GENERALIDADES SOBRE ARCHIVO

Concepto de Archivo
Consiste en un conjunto ordenado de documentos que se guardan con un fin
concreto de acuerdo con unas normas y criterios previamente establecidos.
Tambin denominamos fichero al lugar fsico donde se almacena la
documentacin.
Un archivo para una empresa es imprescindible por dos razones:
Por imperativo legal: el art. 30 del Cdigo de Comercio obliga a conservar
durante seis aos libros y documentacin que generan derechos y obligaciones de
la empresa en relacin con otras personas y persiste la obligacin aunque cese la
actividad empresarial.
Por inters propio: la informacin es la base y fundamento de muchas de las
decisiones que se toman en la empresa y est, muchas veces, contenida en los
documentos.
Las funciones del archivo sern por tanto:
Guardar, conservar y custodiar la informacin.
Facilitar rpida y cmodamente la documentacin.
Constituir un Centro activo de informacin.
Cumplir con las disposiciones legales.
Normas que regulan la conservacin de documentos
Libros Oficiales:
Libros obligatorios: reflejan de forma ordenada los aspectos contables de la
actividad empresarial: Libros de inventarios y cuentas anuales, Libro Diario y Libro
de actas.
Libros auxiliares: Facilitan el almacenamiento de la informacin: libro de
clientes, libro de caja, Libro Mayor (recoge las operaciones contables agrupadas
por los cdigos de las cuentas correspondientes). No son obligatorios, pero al ser
auxiliares de otros suelen guardarse juntos durante el mismo tiempo.
Libros de registro: Recogen el detalle de ciertas operaciones reflejadas en
una serie de documentos. Se pueden llevar tantos como se deseen, pero

obligatoriamente se dispondrn de: L.R. facturas emitidas, L.R. de facturas

recibidas, L.R. de bienes de inversin.
Documentacin Mercantil
Documentacin mercantil que debe conservarse durante seis aos: destacan
las facturas, debe conservarse una copia de las facturas emitidas, y de las
recibidas el documento original. Tambin se incluye la documentacin relacionada
con la liquidacin de los impuestos correspondientes a cada actividad empresarial.

Documentacin de carcter interno: No estn afectados por la

obligatoriedad, la empresa los conserva el tiempo que considere oportuno y
despus los destruye.
Documentos especiales relacionados con la constitucin o con el
patrimonio: Destacan las escrituras de propiedad, los estatutos fundacionales, los
certificados de inscripciones en registros oficiales, actas notarialesSe conservan
de manera indefinida.
Documentos Socio-laborales
Que se conservan seis aos: libros de registro relacionados con los
trabajadores como el Libro de Matrcula Personal y el libro de visitas.
Que se conservan cinco aos: Contratos de trabajo, justificantes del pago de
salarios y liquidacin de seguros sociales.
Clases de archivos
Algunos de los criterios para organizar los archivos son los siguientes:
Archivo centralizado: la totalidad de la documentacin se concentra en un
solo lugar, desde aqu se atiende a los distintos dptos. de la empresa. Cuando una
seccin o dpto. necesita disponer de cierta documentacin, la solicita por escrito al
archivo central. Ventajas:
El archivo lo atiende profesionales especialistas.
Pueden establecerse criterios nicos para la clasificacin
Permite el ahorro en instalaciones, equipos y materiales.
Tambin el ahorro de tiempo en la bsqueda de informacin.
Modelo de documento de peticin

Datos del Peticionario

Nombre y apellidos
Departamento
Cargo
Documento Solicitado
Nmero de registro
Documentacin (clase, tipo, fecha, etc.)
FECHA DE ENTREGA: Recib
FECHA DE DEVOLUCIN:

Archivo descentralizado: La documentacin se reparte en diversas

secciones, pasado cierto tiempo se lleva a un depsito comn. Ventajas:
Mayor proximidad y accesibilidad.
Evita los trmites de peticin.
Inconvenientes:
Se repiten tareas de archivo.
Se multiplican los espacios, equipos, materiales y personal relacionados con
los diferentes archivos.
Archivo Mixto: En general las empresas llevan este sistema, se centraliza la
documentacin de carcter general y se descentraliza la de las secciones. El
archivo se organiza en tres niveles:
Archivo individual: Contiene la documentacin que consulta y maneja cada
persona en su propio trabajo.

