indice

Introduo...................................................................................................... 2
Etapas do processo de informatizao da empresa x....................................3
Anlise do Ambiente................................................................................... 3
Factores de Adopo................................................................................... 3
Alinhamento Estratgico da TI....................................................................4
Projecto de Arquitectura da Informao......................................................4
Projecto de Infra-estrutura..........................................................................4
Planos de:................................................................................................... 5
Aquisio de Hardware............................................................................ 5
Comunicao........................................................................................... 5
Recursos Humanos.................................................................................. 5
Instalaes............................................................................................... 6
Projecto de Implantao..........................................................................6
Equipamentos existentes............................................................................ 8
Organizao do Processo Produtivo..........................................................12

Introduo
A gestao possui recursos que sao descritos como etapas do processo organizacional
como planejar, organizar, dirigir e controlar. E nos dias atuais para alcanar esses
objetivos sao utilizadas ferramentas que auxiliam a gestao empresarial.
A tecnologia passou a fazer parte da realidade atual e das habilidades do administrador
moderno.
A utilizaao dos Sistemas de Informaao (SI) capaz de gerar benefcios e oferecer
possibilidades indispensaveis ao sucesso dessas organizaies. Ajudam a planejar,
organizar, dirigir e controlar as informaies obtidas para implantaao de estrategias e
tomadas de decisoes. Torna-se cada vez mais importante obter pleno domnio de
informaies sobre clientes, finanas, materiais, colaboradores, mercado concorrente,
fornecedores e operaies como fontes de vantagem competitiva.
Para o plano gerencial, o desenvolvimento de um sistema de informaao torna mais
Agil o processo para a tomada de decisao e tratamento das informaies, alem de
possibilitar a automao de procedimentos, contribuindo para reduzir incertezas, sobra
mais tempo para se dedicar ao planejamento.
A automaao funciona como um processo de integraao das operaies internas da
empresa com os processos externos, sejam eles consumidores, fornecedores, bancos,
operadoras de carties de credito, etc. A princpio, a implantaao de um Sistema ERP
(Enterprise Resource Planning) tambem conhecido por sistema integrado de gestao,
requer uma serie de fatores como instalaies apropriadas, equipamentos em perfeitas
condiies, software especializado, treinamento operacional e consultoria em TI para
controlar e integrar os processos para o funcionamento de todo o sistema
organizacional. As rotinas manuais devem ser substitudas por procedimentos
automaticos com finalidade de possibilitar mais controle e melhores resultados. Os
procedimentos devem ser revisados a fim de identificar possveis entraves, incoerencias
ou duplicidades. Atraves da implantao de Sistemas ERP a
possvel gerar informaies que ajudaro a empresa a reduzir erros e obter mais
produtividade.
Apresenta-se nesse trabalho, a experiencia da implantao de um Sistema ERP em
uma distribuidora de medicamentos com sede em Natal (RN), relatando os principais
impactos que ocorreram na utilizao desta TI nesta empresa.

Etapas do processo de informatizao da empresa x

Anlise do Ambiente
Nessa fase levantada a necessidade de implantao de um sistema de informao. Para
isso, leva-se em conta o ambiente de negcios actual (AUDY e BRODBECK, 2003),
verificando-se qual o grau de informatizao existente e para isso realiza-se uma
anlise do sistema utilizado pela empresa, envolvendo as pessoas responsveis por cada
processo (BERALDI e FILHO, 2000), e quais so os recursos de TI disponveis no
momento (TURBAN, MCLEAN e WETHERBE, 2004).
Dessa forma, possvel identificar os processos actuais da organizao. Alm disso,
a que se comea a levantar a necessidade de investimento necessrio para a realizao
do projecto. Normalmente, nesse momento inicial definido se haver a contratao de
um profissional especializado e quais devero ser as suas atribuies, visto que a
empresa necessitar de auxlio e orientao de especialistas para a aquisio, instalao
e manuteno do parque de equipamentos (SEBRAE, 2008)
.

Factores de Adopo
Tem sido constatado que os principais motivos para adopo de TI por parte das
MPEs so as presses extenos, entendendo-se que a tecnologia vem sendo adquirida
devido concorrncia, oferecendo s organizaes a possibilidade de destacar-se frente
aos seus rivais (AUDY e BRODBECK, 2003; LUNARDI, DOLCI e MAADA, 2010;
BERALDI e FILHO, 2000; TURBAN, MCLEAN e WETHERBE, 2004; SEBRAE,
2008; MORAES, TERENCE e FILHO, 2004). H outros aspectos que podem ser
percebidos como motivadores para a utilizao da TI. So eles: a influncia exercida
pelos clientes, fornecedores ou governo, devida salientam-se as exigncias do negcio,
em que h dependncia por parte do empreendimento na utilizao de tecnologias para
tarefas operacionais tais como, controle de estoque, das vendas e do prprio cadastro de
informaes dos clientes (LUNARDI, DOLCI e MAADA, 2010; TURBAN,
MCLEAN eWETHERBE, 2004).

