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Manual Trmite de Cheques Debitados del Sistema Bancario Nacional

INDICE
INTRODUCCIN............................................................................................................................ 2
OBJETIVO GENERAL ................................................................................................................... 3
OBJETIVOS ESPECFICOS .......................................................................................................... 3
CAPITULO I .................................................................................................................................... 4
GENERALIDADES ......................................................................................................................... 4
ARTCULO 1
Del Concepto de Cheques Debitados............................................................................. 4
ARTCULO 3
De las Unidades Administrativas que intervienen en el proceso ................................... 5
ARTCULO 4
Del Marco Legal ............................................................................................................ 5
ARTCULO 5
Del Contrato de Recaudacin Externa ........................................................................... 6
CAPITULO II................................................................................................................................... 7
ENVO, RECEPCIN Y REMISIN DE LOS CHEQUES DEBITADOS ................................... 7
PARA EL TRMITE DE COBRO RESPECTIVO ......................................................................... 7
ARTCULO 9
Del mbito de accin de las Unidades Administrativas de Cobro ................................. 9
CAPITULO III ............................................................................................................................... 11
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROL INTERNO PARA EL TRMITE
DE COBRO DE LOS CHEQUES DEBITADOS .......................................................................... 11
ARTCULO 10
Procedimiento para la gestin de cobro administrativo ............................................... 11
ARTCULO 13
Del proceso de los cheques debitados en la Recaudacin Externa ............................. 16
ARTCULO 14
Del incumplimiento de pago para reposicin del cheque ............................................ 18
CAPITULO IV ............................................................................................................................... 19
DEL COBRO DE INTERESES POR INCUMPLIMIENTO EN EL PAGO OPORTUNO Y
COSTO ADMINISTRATIVO ........................................................................................................ 19
ARTCULO 17
De la obligacin del pago de intereses y recargos ....................................................... 20
ARTCULO 18
Del procedimiento en la remisin, cobro, registro y control de los cheques debitados y
las notas de dbito en las sucursales. ........................................................................... 21
CAPITULO V................................................................................................................................. 23
DEL PROCESO CONTABLE, CONCILIACIN Y CONTROL DE LOS CHEQUES
DEBITADOS Y LAS NOTAS DE DBITO.................................................................................. 23
ARTCULO 19
Del Procedimiento y Registro Contable de los Cheques Debitados ............................ 23
ARTCULO 20 De las Revisiones y Controles de los Cheques Debitados .......................................... 23
ARTCULO 21
De la Conciliacin de Cuentas de los Cheques Debitados........................................... 23
CAPITULO VI ............................................................................................................................... 26
DE LAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS CAJEROS ................................... 26
ARTCULO 22
De la recepcin de Cheques por pago de planillas u otros.......................................... 26
ARTCULO 23 De la Responsabilidad del Cajero .................................................................................... 26
CAPTULO VII .............................................................................................................................. 28
DISPOSICIONES FINALES ........................................................................................................ 28
ARTCULO 24 De la Revisin Interna ................................................................................................. 28
ARTCULO 25
De la Actualizacin del presente Manual .................................................................... 28
ARTCULO 26
De la Responsabilidad en el extravo, hurto o robo de los Cheques Debitados y las
respectivas Notas de Dbito......................................................................................... 28
GLOSARIO .................................................................................................................................... 29

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INTRODUCCIN
Los constantes cambios tecnolgicos y automatizados tanto en el mbito

mundial

como en el nacional, la apertura comercial y el proceso de globalizacin, han provocado


que las entidades bancarias y financieras tengan que renovar e implementar nuevos
sistemas de informacin y servicios al cliente, con el fin de agilizar las transacciones
y garantizar la seguridad en el manejo de los activos que poseen las Instituciones y
clientes en general.
Ante esta situacin, la Institucin ha tenido que incrementar los controles internos en
la recepcin de pagos mediante cheques en todo el territorio nacional, de manera que
sta cuente con los recursos financieros lo ms depurados posible y por supuesto, lo
ms rpidamente, que permitan agilizar las operaciones, cumplir con la prestacin de
servicios mdicos, el pago oportuno de los salarios a los empleados, los proveedores
locales y extranjeros, las pensiones, los proyectos de modernizacin de reforma del
sector salud y otros servicios sociales importantes, con el fn de mantener una buena
imagen institucional ante terceros.
Congruente con lo anterior, la Institucin ha implementado nuevos sistemas de cobro
de las cuotas obrero patronales, ampliando los medios de recaudacin tanto internos
como externos en todo el territorio nacional, con el fin de facilitar a los usuarios de la
Caja el pago de los mismos y por ende, agilizar el proceso de recaudacin; lo que ha
provocado un aumento en la devolucin de cheques por diversas situaciones que hace
necesario implementar los procesos correspondientes en beneficio de los clientes y de
la Institucin.
El presente Manual pretende normar los procedimientos para el trmite de recepcin, control,
registro y cobro de los cheques debitados por el Sistema Bancario Nacional, delimitar las funciones
y responsabilidades de los Departamentos, Secciones y Unidades que intervienen en el proceso

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de las operaciones, en funcin de los objetivos establecidos por la Caja Costarricense
de Seguro Social.

OBJETIVO GENERAL
Establecer y definir las normas y los procedimientos administrativos, financieros y
contables utilizados en la Caja Costarricense de Seguro Social, con el fn de propiciar
una eficaz recuperacin de los cheques debitados por el Sistema Bancario Nacional
sobre las Cuentas Corrientes institucionales.

OBJETIVOS ESPECFICOS
Uniformar los criterios de funcionamiento y operacin del trmite administrativo
utilizado en la Caja Costarricense de Seguro Social, para la recuperacin de los
cheques debitados por el Sistema Bancario Nacional, en coordinacin con las unidades
especializadas en el cobro.
Establecer los niveles de autoridad y responsabilidad de las unidades de trabajo que
intervienen dentro del proceso de administracin, cobro, contabilizacin y control de
los cheques debitados.
Fortalecer

los

procesos

de

control

interno

para

la

administracin,

cobro,

contabilizacin y control de los cheques debitados.


