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6.1 Herramientas ofimticas.

El trmino ofimtica se refiere a todas las herramientas y los mtodos que se

aplican a las actividades de oficina que posibilitan el procesamiento
computarizado de datos escritos, visuales y sonoros.
Tiene como objetivo proporcionar elementos que posibiliten la simplificacin,
mejora y automatizacin de la organizacin de las actividades de una compaa o
grupo de personas (gestin de datos administrativos, sincronizacin de reuniones,
etc.).
Teniendo en cuenta que hoy en da las organizaciones de compaas requieren un
mayor grado de comunicacin, la ofimtica ya no se limita solamente a capturar
documentos manuscritos. En especial, tambin incluye las siguientes actividades:

Intercambio de informacin.
Gestin de documentos administrativos.
Tratamiento de datos numricos.
Planificacin de reuniones y administracin de cronogramas de trabajo.

6.2 Compartir archivos, carpetas y documentos a travs de

internet.
Existe una gran variedad de servicios en la web que nos ayudan a enviar y
compartir archivos y documentos con otras personas. Aunque si bien es cierto que
hay algunas implicaciones que pueden obstaculizar este proceso (crearse una
cuenta en esa pgina o pagar por su uso), sabemos que contamos con cientos de
posibilidades, de entre ellas las principales son:
Skype. Puedes enviar archivos por Internet a varios
contactos durante una llamada, un video llamado o
llamada grupal y en un mensaje instantneo.

una

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Gmail. El servicio de correo electrnico de Google te

permite enviar y recibir archivos de todo tipo a tus contactos
y personas que an no tengas agregadas.
OneDrive. Aunque su objetivo de uso tiene la finalidad de almacenar
informacin, tambin es posible compartir archivos y videos en esta plataforma
que al igual que Gmail, pertenece a Google.

Outlook. Este es un servicio de correo electrnico al

igual que Gmail, por lo tanto las funciones vienen
siendo parecidas en cuanto a poder enviar y recibir
archivos, as que no se necesita ms que estar
registrado con una cuenta.
Facebook. Adems de ser una red social, en el chat de Facebook podemos
enviar y compartir archivos, fotos, videos y presentaciones, aunque a
menudo el servicio puede fallar.
PlusTransfer. Es una interesante herramienta con la cual poder enviar ficheros
de hasta 2,1 Gb de manera totalmente gratuita, sin necesidad de registro ni
formularios. Quiz, lo ms interesante sea la excelente velocidad
de carga de los archivos, su usabilidad y el uso ilimitado del
servicio.

Dropbox. Se usa para sincronizar archivos, pero tambin

se puede usar para muchas otras cosas, de entre ellas subir
archivos y compartirlos con tus amigos en un enlace privado que solo ellos
puedan ver.
MediaFire. Es una plataforma de archivos de registro gratuito. Slo
comparte la pgina web que permite el intercambio de archivos de hasta
100 MB de tamao. Hay opciones para actualizar de una mayor capacidad
de almacenamiento. Tendrs 10 GB disponibles con la cuenta gratuita y
estar libre de publicidad.

6.3 Conferencias sobre internet.

Se trata de herramientas en internet que permiten a las personas de pequeas y
grandes empresas conectarse con una gran variedad de audiencias de forma
rpida y con un menor costo que si tuvieran que reunirse a travs de las rutas
tradicionales. Es una forma para los trabajadores de ahorrar tiempo y dinero,
adems de evitar la necesidad de reunirse en persona. Lo que se necesita para
realizar una videoconferencia o video llamada es:
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Tener acceso a internet.

Dispositivo (computadora, tablet, celular).
Cmara web.
Micrfono.

