REUNION DE APERTURA

PROCESO DE AUDITORIA INTERNA

EMPRESA: Fundacin Tecnolgica Del Sur De Crdoba INDESCOR

Direccin: Calle 11 N 10-34 Barrio Pialito
Director: Francisco Miguel Sierra
Tel: 7721101
Correo Electrnico: indescor@gmail.com
De: Equipo Auditor rea Coordinacin de Calidad
Para: Coordinacin Administrativa Y de Bienestar Educativo
Fecha: junio 13 de 2016

OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se est cumpliendo con el Sistema de
Gestin de Calidad de INDESCOR en los procedimientos y procesos de las reas
administrativas y de bienestar.
Alcance: Verificar la aplicacin del SGC en la prestacin de los servicios las reas
administrativas y de bienestar en la Fundacin Tecnolgica Del Sur De Crdoba
INDESCOR

Criterios de Auditoria

SGC de MRC

Poltica de Gestin Financiera.

Poltica de Logstica y Servicio al Cliente

Manual de Procedimientos

Polticas Corporativa de MRC

Norma ISO 9001:2008

Manual de Procedimientos de Laboratorio M-PC-002 Versin Junio de 2013

Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio I-EL-002

Manual de Documentos de Retencin y Archivo del Laboratorio de Ensayos M-DR005

Manual de Formatos y Registro de Ensayos M-FR-03 Versin junio de 2013

Manual de Calidad M-AM-001, Versin 00 de junio 15 de 2013

Reunin de Apertura:
5 de septiembre de 2016
Hora 7:45 am
Reunin de Cierre:
8 de septiembre de 2016
Hora 4:30 pm
Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de
Coordinacin de Calidad realizar la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del cual
se hace mencin en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y evaluar que se
estn aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la prestacin de servicios de las
reas administrativas y de bienestar consignados en cada uno de los documentos
relacionados como criterios de auditoria.
La visita ser realizada por un equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida en
primera instancia por el gerente administrativo y el Coordinador de bienestar, El
Coordinador acadmico y el personal de las reas, los das 5 al 8 de septiembre del presente
ao, con una duracin de 5 horas por da, en las instalaciones de la sede administrativa y
principal. Adjunto lista de Chequeo y procedimiento establecido en el SGC empresarial
para los procesos en cuestin. En caso de tener alguna observacin o aclaracin a la
presente comunicacin, por favor comunicarla al lder del grupo auditor, antes del 5 de
agosto de 2016. Por favor indique en la columna correspondiente, el nombre, cargo y firma
de las personas que atendern al equipo auditor. As mismo, para la reunin de apertura de
la auditoria le agradezco invitar a las personas relevantes del rea que ser auditada. Para la
reunin inicial le pido el favor de disponer de la documentacin, condiciones de seguridad
y salud en el trabajo. La informacin que se conozca por la ejecucin de esta auditoria ser
tratada confidencialmente, por parte del equipo auditor. El informe de la auditoria y su
comunicacin sern en espaol.

Cordialmente:
Coordinador de Calidad
Indicadores
Cumplimiento en compras y ventas.
Responsable Auditoria: Oficina Asesora de Control interno
Responsable rea: Superintendencia de Logstica
Asistentes:
Direccin General
Secretaria de Gerencia
Coordinador Acadmico
Coordinador de Bienestar
Oficina Asesora de Control interno

EQUIPO AUDITOR
Auditor Lder ISO
9001
Experto tcnico
Auditor Lder ISO
14001

AUDITADOS
Direccin General

DATOS DEL EQUIPO

Nombres
JHONY

Apellidos
Celular
Correo
SIERRA ROSSO 31458404 jhomisiro@gmail.com
38
DOMINGO SIERRA ROSSO 31160321 domisiro79@gmail.co
01
m
ALEXAND
BANQUET
31455959 Alexastrid.b@hotmail
RA
AVILEZ
68
.com

DATOS DE LOS AUDITADOS

Nombres
FRANCIS
CO
ALBA
SANDRA

Secretaria de Gerencia
Coordinador
Acadmico
TATIANA
Coordinador de
Bienestar
HUMBER
Oficina Asesora de
TO
Control interno

Apellidos
SIERRA
ROSSO
ESTRADA
DE ARCOS
VSQUEZ
MORFIL

Celular
Correo
31268676 indescor@gmail.com
05
3008081217 albaestrada9799@gmail.com
31227354 sandrada@hotmail.co
11
m
32269148 tatyvasques@gmail.co
91
m
30081450 humbertomorfil@gmail
47
.com

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS A AUDITAR

Requisitos Normativos
Auditor
Cargo
JHONY SIERRA
Auditor Lder ISO
Reunin de apertura
Direccin del sistema

DOMINGO SIERRA

4.1, 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.5

Tramites 7.1, 7.5, 8.2.3, ALEXANDRA BANQUET
8.2.4, 8.3, 8.5.2, 8.5.3
Administracin de