Archivo departamental: Cada departamento o seccin guarda la

documentacin que maneja cada uno.
Archivo general: Se guarda la documentacin procedente de cada uno de los
departamentos.
Archivo Activo: Guardan la documentacin que se consulta con frecuencia

 Archivo semiactivo: Se recogen documentos del archivo activo que dejan de

estar vigentes, pero que no se destruyen.
Archivo definitivo o inactivo: Se guardan los documentos que aun habiendo
perdido su vigencia o carcter actual conservan un valor histrico o documental
para la empresa.
ARCHIVO PBLICO
Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se
deriven de la prestacin de un servicio pblico por entidades privadas.
ARCHIVO PRIVADO DE INTERS PBLICO
Aquel que por su valor para la historia, la investigacin, la ciencia o la cultura es
de inters pblico y declarado como tal por el legislador.
ARCHIVO TOTAL
Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo
vital. Produccin o recepcin, distribucin, consulta, retencin, almacenamiento,
preservacin y disposicin final.
VALORES PRIMARIOS
(Archivos administrativos)
Valor Administrativo: El que contiene un documento, una serie de documentos o
un grupo documental, para la entidad productora, relacionado al trmite o asunto
que motiv su creacin. Este valor se encuentra en todos los documentos
producidos o recibidos en cualquier institucin u organismo para responder a una
necesidad administrativa mientras dure su trmite y son importantes por su utilidad
referencial para la planeacin y la toma de decisiones.
Valor Jurdico: Aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales
regulados por el derecho comn.
Valor Legal: Es el que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley.
Valor Fiscal: Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o
Hacienda Pblica.
Valor Contable: Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el
conjunto de cuentas, registro de los ingresos y egresos y de los movimientos
econmicos de una entidad pblica o privada.

Los documentos con valores primarios constituyen recurso primordial para la

administracin de la comunidad en general.
VALORES SEGUNDARIOS
Archivo permanente o histrico
La documentacin que reposa en los Archivos Histricos posee Valores
Secundarios, los cuales obedecen a otras motivaciones que no son la propia
finalidad del documento. Estos valores sirven de referencia para la elaboracin o
reconstruccin de cualquier actividad de la administracin, como fuente primaria
para la historia y como testimonio de la memoria colectiva, es decir, pueden ser
testimoniales, informativos o histricos. Estos documentos de Valor Permanente
constituyen el Patrimonio Documental de la comunidad que los cre y los utiliza.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin o
recepcin en la oficina y su conservacin temporal, hasta su eliminacin o
integracin a un archivo permanente.
PRODUCCIN DOCUMENTAL
Recepcin o generacin de documentos en una unidad administrativa en
cumplimiento de sus funciones.
La Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de
datos, del comercio electrnico y de las firmas digitales y establece las entidades
de
certificacin.
Que el Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o
trmites
innecesarios
existentes
en
la
Administracin
Pblica.
Que la planeacin, programacin, organizacin, direccin y avance de las
entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la
informacin y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos
de correspondencia como parte integral de la gestin documental
FUNCIONES
Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de
correspondencia de las entidades pblicas y las privadas que cumplan funciones
pblicas, cumplir con los programas de gestin documental, para la produccin,
recepcin, distribucin, seguimiento, conservacin y consulta de los documentos
Documento electrnico de archivo: Es el registro de informacin generada,

recibida, almacenada y comunicada por medios electrnicos, que permanece en

estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en
razn de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos
archivsticos.
Documento Original: Es la fuente primaria de informacin con todos los rasgos
y caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
DEFINICIONES
Archivo electrnico: Es el conjunto de documentos electrnicos, producidos y
tratados archivsticamente, siguiendo la estructura orgnico-funcional del
productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institucin pblica
o
privada,
en
el
transcurso
de
su
gestin.
Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en
desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,
independientemente
del
medio
utilizado.
Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carcter privado que llegan
a las entidades, a ttulo personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan
trmites
para
las
instituciones.
Documento Pblico: Es el producido o tramitado por el funcionario pblico en
ejercicio de su cargo o con su intervencin.