Unidad

So#ware
administrador de
proyectos

Conceptos previos
Unidad 3

Tareas
Ac:vidades
Tareas
Proyecto
Programa
Tarea 1

Proyectos
1 n
Ac:vidades
Plan

Tarea 2
Tarea 3

Programa

Ac:vidades

Tarea 1n

Ac:vidades

Tarea 1 n

Proyecto

Proyecto 1
Plan

Programa
Proyecto 2

Conceptos previos
Plan: Decisiones de carcter general que expresan los lineamientos

pol:cos fundamentales, donde se denen prioridades, asignacin de

recursos, estrategias de accin y conjunto de medios e instrumentos que se
van a u:lizar para alcanzar obje:vos y metas.

Programa: Conjunto organizado, coherente e integrado de ac:vidades,

servicios o procesos expresados en un conjunto de proyectos de similar

naturaleza.

Proyecto: Conjunto de ac:vidades concretas, interrelacionadas y

coordinadas entre s, que se realizan con el n de producir determinados
bienes y servicios.

Tareas
Proyecto

Ac:vidades
Tareas

Conceptos previos

Ac0vidades: Medio de intervencin sobre la realidad, mediante la

realizacin secuencial e integrada de diversas acciones necesarias
para alcanzar las metas y obje:vos especcos de un proyecto.

Tareas: Accin que operacionaliza una ac:vidad con un grado

mximo de concrecin y especidad.

Ejemplos de Plan, Programa, proyecto, ac:vidad y tarea

PLAN: EDUCACIN

PROGRAMA: CONSTRUCCIN DE
ESCUELAS BSICAS PARA LA IX
REGIN DE LA ARAUCANA

PROYECTO: Construccin de
Escuela bsica en la Comuna de
Gorbea.

Ac0vidad: Preparacin del Si:o

Tareas:
Excavacin de zanjas
Remocin de rocas

PLAN: SERVICIOS SOCIALES

PROGRAMA: INFANCIA Y FAMILIA

PROYECTO: REALIZACIN DE
CAMPAMENTO DE VERANO

Ac0vidad: EXCURSIN

Tareas:
Seleccionar ropa y calzado
adecuados
Preparar colacin

Realiza un ejemplo

PLAN:

PROGRAMA:

PROYECTO:

Ac0vidad:

Tareas:


...

Planicacin y Programacin
En trminos generales, Planicar un proyecto
consiste en denir los obje:vos, el trabajo a
realizar, los recursos disponibles, el plazo y el
presupuesto.

Por otra parte, programar es establecer un
calendario de ejecucin del proyecto. Por tanto,
una buena programacin debe tener en cuenta
:empos, recursos y costes.

Podemos expresar las duraciones en minutos, horas, das, semanas o meses.

Ac:vidades y tareas
En general suele ser conveniente dividir el proyecto en paquetes
de trabajo, ya que permite descomponerlo en partes claramente
iden:cables. Cada una de estas partes puede descomponerse en
ac:vidades y tareas a realizar, interdependientes entre s.

Las ac:vidades deben tener las siguientes caracters:cas:

Ser mensurables en trminos de :empo, recursos, esfuerzo y coste
Tener un producto nal como resultado
Tener un comienzo y un n claro
Ser responsabilidad de una sola persona ( las mnimas posibles)

La informacin que necesitamos de cada ac0vidad podemos resumirla

como sigue: Descripcin de la tarea, Inputs o precondiciones necesarios,
Requerimientos de recursos con costes y Tiempo es:mado.

Asignacin de durabilidad de las

ac:vidades
Una vez que tenemos el proyecto dividido en
ac:vidades debemos asignar una duracin a las
mismas. En general, la asignacin de :empos se har
basndonos en datos histricos.

Todas las personas implicadas en la es:macin de la
duracin de las ac:vidades, deben conocer:

:empo y coste del proyecto,
lo que implica realmente la tarea asociada y
qu es lo que debe dar como resultado.

