XALTIPA PRODUCTOS NATURALES

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P-EP-01

EVALUACIN DE PROVEEDORES
rea: COMPRAS

Rev. no. 0

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Objetivo.
Establecer lineamientos para calificacin y registro, actualizacin, revisin, renovacin,
suspensin, eliminacin y evaluacin de proveedores de Xaltipa Productos Naturales S.A.
de C.V.
Alcance.
El presente procedimiento aplica a todos los proveedores con los que cuenta Xaltipa
Productos Naturales S.A. de C.V., desde proveedores de la principal materia prima como lo
es la Leche Cruda de Vaca, los proveedores de aditivos, material de empaque, hasta los
proveedores de servicios como lo son Control de Plagas, entre otros.
Definiciones.
Cerificado: Documento que garantiza la condicin estable de un requerimiento especfico.
Cliente: Receptor de un producto o servicio suministrado por el proveedor.
Calidad en los bienes: Calidad de los materiales entregados por el proveedor y que
satisfagan las necesidades de los usuarios.
Calificacin: Inclusin de un nuevo proveedor en base de datos
Control de tiempo de entrega: Cumplimiento de proveedores para entrega de materiales
en el tiempo establecido.
Eliminacin: Suprimir de la lista de proveedores calificados
Evaluacin: Proceso que incluye la revisin de documentos, auditora fsica en el
establecimiento y almacn, anlisis y el reporte de la auditora. Los proveedores pueden
incluir una autoevaluacin.
Producto: El resultado de actividades o procesos.
Proveedor: Organizacin o persona que suministra un bien o servicio, pudiendo ser:
fabricante, distribuidor, minorista o prestador de servicio.

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Control de calidad

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INTRODUCCIN
Un proveedor puede ser una persona o una empresa que abastece a otras de elementos
(artculos), los cuales sern transformados para venderlos posteriormente o directamente se
compran para su venta.
Estas existencias adquiridas estn dirigidas directamente a la actividad o negocio principal
de la empresa que compra esos elementos.
El componente de evaluacin de proveedores nos ayuda a seleccionar las fuentes de
aprovisionamiento y facilita la supervisin continua de las relaciones de suministro
existentes. Proporciona informacin precisa de precios y condiciones de pago y de entrega.
Con la evaluacin de proveedores se puede mejorar la competitividad de la empresa.
El proceso de seleccin de proveedores es una de las decisiones ms importantes en una
compaa para mantener la competitividad, especialmente en la actualidad donde el
mercado esta cambiando constantemente.
La seleccin de proveedores es un problema multi-criterio, el cual incluye factores
cuantitativos y cualitativos. Para seleccionar al mejor proveedor es necesario hacer una
compensacin entre factores tangibles como intangibles entre los que puede haber conflicto.
No es fcil tomar la decisin sobre cual es el mejor proveedor y por ello se ha desarrollado
mtodos que ayuden en este proceso.
Es esencial que el proveedor de materia prima sea capaz de suministrar productos o
servicios como se ha especificado, se debe verificar la calidad de la materia prima comprada
y/o la identidad de los proveedores que puedan cumplir con los requisitos especficos.
El concepto de Evaluacin de proveedores consiste en analizar, seleccionar los
proveedores de Xaltipa Productos Naturales S.A. de C.V., a fin de garantizar la
estandarizacin de los productos que se elaboran, teniendo en cuenta diferentes
caractersticas. Apunta a optimizar varios aspectos, entre los cuales ocupan un lugar
relevante la calidad de los productos y la reduccin de costos. El desarrollo de proveedores,
pasa as a constituir una herramienta de crecimiento.
En primer lugar es importante que los directivos de la empresa se comprometan a la
adopcin del programa, puesto que aplicarlo demandar recursos (tiempo, insumos, etc.)
que ellos debern gestionar de forma tal de alcanzar los objetivos esperados. Adems la
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direccin deber establecer las relaciones con los proveedores para promover y facilitar la
comunicacin, con el objetivo de mejorar mutuamente la eficacia de los procesos.
Dentro de las ventajas de evaluar proveedores dentro de la empresa pueden destacarse:
La optimizacin de los proveedores.
La generacin de confianza.
La reduccin de costos relacionados con la Baja Calidad (de anlisis de materias primas,
de Productos No Conformes, reprocesos, devoluciones, etc.)
La estandarizacin de los productos.
La adopcin de una cultura de calidad y mejora continua.
Generalmente las normas y estndares indican cul es el requisito a cumplir pero no el
procedimiento para llevarlo a cabo. Es aqu donde los responsables de la implementacin
deben encontrar el mtodo ms dinmico y eficiente de acuerdo al tipo de organizacin.
Dentro de los factores a tener en cuenta para llevarlo a cabo pueden mencionarse los
siguientes:
Definir las caractersticas de las materias primas o insumos a adquirir. Depender de las
especificaciones del producto final, determinadas en base a lo que la empresa desea
ofrecer a sus clientes.
Determinar los criterios de evaluacin tanto de los proveedores como la empresa y la
importancia de cada uno de ellos. A la hora de estudiar la mejor manera de optimizar el
sistema productivo en relacin con el suministro de materias primas e insumos, es
recomendable no solo reparar en los aspectos relacionados con los proveedores sino
tambin en las fallas que puede tener el esquema de compras de la empresa.
La calidad es uno de los principales criterios a tomar en cuenta al momento de evaluar un
proveedor. De nada sirve tener un proveedor con bajos precios, si la calidad de sus
productos o servicios es mala.
Al evaluar la calidad de un producto debemos tomar en cuenta los materiales o
componentes del producto, sus caractersticas, atributos, durabilidad, etc.
Verificacin inicial y peridica a cada proveedor seleccionado. Es necesario realizar una
evaluacin inicial a partir de la primera compra; y re-evaluaciones programadas para hacer
el seguimiento del desempeo a largo tiempo.
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Una herramienta til para ambas tareas es la Auditora ya que permite verificar in situ el
cumplimiento de los requisitos solicitados e identificar los aspectos que requieren una
mejora. Otro recurso que puede emplearse, es el anlisis de los criterios anteriormente
mencionados mediante la confeccin de escalas de valor, en donde se asigna un puntaje a
cada uno.
Con la visin de evaluar, seleccionar y clasificar a los proveedores, se dividen en
proveedores de Materia prima, los cuales consta de los proveedores de Leche; y las
materias primas como aditivos, productos qumicos u otros.
La escala de calificacin final del desempeo es nica para todos los proveedores, siendo
independiente el tipo de suministro que stos realicen.
Calificacin de
desempeo
> 85 100
> 70 85
> 60 70
0 60