9001
Experto tcnico
Auditor Lder ISO
14001

ALEXANDRA BANQUET

Auditor Lder ISO

14001

8.2.3
Medicin anlisis y

DOMINGO SIERRA

Experto tcnico

mejora
Reunin de cierre

JHONY SIERRA

Auditor Lder ISO

recursos humanos 6.2,

Fecha

9001

OBSERVACIONES: La estrategia de comunicacin se har de forma activa en idioma

espaol, a travs de correos electrnicos, telfonos celulares y correos internos.
Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las personas que
van a recibir la auditoria, al E-mail jhomisiro@gmail.com Cualquier duda comunicarse
al celular: 3145840438. Los elementos 4.2.3 (control de documentos), 4.2.4 (control de
registros), 6.3 (Infraestructura), 6.4 (ambiente de trabajo), 5.5.3 (comunicacin interna),
8.5.2 y 8.5.3 (acciones correctivas y preventivas), 8.4 (Anlisis de datos), se auditarn en
todas las reas y procesos aplicables. Los nombres de los procesos corresponden a la
denominacin dada por la empresa. Durante la auditoria se cerrarn las acciones correctivas
planteadas para las no conformidades detectadas en la auditoria anterior y que estn

pendientes.
a. Revisin documental durante la realizacin de la auditora.
N

Documento revisado

Observaciones del documento

Poltica de Logstica y Servicio al

1

Cliente

Poltica de Gestin Financiera

2

Instructivos

de

desarrollo

Ensayos de laboratorio

ltima actualizacin 18 de julio 2011

ltima actualizacin 5 de enero 20

de I-EL-002
Carpetas de

Protocolos

Instructivos

Manual de Procedimientos.
3

Cap. Compras y Logstica.

Manual

de

Procedimientos

Laboratorio
Manual
Retencin

de

Documentos
y

Archivo

Laboratorio de Ensayos
Manual de Calidad M-AM-001

ltima actualizacin 9 de febrero 2014

de

M-PC-002
Versin

Marzo

de

2014

de

muestras

de M-DR-005
del Libros

de

registro

Versin Marzo de 2014

b. Comunicacin durante la auditora: defina las tcnicas o estrategias de comunicacin

que usar durante la auditora.
La escucha activa.

c. Recoleccin y verificacin de informacin: defina qu tcnicas o estrategias de

recoleccin y verificacin de informacin usar durante la auditora (ejemplo: lista de
Chequeo).

Lista de chequeo, tcnicas de verificacin ocular, verbal, documental, fsicas y escritas.

d. Generacin de hallazgos de auditora:

Auditor(es): Oficina asesora de control

Fecha: Fecha: 12 de noviembre de 2013

interno.
Auditado(s):

Proceso auditado: compras

N

Evidencia de

Criterios de la

auditora

auditora

Logstica.
Hallazgos de la
auditora
Falta
agregar

Procedimientos de
costos

en poltica

de

materiales

en financiera

gestin

Manual

NCM

Cap.

Compras

de logstica

procedimientos

procedimiento

para

despachos y recibo de
en

el

procedimiento
Falta actualizacin de

la poltica de logstica,
cuya
Cambios
organizacionales

Poltica

ltima

de actualizacin fue el 18

logstica y servicio al de julio 2011 y no se

cliente

han

agregado

los

cambios
organizacionales
C: Conformidad
Menor

NCm

el formato nico de
mercanca

de

de

de bodega y stand-by
No se tiene en cuenta

formato nico de
despachos,

implementacin

costos en materiales

bodega y stand-by
2

Superintendencia

del

ao 2012
NCM: No Conformidad Mayor
NCm: No Conformidad

e. Prepare y realice las conclusiones de auditora.

Se debe actualizar la Poltica de Gestin Financiera y crear un procedimiento para el

manejo de costos en materiales de bodega y stand-by.

Se debe agregar el formato nico de despachos y recibo al manual de

procedimientos.

Se debe actualizar la poltica de logstica y servicio al cliente puesto que no se han

agregado los cambios organizacionales del ao 2012.

Conclusiones de la Auditoria:
Se debe actualizar la Poltica de Gestin De Laboratorio y crear un procedimiento
para el manejo de protocolos de anlisis y entregas de resultados.

- Se debe unificar el formato de solicitud de anlisis y entrega de resultado en uno

solo.
Se debe actualizar la poltica de gestin de recepcin, registro y anlisis de
muestras.
-Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de los
libros

de

registros

de

muestras.

-Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de mantenimiento las

tarjetas

de

datos

resultados

de

anlisis.

-Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el laboratorio de

investigacin y ensayos que permitan generar actividades de seguimiento, medicin,
anlisis

mejora.

-Se debe aclarar las polticas de satisfaccin del cliente y establecer indicadores que
permitan

conocer

el

grado

de

satisfaccin

de

los

mismos.

f. Realizacin de reunin de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la

ejecucin real de la auditora (Ver punto a. de sta actividad).

g. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de
esta actividad.
Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso estandarizado y
documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisin de actividades de una
funcin las cuales arrojen resultados para la mejora continua con el fin de determinar el
cumplimiento de los indicadores establecidos dentro de una organizacin.
Enve un archivo de texto con la actividad resuelta al instructor a travs de la plataforma, en
el enlace Actividades / Actividades unidad 3 / Actividad De la auditora interna al proceso
organizacional.
No olvide realizar el aporte al foro temtico, la actividad interactiva y la evaluacin de la
unidad en los enlaces disponibles en el botn Actividades / Actividades unidad 3.
Nota: recuerde revisar la gua de aprendizaje de esta unidad con el fin de verificar que ha
realizado todas las actividades propuestas, saber cmo desarrollarlas y entregarlas
correctamente.

Criterios de evaluacin
Describe los aspectos generales que permiten la adecuada documentacin de
observaciones, objetivos, memorandos y revisin documental dentro de un proceso de
auditora de calidad.
Define las tcnicas de comunicacin, recoleccin, verificacin de informacin y obtencin
de evidencias de la auditora.
Reflexiona sobre la actividad realizada exponiendo su punto de vista con respecto al
aprendizaje adquirido.
Entrega a tiempo: enva la actividad en la fecha indicada por el instructor.