Sunteți pe pagina 1din 175

KEME-Contabilidad 3.

0
MANUAL DEL USUARIO

Jos Manuel Dez Botella

KEME-Contabilidad 3.0MANUAL DEL USUARIO


por Jos Manuel Dez Botella

Copyright (c) 2016 Jos Manuel Dez Botella, bajo licencia Creative Commons de tipo Reconocimiento-No Comercial (by-nc): Se permite la
generacin de obras derivadas siempre que no se haga un uso comercial. Tampoco se puede utilizar la obra original con finalidades comerciales.

Tabla de contenidos
1. Introduccin ...........................................................................................................................................1
2. Requerimientos ......................................................................................................................................3
3. Algunas notas sobre PostgreSQL, MySQL, y SQLITE......................................................................4
4. Observaciones en torno al punto y a la coma decimal........................................................................6
5. Instalacin ..............................................................................................................................................8
5.1. Trabajando con SQLITE .............................................................................................................8
5.2. Comprobacin del entorno PostgreSQL operativo bajo Linux...................................................8
5.3. Instalacin de Postgresql bajo Windows.....................................................................................9
5.4. Configuracin de MySQL .........................................................................................................10
5.5. Notas para la versin MySQL bajo Windows...........................................................................11
5.6. El paquete Latex........................................................................................................................11
5.7. El paquete Latex bajo Windows................................................................................................11
5.8. Instalacin de KEME-Contabilidad ..........................................................................................11
6. Ejecucin de KEME-Contabilidad ....................................................................................................13
7. La empresa de ejemplo bajo SQLITE ...............................................................................................14
8. Cargar la empresa de ejemplo en los gestores de bases de datos PostgreSQL o MySQL.............15
9. Edicin y alta de empresas..................................................................................................................17
9.1. Dar de alta nuevas empresas .....................................................................................................17
9.2. Configuracin de empresa.........................................................................................................18
9.3. Copiar empresa .........................................................................................................................21
9.4. Notas de empresa ......................................................................................................................21
10. Ejercicios contables ...........................................................................................................................22
11. Cambio de conexin de base de datos ..............................................................................................24
12. Deshabilitar/habilitar periodos.........................................................................................................25
13. Interaccin del usuario con la pantalla principal ...........................................................................26
13.1. Imprimir el libro diario ...........................................................................................................26
13.2. Diario resumen ........................................................................................................................27
13.3. Refrescar diario .......................................................................................................................27
13.4. Filtrar el diario ........................................................................................................................27
13.5. Operaciones con el portapapeles.............................................................................................28
14. Edicin del plan contable ..................................................................................................................29
15. Editar tipos de vencimientos.............................................................................................................32
16. Bloquear cuentas................................................................................................................................33
17. Exportar el Plan de Contabilidad ....................................................................................................34
18. Importar plan.....................................................................................................................................35
19. Editar e introducir conceptos de cargo/abono del diario...............................................................36
20. Edicin y alta de tipos de diario .......................................................................................................37
21. Introducir nuevos asientos ................................................................................................................38
21.1. Bsqueda de subcuentas en la tabla de edicin de asientos ....................................................38
21.2. Dar de alta nuevas cuentas auxiliares desde la tabla de edicin de asientos...........................39
21.3. Conceptos de cargo/abono. .....................................................................................................40
21.4. Apuntes de IVA .......................................................................................................................40

iii

21.4.1. Apuntes de IVA soportado..........................................................................................41


21.4.2. Apuntes de IVA repercutido .......................................................................................41
21.4.3. Adquisiciones intracomunitarias de bienes/servicios y otras operaciones de inversin
del sujeto pasivo............................................................................................................42
21.4.4. Entregas intracomunitarias de bienes .........................................................................43
21.4.5. Registrar operaciones de IVA exento/no sujetas en los libros de facturas..................44
21.5. Pasar apuntes a espera.............................................................................................................44
21.6. Editar cdigos de imputacin..................................................................................................45
21.7. Pegar informacin ...................................................................................................................45
21.8. Consulta de mayor desde la tabla de edicin de asientos .......................................................45
21.9. Copiar documento en cada lnea .............................................................................................46
21.10. Eleccin de tipos de diario ....................................................................................................46
22. Registros de IVA con generacin automtica de asientos ..............................................................47
23. Edicin de asientos.............................................................................................................................49
24. Borrar asientos...................................................................................................................................50
25. El libro mayor ....................................................................................................................................51
25.1. Consultar el libro mayor de una cuenta ..................................................................................51
25.2. Imprimir el libro mayor...........................................................................................................52
26. Consultas de acumulados de cuenta por mes ..................................................................................53
27. Volumen de operaciones con terceras personas ..............................................................................55
28. El balance de sumas y saldos ............................................................................................................56
29. Conciliacin de cuentas .....................................................................................................................58
29.1. Alta y edicin de conceptos de diferencias de conciliacin....................................................58
29.2. Conciliacin de cuentas manual..............................................................................................58
29.3. Conciliacin bancaria sobre informacin importada conforme al cuaderno 43 de la AEB....60
29.3.1. Importar Cuaderno 43.................................................................................................61
29.3.2. Contabilizacin automtica vencimientos a partir de Cuaderno 43 importado..........61
29.3.3. Conciliacin de la cuenta importada ..........................................................................61
29.3.4. Borrar informacin importada....................................................................................62
30. La contabilidad analtica...................................................................................................................63
30.1. Composicin de los cdigos de imputacin............................................................................63
30.2. Operaciones de consulta..........................................................................................................63
31. Procesado de retenciones...................................................................................................................64
32. Gestin de vencimientos ....................................................................................................................65
32.1. Asignar vencimientos directamente a partir del diario ...........................................................65
32.2. Domiciliaciones ......................................................................................................................66
32.2.1. Dar de alta tipos de vencimiento ................................................................................66
32.2.2. Edicin de cuentas auxiliares .....................................................................................66
32.2.3. Introduccin de asientos .............................................................................................67
32.2.4. Generar domiciliaciones bancarias.............................................................................68
32.3. Asignar vencimientos a partidas pendientes ...........................................................................69
32.4. Procesar vencimientos.............................................................................................................70
32.5. Gestin de apuntes anulados para vencimientos.....................................................................72

iv

33. El Impuesto sobre el Valor Aadido ................................................................................................74


33.1. Tipos de IVA ...........................................................................................................................74
33.2. Libro de Facturas Emitidas .....................................................................................................74
33.3. Libro de Facturas Recibidas....................................................................................................75
33.4. Consulta de liquidacin de IVA ..............................................................................................75
33.5. Critero del rgimen de caja en IVA.........................................................................................76
33.6. Modelo 347 .............................................................................................................................79
33.7. Modelo 349 .............................................................................................................................79
33.8. Modelo 340 .............................................................................................................................80
34. Amortizaciones...................................................................................................................................81
34.1. El Plan de Amortizaciones ......................................................................................................81
34.2. Asientos de amortizaciones.....................................................................................................83
34.3. Diferencias en base imponible del Impuesto sobre Sociedades..............................................83
34.4. Historial de diferencias por activo ..........................................................................................84
35. Importar datos ...................................................................................................................................85
35.1. Importar plan de cuentas .........................................................................................................85
35.2. Importar datos del diario .........................................................................................................87
36. El generador de estados contables....................................................................................................90
36.1. Frmulas..................................................................................................................................90
36.1.1. Operadores vlidos .....................................................................................................90
36.1.2. Saldos de cuentas........................................................................................................90
36.1.3. Presupuestos de cuentas .............................................................................................91
36.1.4. Informacin de contabilidad analtica ........................................................................91
36.1.5. Apartados del documento contable ............................................................................91
36.1.6. Cantidades numricas.................................................................................................91
36.1.7. Restringir a cantidades positivas ................................................................................91
36.2. Pantalla principal del generador de estados contables ............................................................92
36.3. Editando la primera y segunda parte del estado contable .......................................................93
36.4. Clculo y consulta de estados contables .................................................................................95
37. Estado de Cambio Patrimonio Neto PYMES..................................................................................98
37.1. Ventana de edicin Estado de Cambios en el Patrimonio Neto ..............................................98
37.2. Asignar concepto.....................................................................................................................98
38. Presupuestos .......................................................................................................................................99
38.1. Editar presupuesto...................................................................................................................99
38.2. Anlisis previsiones - realizaciones ......................................................................................100
39. Confeccin de libros contables .......................................................................................................102
39.1. Agrupar ficheros en libro contable........................................................................................102
39.2. Consulta y conversin a PDF ................................................................................................103
40. Fin de ejercicio .................................................................................................................................104
40.1. La regularizacin...................................................................................................................104
40.2. El cierre de ejercicio .............................................................................................................104
40.3. Deshacer cierre......................................................................................................................104
40.4. Asiento de apertura ...............................................................................................................104

41. Regularizaciones definidas por el usuario .....................................................................................105


41.1. Edicin de regularizaciones ..................................................................................................105
41.2. Ejecutar regularizaciones ......................................................................................................106
41.3. Importar/exportar regularizaciones .......................................................................................106
42. Asientos predefinidos.......................................................................................................................107
42.1. Creacin y edicin de asientos automticos .........................................................................107
42.1.1. La definicin de variables.........................................................................................107
42.1.2. Especificacin de asientos ........................................................................................108
42.1.3. Ejemplo.....................................................................................................................109
42.2. Asientos automticos con partidas de IVA............................................................................110
42.3. Generar apuntes en el diario a partir de asientos automticos ..............................................111
42.4. Importar y exportar asientos automticos .............................................................................112
43. Vinculacin de copias de documentos a asientos ..........................................................................113
44. Gestin de usuarios..........................................................................................................................118
45. Nueva contabilidad analtica con KEME 2.7 ................................................................................121
46. Consolidacin de contabilidades ....................................................................................................125
47. Nuevos informes basados en JasperReports..................................................................................128
48. Exportacin de informacin para D2 (Registro Mercantil) y PADIS (Impuesto sociedades) ..130
49. Procesado de la memoria ................................................................................................................132
50. Utilidades ..........................................................................................................................................134
50.1. Renumerar asientos ...............................................................................................................134
50.2. Intercambiar nmero de asiento ............................................................................................134
50.3. Preferencias ...........................................................................................................................134
50.4. Borrar intervalo de asientos ..................................................................................................136
50.5. Intercambiar cuenta en diario................................................................................................136
50.6. Cambiar elementos de apuntes contables..............................................................................136
50.7. Copia de seguridad................................................................................................................137
50.8. Recuperar copias de seguridad..............................................................................................137
50.9. Verificar base de datos...........................................................................................................138
50.10. Conversin del plan contable ..............................................................................................138
51. Importacin desde Contapls.........................................................................................................142
51.1. Averiguar la longitud de los cdigos de las cuentas auxiliares .............................................142
51.2. Crear una nueva empresa ......................................................................................................142
51.3. Crear ejercicios contables .....................................................................................................143
51.4. Importacin ...........................................................................................................................143
52. Informes de KEME-Contabilidad con OpenOffice Base .............................................................145
53. Empresa de ejemplo ........................................................................................................................151
53.1. Datos iniciales .......................................................................................................................151
53.2. Crear nueva empresa .............................................................................................................152
53.3. Asiento inicial .......................................................................................................................154
53.4. Asignar vencimientos a partir del asiento de apertura ..........................................................154
53.5. Plan de amortizaciones del inmovilizado del asiento de apertura.........................................156
53.6. Registro contable de operaciones..........................................................................................157
53.6.1. Primer trimestre ........................................................................................................158
53.6.2. Segundo trimestre .....................................................................................................160

vi

53.6.3. Tercer trimestre.........................................................................................................160


53.6.4. Cuarto trimestre ........................................................................................................161
53.7. Amortizaciones: Diferencias en base imponible del Impuesto sobre Sociedades ................162
53.8. Regularizacin y cierre de ejercicio......................................................................................163
54. Tipos de archivos que genera la aplicacin ...................................................................................164
A. Breve introduccin a Ltex ..............................................................................................................166

vii

Lista de tablas
53-1. Saldos iniciales en empresa de ejemplo .........................................................................................151
54-1. Tipos de ficheros que se generan en el directorio de trabajo..........................................................164
54-2. Tipos de ficheros el directorio .keme ............................................................................................165

viii

Captulo 1. Introduccin
KEME es una aplicacin diseada desde un principio para llevar contabilidades. Aunque el desarrollo se
ha centrado desde el principio en las caractersticas y prestaciones de un programa de contabilidad, se ha
incorporado un mdulo de facturacin que experimentar en prximas versiones un mayor desarrollo.
Entre las principales caractersticas que podemos destacar de KEME-Contabilidad, podemos incluir las
siguientes:

Proceso de registros de IVA, adquisiciones y entregas intracomunitarias de bienes, y elaboracin de


los libros de facturas emitidas/recibidas.

Informacin referente al volumen de operaciones con terceras personas.

Cuadros de vencimientos para cuentas con procesado de cobros o pagos automticos.

Registros para amortizaciones de inmovilizado con realizacin de asientos de forma automtica para
cada ejercicio. Posibilidad de registrar la depreciacin del inmovilizado desde el punto de vista fiscal,
con informe de las diferencias entre el criterio contable y fiscal.

Regularizacin, cierre y apertura de ejercicios de forma automtica.

Conciliacin de cuentas; posibilidad de que la conciliacin sea asistida mediante la utilizacin de


ficheros conforme al Cuaderno 43 de la Asociacin Espaola de Banca.

Tipos de diario definidos por el usuario.

El mdulo de contabilidad analtica permite asignar gastos e ingresos a secciones y/o portadores de
coste.

Elaboracin de presupuestos base cero, base ejercicio u otro presupuesto.

Posibilidad de confeccionar estados contables y otros documentos a nuestro gusto, en los que
podremos incorporar frmulas y detallar saldos de cuentas, ya sean del perodo, iniciales, o medios.
Tambin podremos hacer referencia a magnitudes totales para el clculo de porcentajes de cada partida
del documento.

Filtrado de los estados contables por cdigos de la contabilidad analtica y tipos de diario. Se
contempla la inclusin de magnitudes derivadas de los presupuestos.

Plan de cuentas totalmente configurable, por lo que es posible la llevanza de contabilidades que no se
cian estrictamente al Plan General de Contabilidad, as como incorporar adaptaciones sectoriales del
PGC.

Permite la confeccin de libros contables agrupando cuantos documentos y estados contables


deseemos.

Utilizacin del paquete Ltex para la impresin y consulta de informes y estados contables, con ello
conseguimos una presentacin de alta calidad, adems de la posibilidad de exportar los documentos
realizados a otros formatos como HTML, PDF, Postcript, entre otros. Esto nos permite, por ejemplo,
la confeccin de libros contables para su presentacin en soporte digital.

Posibilidad de confeccin de asientos automticos, como una solucin a la introduccin de asientos


contables repetitivos o complicados.

Captulo 1. Introduccin

Numerosas utilidades, entre las que destacan la de renumerar asientos, cambiar cuentas en apuntes por
rango de fechas, importar informacin, copia de seguridad, etc.

Traduccin de la aplicacin al gallego, cataln, ingls y portugus.

Soporta los gestores de bases de datos opensource ms utilizados, como son PostgreSQL, MySQL y
SQLITE.

Captulo 2. Requerimientos
Esta aplicacin se puede ejecutar en equipos bajo los sistemas operativos Linux y Windows. En cuanto a
software necesario, la aplicacin necesita los siguientes elementos:

Bajo el sistema operativo Linux, un entorno grfico de ventanas (KDE, GNOME, etc.). Al estar
desarrollado con las libreras QT, se ejecutar ms velozmente en el entorno KDE. KEME tambin
funciona en el sistema operativo Windows XP/Vista/7/8

Libreras QT versin 4.3 con algn controlador para gestor de bases de datos. En la actualidad se
soportan SQLITE, PostgreSQL y MySQL.

PostgreSQL versin 7.3 superior, o MySQL versin 5.03 o superior para el servidor de base de
datos. Para que la aplicacin soporte SQLITE no es necesaria la instalacin de ningn software
suplementario, ya que se integra en las libreras QT.

El paquete Ltex, acompaado de algn visor de ficheros dvi y conversores de dvi a postcript y a pdf.

Todos estos elementos estn incluidos en cualquier distribucin de Linux moderna. Tambin se pueden
encontrar fcilmente en la red como software libre para Windows

Captulo 3. Algunas notas sobre PostgreSQL,


MySQL, y SQLITE
El programa utiliza un gestor de base de datos para el manejo de la informacin contable. En la
actualidad se soportan PostgreSQL, MySQL y SQLITE.
PostgreSQL es un Sistema de Gestin de Bases de Datos basado en POSTGRES Versin 4.2; este
sistema fue desarrollado por el Departamento de Informtica de Berkeley, en la Universidad de
California.PostgreSQL es un sistema robusto, preparado para el manejo de bases de datos muy grandes,
soporta el lenguaje de preguntas SQL92 y SQL99 y permite la integridad de sus datos basada en
transacciones; esto permite, en nuestro caso, que no se produzcan descuadres en la contabilidad y evita
que se generen inconsistencias en los datos debidos a cortes de luz o a errores del sistema.
MySQL es un software open-source que ofrece un servidor de bases de datos muy rpido y estable en
entornos crticos, estando capacitado para altas cargas de trabajo. Esta aplicacin fue desarrollada por la
empresa MySQL AB, compaa que se dedicaba adems a su distribucin y soporte. En la actualidad es
uno de los sistemas de bases de datos de cdigo abierto ms utilizados.
Los principales objetivos de la empresaMySQL AB que impulsaron el proyecto del servidor MySQL son
los siguientes:

Ser la mejor base de datos y la ms utilizada en el mundo.

Que est disponible y sea asequible para todos.

Que sea fcil de usar

Que est continuamente en desarrollo, mantenindose rpida y segura

Que sea agradable en su manejo y mejora

Que no tenga errores

En cuanto a SQLITE, es una buena alternativa para aquellos supuestos en que el usuario no desee
complicarse la vida con instalaciones de gestores de bases de datos. SQLITE nos ofrece, en nuestro caso,
un entorno monousuario para manejar nuestra contabilidad de forma inmediata y con todas las
prestaciones que nos ofrece KEME-Contabilidad.
Como principales caractersticas de SQLITE podemos destacar:

Soporte de transacciones

No conlleva ningn tipo de configuracin; no necesita de ninguna puesta a punto ni administracin

Cada base de datos se almacena en un solo fichero independiente y multiplataforma

Soporta bases de datos de ms de un terabyte de tamao y cadenas de caracteres y campos de textos de


giga-bytes

Captulo 3. Algunas notas sobre PostgreSQL, MySQL, y SQLITE

Est compuesta por unas libreras muy compactas; de tamao muy reducido, ocupando menos de 275
Kb

Es ms rpida que los motores de bases de datos ms populares, para la mayora de las operaciones
comunes.

Es multiplataforma; se puede ejecutar bajo Linux (Unix), MacOSX, OS/2, Win32 y WinCE. Adems
se puede portar fcilmente a otros sistemas

Nuestra aplicacin no presupone que el usuario posea ningn conocimiento de PostgreSQL, MySQL o
SQLITE. No obstante, aquellos usuarios que deseen elaborar consultas de carcter ms o menos
complejo a la base de datos de forma directa, o deseen profundizar en el tema, pueden consultar la vasta
informacin que existe al respecto en las pginas web y manuales de estos gestores de bases de datos.

Captulo 4. Observaciones en torno al punto y


a la coma decimal
Existen ciertos usos no lingsticos de los signos de puntuacin, referidos a notaciones o a expresiones
cientficas y tcnicas. Esto se reglament por el Sistema Internacional de Unidades (SI), que es
obligatorio en Espaa y vigente en la Unin Europea. Segn esta normativa internacional, es aceptable el
uso del punto para separar la parte entera de la parte decimal en las expresiones numricas escritas con
cifras.
En Espaa se recomienda usar la coma como separador de decimales, sin embargo, en ciertos pases
(sobre todo los anglosajones) y en los textos en ingls, se usa el punto ordinario. El SI acepta ambos para
separar la parte entera de la decimal.
Otra reglamentacin relevante se deriva de las disposiciones dictadas por los organismos internacionales
de normalizacin. La norma UNE-82100-0 establece que el signo decimal es una coma en la parte baja
de la lnea; en los textos en ingls puede utilizarse un punto en lugar de una coma.
Segn el consejo de la ISO (organizacin internacional de normalizacin), el signo decimal es una coma
en todos sus documentos. Esta grafa se utiliza en alrededor de 90 estados del mundo como nico signo
ortogrfico en la escritura de los nmeros en documentos y normas tcnicas. Las principales razones que
da este organismo para su utilizacin son las siguientes:

La coma es ms visible que el punto para separar decimales, no perdindose en el proceso de


ampliacin o reduccin de documentos.

La grafa de la coma se identifica y se distingue mucho ms fcilmente que la del punto.

La coma es una grafa que, por tener forma propia, demanda del autor la intencin de escribirla; el
punto puede ser accidental o producto de un descuido.

El punto facilita el fraude, puede ser transformado en coma, pero no a la inversa.

El teclado del PC est diseado para introducir cmodamente cifras con punto decimal (este carcter se
incluye en el teclado numrico), por lo que muchas veces introducir nmeros en programas de ofimtica
se convierte en algo tedioso al tener que desplazar el usuario constantemente la mano derecha hacia el
centro para introducir la coma decimal. Esto ltimo ocurra, por ejemplo, en las primeras versiones de
OpenOffice; en la versin 2.x de esta suite de oficina, cada vez que pulsamos el punto decimal con el
keypad numrico obtenemos la coma decimal (todo ello para la configuracin local espaola).
Nuestra aplicacin est configurada por defecto para la introduccin de cifras decimales con la coma
como separador; no obstante si suministramos nmeros con el punto para separar decimales (por
ejemplo, al introducirlos utilizando el punto del teclado numrico) ste se convertir automticamente en
una coma.

Captulo 4. Observaciones en torno al punto y a la coma decimal


La ventana de preferencias permite seleccionar, adems, el punto decimal como separador y el uso de
cantidades numricas sin decimales

Captulo 5. Instalacin
5.1. Trabajando con SQLITE
Si elegimos como gestor de bases de datos SQLITE, no necesitaremos realizar ninguna actividad de
configuracin o puesta a punto. La informacin se guardar en un nico archivo con el nombre de
nuestra base de datos, que residir en el directorio de trabajo de la aplicacin.

5.2. Comprobacin del entorno PostgreSQL operativo


bajo Linux
Si vamos a utilizar PostgreSQL como gestor de bases de datos, el primer paso ser asegurarnos de que
est correctamente instalado y en ejecucin. Para ello podemos cargar en el ordenador donde se supone
que se est ejecutando el servidor Postgres la base de datos template1 mediante el programa monitor psql
desde la lnea de comandos de la siguiente forma:
pepe@mortadelo:~
psql template1
No se pudo conectar con el servidor; No existe el fichero o el directorio
Est el servidor en ejecucin localmente y aceptando conexiones
en el socket de dominio Unix /tmp/.s.PGSQL.5432 ?

Si obtenemos un mensaje parecido al anterior, esto es seal de que hemos instalado los binarios pero el
servidor no est en ejecucin.
Para concluir la instalacin de Postgres deberemos de crear usuarios distintos al administrador de bases
de datos postgres. Para ello accederemos como usuario postgres y emplearemos el programa createuser
bajo la lnea de comandos. Es interesante introducir un cdigo de usuario que coincida con el nuestro
propio del sistema operativo linux (en nuestro caso sera, por ejemplo, el usuario pepe), ya que esto
simplificar la conexin a la base de datos local (tan slo tendremos que suministrar el nombre de la base
de datos, pudiendo dejar en blanco el cdigo de usuario, el nombre del host, etc). A continuacin se
muestra una pantalla en la que se realiza esta operacin:
pepe@MORTADELO:~
su
Password:
MORTADELO:/home/pepe #
su postgres
postgres@MORTADELO:/home/pepe
createuser pepe
Debe permitrsele al usuario la creacin de bases de datos? (s/n)
s

Captulo 5. Instalacin
Debe permitrsele al usuario la creacin de otros usuarios? (s/n)
s
CREATE USER
postgres@MORTADELO:/home/pepe

Por ltimo sera interesante modificar algunos parmetros de sus ficheros de configuracin. Para ello nos
situaremos en el directorio donde residan, que coincidir con el suministrado para almacenar los datos en
initdb; ste sera, por ejemplo, en nuestro caso (distribucin Suse) /var/lib/pgsql/data.
Sugerencia: Para acceder a este directorio tendremos que hacerlo bajo el usuario postgres, o bajo
root

Los puntos propuestos a modificar de la configuracin del servidor de bases de datos Postgres seran los
siguientes:

En el fichero postgresql.conf, podremos editar parmetros tales como el nmero mximo de


conexiones permitidas, encriptado de la contrasea de acceso, variables para el mantenimiento de la
base de datos (como autovacuum), etc.

En el fichero pg_hba.conf elegiremos el esquema bajo el cual se puedan conectar los distintos
usuarios y equipos al servidor de bases de datos. El menos restrictivo es aquel en el que se permite la
conexin de cualquier mquina y usuario. Nosotros lo adaptaremos a nuestras necesidades de
seguridad.

