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INDICE
INTRODUCCIN............................................................................................................................ 2
OBJETIVO GENERAL ................................................................................................................... 3
OBJETIVOS ESPECFICOS .......................................................................................................... 3
CAPITULO I .................................................................................................................................... 4
GENERALIDADES ......................................................................................................................... 4
ARTCULO 1
Del Concepto de Cheques Debitados............................................................................. 4
ARTCULO 3
De las Unidades Administrativas que intervienen en el proceso ................................... 5
ARTCULO 4
Del Marco Legal ............................................................................................................ 5
ARTCULO 5
Del Contrato de Recaudacin Externa ........................................................................... 6
CAPITULO II................................................................................................................................... 7
ENVO, RECEPCIN Y REMISIN DE LOS CHEQUES DEBITADOS ................................... 7
PARA EL TRMITE DE COBRO RESPECTIVO ......................................................................... 7
ARTCULO 9
Del mbito de accin de las Unidades Administrativas de Cobro ................................. 9
CAPITULO III ............................................................................................................................... 11
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROL INTERNO PARA EL TRMITE
DE COBRO DE LOS CHEQUES DEBITADOS .......................................................................... 11
ARTCULO 10
Procedimiento para la gestin de cobro administrativo ............................................... 11
ARTCULO 13
Del proceso de los cheques debitados en la Recaudacin Externa ............................. 16
ARTCULO 14
Del incumplimiento de pago para reposicin del cheque ............................................ 18
CAPITULO IV ............................................................................................................................... 19
DEL COBRO DE INTERESES POR INCUMPLIMIENTO EN EL PAGO OPORTUNO Y
COSTO ADMINISTRATIVO ........................................................................................................ 19
ARTCULO 17
De la obligacin del pago de intereses y recargos ....................................................... 20
ARTCULO 18
Del procedimiento en la remisin, cobro, registro y control de los cheques debitados y
las notas de dbito en las sucursales. ........................................................................... 21
CAPITULO V................................................................................................................................. 23
DEL PROCESO CONTABLE, CONCILIACIN Y CONTROL DE LOS CHEQUES
DEBITADOS Y LAS NOTAS DE DBITO.................................................................................. 23
ARTCULO 19
Del Procedimiento y Registro Contable de los Cheques Debitados ............................ 23
ARTCULO 20 De las Revisiones y Controles de los Cheques Debitados .......................................... 23
ARTCULO 21
De la Conciliacin de Cuentas de los Cheques Debitados........................................... 23
CAPITULO VI ............................................................................................................................... 26
DE LAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS CAJEROS ................................... 26
ARTCULO 22
De la recepcin de Cheques por pago de planillas u otros.......................................... 26
ARTCULO 23 De la Responsabilidad del Cajero .................................................................................... 26
CAPTULO VII .............................................................................................................................. 28
DISPOSICIONES FINALES ........................................................................................................ 28
ARTCULO 24 De la Revisin Interna ................................................................................................. 28
ARTCULO 25
De la Actualizacin del presente Manual .................................................................... 28
ARTCULO 26
De la Responsabilidad en el extravo, hurto o robo de los Cheques Debitados y las
respectivas Notas de Dbito......................................................................................... 28
GLOSARIO .................................................................................................................................... 29
mundial
OBJETIVO GENERAL
Establecer y definir las normas y los procedimientos administrativos, financieros y
contables utilizados en la Caja Costarricense de Seguro Social, con el fn de propiciar
una eficaz recuperacin de los cheques debitados por el Sistema Bancario Nacional
sobre las Cuentas Corrientes institucionales.
OBJETIVOS ESPECFICOS
Uniformar los criterios de funcionamiento y operacin del trmite administrativo
utilizado en la Caja Costarricense de Seguro Social, para la recuperacin de los
cheques debitados por el Sistema Bancario Nacional, en coordinacin con las unidades
especializadas en el cobro.
Establecer los niveles de autoridad y responsabilidad de las unidades de trabajo que
intervienen dentro del proceso de administracin, cobro, contabilizacin y control de
los cheques debitados.
Fortalecer
los
procesos
de
control
interno
para
la
administracin,
cobro,
Se entender por Cheques Debitados aquellos documentos que por pagos realizados a
la Institucin, son devueltos por el Sistema Bancario Nacional mediante una Nota de
Dbito, la cual deduce automticamente las Cuentas Corrientes de la Caja
Costarricense de Seguro Social, tanto del Seguro de Salud (S.E.M.), como del Seguro
de Pensiones (I.V.M.) segn corresponda.