Ahora bien, ya que se cuenta con estos requisitos indispensables aqu se

mencionan algunas de las herramientas que nos ayudarn a iniciar este proceso:
Skype. Como se mencion antes, con este software adems de enviar archivos
la caracterstica principal de Skype es que a travs de l podemos realizar
llamadas, mensajes y video llamadas tanto individuales como grupales de
forma gratuita.
GotoMeeting. Permite a los clientes un perodo de prueba de 30 das. El
software tiene varias opciones diferentes para que los usuarios elijan entre:
GoToMeeting tradicional que permite la colaboracin en grupos pequeos y
demostraciones instantneas en lnea, mientras que GoToWebinar permite a los
usuarios el presentar a grandes grupos en lnea, ejecuta sondeos y encuestas
Q&A.
Mikogo. Similar a GoToMeeting, Mikogo tambin permite
conferencias por internet para grupos de 10 o menos o
seminarios que llegan a cientos. Es el mismo software, pero
permite hacer configuracin diferente a los usuarios de
Mikogo para que se adapte a sus necesidades inmediatas.
Durante la conferencia en lnea, los usuarios tambin
pueden aprovechar las herramientas de intercambio de archivos, pizarras,
mensajes instantneos y el acceso al uso compartido de escritorio. Mikogo
tambin permite a los clientes grabar seminarios web, para ser utilizado como
videos de instruccin o ser ofrecido a los asistentes inscritos que no pudieron
asistir a la conferencia.
MegaMeeting. La ventaja de MegaMeeting es que hacen la eleccin de un
simple paquete. La empresa ofrece tres planes que van desde Webinar a
Profesional y a Empresa, en funcin de las necesidades del negocio. Aquellos en
busca de software de Webinars deberan sopesar todas las opciones ya que
webinars nicamente abastece a las empresas que desean llevar a cabo un
entrenamiento en lnea, seminarios y demostraciones de productos. Su paquete
profesional se adapta mejor a las necesidades tradicionales de las conferencias
web donde los dueos de pequeos negocios deben atender "cara a cara " con
los clientes, clientes potenciales, empleados, colegas y proveedores. Las
pequeas empresas que buscan un mayor control debera optar por la
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Empresa, que le permite ejecutar la conferencia

desde su propio servidor, este paquete tambin es
ideal para las pequeas empresas que se centran
en la creacin de un elemento de marca a travs
de conferencias web.

Adobe Connect. Permite reuniones web, que van desde la pantalla compartida
hasta la colaboracin. Cuenta con una interfaz simplificada que crea una mejor
experiencia de usuario, permite realzar el control de audio/vdeo, dirige a los
asistentes y de forma inteligente optimizando el uso de la pantalla sin afectar a
otros usuarios. La ventaja de Adobe Connect incluye una oferta de funciones
avanzadas de chat, escritura de notas, Q & A, uso de pizarra compartida y
contrasea protegida de salas de reuniones.

GlobalMeet. Ms propietarios de pequeas

empresas que cuidan el presupuesto tambin pueden visitar
GlobalMeet, que ofrece las funciones bsicas de las
conferencias por internet desde $39/mes e incluye una versin
de prueba gratuita.
Para qu nos sirven estos programas en el rea de psicologa?
El uso de estas herramientas facilita que los psiclogos y estudiantes de
psicologa tengan que trasladarse a grandes distancias para tomar cursos o
conferencias sobre su especialidad y as evitar prdidas de tiempo o dinero por
cualquier cuestin. Adems de que cuentan con gran variedad de implementos
para un mejor uso, permiten poder expandir conocimientos sobre un tema en
especfico.

6.4 Archivos de audio podcast.

Un podcast es un archivo de audio gratuito, que puedes descargar y or en tu
ordenador o en un reproductor MP3, como un iPod. Los archivos se distribuyen
mediante un archivo RSS, por lo que permite subscribirse y utilizar un programa
para descargarlo y escucharlo cuando el usuario quiera. Los Podcasts fueron
pensados originalmente como versiones audio de blogs, pero ya no es as. Sitios
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web como ESPN, la BBC, Newsweek, presentadores de noticias y mucha otra

gente conocida tienen podcasts disponibles para descargar. Los podcasts pueden
incluir desde charlas, tutoriales y msica, hasta cualquier otro contenido en audio.
Podcasting es el acto de distribuir los podcasts o archivos audio en Internet. Es el
proceso de crear una grabacin de audio y hacerla disponible en formato MP3 va
RSS.