Muchas veces el proceso de instalacin de Postgres a partir de algn paquete binario es totalmente
automtico, siendo tan slo necesaria la creacin de un usuario tal y como se ha descrito. Esto ocurre por
ejemplo en distribuciones tales como Ubuntu Debian

5.3. Instalacin de Postgresql bajo Windows


La forma ms sencilla e intuitiva de realizar esta tarea en Windows es bajndonos el instalador para
Windows de Postgres de la pgina web http://www.postgresql.org/download/. Normalmente consta de
dos archivos, uno con el programa en s, y otro con la firma.
Este instalador se encargar de crear automticamente el cluster de las bases de datos, y nos guiar en el
proceso del alta de usuarios y claves.
Al igual que comentbamos para Linux, tambin podremos editar los ficheros pg_hba.conf y
postgresql.conf para ajustar el funcionamiento de Postgres a nuestras necesidades.

Captulo 5. Instalacin
Sera interesante incluir en el path del Windows la ruta de los ejecutables del paquete Postgres. Esto es
necesario, sobre todo para que el sistema encuentre el comando pg_dump, que se encargar de efectuar
las copias de seguridad de nuestras contabilidades.

5.4. Configuracin de MySQL


Si en lugar de Postgres vamos a utilizar MySQL, tendremos que asegurarnos de que este gestor de bases
de datos est instalado y funcionando correctamente.
La puesta en marcha de MySQL se realizar instalando el paquete correspondiente que est disponible
en nuestra distribucin Linux. Este proceso crear el directorio /var/lib/mysql con los datos
necesarios para el funcionamiento de las bases de datos. Tambin se crear una cuenta para el usuario
mysql para que de esta forma se pueda ejecutar el servidor MySQL. Por ltimo, crear una entrada en el
directorio /etc/init.d (segn distribucin) para el arranque y parada automticos de esta aplicacin.
En el manual de este gestor de bases de datos tambin se describe el proceso para el arranque y parada
manual del servidor MySQL.
Desde un primer momento se crea el usuario root que tendr privilegios para realizar cualquier cosa en
las bases de datos; es decir, tendr el status de superusuario. Al principio no se le asignar ninguna clave,
por seguridad es conveniente asignarle una lo antes posible. Para que KEME-Contabilidad sea capaz de
crear y manipular convenientemente las contabilidades que vaya a gestionar tendremos que suministrar
al servidor MySQL un cdigo de usuario con privilegios de superusuario; si no queremos utilizar root
, podremos crear uno nuevo:
Para ello en primer lugar usaremos el programa mysql para conectarnos al servidor como usuario root a
la base de datos mysql:
pepe@MORTADELO:~
mysql --user=root mysql

Si ya hemos asignado una clave a la cuenta de root, tendremos que aadir la opcin --password o -p para
este comando seguida de la clave.
Para crear el usuario pedro con privilegios de superusuario, realizaremos las siguientes operaciones:
mysql #
GRANT ALL PRIVILEGES ON *.* TO
IDENTIFIED BY clave WITH
mysql #
GRANT ALL PRIVILEGES ON *.* TO
IDENTIFIED BY clave WITH

pedro@localhost
GRANT OPTION;
pedro@%
GRANT OPTION;

10

Captulo 5. Instalacin
De esta forma creamos dos cuentas de usuario pedro. Ambas son cuentas de superusuario, con
privilegios para hacer cualquier cosa. La primera (pedro@localhost) se podr utilizar solamente
desde el ordenador local (localhost); la segunda (pedro@%) se podr utilizar para conexiones desde
cualquier ordenador.

5.5. Notas para la versin MySQL bajo Windows


Para instalar MySQL bajo Windows se puede descargar el paquete mysql-5.1.22-rc-win32
(http://mysql.rediris.es/Downloads/MySQL-5.1/mysql-5.1.22-rc-win32.zip). Por comodidad, en el
proceso de instalacin se recomienda no crear ningn usuario, ni asignar ninguna clave al usuario root,
para facilitar nuestros primeros pasos en la aplicacin.
Sera interesante incluir en el path del Windows la ruta de los ejecutables del paquete MySQL. Esto es
necesario, sobre todo para que el sistema encuentre el comando mysqldump, que se encargar de
efectuar las copias de seguridad de nuestras contabilidades. Para llevar a cabo este cometido, podemos
ejecutar el programa MySQL Instance Config Wizard

5.6. El paquete Latex


Para comprobar si tenemos instalado el paquete Latex, podremos introducir desde la lnea de comandos
la orden ltex, si ste programa se encuentra disponible, obtendremos una respuesta parecida a la
siguiente:
pepe@MORTADELO:~
latex
This is Tex, Version 3.14159 (Web2C 7.4.5)
**
q

Introduciremos la letra q y pulsaremos intro para salir del programa.

5.7. El paquete Latex bajo Windows


La mejor forma de disponer de Latex bajo el sistema operativo Windows es mediante la instalacin del
paquete Miktex. Desde la pgina Web (miktex.org (http://miktex.org)) de este proyecto podemos
descargar un instalador a partir de una versin con los elementos esenciales. Una vez instalado, sera
conveniente activar el soporte para unicode (utf8). Esto lo podemos conseguir a partir de la herramienta
"MiKTeX Package Manager". Seleccionaremos en la lista el paquete "unicode" y lo instalaremos
pulsando el botn +. Esta caracterstica tambin se activa automticamente bajo demanda.

11

Captulo 5. Instalacin

5.8. Instalacin de KEME-Contabilidad


La instalacin de la aplicacin contable es bastante sencilla; basta con obtener el fichero binario
(mediante compilacin o instalndolo a partir de algn paquete binario) y ejecutarlo.
La compilacin e instalacin a partir de los fuentes del programa (fichero .tar.gz) es bastante sencilla
en los entornos tipo Linux; tendremos que partir del kit de desarrollo para las libreras qt4 instalado en
nuestro sistema. Descomprimiremos los fuentes en una carpeta de nuestro directorio personal utilizando
la orden: tar -zxvf keme-X.X.tar.gz. Para compilar accederemos a la carpeta con los fuentes del
programa y generaremos el archivo Makefile utilizando la utilidad qmake: qmake keme5.pro; ya tan
slo quedar compilar escribiendo la orden make. La aplicacin quedar instalada correctamente
ejecutando el script instalar.sh bajo el usuario root.
La ejecucin del binario keme5 crear los archivos necesarios para el funcionamiento del programa. La
primera vez que arranca, se mostrar un pequeo cuadro de dilogo en el que podremos elegir entre crear
una nueva empresa, o bien abrir una empresa ya existente (para el caso de que sta ya exista porque el
servidor de bases de datos est en otro ordenador de la red, o porque hayamos incorporado algun volcado
en fichero de bases de datos con el monitor interactivo de Postgres, psql) o mysql
Con posterioridad podremos acceder a parmetros que afectan a la configuracin accediendo al men
Utilidades-preferencias, donde la tarea ms prioritaria a realizar sera la de asignar un directorio de
trabajo en el que se almacenarn los archivos que generar la aplicacin.

12

Captulo 6. Ejecucin de KEME-Contabilidad


La ejecucin de nuestra aplicacin contable la podremos realizar pulsando la combinacin de teclas
Alt-F2; aparecer entonces un cuadro de dilogo en el que escribiremos el nombre de la aplicacin
keme5 (en minsculas), y pulsaremos INTRO
Tambin podremos ejecutar KEME-Contabilidad desde un terminal consola X. Esto es interesante para
examinar la informacin de ejecucin y de esta forma comprobar el funcionamiento, lo cual nos ayudara
a encontrar la causa de alguna anomala.
En Windows bastar con hacer doble-click sobre el icono del KEME, ya sea desde el escritorio, o desde
el grupo de programas correspondiente al men "Inicio"

13

Captulo 7. La empresa de ejemplo bajo SQLITE


Empezar a trabajar con la empresa de ejemplo de KEME-Contabilidad bajo SQLITE es muy sencillo;
bastara con especificar en el dilogo de conexin con la base de datos ejemplo-sqlite en el nombre, y
asegurarnos de que el controlador seleccionado es QSQLITE. No se necesita realizar ninguna tarea de
configuracin de gestor de base de datos, ni suministrar ningn parmetro ms.

14

Captulo 8. Cargar la empresa de ejemplo en


los gestores de bases de datos PostgreSQL o
MySQL
Junto con la documentacin de KEME-Contabilidad existen unos volcados de una empresa de ejemplo
que podremos pasar a un servidor de bases de datos para hacer pruebas y observar el funcionamiento de
nuestra aplicacin. El fichero que contiene esta informacin es ejemplo-postgre.sql si vamos a
utilizar la base de datos PostgreSQL y ejemplo-mysql.sql si vamos a utilizar MySQL. Estos ficheros
los podremos encontrar en el directorio /usr/local/share/doc/keme4 o en
/usr/share/doc/packages/keme4, dependiendo de cmo est instalado nuestro programa de
contabilidad.
Si vamos a utilizar PostgreSQL, para realizar esta operacin crearemos en primer lugar la base de datos
ejemplo y posteriormente utilizaremos el monitor interactivo de Postgres, pgsql para incorporar la
informacin. Todo esto lo efectuaremos desde la lnea de comandos de la siguiente forma:
pepe@MORTADELO:~
createdb ejemplo --encoding=UNICODE
CREATEDATABASE
pepe@MORTADELO:~
psql -d ejemplo -f ejemplo-postgre.sql
postgres@MORTADELO:/home/pepe

Antes de ejecutar psql deberemos de situarnos en el directorio donde se encuentre el fichero


ejemplo.sql, o bien indicaremos la ruta completa del mismo.
Bajo Windows arrancaremos los programas descritos bajo el "smbolo del sistema"; especificaremos el
modificador "-U nombreusuario" a los comandos createdb y psql en caso de haber creado un cdigo de
usuario especfico en el proceso de instalacin de Postgres
En el caso de utilizar MySQL, el proceso ser similar; nos introduciremos en el programa monitor
interactivo mysql, crearemos la base de datos y le pasaremos la informacin de la siguiente forma:
pepe@MORTADELO:~
mysql -u root
mysql
create database ejemplo;
Query OK, 1 row affected (0.00 sec)
mysql
use ejemplo;
Database changed
mysql
\. ejemplo-mysql.sql

15

Captulo 8. Cargar la empresa de ejemplo en los gestores de bases de datos PostgreSQL o MySQL

Para salir del programa mysql introduciremos el comando \q.


Bajo Windows accederemos a mysql desde el grupo de programas de mysql, mediante la opcin del
men "MySQL Command Line Client"

16

Captulo 9. Edicin y alta de empresas


La creacin de una nueva contabilidad la realizamos dando de alta una empresa. Mediante este proceso
aadimos una nueva base de datos que va a contener los datos de la empresa y toda su informacin
contable: libro diario, vencimientos, IVA, amortizaciones, estados contables personalizados para cada
empresa, asientos modelo, etc. Cada empresa tendr su propia configuracin en la que definiremos
parmetros que condicionarn el funcionamiento de la aplicacin en aspectos tales como el IVA,
vencimientos, regularizacin, etc.

9.1. Dar de alta nuevas empresas


Este proceso tambin se describe en el apartado de Importar datos; accedemos a l seleccionando la
opcin del men EmpresaNueva empresa:

En el cuadro de dilogo podemos distinguir un combo-box en el que seleccionaremos el plan contable


con el que estar basada la contabilidad de nuestra empresa. En la mayora de los casos el Plan General
de Contabilidad ser suficiente; no obstante hay regulaciones especficas para empresas de distintos
ramos, como construccin, sanitarias, vitivincolas, etc. Si queremos crear un plan contable especfico,
podemos elegir Plan contable vaco. El nuevo plan que introduzcamos lo podremos exportar para la
creacin de otras empresas o para aportarlo a la comunidad.
Otro campo de datos importante a tener en cuenta es el del Nmero de dgitos de las subcuentas.
Cuantos ms dgitos introduzcamos, ms niveles de detalle en cuentas podremos introducir aumentando
el nivel de complejidad de nuestro Plan Contable. Esto es algo que debe de ser estudiado en profundidad
ya que este parmetro no podr ser cambiado posteriormente.
Por ltimo, tenemos que completar los datos referentes a la conexin con la base de datos. Aqu
especificaremos en primer lugar el nombre de la base de datos; se recomienda utilizar un nombre no muy
largo, sin espacios ni caracteres extraos. Por supuesto, no debe de existir en el mismo host una base de
datos con el mismo nombre. Si queremos conocer las bases de datos que est manejando el servidor

17

Captulo 9. Edicin y alta de empresas


Postgres en nuestro PC podemos utilizar el programa psql desde la lnea de comandos, tecleando: psql
-l.
Si el servidor de bases de datos se est ejecutando en el mismo PC que la aplicacin contable y
anteriormente creamos un usuario para el servidor Postgres coincidente con el nombre que tenemos
como usuario de nuestro sistema linux, seguramente no tendremos que introducir ms informacin. En
caso contrario tendremos que especificar nombre de usuario, clave (en su caso) y nombre del host. Se
sobreentiende que nuestro ordenador ser capaz de resolver la direccin IP del nombre suministrado;
para redes sencillas esto se consigue aadiendo una lnea al fichero /etc/host con el par formado por
el nombre de host e IP.
En el caso de que utilicemos MySQL tendremos que suministrar, con toda seguridad, el nombre de
usuario de forma obligatoria. Tambin podremos conocer las bases de datos disponibles mediante el
comando show databases desde el monitor interactivo mysql.
Para seleccionar el controlador de bases de datos adecuado, suministraremos el valor correcto al combo
box de la parte inferior derecha de la plantilla. Este ser QMYSQL, QPSQL o QSQLITE segn
utilicemos Postgres, MySQL, o SQLITE respectivamente.
En el campo PUERTO especificaremos un nmero de puerto, siempre que nos vayamos a conectar al
gestor de bases de datos utilizando puertos distintos a los estndar; en caso contrario, dejaremos esta
peticin de informacin vaca.
La casilla de verificacin Longitud variable en cuentas auxiliares permitir especificar una codificacin
del plan contable distinta a la que comnmente estamos habituados (nmero fijo de dgitos); esto nos
posibilitar importar y trabajar con contabilidades de aplicaciones informticas que utilicen este sistema.

9.2. Configuracin de empresa


Mediante este dilogo editamos el contenido de ciertas variables que van a condicionar el
funcionamiento de la aplicacin para la contabilidad de la empresa seleccionada. En la captura de abajo
se muestra la pestaa de Datos de empresa:

18

Captulo 9. Edicin y alta de empresas

Las cuatro primeras lneas contienen campos referentes a la razn social e identificacin de la empresa.
Hemos de destacar el primer campo Empresa, con el que se encabezarn la mayor parte de los listados
impresos. Existen otros campos tales como el objeto social y fecha de constitucin que se van a emplear
en la edicin de la memoria.
Bajo la pestaa parmetros se introducen varias variables que condicionan el funcionamiento de la
aplicacin:

Los campos de cuentas de IVA soportado y repercutido van a contener las cuentas del plan que engloban
estas dos partidas. Generalmente su contenido ser el de los cdigos 472 y 477. Se puede dar el caso
de que no deseemos que nuestra aplicacin lleve, por ejemplo, los registros del libro de facturas emitidas;
esto puede ocurrir porque este tipo de registros ya los procese un programa de facturacin externo. En
este caso dejaremos en blanco el campo correspondiente a cuenta de iva repercutido. Lo mismo cabe
decir para el IVA soportado; si no queremos que se procese la informacin relativa al libro de facturas
recibidas, no introduciremos nada en el campo de cuenta de iva soportado.
En Clave IVA defecto introduciremos la clave de IVA que ms utilice nuestra empresa, normalmente
ser la correspondiente al tipo de IVA general.

19

Captulo 9. Edicin y alta de empresas


El campo Ancho de cuentas se suministra a ttulo informativo; no se podr editar. Su contenido se fij
a la hora de crear la contabilidad de la empresa.
Bajo el nombre de Clave gastos y Clave ingresos introduciremos los grupos contables
correspondientes. Para el Plan General de Contabilidad espaol sern los correspondientes al grupo 6 y 7,
respectivamente. Si utilizamos un plan contable distinto, por ejemplo, uno en el que figuren en inventario
gastos pagados y no consumidos, y queramos realizar la regularizacin contable de forma manual,
podremos dejar estos campos sin contenido alguno. Tambin es posible suministrar ms de un cdigo por
campo; para ello separaremos por comas las distintas entradas. Esto es vlido para el plan de contabilidad
de algunos pases en los que las cuentas de gastos o ingresos se clasifican en ms de un grupo.
Los campos siguientes son contadores; se incrementan automticamente por cada apunte o vencimiento
que vayamos introduciendo en nuestra contabilidad.
En cuanto a Cuentas facturas recibidas y Cuentas facturas emitidas, pueden contener una sucesin
de cdigos de cuentas separadas por comas que sern las que la aplicacin tenga en cuenta a la hora de
chequear el contenido de determinados campos en la gestin del IVA.
El campo correspondiente a Subcuenta Prdidas y Ganancias para regularizacin, como su nombre
indica, va a contener la subcuenta que va a registrar el saldo de Prdidas y Ganancias; para el Plan
General de Contabilidad espaol, tendramos que indicar un cdigo parecido a 129.1 129.0.
El cuadro correspondiente de Contabilidad analtica sirve para activar esta caracterstica en la empresa
que estemos editando. Como podemos observar, podremos llevar una contabilidad analtica parcial, slo
de ciertas cuentas, que especificaremos en el cuadro de edicin de texto como una lista separada por
comas.
La casilla de verificacin Desglose en tabla permite activar una nueva forma de llevar la contabilidad
analtica que nos va a permitir la realizacin de imputaciones automticas por cuentas auxiliares, y una
menor profusin de apuntes contables en el diario al llevarse la informacin de la contabilidad analtica
en una tabla aparte.
La casilla IGIC (Canarias) permite que el programa contemple el procesado del Impuesto General
Indirecto de las Islas Canarias.
KEME Contabilidad permite el registro de IVA soportado para aquellas empresas sometidas a la regla de
la prorrata. Para ello se puede especificar el tipo de prorrata en el campo correspondiente del dilogo de
configuracin de empresa. En la casilla de verificacin Prorrata especial podremos adaptar el
comportamiento del programa para que permita la introduccin de la prorrata a ramas especficas de la
actividad de la empresa.
Los campos "amort.(gasto)" y "amort.acumulada" sirven para colocar los cdigos de cuentas principales
de estas partidas, y de esta forma llevar un control de validez de cuentas auxiliares en el alta de

20

Captulo 9. Edicin y alta de empresas


elementos del plan de amortizaciones de inmovilizado.
La casilla de verificacin "rgimen especial criterio caja en iva" sirve para activar el rgimen del criterio
de caja, por defecto, para todas las operaciones.

9.3. Copiar empresa


Esta opcin permite realizar copias de nuestras contabilidades. Es una buena utilidad para traspasar
nuestras bases de datos a distintos motores. Podemos, por ejemplo, copiar una base de datos bajo
SQLITE a Postgres para disfrutar de las grandes prestaciones de este gestor de bases de datos.
Bajo la versin actual no se procesan el cien por cien de las tablas; no obstante se incluye toda la
informacin del libro diario, libros de facturas, amortizaciones, vencimientos, configuracin, etc.

9.4. Notas de empresa


Esta utilidad permite la edicin y consulta de un block de notas especfico para cada empresa, en el que
podremos anotar hechos y circunstancias que afecten a la contabilidad en curso.

21

Captulo 10. Ejercicios contables


Antes de introducir apuntes tendremos que haber definido el ejercicio contable al que irn referidos, para
ello seleccionaremos desde el men de la aplicacin EmpresaEjercicios Contables. Aparecer
entonces el dilogo de edicin de ejercicios:

Como podemos observar, aparece en primer lugar una tabla de ejercicios con varios campos:

Cdigo: no tiene porqu coincidir con la cifra de un ao natural, puede estar constituido por cualquier
cadena de caracteres alfanumricos

Apertura: fecha de apertura del ejercicio

Cierre: fecha de cierre del ejercicio

Cerrado: nos indica si en el ejercicio se ha practicado el cierre contable

Prox_asiento: nos muestra el nmero del prximo asiento del ejercicio correspondiente

Cerrando: nos indica si el ejercicio est en proceso de cierre

Para aadir un nuevo ejercicio pulsaremos el botn Nuevo. Acto seguido aparecer la plantilla de
nuevo ejercicio:

Es importante hacer sealar que podemos introducir ejercicios que no coincidan con el ao natural, esto
es, que no tienen porqu comenzar por el 1 de enero y terminar el 31 de diciembre.
El botn Editar fecha de cierre del dilogo de ejercicios permite cambiar la fecha en la que se cerrar
el ejercicio contable; esto es til para aquellas situaciones en las que, por causas excepcionales (tales
como liquidacin de la empresa, fusin, absorcin, etc.) la fecha en la que cerraremos el perodo no
coincide con la prevista inicialmente.

22

Captulo 10. Ejercicios contables


Si queremos eliminar el registro correspondiente a la identificacin de un ejercicio contable tan solo
tendremos que pulsar el botn Eliminar. Slo es posible borrar ejercicios que no contengan
informacin contable
El botn "Editar periodos" sirve para crear o editar periodos dentro de un ejercicio. Para ello se abrir el
dilogo de "Perodos de ejercicio":

Como podemos observar en la figura, podremos borrar e insertar filas. El botn Meses ao crear
automticamente doce periodos coincidentes con los meses naturales de un ao.
El botn Numeracin sirve para controlar el cdigo numrico del siguiente asiento a introducir en la
contabilidad; como podemos observar, podemos reservar el primer asiento para el asiento de apertura de
la contabilidad (cuando ste se produzca):

23

Captulo 11. Cambio de conexin de base de


datos
Para acceder a otra base de datos distinta a la que estemos conectados podemos emplear la opcin del
men EmpresaConexin.

El combo box con la etiqueta Historial nos va a servir para cargar de forma cmoda los datos de las
conexiones de las ltimas bases de datos a las que hayamos accedido.
El campo Puerto slo se cumplimentar en caso de que la conexin se realice utilizando un puerto no
estndar, esto es, diferente a la configuracin por defecto de Postgres o MySQL.
Como podemos observar, es posible acceder a cualquier base de datos que sea accesible desde nuestra
red local; incluso podramos conectarnos a algn servidor Postgres o MySQL remoto si disponemos de
un buen ancho de banda para ello.

24

Captulo 12. Deshabilitar/habilitar periodos


Esta opcin del men Empresa nos permite bloquear determinados periodos contables predefinidos. La
principal utilidad de esta caracterstica consiste en ofrecer una proteccin ante la edicin o introduccin
por error de apuntes en periodos conciliados o verificados.
La forma de activar o desactivar un perodo es bastante fcil, tan slo hay que editar el campo
correspondiente en la ventana de edicin:

25

Captulo 13. Interaccin del usuario con la


pantalla principal
Como podemos observar en la siguiente figura, la pantalla principal est formada por el men de la
aplicacin, una barra de herramientas donde tenemos ms accesibles las principales acciones del
programa, el contenido del filtro activo, una tabla con el libro diario, y una lnea que nos dar
informacin sobre las cuentas del diario que seleccionemos con el ratn.
En la parte derecha de la ventana tambin podremos distinguir dos dockwidgets que nos van a permitir
acceder de forma rpida a los asientos automticos y a los estados contables.

13.1. Imprimir el libro diario


Para imprimir el diario con el filtrado que hayamos realizado en un momento, tan slo tendremos que
ejecutar la opcin correspondiente en el men Diario, aparecer entonces el siguiente cuadro de dilogo:

26

Captulo 13. Interaccin del usuario con la pantalla principal


Podremos especificar si queremos que se imprima el texto del filtro utilizado (en la impresin oficial del
diario deberamos evitar que apareciese). La fecha en el momento que vamos a obtener el informe
tambin es opcional.
El botn Visualizar nos mostrar en pantalla con el visualizador DVI el diario tal y como se imprimir.

13.2. Diario resumen


El diario resumen es el resultado de agrupar toda la contabilidad de un perodo en quince asientos: el de
apertura, uno agrupado por cada mes del ao, el de regularizacin, y el de cierre. Su principal funcin es
la de confeccionar un libro diario con menos pginas y de esta manera facilitarnos su encuadernacin y
presentacin en el Registro Mercantil.
El diario resumen tendr que ir referido forzosamente a un ejercicio contable completo.

13.3. Refrescar diario


A veces se producen cambios en la contabilidad que no se ven reflejados en pantalla. Esto suele ocurrir
en ambientes en los que trabajan varios usuarios. Si queremos cerciorarnos de que la informacin que se
presenta est actualizada, seleccionaremos esta opcin del men Diario.

13.4. Filtrar el diario


Permite seleccionar la informacin que ser recogida por la tabla del diario de la pantalla principal.
Mediante el dilogo de edicin del filtro (ver figura adjunta), podemos filtrar por cualquier campo de la
tabla del diario. Tambin es posible la seleccin de ms de un campo para componer el filtro, los cuales
se aadirn como partes de la expresin con el operador booleano AND o OR, segn hayamos
seleccionado el criterio en los botones de radio situados en la parte derecha de la plantilla. Para obtener
filtros con componentes ms sofisticados, podremos editar directamente el texto de los mismos, el
resultado deber ser la creacin de una clusula WHERE que cumpla los requisitos de validez para el
lenguaje de preguntas SQL.

27

Captulo 13. Interaccin del usuario con la pantalla principal

Si el contenido del filtro que hemos editado no se adeca a los objetivos que perseguimos, el botn
Inicial devuelve el contenido del mismo a su valor por defecto.

13.5. Operaciones con el portapapeles


El usuario puede realizar operaciones de cortar, copiar y pegar la informacin del diario. El contenido del
portapales se puede enviar a otra empresa (mediante la accin de pegar) o a otra aplicacin distinta (por
ejemplo, hoja de clculo). Estas operaciones estn disponibles en la barra de herramientas de la pantalla
principal.

