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ACL PRIMEROS PASOS

CAATS DEFINICIN
Tcnicas de Auditora Asistidas por Computadora.
Son herramientas basadas en computadoras, las cuales pueden ser utilizadas para
mejorar la efectividad y eficiencia del proceso de auditora.
Tcnicas utilizadas por auditores y analistas de datos que utilizan la
computadora como una herramienta para obtener y analizar datos.

CAATs para validacin de programas

Verificacin de diferentes procesos en los programas de computadoras
Utilizadas para cumplimiento y auditoras financieras
CAATs para el anlisis de datos
No toman en cuenta los programas utilizados para generar los datos; se
enfoca exclusivamente en los datos.
Utilizadas para evaluacin de desempeo y auditoras forenses
Otras Herramientas

QU ES UNA INTERROGACIN DE ARCHIVOS?

La interrogacin de archivos es un trmino genrico utilizado para identificar la
tecnologa que automatiza determinadas pruebas de auditora y anlisis de datos,
utilizando informes o archivos que salen de los sistemas computarizados.
Imagine que estamos auditando inventarios. Utilizando interrogacin de
archivos podemos analizar el 100% de la informacin, determinando la antigedad de
los tems por ao, hacer reclculos, determinar diferencias, obtener aquellos tems con
costo 0 o negativo, tems con existencia negativa, hacer muestreos, etc.

Por qu la interrogacin de archivos se ha vuelto tan

importante?
Dada la mayor sofisticacin que van adquiriendo los sistemas, la naturaleza de la
evidencia de auditora va cambiando; por ejemplo, casi todos los listados que se auditan
son generados por sistemas computarizados, en tal sentido, es lgico que las tcnicas de
auditora tambin deban evolucionar.

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De esta manera, los muestreos y anlisis que se realizaban manualmente, hoy

pueden hacerse interrogando archivos, ahorrando tiempo de seleccin de partidas. En
otros casos tambin se puede obtener una mayor seguridad de auditora en menos
tiempo (por ejemplo cuando se realizan pruebas sobre el 100% de la poblacin).

QU ES ACL?
Es uno de los programas ms conocidos, que existen en el mercado para realizar
interrogacin de archivos y anlisis de datos. Por definicin ACL, significa: Audit
Command Language.
Con el uso del ACL, como ya comentamos, se puede analizar el 100% de la
poblacin en menos tiempo que cuando se haca manualmente sobre una muestra,
obteniendo de esta manera una mayor seguridad de auditora.

Para qu puedo utilizar ACL?

En la mayora de los casos ACL brinda acceso a prcticamente cualquier
formato de datos, sin necesidad de preparacin o conversin previa. Usted puede
ejecutar inmediatamente consultas y la manipulacin de datos en los archivos que
necesitaran preparacin manual extensa y su conversin, de utilizarse otro software de
anlisis.
ACL tambin le permite combinar datos de diferentes sistemas para la
conversin, la conciliacin y el control. Tambin puede ser un componente esencial en
la integracin de sistemas. Puede crear una vista de datos comunes en diferentes
archivos y analizarla como si estuviera en un solo archivo. Adems ACL le
proporciona habilidades de manipulacin y limpieza de datos eficiente y opciones
flexibles para la generacin de reportes.
ACL puede analizar grandes conjuntos de datos en su totalidad. La capacidad
ilimitada en trminos de tamao de archivo y la velocidad permiten analizar millones de
registros.
ACL le permite acceder a los datos no convertidos de mainframe con ACL y
ACL Server Editiion. Puede colocarlos en red para operar como sistema cliente/
servidor de ACL.
ACL tiene acceso de slo lectura a los archivos de datos de origen. Como usted
no puede utilizar ACL para modificar los datos de origen, puede usarlo de manera
segura para acceder directamente a los datos en produccin.
ACL analiza fcilmente los archivos medidos en gigabytes. Los archivos con un
tamao de diez megabytes se procesan casi instantneamente.

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Cmo lee los datos ACL?

ACL utiliza tablas para describir la ubicacin, el formato y el contenido de los
datos de origen. Usted puede crear vistas para visualizar los datos en las tablas y puede
usar muchas vistas por cada tabla.
Para trabajar con un nuevo origen de datos, en primer lugar debe crear una nueva
tabla:

Utilizando el Data Definition Wizard (Asistente de Definicin de Datos)

Definiendo los datos manualmente.
Siempre puede editar el formato de la tabla para agregar, eliminar o modificar
los campos que desea analizar. Tambin puede copiar, vincular y compartir tablas entre
proyectos.

Los datos de
origen son los
que adquiere
para el
proyecto

Formato de tabla

Vistas

Qu informacin solicitar y cmo pedirla?

Debe hacerse un anlisis de todos los datos que debe contener la informacin
solicitada, para que sirva a los efectos de las pruebas que se quieren realizar.
Tener en cuenta que la revisin de los trabajos anteriores pueden ser una buena
fuente de informacin para identificar que trabajos pueden ser automatizados con ACL
y cuales no.
Muchas veces es til identificar los informes o listados que estn saliendo en
papel, a los efectos de estar seguros que entienden cual es la informacin que nos tienen
que proporcionar.
Es de suma importancia, que quede claramente establecida la fecha de corte de
dicha informacin, no obstante debe considerarse que tambin puede usarse otro
indicador como elemento de corte, como nmero de documento, etc.
Para evitar confusiones es conveniente hacer los pedidos por escrito con una
carta modelo que contenga todas las especificaciones de los datos a solicitar, y
asegurarse que la misma es leda y entendida por quien nos va a proporcionar la
informacin.

