15/6/2016

Excelprcticoparatodos:Controldeasistencia
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Excelprcticoparatodos
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MIRCOLES,6DEJUNIODE2012

Controldeasistencia
Vamosahacerunahojadecontroldeasistenciaparauncursodeformacinquesedesarrollarlosjueves(3
horas)ylosviernes(2horas)desdeel6deseptiembrede2011hastael30demayode2012.Laaplicacin
deberserlomsverstilposibleadaptndoseautomticamenteacualquiercircunstanciaparaquesepueda
usarencursosvenideros.
Ellibrotendr7hojas.Lahoja"Datos"contendrinformacinbsica:inicioyfindecadaunadelastresfases
delcurso,nmerodehorasqueseimpartircadada,dasfestivosyresumendelashorasimpartidas.

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septiembre(4)
agosto(3)
julio(4)
junio(7)
Volviendoaladesproteccin
conunamacro
Otraformadedesprotegeruna
hoja
Proteccinmejorada
Cmoquitarlaproteccinde
unahojasinconocer...
Cmoseprotegeunahoja
Cuntosmircoleshayentre
dosfechas?
Controldeasistencia
mayo(8)
abril(11)
marzo(2)
febrero(10)
enero(12)
2011(24)

Lahoja"Primera"tendrunalistadeparticipantesenelcursoyespacioparapoderanotarlasasistenciaslos
dasquehayacursillo.

DATOSPERSONALES
JavierMozo
Vertodomiperfil

Lashojas"Segunda"y"Tercera"sonsimilaresalahoja"Primera"perolasfechasdelascolumnas
correspondenacadaunadelassiguientesfasesdelcurso.Laaplicacindebercrearautomticamentelas
hojas"Primera","Segunda"y"Tercera",poniendolasfechasdelosencabezadosylosbordesdelasceldas.
Adems,habrotrastreshojasauxiliares:"AuxP","AuxS"y"AuxT".
EnlasceldasF7:L7delahoja"Datos"ponemoslashorasquesevanaimpartircadada.Enelejemploque

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vamosadesarrollarhabrclasenicamentelosjueves(3horas)ylosviernes(2horas).
Siundanohayclase,enlaceldainferiorcolocaremosunceroencasocontrario,ununo.Estonosservir
parahacerclculosmsadelante.
EnF8:
=SI(F7>010)[ExtenderlafrmulahastalaceldaL8]
Ahora,debemostrabajarconlahoja"AuxP"quenosservirparaobtenerlosdatosconlosqueconstruiremos
latabladelahoja"Primera".Cuandolaterminemos,suaspectoser:

Enlafila2pondremostodaslasfechascomprendidasentreeliniciodelcursoyunafechaposteriorala
terminacindelaprimeraparte.Dejaremosunmargensuficientepensandoenfuturoscursos.
Enlafila3pondremoscerolosdasquenohayacursilloydejaremoslosdascuandohayacursillo.Paraque
seveamejor,sustituiremoselformatodefechaporelformatogeneral.
Enlafila4dejaremosenblancolasceldasconcerosymantendremoslasfechasdelasrestantes.Aqu
usaremoselformatodefecha.
Enlafila5numeraremoslasfechasdelafila4.
Enlafila6colocaremostodaslasfechasdelafila4sindejarceldasenblancoayudndonosdelanumeracin
delafila5.
Comencemosaponerlasfrmulasdelahoja"AuxP".
EnC2:
=Datos!D5
HemospuestoenC2lafechadecomienzodelcurso.
EnD2:
=C2+1[ExtenderlafrmulahastalaceldaDM2]
Estonosgarantizaquelaprimerafasedelcursoquededentrodeesterangodefechas.
EnC3:
=C2*ELEGIR(DIASEM(C22)Datos!$F$8Datos!$G$8Datos!$H$8Datos!$I$8Datos!$J$8Datos!$K$8Datos
!$L$8)[ExtenderlafrmulahastalaceldaDM3]
Puestoqueenlaprximafilanosreferiremosalosdasfestivosdelahoja"Datos",vamosacrearuna
"nombre"quehagareferenciaaestalista.Serun"nombre"dinmicoyaquelalistadedasfestivoscambia
cadaaoypretendemoshacerunahojaquesirvaparaotrasocasiones.
AccedemosaFrmulas+Asignarnombreycreamosel"nombre"Festivosconlasiguientedefinicin:
Fes vos

=DESREF(Datos!$C$15;1;0;CONTARA(Datos!$C$16:$C$200);1)

EnC4:
=SI(C3=0""SI(ESERROR(COINCIDIR(C3Festivos0))C3""))[ExtenderlafrmulahastalaceldaDM4]
EnC5:
=SI(C4=""""CONTAR($C$4:C4))[ExtenderlafrmulahastalaceldaDM5]
Enestemomentocrearemosotrosdos"nombres":DisponiblesP(queharreferenciaalafila4)yOrdenP
(queabarcarlosdatosdelafila5).
DisponiblesP

=DESREF(AuxP!$C$4;0;0;1;CONTARA(AuxP!$4:$4)1)

OrdenP

=DESREF(AuxP!$C$5;0;0;1;CONTARA(AuxP!$5:$5)1)