Facilitar el proceso de induccin y capacitacin a los funcionarios involucrados en el
trmite administrativo para el cobro de los cheques debitados y controlar la
recuperacin oportuna de estos valores, tanto en el trmite administrativo como en el
judicial.

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CAPITULO I
GENERALIDADES
ARTCULO 1

DEL CONCEPTO DE CHEQUES DEBITADOS

Se entender por Cheques Debitados aquellos documentos que por pagos realizados a
la Institucin, son devueltos por el Sistema Bancario Nacional mediante una Nota de
Dbito, la cual deduce automticamente las Cuentas Corrientes de la Caja
Costarricense de Seguro Social, tanto del Seguro de Salud (S.E.M.), como del Seguro
de Pensiones (I.V.M.) segn corresponda.
ARTICULO 2. DEL ORIGEN DE LOS CHEQUES DEBITADOS
Estos cheques y las respectivas Notas de Dbito que las Entidades Bancarias remiten
a la Institucin, se originan por las siguientes razones:
A. Cheques Debitados por diversas razones :
a) Falta de Fondos Fondos Insuficientes.
b) Falta de firma giradora.
c) Cuenta Cerrada.
d) Firma electrnica no registrada.
e) Cheque no Autorizado.
f) Cheque no Registrado.
g) Firma giradora no registrada firma diferente a la registrada.
h) Valor en trnsito.
i) Errores de confeccin de cheque.
j) Por doble endoso.
k) Cualquier otra causa que a criterio de la Entidad Bancaria, justifique motive
su devolucin a la Institucin

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B. Cheques Debitados por Valores Depsitos en Trnsito
Son aquellos cheques depositados en las Cuentas Corrientes institucionales y que en
su momento no se pudieron acreditar a stas, debido a que existan fondos en trnsito
en perodo de aplicacin, por lo cual se genera una devolucin mediante una nota de
dbito.
ARTCULO 3

DE

LAS

UNIDADES ADMINISTRATIVAS

QUE INTERVIENEN

EN

EL

PROCESO

Las Unidades Administrativas involucradas en los procedimientos administrativos,


financieros y contables para el trmite de cobro de los Cheques Debitados a las
Cuentas Corrientes que operan en la Institucin, son las siguientes:
a) Departamento de Tesorera
b) Departamento Servicio al Cliente de la Direccin de Cobros
c) Departamento Gestin de Cobros.
d) Departamento de Crdito y Cobro de Gerencia de Pensiones.
e) rea de Plataforma de Servicios de la Direccin de Cobros.
f) Direcciones Regionales de Sucursales.
g) Sucursales.
h) Seccin Caja y Custodia de Valores.
i) Seccin Contabilidad General.
j) Seccin Conciliaciones Bancarias.
ARTCULO 4

DEL MARCO LEGAL

La Caja Costarricense de Seguro Social slo podr abrir Cuentas Corrientes en los
Bancos Comerciales del Estado, tal y como lo establece la reforma del Artculo No. 60
de la Ley 7558 del 3 de noviembre de 1995. Congruente con el punto anterior, el
trmite de las Notas de Dbito por cheques devueltos, emitidas por estos Bancos y
deducidas de las Cuentas Corrientes institucionales,

se regir por las Leyes y


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Reglamentos que regulan el Sector Pblico y las Entidades Descentralizadas, as como
por la Normativa Institucional vigente:
a) Cdigo de Comercio.
b) Ley General de Administracin Pblica y su Reglamento.
c) Ley de Administracin Financiera de la Repblica y Presupuestos Pblicos y su
Reglamento.
d) Ley de Contratacin Administrativa y su Reglamento.
e) Ley Constitutiva de la CCSS.
f) Ley de Proteccin al Trabajador N 7983.
g) Ley General de Control Interno No.8292
h) Normas de Control Interno de la CCSS.
i) Manual de Normas y Procedimientos para el Funcionamiento de las Cuentas
Corrientes en el Departamento de Tesorera de la Caja.
j) Manual de Normas Tcnicas de Auditoria para la Contralora General de la
Repblica y las Entidades y rganos sujetos a su Fiscalizacin.
k) Manual de Procedimientos Seccin Conciliaciones Bancarias de la Caja.
l) Otras Leyes, Reglamentos y Normas conexas.
ARTCULO 5

DEL CONTRATO DE RECAUDACIN EXTERNA

Es un contrato expreso y que consta por escrito, realizado entre la Caja Costarricense
de Seguro Social y el Banco Nacional de Costa Rica, Banco de Costa Rica, Banco
Crdito Agrcola de Cartago y BANEX, que permite a la Entidad Bancaria contar con
una autorizacin para realizar la recaudacin de los pagos que realizan los clientes en
todo el territorio nacional y a la Institucin mejorar este proceso, todo dentro de las
estipulaciones legales correspondientes. Con este contrato, el Banco est obligado a
depositar la recaudacin realizada, mantener al da los registros correspondientes,
enviar informe diario de los cheques debitados y sus respectivas notas de dbito y
facilitar el proceso administrativo ante un eventual cobro de un cheque debitado,
conforme al procedimiento establecido en el Artculo No. 13 del presente Manual.
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CAPITULO II
ENVO, RECEPCIN Y REMISIN DE LOS CHEQUES DEBITADOS
PARA EL TRMITE DE COBRO RESPECTIVO
ARTICULO 6 DEL ENVO DE LOS CHEQUES DEBITADOS A LA CAJA
Las entidades bancarias a nivel nacional (Area Metropolitana y Zonas Rurales)
enviarn el o los cheques debitados con su respectivas Notas de Dbito, al
Departamento de Tesorera de la Caja Costarricense de Seguro Social en Oficinas
Centrales.
En el caso de los cheques no aplicados por pagos efectuados en el Banco BANEX,
(antiguo BANCRECEN), dicha entidad bancaria no genera notas de dbito, por cuanto
la Institucin no posee cuenta corriente con dicho banco, por lo que, los cheques que no
cumplen con lo sealado en el artculo 2, inciso a, de este manual son devueltos a la
Tesorera General por medio de oficio emanado por la entidad bancaria.
Si estos cheques se reciben en el perodo establecido de siete das naturales, el
Departamento de Tesorera General reversa el pago realizado para que el SICERE
regrese al estado normal de cobro la factura correspondiente, y enva la documentacin
a la Sucursal o Unidad correspondiente para su recuperacin.
Para los casos de los cheques del Banco BANEX que lleguen en forma extempornea
que imposibilite la reversin del pago, se procede con la apertura de una cuenta por
cobrar en la cuenta contable 125-80-7 ( C x C Recaudacin Bancrecen ) y se enva a la
Sucursal o Unidad correspondiente, para su recuperacin.