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PLANIFICACIN DEL USO DE ACL

Etapas en la utilizacin de ACL

Etapa 1 - Planificar el proyecto

Identifique el objetivo en trminos comerciales y tcnicos. Defina los
pasos necesarios para lograr los objetivos en el contexto de las fases
siguientes.

Etapa 2 Adquirir los datos

Obtenga acceso fsico y lgico a los datos de origen necesarios,
identificando su ubicacin y formato

Etapa 3 Acceder a los datos

Agregue los datos al proyecto en forma de tablas, que definen la manera
en que ACL lee los datos de origen.

Etapa 4 Verificar la integridad de los datos

Asegrese de que los datos no contengan elementos daados y que la
tabla se construya correctamente.
Verifique la exclusividad, las
relaciones y la confiabilidad.

Etapa 5 Analizar los datos

Interrogue y manipule los datos para identificar las excepciones.

Etapa 6 Generar reportes con los resultados

Prepare los resultados para su presentacin formal.

La etapa de planificacin es muy importante para obtener la seguridad de que

estamos requiriendo del sistema, la informacin adecuada y que la misma estar
disponible para su anlisis en la fecha requerida.
Luego de la etapa de planificacin deberamos tener la siguiente informacin
acerca de los archivos de datos necesarios:
Archivo que se va a requerir
Formato del archivo (DBase, largo de registro fijo, etc.)

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Campos del archivo (nombre y nmero de campos)

Tamao aproximado del archivo
Mtodo para transportar la informacin
Documentacin que el departamento de sistemas, proveer (formato de registro
y total del campo numrico que nos interese reconciliar para verificar la
informacin otorgada).
Da de entrega

INTRODUCCIN A ASPECTOS TCNICOS

La informacin con la que realizamos todos los anlisis con ACL, se guarda en
archivos. Estos archivos se transfieren a nuestro computador, para poder interrogarlos.

Tamao de archivos
La informacin se archiva en bytes. Para guardar un carcter (por ejemplo una
sola letra), se necesita un byte de espacio en disco. 1024 bytes conforman un kilobytes,
conocido como un Kb., 1.000 Kb o 1.024.000 bytes son iguales a un megabyte. 1000
megabytes es igual a un gigabyte.

1 byte = 1 character
1024 bytes = 1 kilobyte (KB)
1000 kilobytes = 1 megabyte (MB) = 220 pginas
1000 megabytes = 1 gigabyte (GB) = 220.000 pginas

Como afecta el tamao de los archivos un trabajo con ACL?

Si bien el tamao de un archivo no indica en una primera instancia complejidad,
por lo general un archivo muy grande es un archivo complejo. Podemos aplicar como
regla que si el archivo de datos es mayor a 100 megabytes, entonces conviene solicitar
la ayuda de un especialista.
Antes de comenzar a trabajar con ACL, conviene verificar que el espacio en
disco sea por lo menos el doble del tamao de la informacin que se va a procesar.

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Qu es un registro?
Un registro es el equivalente de una fila en una plantilla electrnica. El
departamento de sistemas siempre se refiere a ellas como registros.

Nmero de
Producto
1
2
2

2
8
8

3
1
1

4
7
7

5
0
0

Descripcin del
Producto
6
5
6

7
C
A

8
O
C

9
B
E

10
R
R

11
E
O

12

Cantidad
13

14

15
4
3

16
5
7

Costo
Unitario
17
6
4

18
1
2

19
2
2

20
6
5

Qu es un campo?
Un campo es el equivalente a una columna de una plantilla electrnica.

Qu formato de archivos solicitar?

Si furamos a listar en orden de preferencia los formatos de archivos en los
cules el departamento de sistemas nos debe preparar informacin, este orden es el
siguiente:
Archivo dBase
Archivo Excel
Archivo con largo de registro fijo
Report file (ASCII)
Archivo delimitado por comas
Archivo con largo de registro variable
Archivo con mltiple tipo de registro

Archivos dBase
Los archivos dBase son los ms seguros, rpidos y fciles de procesar porque
ACL interpreta automticamente su estructura.

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Archivos de Excel
Cuando se nos presenta esta alternativa, debemos considerar que existe una
limitacin en cuanto a la cantidad de registros que puede manejar Excel, dado que posee
un mximo de 65,536 filas, las cuales equivalen a registros.

Archivos con largo de registro fijo

Campo 1

Campo 2

Campo 3

Campo 4

Campo 5

Campo 6

XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX

XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX

XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX

XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX

999999
999999
999999
999999
999999
999999
999999

999999
999999
999999
999999
999999
999999
999999

Es una de las formas ms comunes en las cules el departamento de sistemas nos

entrega los archivos de datos.
En este tipo de archivos, cada registro tiene el mismo nmero de campos y cada
uno de estos campos comienza y termina en el mismo punto dentro de los distintos
registros.
Es de especial importancia, que cuando se trabaje con este tipo de archivos el
departamento de sistemas, nos entregue junto con el archivo de datos, un memo
conteniendo las posiciones de cada uno de los campos.

Report Files (ASCII)

Un report file es un informe impreso en forma electrnica, esto significa que
contiene ttulos, pies de pgina, nmeros de pgina, totales, etc.
Muchos archivos de datos se consiguen de esta forma, porque es la manera ms
sencilla para el departamento de sistemas de proporcionarnos la informacin.
Procesar este tipo de archivos es relativamente complejo y por lo tanto puede
requerir habilidades especiales que no veremos ahora, lo ideal es envirselo a un
especialista que la limpie y luego la retorne al auditor.

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Archivos delimitados con comas

En un archivo delimitado por comas, cada campo est separado por comas y
cada campo de caracteres (texto) est entre comillas.
Si bien no muchos archivos son proporcionados en este formato, son
relativamente sencillos de acceder por ACL.