ARTICULO 2. DEL ORIGEN DE LOS CHEQUES DEBITADOS
Estos cheques y las respectivas Notas de Dbito que las Entidades Bancarias remiten
a la Institucin, se originan por las siguientes razones:
A. Cheques Debitados por diversas razones :
a) Falta de Fondos Fondos Insuficientes.
b) Falta de firma giradora.
c) Cuenta Cerrada.
d) Firma electrnica no registrada.
e) Cheque no Autorizado.
f) Cheque no Registrado.
g) Firma giradora no registrada firma diferente a la registrada.
h) Valor en trnsito.
i) Errores de confeccin de cheque.
j) Por doble endoso.
k) Cualquier otra causa que a criterio de la Entidad Bancaria, justifique motive
su devolucin a la Institucin
DE
LAS
UNIDADES ADMINISTRATIVAS
QUE INTERVIENEN
EN
EL
PROCESO
La Caja Costarricense de Seguro Social slo podr abrir Cuentas Corrientes en los
Bancos Comerciales del Estado, tal y como lo establece la reforma del Artculo No. 60
de la Ley 7558 del 3 de noviembre de 1995. Congruente con el punto anterior, el
trmite de las Notas de Dbito por cheques devueltos, emitidas por estos Bancos y
deducidas de las Cuentas Corrientes institucionales,
Es un contrato expreso y que consta por escrito, realizado entre la Caja Costarricense
de Seguro Social y el Banco Nacional de Costa Rica, Banco de Costa Rica, Banco
Crdito Agrcola de Cartago y BANEX, que permite a la Entidad Bancaria contar con
una autorizacin para realizar la recaudacin de los pagos que realizan los clientes en
todo el territorio nacional y a la Institucin mejorar este proceso, todo dentro de las
estipulaciones legales correspondientes. Con este contrato, el Banco est obligado a
depositar la recaudacin realizada, mantener al da los registros correspondientes,
enviar informe diario de los cheques debitados y sus respectivas notas de dbito y
facilitar el proceso administrativo ante un eventual cobro de un cheque debitado,
conforme al procedimiento establecido en el Artculo No. 13 del presente Manual.
6
(SICERE).
Si realizada la revisin correspondiente en el SICERE, no han transcurrido los 7 das
naturales posteriores al pago y ste es reversado, las notas de dbito remitidas a la
Seccin Contabilidad General originar el siguiente movimiento
a) Cheque debitado de una cuenta corriente del Seguro de Salud
CUENTA
CTA INDIVIDUAL
100-xx-x(1)
105-xx-x(2)
O.P.
DEBITO
CREDITO
xxxx
N nota dbito
xxxx
CTA INDIVIDUAL
O.P.
100-xx-x(1)
305-01-9
DEBITO
CREDITO
xxxx
N nota dbito
xxxx
CTA INDIVIDUAL
O.P.
115-01-7
105-xx-x(1)
DEBITO
CREDITO
xxxx
N nota dbito
xxxx
1: Cuenta bancaria donde se debit el cheque, la cual tiene condicin 1 lleva cuenta individual y que corresponde al
nmero de nota de dbito.
CTA INDIVIDUAL
138-xx-x(1)
N cheque
105-xx-x(2)
N nota dbito
O.P.
DEBITO
CREDITO
xxxx
xxxx
1: Corresponde a la cuenta por cobrar cheques debitados de la Sucursal donde se realiza el trmite, la cual tiene
condicin 1 lleva cuenta individual y que corresponde al nmero de cheque debitado.
2: Cuenta bancaria donde se debit el cheque, la cual tiene condicin 1 lleva cuenta individual y que corresponde al
nmero de nota de dbito.
El registro se realizar en el Seguro de Salud o Pensiones, segn la cuenta corriente debitada.
DEL
UNIDADES ADMINISTRATIVAS
DE
COBRO
El trmite administrativo para la gestin de cobro de los cheques debitados deber ser
realizado por el rea de Cobro Administrativo de la Direccin de Cobros en las
Sucursales de la Caja Costarricense de Seguro Social, conforme el procedimiento
establecido en el Captulo III de este Manual. La gestin de cobro judicial de los
cheques debitados ser realizada nicamente por el Departamento Gestin de Cobros
las Sucursales respectivas, a excepcin de los cheques debitados por concepto de
prstamos hipotecarios cuya gestin de cobro estar a cargo del Departamento de
Crdito y Cobro de la Gerencia de Pensiones.
El registro financiero, contable y la conciliacin de las cuentas individuales y control
de las Notas de Dbito, lo realiza la Seccin de Contabilidad General en coordinacin
con la Seccin Conciliaciones Bancarias, el rea de Cobro Administrativo y
Sucursales, segn corresponda, tal y como se establece en el Captulo No. V de este
manual.
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El rea de Cobro Administrativo, una vez recibidos los cheques originales que
pudieron ser reversados por parte del Departamento de Tesorera General, proceder
a:
13
15
Los cheques debern ser librados por los patronos y sern extendidos a nombre
de la Caja Costarricense de Seguro Social CCSS y por el importe exacto del total
de la planilla. El Banco deber anotar al dorso de cada cheque recibido el nmero
patronal fsico jurdico, el nombre completo, el nmero de telfono del patrono y
el mes de pago. No se admite la aplicacin de cheques de terceros, ni la
combinacin de efectivo y cheque por planilla, ni varios cheques por el pago de
una planilla.
