El oficio es un documento de carcter oficial ,que se utiliza
en los organismos del Sector pblico y por extensin ,en algunas instituciones educativas,culturas,sociales y deportivas que no dependen del Estado. El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial ,a las autoridades de ms alta jerarqua. Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones,invitar ,pedir informacin,contestar ,remitir documentos,agradecer o tratar asuntos diversos de trabajo administrativo. AREA DE DIFUSIN. El oficio se difunde en dos niveles : a nivel externo,es decir fuera de una institucin ; y a nivel interno ,dentro de ella. A nivel externo ,establece comunicacin con personas ajenas a la entidad,especialmente con aqullas que ocupan cargos directivos. A nivel interno.enlaza a los que desempean funciones de direccin dentro de una entidad o institucin. FACULTAD PARA FIRMAR OFICIOS Los oficios de circulacin externa son firmados solamente por la mxima autoridad de la institucin o por quien hace su veces.Sin embargo,en caso de existir la necesidad de enviar oficios fuera de la institucin,abordando asuntos especficos de trabajo pueden los que dirigen los rganos internos hacerlos redactar a nombre suyo y firmarlos,pero eso s,sin comprometer la responsabilidad de la referida autoridad. -Los oficios de circulacin interna son firmados por los que desempean cargos directivos en la institucin. -Los que no desempean cargos directivos no estn facultados para hacer uso del oficio,porque no representan legalmente ni a instituciones ni a sus rganos.estas personas se comunican con sus superiores o entre
ellas,segn los casos ,mediante memorandos,informes,cartas o
solicitudes.Por lo tanto,el oficio no puede ser usado a ttulo personal,sino en representacin de una entidad o institucin, o en mrito a un cargo directivo que se ocupa.Por ejemplo ,lo usan los directores de los ministerios,los rectores,vicerrectores,decanos,jefes de departamentos de la universidades; los directores de centros educativos,etc.; y no as los trabajadores administrativos ni los profesores de aula o de rea que no desempeen ningn cargo directivo. PARTES DE UN OFICIO. 1.-El oficio tiene las siguientes partes obligatorias: a)Membrete b)Lugar y fecha c)Cdigo d)destinatario e) asunto (no es obligatorio en los oficios redactados en formato. f)Texto g)ante firma h) Firma,posfirma y sello i) con copia j) pie de pgina.
2. Y las siguientes complementarias
-Nombre del ao (obligatorio nicamente en los oficios de circulacin externa) -Referencia -Anexo Modelo de oficio
AO DE LA INTEGRACIN NACIONAL Y DEL RECONOCIMIENTO
DE NUESTRA DIVERSIDAD a) CEBA JUAN XXIII CAJAMARCA b) Cajamarca,07 de mayo del 2012. c) OFICIO N01-2012-CCSP.CEBA-J.XXIII-C d) Seor : Ing.Julio Vargas Sotomayor Decano de la Facultad de Psicologa de la Universidad Nacional de Cajamarca Cajamarca.