Lo que el jefe del proyecto debe preguntarse

Si la es0macin parece muy larga:

Se ha asignado ms :empo para que el que realiza

la tarea lo haga cmodamente?

Le falta experiencia al es:mador sobre la
complejidad de la tarea?

Se est planicando una tarea excesiva, por
ejemplo hacer un informe de 200 pginas cuando
realmente con uno de 10 pginas sera suciente?
Las hiptesis y los procedimientos u:lizados deben estar documentados.
Se deben realizar vericaciones regulares

Lo que el jefe del proyecto debe preguntarse

Si la es0macin parece muy corta:

Est el es:mador muy conado con sus
posibilidades?

Ha apreciado realmente la complejidad de la

tarea?

Ha valorado completamente lo que se :ene que

hacer?

Ha supuesto cosas inadmisibles sobre los inputs de

la tarea?
Las hiptesis y los procedimientos u:lizados deben estar documentados.
Se deben realizar vericaciones regulares

Una vez denidas las ac:vidades y tareas del proyecto y

establecidas las relaciones de precedencia entre ellas
podemos representar el proyecto grcamente a travs
de tablas y diagramas.

Para ello trabajaremos con

Carta GanH y Red Pert

Carta Gang
Una Carta Gang es una representacin grca de
la ges:n de proyectos, por lo que una vez
terminada nos permite conocer:

Cules son las ac:vidades del proyectos

Cundo inicia una ac:vidad y cundo termina
El :empo previsto de duracin para cada
ac:vidad
En qu momento las ac:vidades de solapan
con otras ac:vidades y en qu forma
La fecha de inicio y la fecha nal del proyecto

Henry Gang . Creacin

de Carta Gang entre
1910 y 1915.

Ejemplos

La carta Gang incluye una lista de

ac:vidades en el lado izquierdo y una
escala de :empo en la parte superior.

Ejemplos

IMPORTANTE CONSIDERAR
Dependencias : Estas son tareas que son
dependientes entre s. (Se necesita hacer la tarea A
antes de empezar la tarea B).
Hitos: Son fechas clave que son importantes resaltar
en su plan de proyecto.

Benecios de su uso
1. Se man0ene todo en una misma
pgina o rea de trabajo, todas las
partes interesadas :enen la misma
informacin.
2. A y u d a a c o m p r e n d e r t a r e a s ,
comprensin de los :empos y relacin
entre tareas.
3. Permite asignar ecazmente los
recursos y visualizar el futuro,
discernir dnde se van a necesitar los
recursos para an:ciparse, asignar o
compar:r y maximizar.

hgp://www.cartagang.com/
LIMITACIONES
No est diseada para resolver
todos los males de la ges:n de
proyectos en una organizacin.

Existen situaciones donde una

ac:vidad en par:cular o tarea
cr:ca no se encuentra, como
c o n s e c u e n c i a d e q u e e l
encargado del proyecto no la ha
incluido.

Otras limitaciones incluyen la

incapacidad para incluir ciertas
restricciones como el :empo, el
alcance y los costos.

Malla Pert
La Malla Pert (dcada del 50) es u:lizada como una
herramienta cuan:ta:va de planicacin y control, lo que
permite a los administradores:

Contar con un modelo de op:mizacin que entregue la
solucin p:ma de una secuencia de ac:vidades en el
:empo.

programar un proyecto por adelantado y a la vez calcular
el :empo necesario para completarlo.
Realizar una comparacin del :empo real con el
planicado.

Construccin bsica
Para ilustrar la Malla Pert, es muy importante iden:car primero las dis:ntas
ac:vidades del proceso, con las respec:vas secuencias y :empos de cada ac:vidad.
La informacin se puede reunir en una tabla del :po:

Con la tabla anterior ya se puede armar una Carta Gang, como esta:

Teniendo la Carta GanH, se puede elaborar la Malla Pert:

Teniendo la Malla Pert, se puede determinar el :empo total de cada rama o

conjunto secuencial de ac:vidades. Se :ene as:

ABDF = 16 semanas
ACEF = 18 semanas

Teniendo estos datos, se puede determinar cunto :empo durar el proceso.
Aquella rama que emplee el mayor :empo se denominar ruta cr0ca. Ser
sta la que determinar la duracin del proceso. Para este caso par:cular, la
ruta cr:ca ser ACEF, lo que nos indicara que el proceso durar como
mnimo 18 semanas.