6.5 Bitcoras-Wikis.
Los blogs, weblogs o bitcoras son el fenmeno de mayor actualidad en la Red,
son sitios web donde se recopilan cronolgicamente mensajes de uno o varios
autores sobre una determinada temtica. Puede tratarse de un diario ntimo, un
diario comunitario, de actualidad o un diario de clase en los que su autor publica
artculos que pueden contener texto, imgenes, vdeos, sonidos, etc. Hay blogs
para todos los gustos y sobre todos los temas, y lo ms importante es que
cualquiera puede publicar uno.

Desde un punto de vista estructural, un blog consiste en una serie de artculos

(tambin llamados entradas o posts) clasificados por fechas. El artculo ms
reciente es el primero de la lista. Adems de los artculos la mayora de los blogs
aportan funciones adicionales como clasificacin de los artculos por categoras,
buscador de contenidos, soporte multiusuario (varios autores pueden publicar
artculos en el blog), generacin de RSS para la sindicacin de contenidos, gestin
de comentarios, etc. Un Wiki (del hawaiano wiki wiki, rpido) es un sitio web
colaborativo que puede ser editado por varios usuarios. Los usuarios de una wiki
pueden as crear, editar, borrar o modificar el contenido de una pgina web, de
una forma interactiva, fcil y rpida; dichas facilidades hacen de una wiki una
herramienta efectiva para la escritura colaborativa.
Diferencias entre un sitio web y un blog
La facilidad con que se aaden contenidos a los blogs. El autor no necesita
ningn conocimiento tcnico y la elaboracin de los artculos y su publicacin
es cuestin de minutos.
El trabajo en colaboracin. Un blog puede ser personal, pero a menudo son
varios los autores que colaboran, sin contar los comentarios a los artculos

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publicados. Tambin es habitual encontrar muchos enlaces entre blogs,

formando una autntica comunidad: la Blogosfera.
La frecuencia de actualizacin: debido a los dos factores anteriores: facilidad y
colaboracin; los blogs suelen actualizarse muy frecuentemente, algunos varias
veces al da.
En su contra, est su estructura rgida. Basada en la publicacin cronolgica de
artculos.
6.6 Calendarios electrnicos.
Un calendario electrnico es un programa de cmputo que permite a los usuarios
utilizar versiones electrnicas de herramientas de oficina diversas tales como un
calendario, una agenda, un directorio telefnico y una lista de contactos. Estas
herramientas son una extensin de muchas de las caractersticas que ofrecen los
programas para la administracin del tiempo, tales como los paquetes de
accesorio para escritorio y los sistemas centrales automatizados de oficina. Estos
dispositivos verifican, de manera automtica, el calendario electrnico de los
miembros de un equipo, abren ventanas de tiempo, proponen horarios
alternativos para las reuniones, programan las juntas y hacen citas y
avisan/recuerdan a los participantes a travs de mensajes de correo electrnico.
6.7 Sistemas de administracin de proyectos.
El software de administracin de proyectos es un trmino utilizado en la ingeniera
de software que cubre varios tipos de software, entre ellos el utilizado para la
planificacin de proyectos, manejo y control de presupuesto, asignacin de
recursos, software para colaboracin, software para comunicacin, manejo de la
calidad y documentacin o administracin de sistemas, los cuales son usados
para manejar la complejidad que conlleva un proyecto grande.
Principales actividades de un software para manejo de proyectos:
Planificacin.
Clculo del camino crtico.
Provisin de la informacin.
Tipos de aplicaciones
especializadas:

de

Software

con

herramientas

De escritorio:

