habilidades

a. Variable dependiente: Tiempo Produccin

Fuente: Elaboracin
Propia
Fuente:
Elaboracin
Propia

Se construye la siguiente ecuacin de

regresin con la finalidad de obtener el
nmero de trabajadores adicionales
para elevar la restriccin del cuello de
botella.
Y = -326.073 + 4,318* X
Se
obtuvieron
las
siguientes
estimaciones para la carga agregada
que pasa por la operacin elaborar
formulario o cuello de botella:
Demanda Mnima con 2100 trmites se
necesitan 9334 min equivalentes a 14
personas.
Demanda Promedio con 3400 tramites
15649 min equivalentes a 24 personas.
Demanda Mxima con 4400 trmites se
necesitan 17808 min equivalentes a 28
personas.

Fuente: Elaboracin Propia

Paso 5: Repetir los pasos
El diagrama Yamazumi de la figura
8muestra la reduccin del nivel de
Mura, Muri y Muda en la operacin
restrictiva y a la vez mejora el
desempeo global del sistema. Este es
el punto de partida para seguir con la
implementacin de la manufactura
esbelta debido a que la teora de
restricciones es un catalizador de la
mejora del flujo de produccin. Esto
ayuda a que al mostrar los resultados
en consecucin de metas el personal
operario, supervisores y jefes de lnea

estn ms avocados a la eliminacin

del desperdicio en todas las
operaciones con lo cual se elimine
progresivamente el desperdicio.
Figura 8: Diagrama Yamazumi

Resultados
propuestas

en

las

mtricas

Como se aprecia en la evaluacin de

los desempeos medidos mediante las
3 mtricas Lean de desperdicio y 2
mtricas directas como es el inventario
en proceso y el lead time que es
evaluado
directamente
en
la
consecucin de la meta actual muestra
que aplicando las herramientas de la
manufactura esbelta y la focalizacin
de la mejora mediante la TOC se logra
reducir los desperdicios y superar la
meta propuesta de 37% de emisin en
30 das de nacido.
Tabla 6: Cuadro comparativo
mediante mtricas lean y de flujo
productivo

Fuente: Elaboracin Propia

Mtrica
El mapa de flujo de valor futuro de la
figura 9 muestra
las soluciones
propuestas en cada operacin haciendo
hincapi en el cuello de botella.
Figura 9: Mapa de Flujo de Valor
Futuro

Fuente: Elaboracin Propia

Desempeo Desempeo
actual
futuro

Mura

65%

35%

Muri

28%

3%

Muda

19%

8%

Inventario
en proceso

52000

25900

Lead time

12 das

6 das

Emisin de
DNI

30%

37%

Fuente: Elaboracin Propia

CONCLUSIONES
1. La aplicacin de los principios de la
manufactura esbelta en combinacin
con la teora de restricciones
formulan un proceso de priorizacin
en la eliminacin del desperdicio en
la actividad restrictiva que permite
mejorar el desempeo del sistema de
tramitacin de manera ms rpida e
incurriendo en el menor uso de
recursos.
2. El mapa de flujo de valor permite
visualizar el desempeo de la lnea
de produccin en cuanto a lead time
e inventarios en proceso, lo cual
permite diagnosticar la situacin
actual.
3. El diagrama Yamazumi permite
visualizar el nivel de desperdicio
mediante mtricas lean de mura,
muda y muri en todo el proceso; as
como tambin las actividades que
agregan y no agregan valor. La
grafica tambin permite ver con
mayor profundidad el desempeo de
la operacin restrictiva, lo cual es la
clave para mejorar el desempeo del
sistema de produccin.
4. La solucin propuesta se basa en los
cinco pasos de la teora de
restricciones
en
los
que
progresivamente se fue atacando los
tres siguientes desperdicios
a) Mura en forma de elevado tiempo
de ciclo debido a reprocesos y
observaciones
en
trmites.
b) Muri en forma de subutilizacin
debido a la falta de material a
procesar.

c) Muda en forma de inventarios en

proceso elevados por falta de
capacidad
5. La implementacin de las propuestas
redujo las mtricas como sigue:
a) Nivel de Mura se redujo de 65% a
35%
b) Nivel de Muri se redujo de 28% a
3%
c) Nivel de Muda se redujo de 19%
a 8%
d) Lead time de procesamiento se
redujo de 12 das a 6.5 das

RECOMENDACIONES
1. Implementar los principios de la
manufactura esbelta en todas las
operaciones
no
restrictivas
aprovechando
los
resultados
obtenidos en la meta de
presupuesto.
2. Implementar el uso de mtricas
lean en lugar de las mtricas
comunes que solo benefician el
desempeo local y no el
desempeo global del sistema, el
cual si contribuye a lograr las
metas propuestas.
3. Implementar o modificar el sistema
informtico de produccin de
tramites de modo que se logre
separar el envi o lote al mnimo
posible para facilitar la produccin
unitaria con lo cual mejorara el
flujo productivo.

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