INDICE

Contenido
CAPITULO I.......................................................................................................... 2
INTRODUCCIN................................................................................................... 2
1.1

ORGANIZACION........................................................................................ 2

1.2

DEFINICIN, OBJETIVOS E IMPORTANCIA....................................................2

1.3

JUSTIFICACIN Y FINALIDAD......................................................................4

1.3.1
1.4.

RAZONES DEL ESTUDIO DE O Y M..........................................................4

CONCEPTO DE O Y M................................................................................ 5

1.4.1

PERFIL PROFESIONAL DEL PERSONAL DE O Y M.....................................6

1.4.2

FUNCIONES Y SERVICIO..........................................................................7

1.5

PASOS PARA EL ANLISIS DE O y M:..........................................................7

1.6

CARACTERISTICAS DE UN SISTEMA O Y M.................................................7

1.7

OBSTCULOS Y LIMITACIONES..................................................................8

1.7.1

LA RESISTENCIA AL CAMBIO...................................................................9

1.8

CARACTERSTICAS DE LOS ANLISIS DE ORGANIZACIN Y MTODOS...................11

1.9

UBICACIN DENTRO DE LA EMPRESA :............................................................13

MANUAL DE ORGANIZACIN Y METODO

CAPITULO I.
INTRODUCCIN
1.1

ORGANIZACION.

Es una tcnica que ayuda al control de mantenimiento en forma administrativa, y

estn relacionadas con la administracin en el planteamiento de polticas
diagnosticaran a la organizacin en las posibles soluciones a un problema
volvindose eficientes y eficaces.
Eficiente.- Utiliza recursos que posee la organizacin para satisfacer necesidades
y llegar a un objetivo comn.
Eficaz.- Optimizar, reducir mxima expresin.

1.2 DEFINICIN, OBJETIVOS E IMPORTANCIA.

Las tcnicas de organizacin en general constituyen una herramienta que facilita
el desarrollo de los procedimientos administrativos, as como optimizar los
recursos disponibles, aplicando principios y formulando diagnsticos que nos
permitan recomendar soluciones, surgiendo un modelo organizacional.

Objetivos.

Detectar las causas que producen conflictos en la organizacin llamada

espina de pescado o diagrama de causa y efecto.

Eliminar el trabajo innecesario en base a un diseo.

Eliminar duplicidad mediante la burocracia irreal por la real.

Incrementar la productividad mediante la optimizacin de los recursos.

Mejorar la calidad de los servicios.

Mejorar la estructura y funciones.

Garantizar una organizacin sea eficiente y eficaz, reduciendo tiempos y

mejorando el uso de los recursos.
Burocracia Real.
Una persona a un proceso

Burocracia Irreal.
Dos personas a un proceso.

5
3 5

Sistema irreal a real donde el usuario se sienta satisfecho.

Distribuye los datos.

Fluir los datos.

Problema

Generamos tipos de procesos.

Condicionamiento en forma lineal.

Para eliminar los cuellos de botella.

Los datos fluyen.

Enlace de datos.

IMPORTANCIA
La organizacin posee un aspecto final, recoge todo lo que pre visiona para
mejorar los procesos en las organizaciones.

1.3 JUSTIFICACIN Y FINALIDAD

Justificacin
Una vez efectuado el estudio de diagnstico se lleg a la conclusin que los
sistemas de administracin existen y nos permiten desarrollar actividades con la
eficiente eficacia y control administrativo, por lo tanto recomendamos distribuir
actividades y funciones.
Finalidad
Asegurar la mxima eficiencia en la mquina administrativa, pero como regla
general en organizacin y mtodos se le concede autoridad.

1.3.1

RAZONES DEL ESTUDIO DE O Y M.

Por iniciativa de los propios directivos en mejorar los procesos por
pedido de sus organizaciones.

Por la necesidad de satisfacer un medio externo.

Por polticas de la organizacin.