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ARTICULO 7. DE LA RECEPCIN DE LOS CHEQUES DEBITADOS
Los cheques devueltos por el Sistema Bancario Nacional, por las causas sealadas en
el Artculo No. 2 del presente Manual, sern recibidos por el Departamento de
Tesorera de la Caja, conjuntamente con las notas de dbito respectivas, para que
inicien los trmites administrativos, conforme el procedimiento establecido en el
Captulo III de este Manual.
ARTICULO 8 . DE LA REMISIN Y DISTRIBUCIN INTERNA DE LOS CHEQUES DEBITADOS Y
LAS NOTAS DE DBITO.

El Departamento de Tesorera General de la Caja Costarricense del Seguro Social,


remitir los cheques debitados, al rea de Cobro Administrativo de la Direccin de
Cobros a la Sucursal correspondiente, mediante los mecanismos ms giles y en un
plazo mximo de tres das contados a partir del recibo de los documentos, para que
dichas instancias inicien el proceso de gestin cobratoria administrativa. Adems,
remitir a la Seccin de Contabilidad General las notas de Dbito correspondientes,
para la respectiva afectacin contable. Lo anterior deber ser llevado a cabo previa
reversin de los cheques debitados en el

Sistema Centralizado de Recaudacin

(SICERE).
Si realizada la revisin correspondiente en el SICERE, no han transcurrido los 7 das
naturales posteriores al pago y ste es reversado, las notas de dbito remitidas a la
Seccin Contabilidad General originar el siguiente movimiento
a) Cheque debitado de una cuenta corriente del Seguro de Salud
CUENTA

CTA INDIVIDUAL

100-xx-x(1)
105-xx-x(2)

O.P.

DEBITO

CREDITO

xxxx
N nota dbito

xxxx

1: Corresponde a la cuenta de Caja de la Sucursal donde se realiz el pago.


2: Cuenta bancaria donde se debit el cheque, la cual tiene condicin 1 lleva cuenta individual y que corresponde al
nmero de nota de dbito.

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b) Cheque debitado de una cuenta corriente del Seguro de Pensiones, se realizarn
registros en ambos seguros segn el siguiente detalle
Registro en el Seguro de Salud
CUENTA

CTA INDIVIDUAL

O.P.

100-xx-x(1)
305-01-9

DEBITO

CREDITO

xxxx
N nota dbito

xxxx

1: Corresponde a la cuenta de Caja de la Sucursal donde se realiz el pago.

Registro en el Seguro de Pensiones


CUENTA

CTA INDIVIDUAL

O.P.

115-01-7
105-xx-x(1)

DEBITO

CREDITO

xxxx
N nota dbito

xxxx

1: Cuenta bancaria donde se debit el cheque, la cual tiene condicin 1 lleva cuenta individual y que corresponde al
nmero de nota de dbito.

Si realizada la revisin correspondiente en el SICERE, ya han transcurrido los 7 das naturales


posteriores al pago y ste no se puede reversar, los cheques debitados remitidos a la Seccin de
Contabilidad General originar el siguiente movimiento
CUENTA

CTA INDIVIDUAL

138-xx-x(1)

N cheque

105-xx-x(2)

N nota dbito

O.P.

DEBITO

CREDITO

xxxx
xxxx

1: Corresponde a la cuenta por cobrar cheques debitados de la Sucursal donde se realiza el trmite, la cual tiene
condicin 1 lleva cuenta individual y que corresponde al nmero de cheque debitado.
2: Cuenta bancaria donde se debit el cheque, la cual tiene condicin 1 lleva cuenta individual y que corresponde al
nmero de nota de dbito.
El registro se realizar en el Seguro de Salud o Pensiones, segn la cuenta corriente debitada.

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ARTCULO 9

DEL

MBITO DE ACCIN DE LAS

UNIDADES ADMINISTRATIVAS

DE

COBRO
El trmite administrativo para la gestin de cobro de los cheques debitados deber ser
realizado por el rea de Cobro Administrativo de la Direccin de Cobros en las
Sucursales de la Caja Costarricense de Seguro Social, conforme el procedimiento
establecido en el Captulo III de este Manual. La gestin de cobro judicial de los
cheques debitados ser realizada nicamente por el Departamento Gestin de Cobros
las Sucursales respectivas, a excepcin de los cheques debitados por concepto de
prstamos hipotecarios cuya gestin de cobro estar a cargo del Departamento de
Crdito y Cobro de la Gerencia de Pensiones.
El registro financiero, contable y la conciliacin de las cuentas individuales y control
de las Notas de Dbito, lo realiza la Seccin de Contabilidad General en coordinacin
con la Seccin Conciliaciones Bancarias, el rea de Cobro Administrativo y
Sucursales, segn corresponda, tal y como se establece en el Captulo No. V de este
manual.

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CAPITULO III
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROL INTERNO PARA
EL TRMITE DE COBRO DE LOS CHEQUES DEBITADOS
ARTCULO 10

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIN DE COBRO ADMINISTRATIVO

El funcionario encargado de iniciar la gestin de cobro en el Departamento de


Tesorera, una vez recibidos los cheques debitados, separar y clasificar los mismos
de acuerdo con la cuenta corriente debitada, y luego realizar el proceso de reversin,
en el Sistema Centralizado de Recaudacin (SICERE), de todos aquellos cheques que
sean por pago de planillas y que cuenten con la informacin necesaria para tal efecto.
El proceso de reversin que realiza el Departamento de Tesorera lleva los siguientes
pasos:

Se ingresa al SICERE con el perfil de Operador de Recaudacin, se digita el


usuario y clave personal.