XXX,XXXXX,XXXX,XXX,99999,99999
X,XXXXXXXX,XX,XXX,99999999,99999999
XXXXXXXXXX,XXX,XXXXX,X,999999999,999999999
XXX,XXXXX,XX,XXXXXXXX,9999999999,99
XXX,X,XXXXX,XXX,999999,9999
XXXXX,XXXXX,XXXXXXX,XXX,99999,999999
XXXX,XXXXX,XXXX,XXX,999999999999999,9999999999
XXXXXXX,XXXXX,XXXX,XXXXXXXXXXXX,9999999999,999999

Archivo con largo de registro variable

Cada registro tiene un largo diferente pero posee la misma cantidad de campos,
y los campos no empiezan ni terminan en la misma posicin en los diferentes registros.
Los archivos con largo de registros variables son muy complejos de acceder e
interrogar.

XXXXXXXXXXXXXXX9999999999
XXXXXXXXXXXXXX9999999999999999
XXXXXXXXXXXXXXXXXXX999999999999999999
XXXXXXXXXXXXXXXXXX999999999999
XXXXXXXXXXXX9999999999
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX99999999999
XXXXXXXXXXXXXXXX9999999999999999999999999
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX9999999999999999

Archivos con mltiples tipos de registros

El archivo de datos contiene ms de un tipo de registro. Un ejemplo es un
archivo que contiene detalles del cliente y de la factura en registros separados.

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX9999999999999999999
XXXXXXX999999XXXXXXXX9999999
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX9999999999999999999
XXXXXXX999999XXXXXXXX9999999
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XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX9999999999999999999
XXXXXXX999999XXXXXXXX9999999
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX9999999999999999999
XXXXXXX999999XXXXXXXX9999999
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX9999999999999999999
XXXXXXX999999XXXXXXXX9999999

El formato de los registros

El formato de registro es la descripcin del formato del archivo de datos. Es muy
importante, ya que nos proporciona la informacin necesaria para poder leer
posteriormente los archivos que nos proporcionan.

PRODNO

PRODDESC

QTYOH

UNCOST

EXT_COST

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36
2 8 1 7 0 5 T UB I N G
2 8 1 7 0 6 STE E L

ROU T E R

2 8 1 7 0 7 ROT A R Y
2 8 1 7 0 8 CUT T I N G

4 5 6

1 2 4 7 5 5 6 8 6 3 2

1 2 3 5

3 8 9 4 4 8 0 4 1 5

8 8

5 1 3 4 4 4 5 1 7 9 2

C U T T E R
B I T

5 6 1 2 3 7 2 6 6 9 2 8 3 2

En la mayora de los casos no podramos interpretar dicha informacin, sin el

formato del registro.
Un formato de registro bsicamente nos informa los campos contenidos en el
archivo de datos, cada campo de que tipo es (carcter, numrico, de fecha), la posicin
de comienzo de cada campo y su largo o la posicin final, y en el caso de ser numrico,
la cantidad de decimales que el mismo tiene.
NOMBRE DEL
TIPO
COMIENZO
CAMPO
PRODNO
CARACTER
1
PRODDESC
CARACTER
7
QTYOH
NUMERICO
21
UNCOST
NUMERICO
25
EXT_COST
NUMERICO
31

LARGO DECIMALES
6
14
4
6
6

0
2
2

En el ejemplo que presentamos tenemos entonces solo dos tipos de campos

carcter y numrico. En el caso del nmero de producto el mismo est definido como
carcter por que no tiene sentido realizar ningn tipo de operaciones aritmticas con el
mismo.

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En el mismo, el archivo tiene un largo de registro fijo, en consecuencia cada

campo comienza en la misma posicin, sea cual sea el registro que miremos, tambin
cada campo tiene siempre un mismo largo.
Los decimales indican el nmero de lugares luego de la coma que se definieron
en el campo los mismos pueden ir desde 0 al largo del campo numrico. En el primer
registro, el campo
UNCOST debera ser 124,75 y no 12.475. El campo
EXT_COST debera ser entonces 5.685,32. Por lo tanto debemos definir en cada
campo numrico el nmero de decimales si no lo hacemos ACL asume por defecto que
tiene 0 decimales.

Tipos de datos
Como comentamos anteriormente un campo puede ser carcter, numrico, o de
fecha.
Los campos carcter y numrico pueden ser categorizados an en tipos de datos
especficos. De todas maneras ACL puede leer los distintos tipos de datos por lo cual no
exigir ningn tipo de traduccin por parte del departamento de sistemas.
Veamos dicha estas categoras:

Categoras de datos y tipos de campo ACL

Carcter

Numricos

Lgicos
Fecha

Todos los derechos reservados.

10

ASCII
EBCDIC
Custom (personalizada)
PCASCII
ACL
ACCPAC
Basic
Binary
Flota
Halfbyte
IBMFloat
Micro
Numeric
Packed
Print
Unisys
Unsigned
Vaxfloat
Zoned
Logical
Fecha

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Tipos de datos de Carcter

EBCDIC est asociado a los mainframes IBM y ASCII asociado a los PC. Dado
que generalmente trabajamos en PC, el departamento de sistemas siempre tiende a
traducir los datos a ASCII, lo cual no es recomendable porque a veces quedan los datos
con errores y ACL no tiene problemas en trabajar con ellos en EBCDIC.