EnC6:
=INDICE(DisponiblesPCOINCIDIR(COLUMNA()2OrdenP))[ExtenderlafrmulahastalaceldaDM6]
Sinosfijamosbien,comprobaremosqueenlafila6estncontenidoslosjuevesyviernes(slolosno
festivos)delaprimerafasedelcursillo.Enrealidad,lalistaseextiendeunoscuantosdasms,yaquehemos
tenidolaprecaucindepreverfuturoscursos.Cuandollegamosal23dediciembreyanohaymsjueveso

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viernesnofestivosenlafila1,porloqueserepiteestafecha(el29dediciembreeselltimoda,peroes
festivo).
Esteeselmomentodecrearlatabladeasistenciadelaprimerafasedelcurso.
EnlaceldaD4delahoja"Primera"ponemosformatopersonalizadodddyescribimos:
=AuxP!C6[Resultado:jue]
EnlaceldaE4delahoja"Primera"volvemosaponerelformatopersonalizadodddyescribimos:
=SI(O(AuxP!D6=AuxP!C6AuxP!D6>Datos!$D$6)""AuxP!D6)[Resultado:vie]
ExtendemoslafrmuladelaceldaE4hastaDL4.
EnlaceldaD2ponemosformatopersonalizadoddyescribimos:
=D4[Resultado:08]
EnlaceldaD3ponemosformatopersonalizadommmyescribimos:
=D4[Resultado:sep]
ExtendemosambasfrmulashastalacolumnaDL.
EnD26:
=SI.ERROR(ELEGIR(DIASEM(D42)Datos!$F$7Datos!$G$7Datos!$H$7Datos!$I$7Datos!$J$7Datos!$K$
7Datos!$L$7)0)[ExtenderlafrmulahastalaceldaDL26]
SeleccionamosD26:DL26yponemoselformatopersonalizado:#
CreamosunaceldacombinadaconB26:C26,ponemoselformatopersonalizado_)_)"HORAS"*.#.##0_)_)_)y
escribimoslafrmula:
=SUMA(D26:DL26)[Resultado:60]
Ahora,usaremoselformatocondicionalparaponerlosbordes.
SeleccionamosD5:DL24yaccedemosaInicio+Formatocondicional+Nuevaregla.ElegimosUtiliceuna
frmulaquedeterminelasceldasparaaplicarformatoyponemoslafrmula:=D$2<>"".Pulsamos
Formatoy,enlapestaaBordes,elegimosContorno.

ElformatodebeserigualenD26:DL26.Enlasfilas2,3y4podemosvariarligeramenteelformatopara
eliminarlalneadeseparacinentrelasfilas2y3.Siponemosunalneadepuntosentrela3yla4seleer
mejorlafecha.
Elltimopasoenestahojaserdejarlapreparadaparaqueseimprimacorrectamente.Establecemoselrea
deimpresinaccediendoaDiseodepginayhaciendoclicenelvrticeinferiorderechodelgrupo.

SemostrarelcuadrodedilogoConfigurarpgina.EnlapestaaPgina,seleccionamosorientacin
Horizontal.EnMrgenes,pondremos1cm.entodosexceptoenelsuperior,quepondremos2cm.Enla
pestaaHojapondremosB2:AA26enelapartadoreadeimpresinenelapartadoRepetircolumnasala
izquierdapondremos$B:$C.ConelltimodatoleindicamosaExcelquesilaimpresinocupamsdeuna
hoja,entodasellassemuestrenlosnombresdelosalumnos.

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PulsandoVistapreliminarveremoscmoquedaralahojasilaimprimiramos,perotodavanovamosa
hacerlo.
SienF7:L7delahoja"Datos"cambiamoslosdasenlosqueseimparteelcurso,tendremosquecambiara
manoelreadeimpresin.Peroloquepretendemosesqueseajusteautomticamentesinintervencindel
usuario.Veamoscmopodemosconseguirlo.
VamosaFrmulas+Administradordenombresparaobtenerlalistade"nombres"quehemoscreado.
VeremosqueExcelhaaadidodosnuevosnombres:rea_de_impresinyTtulos_a_imprimir.Enla
columnambito,nosindicaqueestosnombressloestnvigentesenlahoja"Primera".

Conseguiremosqueelreadeimpresinseajusteautomticamentesustituyendoelvalordel
"nombre"rea_de_impresinporunafrmuladinmica.Paraello,seleccionamosrea_de_impresin,
pulsamoselbotnEditarysustituimossuvalorporelsiguiente:
rea_de_impresin

=DESREF(Primera!$B$2;0;0;25;115CONTAR.SI(Primera!$26:$26;"=0"))

Yapodemosimprimirlahoja.
Lashojas"Segunda"y"Tercera"seconstruyendelamismamanera.
ElltimopasoconsistirenponerlashorasdelasfasesenelrangoD10:D13delahoja"Datos":
EnD10:
=Primera!B26
EnD11:
=Segunda!B26
EnD12:
=Tercera!B26
EnD13:
=SUMA(D10:D12)

Descargararchivo(SZ002Control_asistencia.xlsx)

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