Se ingresa a Recaudacin, el cual despliega un listado con varias opciones. Para


el proceso de reversin se trabajar con dos de ellas. La primera opcin es
Consulta factura, en la cual se digita el nmero patronal y el perodo que
paga con el fin de saber el estado del patrono (cancelacin temporal, pago
validado y pago reversado o errneo), tambin permite confirmar los datos del
cheque contra el sistema como: monto, nmero de cheque, lugar de pago, fecha y
perodo que cancela. Si la factura est como cancelacin temporal y todos los
datos coinciden con la informacin del cheque se procede a ir a la segunda
opcin o ventana.

La segunda opcin es Reversin de cheque, en la cual se digita el nmero


patronal y automticamente el Sistema da el nombre del patrono, luego se
digita el nmero de cheque y el cdigo del Banco, una vez rellenados los
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espacios, se le da aceptar, el sistema desplegar un cuadro en donde se visualiza
si el cheque fue reversado y cuantas facturas se reversaron con este cheque.

Se dirige nuevamente a la primera opcin Consultar Factura para imprimir la


factura o facturas reversadas, las cuales se adjuntan al cheque original y se
enva a su respectiva unidad de cobro para la recuperacin del mismo.

Si el cheque es reversado en el perodo comprendido dentro de los 7 das


estipulados en el artculo 6 de este Manual, se procede a imprimir la factura
que conjuntamente con el cheque original, se enva a su respectiva unidad de
cobro (Direccin de Cobros o Sucursales), para la recuperacin del monto
correspondiente, mediante un listado con la siguiente informacin:

a) Lugar de pago (Banco o Sucursal)


b) Fecha de reversin.
c) Nmero de cuenta corriente donde se acredita a la CCSS. (Esta cuenta viene en
la nota de dbito).
d) Nmero de la nota de dbito.
e) Monto exacto del cheque.
f) Nombre del patrono.
g) Cdigo y nmero de cheque.
h) Monto reversado.
i) Condicin (cheque entregado).
j) Concepto por el cual fue debitado el cheque.
En el caso de los cheques que no pueden ser reversados se confecciona la frmula No. 138,
denominada Registro Contable de Cheques debitados, la cual debe estar debidamente prenumerada
en Original y dos copias y debe contener la siguiente informacin:
9 Cuenta individual y nmero de Cuenta Corriente del cheque debitado
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9 Cdigo de Banco utilizado (ver detalle en Glosario)
9 Nmero de Cheque.
9 Fecha de cobro del Cheque.
9 Nmero de Nota de Dbito.
9 Nombre del Girador del Cheque.
9 Concepto motivo de devolucin.
9 Monto del Cheque.
9 Indicar cuenta a depositar si es del S.E.M. o de I.V.M.
9 Nmero Patronal (cedula jurdica, fsica o patronal anterior)
Una vez lleno el formulario detallado, se distribuye de la siguiente manera:
9 Original para la Seccin de Contabilidad General juntamente con los originales
de las Notas de Dbito para que esta realice la afectacin contable.
9 Copia para el rea Cobro Administrativo de la Direccin de Cobros con los
originales de los cheques debitados para que contine el proceso administrativo
y la gestin de recuperacin de los mismos.
9 Copia para el archivo del Departamento de Tesorera con copia de los cheques
debitados y de las notas de debito para su control interno.
9 Copia para la Seccin de Conciliaciones Bancarias con copia de las notas de
dbito para su debida conciliacin.
ARTICULO 11. GESTIN DEL REA COBRO ADMINISTRATIVO DE LA DIRECCIN DE COBROS

El rea de Cobro Administrativo, una vez recibidos los cheques originales que
pudieron ser reversados por parte del Departamento de Tesorera General, proceder
a:

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a) Comunicar al patrono va fax telfono sobre el cheque debitado, asimismo le
indicar que la planilla est registrada como no pagada y que los intereses
moratorios estn corriendo, hasta el momento que se presente a resolver su
situacin. ( si no cancela pasar la planilla a cobro judicial.)
b) Cuando el patrono se presenta a cancelar, el rea Plataforma de Servicios,
confecciona un comprobante de ingresos y se le indica que pase a las cajas a
cancelar la planilla o los conceptos que trat de cubrir con el cheque devuelto
por el Banco con los respectivos recargos que el sistema indique y se
confecciona un comprobante de ingresos por concepto de gastos administrativos
(Recuperacin de Gastos Administrativos, Cuenta No. 850-21-6).
c) Una vez que el patrono ha realizado la cancelacin respectiva, pasa nuevamente
al rea de Cobro Administrativo de la Direccin de Cobros, para que le sea
entregado el cheque original debitado, contra la presentacin del recibo con el
sello de cancelado del cajero y la devolucin de primer recibo de la cancelacin
que se dio como fallida.
En el caso de los cheques que no pudieron ser reversados, proceder a:
a) Comunicar al patrono va fax telfono sobre el cheque debitado (Concedindole
cinco (5) das hbiles para realizar la cancelacin del mismo, indicndole que si
no cancela dentro de este plazo pasar el cheque a cobro judicial.
b) Cuando el patrono se presenta a cancelar, el rea Plataforma de Servicios,
confecciona un comprobante de ingresos (SEM IVM, segn corresponda), con
la informacin indicada en el artculo 11 de ste manual y lo enviar a la
Seccin de Caja y Custodia de Valores de la Institucin, para que se realice el
respectivo depsito.
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El comprobante de ingreso debe incluir, aparte del monto original del cheque
debitado, la suma adicional por concepto de gastos administrativos y los
intereses por el incumplimiento en el pago oportuno.
c) Una vez que el patrono ha realizado la cancelacin respectiva, pasa al rea de
Cobro Administrativo, para que le sea entregado el cheque original debitado,
contra la presentacin del recibo con el sello de cancelado del cajero.
d) eliminado

ARTICULO 12 CHEQUES DEBITADOS DE SUCURSALES DE LA C.C.S.S


Cuando se trate de cheques devueltos por las Agencias o Sucursales Bancarias de
zonas rurales, o cheques cancelados en las Sucursales de la Caja, que sean debitados
por los motivos indicados en el Artculo No. 2, luego de que la Tesorera realiza la
reversin, y con el propsito de darle celeridad a este proceso, se realizar una llamada
telefnica a la Sucursal respectiva, informando sobre los cheques debitados bien
enviando copia del cheque va fax para que se inicie la gestin cobratoria, de acuerdo
con lo detallado en el artculo 11.
Para efectos de control, en el Departamento de Tesorera General, se llevar una
bitcora en la cual se identificar: Nombre de la persona que recibe la llamada
telefnica quien recibe el fax, fecha de recibido, hora, el recibido conforme del fax y
posteriormente los documentos originales se envan a la Sucursal por medio de correo
certificado.