Tipos de datos numricos y de fecha

ACL soporta la lectura, de cualquier tipo de datos numrico y tiene todas las
fechas definidas.
Debemos tener en cuenta que cuando pedimos que nos proporcionen el formato
de registro, ste debe contener especficamente el tipo de datos, a va de ejemplo:

NOMBRE DEL
TIPO
CAMPO
PRODNO
ASCII
PRODDESC
ASCII
QTYOH
NUMERICO
UNCOST
EMPQTADO
EXT_COST
ZONADO

COMIENZO
1
7
21
25
31

LARGO DECIMALES
6
14
4
6
6

0
2
2

Transporte de informacin
Dependiendo de la cantidad de informacin que se nos vaya a proporcionar, la
misma puede ser proporcionada en USB o CD (la mayora de las veces) mediante
programas utilitarios de compresin de archivos como ser el PKZIP,
WINZIP o el
RAR.
Cualquiera de estos utilitarios puede generar mltiples archivos con la
informacin comprimida. Luego la misma se descomprime utilizando PKUNZIP,
WINZIP o ARJ en nuestro computadores.

Manejo de la informacin de la informacin a utilizar

Debemos de tener en cuenta que la confidencialidad de la informacin que
vamos a manejar puede llegar a ser muy importante, por lo que en consecuencia
debemos aplicarle todos los mecanismos de seguridad para evitar su divulgacin. El
nivel de seguridad depender de la sensibilidad de los datos.

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Organizacin de los datos en directorios

Sera conveniente crear un directorio para todas las auditorias que se estn
trabajando con ACL (archivosACL) y dentro de l distintos subdirectorios con el
nombre de los clientes o proyectos, que se estn trabajando al mismo tiempo. Dentro de
los mismos conviene tener los archivos separados dentro de subdirectorios distintos por
rubro por ejemplo.

Cuando se recibe la informacin, lo primero que debe hacerse es crear los

subdirectorios necesarios (comentados anteriormente) para luego bajarlos directamente
a esos directorios. (Muy importante)

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TRABAJANDO CON ACL

Como ingresar en ACL :
1. Haga un clic en el botn START o INICIO.
2. Elija la opcin PROGRAMAS.
3. Seleccione la carpeta ACL FOR WINDOWS.
4. Haga un clic en la opcin ACL FOR WINDOWS.
PRESIONE EL CONO DE ACL

QUE APARECE EN EL ESCRITORIO

El proyecto ACL
ACL usa proyectos para mantener un detalle del trabajo realizado. Los proyectos
con los cuales se trabaja, no contienen los archivos de informacin que nos proporciona
el departamento de sistemas.
Estos proyectos usan las llamadas Table Layout (definicin de tabla) como
enlaces para una o ms archivos de datos.
Pensemos en un proyecto ACL como en un directorio que contiene Formatos
de Tablas con distintas vistas las cuales a su vez tienen determinados enlaces con los
archivos de datos que se recibieron.

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ACL DOCUMENT
B
InputTable
FileLayout
Definition
B

Field
A
Field
A
B

DATA
FILE
B

B
C
D
E

D
E

Start
Length
Type
Dec
Table
Layout A
Input
File
Definition
A
1
4
ASCII
-5
6
ASCII
-Start
Length
Type
Dec
11
4
ASCII
-1
4
ASCII
-15
15
ASCII
-5
6
ASCII
-30
10
NUMERIC
2
11
4
ASCII
-15
15
ASCII
-30
10
NUMERIC
2

XXXXXXXB.FIL

DATA
FILE
A

A
A

B
B

C
C

D E
E

A C
E
C
E

XXXXXXXA.FIL

Default View

Summary View
XXXXXXXX.ACL

Lo ms conveniente sera crear un proyecto ACL para cada rea en la que

utilicemos ACL para nuestro trabajo.
Se puede enlazar un proyecto con ms de un archivo de datos que se utilicen
para analizar dicha rea. Por ejemplo, se crea un proyecto llamado Deudores al que se
enlazan 2 archivos de datos, por ejemplo uno que contiene facturas y otro que contiene
apertura por deudor.
En el momento que se crea un proyecto ACL, tambin se genera en forma
automtica un archivo de registro llamado LOG con el mismo nombre que el proyecto
creado y con extensin LOG en lugar de extensin ACL. En este archivo se registran
todos los comandos procesados y los resultados de dichos procesos. Este archivo
entonces, proporciona rastros de auditora del trabajo realizado y puede luego ser
copiado a un documento Word, como forma de documentar nuestro trabajo realizado.

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La barra de herramientas de ACL

Los iconos de la barra de herramientas de ACL proveen una rpida y fcil
manera de hacer operaciones comunes dentro de ACL.

Abrir proyecto

Crear proyecto nuevo

Cerrar proyecto

Guardar proyecto

Imprimir

Vista previa

Refrescar datos del origen

Formato de tabla

Editar filtros

Reporte

Ver notas

Agregar columna

Editar columna

Remover columna

Cambiar fuente

Verificar

Contar

Totalizar

Estadsticas

Unir archivos

Relaciones

Resumir

Estratificar

Clasificar

Antigedad

Muestreo

Exportar

Lnea de comandos

Comentarios

Personalizar (barra de
herramientas)

Ayuda

VERIFICANDO LA INTEGRIDAD DE LOS DATOS

Una de las primeras tareas en el anlisis de datos es garantizar la disponibilidad de datos
completos y vlidos. Para ello se puede:
Contar los registros
Totalizar los campos
Verificar los datos
A fin de que se pueda garantizar que:
Los archivos contienen el nmero correcto de registros
Los totales numricos corresponden a los totales de control proporcionados por
los propietarios de los datos
Los campos contengan solo datos vlidos