Cuando por vicios de forma, falta de fondos u otra causa sea rechazado un cheque
presentado al Banco, se proceder de la siguiente manera:
9 El Banco debitar el monto de los cheques rechazados de la Cuenta Corriente
que le especifique la Caja. El Banco a ms tardar al da hbil siguiente del
dbito, deber enviar por medios magnticos a la Caja un Informe de los
cheques rechazados indicando lo siguiente: Nmero de Planilla que fue
cancelada, nmero de patrono, monto y nmero del cheque y la fecha en que el
patrono originalmente pag con el cheque, el nmero de dbito y la cuenta en
que fue aplicado el dbito, segn consta en el contrato respectivo.
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NOTAS:
Todo pago por cheque debitado deber ser cancelado por medio de
cheques certificado, efectivo o cheque de gerencia.
Para el caso de los cheques debitados por doble endoso ocasionado por
error de la Institucin, el procedimiento a seguir es el de anular los
endosos y re-depositar en la cuenta corriente de la Institucin, para su
posterior aplicacin de los adeudos incluidos en la transaccin, esto
porque no se puede culpar al emisor del error.
ARTCULO 14
CTA INDIVIDUAL
139-xx-x(1)
N cheque
138-xx-x(2)
N cheque
O.P.
DEBITO
CREDITO
xxxx
xxxx
1: Corresponde a la cuenta por cobrar cheques debitados cobro judicial de la Sucursal donde se realiz el trmite, la
cual tiene condicin 1 lleva cuenta individual y que corresponde al nmero del cheque debitado.
2: Corresponde a la cuenta por cobrar cheques debitados de la Sucursal donde se realiza el trmite, la cual tiene
condicin 1 lleva cuenta individual y que corresponde al nmero de nota de dbito.
El registro se realizar en el Seguro de Salud o Pensiones, en el cual se origin el registro del documento por cobrar.
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La Casita Felz S. A.
100.000,00
Fecha de Reposicin
31/05/1999
17.25%
Clculo
(100,000,00 x 17,25% x 19)/360
Inters
910,42
Con relacin a los pagos adicionales o recargos indicados en el Captulo III del
presente Manual, la Junta Directiva de la Caja Costarricense de Seguro Social, en el
artculo 29 de la sesin No. 7368 del 10 de setiembre de 1999, acord que la Institucin
est inhibida legalmente para eximir del pago de recargos, por lo que es obligacin del
cliente asumir la reposicin del cheque debitado y cancelar los respectivos intereses.
20
DEL
21
CTA INDIVIDUAL
O.P.
100-xx-x(1)
DEBITO
CREDITO
xxxx
138-01-03
xxxx
Seguro de Pensiones
a) Registro en el Seguro de Salud
CUENTA
CTA INDIVIDUAL
O.P.
100-xx-x(1)
DEBITO
CREDITO
xxxx
xxxx
305-01-9
1: Corresponde a la cuenta de cajas de la Sucursal donde se realiz el pago.
CTA INDIVIDUAL
O.P.
115-01-7
138-01-3
DEBITO
CREDITO
xxxx
xxxx
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DE LA RECEPCIN
Los cajeros a cargo de la recepcin de cheques por pago de planillas u otros, debern
cerciorarse de que los mismos contengan lo siguiente:
9 Fecha de expedicin,
9 Que est girado a favor de la CCSS,
9 Que el monto a pagar en letras y nmeros, sean iguales( en caso de existir
discrepancias, se tomar el monto menor segn lo estipulado en el artculo #813,
del Cdigo de Comercio.)
9 Verificar que el cheque no tenga endoso.
9 Verificar que en el dorso del cheque se indique el nmero patronal y el perodo de pago y en
caso contrario realizar tales anotaciones.
9 Que se indique si el pago no es una planilla, por qu concepto se recibe y el nmero del
comprobante a que corresponde
ARTCULO 23 DE LA RESPONSABILIDAD DEL CAJERO
Es deber de los cajeros reportar de inmediato a su superior cualquier situacin
irregular que se presente en la recepcin de un cheque.
Ser responsabilidad de los cajeros asegurarse de que el cheque cumpla con los
requisitos indicados en el artculo anterior, siendo responsable segn lo establece el
captulo II, De la Responsabilidad del Servidor Pblico, ttulo stimo de la Ley
General de la Administracin Pblica, por cualquier dao y perjuicio que ocasione en
el incumplimiento de su deber.
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y concordantes de la Ley de
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DE LA REVISIN INTERNA
El Cdigo de Trabajo.
Cualquier normativa especfica interna, que en un futuro regulen las faltas y sanciones
correspondientes a los cajeros y otros funcionarios de la Institucin.
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General para identificar internamente a cada uno de los bancos del Sistema Bancario
Nacional, para su control interno y financiero.
Conciliacin Bancaria: Consiste en comparar las transacciones de cada Cuenta
Corriente realizadas en la Entidad Bancaria, con los registros y movimientos
efectuados por la Institucin para la comparacin y verificacin de los respectivos
saldos de libros y bancos.
Cuenta Contable: Es aquella cuenta utilizada para registrar contablemente la Cuenta
Corriente que mantiene la Institucin en el Sistema Bancario.
Cuentas Corrientes:
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