La ruta cr:ca
En administracin y ges:n de proyectos, una ruta cr:ca es la secuencia
de los elementos de la red de proyectos con la mayor

duracin entre ellos, determinando el 0empo ms corto en

el que es posible completar el proyecto.

La duracin de la ruta cr:ca determina la duracin del proyecto entero.
Cualquier retraso en un elemento de la ruta cr0ca afecta a la fecha de
trmino planeada del proyecto, y se dice que no hay holgura en la ruta
cr0ca.

Un proyecto puede tener varias rutas cr:cas paralelas. Una ruta paralela
adicional a travs de la red con la duracin total cercana a la de la ruta
cr:ca, aunque necesariamente menor, se llama ruta sub-cr:ca.

Ac:vidad Cr:ca
Una ac:vidad es cr:ca cuando no se puede cambiar sus instantes de
comienzo y nalizacin sin modicar la duracin total del proyecto. La
concatenacin de ac:vidades cr:cas es el camino cr:co. La holgura total
es 0.

Holgura

Las tareas que no estn dentro de la cadena de la ruta cr:ca poseen una
holgura que les permite atrasarse (un poco) sin retrasar el proyecto.
Para ello se debe observar bien que tareas NO estn en la ruta cr:ca y
cual es su margen de holgura respecto del :empo total de duracin del
proyecto.

Algunos So#ware
Cartas Gang

Excel
MS Proyect
Visio
GangProyect hgp://www.gangproject.biz/
Ganger (en lnea)
Openproj hgp://sourceforge.net/projects/openproj/

Pert

Visio
Proyect
Gliy hgps://www.gliy.com/products/online/

Ejercicio 1: ORGANIZACIN DE FIESTA

1. Escribiremos las ac0vidades en orden.
Aquellas que son simultneas, las
agruparemos. El 0empo se medir en horas.
Elegir el local para la esta
Invitar a los amigos / Crear un playlist de la mejor msica
Preparar el lugar de la esta
Comprar el co:lln / Comprar snack y bebes:bles / Conseguir equipo de
sonido
Llevar comes:bles e instalar equipo de sonido en el lugar

2. Crear esta tabla y llenarla

Clave

Ac0vidad

Predecesora

T
op0mista

T
probable

T
pesimista

T
promedio

Elegir el local para la esta

Invitar a los amigos / Crear un playlist de la mejor msica
Preparar el lugar de la esta
Comprar el co:lln / Comprar snack y bebes:bles / Conseguir equipo de
sonido
Llevar comes:bles e instalar equipo de sonido en el lugar

Clave

Ac0vidad

Predecesora T
op0mista

T
probable

T
pesimista

T
Esperado
promedio

Elegir local

Invitar a los amigos

Crear playlist

Preparar lugar

B y C

Comprar Co:lln

Comprar Snack y Bebes:bles

Conseguir equipo de Sonido

Llevar comes:bles e instalar

equipo sonido

E, F y G

TEsperado = (TOpt + 4(TProb) + Tpes)

6

3. Teniendo la tabla con los datos, podremos obviar u ocultar los dems 0empos
y empezar a dibujar la red PERT.
Clave

Ac0vidad

Predecesora T Esperado

Elegir local

Invitar a los amigos

Crear playlist

Preparar lugar

B y C

Comprar Co:lln

Comprar Snack y Bebes:bles

Conseguir equipo de Sonido

Llevar comes:bles e instalar equipo sonido

E, F y G

F (1)
D (2)
A (2)

E (3)

H (1)

B (2)
G (2)
C (1)

Ac:vidades
c:cias
(no :enen T)

3. Calcular la Duracin total del Proyecto a travs de la ruta cr0ca.

F (1)
D (2)
A (2)

E (3)

B (2)
G (2)
C (1)

ABDEH= 2 + 2 + 2 + 3 + 1 = 10 horas

H (1)

Ejercicio 2: Cadena de montaje para vehculo de lujo

Una empresa automotriz desea implementar una nueva lnea de
montaje para su nuevo modelo de lujo y decidi proceder de la
siguiente manera:

Se comenzar con la tarea A, la que durar 7 das.