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Count
Es recomendable que antes de realizar pruebas de auditoras con ACL nos aseguremos
de revisar la integridad y la validez de la informacin que nos suministran
Una de estas revisiones bsicas es contar la cantidad de registros y verificarla contra la
informacin suministrada por el departamento de sistemas o el departamento que
proporcion la informacin.
Si bien ACL despliega la cantidad de registros en la barra de estado, es importante
ejecutar la funcin de conteo a los efectos de que esta prueba quede documentada dentro
del trabajo que se est realizando.
El comando Count es utilizado para contar el nmero de registros en el archivo de
entrada actual, o solo en los que cumplan una condicin de prueba especfica.
Si no se especifica ninguna prueba, se muestra el nmero total de registros del archivo
de entrada. Si se aplica un filtro global a una vista, contraindica el nmero de registros
restantes en el archivo despus de aplicar la condicin de filtrado.
El nmero total de registros en el archivo o el nmero de registros que coinciden con el
actual filtro global aplicado aparece en la lnea de estado del ACL.
El comando Count almacena automticamente sus resultados en una variable
denominada COUNTn (Count1). Cuando el comando contar es emitido como parte de
un grupo, el nmero del comando consecutivo es usado en el nombre de la variable n.
Por ejemplo, si contar es el sexto comando en el grupo, la variable resultante es
asignada como Count6

Sintaxis
La ejecucin del comando Count se da de la siguiente manera: en el men, seleccionar
mediante el cono

Total
A los efectos de obtener seguridad de auditora de los test de ACL, debe conciliarse la
informacin antes de procesarla. Poca seguridad puede obtenerse procesando
informacin que no puede ser conciliada con el mayor.
En funcin de esto, antes de realizar ninguna prueba debemos totalizar los campos a ser
conciliados con el mayor.

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Hasta que la informacin no sea conciliada, es mejor no realizar ningn tipo de pruebas
dado que en muchas ocasiones es necesario obtener nuevas versiones de los archivos
proporcionados por el departamento de sistemas, debido a los errores que eventualmente
pudieran tener estos.
El comando Total es utilizado para obtener el total de los campos o las expresiones
numricas en el archivo de entrada actual.
Normalmente Total es utilizado para comprobar la integridad y la exactitud de los datos,
as como para generar totales de control.
Sintaxis
Para ejecutar el comando Total se selecciona del men principal el cono

EXAMINAR LOS DATOS

El Examen de los datos se da para obtener de primera mano un panorama de las tablas o
archivos antes del procesamiento detallado. En otras palabras se busca resaltar
rpidamente anormalidades en la tabla que pueden ser analizadas posteriormente.
Los comandos utilizados para examinar datos son los siguientes:

Estadsticas (Statistics)
Perfil (Profile)

Statistics
El comando statistics nos brinda un panorama ms completo de las propiedades
significativas de un campo numrico.
Estadsticas proporciona la siguiente informacin de los campos numricos

Recuento de registro total de campos y valor promedio de campos, de los

valores de campos positivos (dbitos), valores de campo cero, valores de campos
negativos (crdito), todos los registros en el archivo

Valor Absoluto

Rangos (diferencia entre valor mnimo y mximo)

Valores de los campos ms altos

Valores de los campos ms bajos

El comando estadsticas (statistics) puede ser usado para campos de fecha, obtenindose
los siguientes resultados: intervalos, positivo, ceros y valores mximos y mnimos.

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Parmetros
Algunos parmetros que se encuentran al ejecutar el comando son:
Nmero de Altos/Bajos (# Of High/Low): Especifica el nmero de valores altos
y bajos que deben conservarse durante el procesamiento. El valor que viene
predeterminado es 5.
Desviacin Estndar (Standard Deviation): Calcula la desviacin estndar de los
campos especificados, adems del resto de las estadsticas. La desviacin
estndar de un conjunto de datos es una medida de cunto se desvan los datos
de su media.
Estadsticas en (Statistics On): Especifica los campos o las expresiones de los
que se obtendrn estadsticas.

Sintaxis
La ejecucin del comando statistics se da de la siguiente manera: en el men, mediante
el cono

Un ejemplo de Salida en pantalla luego de la ejecucin del comando Statistics anterior

sera la siguiente:

Number Total

Average

Range

71,012

Positive

148

169,305 1,144

Negative

-20

-10

Zeros

Totals

152

169,285 1,114

Abs Value

169,325 -

Quantity On Hand

Highest Lowest
71,000

-12

10,000

-8

9,600

6,000

5,300

12

La cantidad negativa en el campo verificado (cantidad disponible), puede indicar de

primera mano algn problema en el sistema.

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Profile
El comando perfil se utiliza para obtener estadsticas resumidas de uno o varios campos
numricos de una tabla.
Este comando brinda la siguiente informacin respecto a los campos numricos:

Valor total

Valor absoluto

Valor mnimo

Valor mximo
Por lo general este comando es utilizado antes de emitir los comandos estratificar
(stratify), histograma y muestreo.
Una vez perfilado un campo, ACL conoce sus valores mnimos y mximos. ACL utiliza
estos valores como valores predeterminado para los parmetros mnimos y mximos de
los comandos Estratificar e Histograma. El valor absoluto del campo es utilizado como
valor predeterminado para el parmetro Poblacin del comando Muestreo.
Sintaxis
La ejecucin del comando Perfil (Profile) se da de la siguiente manera mediante el
cono
Un ejemplo de salida de la ejecucin de este comando sera la siguiente:
Field Name

Total Value Absolute Value Minimum Maximum

Quantity On Hand 169,285

169,325

-12

71,000

El valor absoluto resultante de la ejecucin de este comando, se inserta

automticamente en el parmetro Poblacin al ejecutar el comando muestreo aleatorio
para el campo examinado con el comando profile.

