ENTIDADES FUNCIONALES

CAJA
Se refiere a la parte de la cuenta donde se registran las entradas de dinero
en efecto o por cheques o en valores representativos de sumas dinerarias, y
tambin los egresos de dinero en efectivo o cheques. Su finalidad es
ordenar las entradas y salidas de dinero.
CLIENTE
Es la persona o persona jurdica receptora de un bien, servicio, producto o
idea, a cambio de dinero u otro artculo relacionado.
SERVICIO AL CLIENTE
La entidad encargada del servicio o atencin que una empresa o negocio
brinda a sus clientes al momento de atender sus consultas, pedidos o
reclamos, venderle un producto o entregarle el mismo.
CONTROL DE CALIDAD
Esta entidad consiste en conocer las especificaciones establecidas por la
ingeniera del producto y proporciona asistencia al servicio de galvanizado
para que el proceso alcance estas especificaciones.
SERVICIO DE GALVANIZADO
Se encargar de llevar a cabo el proceso de galvanizado una vez que haya
pasado los controles previos.
LOGSTICA
Esta entidad se encarga de llevar a cabo la organizacin de una empresa o
de un servicio. Su finalidad es la carga y descarga de producto a procesar y
producto procesado.
FINANZAS
Se dedica al estudio de la obtencin de capital para la inversin en bienes
productivos. Provee de capital para el proceso.
CONTABILIDAD
Suministra informacin en un momento dado de los resultados obtenidos
durante un periodo de tiempo. Cuantifica, mide y analiza la realidad
econmica y las operaciones de las organizaciones, con el fin de facilitar la
direccin y el control.
DOCUMENTOS EN TRANSITO
Los documentos en trnsito estn destinados a resolver problemas como
reclamos por atrasos; descoordinacin con los clientes al momento de

realizar el retiro de sus pedidos; falta de coordinacin de la informacin

entre las distintas reas de la empresa; falta de control en algunas etapas
del proceso y falencias en las actividades administrativas que impiden tener
la agilidad que se requiere para dar un buen servicio. Por esta razn es de
suma importancia contar con la cantidad exacta y la calidad exacta de la
documentacin.
El servicio de galvanizado, en trminos generales consiste en la recepcin
de los materiales de diversos clientes, el galvanizado de stos, las
revisiones de calidad y la entrega del producto galvanizado al cliente. Para
poder llevar a cabo este ciclo son necesarias una serie de actividades
productivas y administrativas las cuales solo se pueden coordinar a travs
de la documentacin adecuada, la cual se definir para su entendimiento.
Los formatos de pedido, el cual es la identificacin del pedido y la
identificacin del material deben asignarse cuando los pedidos entren a la
planta, de modo que el material pueda ingresarse al servicio de galvanizado
en el menor tiempo posible. Esto, a su vez, permitir tener mayor agilidad y
flexibilidad en la actividad del galvanizado, lo que deriva en una mejora de
los plazos de entrega a los clientes.
Cada entidad debe tener aplicaciones que permitan agregar la informacin
correspondiente a sus funciones especficas; por ejemplo, la entidad
VENTAS debe agregar el precio. De esta forma se ir completando la
informacin del pedido en paralelo al proceso de galvanizado del material,
acortando el tiempo de ciclo total del producto.
La informacin del proceso y el estado de los materiales debe ser
visualizada por todo el personal involucrado en el servicio de galvanizado, a
travs de documentos en donde se pueda observar el estado de todos los
pedidos que se encuentran en proceso, la idea es que todos los usuarios y
especialmente la entidad VENTAS, tengan conocimiento de esta aplicacin
con el fin de poder responder a las consultas referidas sobre algn pedido
en particular.
FACTURAS
La entidad CAJA entrega la factura al CLIENTE, a travs de este documento
el cliente tiene el derecho a recibir su pedido satisfactoriamente, caso
contrario puede realizar reclamos solo con este documento.
CHEQUES
La entidad FINANZAS proporciona el cheque el cual lo utiliza el rea de
LOGISTICA para la compra y adquisicin de material.
RECIBO
La entidad de SERVICIO AL CLIENTE proporciona un recibo al CLIENTE para
que este ejecute la cancelacin del servicio a la entidad CAJA (VENTANILLA)

FORMATO DE PEDIDO
Es el documento por el cual la entidad de SERVICIO GALVANIZADO solicita la
cantidad de insumos que se necesitara por un intervalo hacia la entidad de
LOGISTICA. En ella de detallan las cantidad exactas para un trabajo
particular.
SOLICITUD DE COMPRA
La entidad de LOGISTICA recibe el formato de pedido, analizando si es que
se puede establecer el servicio, si es que es as puede posteriormente
redactar el documento solicitud de compra a la entidad FINANZAS.
INFORME DE PRODUCCIN
La entidad de SERVICIO GALVANIZADO redacta el documento informe de
produccin hacia la entidad CONTABILIDAD para que esta archive como
prueba de trabajo el consumo que se realiz en el trabajo de galvanizado.
REPORTE DE CONTROL DE CALIDAD
La entidad CONTROL DE CALIDAD realiza un reporte el cual aprueba la
entrega del producto a la entidad SERVICIO AL CLIENTE.
REPORTE DE MATERIAL A GALVANIZAR
La entidad SERVICIO AL CLIENTE proporciona un documento hacia la entidad
SERVICIO GALVANIZADO para que esta tenga en cuenta la cantidad a
galvanizar.