Alinhamento Estratgico da TI
Considerando-se que haja uma clara definio do ambiente que sofrer o processo de
informatizao e, elucidadas e entendidas as expectativas do empreendedor,
fundamental que, para o PESI, haja o alinhamento desse projecto com os objectivos da
empresa (AUDY e BRODBECK, 2003; TURBAN, MCLEAN e WETHERBE, 2004;
SEBRAE, 2008; MORAES, TERENCE e FILHO, 2004)

Projecto de Arquitectura da Informao

Nesse momento, so definidos quais sero os sistemas de informao responsveis por
oferecer as informaes. Esse processo de levantamento de demanda informacional e a
forma como ela ser suprida chamado de arquitectura de informao (TURBAN,
MCLEAN e WETHERBE, 2004). Ou seja, nessa etapa definido um modelo para as
informaes utilizadas. Para isso, esclarecer as interseces entre informaes e
processos auxilia as organizaes a escolherem sistemas que possam se integrar,
evitando redundncia de dados, ou isolamento de informaes (TURBAN, MCLEAN e
WETHERBE, 2004)

Projecto de Infra-estrutura
O projecto de infra-estrutura trata de como sero implantados os dispositivos, a rede de
comunicao, o banco de dados especficos, e quais sero os envolvidos em cada etapa
de utilizao do sistema (TURBAN, MCLEAN e WETHERBE, 2004), a fim de que a
estrutura fornea suporte aos sistemas de informao e softwares previamente definidos
(TURBAN, MCLEAN e WETHERBE, 2004)
Tratando-se da implantao de uma nova tecnologia, deve-se considerar que sero
necessrias modificaes na maneira como os processos ocorrem nos empreendimentos,
podendo haver alterao at na prpria estrutura da empresa. Portanto, para que essa
transformao ocorra de maneira eficaz e eficiente necessrio um plano de atuao,
com o objectivo de definir a alocao dos recursos (SEBRAE, 2008), considerando
-se os dispositivos necessrios, os limites de prazo e de investimento, e as instalaes
para reduzir os riscos de comprometer o projecto, por qualquer uma dessas questes
(LUNARDI, DOLCI e MAADA, 2010)

Planos de:
Aquisio de Hardware

Plano de Aquisio de Hardware

O plano de aquisio do hardware est ligado directamente a os requisitos necessrios
para o funcionamento dos softwares. A partir dessas demandas, sero traados os
componentes necessrios para compra (BERALDI e FILHO, 2000)

Comunicao

Plano de Comunicao
A comunicao entre eles tem se realizado por meio de redes locais, ou pela internet.
Sendo assim, no planeamento estratgico de TI precisamos verificar quais so os
requisitos necessrios e as possveis arquitecturas para promover a transmisso e
recepo de informaes dos sistemas e seus usurios
Para possibilitar essa comunicao, actualmente, necessria uma infra-estrutura de
rede que pode ser composta, por exemplo, de roteadores, de switches, de cabeamento,
ou de rede sem fio (SEBRAE, 2008). Para promover o dilogo entre os usurios, hoje
em dia, podemos contar com tecnologias capazes de aumentar a velocidade dos
processos e reduzir seus custos como, por exemplo, a voz por IP (VOIP) e a adopo de
protocolos de comunicao (CRISTOFOLI, JUNIOR e FEITERA, 2006)

Recursos Humanos

necessrio considerar quais sero as contrataes, terciarizaes, realocaes e

treinamentos necessrios (SEBRAE, 2008).
Eles actua em trs fontes de problemas do processo de implantao do planejamento,
quais sejam: resistncias do pessoal (usurios), dificuldade de aceitar e participar do
processo de mudana gerado e a construo de uma viso compartilhada sobre o papel
da TI nos negcios.
preciso dispensar ateno a essa questo, j que sero os usurios dos sistemas os
principais beneficiados por todo o projecto. Alm disso, se no houver envolvimento e
compromisso por parte dos usurios, os sistemas no podero fornecer as informaes
esperadas (MORAES, TERENCE e FILHO, 2004)
Portanto, essencial preparar os funcionrios para a informatizao, conscientizando-os
da necessidade desse processo e de seus benefcios (BERALDI e FILHO, 2000)
5