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ARTCULO 13

DEL PROCESO DE LOS CHEQUES DEBITADOS EN LA RECAUDACIN


EXTERNA

Conforme lo establecido en el Artculo No. 5 del presente Manual y los respectivos


contratos de Recaudacin Externa firmados entre la Caja y los Bancos Nacional de
Costa Rica, de Costa Rica, Crdito Agrcola de Cartago y BANEX, a continuacin se
detalla el procedimiento que se debe seguir cuando los cheques son debitados por los
pagos realizados en dichas entidades bancarias:

Los cheques debern ser librados por los patronos y sern extendidos a nombre
de la Caja Costarricense de Seguro Social CCSS y por el importe exacto del total
de la planilla. El Banco deber anotar al dorso de cada cheque recibido el nmero
patronal fsico jurdico, el nombre completo, el nmero de telfono del patrono y
el mes de pago. No se admite la aplicacin de cheques de terceros, ni la
combinacin de efectivo y cheque por planilla, ni varios cheques por el pago de
una planilla.

Cuando por vicios de forma, falta de fondos u otra causa sea rechazado un cheque
presentado al Banco, se proceder de la siguiente manera:
9 El Banco debitar el monto de los cheques rechazados de la Cuenta Corriente
que le especifique la Caja. El Banco a ms tardar al da hbil siguiente del
dbito, deber enviar por medios magnticos a la Caja un Informe de los
cheques rechazados indicando lo siguiente: Nmero de Planilla que fue
cancelada, nmero de patrono, monto y nmero del cheque y la fecha en que el
patrono originalmente pag con el cheque, el nmero de dbito y la cuenta en
que fue aplicado el dbito, segn consta en el contrato respectivo.

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9 Asimismo enviar los Cheques Rechazados en un listado que se compone de dos
tantos, uno para ser entregado en el Departamento de Tesorera General CCSS
y el otro para uso del Banco como acuse de recibo. Con cada uno de los cheques
rechazados se enviarn tambin las notas de dbito que afectan a cada Rgimen
segn el monto correspondiente, para que la Caja proceda al cobro respectivo.
9 La responsabilidad del cobro de los cheques debitados es exclusiva de la Caja
Costarricense de Seguro Social y proceder conforme a sus lineamientos de
cobro internos.
9 Cuando en la recepcin de los cheques y antes de su envo al cobro por medio de
la Cmara de Compensacin, se produzcan errores defectos atribuibles
exclusivamente a funcionarios del Banco en perjuicio econmico para la Caja o
terceros, la Entidad Bancaria asumir las responsabilidades que pudieran
corresponderle de conformidad con las normas legales aplicables y segn el
contrato respectivo.
9 Para el trmite de cobro de los cheques debitados en la recaudacin externa, se
proceder en todos sus extremos, conforme lo establecido en este captulo.

NOTAS:

Todo pago por cheque debitado deber ser cancelado por medio de
cheques certificado, efectivo o cheque de gerencia.

Slo se pueden recibir cheques girados a nombre de la Caja Costarricense


de Seguro Social y no se pueden hacer pagos parciales (abonos), al monto
total de la deuda originada por el cheque debitado.

No se podr recibir cheques de terceras personas para la cancelacin de


planillas, solo si estn certificados o son de Gerencia.
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Solo se recibirn cheques en dlares de Bancos Nacionales o con Agencias


en el pas.

Para el caso de los cheques debitados por doble endoso ocasionado por
error de la Institucin, el procedimiento a seguir es el de anular los
endosos y re-depositar en la cuenta corriente de la Institucin, para su
posterior aplicacin de los adeudos incluidos en la transaccin, esto
porque no se puede culpar al emisor del error.

ARTCULO 14

DEL INCUMPLIMIENTO DE PAGO PARA REPOSICIN DEL CHEQUE

Si transcurrido el plazo indicado de 5 (cinco) das, el cuenta rentista no se present a


realizar la cancelacin correspondiente, el rea de Cobro Administrativo de la
Direccin de Cobros, remitir mediante nota, el cheque respectivo al rea de Cobro
Judicial para que inicie las acciones pertinentes. Esta rea proceder a modificar el
estado en el SICERE de la condicin de cheque, pasando de cobro administrativo a
cobro judicial, con lo cual se efecta el siguiente movimiento contable.
CUENTA

CTA INDIVIDUAL

139-xx-x(1)

N cheque

138-xx-x(2)

N cheque

O.P.

DEBITO

CREDITO

xxxx
xxxx

1: Corresponde a la cuenta por cobrar cheques debitados cobro judicial de la Sucursal donde se realiz el trmite, la
cual tiene condicin 1 lleva cuenta individual y que corresponde al nmero del cheque debitado.
2: Corresponde a la cuenta por cobrar cheques debitados de la Sucursal donde se realiza el trmite, la cual tiene
condicin 1 lleva cuenta individual y que corresponde al nmero de nota de dbito.
El registro se realizar en el Seguro de Salud o Pensiones, en el cual se origin el registro del documento por cobrar.