28

Captulo 14. Edicin del plan contable


La opcin del men principal Plan contiene varios elementos que van a permitirnos la edicin del Plan
Contable. Podremos as crear y editar grupos, subgrupos, cuentas, subcuentas. La edicin de cada uno de
estos elementos es bastante similar, cambiando tan solo las reglas que permiten incorporar nuevos
cdigos contables.
A continuacin vamos a describir la edicin y la creacin de subcuentas, cuyos cdigos sern los que
utilizaremos en la introduccin de apuntes contables. Como esta operacin es bastante frecuente, se
incluye tambin en la barra de herramientas bajo su icono caracterstico.
La ventana de edicin de subcuentas sera de la forma:

La forma de operar es bastante sencilla; para dar de alta una nueva subcuenta, nos basta con introducir un
cdigo nuevo y pulsar la tecla INTRO, a continuacin editaremos la descripcin de la subcuenta y
pulsaremos el botn Guardar.
Sugerencia: Al igual que en otras aplicaciones contables, podemos simplificar la introduccin de
cdigos de subcuentas sustituyendo varios ceros seguidos por un punto (.); de esta forma no
tenemos porqu preocuparnos de contar cada dgito para lograr la longitud exacta.

La edicin es similar a lo contemplado en el punto anterior: introducimos un cdigo, pulsaremos INTRO


y editaremos la descripcin que aparecer en el campo anexo. Para grabar los cambios pulsaremos el
botn Grabar.

29

Captulo 14. Edicin del plan contable


Podremos asociar determinada informacin a cada cuenta auxiliar chequeando la casilla de verificacin
Datos accesorios.
Si estamos operando sobre una subcuenta que represente a una determinada persona fsica o jurdica
(clientes, proveedores, acreedores, etc.) podemos aadir y editar ms informacin en la pestaa Datos
personales.
La pestaa Aspectos contables nos va a permitir automatizar la introduccin de ciertos datos en la
introduccin de asientos:

El apartado Vencimientos asociados permitir la generacin automtica de la informacin relativa a


vencimientos de la cuenta auxiliar cuando terminemos algn asiento.
IVA Asociado permite vincular informacin de tipo impositivo y cuenta de IVA a una cuenta de
ingreso/gasto para que se procese en la tabla de edicin de asientos. Esto nos va a permitir acelerar en
gran medida la introduccin de informacin.
Si la cuenta auxiliar es de IVA repercutido/soportado, se le puede asociar un tipo de IVA.
Tambin podemos asociar cuentas de IVA y de retencin IRPF para que se procesen automticamente en
los asientos.
La versin 2.9.3 ha aadido una nueva pestaa: Cuentas retencin, destinada a asociar tipos de
retencin a cuentas auxiliares. De esta forma podremos automatizar el procesado de las retenciones en la
introduccin de asientos.

30

Captulo 14. Edicin del plan contable

31

Captulo 15. Editar tipos de vencimientos


Los tipos de vencimientos se van a utilizar en la plantilla de edicin de cuentas auxiliares para asociarlas
a un conjunto de vencimientos de forma automtica (por ejemplo a un proveedor o cliente). Esto va a
permitir la automatizacin total de la entrada de vencimientos tras la introduccin de asientos.

El proceso de alta/edicin consiste en asignarle a un cdigo una lista de vencimientos (en das) separados
por comas.

32

Captulo 16. Bloquear cuentas


Este proceso, como su nombre indica, permite impedir la introduccin o edicin de apuntes contables
con las cuentas que deseemos bloquear. Para ello accedemos a la edicin de una lista que nos permite
registrar los cdigos que deseemos:

La inclusin de alguna cuenta auxiliar en esta lista nos va a permitir la proteccin de su contenido de
cara a la edicin o introduccin de nuevos asientos.

33

Captulo 17. Exportar el Plan de Contabilidad


El plan de contabilidad de cualquier empresa puede sernos muy til si damos de alta empresas con
similares caractersticas. En este caso no tendramos que volver a introducir de nuevo todo el Plan
Contable; podemos exportarlo a un fichero de texto para luego recuperarlo en otra empresa.
La opcin del men PlanExportar Plan nos presentar en pantalla el siguiente cuadro de dilogo
para guardar ficheros:

Podremos elegir entre exportar el Plan de Contabilidad con o sin incluir las cuentas auxiliares, para ello
elegiremos la opcin del men ms adecuada.

34

Captulo 18. Importar plan


Esta opcin permite sincronizar nuestro plan contable con el contenido en un fichero de texto. Slo se
aadirn los cdigos de cuentas/subcuentas no existentes en el plan contable.

35

Captulo 19. Editar e introducir conceptos de


cargo/abono del diario
La edicin y creacin de conceptos de cargo/abono la realizaremos a partir del men DiarioEditar
conceptos. Esta opcin tambin est accesible en la barra de herramientas de la aplicacin.

Cada registro estar compuesto por una clave de hasta tres caracteres alfanumricos y una descripcin,
que ser el concepto que aparecer en el diario.
La forma de operar es similar a la de los elementos del Plan Contable, introduciremos un cdigo que
podr existir o no, y pulsaremos INTRO; tras la edicin de la descripcin pulsaremos Guardar.

36

Captulo 20. Edicin y alta de tipos de diario


Mediante esta opcin del men Diario podemos crear y editar apartados dentro del diario que nos van
a servir para clasificar y discriminar la informacin contable de cara a la obtencin de estados contables
o del balance de sumas y saldos.
Existen unos cdigos de diario reservados debido a que son utilizados por diversos procesos del
programa, estos son APERTURA, REGULARIZACIN, CIERRE y SIN_ASIGNAR. Este
ltimo identifica aquellos apuntes del diario a los que no ha sido asignado ningn cdigo de diario; es
decir, sern aquellos en los que el campo correspondiente al diario aparecer en blanco.

37

Captulo 21. Introducir nuevos asientos


Hay dos formas distintas de introducir apuntes contables. Una de ellas es la de generar un fichero de texto
tabulado que podr ser importado a travs de la opcin del men Utilidades-Importar-Importar
asientos. Este proceso se describe en el apartado Importar datos.
La otra forma es ms interactiva y se realiza a travs de la tabla de apuntes. Para acceder a este dilogo,
basta con seleccionar Diario-Nuevo asiento, nos aparecer entonces la siguiente pantalla:

Para introducir informacin en la tabla de asientos pasaremos de columna a columna pulsando la tecla
TAB; para completar una lnea pulsaremos la tecla INTRO. A medida que vaya continuando la edicin se
irn actualizando los distintos elementos del cuadro de dilogo y se detectar el cuadre del asiento, en
cuyo caso bastar pulsar INTRO para su incorporacin definitiva al libro diario.
Podremos navegar hacia cualquier celda de la tabla de apuntes pulsando las teclas del cursor o sealando
con el puntero del ratn. Para editar cualquier contenido de celda pulsaremos la tecla F2.
En lugar de introducir cdigos de subcuenta con todos sus dgitos, podemos dar entrada a anotaciones
abreviadas utilizando el carcter . para sustituir sucesiones de ceros (ste es el dgito que ms se repite
en los cdigos). De esta forma conseguimos introducir informacin de forma ms cmoda, sin tener que
preocuparnos de la longitud de las subcuentas.
En las columnas del DEBE y HABER podremos introducir frmulas que hagan referencia a operaciones
bsicas tales como sumar (+), restar (-), multiplicar (*), dividir (/), tambin es posible la utilizacin de
parntesis.

21.1. Bsqueda de subcuentas en la tabla de edicin de

38

Captulo 21. Introducir nuevos asientos

asientos
En muchas ocasiones no recordamos los cdigos de las cuentas auxiliares que necesitamos cuando
estamos introduciendo apuntes contables. Para nosotros esto no es ningn inconveniente, podemos
suministrar parte del cdigo de una cuenta auxiliar (bastara con indicar, por ejemplo el grupo al que
pertenece) y pulsar la tecla TAB; aparecer entonces un cuadro de dilogo en el que podremos buscar
cmodamente el cdigo completo que desconocemos:

Como se aprecia en el grfico superior, la bsqueda de cuentas auxiliares comienza con la porcin de
cdigo que suministramos en la tabla de apuntes. La bsqueda es incremental; a medida que
completemos la subcuenta, la lista inferior ir restringiendo la bsqueda, filtrando los elementos que
cumplan con la condicin especificada.
Si pulsamos INTRO se devolver el primer cdigo que aparezca en la lista inferior. Podemos devolver
cualquier cuenta auxiliar de la lista filtrada si pulsamos el botn izquierdo del ratn sobre el elemento
deseado.
Tambin podemos realizar bsquedas a partir del ttulo de la cuenta auxiliar (introduciendo caracteres en
el campo del ttulo). Si seleccionamos el botn de radio Que contenga... el filtrado se realizar para
todas las subcuentas que posean en su interior la cadena especificada.

21.2. Dar de alta nuevas cuentas auxiliares desde la tabla

39

Captulo 21. Introducir nuevos asientos

de edicin de asientos
Si suministramos un cdigo de cuenta auxiliar no existente, automticamente la aplicacin entender que
deseamos darla de alta para su utilizacin. Aparecer entonces el dilogo de Edicin de cuentas
auxiliares en el que completaremos los datos que falten y pulsaremos el botn Salir, para continuar
con la edicin del asiento.

21.3. Conceptos de cargo/abono.


En las celdas de la columna CONCEPTO podremos escribir cualquier cadena de caracteres para hacer
mencin al apunte contable que estemos realizando. Si deseamos hacer utilizar alguno de los registros de
conceptos predefinidos que hayamos dado de alta con anterioridad, tan slo tendremos que introducir el
cdigo del mismo (igual o inferior a tres caracteres de largo); al pulsar la tecla TAB, aparecer
automticamente.
Si no recordamos el cdigo del concepto que queremos emplear, escribiremos algn carcter por el que
empiece, despus pulsaremos TAB; aparecer entonces un cuadro de dilogo donde podremos buscar y
elegir el registro que estemos buscando:

Si el cdigo de concepto no existe, en lugar del dilogo anterior, aparecer el de Edicin de conceptos,
ya comentado al tratar el tema sobre el alta y edicin de conceptos de cargo/abono.

40

Captulo 21. Introducir nuevos asientos

21.4. Apuntes de IVA


Para un cuadre perfecto entre los mayores de las cuentas de IVA soportado y repercutido con los libros
de facturas emitidas/recibidas, cada vez que introduzcamos una cuenta configurada como de IVA (ya sea
soportado o repercutido) e intentemos realizar una anotacin en el debe o el haber, se activarn los
dilogos correspondientes para registrar la informacin en las tablas correspondientes. Si solo queremos
realizar una regularizacin, activaremos la casilla de verificacin Regularizacin IVA

21.4.1. Apuntes de IVA soportado


Si la cuenta a la que hace referencia el apunte es de IVA soportado se desplegar en pantalla el siguiente
dilogo:

En esta ventana completaremos todos los campos necesarios para que se genere correctamente el registro
del libro de facturas emitidas.
El campo Cuenta base no es obligatorio; de hecho el importe del IVA que registramos podra haber
sido generado por varias cuentas base (por ejemplo, en caso de que el proveedor facture diversas familias
de productos y las contabilicemos en cuentas separadas). De todas formas, el registrar la cuenta base
puede sernos til en un futuro para discernir qu IVA soportado pertenece a inversiones, y cual a bienes
corrientes (estos datos son requeridos al rellenar el impreso 390).
La casilla de verificacin y el campo correspondiente a la prorrata nos van a permitir cumplir nuestras
obligaciones registrales para aquellos supuestos en que nuestra empresa est sometida a este rgimen.

41

Captulo 21. Introducir nuevos asientos

21.4.2. Apuntes de IVA repercutido


Tras realizar un cargo o un abono en un apunte en que figura una cuenta de IVA repercutido, aparecer el
dilogo siguiente:

La ventana es bastante similar a la del IVA soportado, slo que en sta aparece algn elemento ms,
como el recargo de equivalencia, cuya utilidad tendr significado segn el tipo de IVA que
seleccionemos.
La casilla de verificacin Factura rectificativa permite guardar los datos del IVA repercutido de forma
tal que a la hora de confeccionar los libros de facturas emitidas podamos hacer mencin a las facturas
rectificativas de forma separada.
La versin 2.9.3 introduce campos de nombre y cif para los libro de facturas emitidas/recibidas. Se
pueden utilizar para aquellos supuestos de operaciones aisladas en los que no merezca la pena dar de alta
una nueva cuenta auxiliar

21.4.3. Adquisiciones intracomunitarias de bienes/servicios y


otras operaciones de inversin del sujeto pasivo
Las adquisiciones intracomunitarias de bienes generan un apunte de IVA soportado, y a la vez un apunte
de IVA repercutido con el mismo importe. Con anterioridad al ao 2004 era obligatorio emitir una
autofactura que tena que acompaar al documento original de compra para poder deducirnos el IVA
soportado. Esta obligacin ha desaparecido en la actualidad.
Para procesar una AIB introduciremos la operacin tal cual, sin hacer mencin a ninguna cuenta de IVA;
no nos olvidaremos de activar la casilla de verificacin Adquisicin intracomunitaria de bienes.

42

Captulo 21. Introducir nuevos asientos


Cuando pulsemos el botn Aceptar aparecer un cuadro de dilogo para que suministremos
informacin suplementaria sobre la operacin:

Las casillas de verificacin que comienzan con "ISP" sirven para identificar aquellas operaciones en las
que se produce la inversin del sujeto pasivo; esto suele ocurrir en aquellos casos en que se adquieren
servicios (no bienes, en cuyo caso la operacin sera una A.I.B) de profesionales residentes en otros
pases europeos o del exterior de la Unin Aduanera. Tambin hay determinadas operaciones interiores
de inversin del sujeto pasivo. En estos casos procede la elaboracin de una autofactura y su registro en
los libros de facturas del IVA.
En la parte inferior de la ventana podemos encontrar el campo correspondiente a la prorrata; nos
permitir cumplir con los requisitos legales de registro de la AIB para aquellas empresas que est sujetas
a la regla de la prorrata.
Tras completar el cuadro de dilogo, el asiento quedar registrado con los pases de IVA soportado y
repercutido, y se habrn generado los apuntes necesarios en los libros de facturas emitidas y recibidas.

21.4.4. Entregas intracomunitarias de bienes


Las operaciones intracomunitarias de bienes estn exentas pero sujetas al impuesto sobre el valor
aadido; es por ello que se han de registrar convenientemente en los libros del IVA; esta informacin de
registro tambin har falta para cumplimentar las declaraciones informativas para la Hacienda Pblica.
Para registrar convenientemente una EIB, chequearemos la casilla de verificacin Entrega
intracomunitaria de bienes. Cuando terminemos el asiento pulsando el botn Aceptar, aparecer el
cuadro de dilogo:

43

Captulo 21. Introducir nuevos asientos

La cumplimentacin del dilogo registrar convenientemente la operacin a efectos de los libros del IVA
y para la confeccin de las declaraciones informativas.

21.4.5. Registrar operaciones de IVA exento/no sujetas en los


libros de facturas
Hay operaciones de compra-venta de bienes o servicios que estn sujetas al IVA/IGIC pero son exentas.
En estos casos nos vemos obligados a su registro con tipo impositivo de IVA cero.
Para realizar la contabilizacin conveniente de estos supuestos, chequearemos la casilla de verificacin
Registrar op. exenta en Libros de Facturas; no suministraremos cuenta de IVA alguna en la tabla de
edicin de asientos, ya que no procede ningn cargo o abono por este concepto.
Cuanto pulsemos el botn INCORPORAR se activar el cuadro de dilogo:

21.5. Pasar apuntes a espera


A veces ocurre que realizamos ediciones complejas de asientos con muchos apuntes pero no las podemos

44

Captulo 21. Introducir nuevos asientos


concluir debido a que no disponemos de algn dato, o simplemente porque no tenemos ms tiempo y
tenemos que salir de la aplicacin. Para no perder todo el trabajo realizado podemos pasar los apuntes a
espera pulsando el botn Pasar a espera.
El contenido pasado a espera podremos recuperarlo ms tarde mediante la opcin del men
DiarioCargar asiento en espera:

Tan solo tendremos que situarnos en cualquier lnea del asiento que queramos recuperar y pulsar el botn
Cargar asiento; la edicin continuar en la tabla de apuntes.
Si hay varias personas conectadas a la base de datos podremos emplear este sistema para que otro
usuario termine un asiento que estemos realizando.

21.6. Editar cdigos de imputacin


El botn de la tabla de apuntes Editar CI nos abrir un dilogo que nos ayudar a la seleccin de
cdigos de imputacin para un apunte de cuenta de ingreso o gasto. Para ello es necesario que nuestra
empresa tenga activada la contabilidad analtica.

21.7. Pegar informacin


El botn Pegar se utiliza para copiar datos desde el portapapeles a la celda actual de la tabla de
apuntes. Se puede emplear, por ejemplo, para pegar el resultado de varias operaciones realizadas en una
calculadora (por ejemplo, KCalc) en las columnas del DEBE HABER. Para realizar esta operacin
tambin podremos pulsar la tecla F2 seguida de Ctrl-V

45

Captulo 21. Introducir nuevos asientos

21.8. Consulta de mayor desde la tabla de edicin de


asientos
En el cuadro de dilogo se puede distinguir un botn con un icono en forma de T. Este botn nos va a
servir para acceder al libro mayor de la subcuenta que se encuentre en la lnea actual de la tabla de
edicin de asientos; de esta forma podremos consultar informacin relativa a los pases que estemos
introduciendo antes de confirmar el asiento.

21.9. Copiar documento en cada lnea


Muchas veces el cdigo de documento introducido en un apunte contable es aplicable para todas las
lneas del asiento. Para evitar que el usuario tenga que teclearlo en todos los pases se podr activar la
casilla de verificacin correspondiente.

21.10. Eleccin de tipos de diario


Junto a la fecha del asiento existe un combo box desde el que podemos elegir el diario al que ir referido
el asiento que estamos editando. El tipo Sin asignar dejar en blanco el campo correspondiente en el
diario.

46

Captulo 22. Registros de IVA con generacin


automtica de asientos
Nuestra aplicacin permite la introduccin de registros de IVA generando automticamente los asientos
contables correspondientes, todo ello sin pasar por la tabla de introduccin de apuntes. Las opciones para
realizar estas operaciones estn situadas en el men Iva bajo los nombres de Nuevo registro de IVA
soportado, Nuevo registro de IVA repercutido, Adquisicin intracomunitaria de bienes y Entrega
intracomunitaria de bienes.
La plantilla de IVA soportado permite la introduccin de varios tipos de IVA para la misma operacin.
Tambin podremos especificar los datos correspondientes a la prorrata, si estuviramos sometidos a ella.

La forma de proceder con el IVA repercutido es parecida, slo que podremos aadir informacin relativa
al recargo de equivalencia:

47

Captulo 22. Registros de IVA con generacin automtica de asientos

En cuanto a las AIB y las EIB, la forma de trabajar ser parecida a la expuesta en la introduccin de
asientos; aparecern los mismos cuadros de dilogo en los que nos pedirn informacin respecto a la
cuenta que represente la base imponible, la base imponible, la cuota, la cuenta de IVA, etc. Para
completar los datos requeridos para los registros de IVA y apuntes contables aparecer un cuadro de
dilogo suplementario, de la forma:

En esta ventana introduciremos la identificacin del documento que represente la operacin (es
opcional), la fecha de contabilizacin (por defecto coincide con la del registro de IVA). Si activamos la
casilla de verificacin Verificar asiento pasaremos a la edicin de los apuntes que se generan con la
informacin introducida.

48

Captulo 23. Edicin de asientos


La edicin de asientos se ejecuta seleccionando la opcin correspondiente en el men Diario. Se
realiza en una tabla similar a la descrita para la opcin de nuevos asientos. La diferencia radica en que el
nmero de asiento se conserva. Los apuntes de IVA se volvern a generar con la nueva informacin del
asiento editado, borrndose los antiguos.
Un punto muy a tener en cuenta es que los registros de vencimientos vinculados a los apuntes contables
no se conservarn tras la edicin del asiento. Esto ocurre porque los nmeros de los pases contables
cambian tras la edicin, por lo que no debemos de perder de vista este efecto colateral.

49

Captulo 24. Borrar asientos


Para borrar un asiento, tan slo tendremos que seleccionar cualquier pase del mismo en el diario y
seleccionar DiarioBorrar asiento.
Para borrar intervalos de asientos, ejecutaremos UtilidadesBorrar intervalo de asientos. Con el
borrado de asientos eliminamos tambin los registros de IVA y de vencimientos que estn vinculados a
los mismos

50

Captulo 25. El libro mayor


25.1. Consultar el libro mayor de una cuenta
Las consultas al libro mayor se realizan eligiendo la opcin del men: ConsultasMayor. Si
tenamos seleccionado un pase del libro diario, se mostrar en pantalla el mayor de la cuenta de dicho
pase; en caso contrario se mostrar el cuadro de dilogo vaco, esperando a que introduzcamos un cdigo
de subcuenta en el campo Cuenta auxiliar. La ventana de consultas del mayor ser de la forma:

Al lado del campo Cuenta auxiliar hay un botn para la bsqueda de subcuentas; tras su utilizacin
deberemos de pulsar la tecla INTRO bien el botn refrescar, para que se carguen los datos del nuevo
cdigo.
Los botones con las flechas izquierda y derecha sirven para cargar la subcuenta anterior y posterior,
respectivamente.
En cuanto al intervalo de fechas, podemos realizar extractos de cuentas que van ms all de un perodo
contable. Podremos as sacar un extracto con las primeras fechas de un ao y de las ltimas semanas de
un ejercicio anterior; esto es idneo para contrastar los saldos de cuentas de clientes, permitiendo
encontrar diferencias en conciliaciones con anterioridad al final de ejercicio. Esto slo es aplicable para
cuentas que no sean de gastos o ingresos.
Los botones de la parte inferior izquierda de la ventana nos permiten salir de la consulta, imprimir el
mayor seleccionado, la edicin del asiento correspondiente al pase donde est situado el cursor en la

51

Captulo 25. El libro mayor


tabla,el borrado del asiento correspondiente al pase actual, el copiado al portapapeles de la consulta,
exportar en XML el mayor en pantalla.
En versiones recientes se han incorporado nuevos botones que permiten nuevas funciones como
consultar asientos, editar vencimientos correspondientes a apuntes del mayor, la consulta de documentos
asociados, o la edicin de los datos accesorios correspondientes a la cuenta seleccionada.
En la parte superior de la pantalla podremos distinguir una caja con el ttulo Intervalo de cuentas. La
activacin de este apartado permite la consulta de mayores de agrupaciones de cuentas por intervalos;
esta caracterstica nos podra servir, por ejemplo, para analizar todos los movimientos y saldos por fecha
de todas las cuentas de tesorera agrupadas.
El contenido de la columna punteo se genera automticamente. Nos proporciona una imagen
instantnea de las deudas y cobros pendientes en las consultas de las cuentas.

25.2. Imprimir el libro mayor


Si lo que queremos es imprimir directamente el libro mayor de una o varias cuentas seleccionaremos
ConsultasImprime mayor. Aparecer entonces el siguiente dilogo:

Aqu podremos indicar subcuenta inicial y subcuenta final, as como un intervalo de fechas. Para
imprimir pulsaremos el botn correspondiente en la parte inferior. Podremos previsualizar la impresin
del mayor pulsando el botn correspondiente.

52

Captulo 26. Consultas de acumulados de


cuenta por mes
Esta opcin del men Consultas nos muestra una ventana con informacin de las magnitudes de los
saldos de una subcuenta acumulados por meses:

El botn Copiar permite pasar al portapapeles el contenido de los acumulados; esto posibilita cargar la
informacin en una hoja de clculo, tarea que ser til, por ejemplo, para confeccionar presupuestos. La
siguiente figura muestra los acumulados importados por la hoja de clculo de OpenOffice:

53

Captulo 26. Consultas de acumulados de cuenta por mes

54

Captulo 27. Volumen de operaciones con


terceras personas
Este apartado del men Consultas nos ofrece informacin sobre el volumen de operaciones con
terceras personas en un determinado ejercicio. Esta informacin ser muy til para confeccionar el
modelo 347 y otras declaraciones informativas.
El clculo de las operaciones se realiza a partir del libro mayor, excluyendo los asientos de apertura y de
cierre; si se trata de adquisiciones de bienes y servicios nos centraremos en el haber de las cuentas; en
el caso de ventas de bienes y servicios el resultado vendr dado por la suma del debe de las cuentas.
Para que la informacin sea correcta tendremos que utilizar asientos negativos para realizar correcciones
por devoluciones, abonos o errores en factura, ya que, de lo contrario, el volumen de operaciones
calculado ser errneo y nos dar problemas a la hora de cumplimentar las declaraciones informativas.

La pantalla muestra el dilogo que se encarga del manejo de la consulta. Como podemos observar,
hemos introducido el ejercicio, el importe a partir del cual deseamos que se muestren datos en la
consulta; y en el apartado cdigos, hemos suministrado una lista de cdigos de cuenta separados por
comas para acotar la bsqueda de informacin.