Instalaes
Projecto de Implantao

A ltima etapa do planeamento consiste na elaborao de um cronograma e de um

oramento (TURBAN, MCLEAN e WETHERBE, 2004; BERALDI e FILHO, 2000) .O
primeiro servir para verificar quanto tempo ser necessrio para a realizao de cada
etapa. Por meio do segundo, ser possvel avaliar o investimento necessrio para a
execuo do planeamento estratgico de SI, podendo-se priorizar as demandas do
projecto, visto que a restrio de capital uma caracterstica das MPEs(MORAES,
TERENCE e FILHO, 2004). Essas ferramentas auxiliam no controle de execuo e
cumprimento das metas e resultados estabelecidos durante as etapas anteriores ao
processo de planejamento, assim como permite a manuteno dos resultados.
Nessa fase, so realizadas,tambm, as anlises de solues disponveis no mercado, que
atendam os requisitos de TI e SI previamente definidos. Para tal, tambm importante
dedicar ateno, porque h maiores ganhos por parte das organizaes que buscam
opes. Elas consideram benefcios, custos e riscos, e promovem uma previso do
impacto ps informatizao antes de decidir por um ou por outro fornecedor
(LUNARDI, DOLCI e MAADA, 2010)

CARACTERIZAO DA ORGANIZACAO
Por razoe alheios a nossa vontade a identificao da empresa estudada nesta pesquisa
foi ocultada, sendo chamada apenas de empresa Beta. Porem, todas as informaes
aqui contidas so verdicas.
A empresa em estudo dedica se a venda de mobilirio de mobilirio de escritrio em
Maputo . Foi fundada em 1995 e esta actualmente localizada Maputo. A empresa conta
com 32 produtos importados dos E.U.A., classificados alem de oferecer diversos
brindes agregados aos seus produtos como: canetas e porta comprimidos. Faz somente
um ano que os rtulos dos produtos passaram a ser impressos em idioma nacional, o que
alavancou ainda mais as vendas.
Em termos de estrutura a empresa possui escritrio que agrega os principais sectores
como:
Comercial, Financeiro, Contabilstico, Sala de reunies e stock
Possui uma equipe composta por
Dois caixas (responsveis em atender os clientes no ato do recebimento das compras
efectuadas).
Uma gerente financeira e uma assistente, uma contabilista, um gerente de compras,
logstica e stock, um auxiliar de stock, um auxiliar de servios gerais e dois scios
directores.
Quatro vendedores
A empresa possui stocks dos produtos, sector de despacho e cmara de produtos
vencidos.
Servios Gerais: 1 responsvel pela manuteno da limpeza e conservao da rea
do empreendimento e dos mveis em exposio.
Credirio: essa pessoa que esta encarregada da rea de anlise cadastral, para
vendas a prazo, via credirio. O credirio poder ser pela prpria loja de mveis ou via
financeira.
Estoquista / Empacotador: 1 pessoa responsvel pela finalizao da compra.
.
Entregador / Montador: 2 - responsvel pela retirada dos mveis vendidos com o
estoquista, entregar e mont-los no local indicado pelos clientes compradores.

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Equipamentos existentes
Os principais equipamentos para iniciar uma Loja de Mveis so os seguintes:
a)Mesas;
b) Cadeiras;
c) Microcomputadores;
d) Impressora;
e) Impressora ECF;
f) Fax
;g)Telefones
;h) Acesso internet.

Anlise do ambiente

Departamento financeiro
Muitos procedimentos so realizados atraves de planilhas em Excel como: a conciliaao
de extratos bancarios e o fluxo de caixa, ambos feitos diariamente. As contas bancarias a
serem utilizadas para cobrana dependem das necessidades financeiras da empresa.
O calculo das comissies dos representantes e as informaies de vendas so geradas
por um software, que fora implantado em 2009 para fins de demonstraao para a getao ,
e as demais informaies de inadimplencia e devoluies, atraves de planilhas em Excel.

Departamento de contabilidade
O departamento contabilitico utiliza softwares para RN, no integrados ao sistema.
Informaoes para a folha de salario so digitadas em planilha Excel, pois nao ha
integraao com banco de dados. Algumas informaies permanecem sem configuraies
de contabilizaao, fatores que evidenciam a falta de conhecimento
aprofundado do software Pirmide e a inexistencia de um banco de dados para testes
comoconseqencia. A Dr (Demonstraao do Resultado do Exerccio) sao feitas aps
todas as conferencias, conciliaies e operaies debitadas da conta corrente da empresa,
na qual era feita manualmente. A informaao final e repassada para a gestao nao eh
apresentada atraves de relatrios do sistema, mas sim em planilhas cuja maior parte dos
dados originava-se do software Pirmide. Fora o DRE, nao e feito o uso de nenhum
recurso de carcter informativo gerencial do pirmide como centro de custos, planos de
contas gerencias e oramentos.