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CAPITULO IV
DEL COBRO DE INTERESES POR INCUMPLIMIENTO EN EL PAGO
OPORTUNO Y COSTO ADMINISTRATIVO
ARTICULO 15: INTERESES POR INCUMPLIMIENTO DEL PAGO OPORTUNO
Todos los cheques debitados por cualquiera de las razones indicadas en el Artculo
No.2 del presente Manual tendrn un recargo por concepto de intereses por
incumplimiento en el pago oportuno, de conformidad con el artculo 497 del Cdigo de
Comercio, el cual indica:

inters legal es el que se aplica supletoriamente a falta de acuerdo, y es igual a la


tasa bsica pasiva del Banco Central de Costa Rica para operaciones en moneda
nacional y a la tasa prime rate para operaciones en dlares americanos.
Por tanto, se debern cobrar los intereses por el incumplimiento en el pago oportuno;
desde la fecha en que sea exigible la obligacin y hasta que se efecte su pago,
tomando en consideracin las variaciones que puedan darse en la Tasa Bsica desde
que la obligacin es exigible y hasta su efectivo pago, para lo cual se deber utilizar la
siguiente frmula:
El monto del cheque x el % tasa bsica x el # de das de recargo 360.
Por ejemplo;
Patrono:

La Casita Felz S. A.
100.000,00

Monto cheque debitado:


1ra. Fecha de Pago/1
12/05/1999

Fecha de Reposicin
31/05/1999

No. De Das Tasa Bsica/2


19

17.25%

Clculo
(100,000,00 x 17,25% x 19)/360

Inters
910,42

1 Fecha en que el patrono cancel y el cheque fue debitado.


2 al da de reposicin del cheque.

El recargo por el cobro de intereses por el incumplimiento en el pago oportuno, se


acreditar a la cuenta No. 815-06-0 Intereses y Comisiones Sector Pblico y Privado.
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Manual Trmite de Cheques Debitados del sistema Bancario Nacional


ARTICULO 16 COBRO

POR GASTOS ADMINISTRATIVOS

El monto por concepto de gastos administrativos producto de la gestin cobratoria de


los cheques debitados, ser sujeto de revisin y actualizacin anual por parte del
Departamento de Costos, a solicitud expresa y por escrito de la Direccin de Cobros.
Posteriormente el Departamento de Costos, informar mediante nota, el costo
actualizado a la Direccin de Cobros y a las Direcciones Regionales de Sucursales,
para que se instruya al Departamento Servicio al Cliente de la Direccin de Cobros, al
Departamento de Contabilidad General y a las Sucursales respectivas, para la
aplicacin del nuevo monto por este concepto.
El recargo por el cobro de gastos administrativos se acreditar a la cuenta No. 850-216 Recuperacin Gastos Administrativos.
El registro contable de los gastos administrativos se realizar conforme lo establecido
en el Procedimiento Contable Cheques Debitados y Cheques en Cobro Judicial de la
Seccin de Contabilidad General.
Si previo a la cancelacin, el cliente solicita la informacin de los recargos aplicados y
del monto total que debe cancelar, se le enva por fax el aviso de cobro.
ARTCULO 17

DE LA OBLIGACIN DEL PAGO DE INTERESES Y RECARGOS

Con relacin a los pagos adicionales o recargos indicados en el Captulo III del
presente Manual, la Junta Directiva de la Caja Costarricense de Seguro Social, en el
artculo 29 de la sesin No. 7368 del 10 de setiembre de 1999, acord que la Institucin
est inhibida legalmente para eximir del pago de recargos, por lo que es obligacin del
cliente asumir la reposicin del cheque debitado y cancelar los respectivos intereses.
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ARTCULO 18

DEL

PROCEDIMIENTO EN LA REMISIN, COBRO, REGISTRO Y CONTROL

DE LOS CHEQUES DEBITADOS Y LAS NOTAS DE DBITO EN LAS


SUCURSALES.

Inmediatamente despus de recibida la copia del cheque as como informacin


adicional que la Tesorera General remite ya sea va telefnica o fax, segn lo indicado
en el Artculo No. 12, la Jefatura de la Sucursal Departamento de Cobros de la
Sucursal, debern continuar con la gestin de cobro del cheque debitado. Los
documentos originales (cheque debitado y copia de la nota de dbito) se enviarn por
correo certificado a la Sucursal respectiva por parte de la Tesorera General.
Si el cliente se presenta a cancelar, se le concede al girador del cheque un plazo de 5
(cinco) das hbiles para que realice la cancelacin, contados a partir del momento en
que la Sucursal realiza la notificacin, indicndole que debe hacer el pago con dinero
efectivo por medio de cheque certificado. Cuando se trate de cheques no reversados
debe emitirse un Comprobante de Ingresos, de acuerdo a la informacin indicada en el
artculo No.11 para los cheques en la condicin indicada (No reversados).
En el caso de cheques reversados, se le indica al patrono que cancele directamente en
las Cajas de la Sucursal, el monto adeudado con los respectivos intereses que emite el
sistema, luego de haber presentado el recibo de la cancelacin debidamente sellado por
el cajero y entregado el recibo del primer pago fallido por la devolucin del cheque se
procede a la devolucin del mismo y se le confecciona un comprobante de ingreso
(SEM, IVM), para lo correspondiente al pago del monto por gastos administrativos
afectando la cuenta contable 138-01-3 para ambos seguros. El comprobante de ingreso
generar el siguiente registro contable

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Seguro de Salud
CUENTA

CTA INDIVIDUAL

O.P.

100-xx-x(1)

DEBITO

CREDITO

xxxx

138-01-03

xxxx

1: Corresponde a la cuenta de cajas de la Sucursal donde se realiza el pago.

Seguro de Pensiones
a) Registro en el Seguro de Salud
CUENTA

CTA INDIVIDUAL

O.P.

100-xx-x(1)

DEBITO

CREDITO

xxxx
xxxx

305-01-9
1: Corresponde a la cuenta de cajas de la Sucursal donde se realiz el pago.

b) Registro en el Seguro de Pensiones


CUENTA

CTA INDIVIDUAL

O.P.