Descripcin
Muy Bueno
Bueno
Regular
Malo

Los proveedores que estn calificados con nota igual o inferior a 60 se les deber aplicar las
causales de suspensin y eliminacin.
La evaluacin se podr realizar de distintas formas:
Antecedentes: Consiste en aprobar a un proveedor al haber demostrado su capacidad
de suministro en la relacin comercial, calidad en los productos entregados, efectividad
en el servicio, entre otros.
Auditora: Se deber realizar en las instalaciones del proveedor, con el objetivo de
verificar las BPM y su capacidad para satisfacer las especificaciones del producto.
Confiabilidad. Auto evaluacin incluyendo la certificacin de su sistema de calidad.
Los proveedores capaces de cumplir con los requerimientos, se le coloca o mantiene en el
catalogo de Proveedores Aprobados.
Se establecen los requisitos necesarios para que los proveedores cumplan con las
exigencias de la empresa.

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Identificacin de atributos
Calidad del producto. Se refiere a la calidad del producto y es medido por la cantidad de
defectos que el cliente reporta en sus procesos. Para ello se requiere de la realizacin de
visitas a las plantas, de los diferentes proveedores, sin embargo, sin embargo se confa en
la informacin proporcionada por stos.
Requisitos de control de calidad.
1. Especificaciones: Todos los proveedores deben enviar las especificaciones de
los productos, incluyendo las recomendaciones de uso o dosificacin.
2. Hoja de Seguridad: En los casos que aplique, el proveedor deber enviar la
hoja de seguridad del producto.
3. Certificado de Garanta: Es responsabilidad del proveedor garantizar la
calidad de la materia prima, para lo cual deber emitir un certificado de
calidad, donde detalla los parmetros de control, por cada lote de entrega.
Servicio: Este atributo es subjetivo y se refiere a aspectos como rapidez del servicio,
capacidad para enfrentar pedidos urgentes, rapidez para hacer validad las garantas, etc.
Criterios a tener en cuenta con los proveedores:
Cumplimiento de requisitos legales y reglamentarios.
Calidad de la Materia Prima / Insumo.
Precio
Desempeo (rapidez de entrega, respuesta a consultas, predisposicin a mejoras,
servicio post venta, etc.).
Capacidad logstica y comercial.
Servicio post-venta
Experiencia
Reputacin
Localizacin
ASPECTOS A EVALUAR EN UN NUEVO PROVEEDOR:
Evaluar la importancia del insumo para el negocio. La importancia del insumo
decidir en gran parte nuestros requisitos hacia el proveedor, si el insumo es poco
relevante es suficiente con un vendedor que entregue en tiempo y forma (y que
pueda reemplazarse con facilidad.
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Analizar el perfil general del proveedor:

Es reconocido
Trayectoria
Capacidad de Respuesta
Ubicacin geogrfica, Tamao, Experiencia en el rubro,
Reconocimiento, y cumplimiento con estndares de calidad

Referencias y Clientes. conviene investigar con clientes actuales o previos de

nuestro candidato a proveedor y buscar referencias especficas. Pueden
realizarse llamados o enviarse mail, o pedir opiniones a conocidos. Las
referencias pueden ir mas all de lo que la empresa dice ser, y conocerla en
accin.

Tecnologa infraestructura y logstica. Si se trata de datos que en ciertos insumos

pueden afectar los costos, la gestin y la calidad final. En caso de proveedores
estratgicos puede resultar valioso visitar sus instalaciones para obtener
informacin de primera mano.

Filosofa y forma de trabajo. Analizar aspectos como la orientacin del cliente, la

importancia de la calidad, el cumplimiento de plazos, la flexibilidad ante nuevos
requerimientos o el grado de informalidad.

Post venta. El servicio posterior a la venta cuenta mucho sobre la seriedad del
proveedor. En los rubros tecnolgicos, las garantas extendidas, el servicio tcnico
y la atencin de consultas son factores de extrema importancia y en general
ameritan un gasto extra. En otros casos, puede ser relevante el asesoramiento
productivo (como en el caso de las materias primas) o la opcin fluida de cambio
o devolucin de mercadera.

Precio y cuestiones financieras. El precio lgicamente, no es un factor menor,

pero muchos casos, la importancia de los dems tems es mas relevante a
mediano y lago plazo. Adems del precio hay que evaluar las posibilidades de
pago y no olvidarse de comprar los requisitos de cobranza del proveedor con
nuestro propio ciclo de ventas.

Los proveedores que estn calificados con nota igual o inferior a 60, se les deber aplicar
las causales de suspensin y eliminacin establecidas en el formato de evaluacin
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PROCEDIMIENTO:
1. Los proveedores habituales ya han sido seleccionados por historia de compra.
2. Para la seleccin de un nuevo proveedor, los criterios utilizados en una primera
compra son:
Informacin tcnica,
Disponibilidad de productos,
Aprobacin por parte del rea requeriente.
3. La evaluacin de proveedores se realiza anualmente.
4. La evaluacin y seleccin se realiza considerando los antecedentes histricos que
existen en la empresa y de acuerdo a los parmetros.

Criterios

Porcentaje
Evaluacin

Descripcin de Criterios

Que el producto cumpla satisfactoriamente con el

propsito, objeto y/o funciones para la cual se
requiere.
Se verifica el cumplimiento de especificaciones
derivadas de un requerimiento. Por lo tanto se
Especificaciones
evaluar el cumplimiento de las especificaciones de
productos y/o servicio de acuerdo a lo solicitado.
Cada producto debe contar con la certificacin de
Certificado de
calidad por lote, segn las especificaciones del
Calidad
producto.
Informacin
Sobre la composicin de Ingredientes de su producto.
Calidad

30%

10%

20%
10%

Rotulacin de
productos

Que el envase este debidamente rotulado y detallado

en espaol.

10%

Tiempo de
entrega

Que la respuesta de entrega sea rpida y cumpla con

lo especificado

10%

Precio

Que el precio no afecte la calidad del producto.

10%

5. Los resultados de la evaluacin son guardados para su posterior consulta de los

antecedentes del proveedor.
6. Los criterios de seleccin y aprobacin se utilizarn para catalogar al proveedor como
aceptado o rechazado. Los proveedores aceptados se incluirn en el formato en el
Lista de proveedores
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7. Adems, para cada proveedor aceptado se abrir una ficha de Proveedor, segn el
formato de Ficha de proveedor, donde se vern indicados:
Datos del proveedor
Producto o servicio suministrado
Observaciones
Requisitos exigibles
Forma de evaluacin
Visto bueno del Director general
8. Los proveedores no aceptados, no deben ser considerados para el nuevo periodo, a
menos que el producto o servicio sea exclusivo o de oferta limitada en el mercado se
podr adquirir algn producto o servicio.
En caso de de rechazo del proveedor se indicar en la Ficha del Proveedor el
motivo y alcance del rechazo.

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