RESUMIR DATOS
En ACL se pueden combinar las actividades de ordenamiento y resumen. De acuerdo
con el tipo de operacin de resumen que desee ejecutar, elija entre los siguientes
comandos:

Estratificar (Stratify)
Antigedad (Age)
Clasificar (Classify)
Resumir (Summarize)

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Stratify
Este comando se utiliza para resumir los datos de acuerdo con los intervalos numricos.
El comando estratificar (stratify) funciona en tablas no ordenadas y es especialmente
til para explorar y resumir rpidamente los datos. Este comando permite contar una
cantidad de registros comprendidos en un nmero especificado de intervalos pares y
ofrece los totales por estratos correspondientes a los campos numricos seleccionados.
Parmetros
Algunos parmetros que se encuentran al ejecutar el comando son:

Campos Subtotales (Subtotal Fields): Especifica los campos o expresiones

numricas desde los que ACL calcula los totales por estratos.
Libre (Free): Permite especificar el punto de inicio de cada intervalo y el punto
final del ltimo intervalo
Intervalos (Intervals): Especifica el nmero de intervalos uniformes que ACL
generar en el intervalo (Mnimo a Mximo). El valor predeterminado es 10,
pero puede ser cambiado en el cuadro de preferencias.
Mximo (Maximum): Especifica el valor mximo del ltimo intervalo de
estratificacin. Si se ha ejecutado el comando Perfil o Estadsticas el valor de
mximo viene predeterminado.
Mnimo (Minimum): Da el valor mnimo del primer intervalo de estratificacin.
Si anteriormente se ejecuta el comando perfil o estadsticas, aparecer el valor
ms
bajo
en
el
campo
de
manera
automtica.
Estratificar en (Stratify On): Especifica el campo numrico o la expresin que va
a estratificarse.

Antes de utilizar el comando estratificar es de utilidad usar los comandos: estadsticas

(statistics) o perfil (profile) y el comando resumir (summarize), con la finalidad de
poder obtener los valores mnimos y mximos de manera predeterminada para la
prueba.
Sintaxis
Para ejecutar el comando Stratify se siguen los siguientes pasos: en el men se
selecciona el cono
Realizando un anlisis estratificado de cuentas por cobrar, se pueden verificar los
procedimientos de cobranza para evaluar si los mismos son adecuados. Estratificando
el archivo de datos por el monto de la transaccin y acumulando sus valores, Un
ejemplo de resultado sera el siguiente:

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Del total de registros analizados, encontramos que el 46.89% de los mismos, se

encuentran dentro del estrato donde los clientes cuentan con menos de $983.10 en
cuentas por cobrar. Sin embargo este estrato representa un 42.9% del monto total de las
transacciones.

Age
Este comando se utiliza para generar resmenes en funcin del tiempo
El comando Antigedad cuenta el nmero de registros de una tabla y:

Divide los registros en intervalos basndolos en la fecha o perodos de

antigedad
Cuenta el nmero de registro en cada intervalo
Acumula los valores de uno o ms campos numricos por cada intervalo.
Calcula los porcentajes del recuento total y del valor total de un campo
acumulado para cada intervalo

A no ser que especifique una fecha en especfico, el perodo es basado en los datos
actuales del sistema.

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Parmetros
Algunos parmetros que se encuentran al ejecutar el comando son:

Campos Subtotales (Subtotal Fields): Permite seleccionar campos numricos

que sern totalizados.
Antigedad en (Age On): Permite que seleccione el campo de fecha o expresin
para clasificarlo por antigedad.
Perodos de Antigedad (Aging Periods): Permite que identifique cada periodo
de vencimiento. La ltima entrada especifica el final del periodo de cierre.
Cutoff Date: Permite que se especifique la fecha con la que se van a comparar
las fechas del campo. La fecha lmite predeterminada es la del sistema.

Sintaxis
La ejecucin del comando se da de la siguiente manera: en el men, se selecciona el
cono

Un ejemplo de salida resultado de la ejecucin de este comando sera la siguiente:

Minimum encountered was -245
Maximum encountered was 120
Days
<0

Count Percent of Count Percent of Field Trans Amount

519

67.23%

55.87%

261,953.97

0 - 29

22

2.85%

5.33%

24,971.35

30 - 59

34

4.4%

13.46%

63,099.95

60 - 89

15

1.94%

3.42%

16,044.13

90 - 119

175

22.67%

21.58%

101,184.46

0.91%

0.35%

1,626.83

772

100%

100%

468,880.69

120 - 10,000
Totals

De este ejemplo podemos concluir que de las fechas de vencimiento de facturacin

analizadas (campo Due) tomando como fecha de corte el 30 de abril de 2000, se cuenta
con un 22.67% de los registros analizados que pertenecen a facturacin vencida entre 90
a 119 das, lo que a su vez representa un 21.58% del total del monto de las
transacciones, que equivale a $101,184.46.

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Classify
El comando Classify es utilizado para contar el nmero de registros relacionados con
cada valor exclusivo de un campo de caracteres y para obtener los subtotales de los
campos numricos especificados para cada uno de estos valores exclusivos.
Este comando puede funcionar sobre los datos de una tabla no ordenada y es muy til al
momento de explorar y resumir rpidamente los datos.
Parmetros
Algunos parmetros que se encuentran al ejecutar el comando son:

Campos Subtotales (Subtotal Fields): Especifica los campos y expresiones

numricas que ACL totalizar para cada clase.
Clasificar en (Classify On): Especifica el campo o expresin de tipo carcter del
archivo de entrada que ser clasificado.