115-01-7
138-01-3

DEBITO

CREDITO

xxxx
xxxx

Si transcurrido el plazo de 5 (cinco) das hbiles, el cliente no se present a realizar la


cancelacin correspondiente, la respectiva Sucursal proceder conforme a la normativa
institucional para iniciar el cobro judicial. De igual manera, enviar a la Seccin
Contabilidad General la informacin para el descargo de la cuenta por cobrar
administrativa de la Sucursal indicada y el cargo correspondiente a cuenta de cobro
judicial de la misma Sucursal. El registro contable que se genera se detalla en el
artculo 14.
Con relacin al cobro de intereses por incumplimiento en el pago oportuno y cobro
administrativo para la reposicin de los cheques debitados, la Sucursal deber
proceder conforme lo indicado en los Artculos No. 14, 15, 16 y 17 del presente Manual
y el Captulo I del Procedimiento Contable Cheques Debitados y Cheques en Cobro
Judicial del Departamento de Contabilidad General.
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CAPITULO V
DEL PROCESO CONTABLE, CONCILIACIN Y CONTROL DE LOS
CHEQUES DEBITADOS Y LAS NOTAS DE DBITO.
ARTCULO 19

DEL PROCEDIMIENTO Y REGISTRO CONTABLE DE LOS CHEQUES


DEBITADOS

Para el registro contable de los Cheques Debitados en Cobro Administrativo, Cobro


Judicial o de aquellos casos que en definitiva se determin la imposibilidad de
recuperar las sumas dejadas de percibir (Cheques Incobrables), tanto de Oficinas
Centrales como en todas las Sucursales de la Caja, se aplicar lo establecido en el
Procedimiento Contable Cheques Debitados y Cheques en Cobro Judicial de la
Seccin de Contabilidad General de la Institucin.
ARTCULO 20

DE LAS REVISIONES Y CONTROLES

DE LOS CHEQUES DEBITADOS

Las Unidades Administrativas indicadas en el Artculo No. 3 de este Manual, debern


realizar revisiones peridicas de los Cheques Debitados y las respectivas Notas de
Dbito y proceder conforme lo establece el Manual Procedimiento Contable de
Cheques Debitados y Cheques en Cobro Judicial de la Seccin Contabilidad General
de la Institucin.
ARTCULO 21

DE LA CONCILIACIN DE CUENTAS DE LOS CHEQUES DEBITADOS

A. De la responsabilidad en el proceso de Conciliacin de Cuentas:


El proceso de conciliacin y control de las cuentas contables de los cheques debitados y
las respectivas Notas de Dbito, tanto de Oficinas Centrales, como de las Sucursales
de la Caja, deber ser liderado por la Seccin Contabilidad General en coordinacin
con la Seccin de Conciliaciones Bancarias, la Entidad Bancaria, el rea de Cobro
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Judicial de la Direccin de Cobros, las Direcciones Regionales de Sucursales y los Jefes
de cada una de las Sucursales, segn corresponda.
B. Proceso de Control y Conciliacin de los Cheques Debitados y las Notas de Dbito
1. Del listado de Notas de Dbito emitido por la Entidad Bancaria:
La Entidad Bancaria deber remitir al Departamento de Tesorera General en
Oficinas Centrales de la Caja, conjuntamente con los cheques debitados y sus
respectivas notas de dbito, un listado de los mismos, el cual debe contener la
siguiente informacin:
9 Fecha del listado
9 Nmero de listado para Control Interno
9 Cantidad de cheques remitidos
9 Nmeros de Notas de Dbito emitidas
9 Nmeros de cheques devueltos con sus montos.
9 Nombre Razn Social a quien pertenecen los cheques debitados
9 Nombre del Banco del Sistema Bancario Nacional que emiti el dbito
9 Nombre y Firma del funcionario bancario que emiti el listado
9 Nombre y Firma del funcionario de la C.C.S.S. que recibi conforme los
documentos.
2. Del listado de Cheques Debitados y Notas de Dbito recibidos por el Departamento
de Tesorera General
Con base en los cheques y notas de dbito recibidos durante el mes, el Departamento
de Tesorera, deber remitir a la Seccin de Contabilidad General, un listado mensual
de todos los cheques recibidos para trmite de cobro junto a las notas de dbito, con la
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misma informacin indicada en el punto 1 de este Artculo a efecto de que se realicen
los registros detallados en el artculo 8 del presente Manual.
3. Del listado de Cheques Debitados y Notas de Dbito recibidos por las Sucursales
Con base en los cheques recibidos del Departamento de Tesorera General, el Jefe de
la respectiva Sucursal, deber remitir a la Seccin de Contabilidad General, un listado
mensual de todos los cheques recibidos para trmite de cobro, con la misma
informacin indicada en el punto 1 anterior.
4. Del proceso de conciliacin:
De acuerdo a los listados remitidos por el Departamento de Tesorera as como de las
respectivas Sucursales (CCSS), indicados en los puntos 1, 2 y 3 anteriores, la Seccin
de Contabilidad General en coordinacin con la Seccin de Conciliaciones Bancarias,
deber proceder a realizar la conciliacin tanto de cheques debitados como de las notas
de dbitos emitidas.
5. Del informe de conciliacin:
La Seccin de Contabilidad General, despus de realizada la respectiva conciliacin de
las cuentas y documentos, en coordinacin con las unidades involucradas, deber
emitir un informe de conciliacin, con copia para el rea Cobro Administrativo y las
Direcciones Regionales de Sucursales, para que procedan a realizar las gestiones
pertinentes, con el fin de controlar las operaciones realizadas y salvaguardar los
valores de la Institucin.

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CAPITULO VI
DE LAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS CAJEROS
ARTCULO 22

DE LA RECEPCIN

DE CHEQUES POR PAGO DE PLANILLAS U OTROS

Los cajeros a cargo de la recepcin de cheques por pago de planillas u otros, debern
cerciorarse de que los mismos contengan lo siguiente:
9 Fecha de expedicin,
9 Que est girado a favor de la CCSS,
9 Que el monto a pagar en letras y nmeros, sean iguales( en caso de existir
discrepancias, se tomar el monto menor segn lo estipulado en el artculo #813,
del Cdigo de Comercio.)
9 Verificar que el cheque no tenga endoso.
9 Verificar que en el dorso del cheque se indique el nmero patronal y el perodo de pago y en
caso contrario realizar tales anotaciones.
9 Que se indique si el pago no es una planilla, por qu concepto se recibe y el nmero del
comprobante a que corresponde
ARTCULO 23 DE LA RESPONSABILIDAD DEL CAJERO
Es deber de los cajeros reportar de inmediato a su superior cualquier situacin
irregular que se presente en la recepcin de un cheque.
Ser responsabilidad de los cajeros asegurarse de que el cheque cumpla con los
requisitos indicados en el artculo anterior, siendo responsable segn lo establece el
captulo II, De la Responsabilidad del Servidor Pblico, ttulo stimo de la Ley
General de la Administracin Pblica, por cualquier dao y perjuicio que ocasione en
el incumplimiento de su deber.