1.4. CONCEPTO DE O Y M.
Organizacin.- Conjunto de personas que se renen por un objetivo comn en
base de prioridades.
Mtodos.- Forma como aplicaremos dichos propiedades.
Organizacin y Mtodo es Una forma de consulta ideada para proveer
asesoramiento sobre como dividir las actividades, como agrupar las tareas, como
disponer procedimientos y como llevar trabajos administrativos mecnicos con la
mayor economa de esfuerzo y con el mximo de eficacia en los resultados. y por
extensin se llama unidad, equipo o servicio de Organizacin y Mtodos al
conjunto de funcionarios especializados en la aplicacin de la tcnica del
mencionado servicio.
Organizacin y mtodos estudia los problemas de estructura y funcionamiento de
la Administracin, cumpliendo como funcin el aconsejar a los funcionarios
interesados en mejorar la organizacin y mtodos empleados por los servicios que
dirigen. La finalidad de una unidad de Organizacin y Mtodos es asegurar el
mximo de eficiencia en el financiamiento de la mquina administrativa, y
mediante la aplicacin adecuada de mtodos cientficos de organizacin;
conseguir economas en el costo de la produccin y en la utilizacin de mano de
obra, pero como regla general a Organizacin y Mtodos no se le concede
autoridad sobre otras unidades en administracin.
El trmino de Organizacin y Mtodos se utiliza para designar el conjunto de
tcnicas administrativas y de investigacin destinados a mejorar el funcionamiento de la
administracin pblica

Unidad asesora a los niveles superior toma decisin de un problema.

Esto nos permite tener un acceso directo a los niveles directivos, sin poder de
decisin y que nos permite incrementar los estudios pero si se les coloca entre
niveles para que asesoren a los niveles superiores para la toma decisiones para lo
cual se crea una unidad asesora, un directivo reconoce que no est cumpliendo
con los objetivos planteados.

1.4.1
M.

PERFIL PROFESIONAL DEL PERSONAL DE O Y

El personal que labora en Organizacin y Mtodos se conoce como

analistas. ste se encarga de recopilar informacin, analizar el proceso y
dar informacin de salida.
Con el fin de prestar soluciones alternativas el analista puede ser un tcnico o
terico que nos va ayudar a mejorar los procesos en la estructura
organizacional.
a. Conocimientos Tericos.
Conocimientos en las teoras de administracin, estas nos ayudaran a
mejorar los procesos.
b. Conocimientos Tcnicos.
Con esto nos permitir diagnosticar los procesos en base a un anlisis, en
base a un diagrama o proceso de flujo, organigrama y distribucin de

espacios.

1.4.2

FUNCIONES Y SERVICIO.

Entre las principales funciones tenemos:

FUNCIONES

Estudiar y analizar los procesos.

Adecuar la organizacin en funcin a sus dependencias.
Asesorar a las unidades o dependencias, hacer actividades de promocin.
Dictaminar, asesorar o informar.
SERVICIOS.
Entre los servicios tenemos:

Tener tiempo para estudiar el problema.

Ser independientes de la unidad bajo estudio.
Adiestrarse en tcnicas especializadas para dar solucin a un problema.
Limitacin de limitaciones o invisiones.

1.5 PASOS PARA EL ANLISIS DE O y M:

La informacin sobre la entidad administrativa debe ser recopila y analizada y
presentada bajo un informe para lo cual se debe generar un tipo de propuesta que
nos va ayudar a mejorar dicho anlisis debe seguir los siguientes pasos:
a. Conocer el hecho o la situacin que se analiza y describirlo.
b. Descomponerlo con el fin de conocer con detalle los aspectos positivos y
negativos.
c. Examinarlo crticamente el hecho o situacin.
d. Ordenar cada en modo de prioridades.
e. Definir las relaciones que operan entre cada elemento.
f. Clasificar la informacin mediante objetivos, estructuras, normas funciones y
operaciones.

1.6 CARACTERISTICAS DE UN SISTEMA O Y M

Cuando hablamos de un sistema hablamos de un conjunto de problemas

entre ellos tenemos tres tipos.
1. Simplificacin.
2. Automatizacin.
3. Tercializacin.
Simplificacin.
No es otra cosa que introducir mejoras a u proceso en base a
procedimientos que son: Eliminacin.- Suprimir datos innecesarios.

Adicin.- Agregar procedimientos necesarios.

Combinacin o mixtos.- Aplicacin de las dos anteriores.

Automatizacin.
Introducir nuevas tecnologas de comunicacin e informacin que ayudan a reducir
tiempos y espacios.
Tercializacin
Mecanismo por el cual se apoyan a otros procesos, no es otra cosa que un apoyo
de personas externas a la organizacin.