55

Captulo 28. El balance de sumas y saldos


Para obtener balances de sumas y saldos ejecutaremos Consultas-Balance de sumas y saldos. El
cuadro de dilogo que aparece nos permite muchas posibilidades:

El primer grupo de casillas de verificacin permite especificar el nivel de detalle del balance; de esta
forma podremos obtener informacin valiosa para agrupados de cuenta, como por ejemplo, volumen de
operaciones por zona si tenemos los clientes clasificados en una cuenta por cada zona antes del desglose
final en subcuentas. Las casillas de verificacin no son excluyentes; podremos incluir todos los detalles
que necesitemos.
En intervalo de fechas podremos especificar perodos superiores al ao natural. Aqu tendremos que
tener en cuenta los tipos de diario que formarn parte de la consulta para que sta tenga significado.
Podemos acotar la consulta para un intervalo de cuentas. Ello permite por ejemplo conocer el volumen
de gasto desglosado en cuentas y subcuentas de una determinada partida contable.
El grupo de casillas de verificacin del DIARIO permite la eleccin de las partes del diario que
formarn parte del balance de sumas y saldos. Si por ejemplo queremos conocer el volumen de gastos e
ingresos desglosado por cuentas, no incluiremos el diario de REGULARIZACIN, ya que ste salda
todas las cuentas del grupo 6 y 7.
Importante: Nunca se incluir el diario de CIERRE en las consultas, ya que por su propia
naturaleza el proceso de cierre elimina toda la informacin contable en lo que se refiere a los saldos
de un determinado perodo.

56

Captulo 28. El balance de sumas y saldos


En el recuadro Analtica podremos acotar la emisin del balance de sumas y saldos para cdigos de
imputacin determinados. Podremos emplear comodines en la confeccin de estos cdigos.
El botn Imprimir genera una copia impresa en alta calidad directamente en la impresora. Si queremos
generar un fichero TEX para incorporarlo a un libro de contabilidad (por ejemplo el libro de balances),
pulsaremos el botn Genera TEX, tras lo cual se pedir un nombre de archivo (introducir el nombre
del archivo sin especificar ninguna ruta o directorio). Si dejamos el nombre en blanco, se generar el
balance en el archivo bss.tex.
A veces resulta interesante poder trabajar con la copia de un balance de sumas y saldos en una hoja de
clculo. Ello permite, por ejemplo, presentar balances de situacin o cuentas de prdidas y ganancias
configuradas de manera flexible y a nuestro gusto. Tambin puede sernos til para preparar un inventario
de cierre de ejercicio, como relacin detallada de bienes y derechos de nuestra empresa. El botn
Copiar permite pasar al portapapeles en formato de texto tabulado toda la informacin del balance de
sumas y saldos, que podr ser pegado sin ningn problema en una hoja de OpenOffice para su proceso.
Tambin se genera un fichero bss.txt por si se desea modificar algn componente antes de ser
procesado por otra aplicacin.
Genera XML exporta el balance de sumas y saldos a un fichero XML; esto es ideal para utilizar un
programa externo de informes, tal como iReport.
Recientemente se ha incorporado un botn para la consulta del mayor de cualquier cuenta que est
incluida en el balance de sumas y saldos.
La casilla de verificacin Columna de saldos iniciales permite obtener un balance de comprobacin
especial con el saldo inicial en el inicio del perodo especificado en el intervalo de fechas. Este tipo de
documento contable se utiliza habitualmente en algunos pases iberoamericanos.

57

Captulo 29. Conciliacin de cuentas


La conciliacin de cuentas es uno de los pilares bsicos que nos van a permitir garantizar que nuestra
contabilidad sea correcta. Mediante esta herramienta cruzamos la informacin de nuestras cuentas con la
de los agentes econmicos que interactan con nosotros, tales como bancos, clientes, proveedores, etc.
De esta forma podremos descubrir posibles errores, ya sean en importes, fechas, y omisiones, tanto en
nuestras cuentas como en la contabilidad de los agentes implicados.

29.1. Alta y edicin de conceptos de diferencias de


conciliacin
Los errores de contabilizacin provocan que existan diferencias en el proceso de confrontacin entre
nuestra cuenta y la que elabora de forma contrapuesta el agente econmico que la representa.
En esta plantilla podemos introducir los conceptos que representen estas diferencias, como, por ejemplo:
Cheques no debitados, Omisin en cuenta banco, Importe incorrecto... Esto va a permitir la
agrupacin posterior de la informacin para la elaboracin del informe de conciliacin.

29.2. Conciliacin de cuentas manual


El proceso comienza con la peticin de la cuenta auxiliar a conciliar y del intervalo de fechas. Esto se
realiza a travs del siguiente cuadro de dilogo:

58

Captulo 29. Conciliacin de cuentas

Posteriormente accederemos a la pantalla de conciliacin. Podemos observar que la tabla central posee
dos pestaas, una dedicada a las anotaciones de la cuenta en nuestra contabilidad, y otra que estar
referida a las posibles diferencias de la cuenta externa con respecto a nuestros apuntes.
Para conciliar alguna lnea de las tablas de las cuentas haremos doble click sobre el campo del importe, o
pulsaremos el botn Concilia linea. Esto activar la marca de conciliado y har desaparecer el
combo-box del campo Tipo dif.
Si la lnea no resulta conciliada, especificaremos el tipo de diferencia correspondiente en Tipo dif.
Tambin podremos corregir errores de nuestra contabilidad sobre la marcha: el botn Fecha asiento
permite la edicin de fechas equivocadas, mientras que el botn Edita asiento abre en pantalla la tabla
de asientos para editar el correspondiente al del pase seleccionado. Para hacer efectivos los cambios en
pantalla, pulsaremos el botn Refrescar.
La activacin de la casilla de verificacin Solo partidas no conciliadas nos va a permitir eliminar de la
pantalla todos los registros conciliados. Esto es muy interesante cuando estamos conciliando cuentas con
mucha informacin.

59

Captulo 29. Conciliacin de cuentas


La columna Saldo conc. nos informa en todo momento del saldo de las partidas conciliadas de la
cuenta.
En las ltimas versiones de KEME se han aadido nuevos botones que nos permiten borrar y consultar
asientos.
Bajo la pestaa Cuenta externa se esconden los distintos apuntes de la cuenta de terceros, que no
concilian con nuestra contabilidad. El botn Aadir linea permite ir recopilando esta informacin.

En la parte inferior de la pantalla nos encontramos con botones con funciones comunes para todo el
cuadro de dilogo:
Eliminar marcas sirve para eliminar toda la conciliacin; las tablas quedan como al principio. Esta
operacin no es irreversible, ya que podemos salir de la ventana de dilogo pulsando el botn Cancelar.
El botn informe nos presentar por escrito un resumen del proceso de conciliacin, mientras que
Consulta informe presentar esta informacin por pantalla.

29.3. Conciliacin bancaria sobre informacin importada


conforme al cuaderno 43 de la AEB
Este mecanismo nos permite realizar la conciliacin bancaria de forma semi-automtica, a travs de la
importacin de informacin de cuentas corrientes bancarias. La principal ventaja es que se realiza el

60

Captulo 29. Conciliacin de cuentas


punteado de forma automtica.

29.3.1. Importar Cuaderno 43


Esta opcin del men de conciliacin permite captar la informacin de un fichero de cuenta bancaria
conforme al cuaderno 43 de la Asociacin Espaola de Banca. Tras seleccionar la cuenta
correspondiente de nuestra contabilidad, la aplicacin nos presentar un mensaje de advertencia, y
pasaremos a un cuadro de seleccin de archivo:

Tras un mensaje de confirmacin, el archivo se habr importado correctamente. No se sobreescribirn


apuntes de fechas ya importadas con anterioridad; de esta forma nos aseguramos de que no se pierda la
informacin relativa a conciliaciones anteriores.

29.3.2. Contabilizacin automtica vencimientos a partir de


Cuaderno 43 importado
Esta funcin permite el procesado automtico de los vencimientos registrados a partir de la comparacin
de los registros de KEME con la informacin importada de un cuaderno 43.

61

Captulo 29. Conciliacin de cuentas

29.3.3. Conciliacin de la cuenta importada


A travs de la opcin del men Cuentas Bancarias C43Concilia importada accederemos al
cuadro de dilogo:

En el campo etiquetado como Margen fechas (das) podremos establecer un intervalo de confianza
entre fechas para la conciliacin; de esta forma podremos obviar el problema bastante comn de la
conciliacin de partidas en fechas que varen pocos das con respecto a la anotacin en el banco.
El botn Conciliacin automtica realizar todo el proceso automtico de punteo para el intervalo de
fechas seleccionado.

29.3.4. Borrar informacin importada


La opcin del men Borrar importado permite la eliminacin de la informacin captada conforme al
Cuaderno 43 a partir de una determinada fecha. La principal utilidad de esta funcin es la de corregir
posibles errores en la importacin de informacin.

62

Captulo 30. La contabilidad analtica


Esta funcionalidad del programa permite llevar una pseudo-contabilidad interna mediante la imputacin
a travs de unos cdigos de la informacin del diario referente a ingresos y a gastos. De esta forma se
permite, por ejemplo, asignar las clases de costes (grupo de gastos) a portadores y/o secciones de coste.
La llevanza de la contabilidad analtica es opcional, y se activa a travs del dilogo de configuracin de
empresa. La activacin de esta funcionalidad obligar a suministrar un cdigo de imputacin a cada
partida de ingreso y gasto que introduzcamos en la tabla de edicin de asientos. Tambin se permite la
elaboracin de asientos automticos con cdigos de imputacin; esto nos permite elaborar criterios
de imputacin complejos de forma cmoda y sencilla para el usuario final.

30.1. Composicin de los cdigos de imputacin


Cada cdigo de imputacin se podr codificar con tres niveles de informacin; de esta forma podremos
hacer referencia, por ejemplo, a seccin, subseccin, y portador de coste.

Primer nivel: esta porcin del cdigo de imputacin es obligatoria, y necesariamente se ha de codificar
empleando tres caracteres.

Segundo nivel: va en segundo lugar, y tambin se codificar empleando tres caracteres, su empleo es
opcional.

Tercer nivel: ocupa el tercer lugar, es opcional y se puede codificar utilizando una cadena de caracteres
de longitud libre

30.2. Operaciones de consulta


KEME-Contabilidad permite efectuar operaciones de consulta para realizar un seguimiento de las
anotaciones en el mbito de la contabilidad analtica. Estas actividades las podremos realizar a partir de
la opcin del men Consulta imputaciones, del balance de sumas y saldos, y en los estados contables
(si les hemos habilitado la contabilidad analtica).
Podremos realizar agrupaciones de niveles en nuestros informes utilizando comodines. Para el primer y
segundo nivel el comodn vendr representado por tres signos de interrogacin (???), mientras que
para el tercer nivel (longitud variable) utilizaremos un asterisco (*).

63

Captulo 31. Procesado de retenciones


En la versin se ha aadido un nuevo mdulo para el tratamiento de retenciones del IRPF por
rendimientos satisfechos de actividades econmicas. En la pantalla de captura (tabla de asientos)
podemos observar que se ofrece la posibilidad de discriminar por retenciones procedentes del
arrendamiento de inmuebles urbanos y rendimientos de actividades econmicas.

En la configuracin de empresa identificaremos la cuenta principal (por ejemplo una 475)de retenciones
que activar la ventana de registro.
La pantalla de resumen/consultas en retenciones ofrece la posibilidad de la consulta de los datos
agrupados de cara a la confeccin de declaraciones fiscales. Podemos utilizar los registros de la tabla de
retenciones para editar y consultar los asientos relacionados en el diario.

64

Captulo 32. Gestin de vencimientos


Este apartado se encarga, como su nombre indica, de fijar vencimientos a derechos y obligaciones, as
como del cargo o abono con las cuentas de tesorera a la hora de los vencimientos. De esta forma
podemos realizar una eficaz planificacin de tesorera. Para realizar estas operaciones tendremos que
haber definido en el dilogo Configuracin de empresa las cuentas a pagar y las cuentas a cobrar
que se procesarn; podremos especificar varios cdigos de cuentas separados por comas.

32.1. Asignar vencimientos directamente a partir del


diario
Podemos asignar vencimientos a un cobro o pago pendiente, representado en un apunte contable del
diario, como por ejemplo el relativo a la cuenta de un cliente para una venta que acabamos de procesar.
Para ello, seleccionaremos con el ratn (pulsando el botn izquierdo) el apunte en cuestin y
ejecutaremos VencimientosVencimientos a partir del diario, se abrir el siguiente dilogo para
procesar la asignacin:

El dilogo mostrado aparecer al principio vaco, y le iremos aadiendo uno o ms vencimientos hasta
completar el total de la deuda, en cuyo caso, el campo sin vencimiento aparecer con valor cero.
Para aadir vencimientos, pulsaremos el botn Aadir, aparecer entonces la siguiente ventana:

Donde fijaremos parmetros como la fecha de vencimiento y el importe. Tambin podremos editar un
campo, Concepto al vencimiento con informacin para el concepto del asiento que se generar

65

Captulo 32. Gestin de vencimientos


automticamente al procesar el vencimiento en el futuro.

32.2. Domiciliaciones
Las domiciliaciones bancarias de importes a cobrar se realizan a travs del mdulo de vencimientos de
KEME. En este apartado se realiza una introduccin a la emisin de cuadernos bancarios para gestionar
domiciliaciones.

32.2.1. Dar de alta tipos de vencimiento


Este paso es necesario para poder asignar vencimientos. Los tipos de vencimientos estn formados por
un cdigo, y un nmero o varios nmeros separados por coma que representan los plazos de cobro/pago.
Se realiza mediante la opcin del men Vencimientos, Editar tipos de vencimiento

32.2.2. Edicin de cuentas auxiliares


En cada cuenta auxiliar especificaremos cdigos de cuenta bancaria asociados, as como el BIC e IBAN.
Chequearemos las casilla de domiciliacin.

66

Captulo 32. Gestin de vencimientos

Para nuestra comodidad, resulta interesante asociar vencimientos a nuestras cuentas de clientes o
deudores para que las asignaciones se realicen de forma automtica. Para ello accederemos a la pestaa
aspectos contables:

32.2.3. Introduccin de asientos


Cada vez que introduzcamos un asiento con cuentas con vencimiento asociado se realizar una

67

Captulo 32. Gestin de vencimientos


asignacin automtica. Tambin podremos realizar asignaciones manuales o editar las existentes
mediante la opcin del men Vencimientos, Vencimientos a partir diario

32.2.4. Generar domiciliaciones bancarias


Mediante Vencimientos, Domiciliaciones accederemos a un gestor de domiciliaciones desde el cual
podremos realizar ediciones, y crear nuevas remesas.

En la siguiente ventana vemos una nueva domiciliacin vaca, en la que hemos especificado una cuenta
bancaria.

El botn cargar info nos permitir seleccionar apuntes de vencimientos para que formen parte de
nuestra domiciliacin.

68

Captulo 32. Gestin de vencimientos

Una vez que tenemos toda la informacin cargada en la domiciliacin ya podremos confeccionar nuestro
fichero bancario pulsando en el botn correspondiente.

32.3. Asignar vencimientos a partidas pendientes


Si procesamos gran cantidad de operaciones y fijamos manualmente vencimientos puede ocurrir que se
queden apuntes sin asignar. Por ello la aplicacin permite consultas de apuntes con cuentas a cobrar y a
pagar pendientes de asignar vencimientos.
Si ejecutamos alguna de los opciones del men VencimientosAsignar vencimientos, cuentas a
pagar bien VencimientosAsignar vencimientos, cuentas a cobrar accederemos a un dilogo
tal y como se muestra en la figura:

69

Captulo 32. Gestin de vencimientos

Para procesar la informacin de la tabla, seleccionaremos una lnea de la lista y pulsaremos el botn
Asigna Vencimiento. El proceso a partir de aqu ser similar al del punto anterior donde asignbamos
directamente a partir del diario. Si hemos fijado vencimientos por valor del importe total del apunte
observaremos que la lnea en cuestin desaparecer de la tabla.
El botn Procesa pago/cobro sirve para procesar directamente el cobro o pago sin pasar por asignar
vencimientos. Esto nos sirve, por ejemplo, para contabilizar el pago en operaciones al contado, o en
aquellas en las que no disponemos de informacin sobre un vencimiento cierto y se realiza el pago en un
determinado momento. Esto lo realizaremos a travs del dilogo de procesar vencimiento:

El botn Dar de baja sirve para eliminar como pendientes de asignar, partidas a las que no tengamos
que fijarles un vencimiento. Esto ocurre por ejemplo en apuntes realizados para corregir operaciones
debido a errores, devoluciones, etc.

70

Captulo 32. Gestin de vencimientos

32.4. Procesar vencimientos


La opcin del men VencimientosProcesar vencimientos se utiliza para generar los asientos
referentes al cobro o pago de una partida a la que asignamos vencimientos. Las operaciones las
realizaremos a travs del siguiente cuadro de dilogo:

En la esquina superior izquierda tenemos un grupo de campos en los que se especifica el intervalo de
fechas para el que se ofrecer la informacin. Por defecto aparecer el inicio y el final del ltimo perodo
registrado. Podemos cambiar el criterio de acotacin por fecha utilizando la fecha de vencimiento;
ambos criterios son excluyentes, por lo que al activar la casilla de verificacin de uno de ellos, se
desactivar la otra.
Si queremos que se muestre informacin referente a vencimientos procesados, activaremos la casilla de
verificacin correspondiente. Tambin podremos elegir entre que se muestre informacin referente a
cobros y/o pagos; ambas opciones no son excluyentes.
Podremos acotar todava ms la lista de vencimientos, activando las casillas de verificacin de Cta.
ordenante y Cta. tesorera. Aqu introduciremos el cdigo de una de las subcuentas ordenantes, y de
tesorera a las que hayamos programado el cobro o el pago de alguna partida, respectivamente.
Para procesar algn cobro o pago, pulsaremos el botn Procesar, se abrir entonces el cuadro de
dilogo:

71

Captulo 32. Gestin de vencimientos

Si la informacin que se muestra es correcta, tan slo nos quedar pulsar Procesar, en caso contrario
podremos editar la fecha de vencimiento y el cdigo de la subcuenta de tesorera.
Al igual que en la asignacin de vencimientos, en este dilogo tambin se permite anular registros de
vencimientos; esto hace que el apunte contable del que procede no vuelva a aparecer como pendiente de
asignar y que no se compute a ningn efecto. Como veamos anteriormente, esto est indicado para
apuntes contables que no originen cobro o pago con posterioridad, tales como correcciones o ajustes.
El botn Borrar elimina el registro fsico del vencimiento. El apunte contable del que procede quedar
como pendiente de asignar vencimiento. Esto es til, por ejemplo, cuando tengamos un asiento mal
contabilizado al que le hayamos asignado en algn apunte vencimientos; podremos entonces eliminar el
registro de vencimiento, para editar el asiento del que procede, y volver a repetir la operacin de asignar
vencimiento.
El botn Unificar proc. nos va a permitir unificar diversos pases de vencimientos para su procesado en
un solo asiento con la misma contrapartida. Para seleccionar pases contiguos utilizaremos el botn del
ratn, a la vez que pulsamos la tecla de maysculas. Para seleccionar pases no contiguos, utilizaremos la
tecla Ctrl a la par que pulsamos el botn izquierdo del ratn.

32.5. Gestin de apuntes anulados para vencimientos


La opcin del men VencimientosVencimientos anulados mostrar una tabla con todos los
apuntes que hemos decidido anular para que no se tengan en cuenta para asignar vencimientos. La
principal funcin de este dilogo es la de posibilitarnos recuperar estos apuntes para su proceso normal;
esto permite recuperar partidas anuladas por error:

72

Captulo 32. Gestin de vencimientos

El botn Borrar dejar al pase del diario correspondiente al registro anulado sin vencimiento asignado;
es decir, se borrar fsicamente la lnea del vencimiento.
El botn Recuperar quitar la marca de anulado del registro de vencimiento; quedar para su
procesado como si nunca se hubiera anulado.

73

Captulo 33. El Impuesto sobre el Valor Aadido


En el apartado referente a la introduccin de asientos ya analizamos la operatoria a seguir para generar
apuntes de IVA y argumentbamos cmo se intentaba que se produjera un cuadre perfecto entre los
mayores de las subcuentas de IVA y los libros de facturas emitidas/recibidas.
En este punto vamos a contemplar otros aspectos referentes al Impuesto sobre el Valor Aadido que se
ofrecen en el men principal Iva, como son la introduccin y edicin de los distintos tipos de IVA, el
libro de facturas recibidas, el libro de facturas emitidas, y las consultas sobre liquidacin de IVA de un
perodo.

33.1. Tipos de IVA


La opcin IVATipos de IVA nos abrir un cuadro de dilogo en el que podremos dar de alta y editar
los distintos tipos de IVA:

33.2. Libro de Facturas Emitidas


Mediante esta opcin del programa obtenemos el libro de facturas emitidas. El cuadro de dilogo
asociado nos permite seleccionar el contenido del mismo; tambin podremos editar el ttulo o cabecera
del listado y elegir el formato de presentacin: vertical o apaisado.

74

Captulo 33. El Impuesto sobre el Valor Aadido

Para obtener una copia impresa del libro, pulsaremos el botn Imprimir. Si slo queremos observar en
pantalla el contenido del libro, pulsaremos el botn Consultar, aparecer as el visor DVI mostrando la
conversin del fichero TEX generado.
El botn Copiar permite pasar la informacin al portapales; esto permite, por ejemplo, pegar el libro de
facturas en una hoja de clculo.

33.3. Libro de Facturas Recibidas


Permite la obtencin, de forma similar al punto anterior, del libro de facturas recibidas. Podremos
obtener, adems, un listado ms completo con informacin sobre la prorrata si nuestra empresa est
sometida a esta modalidad de IVA.

75

Captulo 33. El Impuesto sobre el Valor Aadido

33.4. Consulta de liquidacin de IVA


La opcin del men IVALiquidacin de IVA nos presentar en pantalla una ventana con las
magnitudes clasificadas por cuenta necesarias para realizar la liquidacin del impuesto; tan slo
tendremos que especificar un intervalo de fechas y pulsar el botn Calcular:

33.5. Critero del rgimen de caja en IVA


Para la correcta gestin del IVA de caja en KEME es imprescindible una correcta asignacin de
vencimientos.
Las cuentas de proveedores y clientes sometidas a este rgimen debern tener asignados vencimientos
predefinidos

76

Captulo 33. El Impuesto sobre el Valor Aadido

Para introducir algn apunte sometido al criterio del rgimen especial del criterio de caja, bastar con
seleccionar esta modalidad en la ventana de edicin del registro de IVA asociado.
La consulta de los libros de facturas emitidas y recibidas nos mostrarn los registros acogidos a este
rgimen especial. Los podremos distinguir porque el nmero de fila de la tabla que se muestra en
pantalla vendr marcada por una estrella (*)

77

Captulo 33. El Impuesto sobre el Valor Aadido

El botn Desglose caja nos muestra cmo se distribuye el IVA devengado segn los vencimientos de
los importes de las facturas:

Forzar la liquidacin nos permite que el IVA se devengue en la fecha que determinemos. Esto es til en
aquellas operaciones no realizadas que la ley nos obliga a liquidar.
En las liquidaciones de IVA aparecern desglosadas las cuotas sometidas al criterio del rgimen especial
de caja:

78

Captulo 33. El Impuesto sobre el Valor Aadido

Si pulsamos los botones Iva de Caja podremos consultar un detalle de todos los apuntes sometidos a
este rgimen

33.6. Modelo 347


Esta opcin del men IVA confecciona un fichero conforme para ser importado y verificado por las
utilidades de la AEAT

33.7. Modelo 349


Esta opcin del men IVA confecciona un fichero conforme para ser importado y verificado por las

79

Captulo 33. El Impuesto sobre el Valor Aadido


utilidades de la AEAT

33.8. Modelo 340


Esta opcin del men IVA confecciona un fichero conforme para ser importado y verificado por las
utilidades de la AEAT

80

Captulo 34. Amortizaciones


Este mdulo del programa permite la gestin y clculo de la depreciacin de nuestro inmovilizado. Esto
se realiza desde dos vertientes distintas: la contable y la fiscal, permitiendo la obtencin de las
diferencias entre ambos criterios que nos permitirn ajustar la base imponible de nuestro Impuesto de
Sociedades. Esta caracterstica est especialmente indicada para aquellos supuestos de libertad de
amortizacin o amortizacin acelerada, que conllevan la consideracin como gasto fiscal de un importe
que no se registra como gasto contable del mismo perodo impositivo; con este sistema se mejora la
situacin financiera de la empresa al diferir el pago del Impuesto sobre Sociedades a ejercicios futuros.