Sintaxis
La ejecucin del comando clasificar se da de la siguiente manera: en el men,
seleccionar el cono

Se puede clasificar un archivo de ventas por nmero de productos para determinar qu

productos se venden ms y cules estn potencialmente anticuados.
Un ejemplo de salida a la ejecucin de este comando es la siguiente:
Product Class Count Percent of Count Percent of Field Quantity On Hand
01

17

11.18%

1.56%

2,634

02

19

12.5%

1.82%

3,087

03

20

13.16%

7.4%

12,531

04

17

11.18%

2.81%

4,760

05

13

8.55%

52.85%

89,466

06

17

11.18%

1.72%

2,915

07

4.61%

5.84%

9,890

08

19

12.5%

18.55%

31,398

09

21

13.82%

6.15%

10,410

13

0.66%

0.47%

804

18

0.66%

0.82%

1,390

Totals

152

100%

100%

169,285

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Summarize
El comando resumir (summarize) genera un recuento de registros y los totales del valor
de campos numricos para cada valor diferente de los campos claves de caracteres en
una tabla ordenada.
Este comando permite acumular los totales de los campos numricos por cada valor
diferente de los campos claves de caracteres. La cantidad de registros correspondiente a
cada valor del campo clave se visualiza mediante el campo Count, el cual es generado
por ACL.
Puesto que se puede hacer un reporte de un nmero ilimitado de campos claves de
caracteres, este comando resulta de mucha utilidad para archivos de entradas grandes.
Para utilizar este comando se requiere de un archivo ordenado en los campos claves, por
lo que se debe asegurar de ordenar primero el archivo o asegurarse de que la casilla de
preordenar en la pantalla del comando est activada.
El comando Summarize permite incluir Otros campos (numricos o carcter) en el
reporte de salida. Solamente hay que tomar en consideracin que al primer valor de
campo otros encontrado en el archivo de entrada ordenado perteneciente a un grupo
de datos resumidos, ser al que se le dar salida como valor de este campo en el reporte.
Parmetros
Algunos parmetros utilizados por el comando Summarize son:

Resumir en (Summarize on): Define los campos o expresiones de caracteres que

se van a resumir.
Otros Campos (Other Fields): Indica los campos o expresiones adicionales que
van a incluirse en los registros resumidos.
Campos Subtotales (Subtotal Fields): Especifica los campos o expresiones
numricas que ACL debe totalizar para cada valor de campo de caracteres claves
que se van a resumir.

Sintaxis
La ejecucin de este comando se da de la siguiente manera: en el men, se selecciona
el cono

En este ejemplo se puede obtener un resumen del inventario por ubicacin y, dentro de
cada ubicacin, por clase de producto.
Un ejemplo de salida resultado de la ejecucin del comando Summarize es la siguiente:

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En este resultado se puede tener un conteo de las cantidades disponibles por clase de
producto.

Sequence
El comando secuencia es utilizado para determinar si los campos clave de la tabla activa
se encuentran en orden secuencial o para detectar y registrar los faltantes, duplicados o
los nmeros que faltan en la secuencia. Puede especificarse la comprobacin del orden
ascendente o descendente de la secuencia. Los errores de la secuencia siempre se
notifican hasta un lmite de errores especificado.
Este comando se utiliza para buscar nmeros de documento duplicados o que faltan,
como por ejemplo, nmeros de facturas o cheques. Tambin puede utilizarse para
determinar si una tabla est ordenada correctamente.
Como el comando Sequence verifica errores de ordenamiento, es importante ejecutar
antes los comandos de Ordenar (Sort) o Indice (Index).
Parmetros
Este comando cuenta con los siguientes parmetros:

Duplicados (Duplicates): Indica que desea hacer una prueba de duplicados o de

triplicados en los registros de los campos claves.
Lmite de Errores (Error Limit): Especifica el nmero mximo de errores de
secuencia de datos que va a notificarse. El lmite de errores no interfiere en el
reporte de Faltantes y Duplicados. El valor predeterminado de lmite de errores
es 10, pero puede ser cambiado en las preferencias de opciones de comando.

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Faltantes (Gap): Indica que se desea realizar una prueba de faltantes en la

secuencia de los campos claves. Faltantes no funcionar si se especifican ms de
un campo clave.
Listas Campos (Lists Fields): Permite especificar la lista de campos que desea
incluir en el reporte de salida de una prueba de duplicados. Esta opcin est en la
prueba de duplicados cuando no se selecciona faltantes.
Listar Intervalos Faltantes (List Gap Ranges): Especifica que la lista de salida de
la prueba de faltantes notificar los intervalos faltantes en vez de cada elemento
faltante.
Elementos Faltantes (List Missing Items): Especifica que la lista de salida de la
prueba de faltantes mostrar una lista de elementos faltantes.
Nmero mximo de elementos faltantes (Maximum Missing tems): Especifica
el nmero mximo de elementos faltantes que debe notificarse dentro de un
espacio dado de la prueba de elementos faltantes.
Secuencia En (Sequence On): Especifica los campos o expresiones del archivo
de entrada de los que desee comprobar el orden secuencial, los duplicados o los
faltantes.

Sintaxis
Para la ejecucin del comando Sequence se realiza lo siguiente: en el men se
selecciona mediante el cono

Un ejemplo de salida a la ejecucin del comando anterior es la siguiente:

0 sequence errors detected
22 gaps and/or duplicates detected
Duplicates:

Record
Invoice Number
Number
7 12857
22 12872
36 12897
70 12940
100 12970
102 12971
104 12972
107 12974
109 12975
110 12975

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112 12976
114 12977
116 12978
118 12979
136 12997
206 13070
233 13097
271 13134
296 13159
330 13193
331 13193
336 13197

En este ejemplo se pueden verificar de manera rpida cules nmeros de facturas se

encuentran duplicados en archivo de transacciones de cuentas por cobrar.