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El software de administracin de proyectos se puede poner en ejecucin como

programa que funcione en el escritorio de cada usuario. Este proporciona,
tradicionalmente, una sencilla y fcil de utilizar interfaz grfica de usuario.
Las aplicaciones de escritorio almacenan tradicionalmente sus datos en un
archivo, aunque algunos tienen la capacidad de colaborar con otros usuarios, o
almacenar sus datos en una base de datos central. Los primeros pueden funcionar
en un ambiente heterogneo de sistemas operativos mltiples, aunque esto no es
lo normal. Muchos de estos programas funcionan solamente en un sistema
operativo, tpicamente Microsoft Windows o GNU/Linux.
El software de la administracin de proyectos se puede poner en ejecucin con
una Aplicacin Web, accediendo a travs de una Intranet o de una Extranet
usando un web browser. Esto tiene varias ventajas y desventajas de aplicaciones
web:
Se puede acceder desde cualquier tipo de computadora sin la instalacin de
software.
Facilidad del control de acceso.
Naturalmente multiusuario.
Solamente una instalacin/versin de software para mantener.
Originalmente es ms lento para responder que las aplicaciones de
escritorio.
Capacidad grfica ms limitada que las aplicaciones de escritorios.

Personal
Una aplicacin personal para la administracin de proyectos es aquella usada en
los hogares para manejar proyectos caseros. Son bastante parecidos a los
sistemas de un solo usuario, aunque el software personal de la administracin de
proyectos utiliza interfaces ms simples.
De un solo usuario
Un sistema de un solo usuario se programa suponiendo que solamente una
persona necesitar corregir el plan del proyecto en cada instante. Esto puede ser
de utilidad en compaas pequeas, o en aquellas donde solamente algunas
personas estn implicadas en la planificacin desde arriba hasta abajo del
proyecto. Las aplicaciones de escritorio caen generalmente dentro de esta
categora.
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De colaboracin
Un sistema de colaboracin se disea para apoyar a usuarios mltiples que
pueden modificar diversas secciones del plan en cualquier instante, por ejemplo,
poniendo al da las reas de las cuales ellos son responsables personalmente de
tal manera que esas modificaciones quedan integradas dentro del plan general.
Usuarios o corporativos
Existen tambin software o herramientas informticas que centralizan la
informacin encontrada en los proyectos que realiza la empresa, siendo en
definitiva una Oficina de Administracin y Control de Proyectos (PMO), pero
virtual, y en ella los ejecutivos deben Planificar, administrar, gestionar y controlar
los proyectos, lo que les permite de manera constante conocer la situacin real de
cada proyecto, controlando los avances, la documentacin pertinente, las tareas y
subtareas desarrolladas, los costos relacionados, coordinando acciones y
procesos, todo ello de manera remota, activa y sin mayores costos para la
organizacin.
Integrado
Un sistema integrado combina la administracin de proyectos o el planeamiento
del proyecto, con muchos otros aspectos de la vida de la compaa. Por ejemplo,
los proyectos de PHProjekt utilizan seguimiento de errores asignando resultados a
cada proyecto, de manera que la lista de los clientes del proyecto se convierte en
un mdulo de la administracin de la relacin del cliente, y cada persona en el
plan del proyecto hace sus propias listas de tarea, calendarios, y funcionalidad de
la mensajera asociados a sus proyectos.
De manera similar, las herramientas especializadas como Source Forge integran
software de la gerencia de proyecto con software del control de la fuente (CVS) y
software de seguimiento de errores, para poder integrar cada parte de la
informacin en el mismo sistema.
Herramientas no especializadas
Mientras que el software especializado puede ser comn, y promovido
rigurosamente por cada vendedor, hay una gama extensa de otras herramientas
del software (y no-software) usadas para planear e implementar proyectos de
software
Ejemplos de software de administracin de proyectos:

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Bitbucket, Bizagi, Intecplan, Merln Software, Microsoft Project, Planner, PRINCE2,

PRISM, Sciforma, TaurusWebs, Track+, Transparent Business, Tryton, WorkPLAN.