34.1. El Plan de Amortizaciones


El plan de amortizaciones registrar la forma en que vamos a registrar la depreciacin para cada
elemento del inmovilizado. Para acceder a l utilizaremos la opcin del men: AmortizacionesPlan
de Amortizaciones:

En dicho plan podemos observar que los coeficientes de amortizacin se expresan en tantos por uno. No
se aprecian dos columnas que quedan a la derecha (habra que realizar un scroll horizontal) que seran el
coeficiente de amortizacin fiscal (el que nos permite la Hacienda Pblica), y la relativa a la
amortizacin fiscal en el primer ejercicio, que podr estar en blanco o con valor Seleccionado para
aquellos casos en que fiscalmente se permita que amorticemos un elemento de inmovilizado en el mismo
ao de su adquisicin.
Para dar de alta nuevos registros, pulsaremos el botn Nuevo elemento, con lo que aparecer el
siguiente dilogo:

81

Captulo 34. Amortizaciones

Por cdigo de elemento entendemos una forma de identificar el inmovilizado aparte del cdigo de
subcuenta; podra estar formado, por ejemplo, por la referencia del fabricante a la que podramos aadir
algn tipo de variante para que el cdigo resultara exclusivo.
La fecha de puesta en funcionamiento no tiene porqu coincidir con la fecha de adquisicin, y representa
el momento a partir del cual el elemento empezar a depreciarse.
Los coeficientes de amortizacin se expresarn en porcentajes (aunque aparezcan en el plan en tantos por
uno).
En cuanto a la amortizacin fiscal, si seleccionamos el botn de radio Amortizacin fiscal acelerada
total en el primer ejercicio, se desactivar el campo del coeficiente de amortizacin fiscal, ya que en este
caso no tendra sentido su edicin.
Si no introducimos ningn valor para la amortizacin fiscal, se entender que el criterio contable y fiscal
coinciden, por lo que no se producir ninguna diferencia.
El botn de radio Tabla de amortizacin personalizada, activa una tabla en la que especificaremos la
cuanta en que se va a depreciar el activo en cuestin en cada ejercicio. Esto es til si queremos asignar
planes de amortizacin personalizados o de tipo ms elaborado, como podran ser el del mtodo de la
suma de dgitos o el de porcentaje constante. Tambin sera aplicable para amortizaciones de tipo ms
complejo, como las de renovaciones, ampliaciones o mejoras de elementos patrimoniales de
inmovilizado, o para el mtodo de amortizacin segn justificacin ejercicio a ejercicio.
La pestaa imputaciones estar activada si nuestra contabilidad procesa contabilidad analtica. Esta
parte del cuadro de dilogo nos va a permitir asignar la amortizacin del elemento a los distintos
centros/portadores de costes que vendrn representados por sus respectivos cdigos de imputacin:

82

Captulo 34. Amortizaciones

A cada cdigo de imputacin le asignaremos el porcentaje correspondiente de depreciacin del activo


inmovilizado. Nuestro objetivo ser conseguir que las asignaciones representen el cien por cien de la
cuota a amortizar

34.2. Asientos de amortizaciones


Seleccionando la opcin del men correspondiente generaremos el asiento de amortizaciones que
especifiquemos en el cuadro de dilogo:

Tambin podremos eliminar el asiento de amortizaciones de un determinado perodo pulsando el botn


Eliminar.

34.3. Diferencias en base imponible del Impuesto sobre


Sociedades
Seleccionando la opcin del men correspondiente a este apartado aparecer una tabla con las
diferencias entre la amortizacin contable y la considerada desde el punto de vista fiscal:

83

Captulo 34. Amortizaciones

34.4. Historial de diferencias por activo


Esta opcin del men muestra una plantilla con informacin del proceso de amortizacin por cada
ejercicio, contrastando la depreciacin contable con la amortizacin fiscal. Esto nos permite tener una
visin sobre el proceso de registro de ambos criterios a lo largo de la vida til de cada elemento de
inmovilizado.

84

Captulo 35. Importar datos


En este apartado describimos una forma sencilla de captar los datos de otras aplicaciones contables.

35.1. Importar plan de cuentas


Nuestro objetivo es conseguir un fichero de texto tabulado en dos columnas, la primera que contenga el
cdigo de cada grupo, subgrupo o cuenta, y la segunda el nombre correspondiente. Para ello partimos,
por ejemplo, de un balance de sumas y saldos o de un listado de plan de cuentas generado por la
aplicacin origen en un archivo en formato de texto tabulado.
El siguiente paso consistir en abrir el archivo anterior con un editor de texto; si utilizamos Emacs, ste
suele detectar la codificacin de caracteres automticamente. Si utilizamos el editor Kate, tendremos que
especificar la codificacin en el men Ver Especificar codificacin Europeo occidental iso
8859. En el editor seleccionaremos las lneas que nos interesen y las copiaremos al portapapeles. Acto
seguido arrancaremos Openoffice y crearemos una hoja de clculo vaca, donde pegaremos el contenido
del portapapeles, teniendo especial cuidado en seleccionar el juego de caracteres apropiado (en nuestro
caso el de Windows), y la separacin correspondiente (tabulador y texto separado por comillas):

Importante: Es imprescindible tener en cuenta e identificar correctamente el juego de caracteres


del que procede la informacin a importar, ya que en caso contrario se puede generar un fichero de
texto con caracteres extraos y que, por tanto, no sera admitido por la base de datos.

85

Captulo 35. Importar datos


Una vez pegada la informacin en la hoja de clculo procederemos a borrar los datos que no nos
interesen, y nos quedaremos con dos columnas. No deber existir ninguna lnea de descripcin de
campos como cabecera, tan slo cdigos de cuenta y descripciones de cuenta:

El siguiente paso ser guardar el contenido de la hoja de clculo en un fichero de texto tabulado, sin
separador de cadenas de caracteres. Esto lo conseguiremos mediante la opcin del men de OpenOffice
ArchivoGuardar como..., donde especificaremos en Tipo de archivo la seleccin Texto CSV
(.csv;.txt):

A continuacin aparecer un dilogo de exportacin de texto, en el que especificaremos el juego de


caracteres Unicode UTF-8, el separador de campo como tabulador, y dejaremos en blanco el separador
de texto:

86

Captulo 35. Importar datos

Ya tenemos el plan contable exportado listo para su incorporacin a nuestra aplicacin, para ello
tendremos que copiar el archivo generado al directorio .keme/. No olvidemos que dicho directorio
aparecer como oculto, por lo que si queremos que aparezca en el navegador del sistema, deberemos
habilitar que se muestre en pantalla, esto se consigue en Konqueror mediante la opcin del men
VerMostrar archivos ocultos
El ltimo paso consistir en crear una nueva empresa en la contabilidad, en la que especificaremos el
fichero del plan contable con extensin .pln generado en los pasos anteriores, para ello seleccionaremos
la opcin del men Empresa Nueva empresa:

Importante: Tenemos que especificar el nmero de dgitos exacto de las subcuentas del plan
importado; en caso contrario la informacin contenida no ser interpretada de forma correcta.

Una vez concluido el proceso tendremos el Plan Contable incorporado a nuestra contabilidad
almacenado con el juego de caracteres Unicode que se caracteriza por su carcter internacional.

35.2. Importar datos del diario


El proceso de importar asientos de otras aplicaciones es bastante parecido al que hemos empleado en el
punto anterior; partiremos de un fichero en formato texto tabulado que contenga el libro diario contable y
lo abriremos con un editor de texto tal como Emacs. Si la informacin a procesar es muy grande,
podemos copiar y pegar trozos del diario en la hoja de clculo de OpenOffice, donde especificaremos el
juego de caracteres correcto del que proceden los pases contables.

87

Captulo 35. Importar datos


El siguiente paso ser editar la hoja de clculo, de forma que dispondremos los datos contables por
columnas en el siguiente orden:
1. Nmero de asiento
2. Fecha
3. Cdigo de cuenta
4. Concepto de cargo/abono
5. Importe de la anotacin en el Debe
6. Importe de la anotacin en el Haber
7. Documento (este campo es opcional)
Una vez terminada la edicin, guardaremos el fichero en el directorio de trabajo de la aplicacin. El
formato elegido ser en modo de texto tabulado, sin ningn tipo de separador para cadenas, y con el
juego de caracteres Unicode (ver punto anterior).
Desde nuestra empresa en el programa de contabilidad accederemos al dilogo de importar asientos del
diario mediante la opcin del men UtilidadesImportarImportar asientos diario:

Antes de procesar el fichero que elijamos se comprobar entre otras cosas si hay descuadres de asientos,
si las fechas suministradas son vlidas (debe de estar dado de alta un ejercicio no cerrado que permita
aceptar asientos con las fechas suministradas),o si existen todas las cuentas del diario a importar. En el
caso de que se detecte algn error el proceso se cancelar, informando al usuario.
Si el proceso se concluye con xito, y para la correcta interpretacin de los pases importados, deberemos
de suministrar una informacin extra en lo concerniente a qu asientos corresponden al diario de
apertura, regularizacin y cierre. Para ello, basta seleccionar en la pantalla principal cualquier pase
correspondiente al asiento que queramos modificar y seleccionar en el men
UtilidadesImportarAsignar diario
Puede ocurrir que estemos importando informacin de ejercicios cerrados; en este caso, deberemos, una
vez concluido el proceso, de marcar el ejercicio como cerrado mediante

88

Captulo 35. Importar datos


UtilidadesImportarMarcar como cerrado ejercicio
El proceso no se llevar a cabo igualmente si estamos importando pases con cuentas de iva
soportado/repercutido. Esto ocurre para evitar descuadres de la contabilidad con los libros de facturas
emitidas y/o recibidas. Para evitar este problema, deberemos de dejar vacos momentneamente los
campos de cuenta de iva soportado y cuenta de iva repercutido en el cuadro de configuracin de empresa.
Esto lo conseguimos accediendo al mismo mediante Empresa-Configuracin de empresa.
Importante: No se deben de mezclar en un mismo ejercicio apuntes con cuentas de iva no
vinculados a los libros de IVA repercutido/soportado con otros que s lo estn. Esto provocara una
falta de concordancia de los registros de IVA con el diario contable.

89

Captulo 36. El generador de estados contables


Bajo este nombre designamos un potente generador de documentos contables, tales como balances de
situacin, cuentas de prdidas y ganancias, y balances de libre configuracin con informacin ajustada a
nuestras necesidades o gustos. La informacin ser extrada del diario, haciendo referencia a las diversas
partes del mismo. Tambin es posible incorporar a nuestros documentos magnitudes medias de cuentas y
saldos iniciales, lo que nos posibilitara, por ejemplo, presentar informacin referente a rotaciones o
ratios que utilicen este tipo de datos.
Cuando creemos una nueva empresa observaremos que no tendremos en la misma ningn estado
contable predefinido; esto es, no podremos realizar balances de situacin presentar la cuenta de
Prdidas y Ganancias. Para solucionar este problema existen unos ficheros de texto que se suministran
con la aplicacin y que podremos importar a travs de la opcin del men Importar estado contable.
De igual forma, si confeccionamos a travs del editor de estados contables un documento interesante,
podremos exportar a un fichero de texto las definiciones del mismo para su utilizacin en otras empresas.

36.1. Frmulas
Los datos numricos de cada apartado de nuestro documento contable se calculan mediante frmulas en
las que se involucran operadores y referencias a magnitudes tales como saldos de cuenta, apartados,
saldos medios, etc. que debern de cumplir ciertas restricciones.

36.1.1. Operadores vlidos


Nuestro objetivo es construir una expresin aritmtica como una sucesin de operandos y operadores
vlidos. En nuestro caso, podremos hacer referencia a operaciones bsicas tales como sumar (+), restar
(-), multiplicar (*), dividir (/), tambin es posible la utilizacin de parntesis, ya sean simples o anidados
(parntesis dentro de parntesis). En el entorno contable nos basta con estos operadores, por lo que no se
contemplan, por ejemplo, funciones trigonomtricas, logaritmos, exponenciacin, etc., de escasa o nula
utilidad en contabilidad.

36.1.2. Saldos de cuentas


Para hacer referencia a saldos contables de cuentas basta expresar los cdigos de las cuentas entre
corchetes. A la hora del clculo del estado contable, estos corchetes sern sustituidos por la suma de
cargos menos los abonos correspondientes a los pases de las partes del diario que hayamos seleccionado
en la pantalla principal de la edicin del documento (apertura, general, regularizacin; el diario de cierre
no es seleccionable).

90

Captulo 36. El generador de estados contables


Si lo que queremos es introducir saldos medios (de todo el ejercicio), independientemente de las partes
del diario seleccionadas en la pantalla principal aadiremos al cdigo entre corchetes la mencin
:MEDIA en el cdigo de la cuenta; por ejemplo, para hacer mencin al saldo medio de las cuentas de
caja, emplearemos la expresin [570:MEDIA]. De igual forma, podremos hacer referencia a saldos
iniciales aadiendo la expresin :APERTURA, que ser sustituida por el saldo de apertura de la cuenta
en cuestin.
Puede ocurrir que la cuenta a introducir pueda figurar tanto en el debe como en el haber del estado
contable. Nos interesara, en este caso, que figurase en el debe slo la agregacin de las cuentas
auxiliares que posean saldo deudor, y en el haber slo las de saldo acreedor. Esto lo podemos conseguir
especificando + o -, respectivamente, junto con el cdigo de la cuenta; por ejemplo [550+] hace
referencia a que slo figurarn los saldos de las cuentas auxiliares asociadas si stos son deudores.

36.1.3. Presupuestos de cuentas


Podemos hacer que formen parte de nuestros estados contables los presupuestos definidos de nuestras
cuentas, para ello aadiremos a la cuenta entre corchetes :PREV. A la hora del clculo del importe de
la cuenta, el programa buscar en primer lugar saldos de presupuestos de cuentas principales, en caso de
no encontrar ninguno, basar el resultado agregando las subcuentas correspondientes.

36.1.4. Informacin de contabilidad analtica


se pueden aadir especificaciones de contabilidad analtica junto con los cdigos de cuenta; para ello
haremos mencin entre corchetes a las cuentas junto con los cdigos de imputacin, que separeremos
por un punto y coma: [CUENTA;CI]

36.1.5. Apartados del documento contable


Tambin podemos involucrar en el clculo de las expresiones a otros apartados del estado contable, para
ello basta con hacerles mencin utilizando el cdigo del nodo del apartado seguido de un nmero entre
parntesis, que ser un uno si hace referencia a un apartado de la primera parte del estado contable, y un
dos si hace referencia a un apartado de la segunda parte, respectivamente. Todo esto ir encerrado entre
llaves ({}). Ejemplo: {B.1(1)}.

36.1.6. Cantidades numricas


Podremos incluir en nuestros estados contables nmeros que representen, por ejemplo, coeficientes,
cantidades fijas, etc.

91

Captulo 36. El generador de estados contables

36.1.7. Restringir a cantidades positivas


En determinados apartados de nuestro estado contable podr interesarnos que slo figuren importes
cuando estos sean positivos (esto ocurre, por ejemplo, en el saldo de una partida de resultados). Para ello
bastar aadir a la frmula en el final la coletilla ;POSITIVO.

36.2. Pantalla principal del generador de estados


contables
El generador de estados contables se activa al seleccionar en el men Estados ContablesNuevo
Estado Contable

En la ventana que se muestra aparece una hoja con tres pestaas, con la primera de ellas, Datos
generales, activada. Aqu introduciremos las caractersticas generales del documento contable que
vamos a construir:

Un ttulo, que servir para la identificacin del Estado Contable a la hora de guardarlo en la base de
datos.

La cabecera, que aparecer presidiendo los listados

Observaciones, este campo es opcional, sirve para dar informacin suplementaria que aparecer en el
pie del documento.

92

Captulo 36. El generador de estados contables

Columna de texto referencias, en este recuadro activable se introducir la cabecera de la columna


opcional de referencias para los estados contables. Esta columna se puede utilizar para confeccionar
con posterioridad referencias del documento contable con respecto a la memoria.

Frmula base para porcentaje, para el clculo de una columna de porcentajes con respecto a una
magnitud determinada. Su contenido ser una expresin construida con los requisitos mencionados
anteriormente para las frmulas.

Casilla de verificacin Segunda parte activada: si queremos construir un estado contable con dos
partes (por ejemplo activo y pasivo, debe y haber) marcaremos esta casilla, con lo cual activaremos la
pestaa de la segunda parte

Casilla de verificacin analtica: al activar esta casilla podremos confeccionar estados contables que
se podrn filtrar por los cdigos de imputacin de la contabilidad analtica.

Casilla de verificacin Desglose (inventarios). Al activar esta casilla se producir un estado contable
con un mximo nivel de detalle de cada partida. Esto nos resulta ideal para la confeccin de un
inventario de cierre de ejercicio a partir, por ejemplo, de un balance de situacin.

Casilla de verificacin Grfico: activando este opcin estamos informando que el estado contable va
a representar un grfico que se construir a partir de las magnitudes de los nodos principales del
documento. Es conveniente que no haya informacin sobre totales de cada parte del estado contable
(por ejemplo, total activo o total pasivo).

Casillas de verificacin del diario: nos sirven para delimitar qu partes del diario se van a utilizar para
el clculo del estado contable; de esta forma, si deseamos confeccionar un balance de situacin inicial,
marcaremos slo el diario de apertura; por el contrario, si deseamos confeccionar un balance de
situacin final, activaremos las casillas todas las casillas de diarios. Para generar un documento
contable con informacin exclusivamente de saldos medios, chequearemos la casilla Saldos medios
ejercicio.

Los cuadros de edicin de texto Texto cabecera y Texto pie sirven para aadir, como su nombre
indica, textos al principio y al final del estado contable. Se suelen utilizar en la confeccin del
inventario de cierre de ejercicio.
Sugerencia: Una vez grabado el estado contable (pulsando el botn correspondiente), podremos
generar una copia del mismo tan slo cambiando el ttulo, de esta forma, podemos realizar diversas
versiones de los estados contables editando copias de ellos.

36.3. Editando la primera y segunda parte del estado


contable
Bajo las pestaas de la primera y segunda parte se esconden unas plantillas en las que fijaremos el
contenido de los diversos apartados que se incluirn en el documento que estamos confeccionando.

93

Captulo 36. El generador de estados contables

Como se aprecia en la figura, nos encontramos en primer lugar un campo en el que editaremos el ttulo
de la parte del estado contable (podr ser activo o pasivo si estamos confeccionando, por ejemplo, un
balance de situacin y estamos introduciendo la primera o la segunda parte, respectivamente).
Justo debajo del ttulo, se sita una lista con varias columnas organizada en forma de rbol en la que se
dispone el contenido del documento que estamos creando. La informacin se clasifica en epgrafes y
subepgrafes en cuantos niveles deseemos; para introducir un nuevo elemento a partir de cualquier punto
del rbol basta con pulsar el primer botn situado a la derecha. Si por el contrario deseamos introducir un
nuevo nodo o rama (subepgrafes), pulsaremos el botn siguiente. El botn con icono en forma de aspa
sirve para eliminar cualquier elemento seleccionado de la lista.
En cualquier momento podremos chequear la informacin introducida pulsando el botn correspondiente
(el ltimo situado en la columna de la derecha). De esta forma corregiremos posibles incongruencias en
el contenido de las claves de los nodos y en el contenido de las frmulas, principalmente.
Sugerencia: Para la rpida localizacin de errores, es conveniente chequear el contenido de la lista
del estado contable frecuentemente. Como mnimo se debera de hacer cada vez que
introduzcamos un epgrafe nuevo con su respectiva frmula; de esta forma comprobaremos
fcilmente que la informacin tecleada hasta el momento es correcta.

La edicin de los contenidos de cada apartado se realiza en unos campos situados en un recuadro bajo la
lista de epgrafes. Aqu editaremos el ttulo de cada elemento, el contenido de la clave del nodo, y por

94

Captulo 36. El generador de estados contables


ltimo, la frmula que deber cumplir con los requisitos ya mencionados. En este punto, hay una serie de
factores a tener en cuenta:

El contenido del ttulo de cada epgrafe se imprimir tal y como se haya introducido, no se le aadir
ninguna numeracin ni informacin adicional de clasificacin.

Todas las claves debern tener un contenido basado en caracteres alfanumricos (letras y nmeros), en
el que no podrn figurar espacios ni puntos. Esta informacin se emplear para construir la
identificacin de cada nodo, la cual se compondr de una sucesin de cdigos separados por puntos,
que comenzar por la clave del epgrafe principal, recorriendo todas las ramas y terminando en la del
subepgrafe correspondiente.

La lista con el contenido de la parte del estado contable se ordenar automticamente en orden
creciente por cdigo de nodo. Es importante tener en cuenta que el orden se realiza contemplando los
cdigos como cadenas de caracteres. Esto quiere decir, por ejemplo, que el valor literal 10 se
mostrar antes que el valor literal 2. Para evitar esta incongruencia, podemos emplear caracteres
alfabticos para designar los nodos, o bien cifras numricas con el mismo nmero de dgitos; as
podramos designar sucesiones de epgrafes con cdigos 001, 002, 003, etc.

Para introducir lneas horizontales con las que pretendamos separar diversas partes del estado
contable, tan solo tendremos que aadir un apartado ficticio con una clave que terminar con el
componente -LINEA. El contenido de la clave ser tal que tras la ordenacin de los puntos se site
en la posicin que deseemos.

36.4. Clculo y consulta de estados contables


Accederemos a estas funciones seleccionando en el men de la aplicacin Estados
ContablesConsulta estado contable, con lo cual accederemos a una ventana en la que
seleccionaremos un documento y pasaremos a la fase del clculo de estado contable:

95

Captulo 36. El generador de estados contables


En esta ventana aparecern en el lado superior izquierdo las partes del diario que van a intervenir en los
clculos, a ttulo indicativo (no se pueden cambiar), ya que esta seleccin se efecta en la fase de diseo
del documento.
En la parte superior derecha podremos especificar los ejercicios a los que ir referido el estado contable.
Si queremos reflejar slo informacin de un ejercicio, dejaremos el ejercicio segundo en blanco.
El recuadro Contabilidad analtica sirve para suministrar informacin para filtrar el proceso de clculo
del estado contable a partir de cdigos de imputacin de las partidas de ingresos y gastos. Est permitido
el empleo de comodines en la composicin de estos cdigos.
Bajo el recuadro DIARIO se suministra informacin sobre la composicin del documento: CON/SIN
DETALLE hace referencia al nivel de desglose; un estado contable con detalle muestra todos los
niveles de cuentas y subcuentas que lo componen.
La siguiente lnea informa sobre el tipo de importes a considerar, Saldos normales o saldos medios.
La casilla de verificacin Slo lneas con importes sirve para que la salida del informe se restrinja a
partidas con saldo. De esta forma no se mostrarn lneas con importes nulos.
La casilla de verificacin Previsiones ejercicio en el apartado CLCULO nos va a permitir obtener
un estado contable a partir del presupuesto de los ejercicios especificados; esto sera ideal para obtener,
por ejemplo, una cuenta de prdidas y ganancias prevista.
El botn Calcular se encargar de realizar todas las operaciones necesarias para conseguir las
magnitudes que integrarn el estado contable. Una vez terminado el clculo, ste se almacenar junto con
la fecha de su realizacin en los registros del estado contable. Por ello, si no realizamos ninguna
modificacin, los importes estarn a nuestra disposicin la prxima vez que accedamos a esta ventana sin
tener que realizar el clculo de nuevo.
El botn Referencias, sirve para editar los contenidos de la columna del mismo nombre en el estado
contable. Slo estar activo si hemos configurado el estado contable para registrar esto tipo de
informacin.
El botn Genera TEX construir un fichero con el estado contable para su visualizacin, y listo para
imprimir. Por defecto el nombre del fichero ser el de estadocontable.tex. No obstante, resulta
interesante poderlo nombrar de otra forma ya que ello posibilita construir con posterioridad un libro con
diferentes documentos y estados contables. Podremos as confeccionar, por ejemplo, el libro de
balances a partir de un balance de situacin inicial, balances de sumas y saldos, y cuentas anuales.
El botn imprimir realiza la misma funcin que el anterior, slo que genera salida impresa, sin
consulta en pantalla.

96

Captulo 36. El generador de estados contables


El botn Copiar pasar al portapales el contenido del estado contable. De esta forma podremos pegar
en otra aplicacin la informacin relativa al documento que estemos procesando.
El botn Grfico permite la realizacin de una representacin grfica del contenido del estado
contable. Para ello hemos tenido que habilitar esta opcin desde la pantalla de diseo del generador de
estados contables. La siguiente figura muestra lo que podra ser el grfico de balance generado a travs
de esta opcin:

El botn Guardar permite grabar el grfico en formato .png.

97

Captulo 37. Estado de Cambio Patrimonio


Neto PYMES
KEME permite la confeccin de un Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, conforme al Plan General
de Contabilidad de 2007. En el men correspondiente a Estados Contables podremos acceder a varias
opciones que nos van a permitir la elaboracin de este estado contable:

37.1. Ventana de edicin Estado de Cambios en el


Patrimonio Neto
Muestra una tabla editable en la que podremos introducir el contenido de cada celda. El botn "Calcular"
permitir que se asignen las lneas de los totales de forma automtica.

37.2. Asignar concepto


Asigna un concepto al apunte seleccionado en el diario para su clasificacin en el ECPN. Esta operacin
se podr realizar fcilmente si con anterioridad filtramos el contenido del diario.

98

Captulo 38. Presupuestos


Esta caracterstica de KEME-Contabilidad nos va a permitir el registro de nuestras previsiones sobre
magnitudes contables, as como el conocimiento de las desviaciones que se produzcan.
Los presupuestos se pueden llevar al generador de estados contables, lo que permite el clculo de
documentos sobre previsiones y realizaciones.
Se pueden realizar presupuestos sobre cuentas y sobre subcuentas. Ambos procesos no son excluyentes,
por lo que podemos emplear el mximo nivel de detalle para aquellas partidas que nos interesen; para
partidas con menos relevancia emplearemos un criterio con mayor agregacin.

38.1. Editar presupuesto


Las opciones relacionadas con los presupuestos las podemos encontrar bajo el men Estados
Contables. Cuando seleccionemos la edicin de alguno, se abrir un pequeo cuadro de dilogo en el
que suministraremos el ejercicio objeto del presupuesto, posteriormente obtendremos la pantalla de
edicin.