Duplicate
El comando duplicado es una variacin del comando Secuencia y se emplea para
detectar si los campos clave del archivo actual contienen duplicados en la secuencia.
Tambin puede seleccionar la casilla de verificacin Duplicados en el cuadro de dilogo
del comando Secuencia. Sin embargo, la seleccin de Duplicados hace que ACL
seleccione la casilla de verificacin Duplicados predeterminados.
Parmetros
Este comando cuenta con los siguientes parmetros:

Listas Campos (Lists Fields): Permite especificar la lista de campos que desea
incluir en el reporte de salida de una prueba de duplicados. Esta opcin est en la
prueba de duplicados cuando no se selecciona faltantes.
Secuencia En (Sequence On): Especifica los campos o expresiones del archivo
de entrada de los que desee comprobar el orden secuencial, los duplicados o los
faltantes.

Sintaxis
La ejecucin de este comando se da de la siguiente manera: en el men, se selecciona
mediante el cono

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Un ejemplo de salida resultado de la ejecucin de este comando sera:

0 sequence errors detected
22 gaps and/or duplicates detected
Duplicates:

Invoice Number Invoice Date Invoice Amount

12857

01/05/2000

3,552.00

12857

01/06/2000

-141.24

12872

01/22/2000

31.80

12872

01/22/2000

184.80

12897

02/12/2000

2,208.96

12897

02/16/2000

1,973.60

12940

04/01/2000

0.73

12940

06/01/2000

42.36

12970

03/08/2000

-27.20

12970

05/01/2000

644.80

12971

03/10/2000

1.83

12971

05/03/2000

953.60

12972

03/11/2000

36.15

12972

05/04/2000

1.24

12974

03/11/2000

24.24

12974

05/05/2000

14.12

12975

03/12/2000

319.16

12975

05/06/2000

1,706.28

12975

05/06/2000

4.82

12976

03/14/2000

277.15

12976

05/07/2000

20.76

12977

03/16/2000

6.00

12977

05/09/2000

367.64

12978

03/18/2000

12.05

12978

05/09/2000

10.60

12979

03/20/2000

0.09

12979

05/09/2000

327.24

12997

05/22/2000

2.02

12997

05/31/2000

693.88

13070

08/21/2000

22.40

13070

08/22/2000

327.60

13097

09/13/2000

6.87

13097

12/31/2000

214.49

13134

11/01/2000

1,000.00

13134

11/02/2000

1.29

13159

11/26/2000

327.60

13159

11/26/2000

18.51

Todos los derechos reservados.

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13193

12/22/2000

1,576.00

13193

12/22/2000

0.24

13193

12/22/2000

24.24

13197

12/22/2000

18.27

13197

12/26/2000

15.39

Luego de analizar un archivo de cuentas por pagar buscando nmeros de facturas

duplicadas, resulta el detalle anteriormente presentado, en donde se puede ver
claramente las numeraciones que se encuentran repetidas junto con las fechas en que
fueron emitidas y el monto de cada factura.

Histogram
El comando Histogram es utilizado para generar grficos de barras verticales 3D sobre
la distribucin de los registros entre los valores de un campo o de una expresin. Este
comando brinda un panorama grfico del contenido del archivo. Se puede aplicar sobre
datos no ordenados.
La ejecucin de este comando presenta una representacin grfica horizontal en el log
de comandos del ACL. Una incidencia dentro de un intervalo dado de valores de
campos o expresiones es representada mediante un asterisco (*). Cada asterisco
representa un nmero de incidencias nico, parcial o mltiple, segn sea el caso, para
ajustar el histograma al nmero de columnas designado.
El comando Histograma incluye las siguientes opciones:

Un histograma de campos numricos con un nmero especificado de intervalos

igualmente clasificados segn los tamaos.

Un histograma de campos numricos con intervalos de tamaos variado. La

opcin libre permite especificar el tamao del intervalo.

Un histograma de campos no numricos o valores de expresin. Una barra de

histograma es mostrada para cada valor exclusivo del campo o expresin. Los
valores se muestran en orden ascendente.
Parmetros
Este comando cuenta con los siguientes parmetros:

Columnas (Column): Permite especificar el nmero de columnas que se desea

para la representacin en el log de comandos horizontal del grfico del
histograma. El valor predeterminado es 78.

Libre (Free): Especifica puntos iniciales y finales. Un histograma numrico

permite especificar el punto inicial de cada intervalo y el punto final del ltimo
intervalo. Se introduce el punto inicial de cada intervalo en el cuadro de texto
libre, uno por lnea. El ltimo nmero especificado se interpreta como el punto
final del intervalo final.

Histograma En (Histogram On): Permite especificar el campo o expresin para

la cual se va a desarrollar el histograma. Los campos o expresiones pueden ser
de tipo numrico o de caracteres. Se puede seleccionar el campo de la lista

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desplegable, o bien, haciendo click en Histograma En, para mostrar el cuadro de

dilogo de los campos seleccionados.
Intervalos (Intervals): Se aplica solo en campos numricos. Permite especificar
el nmero de eventos de intervalos que ACL produce en un intervalo de mnimo
a mximo. El valor predeterminado es 10, pero se puede cambiar en el cuadro de
dilogo de Edicin de las Preferencias de ACL.
Mximo (Maximum): Solo se aplica a campos numricos y permite que
especifique el valor mximo del ltimo intervalo. Si se aplica antes el comando
Perfil (Profile) o Estadsticas (Statistics), el valor viene predeterminado.
Mnimo (Minimum): Solo se aplica a campos numricos y permite que se
especifique el valor mnimo del primer intervalo. Este valor viene
predeterminado si antes, se ejecuta el comando Perfil (Profile) o Estadstica
(Statistics).

Sintaxis
La ejecucin de este comando se da de la siguiente manera: en el Men, se selecciona
el cono

Un ejemplo de salida a la ejecucin de este comando ser la siguiente:

En este ejemplo se muestra la distribucin del campo de lmite de crdito para un

archivo de cliente. Este comando puede ser de utilidad para analizar y ajustar la poltica
de crdito.
FUENTE:

Manual de ACL

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