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Manual Trmite de Cheques Debitados del sistema Bancario Nacional


El cajero ante el incumplimiento de sus deberes, en su condicin de funcionario
pblico, no solo podr ser sujeto de responsabilidad economico o pecuniario por
actuaciones u omisiones que pudieren ocasionar daos o perjuicios a terceros o a la
Caja, sino que podra ser sujeto de responsabilidad de orden penal y disciplinario de
acuerdo con lo establecido en los artculos 199, 211

y concordantes de la Ley de

Administracin Pblica, artculo 28 y concordante de la normativa de Relaciones


Laborales y lo dispuesto en el Reglamento Interior de Trabajo, Cdigo Penal y Cdigo
Procesal Penal.

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CAPTULO VII
DISPOSICIONES FINALES
ARTCULO 24

DE LA REVISIN INTERNA

El proceso de control, registro y trmite de cobro de los Cheques Debitados y las


respectivas Notas de Dbito, sern sujeto de revisin por parte de la Gerencia Divisin
Financiera y la Direccin Financiera Contable de la Institucin, para fortalecer su
correcto manejo y garantizar el cumplimiento de la normativa vigente.
ARTCULO 25

DE LA ACTUALIZACIN DEL PRESENTE MANUAL

El presente Manual ser sujeto de revisin y actualizacin anualmente por parte de la


Direccin Financiero Contable en coordinacin con el Departamento de Tesorera
General, con el fin de incorporar aquellos aspectos del entorno que surjan para
fortalecer las tareas y actividades de las unidades administrativas que intervienen en
el proceso operativo, administrativo y gestin cobratoria de los Cheques Debitados a
las Cuentas Corrientes de la Institucin.
ARTCULO 26

DE LA RESPONSABILIDAD EN EL EXTRAVO, HURTO O ROBO DE LOS


CHEQUES DEBITADOS Y LAS RESPECTIVAS NOTAS DE DBITO

Con relacin al establecimiento de acciones disciplinarias en contra de los cajeros que


reciben cheques defectuosos la determinacin de la responsabilidad de los
funcionarios de la Institucin, por la remisin, extravo, hurto robo de cheques
debitados bien que se mantenga un cheque debitado en custodia ms tiempo de lo
previsto, se proceder en todo caso conforme lo establece la normativa vigente en
cuanto a las sanciones para los funcionarios responsables; a saber:
9

La Ley General de Administracin Pblica.

Ley General de Control Interno.

El Cdigo de Trabajo.

Reglamento Interior de Trabajo.

Cualquier normativa especfica interna, que en un futuro regulen las faltas y sanciones
correspondientes a los cajeros y otros funcionarios de la Institucin.

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GLOSARIO
Bancos Comerciales del Estado: Son aquellas entidades bancarias estatales en las
cuales la Caja Costarricense de Seguro Social slo podr abrir Cuentas Corrientes,
tales como el Banco Nacional de Costa Rica, el Banco de Costa Rica, el Banco Crdito
Agrcola de Cartago y el Banco Popular y de Desarrollo Comunal.
Cheque:

Es una orden incondicional de pago girada por escrito contra un Banco,

pagadera a la vista y respaldada por una Cuenta Corriente activa.


Cheques Debitados: Son todos aquellos cheques que el banco no puede acreditar los
fondos por diferentes razones, tales como: fondos insuficientes, cuenta cerrada,
alteraciones y otros.
Cdigo Bancario:

Es aquel nmero asignado por el Departamento de Tesorera

General para identificar internamente a cada uno de los bancos del Sistema Bancario
Nacional, para su control interno y financiero.
Conciliacin Bancaria: Consiste en comparar las transacciones de cada Cuenta
Corriente realizadas en la Entidad Bancaria, con los registros y movimientos
efectuados por la Institucin para la comparacin y verificacin de los respectivos
saldos de libros y bancos.
Cuenta Contable: Es aquella cuenta utilizada para registrar contablemente la Cuenta
Corriente que mantiene la Institucin en el Sistema Bancario.
Cuentas Corrientes:

Son aquellos contratos firmados por la Institucin con una

Entidad Bancaria Estatal, mediante la cual se realizan depsitos en efectivo mixtos y


se pueden hacer giros sobre los fondos disponibles.
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Manual Trmite de Cheques Debitados del sistema Bancario Nacional


Dbito: Es un cargo realizado por la Entidad Bancaria contra la Cuenta Corriente, el
cual puede ser autorizado mediante oficio por parte de la Institucin realizado
directamente por el Banco, mediante nota de dbito bancaria, la cual indica el monto a
rebajar del saldo de la cuenta y el concepto de la misma.
Gestin de Cobro:

Es aquella gestin cobratoria realizada por la Seccin Cobros

Administrativos, Seccin Caja y Custodia de Valores y Sucursales, segn corresponda,


con el fin de recuperar los dineros por concepto de cheques debitados a la Institucin.
Intereses por incumplimiento del pago oportuno: Es el recargo generado por el atraso
en la reposicin de un cheque debitado, el cual es cobrado al dueo del mismo,
mediante la aplicacin de una frmula que calcula el monto de estos intereses.
Nota de Dbito:

Es un documento remitido por la Entidad Bancaria Estatal, por

concepto de gastos financieros, administrativos, por devolucin de cheques


depositados en las cuentas corrientes institucionales, para su respectivo control y
contabilizacin.
Sistema Bancario Nacional: Es aquel sistema conformado por los Bancos del Estado y
los Bancos Privados que administran las Cuentas Corrientes de las personas
Instituciones.
Valores en Trnsito:

Son aquellos cheques depositados a las cuentas corrientes

institucionales y que en su momento no se pudieron aplicar a estas, debido a que


existan fondos en trnsito en perodo de aplicacin, por lo cual se genera una
devolucin mediante una nota de dbito, y posteriormente se debe depositar
nuevamente el cheque respectivo.

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