Como podemos observar, la ventana de dilogo se divide en dos partes. Podemos distinguir una lista de

99

Captulo 38. Presupuestos


seleccin de cuentas que podremos acotar suministrando cdigos separados por comas en la lnea de
edicin Cuentas.
Nuestro objetivo ser ir pasando estas cuentas al presupuesto, pulsando los botones Aadir todas o
Aadir seleccin. La seleccin puede estar formada por una sola lnea, por lneas contiguas, o por
secciones no contiguas. Nos podremos ayudar utilizando el ratn conjuntamente con las teclas de
maysculas y las de control para realizar este cometido.
Si todava no hemos incorporado ninguna informacin, podremos importar las cuentas del presupuesto
de algn ejercicio pasado que seleccionaremos a partir del combo box Importar cuentas de presupuesto,
ejercicio.
En el cuadro Base del presupuesto podremos elegir los importes que utilizaremos como base del
clculo de las magnitudes a presupuestar. Estos criterios los podremos modificar conforme vayamos
completando nuestro trabajo.
Los importes presupuestados se calcularn automticamente aplicando a la base de cada partida el
incremento que hayamos definido en el campo Porcentaje incremento por defecto, cuentas aadidas.
El botn editar importes permite la edicin manual de las cantidades presupuestadas. Adems har
posible cambiar magnitudes para cada perodo definido dentro del ejercicio:

38.2. Anlisis previsiones - realizaciones


Bajo las opciones de Previsiones-realizaciones cuentas y Previsiones-realizaciones subcuentas
accedemos a una ventana en la que obtendremos informacin sobre el cumplimiento de nuestro
presupuesto.

100

Captulo 38. Presupuestos

Si pulsamos el botn Detalle, accederemos a una ventana con la evolucin por periodos del
presupuesto de la cuenta correspondiente a la lnea sealada en la tabla de desviaciones:

101

Captulo 39. Confeccin de libros contables


Hay veces en que necesitamos reunir varios documentos contables en un libro, de forma que se
dispongan de forma ordenada y con pginas perfectamente numeradas. Los libros as confeccionados se
suelen imprimir para su archivo y en muchas ocasiones tienen que pasar por el Registro Mercantil para
su Legalizacin (as ocurre por ejemplo, con el libro diario, el de Balances, el de Inventarios, etc.)
En los ltimos aos muchas empresas presentan los libros en soporte magntico para su legalizacin;
para ello se generan archivos que representan a los libros contables en un formato que el Registro
Mercantil reconozca (en hojas de clculo Excel, Quatro Pro, Lotus 123, en archivos de Word, y en
ficheros PDF), posteriormente, un programa suministrado por los registros mercantiles
(desgraciadamente no est disponible para el entorno Linux) agrupa dichos archivos y genera una huella
digital que se emplear para la legalizacin.
Nuestra aplicacin permite convertir los archivos TEX correspondientes a los libros contables en ficheros
PDF que se podrn utilizar para su presentacin en el Registro Mercantil.

39.1. Agrupar ficheros en libro contable


Esta operacin la realizaremos seleccionando la opcin del men LibrosAgrupar ficheros TEX en
libro, accederemos entonces a la siguiente ventana:

Una de las primeras acciones que realizaremos ser la de fijar el nombre del libro que vamos a crear (por
ejemplo balances2007). En la lista de la izquierda tenemos todos los ficheros TEX disponibles en el
directorio de trabajo, muchos de ellos provendrn del generador de estados contables, otros sern
balances de sumas y saldos o el resultado de cualquier consulta.

102

Captulo 39. Confeccin de libros contables


Los ficheros que formarn parte del libro en cuestin se irn detallando en la lista de la derecha. Los
seleccionaremos de la parte izquierda pulsando doble click en cualquiera de ellos, o bien pulsando el
botn Aadir tras iluminarlos con el ratn o el teclado.
Los botones con las flechas sirven para alterar el orden de los componentes del libro. Para ello,
iluminaremos algn fichero y lo desplazaremos hacia arriba o hacia abajo con los mencionados botones.
Para terminar, pulsaremos Guardar, habremos generado un fichero TEX con los componentes
seleccionados, y que podremos imprimir o consultar utilizando la siguiente opcin del men.

39.2. Consulta y conversin a PDF


Estas operaciones se esconden bajo las opciones del men LibrosConsulta ficheros TEX y
LibrosGenerar PDF. La ejecucin de alguna de estas acciones mostrar en pantalla un dilogo de
seleccin de archivos de la forma:

La forma de operar es bastante sencilla, basta con seleccionar algn elemento del directorio y pulsar el
botn Aceptar. Los nombres de los ficheros PDF generados conservarn el nombre de los ficheros
TEX de origen, pero con la extensin cambiada a .pdf.

103

Captulo 40. Fin de ejercicio


Esta opcin del men Diario permite automatizar los procesos de regularizacin (clculo del saldo de
Prdidas y Ganancias), cierre y apertura de nuevo ejercicio.

40.1. La regularizacin
Esta opcin realiza la regularizacin contable de final de ejercicio; este proceso consiste bsicamente en
pasar todos los saldos de las cuentas de ingresos y gastos (grupo 6 y 7) a la cuenta de prdidas y
ganancias.
Tendremos que asegurarnos que en la configuracin de la empresa (men EmpresaConfiguracin
de empresa) se recoge toda la informacin necesaria para la realizacin de este proceso; es decir, en los
campos clave gastos y clave ingresos se recoge el dgito correspondiente a los grupos 6 y 7
respectivamente; tambin el campo Subcuenta Prdidas y Ganancias para regularizacin posee el
cdigo de una subcuenta vlida (generalmente ser 129.0 129.1 para el Plan General de
Contabilidad espaol).

40.2. El cierre de ejercicio


La finalidad de este apartado es la de saldar la contabilidad y dejar el ejercicio cerrado y bloqueado para
cualquier edicin o introduccin de asientos. El proceso es muy sencillo; tan slo habr que seleccionar
el ejercicio a cerrar en el combo box de cuadro de dilogo correspondiente, y pulsar el botn Aceptar.

40.3. Deshacer cierre


Este proceso elimina el asiento de cierre del ejercicio que se elija y lo marca como no cerrado en la tabla
de ejercicios contables, quedando abierto para cualquier modificacin o adicin de asientos.

40.4. Asiento de apertura


Realiza el asiento de apertura en un determinado ejercicio contable, que tendr que estar definido
previamente, y, obviamente, no deber de estar cerrado. El asiento de apertura generado lo podremos
borrar en cualquier momento, y volver a generar de nuevo de la misma forma

104

Captulo 41. Regularizaciones definidas por el


usuario
Esta caracterstica de la aplicacin permite que el usuario pueda automatizar procesos de traspasos de
saldos que engloban a mltiples cuentas. Algunas de las aplicaciones de esta propiedad de
KEME-Contabilidad podran ser la liquidacin del IVA de forma automtica, o el clculo de cuentas de
beneficios o prdidas y ganancias en cascada

41.1. Edicin de regularizaciones


Mediante la opcin de men DiarioRegularizacionesEdicin accederemos a un cuadro de
dilogo en el que podremos aadir y seleccionar las distintas regularizaciones que el usuario desee editar:

Si deseamos crear una nueva regularizacin, bastar con asignar un cdigo no existente en el campo
correspondiente, y asignar una descripcin, tras lo cual, pulsaremos el botn guardar. Para editar una
regularizacin, bastar con pincharla de la lista y pulsar el botn editar fases; se abrir entonces la
siguiente ventana:

La primera columna de la tabla va a contener la descripcin de cada fase. Este dato se emplear para la
descripcin del asiento correspondiente.
Los campos Cuenta deudora y Cuenta acreedora representan la contrapartida del resultado de la
regularizacin, segn tenga sta saldo deudor o acreedor, respectivamente.

105

Captulo 41. Regularizaciones definidas por el usuario


En cuentas implicadas estableceremos una lista de cuentas separadas por comas, que sern las que van
a intervenir en el proceso de regularizacin (a excepcin de la contrapartida).
Por ltimo la columna condicin permite especificar un requisito para que se ejecute la fase de
regularizacin. Este campo es opcional, pudiendo quedar vaco. El contenido estar formado por una
expresin condicional compuesta por cdigos de cuentas encerrados entre corchetes; por ejemplo:
[477]-[472]>0
Tambin podremos especificar condiciones que impliquen que la expresin sea menor que (<), mayor o
igual que (>=), o menor o igual que (<=)

41.2. Ejecutar regularizaciones


Esta opcin del men regularizaciones nos permitir generar los asientos definidos en la edicin de
fases de regularizacin. El funcionamiento es bastante fcil, ya que bastar elegir la regularizacin de la
tabla del cuadro de dilogo:

Los campos de la parte inferior de la ventana nos permitirn especificar algunos datos necesarios para
que se ejecute correctamente el proceso, como el ejercicio, el intervalo de fechas o la fecha de
contabilizacin del asiento.

41.3. Importar/exportar regularizaciones


Estos procesos nos permiten intercambiar la informacin contenida en las regularizaciones entre distintas
empresas. La exportacin la podremos realizar a partir de la ventana de edicin/alta de regularizaciones
(botn exportar). La importacin se llevar a cabo ejecutando la opcin del men correspondiente.

106

Captulo 42. Asientos predefinidos


Los asientos automticos o predefinidos constituyen un artificio basado en la definicin de unas variables
y las interrelaciones entre ellas de tal forma que nos permiten posteriormente la generacin de asientos
de forma automtica a partir de valores introducidos para estas variables. Esto posibilita, entre otras
cosas, la simplificacin de tareas a la hora de introducir asientos repetitivos o de carcter complejo.

42.1. Creacin y edicin de asientos automticos


Accedemos a estas funciones a travs del submen Asientos automticos de la opcin del men
principal Diario. La edicin la realizaremos en la ventana correspondiente, en la que podemos
distinguir dos partes principales: la definicin de variables y la especificacin de asiento:

En la parte inferior de la ventana podemos distinguir un cuadro de texto que se utilizar para una mejor
edicin de frmulas de la especificacin del asiento, y un campo en el que dispondremos la fecha del
asiento, haciendo referencia a una variable, indicando el valor de una fecha, o tambin lo podremos dejar
en blanco, en cuyo caso, la fecha de asiento ser asignada como la fecha del sistema.

42.1.1. La definicin de variables


Las variables constarn de un nombre formado por caracteres alfanumricos que se dispondr en la
primera columna de la tabla. Podrn ser de cinco tipos diferentes:

Numrico: utilizadas para introducir valores numricos a la hora de reproducir el asiento modelo.

Fecha: se utilizan principalmente para asignar fecha al asiento, aunque tambin se podran utilizar para
confeccionar los conceptos de los pases.

107

Captulo 42. Asientos predefinidos

Caracteres: este tipo de variables se utiliza para componer conceptos de cargo/abono para los pases de
los asientos.

Subcuenta: sern sustituidas por cdigos que conformarn las distintas cuentas que compondrn los
asientos.

NIF: el contenido de estas variables sern nmeros de identificacin fiscal que sern sustituidos por el
cdigo de cuenta auxiliar correspondiente en el momento de ejecucin del asiento predefinido

Cdigo de imputacin: para suministrar cdigos de imputacin que enlazarn las distintas partidas de
ingresos y gastos con la contabilidad analtica.

Calculado: las variables calculadas servirn -entre otras cosas- para la verficacin de los datos
introducidos y la mejora del diseo del asiento cuando intervengan clculos complejos. La expresin
aritmtica para el clculo se introduce en la columna valor por defecto. En la ejecucin del asiento
predefinid o este tipo de variables se muestran con el smbolo * al final.

La descripcin de las variables estarn compuestas por los mensajes de texto que aparecern en la
peticin de datos a la hora de reproducir el asiento automtico.
La columna VAL.DEFECTO nos permite definir valores por defecto a las variables definidas.
La columna GUARD. est compuesta por casillas de verificacin para cada variable definida. La
activacin de este campo va a servir para que en la ejecucin del asiento automtico se guarde el ltimo
valor introducido por el usuario cuando se reinicie la plantilla. Esto es muy til cuando definimos
variables con valores que cambian poco.
En la parte derecha de la tabla donde especificamos las variables estn dispuestos tres botones: el botn
con un aspa elimina el elemento en curso de la tabla; los botones con las flechas permiten alterar el
orden de las variables en la pantalla. Esto es importante ya que la disposicin del cuadro ser la que se
emplee a la hora de la peticin de informacin cuando reproduzcamos el asiento modelo.

42.1.2. Especificacin de asientos


Esta sera la parte donde se interrelacionan las variables para formar un asiento. Cada lnea de la tabla se
corresponder con un apunte contable, y estar compuesta por los siguientes campos:

Cuenta: contendr la subcuenta del apunte correspondiente. Podr ser un valor de cuenta, tal como
570000000 o una expresin formada por una variable; en este caso, tendramos que indicarla entre
llaves ({ y }).

Concepto: contendr una expresin literal, tal cual, sin caracteres delimitadores, o bien una expresin
formada por variables de fecha o de caracteres, que se podrn combinar con cadenas de caracteres
delimitados por comillas (ver ejemplo). Podremos aadir la descripcin de una cuenta si encerramos el
cdigo respectivo entre llaves e indicamos el comando de descripcin; por ejemplo: {descrip:430}

108

Captulo 42. Asientos predefinidos

Expresin: ser una expresin aritmtica, en la que las variables (de tipo numrico) irn encerradas
entre llaves. Cuando la expresin sea compleja o muy extensa, podemos utilizar el recuadro de edicin
de texto en la parte inferior de la ventana.

Columna D/H: aqu especificaremos si el apunte ser un cargo (anotacin en el DEBE) o un abono
(anotacin en el HABER).

C.I.: si nuestra empresa posee contabilidad analtica, esta columna se encargar de la recopilacin de
los cdigos de imputacin para cada pase de ingresos o gastos.

La tabla de especificacin del asiento posee ms columnas aparte de las descritas. stas se utilizan para
la generacin de apuntes en los que intervengan partidas de IVA. Estos campos se tratarn en un epgrafe
posterior.

42.1.3. Ejemplo
Como ejemplo, vamos a confeccionar un asiento automtico que automatice la contabilizacin de las
nminas de un determinado mes. Excluimos sofisticaciones tales como pagos en especie, anticipos de
salarios, etc.; tan slo queremos utilizar un ejemplo para fines didcticos.
Comenzamos por describir las variables, para ello tenemos primero que tener en cuenta cuales sern los
datos de los que dispondremos para completar el asiento. Suponemos que vamos a conocer el importe
bruto de las nminas (variable BRUTO), las retenciones por IRPF (variable RETENCIONES), el
importe total de seguros sociales (variable SEGUROS), los seguros sociales a cargo de los trabajadores
(CUOTA_OBRERA), la fecha del asiento (FECHA), y una descripcin del mes correspondiente a
las nminas (MES). Esta ltima variable se utilizar para componer los conceptos de los apuntes
contables.
Este ejemplo se corresponde con los datos que se muestran en la figura situada al final de este apartado.
Aqu podemos observar las variables ya introducidas en la tabla correspondiente y cmo hemos
especificado el tipo y la descripcin de las mismas que aparecer en la peticin de datos a la hora de la
ejecucin del modelo.
En la tabla de especificacin de asiento hemos introducido las distintas lneas que componen el asiento.
En la columna de las cuentas van dispuestos unos valores literales que se corresponden con cdigos de
nuestro plan contable.
Los conceptos contables estn formados por una expresin que combina una cadena de caracteres con la
variable MES, que contendr el nombre del mes correspondiente a las nminas a las que haga
referencia el asiento.
Como podemos observar, las dos primeras lneas se corresponden con cargos (anotaciones en el
DEBE), y las restantes con abonos (anotaciones en el HABER).

109

Captulo 42. Asientos predefinidos


Con respecto a las expresiones aritmticas utilizadas para calcular los importes numricos, observamos
como las variables van encerradas entre llaves ({ y }). La expresin ms compleja es la introducida
en la quinta lnea ({BRUTO}-{CUOTA_OBRERA}-{RETENCIONES}), por ello utilizamos el
cuadro de edicin de texto para su formulacin.

42.2. Asientos automticos con partidas de IVA


Si queremos confeccionar asientos automticos en los que se vean implicadas lneas con cuentas de IVA
soportado o repercutido (cuentas 472 y 477), estamos obligados a especificar informacin referente
a base imponible, cuenta de gasto, cuenta financiera clave de iva, todo ello para permitir un cuadre
perfecto entre el diario y el libro de facturas recibidas/emitidas. Si esta informacin no se suministra, o
se hace de forma incorrecta, no se generarn los pases correspondientes que contengan estas cuentas de
IVA.
Las cuentas de IVA soportado/repercutido se establecen en el dilogo de configuracin de empresa. Si
por cualquier motivo no queremos realizar la llevanza de los libros de iva, tan slo tendremos que dejar
en blanco los campos correspondientes en dicha ventana.
Como ejemplo, vamos a automatizar la generacin de un asiento de compras al tipo de IVA general del
16%, todo ello a partir de varias variables como son el cdigo de cuenta de proveedor, y la base

110

Captulo 42. Asientos predefinidos


imponible en factura. El diseo del asiento modelo podr ser de la siguiente forma:

Como observamos, la segunda lnea del detalle del asiento contiene una cuenta de IVA soportado,
tendremos que aadir para dicha lnea informacin suplementaria en columnas situadas ms a la derecha,
donde incluiremos el importe de la base imponible (variable BI), la cuenta donde se carga la base
imponible (cuenta de compras), la cuenta de la factura (PROVEEDOR), la clave de iva que se aplica
(en este caso la codificada como GN), y de manera opcional, el documento:

Para el clculo de la cuota del IVA podremos hacer referencia al tipo de IVA utilizado en el apunte
contable empleando la expresin {TIPO_IVA}.
Como novedad en la versin 2.2.1 podremos especificar la fecha de la factura en la columna FECHA
FRA.. Para ello haremos referencia a alguna variable de fecha creada a tal efecto (por ejemplo:
{fecha_fra}.

42.3. Generar apuntes en el diario a partir de asientos


automticos
La opcin del men Generar asiento nos abre una ventana con peticin de datos para las variables del
asiento automtico que hayamos elegido. En la siguiente figura se muestra el dilogo de peticin de
datos para el asiento modelo introducido como ejemplo anteriormente:

111

Captulo 42. Asientos predefinidos

En el caso de que la variable represente una subcuenta y el valor introducido no se corresponda con
ninguna, o la longitud del mismo no se corresponda con el nmero de dgitos de la subcuenta, se abrir
un dilogo de bsqueda de subcuentas.
Podemos dejar variables numricas en blanco, si el resultado de ello es que tanto el importe de cargo y
abono de un determinado apunte posee valor cero, el apunte en cuestin no se generar. Esto es til para
disear asientos modelo cuando conocemos un conjunto de componentes que pueden formar parte del
asiento pero no de forma obligatoria para alguno de ellos.
El botn Genera asiento construir el asiento directamente en el libro diario. Si encuentra algn error
no escribir la informacin generada, en lugar de ello pasar a la fase de edicin de asientos
El botn Verifica mostrar el asiento en la tabla de edicin para su comprobacin y/o edicin antes de
su pase definitivo al diario.

42.4. Importar y exportar asientos automticos


En el men de los asientos automticos existen dos opciones que nos van a permitir generar archivos
externos a la aplicacin con asientos predefinidos. Esto permitir el intercambio de diseos complejos
entre distintas empresas.

112

Captulo 43. Vinculacin de copias de


documentos a asientos
Una de las novedades principales de la versin 2.6 consiste en la incorporacin de un sistema de
almacenamiento y consulta de copias de los documentos que originan los asientos contables. Esta
caracterstica nos va a permitir en todo momento la verificacin de la informacin contable y contraste
con las fuentes documentales de forma inmediata y directa; sin tener que acceder a ningn archivo fsico.
El primer paso para activar esta caracterstica ser configurar KEME accediendo al dilogo de
preferencias para asignarle una ruta por defecto donde pueda acceder a los archivos de las copias de los
documentos (ruta carga documentos); tambin definiremos un directorio donde se almacenar
organizadamente toda la informacin (ruta documentos) - este ltimo podr ser un directorio local o de
red (bajo NFS por ejemplo).
En Utilidades-preferencias:

El siguiente paso ser definir los programas que emplearemos para visualizar documentos. En este caso
vemos como utilizamos la aplicacin okular para leer ficheros de tipo png y pdf. Tambin podemos
vincular otros tipos de archivos, tales como hojas de clculo, ficheros de procesador de texto, etc.
Importante: Si utilizamos Windows puede que nuestro visualizador no est incluido en el PATH del
sistema. Por ello sera conveniente introducir toda la ruta completa en el campo "visualizador"; por
ejemplo, para utilizar "Acrobat Reader" para leer ficheros ".pdf", especificaremos la ruta:
"C:\Program Files\Adobe\Reader 8.0\Reader\AcroRd32.exe"

113

Captulo 43. Vinculacin de copias de documentos a asientos


Ya estamos en condiciones de asociar un documento con algn asiento. Para ello vamos a acceder a la
tabla de edicin de asientos:

Hemos introducido un asiento sencillo, nos falta vincularle una copia del documento que lo genera. Para
ello pulsamos en el botn de abrir fichero para situarnos en el directorio donde hemos colocado copias
escaneadas de algunas facturas:

Tras seleccionar el archivo correspondiente, pulsaremos aceptar. Ya podremos terminar el asiento; si nos
situamos en cualquier pase del asiento recin creado en la pantalla principal de Keme y pulsamos el
botn "Visualizar documento":

114

Captulo 43. Vinculacin de copias de documentos a asientos

Acto seguido el visualizador del documento abrir el archivo vinculado al asiento, que podr ser de la
forma (no es ms que un ejemplo):

Hay otras formas de vincular archivos a los asientos; en la siguiente pantalla se muestra cmo la plantilla
de IVA soportado/repercutido posee los campos especficos para ello:

115

Captulo 43. Vinculacin de copias de documentos a asientos

Tambin tenemos acceso a esta caracterstica desde los asientos automticos:

Las asignaciones a documentos pueden ser eliminadas o cambiadas desde la edicin de asientos:

Como podemos observar en la captura de ventana, a la derecha del campo del documento asignado al
asiento tenemos disponibles dos botones; el primero para visualizar el contenido del archivo asociado, y

116

Captulo 43. Vinculacin de copias de documentos a asientos


el segundo para eliminarlo.
En cualquier momento podremos asignar un nuevo fichero de documento en la tabla de edicin de
asientos tal y como veamos al principio del captulo.

117

Captulo 44. Gestin de usuarios


La versin 2.6 de KEME-Contabilidad incorpora una gestin de privilegios de usuarios; esto permite que
el administrador de la contabilidad pueda limitar el acceso de ciertas caractersticas delicadas del
programa a cualquier usuario.
Para activar esta particularidad accederemos a la configuracin de empresa mediante la opcin del men
Empresa--Configuracin:

Accederemos a la pestaa "Parmetros" y chequearemos la casilla de verificacin "Gestin de usuarios".


El siguiente paso ser acceder al dilogo de gestin de usuarios (Empresa--Control Usuarios--Gestin de
usuarios):

Pulsaremos sobre el botn nuevo y aadiremos un nuevo cdigo de usuario:

De vuelta en la ventana de gestin de usuarios, constataremos que el nuevo usuario se ha aadido, por lo
que lo seleccionaremos en la tabla y pulsaremos el botn "editar":

118

Captulo 44. Gestin de usuarios

Aparecer la ventana de edicin del usuario seleccionado:

En la pestaa datos personales podemos especificar todas las caractersticas del usuario. Para asignar una
clave de acceso tendremos que suministrarla dos veces en los campos "Clave" y "Repetir clave". Incluso
podremos asignar una fotografa pulsando el botn "Importar". Si pulsamos sobre la pestaa "Permisos"
accederemos a la asignacin de privilegios para cada usuario; en nuestro caso queremos que estn
activadas todas las caractersticas menos tres. Por ello pulsaremos sobre el botn "Chequear todo" y lo
activaremos todo.

Como podemos observar hemos quitado el acceso al usuario "Pepe" a caractersticas del programa como
crear/borrar bases de datos, bloquear cuentas, la edicin de estados contables y la gestin de usuarios.

119

Captulo 44. Gestin de usuarios

Para finalizar pulsaremos el botn "Aceptar". Si salimos de KEME y volvemos a entrar, veremos que la
aplicacin nos pide cdigo de usuario y clave:

Si queremos un acceso al programa ms rpido, podemos configurar el comportamiento de KEME para


que nos recuerde el ltimo usuario y clave a travs del dilogo de preferencias (Utilidades--Preferencias).
En cualquier momento podremos cambiar de usuario utilizando la opcin del men Empresa--Control de
usuarios--Cambio usuario

120

Captulo 45. Nueva contabilidad analtica con


KEME 2.7
KEME 2.7 conserva el mtodo tradicional de la llevanza de la contabilidad analtica, en el que se asigna
un cdigo de imputacin a cada apunte contable; el principal problema que presenta este enfoque es que
se produce en el libro diario un excesivo detalle de anotaciones (una por cada imputacin).
Para solucionar este inconveniente la versin 2.7 incorpora un nuevo tratamiento basado en la
incorporacin de una tabla relacionada con el diario con las imputaciones de cada apunte contable. Esto
presenta dos principales ventajas:

Evitamos el excesivo desarrollo en los apuntes del diario.

Podemos vincular a cada cuenta auxiliar coeficientes de imputacin automticos para cada
seccin/portador de costes.