6.8 Sistemas de Flujo de Datos.

Un sistema que define, crea y gestiona la ejecucin de flujos de trabajo a travs
del uso del software, participando en uno o ms de los motores del flujo de
trabajo, que es capaz de interpretar el proceso de definicin, interactuar con los
participantes de flujos de trabajo y, donde se requiere, recurrir al uso de
herramientas y aplicaciones IT.
Usos:
Un Sistema de Gestin de Flujos consta de componentes de software para
almacenar e interpretar definiciones del proceso, crear y dirigir los ejemplos de
flujos de trabajo como son ejecutados, y controlar su interaccin con los
participantes de flujos de trabajo y las aplicaciones.
Sistemas
parecidos
tambin
proporcionan
tpicamente
funciones
administrativas y de supervisin, por ejemplo para permitir reasignaciones del
trabajo o aumentos, revisar y gestionar informacin en el sistema en su
totalidad o referente a ejemplos del proceso individual.
6.9 Sistema de Soporte de Redes Sociales.
Software colaborativo o groupware se refiere al conjunto de programas
informticos que integran el trabajo en un slo proyecto, con muchos usuarios
concurrentes, que se encuentran en diversas estaciones de trabajo, conectadas a
travs de una red (internet o intranet).
En su funcin ms bsica,
responder a problemas que
lugar ocurran. Carstensen
generales que realizan los
movimiento.

las organizaciones establecen equipos tanto para

hayan ocurrido como para prevenir que en primer
y Schmidt (1993)2 exponen cuatro actividades
equipos: recomendar, hacer, inventar o poner en

Es una herramienta tecnolgica muy til

integrar nuestros conocimientos tericos
grupos y las organizaciones tienen que
rpidos que traen las nuevas tecnologas,

en nuestros tiempos ya que podemos

con la tecnologa. Cada vez ms los
adaptar sus procesos a los cambios
las nuevas demandas del cliente, o los

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nuevos competidores. Como alternativa, muchas organizaciones utilizan sistemas

de ayuda a las comunicaciones o Groupware para apoyar sus procesos
rpidamente cambiantes y no rutinarios. Pero estos sistemas requieren
tpicamente que los usuarios realicen mucho trabajo por ellos mismos para no
perder de vista y entender los procesos en curso.

Para realizar una buena presentacin en power point:

No debe llevar demasiadas animaciones porque eso podra ser un distractor.

Resaltar los ttulos.
La letra no debe ser muy chica.
Para presentar las diapositivas: de manera automtica (cuando le pones el
tiempo a cada diapositiva para que cambie) y de manera no automtica
(cuando le tienes que dar clic para que cada diapositiva se pase).
Es bueno que lleve un audio la presentacin para darle una caracterstica
ms profesional.
Aadir hipervnculos.
Nmero de la diapositiva.
En una diapositiva no debe verse puras maysculas.
Cada texto se debe justificar.
Otra buena opcin es insertar una grfica sobre el tema a tratar (en caso de
que se requiera).
Las presentaciones normalmente las saturamos de informacin y en
realidad no debemos llenarla de tanto contenido ya que da la impresin de
que es aburrido.

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Es bueno aadir imgenes aunque tampoco se debe exagerar en ese punto.

Se debe combinar el contenido del texto con imgenes para que sea
dinmico.
Cada presentacin depender del tipo de pblico al cual se vaya a
proyectar, por ejemplo, si vas a drsela a nios es bueno tener ms
imgenes que texto.
Aadir siempre una hoja de presentacin donde incluyas los datos del
nombre de la institucin, el tema, tu nombre, si lleva algn logo tambin
incluirlo.
Insertar animaciones y sonido.

Wiki creada en equipo:

Mara Jos Hernndez Rincn.

Karina Moguel Galn.
Pamela Celis Cruz.

Link de la wiki: http://materiadecompu.wikispaces.com/Sistema+de+Administraci

%C3%B3n+de+Poyectos
Link de mi Blog:
http://compumajo.blogspot.mx/

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