Departamento de compras
A formulaao do pedido de compra sao realizada em uma planilha Excel que, atraves
dos dados de movimentaao (entradas e sadas) e estoque digitados pelo gerente, calcula
a sugesto de compra.
Informaies mais complexas como taxas e impostos no sao atualizadas em todas as
planilhas, o que frequentemente ocorrem incoerencias dos valores.

Departamento de logstica
O controle de estoque de stocke requisioes, ajustes e inventario sao todos via planilha
em Excel. Informaoes gerenciais como consumo medio, estoque de segurana,
classificacacao ABC eram processadas sao extradas atraves de um software nao
integrado ao sistema ERP.
E necessario fazer uma contagem fsica em todo o estoque, o que levava tempo
excessivo. Essa contagem e checada para o controle de sada de produtos mais antigos,
ou seja, utilizando-se manualmente o recurso de FIFO (primeiro que entra, primeiro
que sai).
Departamento comercial
O departamento comercial e o setor que menos possua funies burocraticas. Todas
as informaies sao registradas em planilhas do Excel como: Cadastro de clientes, tabela
de preos e descontos, informaies promocionais, cadastro de representantes e regiies.
Informaies importantes como quantidade em stocke de determinado produto nao e
confiavel, pois nao ha integraao com o setor de compras e a contagem do stocke
ocorria em perodos longos.
O setor tambem nao faz registro de informaies sobre os lotes e devoluoes de
mercadorias antigas. Nao e utilizado o controle de limite de credito e informaoes de
debito, histrico de compras, saldo resultante e demais informaies financeiras dos
clientes, informaies estas cedidas pelo departamento financeiro, caso os sistemas
tivessem comunicaao integrada.
Departamento informtica
A infra-estrutura de hardware da empresa encontrava-se desatualizada no que tange as
estaies de trabalho. Sobre os servidores, a infra-estrutura era fragil e passvel a falhas
que ocasionariam paradas de trabalho (sistema, arquivos ou Internet). O sistema
operacional usado nas maquinas era Windows 7 e em algumas estaoes necessitava de
atualizaies.
Ha versoes diferentes do Microsoft Office, e utilizaao de dois anti-vrus de fabricantes
diferentes. Alem disso, a empresa nao dispoe de dispositivo de cpia de segurana dos
dados (backup) apropriado.
Havia tres servidores onde cada um exercia as funoes de: servidor de banco de dados,
servidor de arquivos e servidor de acesso internet.
O Servidor de banco de dados, de procedcencia duvidosa, nao possua configuraao de
acordo s necessidades de sua funao, o servidor de arquivos era considerado como o
nico equipamento apropriado para a funao de servidor. Mesmo assim, devido a sua
idade avanada, possua desempenho e confiabilidade limitada e o servidor de Acesso a
Internet tambemm com idade avanada, fornecia apenas rota para o acesso a Internet,
nao fazendo bloqueio de paginas inadequadas bem como controle e log de acesso.

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Organizao do Processo Produtivo

O processo produtivo de uma loja de mveis compreender em dez etapas, so elas:
1. Disposio dos mveis no showroom: essa fase compreende a adequada e
harmoniosa disposio dos mveis para que os clientes possam degustar
visualmente aquela composio em seu ambiente.
Atendimento: os vendedores devem ficar distribudos no interior da loja, de forma
que nenhum cliente fique sem abordagem ao ingressar na loja de mveis.
.Apresentao do produto pelo vendedor ao cliente: esse momento o de
encantamento do cliente, pois ser uma abordagem simptica e com alto nvel de
conhecimento sobre o produto, auxiliar bastante na concluso da venda.
Entrega do produto: aps a concretizao da venda a entrega do produto dever
ocorrer da forma mais simples e gil possvel, seja no balco ou em domiclio. Sempre
com presteza e ateno, pois o ps-venda um timo referencial para novas compras
do mesmo cliente.
Os pontos citados acima so apenas referenciais. Assim o empreendedor dever
projectar e estruturar o processo produtivo segundo o espao fsico e mix de produtos.

Informatizao
Esse segmento empresarial funciona com um nvel de automao relativamente baixo,
j que a sistemtica deste tipo de empreendimento basicamente a rea de vendas,
Controle de estoque e administrativo-financeiro.
Assim o investimento em processos automatizados ser importante, embora empresa
consiga funcionar com uma estrutura operacional com baixa automao. No entanto,
isto no recomendado, j que uma empresa automatizada tem um desenvolvimento
operacional e administrativo superior aos concorrentes que no estejam
automatizados.
A estrutura de automao de uma loja de mveis ir requerer um software integrado,
que consiga operacionalizar a rea de vendas, estoque e administrativo-financeira.
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Com uma automao completa a gesto operacional da empresa se tornar mais

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