La activacin de esta caracterstica se realiza a travs de la plantilla de configuracin de empresa,


activando la casilla de verificacin Desglose en tabla:

Ya estaremos en condiciones de definir los coeficientes de imputacin para cada cuenta auxiliar de
ingresos/gastos; esto lo realizaremos a partir de la opcin del men: Analtica--Coeficientes imputacin
cuenta:

121

Captulo 45. Nueva contabilidad analtica con KEME 2.7

Si seleccionamos cualquier cuenta auxiliar y pulsamos el botn Editar CI accederemos a un dilogo en


el que podremos asignar los coeficientes de imputacin de los cargos/abonos del diario a
secciones/portadores de coste:

Si hemos realizado con los coeficientes asignados el cien por cien de las imputaciones para la cuenta
seleccionada, obtendremos el smbolo de chequeado en la ventana de seleccin de cuentas. Por el
contrario, obtendremos una cruz, indicando que las imputaciones programadas no son las correctas.
A la hora de introducir una siento con partidas de ingresos/gastos se realizarn automticamente las
asignaciones a la contabilidad analtica. En la ventana inferior, el smbolo de chequeado en la columna
CI, nos indica que las imputaciones se han realizado correctamente (al cien por cien) para la
contabilidad analtica.

122

Captulo 45. Nueva contabilidad analtica con KEME 2.7

Si por cualquier circunstancia tuviramos la necesidad de cambiar el importe de las asignaciones,


podemos pulsar el botn Editar CI; obtendremos la ventana siguiente, en la que podremos editar
manualmente cada imputacin:

Cuando terminemos con la tabla de edicin de asientos, observaremos que los nuevos apuntes se habrn
aadido; si efectuamos un scroll vertical observaremos que hay una columna que nos va a informar si los
registros poseen informacin referente a contabilidad analtica asociada:

123

Captulo 45. Nueva contabilidad analtica con KEME 2.7

Para consultar las imputaciones relacionadas con algn registro del diario, utilizaremos la opcin del
men Analtica--Ver inputaciones:

124

Captulo 46. Consolidacin de contabilidades


Esta funcionalidad se ecuentra en el men Utilidades de KEME; como su nombre indica, nos va a
permitir agrupar en una sola base de datos varias contabilidades.
Para obtener una contabilidad consolidada partiremos de la creacin de una empresa vaca en la que
iremos incorporando los registros de otras contabilidades.

Hay que tener en cuenta que la longitud de cuentas auxiliares tiene que ser suficiente para poder contener
el ancho de las cdigos ms dos dgitos para poder registrar dos caracteres de control.
Antes de continuar con la consolidacin sera interesante dar de alta los ejercicios que vamos a
consolidar. Esta operacin la realizaremos con la opcin Ejercicios contables del men Empresa:

125

Captulo 46. Consolidacin de contabilidades

El siguiente paso ser ejecutar la opcin Consolidacin contable del men Utilidades. En la ventana
correspondiente procederemos a suministrar los datos de la conexiones de las distintas contabilidades a
aadir

Ya solo nos queda pulsar el botn Actualizar conexin y los datos de las distintas empresas pasarn al
diario.

126

Captulo 46. Consolidacin de contabilidades

Podemos observar cmo cada cuenta contiene un cdigo compuesto por la letra C y un dgito que sirve
para identificar la procedencia de cada apunte.

127

Captulo 47. Nuevos informes basados en


JasperReports
En la revisin 2.9.7.9 se ha aadi la posibilidad de realizar nuevos informes aprovechando la capacidad
de algunas consultas de generar archivos XML.
Los nuevos informes estn basados en la tecnologa JasperReports; para su utilizacin ser necesario
tener instalada la Mquina Virtual de Java. En ambientes Linux tendremos que tener instalado un
paquete del tipo default-jre. y en Preferencias, tener configurado un visor de pdf:

En la siguiente captura vemos un ejemplo de un listado de mayor de una cuenta:

128

Captulo 47. Nuevos informes basados en JasperReports


Podemos observar que existe la posibilidad de aadir un logo al informe. El grfico se podr especificar
desde la ventana de configuracin:

Hasta la fecha estn definidos los siguientes informes: balance de sumas y saldos, balance de
comprobacin, diario, estados contables, mayor, y facturas emitidas. Todos se activan pulsando sobre el
botn XML disponible en las ventanas de captura de datos.
Existe la posibilidad de que el usuario pueda editar las plantillas utilizando la herramienta
JasperSoftStudio. Una vez abierto un archivo de extensin jrxml tendremos que especificar como
fuente de datos el fichero XML que corresponda a cada caso, junto con una expresin de tipo XPATH
para acceder a los campos. Las definiciones de los informes estn en el directorio de configuracin
.keme/report.

129

Captulo 48. Exportacin de informacin para


D2 (Registro Mercantil) y PADIS (Impuesto
sociedades)
Bajo este apartado examinamos la generacin de ficheros XML para la exportacin de la informacin a
la aplicacin del Registro Mercantil (depsito de cuentas) y al programa de ayuda de Impuesto sobre
Sociedades (PADIS). De momento solo se soportan las cuentas en versin PYMES
Para la ejecucin de estas opciones es necesario que la aplicacin importe unos estados contables
predeterminados:

BALANCE PYMES OFICIAL

CUENTA PYG PYMES OFICIAL

BALANCE PYMES IS2013

CUENTA PYG PYMES IS2013

Esto se realiza mediante la opcin del men en Estados Contables, Gestin de Estados Contables,
botn Importar

Si queremos aadir en la exportacin el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto sera interesante que
lo dejramos preparado.
Para generar la informacin para el Registro Mercantil ejecutaremos XML Cuentas PYMES del men
Estados contables:

130

Captulo 48. Exportacin de informacin para D2 (Registro Mercantil) y PADIS (Impuesto sociedades)
El archivo de importacin para el Impuesto de Sociedades se confeccionar seleccionando XML
Impuesto Sociedades Pymes del men Estados contables:

131

Captulo 49. Procesado de la memoria


KEME-Contabilidad permite el procesado de cierta informacin que se aada a la memoria a travs de
variables definidas por el usuario.
Este tratamiento no solo sirve para ayudar a componer la informacin de la memoria, sino que puede
emplearse para cualquier informe o documento contable que vaya a contener informacin de los datos de
la empresa y/o estados contables.
El punto de partida se realiza a partir de un documento maestro en texto plano; normalmente escrito en
formato Latex, aunque nada impide que se puedan procesar documentos en html o XML (por ejemplo)
La definicin de una variable comenzar con los smbolos (- y terminar con -); por ejemplo
(-EMPRESA-) har referencia a la razn social de la empresa.
A continuacin se exponen los distintos tipos de variables soportados:

Ejercicio al que se refiere el documento; la declaracin ser de la forma (-EJERCICIO-)

(-APERTURA-), sera la fecha de apertura del ejercicio al que se refiere el documento contable o
memoria.

(-CIERRE-), cierre del ejercicio

(-EMPRESA-), esta variable ser sustituida por el nombre de la empresa para la que se procesa la
memoria.

(-FECHACONST-), sera la fecha de constitucin de la empresa.

(-CIUDAD-); ciudad donde radica la sede social de la empresa.

(-PROVINCIA-); provincia donde reside la empresa.

(-DOMICILIO-); domicilio de la empresa

(-OBJETO-); objeto social de la empresa

(-ACTIVIDAD-); actividad econmica a la que se dedica la empresa.

Podemos asignar el nombre de un estado contable a una variable, de esta forma podemos hacer
referencia al contenido de cada nodo del estado contable de una forma ms cmoda y abreviada, sin
tener que introducir todo el nombre por completo. Por ejemplo, (-bal;BALANCE PYMES PLAN
2007-) nos permite nombrar al estado contable con tan slo utilizar el nombre de la variable bal

A lo largo del documento, podremos hacer referencia a cualquier nodo de un estado contable haciendo
referencia a la variable que lo sustituye, al cdigo del nodo, y al ejercicio al que se refiere el
documento contable; por ejemplo: (-bal:TOTAL,1,2008-), se sustituir por el nodo TOTAL de la
primera parte del estado contable BALANCE PYMES PLAN 2007, para el ejercicio 2008.
(-bal:TOTAL,2,2008-) har referencia al nodo TOTAL de la segunda parte (pasivo)

132

Captulo 49. Procesado de la memoria


El procesado de la memoria se realiza a travs de la opcin correspondiente del men Estados
Contables; el resultado se grabar en el directorio de trabajo de la empresa en curso.

133

Captulo 50. Utilidades


En este captulo describimos algunas de las utilidades que el programa contempla bajo el men del
mismo nombre. La utilidad de Importar ya fue descrita en su captulo correspondiente.

50.1. Renumerar asientos


Esta utilidad permite obtener una secuencia de asientos perfectamente ordenada por fecha y nmero.
Para su ejecucin accederemos a la opcin del men Utilidades correspondiente. El cuadro de dilogo
que gestiona este proceso ser como ste:

En el combo box correspondiente seleccionaremos el ejercicio a partir del cual deseamos que se
produzca la ordenacin por nmero de asiento; el proceso se iniciar tras pulsar Aceptar.

Atencin
El proceso de renumerar asientos es complejo y puede ser muy prolongado; se
recomienda realizar una copia de seguridad de la base de datos de la empresa en
curso antes de proceder. Esto nos asegurar la informacin contenida en nuestra
contabilidad ante cualquier incidencia.

50.2. Intercambiar nmero de asiento


A veces ocurre, incluso tras renumerar los asientos, que la posicin de un asiento no nos convence;
imaginemos por ejemplo que el da uno de enero tenemos un asiento que precede al de apertura (tambin
con fecha el uno de enero). Para que el libro diario tenga un aspecto ms presentable podemos
intercambiar los nmeros de los dos asientos ejecutando la opcin correspondiente del men Utilidades.

134

Captulo 50. Utilidades

50.3. Preferencias
El dilogo de preferencias regula algunos aspectos que condicionan el funcionamiento de la aplicacin
en el puesto de trabajo donde estemos ejecutando el programa. Su contenido ser de la forma:

Es indispensable asignar un directorio de trabajo para nuestra aplicacin, ya que aqu se guardarn todos
los archivos que se generen. Para ello, basta con introducir en el campo correspondiente una ruta
completa de directorio vlida. Si no existe el directorio especificado se crear automticamente.
El visor de ficheros dvi ser el programa encargado de visualizar la conversin de los ficheros tex en
independientes de dispositivo (dvi). El visor ms usado en los entornos Unix es el xdvi. En KDE est
disponible el kdvi.
La aplicacin para imprimir ser el programa que realice la tarea de enviar los ficheros postcript al
sistema de impresin. En KDE utilizaremos el kprinter.
El sistema de ayuda est basado en una serie de ficheros html enlazados. Para visualizarlos se emplear
el navegador web que especifiquemos en las preferencias.
Como podemos observar, podremos especificar el filtro inicial del diario basndonos en varios criterios.
Tambin es posible introducir un filtro de forma manual, que ser una expresin booleana vlida para
el lenguaje de preguntas SQL.
En el recuadro Ordenar diario por, podremos seleccionar la forma en que se ordenar el diario en la
pantalla principal, ya sea por fecha, o por orden por nmero de asiento.

135

Captulo 50. Utilidades


En Estilo numrico podemos internacionalizar la aplicacin para adaptarla a los usos de otros pases en
lo que se refiere a la representacin de las cantidades numricas.
El apartado Idioma, permite utilizar algunas de las traducciones de KEME-Contabilidad. En la
actualidad esta caracterstica se halla en proceso.
La casilla de verificacin Filtrar ficheros TEX antes de conversin a DVI, permite solucionar un
problema de algunas distribuciones Linux en las que no funciona correctamente el paquete Latex-ucs.
Esta anomala provoca que no se representen bien algunos caracteres especiales. Mediante la activacin
de esta casilla se corrige el problema.
En el group box Pantalla principal podremos especificar si queremos visibles los accesos rpidos para
la seleccin de asientos automticos y de estados contables.

50.4. Borrar intervalo de asientos


Como su nombre indica, esta opcin permite borrar un intervalo de asientos entre dos lmites: un asiento
inicial y otro final. Hay que emplear esta caracterstica del programa con precaucin, ya que un error al
especificar los lmites puede tener efectos destructivos no recuperables

50.5. Intercambiar cuenta en diario


Esta opcin del programa es muy interesante, y puede ahorrarnos mucho trabajo. Supongamos que
hemos contabilizado varios cientos de asientos utilizando una cuenta que acabamos de descubrir que es
errnea. Para corregir esta situacin tendramos que editar cada asiento cambiando la cuenta equivocada
por la correcta. En nuestro caso esto lo podemos realizar automticamente:

Como podemos observar, podremos elegir entre intercambiar en todo el diario, o en un intervalo de
fechas. No podremos realizar intercambios de subcuentas en ejercicios cerrados.

136

Captulo 50. Utilidades

50.6. Cambiar elementos de apuntes contables


Podremos realizar ciertos cambios en los apuntes del diario sin llevar a cabo la edicin de asientos
completos. Concretamente estar permitido cambiar la cuenta de un apunte, editar la fecha de un asiento
completo (posicionndoles en cualquier apunte de ste), editar el concepto y documento de un apunte
seleccionado.

50.7. Copia de seguridad


Esta opcin del men Utilidades realiza una copia de seguridad de la empresa a la que estemos
conectado en el momento. Se generar un fichero compuesto por el nombre de la base de datos, ms la
fecha y hora en formato aa/mm/dd-hhmm. La fecha dispuesta de esta forma facilita la consulta de los
ficheros de copia de seguridad ya que si se consultan ordenados por nombre, el orden se realizar de
forma cronolgica.
Si utilizamos Postgres no se efectuarn copias de seguridad a bases de datos a las que se tenga que
acceder por clave. En este caso podemos emplear el programa pg_dump suministrado por el paquete
Postgres (al fin y al cabo esta utilidad es la que emplea nuestra aplicacin para realizar la copia). Para
ello, desde la lnea de comandos de una consola de texto escribiremos pg_dump bd copia.sql, donde
sustituiremos la cadena bd por el nombre de la base de datos, y copia.sql por el nombre del fichero
que deseemos generar. Si la base de datos est en otro host, emplearemos la opcin -h para ejecutar
pg_dump: pg_dump -h pepe bd copia.sql, donde pepe ser sustituido por el nombre del
ordenador donde est guardada la base de datos.

50.8. Recuperar copias de seguridad


Para recuperar una copia de seguridad bajo PostgreSQL, utilizaremos el programa monitor interactivo,
psql, que ejecutaremos desde la lnea de comandos introduciendo psql bd, donde bd ser sustituido
por el nombre verdadero de la base de datos. Una vez dentro de psql, y suponiendo que lo ejecutamos
desde el directorio donde est guardada la copia de seguridad, introduciremos la orden \i copia.sql,
donde copia.sql ser sustituido por el nombre del fichero que creamos para realizar la copia de
seguridad. Tan slo necesitaremos pulsar INTRO y el proceso terminar al cabo de algunos segundos,
dependiendo del tamao del fichero. Para salir de psql, introduciremos el comando \q seguido de
INTRO.
Este proceso sera vlido para realizar copias de bases de datos de contabilidad. Para ello bastara con
crear una nueva base de datos con la utilidad externa de Postgres llamada createdb; esto lo realizaremos
desde la lnea de comandos introduciendo createdb nuevabd, donde nuevabd sera el nombre de la
nueva base de datos. El siguiente paso sera ejecutar el monitor interactivo psql en la nueva base de datos
y recuperar la copia de seguridad de la forma que vimos en el prrafo anterior.

137

Captulo 50. Utilidades


Sugerencia: Para conectarnos con psql a una base de datos que no est en nuestro ordenador
local, utilizaremos el modificador -h nombrehost, donde nombrehost ser el host que ejecute el
servidor Postgres con la base de datos en cuestin.

Si utilizamos MySQL, el proceso ser parecido, aunque algo diferente; realizaremos todas las
operaciones desde el programa monitor interactivo mysql al que tendremos que acceder con privilegios
de superusuario:
pepe@MORTADELO:~
mysql -u root
Welcome to the MySQL monitor. Commands end with ; or \g.
Your MySQL connection id is 2 to server version: 5.0.18
Type help; or \h for help. Type \c to clear the buffer.
mysql
create database ejemplo;
Query OK, 1 row affected (0.02 sec)
mysql
use ejemplo;
Database changed
mysql
\. ejemplo_mysql.sql

Para salir de mysql introduciremos el comando \q

50.9. Verificar base de datos


Esta utilidad sirve para comprobar la consistencia de la base de datos

50.10. Conversin del plan contable


Esta utilidad nos va a ayudar a migrar la contabilidad a un plan de contabilidad distinto. El proceso se
puede realizar de dos formas distintas:

A partir de una contabilidad con el diario vaco, esto es, slo con el plan antiguo. Al proceder de esta
forma podremos eliminar las subcuentas que nos den problemas en el proceso de conversin (por
ejemplo, aquellos cdigos que pertenezcan a cuentas que no tengan representacin en el plan nuevo).
Podremos llegar a esta situacin eliminando todos los asientos, o bien importando un plan de
contabilidad a partir de una empresa nueva.

138

Captulo 50. Utilidades

El segundo procedimiento es ms ambicioso, ya que persigue la conversin de todos los asientos del
diario a la nueva codificacin de plan contable. Esto se podra enfocar tambin para convertir slo el
asiento de apertura de la contabilidad (habra que eliminar el resto de la informacin del diario).

La primera fase para la conversin viene dada por la carga del plan nuevo a partir de la opcin de men
utilidades Conversin Plan ContableCargar Plan nuevo. De esta forma suministraremos el
nombre de un fichero *.pln con el contenido del plan objetivo. A travs de la plantilla suministrada por
Editar plan nuevo, podremos editar el rbol de cuentas para que se adapte de forma mejor a nuestro
requerimientos.
La opcin del men Borrar plan nuevo dejar sin ningn registro la tabla correspondiente. Esto nos
permitira empezar desde el principio todo el proceso.
El proceso que nos llevar ms tiempo ser el derivado de la opcin de men Editar equivalencias
nuevo/antiguo que realizaremos a partir del siguiente cuadro de dilogo:

En la columna equivalencia iremos escribiendo los cdigos de cuenta en los que se deben de transformar
los elementos del plan actual para que se realice la conversin. Trabajaremos exclusivamente con el
mximo nivel de desglose de cuentas tanto con respecto al plan nuevo como al antiguo.
Nuestro objetivo ser que todas las subcuentas sin excepcin pasen a formar parte del nuevo plan. Por
ello podremos dejar en blanco equivalencias para aquellas cuentas que no posean subcuentas (cuentas
auxiliares; es decir los cdigos que se emplean en las anotaciones del diario).
El proceso de conversin del plan contable puede plantear las siguientes problemticas, en cuanto a la

139

Captulo 50. Utilidades


codificacin:

Existencia de subcuentas que pertenezcan a una cuenta en plan de origen que posea equivalencia en
ms de una cuenta distinta el plan de destino. Una de las formas de solventar esta incidencia es la de
crear subdivisiones en la cuenta de origen que se correspondan con cada cuenta del plan de destino.
Posteriormente a travs de la opcin sustituir subcuentas en el men Conversin plan contable,
pasaremos la informacin del diario a estos nuevos cdigos; una vez que los cdigos antiguos no estn
representados en el diario los eliminaremos a travs de la plantilla de edicin de subcuentas.

Subcuentas que pertenezcan a distintas cuentas en plan de origen que se correspondan con una misma
cuenta en el plan de destino. Esto generar un problema de duplicidad de cdigos de subcuenta en el
plan de destino que ser advertido por el proceso de comprobacin. Para solucionar esta incidencia
tendremos que crear nuevas subcuentas, fijndonos en los ltimos dgitos para que no den lugar a
cdigos repetidos en el plan de destino. Al igual que en el punto anterior utilizaremos la opcin de
sustituir subcuentas, y eliminaremos los cdigos que nos den problemas.

Existirn cuentas que no tengan ninguna equivalencia en el plan de destino. Tendremos que localizar
entonces alguna partida donde compensarla. Esto ocurre, por ejemplo, en los gastos de
establecimiento (cuentas 200 y 201); la nueva legislacin no las contempla y obliga a minorar el
importe de estas partidas de cuentas de reservas de libre disposicin. Por ello podremos emplear como
cdigo de equivalencia el de la cuenta del nuevo plan 113, Reservas voluntarias.
Por ltimo, mencionar que la problemtica de conversin de la informacin contable de un ejercicio al
nuevo plan no se reduce a la conversin de cdigos entre cuentas, adems hay otros factores a tener en
cuenta, tales como cambios en principios contables, diferencias en sistemas de valoracin de algunas
partidas, o cambios en las relaciones contables. Por ello puede ser necesario realizar ajustes contables
para que la informacin de un ejercicio pasado sea comparable con la de un ejercicio contabilizado
con un plan de cuentas nuevo.

El botn Comprobar nos ir informando si quedan subcuentas sin asignar para el proceso de
conversin, o bien si el proceso de conversin da lugar a cdigos de subcuentas duplicados.
El botn Limpiar dejar en blanco la columna de equivalencias, permitindonos reiniciar la edicin
partiendo de cero.
Por el contrario, el botn Asignar todo asignar los mismos cdigos del plan antiguo para el nuevo
(siempre que existan en el nuevo plan). Esto es ideal para el caso en que el plan nuevo posea una
estructura parecida (esto ocurre, por ejemplo, con el Plan General de Contabilidad del 2008 con respecto
al de 1991)
El botn Exportar, permite generar un fichero de texto con las equivalencias, para su posterior
incorporacin (a travs del botn Importar) a otra empresa de similares caractersticas.
Para salir del cuadro de dilogo sin efectuar la conversin, pulsaremos el botn Aceptar, ello nos
asegurar que el contenido de la tabla de equivalencia se guarde para futuras ediciones.

140

Captulo 50. Utilidades


La culminacin del proceso de conversin vendr dado a travs de la accin que realiza el botn
Convertir plan. Para ello es necesario que se verifique que el proceso es viable, en caso contrario se
abortar tras advertir al usuario de los errores encontrados.

141

Captulo 51. Importacin desde Contapls


En este punto vamos a realizar una breve descripcin de la utilidad para importar datos de la aplicacin
Contapls

51.1. Averiguar la longitud de los cdigos de las cuentas


auxiliares
Si no conocemos el ancho en caracteres de las cuentas auxiliares de la base de datos en Contapls,
podremos utilizar en Utilidades-Importar-Importar Contapls el botn Averiguar ancho de cuentas
auxiliares. Para ello previamente colocaremos en el campo Ruta el directorio donde estn situados los
archivos dbf a importar

51.2. Crear una nueva empresa


Una vez conocido el parmetro de ancho de cdigo de cuenta auxiliar, crearemos una nueva empresa con
Empresa--Nueva empresa, donde seleccionaremos el plan de contabilidad adecuado:

No nos olvidaremos de suministrar el nmero de dgitos correcto para los cdigos de las cuentas
auxiliares.

142

Captulo 51. Importacin desde Contapls


En la ventana de configuracin (men Empresa--Configuracin) especificaremos informacin sobre las
cuentas principales de IVA soportado y repercutido. Si pensamos utilizar el mdulo de inventario de
inmovilizado compatible con Contapls, activaremos el checkbox Inventario Inmovilizado. Resultara
conveniente, en este caso, salir y volver a entrar en la aplicacin para que se cargue la estructura de
mens correcta.

51.3. Crear ejercicios contables


El siguiente paso ser crear los ejercicios contables. Iremos a Empresa--Ejercicios, botn Nuevo y
aadiremos los que necesitemos para realizar el proceso de importacin:

51.4. Importacin
Ya tenemos toda la informacin necesaria para realizar el proceso de importacin. Ejecutaremos
Utilidades--Importar--Importar Contapls.
Si queremos incorporar datos referentes a vencimientos y plan de amortizaciones, chequearemos las
casillas correspondientes. El checkbox Mostrar informacin en log del proceso nos mostrar
informacin de todo el proceso registro a registro; esto no es conveniente para bases de datos muy
grandes.