1.7 OBSTCULOS Y LIMITACIONES

Los obstculos y las limitaciones son el orden del da en las organizaciones en
especial para las unidades de sistemas entre las que podemos mencionar.
1.
2.
3.

Carencia de un programa general de Organizacin Y mtodos.

Poca predisposicin de los ejecutivos.
Escases de personal idneo o calificado en programas de mejoramiento de
procesos.

4. La resistencia al cambio, este punto es el ms perjudicial en las organizaciones ya

que la gente que desconoce su propsito, no quiere, no puede y no conoce.
5.

La falta de recursos econmicos, tecnolgicos y humanos.

1.7.1

LA RESISTENCIA AL CAMBIO

El trabajo diferente que deben realizar los empleados de una organizacin,

permite una resistencia muy grande en la empresa, existiendo 3 factores.
1. Social.
2. Econmico.
3. Cultural.
Generando limitantes que ayudan a:

1.
Explicar a los
directivos

de la

organizacin.
2. Reformar los programas o software en las diferentes organizaciones en base a la
capacitacin.
3.
Realizar un diseo de los propsitos y procesos.
4.
Organizar equipos de trabajo cuyo diagnostico se representa de la siguiente
manera.

Para el anlisis las empresas deben generar tres estados el antes, el durante y el
despus.

Antes a corto plazo.

Durante mediano plazo.
Despus largo plazo.

Este proceso va a tener una secuencia y tcnicas inmensas como el cuestionario,

entrevistas e investigacin.
CUESTIONARIO.- Se le conoce como una encuesta
PASOS.
1.- Observar las necesidades que

tiene.
Qu es encuesta?
Son un banco de preguntas con sesgo cerrado cuyo objetivo es ayudar a dar
solucin a un posible problema.
Qu es la entrevista?
Es un conversatorio.
ORGANIZACIN DE LA INFORMACION
La informacin debe ser organizada bajo tres parmetros.
Narrativa.- informes.
Grafica.- en base a flujo gramas.
Mixta.- verificacin de los dos dando paso al surgimiento de anlisis.
El anlisis debe ser rpido, conciso y consignarse por escrito como medio de un
respaldo de su trabajo.
PRESENTACION DEL INFORME
El informe se presenta bajo tres parmetros o esquemas.
En forma scrita:
1.- Tema.
2.- Introduccin.
3.- Objetivo general de la interrogacin.
4.- Desarrollo (Desarrollo directo e indirecto).
(Encuestas (v, f) o (s, n)).
(Entrevistas).
(Anlisis).
(Tabulacin de datos (suma de datos)).
5.-Analisis de la informacin.
6.- Conclusin.
7.- Recomendacin.
8.-Hoja de anexos.
IMPLANTACION DE LAS RECOMENDACIONES

1.
2.
3.
4.
5.

Para implementar las recomendaciones es necesario tener en cuenta los

siguientes parmetros.
Prueba piloto.
Difusin de las recomendaciones.
Personal idneo.
Preparacin de materiales.
Cronograma.
Dando paso al surgimiento de evaluaciones.
EVALUACION.- Es una comprobacin o una aseveracin dada.
IMPORTANCIA.- El analista de sistemas debe conocer las deficiencias y
dificultades que presenta un sistema es decir los procesos que genera este
durante la ejecucin de procesos en si cuyas caractersticas son:
Flexibilidad, Temporabilidad, Creatividad y Continuidad

1.8 CARACTERSTICAS
MTODOS

DE LOS ANLISIS DE

ORGANIZACIN

La informacin sobre la actividad

administrativa de la dependencia o
unidad orgnica de la que se trate, se
recopila, analiza y prepara como
informe en el cual se deben formular
propuestas, ventajas y desventajas de
las
medidas
de
mejoramiento
administrativo ms viables de acuerdo
con la estimacin de costos y
presupuestos
de
los
recursos
humanos, financieros y materiales.
Para poder realizar dichos anlisis se
deben seguir diversos pasos:
1. Conocer el hecho o la situacin
que se analiza.
2. Describir tal hecho o situacin.
3. Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos.
4. Examinarlo crticamente y comprender cada elemento o componente del
hecho especfico en estudio.

5. Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificacin elegido,

haciendo comparaciones y buscando analogas.
6. Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en cuenta
los fenmenos administrativos y el departamento donde se trabaja.
7. Clasificar la informacin por reas: objetivos, estructura, normas y polticas
administrativas, funciones y operaciones, equipo y ambiente laboral.
Es importante saber las caractersticas que distinguen a los anlisis de un
sistema de Organizacin y mtodos, las cuales se denotan as:
a. Eliminacin: Es la supresin de un sistema de trabajo, la eliminacin de
procedimientos o de pasos dentro de un proceso.
b. Adicin: Introducir nuevos sistemas o programas.
c. Combinacin: Combinar el orden de las operaciones de un procedimiento
que considere los factores.
d. Modificacin: Cambios en los procedimientos o las operaciones,
modificadores en las formas, registros e informes.
e. Simplificacin: Introduccin de mejoras en los mtodos de trabajo
mediante el anlisis de las operaciones de un procedimiento.
f. Series de Tiempo: Interpretacin de las variaciones en los volmenes de
hechos, costos, produccin, etc., en perodos iguales y subdivididos en
unidades homogneas de tiempo.
g. Correlacin: Determinar el grado de influencia entre dos o ms variables.
Una variable puede ser estimada si el valor de otra variable es conocido.
h. Muestreo: A travs del uso de varios diseos, el muestreo hace posible las
inferencias acerca de las caractersticas del personal.
i. PERT (Tcnica para la Revisin y Evaluacin de Programas): La
planeacin y control de un conjunto complejo de actividades, funciones y
relaciones. Incluyen: la cadena de eventos y actividades, asignacin de
recursos, etc.
j. Programacin lineal: Para asignar los recursos incluyendo una funcin
objetiva, a travs de la eleccin entre varias alternativas y sistemas cuyos
elementos tienen valores para adquisicin, durabilidad, utilizacin en
diversas etapas.
k. Simulacin: Usada para imitar una operacin antes de su ejecucin real,
para as proporcionar datos aproximados que permiten tomar decisiones,
haciendo grupos complejos de variables.
l. Teoras: Existen, en los anlisis de Organizacin y Mtodos, diversas
teoras que caracterizan a su dependencia o a las etapas por las que est
desarrollndose, stas se dividen as:

Lnea de espera: Es para determinar el nmero ptimo de estaciones

de servicio, y la mayora de los modelos suponen una distribucin
especfica de las llegadas y el tiempo.
Decisiones: Seleccionar el mejor curso de accin cuando la
informacin se da en forma probable para el desarrollo sistemtico
del anlisis1.
Juegos: Es para determinar la estrategia ptima en una situacin de
competencia, y aplicar en problemas de productividad hacindose
responsables pero conociendo las reglas.

1.9 UBICACIN

DENTRO DE LA EMPRESA :

Ya est definido que la funcin nica de Organizacin y Mtodos

corresponde a aconsejar, aunque a veces resulte inefectiva o que goce de un
fuerte respaldo y tenga acceso a muchas fuentes de autoridad, dando como
resultado que la unidad de Organizacin y Mtodos pueda situarse en diferentes
lugares en la estructura administrativa de una empresa.
Esta puede ubicarse en los departamentos de presupuestos y finanzas, de
personal o de secretara. Lo que se deriva por establecer estos programas en
oficinas o departamentos claves en el corazn de la administracin como un
instrumento efectivo para su mejoramiento.
La ubicacin de Organizacin y Mtodos en los organismos de la
administracin es muy variada y depende del tipo de relaciones y las funciones
que se le asignen y del tipo de organismo implicado 2. Los documentos oficiales
recomiendan que el sistema de organizacin y mtodos dependan de la misma
autoridad del organismo al cual sirven. Sin embargo, las podemos localizar de
diferentes formas, es decir, de acuerdo a las funciones que realicen en la empresa
u organismo.
a) Ubicacin segn la funcin de asesora:
Si se le asigna funciones asesoras deben ubicarse en el mximo nivel
jerrquico o mximo nivel de decisin, pero pueden situarse en otro nivel
jerrquico. Existen dos casos

1 Joseph, L. Bases esenciales de la Administracin Pg. 42

2 Quiroga, G. Organizacin y Mtodos en la Administracin Pblica Pg. 70

En una secretara, donde dependa directamente del secretario, del

subsecretario y de un gerente.