Luego de realizar esta ac:vidad, seguirn las ac:vidades B y D.
La tarea F (que durar 48 horas) se iniciar una vez que se
termine con la ac:vidad C, para posteriormente seguir con la
tarea H (cuya duracin es de 24 horas) siempre y cuando se
hayan terminado las tareas E y F.
Adems, se comenzar con la tarea G al mismo :empo que
empiece C, ocurriendo esto cuando termine la ac:vidad D.
Por otro lado, se iniciar la tarea I luego que se termine con la
ac:vidad G.
Por l:mo, la tarea E tendr que esperar el trmino de B para
comenzar.

Ac0vidades
B= 3 das
C= 2 das
D= 4 das
E= 2 das
G= 6 das
I= 5 das

1. CONSTRUIR TABLA GANTT Y DIAGRAMA PERT

2. OBTENER EL TIEMPO EN DAS DE TODAS LAS RUTAS
3. IDENTIFICAR EL TIEMPO TOTAL DEL PROYECTO A TRAVS DE LA RUTA CRTICA.

1. CONSTRUIR TABLA GANTT Y DIAGRAMA PERT

Tabla Previa

Carta GanH

1. CONSTRUIR TABLA GANTT Y DIAGRAMA PERT

Malla Pert
G (6)
I (5)

D (4)
A (7)

C (2)
B (3)

F (2)
E (2)

H (1)

2. OBTENER EL TIEMPO EN DAS DE TODAS LAS RUTAS y EL TIEMPO TOTAL DEL

PROYECTO (RUTA CRTICA)

ADGI = 22 DAS
ADCFH= 16 DAS
ABEH =13 DAS

La ruta cr:ca es ADGI. 22 das

durar como mnimo el montaje
del modelo de lujo.

Recursos y costos asociados

Hasta ahora slo se ha tenido en cuenta el anlisis de
relaciones temporales entre las ac:vidades del proyecto.
Pero adems, hay que tener en cuenta los recursos y sus
costos para poder responder las preguntas que aparecen en
el transcurso del proyecto: Cunto cuestan los recursos de
esta tarea? Cul es el coste de los recursos del proyecto
completo? Qu recursos necesitamos para implementar
esta ac:vidad?

Para ello incluiremos a nuestra tabla de Ac:vidades, las
tareas, recursos asociados y sus costos.

Ejemplo:
Clave

Ac0vidad

Predecesora

Adquisicin del Hardware

Seleccin del HW

Compra de Pc Escritorio

Proyectar la red de
comunicaciones

Duracin

Recurso

1 semana

Analista de
Sistemas

2 das

$100.000

3 pc
50 mt. Cable
Conectores

$1.300.000

Anlisis de instalaciones

1 semana

Diseo de la red

1 semana

Implementacin de
Sistema

Costo

Analista y
Diseador
de Redes

$100.000
$150.000

Instalacin del Hardware

3 das

Instalador
de Hw y Sw

$60.000

Instalacin de la red

1 semana

Analista y
Diseador
de Redes

$150.000

Instalacin del So#ware

3 das

Formacin de Usuario

1 semana

Instalador
de Hw y Sw

$60.000
$100.000

Detalles:
Recurso Humano

Coste $/hora

Analista de Sistemas

$7.500

Analista y diseador de redes

$7.500

Instalador de Hardware y So#ware

$5.000

Recurso Materiales

Pc
Cable
Conectores

Unidad

Coste $

$1.150.000

50mt.

$100.000
$50.000