143

Captulo 51. Importacin desde Contapls

144

Captulo 52. Informes de KEME-Contabilidad


con OpenOffice Base
Podemos acceder a MySQL o PostgreSQL a travs de OpenOffice utilizando una conexin JBDC o
ODBC. Nos vamos a centrar en JBDC y la base de datos PostgreSQL. Para MySQL el proceso es similar.
El primer paso ser disponer de la mquina virtual de Java en nuestro equipo. Para ello instalaremos el
paquete correspondiente de nuestra distribucin o bien descargaremos el software de
http://www.java.com
Posteriormente, nos haremos con el controlador JDBC para Postgres; lo podremos encontrar en la
pgina: http://jdbc.postgresql.org/download.html
Tambin es bastante factible que est disponible para nuestra distribucin; por ejemplo, para OpenSuse
instalaremos el paquete postgresql-jdbc.rpm. Es muy importante identificar la ruta donde se va a ubicar
el controlador, ya que haremos referencia a ella en el proceso de activacin bajo OpenOffice. En
OpenSuse lo podremos encontrar en /usr/share/pgsql
El siguiente paso ser arrancar OpenOffice 2.X, a travs de OpenOffice Writer, o OpenOffice Calc
(por ejemplo). Ejecutaremos la opcin del men Herramientas--Opciones. En el cuadro de dilogo que
aparecer, seleccionaremos la lnea Java, tras unos segundos aparecer la mquina virtual de Java
instalada:

En la parte derecha podemos observar el botn Class Path, lo presionaremos, y aparecer el cuadro de
dilogo:

145

Captulo 52. Informes de KEME-Contabilidad con OpenOffice Base

Pulsaremos Agregar archivo y buscaremos el controlador Java al que hacamos mencin con
anterioridad (no es ms que un archivo con la extensin .jar). El resultado quedar ms o menos de la
forma: (depende del nombre del controlador)

Ya slo nos queda pulsar los botones Aceptar para guardar la configuracin. Para que los cambios
tengan efecto, tendremos que reiniciar OpenOffice.
Para conectarnos a nuestra base de datos Postgres seleccionaremos Archivo-Nuevo-Base de
datos, bajo cualquier componente de OpenOffice:

Elegiremos Conectar con una base de datos existente y seleccionaremos JDBC en el combo inferior.
Para pasar a la siguiente fase, pulsaremos el botn Siguiente:

146

Captulo 52. Informes de KEME-Contabilidad con OpenOffice Base

Como podemos observar, hemos completado el primer campo con la informacin de nuestra base de
datos: localhost sera el nombre del host donde se ejecuta el motor Postgres (habra que sustituirlo para
cada caso en particular). En este caso observamos que nos conectamos al port 5432 que es el que utiliza
Postgres por defecto. Por ltimo el nombre de nuestra base de datos es ejemplo
En el campo correspondiente a Clase de controlador JDBC, escribiremos org.postgresql.Driver.
Podremos emplear el botn Clase de prueba para comprobar que el controlador se carga correctamente.
Una vez configurada la conexin JDBC podemos pasar a la siguiente fase:

Especificaremos nombre de usuario y chequearemos Se requiere una contrasea si fuera necesario. El


botn Conexin de prueba nos permitir verificar que todo es correcto.
Si no conseguimos conectarnos a la base de datos, puede que tengamos que cambiar la configuracin de
Postgres, sobre todo en lo relativo al fichero pg_hba.conf. En OpenSuse lo podremos encontrar en la
ruta: /var/lib/pgsql/data. La idea ser cambiar el esquema de acceso de los usuarios a un sistema menos

147

Captulo 52. Informes de KEME-Contabilidad con OpenOffice Base


restrictivo; por ejemplo, cambiaremos el mtodo de acceso (columna METHOD; ltimo parmetro de
los registros de este fichero de texto) por trust:
host all all 127.0.0.1/32 trust

Para editar el fichero pg_hba.conf utilizaremos un editor de texto. Si hemos realizado algn cambio en
el mismo, tendremos que apagar y volver a poner en funcionamiento el servidor Postgres para activar la
nueva configuracin.
Una vez que nos hemos conectado con xito, ya slo quedar pulsar el botn Finalizar para guardar
todos los settings de la conexin en un archivo. Acto seguido se abrir la pantalla principal del apartado
Base de OpenOffice:

Ya estamos en condiciones de realizar nuestras consultas, formularios e informes de nuestra base de


datos de KEME-Contabilidad.
Nuestra intencin ser crear un informe que contenga nuestro diario contable. Como va a intervenir ms
de una tabla, tendremos que construir la consulta que proporcione la informacin pertinente.
Para disear la consulta, seleccionaremos el icono Consultas, y en Tareas elegiremos Crear una
consulta en vista Diseo... (si no tenemos conocimientos de SQL). Aadiremos las tablas diario y
plancontable.

148

Captulo 52. Informes de KEME-Contabilidad con OpenOffice Base


La ventana de diseo de consultas est formada por dos paneles: en el superior se sitan las tablas en las
que se basa la consulta, en el inferior seleccionaremos los campos que van a intervenir en la misma.
Necesitaremos relacionar las dos tablas intervinientes; para ello conectaremos en el panel superior el
campo cuenta de diario con codigo de plancontable pinchando con el botn izquierdo del ratn.

En el panel inferior aadiremos los campos asiento, fecha, cuenta, descripcin (de la tabla
plancontable), concepto, debe, haber. Posteriormente nos situaremos en la columna asiento y
elegiremos orden ascendente.
Si pulsamos el botn ejecutar consulta, se abrir un nuevo apartado con la informacin que
emplearemos para el informe. Si todo es correcto, guardaremos la consulta utilizando la opcin del men
Archivo-Guardar
Volveremos a la pantalla principal de OpenOffice Base y crearemos el informe, pulsando sobre el
icono correspondiente. El diseo y construccin de un informe con el asistente de OpenOffice Base
consta de varios pasos. En primer lugar seleccionaremos la tabla o consulta de la que se recogern los
datos, posteriormente podremos establecer las etiquetas de los campos, niveles de agrupamiento, aspecto
del informe, etc.
La siguiente figura muestra lo que podra ser la ejecucin de un informe del diario. Se han editado
algunos formatos del informe para que recojan mejor los tipos de datos: por ejemplo en las fechas y en el
debe/haber.

149

Captulo 52. Informes de KEME-Contabilidad con OpenOffice Base

150

Captulo 53. Empresa de ejemplo


A continuacin se ofrece un pequeo supuesto de contabilidad para que nos sirva de aprendizaje; dado su
fin didctico, los asientos e importes reflejados no tienen porqu ceirse estrictamente a la legislacin
contable y fiscal.

53.1. Datos iniciales


Un vistazo al libro mayor y balances de la empresa nos ofrece la siguiente informacin sobre saldos
iniciales a uno de enero del 2008:
Tabla 53-1. Saldos iniciales en empresa de ejemplo
CDIGO

CUENTA

DEBE

HABER

10000000

Capital social

60.000,00

11200000

Reserva legal

7.500,00

12900000

Prdidas y ganancias

5.600,00

21000001

Terreno local comercial


A

20.000,00

21100001

Construccin local
comercial A

25.000,00

28110001

Amort.acum.
construccin local A

21600001

Mobiliario diverso

28160001

Amort.acum. mobiliario
diverso

21700001

Equipo proceso
informacin PC1

28170001

Amort.eq.proc.informacin
PC1

21700002

Equipo proceso
informacin PC2

28170002

Amort.eq.proc.informacin
PC2

30000000

Existencias comerciales

40000001

Proveedor A

40000002

Proveedor B

43000001

Cliente A

500,00

43000002

Cliente B

400,00

47500000

H.P.acreedora por IVA

1.250,00
4.000,00
2.000,00
1.000,00
500,00
800,00
200,00
24.000,00
2.000,00
1.500,00

850,00

151

Captulo 53. Empresa de ejemplo


CDIGO

CUENTA

DEBE

47520000

H.P.acreedora por I.S.

57000000

Caja, euros

HABER
300,00

6.000,00
TOTALES:

81.700,00

81.700,00

Adems, conocemos la siguiente informacin suplementaria:

La cuenta 21100001 representa la parte de construccin del local comercial A, que fue adquirido el
1/7/2002 y se amortiza al 2% anual.

El Mobiliario diverso a que hace referencia la cuenta 21600001 se amortiza al 20% anual, y la
fecha de adquisicin y puesta en servicio fue el 1/7/2005.

Los equipos de proceso de informacin se amortizan al 25% y fueron puestos en funcionamiento el


1/1/2006 para el PC1 y el 1/1/2007 para el PC2.

La deuda con el proveedor A vence el 20/1/2008 por 1.500,00 unidades monetarias y el 10/2/2008 por
500,00 unidades monetarias.

La deuda con el proveedor B vence el 5/2/2008

Los crditos con los clientes estn documentados en recibos que vencen el 10/1/2008 para el Sr. A, y
el 16/1/2008 para el Sr. B

Suponemos que las amortizaciones fiscal y contable coinciden para los elementos de inmovilizado
sealados.

53.2. Crear nueva empresa


El primer paso ser el de crear una nueva base de datos, tarea que realizaremos a travs de la opcin
Nueva empresa del men Empresa. En la ventana de dilogo correspondiente especificaremos el
plan contable a importar (el estndar para 2008), fijaremos el nmero de dgitos de las subcuentas en 8, y
completaremos los campos necesarios para la informacin de la conexin de la base de datos; si el
servidor Postgres se ejecuta en el mismo ordenador desde el que estamos operando, y si el nombre de
usuario de nuestra sesin en Linux est registrado bajo Postgres, tan slo tendremos que suministrar el
nombre de base de datos EJEMPLO (no introducir las comillas). En el caso de utilizar MySQL
tendremos que suministrar como mnimo el nombre de usuario, aparte del de la base de datos.

152

Captulo 53. Empresa de ejemplo

El siguiente paso ser dar de alta las subcuentas a travs de Subcuentas en el men Plan. Esto lo
podramos hacer sobre la marcha, a medida que introducimos los asientos, pero resultara ms artificioso.
Un punto que no tenemos que olvidar es el de registrar el ejercicio al que irn referidos los apuntes
contables, para ello ejecutaremos la opcin EmpresaEjercicios contables y daremos de alta el
ejercicio 2008, que coincidir con el ao natural (inicio 1/1/2008, fin 31/12/2008).

En la configuracin de la empresa tendremos que introducir el valor de varios campos que condicionarn
el comportamiento de la aplicacin en materia de IVA, vencimientos y regularizacin. Para ello
accedemos a Empresa Configuracin de empresa y configuraremos los campos cuenta de IVA
soportado como 472, cuenta de IVA repercutido como 477; en clave de gastos introduciremos el
grupo 6: 6, en clave de ingresos, el grupo 7. En cuentas a pagar y en cuentas a cobrar escribiremos
sendas listas de partidas para su proceso en el apartado de vencimientos; en nuestro caso nos bastar en
cuentas a pagar, el siguiente contenido, 400,401, y en cuentas a cobrar, 430,431.

153

Captulo 53. Empresa de ejemplo

53.3. Asiento inicial


Ya estamos en condiciones de introducir asientos, por ello comenzamos con el asiento de apertura a
partir de los datos de los saldos iniciales de las cuentas. Nos introducimos en Diario Nuevo asiento
y generamos los apuntes con la informacin suministrada, tras lo cual pulsaremos el botn
INCORPORAR:

53.4. Asignar vencimientos a partir del asiento de

154

Captulo 53. Empresa de ejemplo

apertura
A continuacin podemos asignar los vencimientos a las partidas de cobros y pagos pendientes, para ello
nos situaremos en el men Vencimientos, y ejecutaremos las opciones Asigna vencimientos a cuentas
a pagar y Asigna vencimientos a cuentas a cobrar, respectivamente. De esta forma accederemos a
unos cuadros de dilogo con tablas de partidas pendientes de asignar vencimientos, que iremos
procesando hasta que la lista quede vaca:

Acto seguido seleccionaremos lneas de la tabla con el botn izquierdo del ratn, y pulsaremos el botn
Asigna vencimiento, con lo cual accederemos a un nuevo cuadro de dilogo de gestin de
vencimientos a partir de pases en diario, donde asignaremos el vencimiento, o los vencimientos para
cada pase en concreto:

En esta ventana, aadiremos vencimientos hasta que el importe de la casilla Sin vencimiento resulte
con valor cero. Para ello pulsaremos el botn Aadir y editaremos la plantilla del nuevo registro:

155

Captulo 53. Empresa de ejemplo

Aqu completaremos los datos que nos falten: la cuenta de tesorera que se cargar o abonar al
vencimiento, el importe, y la fecha de vencimiento, al pulsar aceptar volveremos a la tabla anterior, en la
que se refleja cmo hemos partido el saldo inicial en dos importes distintos con distinto vencimiento.
Repetiremos esta operacin para todos los cobros y pagos pendientes de asignar vencimiento.
El primer asiento introducido queremos que conste como asiento de apertura, por ello seleccionaremos
un apunte cualquiera del asiento y ejecutaremos el comando Utilidades Importar Asignar diario ,
donde seleccionaremos el diario de apertura:

Como podemos observar, en la columna diario de la pantalla principal de la aplicacin aparece el


cdigo APERTURA. Hemos realizado esta operacin tras la de asignar los vencimientos ya que ello
no hubiera sido posible a partir de un asiento de apertura.

53.5. Plan de amortizaciones del inmovilizado del


asiento de apertura
En este apartado vamos a definir el plan de amortizaciones de la empresa a partir de la informacin dada
en el inicio; para ello ejecutaremos Amortizaciones, Plan de amortizaciones desde el men, a
partir de lo cual aparecer el dilogo de Plan de amortizaciones del inmovilizado:

156

Captulo 53. Empresa de ejemplo

Pulsando el botn Nuevo elemento iremos definiendo los distintos registros que lo componen a travs
de la siguiente plantilla:

Es importante sealar que el coeficiente de amortizacin se introduce como porcentaje. No es posible


especificar coeficiente de amortizacin fiscal para partidas que ya se venan amortizando en ejercicios
anteriores a los del registro en la aplicacin.

157

Captulo 53. Empresa de ejemplo

53.6. Registro contable de operaciones


53.6.1. Primer trimestre
El 8 de enero ingresamos el IVA del trimestre anterior con cargo a caja: mediante Diario, Tabla de
apuntes introducimos el asiento en cuestin. Para avanzar entre columnas en la tabla utilizaremos el
tabulador, y pulsaremos intro para terminar un apunte. El asiento quedar de la forma:

En enero vencen todas las obligaciones de pago y derechos de cobro previstos: el 20/1 pagamos al
proveedor A 1500 euros, cobramos 500 euros del cliente A el 10/1 y el 16/1 400 euros del cliente B.
Seleccionamos Vencimientos, Procesar vencimiento; obtendremos en pantalla el siguiente
dilogo:

Empezamos por seleccionar la primera lnea con el botn izquierdo del ratn, y pulsamos el botn
Procesar, con lo cual accederemos a la plantilla para procesar vencimientos:

158

Captulo 53. Empresa de ejemplo

Aqu podremos modificar la fecha de vencimiento, o la cuenta de tesorera. Para generar el asiento
correspondiente al cobro, tan slo tendremos que pulsar el botn Procesar.
Repetiremos la operacin para el otro cobro pendiente que nos queda. Para procesar las obligaciones de
pago tendremos que seleccionar el botn de radio pagos en la parte superior de la pantalla, y
posteriormente pulsaremos el botn Refrescar, con lo que nos aparecern un listado de deudas con sus
vencimientos. Tan solo procesaremos el pago correspondiente al mes de enero.
En febrero vencen los dos pagos previstos; se procede a su proceso y contabilizacin. La forma de operar
sera la misma que en los vencimientos del mes de enero.
Nuevas operaciones: vende al Cliente A el 10 de enero por 100 euros, el 15 de marzo vende al Cliente
B por 150 euros. Compra al proveedor A mercaderas por valor de 1000 euros el 16 de marzo. Todas
estas operaciones se realizan al contado, y estn sometidas al tipo general de IVA. Al final del trimestre
se liquida el IVA correspondiente al mismo.
Daremos de alta las cuentas que nos faltan, tales como las de IVA soportado/repercutido, de compras y
ventas de mercaderas, etc.
La contabilizacin de la primera operacin de venta la efectuaramos ejecutando la opcin Nuevo
asiento del men Diario; el registro de IVA se activar en el momento que introduzcamos un valor en
el apunte correspondiente a la subcuenta de IVA repercutido:

159

Captulo 53. Empresa de ejemplo

Introduciremos los datos que nos faltan, y pulsaremos Aceptar. Completaremos la tabla de edicin del
asiento con los apuntes que nos faltan y editaremos la fecha. Si el asiento est cuadrado, el botn
Incorporar estar activado para su incorporacin al diario.
Procederemos de forma similar para el resto de las operaciones.
Importante: Para la liquidacin del IVA tan solo tendremos que responder pulsando el botn
Regularizacin cuando se active el proceso de introduccin de registros de IVA.

53.6.2. Segundo trimestre


El IVA del primer trimestre nos sali deudor, por lo que decidimos compensarlo con el del segundo
trimestre. El 15 de abril realizamos un pago a cuenta del impuesto sobre sociedades por valor de 200
euros.
Nuevas operaciones de venta al contado: el 20 de abril vendemos 490 euros al cliente A, el 10 de junio
vendemos 500 euros al cliente B.
El 30 de junio contabilizamos el reparto del saldo de la cuenta de prdidas y ganancias de la siguiente
forma: base de reparto (prdidas y ganancias): 5600 euros, reparto: a reserva legal por 500 euros, a
reservas voluntarias por 5100 euros.
Al final del trimestre liquidamos el IVA correspondiente.

160

Captulo 53. Empresa de ejemplo

53.6.3. Tercer trimestre


Se ingresa el IVA correspondiente a la liquidacin del segundo trimestre el da 10/7.
El 12/7 se compra un nuevo Equipo para proceso de la informacin por 900 euros al proveedor de
inmovilizado A; suponiendo que nuestra empresa cumple todos los requisitos fiscales, practicaremos la
amortizacin acelerada del mismo en el ejercicio actual por la totalidad. La amortizacin contable se
realiza en cuatro aos.
Para la contabilizacin de este ltimo punto crearemos tres cuentas nuevas: 21700003, y 28170003,
que contendrn la cuenta de activo y la de amortizacin acumulada, respectivamente, y por ltimo la
52300001 y la del proveedor de inmovilizado.
Una vez introducido el asiento de la adquisicin y pago daremos de alta el nuevo elemento en nuestro
plan de amortizaciones; en el dilogo del Plan de amortizaciones del inmovilizado pulsaremos el botn
Nuevo elemento y lo incorporaremos a travs de la siguiente plantilla:

Para cumplir con los requisitos del elemento activaremos el botn de radio de Amortizacin fiscal
acelerada total en el primer ejercicio. En la tabla del plan de amortizaciones podremos constatar que en
la columna Am. fiscal 1 ejer. aparece la palabra SELECCIONADO.
Nuevas operaciones: vendemos al cliente A mercaderas al contado por valor de 5.000 euros ms IVA el
20/7; el 22/7 pagamos el impuesto sobre sociedades del ejercicio 2007. El 30/9 liquidamos el IVA.

161

Captulo 53. Empresa de ejemplo

53.6.4. Cuarto trimestre


Operaciones: El 12/10 ingresamos el IVA del tercer trimestre; el mismo da realizamos el segundo pago a
cuenta del Impuesto de Sociedades del ejercicio 2008 por 250 euros. El 10/11 vendemos mercaderas por
2000 euros ms IVA al contado al cliente B. El 14/12 ingresamos el tercer pago a cuenta del IS por 250
euros.
A final de ao liquidamos el IVA. El inventario de mercaderas a 31/12/2005 arroja un valor de 23000
euros; regularizamos el saldo de mercaderas a cierre de ejercicio.

53.7. Amortizaciones: Diferencias en base imponible del


Impuesto sobre Sociedades
Contabilizadas todas las operaciones, realizamos el asiento de amortizacin del inmovilizado mediante la
opcin del men Amortizaciones Asiento de amortizaciones; en el cuadro de dilogo que
aparece pulsaremos el botn Generar, con lo cual se generarn los apuntes correspondientes a este
proceso.
Como mencionbamos anteriormente, para el ltimo elemento de inmovilizado adquirido Hacienda nos
permite libertad de amortizacin, por tanto se genera una diferencia que nos permite un ajuste en la base
imponible del impuesto sobre sociedades. Esta diferencia la podemos conocer ejecutando
AmortizacionesDiferencias en base imponible I.S.; nos aparecer entonces el siguiente dilogo:

Ya estamos en condiciones de calcular y liquidar el impuesto de sociedades para el ejercicio 2008. Para

162

Captulo 53. Empresa de ejemplo


ello vamos a conocer el saldo de Prdidas y Ganancias antes de impuestos a travs de la consulta
provisional del Estado Contable correspondiente (men Estados contablesConsulta Estado
Contable), que nos arroja unos beneficios de 4383,36 euros.
Si no estuviera disponible la cuenta de Prdidas y Ganancias, podemos importarla a travs de Estados
contablesImportar Estado Contable.
A la hora de calcular el impuesto sobre sociedades que fiscalmente pertenece al ejercicio, el resultado
contable lo minoramos en 793,36 euros, en concepto de amortizacin libre y acelerada, quedando una
base imponible de 3590 euros. Si suponemos un tipo de gravamen del 30%, la cuota tributaria quedar en
1077 euros. Realizamos la contabilizacin de todas estas operaciones.

53.8. Regularizacin y cierre de ejercicio


Ya slo nos queda regularizar y cerrar el ejercicio. La regularizacin nos pasar todos los ingresos y los
gastos de forma automtica a la cuenta de Prdidas y Ganancias, la efectuaremos a travs de la opcin
que nos ofrece el men diario: DiarioFin de ejercicioRegularizacin. Tras su eleccin tan slo
tendremos que especificar el ejercicio a regularizar (en este caso el 2008).
El cierre de ejercicio se efecta de forma similar: elegiremos DiarioFin de ejercicioCierre de
ejercicio, indicaremos el ejercicio 2008, y pulsaremos el botn generar. La contabilidad quedar cerrada
y preparada para generar el asiento de apertura de un nuevo perodo.

163

Captulo 54. Tipos de archivos que genera la


aplicacin
A continuacin detallamos una tabla con los tipos de ficheros que nos podemos encontrar en el directorio
de trabajo:
Tabla 54-1. Tipos de ficheros que se generan en el directorio de trabajo
EXTENSIN

DESCRIPCIN

ast.xml

Ficheros XML con asientos automticos, permiten


su exportacin e importacin entre empresas.

est.xml

Ficheros XML con estados contables, permiten su


exportacin e importacin entre empresas.

png

Ficheros con grficos, normalmente contienen


grficos de balance

tex

Archivo para procesar con ltex, generalmente es


el resultado de generar algn informe para su
impresin o consulta

dvi

Archivo independiente de dispositivo, es el


resultado de procesar con ltex algn fichero tex.
Estos archivos se visualizar con un visor o se
convertir a postcript para su impresin

log

Muestran lo que ocurre durante el proceso de


conversin de un fichero tex a dvi; son ideales para
conocer errores si el proceso de conversin falla

ps

Son archivos postcript, normalmente generados


para enviarlos a la impresora.

aux

Archivos auxiliares que se generan en el progreso


de conversin de TEX a DVI. Para nosotros tienen
escasa utilidad.

txt

Archivo de texto con campos separados por


tabulador, empleados para exportar informacin a
otras aplicaciones.

pdf

Son archivos que se pueden visualizar con el visor


de Acrobat reader, son admitidos por el Registro
Mercantil para presentar libros en soporte
magntico.

sql

Son los archivos de copia de seguridad. Poseen en


su interior las sentencias SQL y todos los
comandos necesarios para reconstruir una base de
datos.

164

Captulo 54. Tipos de archivos que genera la aplicacin


EXTENSIN

DESCRIPCIN

reg.xml

Ficheros XML con regularizaciones definidas por


el usuario; permiten su exportacin e importacin
entre empresas.

xml

Ficheros XML con informacin contable,


normalmente del libro mayor o balances de sumas
y saldos; permiten la utilizacin de su contenido
en aplicaciones de informes.

Estos otros archivos nos aparecen en el directorio escondido .keme, donde se almacena la configuracin
de la aplicacin:
Tabla 54-2. Tipos de ficheros el directorio .keme
EXTENSIN

DESCRIPCIN

est.xml

Archivo XML de un estado contable; posee


informacin para su importacin a una base de
datos de contabilidad

pln

Posee informacin de un plan contable para su


importacin a una base de datos de contabilidad

cfg

Es la extensin del archivo de configuracin de la


aplicacin; no conviene editar su contenido.

165

Apndice A. Breve introduccin a Ltex


KEME-Contabilidad utiliza la herramienta Ltex para la mayora de sus informes y composicin de
libros contables. Es interesante que el usuario adquiera unas nociones bsicas sobre Ltex si est
interesado en editar y procesar la memoria utilizando esta utilidad.
Ltex es una aplicacin que nos permite preparar documentos conseguiendo una alta calidad tipogrfica
y un diseo profesional. Ltex trabaja con ficheros de texto plano, en ASCII, que podremos editar con
cualquier editor de texto simple (no un procesador de textos).
Para la composicin y formateado del texto, Ltex utiliza rdenes, que para distinguirlas del texto del
documento, comienzan por una barra invertida: \. Cuando Ltex procesa un fichero de entrada, espera
que el mismo siga una cierta estructura; de esta forma el fichero deber de empezar con el comando:
\documentclass{....}

que especifica qu tipo de documento intentamos escribir. Despus de esto, podemos incluir comandos
que cambiarn el estilo del documento por completo, o podremos cargar nuevos paquetes que aadirn
nuevas caractersticas a Latex. Para aadir un paquete, utilizaremos el comando:
\usepackage{....}

Cuando se haya realizado toda la configuracin, comenzaremos con el cuerpo del documento, con el
comando:
\begin{document}

A partir de ahora introduciremos el texto combinndolo con algunos comandos Latex. Al final del
documento, aadiremos el comando:
\end{document}

que informar a Latex que el texto termina; cualquier contenido que siga a este comando ser ignorado.
A continuacin mostramos el contenido mnimo de un fichero Latex:
\documentclass{article}
\begin{document}
Este es el contenido del texto.
\end{document}

166

Apndice A. Breve introduccin a Ltex


El ciclo de operaciones necesario para trabajar con Latex y obtener una copia lista para su impresin o
presentacin est compuesto por tres fases:

Editar/crear nuestro fichero Latex. Este fichero debe de estar compuesto por texto plano en ASCII, y
debe de poseer la extensin .tex

En segundo lugar, hay que ejecutar el comando Latex. Si el proceso termina correctamente,
obtendremos un fichero con extensin .dvi. Si hay errores, se parar el proceso y Latex nos
notificar donde est el problema. Pulsaremos ctrl-D para volver a la lnea de comandos.
latex prueba.tex

El siguiente paso ser visualizar el fichero DVI. Para ello podremos emplear el comando:
xdvi prueba.dvi

Existen otras herramientas ms verstiles que xdvi, tales como kdvi (en entornos Linux con KDE).
Bajo Windows, podremos emplear la utilidad yap (yet another previewer).
Podemos convertir el fichero dvi a Postcript, de esta forma obtendremos una copia lista para la
impresin:
dvips -Pcmz prueba.dvi -o prueba.ps

167