Secretara

Organizaci
n y Mtodos
Subsecretar
a
Organizaci
n y Mtodos

Gerencia

En una administracin descentralizada, donde puede depender

directamente del director o gerente general y del subdirector o subgerente
general.

Direccin General
Organizacin y Mtodos

Subdireccin General
Organizacin y Mtodos

Subdireccin
A

Subdireccin
B

Subdireccin
C

La necesidad de crear una unidad de asesoramiento surge, cuando un

directivo reconoce que la estructura administrativa que dirige no responde en un
momento determinado al desarrollo y evolucin de las actividades administrativas.
Al no poder detectar personalmente las causas de dicho desfase, decide aumentar
su capacidad directiva y crea una unidad orgnica asesora.
Realizndose mediante la recoleccin de una serie de datos que le permiten
conocer la situacin como una fase de diagnstico y considerar los cambios para
una mejora del sistema de actuacin administrativa como una fase de diseo.
b) Ubicacin segn la funcin de apoyo administrativo:
Es aquella que permite a los rganos administrativos cumplir con sus
acciones sustantivas y que agrupa las tareas de programacin, presupuestos,
informacin, administracin de recursos humanos y materiales y control.
Se puede ubicar el sistema de Organizacin y Mtodos a nivel lineal,
dependiendo de un rgano de lnea pero con autoridad funcional sobre las
unidades orgnicas de la dependencia para el caso especfico y especial del
apoyo administrativo en Organizacin y Mtodos.
Puedes ser una direccin general, departamento y oficina, con funciones de
apoyo administrativo, auxiliadas por pequeas unidades de diagnstico y

proyectos ubicados en las reas que dada su importancia o dimensin las

requiera.

Secretara

Subdireccin
A

Subdireccin
B

Direccin General de O. y M.

- Ubicacin de la Unidad de Organizacin y Mtodos

como direccin general en una Secretara

Secretara

Subsecretara
A

Subsecretara Direccin de Planeacin administrativa

B

Departamento de
O. y M.

- Ubicacin del departamento de Organizacin y Mtodos en una secretara

Direccin General

Subdireccin General

Subdireccin
administrativa

Subdireccin
A

Departamento
Departamento de administracin

de personal
Oficina de
O. y M.

Departamento

jurdico

Oficina de
O. y M.

- Ubicacin de las oficinas de Organizacin y Mtodos en una paraestatal

c) Ubicacin segn la funcin de los proyectos:

La organizacin por programas o proyectos es la ms resultante del

desarrollo de las relaciones horizontales dentro las organizaciones.
La organizacin por proyectos se caracteriza porque constituye una
organizacin orgnico ajustable y flexible, identificndose como una estructura
horizontal diagonal. Es una combinacin de la relacin de coordinacin y del
mando especializado, pero tambin puede considerarse como una vinculacin
entre la estructura programtica, cuando se aplica el presupuesto por programas,
cuya base son los proyectos y la organizacin.

Secretara

Subsecretara A

Subsecretara B
O. y M.

Proyecto 1

Proyecto 1

- Ubicacin de las unidades de Organizacin y Mtodos en una secretara.

Direccin General
Organizacin y
Mtodos

Subdireccin A

Subdireccin B

Proyecto 1

Proyecto 1

Subdireccin C

Proyecto 1

- Ubicacin de las U.O.M. en una paraestatal, cuando dependen de la

direccin.

Existen dos enfoque para administrar los proyectos de Organizacin y Mtodos3

El primero se refiere a que el administrador del proyecto sea asesor directo, lo que
ubica al ms alto nivel con una relacin de asesora en el organograma.
El segundo se refiere a que el administrador del proyecto detente autoridad sobre
todas las actividades del proyecto hasta su trmino y los funcionarios de lnea conserven
su autoridad lineal original.
En el coexisten dos flujos de autoridad: el flujo vertical de autoridad que emana de los
distintos administradores funcionales y el flujo horizontal de la autoridad al proyecto4

3 Ob. Cit. Pg. 84

4 Ob. Cit. Pg. 92